Etablit la demande budgétaire annuelle

Rédige et publie un sujet scientifique

Reçoit et analyse les candidatures

Recrute

Informe le candidat

Candidature acceptée

nonnon

ouioui

Informe le stagiaire en cas de Refus FSD

ARRIVEE DU STAGIAIRE !

arbitre la demande

Saisit les données sous EXCEL

Enregistre et la demande budgétaire

Récupère les éléments de candidature

initialise le dossier stagiaire GEF

Ouvre le dossier après contrôle des pièces

Demande numérisée sous ALFRESCO

Formalise la contractualisation

Transmet la Convention de stage pour signature au stagiaire et l’Ecole.

Vérifie les 3 ex. de la convention reçus signés par l’école

Archivage du dossier

Met à jour les listes SYMPA

Remet à l’arrivée et Récupère au départ les moyens d’accès

Admissibilité

Saisit le dossier GEF après vérification

Créé le badge d’accès

transmet la réponse FSD au Chef EPI et l’AER et Met à jour GEF

Complète et signe la convention de stage et renvoi un exemplaire au stagiaire

instruit la prise en charge du dossier EGIDE ou INRIA

archivage du dossier

Créé le Compte Informatique au plus tard 48 heures avant l’arrivée(N° Identifiant à l’appui)

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ARRET

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FIN DE STAGE

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ANNEXE 1ANNEXE 1N° 1 – le BudgetN° 1 – le BudgetN° 2 – le programme de stageN° 2 – le programme de stageN° 3 – l’accord bilatéral (Echanges mail ou courrier d’acceptation du stage) - N° 3a – la lettre de refus rédigée par le Chef d’EPI – N° 3b la lettre n’autorisant pas le Séjour N° 3 – l’accord bilatéral (Echanges mail ou courrier d’acceptation du stage) - N° 3a – la lettre de refus rédigée par le Chef d’EPI – N° 3b la lettre n’autorisant pas le Séjour N° 4 – la Demande d’autorisation FSDN° 4 – la Demande d’autorisation FSDN° 5 – les formalités contractuelles (la réponse FSD - Modèle de convention INRIA pour signature tripartite)N° 5 – les formalités contractuelles (la réponse FSD - Modèle de convention INRIA pour signature tripartite)N° 6 – la convention de stage (3 exemplaires signés)N° 6 – la convention de stage (3 exemplaires signés)N° 7 – lettre invitation pour obtention Visa – Proposition d’hébergementN° 7 – lettre invitation pour obtention Visa – Proposition d’hébergementN° 8 – les moyens d’accès  : livret d’accueil– N° et clé bureau – N° tél – Badge d’accès au Site + Restauration – Identification Compte Informatique - la Charte Informatique & Guide utilisateur. N° 8 – les moyens d’accès  : livret d’accueil– N° et clé bureau – N° tél – Badge d’accès au Site + Restauration – Identification Compte Informatique - la Charte Informatique & Guide utilisateur. Le stagiaire remet copie du passeport avec visa – signe la notice d’accueil, l’attestation sur l’honneur pour l’Egide, la fiche H&S du livret - remet un RIB.Le stagiaire remet copie du passeport avec visa – signe la notice d’accueil, l’attestation sur l’honneur pour l’Egide, la fiche H&S du livret - remet un RIB.N° 9 – le rapport de stageN° 9 – le rapport de stage

3b

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Mise à jour des bases (GEF, Budget…)

Envoi lettre Invitation pour obtention du visa et Proposition logement

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Logigramme PASELogigramme PASE - Représentation graphique du Processus d’accueil d’un scientifique étranger - de statut stagiaire – non européen. 19 février 2010Représentation graphique du Processus d’accueil d’un scientifique étranger - de statut stagiaire – non européen. 19 février 2010