EXTERNALISATION OFFRE EXPERTS … privilégié avec leur client.» Jean-Noël Lepresle «Notre expérience de l externalisation nous permet une mise en place rapide et sécurisée,

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OCASociété d expertise-Comptable

Nos services :>>> Délégation etexternalisation>>>Contentieux etprocédure Judiciaire>>>Audit Légal etContractuel>>>Conseil etAmélioration desperformances

EXTERNALISATIONOFFRE EXPERTS-COMPTABLES

1 Les enjeux économiques de l expertise comptable

2 La solution OCA : mutualisation des traitements de base et

délocalisation

3. Les modalités de collaboration OCA / Experts comptables

4. Pourquoi la Tunisie ?

5. Nos dispositifs de sécurité

6. En résumé, pourquoi entrer dans une collaboration OCA /

Expert comptable ?




L expertise comptable est confrontée à un défiéconomique lié à la mondialisation :

le coût des traitements de base comptables (imputation,saisie des écritures comptables) est essentiellement

constitué de coûts de personnel, de faibles niveaux dequalification, élevés en France,

les autres coûts (matériel informatique, logiciels) sont stablesou en diminution tendancielle,

les coûts de télécommunication sont en forte diminution.

Ceci va inexorablement conduire à transférerles travaux présentant le moins de valeurajoutée dans des pays à faible coût de maind œuvre !

Les enjeux économiques de l expertise-comptable




Les groupes internationaux ont déjà acté lesconséquences de cette situation pour leurspropres besoins de tenue de comptabilité, encréant des plateformes délocalisées chargées dutraitement par sous- ensembles régionaux, voirepar continent.Leur délocalisation est traitée en interne car leurtaille de l ensemble permet de capitalisersimultanément sur l économie de coûts horairesunitaires et sur les effets d économie d échelle auniveau des plateformes.

Source : Etude Mc Kinsey/NASSCOM présentée au62e congrès de l OEC

Exemple de l externalisation comptable en Inde

A titre d illustration, 35% desentreprises US « Fortune 500 »externalisent leur comptabilité.






Aux USA, de nombreuses plateformes de sous-traitance, aux prestations allant de lasaisie pure au traitement comptable complet, proposent directement leurs services surinternet aux entreprises américaines, sur la base de véritables usines comptables,délocalisées dans des pays anglophones à bas coûts de main d œuvre, principalementl Inde (cf. Google US, «Bookkeeping outsourcing »).

En Europe, en France particulièrement, le phénomène ne fait que débuter.

Compte tenu de la part des coûts comptables dans la structure globale de leurs coûts, lesentreprises n ont pas exercé de fortes pressions sur leurs prestataires jusqu àmaintenant…

Toutefois, la concurrence croissante exerçant ses effets sur les marges des entreprisesfrançaises, les coûts comptables sont appelés à diminuer à leur tour, dès que l offrede comptabilité à prix plus réduit deviendra perceptible pour les entrepreneurs.Passé ce moment, la vitesse de transfert des entreprises vers la nouvelle offre pourraitdevenir explosive.

Les PME et particulièrement les TPE, qui constituent la base de la clientèle captive desExperts Comptables pour les traitements comptables et fiscaux obligatoires, serontparticulièrement concernées car principalement sensibles au prix de la prestation. Leconseil, mis en avant par les professionnels, deviendra alors plus difficile à vendre si lecoût des prestations de base ne baisse pas.





Les Experts Comptables doivent donc anticiper cette évolution vers des coûts plus baset se situer dans une perspective d adaptation. A défaut, le marché risque de sanctionner lesprofessionnels qui ne seront pas en mesure d accompagner le mouvement de baisse des prixdes prestations de base, essentiellement l imputation et la saisie des transactions.

Leurs services doivent évoluer dans le sens d une plus grande valorisation desprestations à haute valeur ajoutée:

assistance à la détection des risques et opportunités de leurs clients, afin de servird accélérateurs de croissance, particulièrement pour les jeunes entreprises et de gardefous en temps utile, lors des phases de problèmes stratégiques ou opérationnels desentreprises plus matures,assistance au cours des phases exceptionnelles : acquisitions, cessions d activités,financement haut de bilan, etc.,optimisation fiscale du patrimoine de l entreprise et du dirigeant.

Le Conseil National de l Ordre a récemment ouvert la porte à la délocalisation des travaux,sous le contrôle d un Expert Comptable français.

Les prestations traditionnelles de la Profession doivent évoluer: plus de rapidité, plusde restitution d information, plus de convivialité dans l accès à l information et destarifs plus compétitifs.




Shéma de fonctionnement

OCA intervient comme prestataire support en relation exclusive avec l expert-comptable.L expert-comptable conserve la maîtrise de la relation client et peut se concentrer sur sesfonctions de conseil et le développement de ses activités.

EXPERT COMPTABLE

BACK OFFICE TUNISIEN

CLIENTFINAL

PARIS




1. Système de pré-saisie et de reconnaissance optique

Client du Cabinet:

Chaque document scanné est traité par lelogiciel de reconnaissance optique. Ce systèmepermet une fois paramétré de détecterautomatiquement le document et de uneproposer l imputation comptable et, le caséchéant, la codification analytique.

A défaut, faxe les documents au Cabinet

Cabinet d Expert Comptable:

Reçoit (*) le batch de documents scannés ettransfère au serveur OCA hébergé par unprestataire externe .

Back-office offshore OCA:

Accède aux documents scannés, contrôle lesimputations dans le journal de pré-saisie etimpute manuellement les pièces non identifiéespar le système automatique

(*) ou scanne les pièces reçues du clientPropositiond imputationcomptablepar l OCR

Documentnumérique




Le Back- Office procède:

à la validation de la pré-imputation par l OCR ou àl imputation manuelle et à la saisie correspondante ;

au pointage des comptes dans le logicielcomptable ;

à l établissement des rapprochements bancaires ;

aux traitements spécifiques :

pointages factures / Bons de commandes /Bons de livraisons ;

préparation des règlements ;

suivi des immobilisations ;

relance clients ;

etc.

OCA Paris contrôle les travaux exécutés, avantle basculement dans le logiciel comptable sur leserveur du Cabinet.

2. Comptabilisation et rapprochement par le Back-Office




3. Supervision étroite exercée par OCA à chaque étape du processus comptable

A chaque étape du processus comptable, OCA Parisexerce un contrôle étroit et assure la maîtrise desopérations de traitement et de contrôle:

validation des travaux et établissement descomptes-rendus de traitement ;

contrôle le bon déversement des interfacesinformatique ;

maîtrise du déclenchement de lacomptabilisation dans les journaux comptables.

La présence sur le site du Back Office d un managerfrançais et l utilisation quotidienne d une liaison vocaleavec Paris assurent la parfaite fluidité des échanges.

Les demandes du client formulées auprès de sonExpert Comptable sont répercutées à OCA Paris quiassure la responsabilité et informe son correspondantde l exécution.




Le choix de l externalisation impose une exigenceparticulière de fiabilité, de sécurité et de confidentialitéde l information comptable

OCA est une Société Anonyme d Expertise-Comptable inscrite au tableau de l ordre depuis sacréation. A ce titre, OCA répond à au mêmeniveau d exigence en terme de qualité et dedéontologie que votre cabinet

Alain Ouaniche, expert-comptable,président d OCA Nousapportons à nos confrères notre assistance dans larésolution de leur challenge économique sur les coûts detraitement comptable pour les TPE, dans le respect totalde leurs exigences, en particulier le maintien de leurrapport privilégié avec leur client.»

Jean-Noël Lepresle «Notre expérience de l externalisationnous permet une mise en place rapide et sécurisée, aubénéfice de nos clients. »




Sécurité & confidentialité:

OCA a mis en œuvre un dispositif complet sur la plateforme Back- Office visant àgarantir une sécurité et une confidentialité optimale des informations comptables:

Clauses de confidentialité insérées dans chaque contrat de travail.Protection des systèmes contre les copies.Désactivation des ports CD et USB sur tous les postes de travail.Accès réseau restreint à l intranet OCA.Système « Zéro Papier » :

– Technologie double écran ;– 0 imprimante et/ou photocopieurs sur le site.

Sécurisation des locaux par un prestataire extérieur.




Pourquoi la tunisie ?

Pays Francophone ;Personnel hautement qualifié, bac +4, trèsmotivé ;Formé aux normes comptables françaises eteuropéennes ;Même fuseau horaire que Paris ;Encadrement sur Site par un Managerfrançais et une Responsable tunisienne ;Pilotage depuis Paris par deux managersexpert-comptables et un responsableinformatique (externe).

OCA attache beaucoup d importance :

au recrutement du personnel de la plateformeà sa formation,à l encadrement sur site

Les procédures de la Plateforme fontl objet d un dossier de norme ISO9001, en cours avec un organismetunisien




Une infrastructure et une technologie de pointe

Connexion en temps réel avec le site de l entreprise et le site de la plateforme tunisienne :Connexion en temps réel voix et image via Skype ;Données et logiciels (connexion VPN par accès distant sécurisé IPSEC au serveurclient, via TSE) ;Gestion personnalisée des accès selon profils hiérarchisés.

Serveurs « 4- Core », dernière génération, en Raid 5,assurant la continuité de l exploitation.

Trois niveaux de back up :Sauvegarde externalisée en salle blanche ;Back up local sur périphérique de stockage externe ;Deux serveurs système en miroir ;

Deux lignes haut débit (liaisons internet), sur des fournisseurs différents (ISP) avec la Tunisie.

Logiciel de reconnaissance OCR spécifique, intégrant une fonction d assistance à l imputationcomptable.

Système compatible avec la quasi-totalité des logiciels comptables français et étrangers (logicielpar défaut : SAGE). Exemples de logiciels compatibles :

Utilisation d un logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) permettant l acquisition, leclassement, le stockage et l archivage des documents numérisés.




Les modalités de collaboration Expert- comptable / OCA

Le Contrat de collaboration :

Un contrat type de collaboration fixe les droits et obligations des parties, il prévoit notamment :le responsable permanent désigné par le Cabinet d Expertise comptable client et leresponsable désigné par OCA, par qui passe la communication entre les deuxcabinets,les modalités de l ouverture de chaque nouveau contrat de sous-traitance d un clientdu Cabinet à l externalisation OCA,les diverses options standard de prestations de la part d OCA et la rémunérationcorrespondante (les prestations non tarifées pouvant faire l objet de demandes detarifications particulières au coup par coup):

enregistrement comptable révision comptable mensuelle: pointage comptes clients / comptes fournisseurs /rapprochements de banquereporting mensuel, liasse fiscale annuelle / comptes sociaux annuels /déclarations fiscales périodiques,paie, déclarations sociales




En résumé :

1. Economisez jusqu à 50% de vos coûts

de traitement des comptabilités de vos clients

2. Réalisez plus de chiffre d affaires avec votrepersonnel actuel en confiant vos nouveauxcontrats à OCA

3 . Réduisez le temps passé par les Associés enrecrutement, en formation et en administration dupersonnel

4. Bénéficier d une gamme complète et modulaire deservices, de l imputation et la saisie jusqu aux étatsfinanciers annuels et à la liasse fiscale.