Équipe Xlab DR 19 1114 Décembre 2006

XLAB V.6

IMPACT DE BFC

SUR XLAB

214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

LES DEPENSES

314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Dépenses : les nouveautés

Commandes :• Commandes non-prévisionnelles• Commandes prévisionnelles• Commandes PCD

Service fait

Factures

Fournisseurs

Gestion des marchés

414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Commandes

La commande d’achat est saisie, modifiée et supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes

Toutes les commandes incomplètes sont automatiquement rejetées de BFC, sauf les commandes dont le fournisseur est inconnu dans BFC

Transfert vers BFC des lignes de détail des commandes

Création des UF et des OT avant la saisie des commandes

La nature de dépense n’est pas modifiable dès qu’il y a un service fait ou une facture

Deux types de commandes :• non-prévisionnelle (standard)• prévisionnelle

514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Commandes non-prévisionnelles

Deux types de commandes :

• non-prévisionnelle (standard)• prévisionnelle (ce sont des commandes classiques : la saisie du service fait est

obligatoire)

Saisie et transfert du détail des lignes de commande

La modification du prix unitaire ou du pourcentage de remise ne peut s’effectuer sur la commande s’il existe une facture

Transfert des UF et des OT vers BFC (suivi nom disparaît)

614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Modification d’une commande

La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service Fait » ou une Facture

714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Commandes prévisionnelles

Ce type de commande ne donne pas lieu à la valorisation du service fait.

Celui-ci s’effectue au moment du contrôle facture

• Exemple : factures de fluides, nouveaux moyens de paiement monétique

Pour une commande prévisionnelle : cocher la case

814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Commandes prévisionnelles

L’indicateur prévisionnel est modifiable pour les commandes au statut

« enregistrée »

914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Nouveau moyen monétique

La carte achat : dans la zone « ligne détail » de la commande, une case est prévue à cet effet.

Actuellement numéro de carte à renseigner mais sans contrôle outil.

1014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Pas de contrôle sur les n° carte achat (cohérence, doublons) N° Carte Achat

1114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Indicateur Prévisionnel

Une commande comportant un N° Carte d’achat est obligatoirement une commande prévisionnelle.

1214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Commandes PCD

Le flux de création, modification et suppression des commandes PCD (commandes de personnel) d’Xlab vers BFC n’existe plus

Toutes les informations viennent de BFC

1314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

commande PCD

On ne doit pas saisir une commande CNRS de nature mission ou vacation.

1414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Service fait

Le module « livraison » est renommé en « service fait »

Le lien entre la commande et le service fait s’effectue avec le numéro de ligne

Contrôle sur les quantités réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée

Le service fait est saisi, modifié et supprimé uniquement dans XLab. BFC peut uniquement le rejeter.

1514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

1614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Factures

La facture peut-être saisie et modifiée (les mêmes modifications qu’aujourd’hui) dans Xlab ou dans BFC (arrivée des factures en DR)

La saisie facture n’est pas possible pour les commandes « non-prévisionnelles » tant que le service fait n’a pas été saisi (saisi ligne à ligne)

Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes « non-prévisionnelles » (transfert des lignes)

Le lien entre la commande, le service fait et la facture s’effectue par le numéro de ligne

1714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

FactureChoisir une commande

1814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Fournisseurs

Le lien entre Xlab et BFC devient le « N°BFC »

L’identifiant est le n° SIRET (14 caractères) pour les fournisseurs français

La mise à jour du N° BFC dans Xlab s’effectuera automatiquement lors du premier retour de chaque commande

1914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Sélectionner une commande non prévisionnelle

Identifiant BFC

Identifiant Fournisseur

2014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Marchés

Le référentiel des marchés CNRS est dans BFC (plus de saisie et de modification de ces marchés dans XLAB)

Modification de la numérotation des marchés (11 caractères)

Nouvelle information : type de marché et type de procédure

2114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Les missions

2214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Missions : les nouveautés

Seuls les frais remboursables à l’agent sont saisis dans ce module :

• Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande d’achat en fonctionnement

Il est impossible de désolder une commande mission soldée

Possibilité de créer des OM permanent, OM collectif, mission stage

Les missions « Invitation chercheur Etranger » renommées en « Etranger à l’administration »

Disparition des type de mission : Décision Forfaitaire, Cas Particulier, Frais de matériel

2314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le module Mission

Seuls les frais remboursables à l’agent sont saisis dans ce module :

Les frais de séjour : possibilité de modifier le montant de la ligne détail séjour si la valeur est nulle (FF ou EF) , sinon utiliser obligatoirement la zone retenue séjour

Les frais de transport : le montant de la ligne avec BT doit être = zéro. Si les frais sont remboursables à l’agent renseigner le montant

Les frais d’inscription à des congrès ou colloques : la saisie du montant n’est possible que si « payable à l’agent » est coché dans le masque « détail des autres frais d’une mission »

2414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Modification du montant séjour si valeur ligne = 0 sinon sinon utiliser la zone retenue

2514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

2614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

La saisie du montant n’est possible que si « Payables agent » est coché.

2714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le module Mission

Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande d’achat en fonctionnement :

Il s’agit des frais de transport, frais d’inscription aux congrès et colloques

IL est possible de consolider la totalité des frais d’une mission en renseignant la  zone « souche » de toutes les commandes avec un n° commun (le n° de la mission par ex)

Visualisation de cette consolidation par l’édition d’un état requête

2814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le module Mission

Le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes les commandes concernant les frais remboursables à l’agent

Exemple : 1 mission engagée avec 2 commandes créée sur 2 origines de crédit différentes

Une commande mission soldée ne peut être désoldée

Plusieurs commandes liées à une même mission doivent avoir des codes de gestion 1 et 2 différents

2914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le module Mission

Créer des OM permanents : une case à cocher

L’ ordre de mission permanent ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais

Le montant du séjour calculé automatiquement devra être modifié pour un engagement au plus juste du montant des frais

Après transmission, ce montant ne pourra plus être modifié : seule possibilité solder la mission

Si plusieurs destinations dans le cadre de cette mission : indiquer les détails séjours sur une seule et même ligne

La mention «OM permanent » est rajoutée sur l’OM à imprimer

3014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Cocher OM Permanent.

3114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

La notion d’OM Permanent a été ajoutée sur l’OM.

3214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le module Mission

Créer des OM collectifs : une case à cocher

L’ ordre de mission collectif ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais

Aucun frais n’est à rembourser à l’agent

Utilisation obligatoire de l’agent « OM Collectif » existant dans toutes les bases Xlab

Indiquer le nom de tous les agents concernés par cet OM

Pour les missions France et Etranger avec frais tous les montants sont à zéro

Les données « forfait », « motif forfait », « avance » et « montant avance » sont inaccessibles

3314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Les frais de séjours sont nuls.

Les frais de transports sont forcément à zéro.(Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT)

Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles.

Les autres frais sont forcément à zéro.

3414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le module Mission

Créer des OM Stage : une case à cocher

L’ ordre de mission stage ne concerne que les missions France avec frais et France sans frais

Ce type de mission est à utiliser pour des stages de formation « premier emploi » : les indemnités sont spécifiques (art. 15 du décret du 28 mai 1990 modifié)

3514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Agents missionnaires

BFC est alimenté des agents provenant de SIRHUS et des agents saisis dans Xlab

BFC devient la référence pour les agents « fonctionnaires CNRS » et « autres CNRS »

Xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires

La date de naissance devient obligatoire pour tous les agents

Dés que l’agent est connu de BFC son identifiant BFC  (matricule)  est mis à jour dans Xlab

Si un agent CNRS est créé dans Xlab mais n’est pas encore connu dans BFC toute mission le concernant restera en attente d’intégration BFC

3614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Identifiant BFC

3714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Les Missions

La gestion des avances est faite par BFC : elle correspond à 75% des indemnités journalières ou du forfait de la mission

Le type de mission « invitation chercheur étranger » est renommé en « Etranger à l’administration »

Dans le masque « détail des autres frais d’une mission » : cocher la case « surplus accordé sur la base des 5/3 » pour les personnes étrangères à l’administration française qui peuvent en bénéficier

L’état de frais Xlab a été actualisé

3814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Le surplus est calculé automatiquement à hauteur de 2/3 de la somme des séjours sans tenir compte de la retenue. Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal au montant proposé.

3914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Évolution des retours

Les boîtes aux lettres : Notification Commande Service Fait : rejet Facture Mission : rejet

Les intégrations automatiques : Date et n° de prise en charge des factures Marché Fournisseurs Agents Constantes

4014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Récapitulatif transfert : XLAB vers BFC

Lignes détails commandes Lignes services faits Lignes factures Les UF/OT Les missions Les agents hors CNRS….

4114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

Récapitulatif transfert BFC vers XLAB

Rejet commande (automatique ou action du SF : pour fournisseur) Rejet service fait (à la demande du labo) Création Facture (dans le cas d’arrivée de factures en DR) Rejet facture Rejet Mission Constantes : taux de chancellerie etc… (intégration auto) Notification Marché (intégration auto) Agent ( n° matricule :intégration auto ) Fournisseur (n° BFC : intégration auto)

4214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19

FIN

Bonne soirée !Bonne soirée !