8/17/2019 Fiche Technique Plato - La Conduite de Reunion

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FICHE TECHNIQUE La conduite de réunion

« L’entreprise ne dépend que deshommes qui la compose »

1 – La conduite de réunion : un savoir être avant tout

La conduite de réunion est avant tout basé sur le savoir être !

Chacun de nous traite l’information différemment. Chacun perçoit la réalité depuis sa « fenêtre », à partir de son propresystème de fonctionnement cérébral. Aussi, il est particulièrement important de bien appréhender son propre mode de penséeet celui des autres pour éviter les incompréhensions.

Il existe 4 types de profil :

- L’esprit rationnel : analytique et basé sur les faits.La conduite de réunion l’amènera à se poser la question du contenu : quoi ? 

- L’esprit pratique : directif, planificateur, organisateur et basé sur les détails de l’action.La conduite de réunion l’amènera à se poser la question de l’organisation : comment ?

- L’esprit communicatif : social, émotionnel, empathique et basé sur les sentiments.La conduite de réunion l’amènera à se poser la question de l’animation : qui ?

- L’esprit imaginatif : conceptuel et basé sur l’avenir.La conduite de réunion l’amènera à se poser la question des objectifs : pourquoi ?

Dans une relation, il est important de se connaître soi même mais aussi de savoir comment fonctionne les autres pour que ledialogue, la réunion trouve son sens.

2 – Conduire une réunion : contenu, organisation, animation, objectifs

Conduire une réunion revient à fonctionner en « cerveau total » c'est-à-dire être à la fois rationnel, pratique, communicatif etimaginatif. Autrement dit, l’animateur devra être en mesure de répondre à toutes les composantes qui permettent de garantirle succès son succès.

2-1- Le contenu : quoi ?

- Points à traiter ?,- Résultats à atteindre ?,- Aspects techniques ?,- Informations précises à diffuser ?,- Documents à remettre ?,

- Décisions à prendre .

2-2- L’organisation : comment ?

- Ordre du jour détaillé,- Convocations,- Date, lieu, horaire, durée,- Aménagement de la salle,- Matériel à préparer, check-list,- Compte rendu (qui fait quoi ?).

2-3- L’animation : qui ?

- Qui participe ?,

- Quels sont les rôles ?,- Qui informer ?,- Place des participants ?,- Quel est le profil du groupe ?,- Qui fait le compte rendu ?.

1- La conduite de réunion : un savoir être avant tout,2- Conduire une réunion : contenu, organisation,

animation, objectifs,3- Les types de réunion,4- Quelques techniques à appliquer.

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2-4- Les objectifs : pourquoi ?

- Points de sortie et finalité :- Contexte ?,- Objectif central ?- Attente des acteurs ?- Questions en suspens ?

3 – Les types de réunion

3-1- Le brainstorming

Les principes :

- Se rappeler l’objectif,- Faire disparaître la notion de hiérarchie,- Eviter la critique, le jugement,- Laisser les idées fuser, toutes les idées sont bonnes,- Impliquer tout le monde (= tout le monde parle !),- Favoriser la décontraction,- Respecter les autres.

Quand conduire ce type de réunion ?

- Réunion de projet,- Remobiliser le groupe,- Conception de nouveau(x) produit(s),- Aborder la stratégie,- Résoudre des problèmes,- Rechercher des idées en général et favoriser la créativité.

Comment préparer et exploiter un brainstorming :

- Fixer l’horaire,- Sortir les idées fortes,- Un outil indispensable : LE PAPERBOARD !!!

3-2- Informations descendantes : les informations à faire passer…

Préparation :

- Convocation,- Définir un ordre du jour,- Se tester sur une personne de confiance,- Préparer les documents, les supports de présentations, les outils,- Préciser les règles du jeu,- Préciser le BUT !

Objectif :

- Réunion courte et percutante,

- Centrée sur l’objectif,- Gérer les conflits,- Gérer l’énergie,- Bien terminer la réunion en laissant une image positive.

Question : comment chercher le point d’accord lors d’un conflit ?- « Botter en touche » et en reparler par la suite. Mais préciser que l’objection est bien prise en compte,- Appliquer la méthode Québécoise : « on lève la main » pour interrompre le conflit,- Rester neutre, faire en sorte de dire que personne n’a tord et évoquer le problème hors de la réunion.

Une règle importante :« Les compliments se font en public et les reproches en privé »

NB : importance de la reformulation :« si j’ai bien compris, vous avez dit…….. » pour clarifier la situation par rapport à ce que l’interlocuteur a dit et valider avec luique l’on est bien en phase.

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 3-3- Information remontante

Exemples : réunion de chantier.

L’objectif consiste à être informé de ce qu’il se passe sur le terrain :

  qu’est ce qui va ?  qu’est qui ne va pas ?

NB : définir une périodicité pour chaque réunion de service (qualité, production, commercial,…).

NB : important de renvoyer vers les autres, demander l’avis des autres, les faire participer.Impliquer le personnel à la réflexion est un moyen de fédérer, de donner de l’importance aux autres, de faire preuve dereconnaissance et de les associer à la vie de l’entreprise.

3-4- Echanges

Ces réunions consistent à mettre à niveau l’information. Elles sont très différentes du brainstorming dont la vocation est desusciter la créativité.

L’animateur doit tirer les conclusions et vérifier l’acquis du groupe en terme d’informations.

Piège à éviter : stériliser le groupe.

Question : gestion de conflit dans une réunion d’échanges ?

Il faut donner de l’importance aux 2 points de vues. Mais la solution ne doit pas se trouver en réunion. Il faut l’évoquerindividuellement.Issue possible : la sanction

3-5- Réunion de décision

« Je vais prendre en compte vos avis mais je vais décider »

Ces réunions ont pour objet de consulter avant de décider et de permettre au décideur d’avoir toutes les cartes en main pourprendre une bonne décision.

Autre formulation : « j’ai des idées mais je ne sais pas si elles sont bonnes. Je veux avoir votre avis ».

3-6- Les facteurs dérangeants

- Respect des horaires (timing,…),- Intendance,- Les breaks,- Le bavard,Un moyen de réponse : le si lence.- L’agressif,- Les apartés,- Le négatif,Un moyen de réponse : le prendre à part.- Le muet,Un moyen de réponse : l’interpeller.- Le téléphone,- L’inattentif,Un moyen de réponse : le regard, l’interpellation, le recadrage.

- La discorde,- La discussion stérile / hors sujet,- La disposition de la salleElle doit être aménagée en fonction du type de réunionExemple : le pupitre lors d’une réunion d’information descendante, la table en U dans une réunion d’échanges.

4 – Quelques techniques à appliquer

- La reformulation« Si j’ai bien compris,… ».

- Le respect, l’écoute,

- Associer les participants, renvoyer systématiquement vers le groupe : « qu’en pensez vous ».

Cette question va procurer un sentiment de participation du groupe.

- Technique du silence pour susciter l’échange,

- S’il existe des différences de point de vue : « je comprend ta décision, mais…. ».La confiance est établie même si les avis sont différents (LE RESPECT).