Et nouvelles fonctionnalités Liées aux documents Réunion des utilisateurs d'ATALANTE - 03/12/2010 Groupes de travail, Autorisations et Répertoires de

Et nouvelles fonctionnalitésLiées aux documents

Réunion des utilisateurs d'ATALANTE - 03/12/2010

Groupes de travail , Autorisations et Répertoires de stockage

Types de documents filtrés par champ pmsi Archivage avec filtre par utilisateur Formulaires

Gestion centraliséedes documents

Groupes de travail et répertoires de stockage des documents

Accédez à l’écran de création des groupes de travail par la « gestion des thésaurus », puis l’onglet « divers »

Seul le service dim peut modifier la composition des groupes de travail. Le but de cet écran étant de lister les types de documents utilisés par les groupes de travail afin de leur affecter un répertoire.

• Création des Groupes de travail


Le second volet permet de spécifier les Services et UF autorisées pour le groupe de travail.

Il existe 3 options :

1) RELIE: Lier le groupe de travail à un service. Dans ce cas le service change en même temps que le groupe de travail. Les autorisations correspondent alors à celles du service.

2) INDEPENDANT: Ne pas préciser le service et indiquer une liste d’UF. Dans ce cas les UF du groupe de travail remplacent celles du service.

3) MIXTE: Indiquer un service + des UF. Dans ce cas il n’y aura autorisation d’accès qu’aux UF figurant à la fois dans le service et le groupe de travail. Dans ce mode le groupe de travail est un sous-ensemble du service.

• Gestion des autorisations pour les services et UF


Le troisième volet permet de créer la liste des chemins vers les répertoires de stockage.

Attention: Le fait de changer le chemin d’accès d’un répertoire ne déplace pas physiquement les fichiers. Il faut ensuite déplacer manuellement les fichiers vers le nouvel emplacement pour rétablir l’accès. C’est pour cette raison que seul le Dim est habilité à effectuer des modifications sur les chemins, car il a la charge de vérifier la cohérence avec l’implantation physique des fichiers. L’assistance d’un informaticien est recommandée.

• Création des répertoires


Les avantages

1. Maintenance simplifiée par une gestion centralisée des répertoires. Il n’est plus nécessaire de parcourir tous les postes pour rectifier les fichiers de configuration « atalante.ini »

2. Maitrise de l’emplacement des documents. Plus de fichiers « Atalante.ini » incorrect, ni de questionnement « où est mon document ? ».

3. La consultation des documents non archivés par le DIM est facilitée. Plus besoin de plusieurs raccourcis vers Atalante pour consulter les documents des services. Le chemin d’accès est mémorisé par Atalante dès l’enregistrement du document, ce qui permet au DIM d’accéder aux documents non archivés immédiatement sans se préoccuper de l’endroit où il a été créé.

4. Incitation au stockage sur serveur des documents via le réseau. Généralement seul les serveurs sont sauvegardés, les documents présents sur le poste ne le sont pas.

5. Possibilité pour les secrétariats de basculer facilement d’un groupes de travail à un autre. Pour les secrétaires « volantes » ou amenés à apporter un renfort ponctuel à un autre groupe de travail.


Les inconvénients

1. Travail préparatoire important lors de la mise en place.

2. Système plus complexe que le simple fichier atalante.ini

3. Obligation de communication avec le DIM lors de la création de nouveaux types de documents par les services car ils peuvent nécessiter la création de nouveaux emplacements de stockage sur le serveur.


• Affectation des groupes de travail aux utilisateurs

a) À l’unité

Accédez à l’écran de création des groupes de travail par la « Gestion des Utilisateurs et UF », sélectionnez l’utilisateur, puis l’onglet « F6-groupes de travail »

L’écran se divise en 2 parties. La partie haute de l’écran permet d’affecter / retirer

des groupes à l’utilisateur et de définir le groupe principal.

La partie basse est en lecture seule et se contente de rappeler la liste des types de documents rattachés lorsque l’on clique sur un groupe.


Pour affecter des groupes à l’utilisateur utilisez le bouton « + Ajouter groupe » pour faire apparaitre une ligne avec le menu déroulant symbolisé par la flèche vers le bas, puis choisissez un groupe disponible dans la liste.

Un clic avec le bouton de droite de la souris fait apparaitre le menu contextuel intitulé « Définir comme groupe principal ». Ceci permet d’indiquer le groupe de travail le plus souvent utilisé par l’utilisateur afin de le proposer par défaut au lancement d’Atalante.

A l’inverse, le bouton « - Supprimer groupe » retire le groupe sélectionné de la liste des groupes de l’utilisateur.

Il doit forcément exister un groupe principal . Dans le cas contraire le premier groupe de la liste devient automatiquement le groupe principal.


• Affectation des groupes de travail aux utilisateurs

b) Par lots

Dans ce qui a été vu précédemment, la saisie « à l’unité » est adaptée pour la saisie et correction des groupes de travail d’un utilisateur particulier. Elle permet de modifier l’affectation des groupes d’un utilisateur unique.

Mais lors de la mise en place, on souhaitera pouvoir faire l’inverse et affecter de nombreux utilisateurs à un groupe. Cela est possible via le menu « organisation UF » puis « Groupes Utilisateurs ».

On accède alors à un écran permettant d’appeler un groupe de travail et de lui assigner facilement des utilisateurs.


• Connexion, affichage, et changement de groupe de travail Lorsque l’utilisateur se connecte, Atalante lui

propose automatiquement son groupe de travail par défaut dans la fenêtre de saisie du mot de passe.

Il est également possible de changer de groupe de travail dès la connexion via le menu déroulant.

Le groupe de travail courant est ensuite affiché en haut de l’écran actif dans la bordure, juste à coté de l’identifiant de l’utilisateur et du service.

Ainsi il est possible d’avoir plusieurs Atalante ouverts dans des groupes de travail différents sans les confondre.

Le changement de groupe de travail peut se faire à tout moment au menu principal via le menu « Options » puis « Changer de groupe de travail »

Le changement est pris en compte immédiatement sans relancer le logiciel.


• Répertoires par défaut Depuis la « gestion des utilisateurs et UF » il est possible d’indiquer des répertoires par défaut pour les

types de documents non prévus dans les groupes de travail. 2 méthodes sont disponibles via les onglets F1-Utilisateurs/Profils et F5-Modèles

a) Par utilisateur b) Par type de document


Atalante.ini

Répertoire utilisateur

Répertoire Modèle utilisateur

Répertoire Groupe de travail

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

• Règles de priorité des chemins d’accès aux dossiers

Document

Le niveau le plus élevé est prioritaire


Types de documents filtrés par champs pmsi• Gestion par l’utilisateur Lorsqu’une secrétaire travaille dans plusieurs groupes de travail, elle peut avoir accès à des champs

pmsi différents comme le MCO, le SSR, la PSY, etc … Or elle obtient toujours la liste complète des documents même s’ils ne sont pas nécessaires. Ainsi en

MCO elle verra les types de documents de PSY qui ne lui sont d’aucune utilité.

Pour activer le filtre par champ pmsi.Il suffit de se rendre dans la « gestion des documents » puis dans le volet « paramètrage utilisateur » afin de faire défiler le tableau vers la droite.


En déplaçant le curseur du tableau vers la droite l’on accède à la liste des champs pmsi et l’on peut cocher ou décocher les cases correspondantes afin de ne plus afficher tel modèle dans tel champ.

Voici le résultat en mco de la liste précédente lorsque les 3 types de documents de psy ont été exclus du mco.

Avec le clic droit de la souris, un menu contextuel permet d’effectuer des opérations groupées, comme cocher/décocher toutes les coches d’un champ pmsi (vertical) ou cocher/décocher tous les champs pour un type de document (horizontal)


• Gestion par le dim Par le biais de la « gestion des utilisateurs et UF » le dim peut aider l’utilisateur en effectuant

l’opération à sa place. (ou rattraper une erreur si l’utilisateur ne maitrise pas l’outil) Pour cela il faut sélectionner l’utilisateur et choisir le volet « F5-modèles ». On accède alors aux

modèles de l’utilisateur avec les mêmes fonctionnalités


Archivage avec filtre par utilisateur• Archivage sélectif Par défaut le module d’archivage propose les documents archivables de tous les utilisateurs. Or, lors du

travail en groupe plusieurs secrétaires ont accès aux mêmes répertoires documents sur le serveur. C’est pourquoi, afin de faciliter le travail collaboratif il peut être intéressant de pouvoir isoler les actions des utilisateurs.

Pour ce faire, le bouton « Filtre » permet de ne lister que les documents archivables créés par l’utilisateur en cours.


Formulaires• Activation des formulaires par mot de passe Avec Microsoft Office, il est possible de créer des documents de type formulaire contenant des cases à

cocher ou des listes et choix multiples. Un tel document est semblable à un document normal excepté l’insertion de ces champs de saisie

spéciaux. Cependant, pour que le formulaire soit activé et utilisable il faut le verrouiller par mot de passe de sorte que l’utilisateur final ne puisse plus modifier le document mais soit contraint d’interagir uniquement avec les cases prévues du formulaire.

Or le verrouillage empêche le publipostage.

C’est pourquoi Atalante propose de verrouiller le document pour vous, à postériori, après la fusion. Pour cela il suffit d’indiquer un mot de passe dans la zone prévue « mot de passe du formulaire » dans l’écran de personnalisation des document.

Le formulaire que vous préparez doit par conséquent être non verrouillé.


Documents

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