Enrichir les documents numériques L'importance des métadonnées Journée WebÉducation Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009 [email protected]

Enrichir les documents numériques

L'importance des métadonnées

Journée WebÉducation

Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009

[email protected] http://www.irosoft.com

Plan de la présentation

1. Problématique

2. Agir en amont

3. Solutions

4. Démonstration

Problématique

Dans la plupart des organisations

80% de l’information numérique est contenue dans des documents non-structurés (Source: Gartner Group)

90% de ces documents ne font l’objet d’aucune procédure (Source: Gartner Group)

La majorité de ces documents sont produits à partir de la suite bureautique Microsoft Office

Problématique

Conséquences

Une quantité importante des documents numériques se retrouve dispersée et dédoublée sur les postes de travail des employés et sur les serveurs de fichiers de l’organisation.

Bien qu’ils soient utiles à l’organisation, ces documents demeurent dans l’anonymat.

Il en résulte: Difficulté à retrouver rapidement la bonne information Difficulté à gérer les versions Risque de pertes d’information Impossibilité d’avoir une vue d’ensemble

Agir en amont

Archiveshistoriques

Archivesintermédiaires

Documentsadministratifs

T0documentsterminés

T1fin d’usage

courant

T2échéance légale

ou interne

Gestion des documents et des archives

Agir lorsque les documents n’ont plus d’usage courant

Attribution de règles de

conservation

Classification

Agir en amont

Archiveshistoriques


Archivescourantes


Agir dès que les documents sont terminés


conservation

Classification


T1fin d’usage

courant


ou interne

Agir en amont

Archiveshistoriques


Archivescourantes

Documentsen création

T-1création

de documents


T1fin d’usage

courant


ou interne


Agir dès la création des documents


conservation

Classification

Agir en amont

Agir avant même la création des documents

Archiveshistoriques


Archivescourantes


T-1création

de documents


T1fin d’usage

courant


ou interne

Documents avant création



conservation

Classification

Agir en amont

La prémisse... Plus tôt on agit sur les documents numériques d’une

organisation, plus facile sera leur gestion et meilleurs seront les résultats.

La question qui se pose… Quelles procédures et quels mécanismes peuvent être

mis en place pour favoriser l’action en amont ?

Agir en amont

Objectifs:1. Enrichir les documents numériques2. Garantir leur intégrité3. Assurer leur pérennité

Mécanismes et procédures:1. Utilisation de modèles de documents2. Utilisation de métadonnées3. Processus d’enregistrement institutionnel

SolutionsUtilisation de modèles de documents

Principes

Créer des modèles à partir desquels les documents numériques pourront être créés.

Utiliser des zones de saisie afin d’identifier clairement certains éléments d’information.

Zones de saisie

Zones de saisie


Avantages

Normalise la présentation Encadre la rédaction Clairement identifiés, les éléments d’information contenus dans

les zones de saisie deviennent facilement réutilisables. Au final, gain de productivité


Obstacles

Il existe un nombre important de types de documents. Il est impossible de faire un modèle pour chacun des

types de document.


Astuces

Les documents ne sont pas tous égaux1. Identifier les types de documents2. Évaluer leur(s) valeur(s) (administrative, légale et historique)3. Prioriser les interventions

Certaines organisations utilisent déjà des modèles pour les types de documents importants et récurrents (ordre du jour, procès-verbal, résolution, etc.)

Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation

SolutionsUtilisation de métadonnées

Principes

Métadonnées : Des données sur des données.

Décrire les ressources informationnelles (documents, dossiers, etc.) d’une organisation afin d’en faciliter la gestion.

Solutions Utilisation de métadonnées

Avantages

Faciliter l'organisation et le repérage des documents. Permettre une évaluation rapide de la pertinence du contenu d’un

document. Faciliter la gestion des droits d’accès, d’utilisation, de copie. Certifier l’autorité intellectuelle du contenu (auteur, date de

création, organisme responsable, date de mise à jour). Conserver le contexte de création de la ressource (provenance,

activité ayant générée la ressource). Donner des informations essentielles à la conservation (format,

support, logiciel nécessaire).

1.

2.


Obstacles La plupart des documents

sont créés à l’aide de Microsoft Office

L’interface de saisie de métadonnées de Microsoft Office est rudimentaire.

Astuce Offrir à l’utilisateur une

interface plus conviviale permettant de faciliter la saisie.


Obstacles

Laissés à eux-mêmes, les utilisateurs feront des erreurs dans la saisie des métadonnées.

Ces erreurs affecteront la qualité des métadonnées.

Des métadonnées dont la qualité ne peut pas être assurée ont peu d’intérêt pour l’organisation.


Astuces

Utilisation d’un registre de métadonnées

Qu’est-ce que registre de métadonnées ? http://fr.wikipedia.org/wiki/Registre_de_m%C3%A9tadonn%C3%A9es http://dcmi.kc.tsukuba.ac.jp/dcregistry/navigateServlet

Concept de « metadata driven application »


Astuces

Documentation intégrée

Validation

Vocabulairecontrôlé

Utilisation de profils de

métadonnées


Obstacles

La saisie de métadonnées est un effort supplémentaire.

Peu d’employés voudront y consacrer le temps nécessaire.


Astuce Extractionautomatique de métadonnées

SolutionsProcessus d’enregistrement institutionnel

Principes

Mettre au point un « […] processus par lequel la responsabilité de la gestion d’un document est prise en charge par l’institution ». (source: GRDS)

Le document est enregistré le plus tôt possible dans un système de gestion intégrée des documents (GID) répondant aux exigences de l’enregistrement institutionnel.

Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel

Avantages Les exemplaires principaux des documents numériques

ne demeurent plus dans l’anonymat (disques durs des employés, serveurs de fichiers plus ou moins bien organisés, etc.)

Les documents numériques sont pris en charge par l’institution dès leur création (attribution d’un identifiant unique, utilisation de métadonnées, classification, attribution d’une règle de conservation, etc.)


Obstacles

Il s’agit d’une procédure supplémentaire.

Comment convaincre les employés de procéder à l’enregistrement institutionnel de « leurs » documents ?


Astuce

À partir de l’outil de production, permettre le dépôt du document

dans le système de GID

Une fois déposé dansle système de GID

Recherche Partage et diffusion Gestion des versions Réservation pour modification Annotation


Obstacles

Comment savoir si le document a été déposé dans le système de GID ?

Comment savoir si un document a été enregistré institutionnellement ?


AstucesDonner l’état

institutionnel du document

Donner l’emplacement du document dans le système de GID

N’a jamais été déposédans le système de GID

A été déposé dans le système de GID

A été enregistréinstitutionnellement

Patrick Beaulieu

Mise à jour

Agir en amontLe cas de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield

Archiveshistoriques


Archivescourantes


T-1création

de documents


T1fin d’usage

courant


ou interne

Agir avant même la création

Documentsavant création


Utilisation de modèles

Utilisation de métadonnées

Intégration des outils de

production au système de GID

Enregistrement institutionnel


conservation

Classification

Démonstration

BOUGI – Un complément d’aide à la gestion documentaire pour MS Office

Docuthèque – Un système de gestion intégré des documents (GID)

Questions et commentaires

Références

BANQ. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/crggid/

CREPUQ. La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique http://www.crepuq.qc.ca/documents/arch/Rapport-GGDN.htm

Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation, Presse de l’Université du Québec, 2000, 432 p.

Gartner Group http://www.gartner.com/