FAQ PORTAIL BIJOUTERIE

I . CONDITIONS ACCEPTATION DES MODES DE REGLEMENT

CHEQUES/CB/ESPECES

1.1. CHEQUES

VERIFICATION DES MENT IONS LEGALES SI NON IMPRESSION AUTOMATIQUE

- Lieu,

- Date de paiement,

- Signature,

- Montant et formule de chèque conforme.

NE PAS ACCEPTER

- Les chèques de société, comptes professionnels

- Les chèques étrangers

- Les chèques tirés sur des comptes bancaires France non-résidents (chèque mentionnant une

adresse étrangère du client mais payable sur un compte d’un établissement bancaire en France).

CONTROLE VERIFIANCE FNCI :

Consultation automatique via le lecteur chèque du fichier des chèques irréguliers (à partir de 147 €)

REPONSE SUR L ’ECRAN TPE :

VERT : chèque OK

ROUGE ou ORANGE : refuser car chèque inscrit au FNCI (motif vol, perte, utilisation frauduleuse,

interdit bancaire et comptes clos)

BLANC : ligne CMC7 du chèque illisible soit demander un autre chèque soit paiement par CB ou

espèces.

REGLE COMPTEUR 2 VERIFIANCE

Si CPT2 > 5 (plus de 5 consultations sur 3 derniers jours) => renforcement des contrôles auprès des

banques des clients (absence de réponse banque = refus notamment pour chèque > 400 €)

Si CPT2 > 7 (plus de 7 consultations sur 3 derniers jours) => refus du chèque

REGLE SUR PERIODE DES FETES DE F IN D ’ANNEE (MOIS DE DECEMBRE ) ET SOLDES

Si CPT2 > 7 (plus de 7 consultations sur 3 derniers jours) => renforcement des contrôles auprès des

banques des clients (absence de réponse banque = refus notamment pour chèque > 400 €)

Si CPT2 > 9 (plus de 9 consultations sur 3 derniers jours) => refus du chèque

INFORMATION DES COMPTEURS EST RE STITUEE SUR L ’ECRAN TPE DE LA MANIERE SUIVANTE

Dans l’exemple – chèque VERT et 1 consultation dans la journée / 5 sur les 3 derniers jours

CONTROLE

(cf. art. L131-15 du Code Monétaire et Financier)

Des pièces d'identité

Une pièce d’identité si montant chèque > à 150€

2 pièces d’identité si montant chèque > à 400€

Autres vérifications

Vérifier et noter nature et n° des pièces d’identité au dos du chèque

S’assurer de la correspondance identité/signature entre pièce d’identité et chèque

Privilégier les paiements CB et PNF surtout aux heures de fermeture des banques

Contacter les banques des clients pour les chèques importants ou demander un chèque de banque

en cas de doute (chèques > 1 500 €).

En cas de refus de réponse de la banque, le client doit demander directement à sa banque de nous

communiquer une réponse quant à la constitution de la provision.

Sur les ventes exceptionnelles possibilité de demander aux clients de payer par virement sur le CCP

MATY et délivrance de l’article après réception des fonds (créations spéciales)

Eviter les chèques à encaissement différé sur clients anonymes, nouveaux clients (proposer PNF,

CB, espèces et paiement via carte 4E COFIDIS)

Ne pas accepter un chèque sur un client en refus COFIDIS

Vérifier compte client :

surveillance des nouveaux clients tentant un 1er achat par chèque puis revenant quelques jours après faire un

2nd achat plus conséquent également réglé par chèque => à refuser si pas de réponse de la banque.

Renforcer la vigilance sur les nouveaux clients venant aux heures de fermeture des banques (hors

créneaux horaires 9h-12h / 14h-17h) et ne cherchant pas à négocier sur des ventes importantes.

Règle

s

pour

les

chèq

ues

zones

DOM/

TOM

et

Mona

co

Zones Devises Acceptation

MATY

Consultation

VERIFIANCE

Remise en

banque

Guadeloupe

– Martinique

Guyane –

Réunion

Mayotte -

Saint-Pierre

et-Miquelon

- Sain

Barthélemy

- Saint-

Martin

EUR Oui Oui Remise

banque

distincte des

chèques

France

métropolitaine

et préciser

"chèques

DOM/TOM"

sur la remise

Monaco EUR Oui Non -

contrôle

auprès de la

Remise

normale avec

les chèques

1.2. CARTES BANCAIRES

CB ETRANGERES ET MONTANTS > 1500 €

Contrôler la signature au dos de la carte,

Comparer avec le ticket commerçant et vérifier l'identité du porteur plus particulièrement pour les

montants importants.

Ne pas forcer une demande d'autorisation.

Ne pas fractionner un paiement sur une ou plusieurs cartes.

Si « appel phonie » indiqué sur l’écran du TPE : appeler le centre d’autorisation pour se faire délivrer

un n° d’autorisation.

En cas de doute, appeler le Centre d'Appel Crédit Mutuel

banque du

client

systématique

France

Wallis-et-

Futuna -

Polynésie

française -

La

Nouvelle-

Calédonie

CFP

(Franc

Pacifique)

Non Non Non

1.3. ESPECES B ILLETS

Vérification des coupures de 50 € - 100 € - 200 € - 500 € via détecteurs.

Vérification billets s/détecteur si montant total du règlement espèces > 150 €.

Montant maximum acceptée 3 000 € pour les particuliers France (pour les commerçants France 1 100 €).

Clients étrangers 15 000 € maxi (le client étranger doit fournir un justificatif fiscal étranger).

P IECES D ’ IDENTITE FRANÇAISE A CCEPTEES

Carte Nationale d'Identité

Passeport

Permis de conduire

Titre de séjour

Remises en banque espèces et chèques :

Effectuer les remises en banque quotidiennement

I I . BIJOU A VOTRE MESURE

Procédure provisoire mise en place en décembre 2014 annule et remplace la précédente.

1.1. FICHE PRODUIT PORTAIL

Vérifier dans la fiche produit la faisabilité et mode de calcul (fonctions : Consultation/Produit)

1.2. ETABLIR UNE COMMANDE PAR PRODUIT

Saisir une ligne produit avec la référence du produit à commander (normal)

o A ce niveau de saisie : ajouter un texte (à destination interne) en précisant l'intervention à

effectuer

Ex "Attention : bijou à votre mesure- ajouter 2 cm"

o Si gravure saisir les informations pour la gravure.

Saisir une autre ligne produit avec comme réf 004 705.8

o Modifier la désignation produit par ex "Mise à longueur en….. cm"

o Modifier le prix qui doit correspondre à la différence entre le prix de base du produit et le prix

recalculé (règle de 3)

I I I . GESTION MONTRE DE MARQUE SUITE ANNULATION COMMANDE

ANNULATION CLIC AND COLLECT – COMMANDE – MISE DE COTE

La montre est issue de votre vitrine (C&C ou mise de côté),

remettre la montre en stock vitrine

La montre vous a été envoyée par le Siège

Contacter Jacqueline Soltiziak (tél 2902) qui déterminera la destination (soit requalification avec

retour Siège soit mise en vitrine dans votre bijouterie

IV. AVOIRS

1.1. AVOIR SUR CLIENT ANONYME

Le client n'a pas souhaité communiquer ses coordonnées lors de la vente, la facture est donc passée en client

anonyme

Pour établir un avoir, il faut :

Rechercher la vente,

Créer un numéro de client : vérifier si le client n'en pas déjà un

RECHERCHE CLIENT ANONYME

Chaque bijouterie a un n° anonyme propre à sa boutique.

Vous pouvez retrouver le numéro depuis le menu Facture et sur le 1er écran, sélectionner le bouton "Anonyme".

Les informations s'y référant s'affichent.

ETABLISSEMENT DE L 'AVOIR

Depuis les fonctions: "Ventes/Avoir-Echanges"

Sélectionner le bouton "Anonyme"

La liste de tous les produits, prestations s'affichent pour ce client fictif "anonyme"

Rechercher le produit retourné d'après une date, une référence, une photo

Cliquer sur la ligne du produit en question

La facture correspondante apparaît avec le produit

Cliquer sur la croix qui se trouve à côté de l’article à reprendre

Sélectionner le bouton "reprise produit"

Préciser le type de retour : "Retour définitif" – "Echange standard" – "Retour + nouvel achat"

A l'étape "Saisie d'un retour", saisir le n° client dans "identification client" si besoin

Préciser le mode d'utilisation du crédit (en compte, remboursement)

Envoyer copie de cet avoir à la comptabilité clients pour régularisation du compte client ou envoi

d'une lettre chèque

Si la somme doit être reprise immédiatement pour un nouvel achat, contacter la comptabilité

Toutes les demandes telles que remboursement, transfert avoir compte anonyme à compte client etc. sont à

adresser par mail à "ComptabiliteClient@maty.fr"

1.2. AVOIRS PARTICULIERS

Des avoirs peuvent être émis dans des cas particuliers

AVOIR REMISE -AVOIR FRAIS

Ce sont des avoirs établis pour régulariser une situation :

le client a reçu juste après son achat en bijouterie une remise

Offre de frais de port pour x raisons

Depuis les fonctions "Ventes/Avoirs-Echanges"

Saisir n° Client + bouton "Rechercher" +Valider

S'affiche la liste des produits vendus

Sélectionner la ligne du produit à reprendre + bouton "Avoir remise" ou "Avoir frais"

Renseigner le montant remise ou pourcentage à appliquer

Préciser le type de remboursement (compte client-lettre, chèque, espèces)

Si remboursement <15€ prélèvement de votre caisse en précisant sur l'état de fin de journée la somme et le n°

client et envoyé le document à la comptabilité)

Saisir un commentaire, un motif : carte jeune, retard, etc... + valider

AVOIR REPRISE AVEC DE COTE

2 cas

1. Cas d'une reprise d'un bijou de moins de 2 ans, en accord avec le responsable de la bijouterie qui

déterminera le montant de reprise.

Depuis les fonctions "Ventes/Avoirs-Echanges"

Saisir n° Client + bouton "Rechercher" + Valider.

S'affiche la liste des produits vendus

Sélectionner le produit à reprendre

La facture correspondante apparaît avec les produits

Cliquer sur la croix qui se trouve à côté de l’article à reprendre

Sélectionner le bouton "Reprise produit""

Choisir le bouton "Retour définitif"" + préciser le motif du retour

Indiquer le montant de reprise convenu en cliquant dans le cadre à zéro "Montant net " ou un

pourcentage de remise

Valider l’option "En compte client"

2. Cas d'une reprise d'un bijou de plus de 2 ans

Contacter la comptabilité pour procédure

V. REPRISE EN BIJOUTERIE D'ARTICLE MATY DE + 2 ANS

Concerne Produit Maty non réparable pour lequel la Bijouterie veut faire un geste commercial pour satisfaire le

client et l'inviter à faire un achat

La valeur de l'avoir doit être validée par le responsable de la Bijouterie. Il est conseillé pour les montants

significatifs, de demander avis aux ateliers du siège.

1.1. PRINCIPE

La bijouterie demande l'avoir à établir à la comptabilité Clients (Alain Cardinal) qui donne l'info à SOS REGUL

STOCK pour créer le mouvement d'entrée dans le stock de la bijouterie afin qu'elle puisse le requalifier

1.2. PROCEDURE

LA COMPTABILITE

Etablit l'avoir avec le code générique 004528 4 (compte 707100), saisit le libellé en précisant la réf Maty

ainsi que la variante et le montant communiqué par la bijouterie

Transmet copie de l'avoir à SOS REGUL STOCK

SOS REGUL STOCK

Régularise par un mouvement (RCM : Retour client manuel)

Positionne le produit dans le stock réserve de la bijouterie (002)

Envoie mail à la bijouterie pour saisie d'une requalification (Retour siège)

B I JOUTERIE

Après avoir reçue l'information de l'établissement de l'avoir et du positionnement en stock

Saisir l'article en requalification (Retour siège)

Préciser en commentaire "IRREPARABLE"

Le crédit du compte client doit être utilisé pour une commande ou une facturation (pas de remboursement)

VI. REPRISE DE SOLDE

1.3. REPRISE DE SOLDE > A MONTANT FACTURE

Lors d'une vente avec reprise de solde, si le solde est supérieur au montant de la facture

A l'étape 3 "Encaissement" :

Sélectionner le règlement "Reprise de solde"

Effacer le montant de reprise de solde affiché et saisir le montant exact de la vente

Cliquer sur le bouton "En compte" (liste mode de règlement) + saisir la différence, solde qui sera

porté au crédit du compte client.

Sur la facture du client s'affiche l'information du solde restant.

VII. PAIEMENT CARTE CA DO

- Le montant initial d'une carte se situe entre 30 € et 150 € et peut être utilisé en totalité ou en partie.

- Elle est cumulable avec d'autres modes de paiement.

- Le client doit au préalable avoir activé sa carte

- Cette carte s'utilise comme une carte bancaire.

EN FIN DE TRANSACTION DE LA VENTE

Sélectionner le mode de règlement "Carte bancaire"

Passer la Carte CA DO sur la piste du TPE (si plusieurs modes de règlement, préciser le montant

pour chacun d'eux)

Faire signer les 2 tickets de TPE par le client

En cas de refus :

Vérifier la date de validité de la carte + le montant disponible sur cette carte (conseiller au client

d'appeler le service CA DO au n° 01 77 86 21 21 (prix d’un appel local). ou consultation site internet

www.cadocarte.com

Le Montant est < 10 €

En cas d'annulation d'un paiement avec cette carte :

Contacter le service comptabilité pour régulariser le compte du client (mail

ComptabiliteClient@maty.fr ou tél à votre référent

VIII. CARTES CADEAUX - SODEXO

Concernent 3 types de Cartes :

SPIRIT OF CADEAU

Carte cadeaux multi-enseignes, c'est une carte VISA. Le client peut compléter son achat avec un autre mode de

paiement.

Site dédié : https://www.spiritofcadeau.com/consultation-solde/carte.html

CARTE PASS CADEAU

Carte cadeaux qui peut être offerte par des CE.

Site dédié : http://www.cadeaupass.fr/

CARTE PACIFICA

Carte destinée à des assurés victimes d'un sinistre. Les assurés bénéficient d'un abonnement de 5% et de la

possibilité de choisir la nature du bien qu'ils vont racheter parmi les enseignes partenaires.

Site dédié : http://carte.pacifica-e-reequipement.fr/gerer-ma-carte.html

Le commerçant n'a pas l'information du montant, ni de la date de validité de la carte.

Le client peut connaitre à tout moments le montant au crédit de sa carte en se connectant sur le site.

1.1. SUR LE PORTAIL

Au niveau du règlement,

Sélectionner le bouton correspondant à la carte bancaire

Préciser le montant à débiter sur une de ces cartes cadeaux

Valider l'étape

1.2. SUR LE TPE

Passer la carte sur le Tpe (sur le côté : piste magnétique) pour validation du paiement.

IX. PAIEMENT PNF (PAIEMENT N F OIS )

C'est le paiement en 3 fois sans frais d'une vente comprise entre 100 et 2 300 €.

1.1. SUR PORTAIL BIJOUTERIE

En fin de transaction vente (encaissement) :

Sélectionner le bouton correspondant au règlement (Carte CB 3x)

Le système affiche une fenêtre pour la démarche à suivre (documents à fournir – mode de saisie paiement-

validation)

La présentation de la Carte Identité Nationale et le RIB est obligatoire quel que soit le type de carte bancaire.

Toujours vérifier la cohérence des informations entre les différents documents.

1.2. SUR TPE

Il n'y a pas de connexion automatique entre le "Portail bijouterie" et le TPE, il est donc nécessaire de :

Choisir l'option PNF (à partir du bouton "Fonction")

Saisir le montant (obligatoirement identique à celui du "Portail Bijouterie")

Saisir au fur et à mesure les informations demandées sur le TPE (CI – RIB – date de naissance sous

format JJMMAAAA etc.

NB

Si le numéro de compte comporte des lettres, appuyer sur touche F2 puis sélectionner la lettre (se déplacer avec

les flèches)

Lorsque l'accord est donné, le TPE édite 3 exemplaires :

Présenter immédiatement le 1er ticket à votre client pour validation :

Du montant de la transaction (montant saisi)

Du montant de l'apport initial (1ère échéance prélevée tout de suite)

Du détail des 2 échéances suivantes (dates et montants)

Attention : les données de paiement ne peuvent être modifiées, c'est le système qui les détermine.

Faire signer les tickets par le client puis validez sur le TPE

Si temps d'attente entre fin d'impression des tickets et validation TPE, la transaction en cours s'annule. Réitérer

votre demande.

Après validation sur le TPE, les opérations pour le paiement d'apport se déroulent comme une transaction de

Carte Bancaire classique (insertion de carte, code confidentiel….)

Comme toute transaction de Carte Bancaire, 2 tickets sont imprimés (1 client, 1 bij)

Si le mode de paiement est refusé, le PNF ne sera pas validé : voir avec le client pour un autre mode de

règlement.

Pour finaliser le paiement, un formulaire (contrat) doit être rempli.

1.3. LE CONTRAT

A remplir impérativement quel que soit le type de Carte Bancaire

Saisir toutes les informations correctement et obligatoirement (nom, prénom, date et lieu de

naissance, adresse et N° de téléphone, N° pièce identité, coordonnées bancaires...)

Faire signer le contrat par le client (contrat et autorisation de prélèvement).

Contrat en 3 exemplaires :

1er exemplaire : à destination du Prêteur

Agrafer ou coller un des 3 tickets « PnF » signé sur l’emplacement réservé

Agrafer le RIB en haut à gauche

Cachet du magasin en haut à droite + verso (avec signature…)

A renvoyer sous 48h à SOFEMO dans l’enveloppe prévue à cet effet sous peine d’annulation du

dossier.

2ème exemplaire : à destination de l'Emprunteur (client)

Agrafer ou coller un des 3 tickets « PNF" » signés sur l’emplacement réservé

Apposer le Cachet du magasin en haut à droite

Remettre l'exemplaire à votre client

3ème exemplaire Commerçant (Maty)

Agrafer ou coller un des 3 tickets « PNF" » signés

Agrafer la photocopie de la pièce d’identité

Cachet du magasin en haut à droite

A transmettre à la compta (avec les autres documents de caisse du soir)

Attention, un contrat non transmis à SOFEMO dans les délais impartis, mal renseigné ou incomplet

peut entrainer une annulation du dossier.

X. DETAXE

1.1. DETAXE IMMEDIATE

CONDITIONS A REMPLIR

Avoir une adresse à l'étranger

Faire un achat de minimum 175,01 €

Passer en douane maxi dans les 21 jours qui suivent l'achat

SUR LE PORTAIL

Effectuer l'acte de vente (procédure d'une vente classique) jusqu'à l'étape "Encaissement"

Sur cet écran "Encaissement", sélectionner le bouton "Détaxe immédiate"

Le calcul du montant HT se fera automatiquement

Le client ne règle que le montant HT.

Maty sera remboursé par Taxe Free, après les formalités douanières accomplies.

1.2. DETAXE "CLASSIQUE"

CONDITIONS A REMPLIR

Faire un achat de minimum 175,01 €

Passer en douane maxi dans les 3 mois qui suivent l'achat

PRINCIPE

Le client règle la totalité de la facture

Le remboursement du montant de la détaxe (12%) sera effectué directement par Taxe Free

après les formalités en douanes

1.3. DETAXE PARTICULIERE

Concerne les membres des Forces Française Civiles Stationnés en Allemagne ou Diplomatiques

(FFECSA ou Diplomatique)

CONDITIONS A REMPLIR

Faire un achat de minimum 76 €

Passer en douane maxi dans les 2 mois qui suivent l'achat

PRINCIPE

Le client règle la totalité de la facture

Le remboursement du montant de la TVA sera effectué par le siège Maty après formalités en

douanes

SUR LE PORTAIL

Effectuer l'acte de vente : procédure d'une vente classique avec paiement de la totalité

Editer une facture avec le Hors Taxe et TVA :

Menus "Ventes/Factures", saisir le n° Client

Sélectionner le bouton "Historique" puis le bouton "Détail" de la ligne de facture concernée

Cliquer sur le bouton "Imprimer"

Remettre au client cette facture ainsi le document, en votre possession, "Certificat d'exonération de la

TVA sur la valeur ajoutée et droits"

Ce certificat devra être complété et visé par les douanes puis le client devra le remettre à la bijouterie qui le

transmettra à la comptabilité du siège avec la copie de la facture. A réception, le siège annulera la facture initiale

et fera une nouvelle facture en HT ainsi qu'un remboursement du montant de la TVA

XI. ANNULATION D'UNE CB SUR TPE

Annulation faite dans la journée.

Il faut votre Carte Commerçant et la Carte Bancaire Client

Sur le terminal Tpe

Appuyer sur la touche "F" (Fonction)

Choisir "Telium Manager" + valider

Choisir "Annulation" + valider

Saisir le montant de la transaction à annuler +° valider

Passer la Carte Client dans le lecteur

Retirer la Carte à puce du Client

Passer la Carte Commerçant dans le lecteur piste

Le terminal a trouvé une transaction débit non annulée qui correspond au montant saisi et au n° de carte lue (yyy

représente le n° de transaction, xxxxx représente le montant)

Appuyer sur la touche verte pour annuler la transaction affichée

L'annulation génère l'édition d'un ticket. La transaction débit correspondante est annulée.

Retour à "Montant"

Appuyer sur la touche verte "EDT" pour l'édition d'un second ticket

En clôture de caisse de fin de journée, déduire les CB annulées. Sur la bande Tpe des Cartes bancaires est

indiqué le nbre de CB annulées.

XII. PARRAINAGE

XIII. REPRISE METAUX PRECIEUX (RMP)

Les prix que nous proposons en rachat métaux précieux doivent être impérativement affichés de manière visible

et lisible :

Vérifiez dans votre bijouterie que cette disposition et respectée et que la nouvelle tarification est en

place.

1.1. SAISIE PORTAIL

VOUS POUVEZ DETERMINE R LE TYPE DE METAL

L'avoir de reprise se fait en direct dans la bijouterie

Après avoir testé, vérifié l'authenticité des métaux des produits remis par le client,

SAISIE SUR LE PORTAIL

Fonctions SAV/Autres Services/Avoir RMP

Saisir coordonnées du client (numéro ou création)

Préciser le mode de paiement pour le client : chèque Maty-En compte ou remboursable

Indiquer le n° ce la carte identité

Le poids pour chacun des métaux et tarif

Valider

A l'issue de cette validation, 2 documents sont imprimés :

- un pour le client

- l'autre (avec code barre) est à joindre à la boîte Sav avec les déchets.

MODIFICATION DU TYPE DE REMBOURSEMENT APRES VALIDATION

Supprimer l'avoir (Fonctions Vente/Avoir Echanges/Avoir) : annulation en automatique du

mouvement généré dans Sav/Mouvement

Pour les chèques Maty, supprimer les chèques depuis Fonctions Vente/Chèques Maty

Effectuer à nouveau un avoir si client souhaite un autre mode de remboursement

TRAITEMENT DES ENVOIS RMP VERS LE SIEGE

Fonctions SAV/Autres Services/Mouvement RMP/Envois vers RMP

Pointer les linges correspondants aux reprises effectuées + valider

2 états récapitulatifs (BL) sont édités

Un qui est joint aux boîtes RMP de la journée ou plus selon la fréquence des navettes. Ces boîtes sont à

destination du siège

Le deuxième est conservé dans la bijouterie

Contrôler les envois par rapport au BL : autant de boîtes que de dossiers annoncés dans le

récapitulatif

A réception de l'avoir et des produits, RMP (siège) un numéro d'inscription est créé dans le livre

DOUTE SUR LE TYPE DE METAL

Si vous avez un doute sur le métal, c'est le service RMP (siège) qui fera l'estimation.

Pour la traçabilité, sur le portail bijouterie passer par la création d'une "réparation SAV" : SAV/Autres

critères/Autres produit

Penser à saisir le n° téléphone du client

Dans la zone commentaires, indiquer "Déchets" + nombre de pièces (pas besoin de détailler)

Ex : 4 pièces : 1 bague, 1 morceau de chaîne, 1 clou de boucle d'oreille etc.

Poids total des articles

L'offre mode de reprise : crédit compte - chèque Maty – remboursement

Mettre la destination "ESTIM RMP"

RMP (siège) fera l'estimation de reprise et la portera sur la fiche SAV qui vous sera retournée avec la boîte.

Pour réceptionner cette RMP sur le portail :

SAV/Autres Services/ Mouvements RMP/Réception RMP

Scanner le code barre de votre fiche RMP dans la zone "Dossier" + valider

Soumettre la proposition de reprise au client

Il est d'accord sur le montant de reprise :

Faire l'avoir selon procédure Avoir RMP (voir ci-dessus)

Il refuse la proposition

Lui rendre les produits

Sur le portail, positionner l'enregistrement en "Rendu Client"

SAV/Autres Services/ Mouvements RMP/Rendu Client + scanner le code barre de la fiche dans la

zone "Dossier" de l'écran

1.2. LE CONTRAT

Obligation d'établir un contrat de rachat individuel à tous les consommateurs venant vendre des bijoux en métaux

précieux (1 contrat / rachat)

Ce contrat comprend un certain nombre de mentions relatives à l’entreprise effectuant le rachat d’or et au

consommateur vendeur, mentions figurant déjà pour la plupart dans le livre de police.

Document à imprimer, une feuille recto verso,

Faire photocopie lorsque le contrat est renseigné,

Remettre un exemplaire au client et conserver un exemplaire dans votre bijouterie en cas de contrôle

Respecter les mentions prévues : Toutes les zones grisées devront être renseignées

FORMULAIRE A REMPLIR

Pour simplifier : regrouper par métaux (une ligne par métal)

Ex :

Renseigner : les nom et l’adresse de la bijouterie et du client

Compléter la désignation précise de la nature et des caractéristiques des biens objet du contrat »

(bague, bracelet, broutilles, etc.,)

Le poids total par matière du type Or 750, Or 375, Argent 925 ;

Le mode de règlement ;

Le prix total ;

Signature du contrat par le client (attention faire signer la photocopie)

La date et l’adresse du lieu de conclusion du contrat

LE DROIT DE RETRACTAT ION

Le client disposera désormais d’un délai légal de rétractation de 24H à compter de la signature du contrat pour

exercer son droit de rétractation.

Après signature du contrat, conserver les produits dans votre bijouterie durant 24H

Si le client change d’avis (sans donner de motif) dans les 24 H, il doit compléter le formulaire de rétractation*, le

signer et le remettre à la bijouterie qui lui restituera les éléments déposés la veille.

*formulaire prévu en bas du contrat

Attention :

Le non-respect de ces nouvelles dispositions légales (absence de contrat, non-respect d’une mention ou d’un

délai…) peut être désormais lourdement sanctionné : sanctions administratives (amendes) et pénales.

XIV. COMMANDE 1 BOUCLE OREILLE (0.5 PAIRE )

Le client souhaite 1 boucle d'oreille à livrer

1.1. DANS LA BIJOUTERIE Saisir une commande avec la référence de la boucle d'oreille et en précisant quantité 0.5

Penser à indiquer dans la ligne produit, bouton "texte" si boucle d'oreille gauche ou droite en fonction du

modèle

La commande est transmise au Service Fournitures Sav, qui fait le nécessaire pour la faire parvenir dans votre

bijouterie pour facturation.

1.2. A UNE AUTRE ADRESSE

Demander au client de régler : faire un versement avec commentaire

Envoyer un mail à Sav Fournitures en communiquant tous les éléments :

o N° client

o Référence de Boucle d'oreille et éventuellement gauche ou droite selon modèle

o Adresse de livraison

o Solde au crédit du compte

Le service Sav effectuera l'envoi de la Boucle d'oreille avec la facture.

1.3. CAS PARTICULIER

Cas d'une commande d'un produit faisant l'objet d'une commande spéciale ou d'un produit spécifique bijouterie

Vérifier l'état des stocks

2 cas :

Aucun produit en stock siège (Exploitation) ou en bijouterie

Passer votre commande d'1 boucle d'oreille (selon modèle, préciser droite ou gauche). Une commande

fournisseur est lancée

La Boucle d'oreille se trouve dans un stock : siège (Exploitation) – Sav Fournitures (autres stocks sur le portail)

ou dans une bijouterie

Passer votre commande d'1 boucle d'oreille (selon modèle, préciser droite ou gauche)

En parallèle, contacter le gestionnaire pour qu'il annule la commande déclenchée chez le fournisseur et

qu'il fasse une demande de transfert (extraction du stock approprié)

La Boucle d'oreille vous parviendra rattachée à votre dossier client.

Intégrer la référence en réception Caisse Bleue comme une commande "normale"

XV. INVERSION BIJOU – ETIQUETTE/PRODUIT

La référence imprimée sur l'étiquette (plot) du bijou ne correspond pas au produit reçu.

Il s'agit d'une erreur d'extraction du siège.

Sur le portail

Réceptionner le bijou en scannant l'étiquette dans la caisse bleue ouverte.

Envoyer un mail à sos.erreuretiquettes@matyfr pour information

Saisir une Requalification (Retour siège) :

Fonctions Gestion stocks/Retour siège/Saisir un retour + saisir la réf portée sur l'étiquette du bijou + dans

commentaires "Attention erreur produit"

L'ajouter physiquement et informatiquement dans les requalifications de la caisse bleue à expédier la

requalification (Scanner bon de Requale)

XVI. VENTES PRIVEES - SHOWROOMPRIVE : ECHANGES

1.1. VENTES PRIVEES

PRINCIPE

Le client, ayant acheté un produit Maty sur Ventes Privées, doit faire l'échange par le biais de la VAD : envoi de

son bijou au siège.

Mais si le client passe dans votre bijouterie, vous ferez office de boîte aux lettres car la facture n'étant pas

enregistrée, vous ne pourrez établir d'avoir.

Pour retourner le bijou au siège, passer par une prestation SAV (identique saisie réparation)

SUR LE PORTAIL

Créer le client

Selon le type et état du produit :

Vérifier si mise à taille possible (consultation fiche produit) sinon disponibilité en stock pour échange.

C'est l'atelier siège qui décidera

Saisir une nouvelle réparation en précisant bien dans le commentaire "Ventes Privées"

Mettre à destination de "Bij" si mise à taille ou échange ou "SAV/VAD" si expédition chez le client

1.2. SHOWROOMPRIVE

PRINCIPE

Pour tout achat d'un bijou Maty (hors promo) sur une période donnée et si le montant est > à xxx € le client

pourra se faire rembourser xxx€ par Showroomprivé (application mobile).

ECHANGE STANDARD OU REMBOURSE MENT

En bijouterie, le client ne peut demander que l'échange standard ou si retour définitif remboursement avec

déduction du remboursement faite par showroomprivé

SUR LE PORTAIL

Fonctions Ventes/Avoirs Echanges

Renseigner la 1ère étape (Client)

Sélectionner le produit repris

Attention, un message d'information précise que le client a bénéficié d'un remboursement de xxx€

Si échange,

Poursuivre les étapes d'avoir puis le type de retour avec échange standard

Si remboursement ou mise en compte client,

A l'étape "Saisie d'un retour", au niveau du prix du produit, saisir le montant de reprise en déduisant

la valeur de remboursement effectuée par showroom

Continuer le process de reprise

XVII. VENTE D'UNE PIERRE SUR DEMANDE CLIENT - CONFIE

Si le client souhaite voir une pierre fine, diamant, perle etc, vous pouvez la faire venir du siège. C'est la cellule

diamantaire (DIA) qui procédera à l'envoi d'un confié.

Envoyer un mail à Véronique Pernin (v.pernin.maty.fr) avec un maximum de précisions pour le choix

de la pierre (taille-couleur-poids etc.)

VENTE DE LA PIERRE : FACTURATION

Sur le portail en fonction Ventes/Facture - Au niveau de la "Ligne produit"

Saisir la réf 089 000 6 + descriptif de la pierre à la place du libellé affiché par défaut

Indiquer le prix communiqué par le Service DIA

Envoyer un double de la facture à même service DIA/Véronique Pernin

RETOUR DE LA PIERRE

Le retour se fait par le biais du SAV

Sur le portail : Fonctions SAV/Nouvelle Réparation

Saisir un numéro client (votre bijouterie)

A partir du bouton "Par Critères" puis "Autres Produits" saisir dans une des zonez "libellé" le descriptif

complet de la pierre retournée.

Dans l'étape "Récapitulatif" dans la zone "Destination", sélectionner "Pierre"

XVIII. FACTURATION D'UN SOLITAIRE AVEC DIAMANT DE PLUS DE

0.20 CARAT

Une carte d'identité bijou doit être obligatoirement délivrée pour toute vente d'un solitaire à partir de 0.20 carat.

Faire la demande de la carte par mail à v.pernin@maty.fr en communiquant les informations

suivantes :

Le poids de la pierre gravé dans le corps

Le numéro gravé dans le corps

Le tour de doigt

Le numéro de client

L'adresse de livraison pour la carte (bijouterie ou client)

Cette certification est uniquement valable pour les bagues solitaires. Les pendentifs et boucles d'oreille n'en

comportent pas.

XIX. COMMANDE BIJOUTERIE - COLIS NON ACHEMINE

La bijouterie a pris une commande à envoyer chez le client.

Colis a été expédié mais la poste n'a rien distribué

Envoyer un mail à l'adresse Backoffice avec les informations du dossier : N° Client, N° Facture, Date

Le service concerné, traitera le dossier et de déclenchera un nouvel envoi.

XX. ECHANGE PRODUIT OFFERT

Ex : offre du 3è produit gratuit (charms)

Dans la facture le produit offert est à 0€

Effectuer l'avoir correspondant

Requalifer le produit

Passer une nouvelle commande / transformer ou facturer le produit de la vitrine. Au niveau du paiement,

dans la liste des boutons de règlement, sélectionner le bouton "Sans Règlement" (fin de liste)

XXI. RESERVATION WEB

Site maty.com

PRINCIPE

La réservation WEB (nommée « click & collect » sur Internet) permet à un internaute de réserver un produit

disponible dans votre stock bijouterie ou dans le stock siège à Besançon (transparent pour le client),

Pour le client, quel que soit le stock, le produit est mis de côté dans votre bij, seule la date de mise à disposition

qui lui sera annoncée différera.

En bijouterie, vous recevez le produit par la navette suivante (commande une commande bij) et devez ainsi gérer

cette réservation comme la réservation WEB que vous connaissez à ce jour.

A la validation d’une réservation web, un bon de réservation WEB est édité dans votre bijouterie

Plusieurs situations :

1.1. LE PRODUIT EST DISPONIBLE DANS VOTRE BIJOUTERIE.

Sortez le produit de la vitrine (ou placard),

Validez la réservation,

Classez la réservation avec les commandes et mises de côté client en attente du passage du client

Transformez la réservation web dès que vous effectuez la vente :

Menus Gestion Stocks/Réservation web,

o Dans le filtre (en haut de l'écran), saisissez soit un n° client soit un nom et pour afficher la

réservation client

o Sélectionnez la ligne correspondante, cliquez sur le bouton "Transformer" (idem commande

bijouterie)

1.2. LE PRODUIT ARRIVE DU STOCK SIEGE

(Pas dans votre vitrine)

Le bon de réservation vous indique que le produit est en attente de réception du siège.

Vous devez classer le document dans le trieur des commandes (comme une commande bijouterie)

Pensez à surligner le nom du client en rose.

A réception des caisses bleues, les commandes web sont isolées des autres réceptions (réapprovisionnements

et commandes bijouterie)

Repérez la réservation Web : sur le bon "sortie d'article" du produit, apparaît le message "Transfert siège

pour réservation Web".

Récupérez le bon de réservation dans le trieur des commandes

Insérer les bons et le produit dans un sachet zippé,

Déposez la réservation dans l’un des bacs de commandes et mises de côté client en attente du passage

du client.

Transformez la réservation web en facture (idem paragraphe Produit disponible dans votre bijouterie)

1.3. SUPPRESSION DE LA RESERVATION WEB

LE CLIENT NE SOUHAITE ANNULER SA RESERVATI ON : SUPPRIMEZ LA DEMANDE

Menus Gestion Stocks/Réservation web

Recherchez votre réservation dans la liste (utilisez le filtre)

Cliquez sur le bouton "supprimer"

Préciser la raison de l'annulation

Saisir le retour siège du produit (fiche de requalification à renseigner sur l'écran)

LE DELAI DE RESERVATI ON EST DEPASSE

Un document "Suppression des mises de côté et réservations web" est édité tous les matins

Sur cette édition est annoté "Produit à requalifier"

Suivez la procédure décrite dans le paragraphe Suppression de la réservation Web

1.4. CONSULTATION DES RESERVATIONS TRAITEES

Menus Gestion Stocks/Réservation web

Dans le filtre (en haut de l'écran), saisissez soit un n° client soit un nom et pour afficher la réservation

client.

Cochez la case "Traités" puis cliquez sur le bouton "Rafraîchir"

XXII. ANIMATION COMMERCIALE

1.1. LE CODE ACTION

Le code est lié à des avantages (remise et ou cadeau) suite à des animations : bijouterie – Vad – Web

Chaque code action fait référence à un support (catalogue, flyer etc). Ces codes permettent de déterminer à

partir de quel support le client effectue son l'achat.

CODE AFFICHE PAR DEFA UT SUR LE PORTAIL

Il n'affecte aucun avantage

MAGXXX (XXX correspond à la collection en cours ainsi que l'année)

Ex : MAGP15 (action en bijouterie Printemps 2015)

PRINCIPAUX CODES GENERIQUES

N'attribuent aucun avantage

MAG

VAD

SAV

WEB

Remarque :

Les actions commerciales de type VAD n'appliquent pas de remise sur les références spécifiques bijouterie ni sur

les prestations SAV.

Le code ANNIPxx, est une action bijouterie qui peut appliquer la remise sur une prestation SAV

+ P15 (pour collection Printemps 2015. Change à chaque collection

XXIII. COMMANDE PLATEFORME

La plateforme est un regroupement de bijouteries défini permettant d'avoir un produit rapidement sans passer par

le siège.

Les conditions d'utilisation de la commande plateforme :

- Le produit demandé doit être disponible dans la bijouterie faisant partie de la plateforme

Actuellement, ne concernent que les bijouteries parisiennes

Opéra (111) – Montparnasse (216) – Boulogne (217) – Passy (219) – Aubervilliers (222)

- La commande doit être urgente

1.1. COMMANDE SUR LE PORTAIL

AU NIVEAU DE LA SAISI E DE LA LIGNE PRODUI T

Saisir et valider la référence du produit

Le système vous propose d'emblée le stock siège ou bijouterie

Actionner l'option Plateforme qui ne sera proposée que si le produit est disponible dans l'une des

bijouteries de la plateforme.

C'est le système qui détermine la boutique dans laquelle le produit sera extrait

Valider la ligne produit

Prévenir le coursier afin qu'il récupère le produit dans la bijouterie

1.2. EXTRACTION DANS LA BIJOUTERIE

Edition d'une demande d'extraction avec mention spéciale Plateforme ce qui implique traitement de la demande

urgent

SUR LE PORTAIL B IJOUT ERIE

Valider la demande à partir du menu Gestion Stocks/Extractions

Déposer dans une bannette toutes les demandes qui seront remises au coursier dès passage

1.3. RECEPTION DE LA DEMANDE EN BIJOUTERIE

SUR LE PORTAIL B IJOUT ERIE

Valider la demande à partir du menu Gestion Stocks/Réceptions

Transformer votre commande

1.4. CAS PARTICULIER DE COMMANDE SPECIALE

Si le produit de la commande fait l'objet d'une commande spéciale et que le bijou se trouve dans l'une des

bijouteries de la plateforme :

Passer votre la commande sur le portail

Contacter le gestionnaire afin qu'il génère une demande d'extraction dans la bijouterie qui doit extraire le

bijou de sa vitrine.

La bijouterie qui doit envoyer le produit doit:

Scanner le bon d'extraction en expédition dans une caisse bleue et préciser dans le commentaire "déjà

servi par coursier donc absent de caisse bleue"

A réception du produit, vous contacter le service DRB ou Informatique pour validation de la demande d'extraction

sur le portail (Gestion stock)

Procédure à

valider

XXIV. ERREUR DESTINATION PRODUITS

1.1. PRODUITS (REAPPROVISIONNEMENT/COMMANDES) Réception de produits qui ne vous sont pas destinés.

SUR LE PORTAIL B IJOUT ERIE /CAISSES BLEUES /RECEPTION

Ajouter un contenant

Scanner le BL, saisir les références des produits dans le commentaire.

MESSAGE A ENVOYER AU SIEGE

Adresser à Michèle Houillon avec copie à Sos Régulstock

Expliquer et préciser dans le mail, les références et la caisse contenant les produits

Imprimer le mail

SACOCHE BLEUE

Insérer les produits à retourner ainsi que l'édition du mail

Sur la sacoche, indiquer la mention "Pour Michèle Houillon"

SUR LE PORTAIL B IJOUTERI E /CAISSES BLEUES /EXPEDITION

Ajouter un contenant

Saisir les références des produits dans le commentaire.

1.2. CAS PARTICULIER

Les références du bon de livraison sont différentes de celles du sachet

SUR LE PORTAIL B IJOUT ERIE /CAISSES BLEUES /RECEPTION

Scanner le BL, déclarer en "manquant" les références affichées

Sur le même écran saisir en "plus" les références contenues dans le sachet

MESSAGE A ENVOYER AU SIEGE

Adresser à Michèle Houillon avec copie à Sos Régulstock

Expliquer et préciser dans le mail, les références et la caisse contenant les produits

Imprimer le mail

SACOCHE BLEUE

Insérer les produits à retourner ainsi que l'édition du mail

Sur la sacoche, indiquer la mention "Pour Michèle Houillon"

SUR LE PORTAIL B IJOUT ERIE /CAISSES BLEUES /EXPEDITION

Ajouter un contenant

Saisir les références des produits dans le commentaire.