Explo4 Exploration des projets

SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Juillet 2013

Explo4 Exploration des projets

Exploration des projets page i

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION .........................................................................................................................................1

LES CRITERES DE RECHERCHE ...........................................................................................................2 LES CRITERES COMMUNS A TOUTE REQUETE ...............................................................................................2 LES CRITERES SPECIFIQUES A UNE RECHERCHE ............................................................................................2

Recherche des projets associés à l’utilisateur (critère E) ......................................................................2 Recherche alphabétique d’un responsable de projet (critère D) ...........................................................5 Recherche des responsables de projets associés à une unité (critère C) ...............................................7 Recherche des projets associés à une unité (critère B) ..........................................................................8 Consultation d’un projet en contrôle (critère A).................................................................................. 10

Description du projet.................................................................................................................................. 10 Combinaisons comptables valides ............................................................................................................. 11 Équivalences de chartes de comptes .......................................................................................................... 12 Caractéristiques générales du projet ........................................................................................................... 12 Le budget de revenu du projet .................................................................................................................... 13 Les données regroupées ............................................................................................................................. 13

SPB : sommaire par période budgétaire ................................................................................................ 13 SAF : sommaire par année financière ................................................................................................... 14 SPC : sommaire par période comptable ................................................................................................ 14

Les données détaillées................................................................................................................................ 16 DPB : Détail par période budgétaire ..................................................................................................... 16 DAF : Détail par année financière ........................................................................................................ 17 DPC : Détail par période comptable ..................................................................................................... 17 DTC : Détail des transactions par compte ............................................................................................ 18 DTD : Détail des transactions par document ........................................................................................ 18 DT : Détail des transactions .................................................................................................................. 19 Suggestion de navigation ...................................................................................................................... 21

Le budget de dépense du projet .................................................................................................................. 22 Les données regroupées ............................................................................................................................. 23

SPB : sommaire par période budgétaire ................................................................................................ 23 SAF : sommaire par année financière ................................................................................................... 24 SPC : sommaire par période comptable ................................................................................................ 25

Les données détaillées................................................................................................................................ 26 DPB : Détail par période budgétaire ..................................................................................................... 26 DAF : Détail par année financière ........................................................................................................ 26 DPC : Détail par période comptable ..................................................................................................... 27 DTC : Détail des transactions par compte ............................................................................................ 27 DTD : Détail des transactions par document ........................................................................................ 27 DT : Détail des transactions .................................................................................................................. 28 …….. ....................................................................................................................................................... 29 Suggestion de navigation ...................................................................................................................... 30

L’état des dépenses par année financière (GL RÉEL) ............................................................................... 30 Consultation d’un projet en suivi ......................................................................................................... 31

ANNEXE 1 – DEFINITIONS ET PARTICULARITES .......................................................................... 33

Exploration des projets page 1

INTRODUCTION Le menu « Exploration des projets » d’Explo est un menu qui à l’origine était destiné aux responsables de projets pour faciliter le suivi des budgets sous leur responsabilité. Ce menu donne accès à toute l’information relative à un projet : description du projet, caractéristiques générales, combinaisons comptables valides, équivalence des chartes comptables PeopleSoft/Complete et Complete/PeopleSoft, comptabilités budgétaire et financière.

La comptabilité budgétaire d’un projet qu’on peut consulter grâce au menu « Exploration des projets » est extraite des livres budget DEPENSE et REVENU auxquels on a accès grâce au menu « Exploration des livres BUDGET ».

La recherche de l’information sur un ou des projets peut se faire selon plusieurs critères et la page « Comptabilité d’un projet » affiche à la fois les transactions provenant du livre budget REVENU et celles provenant du livre budget DÉPENSE.

Quant à la comptabilité financière du projet, extraite du grand livre RÉEL, elle se trouve tout en bas de la même page. À noter que les états financiers des projets proviennent de la comptabilité financière.

Menu de l'application

Requêtes pour les utilisateurs

• Exploration des livres BUDGET ... sans liste de valeurs

• Exploration du grand livre REEL ... sans liste de valeurs

• Exploration des projets ... sans liste de valeurs

• Exploration des engagements de salaires

On peut accéder à la page « Exploration des projets » soit à l’aide du lien Exploration des projets, soit à l’aide du lien …sans liste des valeurs. La différence entre les deux est l’existence (pour le premier lien) de listes déroulantes présentant la liste des valeurs possibles pour chacun des critères de recherche.

https://oraweb-dev.ulaval.ca/pls/fin_explo_4_fsapp84/exp_950_table_codification.afficher_requete


LES CRITERES DE RECHERCHE

Les critères communs à toute requête

Pour consulter un ou des projets, il faut d’abord établir le cadre général de la recherche. Celui qui est proposé à l’ouverture du menu est le suivant : recherche d’un ou des projets actifs pour la période annuelle en cours et pour la période budgétaire cumulative.

Les actions à faire concernant ces critères :

• Valider l’entité UL ou la changer pour l’entité AU.

• Valider le statut de projet « Actif » ou le changer pour « Inactif » ou « Actif et inactif ».

• Valider la période budgétaire annuelle en cours ou la remplacer par une autre période ou par un intervalle de période

• Valider la période budgétaire cumulative

Les critères spécifiques à une recherche On doit ensuite choisir un critère de recherche parmi les critères disponibles de (A) à (E). La recherche se fera selon le premier champ saisi dans la liste A….E. Si le critère A, est à blanc, le système vérifie le critère B ; si ce dernier est à blanc, on passe au critère C, etc.

Comme ce menu de consultation est d’abord destiné aux responsables de projet, par défaut, c’est le critère (E) qui est sélectionné.

Recherche des projets associés à l’utilisateur (critère E) Lorsque l’utilisateur est responsable de projets, il ou elle peut tout de suite lancer la recherche à l’aide du bouton et obtenir la liste des projets sous sa responsabilité qui répondent aux critères communs précisés précédemment.

Dans l’exemple ci-dessous, l’utilisateur a 12 projets sous sa responsabilité, 10 projets à l’unité 03602 et 2 projets à l’unité 16500.

Intervalle de périodes


L’utilisateur responsable de projets peut aussi demander la liste des projets qu’il peut consulter « Comme ayant droit de regard ».

Les actions à faire dans cette page :

• Pour obtenir un sommaire budgétaire de tous les projets en contrôle, utiliser les liens Sommaire budgétaire des projets en contrôle par période budgétaire ou par période budgétaire et classe. L’information provient du livre budget DEPENSE. N.B. Les projets en suivi sont exclus de cette liste car ils n’existent pas d’un point de vue budgétaire.

• Pour obtenir la comptabilité d’un projet particulier, cliquer sur son numéro.

S’il s’agit d’un projet en contrôle, vous obtiendrez l’affichage du sommaire et du détail budgétaire par compte pour les budgets de projet inscrits au livre budget « REVENU » et au livre budget « DEPENSE ».

S’il s’agit d’un projet en suivi, le lien vous amène à la page « Livre budget DEPENSE – Détail par période budgétaire », avec l’affichage par compte.

Critères communs

Présentation par projet ou par unité-projet

Type de contrôle budgétaire : C = contrôle, S = suivi

Mois de fermeture : 03 = mars 05 = mai

Liens

Chaque numéro de projet constitue un lien de consultation


• Pour transférer l’information sur EXCEL, cliquer sur le bouton .

Exemple : sommaire des projets en contrôle par période budgétaire

Le tableau affiche le sommaire budgétaire de chacun des projets en contrôle (8 projets) et présente, à la ligne « Total général… », la somme de chacun des éléments pour les périodes budgétaires demandées.

À remarquer ici, le revenu associé de 106 938,78$ du projet SC057525. Les revenus versés dans un projet, sont inscrits dans le livre budget « REVENU » grâce à l’utilisation de comptes de type « revenu ». Ces revenus sont liés au livre budget « DEPENSE » afin de donner ou d’augmenter la capacité de dépenser du projet et y apparaissent sous le libellé « Revenu associé ».

Structure du livre budget DEPENSE Budget

+ Revenu associé - Préengagement - Engagement - Dépense

= Solde budgétaire

127 930 12


Le lien « Sommaire des projets en contrôle par période budgétaire et classe permet d’afficher le fractionnement de chaque projet selon les classes qui le composent. Ainsi, pour un des projets de la liste, le projet SC057525, nous avons trois classes. Seule la classe X00 contient des transactions.

Note : Depuis l’implantation à la version 8.4, seule la classe X)) est utilisée au livre budget revenu et au livre budget de dépense pour les projets SC et FA.

Recherche alphabétique d’un responsable de projet (critère D) Vous pouvez utiliser le critère (D) « Recherche alphabétique d’un responsable de projets » pour connaître les projets liés à cette personne.

Une page intermédiaire vous indique les unités auxquelles les projets du responsable sont rattachés.

En cliquant sur le nom du responsable, vous obtenez la liste de tous ses projets à condition que les autorisations d’accès associées à votre code usager permettent la consultation des unités auxquelles les projets sont rattachés (ici, 03602 et 16500).

Dans notre exemple, Andrée Fournier a les autorisations d’accès aux deux unités. Par conséquent, elle obtient la même liste que celle obtenue avec le critère E.



Recherche des responsables de projets associés à une unité (critère C) Pour l’utilisateur d’Explo qui a pour tâche la gestion des projets d’une unité ou de plusieurs unités faisant partie d’un même regroupement, le critère (C) peut s’avérer utile. Ce critère permet d’obtenir le nombre de projets actifs (inactifs ou actifs et inactifs) par responsable de projets ainsi que le nombre total de projets de même statut pour une unité.

N/P : nombre de projets par responsable

Le nom de chaque responsable est un lien permettant de faire afficher la liste de ses projets.


Dans notre exemple, on fait afficher la liste des projets dont Céline Dallaire est responsable à l’unité 03602, tout simplement en cliquant sur son nom.

Recherche des projets associés à une unité (critère B) Pour l’utilisateur d’Explo qui a pour tâche la gestion des projets d’une unité ou de plusieurs unités faisant partie d’un même regroupement, le critère (B) est sans doute le plus intéressant.

Il permet de faire afficher l’ensemble des projets de l’unité soit par ordre alphabétique de numéro, soit par ordre de responsable, soit par ordre ascendant de numéro d’unité.

Dans cet exemple, nous utilisons les mêmes critères qu’à l’étape précédente. Les 165 projets actifs de l’unité 03602 s’affichent cette fois par ordre alphabétique de responsable. Le mois de fermeture, le type de contrôle budgétaire et la description de chacun des projets apparaissent sur un même tableau.

On a ensuite le loisir de demander les soldes budgétaires de tous les projets en utilisant les liens « Sommaire des projets en contrôle par période budgétaire ou par période budgétaire et classe », de faire afficher la liste des projets d’un responsable en cliquant sur son nom ou de faire afficher la comptabilité d’un projet particulier en cliquant sur son numéro.


……..

……..

Si l’utilisateur a les autorisations d’accès pour l’ensemble des départements d’une faculté, il pourra avoir la liste de tous les projets de ces unités en inscrivant dans le champ « unité » les trois premiers chiffres identifiant la faculté, suivis du signe « % ».

Exemple, « 036% » pour obtenir tous les projets de la Faculté des sciences et de génie.


Consultation d’un projet en contrôle (critère A) Pour la consultation d’un projet particulier, il suffit de saisir le numéro du projet dans le champ approprié et de lancer la recherche.

Dans le haut de la page obtenue, s’affichent différents liens permettant d’avoir accès à la description du projet et à quelques utilitaires.

Description du projet

L’information ci-dessus est tirée de l’information requise pour la création du projet dans PeopleSoft.

Liens

La règle financière détermine le mode de contrôle budgétaire ainsi que les combinaisons comptables qui pourront être utilisées.


Combinaisons comptables valides Le lien Combinaisons valides affiche la liste des combinaisons comptables qu’on peut utiliser pour des transactions de revenus et de dépenses.

……..

……..

* Pour les revenus internes, le compte de crédits de dépense 901000 utilisé dans la version 7.5 est

remplacé, dans la version 8.9, par le compte de revenu R09010.

Comptes de crédits de dépenses utilisés pour la comptabilisation des revenus externes dans la version 7,5 de PeopleSoft.

Comptes de type revenu à utiliser par les unités administratives pour la comptabilisation des revenus dans la version 8.9 de PeopleSoft. *

Comptes de type dépense

Comptes de type revenu utilisés par le Service des finances (section recherche)

*


Équivalences de chartes de comptes Le lien Équivalences SC057525 < > 4212 fait afficher les combinaisons équivalentes dans les 2 applications : de PeopleSoft à Complete.

……..

……..

Le lien Équivalences 4212 < > SC057525 fait afficher la même liste, mais cette fois, de Complete vers PeopleSoft.

Caractéristiques générales du projet Les caractéristiques générales d’un projet sont un résumé de la description du projet.


Le budget de revenu du projet Tous les revenus de projets sont inscrits dans le livre budget de revenu, que ce soit les revenus de subventions et de contrats de recherche ou les autres revenus, internes et externes. Pour ce faire, on utilise des comptes de type « Revenu ».

Ces comptes de revenu existent dans toutes les classes définies pour un projet. Lorsqu’on consulte un sommaire budgétaire, tous ces comptes sont regroupés au compte R00000.

Chaque classe de revenu est liée en tout ou en partie à sa classe équivalente de dépense afin de rendre les revenus disponibles pour effectuer des transactions de dépense. Ainsi, dans l’exemple qui suit, le total des revenus regroupés au compte R00000 et comptabilisés dans la classe X00 (15 870,67$) se retrouve au sommaire budgétaire des dépenses à la classe X00 sous le libellé « Revenu associé ».

Le tableau affiche d’abord le sommaire des revenus par classe. Ici, la totalité des revenus se trouve dans la classe X00 et sont regroupés au compte R00000.

Tous les liens débutant par le préfixe « S » nous mènent à des pages affichant des informations provenant d’un regroupement de données ; par conséquent, le seul compte qui apparaît sur chacune de ces pages est le compte de regroupement R00000.

Les données regroupées SPB : sommaire par période budgétaire L’affichage présente les données regroupées au compte R00000 pour la ou les périodes budgétaires spécifiées dans les critères communs de recherche.

Liens de consultation Revenus estimatifs (budget)


Suite de l’écran

De nouveaux liens débutant par le préfixe « D », pour détails, deviennent disponibles.

SAF : sommaire par année financière L’utilisation de ce lien permet de découper en années financières la période budgétaire cumulative obtenue dans le sommaire budgétaire précédent. De nouveaux liens (DAF, DT, DTC et DTD) deviennent disponibles.

Dans les projets, l’utilisation de comptes de type revenu commence avec l’implantation de la version 8.4 de PeopleSoft. L’affichage par année financière commencera donc avec « 2005 ».

SPC : sommaire par période comptable Ce lien permet un découpage de l’information par période comptable soit à partir d’une période budgétaire, soit à partir d’une année financière. Dans notre exemple, nous allons utilisé le lien SPC à partir du sommaire pour l’année financière 2006.


Par exemple, les revenus facturés pendant l’année financière 2006 sont répartis sur trois périodes comptables, les périodes 04,06 et 12.


Les données détaillées Dans les pages « Sommaire par période budgétaire », « Sommaire par année financière » et « Sommaire par période comptable », de nouveaux liens dont le préfixe est « D » sont apparus. Ces liens (DPB, DAF, DPC, DTC, DTD et DT) permettent de faire afficher les données détaillées par période budgétaire, par année financière, par période comptable, par comptes, par document ou par transaction. Notez que dans toutes les pages affichées grâce à ces liens, les colonnes « Budget », « Montant facturé » et « Montant recouvré » n’apparaissent pas.

Ce sont ces mêmes liens qui apparaissent dans le tableau qui suit : Revenus – Détail budgétaire par classe et compte.

DPB : Détail par période budgétaire Le lien DPB, détail par période budgétaire, nous donne la répartition par compte du revenu total pour la période budgétaire ciblée.


DAF : Détail par année financière Lorsque le projet consulté est un projet dont la période budgétaire est cumulative, il s’avère avantageux de faire un découpage du sommaire budgétaire par année financière. Le lien DAF nous donne un regroupement des transactions par compte et par année financière.

DPC : Détail par période comptable Au lieu de faire le découpage par année financière, on peut le faire par période comptable. Le résultat obtenu est un regroupement des transactions par compte et par période comptable.


DTC : Détail des transactions par compte On peut obtenir le nombre de transactions par compte en utilisant le lien DTC.

DTD : Détail des transactions par document À partir du tableau précédent, en ciblant un compte (ici le R90400) et le lien DTD, on fait afficher la liste des documents.


DT : Détail des transactions Si le lien DT, détail des transactions, est utilisé au lieu du lien DTD, détail des transactions par document, on obtient une liste de toutes les lignes de transactions pour le compte qui a été ciblé.

……..


Relevé restreint des transactions À la fin de la page « Relevé des transactions DT », on trouve à nouveau l’utilitaire nous permettant de restreindre l’affichage selon nos besoins d’information. Ici, par exemple, on demande toutes les transactions de revenu pour le mois d’octobre 2004.


Suggestion de navigation Le nombre de liens disponibles pour la navigation est élevé et peut être déconcertant. Aussi, avant d’entreprendre la consultation d’un projet, il est important d’avoir une idée claire et précise de ce que l’on cherche. Par exemple, si vous voulez vérifier que la facture interne associée à la vente récente d’instruments de verre a bien été faite, quels liens utiliser ? Dans le sommaire budgétaire par classe, faites d’abord un découpage par année financière (SAF). Comme nous recherchons des revenus internes (compte R09010), nous devons faire afficher les comptes de revenus ; il faut donc utiliser le lien DTC, détail des transactions par compte. Pour obtenir ensuite la liste des factures internes effectuées en 2005, utiliser le lien DTD, détail des transactions par document sur le compte R09040. Il y a une seule facture et cette facture n’a qu’une ligne. Si la facture avait eu plusieurs lignes (NT = 8), on aurait pu les faire afficher en utilisant le lien DT.

Lorsque vous consultez un projet dont la période budgétaire est cumulative, on vous suggère de faire un premier découpage par année financière, puis par période comptable et ensuite d’utiliser les liens vous permettant d’obtenir des détails sur les transactions.

Les séquences suivantes donnent de bons résultats :

DT DAF DPC DTD DTDS SPB SAF SPC DTC DTD DT DTDS


Le budget de dépense du projet Le tableau affiche d’abord le sommaire des dépenses par classe. Ici, la totalité des dépenses se trouve dans la classe X00 et les dépenses sont regroupées au compte 000000. La colonne « Revenu associé » affiche la portion de revenus inscrits au livre budget REVENU qui est en lien avec le livre budget DEPENSE. Ici, il s’agit de la totalité des revenus comptabilisés (lien à 100% entre les 2 livres).

Sous le sommaire budgétaire par classe, s’affiche le détail budgétaire par classe et compte (DTC).

........

Dans chacun de ces tableaux, nous trouvons des liens qui permettent de faire du forage dans la base de données ; les liens dont le préfixe est « S » nous mènent toujours à des

Liens

Liens


sommaires, c’est-à-dire à des données regroupées au compte 000000. Les liens débutant par « D » nous permettent d’obtenir le détail des dépenses selon leur nature, c’est-à-dire les comptes utilisés lors de la saisie. Enfin, le lien ES apparaît vis-à-vis des comptes de salaires et permet à l’usager qui en a l’autorisation de consulter les contrats d’engagement.

Les données regroupées SPB : sommaire par période budgétaire L’affichage présente les données regroupées au compte 000000 pour la ou les périodes budgétaires spécifiées dans les critères communs de recherche. Ce lien ne présente un intérêt que pour les projets dont la période budgétaire est annuelle. Ici, nous consultons un projet de soutien aux activités académiques pour les périodes AN2002 à AN2005 ; nous avons utilisé le lien SPB de la ligne « Total général… » du sommaire budgétaire par classe.

……..


SAF : sommaire par année financière Lorsque la période budgétaire d’un projet est « CUMULA », le lien SAF permet de découper la période budgétaire en années financières afin de faciliter la consultation des données. Dans notre exemple, le lien est utilisé sur la classe X00 du sommaire budgétaire par classe du projet SC057525.

……..


SPC : sommaire par période comptable Une fois choisie l’année financière à consulter dans le sommaire qui précède, on peut faire un découpage de cette année en périodes comptables. Dans notre exemple, nous avons utilisé le lien SPC à partir du sommaire par année financière.

……


Les données détaillées

DPB : Détail par période budgétaire Le lien détail par période budgétaire nous donne la répartition par compte du total des dépenses pour la période budgétaire ciblée.

……..

DAF : Détail par année financière Lorsque le projet consulté est un projet dont la période budgétaire est cumulative, comme c’est le cas ici, il s’avère avantageux de faire un découpage du sommaire budgétaire par année financière SAF et d’utiliser ensuite le lien DAF pour obtenir un regroupement des transactions par compte et par année financière. Ici, DAF de l’année 2004.


DPC : Détail par période comptable Au lieu de faire le découpage par année financière, on peut le faire par période comptable. Le résultat obtenu est un regroupement des transactions par compte et par période comptable.

DTC : Détail des transactions par compte On peut obtenir le nombre de transactions par compte en utilisant le lien DTC.

DTD : Détail des transactions par document À partir du tableau précédent (DTC), en ciblant un compte (ici le 201000) et le lien DTD, on fait afficher la liste des documents.


DT : Détail des transactions Si le lien DT, détail des transactions, est utilisé au lieu du lien DTD, détail des transactions par document, on obtient une liste de toutes les lignes de transactions pour le compte qui a été ciblé.

……..


Relevé restreint des transactions À la fin de la page « Relevé des transactions », se trouve à nouveau l’utilitaire nous permettant de restreindre l’affichage selon nos besoins d’information. Supposons que seule la liste des dépenses de juin à novembre 2003 (PC, 2004-01 à 2004-06) vous intéresse.

• Saisir les critères désirés et lancer la recherche

……..


Suggestion de navigation Avant d’entreprendre la consultation d’un projet, il est important d’avoir une idée claire et précise de ce qu’on cherche.

Lorsque vous consultez un projet dont la période budgétaire est cumulative, on vous suggère de faire un premier découpage par année financière, puis par période comptable et ensuite d’utiliser les liens vous permettant d’obtenir des détails sur les transactions.

Les séquences suivantes donnent de bons résultats :

DT DAF DPC DTD DTDS SPB SAF SPC DTC DTD DT DTDS

L’état des dépenses par année financière (GL RÉEL) Le Grand livre RÉEL contient la liste des transactions de revenu et de dépense. Les transactions de préengagement et d’engagement n’en font pas partie. Par conséquent, la présentation des états financiers de la recherche sera modifiée pour tenir compte de ce changement. Note : les engagements (autres que salaires) seront déclarés dans une note au bas de l’état des dépenses.


Consultation d’un projet en suivi Nous avons vu précédemment comment obtenir la liste des projets d’une unité administrative (critère B). Dans cette liste, on précise le type de contrôle budgétaire appliqué à chacun des projets ; un projet peut être soit en contrôle, soit en suivi. Jusqu’à maintenant, nous n’avons parlé que des projets en contrôle

Pour consulter un projet en suivi, vous devez cliquer sur son numéro dans la liste des projets obtenus pour l’unité.

Vous pouvez aussi, bien sûr, utiliser le critère (A) et saisir le numéro de projet en suivi que vous désirez consulter et lancer la recherche.

On obtient le détail budgétaire par compte : les transactions opérationnelles effectuées pour cette activité particulière sont regroupées selon leur nature. Les liens disponibles sur chaque ligne permettent différents affichages de ces transactions.

Lorsqu’on crée un projet en suivi, on utilise le champ « projet » comme une étiquette que l’on applique sur chacune des transactions d’une activité particulière afin de garder groupées en tout temps les transactions effectuées pour cette activité. Un projet en suivi n’a pas de budget, donc pas de solde budgétaire.

Lorsqu’on demande la consultation d’un projet en suivi dans le menu « Exploration des projets », notre demande est transférée vers la page « Exploration des livres budget – DÉPENSE- détail par compte ».

Dans notre exemple, le projet AP069931 a été créé pour faire le suivi des dépenses relatives aux travaux pratiques de Physiologie animale et comparée. Lorsqu’on consulte ce projet pour la période budgétaire AN2004, on obtient immédiatement le total des dépenses effectuées ainsi que, grâce à la répartition par compte, la nature de ces dépenses.


Les coûts associés à cette activité en 2004 vont permettre d’effectuer des prévisions budgétaires pour la prochaine année. Par exemple :

Cours BIO-10079 Dépenses AN2004

Prévisions AN2005

Variation AN2004/AN2005

Auxiliaire d’enseignement (salaire + AS) 3491,47$ 3500,00$ ↑

Fournitures générales 820,26$ 1000,00$ ↑

Animaux de laboratoire 1599,09$ 1800,00$ ↑

Nourriture pour animaux de laboratoire 38,77$ 40,00$ ↑

TOTAL 5989,59$ 6340,00$ ↑ 6%

Chacun des comptes de la page « Livre budget – Détail par période budgétaire » se termine par une série de liens permettant d’éclater la dépense : tous ces liens ont le préfixe « D ». Comme la page affiche déjà les données par combinaison comptable et que la période budgétaire annuelle et l’année financière équivalente ont les mêmes dates de début et de fin, les liens DAF (détails par année financière) et DTC (détail par compte) ne présentent pas d’intérêt ici.


ANNEXE 1 – Définitions et particularités • Projet actif/inactif

Un projet est actif tant qu’un responsable du Service des finances ne change pas son statut pour inactif. Ainsi, un projet peut rester actif même après la date de fin de comptabilisation, bien qu’après cette date aucune transaction ne doit être effectuée.

• Utilisateur responsable On parle d’utilisateur responsable, lorsque l’utilisateur d’Explo est responsable d’un ou de plusieurs projets. L’expression équivalente dans PeopleSoft est « Chef de projet ».

• Utilisateur ayant droit de regard Lorsqu’en plus d’être responsable de projets, un utilisateur d’Explo collabore à d’autres projets pour lesquels il n’est pas le responsable, il peut avoir l’autorisation d’accès à la consultation de ces projets comme « ayant droit de regard ». L’autorisation d’accès doit être accordée par l’unité à laquelle le projet est rattaché.

• Projet en contrôle Projet auquel on attribue une capacité de dépenser par le biais d’un revenu associé ou d’un budget « DÉPENSE » et pour lequel on établit un solde budgétaire.

• Projet en suivi Un projet créé pour faire le suivi d’une activité particulière est appelé projet en suivi. Dans ce type de projet, le champ structure « projet » est utilisé comme une étiquette pour regrouper les transactions opérationnelles de l’activité. On y retrouve aucun budget et donc, aucun solde budgétaire.

• Projets SC et FA Depuis l’implantation de PeopleSoft 8,4, seule la classe X00 est utilisée au livre budget REVENU et au livre budget DEPENSE.

• Capacité de dépenser - Projets de recherche Également depuis l’implantation de PeopleSoft 8,4, la capacité de dépenser d’un projet proviend des revenus facturés lesquels apparaissent dans le livre budget DEPENSE sous le libellé « Revenu associé ». Les intervenants du secteur de la recherche du Service des finances, établissent les factures aux organismes en tenant compte dans la répartition des revenus des différentes classes qui seront utilisées par la suite pour la réalisation du projet.

Documents

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