Excel pour la fonction RH Inhalt - weka.chExcel pour la fonction RH 1.6 Protection des feuilles, protection du dossier Dans un dossier Excel, vous avez les possibilités suivantes

Excel pour la fonction RHUtilisez Excel afi n de gérer effi cacement les indicateurs utilisés en RH

Un problème? Pas de problème!

Thomas Wachter / Patrick Lehner

CIP-Notice abrégée de la deutsche Bibliothek

Excel pour la fonction RH

Auteurs: Thomas Wachter / Patrick Lehner

Direction de projet: Birgitt Bernhard-Postma

WEKA Business Media AG, Suisse

© WEKA Business Media AG, Zurich, 2016

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Zurich • Kissing • Paris • Amsterdam • Vienne

ISBN 978-3-297-02101-9

1ère édition 2016

Impression: www.buchbuecher.ch, Layout: Dimitri Gabriel, Composition: Peter Jäggi

1Table des matières


Table des matières1. Principes ........................................................................................................................................ 31.1 Fichiers Excel et versions d’Excel ..................................................................................................... 41.2 Feuilles de calcul, Worksheets ......................................................................................................... 41.3 Lignes et colonnes ........................................................................................................................... 61.4 Geler/fi xer une fenêtre .................................................................................................................... 71.5 Zoomer ............................................................................................................................................ 81.6 Protection des feuilles, protection du dossier .................................................................................. 91.7 Copier et coller .............................................................................................................................. 101.8 Supprimer ...................................................................................................................................... 111.9 Trier ............................................................................................................................................... 131.10 Filtrer/sélection .............................................................................................................................. 15

2. Contenus de cellules et formats: variantes............................................................................. 192.1 Contenus de cellules ..................................................................................................................... 202.2 Formats à choix ............................................................................................................................. 202.3 Formats défi nis par l’utilisateur ..................................................................................................... 23

3. Fonctions: somme, arrondi, si, etc. ........................................................................................... 273.1 Copier des formules ...................................................................................................................... 283.2 Genres de calculs de base, nombre, minimum, maximum ............................................................. 283.3 Résultats partiels ........................................................................................................................... 293.4 Valeurs en pour-cent ..................................................................................................................... 313.5 Arrondi .......................................................................................................................................... 323.6 Fonction TEXTE .............................................................................................................................. 333.7 Opérateurs .................................................................................................................................... 333.8 Conditions (si, etc.) ........................................................................................................................ 353.9 Références absolues, relatives, mixtes ........................................................................................... 35

4. Calculs de dates/données .......................................................................................................... 374.1 Présentation de dates et de jours de la semaine ........................................................................... 384.2 Quelques formules pour commencer ............................................................................................. 384.3 Jours de la semaine ....................................................................................................................... 384.4 Calculs d’intervalles de temps ....................................................................................................... 394.5 Calculs selon la méthode des 30 jours .......................................................................................... 394.6 Calculs avec des jours de travail .................................................................................................... 404.7 Calculer en fi n de mois .................................................................................................................. 404.8 Age et année d’engagement ......................................................................................................... 40

5. Lire les données d’autres sources: REFERENCES .................................................................... 435.1 Nommer les plages ........................................................................................................................ 445.2 Travailler avec des références ........................................................................................................ 45

6. La voie dorée des données de Controlling: les tables pivot ................................................. 496.1 Comment cela fonctionne ............................................................................................................. 506.2 Nombre, somme, valeur moyenne ................................................................................................. 526.3 Pourcentages ................................................................................................................................. 546.4 Tables à deux dimensions .............................................................................................................. 57

2 Table des matières


6.5 Présentation .................................................................................................................................. 576.6 Filtrer ............................................................................................................................................. 586.7 Grouper ......................................................................................................................................... 596.8 Résolution de problèmes ............................................................................................................... 61

7. Des présentations graphiques effi caces: créer des graphiques ........................................... 637.1 Montant des salaires par plage ..................................................................................................... 717.2 Pyramide des âges ........................................................................................................................ 727.3 Nationalités ................................................................................................................................... 737.4 Part des temps partiels .................................................................................................................. 747.5 Graphiques complexes .................................................................................................................. 75

8. Maîtriser les problèmes de formatage de textes d’une manière simple ............................ 83

9. Principes de Controlling du personnel .................................................................................... 859.1 Effectifs ......................................................................................................................................... 869.2 Structure du personnel .................................................................................................................. 869.3 Frais de personnel ......................................................................................................................... 889.4 Observations ................................................................................................................................. 88

Auteurs ........................................................................................................................................................ 89

31. Principes


Principes1.1.1 Fichiers Excel et versions d’Excel ................................................................... 4

1.2 Feuilles de calcul, Worksheets ........................................................................ 4

1.3 Lignes et colonnes ........................................................................................... 6

1.4 Geler/fi xer une fenêtre .................................................................................... 7

1.5 Zoomer .............................................................................................................. 8

1.6 Protection des feuilles, protection du dossier .............................................. 9

1.7 Copier et coller ............................................................................................... 10

1.8 Supprimer ........................................................................................................ 11

1.9 Trier .................................................................................................................. 13

1.10 Filtrer/Sélection .............................................................................................. 15

4 1. Principes


1. Principes1.1 Fichiers Excel et versions d’ExcelFichiers: fi chiers Excel, Workbooks, «Feuille»

Le fi chier xlsx est standard dans Excel 2007, 2010 et 2013. Ces versions fonctionnent également avec les fi chiers xls.

Le fi chier xls est standard dans les versions antérieures d’Excel. Ces versions peuvent également traiter des fi chiers xlsx dans la mesure où le «Microsoft Offi ce Compatibility Pack» est installé.

1.2 Feuilles de calcul, Worksheets

Les feuilles de calcul peuvent être: • renommées (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille ou Ctrl+clic du

bouton droit de la souris sur Mac puisque la souris n’a qu’un seul bouton, changer de nom)

51. Principes


• déplacées (cliquer sur le nom de la feuille et déplacer)

• copiées (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille, copier ou déplacer,

un numéro d’ordre apparaît derrière le nom de la nouvelle feuille)

• supprimées (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille, supprimer)

• insérées sous forme supplémentaire (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille, insérer ou comme présenté)

• masquées (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille, masquer)

• affi chées de nouveau (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille, affi cher)

6 1. Principes


• colorées (clic du bouton droit de la souris sur le nom de la feuille, coloration)

1.3 Lignes et colonnes

Elles sont écrites de la manière suivante (mode d’écriture A1):

Plus rarement en mode L1C1:

Les lignes et les colonnes peuvent être masquées (marquer tout d’abord la colonne ou la ligne désirée, clic du bouton droit de la souris, masquer)

Note pour les utilisateurs de Mac qui n’ont qu’un seul bouton de souris: les mêmes commandes sont disponibles que sur les PC en enfonçant la touche Ctrl avant de cliquer:

et de nouveau affi chées (marquer la plage, clic du bouton droit de la souris, affi cher):

71. Principes


1.4 Geler/fixer une fenêtreLes lignes ou les colonnes de titres peuvent être fi xées et elles resteront donc toujours visibles:

Fixer uniquement les lignes de titre:

La colonne A et la ligne 1 sont fi xées: placer le curseur dans la cellule B2.

8 1. Principes


La fi xation peut être supprimée de nouveau:

1.5 ZoomerSous «Visualiser» et «Zoom …», vous choisissez la taille désirée de la présentation à l’écran. Dans ce contexte, vous avez également à disposition les articles «Vues personnalisées …», «Adapter au marquage» et «Marquage». Cette fonction est très pratique. Vous marquez la plage désirée, vous choisissez «Adapter au marquage» et la plage sera présentée à la taille maximale possible.

91. Principes


1.6 Protection des feuilles, protection du dossierDans un dossier Excel, vous avez les possibilités suivantes d’aborder la question de la protection:

Protection de feuille

Elle protège les cellules d’une feuille de calcul qui seront formatées en tant que «protégées». Les cellules sont normalement formatées en tant que «protégées». Si la feuille de calcul est protégée, ces cellules ne pourront plus être modifi ées. Cela permet de protéger en écriture diff érentes formules de calcul.

Formatage de la cellule «protégée» (cas normal)

Formatage de la cellule «non protégée»

Protection de la feuille non activée (cas normal)

Pas de protection en écrasement Pas de protection en écrasement

Protection de la feuille activée

Protection contre l’écrasement Pas de protection contre l’écrasement

Le formatage des cellules peut être modifi é dans l’onglet «Protection»:

10 1. Principes


Protection du dossier

De manière analogue, on peut protéger le dossier de travail et donc empêcher tout changement dans des feuilles de travail masquées.

Cette protection n’est pas sûre. Des outils ou des scripts simples peuvent supprimer facilement la protection. Il ne faut pas protéger les données personnelles de cette manière contre les accès non autorisés:

Sub Désactiver la protection de la feuille de travail ()On Error Resume NextFor i = 65 To 66For j = 65 To 66For k = 65 To 66

ATTENTION

1.7 Copier et collerAprès copier, il ne reste généralement que quelques options de coller:

111. Principes


Signifi cation de ces options:

Insérer Le contenu des cellules et leur formage seront insérés

Valeurs Seules les valeurs seront collées, sans formatage, par exemple le résultat d’une formule. Cela permet de convertir la formule en valeur

Formules Les contenus des cellules seront insérés sans formatage. Le formatage de la cellule de réception reste donc inchangé

Transposer Les contenus des cellules et leur formatage seront insérés. Ce faisant, «l’orientation» de la cellule subira une rotation: les contenus des colonnes deviendront des contenus de lignes et réciproquement

Formatage Seul le formatage sera inséré mais pas le contenu

Insérer le lien Un lien (sans formatage) sera collé dans la cellule copiée, donc une formule simple du genre «=$C$4»

Exemple de transposition: A1:A4 copié et inséré dans C1:

Des options complémentaires peuvent également être choisies dans «Insérer les contenus».

1.8 SupprimerLors de la suppression, il faut faire la distinction entre «Supprimer les contenus» et supprimer les «Colonnes» ou les «Lignes». • Les contenus sont généralement supprimés à l’aide de la touche «Supprimer» • Les lignes ou les colonnes: marquer l’ensemble de la ligne ou de la colonne (pas

seulement quelques cellules isolées!) et cliquer du bouton droit de la souris sur «Supprimer cellules»

Si le curseur se trouve dans une seule cellule, Excel propose également la possibilité de ne supprimer qu’une seule cellule. Si toutes les cellules ne sont pas marquées, Excel affi che une boîte de dialogue dans laquelle se trouvent plusieurs variantes, encore que ce soit la mauvaise qui soit proposée:

12 1. Principes


Cela entraînerait un grand chaos dans la feuille de calcul parce que les cellules au-dessous (comme ici) ou au-dessus (comme dans l’exemple ci-dessous) seraient déplacées.

Dans la table suivante, la cellule B2 a été supprimée et les cellules de droite ont été déplacées vers la gauche:

Les données deviennent inutilisables si cette erreur n’est pas constatée immédiatement et si elle n’est pas corrigée au mieux avec la fonction «Rétablir».

La suppression correcte survient par le marquage de la colonne (ou de la ligne) et ensuite par la commande «Supprimer les cellules».

Enregistrer le fi chier avant toute suppression. Contrôler, après, que les données soient encore correctes.

ASTUCE DE LA PRATIQUE

Depuis la version 2010, Excel met à disposition sous «Fichier», «Gérer les versions», l’enregistrement automatique des fi chiers intermédiaires.

131. Principes


1.9 Trier

Une liste comme celle ci-dessus peut être triée à choix: par nom, par sexe, par âge, ou de manière combinée selon le sexe en premier, puis selon le nom. La fonction «Trier» est disponible à cet eff et.

Procédure: marquer l’en-tête de la table (mais pas toute la colonne!) dans la colonne désirée, ensuite, choisir dans la barre de boutons «Lancer», «Trier et fi ltrer».

Par nom, dans l’ordre alphabétique: Par âge, dans l’ordre décroissant:

14 1. Principes


Ou sous forme combinée

Résultat:

Même en cas de tri, les données peuvent être mélangées si l’on ne procède qu’au tri dans une seule colonne. Il faut donc faire très attention lorsque l’on voit s’affi cher le message de tri. Excel propose automatiquement le genre approprié de tri:

Enregistrer le fi chier avant toute suppression. Contrôler, après, que les données soient encore correctes.

ASTUCE DE LA PRATIQUE

Depuis la version 2010, Excel met à disposition sous «Fichier», «Gérer les versions», l’enregistrement automatique des fi chiers intermédiaires.

151. Principes


Si vous marquez des données, Excel vous montre automatiquement dans la liste du statut (en bas) la valeur moyenne, le nombre et la somme des données marquées.

1.10 Filtrer/sélectionLe mode de procéder ci-dessus n’est pas très confortable. Le mieux est encore de faire appel aux fi ltres (barre des boutons «Données»).

A l’aide du fi ltre, vous pouvez choisir les cellules désirées. Les autres seront masquées. Exemple: sous nationalité, vous choisissez Australien/ne:

16 1. Principes


Le menu suivant permet de revenir en arrière, ce sont de nouveau toutes les lignes de données qui seront affi chées:

Par une combinaison des fi ltres, on peut sélectionner facilement les lignes de données désirées (par ex. combien de collaborateurs étrangers habitent à Genève?).

Si nous voulons savoir qui gagne plus de CHF 148 200.–, nous devons nous familiariser encore avec une autre possibilité:

171. Principes


Ou pour la question relative à une activité comprise entre 50 et 80%:

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