ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION d_archivage... · Pour l’étude et l’analyse de l’existant, nous avons choisi le guide d’interview, l’inventaire et l’observation

ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION

Année universitaire : 2010/2011

Système d’Archivage Electronique des documents

administratifs du Département de l’Environnement

Projet de fin d’étude du cycle des Informatistes

Réalisé par :

ASSAMI Sara HABIB Nour El Houda

Encadrant

Dr. FAYAD El Mostafa

Tuteur

El BACHIRI Ahmed

Fiche catalographique1

ASSAMI, Sara

Système d’Archivage Electronique des documents administratifs du Département de

l’Environnement/ Sara ASSAMI, Nour El Houda HABIB.- Rabat : [s.n.] ,2011. VII-

63 p. - :ill., tab. + CD ; 30 cm.

Projet de Fin d’Etude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : 2011.

Bibliogr.

T.

HABIB, Nour El Houda

HABIB, Nour El Houda

Système d’Archivage Electronique des documents administratifs du Département de

l’Environnement/ Sara ASSAMI, Nour El Houda HABIB.- Rabat : [s.n.] ,2011. VII-

63 p. - :ill., tab. + CD ; 30 cm.

Projet de Fin d’Etude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : 2011. Bibliogr.

T.

ASSAMI, Sara

1 Norme AFNOR Z 44-050

ASSAMI Sara ESI 2011 HABIB Nour El Houda

~ I~

Remerciements

Notre travail n’aurait pu être réalisé sans les conseils, le soutien et l’orientation

que nous a apporté Mr. FAYAD El Mostapha, notre encadrant et professeur en

archivistique à l’Ecole des Sciences de l’Information. Nous tenons à le remercier pour

nous avoir pris en charge malgré ses nombreuses occupations. Durant la période de

notre stage de fin d’étude, il nous a aidé par son orientation et expertise dans le

domaine archivistique et surtout par ses précieux conseils qui nous ont permis de

réaliser cette modeste étude.

Nous adressons notre sincère gratitude à notre tuteur de stage Mr. EL

BACHIRI Ahmed, Chef du Service Documentation et Logistique au Département de

l’Environnement, qui a mis à notre disposition les moyens nécessaires à

l’accomplissement de notre projet et nous a permis d’apprendre énormément au

niveau professionnel par ses explications et sa disponibilité tout au long du stage.

Nous tenons à exprimer notre reconnaissance à toutes les personnes qui ont

participé, de prés ou de loin à ce travail, spécialement les membres du personnel du

Service Documentation et Logistique pour leur amabilité et soutien.


~ II~

Dédicaces

A ma très chère mère Khadija …

Symbole de bonté par excellence, la source de tendresse et l’exemple de

dévouement qui n’a pas cessé de m’encourager et de prier pour moi,

Aucune dédicace ne saurait être assez éloquente pour exprimer ce que tu

mérites pour tous les sacrifices que tu as fait depuis ma naissance…

A mon cher père Omar, source de générosité et de patience, je te dois ma

gratitude pour tous tes efforts et l’aide que tu n’as pas hésité à

m’apporter.

A ma très chère sœur Firdaousse …

A mes chers frères Ayoub et Adam…

En témoignage de l’attachement, de l’amour et de l’affection que je porte

pour vous.

Malgré la distance, vous êtes toujours dans mon cœur. Je vous remercie

pour votre affection si sincère.

A ma très chère tante Ella khdija, symbole de sacrifice …

A ma chère amie et sœur Sara et à ma deuxième famille « Assami et

Chakir »…

Je vous dédie ce travail avec mes vœux de bonheur, de santé et de réussite.

HABIB Nour El Houda


~ III~

Dédicaces

A mes chers parents CHAKIR Henia et ASSAMI Hammou, qui m’ont

soutenu tout au long de mes études avec leur patience, leur générosité

et amour. Je vous suis reconnaissante pour l’accomplissement de ce

modeste travail.

A tous les membres de ma famille, qui n’ont cessé de m’encourager à

continuer et persévérer dans la vie avec leurs prières et sincères

souhaits.

A toutes les personnes que j’ai connues à l’Ecole des Sciences de

l’Information, vos sourires et votre amitié a fait de ces quatre années

d’étude un passage mémorable.

A mes amis et ceux que j’ai considéré un jour être mes amis, je ne vous

oublierai pas pour les souvenirs heureux que nous avons partagé.

A mon binôme et meilleure amie Nour El Houda HABIB, pour toutes

les expériences que nous avons partagé et l’amitié qui nous a lié.

Je vous dédie ce travail.

ASSAMI Sara


~ IV~

Liste des sigles et abréviations

AC : Archives Courantes

AI : Archives Intermédiaires

AD : Archives Définitives

ADBS : Association des Professionnels de l’Information et de la Documentation

AFNOR : Association Française de Normalisation

CC : Calendrier de Conservation

DAF : Direction des Archives de France

DE : Département de l’environnement

DUA : Durée d’Utilité Administrative

ERMS : Enterprise Records Management System

GED : Gestion Electronique des Documents

ISO : International Organisation for Standardization

LDAP : Lightweight Directory Access Protocol (Protocole d’annuaire sur TCP/IP)

OAIS : Open Archival Information System

OCR : Optical Caracter Recognition

PDF : Portable File Document

PIAF : Portail International Archivistique Francophone

RM : Records Management

SAE : Système d’Archivage électronique

SDL : Service de Documentation et Logistique


~ V~

Tableaux et graphiques

Tableau 1 : Archivage Papier Vs Archivage Electronique………………………. 8

Figure 1 : Structures organisationnelle du DE…………………………………..13

Graphique 1 : Répartition des usagers par type de document en 2010…………22

Tableau 2 : Bordereau de versement proposé…………………………………...27

Tableau 3 : Calendrier de conservation…………………………………………33

Tableau 4 : Etude comparative des logiciels archivistiques……………………..41

Liste des annexes

Annexe n°1 : Organigramme du Département de l’Environnement……………..57

Annexe n°2 : Guide d’interview…………………………………………………58

Annexe n°3 : Décret Organisation du Département de l’Environnement………..59


~ VI~

Table des matières

Remerciements ........................................................................................................................... I

Dédicaces .................................................................................................................................. II

Liste des sigles et abréviations ................................................................................................ IV

Tableaux et graphiques ............................................................................................................ V

Liste des annexes ...................................................................................................................... V

Résumé ...................................................................................................................................... 1

Abstract ..................................................................................................................................... 2

Introduction générale ................................................................................................................ 3

Partie I : cadre théorique, contextuel et méthodologique ...................................................... 5

Chapitre I : Apport de l’archivage électronique ....................................................................... 6

1- Définitions opérationnelles .............................................................................................. 6

2- De l’archivage papier à l’archivage électronique ............................................................. 7

3- Etapes de la mise en place d’un SAE ................................................................................ 9

Chapitre II : contexte de l’étude .............................................................................................. 11

1- Présentation du Département de l’Environnement ...................................................... 11

2- Service de Documentation et Logistique ....................................................................... 14

Chapitre III : cadre méthodologique ....................................................................................... 16

1- Problématique ............................................................................................................... 16

2- Objectifs de la recherche ............................................................................................... 17

3- Questions de la recherche ............................................................................................. 17

4- Population étudiée ......................................................................................................... 18

5- Méthodes de la recherche ............................................................................................. 18

6- Valeurs de la recherche ................................................................................................. 19

7- Limites de la recherche .................................................................................................. 19

Chapitre IV : Etude et évaluation de l’existant ....................................................................... 20

1- Etude de l’existant ......................................................................................................... 20

1.1- Ressources humaines ................................................................................................ 20

1.2- Ressources matérielles .............................................................................................. 20


~ VII~

1.3- Caractéristiques des documents administratifs ........................................................ 21

1.4- Usages des documents administratifs ....................................................................... 21

2- Evaluation de l’existant .................................................................................................. 22

2.1- Remarques ................................................................................................................ 22

2.2- Besoins dégagés ........................................................................................................ 23

2.3- Suggestions ............................................................................................................... 24

Partie II : Proposition d’un système d’archivage pour les documents

administratifs du DE ................................................................................................................ 25

Chapitre V : Charte d’archivage ............................................................................................... 26

1- Versement et enregistrement des archives .................................................................. 26

a- Les documents destinés au versement...................................................................... 26

b- Bordereau de versement ........................................................................................... 27

c- L’enregistrement........................................................................................................ 27

2- Le plan de classement .................................................................................................... 27

a- Classement interne et externe .................................................................................. 27

b- Plan de classement du DE .......................................................................................... 28

3- Le calendrier de conservation ........................................................................................ 31

a- Calendrier de conservation proposé pour le DE ........................................................ 33

b- Conservation des archives électroniques ................................................................. 38

4- Communication des archives ......................................................................................... 38

Chapitre VI : Solution informatique ........................................................................................ 40

1- Etude comparative ......................................................................................................... 41

2- Choix du logiciel adéquat ............................................................................................... 47

3- Adaptation du logiciel au contexte du travail ................................................................ 49

a- Arborescence des fichiers .......................................................................................... 50

b- Dénomination des fichiers ......................................................................................... 51

c- Format des fichiers stockés ....................................................................................... 51

d- Gestion des utilisateurs ............................................................................................. 52

e- Les flux de travail ....................................................................................................... 53

Conclusion ................................................................................................................................ 55

Annexes .................................................................................................................................... 56

Bibliographie et webliographie ............................................................................................... 60


~ 1~

Résumé

La dématérialisation de l’information favorise l’autonomie des documents par

rapport à leur support. Néanmoins, elle pose un problème au niveau de la

conservation à long terme et de l’intégrité des données, d’où l’intérêt de

l’implantation d’un système d’archivage électronique afin de gérer le cycle de vie des

documents dans le respect de la législation.

L’objectif de notre travail de recherche est de proposer une conception d’un

SAE pour les documents administratifs du Département de l’Environnement, en

prenant en considération les recommandations des normes internationales sur le

Records Management. Le but de l’étude est d’assurer la pérennité des documents tout

en permettant un accès fiable et sécurisé.

Pour l’étude et l’analyse de l’existant, nous avons choisi le guide d’interview,

l’inventaire et l’observation directe afin de déterminer les besoins d’archivage dans le

DE. Nous avons constaté un dysfonctionnement au niveau de la gestion des archives à

cause de la décentralisation de la conservation des documents.

Enfin, nous avons suggéré une charte d’archivage et une solution informatique

pour répondre aux besoins des utilisateurs internes et externes du DE.


~ 2~

Abstract

The dematerialization of information favors the autonomy of documents in

relation to their support. Nevertheless, it creates a problem of long-term preservation

and integrity of data, what explains the importance of implementing an Electronic

Records Management System to manage the lifecycle of documents in compliance

with the legislation.

The aim of our research is to propose a design of an ERMS for administrative

documents of the Department of the Environment, taking into consideration the

recommendations of international standards on Records Management. The purpose of

the study is to ensure the sustainability of documents while enabling secure and

reliable access.

To study and analyze the data, we chose an interview guide, an inventory, and

a direct observation to determine the needs of archival practices in the DE. We found

a dysfunction in the management of the archives because of the dispersal of

document’s retention.

Finally, we suggested a charter for archives and an application software to

meet the needs of internal and external users.


~ 3~

Introduction Générale

L’intégration des nouvelles technologies, dans la production des contenus au

sein des administrations publiques, a eu des retombées sur l’utilité des documents

électroniques comme élément de preuve et patrimoine à préserver.

De ces valeurs probatoires et patrimoniales naquit la nécessité de sauvegarder

les archives sur des supports informatiques pour sauver des documents susceptibles de

disparaitre sur leur support d’origine. Puis, le Records Management est venu en tant

que discipline dont l’objectif principal est de contrôler les documents dès leurs

création jusqu’à leur exploitation, quelque soit leur support.

Bien que le Records Management s’occupe de la conservation des archives

intermédiaires sur les serveurs de gestion courante, il a fallut penser à un système

d’archivage plus durable pour l’archivage des documents au stade définitif. En

conséquence, des organismes publics et privés ont choisi de mettre en place un

Système d’Archivage Electronique qui préserve l’intégrité et la pérennité des

documents d’archives.

Dans ce contexte, l’archivage électronique est une pratique qui regroupe un

ensemble d’actions s’intéressant au repérage de l’information, son organisation et sa

manipulation pour une utilisation ultérieure. De là, il réunit les principes de

l’archivistique traditionnelle et les processus du RM.

La législation marocaine relative aux archives a évoqué l’importance de cette

pratique pour la préservation du patrimoine national, d’où l’intérêt des administrations

marocaines à vouloir dématérialiser leurs fonds d’archives. Le Département de

l’Environnement a aussi adhéré à cette initiative en essayant de préserver ses

documents numériques malgré la décentralisation de la gestion de ses archives.

Toutefois, le service de documentation et logistique dans lequel nous avons

effectué notre stage se trouve confronté au problème d’absence d’outil informatique

qui gère les documents des différents services. En sus de cela, les droits d’accès aux

documents d’archives diffèrent selon le type de document et exigent donc une gestion

automatique de l’accès à leur contenu.

Pour répondre aux besoins d’archivage électronique du SDL : notre travail est

divisé en deux principales parties :


~ 4~

-La première partie présente d’abord, le cadre théorique du sujet de notre

étude .Puis, elle définit le contexte du travail, c'est-à-dire les missions et activités du

DE. Enfin, elle décrit la méthodologie envisagée pour la conduite du projet.

- La deuxième partie, qui se veut plus pratique que théorique, énonce les

différentes politiques et outils mis en place pour constituer le Système d’Archivage

électronique des documents du DE.


~ 5~

Partie I : cadre théorique, contextuel

et méthodologique


~ 6~

Chapitre I : Apport de l’archivage électronique

1- Définitions opérationnelles

Archivage électronique

En archives, mode d'organisation d'archives électroniques sous une forme et

dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils

informatiques.2

Archives

Ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support

matériel (imprimé, audiovisuel, sonore ou électronique), produits ou reçus et

conservés par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme

public ou privé dans l'exercice de son activité. Exemples: archives audiovisuelles de

Pathé, archives du ministère du Travail, etc.3

Calendrier de conservation

« Instrument qui regroupe les règles de conservation adoptées par une

organisation ou un État et qui permet de les diffuser, de les appliquer ou de les faire

appliquer, de les administrer et de les contrôler. " (Rousseau ; Couture, 1994) »4

Classement

« Identification systématique et classement des activités et/ou des documents

d’archives en catégories suivant l’organisation logique d’un système de classification

et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles.5 »

Document électronique

2 Vocabulaire de la doc de l’ADBS, disponible sur : http://www.adbs.fr/archives-

20526.htm?RH=OUTILS_VOC 3 Ibid.

4 ROUSSEAU, Jean-Yves ; COUTURE, Carol (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-

Foy : Presses de l'Université du Québec. 370 p. (Gestion de l'information) 5 Norme ISO 15489-1 : Records management –Partie 1 : Principes directeurs.

http://www.adbs.fr/archives-20526.htm?RH=OUTILS_VOC

http://www.adbs.fr/archives-20526.htm?RH=OUTILS_VOC


~ 7~

Document qui peut résulter, soit d’un processus de numérisation de

l’information initialement sur papier ou sur microforme, soit d’un processus

informatique.6

Records Management

Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et

systématique de la création ,de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du

sort final des documents , y compris des méthodes de fixation et de préservation de la

preuve et de l’information liées à la forme des documents .7

Système d’Archivage Electronique

« Il s’agit de la mise en œuvre , de la conservation à des fins administratives

ou patrimoniales de tout type de documents numériques par le biais de système

informatique dont les exigences et les spécifications techniques doivent d’une part,

garantir la sûreté, la sécurité, l’intégrité, la pérennité, la traçabilité des documents et

d’autre part, de faciliter les opérations de recherche, d’exploitation et de

communication d’information ».8

Système d’archivage

Système d’information qui intègre les documents, les organise, les gère et les

rend accessibles à terme.9

2- De l’Archivage Papier à l’Archivage électronique

Grâce à l’avancée technologique des modes de stockage de données, les

producteurs de documents dans les administrations publiques et les entreprises ont

changés leur manière d’archiver les documents. Il n’est plus question d’organiser les

dossiers papier dans les armoires du bureau, on recourt à la bureautique et aux

techniques de numérisation pour préserver le patrimoine informationnel de

l’organisme.

Dans cette perspective, il convient de marquer les points de disjonction entre

l’archivage papier et l’archivage électronique, en sachant que tout Système

6 Norme NF Z 42-013 - Archivage électronique : Spécifications relatives à la conception et à

l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. 7 Norme ISO 15489-1 .Op. cit.

8 AE : Archivistes Experts. «Système d’archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications

qui tiennent compte d’un environnement [GED-SAE(PAE)-PGA] » [en ligne]. Disponible

sur :< http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf > 9 Norme ISO 15489-1 .Op.cit.

http://www.archivistes-experts.fr/systeme_archivage_electronique.pdf


~ 8~

d’Archivage Electronique doit prendre en considération la gestion mixte des

documents papier et documents électroniques.

Tableau 1 : Archivage Papier Vs Archivage Electronique10

Critères de

différentiation Archivage Papier Archivage électronique

Règles respectées

-Théorie des 3 âges de

l’Archivistique (stade

courant, intermédiaire et

final),

-Règles juridiques (loi sur

les archives, normes

nationales et

internationales, etc.).

-Règles juridiques

(législation et normes

existantes sur les

documents électroniques),

-Règles Fonctionnelles

(utilité administrative),

-Règles opérationnelles

(procédures

d’enregistrement des

documents dès leur

création),

-Règles techniques (liées

au support de stockage).

Unité de Mesure

Pages, mètre linéaire

(M/L) ou nombre de boites

des dossiers papier.

Nombre de Bits des

fichiers sauvegardés.

Accessibilité

Communication du

document original ou de sa

copie.

Gestion des versions du

document et leur

coexistence pour

d’éventuelles utilisations.

Support

-Dossiers papier rattachés

au plan de classement des

documents papier

regroupés dans des

chemises cartonnées.

-Dématérialisation du

support par la sauvegarde

informatique et la Gestion

Electronique des

Documents (GED) dans

des répertoires

10

MAGREZ, Ludivine. « Comment choisir une solution de gestion d’archives : le cas de la

Communauté d’Agglomération de la Porte de Hainaut » [en ligne]. P.23.Disponible sur : <

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/52/61/58/PDF/Magrez_MEMOIRE_M2_GIDE_Ludivine_Magrez_.

pdf >

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/docs/00/52/61/58/PDF/Magrez_MEMOIRE_M2_GIDE_Ludivine_Magrez_.pdf



~ 9~

-Possibilité de prolonger la

vie du support par des

procédés de restauration et

reproduction.

électroniques.

-Stockage sécurisé des

données.

- Obsolescence du format

d’encodage, d’où la

nécessité de migration vers

d’autres supports.

Authentification Signature ou sceau de

l’autorité responsable. Signature électronique

3- Etapes de la mise en place d’un SAE

De nos jours, la notion d’informatisation dans le secteur des archives s’avère

d’une importance vitale, vue les avantages que peut apporter une telle action aux

organisations publiques ou privées. En effet, informatiser la gestion des archives reste

un outil pour le perfectionnement des performances d’un système d’archivage déjà en

place.

L’abondance des travaux de recherche et mémoires sur les projets

d’informatisation justifie l’intérêt apporté à cette pratique. D’ailleurs, la publication

des normes internationales et nationales tel que NF Z42-013 « Archivage

électronique » et ISO 15489 « Records Management » a instauré un cadre

réglementaire à la mise en place d’un SAE.

Comme tout autre projet, nous devons distinguer un ensemble de phases pour

la mise en place d’un SAE, tout en prenant en considération des facteurs divers tel

que : l’existant documentaire, le réseau informatique mis en place et la réglementation

en vigueur.

En résumé, nous pouvons dire que le projet d’informatisation est une logique

de pensée qui tourne autour de trois grandes phases à savoir : 11

11

THOMAS, Michel. « Les étapes clé d'un projet de dématérialisation ».Archimag, 2009, n° 224. P. 38-

40.


~ 10~

- L’observation : elle peut être comprise comme une étude de l’existant et

des besoins consistant à déceler les raisons de dysfonctionnement et d’adapter

le choix de la solution aux attentes de la population cible.

- La compréhension : cette phase consiste, d’un côté, à analyser les

ressources humaines et matérielles, et d’un autre côté à soumettre le

cheminement décisionnel lors du projet d’informatisation : d’abord à une

étude de faisabilité et d’opportunité, ensuite à une estimation du retour sur

investissement.

- L’action : après avoir effectué l’analyse des besoins et de l’existant, nous

passons aux choix de la solution et aux procédures de sa mise en place

effective. Cette étape doit se joindre à une logique de conduite de changement

pour inculquer les nouvelles procédures au sein des organisations.

Il convient de mentionner que les phases citées au début peuvent être

appliquées à n’importe quel projet d’informatisation, cependant, elles ne sont pas

exhaustives du fait que nous pouvons parler d’autres phases ,comme le suivi et

l’évaluation, qui sont utiles pour l’ajustement de la solution au fur et à mesure de son

application sur les lieux de travail.


~ 11~

Chapitre II : Contexte de L’étude

1- Présentation du Département de l’Environnement

Le Secrétariat d’Etat chargé de l’Environnement a été créé à la suite du Décret

n° 2-93-809 du 13 hija 1414 (24 mai 1994) qui a été abrogé suite au Décret n° 2-99-

922 du 6 chaoual 1420 (13 janvier 2000) relatif à l'organisation et aux attributions du

Secrétariat d'Etat auprès du Ministère de l'Aménagement du Territoire, de

l'Environnement, de l'Urbanisme et de l'Habitat chargé de l'Environnement, publié

dans le Bulletin Officiel n° 4770 du Jeudi 17 Février 2000.

Selon ce Décret, l'autorité gouvernementale chargée de l'environnement est

chargée d'élaborer et de mettre en œuvre la politique du gouvernement dans le

domaine de la gestion de l'environnement. Dans ce cadre, il veille à la qualité de

l’environnement, à la protection de la nature, à la prévention, la réduction ou la

suppression des pollutions de toutes natures.

Les domaines de son intervention comprennent, les ressources en eau, la

qualité de l’air, les déchets solides et liquides, la préservation de l’environnement

urbain, les établissements humains, la conservation des sols, du milieu naturel

(biodiversité, faune et flore) du littoral et des ressources naturelles.

A cet effet, elle a pour missions d'animer, de susciter, de promouvoir et de

coordonner, en relation avec les départements ministériels concernés et sous réserve

des attributions dévolues aux autres départements et organismes par la législation et la

réglementation en vigueur, l'action gouvernementale en matière de gestion de

l'environnement et en suivre l'exercice en vue:

- de renforcer le cadre institutionnel et juridique dans le domaine de l'environnement ;

- de contribuer à la protection des ressources naturelles afin d'éviter toute forme de

gaspillage ou de dégradation susceptibles de compromettre le développement durable

;

- de mettre en place les instruments appropriés de surveillance continue et de contrôle

de l'état de l'environnement ;


~ 12~

- de procéder à des études d'impact et formuler des avis sur les projets de

développement ayant des implications sur l'environnement;

- de prévenir et de lutter contre toutes formes de pollution et nuisances pouvant porter

atteinte à la santé de la population ;

- de procéder aux contrôles qui lui sont dévolus par la législation en vigueur et

d'assister les personnes morales de droit public ou de droit privé en matière

d'environnement ;

- d'améliorer les conditions et le cadre de vie des populations au sein des

établissements humains, urbains et ruraux ;

- d'intégrer la dimension "Environnement" dans les programmes de développement et

notamment ceux de l'éducation, de la formation, de la recherche et de l'information ;

- de développer toutes activités en matière de coopération régionale et internationale

dans le domaine de la gestion de l'environnement ;

- de promouvoir la coopération avec les organisations non gouvernementales

internationales, avec les institutions associatives nationales et avec les collectivités

locales.

1.1- Description des structures organisationnelles 12

L'administration centrale du DE comprend les structures administratives suivantes :

Secrétariat Général (SG)

Division du Budget et des Ressources Humaines (DBRH)

Division des Projets Pilotes et des Etudes d'Impact (DPPEI)

Direction des Etudes, de la Planification et de la Prospective (DEPP)

Direction du Partenariat, de la Communication et de la Coopération(DPCC)

Direction de la Surveillance et de la Prévention des Risques(DSPR)

Direction de la Réglementation et du Contrôle(DRC)

12

Voir annexe n°1


~ 13~

Figure 1 : Structure organisationnelle du DE

1.1.1 Direction du Partenariat, de la Communication et de la

Coopération (DPCC)

Missions de La DPCC :

Elaboration des plans et des actions de coopération avec les Etats et organismes

internationaux en matière de l'environnement en garantissant la cohérence

entre les objectifs nationaux et la nature des projets proposés.

Promotion du partenariat avec les collectivités locales, les organisations non

gouvernementales nationales ou internationales.

Elaboration des stratégies de communication et sensibilisation des populations

et agents économiques aux enjeux relatifs à l'environnement.

Organisation des campagnes d'information et de mobilisation pour la défense et

la préservation de l'environnement.


~ 14~

Conception des modules destinés au milieu scolaire en matière

d'environnement en relation avec l'autorité gouvernementale chargée de

l'éducation nationale.

Formation continue et développement de l'expertise dans le domaine de

l'environnement.

Divisions et services de La DPCC :

La division de la coopération internationale comprend :

o Service de la coopération multilatérale.

o Service de la coopération bilatérale.

La division du partenariat comprend:

o Service du partenariat avec les organisations non gouvernementales et

les opérateurs économiques.

o Service du partenariat avec les collectivités locales et organismes

publics.

La division de la communication et de l'éducation comprend:

o Le service information et sensibilisation.

o Le service documentation et logistique.

o Le service des programmes éducatifs et de la formation continue.

2- Service de Documentation et Logistique (SDL)

Le service documentation et logistique, faisant partie de la Division de la

Communication et de l’Education qui relève de la Direction du Partenariat, de la

Communication et de la Coopération est chargé de la gestion de l’information

circulant dans le Département de l’environnement. Ses tâches englobent

l’organisation des documents administratifs depuis leur production ou réception

jusqu’à leur mise à disposition auprès des utilisateurs (internes et externes) ; ainsi que

le traitement du fonds documentaire dont il dispose (ouvrages, périodiques, CD-Rom,

etc.).

Les tâches réalisées au sein du Service de la Documentation et Logistique

Le personnel travaillant au sein du service est composée du Chef de service, de deux

cadres et d’un technicien. Leur travaille peut se résumer comme suit :

EL BACHIRI Ahmed : Informatiste spécialisé responsable du SDL

- Répartition des tâches et encadrement du personnel

- Suivi gestion et Vérification des travaux


~ 15~

- Accueil et assistance des chercheurs

- Vérification et mise en forme graphique du bilan mensuel, trimestriel du service.

- Etude des besoins en documentation et préparation de la liste des nouvelles

acquisitions

- Suivi des commandes et abonnement

- Enregistrement analyse et mise sur site des documents.

Moukhliss BOUAYAD : Informatiste spécialisé

- Dépouillement des revues et journaux

- Gestion des fichiers et données bibliographiques

- Participer aux activités externes du ministère (Exposition, salon, atelier…)

- Gestion et organisation du fonds documentaire

- Animation et sensibilisation

Hicham Dehlat : Technicien

- Dépouiller Quotidiennement la Presse

- Scanner les articles à caractère environnemental

- Animer et sensibiliser les différentes catégories de la population aux problèmes de

l’environnement….

Fatima Zahra FELLOUS : Administrateur

- Etude des besoins en documentation, préparation des listes,

- suivi des commandes et abonnement

- Dépouillement Quotidien de la Presse

- Enregistrement, analyse et mise sur site des documents acquis

- Accueil et assistance aux visiteurs du centre de documentation


~ 16~

Chapitre III : Cadre Méthodologique

1- Problématique

A l’ère de la dématérialisation des échanges entre les unités de documentation

et l’utilisateur, l’usage des nouvelles technologies de l’information est devenu un

impératif pour la gestion de la documentation au sein des organisations publiques et

privées. Dans ce sens, l’archivage électronique se présente comme outil de

constitution et de maintien de la traçabilité de toute production résultat de l’exercice

des métiers au sein d’une administration donnée.

Le Service de la Documentation et de la Logistique du Département de

l’Environnement a pris conscience de la nécessité de la réorganisation des flux

d’information produits et diffusés par les fonctionnaires du DE. Une première

tentative de collecte des publications du DE a aboutit à l’établissement d’une

application qui inventorie ces publications en plus du stockage numérique des fichiers

dans le serveur du service de documentation. Néanmoins, l’application en question

présente des lacunes au niveau de son exploitation au profit des usagers du service de

documentation.

Les problèmes relevés :

- Non convivialité de l’interface et la difficulté de sa manipulation ;

- Absence de description des documents stockés dans l’application ;

- Complexité de repérage de l’information avec l’insuffisance des critères de

recherche disponibles ;

- Non adaptation de l’application pour la diffusion de l’information sur le web.

Objectifs visés :

1. Mettre en place une solution d’archivage électronique permettant le partage et

la sécurisation de l’information ;


~ 17~

2. Améliorer les conditions de gestion et de stockage de la documentation

produite par les services du Département de l’Environnement ;

3. Réduire la reproduction paperassière.

2- Objectifs de la recherche

Notre projet de fin d’étude vise à identifier les dysfonctionnements des

méthodes d’archivage appliquées par le SDL.

Les objectifs de notre projet se présentent comme suit :

1-Diagnostic de l’état des documents administratifs du DE ;

2-Identification des procédures de conservation et de classement de la production

du DE ;

3-Evaluation de l’usage des documents administratifs par les utilisateurs ;

4-Proposition et conception d’un outil d’archivage électronique.

3- Questions de la recherche

Les questions de recherche qui correspondent à chaque objectif des objectifs

précités, sont les suivants :

Premier objectif :

- Dans quel service sont classés les documents administratifs ?

- Quelles sont les caractéristiques des documents administratifs (support, volume, âge

des documents)?

Deuxième objectif :

- Quand est-ce qu’un document administratif est archivé ?

- Comment sont classés les documents administratifs ?

- Existe-t-il un mode de versement pour les documents administratifs ?

Troisième objectif :

- Quelles sont les modalités de communication des documents administratifs aux

chercheurs ?


~ 18~

- Quel est le degré d’utilisation des documents administratifs ?

Quatrième objectif :

- Quelles sont les exigences requises pour parer aux problèmes de la perte

d’information ?

- Comment procéder au classement des documents administratifs ?

- Comment déterminer la durée de conservation d’un document administratif ?

- Quel outil informatique est utilisé pour permettre l’accès aux produits du DE ?

4- Population étudiée

D’après notre constatation initiale, le classement des archives courantes du DE

prend place dans les services concernés. En plus, l’accès à ces archives est limité au

personnel du service qui prend en charge son traitement. Pour ces raisons, l’objet de

notre travail est le livrable des différentes Directions du DE qui devient public une

fois arrivés au SDL.

Ainsi, la population étudiée se résume autour des documents administratifs

classés dans les rayonnages du SDL et désignés par : « Produits du DE ». Ces produits

sont sous forme de rapports et études élaborés par le DE.

5- Méthodes de la recherche

Pour répondre aux objectifs et questions de recherche exposées ci–dessus,

nous avons recourut aux méthodes suivantes :

- L’Observation directe : par un contact direct avec les documents

administratifs et une appréciation de leur présentation et classement sur les lieux de

stockage.

- L’Inventaire13

: étude de la liste des documents administratifs effectuée par le

personnel.

- Le guide d’interview : administration du guide d’interview avec le personnel

du service de documentation pour dégager les problèmes liés au mode de gestion des

documents administratifs.14

13

Voir annexe n°2 14

Voir annexe n° 3


~ 19~

6- Valeur de la recherche

Notre projet s’inscrit dans une démarche d’optimisation de l’utilisation des

documents administratifs du DE par les chercheurs s’adressant au SDL. Cette modeste

étude vise à améliorer la gestion de la production du DE par la proposition d’une

meilleure organisation, repérage et diffusion de l’information contenue dans les

produits du DE.

En outre, nous cherchons par ce travail à encourager la centralisation du

traitement des documents administratifs en vue de la sauvegarde du patrimoine

institutionnel, concept prôné par la Loi Marocaine n° 69-99 relative aux archives.

7- Limites de la recherche

Pendant l’élaboration du présent travail, nous nous sommes confrontées à

certaines contraintes :

- La confidentialité de l’accès aux archives ayant constituées les documents

administratifs du SDL.

- Difficulté du repérage d’une documentation spécifique à l’archivage électronique.

- Existence d’un grand écart entre l’aspect théorique et la mise en place pratique d’un

Système d’Archivage électronique, surtout en ce qui concerne les solutions

informatiques proposées par les prestataires.


~ 20~

Chapitre IV : Etude et Evaluation de l’existant

1- Etude de l’existant

Une étude des conditions de conservation et traitement des documents

administratifs du DE est indispensable pour évaluer la démarche du travail effectué au

sein du Service de Documentation et Logistique. Ceci nous amènera à décortiquer les

différentes composantes contribuant à l’état des lieux constaté et à une meilleure

compréhension de la problématique dégagée par notre travail.

D’après les données collectées du guide d’interview, de l’observation directe

et de l’inventaire des documents administratifs, on a pu constater que chaque service

producteur de documents conserve dans ses locaux les données relatives aux études et

rapports relevant du DE. Vu leur caractère confidentiel, on ne communique que les

documents récapitulatifs de ces données au Service de Documentation sous forme de

publications du DE.

1.1- Ressources humaines

Le personnel du Service de Documentation s’occupe, en plus des tâches

documentaires quotidiennes, du traitement des documents administratifs pour les

mettre à la disposition des chercheurs. Tout en étant disponibles à la consultation,

l’accès à ces documents reste indirect : c’est le personnel qui se charge de

communiquer les études et les rapports sans permettre aux utilisateurs de les parcourir

sur les rayonnages.

Pour parer aux problèmes de la perte des documents administratifs, le service a

lancé un marché en 2009 pour la numérisation et le stockage sous format PDF des

études et rapports dans le serveur du DE. L’enregistrement des informations

d’identification concernant ces documents est établit dans un tableau Excel. Le rôle

du personnel se limite donc à l’attribution des cotes et leur classement dans les

rayonnages.

1.2- Ressources matérielles

Dans l’absence d’un centre d’archives au niveau du DE, le Service de

Documentation et Logistique prend en charge la collecte des documents administratifs


~ 21~

résultat de l’activité de l’ensemble des directions du DE. Cependant, le traitement que

subissent ces documents suit une chaîne documentaire, à l’instar des documents

acquis par le Service de Documentation et Logistique.

Ainsi, Le matériel réservé au rangement des documents administratifs est

restreint à 6 rayonnages faisant partie de ceux dédiés aux ouvrages, puisqu’il n’existe

pas d’espace réservé à ces documents. De plus, une grande quantité des rapports et

études est déposé par terre en raison de l’insuffisance de l’espace.

En outre, le SDL dispose de 6 scanners, 6 micro-ordinateurs, 6 imprimantes et

un serveur : dédiés aux tâches quotidiennes et particulièrement à la numérisation des

documents. Toutefois, ce matériel n’est pas suffisant pour scanner les documents

administratifs dont le volume peut dépasser une centaine de pages pour un seul

document.

1.3- Caractéristiques des documents administratifs

Le rangement des documents administratifs au sein du SDL (version papier)

est fait selon l’ordre numérique séquentiel avec une mention de la nature du document

(exemple : ME100) pour les différencier des ouvrages acquis par le service (exemple :

LV = livre adulte, LE = Livre enfant).

Caractéristiques des documents :

- Types des documents : Dossiers des Marchés, chartes, études, rapports, débats

nationaux, plans, listes des acquisitions, recueils, synthèse, etc.

- Volume des documents : 304 fichiers des documents numérisés par le SDL et 25,2

M/L des archives physiques classés dans les rayonnages.

- Age des documents : le plus ancien document date de 1992 et le plus récent de 2009,

facteur attestant de la qualité des supports des documents : aucune déchirure,

détérioration ou éparpillement des pages n’a été remarqué au niveau des documents

papier.

1.4- Usage des documents administratifs

A travers l’application Excel mise en place pour l’enregistrement des

emprunts des usagers externes et internes de la documentation du Service de

Documentation et Logistique de l’année 2010, nous avons pu dégager les statistiques

suivantes :


~ 22~

Graphique 1 : Répartition des usagers par type de document en 2010

D’après le graphe ci-dessus, il apparait que la consultation des produits du

ministère ou documents administratifs, représente une part importante par rapport à la

consultation des autres types de documents. Le taux de consultation élevé des produits

du DE revient au fait que ce type de document répond aux besoins des chercheurs qui

s’adressent au SDL pour avoir des informations actualisées sur le secteur de

l’environnement .

2- Evaluation de l’existant

2.1- Remarques

Tout système de gestion mis en place doit être soumis à un œil critique pour en

déterminer les atouts et les limites. Dans une démarche d’évaluation, nous avons pu

relever les éléments affectant la disponibilité des documents administratifs.

Nos remarques peuvent se résumer comme suit :

Décentralisation du stockage des documents administratifs du Département de

l’Environnement : les études et rapports disponibles au niveau du SDL ne sont

4,44 %

15,55 %

24,44 %

32,22 %

4,44 %

15,55 %

3,33 %

0

5

10

15

20

25

30

35

Livresfrançais

Livresenfants

Produitsministère

Livres arabes Ouvrages deréférence

Législation Revue

Répartition des usagers par type de documents en 2010


~ 23~

pas objet de versement obligatoire mais, ils sont le résultat de sollicitations de

la part du personnel du SDL vis-à-vis des différentes directions.

Le classement des versions numériques des documents administratifs est fait

par numéro d’ordre, alors que les versions papier sont déclassées et ne sont

pas toutes munies de cotes.

Absence de triage des documents pour l’évaluation de leur valeur

administrative et de témoignage.

Difficulté de repérer le contenu des documents administratifs à travers leur

classement séquentiel.

Entreposage des documents qui ne répond pas aux normes d’archivage

physique, ce qui a engendré la dégradation du support papier.

Le tableau Excel recensant les rapports et les études ne permet pas la

recherche dans les champs d’information saisis.

2.2- Besoins dégagés

L’étude de l’existent, dont les attentes exprimées par le personnel du SDL,

nous a permis de relever les besoins persistants concernant l’archivage des documents

administratifs du DE. La situation actuelle marque la nécessité d’une réorganisation

des produits du DE pour permettre une meilleur accessibilité aux usagers internes et

externes.

Ainsi, une nouvelle conception du système d’archivage s’impose pour instaurer

un SAE qui répond aux besoins de recherche et de conservation à long terme.

L’architecture du système devrait permettre de :

Mettre à la disposition des utilisateurs internes / externes un outil d’archivage

électronique : sécurisé, convivial, modulaire et ouvert.

Sécuriser l’accès, l’exploitation et la conservation des documents numérisés.

Améliorer l’utilisation des documents numérisés.

Partager l’information.

Refléter l’organisation du Département de l’Environnement.

Gérer les multiples versions des produits du DE.


~ 24~

Assurer une traçabilité des documents conservés dans le SAE et ce en

fournissant des informations relatives aux opérations de manipulation de tous

les utilisateurs.

2.3- Suggestions

A cet effet, nous nous sommes inspirés du modèle OAIS pour définir les axes

que doit comporter le Système d’Archivage Electronique et que nous proposons

comme solution à la problématique soulevée.

Ce modèle est l’expression d’une norme conceptuelle pour l’archivage des

documents numériques : ISO 14721 :2003 (Système ouvert d’archivage de

l’information). Il s’agit d’une tentative de description des grandes lignes, des

fonctions, des responsabilités et de l’organisation d’un SAE ayant comme objectif

principal la préservation des données numériques sur le long terme.

Les axes nécessitant une réorganisation sont les suivants :

Les entrées ou versements : des recommandations concernant le versement

doivent être formulées sous forme de charte d’archivage pour préserver la

traçabilité des activités du DE.

Le stockage ou conservation : une refonte des méthodes de classement et

des durées de conservation est à envisager pour assurer un meilleur

repérage des archives physiques et électroniques.

La gestion des données descriptives : pour des besoins de recherche, il

convient de recourir à un logiciel en vue d’introduire une description plus

profonde des documents archivés. Ces métadonnées seront exploitées dans

les différents niveaux de la recherche par les utilisateurs du Système

d’Archivage Electronique.

Les accès ou la consultation. : afin de contrôler l’accès à l’information

confidentielle et la différencier de celle qui est accessible au public, la

gestion des droits d’accès s’avère prioritaire pour les gestionnaires de

l’information.


~ 25~

Partie II : Proposition d’un système

d’archivage pour les documents

administratifs du DE


~ 26~

Chapitre V : Charte d’archivage

Procédure d'organisation définissant les règles de gestion des archives ainsi

que les outils servant à leur gestion, la présente charte d’archivage est une référence

pour tout service du DE désirant archiver ses documents administratifs. 15

1- Versement et enregistrement des archives

L’archivage des documents implique, avant toute autre opération de

traitement, la centralisation du stockage dans des lieux dédiés à cette fin. Pour ce

besoin, il convient de déterminer les procédures reliées au versement des documents

des services producteurs vers les services responsables.

Dans sa conception la plus générale, le versement est une : « Opération

matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives

passe de l'administration à un service de pré-archivage ou à un service d'archives, ou

bien d'un service de pré-archivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par

extension, les documents ainsi transférés en une seule fois. »16

Tandis que les archives courantes sont conservées dans les bureaux des

services producteurs, il incombe aux responsables des différents services du

Département de l’Environnement de veiller au versement des archives au Service de

Documentation et Logistique, une fois dépourvues de leur valeur administrative.

Pour définir Les procédures de versement, il faut répondre aux questions suivantes :

a- Les documents destinés au versement :

Les documents administratifs perdent leur utilité administrative dès que

l’affaire dont ils traitent est achevée. Il s’agit de la DUA (Durée d’Utilité

Administrative) qui correspond à la durée maximale où le document peut être utilisé à

des fins administratives. Après expiration de cette durée, le fonctionnaire doit remplir

le bordereau de versement pour transférer les documents d’archives à l’entité

responsable.

15

Ministère des Finances et de la Privatisation. « Charte d’Archivage du Ministère des Finances et de

la privatisation ». Rabat : Direction des Affaires Administratives et Générales, 2006.58 p. 16

Glossaire Portail International Archivistique Francophone. Disponible sur < http://www.piaf-

archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=22>

http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=22

http://www.piaf-archives.org/espace-formation/mod/resource/view.php?id=22


~ 27~

b- Bordereau de versement :

Les services du DE sont censés remplir un bordereau de versement qui va

accompagner les documents administratifs versés au SDL. Le bordereau de versement

représente une prise en charge des documents destinés à l’archivage pour l’archiviste

responsable. Ci-dessous, un modèle du bordereau de versement que peut utiliser le

fonctionnaire pour garder trace des versements effectués lors de l’exercice de ses

activités.

Tableau 2 : Bordereau de versement proposé17

N° d’ordre Présentation

du contenu

Date début Date fin Communicabilité Observation

X XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

c- L’enregistrement :

« L’enregistrement signale l’existence du document au sein du système

d’archivage. Sans ce dernier, aucune opération affectant le document ne peut avoir

lieu tant que cet enregistrement n’est pas achevé 18

».

Le système d’archivage doit donner des informations sur les opérations

effectuées sur un document (versement, stockage, classement, etc.) et ce à travers les

métadonnées saisies dans une application informatique ou des documents associés aux

documents en question (exemple : bordereau de versement).

1- Le plan de classement

a- Classement interne et externe

« On appelle classement l’opération de mise en ordre intellectuelle et physique

de documents d’archives, réalisée en application du principe du respect des fonds et

17

Archives Départementales de l’INDRE. Bordereau de versement. [en ligne]. Disponible sur : < http://www.cyberindre.org/jahia/webdav/site/cyberindre/shared/pdf/archives/VERSEMENTS/BORDEREAU_DE_VERSEMENT_EXEMPLE.pdf>. (Consulté le : 27/05/2011) 18

Norme ISO 15489-1 .Op.cit.

http://www.cyberindre.org/jahia/webdav/site/cyberindre/shared/pdf/archives/VERSEMENTS/BORDEREAU_DE_VERSEMENT_EXEMPLE.pdf

http://www.cyberindre.org/jahia/webdav/site/cyberindre/shared/pdf/archives/VERSEMENTS/BORDEREAU_DE_VERSEMENT_EXEMPLE.pdf


~ 28~

ayant pour objet de permettre des recherches dans des documents d’archives ainsi

classés. Le classement aboutit à la cotation et au rangement des documents sur les

rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les

retrouver. 19

»

Nous ajouterons que le classement concerne aussi bien les archives

électroniques que les archives physiques, une hiérarchisation des fichiers stockés dans

la base de données des documents doit être considérée pour représenter la structure

organisationnelle du DE.

L’élaboration du plan de classement du fonds consiste à fixer sur le papier les

parties et sous-parties (sous-fonds, séries et sous-séries) structurant le fonds et que

l’archiviste a mis en évidence dans ses travaux de classement.

Cette ossature du fonds repose en général sur : les fonctions ou activités du

producteur, des types de documents sériels, bien identifiés et quasi permanents sur des

supports particuliers et en respectant la chronologie de création des documents.

Il existe deux types de classement :

- Classement interne20

: « On appelle classement interne du fonds,

l’organisation intérieure originelle du fonds, qu’il convient de respecter et de

rétablir ; à défaut, il s’agit de l’organisation intérieure du fonds créée par

l’archiviste. »

- Classement externe : c’est une mise en ordre des dossiers par rapports à

d’autres dossiers en respectant le contexte et la finalité de création des

documents produits. Le classement externe aboutit à l’élaboration d’un plan de

classement unique pour l’ensemble des archives de l’organisme.

b- Plan de classement du DE

La mise en place d’un système d’archivage électronique suppose le suivi d’un

certain nombre d’étapes, parmi lesquelles on trouve l’élaboration d’un plan de

classement et ce par l’analyse des documents, leur classement et l’affectation des

métadonnées pour les fichiers électroniques. Dans ce sens, le cadre de classement se

19

NOUGARET Christine, « Les Instruments de recherche dans les archives ».P. 50-51 20

Ibid.


~ 29~

définit comme « un schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre

des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série ».21

Le plan de classement que nous proposons s’inscrit dans le cadre d’une

approche de réorganisation logique des documents en vue d’une exploitation à long

terme pour les utilisateurs internes et externes. De là, notre classement tend vers une

hiérarchie basée sur les recommandations de la norme ISO 15489 qui préconise un

plan de classement par fonctions, activités et actions selon l’organigramme de

l’organisme en question.

Cependant, on ne peut pas envisager un cadre de classement logique sans se

référer aux textes réglementaires qui régissent l’organisation en question. Dans notre

cas, Le Décret n° 2-99-922 du 6 Chaoual 1420 (13 janvier 2000), sur l’organisation

du Département de l’environnement, précise les missions des services constituant le

département de l’Environnement.22

1- Etudes, planification et coopération 1.1- Etudes

1.1. a- Observatoire nationale

1.1. b- Enquêtes statistiques

1.1. c- Analyse des projets

1.2- Enquêtes 1.2. a- Indicateurs Développement durable

1.2. b- Politiques environnement

1.2. c- Etat de l’environnement

1.3 – Rapports

2- Partenariat, communication et coopération

2.1- Coopération

2.1. a- Plans de coopération

2.1 b- Coopération multilatérale

21

Glossaire. Portail International Archivistique Francophone. Op.cit.


~ 30~

2.1. c – Coopération bilatérale

2.2- Partenariat

2.2. a- Modules scolaires

2.2. b- Sensibilisation des populations

2.2. b1- Atelier

2.2. b2- Guide

2.3- Communication

2.3. a- Information

2.3. a1- Monographie

2.3. a2- Revues

2.3. a3- Recueil

2.3. a4-Synthèse

2.3. b- Sensibilisation

2.3. b1- Agenda

2.3. b2- Brochures

2.3. b3- Conférences

2.3. b4- Dépliants

2.3. c- Programmes éducatifs

3- Surveillance et prévention des risques

3.1- Surveillance

3.1. a- Environnement et santé

3.1. b- Laboratoire national

3.1. c- Recherche

3.2- Prévention


~ 31~

3.2. a- Sol et déchets

3.2. b- Eau

3.3. c- Air

4- Réglementation et contrôle 4.1- Réglementation

4.1. a- Conventions

4.1. b- Législation et réglementation

4.1. c- Normes et standards

4.1. d- Chartes

4.2- Contrôle et contentieux

4.2. a- Inspection et contrôle

4.2. b- Requête et contentieux

4.2. c- Assistance et conseil

5- Budget et ressources humaines 5.1 - Personnel

5.2 - Budget et comptabilité

5.3 - Equipement et matériel

6- Projets pilotes et études d'impact

6.1- Sites

6.2- Projets en démonstration

6.3- Etudes d'impact.

2- Le Calendrier de Conservation

« Le calendrier de conservation est un instrument archivistique, obtenu par

consensus, identifiant les documents fonctionnels d'une unité en indiquant pour

chaque série de dossiers, voire même pour chaque type de document, les délais de leur


~ 32~

conservation en tant qu'archives courantes (ou de gestion), puis éventuellement en

tant qu'archives intermédiaires, en vertu de prescriptions légales, pour des fins de

preuve ou tout simplement pour des nécessités de gestion, et la disposition finale à

prendre, au terme de la période de pré-archivage, destruction, conservation en totalité,

conservation d'échantillons ou transfert sur d'autres supports. »23

Selon la norme 15489, La détermination des délais de conservation repose sur

l’analyse de certaines étapes à savoir :

1- La détermination des exigences légales et administratives ;

2- La détermination de l’utilisation des documents dans le système ;

3- L’identification des relations avec les autres systèmes ;

4- La prise en compte du panel d’utilisation des documents d’archives dans le

système ;

5- L’attribution des délais de conservation sur la base d’une évaluation globale

du système.

Pour le cas du Département de l’Environnement, nous proposons un calendrier

de conservation des documents archivés dans le SDL ou nous avons effectué notre

stage. Cependant, le présent CC ne sera utilisé que comme un document de base

auquel le personnel pourra se référer dans l’élaboration d’un cadre de classement pour

les autres directions et services du DE.

23

Colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques et pratiques. Dakar.15-

19 Juin 1989.p.2


~ 33~

a- Calendrier de conservation proposé pour le DE

Tableau 3 : Calendrier de conservation 24

Nomenclature des

documents Cote

Délai de

conservation

dans le DE

(Stade courant

et

intermédiaire)

Sort Final

(Stade

définitif)

Observations

Etudes,

planification et

coopération

1

Etudes

1.1 10 ans C

Règles applicables

aux études sur

l’environnement

Enquêtes statistiques 1.1. a 10 ans T

Trier et ne

conserver que les

bilans statistiques

Analyse des projets 1.1. b 3 ans Ec

A éliminer après le

l’exécution du

projet

Enquêtes

1.2 999 C

Verser aux archives

définitives après

l’apparition d’une

nouvelle version

Indicateurs

Développement

durable

1.2. a 15 ans C

Conserver un

échantillon

représentatif

Politiques

environnement 1.2. b 999 C

Conserver jusqu’à

nouvelle version

Rapports 1.3 7 ans C Conserver la version

24

EL IDRISSI SLIMANI, Aicha ; EZZAGHMOUTI, Imane. « Vers une normalisation des règles de

conservation des documents administratifs ». Sciences de l’Information. Rabat : Ecole des Sciences de

l’Information, 2010. P. 59-113.


~ 34~

uniquement

Partenariat,

communication et

coopération

2

Coopération 2.1 10 ans C

Conserver tant que

la coopération est

valide

Plans de coopération 2.1. a 888 C

Coopération

multilatérale 2.1. b 10 ans C

Coopération

bilatérale 2.1. c 10ans C

Partenariat 2.2 10 ans C Conserver tant que

le contrat est valide

Modules scolaires 2.2. a 2 ans Ec

Sensibilisation des

populations 2.2. b 2 ans Ec

Atelier 2.2.

b1 1 an Ec Garder une copie

Guide 2.2.

b2 1 an E Garder une copie

Communication 2.3 3 ans C

Garder des copies

des documents

produits

Information 2.3. a 3 ans C

Conserver les

communiqués de

presse

Monographie 2.3.

a1 10 ans C

Conserver 4 copies

de chaque étude

Revues 2.3.

a2 10 ans C


~ 35~

Recueil 2.3.

a3 10 ans C

Synthèse 2.3.

a4 7 ans C

Sensibilisation 2.3. b 3 ans C Garder uniquement

des échantillons

Agenda 2.3

.b1 2 ans E

Brochures 2.3.

b2 1 an E

Conférences 2.3.

b3 3 ans C

Conserver les

rapports de

conférence

Dépliants 2.3.

b4 1 an E

Programmes

éducatifs 2.3. c 2 ans E

Surveillance et

prévention des

risques

3

Surveillance 3.1 20 ans C

Durée à prolonger

selon l’étude

prospective.

Environnement et

santé 3.1. a 15 ans C

Laboratoire national 3.1. b 20 ans C

Recherche 3.1. c 15 ans C Conserver pour les

études prospectives.

Prévention 3.2 20 ans T

Trier les politiques

de prévention par

régions.

Sol et déchets 3.2. a 20 ans T Trier les études

analytiques par


~ 36~

régions.

Eau 3.2. b 30 ans C Règle applicable

aux études sur l’eau.

Air 3.2. c 30 ans C

Privilégier les

études sur le

changement

climatique.

Réglementation et

contrôle

4

Réglementation 4.1 999 C

Conserver une copie

jusqu’à nouvelle

version.

Conventions 4.1. a 888 C

Conserver jusqu’au

règlement final ou

dénouement

Législation et

réglementation 4.1. b 999 C

Conserver jusqu'à

amendement de la

loi.

Normes et standards 4.1. c 999 C


une nouvelle

version

Contrôle et

contentieux 4.2 888 C


règlement final ou

dénouement

Inspection et

contrôle 4.2. a 5 ans C

Garder les rapports

d’inspection

Requête et

contentieux 4.2. b 888 C


règlement final ou

dénouement

Assistance et conseil 4.2. c 10 ans C

Conserver un

échantillon et

classer par ordre

alphabétique des


~ 37~

personnes

concernées.

Budget et ressources

humaines 5

Personnel 5.1 120 ans C

Conserver au

minimum 120 ans

après la date de

naissance.

Budget et

comptabilité 5.2 10 ans C

10 ans après la

clôture de

l’exercice.

Equipement et

matériel 5.3 10 ans C

Conserver après

élimination de ceux

qui ne présentent

aucun intérêt.

Projets pilotes et

études d'impact 6

Sites des projets 6.1 15 ans C Conserver les études

d’évaluation

Projets en

démonstration 6.2 15 ans C


généralisation de

l’exécution du

projet

Etudes d'impact 6.3 20 ans C

999 : jusqu’à nouvelle version Ec : Echantillonnage

888 : jusqu’au règlement final ou dénouement

C : Conservation

E : Elimination

T : Trier


~ 38~

a- Conservation des archives électroniques :

D’après la norme ISO15489, la conservation des archives électronique doit

prendre certains éléments en considération, concernant le support de stockage :

* Etudier l’environnement de stockage et choisir un support de stockage approprié,

sans négliger les risques de sinistres et les facteurs de détérioration des supports.

* Préserver la traçabilité de la documentation de l’évolution des documents

(changement des lieux de conservation et des supports de stockage).

* Prendre en compte les évolutions technologiques (conversion, migration) du

système d’archivage pour garantir l’intégrité, l’authenticité et l’exploitabilité des

documents en multipliant les supports de stockage (CD, DVD, Disque dur, ...)

3- Communication des archives

La communication des dossiers prend une place importante dans la chaîne

archivistique, de par le fait que la conservation des archives n’aurait pas de sens si

celles-ci n’étaient pas destinées à être utilisée pour des besoins de recherche ou

d’enrichissement du patrimoine culturel.

En archivistique, « le terme communication regroupe l'ensemble des données

et actions qui permettent aux archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données

théoriques, telles que la connaissance des délais réglementaires qui régissent la

communicabilité des documents, ou des procédures qui assurent leur protection lors

de leur consultation.».25

La communication des archives exige donc :

Le respect des règles :

Tout document conservé dans les services et directions du DE est ou sera

communiqué au public. Cependant, il n’est pas toujours communicable. Chaque

producteur de document doit définir les délais de communicabilité de ses documents

selon leur nature et le taux de confidentialité des informations qu’ils comprennent.

Pour le cas des documents communicables, l’emprunteur doit remplir une

fiche de déplacement de dossier (une fiche fantôme) contenant les éléments suivants :

- Renseignements relatifs à l’emprunteur

- Date d’emprunt

- La place du dossier dans les rayonnages

25

Glossaire. Portail international archivistique francophone .Op.cit.


~ 39~

- Délais de communication des documents (date retour document)

La mise en place des pratiques:

- Les espaces de consultation : concerne la mise en place des conditions matérielles

d'un accueil harmonieux du public au sein des services.

- L'accueil du public : consiste à renseigner, orienter, servir ; ceci implique la prise en

charge des chercheurs et les missions du personnel.

- Les prestations et services : au-delà de la consultation des archives dans les bureaux,

il faut mettre en place les outils et services qui favorisent et développent la

communication des archives dans le DE (inscription des utilisateurs, affiches et

brochures pour le marketing du service et publication d’index des documents

consultables).

-.L'échange d'information en ligne : la mise en place de moyens de dématérialisation

de la diffusion des archives pour suivre les nouvelles tendances des administrations

marocaines modernes.


~ 40~

Chapitre VI : Solution informatique

L’informatisation est un concept qui prend de l’ampleur avec la nécessité de

modernisation de l’administration publique. Le Maroc, comme un bon nombre de

pays dans le monde, a adhéré au principe de la conservation d’archives électroniques

pour la préservation de son patrimoine institutionnelle. En effet, La loi marocaine n°

69-99 relative aux archives promulguée le 19 Kaada 1428 (30 Novembre 2007),

dispose dans ses articles 8 et 11 les obligations suivantes :

Titre premier, Chapitre II, Article 8. «… La conservation et la gestion des

archives intermédiaires doivent être assurées par les organismes qui les ont

constituées dans des locaux aménagés à cette fin et qui doivent en assurer la

protection et les conserver progressivement sous forme d’archive électronique. »

Titre premier, Chapitre II, Article11. « Les archives définitives doivent être

versées à «Archives du Maroc». Les organismes ayant constitué ces archives doivent

en assurer progressivement la conservation sous forme d’archive électronique… »

Par conséquent, le DE se voit dans l’obligation de sauvegarder ses archives

électroniques pour s’aligner aux exigences de la réglementation en vigueur. Toutefois,

il faut étudier l’offre du marché des solutions informatiques disponibles pour la

gestion des archives électronique.

Une étude des solutions traitant des Systèmes d’Archivages électroniques

utilisées dans les administrations publiques marocaines, surtout celles qui sont citées

dans les travaux de fin d’études en archivage électronique au Maroc nous a amené à

choisir 3 logiciels. L’étude comparative servira à déterminer le logiciel correspondant

aux besoins d’archivage du DE tout en arrêtant les critères nécessaire à une évaluation

des fonctionnalités du logiciel en question.


~ 41~

1-Etude comparative

Tableau 4 : étude comparative des logiciels archivistique

Caractéristiques M-Files26

Maarch

Enterprise27

Alfresco

28

Caractéristiques

Générales

Tarifs Payant Gratuit

-Alfresco

« Community » :

gratuit.

-Alfresco

« Enterprise »

payante avec une

version

d’évaluation

gratuite pour 30

jours.

Editeur Motive Systems

Inc.

Société Maarch Entreprise Alfresco

Installation

- Procédure simple

- Présence d’une

visite guidée en

français.

-Procédure

complexe

-Guide

d’installation+visite

guidée (en

français).

-Procédure

Complexe.

-Documentation en

anglais.

Certification

-ISO 9000/9001

dans l'industrie de

la fabrication.

-HIPAA (Health

Insurance

-Certifié AFNOR

NF Z42-013

-Respecte les

normes : ISO

15489 et Dublin

-

26

< http://www.m-files.com/.> .Consulté le : 25/05/2011

27 <http://www.maarch.org/>. Consulté le : 25/05/2011

28 <http://www.alfresco.com/fr/>. Consulté le : 25/05/2011

http://www.m-files.com/

http://www.maarch.org/

http://www.alfresco.com/fr/


~ 42~

Portability and

Accountability

Act) et la gestion

de la confidentialité

dans les domaines

médicaux.

Core.

Licence

Licence non-libre Maarch Entreprise

est diffusé sous

licence libre GNU

GPLv3

Licence GNU

LGPL

Caractéristiques

Techniques

Environnement

informatique

- M-Files

s'interface

parfaitement avec

tous les logiciels et

applications

Windows Office et

les applications de

gestion : ERP,

CRM

- Serveur :

WINDOWS server

2000, 2003, 2008.

Linux 5. Sun

Solaris 10.

Hébergement :

Serveur hébergé

dans l’organisation

en question ou dans

un DataCenter

Base de données :

Base de données

Firebird et SQL-

Server.

- Testé sous XP,

Vista, Ubuntu,

Mac.

-Adaptable à tout

type de base SQL :

SQL Server,

PostgreSQL,

Oracle.

-Serveur Web : IIS

ou Apache.

-Aucun serveur

d’application requis

(Full web).

- Navigateur :

Internet Explorer 7,

8 ou Firefox 3, 3.5

-Système

d’exploitation :

Linux, MacOS,

Unix, Windows.

-Bases de données

supportées par

Hibernate, y

compris : MySQL,

Oracle.

-Serveurs

d’application :

JBoss Application

Server, Apache

Tomcat, J2SE 5.0

(JRE 5.0)

- Navigateur :

Firefox ou Internet

Explorer.

Niveau de sécurité - Contrôle d'accès

aux documents :

permet de masquer

Coffre fort

électronique :

-Niveaux de

sécurité ajustés en

http://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.html

http://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.html


~ 43~

les documents

sensibles tout en

conservant une

base unique et

centrale.

- Une gestion des

droits simple et

configurable qui

réduit les risques

d'erreur.

- Accompagnement

des utilisateurs

pour l’obtention de

la certification

- Fonction de

Workflow avec

double

authentification et

signature

électronique.

Maarch attribue un

cachet numérique

au versement de

l'archive, et

contrôle l'intégrité

de l'archive à

chaque accès.

fonction de la

gestion des

utilisateurs, des

groupes et des

rôles.

- Contrôle de

l'accès au contenu

géré par Alfresco.

Métadonnées

Modélisation des

métadonnées sous

forme de Propriétés

dont les valeurs

sont saisies

manuellement ou

choisies dans une

liste.

Saisie manuelle des

informations dans

des fiches

d’enregistrement

des documents.

- Les métadonnées

sont générées

automatiquement

ou saisies

manuellement

selon le type du

document et son

contenu.

-Possibilité de créer

des Aspects

renfermant des

métadonnées

applicables à tout

type de document.

Support de

document

- M-Files prend en

charge tous les

formats de

fichiers :

documents Office

comme Microsoft

Word, Excel, etc.

Fichiers PDF

uniquement

(version 8 ou 9)

-Intégration avec

Microsoft Office.

-Alfresco permet

de créer

automatiquement

plusieurs formats


~ 44~

les fichiers PDF,

les images, les

documents papier

numérisés, les e-

mails et leurs

pièces jointes.

de documents, quel

que soit le contenu

du système

Langage de

conception

Langages

supportés :

VB.NET, Visual

Basic, VBScript et

C++

Développé en

PHP5

Langage JAVA

Import/export

- Etablissement de

liaison avec les

bases de données

externes.

- Utilitaire d’import

et établissement de

liaison avec des

fichiers existants

sur des partages

réseau.

-Utilitaire d'import

de masse à partir

d'un système de

fichier.

- Documents

exportables sur

CD/DVD/UDO

autonomes. Dans

Maarch CD, tout

utilisateur peut

accéder aux

documents sans

nécessité d’installer

le logiciel.

-Import et export

des archives des

espaces du travail

avec leurs

métadonnées.

Langues

Il prend en charge

22 langues y

compris le français.

Français, Anglais et

Portugais.

Français, Anglais,

Italien, Allemand et

Japonais.

Caractéristiques

Archivistiques

Gestion des

documents

Gestion avancée

des documents et

ce par :

- un classement

automatique et

dynamique des

documents.

Gestion des

archives physiques

et électronique avec

lien entre version

papier et

numérique.

-Gestion de

version : mineure et

majeure.

-Edition des

documents à

travers Word.

-Stockage des


~ 45~

-Gestion des

archives physiques.

-Une gestion des

versions des

documents.

-Etablissement de

relation entre les

documents.

documents sous

forme de

bibliothèques,

accessibles via les

espaces de travail.

Workflow

Module Workflow

intégré :

Organisation des

tâches et actions

des utilisateurs.

Module Workflow

intégré

-Documents des

espaces de travail

accessible via le

protocole Share

Point intégré à

Alfresco.

-Workflows

basiques et

avancées selon les

besoins.

Plan de

Classification

- Classement

automatique des

documents en

fonction des

métadonnées qui

leur sont attribuées.

- Les dossiers

peuvent être classés

dans des coffres en

suivant

l’arborescence :

groupe de classe,

classe et sous-

classes.

-Une organisation

des documents par

dossier, sous

dossier et type de

documents.

-Possibilité d’avoir

un plan de

classement pour

chaque type de

dossier.

Plan de classement

hiérarchique, par

catégories.

Indexation

-Indexation

automatique de

tous types de

documents.

-Indexation du

Pré-indexation et

impression

de séparateurs à

codes-barres. les

index s'adaptent à

la collection

Indexation

intelligente de

contenu.


~ 46~

contenu : recherche

en plein texte.

-Reconnaissance

des caractères

OCR.

documentaire, au

type de dossier et

au type de

document.

Recherche

-Recherche par

mots-clés.

-Recherche

rapide et

multicritères.

Recherche avancée

sur n'importe quel

index en fonction

de la collection

documentaire.

-Recherche en texte

intégral et dans les

métadonnées.

-Enregistrement de

l’historique des

recherches.

Communication

-Notification par e-

mail des nouveaux

documents et des

modifications

ajoutées.

-Affectation de

tâches pour un

travail collaboratif

systématique.

-Connexion à

temps réel avec les

applications

externes ex. : CRM

-Accès aux

documents par

profil utilisateur

auquel on attribue

un compte de

connexion.

-Circulation des

documents entres

acteurs du

Workflow vers

leur corbeille pour

sa validation.

-Possibilité de

réservation des

archives physiques

avec une traçabilité

totale des

emprunts.

Accessibilité des

documents via

navigateur web,

FTP ou un disque

dur monté en

réseau.

Documents

archivés

Documents

importés ou issus

de la numérisation,

de la GED et des

emails.

Documents issus de

la numérisation et

de la Gestion

électronique des

documents (GED).

-Transformation de

contenu :

génération

automatique de

PDFs.

Gestion des droits Gestion des droits

d’accès par profils

Droits d’accès aux

collections par

Gestion des droits

d’accès aux


~ 47~

et par groupes des

utilisateurs.

utilisateur et par

groupe.

dossiers.

2-Choix du logiciel adéquat

D’après le tableau comparatif ci-dessus, nous avons opté pour le logiciel M-

files comme une proposition de solution d’archivage électronique de la production du

DE.

Principalement caractérisé par sa simplicité d’installation, ce logiciel inclut

tous les outils nécessaires à son administration et à sa personnalisation. Par contre,

d’autres logiciels de GED comme Alfresco sont difficiles à installer et imposent

parfois des modules spécifiques sans possibilité d’adaptation au contexte de

l’organisation.

Il s’agit donc d’un logiciel intuitif qui résout les problèmes liés à la gestion, à

la recherche et au suivi des documents et des données dans les organisations de toutes

tailles.

En effet, on peut distinguer un certain nombre d’avantages29

qui caractérisent

le présent logiciel, à savoir :

Installation et Mise-en-Service Simples et Rapides

- Permet une installation rapide avec la présence d’une visite guidée pour

l’administrateur et l’utilisateur.

- Possibilité d’intégration des documents déjà existant

- Ne nécessite pas de personnel informatique dédié.

Interface Windows Simple à utiliser :

- Le logiciel M-files s'intègre à l'Explorateur de Windows que les utilisateurs ont

l’habitude de manipuler.

29

M-Files: principales fonctions et caractéristiques. < http://www.streamdesign.fr/ged-178-Fonctions-

et-Caracteristiques.html?PHPSESSID=28a2677d73ce2f0b8620cc377f064a94>. Consulté le :

26/05/2011

http://www.streamdesign.fr/ged-178-Fonctions-et-Caracteristiques.html?PHPSESSID=28a2677d73ce2f0b8620cc377f064a94

http://www.streamdesign.fr/ged-178-Fonctions-et-Caracteristiques.html?PHPSESSID=28a2677d73ce2f0b8620cc377f064a94


~ 48~

- La base de documents apparait comme un lecteur virtuel.

- Possibilité de glisser et de déposer les documents, les emails et autres fichiers vers

ou depuis M-files.

Maîtrise des documents :

- Les opérations de verrouillage et de publication des documents évitent les conflits

d'accès.

- Conservation automatique des anciennes versions.

- Enregistrement d'un journal des modifications avec le nom des utilisateurs qui l’a

effectué, l'heure et un commentaire sur la modification.

Recherche Rapide et Vues Dynamiques

- Repérage rapide des documents grâce aux mots-clés.

- Consultation des documents dans la structure de classement dynamique choisie.

- Classement du même document en plusieurs endroits différents sans créer de

copies.

Multiplicité des points d’accès

- Les utilisateurs nomades peuvent consulter, créer, mettre à jour et enregistrer les

documents en mode hors-ligne, avec synchronisation automatique.

- L’activation de M-Files Web Access permet de publier les documents auprès des

utilisateurs d'un navigateur Web, y compris : Mac et Linux.

Sécurisation des documents

- Contrôle d'accès aux documents : la conservation d’une base unique offrant la

possibilité de masquer les documents sensibles.

-Une gestion des droits simple et configurable qui réduit les risques d'erreur.

-M-Files est compatible avec Active Directory (permettant l’authentification des

documents).

Gestion des flux de travail

- Circulation rapide et contrôlée de l’information.


~ 49~

- Configuration et définition des flux de travail pour faciliter la gestion des processus

au sein de l’organisation.

- Définition des étapes, des transitions d’étapes autorisées ou refusées et les actions

automatiques, lorsque les documents atteignent certaines étapes.

Coffre et Métadonnées Configurables

- Création d’un ou de plusieurs coffres pour le stockage des documents.

- Structuration des métadonnées et ce par la modélisation des types d’objet proposés

par M-files à savoir : Document, Projet et Client avec possibilité d’ajouter un

nouveau objet.

- Détermination des propriétés attribuées aux classes et aux groupes de classes sous

forme d’une liste de valeur.

Intégration et Personnalisation de différents types de systèmes

- Etablissement des liaisons dynamiques avec des bases de données externes telles que

CRM, ERP, etc.

- Import et établissement des liaisons avec des fichiers existants sur des partages

réseau.

- Intégration des documents papier numérisés par des scanners.

3-Adaptation du logiciel au contexte du travail

L’archivage électronique est un mode de conservation et d'organisation des

archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation

directe par des outils informatiques. Nous avons choisi M-Files en tant que logiciel

qui représente la troisième génération de la gestion des documents, utilisant un coffre

centralisé avec une grande variété de possibilités de recherche et de visualisation.

Dans le cadre de notre Projet de Fin d’Etude, nous avons essayé d’étudier les

différentes fonctionnalités de M-Files pour les adapter aux besoins du DE en matière

d’archivage électronique.


~ 50~

Ci-dessous, nous exposons des captures d’écran du logiciel que nous avons

utilisé pour la mise en place d’un système d’archivage électronique.

Capture n°1 : Création d’un coffre

a- Arborescence des fichiers30

Pour les documents électroniques, le plan de classement se traduit par une

arborescence de fichiers. Ainsi, le premier niveau de l’arborescence reflète les

fonctions du DE, le deuxième niveau décrit les activités qui découlent de chaque

fonction et le troisième niveau va détailler les actions composant chaque activité et les

documents qui en résultent.

30

DAF. Archivage des documents bureautiques : manuel pratique. P.15-16


~ 51~

Capture n° 2 : Arborescence des fichiers selon le plan de classement

b- Dénomination des fichiers

Les fichiers doivent avoir des règles cohérentes de dénomination. Dans notre

cas :

- Les fonctions sont représentées par des expressions saisies en majuscule, en excluant

les mots vides.

- Les activités sont des expressions saisies en minuscule avec la première lettre en

majuscule.

-Les actions sont traduites en liste de choix dans les valeurs des propriétés.

c- Format des fichiers stockés

Les documents enregistrés dans le coffre de M-Files peuvent provenir de

différents formats et différentes sources :

-Soit on crée le document dans un éditeur de document Windows (Word, Excel,

Power Point, etc.) ;

-Soit on importe des fichiers existants dans un autre emplacement que M-Files ;

-Soit on crée une copie à partir des documents existants dans le coffre.

Dans le cas du SDL, les documents numérisés sont enregistrés sous format

PDF que nous favorisons en raison de ses nombreux avantages .En effet, le format

PDF présente l’intérêt non seulement de conserver la mise en forme du document

mais aussi de prendre en compte les documents mixtes composés à la fois de textes et

d’images.


~ 52~

d- Gestion des utilisateurs

La procédure pour autoriser les utilisateurs à accéder à M-files comprend

deux étapes :

La première étape consiste à créer un compte de connexion pour le nouvel

utilisateur au niveau de serveur, cela permet l’authentification de l’utilisateur.

La deuxième étape consiste à déclarer l’utilisateur au niveau de un ou de

plusieurs coffres pour lui permettre d’accéder au contenu du coffre.

On peut importer des utilisateurs depuis Active Directory ou un autre serveur

LDAP, ce qui permet de réutiliser les comptes déjà existant dans le domaine

WINDOWS. Ainsi, l’usage est plus pratique puisque la détection de la connexion de

l’utilisateur se fait au même temps du démarrage que WINDOWS.

Capture n°3 : création d’un compte d’utilisateur


~ 53~

Capture n°4 : ajout d’un nouvel utilisateur

e- Les flux de travail

M-files permet de gérer les flux de travail en définissant les utilisateurs qui

participent à un flux, les autorisations et les étapes d’un document.

On peut configurer les étapes des flux de travail et les transitions autorisées

ou refusées entre ces étapes. A la fin de chaque étape, on peut définir des actions

automatiques qui s’exécuteront lors du passage d’une étape à une autre.

Nous suggérons l’utilisation des étapes des flux de travail pour indiquer à

l’administrateur les documents qui doivent être éliminé ou mis hors connexion à cause

de l’expiration de leur Durée d’Utilité Administrative.


~ 54~

Capture n°5 : Gestion des éliminations de fichiers par le module

« flux de travail »


~ 55~

Conclusion

Notre époque est caractérisée par la société de l’information qui est dominée

par l’usage des NTIC. De ce fait, les administrations marocaines, soucieuses de leur

développement, ont essayé de s’adapter à cette évolution et ce, en intégrant des

moyens modernes dans la gestion quotidienne des dossiers.

Le Secrétariat d’Etat chargé de l’Eau et de l’Environnement s’est inscrit dans

ces grandes mutations, notamment son Service de Documentation et Logistique au

sein duquel nous avons effectué notre stage.

Dans ses tâches d’organisation des documents administratifs et de traitement

du fonds documentaire, le SDL a lancé un marché pour la numérisation et le stockage

des documents sous format PDF. Cependant, ces documents, considérés comme des

dossiers d’archives, subissent un traitement documentaire, une réalité qui nous a

amené à proposer un système d’archivage électronique pour les documents en

question.

Durant la période du stage, nous avons déduit que L’importance de l’archivage

électronique ne diminue en aucun sens le rôle des techniques d’archivage physique

dans la préservation du patrimoine informationnel de l’organisme. En outre,

l’élaboration d’un plan de classement et d’un calendrier de conservation nous a été

indispensable dans l’accomplissement du présent projet. Et c’est sur la base du plan

de classement que nous avons pu fonder l’arborescence des fichiers dans la solution

électronique proposée.

Le recours aux normes nationales et internationales a constitué le socle de

l’élaboration de la charte d’archivage présentée dans ce projet ; et qui va servir

comme un modèle à suivre mais pouvant être amélioré au fur et à mesure de

l’avancement de la discipline archivistique.

Toutefois, l’absence d’un centre dédié principalement à la gestion des archives

au sein du DE reste une entrave à l’application d’un système d’archivage

électronique. En effet, l’application d’une solution d’archivage électronique

perfectionnée, doit être associée à des pratiques d’archivage bien pensées ainsi qu’aux

moyens humains et matériels indispensables à cette fin.

La mise en place d’un centre d’archives au sein du DE se présente comme une

nécessité et non pas un lux, assurément, la centralisation de la gestion des documents

d’archives reste la meilleure démarche pour la conservation du patrimoine

institutionnel du DE.


~ 56~

Annexes


~ 57~

LE SECRETAIRE GENERAL MR. MAHFOUD JAMAL

Division du Budget et des Ressources Humaines

Mr SAIN MOSTAPHA / Assistante EL MARAHI FATIMA

Division des Projets Pilotes et des Etudes

d’Impact Mr. SKIM

BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA


Service du Personnel : Mr Kahouadji

Service du Budget et de la Comptabilité : Mme Fatima

Ezzahra Sid Radi

Service de l’Equipement et du Matériel : Mlle Nazih

Service Informatique : Mr Merjani Mostapha

Service des Sites : Mr MADBOUHI Mostapha

Service des Projets en Démonstration : Mme. OUCHANI

Service des Etudes d’Impact : Mme. IDRISSI

Direction des Etudes, de la Planification

et de LA Prospective

Mr. NBOU

Boumasamr Meryem Othmani Rachida

DIRECTION DU PARTENARIAT, DE LA

COMMUNICATION ET DE LA COOPERATION

MR. BENYAHYA MOHAMED

Karrach Malika

DIRECTION DE LA SURVEILLANCE ET DE LA

PREVENTION DES RISQUES

MR. CHALABI MEHDI

LAHOU NADIA MAAROUF FOUZIA

Direction de la Réglementation

et du Contrôle Mr. Brahim ZYANI

BOULAAMANE Naima - FOUNANI

Soaud

Observatoire National de l’Environnement

Mme LAKFIFI

Division de la Coopération Internationale

Mme MEHDAOUI

Division de la Surveillance et de la

Recherche

ANIS Abou El Haja SOBHI Fatiha

Division de la Réglementation

Mr. Abdelaziz ZINE

SERVICE DES ENQUETES STATISTIQUES ET DE COLLECTE DE

DONNEES : MR GHIWANI

SERVICE DES ETUDES ET DES ANALYSES DE PROJETS :

MR EL BOUCH

SERVICE DE BASE DE DONNEES SUR L’ENVIRONNEMENT : MME. BOUROSS

Division de la Planification et de Prospective

Mr MAKTIT Mohammed

HASSANIA Hasni Fatima Azzouz

SERVICE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COORDINATION

INTERSECTORIELLE : MR. LEMRABETT

SERVICE DE PROSPECTIVE : MR BAAWANE LAHOU

SECRETARIAT DU CNE : MME. OUENZAR

SERVICE DE LA COOPERATION MULTILATERALE : MR RAZI

SERVICE DE LA COOPERATION BILATERALE : MR. FIRADI RACHID

Division du Partenariat

MR. Yahya SOBH I Hamdoun Saadia

SERVICE DU PARTENARIAT AVEC LES ONG ET LES OPERATEURS

ECONOMIQUES : MR. BENSAR

SERVICE DU PARTENARIAT AVEC LES COLLECTIVITES LOCALES ET

ORGANISMES PUBLICS : MME. MSARI

Division de la Communication et de

l’Education

Mr.KAOUKABI BELGHAOUAT R DIF S SERVICE INFORMATION ET SENSIBILISATION : MLLE WAFFA

SERVICE DOCUMENTATION ET LOGISTIQUE : EL BACHIRI

SERVICE DES PROGRAMMES EDUCATIFS ET DE LA FORMATION

CONTINUE : MME HALIM

SERVICE DE LA RECHERCHE : MME BENNANI

LABORATOIRE NATIONAL DES EUDES ET DE SURVEILLANCE DE

LA POLLUTION : ABDELLAOUI ABDELWAHAB

SERVICE ENVIRONNEMENT ET SANTE : MME. AMAZIANE

Division de la Prévention et des Stratégies

d’Interventions

MME BOUKARTACHA FARAH MOUINI MERYEM

SERVICE DE LA PREVENTION : MR MERGAA KHALID

SERVICE D’INTERVENTION : MME ZOUBIR NAWAL

Division de la Gestion Environnementale du

Milieu Naturel

(TERHZAZ MUSTAPHA)

SERVICE DU SOL ET DECHETS : MR. AJIR

SERVICE DE L’EAU : MR. CHAOUI

SERVICE DE L’AIR : MR MEHDI MOHAMED

SERVICE DES CONVENTIONS : MR. BENZAHRA

SERVICE DE LEGISLATION ET REGLEMENTATION : MME. OUAHBI

SERVICE DES NORMES ET STANDARDS : MR. OULJA HAFID

Division du Contrôle et

Contentieux

MR. Fouad ZYADI SERVICE DE L’INSPECTION ET DU CONTROLE :

MR. ADDAD HASSAIN

SERVICE DES REQUETES ET CONTENTIEUX : MLLE

SERVICE DE L’ASSISTANCE ET DU CONSEIL : MME. RHAZALI

Annexe n°1 : Organigramme du Département de l’environnement


Division des Projets Pilotes et des Etudes

d’Impact Mr. SKIM



Annexe n°1 : Organigramme du Département de l’environnement



~ 58~

Annexe n°2 : Liste des documents administratifs disponibles dans le SDL


~ 59~

Annexe n°3 : Guide d’interview

1) Quel est la fréquence d’utilisation des documents produits par le DE ? Qui

consulte ces documents ?

2) Est-ce que les fonctionnaires du DE consultent les rapports et études dans le

cadre de leur travail ? Préfèrent-t-ils une version papier ou électronique des

documents ?

3) En prenant le service de documentation du DE comme exemple, quels sont les

types de documents produits ? Quelle est la valeur probatoire de ces

documents ?

4) Quelles sont les modalités de communication des documents administratifs

aux utilisateurs ?

5) Quels sont les problèmes que vous rencontrez lors du repérage de ces

documents ?

6) Vous arrive-t-il de perdre des documents ? qu’envisagez-vous pour résoudre le

problème de perte des documents administratifs ?

7) Utilisez-vous une norme pour la conservation et le classement des

documents ? Est-ce que vous disposez d’un plan de classement pour

l’ensemble du DE ?

8) Quels sont les critères de recherche les plus utilisés ?

9) Utilisez-vous un outil informatique pour la conservation et la traçabilité des

documents administratifs ?

10) Comment déterminez-vous la durée de conservation des documents

administratifs ?

11) Comment gérez-vous les différentes versions des documents administratifs


~ 60~

Bibliographie et Webliographie

Articles

BREBION, Patrick. Archivage électronique ou papier : une histoire de famille.

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