TABLE DES MATIÈRES

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1 CONDITIONS D'EMPLOI............................................................7Types de nomination et catégories d'emploi........................................7Contrats de courte durée.....................................................................7

Département du personnel et de la protection sociale http://web.itu.int/sg_pe/index-fr.html.......................................................7A qui s'adresser?......................................................................................8Section droits et prestations....................................................................8Section recrutement et placement...........................................................8Arrivée à l'UIT...........................................................................................9Heures de travail......................................................................................9Congés...................................................................................................10

Autorisation d'absence.......................................................................10Congé annuel.....................................................................................10Jours fériés officiels............................................................................10Congé dans les foyers........................................................................10Congé de maternité............................................................................10Congés internes..................................................................................11Congé de maladie...............................................................................11Congé spécial.....................................................................................11

Heures supplémentaires........................................................................11Attestations/permis................................................................................12Badges...................................................................................................12Questions de genre et langage neutre...................................................12Evaluation du comportement professionnel...........................................13Harcèlement...........................................................................................13Tabac.....................................................................................................13Consommation d'alcool..........................................................................14Dossier des fonctionnaires de l'Union au Département du personnel....14

2 TRAITEMENTS ET PRESTATIONS.............................................15

Paiement des traitements et des prestations........................................15Dates de paiement des traitements.......................................................15Impôts....................................................................................................15Avances de traitement...........................................................................16Prime d'affectation.................................................................................16

Allocation logement...............................................................................16Allocations familiales..............................................................................16Indemnité pour frais d'études et remboursement des frais d'études.. . .16

Indemnité pour frais d'études............................................................16Remboursement de la taxe scolaire...................................................17

Prime pour connaissances linguistiques.................................................17

3 VOYAGES OFFICIELS..............................................................18

Frais de voyage et de déménagement des fonctionnaires recrutés sur le plan international...................................................................................18

Voyages..............................................................................................18Frais de déménagement et assurance...............................................18

Dédouanement pour ceux qui déménagent en Suisse...........................18Dédouanement pour ceux qui déménagent en France..........................18Véhicule hors taxes (importation ou achat)...........................................19Autres types de voyages officiels...........................................................19Contacts.................................................................................................19

4 ASSURANCES ET PENSIONS....................................................20

Assurance santé.....................................................................................20Conditions de couverture.......................................................................20Assurance maladie fédérale suisse........................................................22Système suisse d'assurance vieillesse survivants (AVS), d'assurance-invalidité (AI), d'assurance perte de gain (APG) et d'assurance-chômage (AC)........................................................................................................23Pensions.................................................................................................23Assurance vie.........................................................................................24Section pensions et assurances.............................................................24

5 GESTION DES CARRIÈRES ET FORMATION................................25

Cours de formation linguistique.............................................................25Cours de formation aux techniques de l'information.............................25Cours de formation interne (à l'exclusion des cours d'informatique).....26Formation individuelle à l'extérieur (formation liée au travail ou permettant une amélioration des connaissances).................................26Conditions, types de formation, conditions à remplir, coûts, etc...........27Section gestion des carrières et formation............................................27

6 SERVICE SOCIAL....................................................................28

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7 REPRÉSENTATION DU PERSONNEL..........................................29

Conseil du personnel de l'UIT.................................................................29Syndicat du personnel............................................................................29Fédération des associations de fonctionnaires internationaux (FICSA)..30

8 SERVICES DE L'UIT ET RENSEIGNEMENTS PRATIQUES POUR LES PREMIERS .....................................................................JOURS À L'UIT

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Sigles/acronymes...................................................................................31Adresse..................................................................................................31

Numéro de téléphone.........................................................................31Numéros de télécopie.........................................................................31Bâtiments...........................................................................................31Economies d'électricité.......................................................................31

Archives.................................................................................................32Autorisation et délégation de pouvoir (questions financières et de personnel)..............................................................................................32Panneaux d'affichage.............................................................................32Cartes professionnelles de l'UIT.............................................................33Cafétéria/restaurant...............................................................................33Service de nettoyage.............................................................................33Clubs de l'UIT.........................................................................................33

Autres groupes de l'UIT......................................................................33Assistance informatique.........................................................................34

E-mail.................................................................................................34Maintenance automatique des PC et économies d'énergie................34Sécurité informatique.........................................................................35Matériels et logiciels...........................................................................35

Correspondance et documents..............................................................35Etablissement de la correspondance et d'autres documents officiels de l'UIT par voie électronique.............................................................35Guide stylistique pour la rédaction des documents de l'UIT en anglais...........................................................................................................35Procédure de signature......................................................................35Réception et distribution du courrier..................................................36

Bases de données..................................................................................36Contrôles ophtalmologiques...................................................................36Communications internes et publications..............................................36Invitations à prendre la parole à des manifestations organisées à l'extérieur de l'UIT..................................................................................37

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Dénomination, signe, drapeau et emblème de l'UIT..............................37Clés et cartes d'accès............................................................................37Langues..................................................................................................37Bibliothèque de l'UIT..............................................................................37Objets trouvés........................................................................................38Courrier, télécopie et tube.....................................................................38

Courrier à l'arrivée..............................................................................38Courrier au départ..............................................................................38Télécopies..........................................................................................39Courrier exprès...................................................................................39Valise diplomatique............................................................................39Tube...................................................................................................39

Envoi de télécopies ou de courrier à titre privé.....................................40Soins médicaux......................................................................................40Salles de conférence/de réunion............................................................41Matériel de bureau (ordinateurs non compris) et réparations................41Organigramme.......................................................................................41Parking...................................................................................................41Photocopieurs.........................................................................................41Salles destinées au personnel................................................................42Douches.................................................................................................42Fournitures de bureau............................................................................42Services téléphoniques..........................................................................42

Appels téléphoniques.........................................................................42Téléphones mobiles............................................................................43BIP......................................................................................................43Messagerie vocale..............................................................................43Annuaire téléphonique.......................................................................43Numéros de téléphone utiles..............................................................43

Site web de l'UIT.....................................................................................43

9 URGENCES, SÉCURITÉ ET SÛRETÉ...........................................44

Numéros d'urgence................................................................................44Evacuation.............................................................................................44Premiers secours....................................................................................44Soins médicaux......................................................................................44Services médicaux ou hospitaliers d'urgence (24 heures/24)................45Sécurité..................................................................................................46Sécurité informatique.............................................................................46

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10 VIVRE EN SUISSE OU EN FRANCE VOISINE...............................47

Remarques sur la vie en Suisse ou en France........................................47Association automobile..........................................................................47Comptes bancaires, postaux, à la Credit Union et à la Mutuelle............47

Comptes bancaires.............................................................................47Comptes postaux................................................................................47United Nations Federal Credit Union..................................................47Association mutuelle des fonctionnaires internationaux (ICSMA – anciennement MEC)...........................................................................48

Ouvrages, guides, journaux étrangers...................................................48Garde des enfants malades...................................................................48Clubs et associations..............................................................................49

Groupe des époux/épouses de fonctionnaires de l'UIT.......................49Groupes de conversation....................................................................49Club d'enfants....................................................................................49Clubs de l'UIT......................................................................................49

Douane...................................................................................................49Employés de maison..............................................................................50Permis de conduire................................................................................50Vivre en France (domicile et véhicules).................................................50Centre d'accueil – Genève Internationale (Geneva Welcome Center)....51Assurance maladie complémentaire......................................................51Assurance maladie fédérale suisse, assurance vieillesse survivants (AVS), assurance-invalidité (AI), assurance perte de gains (APG) et assurance-chômage (AC).......................................................................51Logement...............................................................................................51

Panneaux d'affichage.........................................................................52Bibliothèques.........................................................................................52Redevances de réception des programmes de radio et de télévision en Suisse.....................................................................................................52Stations de radio....................................................................................52S.A.F.I. (Service d'achat des fonctionnaires internationaux)..................52Ecole et enseignement...........................................................................53Cartes téléphoniques.............................................................................53Transports..............................................................................................53

Transports publics..............................................................................53Autoroutes..........................................................................................53

Voyages privés.......................................................................................54Régime commun des Nations Unies.......................................................54

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Importation et immatriculation des véhicules en Suisse........................54Sites web utiles......................................................................................54Permis de travail pour les conjoints et les enfants (Permis "Ci" suisse).55

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NOTES

Ce guide a été établi par la Section gestion des carrières et formation, Division DRH, du Département du personnel, à l'intention des nouveaux fonctionnaires. Si vous avez des questions ou des commentaires le concernant, ou des modifications ou des adjonctions à lui apporter, vous êtes invités à le faire par e-mail Jonna.Gill@itu.int ou par téléphone (Mme Gill, Tél. 6329).

Avertissement

Le présent guide contient une présentation générale de l'UIT à l'intention des nouveaux fonctionnaires. Les renseignements fournis ont été approuvés par les services compétents. Ils étaient exacts au moment de la publication (14 mai 2002) et seront régulièrement mis à jour. Il faut toutefois considérer ce guide comme un ouvrage à caractère général qui ne saurait se substituer aux Instruments de l'Union, aux Statut et Règlement du personnel, aux ordres ou notes de service ou à toute autre publication officielle de l'UIT.

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1 CONDITIONS D'EMPLOI

Certaines dispositions réglementaires et certains droits diffèrent selon la nature de la nomination: à titre permanent, temporaire (par exemple pour une période de stage ou pour une durée déterminée) ou pour une courte durée. Dans ce dernier cas, les "Dispositions du Règlement du personnel applicables au personnel engagé pour des conférences et autres périodes de courte durée" doivent se lire à la lumière des Statut et Règlement du personnel applicables aux fonctionnaires permanents/temporaires. La numérotation des dispositions applicables au personnel engagé pour des périodes de courte durée suit la numérotation des chapitres des Statut et Règlement du personnel. Pour les besoins du présent guide, seule la référence à l'article du Règlement du personnel est indiquée. L'édition complète, mise à jour, des Statut et Règlement du personnel peut être consultée, en français, anglais et espagnol, sur le site web du Département du personnel, à l'adresse suivante: http://web.itu.int/sg pe/index-fr.html.

Les conditions d'emploi des fonctionnaires élus font l'objet du Statut du personnel et du Règlement du personnel applicables aux fonctionnaires élus. Certes, une partie des renseignements contenus dans le présent guide pourra être utile à ceux-ci, mais ils doivent s'adresser à Mme Lewis (Tél. 5373, Bureau T.1114) pour toute question particulière concernant leurs droits, prestations et obligations.Types de nomination et catégories d'emploiCertains des renseignements contenus dans le présent guide diffèrent selon le type de nomination et la catégorie de l'emploi du fonctionnaire.

Types de nomination: à titre permanentà titre temporaire (pour une période de stage ou pour une durée déterminée)pour une courte durée (contrats de moins d'un an)

Catégories d'emploi: Services généraux (G), Professionnelle (P) et Conseillers supérieurs (D).

Si vous avez des questions particulières à poser, veuillez vous adresser aux personnes indiquées dans chaque partie du Guide, vous reporter aux dispositions applicables des Statut et Règlement du personnel ou à la note ou à l'ordre de service pertinent.Contrats de courte duréePar contrats de courte durée, on entend des contrats de moins de 12 mois. Les titulaires de tels contrats ne sont pas autorisés à travailler pour l'UIT pendant 12 mois sans interruption; aucun nouveau contrat ne peut leur être accordé avant l'expiration d'une période d'un mois, période pendant laquelle l'UIT ne leur assure aucune forme de soutien, prestations ou assurances. Les questions concernant les conditions d'emploi attachées aux contrats de courte durée doivent être posées à Mme Bonnet (Tél. 5374, Bureau T.1119).

Département du personnel et de la protection sociale http://web.itu.int/sg_pe/index-fr.html

Le Département du personnel et de la protection sociale est situé au 11ème étage de la Tour, la Section des pensions et assurances et la Section gestion des carrières et formation étant situées au 10ème étage. Le département comporte deux divisions. La Division de l'administration du personnel englobe la Section droits et prestations (contrats, allocations, cartes de légitimation, congés, heures supplémentaires, etc.), la

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Section voyages et la Section des pensions et assurances. La Division du développement des ressources humaines englobe la Section gestion des carrières et formation, la Section recrutement et classement, et la Section classement, structure et méthodes organisationnelles.

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A qui s'adresser?

Les fonctionnaires en possession d'un contrat permanent, de stage ou de durée déterminée doivent s'adesser à la Section Droits et prestations (Mme D. Khoury, Tél. 5383, Bureau T.1115). Les contrats de courte durée sont traités par la Section Recrutement et placement (Mme P. Bonnet, Tél. 5374, Bureau T.1119). Pour de plus amples renseignements, veuillez vous adresser aux deux sections mentionnées dans ce paragraphe.

Section droits et prestations

La Section droits et prestations de la Division de l'administration du personnel s'occupe des allocations, des cartes de légitimation pour le personnel régulier, des congés annuels, des heures supplémentaires, etc. Les fonctionnaires désireux de se rendre à la section sont invités à le faire entre 13 h 30 et 16 heures. En cas d'urgence, ils sont priés de téléphoner ou d'envoyer un courrier électronique. Pour toute question courante, ils s'adresseront, en fonction du Bureau ou du Département auquel ils appartiennent, aux personnes suivantes:

Département des services communs, Département des finances, Département des services informatiques, Département du personnel, TELECOM et TSB

Mme Gambin (Tél. 5377, T.1116)

Bureau du Secrétaire général, Unités de coordination, des relations extérieures, de la communication, et des stratégies et politiques, Département des conférences, BDT et BR

Mme Richardet (Tél. 5364, T.1117)

Section recrutement et placement

La Section recrutement et placement s'occupe de nominations pour une courte durée, du traitement des avis de vacance (emplois réguliers et à court terme), des candidatures, des curriculum vitae des membres du personnel, etc.

Les nominations pour une courte durée sont traitées par la Section recrutement et placement:

Mme P. Bonnet Bureau T.1119

Tél. 5374

Pour les questions ayant trait aux contrats, aux cartes de légitimation, aux attestations et certificats médicaux, les fonctionnaires au bénéfice de contrats de courte durée s'adresseront aux personnes suivantes:

Lettres A à K Mme F. Boucher Bureau T.1120

Tél. 5394

Lettres L à Z Melle A. Geneux Bureau T.1120

Tél. 5387

Pour toute question concernant les avis de vacance d'emploi (emplois réguliers et à court terme), les procédures pour les candidatures, les stages et le Comité des nominations et des promotions, s'adresser à:

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Mme Y. Freudiger Bureau T.1102

Tél. 5375

Veuillez également consulter le site web interne, à l'adresse suivante: http://web.itu.int/employment/vacancy.html.

Pour toute question concernant le curriculum vitae d'un candidat interne et l'état de sa demande d'emploi, s'adresser à:

Catégorie professionnelle Mme N. Arencibia Bureau T.1101

Tél. 5392

Catégorie des services généraux

Mme J. Bendotti Bureau T.1101

Tél. 5390

Veuillez consulter les chapitres pertinents du présent document pour tel ou tel service précis.

Arrivée à l'UIT

A leur arrivée, les fonctionnaires recevront les documents suivants:

Nomination à titre permanent, pour une période de stage ou pour une durée déterminée:

• le "Régime commun des Nations Unies en matière de traitements, indemnités et autres prestations";

• les "Statut du personnel et Règlement du personnel" (remis dans la langue de travail officielle du fonctionnaire) - http://web.itu.int/sg pe/statuts/index-fr.html;

• les "Normes de conduite des fonctionnaires internationaux";• les "Statuts et Règlement administratif de la Caisse d'assurance pour la

protection de la santé du personnel" - http://www.ilo.org/public/french/bureau/pers/shif/index.htm; et

• les "Statuts et Règlement de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies ainsi que le système d'ajustement des pensions" - http://www.unjspf.org/.

Nomination pour une courte durée:• les "Dispositions du Règlement du personnel applicables au personnel engagé

pour des conférences et autres périodes de courte durée" (document remis à l'intéressé dans sa langue de travail officielle) - http://web.itu.int/sg pe/statuts/index-fr.html;

• les "Normes de conduite des fonctionnaires internationaux";• les "Statuts et Règlement administratif de la Caisse d'assurance pour la

protection de la santé du personnel" (si l'intéressé est affilié) - http://www.ilo.org/public/french/bureau/pers/shif/index.htm; et

• les "Statuts et Règlement de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies ainsi que le système d'ajustement des pensions" (si l'intéressé est affilié) - http://www.unjspf.org/.

Pour les fonctionnaires au bénéfice de contrats de stage ou de durée déterminée, une séance d'information est organisée avec Mme Lewis (Tél. 5373, Bureau T.1114) ou Mme Khoury (Tél. 5383, Bureau T.1115). Cette séance, qui dure en principe une heure environ, a pour but de faire connaître au nouveau fonctionnaire les conditions d'emploi

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dans l'organisation. Le fonctionnaire est vivement encouragé à préparer les questions précises auxquelles il souhaite avoir des réponses. Pour les personnes recrutées pour de courtes durées, des séances d'information sont organisées avec Mme Bonnet (Tél. 5374, Bureau T.1119).

Heures de travail

Les fonctionnaires sont tenus de travailler 8 heures par jour (sans compter le temps du repas). L'horaire de travail varie selon les services: certains pratiquent l'horaire "fixe" (de 8 heures à midi ou de 8 h 30 à 12 h 30 le matin et de 14 heures à 18 heures l'après-midi) tandis que d'autres pratiquent l'horaire "souple" géré par le système de pointage. Dans ce cas, les fonctionnaires doivent être présents pendant certaines heures le matin (de 9 heures à 11 h 30 ou de 9 h 30 à 12 heures) et l'après-midi (de 14 heures à 16 h 30 ou de 14 h 30 à 17 heures). La pause de déjeuner est d'au moins 30 minutes et ne doit pas durer plus de deux heures et demie.

Tous les fonctionnaires ont droit à deux pauses de 15 minutes, une le matin et une l'après-midi.

Pour toute question sur les horaires de travail, s'adresser à la Section droits et prestations.

Congés

Autorisation d'absencePour tout congé ou toute absence de plus d'une demi-journée, y compris pour les missions, les fonctionnaires doivent remplir un formulaire d'autorisation d'absence (PE-XII/97). Pour plus de détails concernant les congés, voir les Statut et Règlement du personnel ainsi que l'Ordre de service N° 79 daté du 28 novembre 1997. Les demandes de congé doivent être adressées à la Section droits et prestations.Congé annuelLes fonctionnaires au bénéfice d'une nomination à titre permanent, pour une période de stage ou pour une durée déterminée ont droit à un congé annuel à plein traitement à raison de 30 jours ouvrables pour 12 mois de service à l'Union. Le congé est calculé en multipliant 2,5 jours de congé par mois par 12 mois, ce qui donne un total de 30 jours par année civile. Voir les Statut et Règlement du personnel (Chapitre 5) pour ce qui est des avances de congé annuel ou du report de jours de congé annuel accumulés d'une année sur l'autre. Les fonctionnaires engagés pour des périodes de courte durée et rémunérés au mois ont droit à deux jours et demi de congé annuel par mois (5.A).

Le congé annuel peut se prendre par journées ou par demi-journées. Tout congé doit être autorisé. On trouvera de plus amples renseignements sur les congés annuels dans les Statut et Règlement du personnel (5.1). Jours fériés officielsLes congés annuels dont il est question ci-dessus ne comprennent pas les 9 jours fériés. A la fin de chaque année, il est distribué un ordre de service donnant la liste des jours fériés payés pour l'année suivante. Les jours de congé pour l'année en cours sont indiqués sur le site web du Département du personnel, à l'adresse suivante: http://web.itu.int/sg pe/divers/agenda-fr.html et dans l'Ordre de service N° 01/26 daté du 7 décembre 2001.Congé dans les foyers

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Un congé rémunéré dans les foyers est accordé aux fonctionnaires recrutés sur le plan international et remplissant les conditions requises qui sont en fonction hors du pays où ils ont leurs foyers. Ce congé peut être pris tous les deux ans et pour une durée minimale de deux semaines. Les règles et conditions précises sont exposées dans les Statut et Règlement du personnel (5.3) et dans l'Ordre de service N° 73 daté du 31 août 1992. Les demandes doivent être soumises au moins 3 mois avant le voyage.

Pour obtenir des formulaires de demande de congé dans les foyers et avoir des renseignements complémentaires, il faut s'adresser à la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106). Des versions électroniques des formulaires figurent sur le site web de la Section des voyages, à l'adresse suivante: http://web.itu.int/sg_pe/administration/voyages/voyages-fr.html. Les formulaires d'autorisation d'absence sont disponibles auprès de la Section droits et prestations.Congé de maternitéLes femmes au bénéfice d'une nomination à titre permanent, pour une période de stage ou pour une durée déterminée ont droit à un congé de maternité payé de 16 semaines en tout. Un certificat médical doit être soumis au Département du personnel pour l'approbation du congé. Voir les Statut et Règlement du personnel (6.2.3) ou s'adresser à la Section droits et prestation. Les fonctionnaires au bénéfice de contrats de courte durée et qui souhaitent se renseigner au sujet des congés de maternité doivent s'adresser à Mme Bonnet (Tél. 5374, Bureau T.1119).

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Congés internesLes fonctionnaires qui travaillent selon un système d'horaire souple (voir rubrique Heures de travail) peuvent prendre des congés internes en compensation d'heures de travail supplémentaires accumulées. Ils peuvent prendre au maximum une journée de congé par période de quatre semaines consécutives ou une demi-journée par période de deux semaines consécutives. Le temps est calculé comme suit:

un jour = 8 heures supplémentaires accumulées etune demi-journée = 4 heures supplémentaires accumulées.

Voir les Statut et Règlement du personnel (3.9) ainsi que l'Ordre de service N° 145, daté du 24 novembre 1989.Congé de maladieLes fonctionnaires qui sont empêchés par une maladie ou un accident d'accomplir leurs tâches bénéficient d'un congé de maladie conformément aux dispositions des Statut et Règlement du personnel (6.6.2) (courte durée: 6.B). Les fonctionnaires sont tenus d'informer leur chef de service le plus tôt possible. Un certificat médical doit être présenté pour tout congé de maladie de plus de trois jours. Les fonctionnaires qui désirent quitter le lieu d’affectation pendant leur congé maladie doivent demander à l’avance une autorisation auprès du chef du Département du Personnel.Congé spécialUn congé spécial à plein traitement, à traitement partiel ou sans traitement peut être accordé dans des cas exceptionnels. Un tel congé peut par exemple être accordé pour permettre aux fonctionnaires de poursuivre des études ou des recherches dans l'intérêt de l'Union, en cas de maladie prolongée, pour l'accomplissement de leurs obligations militaires, à l'occasion de la naissance ou de l'adoption d'un enfant, à l'occasion du décès d'un parent proche, etc. L'octroi d'un congé spécial, sa durée et les modalités de traitement sont prescrits par le Secrétaire général. Pour plus de renseignements, voir les Statut et Règlement du personnel (5.2).

Les demandes de congé spécial, dûment motivées, doivent être adressées au Chef du Département du personnel.

Heures supplémentaires

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux qui sont appelés à faire un nombre d'heures de travail supérieur à la durée normale de la semaine de travail ont droit à un congé de compensation ou peuvent recevoir une rémunération supplémentaire, suivant les modalités exposées dans les Statut et Règlement du personnel (3.9).

Si les exigences du service le permettent et sous réserve de l'approbation préalable du Secrétaire général ou du Directeur du Bureau intéressé, les fonctionnaires de la catégorie professionnelle qui ont été appelés à effectuer des heures supplémentaires nombreuses ou fréquentes peuvent bénéficier éventuellement d'un congé de compensation.

Les heures supplémentaires ne donnent droit à compensation que si elles sont accomplies sur les instructions du chef responsable. Sauf si les besoins exceptionnels du service l'exigent, il ne sera pas demandé à un fonctionnaire d'effectuer plus de 40 heures supplémentaires au cours d'un mois ni plus de 12 heures sur une période de 24 heures.

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Il est rappelé à tous les fonctionnaires appelés à faire des heures supplémentaires ou à en autoriser que les heures supplémentaires doivent rester une exception; les fonctionnaires qui autorisent des heures supplémentaires doivent pouvoir justifier leur décision.

On trouvera les définitions, conditions et détails dans les Statut et Règlement du personnel (3.9) ainsi que dans l'Ordre de service N° 145 daté du 24 novembre 1989, dans l'Ordre de service N° 66 daté du 18 février 1992 et dans l'Ordre de service N° 01/14 daté du 13 juillet 2001. Pour plus de renseignements, s'adresser à la Section droits et prestations.

Attestations/permis

Une carte de légitimation est délivrée aux fonctionnaires de l'UIT par les autorités suisses. Pour remplir le formulaire correspondant, les fonctionnaires nommés à titre permanent, pour une période de stage ou pour une période déterminée s'adresseront à la Section droits et prestations. Les fonctionnaires au bénéfice d'un contrat de courte durée s'adresseront à la Section recrutement et placement. La carte vous sera remise dans un délai d'au moins 4 semaines.

Si un fonctionnaire a besoin d'une attestation d'emploi pour une régie, lorsqu'il loue un logement, et/ou pour obtenir un visa (par exemple s'il élit domicile en France), il devra la demander au Département du personnel.

Contrats permanents, de stage ou de durée déterminée: à la Section droits et prestations. Contrats de courte durée: Section recrutement et placement.

Badges

Des badges d'identification sont remis à tous les membres du personnel qui doivent les porter en permanence et de façon visible à l'intérieur des bâtiments de l'UIT. Les membres du personnel qui attendent des visiteurs ou des invités doivent les informer à l'avance qu'ils devront s'inscrire à la réception dès leur arrivée. Les huissiers téléphoneront au membre du personnel concerné pour lui annoncer l'arrivée du ou des visiteurs et donneront à chaque visiteur un badge avant de l'autoriser à gagner le bureau de la personne concernée. Pour toute question concernant les badges d'identification, s'adresser à M. Brusson (Tél. 5171, Bureau V.07). (Note de service N° 13 en date du 31 mars 1999.)

Questions de genre et langage neutre

La Conférence de plénipotentiaires a adopté la Résolution 70 (Minneapolis, 1998) sur l'intégration du principe de l'égalité des sexes dans les travaux de l'UIT, au niveau de la direction et dans les activités de développement des ressources humaines. Mme Laugesen a été désignée Responsable des questions de genre à l'UIT et un Groupe sur les questions de genre a été créé pour l'aider à mener à bien son mandat et aider le Secrétaire général à mettre en oeuvre la Résolution. Le Secrétaire général, les trois Bureaux et le Conseil du personnel sont représentés dans ce Groupe. Pour toute question ou problème concernant les questions de genre, s'adresser à Mme Laugesen (Tél. 5691, Bureau V.211) ou au représentant de votre Département pour les questions de genre (Note de service N° 01/07 en date du 19 mars 2001).

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Le langage utilisé dans les instruments fondamentaux de l'Union ainsi que dans tous les textes de l'UIT devrait être neutre. Lors de la rédaction des documents, il faut s'efforcer d'éviter d'employer des expressions discriminatoires sans toutefois être excessivement dogmatique. Des directives générales sont données dans la Note de service N° 08 en date du 7 août 2000 et dans le Guide stylistique pour la rédaction des documents de l'UIT en anglais (web interne: page d'accueil de l'UIT, lien Doc, ITU English Language Style Guide). Pour toute question ou précision, s'adresser à la Section de traduction anglaise (Tél. 5629) ou à la Responsable pour les questions de genre (Mme Laugesen, Tél. 5691, Bureau V.211).

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Questions de genre et l’UIT-DSuite à l’adoption de la Résolution 44 du Conférence Mondiale de développement sur les télécommunications 2002 (CMDT-02), le Groupe Spécial sur les questions de genre a été converti en un Groupe de travail sur les questions de genre auprès du Secteur de développement de l’UIT. Ce groupe de travail au sein du BDT est chargé de généraliser la prise en compte des questions de genre et, en collaboration avec le Secteur du développement des télécommunications, de faire en sorte que toutes les femmes et tous les hommes des pays en développement puissent bénéficier, dans des conditions justes et équitables, des avantages des télécommunications et de la société de l'information naissante. Le Groupe spécial a pour mission de faciliter la création d'un réseau actif entre différents types d'organisations féminines s'occupant d'information et de télécommunication. Pour de plus amples renseignements, consulter le site web du BDT, à l’adresse: http://www.itu.int/ITU-D/gender/index-fr.html

Evaluation du comportement professionnel

Des rapports d'évaluation de comportement professionnel sont établis tous les ans ou tous les deux ans pour tous les fonctionnaires bénéficiant d'un contrat permanent, de stage ou de durée déterminée. Au cours du processus, les objectifs et les besoins en matière de formation du fonctionnaire pour la période suivante sont également déterminés. En principe, les rapports d'évaluation portent sur un cycle d'une année établi pour le Secrétariat général et pour chaque Bureau. Toutefois, les nouveaux fonctionnaires sont invités à examiner avec leur supérieur hiérarchique leurs objectifs et leurs besoins en matière de formation au début de leur affectation ou nomination. Le formulaire d'évaluation périodique existe en gabarit Word (icône ITU placée à l'extrémité supérieure gauche de l'écran). On trouvera un complément d'information ainsi que le formulaire d'évaluation sur le site web du Département du personnel, à l'adresse suivante: http://web.itu.int/sg_pe/ressources/formation/formation-fr.html, et dans l'Ordre de service N° 01/02 daté du 20 février 2001.

Le travail du personnel engagé pour des périodes de courte durée est lui aussi évalué, au moyen d'un autre formulaire d'évaluation. Les évaluations sont établies par le supérieur hiérarchique et communiquées au fonctionnaire, pour information. Pour tout renseignement complémentaire concernant l'évaluation du personnel engagé pour des périodes de courte durée, on pourra consulter l'Ordre de service N° 00/18 daté du 9 novembre 2000.

Pour toute question concernant l'évaluation du comportement professionnel, s'adresser à la Section gestion des carrières et formation (Mme Kojima, Tél. 5058, Bureau T.1013).

Harcèlement

Chaque membre du personnel a le droit d'être traité avec dignité et respect sans abus ou harcèlement. Dans ce cadre, les organisations du régime commun des Nations Unies ne tolèrent aucun type de harcèlement, en particulier le harcèlement sexuel, sur le lieu de travail ou lié au travail accompli pour le compte de l'organisation. Une conduite dont il est établi qu'elle constitue un harcèlement sexuel fera l'objet de mesures administratives ou disciplinaires appropriées. Une brochure des Nations Unies contenant des extraits des principes suivis en matière de prévention du harcèlement sexuel a été publiée. Pour tout renseignement complémentaire ou conseil dans ce domaine, vous êtes invité à vous adresser au Service social (Mme Roux, Tél. 5380, Bureau V.555, ou Mme Gilbert, Tél. 6358, Bureau V.555).

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Tabac

Les bureaux et les espaces publics de l'UIT, y compris tous les bureaux loués, sont des zones non-fumeurs. Des zones fumeurs spéciales existent dans les cafétérias ainsi que dans les "Salles des pas perdus" (deuxième sous-sol de la Tour et rez-de-chaussée de Montbrillant). Ces zones sont signalées par des panneaux (Note de service N° 52 en date du 15 mars 2000). Le Service social et le Service médical restent à la disposition des membres du personnel souhaitant arrêter de fumer, qui trouveront une information sur les programmes anti-tabac dans leur bureau respectif (V.555 et V.319) ainsi que sur http://intweb2/social/tabac.htm.

Consommation d'alcool

La consommation d'alcool est interdite pendant les heures de service, aussi bien à l'extérieur que dans les locaux de l'UIT. La vente de boissons alcoolisées dans les cafétérias n'est autorisée qu'entre 11 h 30 et 14 heures. Un fonctionnaire se trouvant sous l'emprise de l'alcool dans les locaux de l'UIT et pendant les heures de service sera passible d'une sanction disciplinaire en vertu des Statut et Règlement du personnel. Les supérieurs hiérarchiques sont tenus, de par leur fonction, de le rappeler au contrevenant et, le cas échéant, de prendre les mesures nécessaires (Ordre de service N° 11 en date du 13 juin 1995).

Dossier des fonctionnaires de l'Union au Département du personnel

Le contenu du dossier de chaque fonctionnaire, gardé au Département du personnel, est à la disposition de celui-ci sur demande. Toutes les informations de caractère officiel contenues dans le dossier du fonctionnaire sont portées à sa connaissance - ou ont été soumises par lui - avant d'être classées, à l'exception des lettres de référence. L'accès au dossier n'est autorisé à aucun autre fonctionnaire, sauf dans le cadre d'activités officielles (Comité des nominations et des promotions, Comité d'appel, etc.). Un fonctionnaire peut consulter son dossier en présence d'un fonctionnaire du Département du personnel. Pour de plus amples renseignements, s'adresser à la Section droits et prestations (Circulaire d'information en date du 1er avril 1987).

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2 TRAITEMENTS ET PRESTATIONS

Paiement des traitements et des prestations

Les traitements et prestations sont normalement versés directement sur le compte du fonctionnaire (bancaire, postal ou auprès de la Credit Union). Toutefois, si un fonctionnaire n'a pas encore ouvert de compte, il peut se faire payer en espèces auprès de la banque de l'UIT (UBS SA, 17 chemin Louis Dunant). Il doit alors se munir de son bulletin de salaire de l'UIT (reçu par courrier interne) ainsi que d'un papier d'identité avec photographie (passeport, carte de légitimation, etc.).

Une fois qu'il a ouvert un compte, le fonctionnaire est prié de remplir un formulaire de paiement du salaire où il indiquera ses coordonnées bancaires. Ces formulaires sont disponibles auprès du Département du personnel (contrats permanents, de stage ou de durée déterminée: Section droits et prestations; contrats de courte durée: Section recrutement et placement).Pour plus de renseignements sur les comptes bancaires, postaux ou sur les comptes ouverts auprès de la Credit Union ou de l'association mutuelle, veuillez vous reporter au Chapitre 10 "Vivre en Suisse et en France voisine".

Dates de paiement des traitements

Les traitements sont payés tous les mois. A la fin de chaque année, il est distribué une note de service indiquant les dates de paiement des traitements pour l'année suivante. Les dates des traitements pour l'année en cours peuvent être consultées sur le site web du Département du personnel, à l'adresse http://web.itu.int/sg pe/divers/agenda-fr.html, ou dans la Note de service N° 01/23 datée du 16 octobre 2001.

Impôts

Le traitement mensuel perçu n'est pas assujetti aux impôts locaux, cantonaux ou fédéraux suisses. Toutefois, certaines taxes perçues en échange de services fournis (par exemple, vignette autoroutière/droits de péage, licences radio et télévision, impôts locaux pour l'entretien, le nettoyage et l'enlèvement des ordures, etc.) doivent être payées. En outre, en raison de la structure fédérale de la Suisse, les privilèges fiscaux peuvent varier selon le canton du domicile.

En Suisse, l'Administration fédérale des contributions prélève des impôts anticipés sur les biens mobiliers, les titres et les avoirs détenus dans le pays par des fonctionnaires. Les fonctionnaires de l'UIT domiciliés en Suisse peuvent demander le remboursement de ces impôts. Les conditions et procédures de remboursement font l'objet de la Note de service N° 3 en date du 18 janvier 1995 et de la Note de service N° 81 en date du 17 février 1997.

La taxe à la valeur ajoutée (TVA) doit être payée par tous les fonctionnaires des grades G.1 à G.7 et P.1 à P.4. Les fonctionnaires des grades P.5 et plus qui ne sont pas de nationalité suisse et sont domiciliés en Suisse peuvent se faire rembourser la TVA prélevée en Suisse moyennant certaines formalités. On peut obtenir des renseignements et des formulaires de demande d'exemption ou de remboursement de TVA auprès de la Section droits et prestations.

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Les fonctionnaires résidant en France doivent remplir, à l'intention des autorités françaises, un formulaire de déclaration de revenu. Toutefois, les traitements et émoluments perçus de l'UIT sont exonérés d'impôts en vertu de la Convention de 1947. Pour de plus amples renseignements, consulter le site web du Département du personnel, à l'adresse: http://web.itu.int/sg_pe/divers/impots_en_france-fr.html

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Avances de traitement

Des avances de traitement peuvent être accordées dans différentes circonstances et notamment: lorsque des fonctionnaires recrutés sur le plan international ne disposent pas de fonds suffisants pour couvrir les dépenses d'installation à leur arrivée, lorsque des fonctionnaires ne reçoivent pas leur rémunération mensuelle prévue pour des raisons qui ne leur sont pas imputables, au moment d'un départ pour un voyage autorisé d'une certaine durée ou pour un congé autorisé, au moment où le fonctionnaire quitte le service de l'Union ou au moment où il change de lieu d'affectation ou encore dans certains cas exceptionnels et si les circonstances l'exigent. Les montants et conditions diffèrent selon le type et le motif de l'avance. Voir les Statut et Règlement du personnel (3.13). En cas de voyage officiel prolongé ou de congé autorisé, la demande doit être accompagnée d'un formulaire d'autorisation d'absence (voir le Chapitre 1 "Conditions d'emploi").

Les demandes doivent être adressées au Département du personnel par écrit au Chef du Département du personnel pour les titulaires de contrats permanents, de stage ou de durée déterminée ou à Mme Bonnet (Tél. 5374, Bureau T.1119) pour les titulaires de contrats de courte durée.

Prime d'affectation

Une prime d'affectation peut être versée à des fonctionnaires recrutés sur le plan international au moment de leur engagement initial ou de leur réaffectation, si la durée prévue de l'engagement est d'une année au moins, comme cela est expliqué dans les Statut et Règlement du personnel (7.1.18). Pour toute question concernant les primes d'affectation, s'adresser à Mme Lewis (Tél. 5373, Bureau T.1114) ou à Mme Khoury (Tél. 5383, Bureau T.1115).

Allocation logement

Une allocation logement peut être versée aux fonctionnaires recrutés sur le plan international des catégories des services généraux, professionnelle et/ou supérieure, qui sont au bénéfice d'un contrat permanent, de stage ou de durée déterminée. Pour de plus amples renseignements, s'adresser à la Section droits et prestations.

Allocations familiales

Des allocations familiales peuvent être versées aux fonctionnaires titulaires de contrats permanents, de stage ou de durée déterminée ayant un conjoint à charge, un ou des enfants à charge, un ou des parents non directement à charge ou un enfant handicapé, comme indiqué dans les Statut et Règlement du personnel (3.12). Le montant des allocations varie selon la catégorie de service (catégorie professionnelle ou catégorie des services généraux). Les demandes d'allocations familiales doivent être adressées par écrit à la Section droits et prestations.

Indemnité pour frais d'études et remboursement des frais d'études

Indemnité pour frais d'étudesLes indemnités pour frais d'études sont accordées dans les conditions suivantes:

• aux fonctionnaires recrutés sur le plan international en poste dans un pays autre que celui dont ils possèdent la nationalité, lorsque leurs enfants

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fréquentent régulièrement une école, une université ou un établissement d'enseignement analogue qui doit leur permettre de se réadapter plus facilement dans le pays d'origine reconnu des fonctionnaires;

• aux fonctionnaires recrutés sur le plan international en poste dans un pays dont la langue est différente de la leur et contraints de payer l'enseignement de leur langue maternelle pour les enfants à leur charge qui fréquentent une école locale où l'enseignement est donné dans une langue différente de la leur;

• dans les lieux d'affectation désignés à cet effet par la CFPI, un montant supplémentaire correspondant aux frais de pension peut être remboursé pour des enfants fréquentant un établissement d'enseignement primaire ou secondaire;

• à un fonctionnaire, expatrié ou non, à condition qu'il soit titulaire d'une nomination pour une période d'un an au moins et qu'il ait accompli une année de service continu, pour un enfant handicapé;

• à un fonctionnaire recruté sur le plan local et se trouvant en mission, sous réserve de l'autorisation du Secrétaire général.

Voir les Statut et Règlement du personnel (3.11) pour les définitions, les conditions d'octroi, les conditions d'ouverture du droit, les montants de l'indemnité, les frais de voyage, les demandes d'indemnité pour des enfants handicapés, etc. Les demandes et les questions concernant les indemnités pour frais d'études doivent être adressées à la Section droits et prestations.Remboursement de la taxe scolaireUn remboursement partiel de la taxe scolaire imposée par le Canton de Genève est accordé aux fonctionnaires de la catégorie des services généraux titulaires d'un contrat permanent, de stage ou de durée déterminée et ayant des enfants à charge. La taxe scolaire applicable aux résidents comme aux non-résidents à Genève, qui est prélevée pour fréquentation d'une école secondaire ou d'un établissement universitaire, est remboursable par l'UIT à raison de 75%, déduction faite du droit forfaitaire payable par semestre. Voir l'Ordre de service N° 46 du 25 novembre 1985 pour les conditions précises. Pour les demandes de remboursement et d'éventuelles questions, s'adresser à la Section droits et prestations.

Prime pour connaissances linguistiques

Une prime pour connaissances linguistiques, soumise à retenue pour pension, est versée aux fonctionnaires de la catégorie des services généraux ayant un contrat permanent, de stage ou de durée déterminée qui passent avec succès le certificat d'aptitudes linguistiques délivré par l'UNESCO ou par l'ONU et font preuve d'une bonne connaissance d'au moins deux langues officielles. Les droits et conditions applicables aux fonctionnaires de la catégorie professionnelle sont différents: voir l'Ordre de service N° 19 du 1er novembre 1993 ou s'adresser à la Section droits et prestations.

Pour toute question concernant les examens d'aptitudes linguistiques ou les cours de langue, s'adresser à la Section gestion des carrières et formation (Mme Brunet, Tél. 5481, Bureau T.1011). Voir également le Chapitre 5 "Gestion des carrières et formation". Les demandes de prime pour connaissances linguistiques doivent être adressées à la Section droits et prestations.

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3 VOYAGES OFFICIELS

La Section des voyages de l'UIT est responsable de tous les voyages officiels (recrutement, rapatriement, missions, congés dans le foyer et indemnité pour frais d'études) et de tout ce qui concerne l'importation hors taxes d'effets personnels et de véhicules. Pour toute question concernant les voyages officiels, s'adresser à la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106). On peut également consulter le site web du Département du personnel, à l'adresse: http://web.itu.int/sg_pe/administration/voyages/voyages-fr.html.

Frais de voyage et de déménagement des fonctionnaires recrutés sur le plan international

VoyagesLa Section des voyages de l'UIT peut fournir un billet d'avion aux nouveaux fonctionnaires et aux personnes qui sont à leur charge ou ceux-ci peuvent acheter leur propre billet et en demander le remboursement. Le vol peut être effectué en classe économique ou en classe affaires selon la durée du voyage (Ordre de service N° 23, Rév.1 du 25 juillet 1990). La Section des voyages donne également des renseignements et aide à l'obtention d'un visa d'entrée en Suisse.Frais de déménagement et assuranceL'UIT prend à sa charge les frais de déménagement des fonctionnaires recrutés sur le plan international. Toutefois, les frais de garde-meuble éventuels sont à la charge du nouveau fonctionnaire. Les droits, qui dépendent du type de contrat, sont exposés dans les Statut et Règlement du personnel (Chapitre VII) et dans la lettre d'offre d'emploi. La Section des voyages choisit l'entreprise. Au besoin, la procédure peut être engagée à Genève par la Section des voyages. L'UIT contracte également une assurance pour les effets personnels et les biens ménagers.

Une liste pour l'envoi de surface et une liste séparée pour tout envoi par fret aérien doivent être remises à la Section des voyages. Doivent figurer sur ces listes la valeur marchande de chaque bien, avec une indication des objets de valeur (manteaux de fourrure, tapis de soie, etc.). Ces listes peuvent être établies en français ou en anglais.

L'UIT ne versera aucun montant pour l'importation d'une automobile; toutefois, la Section des voyages pourra apporter une aide dans le cadre des procédures d'importation.

Dédouanement pour ceux qui déménagent en Suisse

Les listes pour expédition par voie de surface et pour expédition par avion doivent être établies en français et remises à la Section des voyages, qui les enverra au bureau principal des douanes à Genève.

Des dispositions peuvent être prises pour une deuxième importation en franchise de douane en Suisse (appelée "liste de réserve"), si d'autres biens doivent être importés. La liste de réserve doit être envoyée à l'Office des douanes dans les deux mois qui suivent la première importation. Les frais de transport de ce deuxième envoi ne sont pas pris en charge par l'UIT.

Dédouanement pour ceux qui déménagent en France

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L'importation des effets personnels fait l'objet de règles et d'obligations différentes selon le pays d'où vous venez. Veuillez vous adresser à la Section des voyages pour des renseignements concernant le dédouanement en France. Des renseignements supplémentaires se trouvent également sous la rubrique Vivre en France du Chapitre 10 intitulé "Vivre en Suisse et en France voisine".

Véhicule hors taxes (importation ou achat)

Dans certaines conditions, les fonctionnaires peuvent être autorisés à acheter ou à importer un véhicule hors taxes. Les conditions, obligations, procédures et contraintes de temps dépendent de l'endroit où vit le fonctionnaire. Vous trouverez des renseignements supplémentaires dans le Chapitre 10 "Vivre en Suisse et en France voisine". Pour plus de précisions, s'adresser à la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106).

Autres types de voyages officiels

Des informations concernant les autres types de voyages officiels (missions, congé dans les foyers, indemnité pour frais d'études, rapatriement, etc.) peuvent être obtenues de la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106). Des renseignements et des formulaires se trouvent également sur le site web du Département du personnel, à l'adresse: http://web.itu.int/sg_pe/administration/voyages/voyages-fr.html.

Contacts

La Section des voyages est ouverte tous les jours de 9 h 30 à 11 h 30 et de 14 h 30 à 16 h 30.

Christine Maréchal Christine Marechal@itu.int

Tél. 5379 Bureau T.1106

Carole Sigrist Carole.Sigrist@itu.int Tél. 5379 Bureau T.1105Chantal Missilier Chantal.Missilier@itu.int Tél. 6138 Bureau T.1105Delphine Amatte Delphine.Amatte@itu.int Tél. 5904 Bureau T.1105

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4 ASSURANCES ET PENSIONS

Assurance santé

Tous les fonctionnaires doivent obligatoirement être assurés contre la maladie et les accidents. Les fonctionnaires au bénéfice d'un contrat de six mois ou plus, ou qui effectuent six mois de service sans une interruption de plus de 30 jours, deviennent participants à la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel BIT/UIT (CAPS). Les autres fonctionnaires sont couverts par une assurance souscrite par l'UIT (Lloyds), qui couvre également tous les fonctionnaires en cas d'accident ou de maladie professionnelle.

Les fonctionnaires couverts par la CAPS contribuent à hauteur de 2,8% de leur traitement, l'UIT versant le même montant. Cette assurance santé couvre le fonctionnaire et les personnes officiellement reconnues par l'UIT comme étant à sa charge. Le barème des prestations se trouve dans le fascicule jaune intitulé "Statuts et Règlement administratif de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel" ou sur le site web de l'UIT (Page d'accueil de l'UIT/SG/Pension and Insurance Section). Toutes les demandes doivent être soumises à l'aide du formulaire de "Demande de remboursement".

Les fonctionnaires non couverts par la CAPS paient 0,25% de leur traitement pour leur assurance et l'UIT paie le même montant. Cette assurance couvre les fonctionnaires uniquement et pas les personnes à leur charge. Sont pris en charge les frais médicaux découlant d'une maladie ou d'un accident qui entraîne un arrêt de travail certifié par un médecin. Les détails de l'assurance sont expliqués ci-après.

Toutes les demandes de remboursement pour des accidents ou maladies non liés au travail doivent être soumises à la Section pensions et assurances avec une preuve de paiement dès que possible. Si le montant est élevé, des arrangements spéciaux peuvent être pris.

Conditions de couverture

Tous les fonctionnaires de l'UIT sont au bénéfice d'une assurance maladie et accident obligatoire dont, depuis janvier 1997, les conditions de couverture sont les suivantes:

1 Fonctionnaires au bénéfice de contrats de moins de six mois:

A. Décès par accident, invalidité ou maladie imputables au service

Décès par accident: Trois fois le salaire annuel

Incapacité totale permanente: Six fois le salaire annuel

Incapacité partielle permanente: Un pourcentage du salaire déterminé en fonction du taux d'incapacité

Incapacité totale temporaire: L'une des possibilités suivantes, en prenant celle qui couvre la période la plus courte:

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a) 100% du salaire à partir du jour de l'accident ou du premier jour de la maladie et jusqu'à la fin du contrat;

oub) 100% du salaire pendant 26

semaines maximum, puis 50% pendant les 13 semaines suivantes.

Frais médicaux: Pris en charge à 100%

NOTE Dans cette police d'assurance, on entend par "salaire" la rémunération journalière ou mensuelle stipulée dans le contrat ou sur le barème des traitements applicable.

B. Maladie ou accident non imputable au service

Remboursement à 80% de tous les frais médicaux résultant de la maladie ou de l'accident ayant entraîné un arrêt de travail certifié par un médecin. Le certificat médical doit être envoyé à l'UIT à Genève, Section des Pensions et assurances, avec un formulaire PE 177 dûment rempli. Le remboursement est limité à 20 000 francs suisses par cas, au-delà des premiers 25 francs suisses pour chaque demande de remboursement.

Sont exclus du remboursement les cures, les soins dentaires, les appareils optiques et les prothèses, sauf si ces dépenses sont la conséquence d'un accident.

L'assurance exclut toute prestation en cas de maladie ou d'accident ayant pour cause:• la grossesse et ses complications;• la participation à des compétitions;• l'usage de drogues ou d'alcool;• le suicide ou les tentatives de suicide;• l'exposition délibérée à un danger exceptionnel (sauf en cas de

tentative de sauvetage d'une vie humaine);• les voyages par avion (autrement qu'en tant que passager); ou• les conditions préexistantes.

2 Fonctionnaires au bénéfice de contrats de plus de six mois ou totalisant plus de six mois de service au titre de contrats de courte durée

A. Décès par accident, invalidité ou maladie imputables au service

Décès par accident: Trois fois le salaire annuel

Incapacité totale permanente: Six fois le salaire annuel

Incapacité partielle permanente: Un pourcentage du salaire déterminé en fonction du taux d'incapacité

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Incapacité totale temporaire: L'une des possibilités suivantes, en prenant celle qui couvre la période la plus courtea) 100% du salaire à partir du jour de

l'accident ou du premier jour de la maladie et jusqu'à la fin du contrat

oub) 100% du salaire pendant 26

semaines maximum, puis 50% pendant les 13 semaines suivantes.

Frais médicaux: pris en charge à 100%

NOTE Dans cette police d'assurance, on entend par "salaire" la rémunération journalière ou mensuelle stipulée dans le contrat ou sur le barème des traitements applicable, y compris les éventuelles indemnités de poste.

B. Maladie ou accident non imputable au serviceTous les fonctionnaires au bénéfice de contrats de plus de six mois ou totalisant plus de six mois de service au titre de contrats de courte durée sont obligatoirement affiliés à la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel BIT/UIT.

Voir les "Statuts et Règlement administratif de la Caisse d'assurance pour la protection de la santé du personnel", qui sont mis à jour et distribués régulièrement.

3 Déclaration d'accident ou de maladie imputable au service

En cas d'accident ou de maladie imputable au service, il y a lieu d'en informer immédiatement la Section des pensions et assurances de l'UIT à Genève. Le formulaire PE 180 de déclaration de maladie-accident de l'UIT dûment rempli, accompagné du certificat médical établi par un médecin reconnu déclarant l'incapacité à remplir les fonctions, ainsi que le formulaire confidentiel PE 190 dûment rempli, devront être envoyés à la Section des pensions et assurances, UIT, Place des Nations, 1211 Genève 20 (Suisse).

La Section des pensions et assurances traitera le cas avec l'assureur et fournira les renseignements voulus sur les prestations applicables.

Dès qu'il reprend le travail, l'intéressé doit remettre un certificat médical à la Section des pensions et assurances.

Des renseignements complémentaires concernant la CAPS se trouvent sur le site web interne du Département du personnel (lien SG, Personnel and Social Protection Department, section Pensions et assurances), sur le site web de l'OIT, à l'adresse: http://www.ilo.org/public/french/bureau/pers/shif/index.htm, ou encore auprès de la Section des pensions et assurances.

Assurance maladie fédérale suisse

Toutes les personnes domiciliées en Suisse doivent s'assurer pour les soins en cas de maladie dans les trois mois qui suivent leur prise de domicile. Le système d'assurance

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maladie suisse obligatoire "LAMal" alloue des prestations en cas de maladie, d'accident, dans la mesure où aucune assurance accidents n'en assume la prise en charge, et de maternité. Les fonctionnaires des organisations internationales sont exempts du système LAMal suisse. Toutefois, ils peuvent s'y affilier à titre volontaire mais doivent le faire dans les six mois qui suivent la date à laquelle ils ont reçu une carte de légitimation. Les requêtes d'affiliation et les demandes de précisions doivent être adressées à l'Office fédéral des assurances sociales du canton de résidence du fonctionnaire. On trouvera des détails complets et des adresses dans la Note de service N° 49 en date du 11 avril 1996.

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Système suisse d'assurance vieillesse survivants (AVS), d'assurance-invalidité (AI), d'assurance perte de gain (APG) et d'assurance-chômage (AC)

Les fonctionnaires qui sont de nationalité suisse ou dont l'une des nationalités est la nationalité suisse ne sont pas obligés de contribuer au système AVS/AI/APG/AC, pour autant qu'ils soient affiliés à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU). Toutefois, ils peuvent s'affilier à l'AVS/AI/APG/AC ou à l'AC séparément à titre volontaire. Afin de participer, ils doivent soumettre une demande d'adhésion à la Caisse de compensation du canton dans lequel ils sont domiciliés dans un délai de 3 mois à compter de la date à laquelle ils ont été affiliés à la CCPPNU. Les mêmes conditions s'appliquent aux conjoints de fonctionnaires suisses résidant en Suisse qui n'exercent pas d'activité lucrative.

Les fonctionnaires non suisses ne sont pas assurés à l'AVS/AI/APG/AC et ne peuvent y adhérer sur une base volontaire. Toutefois, il existe certaines règles et conditions particulières permettant aux conjoints de fonctionnaires non suisses domiciliés en Suisse et n'exerçant pas d'activité lucrative d'être assurés à l'AVS/AI/APG/AC sur une base volontaire.

Les conditions et procédures précises sont exposées dans la Note de service N° 70 en date du 15 décembre 1994 et dans la Note de service N° 4 du 1er février 1995. On trouvera également des renseignements dans la Note de service N° 49 du 25 février 2000 ainsi que dans la Note de service N° 9 du 24 avril 1995 pour le canton de Genève et dans la Note de service N° 6 du 24 mars 1995 pour le canton de Vaud. Les questions concernant l'AVS/AI/APG/AC doivent être posées aux autorités compétentes du canton dans lequel le fonctionnaire est domicilié.

Pensions

L'UIT participe à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU) qui offre des prestations de retraite, d'invalidité et de survivant au personnel des organisations qui en sont membres. Une description complète de ce système de pension se trouve dans les Statuts et Règlement de la CCPPNU ainsi que dans un fascicule explicatif publié par la CCPPNU et intitulé "Le système des pensions des Nations Unies".

Les fonctionnaires qui sont nommés pour une durée de six mois ou plus ou qui ont accompli une période de service de six mois qui n'a pas été interrompue par un intervalle dépassant 30 jours, deviennent participants à la Caisse. Un barème mondial de la rémunération considérée aux fins de la pension, utilisé pour calculer les cotisations à la Caisse et pour calculer les pensions, est applicable à tous les fonctionnaires de la catégorie professionnelle. Les cotisations des fonctionnaires de la catégorie des services généraux sont fondées sur le traitement brut.

Le taux de cotisation actuel à la Caisse est de 23,7% de la rémunération considérée aux fins de la pension, les deux tiers étant versés par l'Organisation et le tiers par le fonctionnaire.

Les pensions sont calculées sur la base de la rémunération moyenne finale (RMF) du fonctionnaire, qui correspond à la rémunération annuelle moyenne pendant les 36 mois durant lesquels sa rémunération considérée aux fins de la pension a été la plus élevée au cours des cinq dernières années de service. Les taux d'accumulation, qui peuvent varier selon la date à laquelle le fonctionnaire est entré à la Caisse, sont

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indiqués en détail dans les Statuts de la CCPPNU. Dans certaines conditions, prescrites dans lesdits Statuts, une pension d'enfant est payable en même temps qu'une pension payable à un participant et des pensions de survivant peuvent être payables à un conjoint, à un enfant ou à une personne non directement à charge. La Caisse des pensions ne rembourse pas les impôts nationaux sur les pensions.

On trouvera des renseignements complémentaires sur les pensions sur le site web du Département du personnel (lien SG, Personnel and Social Protection Department, section Pensions et assurances), ou à l'adresse: http://www.un.org/unjspf, ou encore auprès de la Section des pensions et assurances.

Assurance vie

Les fonctionnaires au bénéfice de contrats permanents, de stage ou de durée déterminée peuvent également souscrire une assurance vie collective volontaire. Ceux qui le souhaitent sont invités à le faire dans les trois mois à compter du début de leur contrat. Cette assurance n'est pas obligatoire et l'UIT ne la subventionne pas. Le montant maximal assuré est de trois fois le traitement annuel.

Section pensions et assurances

Chef de la Section Mme Marianne Wilson 5381 T.1005Secrétariat et assurance vie Mme Martine Sansonnens 5386

T.1003Pensions, MEC, Accidents professionnels et assurance maladie pour les fonctionnaires ayant moins de six mois de contrat Mme Anahid Linch 5382 T.1004

Assurance santé du personnel:Noms de famille commençant par les lettres A à C Mme Christiane Donnat 5385 T.1002Noms de famille commençant par les lettres D à L Mme Catherine Perrin 5824 T.1001Noms de famille commençant par les lettres M à Z Mme Catherine Ackley 5384 T.1001

Les fonctionnaires souhaitant se rendre à la Section pensions et assurances sont invités à le faire entre 14 heures et 16 heures. En cas d'urgence, ils seront naturellement reçus en dehors de ces heures, mais sont invités à téléphoner d'abord.

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5 GESTION DES CARRIÈRES ET FORMATION

La formation professionnelle en cours d'emploi vise à optimiser la productivité et l'efficacité du personnel, ainsi qu'à améliorer les compétences professionnelles et à faire face ainsi à l'évolution du rôle de l'UIT. Le programme de formation professionnelle en cours d'emploi couvre tous les besoins de formation reconnus, qu'il s'agisse de formations techniques spécialisées, de cours de gestion, d'accueil et orientation, d'informatique ou de langues. Les règles relatives à la formation professionnelle en cours d'emploi sont expliquées sur le site web du Département du personnel (lien SG, Personnel and Social Protection Department, Gestion des carrières et formation) et font l'objet de l'Ordre de service N° 75 en date du 10 novembre 1997.

Cours de formation linguistique

Les cours de langue de la Bell Language School et de l'ONU sont dispensés gratuitement aux fonctionnaires dont les contrats couvrent la totalité de la session scolaire, pour autant qu'ils aient réussi l'examen de fin de trimestre. Les fonctionnaires au bénéfice de contrats de courte durée et dont le contrat ne couvre pas la totalité de la session peuvent s'inscrire aux cours de langue à leurs frais. La taxe d'inscription leur sera remboursée, sur présentation d'un contrat signé, si leur contrat est prolongé et couvre toute la session scolaire, et s'ils réussissent l'examen de fin de trimestre.

A la Bell Language School, l'année scolaire débute en septembre et s'achève au mois de juin de l'année suivante. Elle est divisée en deux semestres séparés par les vacances de Noël. Les cours de l'ONU comportent chaque année trois trimestres: de septembre à décembre, de janvier à mars et d'avril à juillet.

Les fonctionnaires ne peuvent suivre qu'un cours de langue à la fois. Une fois inscrits, ils doivent faire preuve de la plus grande assiduité possible. C'est pourquoi, ils doivent, avant de s'inscrire, tenir compte de leurs obligations professionnelles et réfléchir à leur disponibilité. Le passage au niveau supérieur est subordonné au succès à l'examen de fin de trimestre. En cas d'échec, ils doivent rembourser la moitié de la somme que coûte la taxe d'inscription. Il existe des formulaires d'inscription distincts pour les cours de la Bell Language School et pour les cours de l'ONU. La date limite d'inscription est annoncée dans une note de service avant chaque trimestre.

L'UIT reconnaît le Certificat d'aptitude linguistique délivré par l'UNESCO et le Certificat d'aptitude linguistique de l'ONU.

Pour de plus amples renseignements concernant les cours de formation linguistique ou les examens d'aptitude linguistique, veuillez vous adresser à Mme Brunet (Tél. 5481, Bureau T.1011).

Cours de formation aux techniques de l'information

La Division des systèmes de bureautique du Département des services informatiques est chargée de coordonner la formation dispensée à l'extérieur sur des sujets liés aux techniques de l'information ainsi que d'élaborer ses propres cours de formation interne personnalisés en informatique. Un programme des cours de formation interne disponibles est distribué tous les mois à tout le personnel. On peut s'y inscrire en appelant le Helpdesk du TSC (Tél. 5555) ou au moyen d'un formulaire disponible dans le logiciel MS Outlook (voir Tools, Home).

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Cours de formation interne (à l'exclusion des cours d'informatique)

Chaque année, la Section gestion des carrières et formation propose différents cours de formation interne généralement liés à la gestion ou à la communication. Un ordre de service énumérant ces cours est distribué en début d'année; des exemplaires sont disponibles sur le site web interne (lien SG, Personnel and Social Protection Department, Gestion des carrières et formation) ou auprès de la Section gestion des carrières et formation.

Les formulaires de demande sont disponibles en gabarit Word (icône ITU, Demande de formation en cours d'emploi) et doivent être remplis et signés par un supérieur hiérarchique et renvoyés à la Section gestion des carrières et formation. Pour toute question concernant la formation interne en groupe, s'adresser à Mme Brunet (Tél. 5481, Bureau T.1011) ou à Mme Gill (Tél. 6329, Bureau T.1012).

Formation individuelle à l'extérieur (formation liée au travail ou permettant une amélioration des connaissances)

Il existe différentes règles et procédures qui régissent la formation liée au travail ou permettant d'améliorer les connaissances. La formation liée au travail vise à actualiser et à améliorer les compétences expressément nécessaires pour assumer correctement une fonction, alors que la formation liée à l'amélioration des connaissances vise surtout à améliorer la mobilité et les perspectives de carrière.

La procédure générale de demande de formation individuelle à l'extérieur est exposée ci-après. On en trouvera tous les détails sur le site web du Département du personnel, à l'adresse http://web.itu.int/sg_pe/ressources/formation/formation-fr.html, et dans la Note de service N° 124 "Formation individuelle dispensée à l'extérieur" en date du 25 février 1998, ainsi que dans les "Règles pour la formation en cours d'emploi des fonctionnaires de l'UIT" (Ordre de service N° 75 du 10 novembre 1997).

Il appartient à chaque département d'établir un plan de formation liée au travail ou permettant une amélioration des connaissances pour son personnel. Ce plan doit être défini en fonction des besoins de formation lesquels sont déterminés à la faveur du dialogue entre les fonctionnaires et leurs supérieurs, lors des évaluations périodiques.

Le formulaire de demande existe en gabarit Word (icône ITU, Demande de formation individuelle externe). Un exemplaire des documents expliquant le contenu des cours et les conditions logistiques doit être joint à la demande. Le formulaire doit être approuvé d'abord par le chef de département responsable d'établir les priorités de formation puis par le fonctionnaire élu compétent. La demande devrait être soumise au fonctionnaire élu compétent au moins trois semaines (cinq semaines pour une formation liée à l'amélioration des connaissances) avant la date de début du cours proposé. La demande doit ensuite être envoyée à Mme Brunet (Tél. 5481, Bureau T.1011), à la Section gestion des carrières et formation, avec l'autorisation de voyage le cas échéant.

Il appartient aux fonctionnaires demandant une formation individuelle à l'extérieur de prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et de s'inscrire aux cours.

Pour toute question concernant la formation individuelle à l'extérieur, s'adresser à Mme Brunet (Tél. 5481, Bureau T.1011) ou à Mme Kojima (Tél. 5058, Bureau T.1013).

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Conditions, types de formation, conditions à remplir, coûts, etc.

Voir les "Règles pour la formation en cours d'emploi des fonctionnaires de l'UIT" (Ordre de service N° 75 du 10 novembre 1997) pour l'explication des conditions de formation, de la portée, des conditions à remplir, du temps de travail, des coûts, des priorités et de la durée et des procédures. Les conditions à remplir pour obtenir une formation dépendent du type de formation en cause, du type de contrat du fonctionnaire et de la durée de service, comme cela est expliqué dans lesdites Règles.

Section gestion des carrières et formation

Pour obtenir de plus amples renseignements ou des conseils en matière de formation, n'hésitez pas à consulter le site web du Département du personnel, à l'adresse: http://web.itu.int/sg_pe/ressources/formation/formation-fr.html, ou à vous adresser à la Section gestion des carrières et formation, à:

Mme Akiko Kojima, Chef, Gestion des carrières et formation

Tél. 5058 Bureau T.1013

Mme Lucy Virnot Tél. 5250 Bureau T.1006Mme Jackie Brunet Tél. 5481 Bureau T.1011Mme Jonna Gill Tél. 6329 Bureau T.1012Mme Mónica Portocarrero Tél. 5233 Bureau T.1012

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6 SERVICE SOCIAL

Les services d'une assistante sociale qualifiée sont à la disposition de tous les fonctionnaires de l'UIT, de leur famille et des délégués pendant leur séjour à Genève. L'assistante sociale est liée par le secret professionnel et peut vous aider à résoudre des problèmes familiaux, personnels ou professionnels et répondre à d'autres questions que vous pourriez vous poser.

Des informations et une assistance sont à la disposition des fonctionnaires dans les domaines suivants:

Conjoint accompagnant: intégration à Genève ou en France voisine, renseignements concernant les permis de travail, les cours pour adultes, établissement d'un curriculum vitae, listes d'organismes bénévoles, etc.

Aides familiales: règles et prescriptions applicables à l'emploi de personnel de maison, listes de nourrices, femmes de ménage et services de garde d'enfants.

Genève: plans de Genève, itinéraires des bus, adresses et numéros de téléphone des services publics et des services spécialisés.

Logement: aide apportée pour déterminer le logement nécessaire en fonction de la taille de la famille, du loyer, du revenu, de la proximité par rapport au travail et aux écoles, organisation de rendez-vous pour le fonctionnaire s'il ou elle ne parle pas le français et participation à ces rendez-vous, fourniture d'adresses de services de logement, aide en ce qui concerne le bail, l'assurance, l'électricité, le gaz et le téléphone ainsi que fourniture d'adresses pour des magasins de meubles et autres services d'installation une fois qu'un logement a été trouvé.

Loisirs: adresses de centres de loisirs et récréatifs à Genève, de clubs d'enfants, d'activités familiales et de clubs pour adultes, y compris les clubs de l'UIT et l'American Women's Club, etc.

Vie en Suisse et en France: renseignements concernant le coût de la vie, différents magasins, supermarchés, marchés, restrictions au passage des frontières et quelques renseignements sur la vie civique en Suisse et notamment dans le canton de Genève.

Renseignements de nature médicale: informations sur les systèmes de santé en Suisse et en France, adresses de médecins, de cliniques spécialisées et d'hôpitaux, ainsi qu'adresses de spécialistes, assurances.

Ecoles et enseignement: assistance aux parents pour définir le programme d'enseignement qui convient à leurs enfants, explication de différents systèmes scolaires, méthodes d'enseignement, structure des examens, possibilités offertes par les écoles secondaires et les universités et renseignements sur les services de garde d'enfants ou les parcs de jeux.

Vacances: renseignements sur les centres de vacances pour enfants pendant les vacances scolaires et renseignements sur les écoles de langues.

Le Service social organise le Club d'enfants et le Groupe des conjointes de l'UIT. Le Service social, conjointement avec le Centre d'accueil de Genève, organise également des rencontres pour adolescents ou couples qui viennent de s'installer dans la région, ainsi que des réunions des époux/épouses de fonctionnaires. Veuillez voir la Section sur les clubs et associations dans le Chapitre 10 "Vivre en Suisse et en France voisine".

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Le secrétariat du Service social est ouvert le lundi matin, ainsi que le mardi et le jeudi toute la journée (Mme Vigneux, Tél. 6359, Bureau V.506). Les assistantes sociales peuvent être contactées comme suit:

Lundi, mardi et mercredi matin Mme Roux Tél. 5380 V.555Mercredi après-midi, jeudi et vendredi Mme Gilbert Tél. 6358 V.555

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7 REPRÉSENTATION DU PERSONNEL

Conseil du personnel de l'UIT

MandatLe Conseil du personnel de l'UIT, organe reconnu par les Statut et Règlement du personnel, est chargé de faire en sorte que la représentation des intérêts du personnel devant le Secrétaire général et ses représentants soit équitable. Le Conseil du personnel est composé de membres élus par le personnel, ce qui assure une représentation de tous les secteurs et départements de l'UIT.

BureauLe Conseil du personnel est dirigé par un Bureau, composé de six membres qui s'occupent des tâches administratives, coordonnent les activités et préparent et organisent l'Assemblée du personnel, l'Assemblée des délégués ainsi que les réunions du Conseil du personnel. Il informe régulièrement les fonctionnaires des activités du Conseil du personnel et d'autres questions qui présentent de l'intérêt pour eux.

Activités au sein de l'UITLe Conseil du personnel suit les directives données par l'Assemblée des délégués et l'Assemblée du personnel, étudie les directives administratives données par le Secrétaire général et recense les problèmes intéressant d'une manière générale les fonctionnaires à titre individuel ou collectif. Le Conseil du personnel fournit des renseignements, donne des avis, formule des propositions et adresse des demandes au Secrétaire général.

Les représentants du personnel dans les organes statutaires de l'UIT, qui donnent des conseils sur des questions particulières, sont désignés ou élus parmi les membres du Conseil du personnel.Le Conseil du personnel fournit des renseignements et soumet des demandes et des propositions au Conseil de l'UIT et à la Conférence de plénipotentiaires sur des questions concernant le personnel.

Activités extérieuresLe Conseil du personnel participe, par l'intermédiaire des membres du Syndicat du personnel de l'UIT, aux travaux de fédérations d'associations, de syndicats et autres groupes d'employés internationaux représentant le personnel du système des Nations Unies pour défendre les intérêts et les conditions de travail du personnel.

FinancementLe Conseil du personnel, de concert avec le Secrétaire général, gère le Fonds du bien-être du personnel.

Le Conseil du personnel est financé par des cotisations mensuelles volontaires, qui sont basées sur un petit pourcentage (1/1000ème) du salaire.

On trouvera de plus amples informations et on obtiendra des formulaires d'adhésion en s'adressant au secrétaire du Syndicat (Tél. 5795 ou 5799, Bureau V.16B) ou en allant sur le web interne (Page d'accueil de l'UIT, lien RePers, ou http://intweb2/conspers/repPers.html).

Syndicat du personnel

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Les fonctionnaires permanents comme temporaires peuvent adhérer au Syndicat, moyennant le paiement d'une cotisation (en moyenne 0,4% du traitement). Le Syndicat du personnel à son tour paie une cotisation à la Fédération internationale des fonctionnaires internationaux (FISCA) (voir ci-après) pour tous les membres du personnel de l'UIT.

Le Syndicat alimente un fonds d'aide juridique qui permet à ses membres de bénéficier gratuitement des services de conseillers juridiques à Genève. Les membres du syndicat sont automatiquement couverts par l'assurance juridique. Des conseils juridiques peuvent être obtenus par des membres du syndicat, des groupes de membres ou par le syndicat lui-même.

Le Syndicat du personnel est doté d'un fonds de grève qui peut être utilisé pour couvrir des dépenses liées à des grèves et rembourser partiellement la perte de salaire en cas de grève. De tels remboursements sont réservés aux membres du Syndicat.

Les membres du Syndicat peuvent souscrire un système d'assurance complémentaire, "Mutuelles de France", par l'intermédiaire du Syndicat qui prend également en charge une partie de la cotisation mensuelle.

Le Syndicat offre également un certain nombre d'avantages à ses membres, comme des réductions dans divers magasins/boutiques, sur des voyages, des cartes de crédit, et des repas, et organise des manifestations sociales à laquelle les membres sont invités.

Des formulaires d'adhésion et des renseignements complémentaires concernant le Syndicat ainsi que l'assurance maladie complémentaire peuvent être obtenus auprès du secrétariat du Syndicat (Tél. 5795 ou 5799, Bureau V.16B) ou sur le web interne (Page d'accueil de l'UIT, lien RePers, ou http://intweb2/conspers/repPers.html).

Fédération des associations de fonctionnaires internationaux (FICSA)

La FICSA défend les intérêts du personnel des institutions spécialisées des Nations Unies par le biais des activités suivantes:

• elle représente les intérêts des fonctionnaires internationaux dans les organismes interinstitutions et les organes législatifs du régime commun;

• elle coordonne les activités des associations et syndicats membres et échange des renseignements sur les conditions d'emploi;

• elle informe tout le personnel sur les questions touchant ses conditions d'emploi;

• elle organise des séminaires, des ateliers, des groupes de travail sur tel ou tel aspect des conditions d'emploi;

• elle conseille les associations ou syndicats membres sur les relations administration-personnel;

• elle élabore des documents sur les aspects techniques des conditions d'emploi;• elle coordonne les actions de revendication;• elle appuie l'utilisation des voies de recours (recours interne et tribunaux

administratifs) en cas de non-respect des conditions d'emploi;• elle formule des stratégies visant à éviter des violations de droits; et• elle participe aux enquêtes sur le coût de la vie visant à déterminer l'indemnité

de poste et les barèmes des traitements.

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On trouvera de plus amples renseignements sur le site de la FISCA http://ficsa.org/ ou sur le site web interne (Page d'accueil de l'UIT, lien RePers, ou http://intweb2/conspers/repPers.html).

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8 SERVICES DE L'UIT ET RENSEIGNEMENTS PRATIQUES POUR LES PREMIERS JOURS À L'UIT

Sigles/acronymes

Une liste des sigles/acronymes couramment utilisés se trouve dans l'annuaire téléphonique interne ou sur le web interne (lien ITU, ITU Acronyms). Les noms et sigles/acronymes des services et départements de l'UIT font l'objet de la Note de service N° 51 en date du 10 mars 2000.

Adresse

Pour la correspondance officielle, veuillez utiliser l'adresse suivante en indiquant votre nom, votre numéro de bureau et votre département.

Union internationale des télécommunicationsPlace des Nations

CH-1211 Genève 20Suisse

Numéro de téléphoneLe numéro de téléphone général de l'UIT est le +41 22 730.51.11. L'indicatif de la Suisse est le 41 et l'indicatif du canton de Genève est le 022. Les numéros de téléphone de l'UIT commencent par 730 et sont suivis des quatre chiffres de l'interne. Pour des renseignements précis sur l'établissement de communications ou l'obtention d'un téléphone, voir la rubrique Services téléphoniques.Numéros de télécopie

Secrétaire général (022) 733.72.56Bureau des radiocommunications (BR) (022) 730.57.85Bureau de développement des télécommunications (BDT) (022) 730.54.84Bureau de la normalisation des télécommunications (TSB) (022) 730.58.53

Voir plus loin, à la rubrique Envoi de télécopies et de courrier à titre privé, pour avoir des renseignements sur les services à usage privé.BâtimentsL'UIT occupe plusieurs bâtiments autour de la place des Nations. Pour les besoins internes, les bâtiments sont signalés par les abréviations suivantes:

T = Tour (Réception, Tél. 5107/5108)V = Varembé (Réception, Tél. 5172/5173)M = Montbrillant (Réception, Tél. 6788/6789)AL = AELE

Il y a un passage qui relie la Tour et Varembé via le premier sous-sol (1SS) des deux bâtiments et un passage entre les bâtiments de Varembé et de Montbrillant via le rez-de-chaussée.

Pour des raisons de sécurité, seule l'entrée de la Tour est ouverte 24 heures sur 24. Les bâtiments de Varembé et Montbrillant sont ouverts du lundi au vendredi de 6 heures à 22 heures. Les fonctionnaires peuvent accéder à ces bâtiments en dehors de

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ces périodes en passant par la Tour et en suivant les passages qui relient les bâtiments.Economies d'électricitéPour économiser l'électricité, vous êtes priés d'éteindre les lumières lorsque vous quittez votre bureau pour déjeuner ou à la fin de la journée. Les photocopieurs, imprimantes et autres appareils électriques devraient également être arrêtés à la fin de la journée. Les PC doivent être redémarrés (shut down and restart) mais pas arrêtés, comme cela est expliqué dans la rubrique Assistance informatique et dans la Note de service N° 110 du 24 octobre 1997. Il est interdit d'utiliser des plongeurs électriques ou tout autre appareil pour chauffer de l'eau dans les bureaux (Ordre de service N° 00/6 en date du 16 mai 2000).

Archives

Le Service des archives s'occupe de la gestion des dossiers créés, reçus ou utilisés par l'UIT conformément à ses obligations légales ou pour mener à bien ses activités normales. Il met au point des plans de classement des dossiers et des calendriers de conservation des archives, assure l'entreposage des dossiers consultés de temps à autre et conserve les archives historiques de l'Organisation. Des renseignements et des services de référence sont à la disposition du personnel, des Membres de l'UIT et des particuliers.

Les principes et attributions pour la gestion des dossiers sont indiqués dans l'Ordre de service N° 01/15 en date du 17 juillet 2001. Les procédures de transfert et d'obtention de dossiers auprès du Service des archives ainsi que pour demander des informations sont expliquées dans le site web interne de l'UIT (lien SG, ITU Library and Archives). Le Service des archives peut être contacté par e-mail à l'adresse archives@itu.int, par téléphone (6770) ou par télécopie (5326), ou sur place (Bureaux V.46 et V.47). Il est ouvert du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h 30.

Autorisation et délégation de pouvoir (questions financières et de personnel)

• L'Ordre de service N° 27 (Rév.2) en date du 4 novembre 1997, intitulé "Délégation de pouvoirs en matière financière" énumère les processus d'autorisation et les personnes compétentes pour telle ou telle dépense, dont les autorisations de voyage, les demandes de personnel, les demandes d'engagement de dépenses et la certification des factures.

• Les personnes ayant le pouvoir pour les décisions relatives à des questions de personnel sont énumérées dans l'Ordre de service N° 00/11 "Délégation de pouvoir pour les questions relatives au personnel du siège", en date du 14 août 2000.

• L'Ordre de service N° 43 "Contrôle des engagements de dépense et des factures", en date du 14 août 1996, contient un exposé des règles et des procédures applicables à la soumission des demandes d'engagement de dépenses et au traitement des factures.

• L'ordre de service N° 13 intitulé "Passation des marchés d'achats, fournitures, travaux ou services" daté du 15 juin 1993 et son Addendum 1 portant le même titre, daté du 4 septembre 1996, expliquent les règles de passation de tous les marchés envisagés par l'Union pour des achats de fournitures, des travaux, des services ainsi que pour les activités génératrices de recettes pour elle. Il établit quels types de contrat doivent être soumis à la Commission des marchés de l'UIT et décrit le mandat, la composition et l'organisation des travaux de ladite Commission.

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Panneaux d'affichage

Il y a un panneau d'affichage électronique sur le site web interne de l'UIT (Page d'accueil UIT, lien RePers, Annonces), un panneau d'affichage au premier sous-sol de la Tour (près des ascenseurs) et un panneau au rez-de-chaussée du Bâtiment de Varembé. On y trouve des offres de vente ou de location, les bulletins du Syndicat, des informations sur les cours de langue, etc. Les fonctionnaires qui souhaitent mettre des annonces doivent contacter le Syndicat du personnel (Tél. 5795/5799, Bureau V.16B). Les annonces sont affichées gratuitement pour les membres du Syndicat et moyennant 3 francs suisses pour les non-membres.

Les campagnes d'affichage temporaire sur les murs et dans les ascenseurs doivent être coordonnées avec le service logistique (Tél. 5146). Les affiches doivent être retirées, à la date convenue, par ceux qui les ont posées.

Cartes professionnelles de l'UIT

Les cartes professionnelles officielles de l'UIT sont établies par le Service de composition des publications. On trouve des précisions à ce sujet dans la Note de service N° 00/12 en date du 11 novembre 2000. Les formulaires de demande sont disponibles en gabarit Word (Icône ITU, Composition, Carte.doc) et doivent être remplis, signés par le Chef du Département et envoyés au Service de composition des publications (Tél. 6134/5903, Bureau M.310).

Cafétéria/restaurant

Il y a deux self-services dans les locaux de l'UIT. A l'heure du déjeuner, dans la cafétéria située au 15ème étage de la Tour, des sandwiches, des salades, des repas chauds ainsi que des pizzas et des pâtes fraîches sont servis. Les distributeurs de thé et de café fonctionnent à l'aide de jetons qui peuvent être achetés aux caisses à la pièce ou par groupe de onze pour le prix de dix. La cafétéria située au rez-de-chaussée du bâtiment de Varembé est dotée d'une terrasse extérieure. A l'heure du déjeuner, on y sert des repas chauds, des sandwiches et des salades. Les fonctionnaires peuvent acheter à la cafétéria de Varembé un carnet de billets leur donnant droit à onze boissons chaudes pour le prix de dix. La vente de boissons alcoolisées n'est autorisée qu'entre 11 h 30 et 14 heures. Les cafétérias sont ouvertes du lundi au vendredi de 8 heures à 17 heures. Les menus de la semaine sont publiés sur le site web interne (lien Life).

Il existe également des machines à café situées dans les "Salles des pas perdus" au deuxième sous-sol de la Tour et au rez-de-chaussée de Montbrillant, ainsi qu'au premier sous-sol du bâtiment Varembé.

Service de nettoyage

Les bureaux et bâtiments de l'UIT sont nettoyés tous les jours par l'entreprise Honegger. Pour des demandes ou des problèmes de nettoyage urgents (bris d'objets ou liquides renversés, etc.), veuillez vous adresser à Honegger (Tél. 6860 ou 6861).

Clubs de l'UIT

Des informations sur les clubs de l'UIT énumérés ci-après se trouvent sur le site interne (lien Life, ITU Clubs) ou peuvent être obtenues en s'adressant au groupement Interclubs (Mme Ricciardi, Tél. 5103, Bureau V.17B).

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Club culturel africain L'Atelier (peinture) BadmintonBridge Echecs Club d'enfants (Chapitre

10)Club radioamateur international

Jeux Interorganisations Musica Club

PC Club Pétanque Photo ClubSquash Taï-Chi Teleten (tennis)Volley-BallAutres groupes de l'UITIl existe d'autres groupes informels qui peuvent être particulièrement intéressants pour les nouveaux fonctionnaires, dont un groupe d'époux et épouses de fonctionnaires de l'UIT et des groupes de conversation en français, en anglais et en espagnol. Se reporter au Chapitre 10 "Vivre en Suisse et en France voisine".

Assistance informatique

Avant votre arrivée, votre supérieur hiérarchique ou le/la secrétaire de votre Département prend normalement les dispositions nécessaires pour vous procurer un compte d'utilisateur du réseau et tout matériel et logiciel nécessaires pour votre travail. Pour obtenir un appui supplémentaire, veuillez prendre note des services d'appui aux utilisateurs ci-après, assurés par le Département des services informatiques pour différents domaines fonctionnels:

Service d'assistance du Centre de formation et de support (TSC) 5555 Unité de la Division des systèmes de bureautique fournissant une assistance aux utilisateurs pour les problèmes liés aux systèmes PC, aux applications bureautiques, aux demandes de formation et à la réservation des salles de cours, ou aux demandes de logiciels, aux informations généraleset à l'orientation

Services réseau 5455 Gestion du réseau et assistance aux utilisateurs pour l'installation et l'entretien des matériels de PC, pour le réseau et les imprimantes locales et pour les problèmes liés au réseau

Assistance TIES 6666 Unité de la Division de l'échange d'informations fournissant une assistance aux utilisateurs pour TIES, le courrier électronique, l'Internet et les services d'appel commuté

Pour de plus amples renseignements, voir les pages roses du répertoire téléphonique, sous la rubrique "Informatique", ainsi que les liens sur le site web interne du Département des services informatiques, sous la rubrique consacrée au Secrétariat général.E-mailLe courrier électronique est à la disposition de tout le personnel. Le nom d'utilisateur et le mode de passe que vous utilisez pour entrer dans le réseau donnent également accès à votre compte e-mail, qui est géré par le Département des services informatiques.

Les fonctionnaires de l'UIT reçoivent également une adresse e-mail Internet qui a en général la forme suivante: prénom.nom@itu.int.

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Veuillez noter les adresses e-mail propres aux services ci-après:

TIES HELPDESK, ITU Helpdesk TIES du Département des services informatiques

TSCHELP, ITU TSC Helpdesk du Département des services informatiques

Secrétariat, SG Secrétaire généralSecrétariat, SDG Vice-Secrétaire généralSGO, ITU Bureau du Secrétaire général pour le Secrétaire

général et le Vice-Secrétaire généralMaintenance automatique des PC et économies d'énergieAfin que les tâches de maintenance automatique puissent être effectuées (par exemple, mises à jour de logiciels ou contrôles antivirus) sur votre PC, vous devez normalement effectuer la procédure de redémarrage (Shutdown and Restart) avant de quitter le bureau pour vérifier qu'aucune application ne fonctionne sur des fichiers ouverts. La plupart des PC, écrans et imprimantes se placent en mode de fonctionnement à faible consommation d'énergie après une période d'inactivité programmable. Le Département des services informatiques s'efforce de fournir cet équipement en assurant une installation appropriée permettant d'économiser l'énergie. Toutefois, il y a de nombreux écrans qui ne prennent pas en charge de tels modes. Si tel est le cas, veuillez mettre votre écran hors tension la nuit. Vous ne devez arrêter complètement votre PC que si vous vous absentez pour de longues périodes. Pour de plus amples renseignements, veuillez appeler le Helpdesk du TSC ou vous reporter aux Notes de service N° 50 en date du 30 avril 1996 et N° 110 en date du 24 octobre 1997.Sécurité informatiqueC'est un sujet complexe qui dépasse la portée du présent document, quoique de brèves observations s'imposent. Le Département des services informatiques, qui est le gardien des matériels, des logiciels et des données utilisées dans les opérations de l'UIT, est responsable de la sécurité de toutes les ressources qui dépendent de lui. L'environnement bureautique standard de l'UIT prend en charge la technologie Windows NT et a été configuré pour assurer une sécurité de base, ce qui comprend la fourniture d'un logiciel antivirus automatique et des mises à jour. Pour de plus amples renseignements, on consultera le site web interne. En particulier, pour obtenir une liste des mesures que vous pouvez prendre pour accroître la sécurité, veuillez vous reporter à la page consacrée aux Questions de sécurité sur l'Infobase du TSC.Matériels et logicielsLe Département des services informatiques est chargé de coordonner l'évaluation, la commande, la livraison et la maintenance de l'environnement matériel et logiciel bureautique. En règle générale, des modèles de PC standard sont sélectionnés sur la base de facteurs tels que le prix, les performances et la convivialité. En outre, des outils de gestion sont employés pour automatiser la distribution des logiciels, contrôler l'utilisation des licences des logiciels, surveiller l'inventaire des matériels et logiciels ainsi qu'aider à la résolution des problèmes à distance et à effectuer des tâches d'assistance informatique. Pour de plus amples renseignements sur les normes et les procédures, veuillez consulter le site web interne (actuellement, voir le site web ITU Desktop et l'Infobase du TSC).

Correspondance et documents

Etablissement de la correspondance et d'autres documents officiels de l'UIT par voie électronique

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L'environnement de traitement de texte de l'UIT comporte des méthodes et des installations de création de documents qui correspondent aux normes de formatage et de présentation applicables à ces documents (lettres, télécopies, mémos, documents techniques, etc.).

Pour ce faire, on utilise en général des "gabarits" qui sont des modèles de document contenant des fonctions appropriées de présentation et d'automatisation. Vous trouverez des renseignements détaillés sur ces gabarits et sur la manière de les utiliser sur le site web interne (actuellement, sur l'Infobase du TSC du Département des services informatiques). Bien entendu, vous pouvez aussi vous adresser au Helpdesk du TSC (Tél. 5555) pour des précisions ou des questions.Guide stylistique pour la rédaction des documents de l'UIT en anglaisCe document a été publié pour aider tous ceux qui participent à l'élaboration des textes, des documents et des publications de l'UIT en anglais. Il est disponible sur le web interne (Page d'accueil de l'UIT, lien Doc). Il a été publié par la Section de traduction anglaise du Département des conférences. Pour toute question concernant l'utilisation de l'anglais ou renseignements supplémentaires concernant ce guide, s'adresser à M. Pitt (Tél. 5131, Bureau V.242).Procédure de signature Il existe des procédures de signature officielles qui doivent être respectées. Ces procédures sont exposées dans l'Ordre de service N° 19 en date du 20 juin 1990 intitulé "Procédures à suivre pour la signature et l'acheminement de la correspondance au Secrétariat général".Réception et distribution du courrierPour avoir des renseignements et connaître les procédures concernant la réception et la distribution du courrier, des télécopies, du courrier exprès et de la valise diplomatique, veuillez vous reporter à la rubrique Courrier, télécopie et tube du présent chapitre ou au Manuel de correspondance de l'UIT qui se trouve sur le site web interne (Page d'accueil de l'UIT, lien Doc).

Bases de données

Un certain nombre de bases de données de l'UIT sont disponibles sur le site web de l'UIT, à savoir:

• Symboles de pays de l'UIT• Répertoire général de l'UIT (lien ITU)• Terminologie des télécommunications (TERMITE/WEB)• Déclarations de brevets de l'UIT-T• Programme de travail de l'UIT-T• Catalogue des Recommandations UIT-T• Base de données des termes et définitions de l'UIT-T (SANCHO)• Système d'accès et de consultation de la base de données du service mobile

maritime (MARS)• Système international d'échange du BDT

Contrôles ophtalmologiques

L'UIT rembourse une partie des coûts liés à l'achat de lunettes par les fonctionnaires qui en ont besoin dans le cadre de leur travail sur des terminaux à écran de visualisation et qui doivent y passer au moins 80% de leur temps. Les conditions

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précises sont exposées dans la Note de service N° 115 du 4 décembre 1997 et dans la Note de service N° 9 du 2 mars 1993.

Communications internes et publications

L'UIT utilise différents moyens de communication interne pour tenir le personnel au courant de certaines questions, lui annoncer des nouvelles, des manifestations, lui faire connaître certaines orientations générales ou procédures importantes.

• Les communications administratives de l'UIT prennent trois formes: Ordres de service, Notes de service et Circulaires d'information. La politique en matière de préparation et de publication des communications administratives est exposée dans l'Ordre de service N° 00/1, en date du 23 mars 2000. Les fonctionnaires sont invités à prendre connaissance de ces publications officielles et à les appliquer. Les communications administratives sont distribuées par courrier interne et sont mises sur le site web interne (lien Doc) pour référence.

• ActualUIT est une publication interne distribuée tous les mois aux fonctionnaires et aux retraités. D'ordinaire, il contient des informations de nature générale et les fonctionnaires sont invités à soumettre des articles, des commentaires ou des questions à y publier. Des exemplaires des numéros actuels ou passés d'ActualUIT peuvent être obtenus sur le site web de l'UIT (lien Life).

• Les Nouvelles de l'UIT (dix numéros par an) sont la publication officielle destinée aux Membres de l'UIT. Des exemplaires en sont également envoyés aux fonctionnaires et aux retraités. Les Nouvelles de l'UIT sont une bonne source d'information concernant l'UIT et le monde des télécommunications. Les numéros actuels ou passés se trouvent sur le site web interne à l'adresse http://www.itu.int/itunews/ ou via la page d'accueil de l'UIT (cliquez sur le logo ITU au centre de la page, ITU News).

• Les communiqués de presse sont mis sur le site web de l'UIT (cliquez le logo ITU au centre de la page d'accueil de l'UIT, ITU Newsroom). Les fonctionnaires peuvent également recevoir une notification automatique des communiqués de presse par e-mail. Pour souscrire à ce service, prière d'envoyer un e-mail au service de presse (pressinfo@itu.int), en demandant d'être ajouté à la liste de distribution des communiqués de presse et en précisant dans quelle langue vous préférez les recevoir (anglais, français ou espagnol).

• Des séances d'information sur différents sujets liés aux activités de l'UIT sont périodiquement organisées à l'intention des fonctionnaires.

• Le Conseil du personnel et le Syndicat diffusent régulièrement des bulletins concernant des questions du personnel et les activités du Conseil du personnel et du Syndicat. On trouvera également des renseignements sur la page web (page d'accueil de l'UIT, lien RePers).

Invitations à prendre la parole à des manifestations organisées à l'extérieur de l'UIT

Toutes les invitations à prendre la parole à des manifestations extérieures à l'UIT doivent être envoyées directement à l'Unité des affaires extérieures qui les centralise. L'invitation sera enregistrée, évaluée en fonction de la politique suivie et communiquée, si elle est acceptable, au Secrétaire général, au Vice-Secrétaire général

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ou au responsable compétent dans le Bureau intéressé. La politique et les procédures d'acceptation des invitations à prendre la parole à des manifestations extérieures à l'UIT sont exposées dans la Note de service N° 12 en date du 30 mars 1999. Les questions concernant la politique suivie doivent être posées à M. Capitaine, chef de l'Unité des affaires extérieures (Tél. 5819, Bureau T.1301).

Dénomination, signe, drapeau et emblème de l'UIT

La politique concernant l'utilisation par des tiers de la dénomination, du sigle, du drapeau et de l'emblème de l'UIT ainsi que la procédure correspondante de recouvrement des coûts font l'objet de l'Ordre de service N° 00/2 daté du 23 mars 2000. On trouve dans cet ordre de service les grands principes et les procédures régissant l'octroi d'une autorisation ainsi que les principes régissant le recouvrement des coûts, les principes applicables aux redevances et la méthode suivie pour l'application du principe du recouvrement des coûts.

Clés et cartes d'accès

Les demandes de clés (bureaux, armoires, bureaux, etc.) ou de cartes d'accès à certaines zones doivent être adressées au Service sécurité de l'UIT (M. Brusson, Tél. 5171, Bureau V.07).

Langues

Les langues de travail du secrétariat de l'UIT sont l'anglais, l'arabe, le chinois, l'espagnol, le français et le russe. L'anglais, le français et l'espagnol sont utilisés aux grandes conférences, réunions, dans les publications et les documents; l'arabe, le chinois et le russe vont être introduits progressivement. La plupart des ordres de service et des notes de service sont publiés en français et en anglais et, occasionnellement, en espagnol. En cas de litige, le texte français fait foi.

Bibliothèque de l'UIT

La bibliothèque de l'UIT, située au dernier étage du bâtiment de Montbrillant, contient toutes les publications de l'UIT, y compris les Recommandations, ainsi que des journaux, magazines, revues, CD-ROM, rapports annuels et ouvrages. Elle possède une collection d'ouvrages de référence, une collection de normes de l'ISO/CEI et est dépositaire de toutes les publications de l'IEEE.

Elle offre également accès à plusieurs services et bases de données sur CD-ROM, disponibles depuis votre ordinateur ou depuis le réseau de la bibliothèque. On trouvera des renseignements sur l'utilisation de ces services sur le site web interne (lien SG, ITU Library and Archives).La bibliothèque est ouverte du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures, aux fonctionnaires de l'UIT, aux délégués aux conférences, aux experts techniques, aux universitaires et étudiants ainsi qu'à des particuliers qui font des recherches dans le domaine des télécommunications. Les fonctionnaires de l'UIT peuvent emprunter des ouvrages et autres publications. La bibliothèque offre un service d'information régulier et distribue des revues dans différents services de l'UIT. On peut consulter les catalogues de la bibliothèque et obtenir des renseignements sur le site web interne (lien SG, ITU Library and Archives), en s'adressant au personnel de la bibliothèque (Tél. 6900) ou par e-mail library@itu.int.

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Des informations sur d'autres bibliothèques publiques ou privées à Genève se trouvent dans le Chapitre 10, sous "Bibliothèques".

Objets trouvés

Les objets trouvés dans les locaux de l'UIT ou dans le parking doivent être remis au Service de sécurité de l'UIT ou à l'huissier. Leurs propriétaires peuvent les réclamer auprès du Service de sécurité. On trouvera également sur le site web interne l'adresse et le numéro de téléphone du service des objets trouvés à Genève. Pour toute question à ce sujet, s'adresser au Service de sécurité de l'UIT (M. Brusson, Tél. 5171, Bureau V.07).

Courrier, télécopie et tube

Le service des communications de l'Unité des affaires extérieures traite toute la correspondance, les télécopies, le courrier exprès et le courrier diplomatique à l'arrivée et au départ. Pour plus de renseignements sur la réception ou l'envoi de lettres ou de télécopies privées, veuillez vous reporter à la rubrique Envoi de télécopies ou de courrier à titre privé ci-après.Courrier à l'arrivéeLe Service des communications envoie toutes les lettres adressées aux Bureaux, non ouvertes, au service d'enregistrement du Bureau concerné. Toutes les lettres adressées au Secrétaire général, sauf celles portant la mention "confidentiel" ou "personnel", sont ouvertes par le Service des communications avant d'être remises.

Le courrier est distribué dans chaque bureau plusieurs fois par jour. Chaque bureau doit être doté d'une boîte de réception du courrier. Le secrétaire de votre Département doit mettre votre nom sur votre porte ainsi que, près de celui-ci, une pastille de couleur indiquant votre langue préférée quand les documents sont publiés en plusieurs langues. Pour de plus amples renseignements, adressez-vous au ou à la secrétaire de votre Département.Couleurs: bleu pour le français, rouge pour l'anglais et vert pour l'espagnol.Courrier au départToutes les enveloppes au départ doivent porter l'acronyme du département expéditeur. Les lettres venant des Bureaux doivent se trouver dans des enveloppes scellées, portant l'acronyme du département expéditeur, prêtes à être envoyées. Les lettres provenant du Secrétariat général doivent être envoyées au Service des communications dans un dossier comme suit:

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• l'original signé, fixé à l'aide d'un trombone du côté droit;• une enveloppe portant l'adresse avec mention du sigle du département, jointe à

l'original; et• trois copies, fixées par un trombone sur le côté gauche.

Une copie sera renvoyée au service expéditeur avec le numéro de référence et l'horodatage du Service des communications. En cas de lettres confidentielles, seuls l'original et une copie sont nécessaires.

On trouvera sur chaque étage une boîte pour le courrier au départ. Les heures de collecte sont indiquées sur la boîte.TélécopiesLes télécopies doivent être envoyées à la Section des fax du Service des communications dans un dossier avec un original signé et trois copies. Une copie est renvoyée au Département/Bureau expéditeur avec le numéro de référence et l'horodatage.

L'envoi des télécopies arrivant après 17 heures ne peut être garanti avant le lendemain. En cas d'urgence, indiquer "urgent" sur la télécopie et le signaler à la Section des fax (Tél. 5130) dès que possible. Les télécopies urgentes doivent être envoyées par le tube (Tube 003) ou remises en mains propres à la Section des fax. Les télécopies urgentes envoyées par courrier interne ne seront pas considérées comme urgentes.

Les télécopies reçues par le Service des communications sont enregistrées, horodatées puis acheminées par tube.

Pour de plus amples renseignements sur les télécopies, prière de s'adresser à la Section des fax (Tél. 5130 ou Tél. 5128).Courrier exprèsLes envois à expédier par courrier exprès (EMS, DHL, etc.) doivent être remis au Service des communications avant 16 h 30. Les formulaires peuvent être obtenus auprès de la Section du courrier (Tél. 5132). Le nom et les initiales du fonctionnaire autorisé ainsi que le nom du service demandeur doivent être indiqués sur l'enveloppe.

Les envois exprès reçus par le Service des communications sont traités de la même manière que le courrier à l'arrivée.Valise diplomatiqueLes lettres adressées aux représentants résidents du PNUD, aux bureaux régionaux de l'UIT desservis par le PNUD, aux centres d'information de l'ONU et aux bureaux régionaux des institutions spécialisées sont envoyées par la valise diplomatique. Tout le courrier envoyé ainsi doit être soumis dans une enveloppe non scellée. Seuls les fonctionnaires suivants peuvent autoriser la clôture de certains envois et doivent ajouter leurs nom et signature: le Secrétaire général, le Chef du Département du personnel et le Service des communications. Veuillez vous adresser à la Section du courrier (Tél. 5132, Bureau T.070) pour de plus amples renseignements.TubeLe service du tube est un service interne rapide d'envoi/de réception qui relie les bâtiments de la Tour et de Varembé. Il y a normalement un poste par étage. Les

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numéros de tube peuvent être consultés sur l'annuaire interne et les instructions figurent sur le tube lui-même.

Pour de plus amples renseignements sur le courrier au départ/à l'arrivée, les télécopies, le courrier exprès et la valise diplomatique, veuillez vous adresser au Service des communications (Tél. 5132, Bureau T.070) ou consulter le Manuel de correspondance de l'UIT sur le site web interne (Page d'accueil UIT, lien Doc). Pour de plus amples renseignements, veuillez vous adresser au TIES Helpdesk (Tél. 6666).

Envoi de télécopies ou de courrier à titre privé

La Section du courrier est située au Bureau T.070 et est ouverte tous les jours de 10 heures à 11 h 30 pour l'envoi de télécopies ou de courrier à titre privé.

Les télécopies privées, établies sur du papier non officiel, peuvent être envoyées depuis la Section du courrier du Service des communications. Les fonctionnaires doivent payer les frais d'envoi en espèces. Le numéro de télécopie pour les télécopies au départ et à l'arrivée est le suivant: 3.

Il est possible d'acheter des timbres de l'UIT pour le courrier privé (paiement en espèces) et d'envoyer le courrier depuis la Section du courrier. Les timbres de l'UIT ne peuvent pas être utilisés pour poster du courrier depuis le bureau de poste suisse. Il existe aussi une boîte aux lettres des Postes suisses, avec la possibilité d'acheter des timbres, installée au mur de la réception du bâtiment de la Tour près des appareils Bancomat.

Les fonctionnaires peuvent également envoyer des courriers exprès (DHL) privés en utilisant le tarif préférentiel de l'UIT. Ils doivent payer en espèces les frais d'envoi sur la base du contenu du paquet (document ou marchandise) et du poids tels que déterminés par le service de courrier exprès. Les renseignements et formulaires sont disponibles auprès du Service des communications (Tél. 5132, Bureau T.070).

Il existe une adresse postale de l'UIT qui est strictement réservée au courrier privé. Cette adresse ne doit pas être donnée pour la correspondance officielle. Le courrier envoyé à cette adresse n'est pas ouvert et est envoyé directement aux fonctionnaires. Les fonctionnaires sont instamment priés d'informer leurs correspondants privés de manière qu'ils utilisent l'adresse postale suivante:

nom du fonctionnaire et numéro du bureauBP 820

CH-1211 Genève 20Suisse

Soins médicaux

Des soins médicaux d'urgence peuvent être obtenus auprès de l'infirmière du Service médical, situé au bâtiment de Varembé (V.319, Tél. 5397). Toutefois, les fonctionnaires doivent s'adresser à un médecin généraliste pour les traitements médicaux ordinaires. L'infirmière fait les vaccins et donne les informations à ceux qui partent en mission, sur rendez-vous uniquement. A l'heure du déjeuner et dans des cas exceptionnels, le Service médical de l'UIT est fermé. En cas d'urgence, s'adresser au Service médical des Nations Unies, Tél. 917.28.07 ou 917.22.22 (urgences).

Une brochure concernant les services médicaux offerts par le service médical commun des Nations Unies, qui comprend l'UIT, a été établie. On peut s'en procurer un

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exemplaire auprès du Service médical de l'UIT. Pour des renseignements complémentaires concernant les services médicaux et les premiers secours, voir le Chapitre 9 "Urgences, sécurité et sûreté".

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Salles de conférence/de réunion

Les salles de conférence et de réunion sont réservées par l'intermédiaire du Service des conférences (Mme Clin, Tél. 5746, Bureau V.247). Les numéros de salle et numéros de téléphone se trouvent dans l'annuaire téléphonique interne, à la lettre "S" (salles de conférence).

La Salle de presse (T.09) est située au premier sous-sol de la Tour. Pour la réserver, il faut s'adresser à Mme Shahna-Ekman (Tél. 5192, Bureau T.1218).

Matériel de bureau (ordinateurs non compris) et réparations

Le Service logistique s'occupe des réquisitions, des réparations et de l'attribution des matériels et mobilier de bureau. Pour toute question, s'adresser aux personnes énumérées ci-dessous ou au/à la secrétaire du Service logistique (Tél. 5146, Bureau V.58):

Matériel de bureau et mobilier, à l'exception des machines (demandes/réparations): M. Larcher Tél. 5140 V.56Photocopieurs, machines à écrire, calculatrices, dictaphones, télécopieurs (réparations): M. Macchi Tél. 5153 V.025Bâtiments ou bureaux (travaux/réparations): M. Dupont Tél. 5161 V.54

Des formulaires de demande de réparation de mobilier ou de travaux dans les bureaux peuvent être obtenus en gabarit Word (icône ITU, Demande d'intervention (LOG)). Ils doivent être envoyés à la secrétaire du Service logistique (Tél. 5146, Bureau V.58). Ne pas oublier que le mobilier et le matériel de bureau appartiennent à l'UIT et sont inventoriés. Tout matériel ou mobilier endommagé ou inutilisé doit être renvoyé au Service logistique pour réparation, enlèvement ou réattribution.

Organigramme

Un organigramme se trouve à la fin de l'annuaire téléphonique interne. Des copies supplémentaires peuvent être obtenues auprès du Département du personnel (Tél. 5362, Bureau T.1111).

Parking

Des places de parking sont disponibles dans le parking public de la Place des Nations; le coût en est subventionné par l'UIT à raison de 50%. Pour demander une carte, veuillez envoyer un mémo ou un e-mail avec votre nom, votre numéro de bureau, votre numéro de téléphone et la date à laquelle vous souhaitez la recevoir au Département des finances (Mme Jouenne, Tél. 5093, Bureau T.817). Le parking de la Place des Nations est ouvert 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Il est interdit de se garer devant le bâtiment de la Tour sans autorisation spéciale. Les demandes d'autorisation doivent être envoyées au Chef du Département des Services communs (M. Radjy, Tél. 5601, Bureau T.712).

Il existe des emplacements de parking pour les véhicules à deux roues (vélos, motos et scooters) devant le bâtiment de la Tour et le bâtiment de Varembé.

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Photocopieurs

Si le photocopieur de votre étage ne fonctionne pas bien ou s'il faut ajouter du toner, veuillez vous adresser au technicien de service (Tél. 5153) qui viendra s'en occuper. Indiquez le numéro de la machine (qui se trouve sur le couvercle de celle-ci) et son emplacement.

Salles destinées au personnel

Il y a un Salon du personnel équipé d'un poste de télévision au sous-sol de Varembé en face du bureau des messagers. Il est ouvert à tout le personnel. Il peut aussi être réservé pour des réceptions, etc. Pour réserver ou pour toute question concernant le salon, s'adresser au Conseil du personnel (Tél. 5799, Bureau V.16B).

Il existe également une salle polyvalente (V.16), au rez-de-chaussée du bâtiment de Varembé, près des bureaux du Conseil du personnel. La salle réservée au Club d'enfants et au groupe de peinture l'Atelier se trouve au sous-sol de Varembé, près des ascenseurs.

Douches

Deux salles de bains avec douche, une pour les hommes et une pour les femmes, sont ouvertes à tout le personnel au sous-sol de Varembé. L'huissier de Varembé vous indiquera où elles se trouvent.

Fournitures de bureau

Chaque service est responsable de ses fournitures de bureau. Les demandes de fournitures doivent être faites par l'intermédiaire de votre secrétaire de groupe, qui remplira le formulaire de réquisition, en l'accompagnant de la référence de l'engagement de dépenses et le centre de coût correspondant, et transmettra la commande à l'Economat (M. Hosseini, Tél. 5960, Bureau V.451). M. Hosseini traitera la demande et enverra une notification lorsque les fournitures seront arrivées. L'Economat, situé dans le Bureau T.051, est ouvert de 10 heures à 11 h 30 et de 14 heures à 15 h 30. Pour toute question concernant les fournitures ou l'Economat, s'adresser à M. Hosseini (Tél. 5960, Bureau V.451).

Services téléphoniques

Si vous n'avez pas de poste téléphonique dans votre bureau, adressez-vous au chef de votre département. Les demandes de postes pour les nouveaux fonctionnaires doivent être faites par écrit, avant l'arrivée de ceux-ci. Si vous avez un problème avec votre poste téléphonique, appelez M. Clerc (Tél. 5151, Bureau V.025) ou M. Neubecker (Tél. 6077, Bureau V.026). Le numéro de téléphone doit être écrit sur le poste.

Pour appeler l'opératrice de l'UIT, faire le 111.Appels téléphoniques• Pour appeler à l'intérieur de l'UIT, composer simplement les quatre chiffres de

l'interne. Le numéro téléphonique général de l'UIT est (022) 730.51.11. Les numéros de téléphone de l'UIT commencent par 730 et sont suivis des quatre chiffres de l'interne.

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• Pour établir des communications locales (indicatif de Genève 022), il faut composer le "0" suivi du numéro. Pour établir des communications en Suisse, il est impératif de composer l'indicatif du canton.

• Pour appeler hors de Genève (autres indicatifs), il faut passer par l'opératrice (111), qui vous demandera s'il s'agit d'un appel privé ou de service.

• Le coût des communications privées extérieures à la région genevoise sera déduit du traitement du fonctionnaire. Ces communications peuvent être établies soit par l'intermédiaire de l'opératrice (111), soit directement en composant le "*0", une fois que le fonctionnaire a obtenu l'accès. Le formulaire de demande pour l'établissement direct de communications privée peut être obtenu auprès de l'opératrice (111).

• Indicatifs de pays: Suisse (41)France (33)

Indicatifs de zone: Canton de Genève (022)Canton de Vaud (021)France à partir de Genève (00 33)

• Il existe également une ligne directe téléphonique avec l'ONU et ses institutions. Voir l'annuaire téléphonique interne.

Téléphones mobilesPour toute question concernant l'obtention, l'utilisation ou la réparation des téléphones mobiles, s'adresser au Département des services informatiques (Mme Menez, Tél. 5342, Bureau V.5). Le coût des communications mobiles est imputé au budget du département auquel appartient l'utilisateur. Le formulaire de demande se trouve au gabarit Word (icône ITU, Demande de téléphone mobile). BIPLe service BIP est le système de messagerie utilisé par certains services de l'UIT. Le mode d'emploi figure dans l'annuaire téléphonique interne. Messagerie vocaleIl existe un service de messagerie vocale en français ou en anglais qui peut être activé sur chaque ligne téléphonique sur demande. En principe, un manuel d'instructions accompagne le poste téléphonique et contient un mode d'emploi de ce service. Pour assurer un service de qualité, veuillez utiliser votre messagerie vocale chaque fois que vous quittez votre bureau. Si vous avez des questions, veuillez vous adresser à M. Neubecker (Tél. 6077, Bureau V.026) au Département des services informatiques.Annuaire téléphoniqueL'annuaire téléphonique interne existe sous forme imprimée, sur le réseau et sur le site web de l'UIT. Pour y accéder sur le réseau, vous devez installer le logiciel "ITU Phone" sur votre ordinateur à l'aide de SMS Client. Si votre nom ne figure pas dans l'annuaire électronique, veuillez vous adresser à Mme Barry (Tél. 5138, Bureau T.316). Des exemplaires de l'annuaire téléphonique interne peuvent être obtenus auprès de l'opératrice interne. Pour d'autres instructions téléphoniques, voir l'annuaire téléphonique interne ou s'adresser à l'opératrice (111).Numéros de téléphone utilesLes pages roses de l'annuaire téléphonique interne contiennent des numéros téléphoniques utiles de l'UIT.

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Site web de l'UIT

Par défaut, la page d'accueil d'Internet Explorer charge la page d'accueil des services de l'UIT sur le web interne, où l'on peut trouver des informations utiles sur l'UIT. Il y a de nombreux liens concernant les trois Secteurs, le Secrétaire général, Telecom et l'ONU, ainsi que des liens portant sur les éléments suivants:

Documents de l'UIT (Doc)Bases de données de l'UIT (SG)Ordinateurs et logiciels (Soft et SG)Nouvelles, météorologie, voyages, annuaires téléphoniques, clubs de l'UIT, etc.

(Life)Représentation du personnel (RePers)

Enfin, il existe aussi des moteurs de recherche interne et externe.

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9 URGENCES, SÉCURITÉ ET SÛRETÉ

Les numéros de téléphone d'urgence et les procédures d'urgence se trouvent au début de l'annuaire téléphonique interne.

Numéros d'urgence

Ambulance 0 144Police 0 117Incendie 0 118

Service de sécurité de l'UIT 119 ou 5171 (M. Brusson)

Service de sécurité de l'ONU917.29.00

Service médical de l'UIT 5397 ou 6862 (BIP) Service médical de l'ONU 917.25.20Réception de la Tour 5107/5108Réception de Varembé 5172Réception de Montbrillant 6788/6789

Evacuation

A chaque étage, près des ascenseurs, il y a un plan d'évacuation où sont indiquées les sorties de secours et le nom de la personne responsable de l'évacuation de l'étage (responsable d'étage). Le premier lundi de chaque mois, la sirène incendie est testée pendant un court laps de temps. Des exercices d'évacuation sont organisés régulièrement (sans préavis). On trouvera ci-après la procédure à suivre en pareil cas.

Procédure:

Lorsque les sirènes sonnent, quittez le bâtiment sans emporter d'objets encombrants.• Fermez les fenêtres.• Utilisez les escaliers et suivez les panneaux lumineux EXIT.• N'essayez pas d'atteindre un étage supérieur.• Prêtez assistance aux personnes handicapées.• N'utilisez en aucun cas les ascenseurs.• Les ascenseurs descendront immédiatement au rez-de-chaussée où ils seront

immobilisés.• Marchez rapidement sans courir. Une fois dehors, éloignez-vous des bâtiments et

laissez votre véhicule où il est garé. Rendez-vous à votre point de rassemblement désigné devant le CICG, en restant sur le trottoir.

• Ne retournez pas dans votre bureau tant que l'on ne vous a pas dit que vous pouviez le faire en toute sécurité.

Premiers secours

On donne les premiers secours quand on apporte une assistance vitale à une personne atteinte d'une affection soudaine ou blessée jusqu'à l'arrivée des secours médicaux. Si vous n'êtes pas un secouriste qualifié, le plus important est de faire venir de l'aide sur place le plus rapidement possible. Le Service de sécurité de l'UIT est chargé de s'occuper de ce genre de situation et de faire en sorte qu'une ambulance et le Service médical de l'UIT soient appelés. En cas d'accident ou de blessure, appelez les services de secours et le Service de sécurité de l'UIT (119) ou M. Brusson (5171).

Soins médicaux

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Des soins médicaux d'urgence peuvent être obtenus auprès de l'infirmière au Service médical situé dans le bâtiment de Varembé (Bureau V.319, Tél. 5397). Toutefois, les fonctionnaires doivent consulter un médecin généraliste pour leurs soins médicaux réguliers. Les vaccinations pour ceux qui partent en mission peuvent également être faites par l'infirmière, sur rendez-vous uniquement. A l'heure du déjeuner et dans certains cas exceptionnels, le service médical de l'UIT est fermé. En cas d'urgence, il faut alors s'adresser au Service médical des Nations Unies (Tél. 917.22.22 (urgences), 917.25.20 ou 917.28.07).

Services médicaux ou hospitaliers d'urgence (24 heures/24)

Suisse

022/748.49.50 SOS Médecins022/322.20.20 Association des Médecins (service médical d'urgence de

garde)022/372.33.11 Hôpital cantonal de Genève 24, rue Micheli-du-Crest; 1211

Genève022/382.33.11 Hôpital cantonal de Genève 24, rue Micheli-du-Crest; 1211

Genève022/719.61.11 Hôpital de la Tour 3, av. J.-D. Maillard; 1217 Meyrin

Permanences médicales (ouvertes jour et nuit):022/309.46.46 Permanence de la Clinique de Carouge

5, rue du Cardinal-Mermillod; 1227 Carouge

022/345.45.50 Permanence de Cornavin 1-3, rue du Jura; 1201 Genève022/731.21.20 PMC Permanence de Chantepoulet

1-3, rue de Chantepoulet; 1201 Genève

022/879.50.50 Permanence d'Onex 3bis, route de Loëx; 1213 Onex022/734.51.50 Permanence de

Vermont-Grand-Pré9A, rue de Vermont; 1202 Genève

022/719.74.00 Centre médical La Tour de Meyrin

24, prom. des Artisans; 1217 Meyrin

Pédiatrie:022/382.45.52 Urgence de l'Hôpital des enfants (Hôpital Cantonal)

6, rue Willy-Donzé

022/382.47.00 Clinique des enfants (Hôpital Cantonal)

6, rue Willy-Donzé

022/719.61.00 Hôpital de la Tour 3, av. J.-D. Maillard; 1217 Meyrin022/322.20.20 Permanence des pédiatres022/329.05.55 Assistance pré et postnatale organisée par des sages-femmesDentistes:022/346.64.44 Clinique dentaire de Malombré

5, chemin Malombré; Champel (Rive droite)

022/733.98.00 Clinique dentaire de la Servette

60, avenue Wendt; Servette (Rive gauche)

Chiropracteurs:022/781.82.00 Association des chiropraticiens - Service d'urgence

Centres antipoison:

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01 251 51 51 Numéro d'urgence suisse 24 heures/24022/372.33.11 Hôpital Cantonal de Genève

Pharmacies:022/306.08.50 Association des pharmacies - vous pourrez obtenir une liste des pharmacies de garde. Il y a plusieurs pharmacies, à l'aéroport et à la gare CFF de Cointrin, ouvertes 7 jours/7 de 8 heures à 20 heures.

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France

15 Services de garde organisés par les médecins du Pays de Gex

Le Service social peut vous fournir une liste de médecins, hôpitaux et cliniques de la région (Mme Roux, Tél. 5380, Bureau V.555, ou Mme Gilbert, Tél. 6358, Bureau V.555).

Sécurité

Des badges d'identification sont remis à tous les membres du personnel qui doivent les porter en permanence de manière visible à l'intérieur des bâtiments.

Les membres du personnel qui attendent des visiteurs ou des invités doivent les informer à l'avance qu'ils devront s'inscrire à la réception dès leur arrivée. Les huissiers téléphoneront alors au fonctionnaire concerné pour lui annoncer l'arrivée du visiteur et donneront au visiteur un badge avant de l'autoriser à gagner le bureau de la personne concernée. Si vous rencontrez sur votre étage quelqu'un que vous ne connaissez pas et qui ne porte pas de badge, demandez-lui s'il a besoin d'aide. En cas de doute, demandez-lui qui il est venu voir.

Si vous voyez quelqu'un se comporter de façon inhabituelle, signalez-le immédiatement au personnel de la réception (Tour: 5107 ou Varembé: 5172) qui est en contact radio direct avec les agents de sécurité.

Ne laissez pas vos biens personnels, en particulier les portefeuilles et porte-monnaie, traîner dans votre bureau. Ne laissez pas d'objets de valeur dans les poches des vêtements suspendus dans votre bureau. Prenez vos biens personnels et vos appareils de prix (téléphone cellulaire, ordinateur portable) avec vous ou enfermez-les à clef quand vous quittez votre bureau.

Signalez tout vol immédiatement à M. Brusson, Chef de la sécurité (Tél. 5171, Bureau V.07). Il vous donnera un formulaire de déclaration de vol, dont des exemplaires devront être envoyés à la police genevoise.

L'UIT n'est pas assurée contre le vol ou la perte de biens personnels.

Pour des raisons de sécurité, seule l'entrée de la Tour est ouverte 24/24 heures. Les bâtiments de Varembé et de Montbrillant sont ouverts du lundi au vendredi de 6 heures à 22 heures. En dehors de ces périodes, les fonctionnaires doivent passer par l'entrée de la Tour et suivre les passages qui relient les bâtiments.

Sécurité informatique

Pour obtenir des renseignements sur la sécurité informatique, veuillez vous reporter à la rubrique Assistance informatique du Chapitre 8, "Services de l'UIT et renseignements pratiques pour les premiers jours" ou appelez le Département IS (Tél. 5555).

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10 VIVRE EN SUISSE OU EN FRANCE VOISINE

Remarques sur la vie en Suisse ou en France

Certaines réglementations, certains impôts et certains droits diffèrent non seulement selon le pays dans lequel vous résidez (France ou Suisse) mais également selon le canton en Suisse. Les différences portent notamment sur les permis de travail pour les conjoints et les enfants, les impôts locaux, l'AVS, l'enregistrement des véhicules, les permis de conduire, d'autres permis, l'achat de biens immobiliers, etc. Des renseignements ainsi que des exemplaires des notes de service concernant ces différents sujets peuvent être obtenus sur le site web du Département du personnel, à l'adresse http://web.itu.int/sg_pe/index-fr.html, et auprès du Département du personnel (contrats permanents, de stage ou de durée déterminée: Section droits et prestations; contrats de courte durée: Section recrutement et placement).

Association automobile

La CASBIA (Association coopérative des automobilistes et des motocyclistes des secrétariats et bureaux des organisations internationales et des institutions accréditées) est une coopérative à l'intention des fonctionnaires internationaux qui offre des réductions sur les assurances, l'essence, les réparations automobiles, etc. La cotisation annuelle est de 25 francs suisses. CASBIA, Salle C.441, Palais des Nations, 1211 Genève 10, 022/917.10.98.

Comptes bancaires, postaux, à la Credit Union et à la Mutuelle

Les fonctionnaires sont invités à ouvrir un compte auprès de la banque, de la Poste ou de la Credit Union pour le versement des prestations, comme le traitement mensuel ou les allocations familiales, les remboursements d'assurance et les primes d'affectation.

Les cartes eurochèques sont des cartes de débit délivrées par les banques suisses. Elles sont très utiles pour faire des achats dans les magasins suisses. Il existe une carte équivalente, la carte bleue, délivrée par les banques françaises pour être utilisée en France.Comptes bancairesL'UBS, l'une des grandes banques suisses, a une agence en face du bâtiment de la Tour (17, chemin Louis Dunant). Il y a aussi un guichet automatique de cette même banque (EC/Bancomat) au rez-de-chaussée du bâtiment de la Tour, près de la réception.Comptes postauxLa Poste suisse offre également des comptes postaux (de type bancaire). Le Bureau de poste le plus proche est situé rue de Varembé. Des taux de change préférentiels pour les francs français sont offerts au personnel de l'UIT. Des renseignements concernant les comptes postaux peuvent être obtenus auprès du secrétariat du Conseil du personnel (Tél. 5795/5799, Bureau V.16B).United Nations Federal Credit UnionLes fonctionnaires et les retraités des Nations Unies et de ses institutions spécialisées ont le droit d'être membre de la United Nations Federal Credit Union, qui offre une large gamme de services de banque, de carte de crédit, d'investissement et de prêt. L'UNFCU est une organisation à but non lucratif et ses revenus sont réinvestis dans la

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Credit Union. Cela lui permet d'offrir des taux moins élevés sur des prêts, des taux plus élevés sur l'épargne et de prélever des frais minimes.

L'UNFCU est située à l'UIT, au cinquième étage du bâtiment de Varembé, au Bureau V.558 (Tél. 022/730.6270, Fax 022/730.6277). Les heures d'ouverture sont le lundi, le mardi, le mercredi, le vendredi de 8 h 30 à 16 heures et le jeudi de 8 h 30 à 17 heures. On trouvera également des renseignements sur leur site web à l'adresse http://www.unfcu.org, ou en composant le numéro gratuit des bureaux de New-York (0800 897 896 depuis la Suisse, ou 0800 902 637 depuis la France).Association mutuelle des fonctionnaires internationaux (ICSMA – anciennement MEC)L'Association mutuelle est une association à but non lucratif dont l'objectif est de promouvoir l'assistance mutuelle entre fonctionnaires de l'Office des Nations Unies à Genève et d'autres organisations affiliées et de faciliter l'installation des fonctionnaires et de leur famille. L'Association mutuelle offre des services de type bancaire (comptes de dépôt, comptes courants, prêt, etc.). Les dépôts et prêts se font en francs suisses uniquement.

Les fonctionnaires de l'ONU Genève et des organisations affiliées peuvent devenir membres de l'Association mutuelle à condition d'avoir un contrat pour au moins six mois à compter de la date de la demande et de payer les 10,- CHF de cotisation. Les organisations affiliées sont les suivantes: ONUG (tous les organes et bureaux figurant sur le livre de paie du service des finances de l'ONUG), le BIT, l'UIT, l'OMC, l'OMM, l'OMPI, l'OMI, l'UNICEF et l'OMS.

Pour de plus amples renseignements, veuillez vous adresser à la Section des pensions et assurances (Tél. 5382, Bureau T.1206) ou à l'Association mutuelle, Bureau B-214, Palais des Nations, 1211 Genève 10, Tél. 022/917.35.10, Fax. 022/917.00.71.

Ouvrages, guides, journaux étrangers

On trouve différents journaux et magazines étrangers dans certains tabacs et dans des stations services de Genève et de la France voisine. On peut également trouver les journaux et les revues du jour étrangers à l'aéroport. Certaines librairies vendent des ouvrages en langues étrangères.

Livres en anglais sur le web: http://www.amazon.co.ukhttp://www.barnesandnoble.comhttp://www.bookshop.co.uk

Livres en espagnol: Club du livre espagnol, Palais des Nations022/917.48.39

Livres en arabe: http://www.arabooks.ch

Agenda genevois (anglais/français) Publication hebdomadaire de manifestations,

films, musées, etc., disponible auprès de l'Office

du tourisme

Guide to English-Speaking Geneva Disponible auprès de l'Office du tourisme

"Living and Working in Switzerland" David Hampshire

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"Living and Working in France" David Hampshire

Garde des enfants malades

La Croix-Rouge Suisse offre un service de garde des enfants malades (grippe, refroidissement, otite, etc.) si les parents doivent travailler et ne peuvent prendre congé. Des renseignements concernant ce service peuvent être obtenus auprès du bureau local de la Croix-Rouge (Croix-Rouge Genevoise, Chaperon rouge garde d'enfants - pour garder un enfant malade: 022/304.04.82, ou un enfant bien-portant: 022/304.04.86).

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Clubs et associations

Il existe différents clubs et associations à l'UIT, dans les organisations des Nations Unies et dans la région de Genève. Vous trouverez sur le site web du Centre d'accueil de Genève http://geneva-international.org une liste de clubs actifs, dont l'American Women's Club, le Cercle des Amitiés Internationales, des associations anglaises, françaises, allemandes, italiennes, russes, etc. Les clubs de certaines autres organisations internationales, dont le CERN http://cern.web.cern.ch/CERN/Clubs/, le BIT http://www.ilo.org/public/english/snl/ et l'Organisation des Nations Unies sont ouverts aux fonctionnaires d'autres organisations. Une liste des clubs des Nations Unies est disponible auprès de Mme Al-Haloui à l'ONUG (917 23 03).Groupe des époux/épouses de fonctionnaires de l'UITLe Groupe des époux/épouses de fonctionnaires de l'UIT est un groupe informel dont les objectifs sont d'accueillir les nouveaux fonctionnaires, d'échanger des expériences et de s'entraider. Il se réunit tous les trimestres. Pour de plus amples renseignements, s'adresser au Service social (Mme Roux, Tél. 5380, Bureau V.555, ou Mme Gilbert, Tél. 6358, Bureau V.555).Groupes de conversationIl existe des groupes de conversation anglaise, française ou espagnole officieux, organisés et dirigés par des bénévoles, pour tous niveaux. Pour plus de renseignements, il suffit d'aller à l'une des séances. Les groupes se réunissent selon les horaires suivants:

Anglais Mardi 12 h 30 - 13 h 30 Rez-de-chaussée de VarembéFrançais Lundi 12 h 30 - 13 h 30 Rez-de-chaussée de MontbrillantEspagnol Lundi 12 h 30 - 13 h 30 M.04b de MontbrillantClub d'enfantsLe club d'enfants est un groupe d'enfants qui se réunit un mercredi sur deux pendant l'année scolaire. Les enfants participent à des activités toute la journée ou seulement le matin ou l'après-midi. L'assistante sociale organise les activités selon ce qui se passe à Genève. Les activités sont annoncées une semaine à l'avance. Le club est ouvert aux enfants des fonctionnaires de l'UIT âgés de six à onze ans. Il y a une cotisation annuelle ainsi que des frais de participation aux activités calculés selon que l'enfant participe toute la journée ou pendant une demi-journée.

On peut se procurer des formulaires d'inscription et obtenir des renseignements auprès de Mme Roux, Service social (Tél. 5380, Bureau V.555), ou de Mme Vigneux (Tél. 6359, Bureau V.506), ainsi que sur le site web interne (lien Life, ITU Clubs, Club d'enfants).Clubs de l'UITOn peut trouver des renseignements sur les différents clubs de l'UIT sur le site web interne de l'UIT (lien Life, ITU clubs) ou en s'adressant au groupement interclubs (Mme Ricciardi, Tél. 5103, Bureau V.17B).

Douane

Certaines limites précises s'appliquent au transport et/ou à l'importation de marchandises et de devises à travers les frontières suisses (non-Union européenne) ou françaises (Union européenne). Les renseignements concernant les limites et les

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règles peuvent être obtenus auprès de la Section des voyages (Tél. 5379, Bureau T.1106) ou auprès des douaniers suisses ou français.

Panneaux Rien à déclarerIl existe des files spéciales "Rien à déclarer" à certains postes frontières qui ne peuvent être utilisées qu'à condition d'arborer un panneau Rien à déclarer. Si vous utilisez de tels panneaux, veillez à n'avoir rien à déclarer, étant donné que si vous transportez des marchandises, les sanctions sont sévères.

De France en SuisseLe panneau pour traverser la frontière de France vers Suisse est le simple panneau Rien à déclarer vert et blanc. On peut l'obtenir auprès des douanes suisses.

De Suisse en FranceLorsque vous passez de Suisse en France, il existe un autocollant orange spécial portant une corne et qui est fixé au panneau Rien à déclarer vert et blanc standard. Ces autocollants sont à la disposition des personnes vivant en France et travaillant en Suisse. Le panneau standard Rien à déclarer et l'autocollant spécial orange sont disponibles auprès des douanes françaises.

Employés de maison

Les fonctionnaires de la catégorie professionnelle vivant en Suisse et qui souhaiteraient employer du personnel doivent s'adresser au Service social (Mme Roux, Tél. 5380, Bureau V.555, ou Mme Gilbert, Tél. 6358, Bureau V.555).

Permis de conduire

SuisseLes règles et obligations concernant les permis de conduire en Suisse sont expliquées dans la Note de service n° 15 en date du 7 juin 1995. En Suisse, les prescriptions diffèrent selon le canton dans lequel le fonctionnaire vit et selon le type de contrat du fonctionnaire. Les questions doivent être posées à la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106).

FrancePour les fonctionnaires qui vivent en France, la Circulaire d'information "Résidence en France de fonctionnaires de l'UIT - Permis de conduire" (datée du 30 avril 1990) explique les prescriptions françaises. Les copies sont disponibles auprès du Département du personnel (Section droits et prestations). Pour des questions d'ordre général, s'adresser à la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106), mais pour des renseignements précis sur les démarches à faire et les formulaires à remplir, s'adresser à la mairie.

Vivre en France (domicile et véhicules)

Il existe des conditions spéciales permettant aux fonctionnaires qui ne sont pas de nationalité française de résider en France. Ces conditions sont exposées dans la Circulaire d'information intitulée "Résidence en France de fonctionnaires de l'UIT", datée du 13 mars 1989, dans la Circulaire d'information du 11 décembre 1989, et dans la Note de service N° 86, datée du 9 octobre 1978, que l'on peut se procurer auprès de la Section droits et prestations.

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La Direction régionale de Léman (Douanes françaises) a publié une brochure présentant les principaux points de la réglementation française concernant l'importation d'effets personnels intitulée "Le dédouanement des biens personnels".

Les questions concernant le déménagement ou la résidence en France doivent être posées à la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106) ou au Service social (Mme Roux, Tél. 5380, Bureau V.555, ou Mme Gilbert, Tél. 6358, Bureau V.555).

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Centre d'accueil – Genève Internationale (Geneva Welcome Center)

Le centre d'accueil – Genève Internationale a été créé par la Confédération suisse et le Canton de Genève pour offrir une assistance pratique aux membres de la communauté internationale tout au long de leur séjour à Genève. Ce Centre met à disposition un "Guide pratique de la vie à Genève" qui donne des renseignements sur les administrations (permis et autorisations, impôts, etc.), le logement, les écoles, les médecins, les adresses utiles, les missions et consulats, les loisirs et la vie à Genève en général. On trouve également dans ce Guide des listes d'appartements et de maisons dans la région genevoise. Les services du Centre d'accueil sont gratuits.

Geneva Welcome CenterVilla "La Pastorale"

160, route de FerneyCase postale 1031211 Genève 20

Tél. 022/918.02.70Fax. 022/918.02.79

http://geneva-international.orgDu lundi au jeudi de 11 heures à 12 h 45 et de 16 heures à 17 h 45

et le vendredi de 11 heures à 12 h 45ou sur rendez-vous.

Assurance maladie complémentaire

Une liste de compagnies d'assurances maladie complémentaires peut être obtenue auprès de la Section des pensions et assurances ou du Service social (Tél. 5380 ou 6358, Bureau V.555).

Assurance maladie fédérale suisse, assurance vieillesse survivants (AVS), assurance-invalidité (AI), assurance perte de gains (APG) et assurance-chômage (AC)

On trouvera de plus amples renseignements dans le Chapitre 4 "Assurances et Pensions".

Logement

Un certain nombre de sites web, de journaux et de panneaux d'affichage donnent les renseignements sur la location et l'achat de maisons ou d'appartements et, parfois, de chambres. Les régies donnent des informations et offrent des services concernant la location ou l'achat de maisons et d'appartements. On trouve aussi des informations sur le marché immobilier sur les sites web suivants.

Cantons de Genève et de Vaud:http://www.zannonces.ch/edicom (Tribune Immo) http://www.cgi.chhttp://www.ghi.ch (GHI) http://www.grange.chhttp://www.spg.ch http://www.naef.chhttp://www.rosset.ch http://www.bory.chhttp://www.simonin.ch http://geco.chhttp://www.regie-schmid.ch http://immogeneve.chhttp://www.swissclick.ch http://swissimmo.chhttp://www.regierhone.ch http://as.cern.ch/as-gs-housing/

France voisine:http://www.bonjour.fr (01) http://www.damiers-immo.fr

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http://www.info-contact.com/IAH (Ain-Habitat) http://www.fnaim.fr/abihttp://www.cc-pays-de-gex.fr http://www.ific.frhttp://www.as.cern.ch/as-gs/housing/ http://www.immoainhab.com

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Des suppléments immobiliers paraissent également dans les quotidiens les jours suivants:

lundi/mardi: Tribune de Genève (voir également le site web ci-dessus)mercredi: Le Temps

GHI (voir également le site web ci-dessus)Tout l'immobilierBonjour 74 (France)Bonjour 01 (France) (voir également le site web ci-dessus

jeudi: Ain-Habitat (France) (voir également le site web ci-dessus)Panneaux d'affichageIl existe un panneau d'affichage électronique sur le site web de l'UIT (Page d'accueil de l'UIT, lien RePers, Annonces) et deux panneaux d'affichage dans les bâtiments de l'UIT: l'un au premier sous-sol de la Tour (près des ascenseurs) et l'autre au rez-de-chaussée du Bâtiment de Varembé. On y trouve des petites annonces immobilières et diverses autres annonces (mobilier, automobiles, etc.). Les fonctionnaires qui souhaitent mettre des petites annonces sur ces panneaux doivent s'adresser au Syndicat du personnel (Tél. 5795/5799, Bureau V.16B). Les annonces sont gratuites pour les membres du Syndicat et coûtent 3 francs suisses pour les non-membres. Les fonctionnaires de l'UIT peuvent également consulter les annonces affichées à l'ONU et dans les autres organisations internationales.

Bibliothèques

Il existe à Genève plusieurs bibliothèques publiques ou privées où vous pourrez trouver des livres en langues étrangères. De nombreuses bibliothèques publiques sont également spécialisées (musique ou multimédia par exemple). Les bibliothèques de l'ONU et des autres organisations internationales sont accessibles via le web et sont ouvertes aux fonctionnaires de l'UIT, sur présentation de leur carte de légitimation. On trouvera une liste complète de bibliothèques, avec certains catalogues en ligne, à l'adresse suivante: http://www.ville-ge.ch/geneve/culture/offre_culturelle/bibliotheques/bibliotheques.html.

Redevances de réception des programmes de radio et de télévision en Suisse

Les personnes qui résident en Suisse et qui disposent d'un poste de radio et/ou de télévision sont tenues de faire une déclaration et d'acquitter des redevances. L'entreprise Billag SA (0884.834.834) est l'organe suisse officiel chargé de l'enregistrement des utilisateurs et de l'encaissement des redevances. On trouvera des renseignements complets dans la Note de service N° 18 en date du 24 mai 1999.

Stations de radio

Il existe deux stations de radio anglophone dans la région genevoise, qui retransmettent des programmes variés (actualités, annonce de manifestations, divertissement et musique) sur les fréquences suivantes:

WRG 88.4 FM Site web de WRG: http://www.wrgfm.comRadio 74 88.8 FM

S.A.F.I. (Service d'achat des fonctionnaires internationaux)

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Tous les fonctionnaires des organisations internationales ont accès à la boutique du S.A.F.I. située au Palais des Nations. La boutique offre divers articles (parfums, vêtements ou produits alimentaires) à prix réduits. Les fonctionnaires bénéficient d'une ristourne de 13% sur les articles achetés le jour de leur anniversaire. Ils doivent présenter leur carte de légitimation pour faire leurs achats. Le S.A.F.I. est situé au Palais des Nations (Bureau C/243). Adressez-vous à l'huissier de l'entrée principale de l'ONU pour savoir comment vous y rendre. Le S.A.F.I. est ouvert du lundi au vendredi de 12 heures à 18 h 30.

Ecole et enseignement

Il existe différentes possibilités en ce qui concerne les établissements scolaires et l'enseignement en Suisse comme en France. Les décisions concernant le choix de l'établissement et le type d'enseignement sont de la plus haute importance et peuvent avoir des répercussions importantes tant sur les choix futurs de votre enfant que sur ses droits au domicile. Pour obtenir des renseignements et une assistance quant aux diverses possibilités et à leurs conséquences, adressez-vous au Service social (Mme Roux, Tél. 5380, Bureau V.555, ou Mme Gilbert, Tél. 6358, Bureau V.555).

Cartes téléphoniques

La plupart des postes téléphoniques publics en France et en Suisse n'acceptent que les cartes téléphoniques ou les cartes de crédit françaises ou suisses. Ces cartes téléphoniques existent sous différentes dénominations et sont en vente dans les kiosques, les boutiques de proximité, les bureaux de poste ou le kiosque du hall d'entrée de la Tour.

Pour téléphoner à l'étranger depuis la Suisse à un tarif avantageux, vous pouvez utiliser des cartes téléphoniques avec un numéro d'identification personnel (NIP) qui fonctionne comme un mot de passe. Il vous suffit de composer le numéro de téléphone indiqué et d'entrer votre mot de passe. Une fois que celui-ci a été vérifié, vous pouvez appeler n'importe quel pays et bénéficier de tarifs très avantageux selon le pays de destination. Ces cartes téléphoniques sont en vente dans certains kiosques.

L'UIT compte quelques postes téléphoniques publics (acceptant des cartes téléphoniques et des cartes de crédit). Ils sont situés dans la Salle des pas perdus au deuxième sous-sol de la Tour et au rez-de-chaussée de Montbrillant, dans le couloir reliant la Tour à Varembé en face du service de la reprographie et au cinquième étage de Varembé.

Transports

Transports publicsLes transports publics genevois sont propres et fiables. Il existe un grand réseau de lignes de bus et de trams à Genève même et des lignes transfrontalières desservent certaines régions de France voisine. La principale gare de bus et de train à Genève se trouve à Cornavin. On peut acheter les billets et obtenir des renseignements sur les bus et les trams à l'agence TPG de la gare de Cornavin ou dans certains kiosques. Pour les itinéraires et les horaires des bus on peut aussi consulter sur le site web des TPG à l'adresse suivante: http://www.tpg.ch/. Les renseignements sur les trains peuvent être obtenus à la gare de Cornavin CFF ou sur le site web des CFF: http://www.cff.ch/. On peut aussi s'adresser à l'Office de tourisme de la gare CFF.

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Les titres de transport peuvent être achetés aux distributeurs installés aux arrêts de bus et de tram en petite monnaie ou avec une carte à puce TPG (cart@bus) ou une carte "CASH". Des cartes mensuelles ou annuelles peuvent également être achetées à la gare CFF station de bus.

Il y a plusieurs arrêts de bus autour des bâtiments de l'UIT. Lignes 8, 11 et 14: extérieur de la Tour. Lignes 5, F, V et Z: rue de Montbrillant. Lignes 5, 8, 18, F, V et Z: Place des Nations.AutoroutesPour utiliser les autoroutes suisses, vous devez vous procurer une vignette annuelle, qui est valable jusqu'à la fin décembre de chaque année. Les vignettes pour la nouvelle année sont généralement en vente en décembre. Elles peuvent être obtenues à tout moment de l'année auprès des bureaux de douanes suisses, aux guichets postaux ou dans certaines stations-service.

Les autoroutes françaises fonctionnent selon un système de péage. Le péage peut généralement être payé en monnaie française, par carte de crédit ou par carte bleue. Les tarifs varient selon la longueur du trajet et de l'autoroute. Ils sont affichés à l'entrée de chaque péage.

Voyages privés

L'agence de voyages Carlson Wagonlit peut offrir des services de voyages privés au personnel de l'UIT. L'agence est ouverte du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 heures et de 13 h 30 à 18 heures. Elle est située au 11e étage de la Tour (Tél. 5168 ou 5169, Bureau T.1108).

Régime commun des Nations Unies

L'UIT relève du régime commun des Nations Unies. Les fonctionnaires de l'UIT ont accès aux bâtiments, aux restaurants, aux boutiques, aux clubs, etc., des Nations Unies et reçoivent des informations (UN Special par exemple sur ce sujet). Des renseignements peuvent aussi être obtenus via le site web de l'UIT (Page d'accueil de l'UIT, lien UN ou directement sur le site web des Nations Unies http://www.unsystem.org/).

Importation et immatriculation des véhicules en Suisse

Les fonctionnaires qui ne sont pas des ressortissants suisses ou qui n'ont pas eu leur résidence permanente en Suisse avant d'entrer en fonctions sont autorisés à importer, dans les cinq années suivant leur entrée en fonctions, et à immatriculer leur véhicule en Suisse sous certaines conditions. Il n'existe pratiquement aucune restriction à l'importation des véhicules des fonctionnaires des organisations internationales, à condition que les véhicules concernés soient admis en circulation internationale. Toutefois, s'ils ne sont pas adaptés aux normes suisses, ces véhicules ne pourront être vendus qu'à des personnes titulaires d'une carte de légitimation, sauf à être soumis au droit commun. L'importation et l'achat de véhicules hors taxes sont soumis à des conditions, des restrictions et des délais particuliers. Veuillez consulter la Note de service N° 01/10 datée du 10 avril 2001 et la Note de service N° 31 datée du 17 octobre 1995 pour plus de précisions. On peut également obtenir des renseignements auprès de la Section des voyages (Mme Maréchal, Tél. 5379, Bureau T.1106).

Pour les fonctionnaires résidant en France, voir la rubrique Vivre en France du présent chapitre.

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Sites web utiles

On trouve des renseignements très divers sur le site web interne (lien Life): clubs et restaurant de l'UIT, horaires et tarifs de voyage, programmes de télévision et de cinéma, calendrier des manifestations, adresses médicales utiles, prévisions météorologiques, journaux genevois et annuaires téléphoniques pour la Suisse, la France et l'UIT.

Internet regorge d'informations. On trouvera ci-après quelques sites qui peuvent être utiles:

Genève internationale: http://geneva-international.orgInformations générales: http://www.geneve-tourisme.ch

http://www.geneva.chhttp://www.ville-ge.chhttp://www.community.ch

Asociación de funcionarios internacionales españoles (AFIE):http://afie.web.cern.ch/afie/

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Permis de travail pour les conjoints et les enfants (Permis "Ci" suisse)

Les conjoints des fonctionnaires internationaux, ainsi que les enfants célibataires de ces personnes qui sont entrés en Suisse au titre du regroupement familial avant l'âge de 21 ans ont accès au marché suisse du travail à condition qu'ils résident en Suisse et fassent ménage commun avec le fonctionnaire international titulaire à titre principal d'une carte de légitimation délivrée par le Département fédéral des affaires étrangères. On trouvera plus de précisions sur les droits, les obligations et les procédures de demande dans la Note de service N° 41 du 11 janvier 1996. De plus amples renseignements peuvent être obtenus auprès de la Section droits et prestations.

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