Etude d’urbanisation du Système d’Information de l ... urbanisme SI Paris Ouest La d… · Web viewLa cartographie globale du Système d’Information a été modélisée sous

Etude d’urbanisation du Système d’Information de l’Université Paris Ouest La

Défense

Projet Informatique Master Miage deuxième année

Sommaire

Sommaire...............................................................................................................2Introduction...........................................................................................................3Présentation du projet...........................................................................................4

Le schéma directeur...........................................................................................4Etude d’urbanisation du Système d’Information................................................4Le périmètre de notre projet..............................................................................5Présentation de notre démarche........................................................................5Difficultés rencontrées.......................................................................................6Personnes rencontrées et problématiques identifiées........................................7

Modélisation du SI actuel....................................................................................10Guide de lecture des cartographies..................................................................10Cartographie globale du Système d’information..............................................11Cartographies des processus............................................................................11Cartographies des UFR et IUT.........................................................................17

Problématiques identifiées..................................................................................22Ambition : cartographier les problématiques et leurs causalités.....................22Moyens : Mind Mapping...................................................................................22Résultats : Carte heuristique des problématiques...........................................23

Recommandations et améliorations futures proposées.......................................29Avertissement...................................................................................................29Utilisation de la carte heuristique des problématiques....................................30Ouverture.........................................................................................................33

Recommandation pour la continuité du projet....................................................34Comprendre la démarche menée.....................................................................34S’approprier les schémas.................................................................................34Valider les schémas..........................................................................................34Elargir le projet au domaine formation............................................................34Effectuer la synthèse globale...........................................................................34

Conclusion...........................................................................................................35Annexes................................................................................................................36

Serveur SVN.....................................................................................................36Guide de lecture des cartographies..................................................................37Guide de lecture de la carte heuristique des problématiques..........................38

Etude d’urbanisation du Système d’Information de l’Université Paris Ouest La Défense

Introduction

Etudiants en Master 2 MIAGE, notre projet de fin d’année est ciblé sur l’urbanisation et la cartographie des systèmes d’informations.

Aujourd’hui, il n’existe pas vraiment de systèmes d’information formalisés au sein de l’université. Des systèmes informatiques ont été construits progressivement par rapport à des besoins locaux. Ces systèmes informatiques répondent à des besoins ponctuels et non des besoins identifiés et stratégiques. Cela pose un problème de cohérence globale même si une cohérence locale est présente.Il n’existe pas de politique globale permettant d’homogénéiser l’architecture des SI tout en s’adaptant aux différences de chaque entité.

Ce rapport s’adresse en particulier A Mr Pradat Peyre, notre enseignant, pour qu’il puisse évaluer notre

projet à Mrs Proslier, Ramdani, Marty. Pilotes stratégiques ayant commandé

l’étude afin de leur fournir une vue d’ensemble des résultats du projet à la future équipe qui poursuivra l’urbanisation afin qu’elle puisse ne pas

repartir de l’existant mais surtout d’une démarche suivie pour mener ce projet.

L’objectif de ce rapport est donc de présenter la cartographie actuelle du Système d’Information de l’université mais aussi d’identifier les problématiques et de proposer des améliorations afin d’homogénéiser et de rendre plus agile le système d’information. Il permettra également la reprise et la continuité du projet par de nouvelles personnes.

Dans une première partie nous présenterons le projet, son origine, ses acteurs ainsi que la démarche suivie. Puis nous présenterons le système d’information, tel que nous avons réussi à le percevoir au travers d’entretiens grâce à la cartographie. Ensuite nous présenterons les problématiques identifiées et leurs conséquences. Enfin nous tenterons d’en tirer quelques recommandations dans l’optique d’homogénéiser le SI.

Kilic Ceyda, Lemaire Louis René, Penot Caroline, Werts Marion Page 3


Présentation du projet

Notre projet intervient dans le cadre de la mise en place d’un schéma directeur pour le système d’information.

Le schéma directeur Le schéma directeur a pour but de donner les orientations stratégiques afin de définir grossièrement l'articulation de la réalisation des principaux objectifs dans le temps. Il permet ainsi de définir des priorités en terme de réalisation des objectifs et de donner une visibilité sur les ambitions de l'organisation.

Le schéma directeur a pour objectif d’assurer la cohérence entre les finalités, les stratégies, les objectifs de l’établissement et sa politique de mobilisation des ressources organisationnelles, technologiques, humaines et financières.In fine, il permettra l’amélioration et la simplification du système d’information, afin de proposer une offre plus optimisée, une utilisation facilitée et une maintenance moins lourde.Concrètement, cela passera par exemple par la mise en place d’un environnement numérique de travail (ENT) global à l’université, intégrant les différents outils existants de manière harmonieuse (accès aux ressources pédagogiques pour les étudiants, accès aux dossiers administratifs du personnel, …).

Le schéma directeur est une réalisation qui peut s’étaler sur plusieurs années. L’objectif est de constituer une étude préalable du terrain.Ainsi, afin de partager un langage commun et de faciliter les échanges, il faut formaliser ce schéma directeur à travers des représentations graphiques du type cartographie.

Etude d’urbanisation du Système d’InformationD’après les analyses menées auprès des différents services de l’université, nous avons pu mettre en place des cartographies métier et applicative. Ces dernières fournissent une vue d’ensemble, et facilite le diagnostic et la communication. Elles illustrent le plus souvent l’organisation de concepts dont l’ensemble forme une « architecture ».

Ainsi le système d’information peut être approché sous 4 angles : L’architecture « métier » constitue le premier niveau de modélisation du

système d’information. Elle constitue un référentiel de fonctionnement avec un vocabulaire commun et clarifie les modes de fonctionnement.

L’architecture « fonctionnelle » est le deuxième niveau de modélisation du système d’information. Elle décrit les informations et des fonctions de traitement utiles à la réalisation des processus des différents services. Elle peut être faite en plusieurs niveaux (macro et détaillée).

L’architecture « applicative », troisième niveau de modélisation du système décrit la répartition des informations et des fonctions de traitement de ces informations sur des solutions et composants techniques (logiciels, bases de données).



L’architecture « technique », dernier niveau de modélisation du système, représente l’infrastructure informatique pour faire fonctionner les applications (machine, serveurs, réseaux).

L’architecture « technique » (infrastructures, réseaux) ne rentre pas dans le cadre de notre mission.



Le périmètre de notre projetL’université est composée du cœur de métier et des domaines supports :

Les cœurs de métiers sont l’enseignement et la recherche. Les autres domaines viennent les compléter.

Les délais consacrés à notre projet ne nous permettaient pas de traiter la globalité du périmètre de l’université. Nous nous sommes donc concentrés sur le domaine « formation » qui est l’un des piliers de l’université. De plus, il nous était plus aisé de traiter ce domaine que nous connaissions particulièrement en tant qu’étudiants.

L’enseignement regroupe des missions spécifiques comme la gestion de l’inscription et des étudiants, leur suivi, la gestion des notes, de l’emploi du temps, l’offre de formation, la gestion des sessions, des diplômes. La politique de l’université et du ministère de l’enseignement jouent également un rôle important dans ce domaine d’un point de vue stratégique (comme par exemple les réformes LMD, LMD2).

Présentation de notre démarche

Pour mieux appréhender le contexte de l’université, nous avons rencontré les services intervenant dans le domaine formation. Cela nous a permis de détecter les interactions entre différents services et les divergences existantes au sein des composantes.



Nous avons aussi rencontré des acteurs qui n’étaient pas en lien direct avec le domaine formation, tel que le pilotage de gestion. Ces acteurs étaient concernés par beaucoup de problématiques et de domaines.

Nous nous sommes appuyés également sur des études déjà menées sur l’urbanisation des SI de l’université mais également sur la documentation présentant les structures globales définies par l’AMUE.

Difficultés rencontrées

Les principales difficultés que nous avons rencontrées se concentrent autour de la récupération des informations à l’université. En effet, il nous était difficile d’organiser des entretiens avec tous nos interlocuteurs en raison de notre emploi du temps fractionné. De plus nous avons ressenti un manque d’intérêt de la part de certains interlocuteurs pour ce projet, ils ne percevaient pas ce qu’ils pouvaient apporter et ce que le projet pouvait leur apporter. Il était difficile de conduire les entretiens et de les cibler pour avoir des réponses sur le domaine formation principalement. De nombreux interlocuteurs abordaient des sujets en dehors du périmètre de notre projet.

En raison de ces difficultés rencontrées, les comptes rendus permettant de récapituler les idées essentielles de réunions menées nous ont demandé des efforts et du temps non négligeables. Lors de la validation de ces derniers par les interlocuteurs entraînaient quelques fois des nécessités de modification et/ou de clarification.

Afin de maximiser les informations, nous avons choisi de nous séparer en 2 groupes ce qui nous a permis d’assurer un nombre plus important d’entretiens. Cependant, cela a demandé un travail considérable de coordination entre nous. En plus des entretiens, des comptes rendus, nous devions faire des synthèses régulières afin d’informer tout le groupe.

La plus grande difficulté que nous avons rencontrée a été les délais extrêmement courts pour un projet de cette envergure. Nous n’avons notamment pas eu le temps de valider nos résultats auprès de chacun des interlocuteurs rencontrés ni auprès de nos pilotes (malgré des réunions de pilotage régulières).



Personnes rencontrées et problématiques identifiéesNous avons rencontrés des acteurs dans différentes composantes. Dans cette partie, nous nous contenterons de résumer brièvement les problématiques majeures ressortant des entretiens, la totalité des comptes rendus d’entretien sont disponibles en annexe.

Service CEVUInterlocuteur Cornelius CrowleyFonction VP en charge de la formation et du CEVU

Problématiques majeures

Le nombre d’étudiants, de formations proposées, et de services communs font de Nanterre une université complexe. De ce fait, la mise à disposition des informations est également problématique.

Service COMETEInterlocuteurs Claire Hanen, Jean François Le VanFonctions Directrice de Comète , Responsable technique de Comète


La mauvaise perception de l’utilité de la pédagogie numérique par les enseignants pose problème au déploiement des outils de COMETE. C’est pourquoi une redéfinition de la fonction du service est nécessaire.

Service CommunicationInterlocuteurs Guillaume CourtyFonctions Vice Président en charge de la communication


Ce service, chargé de la communication interne et externe, doit récupérer les informations de toutes les composantes. La difficulté reste de définir les personnes à contacter (responsables administratifs ? secrétariat UFR ? secrétariat de département ??)

Service Pilotage et contrôle de gestionInterlocuteurs Isabelle SandrinFonctions chargée d’études statistiquesProblématiques majeures

Les informations sont fragmentées et éclatées les rendant difficile d’accès et laissant douter de leur fiabilité.

Service ReprographieInterlocuteurs François RatFonctions Responsable des moyens générauxProblématiques majeures

Ils ne rencontrent pas de difficultés particulières dans la récupération de l’information.

Service Cellule APOGEEInterlocuteurs Damien TournonFonctions Chef de serviceProblématiques majeures

Le système d’enseignement complexe et évolutive et ainsi que la gestion des groupes posent des problèmes pour APOGEE.

Service SPAM (GISEH)Interlocuteurs Alberte DanonFonctions Chef de SPAM




Il est très difficile d’adapter les spécificités budgétaires au système GISEHLe système GISEH est bien rodé mais il y a quelques problèmes d’adaptation aux spécificités budgétaires des formations continues.

Service Division de la vie étudiante (APOGEE)Interlocuteurs Philippe MarquailleFonctions Responsable DEVProblématiques majeures

Entretien explicatif des demandes d’inscriptions et gestion des IA, il n’y a pas eu de problématiques sortantes

Service HARPEGEInterlocuteurs Jacqueline BertrandFonctions Chef de projetProblématiques majeures

Le service souhaite la fiabilisation des données en important de l’annuaire vers HARPEGE et APOGEE.

Service Pôle gestion du CRIInterlocuteurs Fatiha Rochefort Fonctions Responsable du pôle gestion au CRI


Aucune problématique n’est ressortie de cet entretien cependant après une synthèse des autres entretiens, il s’avère que le CRI intervient dans des domaines fonctionnels alors qu’il ne devrait qu’assurer le support technique.

Service Division FormationInterlocuteurs Philippe GuttingerFonctions Responsable de service


La circulation des informations entre les UFR ou services communs fonctionnent difficilement. Cela est, entre autres, dû au manque de définition des périmètres d’action des composantes.

Service Division PatrimoineInterlocuteurs Colette Vallat Fonctions Vice présidente patrimoine et directrice adjointe de l’UFR

SSAProblématiques majeures

Le manque de dialogue et d’implications du personnel entraînent une difficulté supplémentaire au niveau de la circulation d’information.

Composante UFR SSAInterlocuteurs Bernard Bazin, Norbert VillardFonctions Directeur UFR SSA et responsable administratifProblématiques majeures

La définition de l’offre de formation dans SESAME induit les étudiants en erreur.

Composante IUT de Ville d’AvrayInterlocuteurs Jacky BarraudFonctions Directeur de l’IUT de Ville d’AvrayProblématiques majeures

L’IUT souhaite garder son autonomie tout en restant intégré à l’université d’un point de vue de moyens.



Composante UFR SEGMIInterlocuteurs Pierre André Jouvet, Laurent MesnagerFonctions Directeur SEGMI, Responsable du département

Mathématiques InformatiqueProblématiques majeures

Des problèmes de coordination entre les différents participants au sein de l’UFR s’ajoutent aux problèmes de coordination entre les services de l’université.



Composante BU UFR SEGMIInterlocuteurs Sophie Da SilvaFonctions Responsable BU UFR SEGMI


Les BU UFR (que ce soit intégré ou associée) ont leurs propres systèmes d’information, généralement non informatisés. Aujourd’hui, les étudiants n’ont pas accès aux ouvrages directement, ils sont conseillés par les responsables qui ne sont pas toujours compétents dans le domaine recherché par l’étudiant.

Composante IUT SITECInterlocuteurs Annie DufraisseFonctions Responsable administrative adjointe de Saint Cloud


L’IUT utilise les services / applications proposés par Nanterre mais l’éloignement du site entraîne des délais de réponse gênant et l’isolement entraîne également un désintérêt de la part des étudiants pour les services centraux proposés par Nanterre.

Composante UFR STAPSInterlocuteurs Armande Le Pellec , Michele EstelléFonctions Directrice UFR STAPS et responsable administrative


La date et fréquence des déploiements d’APOGEE sont problématiques pour l’UFR car ces déploiements ont lieu lors de moments critiques comme les périodes d’examen. De plus, la gestion de l’emploi du temps via ADE n’est pas très adapté car il peut y avoir plusieurs enseignants pour un même TD ou un local peut soit être destiné à un seul cours ou divisé pour plusieurs cours. Ce sont des cas difficile à intégrer dans l’application.

Composante UFR SPSEInterlocuteurs Pascal MalletFonctions Directeur UFR SPSE


L’UFR ne dispose pas d’assez de salles et souhaiterait accéder à la disponibilité des salles dans d’autres UFR. Aujourd’hui, ils doivent pour cela contacter chaque UFR pour obtenir ces informations. L’UFR souhaiterait donc la centralisation de la gestion des emplois du temps (ADE) pour consulter les disponibilités également dans les autres UFR. De plus, ils signalent l’irrévocabilité des actions (et demandent un moyen de tester les emplois du temps avant de les mettre en ligne)

Composante UFR LCEInterlocuteurs Sylvaine HughesFonctions Directrice UFR LCE


La véritable problématique de cet UFR repose sur les bi-cursus car les IA et les IP des étudiants se font dans les autres UFR, ce qui engendre un budget restreint destiné à l’UFR LCE ayant pour conséquence la constance du nombre d’enseignants pour plus d’étudiants.



Composante UFR LLPHIInterlocuteurs Anne VideauFonctions Directrice UFR LLPHI


L’UFR utilise les services COMETE et les applications du CRI. Cependant, ils réclament une certaine responsabilité et donc autonomie sur ces outils via une personne chargée par exemple de la mise en ligne des cours, de la maintenance et la mise à jour du site de l’UFR et des sites de départements.

Modélisation du SI actuelNous présenterons ici dans un premier temps, la cartographie du Système d’Information global puis pour plus de lisibilité nous présenterons des cartographies « zoom » sur certains processus.De plus, nous avons pu remarquer que chaque UFR avait sa propre cartographie c’est pourquoi nous vous présenterons les cartographies des UFR rencontrées.

Guide de lecture des cartographiesDans un souci de compréhension pour tous, nous avons décidé d’appliquer une unique charte graphique à l’ensemble des cartographies.

Afin de présenter cette charte, nous nous appuierons sur la cartographie ci-dessous :

De manière générale :L’université est représentée par un carré bleu.Chaque composante de l’université est schématisée par un carré mauve. Chaque acteur intervenant dans un processus est modélisé par un carré blanc. Enfin chaque application informatique est représentée par un losange vert.Les flèches représentent les communications qu’il peut y avoir entre les acteurs, les composantes et les applications.



Pour cet exemple :L’étudiant dépose son dossier de bourse. Une notification de bourse est alors enregistrée dans l’application AGLAE. Lors de l’inscription administrative de l’étudiant, la scolarité se met en rapport avec le logiciel AGLAE pour savoir si l’étudiant à une notification de bourse enregistrer. Si telle est le cas, la notification de bourse devient alors une décision de bourse.

Il est à préciser que ces cartographies n’ont pas pour objectif de modéliser le processus (des modélisations Objecteering ont été conçues pour cela). Les cartographies ne représentent que les échanges d’informations qu’il peut exister entre les acteurs, les composantes et les applications.

Cartographie globale du Système d’information

La cartographie globale du Système d’Information a été modélisée sous Visio. Cette cartographie modélise tous les processus identifiés et tous les liens entre les acteurs recensés. Cela reste cependant une cartographie exhaustive, ils nous étaient impossible de réaliser une cartographie complète dans les délais impartis.Cette cartographie n’est pas lisible facilement, l’utilisation de Visio permet de se déplacer dans le schéma mais cela reste très complexe.C’est pourquoi nous avons décidé de ne pas mettre la cartographie globale dans ce rapport mais de fournir les cartographies des processus identifiées.



Cartographies des processusCommunication aux étudiants sur l’offre de formation



Inscription administrative

Inscription pédagogique



Attributions de bourses

Gestion des emplois du temps



Gestion du personnel

Gestion des notes



Gestion des bibliothèques universitaires

Administration de la reprographie



Recrutement d’un enseignant chercheur

Description de l’offre de formation



Cartographies des UFR et IUTIUT de Ville d’Avray

UFR STAPS



UFR SSA

UFR SEGMI



UFR SPSE

UFR LLPHI



UFR SITEC



UFR LCE



Problématiques identifiées

Ambition : cartographier les problématiques et leurs causalitésDans le cadre des différents entretiens réalisés, une multitude de problématiques de niveaux diverses est naturellement apparue.Certaines de ces problématiques ont pu être regroupées, et d’entretien en entretien, nous avons commencé à percevoir des rapprochements, des regroupements, enfin des liens de causalités.Nous nous sommes rapidement aperçu que ces liens de causalités sont, à l’image du système étudié, extrêmement complexes.

AvertissementCertes ces problématiques sont issues de la perception de quelques uns de nos interlocuteurs. Elles sont la représentation de visions locales, et non le résultat d’une analyse couvrant l’ensemble des acteurs du système. Néanmoins, nous avons eu l’ambition de démarrer la recherche des causalités aux problèmes si flagrants et pourtant si insaisissables qui nous sont apparues en de multiples occasions.

Moyens : Mind MappingMéthodologieAfin de suivre de manière la plus exhaustive possible ces problématiques au fur et à mesure des entretiens, nous avons utilisé une carte heuristique, ou de « MindMapping » 1 en anglais.Ce processus permet de représenter les connexions sémantiques, les liens hiérarchiques, les causalités qui structurent les différentes idées en « nuages ». Nous avons utilisé ce procédé avant tout comme un moyen visuel et symbolique de connecter nos problématiques.

OutilDe nombreux outils de MindMapping existent. Notre choix s’est porté sur l’outil « FreeMind »2 pour les raisons suivantes :

sa licence gratuite, son accessibilité, son utilisation intuitive, sa prise en main facile ses fonctionnalités, notamment d’exports (images mais aussi HTML

dynamique) son poids (5 Mo) le poids des fichiers générés (notre carte « pèse » 60ko)

1 « MindMapping » : http://fr.wikipedia.org/wiki/Mind_mapping2 « FreeMind » : http://fr.wikipedia.org/wiki/Freemind


http://fr.wikipedia.org/wiki/Freemind

http://fr.wikipedia.org/wiki/Mind_mapping


Résultats : Carte heuristique des problématiquesArchitecture et organisationLes problématiques identifiées ont été regroupées en quatre domaines, symbolisés graphiquement par des « nuages ». Afin de faciliter la lecture et surtout de pouvoir « remonter » à travers les influences inter-domaines, un système de « flèches de causalités » et de couleurs de domaine a été instauré.

Domaine culturel et humain (nuage et flèches violettes) Domaine organisationnel (nuage et flèches grises) Domaine des systèmes d’information (nuage et flèches bleues Domaine de l’offre de formation (nuage et flèches jaunes)

Sous chacun de ces domaines sont directement rattachés des « faits » ou des problématiques majeures (c'est-à-dire inhérentes au système):

Culturel et humains :o L’évolution des enseignementso L’émergence d’une culture numérique nouvelleo La persistance de la culture traditionnelleo Le manque de curiosité entre les UFRs et les services centraux

Organisationnels :o Le double statut de l’universitéo La quantité de services centrauxo La quantité d’UFR et de départementso La quantité d’acteurs étudiants / personnel / locauxo La décentralisation administrativeo Le manque de procédures de travailo Les sites externes au campus de Nanterreo La rigidité, le manque de flexibilité des procédures des services

centraux Les systèmes d’information

o Leur manque de flexibilité généralo Le besoin de formationo Les sites internet / intraneto ADE Campuso SESAMEo APOGEEo HARPEGEo GISEHo CACIOPE

L’offre de formationo La quantité, la complexité des offres de formationso La rigidité des structures d’enseignementso La fréquence de leurs changements

Chacune de ces problématiques majeures ou de ces faits ont des conséquences : c'est-à-dire qu’elles entrainent (des problématiques « filles », directement rattachées) ou influence (départ d’une flèche vers une autre problématique) une ou plusieurs autres problématiques.De part leur nombre, il est inutile de développer l’ensemble de ces problématiques dans ce document Word. La carte heuristique est accessible au format HTML en annexe.



FormatNous avons choisi de rendre la carte accessible au format XHTML, c'est-à-dire une page web interactive. Cependant, la carte sous son format native (extension .mm propre à FreeMind) permet de régénérer des cartes aux formats HTML, XHTML, PNG, JPEG, SVG, PDF.Cette page est composée en deux parties :

En « haut » : La carte heuristique graphiqueCette carte constitue la représentation graphique idéale au suivi souvent complexe des causalités (par organisation hiérarchique et par « flèches » représentant les causalités).

En « bas » : La liste structurée hiérarchiquement des problématiquesCette liste textuelle ne permet pas un suivi aisé des causalités, cependant elle contient des notes explicitant les mots-clés utilisés dans la carte. Chaque problématique de la carte est un lien vers son explication textuelle de cette liste. En outre, les flèches sont représentées sous la forme de lien externe.Exemple (extrait) de correspondances entre la carte et la liste textuelle :

(…)


Flèche de causalité, de la couleur du domaine (violet)

Problématique pointant (sur un clic) vers sa description textuelle

Matérialisation de la flèche par un lien vers la problématique pointée

Hiérarchie des problématiques structurées en blocs


Lecture(s)Cette carte se lit de deux manières différentes, en fonction de l’information que l’on y recherche :

de gauche à droite : recherche des conséquences : Permet d’observer les influences que pourrait avoir directement et indirectement un changement ou une action sur le système.

de droite à gauche : recherche des causes : Permet de remonter d’une problématique identifiée à ses causes directes ou indirectes (en remontant les flèches de causalité ou l’architecture hiérarchique).

EtudeEn observant la carte, on retrouve en points névralgiques (avec le plus de relations), les problématiques les plus redondantes qui ont été le plus souvent citées par les acteurs interrogés :

La complexité des inscriptionsLe manque d’utilisation des adresses e-mail de l’universitéLes utilisations non idéales des systèmes informatiquesLes problèmes de communicationsLa duplication de l’informationLa fragmentation de l’informationLa difficulté de trouver l’information

La complexité des inscriptions

Causes directes: Le problème de la présentation [offre de formation] Les étudiants qui ne savent pas réellement ce qu’ils veulent faire

[culturel] Les problèmes d’accords sur les socles communs et les bi-cursus [offre de

formation] Le manque d’adaptation de l’application SESAME [Système

d’information]Effets directs :

Utilisation non idéale des systèmes d’information [Système d’information] Bi-cursus difficiles à gérer [organisationnel]

Comme nous l’avons vu, il est possible de descendre dans les effets, en observant les deux problématiques « Utilisation non idéale des systèmes d’information » et « Bi-cursus difficiles à gérer », ou de remonter dans les causes, en observant les quatre problématiques identifiées.



Le manque d’utilisation des adresses e-mail de l’université

Causes directes: Manque d’implication des acteurs [Système d’information] Manque d’intégration des étudiants externes (sites St Cloud et Ville

d’Avray) [organisationnel] Manque d’efficacité ou de réactivité des services [organisationnel]

Effets directs : Utilisation non idéale des systèmes d’information [Système d’information]

Les utilisations non idéales des systèmes informatiques

Causes directes: Manque de fonctionnalités des systèmes informatiques (notamment

APOGEE) [Système d’information] Manque d’ergonomie des systèmes informatiques (notamment APOGEE)

[Système d’information] Manque d’adaptation aux changements (notamment ADE) [Système

d’information] Fréquence de changement de l’information [organisationnel] Manque d’appropriation des outils [organisationnel] Manque de définition des rôles administratifs [organisationnel] Manque d’utilisation des adresses email [Système d’information] Différences culturelles (et donc systèmes pas toujours adaptés) [offre de

formation] Inscriptions complexes (notamment la modélisation dans APOGEE et

l’inscription dans SESAME) [offre de formation]Effets directs :

Pas d’utilisation numérique des groupes / TD [Système d’information] Délais de création des IP dans APOGEE très important [Système

d’information] Certains services / applications non utilisés [Système d’information]



Les problèmes de communications

Causes directes: Le nombre important de passerelles entre les services centraux, les

systèmes informatiques et les UFR. [organisationnel] Le manque de curiosité entre les UFRs et les services centraux [culturel] L’hétérogénéité de l’information [organisationnel] Le manque de définition des rôles administratifs [organisationnel]

Effets directs : Problèmes relationnels [organisationnel] Difficulté de trouver l’information [organisationnel]

La duplication de l’information

Causes directes: La multiplication des applications de même finalité [organisationnel] Le recours des composantes à des providers externes [culturel] L’absence de communication entre ADE et APOGEE/HARPEGE [Système

d’information] L’absence de récupération des informations de CACIOPE depuis

APOGEE/HARPEGE [Système d’information]Effets directs :

La fragmentation de l’information [organisationnel]

La fragmentation de l’information

Causes directes: Nombre important de passerelles entre les services centraux, les

systèmes informatiques et les UFRs [organisationnel] La quantité importante de papier générée par les processus [culturel] Le problème de confidentialité et de non partage de l’information par les

enseignants [culturel] La duplication de l’information [organisationnel] La nécessité de recréer l’information lorsqu’elle est indisponible [Système

d’information] Le nombre trop faible de secrétariats dans certains UFRs

[organisationnel] L’absence de mutualisation de l’outil ADE [Système d’information]



Effets directs : La complexification des processus [organisationnel] La difficulté de trouver l’information [organisationnel]

La difficulté de trouver l’information

Causes directes: Fragmentation de l’information [organisationnel] Problèmes de communication [organisationnel] Circuits d’informations officieux [organisationnel] Surcharge des interlocuteurs [organisationnel] Manque de définition des services rendus (par les services centraux)

[organisationnel] Fréquence de changement des structures d’enseignement [offre de

formation] Nombre de sites internet / intranet [Système d’information]

Effets directs : Circuits d’informations officieux [organisationnel] Découragement du personnel [organisationnel] Information non fiable [organisationnel]



Recommandations et améliorations futures proposées

AvertissementNos objectifs au début du projet étaient, dans l’hypothèse où nous avions réussi à cartographier le système d’information actuel, la modélisation d’un système information idéal, puis d’en tirer des recommandations d’évolutions.Quand bien même nous nous sommes restreints au domaine formation, la conduite des entretiens nous a révélé qu’il était vain d’oblitérer une partie des multiples problématiques apparentes. Au vu des connexions et des liens de causalité existant entre ces problématiques, ne tenir compte que de celles impactant le domaine formation aurait grandement faussé nos éventuelles recommandations.Aujourd’hui, il nous apparait qu’il est impossible, dans les délais impartis et avec la visibilité réduite dans laquelle nous avons mené le projet, de tenir de tels objectifs.

Enfin, nous devons admettre humblement que, sans une vue intégrale du système d’information actuel ou idéal, nos propositions sont sans réel fondement et ne peuvent être considérées comme fiable.

Cependant, nous pouvons utiliser une carte heuristique pour tenter de voir les problématiques où il est le plus « facile » d’intervenir et de produire les meilleurs effets. Somme toute, de trouver les « points de levier ».



Utilisation de la carte heuristique des problématiquesNous avons vu que les problèmes les plus communs (fragmentation, duplication et difficulté de trouver l’information) soit les plus complexes car ce sont ceux ayant les causes les plus nombreuses.Cependant il est possible de « travailler » à la « source » de ces problèmes, en remontant les causalités, et de créer de véritables « axes d’amélioration ».

« Comment résoudre les problèmes de présentation de formations ? »D’après nos entretiens :« La modélisation sur des informations (sur les formations) sur APOGEE doit être entrepris dans un souci de clarté et de présentation avantageuse aux étudiants désirant s’inscrire »« APOGEE ne donne aucune information sur les pédagogies : ce n’est pas son rôle »

Causes directes: Le vocabulaire spécifique et difficile (de l’Université, des formations) Le manque d’ergonomie (des systèmes informatiques)

Causes indirectes: La quantité et la complexité des offres de formation La vétusté (des systèmes informatiques)

Effets directs : Complexité des inscriptions (administratives et pédagogiques)

Etude des causes :

La problématique du manque d’ergonomie des logiciels se pose principalement dans le contexte de l’application SESAME. En effet, les étudiants ont souvent des reproches au niveau de l’interface et des fonctionnalités. Certaines informations sont souvent mal interprétées par les étudiants, ce qui entraine des erreurs.

De plus, de part la quantité des offres de formations, la lecture en devient illisible et la présentation n'est pas adaptée. Les étudiants n’y trouvent pas forcément les informations qui leurs correspondent.

Ces mauvaises interprétations ont pour origine un vocabulaire extrêmement spécifique à l’université, aux UFRs et aux départements. Il semble difficilement possible à notre échelle de pouvoir assouplir le vocabulaire universitaire.

Cependant, il serait possible d’intervenir au niveau de l’hétérogénéité de ce vocabulaire entre les différents systèmes et leurs acteurs. En effet, les maquettes de présentation, les libellés SESAME et APOGEE peuvent différer ainsi que les libellés concernant le site Internet de l’Université.

Au niveau des inscriptions pédagogiques, l’étudiant doit la faire conjointement avec le secrétariat de son département. Il est convié à choisir des horaires pour certains



enseignements et/ou de choisir des enseignements optionnels. Cependant, ses choix se font sur une liste d’enseignements dont les contenus sont rarement décrits. De plus, le secrétariat ne peut pas connaître le détail de tous les enseignements de tous les niveaux avec les différentes options d’un diplôme. Il y a ici un réel manque de disponibilité, voir de définition de l’information.

Plan d’action :

Il semble qu’il y ait un besoin criant d’une information claire, fiable, compréhensible, et à jour sur chaque élément pédagogique où l’étudiant peut s’inscrire.

Attention, il s’agit bel et bien de créer une nouvelle information qui a pour unique rôle de décrire et expliquer chaque élément pédagogique, et non de changer ou renommer ces éléments pédagogiques de manière à les rendre compréhensibles (on a vu que c’était utopique …)

Il serait possible de synthétiser cette information directement dans le système APOGEE (puisque sa mission est de contenir toute l’information sur les formations).

Il est important de définir un processus de création, de modification, de stockage et d’utilisation organisé.

Cette information serait créée par les seuls acteurs capables de l’écrire : les enseignants, dès l’étape de création des maquettes.

Afin que cette information soit compréhensible par les étudiant, on a vu qu’un travail de reformulation était nécessaire.

Pourquoi ne pas faire ce travail dès la naissance de cette information, en plaçant un acteur dédié à cette reformulation dans le groupe de travail qui crée les maquettes. Certes la cellule communication ne sera probablement pas disponible pour l’ensemble des formations en cours de revalidation. Pour que l’information soit utile, il faut donc que cet acteur soit celui à qui l’information soit destinée : un étudiant. Il pourrait ainsi donner son approbation quant à la compréhension de la description.

Cette description aidera également tout au long des étapes de validation nécessaire au processus de validation des enseignements.

L’enregistrement de cette information dans APOGEE se fera en même temps que la création / modification de la structure d’enseignement. Ainsi : pas de nouveaux processus, pas de nouvelles tâches pour les acteurs.

En cas de changement, il est tout à fait possible, via APOGEE, d’éditer le champ de description, de manière très simple. Ainsi la mise à jour sera unique et globale.

Enfin, il est essentiel que l’ensemble des systèmes ayant pour mission la présentation des formations aux étudiants (APB, SESAME, sites inter/intranet, etc.) reprennent directement et automatiquement cette information.

Résultats attendus :



En suivant la carte heuristique des problématiques, et en toute logique, la création de cette information sur les pédagogies aiderait grandement à la simplification des inscriptions administratives et pédagogiques.

Cette information centralisée, claire et directement utile déchargerait en partie les secrétariats, les enseignants et la cellule communication de la lourde et persistante tâche qui est d’expliquer et de rechercher ces informations.

« Comment réduire la surcharge des acteurs ? »D’après nos entretiens :« Les différents interlocuteurs sont surchargés, il est de plus en plus difficile d’avoir des réponses. »« Le circuit informel permet de voir les personnes mais il est nécessaire à un moment donné d’avoir une version écrite. »

Causes directes: Le Manque de définition des rôles pour les tâches administratives,

notamment pour :L’application ADE / les emplois du temps, Les relations avec les services centraux pour les sites intranet / internet

Causes indirectes:o La Multiplication des tâches administratives

La multiplication des sites/pages intranet // interneto Les contestations budgétaireso La/les décentralisation administrative

Effets directs : Difficulté de trouver l’information

Etude des causes : La problématique des surcharges de personnel s’encre donc, a priori, dans le cadre de la décentralisation administrative en œuvre depuis une dizaine d’années. La délégation de ces tâches est également le résultat de la mise en place des systèmes d’informations centralisés, demandant une connaissance métier et donc des acteurs proches des enseignants et des secrétariats d’UFR / de départements. L’attribution de ces rôles semble s’être faite de manière non coordonnée, très dépendante des UFR, des systèmes déjà en place.Plan d’action :

Premièrement, il conviendrait de redéfinir clairement les différents rôles prenant part à ces tâches administratives : Demandeurs, consommateurs du service (enseignants, étudiants) : les

personnes visées ou concernées par un service informatique ou un processus du système d’information.

Acteur administratif proche du « demandeur » : les secrétariats de département, de services

Acteur administratif d’UFR / responsable d’UFR : directeurs et responsables administratif d’UFR



Acteur administratif de service central : chefs de service, responsables de pôle, etc.

Acteur fonctionnel de service central : administrateurs, paramétreurs, etc. Acteur technique de service central : techniciens, installateurs, etc.

Dans un deuxième temps, il sera nécessaire de faire l’état des lieux des rôles nécessaires à chaque système informatique : APOGEE, HARPEGE, CACIOPE, les sites intra/internet, ADE, GISEH, etc. Les différents entretiens nous ont beaucoup appris au sujet de ces systèmes, cependant nous n’avons pas eu le temps de référencer la totalité des rôles nécessaires à leur bon fonctionnement. Cet état des lieux devrait fournir la liste complète des tâches à la charge de chacun des rôles administratifs.

Enfin, il restera à décider d’une harmonisation organisationnelle des services administratifs afin de réattribuer ces tâches. Cette réattribution devra passer par des éventuelles créations ou réorganisations de postes dans les cas de carence de personnel.A priori, il semble que la charge administrative due aux systèmes informatiques ne soient pas problématique de part leur taille mais bel et bien de part le flou autour de leurs attributions. Ainsi, une telle harmonisation ne devrait pas nécessiter de variation réelle de budget, au moins au sein d’un même UFR. Mieux, il devrait fixer ceux-ci, et atténuer les éventuels problèmes d’attribution budgétaires entre les départements.Résultats attendus :

Cette redistribution des tâches devrait conduire à une meilleure gestion des besoins administratifs au sein des composantes et des services centraux.

Cette gestion harmonisée devrait ainsi aboutir à une plus grande disponibilité des acteurs administratifs et donc, en suivant la carte heuristique, permettra de réduire la problématique « difficulté de trouver l’information ».

OuvertureComme nous l’avons vu, dans le contexte et les contraintes du projet tel que nous l’avons mené, il ne nous a pas été réellement possible de développer d’avantage de propositions de solutions, dans le sens où elles seraient potentiellement irréalistes, trop faussées ou incomplètes.Cependant, en suivant notre démarche d’utilisation de la carte heuristique, ou en se basant simplement sur les comptes rendus d’entretiens et la cartographie partielle du système d’information, et en poursuivant les investigations, les questions et l’étude en générale, il est tout à fait possible de développer de très nombreuses solutions, modestes comme ambitieuses



Recommandations pour la continuité du projet

Ce projet a pour vocation d’être repris et enrichi, voici quelques recommandations pour la future équipe en charge de l’urbanisation du système d’information de l’université de Nanterre

Comprendre la démarche menée

Nous avons tenu à expliquer au travers de ce rapport, la démarche que nous avions mené durant ce projet afin de permettre à la prochaine équipe de comprendre nos résultats ainsi que de compléter notre travail.

S’approprier les schémas

Le premier travail de la nouvelle équipe sera de comprendre les schémas qui ont été modélisés, c’est pourquoi nous avons fourni :

Un guide de lecture des cartographies Un guide de lecture de la carte heuristique des problématiques

Valider les schémas

En raison des délais, nous n’avons pas eu le temps de valider les schémas auprès de l’ensemble des acteurs intervenants dans les processus identifiés.La future équipe devra

Lire et comprendre tous les comptes rendus d’entretiens Lire et comprendre toutes cartographies Reconduire les entretiens afin de

o valider les cartographies avec chacun des acteurs, composantes intervenant dans un processus

o identifier des processus non abordés précédemmento identifier des problématiques non abordées

Mettre à jour l’ensemble des schémas

Elargir le projet au domaine formationPour les raisons de délais évoqués précédemment, seul le domaine formation a été analysé. La continuité du projet passe par l’élargissement au domaine recherche.L’équipe qui sera en charge de ce projet, devra reprendre notre démarche sur le domaine formation.

Effectuer la synthèse globaleUne fois, le projet mené sur les deux cœurs de métier de l’université : la formation et la recherche, un travail de synthèse et de validation sera encore à mener. Il faudra alors reprendre la même démarche mais en ne se limitant plus à un domaine mais en prenant en compte l’université dans son ensemble.



Conclusion

Ce projet sur le domaine formation représente une partie seulement du fonctionnement de l’université. Ne connaissant pas le fonctionnement interne de l’université jusqu’au début de ce projet, nous nous sommes fixés des objectifs ambitieux. Même si la trajectoire que nous avons suivie a dévié légèrement, nous avons su regrouper des informations et mettre en avant les différentes ressemblances et les liens entre les composantes de l’université.

La qualité du travail et l’effort que nous avons fourni permettront d’avoir une trace écrite des différentes informations que nous avons pu recueillir de la globalité de l’université. Ces traces écrites peuvent servir de support pour le projet global qu’est le SGI mais peuvent également servir à des personnes abordant pour la première fois ces sujets.

Le recueil des informations par des acteurs externes (comme nous, étudiant) a pu mettre en confiance nos interlocuteurs. Il aurait peut être été plus difficile pour un responsable universitaire d’accéder à certaines informations compte tenu du la politique de son entité.

De ce fait, ce projet a été bénéfique pour l’avancement du SGI mais également pour nous, qui nous lançons activement dans le monde du travail. Il nous a permis d’acquérir une approche différente de ce qu’on a pu jusqu’aujourd’hui fournir lors de nos projets informatiques de part son utilité et son intérêt pour l’université



Annexes

Serveur SVNL’ensemble des documents de ce projet se trouve sur un serveur SVN :http://yellow.u-paris10.fr/svn/urbanisation/

Pour avoir accès à ce serveur, il faut avoir une adresse u-paris10.fr et faire la demande auprès du CRI. Il existe par ailleurs une liste de diffusion, [email protected]. Vous pouvez pour cela contacter Mr Jean-Michel Doublet ou passer par Mr Abdel Ramdani.

Ce serveur est architecturé de la manière suivante : Diagrammes

o FreeMind dans ce dossier, on accède à la carte heuristique des

problématiques avec une version du logiciel source mais aussi une version lisible par tous.

o Objecteering dans ce dossier, on accède à l’ensemble des processus

modélisés avec une version du logiciel source mais aussi une version lisible par tous.

o Visio dans ce dossier, on accède l’ensemble des cartographies

réalisées du logiciel source mais aussi une version lisible par tous.

Documentation : o dans ce dossier se trouve l’ensemble de la documentation sur

laquelle nous nous sommes appuyés. Entretiens

o Dans ce dossier on trouve les guides d’entretien et l’ensemble des comptes rendus d’entretien

Planningo Dans ce dossier on trouve les entretiens planifiés

Points_D_Avancemento dans ce dossier se trouve l’ensemble des présentations de réunion

de pilotage stratégique qui ont eu lieu assez régulièrement dans le but de se réorienter si besoin.


http://yellow.u-paris10.fr/svn/urbanisation/


Guide de lecture des cartographiesDans un souci de compréhension pour tous, nous avons décidé d’appliquer une unique charte graphique à l’ensemble des cartographies.

Afin de présenter cette charte, nous nous appuierons sur la cartographie ci-dessous :

De manière générale :L’université est représentée par un carré bleu.Chaque composante de l’université est schématisée par un carré mauve. Chaque acteur intervenant dans un processus est modélisé par un carré blanc. Enfin chaque application informatique est représentée par un losange vert.Les flèches représentent les communications qu’il peut y avoir entre les acteurs, les composantes et les applications.

Pour cet exemple :L’étudiant dépose son dossier de bourse. Une notification de bourse est alors enregistrée dans l’application AGLAE. Lors de l’inscription administrative de l’étudiant, la scolarité se met en rapport avec le logiciel AGLAE pour savoir si l’étudiant possède une notification de bourse enregistrée. Si telle est le cas, la notification de bourse devient alors une décision de bourse.

Il est à préciser que ces cartographies n’ont pas pour objectif de modéliser le processus (des modélisations Objecteering ont été conçues pour cela). Les cartographies ne représentent que les échanges d’informations qu’il peut exister entre les acteurs, les composantes et les applications.



Guide de lecture de la carte heuristique des problématiquesArchitecture et organisationLes problématiques identifiées ont été regroupées en quatre domaines, symbolisés graphiquement par des « nuages ». Afin de faciliter la lecture et surtout de pouvoir « remonter » à travers les influences inter-domaines, un système de « flèches de causalités » et de couleurs de domaine a été instauré.

Domaine culturel et humain (nuage et flèches violettes) Domaine organisationnel (nuage et flèches grises) Domaine des systèmes d’information (nuage et flèches bleues Domaine de l’offre de formation (nuage et flèches jaunes)

Sous chacun de ces domaines sont directement rattachés des « faits » ou des problématiques majeures (c'est-à-dire inhérentes au système):

Culturel et humains :o L’évolution des enseignementso L’émergence d’une culture numérique nouvelleo La persistance de la culture traditionnelleo Le manque de curiosité entre les UFRs et les services centraux

Organisationnels :o Le double statut de l’universitéo La quantité de services centrauxo La quantité d’UFR et de départementso La quantité d’acteurs étudiants / personnel / locauxo La décentralisation administrativeo Le manque de procédures de travailo Les sites externes au campus de Nanterreo La rigidité, le manque de flexibilité des procédures des services

centraux Les systèmes d’information

o Leur manque de flexibilité généralo Le besoin de formationo Les sites internet / intraneto ADE Campuso SESAMEo APOGEEo HARPEGEo GISEHo CACIOPE

L’offre de formationo La quantité, la complexité des offres de formationso La rigidité des structures d’enseignementso La fréquence de leurs changements

Chacune de ces problématiques majeures ou de ces faits ont des conséquences : c'est-à-dire qu’elles entrainent (des problématiques « filles », directement rattachées) ou influence (départ d’une flèche vers une autre problématique) une ou plusieurs autres problématiques.De part leur nombre, il est inutile de développer l’ensemble de ces problématiques dans ce document Word. La carte heuristique est accessible au format HTML en annexe.



FormatNous avons choisi de rendre la carte accessible au format XHTML, c'est-à-dire une page web interactive. Cependant, la carte sous son format native (extension .mm propre à FreeMind) permet de régénérer des cartes aux formats HTML, XHTML, PNG, JPEG, SVG, PDF.Cette page est composée en deux parties :

En « haut » : La carte heuristique graphiqueCette carte constitue la représentation graphique idéale au suivi souvent complexe des causalités (par organisation hiérarchique et par « flèches » représentant les causalités).

En « bas » : La liste structurée hiérarchiquement des problématiquesCette liste textuelle ne permet pas un suivi aisé des causalités, cependant elle contient des notes explicitant les mots-clés utilisés dans la carte. Chaque problématique de la carte est un lien vers son explication textuelle de cette liste. En outre, les flèches sont représentées sous la forme de lien externe.Exemple (extrait) de correspondances entre la carte et la liste textuelle :

(…)


Flèche de causalité, de la couleur du domaine (violet)

Problématique pointant (sur un clic) vers sa description textuelle

Matérialisation de la flèche par un lien vers la problématique pointée

Hiérarchie des problématiques structurées en blocs


Lecture(s)Cette carte se lit de deux manières différentes, en fonction de l’information que l’on y recherche :

de gauche à droite : recherche des conséquences : Permet d’observer les influences que pourrait avoir directement et indirectement un changement ou une action sur le système.

de droite à gauche : recherche des causes : Permet de remonter d’une problématique identifiée à ses causes directes ou indirectes (en remontant les flèches de causalité ou l’architecture hiérarchique).


Documents

Etude d’urbanisation du Système d’Information de l ... urbanisme SI Paris Ouest La d… · Web viewLa cartographie globale du Système d’Information a été modélisée sous