Espace Numérique Régional de Santé Formation sur la ...Vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos mails, et déplacer les mails en question d’un dossier à l'autre, par

Espace Numérique Régional de Santé

Formation sur la messagerie sécurisée

1 Version 1.2 - Auteur : Nathalie MEDA

• Introduction

– Qu’est ce qu’une messagerie sécurisée ?

– Pourquoi utiliser une messagerie sécurisée ?

– Les objectifs

– Comment ça fonctionne ?

– Schéma

– Accès à la messagerie sécurisée

– Avantage du webmail ENRS

Sommaire


Sommaire

• Usage du webmail ENRS – Obtenir un compte

– Se connecter

– Réception des messages

– Ecrire un nouveau message

– Le carnet d’adresses

– Les pièces jointes

– L’accusé réception

– Le correcteur orthographique

– La signature

– Classification de vos mails

– Signer et Chiffrer

– L’entête HPRIM


Sommaire

• Le calendrier

– Créer un calendrier

– Création d’un rendez-vous

– Partager votre calendrier

Version 1.2 - Auteur : Nathalie MEDA 4

Introduction

• Qu’est ce qu’une messagerie sécurisée?

– Une messagerie sécurisée est une messagerie

classique du marché à laquelle des fonctions de

sécurité ont été ajoutées

• Pourquoi utiliser une messagerie sécurisée ?

– Pour assurer le respect de la vie privée des patients

dans le cadre d’un échange d’informations, tel qu’il est

exprimé dans l’article L1110-4 du code de la santé

publique


Introduction

• Les objectifs : – Garantir l'identité et la qualité du signataire grâce à

l’authentification

– Garantir l'intégrité du message grâce à la signature de l'expéditeur ; cela consiste à déterminer si les données n'ont pas été altérées durant la communication (de manière fortuite ou intentionnelle).

– Garantir la confidentialité du message grâce au chiffrement ; c’est l'opération qui consiste à coder un message de façon à le rendre secret, il se fait généralement à l'aide d'une clef de chiffrement, le déchiffrement nécessite quant à lui une clef de déchiffrement.


Introduction

• Comment ça fonctionne ? Objectif : Alice souhaite envoyer des données chiffrées à Bob

– Alice et bob possèdent chacun une paire de clés : Une clé publique qu’ils

diffusent librement et une clé privée qu’ils conservent

– Alice chiffre son message avec la clé publique de Bob et lui envoie.

– Bob reçoit le message chiffré d’Alice et le déchiffre avec sa propre clé privée.

Pour résumer : si l'on chiffre un message en utilisant la clé publique d’un destinataire,

alors ce dernier peut déchiffrer le message en utilisant sa clé privée.


Introduction

• Schéma


Alice Bob

Mail signé avec la clé publique d’Alice

Déchiffre le mail avec la

clé privée de A

1

2

Alice possède

- Une clé publique

- Une clé privée

Mail signé avec la clé publique de Bob

et chiffré avec la clé publique d’Alice

Bob possède

- Une clé publique

- Une clé privée

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Introduction

• Accès à la messagerie sécurisée – Vous pouvez consulter votre messagerie sécurisée :

• depuis le site de l’ENRS www.e-santepaca.fr ou www.enrspaca.fr (Accès via carte CPS ou par identifiant / mot de passe)

• ou en synchronisant un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, Safari, …) à la messagerie e-Santé PACA.

• Avantages du Webmail ENRS PACA – Votre messagerie est accessible à partir de tout poste qui possède un

navigateur et qui est connecté à internet

– Tous les messages que vous conservez sont stockés sur le serveur de messagerie, votre poste client ne récupère pas de messages

– Votre messagerie est sauvegardée toutes les nuits

– Le logiciel vous assure toutes les fonctionnalités liées à la messagerie : lire, répondre, poster, détruire, trier les messages dans des dossiers


http://www.e-santepaca.fr/



http://www.enrspaca.fr/

ENRS PACA

Détenteur de la carte CPx

Demande individuelle Demande groupée

Connexion sur site ENRS

Insertion de la carte CPx dans

le lecteur

Taper votre code PIN

Le compte est crée

Envoie du mot de passe par

mail

Création du compte après

validation par le GCS

Remplir la demande

d’inscription sur le site ENRS

Pas de carte CPx

Le compte est crée

Détenteur ou non d’une carte CPx

Faire une demande au GCS qui

vous enverra un fichier type

Remplir le fichier avec les infos

concernant les comptes à créer

Envoie du mot de passe par mail à

chaque personne

ou

Les comptes sont crées

ou

• Obtenir un compte


Usage du webmail ENRS

Ouvrir votre navigateur internet et indiquer l’adresse du portail de l’ENRS https://www.e-santepaca.fr

Indiquer votre identifiant et votre mot de passe ou Insérer votre carte CPS et indiquez votre code

Cliquer sur l’onglet Espace Numérique puis sur Messagerie Sécurisée

11 Auteur : Nathalie MEDA - Version : 1.1.0

https://www.e-santepaca.fr/portail/




A la première connexion vous devez obtenir votre certificat :

Un certificat électronique est une carte d'identité numérique dont l'objet est d'identifier une entité physique ou non-physique



Patientez quelques minutes



• Réception de messages


Pour réceptionner les

nouveaux mails

Cliquez sur le bouton

actualiser

Les messages sécurisés

Les messages non sécurisés


• Ecrire un nouveau message


Le message est rédigé dans

un nouvel onglet

Ajout des destinataires

Envoi avec Accusé de lecture

Corps du message


• Carnet d’adresses Il existe deux types de carnet d’adresses :

– Vos carnets d’adresses personnels, qui contiennent les contacts que vous conservez. Les carnets d’adresses par défaut sont le carnet d’adresses des contacts et celui des personnes contactées par mail

– Le GAL (Liste d’adresses globale), annuaire régional

Ajouter un contact : – Le carnet d’adresses Personnes contactées par mail se remplit automatiquement

chaque fois que vous envoyez un mail à une adresse qui ne fait pas partie de vos autres carnets d’adresses. Les adresses ainsi collectées sont personnelles et consultables que par le détenteur du compte

– Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts depuis la barre d’outils en cliquant sur le bouton nouveau

– ou en cliquant avec le bouton droit sur un nom dans l’en-tête du message et en choisissant Contacts.


• Utiliser le carnet d’adresses



1. Dans l’onglet rédiger, cliquer sur Nouveau

2. Cliquez sur À :

2

3. Pour effectuer une recherche, choisissez Contacts ou Liste GAL.

4. Saisissez un nom ou une partie du nom dans le champ puis

cliquez sur Rechercher.

4 3


• Joindre des fichiers à votre mail Les mails peuvent inclure des pièces jointes. Vous pouvez joindre des documents, des feuilles

de calcul, des photos, des diaporamas et d’autres types de fichiers.

Cliquez sur , la fenêtre Joindre un ou plusieurs fichiers s’affiche

Remarque : La taille maximale des pièces jointes pour un mail sécurisé est de 7 Mo et pour un mail non sécurisé de 14 Mo.



• L’accusé de lecture


Pour envoyer un

accusé de lecture

1

2

3

Pour recevoir un

accusé de lecture


• Le correcteur orthographique Dans préférence, création de mail vous pouvez cocher l’option

« vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de mail ».



• La signature


Dans préférence,

signatures on peut

créer une ou

plusieurs signatures

Lors de la rédaction

du mail, on peut

choisir d’inclure ou

non une signature


• Classification de vos mails Dossiers. Vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos mails, et déplacer les

mails en question d’un dossier à l'autre, par exemple en retirant un mail du dossier "À

faire" et en le dirigeant vers le dossier "Terminé".


Indiquer le nom du dossier puis sélectionner

l’emplacement du nouveau dossier


• Classification de vos mails Conversations. Dans Affichage, vous pouvez regrouper les mails par conversation.

Cette fonction prédéfinie regroupe automatiquement tous les mails envoyés et reçus

avec le même objet dans un seule conversation


Cliquer sur le triangle pour voir le détail de la conversation


• Classification de vos mails Filtres : Affichez l'onglet Préférences, puis Filtres. Vous pouvez créer des règles pour classer vos mails

entrants selon les éléments de la ligne d'objet, l'expéditeur, le destinataire, et d'autres caractéristiques.


1. Choisir sur quel élément on souhaite filtrer 2. Choisir le critère du filtre

3. Choisir l’action à exécuter

Permet d’appliquer le filtre aux emails

déjà reçus


• Classification de vos mails


Tags. Vous pouvez utiliser les tags (labels) comme des vignettes sur des mails, puis

utiliser la fonction de recherche pour afficher tous les mails avec un tag (label) spécifique.

Remarque : Votre messagerie peut contenir jusqu’à 300 Mo. Attention aux pièces jointes,

dans la mesure du possible enregistrer la PJ sur votre PC ou sur le serveur de fichier et

supprimer le message.


• Signer et chiffrer un mail

4 options possible :

- Aucun chiffrement

- Chiffrer le message

- Signer le message

- Signer / chiffrer le message

Par défaut le message est envoyé signé et chiffré

Signer le message permet de prouver l'identité du signataire (authentification)

et de vérifier que le message n'a pas été modifié après avoir été signé

(intégrité).

Chiffrer le message permet de rendre ce message confidentiel, donc illisible

par toute personne autre que son destinataire



Les causes possibles sont :

- l’adresse de messagerie saisie du destinataire n’existe pas,

- l’adresse de messagerie n’est pas une adresse de messagerie sécurisée,

- la clé publique de cryptage du destinataire n’a pas été trouvée dans le ou les annuaires de référence.

Pour corriger le problème :

- vérifier l’adresse de messagerie auprès de votre correspondant,

- s’assurer qu’il s’agit d’une adresse de messagerie sécurisée,

- si les points 1) et 2) sont vérifiés, demander au correspondant de vous envoyer un message sécurisé à votre adresse de messagerie,

- si ces trois points ont été vérifiés et que le problème persiste, prendre contact avec l’administrateur de votre messagerie.

Si vous souhaitez tout de même envoyer ce message, il est nécessaire de modifier les options et choisir «Aucun chiffrement » ou « Signer » pour uniquement signer le message.

Le message d'erreur suivant peut apparaître



• Envoyer un message HPRIM

Tout mail peut être transformé

en mail HPRIM en cliquant sur

le bouton suivant


H.PR.I.M (Harmoniser et PRomouvoir

l'Informatique Médicale) est une norme

de transmission des examens de biologie.

Initialement développée pour les

laboratoires d'analyses médicales pour

communiquer entre eux, cette norme a été

ensuite utilisée pour transmettre les

résultats aux médecins prescripteurs

http://fr.wikipedia.org/wiki/Biologie

http://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9decin

• Créer un calendrier : vous pouvez créer des nouveaux calendriers pour

effectuer un suivi des différents types de fonctions. Par exemple, vous pouvez

créer un calendrier pour le travail, un calendrier personnel, un calendrier de

ressource, …

Le calendrier


Le calendrier

• Création d’un rendez-vous Saisissez directement les rendez-vous dans le calendrier ; double-cliquez sur la date et

l’heure de début prévue.

Cliquez sur Plus de détails si vous

souhaitez ajouter des participants,

bloquer la journée entière et/ou ajouter

une description


Le calendrier

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Le calendrier

• Le sujet devient la description dans le calendrier. Ce champ est obligatoire.

• Endroit - Pour remplir ce champ, vous pouvez saisir un lieu manuellement ou cliquer sur

l’onglet « Rechercher emplacements » et le sélectionner dans une liste préalablement

remplie par l’administrateur de messagerie (ex : liste des salles de réunion)

• Afficher comme détermine si ce rendez-vous apparaît comme libre ou occupé sur la page

des Participants au programme.

• Marquer comme vous permet de signaler le message comme étant privé, public ou

confidentiel.

• Calendrier vous permet de rattacher un rendez-vous à un calendrier. Par défaut il propose

« calendrier » celui crée par défaut

• Dans la section Horaire , configurez la date et l'heure de la réunion. Entrez la date de début

ou cliquez sur la flèche Bas pour afficher un calendrier et sélectionner une date.

Sélectionnez la date de fin.

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Le calendrier

• Dans le champ Participants, saisissez les adresses mail, en les séparant par un point-

virgule (;). Lorsque vous commencez à saisir les noms, la fonction de saisie automatique

affiche les noms correspondants dans votre liste de contacts.

Pour vérifier les disponibilités (libre/occupé) des participants, activez l’onglet Programme

des participants. Lorsque vous saisissez les noms et adresses mail des participants – et

que les programmes des participants sont connus – leurs disponibilités s’affichent dans les

barres horizontales à côté des noms. Retournez à l’onglet Rendez-vous lorsque la liste des

participants est terminée.

• Utilisez le champ Texte pour ajouter des informations supplémentaires à inclure dans le

mail. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Ajouter pièces jointes dans la barre

d’outils.

• Cliquez sur Enregistrer. Une invitation est envoyée par mail à tous les participants et le

rendez-vous s’affiche sur leurs calendriers.

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Le calendrier

• Partager votre calendrier avec d’autres personnes :


Le calendrier

Vous pouvez partager votre calendrier avec les utilisateurs ou groupes internes. Vous choisissez le type de privilèges à accorder :

- Visionneur ® Le bénéficiaire peut consulter les activités inscrites sur votre calendrier ainsi que l’état des demandes de réunion, mais il ne peut pas apporter de modifications à votre calendrier.

- Gestionnaire ® Le bénéficiaire a toute liberté de créer des réunions, accepter ou refuser des invitations, ou modifier et supprimer des activités de votre calendrier.

- Aucune ® c’est une option pour désactiver temporairement l’accès au calendrier partagé du cédant sans retirer les privilèges de partage. Le bénéficiaire dispose toujours du calendrier sur sa liste du Calendrier mais ne peut plus afficher ou gérer les activités sur le calendrier partagé du cédant.

Vous pouvez partager votre calendrier avec les invités externes. Vous créez un mot de passe pour accéder au calendrier partagé. Les invités doivent saisir ce mot de passe pour pouvoir consulter le calendrier. Ils ne sont pas autorisés à apporter des modifications au calendrier.

Vous pouvez partager votre calendrier avec le Public. Tout utilisateur ayant connaissance de l’URL menant au calendrier partagé peut le consulter. Ils ne sont pas autorisés à apporter des modifications au calendrier.



Merci de votre attention

Pour toute demande d’information complémentaire :

Nathalie MEDA

[email protected]

Tél. : 04 94 57 09 00

mailto: [email protected]




Documents

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