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Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 1 / 22

Préparer, élaborer et imprimer le budget primitif 2018

Logiciel : e.magnus gestion financière

février 18

SOMMAIRE 1 Création de la délibération budgétaire ..................................................................................................................2

1.1 Compléter la fiche du BP ..................................................................................................................................2

1.2 Onglet synthèse ..............................................................................................................................................2

2 Etat Préparatoire .................................................................................................................................................3

2.1 Export vers un tableur Excel ou Calc .................................................................................................................3

3 Gestion des opérations ........................................................................................................................................4

4 Reprise des résultats ...........................................................................................................................................5

5 Saisie déconcentrée du budget.............................................................................................................................5

6 Enregistrez les inscriptions budgétaires .................................................................................................................5

6.1 Saisie des inscriptions réelles............................................................................................................................5

6.2 Saisie des inscriptions spécifiques (ordre…) .......................................................................................................6

7 Edition Totem .....................................................................................................................................................7

8 Subventions ........................................................................................................................................................7

8.1 Principe...........................................................................................................................................................7

8.2 Saisir les montants 2018 pour les subventions existantes ...................................................................................7

8.3 Saisie des nouvelles subventions versées ..........................................................................................................8

8.4 Génération des inscriptions relatives aux subventions ...................................................................................... 10

8.5 Génération automatique des mandats de subvention ....................................................................................... 10

8.6 Impression de l’annexe des subventions ......................................................................................................... 10

9 Dette ................................................................................................................................................................ 11

9.1 Emprunt........................................................................................................................................................ 11

9.2 Annexes liées à la dette ................................................................................................................................. 13

10 Immobilisations. ................................................................................................................................................ 14

11 Suppression des montants à zéro ....................................................................................................................... 14

12 Annexe complémentaire. ................................................................................................................................... 15

12.1 Emprunts garantis ......................................................................................................................................... 15

12.2 Etat du personnel .......................................................................................................................................... 15

13 Balance ............................................................................................................................................................ 16

14 Vote ................................................................................................................................................................. 17

14.1 Onglet Arrêté ................................................................................................................................................ 17

14.2 Onglet Signataires ......................................................................................................................................... 17

15 Edition. ............................................................................................................................................................. 18

1.2 Impression papier du BP ................................................................................................................................ 18

15.1 Générer le BP dans un Fichier PDF .................................................................................................................. 19

15.2 Choix du numéro de page .............................................................................................................................. 19

16 Dématérialisation du BP et des DM vers la préfecture .......................................................................................... 20

17 Transfert budget dématérialisé vers la trésorerie ................................................................................................. 20

18 Transfert Indigo vers la trésorerie ...................................................................................................................... 20

18.1 Génération du fichier Indigo ........................................................................................................................... 20

19 Mandatement des subventions ........................................................................................................................... 21

Fiche pratique e.magnus Service assistance progiciels


Important : Pour imprimer le BP 2018 vous devez avoir mis en service version 13.20 de e.gf qui intégrera les

nouvelles maquettes budgétaires.

1 Création de la délibération budgétaire

Si vous avez enregistré l’affectation du résultat depuis les opérations de fin d’exercice sur N-1, ou si vous avez envoyé le fichier des restes à réalisé en trésorerie, la délibération budgétaire Budget Primitif a déjà été créée. Sinon pour créer

cette délibération vous devez suivre la procédure suivante.

Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Dossiers budgétaires

Vérifiez que vous êtes dans le bon dossier-exercice (contexte de travail qui convient).

Cliquez sur le bouton Fiche option En Création.

1.1 Compléter la fiche du BP

Important: Au moment de la création de l'étape, ne cochez pas la case « voté », elle empêche la saisie des

inscriptions budgétaires. Le vote de l’étape intervient après la saisie des prévisions.

1.2 Onglet synthèse

Cet onglet récapitule l’ensemble des montants budgétisés, vous pourrez y revenir pour vérifier l'équilibre budgétaire de la

délibération.

Sélectionnez l’étape puis complétez la désignation.

Cochez la case prise en compte de l’analytique si

vous gérez ce budget avec

des services.

Décochez la case Prise en

compte de la nomenclature des marchés publics.

Sélectionnez inscriptions

budgétaires.

Cochez Exercice N-1

Sélectionnez BP

Cochez Récupération

automatique des RAR.

Cliquez sur le bouton

Enregistrer.


2 Etat Préparatoire

Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Inscriptions budgétaires

La première étape de l’assistant permet d’imprimer un état qui permet de préparer le budget.

Si vous souhaitez une édition personnalisée sélectionnez les colonnes à afficher.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l’impression de l’état préparatoire.

Choisissez l’impression qui vous convient entre l’Edition liste (plus personnalisée) ou les différentes vues

préparatoires proposées.

Par exemple si votre collectivité vote le budget avec opération, vous pouvez choisir une présentation par compte pour la section de fonctionnement et une présentation par opération et compte pour la section d’investissement.

Notez : Il est possible d’éditer un document préparatoire avec les montants de l’étape vides en cochant la case « Document préparatoire (montants de l’étape vide).

2.1 Export vers un tableur Excel ou Calc

Plusieurs solutions sont possibles pour exporter ces états vers un tableur, choisissez celle qui convient le mieux à vos besoins.

1. Depuis un aperçu avant impression de l’état préparatoire, voir ci-dessous paragraphes 2.1.1.

2. Depuis l’écran d’impression de l’état préparatoire, voir ci-dessous paragraphes 2.1.2.

3. L’option saisie déconcentrée du budget décrite au paragraphe 5 permet de saisir les prévisions directement sous

Excel.

2.1.1 Depuis un aperçu avant impression

Affichez un aperçu avant impression de l’état que vous souhaitez exporter sous Excel

Cliquez sur le bouton Exporter l’état.

Sélectionnez comme format MS Excel 97-2000 (données uniquement) ou MS Excel 97-2000 et comme

destination Fichier disque puis cliquez sur le bouton OK.


Cliquez sur le bouton OK pour valider les options de mise en forme, après avoir sélectionné celles qui vous

conviennent.

Sélectionnez le dossier de destination, donnez un nom au fichier puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour

valider vos choix.

Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier créé par le logiciel avec un tableur pour le retravailler.

2.1.2 Depuis l’écran d’impression

Le logiciel génère un fichier au format csv dans le répertoire de destination ce fichier peut être ouvert avec un tableur.

Vous pouvez travailler à partir de ce fichier pour préparer vos prévisions.

Notez que pour préparer le budget vous pouvez aussi utiliser les éditions du comparatif que vous pouvez exporter vers

un tableur de la même manière.

3 Gestion des opérations

Avant de saisir le budget, vous devez enregistrer un exercice de fin sur les opérations d’investissement qui se terminent et créer les nouvelles opérations.

Bureau Organisation -> Cadre Imputations -> option Opérations

3.1.1 Enregistrer la fin d’une opération

Pour enregistrer la fin d’une opération, vous devez compléter la zone exercice de fin.

Cliquez sur le bouton Enregistrez après avoir saisi cette date.

Sélectionnez Fichier de

données dans destination.

Saisissez le nom du fichier.

Sélectionnez CSV avec ligne

d’entête de colonnes dans la zone Format du fichier.

Vérifiez au besoin modifiez le répertoire de destination.

Sélectionnez l’état à exporter.

Cliquez sur le Bouton imprimer.


3.1.2 Création d’une nouvelle opération :

Saisissez le code interne, pour les opérations cochée « pour vote » : code interne = code perception.

Saisissez le libellé.

Saisissez l’Exercice de début.

Enregistrez le type d’opération :

Sur les budgets avec les opérations présentées « pour vote » vous devez cocher la case Règlementaire et

renseigner le code perception.

Sur les budgets avec les opérations présentées « pour information » vous devez cocher la case Pour

Information.

Cliquez sur le bouton Enregistrez.

4 Reprise des résultats

Pour que les prévisions sur les articles : 001, 002 et 1068 soit générées automatiquement, vous devez avoir enregistré la reprise des résultats. Elle se renseigne et s’imprime à partir de l’assistant de fin d’exercice N-1, pour avoir le détail de

cette procédure, reportez-vous à la fiche consacrée aux opérations de fin d’année.

5 Saisie déconcentrée du budget

Lors de la préparation budgétaire, la saisie des demandes de crédits peut être déconcentrée : les services inscrivent leurs

demandes de crédits dans des classeurs Excel qui leur ont été fournis par le service comptable.

Depuis le logiciel de gestion financière, le service comptabilité exporte vers un fichier Excel les demandes de

crédit.

Ces fichiers Excel sont fournis aux différents services de la collectivité qui les complètent.

Les données de ces classeurs Excel sont ensuite importées dans le logiciel de Gestion Financière.

Si vous souhaitez utiliser cette option, pour avoir le détail de cette procédure, reportez-vous à la fiche consacrée à la

saisie déconcentrée du budget.

6 Enregistrez les inscriptions budgétaires

Important : Pour générer automatiquement les prévisions liées à la dette, aux amortissements d’immobilisations et aux subventions voir les paragraphes 7, 8 et 9 de ce document.

6.1 Saisie des inscriptions réelles



Dans la zone de liste Délibération sélectionnez BP.

Cliquez sur le lien Saisie des inscriptions budgétaires.

Saisissez le montant dans la colonne « Proposé ».

Quand vous avez terminé la saisie cliquez sur le bouton Enregistrer.


Notez que :

La colonne « Voté » de la liste sera alimentée automatiquement quand vous enregistrerez le vote du budget (dernière étape du cycle budgétaire).

La colonne « Report » a été alimentée automatiquement en utilisant l’option transfert des restes à réaliser de la

procédure des opérations de fin d’année. (Voir la note opération de fin d’années pour plus de détail).

Pour ajouter une inscription budgétaire sur un nouveau compte, vous devez vous placer sur une ligne précéder d’un plus, vous devrez ensuite sélectionner le sens avant de pouvoir sélectionner le compte.

Au fond du tableau deux lignes « Total dépenses » et « Total recettes » permettent de suivre l’évolution de la saisie.

Dans la partie haute de l’écran, il est possible de sélectionner une section cela permet de suivre l’équilibre de cette

section pour les écritures réelles.

Pour supprimer une prévision saisie par erreur sélectionnez la ligne que vous souhaitez supprimer en cliquant sur la

flèche bleue puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Si vous commencez à saisir par erreur une ligne, pour la supprimer faites un clic droit sur cette ligne et sélectionnez Annuler l’ajout.

6.2 Saisie des inscriptions spécifiques (ordre…)

Pour saisir les prévisions budgétaires d’ordre, vous devez utiliser un assistant, ces écritures apparaitront en gras dans la

liste des inscriptions budgétaires.



Dans la zone de liste Délibération sélectionnez BP.

Cliquez sur le lien Saisie des inscriptions budgétaires spécifique.


Le logiciel affiche un assistant qui va vous permettre de saisir ces prévisions budgétaires.

Notez que suite à l’ouverture du cadre budgétaire, une prévision budgétaire à 0 est généré pour les écritures d’ordre qui

apparaissaient au budget n-1, en double-cliquant sur une ligne de prévision d’ordre l’assistant se lancera

automatiquement.

7 Edition Totem

Un bouton Editions TOTEM a été ajouté sur tous les écrans de saisie des annexes budgétaires pour l'édition du budget

(BP, BS et DM) et l'édition du Compte administratif.

Ce bouton permet de visualiser chaque annexe (sous la forme d'un PDF) selon la présentation réglementaire de TotEM.

Rappel : TotEM est une application de la DGCL, ses outils de contrôle, de visualisation et de scellement de TotEM ont été intégrés dans le logiciel de gestion financière. Les maquettes budgétaires utilisées par TotEM sont celles fournies par la DGCL. Elles sont donc complètement indépendantes de Berger-Levrault.

8 Subventions

8.1 Principe

Un nouveau module sur la gestion des subventions versées a été ajouté. Celui-ci permet :

D'enregistrer les informations relatives aux subventions versées.

De générer les engagements et les mandats liés aux échéances de ces subventions.

8.2 Saisir les montants 2018 pour les subventions existantes

Le logiciel a récupéré les subventions que vous aviez enregistrées sur le budget 2017, vous pouvez saisir les prévisions 2018 qui apparaitront sur l’annexe du BP 2018.

Bureau Modules complémentaires > Bloc Engagements donnés > Option Engagements donnés.

Dans la zone exercice saisissez 2017.

Appuyer sur la touche tabulation du clavier pour rafraichir la liste et afficher les subventions saisies en 2017.

Double-cliquez sur la ligne pour ouvrir la fiche d’une subvention que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur l’onglet Caractéristique.


Contrôlez la date de fin de subvention, si une année antérieure à 2018 est saisie supprimez cette date ou

corrigez-la pour pouvoir enregistrer une somme pour 2018.

Cliquez sur l’onglet Echéancier.

Cliquez sur la ligne précédée d’un plus.

Saisissez l’exercice 2018, le montant de la participation, la périodicité de traitement et si nécessaire la

date du 1er paiement.

Contrôlez le montant total de l’échéancier.

Cliquez sur le bouton Enregistrer.

8.3 Saisie des nouvelles subventions versées

Cette nouvelle fonctionnalité du logiciel permet d'enregistrer les informations relatives à un engagement donné de type subvention.

Bureau Modules complémentaires > Bloc Engagements donnés > Option Engagements donnés. A partir de la liste des engagements donnés, cliquez sur le bouton Fiche / En création / Subvention.

Indiquez un N° du contrat afin d'identifier la subvention versée.

Attribuez impérativement un objet propre à chaque subvention par exemple « subvention annuelle association

XXXX ». Notez qu’un même objet ne doit pas être attribué à plusieurs subventions. Sélectionnez le budget auquel est rattachée la subvention.

Sélectionnez l'organisme bénéficiaire (Tiers) de la subvention.

1.1.1 Onglet Caractéristiques

Dans la zone Nature de la subvention, précisez s'il s'agit d'une Subvention en numéraire ou d'une Subvention en nature.


Par défaut, l'organisme bénéficiaire est considéré comme privé. S'il est public, sélectionnez Non au lieu de Oui.

Renseignez obligatoirement l'exercice de début

Si vous le connaissez, renseignez l'exercice de fin de la période sur laquelle court la subvention.

La zone Observations vous permet d'ajouter un complément d'information sur la subvention.

Par défaut, le logiciel considère que le paiement des échéances s'effectue par mandatement : Si c'est le cas, sélectionnez le RIB qui convient.

Si ce n'est pas le cas (le paiement s'effectue par prélèvement d'office), cochez la case Prélèvement d'office (le RIB n'est alors pas nécessaire).

Le cadre Mode de paiement n'apparaît que si la nature de la subvention est Subvention en numéraire.

1.1.2 Onglet Echéancier.

Cet onglet n'est accessible que si la nature de la subvention est Subvention en numéraire.

Saisissez l’exercice. Le montant dans la zone Montant de la participation ;

La périodicité du versement, sélectionnez annuelle quand la subvention est versée en une seule fois. La date du premier versement si vous la connaissez.

Au niveau du tableau Echelonnement des paiements, la colonne Attaché précise si l'association entre l'échéance

et un mouvement comptable est effectuée :

Indicateur Vert l’échéance est reliée à une écriture comptable (échéance réalisée).

Indicateur Rouge, l’échéance n’est pas reliée à une écriture comptable.

1.1.3 Onglet Imputations.

Cet onglet n'est accessible que si la nature de la subvention est Subvention en numéraire.

Renseignez les différentes imputations nécessaires pour la génération des mouvements comptables.

Les imputations demandées varient en fonction du paramétrage de votre dossier-exercice (gestion ou non des

fonctions, des sections d'imputation...).

Cliquez sur le bouton Enregistrer quand la saisie est terminée.


8.4 Génération des inscriptions relatives aux subventions

Cadre Budget -> Option Inscriptions budgétaire -> Etape Subventions -> Sous-étape Subventions.

Cochez la case pour sélectionner les subventions pour lesquelles vous voulez générer une inscription budgétaire.

Cliquez sur le bouton Opération – Générer les inscriptions budgétaires.

Cliquez sur le bouton Enregistrer sur l’écran qui présente le détail des inscrptions à générer.

Dans la liste des subventions, toutes les subventions pour lesquelles une inscription budgétaire a été générée,

s’affichent avec une pastille verte dans la colonne IB.

Dans la colonne ib, ce symbole est:

Vert quand la ou les Inscriptions Budgétaires, correspondant à la ligne, ont été générées.

Rouge quand la ou les Inscriptions Budgétaires, correspondant à la ligne, n'ont pas encore été générées (elles doivent donc être générées).

Gris quand n'y a pas d'Inscriptions Budgétaires à générer s’il n’y a pas de montant de subvention pour l’année du BP.

Orange quand la ou les Inscriptions Budgétaires, correspondant à la ligne, sont à générer à nouveau par exemple si le montant de la subvention sur l’année du BP a été modifié après génération des prévisions.

Retrouvez les montants prévus dans la saisi des inscriptions budgétaires.

8.5 Génération automatique des mandats de subvention

Après l’enregistrement du vote du budget dans le logiciel, il sera possible de générer automatiquement les mandats ou

les engagements à partir des montants de subventions budgétisés (voir paragraphe 19 à la fin du document)

8.6 Impression de l’annexe des subventions

Cadre Budget -> Option Inscriptions budgétaire -> Etape Subventions -> Sous-étape Subventions.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour afficher et contrôler l’annexe réglementaire du BP Liste des concours attribués à des tiers en nature ou en subventions.


9 Dette

Si vous ne l’avez pas fait depuis le début de l’exercice, avant de générer les inscriptions budgétaires concernant la dette,

vérifiez le tableau d’amortissement sur les fiches des emprunts.

Bureau Accueil -> Cadre Modules complémentaires -> cadre Emprunts.

Rappel : Ne modifiez jamais directement le tableau d’amortissement dans la fiche de l’emprunt, utilisez les options du bouton opération disponible sur la liste des emprunts.

9.1 Emprunt

Cadre Budget -> Option Inscriptions budgétaire -> Etape Dette -> Sous-étape Emprunts

9.1.1 Initialisation des annexes de la dette

a) Contexte

Depuis quelques années des informations qui ne figurent pas dans les logiciels devront apparaître sur les annexes de

dette. Par conséquent, il va être nécessaire :

D’initialiser des données afin de récupérer les informations existantes dans le logiciel, De contrôler et de renseigner manuellement les informations manquantes.

Pour information : A l’arrivée sur cet écran un message vous alerte tant que l’initialisation n’a pas été réalisée.

b) Initialisation des données existantes

Cliquer sur le bouton initialiser afin de pré-renseigner une partie des caractéristiques des emprunts avec les

informations qui existent déjà sur la fiche des emprunts d’une part et sur l’étape budgétaire précédente d’autre part.

Cliquez sur le bouton OUI pour valider le traitement.

Attention : L’initialisation effacera l’ensemble des données déjà saisie si ce n’est pas la première fois que vous lancez

cette manipulation.

c) Contrôler et renseigner les informations manquantes

Sélectionnez dans la liste un emprunt et cliquer sur le bouton Fiche -> Option en modification

Contrôlez et au besoin modifiez ou complétez les différentes zones nécessaires à l’édition des annexes de dette.


9.1.2 Colonne Evènement

A utiliser si nécessaire au cas par cas: Au niveau des états de la dette, le tableau d'amortissement pris en compte est celui associé à l'évènement le plus proche de la date de vote. Pour présenter les informations associées au dernier

évènement (informations figurant sur le tableau d'amortissement de la fiche emprunt), une colonne Evènement a été

ajoutée en 2017 sur l'écran de préparation de l'annexe de la dette (édition du budget et édition du Compte Administratif). La liste déroulante propose tous les évènements qui impactent le tableau des emprunts.

Exemple : Une révision de taux s'applique à la première échéance 2018 et est connue en 2017. La date de vote du budget est antérieure à cette première échéance. La colonne Evènement vous permet alors de prendre en compte

l'évènement "2018 Révision de taux".

9.1.3 Génération des inscriptions budgétaires de dette

Cet écran présente la liste des emprunts liés au budget sur lequel on travaille. Il permet d’alimenter automatiquement les

annexes budgétaires de la dette et de générer les prévisions sur le budget.

Cochez la case Sélectionner pour générer pour sélectionner tous les emprunts réels et simulés qui doivent apparaître au niveau des prévisions budgétaires et des annexes sur le BP.

Cliquez sur le bouton Opérations option Générer les inscriptions budgétaires-Annuité.

Contrôlez la liste des inscriptions budgétaires qui vont être créées. En général une ligne par emprunt pour le capital au 1641 et une ligne pour les intérêts au 66111.

Sélectionnez le mode d’arrondi à l’euro supérieur.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour générer les prévisions.

De retour sur le premier écran vous remarquerez qu’une pastille verte dans la colonne IB signale que les

inscriptions budgétaires liées à chaque emprunt ont été générées.

Revenez sur l’écran de saisie des inscriptions budgétaires les lignes générées depuis la dette apparaissent en gras

et en italique, elles ne sont pas directement modifiables sur cet écran.


Notez que pour les emprunts qui seront souscrits sur le nouvel exercice vous pouvez soit les créer en emprunts simulés

et utiliser cet assistant pour générer les prévisions, soit créer une seconde prévision sur les comptes 1641 et 66111 dans la saisie des inscriptions budgétaires. A l’impression du budget les montants se cumuleront sur une seule ligne.

9.1.4 Enregistrer les prévisions liées aux ICNE

Sur les budgets sur lesquels sont gérées les ICNE, cet écran présente la liste des emprunts liés au budget sur lequel on travaille, il permet de générer les écritures prévisionnelles liées aux ICNE sur le budget.

Cochez la case Sélectionner pour générer pour sélectionner tous les emprunts réels et simulés qui doivent apparaître au niveau des prévisions budgétaires et des annexes sur le BP.

Cliquez sur le bouton Opérations option Générer les inscriptions budgétaires - ICNE.

Sur l’écran suivant, le logiciel affiche une liste des inscriptions budgétaires qui vont être créées. Contrôlez cette liste.

Notez que pour la saisie du budget dans le logiciel le compte 66112 a été divisé en deux sous comptes 661121 - Montant des ICNE de l'exercice

661122 - Montant des ICNE de l’exercice N -1



De retour sur le premier écran vous remarquerez qu’une pastille verte s’affiche dans la colonne IB ICNE signale

que les inscriptions budgétaires liées aux ICNE ont été générées.

9.1.5 Edition des annexes liées à la dette

En cliquant sur le bouton imprimante vous pouvez imprimer ou visualiser les annexes liées à la dette pour les contrôler.

Si vous détectez des anomalies, il faudra les corriger les informations ou les montants directement les fiches emprunts dans le module dette :

Bureau Accueil -> Cadre Module complémentaire -> option Emprunts.

Rappel : Ne modifiez jamais directement le tableau d’amortissement dans la fiche de l’emprunt, utilisez les options du bouton opération disponible sur la liste des emprunts.

9.2 Annexes liées à la dette

Les liens autres dettes, instrument de couverture de la dette et crédits de trésorerie permettent d’alimenter des

annexes liées à la dette prévues sur la maquette officielle du BP. Compléter ces écrans si nécessaire.


10 Immobilisations.

Cet écran permet de générer les inscriptions budgétaires concernant les amortissements.

Cochez la case Sélectionner pour générer pour sélectionner tous les biens, pour lesquels vous aurez à passer des prévisions liées aux amortissements sur le budget que vous préparez.

Cliquez sur le bouton Opérations / Générer les inscriptions budgétaires pour que le logiciel enregistre les

inscriptions budgétaires liées aux amortissements.

Sur l’écran suivant, le logiciel affiche une liste des inscriptions budgétaires qui vont être générées. Contrôlez cette

liste.



De retour sur le premier écran vous remarquerez qu’une pastille verte dans la colonne IB signale que les inscriptions budgétaires liées à la ligne ont été générées.

Revenez sur l’écran de saisie des inscriptions budgétaires pour contrôler les lignes générées, elles apparaissent en gras et en italique, elles ne sont pas modifiables sur cet écran mais seulement sur la ligne immobilisations.

Notez que les prévisions relatives aux subventions liées aux immobilisations sont aussi enregistrées automatiquement grâce à cet assistant.

11 Suppression des montants à zéro

Quand la saisie des inscriptions budgétaires est terminée, vous devez supprimer les lignes qui sont à zéro. Pour cela :



Dans la zone de liste Délibération sélectionnez BP que vous souhaitez saisir.

Cliquez sur le lien Saisie des inscriptions budgétaires.


Cliquez sur le bouton Epurer option Suppression des IB à zéro.

Attention cette suppression est irréversible, on ne peut pas régénérer les lignes à zéro après la génération des

reports ou le début de la saisie des inscriptions budgétaires.

12 Annexe complémentaire.

Sous ce titre, il est possible de compléter les annexes autres que celles liées aux immobilisations et à la dette.

Complétez les annexes qui concernent le budget sur lequel vous travaillez.

12.1 Emprunts garantis

Si votre collectivité est concernée par les emprunts garantis, depuis 2015 vous devez attribuer une typologie aux

engagements donnés (emprunts garantis), pour contrôler les informations saisies, pour préparer le BP, vous devez suivre la procédure suivante :

bureau Module complémentaire, bloc Engagements donnés, option Engagements donnés.

Ouvrez en modification la fiche d’un engagement donné (double clic sur la ligne).

Complétez les zones Type d’indice et Type de structure.


Complétez ces zones pour chaque engagement donné enregistré dans le logiciel.

12.2 Etat du personnel

12.2.1 Génération dans e.paie

Il est maintenant possible d'éditer ou de transférer en comptabilité les informations relatives aux agents non titulaires

occupant un emploi permanent ou non.

Lancez le logiciel e.paie

bureau Accueil, bloc Agent, option Edition et transfert de l'état du personnel.

Vérifiez que le Budget primitif et l’année sont sélectionnés correctement.

Cliquez sur le bouton Générer en comptabilité, pour transférer cette annexe en comptabilité.


Cliquez sur le bouton Valider après avoir sélectionné le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier

d’échange contenant l’annexe.

Pour contrôle : Cliquez sur le bouton Imprimer pour une édition de contrôle du contenu de cette annexe pour les

agents titulaires et non titulaires.

12.2.2 Intégration dans e.gf

Lancez le logiciel e.gestion financière.

Bureau Accueil -> Bloc Budget -> Option Inscription budgétaire -> Etape Annexes complémentaires -> sous-étape Etat du personnel.

Cliquez sur le bouton Importer.

Sélectionnez le dossier dans lequel vous avez enregistré le fichier d’échange dans le logiciel e.paie.

Cliquez sur le bouton Importer pour récupérer les annexes exportées depuis le logiciel e.paie.

Vous devez vérifier les effectifs importés sur les deux onglets de l’annexe :

Dans l'onglet Personnel titulaires, vérifiez et au besoin, complétez ou corrigez les informations importées. Notez que sur cet onglet, il est nécessaire de distinguer

les effectifs budgétaires à temps complet les effectifs budgétaires à temps non complet

Dans l'onglet Agents non titulaires, vérifiez et au besoin, complétez ou corrigez les informations importées.

13 Balance

Pour voir la balance du budget.

Bureau Accueil -> Cadre Budget -> option Dossiers budgétaires.

Sélectionnez le Dossier budgétaire puis cliquez sur le bouton Fiche pour l’ouvrir.


Placez-vous sur l’onglet synthèse de la fiche de la délibération budgétaire

Notez qu’il est possible d’accéder à cette fiche quand vous êtes sur l’écran de saisie des inscriptions budgétaires en utilisant le bouton Navigation option Délibération.

14 Vote

Cliquez sur le lien Vote

Cet écran permet de:

1. Recopier les montants de la colonne "Proposé" dans la colonne "Voté"

2. D'indiquer que la délibération budgétaire est votée

3. De renseigner les informations qui apparaitront sur la page arrêté signatures.

Cochez Obligatoirement les cases

Transférer les propositions dans la colonne Vote.

Voter l’étape.

Complétez la date de vote.

14.1 Onglet Arrêté

Complétez les dates et les informations nécessaires à l’édition de la page arrêté et signature.

14.2 Onglet Signataires

Cliquez sur le bouton Enregistrer quand toutes les informations ont été saisies.

Dans l’onglet Signataire saisissez

les différents signataires.

Le bouton Initialiser permet de

récupérer des membres déjà

renseignés dans une étape votée précédemment.

Saisissez les changements d’élus.

Utiliser ces boutons pour changer

l’ordre d’apparition des élus dans la liste.


15 Edition.

Cliquez sur le lien Editions réglementaires pour afficher l’écran qui permet de lancer l’édition du BP.

1.2 Impression papier du BP

Dans la zone Destination, pour imprimer le document sur l’imprimante par défaut connecté à votre ordinateur

choisissez Imprimante.

Cochez les cases devant toutes les pages que vous souhaitez éditer.

Important :

Les pages non cochées seront notées sans objet dans le sommaire.

Pour avoir une numérotation des pages correctes, les cases devant la première ligne et devant pas page

sommaire doivent obligatoirement être cochées.


15.1 Générer le BP dans un Fichier PDF

Si vous dématérialisez le BP utilisez la procédure de génération d’un fichier pdf du BP décrite dans la fiche : « Dématérialisation documents budgétaires et CA ».

Si vous ne dématérialisez pas le BP pour générer un fichier pdf du BP que vous pourrez transmettre de manière

dématérialisée suivez la procédure ci-dessous :

Notez que : dans la zone Nom de fichier, vous pouvez modifier le nom du fichier pdf qui sera généré.

15.2 Choix du numéro de page

Si vous devez imprimer seulement certaines pages du BP, vous pouvez choisir le numéro de page.

Sélectionner la page à imprimer, où les pages si elles se suivent.

Sélectionnez imprimante PDF dans la

zone Destination.

Par défaut ce fichier sera enregistré dans

le dossier « Mes éditions e.magnus » situé dans le dossier « Mes

Documents », ce chemin peut être modifié, même chose pour le nom du

fichier (voir ci-dessous).

Cochez obligatoirement la case à cocher

sur la première ligne, pour générer tout le BP dans un seul fichier pdf.

Sélectionner les pages à imprimer.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour générer le fichier.

Sélectionnez Imprimante dans la zone destination.

Saisir le numéro de page.

Pour avoir accès à cette zone vous devez :

Décocher obligatoirement

la première ligne

Sélectionner la page que

vous souhaitez rééditer.

Cliquez sur le bouton

Imprimer pour lancer l’impression.


16 Dématérialisation du BP et des DM vers la préfecture

La dématérialisation des documents budgétaires vers la préfecture concerne seulement les collectivités qui

dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité.

La transmission du BP 2018 dématérialisé vers la préfecture est obligatoire pour toutes les collectivités qui

dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité.

Les autres collectivités, devront fournir à la préfecture le BP au format papier.

La procédure de dématérialisation est décrite dans la fiche : « Dématérialisation documents budgétaires et CA ».

Important transmission décisions modificatives: la transmission des DM 2018 dématérialisé vers la préfecture

sera obligatoire pour toutes les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité et qui auront fourni le BP 2018 dématérialisé à la préfecture.

17 Transfert budget dématérialisé vers la trésorerie

La transmission d’un budget dématérialisé vers la trésorerie peut concerner toutes les collectivités, elle se fait en

accord avec le trésorier. Dans ce cas cette transmission remplace la transmission Indigo décrite ci-dessous.

Notez que En cas de transmission d’un budget dématérialisé à la trésorerie, les délibérations ou autres pièces qui

accompagnent le budget lui seront envoyées au format papier.

Toute la procédure est décrite dans la fiche : « Dématérialisation documents budgétaires et CA ».

18 Transfert Indigo vers la trésorerie

En 2018 si la trésorerie ne souhaite pas recevoir le budget dématérialisé, vous devez alors le transmettre comme avant, sous forme d’un fichier indigo.

18.1 Génération du fichier Indigo



Dans la zone de liste Délibération sélectionnez le BP.

Cliquez sur le lien Transfert > Trésorerie.

Le logiciel lance un assistant.

18.1.1 Génération du fichier

Cliquez sur le bouton Générer le fichier de liaison pour lancer le transfert.

Cliquez sur Ok pour valider le message signalant que le fichier s’est généré avec succés.

Cliquez sur le bouton Suivante pour passer à la seconde étape.

18.1.2 Contrôle et envoi du fichier de liaison

Cliquez sur le bouton Visualiser le fichier de liaison, pour contrôler le fichier généré.

Cliquez sur le bouton Maintenant pour envoyer le fichier.

Cliquez sur le bouton Terminer pour envoyer le fichier.

Important : pour l’envoi du fichier budget au format Indigo sur le portail dgfip, vous devez utiliser les anciens codes Indigo.

Dans le cadre prévision budgétaire à transférer cochez l’option correspondant à ce que vous devez transférer :

Nouvelles prévisions si vous aviez déjà transmis les reports en trésorerie.

Toutes les prévisions si vous n’avez encore pas

transmis de fichier en trésorerie.


19 Mandatement des subventions

Un assistant du logiciel vous permet de générer les engagements ou les mandats liés aux échéances des subventions

versées.

Le mandatement peut se faire :

Pour un budget donné ou pour tous les budgets de la collectivité ou de l'établissement ; Par organisme ou par échéance.

Pour mandater les échéances, vous devez suivre la procédure ci-dessous.

Bureau Modules complémentaires > Bloc Engagements donnés > Option Mandatement des échéances.

Le logiciel lance l’assistant de mandatement des échéances.

19.1.1 Choix des opérations

Cette première étape vous permet de choisir le périmètre d'engagement ou mandatement des échéances.

Indiquez obligatoirement sur quel exercice doivent être générés les mouvements. Sélectionnez le budget.

Indiquez si vous souhaitez engager ou mandater les échéances des subventions versées.

Dans le cas du mandatement, précisez si necessaire, la période à prendre en compte pour les échéances.

Si vous n'indiquez rien comme date de début et fin de période, le logiciel prend alors en compte tout l'exercice

(du 01/01 au 31/12).

Indiquez le regroupement que vous souhaitez effectuer pour les mouvements :

Mandat ou engagement par organisme.

Mandat ou engagement par échéance. Si nécessaire, indiquez si vous souhaiter traiter :

Tous les engagements donnés. Seulement ceux en prélèvement automatique.

Seulement ceux sans prélèvement automatique.

19.1.2 Sélection des échéances

Cette étape permet de sélectionner les échéances pour lesquelles des mouvements comptables doivent être générés.

Cochez la case Sélection des échéances à retenir.


Notez que : Les échéances non encore engagées ou mandatées sont automatiquement sélectionnées dans la

liste.

19.1.3 Imputations

Cette étape s’affiche seulement si vous devez compléter les comptes, fonctions ou éléments analytiques lorsqu'ils ne sont

pas présents ou de les corriger lorsqu'ils sont incorrects.

Inscrivez la valeur corrigée dans la zone Remplacer la valeur par, pour chaque ligne d'exécution qui pose

problème. Le logiciel indique le type d'information à modifier (compte ou fonction ou élément analytique) et la valeur incorrecte qu'il faut modifier.

La case Report des modifications sur les fiches des engagements donnés permet, si vous la cochez, de

répercuter les nouvelles valeurs que vous venez d'indiquer sur la fiche de chaque engagement donné concerné.

Lors du prochain mandatement, vous n'aurez donc pas à recorriger ces valeurs. Les modifications portant sur les éléments analytiques (liés à des clés analytiques) ne peuvent être reportées automatiquement sur les clés

analytiques. Si vous ne souhaitez pas recorriger les valeurs des éléments analytiques lors du prochain mandatement, vous devez effectuer les modifications directement sur les clés analytiques concernées (Bureau

Organisation bloc Analytique option Clés analytiques).

19.1.4 Complément des liquidations

Complétez, si besoin, les informations nécessaires à la création des liquidations : objet ; adresse ; pièces justificatives.

19.1.5 Références en trésorerie

Cette étape n'apparaît que dans le cas où les échéances sont prélevées d'office. La liste affiche les échéances liées à des

subventions pour lesquelles la case Prélèvement d'office a été cochée.

Pour chaque ligne, précisez la référence en trésorerie.

19.1.6 Récapitulatif

Cette étape affiche la liste des mouvements comptables qui vont être générés.

Vérifiez les mouvements comptables.

Cliquez sur le bouton Terminer pour générer les mandats ou les engagements.