Formation propriétaires de collection de sites CORE

21/04/23 V1.0 – Décembre 2012 1

SOMMAIRE

•Collection de sites, sous-sites et contenu•Les Listes•Les bibliothèques de documents•Les pages•La Navigation•La gestion des autorisations

21/04/23 Formation Support Pilotes 2

Collection de sites, sous-sites et contenu

Objectifs de la séquence :Connaitre la structure des espaces Core, gérer les sous-espaces

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STRUCTURE APPLICATIVE DE SHAREPOINT

• 1 site collection regroupe des sites (0..n sous espaces)

• 1 site contient des listes– Bibliothèques de documents– Liste de contacts– …

• 1 liste contient des métadonnées (Fields) qui sont disponibles pour l’ensemble des éléments (documents, données) de cette liste.

• 1 liste peut contenir jusqu’à 30m d’éléments

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SharePoint Sites Vs. Site CollectionsSite Collection

Sites

Sub-sites

Une collection de sites est un bloc indivisible composé de sites et sous-sites.

Links

A

I II

a b c

1 2 3 4

A

I III

c b

23 5

Changing organization involves

changing the links and taxonomyTaxonomy:

A..I….a……1……2….b ..II….c……3……4

Taxonomy:A..I….c……3……2….b …...5..III

Les collections de sites sont faciles a ré0rganiser

Service Offering Site vs. Site Collection

Portail d’entreprise

Collection de sites

Unité Collection de sites

Equipe Collection de sites

Réseau Collection de sites

Projet Collection de sites

Mon site Collection de sites

•Créer des sous sites au lieu d’une nouvelle collection de sites peut être préférable lorsque les deux sites partagent les mêmes :

•Navigation•Parametrages•Types de contenus•Workflow•Look and feel (apparence)

• En général, il est préférable d'éviter une hiérarchie profonde au sein de collections de sites. Une hiérarchie « en rateau » de collections de sites se révélera etre bien plus souple, maniable, et évolutive.

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EXEMPLE DE HIÉRARCHIE APPLICATIVE DANS SHAREPOINT

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STRUCTURE D'UN ESPACE COLLABORATIF

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RSS

Home

Organisation

Mission

COPIL

Liens

Liens

Tâches

Documents partagés

Annonces

Forum

Blog

Wiki

EnquêtesCalendrier

Référentiel documentaire

QUE CRÉER

21/04/23 Formation Support Pilotes 8

FiltreFiltre

CatégoriesCatégories

ContenuContenu

QUE CRÉER 1/2

• Bibliothèque

• Liste

• Page

21/04/23 Formation Support Pilotes 9

QUE CRÉER 2/2

• Site

21/04/23 Formation Support Pilotes 10

QUELQUES MODÈLES DE SITES INTÉRESSANTS

Icône Nom Description

Site d’équipe Espace collaboratif, avec calendrier, bibliothèque de document, forum, annonce et tâche

Espace de travail de document

Espace collaboratif simple, orienté sur la collaboration documentaire

Blog Site permettant à une personne ou un groupe de publier des articles

Site de travail de groupe

Site permettant la réservation de ressources ou l’affectation de personnes sur des tâches

Wiki d’entreprise Un modèle de site wiki

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CRÉER UN NOUVEAU SITE (SOUS SITE OU SOUS ESPACE)Pour créer un site,

1.Se positionner sur le site sur lequel vous souhaitez créer votre sous-site

2.Cliquer sur Actions du site > Créer un site Une nouvelle page apparaît.

3.Choisir le modèle de site

4.Remplir les champs suivants ou cliquer sur Plus d’options:• Titre : saisir le titre du site• URL : saisir l’url. Attention: pas d’espace entre 2 mots, ni de caractères

spéciaux • Description (facultatif)• Sélectionner le modèle de site• Autorisations des utilisateurs (les mêmes que le site parent en

général)• Utiliser la barre de liens du site parent (répondre oui en général)

5. Valider OK

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GÉRER LES PARAMÈTRES D’UN SITE

• Action du site Paramètres du site

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SUPPRIMER UN SITE

• Se positionner dans le site• Actions du site Paramètres du site• Vérifier que l’on se trouve bien dans le site qu’on souhaite

supprimer

• Supprimer ce site

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Les Listes

Objectifs de la séquence :Créer, modifier, paramétrer et supprimer des listes Core

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LES DIFFÉRENTES LISTES

• Les listes pré-définies

• Les liste personnalisées

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CRÉER UNE LISTE

• Actions du site Autres Options Filtrer sur « Listes » Sélectionner le type de liste Donner un nom à la liste Créer

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MODIFIER UNE LISTE

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CRÉER UNE LISTE PERSONNALISÉE (1/5)

• Etape 1 : Créer une liste de type « Liste personnalisée »(*Le nom de la liste ne doit comporter ni espaces, ni accents)

• Etape 2 : Renommer si besoin la listeOnglet « Liste » « Paramètres de liste » (La liste garde la même URL)

• Etape 3 : Renommer la 1° colonne (Facultatif)

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Cliquer sur le nom de la colonne

CRÉER UNE LISTE PERSONNALISÉE (2/5 )

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• Etape 4 : Définir des colonnes personnalisée

CRÉER UNE LISTE PERSONNALISÉE (3/5)

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• Etape 5 : Créer des affichages (facultatif)

Nom : Donner un nom à cet affichage et cocher la case si vous souhaitez définir cet affichage comme l’affichage par défaut

Audience : Définir si cet affichage est personnel ou public

Colonnes : Cocher les colonnes que vous souhaitez afficher et redéfinir l’ordre d’affichage

Trier : Trier les valeurs dans les colonnes si besoin (par ordre croissant ou décroissant)

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CRÉER UNE LISTE PERSONNALISÉE (4/5)

CRÉER UNE LISTE PERSONNALISÉE (5/5 )

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Filtrer : Filtrer les valeurs dans les colonnes si besoin

Grouper par : Regrouper si besoin les données selon un critère (colonne)

Limitation des éléments : Nombre d’éléments à afficher par page

SUPPRIMER UNE LISTE

• Onglet « liste » « Paramètres de liste »

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Vérifier ici qu’il s’agit bien de la liste qu’on souhaite supprimer

Les bibliothèques de documents

Objectifs de la séquence :Créer, modifier, paramétrer et supprimer des bibliothèques de documents dans Core

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CRÉER UNE BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS

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1.Cliquer sur Actions du site > Nouvelle bibliothèque de documents

Une pop-up s’ouvre.

2.Donner un nom à cette bibliothèque (à la création, le nom ne doit comporter ni accents, ni espaces), une description (facultatif)

3.Définir les options :•Navigation : cochez « oui » si vous souhaitez afficher le lien direct vers la bibliothèque dans la navigation de gauche,•Document Historique des versions: cochez sur « oui » si vous souhaitez activer le versionning des documents

•Modèle de document: sélectionner le modèle de document à créer par défaut dans la bibliothèque

4.Cliquer sur « Créer » (voir la suite dans le transparent suivant)

PARAMÉTRER UNE BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS

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Les menus de la bibliothèque sont disponibles via «Outils de bibliothèque »

L’onglet « Documents » permet de :•Créer un nouveau document à partir du modèle choisi (voir transparent précédent)•Télécharger un (ou plusieurs) nouveau document•Créer un dossier pour ranger les documents

L’onglet « Bibliothèque» permet de :•Paramétrer la bibliothèque (Modifier le nom, changer ou créer un nouvel affichage, créer de nouvelles colonnes, ..)•Accéder à des fonctionnalités utiles telles que synchroniser avec Outlook, envoyer un document par mail, etc.

CRÉER UNE COLONNE DANS UNE BIBLIOTHÈQUE

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1.Cliquer sur Créer une colonneUne nouvelle fenêtre apparaît.

2.Donner un nom, par exemple « Présentations » 

3.Sélectionner le type d’informations figurant dans cette colonne, par exemple « choix  »

4.Valider OK

CRÉER UNE COLONNE DE TYPE « RECHERCHE »

• Une alternative aux colonnes de type « choix », pour les choix nombreux et/ou évolutifs, est la colonne de type recherche.

Le principe est de créer une liste (préconfigurée ou personnalisée) et demander à Core d’afficher une colonne qui « recherche » dans cette liste.

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Dans la bibliothèque de documents, créer une colonne de type recherche

Indiquer dans quelle liste chercher les valeurs

Indiquer quelle colonne afficher dans la liste déroulante

Etape 1 : Créer la liste dans laquelle on va rechercher

Etape 2 : Dans la bibliothèque, créer une colonne de type recherche

SUPPRIMER UNE COLONNE

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Pour supprimer une colonne existante,

1.Depuis la bibliothèque de documents, cliquer sur Paramètres - Bibliothèque de documentsUne nouvelle fenêtre apparaît (on y trouve tous les paramètres de la bibliothèque !)

2.Cliquer sur la colonne à supprimer Une nouvelle fenêtre apparait.

3.Cliquer sur Supprimer tout en bas de la page

CRÉER UNE VUE (UN NOUVEL AFFICHAGE)

• Cette fonctionnalité est très utile ; elle permet au gestionnaire de site de créer plusieurs affichages, ou plans de classement, à une même bibliothèque.

• La vue est à privilégier par rapport au répertoire, car elle permet une gestion souple et dynamique de ces plans de classement.

• Les propriétaires de site peuvent créer de nouveaux affichages utilisables par tous

• Les collaborateurs d’un site ont la possibilité de créer des vues personnelles.

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CRÉER UN NOUVEL AFFICHAGE DANS UNE BIBLIOTHÈQUE (1/3)1.Cliquer sur Créer un affichageUne nouvelle fenêtre apparaît.

2.Sélectionner l’affichage que vous souhaitez :• Standard (un nouvelle affichage comme la

bibliothèque). Voir ci-dessous l’exemple.• Calendrier• Feuille de données• Gantt

L’affichage par défaut est « Tous les documents ».

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Nom : Donner un nom à cet affichage et cocher la case si vous souhaitez définir cet affichage comme l’affichage par défaut

Audience : Définir si cet affichage est personnel ou public

Colonnes : Cocher les colonnes que vous souhaitez afficher et redéfinir l’ordre d’affichage

Trier : Trier les valeurs dans les colonnes si besoin (par ordre croissant ou décroissant)

(Dans cet affichage, les derniers documents modifiés apparaissent en tête)

CRÉER UN NOUVEL AFFICHAGE (2/3)

CRÉER UN NOUVEL AFFICHAGE (3/3 )

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Filtrer : Filtrer les valeurs dans les colonnes si besoin

Grouper par : Regrouper si besoin les données selon un critère (colonne)

Cette option, est une alternative aux dossiers et sous dossiers et permet une gestion souple et dynamique des plans de classement

Limitation des éléments : Nombre d’éléments à afficher par page

SUPPRIMER UNE BIBLIOTHÈQUE

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1.Se positionner sur la bibliothèque, et cliquer sur Paramètres de la bibliothèqueUne nouvelle fenêtre apparaît.

2.Dans la colonne « Autorisations et gestion », cliquer sur Supprimer le composant bibliothèque de documents 

PARAMÈTRES BIBLIOTHÈQUE – PARAMÈTRES GÉNÉRAUX 1/2

• Titre, description et navigation– Permet de modifier le nom, la description– Afficher / Masquer la navigation gauche

• Paramètres de contrôle de version– Activer l’approbation de contenu– Versioning (Majeure / Mineure)– Visibilité des brouillons– Nécessité d’extraction / archivage du document

• Paramètres avancés– Activer la gestion des types de contenu– Modèle de document– Option d’ouverture des documents– Personnalisation de la fonction Send (bibliothèque transverse)– Disponibilité des dossiers– Recherche– Disponibilité offline– Activation du multimédia– Feuille de calcul– Ouverture de la boite de dialogue (Popup ou Inpage)

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PARAMÈTRES BIBLIOTHÈQUE – PARAMÈTRES GÉNÉRAUX 2/2

• Paramètres de validation– Formule de validation d’un document (ex.: =[Cout]<[CA])– Message utilisateur

• Paramètres des valeurs de colonnes par défaut• Paramètres d’évaluation

– Autoriser l’évaluation de document

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Les pages

Objectifs de la séquence :Gérer les pages d’un espace Core – Gérer les bibliothèques Wiki

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PRÉSENTATION DU RUBAN SHAREPOINT

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Quand vous ouvrez votre site SharePoint, vous voyez plusieurs icônes en haut à votre droite :

•Actions du site : bouton permettant de contribuer et d’administrer le site

• : raccourci pour remonter à un niveau supérieur dans l’arborescence

• : raccourci pour éditer la page

•L’onglet Parcourir : permet masquer le ruban

•L’onglet Page : affiche le ruban pour la gestion des pages

•L’onglet Publier : affiche le ruban pour gérer la publication des pages.

PRÉSENTATION DU RUBAN SHAREPOINT

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Si vous passez en mode édition d’une page (Actions du site > Modifier la page), 2 nouveaux rubans apparaissent, permettant de mettre en forme le contenu dans la page.

Si vous cliquez sur Format du texte, c’est le ruban « texte » qui apparaît. Les icônes dans le ruban sont similaires à celles de Word.

Si vous cliquez sur Insérer, c’est le ruban « insertion » qui apparaît, vous pouvez insérer des images, un fichier , une vidéo, un lien, un contenu SharePoint, etc.

CRÉER UNE PAGE SHAREPOINT

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Pour créer une page,

1.Se positionner sur le site sur lequel vous souhaitez rajouter une page

2.Cliquer sur Actions du site > Créer une pageUne nouvelle fenêtre apparaît.

3. Donner un nom à cette page. Attention ne pas mettre d’espaces entre les mots

4.Cliquer sur Créer

Vous arrivez sur la page en mode édition, vous pouvez commencer à contribuer sur cette nouvelle page puis l’enregistrer

Si l’onglet « Publier » apparait, il sera également nécessaire de publier la page pour qu’elle soit visible par les autres utilisateurs

PAGES DU SITE ET BIBLIOTHÈQUE DE PAGES WIKI

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Les pages d’un site sont enregistrées dans la bibliothèque « Pages du site ».C’est dans cette bibliothèque qu’est stockée la page d’accueil du site

Pour un usage de description de site, présentations… on utilisera cette bibliothèque

Si l’on souhaite utiliser les pages comme moyen de collaboration entre les membres du site, on privilégiera les Bibliothèques Wiki

Remarque : Il n’y pas de feuille de style ou modèle de page dans un Wiki

CRÉER UNE BIBLIOTHÈQUE DE PAGES WIKI

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Définition :

Un wiki permet à plusieurs personnes de partager des informations courantes dans un format facile à créer et à modifier. Vous pouvez également ajouter à votre bibliothèque des pages Wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens internes. Par exemple, si votre équipe crée un site wiki pour un projet, ce site peut stocker des conseils et des astuces dans une série de pages reliées les unes aux autres.

INSÉRER ET GÉRER DU CONTENU

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Pour importer du contenu de Word ou d’un site web dans la page,

1.Copier le texte Word ou d’un site web

2.Coller le texte dans le champ Contenu de la page (zone de contenu)

3. Cliquer sur HTML et sélectionner Convertir en XHTML

Le texte sera conforme au support web, dépollué du code « Word ».

INSÉRER UN CONTENU DANS LA PAGE

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1.Cliquer sur Liste existante La liste des composants apparaît

2.Cliquer sur Documents (par exemple) puis vérifier le lieu où il sera ajouté et cliquer Ajouter Il apparaît sur la page

LES WEBPARTS (COMPOSANTS WEB)

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Définition : Les WebParts sont de petites applications web qu’on peut insérer dans une page. Elles sont essentiellement utilisée pour afficher du contenu (la liste des derniers documents, un calendrier, mes tâches, une vidéo….

LES WEBPARTS

• Paramétrage des composants WebPart– Une fois ajouté, modifier le composant pour le paramétrer

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PARAMÉTRAGE DES COMPOSANTS WEBPART

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Choisir un affichage existant, ou modifier l’affichage directement ici (Modifier l’affichage actuel)

Définir la barre d’outil

Modifier le titre

La Navigation

Objectifs de la séquence :Configurer la navigation d’un espace Core

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PRÉSENTATION DE LA NAVIGATION

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Navigation actuelle, elle peut afficher les éléments du niveau actuel, telles les pages, listes et bibliothèques.

Navigation actuelle, elle peut afficher les éléments du niveau actuel, telles les pages, listes et bibliothèques.

Navigation globale,Elle peut afficher les sous-sites

Navigation globale,Elle peut afficher les sous-sites

GÉRER L’AFFICHAGE DES LISTES ET BIBLIOTHÈQUES DANS LA NAVIGATION ACTUELLE

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Pour gérer l’affichage à gauche des listes et bibliothèques

MODIFICATION DE LA NAVIGATION

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Pour modifier la navigation,

1.Cliquez sur Actions du site > Paramètres du site Une nouvelle page apparaît.

2.Cliquez sur Navigation  Une nouvelle page apparaît. C’est la page d’administration

de la navigation

Depuis cette interface :

Vous pouvez décider de ne pas afficher les sous-sites et les pages,

Vous pouvez cacher des sites et des pages ou rajouter des liens (voir slides suivants)

Mettre des audiences …

MODIFICATION DE LA NAVIGATION

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1 - Se positionner sur le type de navigation que l’on souhaite modifier

2 – Ajouter un lien ou un titre

GÉRER L’AFFICHAGE DES SITES ET SOUS SITES DANS LA NAVIGATION GLOBALE

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Titres

Liens

On peut rajouter des liens vers des sites Extérieurs à Core

On peut rajouter des liens un affichage de liste

On peut masquer des sous sites

Remarque : Toutes ces opérations peuvent également être effectuées dans la navigation actuelle (Gauche)

La gestion des autorisations

Objectifs de la séquence :Gérer les différents groupes d’accès à un espace Core et leurs autorisations

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NIVEAUX D’AUTORISATION

• L’autorisation est différent de l’authentification.

Avant d’accéder à un site SharePoint vérifie votre identité (login/password) puis ce à quoi l’utilisateur à accès (autorisation).

• Authentification réponds à la question: Qui suis-je ?

• Autorisation réponds à la question : A quoi ai-je accès ?

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NIVEAUX D’AUTORISATION

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Niveaux d’autorisation le plus fréquemment utilisés :-« Contrôle total » Réservé aux propriétaires de site-« Collaboration » Accès en écriture-« Lecture » Accès en lecture

LES GROUPES DE SÉCURITÉ

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Groupes de sécurité le plus fréquemment utilisés :- Propriétaires - Membres- Visiteurs

Ne pas supprimer

Toute personne autorisée à accéder à l’espace Core est dans un groupe de sécurité

CRÉATION DE GROUPES DE SÉCURITÉ

Afin de gérer, organiser la population qui va accéder au site Core et éventuellement leur donner des droits différentiés selon les sous-sites, bibliothèques…, il est possible de créer de nouveaux groupes

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Définir le nom du groupe

Groupe de personnes qui aura le droit de gérer ce groupe (En général propriétaires)

Définir le niveau d’autorisation par défaut à accorder à ce groupe

PRINCIPE D’HÉRITAGE

• A la création d’un sous site, il est possible de :Utiliser les mêmes groupes que le site parent (Conservation de l’héritage)

Définir des groupes propres au nouveau site (Casser l’héritage)

• La notion d’héritage est présente sur l’ensemble des éléments d’une application SharePoint : Collection de Site > Site > Listes > Eléments de la liste.

21/04/23 Formation Support Pilotes 60

CAS D’EXEMPLE

Acteurs Doc. Privé Doc. Public Doc. Projet

Administrateurs A A A

Collaborateurs / C C

Visiteurs / L /

Co.Pil C C C

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Groupe Owner

Groupe Co.Pil

Groupe Visiteurs

Groupe Collaborateur

SiteSite

PubPub

PrivPriv

ProjProj

Proprio Collab. Lecture Collab.

Proprio Collab.

Proprio Collab. Collab.Proprio Collab. Lecture Collab.

Proprio Collab. Lecture Collab.

Proprio Collab. Lecture Collab.

.

MATRICE DES DROITS (RACI)

• Un RACI est un outil permettant de décrire les rôles et responsabilités de chaque groupe d’acteurs dans une collection de sites sharepoint.

• Le RACI va nous permettre de modéliser le site en matière de responsabilités et ainsi déterminer la meilleure structure

– En ligne : Sous-sites (et composants si besoin)– En colonnes : Groupes d’utilisateurs

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LA MATRICE DES DROITS (RACI)

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Groupes d’utilisateurs

Sites

Niveaux d’autorisations

AUTORISER DES UTILISATEURS

• Les utilisateurs doivent être rajoutés dans un groupe de sécurité• Actions du site Autorisations de site Cliquer sur le groupe de sécurité dans

lequel on souhaite rajouter des utilisateurs Nouveau

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Décocher conseillé

Saisir directement les adresses mail séparées par des points virgule

Ou utiliser le sélecteur de personnes.

Astuce : trouver la personne en recherchant *nom@*