Fiche APCE Ser 28 - Secretaire a Domicile - Telesecretariat.31048

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(Référence APCE : SER.28)

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Secrétaire à domicile

Télésecrétariat

Codes APE 82.19 Z et divers

Fiche réactualisée en avril 2010

Autre fiche professionnelle APCE à consulter, le cas échéant : � Téléservices (toutes les activités du télétravailleur indépendant)

Copyright APCE – Mise à jour 2010 Page 2 Secrétaire à domicile Télésecrétariat

Cette fiche a été rédigée avec la participation de l'ANDT Association nationale pour le développement du télétravail

www.andt.org

Sommaire


En bref ........................................... ......................................................................... Page 4

1. Définition de la profession .................... ...................................................... Page 5

2. Des éléments pour une étude de marché .......... ......................................... Page 7

3. Les moyens nécessaires pour démarrer l’activité ..................................... Page 13

4. Les éléments financiers ........................ ....................................................... Page 15

5. Les règles de la profession .................... ..................................................... Page 18

6. Contacts et sources d’information .............. ................................................ Page 21

7. Bibliographie .................................. .............................................................. Page 23

Informations pratiques ............................ .............................................................. Page 24

MISES EN GARDE 1. Fiche réalisée par l'APCE et certains organismes professionnels. Malgré tout le soin apporté à la réalisation de celle-ci, nous ne pouvons garantir dans le temps les informations et nous déclinons toute responsabilité quant aux conséquences résultant de leur usage ou d’erreurs éventuelles. 2. La fiche ne constitue pas une méthodologie de création ou de reprise d’entreprise (ex. : les aides à la création d’entreprises ne sont pas traitées). Seules sont analysées les spécificités d’une profession (ex. : les aides pour l’édition de jeux vidéo). Ainsi, pour répondre à des questions d’ordre général sur la méthodologie de la création (étude de marché, comptes prévisionnels, aides et financements, structure juridique, formalités…), reportez-vous au site internet de l’APCE www.apce.com

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En bref


Une évolution souvent envisagée par de nombreuses secrétaires et assistantes : se mettre à leur compte et concilier vie de famille avec travail à domicile. La solution du télésecrétariat est toute trouvée, mais il reste à démarcher les clients solvables pour que l’activité d’appoint puisse couvrir au moins les charges liées au statut : le challenge est moins aisé qu’on ne croit ! Beaucoup abandonnent, faute d'une clientèle suffisante et d'une organisation familiale appropriée. D’autres persévèrent, en prenant appui et conseil au démarrage auprès des réseaux et sites qui existent dorénavant afin de créer des synergies entre les secrétaires à domicile indépendantes. Elles ont avant tout le sens commercial ! Le portage ou la couveuse d'entreprises peuvent être des solutions pour tester le marché et démarrer son activité sans trop prendre de risque. Sans oublier le nouveau statut de l'auto-entrepreneur !

� � � CHIFFRES CLES

Nombre d’entreprises Créations annuelles Investissement de départ

De 1 700 à 3 500 indépendantes déclarées selon les sources !

Quelques centaines Et autant d'abandons

Equipement informatique et Internet

Les défaillances (liquidations judiciaires) en nombre d'entreprises

Codes APE 2007 2008 2009

82.11Z 638 573 1 414

82.19Z 584 1 216 5 699

1 - Définition de la profession


� � � ACTIVITES Une secrétaire à domicile a pour tâche de saisir et de rédiger divers documents (lettres, rapports...), de prendre en charge des appels téléphoniques et de faire le suivi de rendez-vous. Le travail sur ordinateur permet de proposer de nombreux de services tels que le mailing, la mise en page, la réalisation de transparents, la gestion de banques de données, le graphisme…Un aperçu des activités : � la saisie de documents � la saisie de données � la correction/rédaction � les travaux multilingues � la permanence téléphonique � l'assistance administrative � le compte rendu de réunion ou retranscription � la mise à jour de fichiers � l'assistance commerciale (principalement téléphonique = la prospection) � les travaux plus "manuels" : photocopies, assemblage, mise sous pli, routage, etc. Grâce aux technologies de l'information et de la communication, la secrétaire à domicile offre de plus en plus souvent un service à distance pour ses clients (télésaisie, télégestion…, cf. fiche professionnelle sur les téléservices). D'autres services sont également proposés par la secrétaire : la domiciliation des entreprises, les travaux de rédaction correspondant au travail d'un écrivain public, la traduction, la prospection commerciale, la recherche de fournisseurs, les déclarations fiscales et sociales…

�� • Mode de vie de la secrétaire Elle doit être très disponible. En effet, le client peut être exigeant quant au délai d'exécution du travail. Elle doit pouvoir répondre à cette demande en organisant elle-même son emploi du temps. Les périodes les plus chargées de l'année sont en général les mois de mai, juillet et août pour des sociétés de services mais on peut panacher la clientèle de façon à mieux répartir, selon les activités des clients, ces pics d'activités. Lorsqu'elle fait de la permanence téléphonique, la secrétaire doit être à son domicile pour répondre aux appels lorsque le ou les clients font un transfert de ligne. Son emploi du temps sera donc organisé en coordination avec celui du ou des clients. Il faut une rigueur certaine pour ne pas se laisser déranger chez soi et le concours de l'entourage.

� � � APTITUDES � Etre indépendant et savoir travailler seul, en étant organisé, méthodique, rigoureux.

1 - Définition de la profession


� Avoir une expérience de plusieurs années en entreprise. En effet, il faut connaître le

monde de l'entreprise pour pouvoir répondre avec précision aux attentes des clients. � Posséder le sens de la communication et le sens commercial : cela permet d'avoir de

bons rapports avec ses clients, de les fidéliser, d'en rechercher de nouveaux... � Satisfaire aux critères de rapidité et de qualité d'exécution du travail : frappe, mise en

page, rédaction, syntaxe et orthographe irréprochables. � Faire preuve de discrétion : les clients peuvent être concurrents entre eux. La secrétaire à

domicile ne dévoile pas ses dossiers. � Aptitudes pour les langues étrangères : l'Europe commerciale est une réalité et il faut par

exemple répondre à des appels d'offres en différentes langues. L'image de marque de la secrétaire à domicile se fonde sur le professionnalisme de ses services. L'excellente maîtrise de logiciels spécialisés est un plus.

�� • APE Nouveaux codes APE depuis le 1er janvier 2008 : � 82.19Z : photocopie, préparation de documents et au tres activités spécialisées de

soutien de bureau (duplication, secrétariat à façon et expédition de documents).

� 82.11Z : services administratifs combinés de bureau : accueil, programmation financière, facturation, gestion de dossiers, archi vage, expédition de document.

� 82.99Z : autres activités de soutien aux entreprises � 82.20Z : centres d'appels

2 - Des éléments

pour une étude de marché


� � � LE MARCHE Le télésecrétariat est courant aux USA et au Japon. En France, il est bien rentré dans les mœurs mais il commence seulement à décoller. Les travaux de secrétariat dans leur ensemble occuperaient environ 833 000 personnes en France, d'après la dernière enquête de la Dares (direction des études au ministère du travail) publiée en 2000 et non actualisée (Premières informations et premières synthèses, secrétaire, un métier qui s'est adapté à la généralisation de la bureautique). Les secrétaires à leur compte sont évidemment beaucoup moins nombreuses. Selon l’ANDT, association nationale pour le développement du télétravail, on compterait un peu moins de 3 000 secrétaires à domicile.

Les secrétaires à domicile

Entreprises Taille moyenne

entreprise CA par entreprise

Environ 3 000 1 personne par entreprise 25 000 € à 35 000 € après quelques années d’activité

Sources diverses Quoiqu'il en soit, il existe peu de données exactes sur la profession, qui n'est pas organisée et ne possède toujours pas de code APE spécifique : Pour mémoire, les secrétaires à domicile sont en principe désormais enregistrées sous le code APE 82.19Z mais ...on peut s'étonner quand les statistiques pour ce code font coïncider 2 000 entreprises avec 21 000 emplois ! (Du reste les ratios de la FCGA se fondent plutôt pour le secrétariat à domicile sur le code APE 8211Z) Les chiffres clés de l'Insee pour le code APE 82.19 Z 1 998 entreprises CA : 2 265 M€ Effectif occupé : 21 080 personnes ! http://www.insee.fr/fr/ppp/bases-de-donnees/donnees-detaillees/fichesect-serv/pdfservice/eaeserv_2007.pdf (derniers résultats publiés en mars 2010) Les chiffres clés de l'Insee pour le code APE 82.11 Z 3 234 entreprises CA : 352 M€ Effectif occupé : 6 249 personnes

� � � EVOLUTION DU SECTEUR Recherche de l'excellence ou réalisation d'économies d'échelle, l'externalisation des services gagne du terrain. Les entreprises ont de plus en plus tendance à sous-traiter leurs travaux de secrétariat. La banalisation d'internet et des nouvelles technologies nomades rendent le marché de plus en plus perméable au secrétariat à distance.

2 - Des éléments



L’incidence des 35 heures a favorisé l’essor de cette activité. Selon un responsable de l’ANDT, il y aurait un potentiel pour 10 000 secrétaires indépendantes en France. De plus, l'ici 2015, 200 000 secrétaires partiront à la retraite et le renouvellement des postes salariés n'est pas assuré car la profession souffre de ses stéréotypes : une aubaine peut-être pour les secrétaires à leur compte qui devraient être alors davantage sollicitées (Les Echos du 20 avril 2006, d'après le Centre d'analyse stratégique www.strategie.gouv.fr)* Enfin, il y a un métier qui émerge, celui de l'assistante ou secrétaire personnelle, qui décharge le membre d'une famille des tâches administratives, du courrier, de la préparation de ses voyages personnels…

� � � CLIENTELE En règle générale, elle est composée : � des professions libérales, d'artisans, de jeunes entreprises qui n'ont pas un volume de

travail suffisant pour employer une secrétaire à mi-temps, � des petites et moyennes entreprises qui ont embauché une ou plusieurs secrétaires qui,

ponctuellement, croulent sous une avalanche de courriers, de rapports ou qui veulent réaliser une économie par rapport à l'emploi d'une intérimaire,

Frein : les clients potentiels se tournent de préférence vers des prestataires comme les agences d'intérim qui dégagent une image de professionnalisme (dans leurs prestations et dans leur communication) et les secrétaires indépendantes ont du mal à offrir cette image. Trois types de profil de clientèle : � l'utilisateur qui a recours à des travaux récurrents de secrétariat sans se résoudre à

recruter un personnel spécialisé pour cette fonction, � l'usager occasionnel confronté à la nécessité de travaux ponctuels, � le gestionnaire désireux de sous-traiter cette activité par un service externe.

�� • Prospection La recherche de clients est absolument nécessaire avant de se lancer, elle peut durer de trois à six mois. Il faut se faire connaître, expliquer un service parfois mal connu, définir les différents types de prestations, leur prix. ll existe différents moyens : � Le mailing : la prospection par courrier chère et peu percutante est remplacée par l'e-

mailing (à condition de bien respecter les recommandations de la CNIL www.cnil.fr rubrique déclarer un fichier) suivi d'une relance téléphonique et éventuellement la prospection téléphonique à sec (sans mailing préalable).

2 - Des éléments



� Les techniques de fidélisation client doivent être employées régulièrement. � Internet (avoir un site) ou être présent sur les annuaires internet devient incontournable

sans oublier l'annuaire professionnel des Pages jaunes/services aux entreprises/ secrétariat et travaux administratifs.

� Le "bouche à oreille" qui demande à la secrétaire à domicile un travail relationnel

important, notamment auprès de prescripteurs ou de réseaux éventuels (Chambre de commerce, organisme professionnel, association, magasin de reprographie…).

� Les petites annonces dans les journaux locaux, dans la presse professionnelle

spécialisée... � Une bonne approche au début consiste à se faire connaître localement puis

régionalement : ne pas chercher à utiliser des moyens disproportionnés par rapport au marché immédiat.

� � � CONCURRENCE � Les secrétaires intérimaires. � Les premiers centres de téléservices. � La concurrence entre les bureaux existants ou en création. La concurrence entre secrétaires est très faible : elles sont trop peu nombreuses compte tenu des besoins du marché. La vraie concurrence ce sont les intérimaires et les temps partiels !

� � � CREATIONS-REPRISES ET DEFAILLANCES

�� • Taux de création Les activités du seul secrétariat ne peuvent donc pas être distinguées des autres, ce qui explique l'absence de statistiques fiables sur ce secteur. De plus, de nombreuses secrétaires indépendantes ont fait appel à une société de portage et ne rentrent donc pas dans ces statistiques Insee.

�� • Créations et reprises d'entreprises Une nouvelle définition de la création d'entreprise est opérée, afin d'harmoniser les statistiques au niveau européen. Elle est plus large que la notion de création pure ou ex-nihilo utilisée jusque là.

2 - Des éléments



Les statistiques sur l'ancien code APE (qui associe secrétaire et traducteurs indépendants) sont encore présentées dans cette fiche, faute de données plus récentes avec les nouveaux codes, notamment concernant les stocks d'entreprises 2009.

Ex code APE Secteur

Nombre d'entreprises

en 2008

Créations 2008 Taux de

création

74.8F Secrétariat et traduction et divers 18 323 2 814 15,3%

Total, tous secteurs confondus 2 974 741 331 736 11% Source : Insee Sirène 2008

�� • Défaillances Le taux d'échec est important car il faut convaincre les clients et s'efforcer de leur apporter une offre de services adaptée à leurs besoins.

Les défaillances (liquidations judiciaires) en nombre d'entreprises

Ex Code APE 2007 2008 2009

74.8F 119 100 104 Source : www.cofacerating.fr

Les cessations en nombre d'entreprises

Ex Code APE 2007 2008 2009

74.8F 1028 824 877 Source : www.cofacerating.fr

� � � PLACE DU CREATEUR Le plus souvent, la secrétaire se met à son compte après une expérience en entreprise où elle aura su nouer des contacts utiles. Au besoin, une formation au télétravail (c’est souvent une e-formation) est nécessaire. Sources d'information : www.formation-teletravail.com L'activité nécessite un fort investissement en temps de travail, le temps de démarrage est de un à deux ans : il faut des fonds propres suffisants pour tenir jusque là, lorsque l'affaire devient rentable après des mois de prospection. La prospection doit être quotidienne les premiers mois de l'activité, maîtriser les règles de base du télémarketing est indispensable. Démarrer avec quelques clients est préférable, se faire connaître est en effet difficile malgré les pages jaunes de l'annuaire et les mailings, affichettes dans les boutiques ou rendez-vous obtenus auprès des prospects.

2 - Des éléments



Proposer des services que l'on maîtrise en ciblant une clientèle intéressée par ce type de services et disposer de palettes de prestations complètes et cohérentes. Par exemple : maîtriser et proposer l'ensemble [saisie de document + mise en forme + relecture + correction + photocopies + façonnage]. De toute façon, être ponctuel, rapide, fournir un travail de qualité et rencontrer impérativement ses clients en privilégiant la proximité (les annonces dans les boutiques peuvent apporter quelques clients). Pour rompre son isolement, rejoindre un des réseaux professionnels existants. Il existe aussi de nombreux forums à l'initiative des secrétaires indépendantes. Il faut néanmoins faire preuve de prudence, les réponses peuvent être apportées par des personnes inconnues aux compétences réelles non vérifiées. S'organiser pour travailler en solo ! Un dossier présenté par l'APCE http://www.apce.com/pid6119/s-organiser-pour-travailler-en-solo.html?espace=1&tp=1 Surveiller les nouvelles technologies et les logiciels, s'y former est un impératif.

�� • Le portage salarial Une solution, afin de tester l'activité sans adopter tout de suite une structure indépendante avec les risques et les contraintes que cela comporte, est de pratiquer le portage salarial. Une télésecrétaire effectue une prestation pour une entreprise cliente. Celle-ci paye les honoraires qui lui sont facturés auprès d’une société de portage qui les rétrocède à la télésecrétaire sous forme de salaire, après déduction des cotisations sociales et d'une commission. L’opération de portage nécessite la conclusion de deux, voire trois contrats : � un contrat de prestation signé entre la télésecrétaire, la société de portage et

l’entreprise cliente. Il s’agit d’un contrat classique qui mentionne la nature de la prestation à effectuer, les dates de début et de fin de la mission, ainsi que les modalités de paiement,

� un contrat de travail entre la télésecrétaire et la société de portage. Il est établi en même

temps que le précédent contrat, � une convention d’adhésion peut également être signée entre ces mêmes personnes

pour prévoir les modalités de refacturation des honoraires ainsi que les prestations annexes proposées par la société de portage.

Les sociétés de portage se rémunèrent en prélevant sur les prestations facturées une commission correspondant aux frais de gestion engagés. Celle-ci varie entre 5 et 15%. Contact : SEPS, Syndicat des entreprises de portage salarial www.portagesalarial.org Fiche d'information APCE : www.apce.com choisir un statut juridique/statut particulier/ portage salarial

2 - Des éléments



�� • La franchise salariale C’est une solution qui englobe le portage salarial et le développement commercial sous un nom commercial commun à toutes les affiliées. La franchise existe dans la distribution, elle arrive maintenant dans les services (télésecrétariat, traduction …). Bien entendu, aucune boutique n’est nécessaire, donc aucun investissement. Par contre, le fait de se présenter sous un nom commercial connu des entreprises est un avantage ; par ailleurs, l’enseigne remonte aussi des affaires aux affiliées. La première enseigne connue est www.label-vie.fr

3 - Les moyens nécessaires

pour démarrer l’activité


� � � RESSOURCES HUMAINES La secrétaire à domicile travaille, dans la plupart des cas, seule. Son profil : principalement une mère de famille de 30 à 40 ans, titulaire d’un niveau d’études secondaires, installée en province (82%), en zone rurale, selon une enquête de l’ANDT (voir bibliographie).

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Quoique travaillant à domicile, ce n'est pas le sta tut de travailleur à domicile qui s'applique : celui-ci, fixé par l'article L 721-1 e t suivants du Code du travail, concerne en effet uniquement les salariés travaillant depuis leur domicile.

� � � LOCAUX La secrétaire peut-elle exercer son activité chez elle ? En principe, oui, qu’elle est le statut d'entrepreneur individuel ou de gérante de société. Toutefois, elle doit vérifier qu’elle respecte bien les conditions contractuelles de son bail, de la copropriété ou du lotissement. Aujourd'hui, l'article L 631-7-3 du code de la construction et de l'habitation permet en effet d'exercer une activité professionnelle chez soi, dès lors que les trois conditions suivantes sont réunies : � l'activité est exercée exclusivement par le ou les occupants du logement. � il s'agit de leur résidence principale. � l'activité ne nécessite pas le passage de clientèle ou de marchandises. http://www.apce.com/index.php?rubrique_id=67&type_page=I&tpl_id=167&contenu_id=91416 (Source : article 7 de la loi du 3 août 2003 ou loi IE, loi pour l’initiative économique à retrouver sur le site de l’APCE/ actualités/nouvelles mesures). Pour aller plus loin : http://www.apce.com/pid565/les-locaux.html?espace=1&tp=1

� � � EQUIPEMENTS - IMMOBILISATIONS - INVESTISSEMENTS DE D EPART Ne pas se suréquiper au départ, compléter le matériel au fur et à mesure de ses besoins.

�� • Quelques prix � Micro-ordinateur PC fixe : 500 à 1000 € � Portable : de 400 à 800 € � Logiciels, pack office Word Excel et Power Point € � Modem

3 - Les moyens nécessaires

pour démarrer l’activité


� Imprimante couleur/photocopieuse/scanner/fax : à partir de 150 € � Ajouter Fax et répondeur téléphonique, téléphone portable. Au total, compter environ 1 500 à 2 000 € en 2010. Prévoir un mobilier adéquat et quelques fournitures (1 500 € ou moins) porte le total à plus de 5 000 €, sans compter l’abonnement Internet.

�� • Fournisseurs de matériel de bureau � JPG, www.jpg.fr � Métro bureau, www.metro.fr � Surcouf, www.surcouf.fr � Office dépôt, www.officedepot.fr � Bruneau, www.jm-bruneau.fr � Etc ! Logiciels les plus utilisés (source : Magazine Rebondir) : � Word, tableur Excel, base de données Access et Powerpoint. � Pour la PAO : Xpress, In-Design, Publisher, Photoshop, Corel… � Antivirus : Norton et Mac Afee. Les stocks ne sont jamais très lourds. Il suffit d'avoir du papier blanc, quelques stylos, gommes...

� � � TECHNIQUES NOUVELLES Le haut débit et bientôt le très haut débit, la fibre optique facilitent peu à peu les transmissions. Les services en ligne tels que : � http://www.zefyr.net pour tenir la comptabilité, la facturation, le suivi client, etc. � http://www.pensebete.com pour le partage d'agenda des clients � les fax en ligne � les photocopies & façonnage en ligne (livrées sous 24h) évitent les déplacements, la

négociation, l'attente, etc., chez les imprimeurs classiques. (Nota bene : les technologies du télétravail ne sont pas développées ici, se reporter à la fiche professionnelle APCE sur les téléservices.)

4 - Les éléments financiers


� � � CHIFFRE D’AFFAIRES - FACTURATION

�� • Facturation On distingue la facturation à l’unité pour des tâches faciles à quantifier (exemple : frappe au mot) de la facturation horaire et des forfaits (exemple : une permanence téléphonique ou un routage). Quelques tarifs : Entre 120 € et 250 € par jour facturés au client, soit un chiffre d'affaires (CA) moyen de la profession entre 22 800 € et 45 700 € par an pour les télésecrétaires confirmées, avec clients réguliers et lissage de l’activité ! Soit encore environ 22 € l’heure… à raison de 100 à 180 heures facturées par mois. La fourchette de taux horaire se situe en effet entre 20 € et 26 € en fonction de la compétence et de la complexité du service, ce qui représente un CA HT mensuel de 2 500 ou 3 500 € HT. Certains services peuvent être vendus à des taux horaires supérieurs (services multilingues, spécialités). Les débutants affichent souvent des résultats très faibles, 4 500 € à 6 000 € de CA ne sont pas rares la première année d'activité.

Quelques exemples

Prestations Coût (HT)

Courrier manuscrit, une page 4 à 6 €

Courrier dicté par téléphone 7 à 8 €

Rapport 18 à 20 € l'heure

Mailing personnalisé pour une lettre type 4 à 5 €

Forfait secrétariat 20 à 30 € l'heure

Frais de déplacement chez le client (aller retour) 10 € à 80 €

�� • Permanence téléphonique La tendance est au forfait par exemple 12 € par jour, 45 € par semaine…

�� • Travail sur adresse � Saisie d'une adresse : de 0,15 € à 0,25 € selon le nombre d'adresses (dégressivité). � Impression d'une adresse : de 0,05 € à 0,08 €. � Lettre en nombre, la page : de 0,60 € à 0,80 €.



La facturation se fait en fonction du matériel utilisé, de l'expérience de la secrétaire, des prix de revient et de la difficulté technique (traduction par exemple). Attention, les erreurs de facturation (tarifs bradés pour remporter une mission) sont un facteur de risque pour l'entreprise qui n'est plus viable à terme. Cette facturation est effectuée à la fin de chaque travail (pour des gros travaux) ou par semaine, par mois (pour les lettres, les petits documents...) en fonction de l'accord passé avec le client. La facture doit être détaillée pour éviter tout malentendu avec le client. Dans la plupart des cas, il est possible que le client règle à 30 jours ou à 30 jours fin de mois (soit environ 45 jours après livraison des travaux). Un devis et un bon de commande doivent précéder tout travail effectué. Il faut parfois faire preuve de persuasion pour se faire payer dans les délais ! Enfin, sur cette question délicate de la fixation des tarifs, il faut raisonner en calculant le prix de revient, donc à partir de la rémunération souhaitée, des charges sociales (calculées en vitesse de croisière et pas dégressives comme elles peuvent l’être au démarrage - voir www.apce.com) et des frais de fonctionnement de la structure : on obtient un chiffre d’affaires minimum, qu’il faut ensuite diviser par le nombre d’heures à facturer pour arriver par exemple au coût horaire. Exemple fictif, à adapter en fonction de chaque situation : 25 000 euros de rémunération souhaitée � Frais généraux : 15 000 euros � Temps à facturer : 40 heures (heures directement productives ou non) X 46 semaines =

1 840 heures � Soit un prix horaire de 40 000 euros/1 840 heures = 22 euros l’heure HT Un autre exemple de calcul mensuel est donné sur le site www.infoteletravail.com : vos tarifs en télétravail.

! Face au problème de trésorerie, demander un acompte aux clients !

� � � CHARGES D’EXPLOITATION

�� • Charges déductibles Concernant la déductibilité par l’entreprise des charges liées à l’occupation d’une partie de votre habitation (loyer, électricité, téléphone, etc.), les règles différent selon votre régime d’imposition et l’impôt sur les bénéfices à payer.

Dans le régime de la micro-entreprise, qui ne concerne que les entreprises individuelles dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 80 300 euros HT ou 32 100 euros HT selon la nature de l’activité, les charges sont déterminées de manière forfaitaire. L’administration applique sur



le chiffre d'affaires un abattement représentatif de l’ensemble des charges d’exploitation pour déterminer le bénéfice imposable (71 %, 50 % ou 34 % d’abattement selon la nature de l’activité). Les charges liées à l’occupation d’une partie de votre domicile sont donc comprises dans cet abattement et ne sont pas prises en compte pour leur montant réel. Par ailleurs, si le micro-entrepreneur bénéficie du régime micro-social, il peut opter sous certaines conditions pour le versement fiscal libératoire. Ce régime fiscal simplifié ne lui permet pas non plus de déduire les charges qu’il supporte. Dans les régimes réels, au contraire, les charges effectivement payées par l’entreprise sont prises en compte pour déterminer le bénéfice imposable.

En tant que propriétaire de votre domicile, vous pouvez envisager de vous louer la partie affectée à l’exploitation de l’entreprise. Dans ce cadre, l’administration fiscale admet la déduction d’un loyer pour les entrepreneurs individuels ou les sociétés à l’IS, sous réserve qu’il ne soit pas excessif. En contrepartie, vous serez personnellement imposé à l’IR au titre des loyers perçus dans la catégorie des revenus fonciers. Concernant les autres charges liées à l’exercice d’une activité chez vous (électricité, téléphone…), les règles ne sont pas clairement établies par l’administration fiscale. Celle-ci va apprécier les situations au cas par cas. Dans tous les cas, elle va s’assurer que la déduction opérée soit fidèle à la véritable consommation liée à l’activité de l’entreprise, et non à la consommation pour vos besoins privés.

! Rapprochez vous de votre service des impôts des ent reprises (SIE) afin de savoir dans quelles limites vous pouvez déduire ces charge s. Concernant la cotisation foncière des entreprises (anciennement la taxe professionnelle), la partie de votre domicile occupée par votre activité sera soumise à cette taxe mais sera en conséquence exonérée de taxe d’habitation.

�� • Les autres charges � Les charges sociales et les taxes et impôts divers � Les fournitures et petit matériel � Les frais de voiture éventuels � L'électricité � La maintenance informatique � Le leasing éventuel pour le matériel � Les timbres � Les frais de télécommunication, téléphone fixe, fax et portable, Internet � La publicité (compter de 100 à 300 € dès le démarrage : inscription Pages Jaunes et site

internet, cartes visites) � L'amortissement du matériel : des amortissements dégressifs ou exceptionnels peuvent

être pratiqués (voir le Mémento Francis Lefebvre comptable). En général, compter 48 mois pour amortir un ordinateur, un destructeur de document, un fax, un dictaphone

� Une assurance habitation classique (comprenant la responsabilité civile) � Les impôts et taxes (taxe professionnelle).

� � � PRIX DE REVIENT - MARGE - RESULTAT



Ratios 2008 communiqués en novembre 2009

! Attention, les ratios concernent des entreprises in dividuelles !

Les ratios de la FCGA pour les services de secrétar iat Fédération des centres de gestion agréés

(328 entreprises individuelles – effectif de 1,4 personne)

CA HT moyen

Marge brute % CA

Valeur Ajoutée % CA

Charges de

personnel % CA

Résultat courant % CA

Crédit clients

en jours

Crédit fournisseurs

en jours

Rotation stocks en

jours

82 730 € 100 65,3 11,8 33,2 43 45 ns

Source : FCGA - Fédération des centres de gestion agréés, 2 rue Meissonier, 75017 Paris Tél. : 01 42 67 80 62 et www.fcga.fr

Chiffre d'affaires/personne 57 059 euros

Résultat courant avec 1,4 personne

27 458 euros

Résultat courant avec 1 personne 11 517 euros

� � � FINANCEMENT - AIDES SPECIFIQUES Il n'y en a pas pour ce métier en particulier. Les aides à la création d’entreprise, en revanche, existent, mais elles sont accordées à partir de très nombreux critères. Le guide du Télésecrétariat consacre une large place à ces différentes aides, voir sur la librairie de : www.formation-teletravail.com et sur le site de l'APCE : les aides : http://www.apce.com/pid222/6-les-aides.html

5 - Les règles

de la profession


� � � REGLES ET USAGES DE L’ACTIVITE Le métier n'est pas réglementé. Attention cependant au risque de requalification en salariat déguisé , dans le cas de travaux effectués pour le compte d'un seul client et sans aucune indépendance (horaires imposés, etc.) ; ce risque a été quelque peu atténué par la loi pour l’initiative économique du 3 août 2003 : L’article 23 de la loi renverse la charge de la preuve en établissant, au profit des travailleurs indépendants régulièrement immatriculés, une présomption d’indépendance. C’est donc à l’administration désormais de prouver l’existence d’un contrat de travail lorsque le travailleur indépendant fournit ses prestations dans des conditions qui le placent dans un lien de subordination juridique permanente à l’égard de son donneur d’ouvrage... ce qu’il faut éviter de toute façon !

�� • Secrétariat et comptabilité Il y a acte comptable, relevant de l'exercice illégal de la profession d'expert comptable, dès lors qu'il y a imputation comptable, c'est-à-dire opération intellectuelle d'affectation d'une pièce sur un poste comptable. Les travaux de comptabilité, en effet, ne peuvent être exercés que par un expert comptable inscrit régulièrement au Tableau de l'Ordre des Experts Comptables. En cas d’infraction et dès lors qu’il y a imputation comptable*, la secrétaire risque d'être poursuivie pour exercice illégal de la profession d’expert comptable. Ce délit est passible d’une peine d’emprisonnement d’un an et à 15 244,90 € d’amende (référence : article 433-17 et article 433-25 du Code pénal). "Tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, etc. les comptabilités", en vertu de l'ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945 instituant l'Ordre des Experts Comptables. En conséquence, seuls les travaux de saisie ne nécessitant pas de faire des imputations comptables peuvent être effectués par des personnes qui ne sont pas membres de l'Ordre des Experts Comptables.

�� • Développement durable Le bilan écologique du télétravail n'est plus à démontrer. Une sectaire à domicile devra néanmoins adopter des gestes simples afin de préserver son environnement (ne pas gaspiller le papier, éviter les impressions inutiles, éteindre ses équipements informatiques après usage, se procurer des fournitures écologiques….etc.)

�� • Services à la personne

Certaines activités rentrent dans le cadre de la loi Borloo sur les services à la personne : il s'agit de l'assistance administrative à domicile (pour en savoir plus : fiche sur les services à la personne http://www.apce.com/lib/batch/commandefichepro.php? idfp=5960 et ANSP, Agence nationale des services à la personne www.servicesalapersonne.gouv.fr )

5 - Les règles

de la profession


� � � STATUT

�� • Une secrétaire à domicile doit-elle s'inscrire à la Chambre de Métiers ? A la Chambre de Commerce ? Ou a-t-elle un statut d'entreprise libérale ?

Seul l'examen de chaque cas particulier permet de répondre à cette question. � Les activités de dactylographie, reprographie, dessin industriel sont considérées comme

artisanales uniquement pour les travaux de bureau à façon (tape de lettres, mise en forme...).

� Lorsque l'importance des capitaux investis, de la main d'oeuvre employée et des moyens

matériels utilisés est telle que l'activité procède plus de la spéculation sur les divers éléments mis en oeuvre, l'activité est plutôt de nature commerciale.

� Si l'activité intellectuelle tient un rôle essentiel (exemple : activité de traduction, de mise

en page,...), l'activité est de nature libérale.

�� • Références � Documentation, administration de la Direction Générale des Impôts. D. adm. 4C 512,

numéro 95, 15 février 1986. � Assemblée Nationale, 28 août 1995, réponse Pierna, objet : télésecrétariat. Il est, de toute façon, conseillé de se renseigner directement auprès des organismes consulaires.

� � � ORGANISMES SOCIAUX

�� • Statut artisanal ou commercial Né du rapprochement de la Canam, de la Cancava et de l’Organic, le RSI, qui est en place depuis 2007, devient l’interlocuteur social privilégié des indépendants et de leurs ayant droits. Les prestations servies aux travailleurs indépendants sont dorénavant versées par un seul organisme pour les risques maladie, maternité, invalidité, retraite, décès et pour les indemnités journalières. www.le-rsi.fr Pour toute information contacter le RSI et consulter les guides du créateur ou de la protection sociale établis par les organismes sociaux et téléchargeables sur le site du RSI.

5 - Les règles

de la profession


�� • Statut libéral Trois caisses obligatoires pour l'entrepreneur individuel inscrit en libéral : � Assurance Maladie, le RSI - www.le-rsi.fr � URSSAF, Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations

Familiales - www.urssaf.fr � Assurance vieillesse - www.cnavpl.fr

� � � STRUCTURE JURIDIQUE Choix entre entreprise individuelle ou société (EURL, SARL...). Sans oublier le régime de l'auto-entrepreneur qui c onvient bien pour tester l'activité ! www.autoentrepreneur.biz

Rappel Le cadre de la fiche professionnelle ne permet pas d’évoquer en détail les différentes structures juridiques, le calcul des cotisations so ciales, etc. Retrouvez les aspects juridiques, sociaux et fiscaux de la création d’ent reprise sur le site de l’APCE - www.apce.com ou sur celui du RSI - www.le-rsi.fr

� � � REGIME FISCAL Le taux de TVA est de 19,6%. En entreprise individuelle, la secrétaire à domicile est soumise à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, Bénéfices Industriels et Commerciaux, si elle a le statut d'artisan ou de commerçant. Si elle a le statut de professionnel libéral indépendant, elle sera imposée au titre des BNC, Bénéfices Non Commerciaux. Elle peut avoir intérêt à adopter le statut fiscal de la micro-entreprise ou pour le nouveau régime de l'auto-entrepreneur , si le chiffre d'affaires des prestations de services ne dépasse pas un certain seuil (32 100 euros pour les prestations de services en 2010) http://www.apce.com/pid846/regime-micro-entreprise.html?espace=1&tp=1 www.autoentrepreneur.biz

6 - Contacts et sources

d’information


� � � ORGANISMES PROFESSIONNELS � ANDT, Association Nationale pour le Développement du Télétravail et de la Téléformation

Adresse postale : 5 place d'Alleray - 75015 Paris - Tél. : 01 48 56 02 15 - www.andt.org L’ANDT a mis en place un système de consultation gratuite : toute question envoyée à [email protected] fait l'objet d'un traitement et d'une réponse sous 48 heures (jours ouvrables).

� Contacter aussi les associations de télétravail (voir fiche professionnelle sur les

téléservices). � Association belge EUMA belgium - http://www.euma-france.org/ Il existe ou il a existé des regroupements de télésecrétaires en réseaux, plus ou moins réussies http://www.placedesreseaux.com/Interviews/reseau-des-telesecretaires-1.html

� � � FORMATION Le mode d'organisation du travail n'implique en lui-même aucune formation spécifique mais une formation en secrétariat est bien sûr nécessaire. Prendre contact avec les organismes de formation spécialisés en matière informatique, gestion de banques de données, communication par téléphone, le cas échéant. Quelques organismes ont conçu des formations qui s'adressent à la fois aux futures secrétaires à domicile ou aux créateurs de centres de téléservices. C'est le cas des AFPA www.afpa.fr Par ailleurs, les Chambres de métiers (dont dépendent souvent les secrétaires à domicile) proposent également des formations continues. Sources complémentaires d'information : Bureau pour l'Information, l'Orientation Professionnelle. Aller au CIDJ, à la Cité des Métiers de La Villette, prendre conseil auprès des ANPE et des Chambres de commerce pour suivre des stages de perfectionnement aux nouvelles technologies. Sur le site de l’ANDT : www.andt.org ou sur www.formation-teletravail.com Source d’information sur le métier de secrétaire et ses débouchés : la Synthèse prospective emploi formation publiée par la délégation à l’emploi et à la formation professionnelle en 2000, à retrouver sur le site www.travail.gouv.fr Une formation à l'accueil téléphonique : www.stanpro.fr

6 - Contacts et sources

d’information


� � � SALONS ET MANIFESTATIONS � Salons de la PAO et autres salons proposant des matériels informatiques. � Assist'expo 2008 salon national de secrétaires et assistants Paris Palais des Congrès 17

et 18 avril 2008, avec l'intervention d'une télésecrétaire. Le salon n'a pas été reconduit. � L'ANDT (Association Nationale pour le Développement du Télétravail et de la

Téléformation), assure chaque année dans de nombreuses villes de France des conférences et des débats. Ces conférences gratuites sont organisées soit avec les ANPE locales (ALE) soit avec les Mairies.

� � � INTERNET � Annuaire des professionnels du télétravail sur le www.teletravail.fr � www.infoteletravail.com, son objectif est d’offrir une actualité de qualité sur le télétravail et

les téléservices. � Annuaire des professionnels formés et certifiés au télétravail sur www.andt.org � www.super-secretaire.com Site plus particulièrement dédié au secrétariat (salariés). Il existe de nombreux autres réseaux de télésecrétaires, des forums, des blogs,… d'influence régionale ou non. A chacun de faire sa propre expérience, car les réseaux ne sont pas toujours représentatifs et il est difficile de les citer tous. Un blog sur le site APCE http://blog.apce.com/carredass/index.html#p4622 Une interview sur le site de la CCIP, Entreprise et droit http://www.entreprise-et-droit.com/lng_FR_srub_21_iart_935_pageid_10-Le-secretariat-externalise-kesako-.html

7 - Bibliographie


� � � OUVRAGES ET ETUDES Nombreux livres sur le télétravail (salariés ou indépendants) à retrouver dans la fiche APCE sur les téléservices. Pour le télésecrétariat : � Télétravail salarié ou indépendant, Matthieu Billette de Villemeur, Vuibert, 2006 -

www.vuibert.fr � Enquête télétravail de l’ANDT - 2003 - Prochaine enquête en 2009 ??? � Le télétravail à domicile, Frédéric Robert, Larcier éditeur, 2005

http://editions.larcier.com

� Entreprendre dans les services, Carole Logiez et Elizabeth Vinay, Collection Entrepreneurs, Dunod, deuxième édition, 2006.

� � � REVUES ET ANNUAIRES

�� • Annuaires � Annuaire des professionnels du télétravail sur le www.teletravail.fr � Annuaire des professionnels formés et certifiés au télétravail sur www.andt.org

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En consultant la liste des fiches (et leur date de réactualisation) sur le site Internet del'APCE/rubrique Librairie en ligne. Une fiche est réactualisée environ tous les deux ans.

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Documents

Fiche APCE Ser 28 - Secretaire a Domicile - Telesecretariat.31048