Formation des nouveaux gestionnaires 19 septembre 2013 Denis Jagu, Myriam Lesellier

Formation des nouveaux gestionnaires

19 septembre 2013Denis Jagu, Myriam Lesellier

1. Les grands principes budgétaires et leur mise en œuvre dans l’EPLE

2. La contexture budgétaire3. L’articulation entre les recettes et les

dépenses4. L’exécution budgétaire5. Les nouveautés introduites par la RCBC

Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 19/9/2013

La « comptabilité » est un ensemble de techniques qui servent à décrire une réalité financière

La « comptabilité publique » est un ensemble de règles de droit, partie du droit public



Utilise un certain nombre de techniques comptables, la plupart très simples

Dans un environnement juridique précis (la comptabilité publique)

Dans un univers professionnel particulier (L’EPLE)


L’annualité, l’unité, l’universalité, la spécialité, la sincérité et l’équilibre

La séparation de l’ordonnateur et du comptable


Le budget constitue une autorisation de percevoir des recettes et d’engager des dépenses

Cette autorisation est limitée dans le temps

La durée de cette autorisation est l’année civile


Le budget est en « droits constatés »

Tous les droits acquis au cours d’un exercice doivent faire l’objet d’un titre de recettes au cours de cet exercice

Toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de l’exercice auquel elles se rattachent

(art. R421-67 et R421-73 du code de l’éducation)


Toutes les dépenses et toutes les recettes sont présentées sur un document unique

Cela ne s’oppose pas à des regroupements, par sections ou service, généraux ou spéciaux

Cela n’interdit pas les budgets annexes


Toutes les recettes viennent indistinctement financer toutes les dépenses

On ne peut pas affecter une recette précise à une dépense précise (principe de la non affectation)

On ne peut pas diminuer le montant d’une dépense par le montant d’une recette (principe de la non contraction)


Cette règle connaît une exception qui, dans les EPLE, a une importance fonctionnelle et financière majeure: les ressources spécifiques, dont les ressources affectées


Les crédits ouverts au budget d’un service ne peuvent pas être affectés à d’autres services

Un établissement ne peut recevoir de mandat pour des activités totalement étrangères à sa mission


Les quatre principes précédents perdraient tous leur sens si les prévisions de recettes et de dépenses n’étaient pas sincères

Une sous évaluation ou une sur évaluation fausserait l’équilibre

Les recettes et les dépenses sont donc évaluées le plus précisément possible, compte tenu des éléments d’information disponibles


Les recettes doivent couvrir l’ensemble des dépenses

Le total des dépenses ne peut pas excéder le total des recettes

Le principe d’équilibre ne s’oppose pas à ce qu’un budget soit présenté en déséquilibre, couvert par le fonds de roulement (il s’agit d’un déséquilibre voulu, financé et autorisé)


En comptabilité publique, la réalisation des opérations de recettes et de dépenses est confiée exclusivement à deux personnes: l’ordonnateur et le comptable

Les deux fonctions sont incompatibles

La dualité des fonctions garantit l’honnête utilisation des deniers publics


Dans les EPLE, cette séparation est organisée selon un système particulier

Elle place le gestionnaire comptable, mais aussi le gestionnaire matériel, dans une situation originale, en regard des autres administrations publiques.


Le budget initial Les modifications apportées au budget en

cours d’exercice La section de fonctionnement et la section

d’investissement Les services généraux Les services spéciaux Les réserves Les domaines et les activités Les comptes du Plan Comptable Général L’état prévisionnel de la commande

publique


La réforme du cadre budgétaire et comptable (RCBC) a modifié considérablement la contexture budgétaire à compter du 1/1/2013

Instruction codificatrice M9.6 Evolution de l’outil GFC


Le budget initial décrit toutes les prévisions de recettes et de dépenses de l’exercice à venir

Son vote par le conseil d’administration est un acte politique majeur (il matérialise l’autonomie de fonctionnement de l’EPLE)

Il est voté au niveau du service Exécutoire 30 jours après sa réception au

représentant de l’Etat, à la collectivité de rattachement et à l’autorité académique


Elles viennent tout au long de l’exercice modifier le volume et/ou la structure du budget

Parce que des recettes ou des dépenses nouvelles se font jour

Parce qu’une manière d’exécuter une dépense apparaît mieux appropriée que celle qui avait été prévue

Parce que des programmes d’activités sont modifiés

Parce que des subventions affectées sont attribuées,…


Les décisions de l’ordonnateur (DO) Virement à l’intérieur d’un service Ne modifient pas le montant des crédits ouverts

Les décisions budgétaires modificatives (DBM) non soumises au vote du CA Ressources nouvelles spécifiques, reconstatation

des produits scolaires, amortissements Modifient le montant des crédits ouverts à un

service mais ne modifient pas la structure du budget

Les DO et les DBM sans vote Sont immédiatement exécutoires Sont présentées pour information au prochain CA


Les décisions budgétaires modificatives (DBM) soumises au vote du CAVirement entre les services, ressources

nouvelles non-spécifiques, prélèvement sur le fonds de roulement

Modifient la structure du budgetExécutoires 15 jours après accusé de

réception des autorités chargées du contrôle


La section de fonctionnement est formée des services généraux et des services spéciaux

La section d’investissement (section des opérations en capital) est réservée aux dépenses immobilisables et à leur financement (plus de 800 € HT)


Le service général correspond en dépenses et en recettes au fonctionnement courant (activités pédagogiques, vie de l’élève, administration et logistique)

Les services spéciaux décrivent, en recettes et en dépenses, des activités ou des missions particulières (bourses nationales, service de restauration et d’hébergement, mutualisations)

Les service général et certains services spéciaux ont des réserves


De dépenses et de recettes Au nombre de 3:

Activités pédagogiques (AP): enseignement général et technologique, formation continue, apprentissage, périodes de stages en entreprise, voyages scolaires, sorties éducatives, projets pédagogiques

Vie de l’élève (VE): amélioration de la vie des élèves et des étudiants, santé et citoyenneté, aides sociales (hors bourses nationales)

Administration et logistique (ALO): viabilisation, fonctionnement, entretien général, administration générale, sorties d’inventaire, amortissements, provisions

Leurs frontières peuvent poser des questions (auxquelles il faut apporter des réponses sous forme de choix)Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier,

19/9/2013

De dépenses et de recettes Distincts des activités principales de

l’établissement Au minimum au nombre de deux

Bourses nationales (SBN): exclusivement ces bourses, ni bourses départementales, ni fonds sociaux

Restauration et hébergement (SRH) s’il n’est pas géré en budget annexe

D’autres peuvent être créées facultativement

Mutualisations, besoin spécifique d’indentification d’une activité,…


Un service unique: les opérations en capital (OC)

Pour les acquisitions supérieures à 800 € -les immobilisations- (en dépenses) et leur financement (en recettes)


Les réserves (du service général et des services spéciaux qui en sont dotés) sont formées par les excédents de recettes sur les dépenses des années antérieures.

Elles sont un élément du patrimoine de l’établissement

Certains services spéciaux n’ont pas de réserves Parce qu’ils doivent couvrir leurs charges par leurs

produits et sont donc toujours en équilibre (ex. bourses nationales)

Certains services spéciaux ont des réserves parce qu’ils assurent une vente de prestations (ex.

restauration et hébergement, mutualisations) Les réserves sont une réalité comptable mais ne

sont plus un indicateur budgétaire; elles ne sont plus égales au fonds de roulement


Sont les échelons inférieurs de description budgétaire

Permettent d’identifier ou de regrouper toutes les dépenses et les recettes que l’établissement souhaite identifier

Sont censés s’articuler avec le projet d’établissement et le contrat d’objectifs


Sont libres de définition (ils peuvent varier considérablement en nombre et en objet suivant les établissements)

Sont obligatoires en dépenses et facultatifs en recettes

N’apparaissent pas en comptabilité générale


Sont l’échelon le plus fin Composés de 9 caractères

alphanumériques Commençant par 0 lorsqu’ils sont créés

l’établissement Commençant par 1 lorsqu’ils correspondent à

une activité définie par l’Etat et que celui-ci l’a défini

Commençant par 2 lorsqu’ils correspondent à une activité définie par la collectivité de rattachement et que celle-ci l’a défini

Les 4 caractères suivants dépensent du financeur, les 4 derniers de l’établissement


CODES ACTIVITE ETAT.xls

CODES ACTIVITE CG14.xls


budget sellier.pdf

malherbe rcbc projet.xlsx


Petit rappel sur les classes de compte En dépenses, le compte de classe 6

n’apparaît qu’au moment de la liquidation; il n’existe pas au budget

En recettes, le compte de classe 7 est mentionné au budget (et les domaines et –rappel - activités sont facultatifs

Quelques exemples


• En cours de disparition

• Classe les dépenses selon une nomenclature par nature définie par l’établissement et selon les procédures d’achat du code des marchés publics

• Poursuivait un double objectif:

• satisfaire à l’obligation légale faite à tout acheteur public de définir ses besoins, de les évaluer et de les organiser dans le respect des principes de la commande publique (art.5 du CMP)

• autoriser le chef d’établissement à signer les marchés figurant sur cet État Prévisionnel sans avoir à réunir le conseil d’administration (art R421-20 du code de l’éducation): supprimé par la RCBC

• Devrait être remplacé par un état des marchés, contrats et conventions (EMCC) suivi dans GFC et présenté avec le budget initial

• Une autorisation annuelle de signer les marchés d’une durée inférieure à un an et d’un montant inférieure aux seuils de la commande publique formalisée est maintenant présentée tous les ans au CA (délégation prévue par l’art. L 421-20 du code de l’éducation)


Le cas particulier du service annexe d’hébergement

Les ressources affectées L’articulation entre les services et les

chapitres La mécanique des réserves L’articulation entre les services et les

réserves Les documents budgétaires dans GFC


Établit un lien particulier entre les recettes et les dépenses

Varie d’un département ou d’une région à l’autre depuis les derniers transferts de compétences (acte II de la décentralisation)

Exemples


Les ressources affectées sont issues d’un engagement contractuel ou conventionnel

Elles ne sont acquises qu’à hauteur des dépenses effectivement réalisées

Exemples


articulation dépenses recettes.doc



articulation services et réserves.doc


Les états du budget

L’historique d’ouverture des crédits

L’historique des prévisions de recettes


Les phases de la dépense Les phases de la recette Les opérations de rectification Les opérations avant ordonnancement Les pièces justificatives Les outils de suivi dans GFC


L’engagement

La liquidation

L’ordonnancement (le mandatement)

Le paiement


La liquidation

L’ordonnancement

Le recouvrement


D’un mandat: l’ordre de reversement D’une recette: l’ordre d’annulation ou

de réduction de recette Servent à rectifier des erreurs de

liquidation Les réimputations servent à rectifier des

erreurs de services ou de comptes en dépenses et en recettes


Les dépenses avant ordonnancement (également appelées sans ordonnancement préalable), sont réservées strictement à des opérations particulières (dépenses urgentes, loyers, menues dépenses, certaines dépenses sur contrats,…)

Il existe aussi des recettes avant ordonnancement (tickets repas, objets confectionnés,…)


Certaines dépenses peuvent être faites avant service fait: abonnements, loyers, avances, achats d’ouvrages, dépenses de voyages,…

Leur liste est également strictement réglementée


Certaines dépenses peuvent être à la fois sans ordonnancent préalable et avant service fait: abonnement eau, EDF, …


les justifications de la dépense sont précisément et limitativement énumérées; leur fourniture est indispensable

Les justifications de la recette explicitent la liquidation

Le contrôle de ces pièces incombe au comptable


La situation des dépenses engagées

La situation des recettes

Les listes et les historiques

Petite démonstration


5.1 les amortissements 5.2 les provisions 5.3 la capacité d’autofinancement (CAF) 5.4 le fonds de roulement (FdR)


Constat de la diminution d’année en année de la valeur des immobilisations (acquisitions > 800 €)

Sont une dépense Lorsque l’immobilisation a été acquise au

moyen d’une subvention, on amortit également son financement (la « neutralisation de l’amortissement »), qui est une recette

Implique qu’un tableau des durées d ’amortissements ait été voté en CA

Code d’activité prédéfini dans GFC Exemples Conséquences sur le résultat, la capacité

d’autofinancement et le fonds de roulementPrincipes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier,

19/9/2013

Pour répartir des risques et des charges sur plusieurs exercices

Doivent résulter d’un évènement survenu au cours de l’exercice

Doivent être probables et estimées approximativement

Sont une dépense Code d’activité prédéfini dans GFC


Surplus monétaire dégagé par la différence entre recettes encaissables et dépenses encaissables, cad ignore les opérations d’ordre comme les amortissements ou les provisions

CAF = résultat – (amortissements + provisions – neutralisation amortissements)

Lorsque la CAF est d’un montant négatif, on parle d’insuffisance d’autofinancement (IAF)

Dans un établissement qui a mobilisé ses réserves dès le budget initial, par exemple pour financer sa dotation aux amortissements, l’IAF est une situation normale (déficit programmé)

Est un indicateur majeur du budgetPrincipes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier,

19/9/2013

Différence entre les emplois stables et les ressources stables

Fonds de roulement = réserves + (somme des amortissements + somme des provisions – somme des neutralisations des amortissements)

Variation du fonds de roulement = CAF ou IAF - déficit de la section d’investissement

Est un indicateur majeur du budget

Exemple: pièce B1.3 Malherbe.pdf


Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Code de l’éducation

Instruction codificatrice M9.6 (3 tomes et annexes)


Décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 modifiant le code général des collectivités territoriales (annexe à l’art. D 1617-19 du CGCT, liste des pièces justificatives de la dépense)

Et/ou instruction codificatrice n° 07-024 M0 du 30 mars 2007 (même contenu que ci-dessus, mais commenté)


Instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses (paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable)

« La gestion des établissements scolaires locaux du second degré », J. GAVARD et autres, édition Berger-Levrault


Site de la DAF: idaf.pleiade.education.fr (utilisateur: ven, mot de passe: zen)

Site de l’ESEN: www.esen.education.fr


Documents

Formation des nouveaux gestionnaires 19 septembre 2013 Denis Jagu, Myriam Lesellier