Formation Sage 2015

© 2012 Sage

Sage Paie

Version 20.50

Gestion de la Formation

© 2012 Sage Mise à jour : novembre 2012 - Version 20.50

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Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.

Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.

Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire pré-alablement la documentation.

Evolution

La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documenta-tion. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présen-ter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

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SAGE SAS - Société par Actions Simplifiées au capital social de 500.000 eurosSiège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17

R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C.La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC et Ciel.

Sommaire

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Sommaire

Introduction à la Gestion de la Formation... ............................. 6

Organisation de la formation ............... 6

Démarrage de la Gestion de la formation ...................................... 7

Paramètres généraux .............................. 7

Principaux fichiers .................................. 8

Comment gérer un plan de formation........... 9

Actualisation des coûts .......................... 10

Eléments de suivi de la formation ............. 10

Clôture .............................................. 11

Edition de la déclaration fiscale Cerfa 2483 ......................................... 11

Fenêtre d’application du programme ............................. 12

Démarrage de la Gestion de la Formation... ................................. 12

Barre d’outils spécifique à la Gestion de la Formation .............................. 12

Menu Fichier ........................... 14

Droits d’accès ................................ 14

Utilisateurs ......................................... 14

Paramètres Généraux ....................... 14

Système de suivi .................................. 15

Edition du système de suivi ..................... 16

Périodes de calcul ................................ 17

Saisie des paramètres ............................ 23

Edition des paramètres .......................... 26

Changement d’exercice .................... 30

Menu Edition ........................... 31

Menu Listes ............................. 32

Fiches de personnel ......................... 32

Page Formation ................................... 33

Page Emplois Occupés ........................... 34

Editer les fiches de personnel .................. 36

Importer les fiches de personnel ............... 38

Etablissements .............................. 41

Onglet Ancienne adresse ........................ 41

Editer la liste des établissements .............. 41

Organismes de financement ............... 42

Modifier un organisme de financement ....... 44

Supprimer un organisme de financement .... 44

Editer la liste des organismes de financement ....................................... 44

Importer des organismes de financement .... 45

Organismes de formation .................. 46

Créer un organisme de formation .............. 47

Modifier un organisme de formation .......... 48

Supprimer un organisme de formation ........ 48

Editer la liste des organismes de formation . 48

Importer des organismes de formation ....... 49

Sommaire

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Catalogue des stages ....................... 50

Créer un stage ..................................... 52

Modifier un stage ................................. 59

Supprimer un stage ............................... 60

Editer le catalogue des stages .................. 60

Dupliquer un stage ................................ 61

Importer le catalogue des stages .............. 61

Tables ......................................... 66

Natures de contrat ............................... 68

Statuts des souhaits de formation ............. 71

Motifs des refus et reports ...................... 75

Domaines de formation .......................... 77

Thèmes de formation ............................ 80

Objectifs............................................ 83

Types d'action ..................................... 85

Classification des A.F. ........................... 89

Types de convention ............................. 92

Cadres de fonctionnement ...................... 93

Types de financement ........................... 97

Natures de coûts ................................. 100

Regroupements des natures de coûts ........ 105

Critères d'évaluation ...................... 108

Menu Gestion ......................... 113

Souhaits des salariés ...................... 113

Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié .............................................. 114

Editer la liste des souhaits des salariés ...... 119

Importer des souhaits des salariés ............ 120

Suivi des souhaits de formation ......... 122

Suivi individuel de formation ............ 125

Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié .......................... 126

Suivi des sessions de formation ......... 137

Créer une session ................................ 139

Modifier une session ............................. 154

Supprimer une session .......................... 154

Dupliquer une session ........................... 154

Editer le suivi des sessions de formation .... 155

Importer les suivis des sessions de formation .......................................... 156

Inscriptions (Inscription en masse)............ 163

Gestion des participants ........................ 165

Gestion des étapes de session ................. 166

Suivi des coûts de formation (par session) ..................................... 167

Modifier les coûts d’une session............... 168

Actualisation des coûts ................... 168

Les modes de calcul ............................. 170

Clôture de l’exercice ..................... 171

Menu Etats ............................ 172

Suivi des souhaits de formation ......... 173

Suivi individuel de formation ............ 175

Plan de formation ......................... 176

Analyses quantitatives.................... 179

Suivi de formations ....................... 181

Déclaration fiscale (Cerfa 2483) ........ 184

Documents administratifs ................ 186

Lettre récapitulative formation DIF .... 188

Sommaire

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Menu Annexes ........................ 190

Purge des sessions ......................... 190

Déblocage .................................. 190

Mise à jour des compétences ............ 192

Génération des absences ................. 193

Menu Gestion Avancée .............. 195

Modèles ..................................... 195

Sessions par salarié .............................. 195

Listes des renseignements disponibles ....... 196

Paramétrage du champ Code session ........ 197

Description des renseignements disponibles ........................................ 198

Editions ..................................... 201

Menu Fenêtre ........................ 202

Menu Aide ( ?) ........................ 203

Lexique ................................ 204

Index ................................... 206

Introduction à la Gestion de la Formation...

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Introduction à la Gestion de la Formation... Toute entreprise d’au moins 10 salariés est tenue de participer au financement de la formation professionnelle continue. L’obligation de participer incombe aux employeurs établis ou domiciliés en France.

Cette obligation revêt principalement 3 formes :

• la participation au financement de la formation des salariés qu’elles emploient dans le cadre de la mise en œuvre d’un plan de formation;

• la participation au financement du congé individuel de formation des salariés;

• la participation au financement des formations en alternance destinés au jeunes qui ont quitté l’école et sont à la recherche d’un premier emploi.

Ainsi, le module Gestion de la Formation s’articule autour des points suivants :

Applications obligatoires :

• Présentation du plan de formation aux représentants du personnel (si l’entreprise a plus de 50 salariés),

• Déclaration fiscale annuelle sur la participation des entreprises au financement de la formation professionnelle continue (Cerfa 2483).

Applications utiles au Responsable des Ressources Humaines et au Service Formation :

• Plan de formation prévisionnel,

• Plan de formation réalisé,

• Suivi des coûts prévisionnels et réels par participant,

• Suivi des coûts prévisionnels et réels par session,

• Edition de documents administratifs (feuilles de convocation ou de présence...),

• Analyses quantitatives (répartition des effectifs, des coûts ou des heures par Catégorie Socio-professionnelle déclaration).

Pour plus d’informations ...

• Organisation de la formation

• Démarrage de la Gestion de la formation

Organisation de la formation La Gestion de la formation s’articule autour des données suivantes :

Dans le cadre de stages externes, l’entreprise confie la réalisation d’un stage à un organisme qui devient le maître d’œuvre.


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Dans le cadre de stages internes, l’entreprise conserve la mise en œuvre du stage, avec ses formateurs internes, son matériel...

Il est possible d’associer à chaque stage un calendrier prévisionnel de session. Lorsqu’une date précise sera affectée à un stage, on parlera de session. A ces sessions seront alors inscrits des participants.

Voir le Lexique présentant les mots clé de la Gestion de la formation.

Démarrage de la Gestion de la formation L’utilisation de la Gestion de la formation nécessite des paramétrages préalables, détaillés ci-dessous.

• Paramétrages généraux

• Principaux fichiers

• Comment gérer un plan de formation

• Actualisation des coûts

• Eléments de suivi de la formation

• Clôture

• Edition de la déclaration fiscale Cerfa 2483

Paramètres généraux Pour plus d'informations sur les paramètres généraux :

• Système de suivi,

• Périodes de calcul,

• Autres paramètres,

• Natures de contrat,

• Rubriques et constantes.

Système de suivi Afin de mettre en place le Plan de formation, regroupant l’ensemble des sessions dont peut bénéficier un salarié, le Responsable des Ressources Humaines doit définir un système de suivi.

Le système de suivi est constitué d’étapes successives correspondant aux différentes étapes d’une session, depuis son projet jusqu'à sa réalisation, retraçant ainsi son cycle de vie.

Le système de suivi proposé par défaut par le logiciel PAIE ET GRH permet de gérer les sessions aux étapes DEMANDE, ACCEPTATION, REALISATION et ANNULATION.

Des directions sont aussi proposées définissant les étapes pouvant faire suite à l’étape en cours. Ainsi, l’étape ACCEPTATION aura comme étapes suivantes possibles les étapes REALISATION et ANNULATION.

Périodes de calcul A chaque session de stage créée, une période de calcul doit être rattachée. A chaque période de calcul sont rattachés des paramètres permettant le calcul :

• des frais d’hébergement déductibles : à partir du minimum garanti et du nombre de fois le minimum garanti (5 fois)

• des rémunérations brutes et des charges patronales prévisionnelles : à partir des taux horaires moyens budgété et déductibles, et ce par catégorie (définies en Organisation - Catégories).

En général, les périodes de calcul sont annuelles. La période de calcul doit correspondre à l’exercice de formation dans lequel les sessions seront créées. Ainsi, si l’utilisateur gère plusieurs exercices de formation à la fois (donc non clôturés), une période de calcul doit être créée pour chacun d’eux.


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De plus, des périodes de calcul intermédiaires peuvent être créées si un changement dans les coûts intervient en cours d’année (modification du minimum garanti ou des taux horaires moyens).

Autres paramètres L’utilisateur doit définir différents paramètres avant de démarrer la Gestion de la Formation :

• exercice de formation de référence : la Gestion de la Formation permettant de gérer plusieurs exercices en parallèle, un exercice de référence doit être défini. L’exercice de référence correspond au prochain exercice à clôturer.

• format des codes stages et sessions : l’utilisateur doit mettre en place une codification optimale, permettant d’identifier par exemple à partir du code de la session, l’exercice de formation, le stage auquel elle est rattachée ainsi que le numéro de la session (le code 98WIN95001 représentera ainsi la première session sur Windows 95 pour l’exercice 1998), et de faciliter les tris.

• critères d’évaluation : ils doivent être définis pour l’édition de la fiche d’évaluation que le salarié participant aura à remplir une fois que la session de stage a eu lieu.

• contrôle du dossier session : l’administration fiscale a la possibilité de demander des pièces justifiant la réalisation des sessions de stage (convention, feuille de présence, notes de frais...). L’utilisateur doit donc saisir les types de pièces qui devront être associés au dossier de la session de stage, et définir à quelle étape le contrôle de présence doit être effectué.

Natures de contrat La Déclaration fiscale (Cerfa 2483) ne comptabilisant pas tous les types de contrat (intermittents du spectacle...), des codes de correspondance doivent être saisis pour permettre à la Paie GRH d’identifier ceux à conserver. Le tableau des codes de correspondance est fourni dans le menu Listes.

Rubriques et constantes Pour permettre le calcul des coûts salariaux et patronaux réels des participants d’une session de stage, 5 constantes prédéfinies ont été créées.

Code Intitulé Commentaire

BRUTFORM Rémunérations brutes salariales réelles

Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut, avec les +/Non/- *

BRUTFORMD Rémunérations brutes salariales déductibles

Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut, avec les +/Non/- *

CPFORM Charges patronales réelles Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut, de cotisations et non soumises, avec les +/Non/- *

CPFORMD Charges patronales déductibles

Le paramètrage s’effectue à partir des rubriques de brut, de cotisations et non soumises, avec les +/Non/- *

HORFORM Horaire formation *

* le calcul des constantes se fait à partir du calcul ou de l’édition des bulletins de paie.

Principaux fichiers Pour plus d'informations sur les principaux fichiers...

• Catalogue des stages,

• Fiches de personnel,

• Etablissement.


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Catalogue des stages Le Responsable des Ressources Humaines a la possibilité, grâce à cette fonction, de se constituer une base de données liée aux stages.

Chaque session est créée à partir d’une fiche stage et reprend tous les défauts définis dans ce stage (stage interne ou externe, domaine, thème et objectif du stage, type de convention s’il s’agit d’un stage externe, fonctionnement Plan de formation, CIF ou Alternance, financement employeur ou OCPA, durée en jours et en heures ainsi que la date de session disponible...).

Fiches de personnel Le logiciel propose une gestion des fiches de personnel équivalente à celle de la Paie :

• seule est présentée ici la Page Formation

– la catégorie déclaration professionnelle permet la répartition des effectifs dans la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) selon ces catégories socio-professionnelles,

– la zone Horaire formation affiche l’horaire mensuel à prendre pour référence pour le calcul des coûts spécifiques à la Gestion de la Formation. La valeur de cette zone renseigne la constante HORFORM,

– la zone Niveau d’études à été rajoutée. Lors de l’inscription d’un salarié à une session de stage, un niveau d’études peut être requis.

A partir de la liste des salariés, il est possible d’appeler la calculette Sage, de créer, modifier, supprimer, éditer et importer les fiches de personnel, consulter les historiques et gérer le planning annuel du salarié.

Etablissement La fiche Etablissement présentée dans la GESTION DE LA FORMATION présente les informations nécessaires au Responsable des Ressources Humaines :

• Raison sociale, convention collective, activité, N° SIRET et code APE/NAF ainsi que les coordonnées,

• L’ancienne adresse : sauvegardée si l’établissement a changé d’adresse. Cette information est nécessaire pour l’édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Comment gérer un plan de formation Le Plan de formation regroupe l’ensemble des sessions prévues, en cours et réalisées.

Pour plus d'informations...

• Saisie de sessions de stage,

• Inscription des participants,

• Coûts,

• Evolution d'une session dans le système de suivi.

Saisie des sessions de stage L’utilisateur a défini un système de suivi correspondant au parcours qu’une session de stage est susceptible de suivre.

La gestion du Plan de formation permet de connaître toutes les sessions prévues non encore réalisées (étape ACCEPTATION, toutes celles réalisées (étape REALISE), toutes celles annulées (étape ANNULATION).

Les sessions peuvent être saisies avant ou après leur réalisation.


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Inscription des participants Plusieurs modes d’inscription sont à la disposition de l’utilisateur :

• inscription individuelle : des salariés peuvent être inscrits un après l’autre en Participants.

• inscription en masse : pour une session particulière, un groupe de salariés présélectionnés peut être inscrit.

Coûts Dans tous les cas, les coûts relatifs à ces participants et les coûts globaux à cette session seront calculés automatiquement.

Les coûts des participants d’une session sont calculés à partir des bulletins de paie relatifs à la période de la session. Un coût horaire moyen est donc calculé à partir de ces bulletins ; les coûts salariaux sont ensuite déterminés en appliquant le coût horaire moyen à la durée de la session.

Evolution d’une session dans le système de suivi Une session évolue dans le système de suivi en fonction des différents événements (réceptions des factures, envoi des lettres de convocation, confirmation des inscriptions...).

L’utilisateur doit donc transférer chaque session aux étapes relatives aux événements.

En effet, une session externe peut, par exemple, figurer dans l’étape ACCEPTATION tant que les factures de l’organisme formateur ne sont pas parvenues au Responsable des Ressources Humaines. Dès réception, elle devra être transférée vers l’étape REALISATION.

Actualisation des coûts Par défaut, le coût horaire moyen de chaque salarié participant à une session de stage (ou formateur interne) est calculé à partir des bulletins relatifs à la période de la session.

Il est aussi possible de déterminer ce coût horaire moyen sur l’année, c’est à dire en tenant compte de la rémunération annuelle du salarié ou bien sur la période de calcul associée à la session.

La commande Actualisation des coûts permet de recalculer les coûts salariaux et patronaux réels et déductibles des participants et des formateurs internes en appliquant un de ces modes de calcul :

• période de paie : le calcul est effectué à partir des bulletins relatifs à la période de la session (date de début et date de fin de la session),

• année : le calcul se fait à partir des bulletins édités ou calculés sur l’exercice de formation auquel est rattachée la session,

• période de calcul : le calcul se fait à partir des bulletins édités ou calculés sur la période de calcul rattachée à la session de stage.

La réactualisation des coûts est préconisée avant de lancer l’édition préparatoire de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Eléments de suivi de la formation • La commande Suivi des coûts de formation du menu Gestion permet d’avoir, sous forme de liste, une vue globale des différentes dépenses prévisionnelles, réelles et déductibles pour l’ensemble des sessions.

• Les éditions proposées dans le menu Etats offrent au Responsable des Ressources Humaines une aide au suivi de la formation (suivi des sessions par participant, suivi du plan de formation, suivi des coûts, analyses statistiques...).

• La Gestion Avancée offre à l’utilisateur la possibilité de paramétrer des modèles personnaliser.


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Clôture Contrairement à la paie, la clôture d’un exercice de formation n’est pas obligatoire pour commencer la saisie de nouvelles sessions sur l’exercice suivant.

Tous les exercices sont accessibles à tout moment.

Edition de la déclaration fiscale Cerfa 2483 Il est conseillé d’effectuer une clôture avant de lancer l’édition de la Déclaration fiscale Cerfa 2483. Ainsi, les renseignements y figurant seront définitifs et ne pourront plus être modifiés.

La Déclaration fiscale Cerfa 2483 retrace les dépenses de formation réalisées sur un exercice ou une période donnée. Elle doit être complétée par les employeurs d’au moins 10 salariés et devra être déposée, à la recette des impôts, au plus tard début le 30 avril de l’année suivant l’année de déclaration.

Fenêtre d’application du programme

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Fenêtre d’application du programme Pour plus d’informations ...

• Démarrage de la Gestion de la Formation...

• Barre d’outils spécifique à la Gestion de la Formation

Démarrage de la Gestion de la Formation... Le programme Paie et GRH ouvert, activer la commande Gestion de la formation du menu FICHIER.

Voir Ergonomie du programme du Manuel de référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation générale du programme.

Barre d’outils spécifique à la Gestion de la Formation

Accueil Commande Retour à Suite RH du menu Fichier.

Version

Le bouton Accueil est disponible aux utilisateurs de la Suite RH avec Sage Paie Pack + SQL Server et Sage Paie Pack + Sage SQL.

Ouvrir Commande Ouvrir du menu Fichier.

Catalogue de stage Commande Catalogue des stages du menu Listes.

Organismes Commande Organismes de formation du menu Listes.

Salariés Commande Fiches de personnel du menu Listes.

Fenêtre d’application du programme

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Souhaits des salariés Commande Souhaits des salariés du menu Gestion.

Suivi des Souhaits Commande Suivi des souhaits de formation du menu Gestion.

Sessions Commande Suivi des sessions de formation du menu Gestion.

Suivi individuel Commande Suivi individuel de formation du menu Gestion.

Suivi des coûts Commande Suivi des coûts de formation du menu Gestion.

Plan de formation Commande Plan de formation du menu Etats.

Suivi Commande Suivi des formations du menu Etats.

Administratif Commande Documents administratifs du menu Etats.

Cerfa 2483 Commande Déclaration fiscale (Cerfa 2483) du menu Etats.

Menu Fichier

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Menu Fichier Le menu Fichier propose les commandes nécessaires au paramétrage des divers éléments nécessaires à la Gestion de la formation.

Le menu Fichier est composé des trois sous-menus Utilitaires, Paramètres société et paramètres généraux.

Voir le menu Fichier du Manuel de référence de la Paie pour le descriptif complet des commandes Ouvrir, Fermer, Préférences et Quitter ainsi que celles des sous-menus Utilitaires et Paramètres société.


• Utilisateurs

• Paramètres Généraux

Droits d’accès Fichier / Droits d’accès

Ce sous-menu du menu FICHIER propose les commandes suivantes : Utilisateurs, Code confidentialité et Paramètres de connexion.

Ces commandes fonctionnent de manière identique à celles de la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société.

• Utilisateurs

Utilisateurs Fichier / Droits d’accès / Utilisateurs

Toutes les commandes de la GESTION DE LA FORMATION sont gérées au niveau de la confidentialité utilisateur.

Activer la commande Utilisateurs du sous-menu DROITS D’ACCES du menu FICHIER. La liste des utilisateurs s'affiche, sélectionner un utilisateur puis cliquer sur le bouton Confidentialité.

Pour visualiser les commandes de la GESTION DE LA FORMATION, il faut que l’utilisateur ait un accès Autorisé au menu FICHIER. Il est possible, à partir de cette liste, de refuser l'accès à l'intégralité de la GESTION DE LA FORMATIONS ou seulement à certaines commandes.

Voir cette même commande Utilisateurs dans le manuel de référence de la Paie pour plus de détails.

Les commandes de ce menu, au niveau de la confidentialité, dans la partie Gestion Avancée.

Paramètres Généraux Ce sous-menu du menu Fichier permet de saisir et d’éditer les paramètres spécifiques à la Gestion de la formation.

• Système de suivi

• Edition du système de suivi

• Périodes de calcul

• Saisie des paramètres

• Edition des paramètres

Menu Fichier

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Système de suivi Fichier / Paramètres Généraux / Système de Suivi

Afin de mettre en place le Plan de formation qui va être présenté au Comité d'entreprise et d'en permettre le suivi, il convient de définir un système de suivi des sessions.

Un système de suivi est constitué d'une séquence d'étapes correspondant aux cycle de vie d'une session.

Cette commande permet donc d'établir les étapes de l’évolution d’une session prévue depuis son projet jusqu'à sa réalisation et ainsi établir un système de suivi personnalisé adapté aux besoins du Directeur des Ressources Humaines.

Activer la commande Système de suivi du sous-menu Paramètres généraux. La fenêtre Système de suivi s’affiche.

Le programme permet la gestion de sept étapes différentes sous forme d’onglets.

Quatre étapes sont prédéfinies. Elles restent cependant modifiables.

ANN : Annulation

Les sessions annulées figureront dans cette étape.

DEM : Demande

Point de départ d’une session prévue par le Directeur des Ressources Humaines, le supérieur hiérarchique ou demandée par le salarié. Il s'agit de l'étape initiale.

ACC : Acceptation

Les sessions prévues sont soumises à acceptation. Une session de stage à cette étape peut prendre la direction Réalisation ou Annulation.

REA : Réalisation

Les sessions en cours de réalisation apparaîtront dans cette étape.

Chaque étape est constituée des éléments suivants :

Code de l’étape

Correspond au statut de l’étape sur trois caractères :

• ANN

• DEM

• ACC

• REA

Ces codes d'étapes sont modifiables tant qu'aucune session de stage n'est créée.

Menu Fichier

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Intitulé

Intitulé de l'étape sélectionnée.

Etape active

Case cochée par défaut permettant l'affichage des étapes correspondantes dans le plan de formation.

Etapes suivantes Etapes faisant suite à l’étape en cours et déterminant le cycle de vie d'une session. Ces étapes peuvent être présentées dans un ordre différent si l’utilisateur a inséré ou supprimé des étapes dans le suivi préparamétré du programme.

Permet de modifier l’ordre des étapes préparamétrées dans le programme. Cliquer sur l’onglet étape adéquate puis sur les boutons [Permuter avant] ou [Permuter après] selon le cas.

Ce bouton permet d’annuler définitivement les modifications apportées au système de suivi et de revenir à celui initialement préparamétré dans le programme tant qu'aucune session de stage n'est créée.

Pour obtenir un aperçu général du système de suivi utilisé, cliquer sur le bouton [Vue générale].

Chaque ligne «étape» est identifiée dans cette liste par son code, son intitulé et par les différentes étapes (directions) suivantes vers lesquelles elle se dirige.

Création d'une nouvelle étape

Exemple :

Pour créer une étape ENG (Engagée) à intercaler entre les étapes ACC et REA, la procédure à suivre est la suivante :

• se placer après le dernier onglet étape existant,

• saisir le code et l'intitulé de cette nouvelle étape,

• cliquer une fois sur le bouton [Permuter avant] pour la positionner entre ACC et REA,

• définir les étapes suivantes vers lesquelles une session ENG sera dirigée.

Cliquer sur le bouton pour valider les saisies effectuées.

Edition du système de suivi Fichier / Paramètres Généraux / Edition du Système de Suivi

Cette commande permet d’éditer le système de suivi. Activer la commande Edition du Système de suivi du sous-menu Paramètres généraux.

Menu Fichier

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Deux éditions sont proposées :

• édition réduite : sous forme de liste, avec code, intitulé ainsi que les directions (étapes suivantes),

• édition détaillée : reprenant l'ensemble des informations du système de suivi.

Périodes de calcul Fichier / Paramètres Généraux / Périodes de Calcul

Chaque session de stage (créée dans le plan de formation) est rattachée à une période de calcul afin d'effectuer le calcul des coûts prévisionnels et réels salariaux et patronaux.

De plus, le programme permettant la gestion de plusieurs exercices en parallèle, l'utilisateur devra définir différentes périodes de calcul pour chacun des exercices.

Par conséquent, la période de calcul sera par défaut annuelle. Si des coûts spécifiques doivent être gérés (minimum garanti...), des périodes de calcul intermédiaires (semestrielles...) seront créées.

Cette commande définit les bulletins cumuls à prendre en compte pour le calcul des coûts prévisionnels et réels salariaux et patronaux, valeurs reprises au niveau de la session.

Activer la commande Périodes de calcul du sous-menu Paramètres généraux. La fenêtre Périodes de calcul s’affiche.

Chaque ligne de période de calcul est identifiée dans cette liste par son code et son intitulé, la date de début et de fin de la période, le montant du minimum garanti ainsi que le nombre de fois le minimum garanti pour le calcul des frais d’hébergement déductibles.

La barre d’outils propose les boutons suivants :

Créer Pour créer une nouvelle période de calcul.

Modifier Pour modifier une période de calcul.

Supprimer Pour supprimer une période de calcul.

Menu Fichier

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Editer Pour imprimer une période de calcul.

Importer Pour importer les périodes de calcul.

Le bouton [Préc.] permet de passer d’une période de calcul à la période de calcul précédente.

Le bouton [Suiv.] permet de passer à la période de calcul suivante.

Créer une période de calcul

La fenêtre Paramètres de calcul affichée, cliquer sur l’icône Créer.

Renseigner successivement les zones suivantes.

Code / Intitulé

Code et intitulé de la nouvelle période de calcul.

Date début / fin

Premier et dernier jour de la période de calcul.

Coûts d'hébergement déductibles Paramétrage des frais d’hébergement déductibles pour la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Minimum garanti

Estimation plafonnée des coûts d’hébergement (montant fixé par décret).

Nombre de fois le minimum garanti

Le montant des frais d’hébergement est plafonné à cinq fois le minimum garanti par session et par stagiaire.

Menu Fichier

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Paramètres de calcul des coûts prévisionnels pour la période Les coûts salariaux prévisionnels des sessions sont déterminés à partir d’un salaire horaire moyen par catégorie professionnelle.

Code / Intitulé

Code et intitulé des catégories de personnel précédemment définies par la commande Organisations du menu Listes.

Taux horaire moyen : Rémunérations brutes / Charges patronales

Salaire horaire moyen budgété et déductible pour chacune des catégories permettant le calcul des coûts prévisionnels des rémunérations brutes (ensemble des rémunérations versées au salarié) et des charges patronales (cotisations de sécurité sociale à la charge de l'employeur et autres charges légales).

La modification des taux horaires provoque la mise à jour des valeurs budgétées, pour les éléments rattachés aux natures de coûts paramétrées avec les types de calcul : Charges patronales et Salaires bruts.

Bouton Calcul des taux horaires moyens

Pour chaque nouvelle période de calcul, il est possible de calculer automatiquement les taux horaires moyens des rémunérations brutes et des charges patronales pour chacune des catégories existantes. Pour cela, cliquer sur le bouton Calcul des taux horaires moyens.

Saisir la période sur laquelle il faut calculer les taux horaires moyens. Le calcul est réalisé sur la période indiquée à partir des bulletins cumuls correspondants et de la catégorie concernée.

Par défaut, la date de la période de calcul sélectionnée moins 1 an (à savoir l’année N-1) est proposée.

Exemple :

Si la période de calcul est du 01/01/11 au 31/12/11 alors la période de référence proposée sera du 01/01/11 au 31/12/11.

Les formules sont les suivantes :

• Taux horaire moyen budgété des rémunérations brutes = cumul BRUTFORM de la période / cumul HORFORM de la période

• Taux horaire moyen déductible des rémunérations brutes = cumul BRUTFORMD de la période / cumul HORFORM de la période

• Taux horaire moyen budgété des charges patronales = cumul CPFORM de la période / cumul HORFORM de la période

• Taux horaire moyen déductible des charges patronales = cumul CPFORMD de la période / cumul HORFORM de la période

Le calcul prend en compte les éléments suivants :

• Si la valeur de HORFORM = 0 la valeur HORAIRE est prise. Si HORAIRE = 0 il n’est pas tenu compte de ce cumul.

• Si la valeur de BRUTFORM = 0 la valeur BRUT est prise. Si BRUT = 0 il n’est pas tenu compte de ce cumul.

• Si la valeur de BRUTFORMD = 0 la valeur BRUT est prise. Si BRUT = 0 il n’est pas tenu compte de ce cumul.

Menu Fichier

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• Si le taux horaire moyen déductible est supérieur au taux horaire moyen budgété, est prise la valeur du taux horaire moyen budgété dans la zone taux horaire déductible. Le taux déductible ne peut pas être supérieur au taux budgété aussi bien pour les rémunérations brutes que patronales.

Cliquer sur [OK] pour valider les saisies.

Modifier une période de calcul

La fenêtre Périodes de calcul affichée, sélectionner la période de calcul à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne.

Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une période de calcul

La fenêtre Périodes de calcul affichée, sélectionner la période de calcul à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Une période de calcul rattachée à une session ne pourra être supprimée.

Editer une période de calcul

La fenêtre Périodes de calcul affichée, cliquer sur l’icône Editer.

L’édition complète de la liste des périodes de calcul est proposée, valider par OK ou sélectionner les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de la période voulue).

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer des périodes de calcul

La fenêtre Périodes de calcul affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la commande Importer du menu Edition.

Menu Fichier

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Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société.

Voir le manuel de référence, Menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d'un rapport

Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'intégration du fichier, laisser cette case cochée par défaut, sinon la décocher.

Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n’a pas pu être récupéré, avec la cause de non récupération.

Menu Fichier

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Format des périodes de calcul Le format des périodes de calcul est le suivant :

Position date sur 8 caractères


Taille Type Nom

Entête

1 1 2 AN Identifiant (PE)

3 3 3 N Code période

6 6 20 AN Intitulé Période

26 26 8 ou 10

Date Date de début

34 36 8 ou 10

Date Date de fin

42 46 16 N Minimum garanti

58 62 5 N Nbre de fois minimum

Lignes

1 2 AN Identifiant (PL)

3 3 N Code période

6 10 AN Code catégorie

16 15 N Taux salarial budgété

31 15 N Taux salarial déductible

46 15 N Taux patronal budgété

61 15 N Taux patronal déductible

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Saisie des paramètres Fichier / Paramètres Généraux / Saisie des Paramètres

Cette commande permet la saisie des paramètres spécifiques à la Gestion de la formation.

Onglet Général

Cet onglet permet la visualisation des informations concernant l’exercice de paie en cours ainsi que la saisie de l’exercice de formation.

Exercice de paie Eléments repris de la paie pour information.

Début /Fin d’année

Premier et dernier mois de l’exercice de paie en cours.

Mois en cours

Mois de paie en cours.

Date du jour

Date système ou celle indiquée lors du lancement du logiciel.

Année en cours

Année de paie en cours.

Exercice de formation en cours

Exercice en cours

Il correspond à l'exercice de traitement de la GESTION DE LA FORMATION. Par défaut, c'est l'exercice de paie qui est proposé.

Début /Fin d’exercice

Premier et dernier mois de l’exercice de formation.

Dernier exercice clôturé

Année du dernier exercice clôturé.

Menu Fichier

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Période de calcul par défaut Cette période se paramètre dans la commande Paramètres de calcul du sous-menu Paramètres généraux décrite ultérieurement dans ce chapitre. La période de calcul définie comme défaut sera systématiquement rattachée à chaque session créée.

Code

Sélectionner le code de la période de calcul de référence adéquat (clic sur le bouton zoom et sélection de la période voulue).

Du / Au

Zones dates renseignées automatiquement après sélection du code de la période de calcul de référence.

Absences

Génération des absences

Case, cochée par défaut, permettant d’indiquer que le dossier gère la génération des absences.

Onglet Format Cliquer sur l’onglet Format.

Cet onglet permet la visualisation de la structure utilisée par l’entreprise pour la codification des éléments de la paie ainsi que la saisie de la codification personnalisée des stages et des sessions.

Voir Initialisation d’une société / Page 3 des Paramètres de paie, dans le Manuel de référence de la Paie pour une présentation complète des paramètres de la paie.

Cliquer successivement sur les lignes des deux éléments de la session Stage et Session et définir leur structure.

Format

Caractères de type alphabétique (L), numérique (E) ou alphanumérique (A). Conserver ou modifier la proposition par défaut. Le nombre de caractères saisis détermine la longueur de la zone.

Cadrage

Un cadrage à gauche est proposé par défaut pour le format Lettre et Alphanumérique et à droite pour le format Entier numérique. Conserver la valeur proposée ou utiliser la boîte à liste pour demander un cadrage différent.

Caractères complémentaires

Lorsqu’un code est composé d’un nombre de caractères inférieur à la longueur prévue, le programme utilise le caractère de remplissage indiqué ici pour compléter le code saisi. Ce caractère doit être du

Menu Fichier

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même type que celui défini en Format. Si un cadrage a gauche est demandé, les caractères complémentaires seront situés en dernière position et inversement.

Onglet Evaluation Cliquer sur l’onglet Evaluation.

Cet onglet permet de définir cinq critères d’évaluation des sessions suivies par les salariés. Les critères permettant d'évaluer une session peuvent être les suivants :

• qualité de la session,

• compétences de l'animateur,

• évaluation de la théorie,

• évaluation de la pratique.

Chaque intitulé est repris dans la commande Critères d’évaluation du menu Listes afin d’y saisir les éléments correspondants pour l'édition de la fiche d'évaluation.

Onglet Dossier Cliquer sur l’onglet Dossier.

Cet onglet permet de définir les différents éléments ou documents constituant les dossiers de session.

Menu Fichier

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Le programme effectuera un contrôle de présence de ces éléments pour chacune des sessions appartenant à l'étape saisie. En effet, l'administration peut exercer un droit de contrôle des entreprises et demander divers documents justifiant les dépenses indiquées dans la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Les documents à communiquer en cas de contrôle sont les suivants :

• conventions signées pour des sessions externes,

• feuilles de présence émargées par les participants,

• notes de frais,

• factures,

• toutes autres pièces justifiant la réalisation des sessions.

Saisir tout d’abord l’intitulé de l’élément ou du document puis renseigner les données relatives à son circuit administratif.

Documents à intégrer dans les dossiers des sessions Cocher la case adéquate ou les deux pour signifier qu’un document doit concerner les deux types de session.

Internes

Elément ou document concernant uniquement une session interne.

Externes

Elément ou document concernant uniquement une session externe.

Contrôle de présence du document quand la session atteint l'étape Cet encadré permet de suivre l’évolution des différentes étapes d’une session prévue depuis son projet jusqu'à sa réalisation.

Etape

Pour indiquer à quelle étape l’élément ou le document doit être contrôlé, cocher la case correspondante et cliquer sur le bouton zoom pour sélectionner l’étape adéquate.

Exemple :

On définit un contrôle sur le document Facture à l’étape Réalisation. Ainsi, lorsque la session atteindra l’étape Réalisation, il faudra vérifier que le document Facture sera bien joint au dossier session.

Une session dont les documents ne sont pas annexés au dossier est signalée par une coche rouge dans la liste des sessions du Plan de formation.

Valider l’ensemble des informations saisies en cliquant sur OK.

Edition des paramètres Fichier / Paramètres Généraux / Edition des Paramètres

Cette commande permet l’édition des paramètres généraux.

Transfert

Cette case à cocher permet l’exportation des paramètres généraux pour les récupérer dans un autre logiciel.

Menu Fichier

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Pour une édition classique, valider l’écran sans cocher la case Transfert. Sélectionner et valider le mode de sortie.

Pour une exportation des paramètres, cocher la case Transfert et valider la fenêtre par OK. Saisir et valider les chemin et nom de fichier de sortie.

Format des paramètres généraux Le format des paramètres généraux est le suivant :

Menu Fichier

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Taille Type Nom

1 1 2 AN Identifiant (FP)

3 3 8 ou 10

Date début exercice

11 13 8 ou 10

Date fin exercice

19 23 4 Execice en cours

23 27 4 Dernier exercice clôturé

27 31 10 Stage - Format code

37 41 2 Stage - Longueur code

39 43 1 Stage - Cadrage code

40 44 1 Stage - Caractère de remplissage / Numérique

41 45 1 Stage - Caractère de remplissage / Lettre

42 46 1 Stage - Caractère de remplissage / Alphanumérique

43 47 10 Session - Format code

53 57 2 Session - Longueur

55 59 1 Session - Cadrage

56 60 1 Session - Num

57 61 1 Session - Lettre

58 62 1 Session - Alpha

59 63 20 Dossier 1 - Intitulé

79 83 1 Dossier 1 - Elément formation interne

80 84 1 Dossier 1 - Elément formation externe

81 85 1 Dossier 1 - Control élément

82 86 3 Dossier 1 - Etape control élément


Menu Fichier

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189 193 1 Période de référence

190 194 30 Critère d'évaluation 1





340 344 16 Zone réservée

Menu Fichier

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Changement d’exercice Cette commande permet de définir un exercice de travail différent de celui défini dans les paramètres généraux.

Ainsi, par défaut, les saisies et les éditions auront l’exercice sélectionné.

Activer la commande Changement d’exercice du menu Gestion. La fenêtre Changement d’exercice s’affiche.

Saisir alors l’exercice adéquat et valider par OK.

Menu Edition

© 2012 Sage 31

Menu Edition Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et Gestion des Ressources Humaines, consultez le Manuel de référence / Ergonomie du programme.

Menu Listes

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Menu Listes Le menu Listes propose les commandes de paramétrage des données nécessaires à la Gestion de la formation.

Le menu Listes est composé des sous-menus Tables et Critères d’évaluation.

Les commandes Organisations et Conventions collectives liées à la Gestion de la Formation sont décrites dans le manuel de Référence / menu Listes.


• Fiches de personnel

• Etablissements

• Organismes de financement

• Organismes de formation

• Catalogue des stages

• Tables

– Natures de contrat

– Statuts des souhaits de formation

– Motifs des refus et reports

– Domaines de formation

– Thèmes de formation

– Objectifs

– Types d’action

– Classification des A.F.

– Types de convention

– Cadres de fonctionnement

– Types de financement

– Natures de coûts

– Regroupements des natures de coûts

• Critères d’évaluation

Fiches de personnel Listes / Fiches de Personnel

Seules sont présentées ici les pages Formation et Emplois occupés, les autres pages étant reprises de la fiche de personnel complète.

Voir la documentation générale sur la Paie pour plus d'informations sur la fiche de personnel.

Activer la commande Fiches de personnel du menu Listes ou cliquer sur le bouton Fiches de personnel. La liste des salariés enregistrés dans la Paie apparaît.

Menu Listes

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Page Formation

Catégorie formation professionnelle

L'administration fiscale a défini cinq catégories socio-professionnelles reprises dans la Déclaration fiscale (Cerfa 2483). Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner la catégorie adéquate :

• Ouvriers,

• Ouvriers qualifiés,

• Employés,

• Agents de maîtrise,

• Ingénieurs et Cadres.

Horaire hebdomadaire

L’utilisateur peut saisir une valeur ou faire appel à une constante (appel de la liste des constantes par le bouton zoom, sélection de la constante adéquate par Sélectionner).

Menu Listes

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Horaire formation

Cette nouvelle zone est inaccessible en GESTION DES TEMPS. Elle affiche l'horaire mensuel repris comme référence pour base de calcul pour les coûts de formation.

Par défaut, elle reprend le contenu de la zone Horaire précédemment définie. La valeur de cette zone renseigne la constante prédéfinie HORFORM.

Niveau d’études

Niveau d’études du salarié. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le niveau adéquat : Bac + 4 et sup. ; Bac + 3 ; Bac + 2 ; Bac ; BEP / CAP ; Fin de scolarité obligatoire.

Page Emplois Occupés Version

Cette page n’est visible que pour les utilisateurs du module GESTION DES CARRIERES ET DES COMPETENCES. Cette page permet de visualiser les différents postes occupés et les compétences acquises par un salarié.

Il est possible d’insérer, de modifier et de supprimer une compétence sur une fiche de personnel.

Cliquer sur ces boutons pour appeler la fiche du salarié précédent ou suivant.

Insérer une fiche de compétence

Pour récupérer une compétence existante, cliquer sur le bouton Insérer. La liste des compétences s’ouvre.

Menu Listes

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Double-cliquer sur la ligne de la compétence adéquate. Les renseignements correspondants intègrent automatiquement l’onglet.

Sur cette fenêtre, il est également possible de créer et de modifier des compétences.

Les boutons Ajouter à la sélection et Retirer de la sélection permettent de sélectionner ou désélectionner plusieurs compétences.

Code / Intitulé

Zones complétées automatiquement lors de l’insertion de la compétence.

Date

Cette zone correspond à la date d’acquisition de le compétence par le salarié. Par défaut, elle est renseignée avec la date du jour.

Niveau

Dix niveaux sont possibles. Ils correspondent à l’ordre dans lequel les niveaux de compétences ont été saisis dans l’onglet Classification, commande Paramètres généraux du menu Fichier.

Pondération

Cette zone permet de pondérer l'importance de la compétence pour le poste pour laquelle elle est requise.

Ainsi, une même compétence n'aura pas la même valeur selon les postes.

Modifier une fiche de compétence

Pour modifier ces renseignements, sélectionner la compétence adéquate et cliquer sur le bouton Modifier.

Menu Listes

© 2012 Sage 36

Seules les zones Date, Niveau, Pondération et Commentaires sont modifiables.

Ce bouton Détail permet d’ouvrir la fenêtre de paramétrage des diplômes, permis et langues. Il est accessible uniquement pour les compétences de Type Langue, Permis ou Diplôme. Les informations présentées dans ce bouton sont fonction du type de la compétence en cours de modification.

Voir dans le manuel de référence, Listes / Fiche de personnel / onglet Salarié / sous-onglet Personnelles.

Valider par OK les modifications apportées dans les compétences requises. Le curseur revient sur la fenêtre de création initiale.

Supprimer une fiche de compétence

Pour supprimer une compétence associée à un salarié, sélectionner la compétence adéquate et cliquer sur le bouton Supprimer.

Une confirmation de la suppression est demandée, valider par OK.

Dans le cas de la suppression d’une compétence de Type Langue, Permis ou Diplôme, après confirmation de la suppression, le programme affiche une fenêtre.

Cette fenêtre permet de supprimer également l’affichage de cette compétence sur l’onglet Personnelles de la fiche de personnel.

Cliquer sur le bouton Ok pour supprimer la langue, le permis ou le diplôme de l’onglet Personnelles.

Cliquer sur le bouton Annuler dans le cas contraire.

Editer les fiches de personnel

La liste des salariés étant affichée, cliquer sur le bouton Editer.

Menu Listes

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Il faut dans un premier temps sélectionner les salariés concernés par l'édition puis choisir le type d'édition souhaité.

Sélection des salariés

Sélection à partir du Matricule

Tous les salariés sont sélectionnés par défaut.

Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l'utilisateur par l'option tri permanent sur la liste des salariés (par les commandes Fiches de personnel ou Bulletins salariés).

Voir Généralités sur les sélections dans le manuel de référence de la Paie.

Rupture par salarié

Cette case, si elle est cochée, permet un saut de page pour chaque salarié.

Nature de l’édition

Trois types d'éditions sont proposés :

Réduite

Cette option, lorsqu’elle est cochée permet d’éditer les informations de base sur les salariés : Matricule, Nom, Prénom et Nom de jeune fille.

Détaillée

Cette option, permet de rendre accessible les zones du cadre Pages à éditer, pour une édition détaillée des fiches de personnel.

Transfert

Génère toutes les données de la fiche du personnel dans un fichier ASCII qui pourra être récupéré dans une autre application.

Voir Importation des fiches de personnel dans le manuel de référence de la Paie pour la présentation du fichier.

Pages à éditer

Ce cadre n’est accessible que si la Nature de l’édition demandée est sur Détaillée. L’édition des fiches salarié peut alors se faire par onglet principal. Cochez la ou les cases des onglets à éditer :

• Etat civil,

• Poste,

• Formation,

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© 2012 Sage 38

• Emploi occupés (case visible uniquement pour les utilisateurs du module GESTION DES CARRIERES ET DES COMPETENCES).

Valider la demande d'édition.

Si l'édition sélectionnée est transfert, une fenêtre s'affiche pour indiquer le répertoire de stockage ainsi que le nom et l'extension du fichier à générer. Valider par OK.

Voir Généralités sur les transferts du manuel de référence de la Paie.

Si le transfert n'a pas été demandé et pour tous les types d'édition proposés, la fenêtre habituelle de sélection d'un mode de sortie s'affiche, choisir une sortie et lancer l'édition.

Voir Généralités sur les éditions du manuel de référence de la Paie.

Importer les fiches de personnel L'importation des fiches de personnel évite de les enregistrer à nouveau si elles existent déjà par ailleurs.

La liste des salariés étant affichée, cliquer sur le bouton Créer / Importer.

Il s'agit de la même commande appelée en importation des fiches du personnel dans la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société.

Voir le manuel de référence / Menu Listes / Fiches de personnel.



Ce rapport présente pour chaque événement les zones qui n'ont pas pu être récupérées, avec la cause de non récupération.

Menu Listes

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Format du fichier de la page Formation

Position D sur 8c.(*)


Longueur

Type Cf. note

Désignation

1 1 2 A FM

3 3 10 P Matricule

13 13 1 E 2 Civilité

14 14 30 A Nom

44 44 20 A Prénom

64 64 5 P Etablissement

69 69 2 A Zone réservée - « Espace »

71 71 1 E Catégorie formation professionnelle :

0 : Ouvriers

1 : Ouvriers qualifiés

2 : Employés

3 : Agents de maîtrise

4 : Ingénieurs - Cadres

72 72 12 N Horaire formation

84 84 12 N Horaire hebdomadaire


98 98 1 E Niveau d’étude :

0 : Bac+4 et supérieur

1 : Bac+3

2 : Bac+2

3 : Bac

4 : BEP / CAP

5 : Fin de scolarité obligatoire

6 : Aucun

A : Alphanumérique cadré à gauche, E : Entier numérique, M : Alphanumérique P : structure paramétrée sur l’onglet Formats des paramètres de paie N : Numérique cadré à droite et complété à gauche le cas échéant par des zéros ou des blancs D : Date JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA selon paramétrage de la zone Format des dates avec année sur 4 caractères (Fichier/Préférences). (**) Données gérées uniquement dans le module Gestion des temps de Sage Paie pack+ et Sage Paie pack+ pour SQL Server.

Menu Listes

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Format du fichier de la page Carrière



Longueur

Type Cf. note

Désignation

Entête

1 1 2 A GC

3 3 10 P Matricule

13 13 1 E 2 Civilité

14 14 30 A Nom

44 44 20 A Prénom

64 64 5 P Etablissement

Compétences

1 1 2 A SA

3 3 10 P Matricule

13 13 10 P Code compétence acquise

23 23 8 ou 10 D Date d’acquisition de la compétence


33 35 1 E Niveau de compétence :

0 : Débutant

1 : Moyen

2 : Confirmé

3 : Avec mention

4 : Sans mention

5 : Lu

6 : Lu, écrit

7 : Lu, écrit, parlé


36 38 3 E Pondération

A : Alphanumérique cadré à gauche, E : Entier numérique, M : Alphanumérique P : structure paramétrée sur l’onglet Formats des paramètres de paie N : Numérique cadré à droite et complété à gauche le cas échéant par des zéros ou des blancs D : Date JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA selon paramétrage de la zone Format des dates avec année sur 4 caractères (Fichier/Préférences). (**) Données gérées uniquement dans le module Gestion des temps de Sage Paie pack+ et Sage Paie pack+ pour SQL Server.

Menu Listes

© 2012 Sage 41

Etablissements Listes / Etablissements

Le programme propose une gestion des fiches établissement spécifique à la formation. Activer la commande Etablissements du menu Listes. La liste des établissements enregistrés apparaît.

La fiche établissement accessible dans la GESTION DE LA FORMATION reprend les informations résumées de la fiche établissement paramétrée dans la Paie.

Voir le Manuel de référence de la Paie pour plus de détails sur les zones de cette fiche.

• Onglet Ancienne adresse

• Editer la liste des établissements

Onglet Ancienne adresse Compléter cet onglet si, au 1er Janvier de l’exercice en cours, l’adresse principale de l’établissement a changé.

En effet, dans l’encadré A de la Déclaration Fiscale (Cerfa 2483), l’adresse de l’établissement principal au 1er Janvier de l’exercice en cours ainsi que l’adresse au 1er Janvier de l’exercice précédent si celle-ci a changé doivent être mentionnées.

Lorsque l’onglet Adresse établissement est modifié, le programme affiche un message d’alerte permettant d’archiver l'ancienne adresse.

Valider par OK.

Editer la liste des établissements

La fenêtre Liste des établissements affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Menu Listes

© 2012 Sage 42

Pour obtenir une édition de la liste des établissements, cocher la case d’option adéquate Réduite ou Détaillée.

L’édition Réduite propose les informations Code, Intitulé, Numéro SIREN, NIC, Code APE et Activité de chaque établissement. L’édition Détaillée reprend l’ensemble des informations de la fiche établissement telle qu'elle est présentée dans la GESTION DE LA FORMATION.

L’utilisateur peut sélectionner les établissements en utilisant les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


Organismes de financement Listes / Organismes de financement

Cette commande permet de constituer une liste d’organismes de financement avec lesquels l’entreprise traite ses actions de formation.

Activer la commande Organismes de financement du menu Listes, la fenêtre Organismes de financement s’affiche.

Chaque organisme est identifié dans cette liste par son code et son nom. Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :

Edition : pour créer, modifier, supprimer, éditer et importer les éléments de la liste.

Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection en particulier sur les codes.

La barre d’outils de la fenêtre propose les boutons suivants :

Créer Pour créer un nouvel organisme.

Modifier Pour modifier un organisme.

Menu Listes

© 2012 Sage 43

Supprimer Pour supprimer un organisme.

Editer Pour imprimer le catalogue des organismes de financement.

Importer Pour importer les organismes de financement.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la liste des organismes de financement.

Voir Ergonomie du logiciel, dans le Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.

Le menu Options propose la commande Création en chaîne, très utile pour la création successive de plusieurs organismes.

La fenêtre Organisme de financement affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Attribuer à l’organisme de financement en cours de création un code alphanumérique de 1 à 10 caractères. Après la saisie, ce code est mis en majuscule.

Intitulé

Raison sociale de l’organisme de financement.

Code Cerfa

Avant l'édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), saisir le code de correspondance adéquat :

• OPACIF

• OPCA

• Employeur

• Aide régionale

• Aide européenne

• Autre

Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Dans le cas d’une création en chaîne, à la suite de la validation d’une fiche, une nouvelle fenêtre de saisie est proposée par le programme.

Menu Listes

© 2012 Sage 44

Modifier un organisme de financement

La fenêtre Organismes de financement affichée, sélectionner l’organisme à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu EDITION.

Pour modifier les éléments d’un organisme de financement, procéder comme en création.

Le bouton Préc. permet de passer d’un organisme de financement à l’organisme précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer à l’organisme de financement suivant.


Supprimer un organisme de financement Un organisme de financement ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans une Fiche stage, une Fiche session ou une Fiche participant).

La fenêtre Organismes de financement affichée, sélectionner l’organisme à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu EDITION.


Editer la liste des organismes de financement

La fenêtre Organismes de financement affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des organismes de financement, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reproduit toutes les informations saisies sur les fiches organismes lors de la création.

L’édition Transfert permet l’extraction des données dans un fichier au format ASCII qu’il sera possible d’importer dans un autre produit.

Pour obtenir une édition du catalogue des organismes de financement, sélectionner l’option Normale.

Menu Listes

© 2012 Sage 45

Code Intitulé Code Cerfa

001 OPACIF OPACIF

002 OPCA OPCA

003 Employeur EMP

004 Aide régionale AIDEXT

005 Aide européenne AIDEXT

006 Autre AUTRE


Importer des organismes de financement

La fenêtre Organismes de financement affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la commande Importer du menu Edition.





Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n'a pas pu être récupéré, avec la cause de non récupération.

Format des organismes de financement Le format des organismes de financement est le suivant :

Menu Listes

© 2012 Sage 46

Nom Position Taille Type Spécificité

Identifiant 1 2 AN F3

Code 3 10 AN

Intitulé 13 60 AN

Code Cerfa 73 10 AN

Organismes de formation Listes / Organismes de Formation

Cette commande permet de constituer une liste d’organismes de formation avec lesquels l’entreprise traite ses actions de formation (sessions de stage externes).

Activer la commande Organismes de formation du menu Listes. La fenêtre Organismes de formation s’affiche.

Chaque organisme est identifié dans cette liste par son code et son nom. Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :

Edition : pour créer, modifier, supprimer, éditer et imprimer les éléments de la liste.

Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection en particulier sur les codes.

La barre d’outils de la fenêtre propose les boutons suivants :

Créer Pour créer un nouvel organisme.

Modifier Pour modifier un organisme.

Supprimer Pour supprimer un organisme.

Editer Pour imprimer le catalogue des organismes de formation.

Importer Pour importer les organismes de formation.

Menu Listes

© 2012 Sage 47

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la liste des organismes de formation.

Voir Ergonomie du logiciel, dans le Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.

• Créer un organisme de financement

• Modifier un organisme de financement

• Supprimer un organisme de financement

• Editer la liste des organismes de financement

Créer un organisme de formation Le menu Options propose la commande Création en chaîne, très utile pour la création successive de plusieurs organismes.

La fenêtre Organisme de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Attribuer à l’organisme de formation en cours de création un code alphanumérique de 1 à 10 caractères.

Nom

Raison sociale de l’organisme de formation.

Contact

Nom de l’interlocuteur principal au sein de l’organisme de formation.

Numéro d’existence

Numéro de déclaration d'existence attribué par la préfecture.

Menu Listes

© 2012 Sage 48

Coordonnées Préciser les coordonnées (adresse, téléphone et fax) de l'organisme de formation.

Internet

Indiquer, le cas échéant, l’adresse du site Internet de l’organisme, par exemple :

http ://www.sage.fr

Le bouton Préc. permet de passer d’un organisme de formation à l’organisme précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer à l’organisme de formation suivant.


Modifier un organisme de formation

La fenêtre Organismes de formation affichée, sélectionner l’organisme à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu EDITION.

Pour modifier les éléments d’un organisme de formation, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un organisme de formation Un organisme de formation ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans une Fiche stage ou une Fiche session).

La fenêtre Organismes de formation affichée, sélectionner l’organisme à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu EDITION.


Editer la liste des organismes de formation

La fenêtre Organismes de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Choisir le type d'édition :

• l'édition Résumée présente le code, le nom et le numéro de téléphone des organismes de formation,

• l'édition Détaillée reproduit toutes les informations saisies sur les fiches organismes lors de la création.

Menu Listes

© 2012 Sage 49

Pour obtenir une édition du catalogue des organismes de formation, sélectionner l’option adéquate Résumée ou Détaillée. Par défaut, l'édition Résumée du catalogue des organismes est proposée.


Importer des organismes de formation

La fenêtre Organismes de formation affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la commande Importer du menu Edition.






Format des organismes de formation Le format des organismes de formation est le suivant :

Menu Listes

© 2012 Sage 50

Position Taille Type Nom

1 2 AN Identifiant (OF)

3 10 AN Code

13 60 AN Nom

73 60 AN Numéro d’existence

133 60 AN Contact

193 32 AN Adresse

225 32 AN Complément d’adresse

257 8 AN Code postal

265 26 AN Commune

291 26 AN Bureau distributeur

317 15 AN Téléphone

332 15 AN Fax

347 80 AN Adresse internet

Catalogue des stages Listes / Catalogue des stages

Cette commande permet de constituer un catalogue de stages afin d’accélérer la saisie des sessions de stage prévisionnels et de la diffuser auprès des salariés.

Il permet également l’établissement des budgets prévisionnels, et d’indiquer un coût moyen par code stage.

Activer la commande Catalogue des stages du menu Listes ou cliquer sur l'icône Catalogues. La fenêtre Liste des stages s’affiche.

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© 2012 Sage 51

Chaque stage est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Le lancement de cette commande modifie la barre de menus :

Edition : pour créer, modifier, supprimer, dupliquer et éditer et importer les éléments de la liste.

Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection à partir du code ou de l'intitulé.

La barre d’icônes de la fenêtre les commandes disponibles.

Créer Pour créer un nouvel stage.

Modifier Pour modifier un stage.

Supprimer Pour supprimer un stage.

Editer Pour imprimer le catalogue des stages.

Importer Pour importer un catalogue de stages.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la liste des stages de formation.

Le bouton Préc. permet de passer d’un stage au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au stage suivant.

Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur ces options.

• Créer un stage

• Modifier un stage

• Supprimer un stage

• Editer le catalogue des stages

• Dupliquer un stage

• Importer le catalogue des stages

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© 2012 Sage 52

Créer un stage

La fenêtre Liste des stages affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

La fenêtre de création se compose de cinq onglets.

Onglet Identification Renseigner successivement les zones.

Code

Attribuer au stage en cours de création un code et un intitulé. Le format de ce code a été défini en paramètres de saisie du menu Fichier.

Organisation

Stage externe / interne

Stage externe : une session est de type externe quand sa mise en œuvre est confiée à un organisme de formation par voie de convention.

Stage interne : une session est de type interne lorsqu'elle est conçue et organisée entièrement par l'entreprise (animateurs internes, matériel de l'entreprise...).

Cocher la case adéquate selon que le stage est conçu et organisé par l'entreprise (interne) ou est confié à un organisme extérieur (externe).

Organisme formateur

Nom de l’organisme qui assure la session externe. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’organisme adéquat. Les organismes de formation sont paramétrés par la commande Organismes de formation du menu Listes.

Nom de l’intervenant

Saisir le nom du formateur.

Animateur interne

Nom du formateur qui assure la session en interne. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner, dans la liste des salariés, le nom adéquat.

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Références catalogue

Indiquer les références du stage figurant dans le catalogue du fournisseur (organisme de formation).

Convention

Type de convention

Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le type adéquat dans la liste.

La Déclaration Fiscale (Cerfa 2483) récapitule les dépenses de formations liées à des conventions.

La gestion (modification et édition) de cette liste des types de convention sont disponibles dans les tables du menu Listes.

Voir Types de convention du menu Listes.

Lieu du stage Identifier l’endroit où se déroule le stage.

S'il s'agit d'un stage externe, c'est l'adresse de l'organisme qui s'affiche.

Onglet Organisation

Renseigner successivement les zones :

Domaine

Nature de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le domaine adéquat.

Thème

Les thèmes sont les différents sujets au sein d'un domaine. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le thème adéquat.

Objectif

But de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’objectif adéquat.

Si le domaine, le thème ou l’objectif de formation ne sont pas encore créés, il est possible de le faire dans la fenêtre ouverte par le bouton zoom. Il faut alors cliquer sur l’icône [Créer] et compléter la fenêtre qui s’ouvre alors.

On peut également, dans la fenêtre ouverte par le bouton zoom, modifier et importer

Menu Listes

© 2012 Sage 54

les éléments de la liste.

Les domaines, thèmes et objectifs sont paramétrés dans le sous-menu Tables du menu Listes.

Type d’action

Zone qui permet de saisir pourquoi le stage est réalisé. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le type d’action adéquat. Le code cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans la fiche type d’action.

Classification A.F.

Zone qui permet de saisir la classification des actions de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner la classification AF adéquat. Le code cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans la fiche classification A.F.

Cadre de fonctionnement

Typologie définie par l'administration fiscale. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le cadre de fonctionnement adéquat. Cette zone doit être obligatoirement saisie.

Informations complémentaires

Niveau requis

Niveau d’études nécessaire pour participer au stage. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le niveau adéquat. Six niveaux sont proposés :

• Bac +4 et sup,

• Bac +3,

• Bac +2,

• Bac,

• BEP / CAP,

• Fin de scolarité obligatoire.

Sanction

Trois types de sanction sont proposés :

• Aucune,

• Diplôme (un diplôme est fourni à la fin du stage),

• Attestation (une attestation est remise à la fin du stage).

Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner la sanction adéquate.

Dernière participation au stage Informations générales et date du dernier stage.

Impression générale

Opinion sur le déroulement d’un stage.

Date

Date de la dernière participation au stage.

Commentaires

Informations complémentaires concernant le stage.

Onglet Prévisionnel - Sessions Cet onglet permet de définir le nombre de stagiaires prévus par sesssion et par catégorie sur l’exercice en cours, avec des quotas minima et maxima.

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Prévisionnel Dix sessions peuvent être planifiées.

Pour chacune des sessions à planifier, saisir un intitulé et une date de début et de fin.

Nombre de participants prévus

Moyen / Maximum

Estimez le nombre moyen et maximum de participants prévus par session.

Lors de la création d'une session dans le plan de formation, le programme effectuera un contrôle sur le nombre de participants inscrits par rapport au nombre maximum par session.

Sessions

Exercice

L’exercice ouvert est affiché par défaut, il est possible de revenir aux exercices passés ou à venir. Utilisez les flèches sur le côté de la zone pour modifier l’exercice.

Sessions

Ce tableau permet de visualiser toutes les sessions existantes sur le stage pour l’exercice sélectionné.

Les informations affichées reprennent les valeurs de la session : Code session, Intitulé, Début du stage, Fin du stage, rang de l’Etape (en fonction du nombre prévu de sessions) et le Nombre des participants (un message peut s’afficher en fonction du paramétrage des minima et maxima prévus).

Onglet Coûts Cet onglet permet, lors de la préparation de la session de formation, d’estimer le coût pédagogique du stage, par exemple les frais de déplacement.

Une grille de saisie permet d’indiquer les natures de coût souhaitées, et d’affecter le type ainsi que l’organisme de financement qui prendra en charge ces coûts.

Il est possible de saisir autant de nature de coût souhaitée, et pour chaque nature de coût, plusieurs types de financement.

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Natures de coûts

Nature

Sélectionnez la nature de coût dans la liste ouverte par le bouton zoom. Il est possible de créer, modifier, importer ou sélectionner une nature de coût, avec ou sans filtre, à partir de la liste. Le code cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans la fiche Nature de coûts.

Lors de la saisie des coûts, la liste des natures n’affiche que les natures de types Sans calcul ou Déplacement.

Voir Natures de coûts dans les tables du menu Listes.

Intitulé

Par défaut, l’intitulé correspondant au code s’affiche, il n’est pas modifiable.

Col.

Cette colonne Collectif reprend la valeur par défaut de la zone Type de la nature de coût. Elle reste modifiable et seules deux valeurs sont possibles : Individuel (case décochée) ou Collectif (case cochée).

Bud. Ind.

Saisir directement le montant individuel bugété, la colonne n’est pas accessible pour les natures de type Collectif.

Budgété

Saisir le montant budgété pour une nature de coût Avec calcul = Sans calcul ou Déplacement et Type = Collectif.

Déd. Ind.

Cette colonne reprend automatiquement le montant budgété individuel.

Cette zone reste modifiable, pour cela saisir le montant individuel déductible budgété pour une nature de coût de type Individuel. Pour une nature déductible, si rien n’est saisi, le montant de la colonne Individuel budgété est repris mais reste modifiable.

La colonne n’est pas accessible pour une nature de type Collectif.

Déductible

Il s’agit du montant déductible budgété pour la nature de coût. Le montant budgété est repris automatiquement mais reste modifiable.

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Type fin.

Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom, le type de financement de la nature de coût. Cette zone doit être saisie obligatoirement. Pour les lignes suivantes, la valeur Type fin de la ligne précédente est reprise automatiquement.

Org. fin.

Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom, l’organisme de financement de la nature de coût. Cette zone doit être saisie obligatoirement. Pour les lignes suivantes, l’organisme de financement de la ligne précédente est repris automatiquement. Le code cerfa 2483 correspondant doit être renseigné dans la fiche Organisme de financement.

Le bouton Supprimer permet la suppression de la ligne de nature de coût sélectionnée.

Totaux

Budgété

Cette zone, non modifiable, affiche le montant total de la colonne Budgété.

Budgété déductible

Cette zone, non modifiable, affiche le montant total de la colonne Budgété déductible.

Codes de regroupement Cette grille permet de n’afficher que les regroupements des natures de coûts. Une ligne par code de regroupement est affichée.

Regroupement

Affiche le code de regroupement.

Intitulé

Affiche l’intitulé lié au code de regroupement.

Budgété

Cette colonne regroupe la somme des montants budgétés des natures de coût avec le même code de regroupement.


Cette colonne regroupe la somme des montants déductibles budgétés des natures de coûts avec le même code de regroupement.

Onglet Coût du stage selon le type de calcul indiqué dans la nature de coûts

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Onglet Acquis

Version

Cet onglet est proposé uniquement si la Paie a l’option Gestion des carrières et des compétences.

Type calcul Type Budgété Indiv.

Budgété Budgété Indiv. Déd.

Budgété Déductible

Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé Saisissable Calculé

0 - Pas de calcul

Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Non

Individuel Oui Non Non Non Oui Non Non Non

1 - Salaire brut Les types de calcul 1, 2 et 3 ne sont pas saisisables et utilisés au niveau du stage

2 - Charges patronales

3 - Animateur interne

4 - Déplacement


Individuel Oui Non Non Non Oui Non Non Non

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Cette fenêtre présente un tableau, vide par défaut, qui reprend les code, intitulé et niveau des compétences que le stage permet d’acquérir. Dans ce tableau il est possible d’Insérer, Modifier ou Supprimer les compétences liées à ce stage.

Insérer une compétence

Cliquer sur le bouton Insérer pour afficher une fiche vierge de compétence.

Code / Intitulé

Ces zones, non saisissables reprennent les Code et Intitulé de la compétence sélectionnée.

Niveau

Six niveaux sont possibles.

Commentaire

Cette zone de texte permet la saisie d’un commentaire particulier par rapport à la compétence proposée. Si vous utiliser le module de Paie & GRH Gestion des carrières et des compétences, Cette zone reprend le Commentaire de la compétences sélectionnée.

Voir Listes / Compétences / Créer une Compétence / zone Commentaire dans le module de Paie & GRH Gestion des carrières et des compétences.

Modifier une compétence acquise

Double cliquer sur la ligne de la compétence ou sur le bouton Modifier après l’avoir sélectionnée dans le tableau.

La fiche de la compétence proposée s’affiche. Les zones Code et Intitulé ne sont pas modifiables.

Cliquer sur OK pour valider les modifications.

Saisissez votre texte déroulant ici.

Supprimer une compétence acquise

La liste des compétences ouverte, placer le curseur sur la fiche à supprimer puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Une confirmation de la suppression est demandée, valider par OK.


Modifier un stage

La fenêtre Liste des stages affichée, sélectionner le stage à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa

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© 2012 Sage 60

ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un stage, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un stage Un stage ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans une fiche session ou souhait).

La fenêtre Liste des stages affichée, sélectionner le stage à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer le catalogue des stages

La fenêtre Liste des stages affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Cinq types d'édition sont proposés :

• Résumée sans détail des coûts : cette édition présente le code et l'intitulé du stage ainsi que l'objectif, le thème, le type, le nombre de jours et le cadre de fonctionnement.

• Détaillée sans détail des coûts : elle reproduit l'ensemble des informations des fiches stages sauf celles relatives aux coûts prévisionnels.

• Résumée avec détail des coûts : il s'agit de l'édition résumée simple complétée des données saisies dans l'onglet Coûts prévisionnels des fiches stages.

• Détaillée avec détail des coûts : elle reprend l'édition détaillée complétée des données saisies dans l'onglet Coûts prévisionnels des fiches stages.

• Transfert : permet de générer un fichier texte reprenant toutes les données de la fiche stage (y compris les coûts prévisionnels).

Critères de sélection Tous les stages sont sélectionnés par défaut. L'utilisateur peut affiner sa sélection en fonction des organismes (pour les stages externes), des domaines et des thèmes.

Des tris peuvent être aussi demandés sur le code, les domaines, thèmes ou l'organisme.

La case à cocher Détail des coûts permet d’obtenir le détail des coûts liés aux stages.

La case à cocher Rupture permet d’obtenir un saut de page par stage.

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Dupliquer un stage

Ce bouton permet la création rapide, en dupliquant un stage similaire puis en y apportant les modifications nécessaires.

La liste des stages ouverte, sélectionner le stage à dupliquer, puis cliquer sur le bouton Dupliquer.

La fenêtre Stage s’ouvre. Les informations de la fiche initialement sélectionnée sont proposées par défaut. Il suffit d’attribuer un code à cette nouvelle fiche et d’y apporter les modifications nécessaires.

Valider cette création par OK.

Importer le catalogue des stages

La fenêtre Liste des stages affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.


Avec modification des fiches

Il s’agit de la même commande appelée en importation des fiches de personnel dans la fenêtre principale du logiciel au niveau de la société.

Voir le manuel de référence, menu Listes / Fiches de personnel.

Avec édition d’un rapport

Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l’intégration du fichier, conserver l’option cochée par défaut ; sinon la décocher.

Ce rapport présente un message pour chaque élément qui n’a pas pu être récupéré avec la cause de non récupération.

Valider en cliquant sur le bouton OK.

Saisir l’emplacement du fichier à importer ainsi que son nom et extension.

Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.

Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation de cette commande.

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Structure du fichier Catalogue des stages

Position D sur 8c. (*) Position

D sur 10c.(*)

Longueur Type Nom de la zone

Stage

1 1 2 A FS

3 3 10 A Code

13 13 60 A Intitulé

73 73 10 A Code domaine de formation

83 83 10 A Code thème de formation

93 93 10 A Code objectif de formation

103 103 1 A Stage Interne = O / Stage externe = N

104 104 3 A Zone réservée - «Espace»

107 107 10 A Matricule Animateur interne

117 117 10 A Code Organisme formateur

127 127 30 A Référence catalogue

157 157 50 A Nom intervenant

207 207 50 A Nom organisme formation

257 257 32 A Adresse organisme formation

289 289 32 A Complément adresse organisme formation

321 321 26 A Commune organisme formation

347 347 26 A Bureau distributeur organisme formation

373 373 5 A Code postal organisme formation

378 378 20 A Bâtiment

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398 398 20 A Etage

418 418 2 N Niveau requis : 0 : Bac + 4 et sup. 1 : Bac + 3 2 : Bac +2 3 : Bac 4 : BEP / CAP 5 : Fin de scolarité obligatoire 6 : Aucun

420 420 2 N Sanction : 0 : Aucune 1 : Diplôme 2 : Attestation


436 436 3 N Nombre moyen de participants

439 439 3 N Nombre maximum de participants


490 490 8 ou 10

D Dernière participation au stage

498 500 30 A Impression général

528 530 60 A Commentaire 1 dernière participation

588 590 60 A Commentaire 2 dernière participation

648 650 20 A Session 1 - Libellé

668 670 8 ou 10

D Session 1 - Date début

676 680 8 ou 10

D Session 1 - Date fin


704 710 8 ou 10


712 720 8 ou 10



Menu Listes

© 2012 Sage 64

740 750 8 ou 10


748 760 8 ou 10



776 790 8 ou 10


784 800 8 ou 10



812 830 8 ou 10


820 840 8 ou 10



848 870 8 ou 10


856 880 8 ou 10



884 910 8 ou 10


892 920 8 ou 10



920 950 8 ou 10


928 960 8 ou 10



956 990 8 ou 10


964 1000 8 ou 10


Menu Listes

© 2012 Sage 65


992 1030 8 ou 10


1000 1040 8 ou 10


1008 1050 10 A Code Type d’action

1018 1060 10 A Code Classification AF

1028 1070 10 A Code cadre de fonctionnement

1038 1080 12 A Code type de convention

1048 1090 12 N Année 1 - Heures formation

1060 1102 12 N Année 1 - Jours formation










1170 1222 1 N Zone réservée - «0»


1173 1225 1 N Zone réservée - «0»

Menu Listes

© 2012 Sage 66

Coûts

1 1 2 A SN

3 3 10 A Code stage

13 13 10 A Code regroupement

23 23 10 A Nature de coût

33 33 1 N Collectif : 0 : Non 1 : Oui

34 34 12 N Budgété

45 45 12 N Budgété déductible

57 57 10 A Code Type financement

67 67 10 A Code Organisme financement

Compétences acquises

1 1 2 A CS

3 3 10 A Code stage

13 13 10 A Code compétence

23 23 1 N Niveau : 0 : Débutant 1 : Moyen 2 : Confirmé 3 : Lu 4 : Lu, Ecrit 5 : Lu, Ecrit, Parlé

Tables Ce sous-menu du menu Listes présente les commandes de paramétrage des listes spécifiques à la Gestion de la Formation.

Nous présentons ici les généralités concernant les listes des tables.

Chaque élément d’une liste est identifié par son code et son intitulé.


• Edition : pour créer, modifier, supprimer, éditer et importer les éléments de la liste.

• Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection en particulier sur les codes.

La barre d’outils de la fenêtre propose les boutons suivants.

Menu Listes

© 2012 Sage 67

Créer Pour créer un nouvel élément.

Modifier Pour modifier la fiche de l’élément sélectionné.

Supprimer Pour supprimer l’élément sélectionné.

Editer Pour imprimer la liste des éléments.

Importer Pour importer des éléments.

Les filtres Recherche active et Sélection active sont disponibles sur toutes les listes.

Voir Ergonomie du logiciel, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails.

• Natures de contrat

• Statuts des souhaits de formation

• Motifs des refus et reports

• Domaines de formation

• Thèmes de formation

• Objectifs

• Types d’action

• Classification des A.F.

• Types de convention

• Cadres de fonctionnement

• Types de financement

• Natures de coûts

• Regroupements des natures de coûts

Menu Listes

© 2012 Sage 68

Natures de contrat Listes / Tables / Natures de contrat

Cette commande ouvre la liste des natures de contrat.

Chaque nature de contrat est identifiée dans cette liste par son code, ses codes DADS-U, DNA et ASSEDIC.

Créer une nature de contrat

La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

La fiche d’une nature de contrat est complétée par l’encadré Formation professionnelle / CERFA 2483.

La Déclaration Fiscale (Cerfa 2483) ne comptabilise, dans le calcul des effectifs et la répartition des dépenses relatives aux sessions, que certains types de contrat. L'utilisateur doit donc renseigner la zone Code Cerfa 2483 et cocher si nécessaire la case CDD.

Code Cerfa 2483

Avant l'édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), saisir le code de correspondance adéquat :

• Apprentis : 1

• Contrat emploi solidarité : 2

• Emploi solidarité consolidé : 3

• Emploi ville : 4

• Contrat d'adaptation : 5

Menu Listes

© 2012 Sage 69

• Contrat d'orientation : 6

• Contrat de qualification : 7

• Contrat initiative emploi : 8

• Contrat accès emploi : 9

• Intermittents du spectacle : 10

Nature de contrat

Boîte à liste permettant de sélectionner le type de contrat de travail :

• CDI (par défaut),

• CDD,

• CNE,

• CES.

Cette zone concerne l’Attestation ASSEDIC de la formation et la Déclaration Unique d’Embauche.

Voir les procédures de création, modification, suppression, édition et importation sont identiques à celles décrites dans le Menu Listes / Natures de contrat / du Manuel de référence de la Paie.

Modifier une nature de contrat

La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, sélectionner la nature à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le code ne peut être modifié.

Pour modifier les éléments d’une nature de contrat, procéder comme en création.

Le bouton Préc. permet de passer d’un statut de souhait de formation au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un statut de souhait de formation au suivant.


Supprimer une nature de contrat Une nature de contrat ne peut être supprimée si elle a déjà été utilisée.

La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, sélectionner le domaine à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des natures de contrat

La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Menu Listes

© 2012 Sage 70

Pour obtenir une édition de la liste des natures de contrat, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des natures de contrat. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des natures de contrat.

Par défaut, l’édition normale de la liste des natures de contrat est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les natures de contrat

La fenêtre Liste des natures de contrat affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Renseigner successivement les zones.


Si le fichier importé comporte une information déjà existante mais dont la valeur est différente, le programme doit-il la corriger ? Pour sélectionner la réponse adéquate Non, Oui, Avec confirmation, cliquer sur la boîte à liste en regard de la zone.


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque domaine de formation, les éléments qui n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.


Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension. Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton OK.

Voir Ergonomie du logiciel du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur l’utilisation de cette commande.

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© 2012 Sage 71

Structure du fichier des natures de contrat La structure du fichier Natures de contrat est la suivante :

Position Longueur Type Nom de la zone

1 2 A T3

3 10 AN Code

13 60 AN Libellé

73 2 A Code bilan social

75 2 A Code DAS CRC

77 2 A Code ASSEDIC

79 2 A Code mouvement

81 2 A Code CERFA 2483

83 1 A Zone réservée «Espace»

84 1 A Compté dans la DUE : «O» : Oui «N» : Non

85 3 A Code DADS-U


90 1 N Nature de contrat : 0 : CDI 1 : CDD 2 : CNE 3 : CES

Statuts des souhaits de formation Listes / Tables / Statuts des souhaits de formation

Cette commande permet de paramétrer les statuts des souhaits de formation des salariés. Ce paramétrage apparaît dans la liste des souhaits du menu Gestion dans le cadre Afficher les souhaits sous forme de case à cocher (En attente, Acceptés et Refusés).

Menu Listes

© 2012 Sage 72

Chaque statut de souhait de formation est identifié dans cette liste par son code, son intitulé et l’activation ou non du saisie motif.

Créer un statut de souhait de formation

La fenêtre Liste - statut des souhaits de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Codifier le statut sur 10 caractères alphanumériques.

Saisie motif

Case, non cochée par défaut, permettant d’indiquer si oui ou non un motif doit être saisi pour le souhait de formation.

Intitulé

Saisir l’intitulé du statut.

Type

Il s’agit de paramétrer la catégorie de statut selon les choix suivants :

• En attente (valeur par défaut)

• Accepté

• Refusé


Modifier un statut des souhaits de formation

La fenêtre Liste - statuts des souhaits de formation affichée, sélectionner le statut à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Menu Listes

© 2012 Sage 73


Pour modifier les éléments d’un domaine de formation, procéder comme en création.

Le bouton Préc. permet de passer d’un statut de souhait de formation au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un statut de souhait de formation au suivant.


Supprimer un statut des souhaits de formation Un statut ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans les fiches de souhaits).

La fenêtre Liste -statuts des souhaits de formation affichée, sélectionner le domaine à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des statuts des souhaits de formation

La fenêtre Liste - statuts des souhaits de formations affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des statuts des souhaits de formation, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des statuts des souhaits de formation. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des statuts des souhaits de formation.

Par défaut, l’édition normale de la liste des statuts des souhaits est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les statuts des souhaits de formation

La fenêtre Liste - statuts des souhaits de formation affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

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© 2012 Sage 74









Structure du fichier Statuts des souhaits de formation

Position Longueur Type Désignation

1 2 A F5

3 10 A Code

13 60 A Intitulé

73 1 N Saisie du motif (0 : non ; 1 : oui)


76 1 N Type 0 : En attente 1 : Accepté 2 : Réfusé

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© 2012 Sage 75

Motifs des refus et reports Listes / Tables / Motifs des refus et reports

Cette commande permet de paramétrer les motifs des refus et reports de formation des salariés. Ce paramétrage apparaît dans l’onglet Suivi des souhaits des salariés du menu Gestion .

Chaque motif est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Le bouton Préc. permet de passer d’un motif au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un motif au suivant.

Créer un motif de refus ou de report

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Codifier le motif sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé

Saisir l’intitulé du motif.


Modifier un motif de refus ou de report

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, sélectionner le motif à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.



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© 2012 Sage 76

Supprimer un motif de refus ou de report Un motif ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans les fiches de souhaits).

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, sélectionner le domaine à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

Editer la liste des motifs de refus ou de reports

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des motifs de refus ou de reports, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des motifs. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des motifs

Par défaut, l’édition normale de la liste des motifs est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


Importer les motifs de refus et de reports

La fenêtre Liste - motifs des refus et reports affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.


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© 2012 Sage 77








Structure du fichier Motifs des refus et reports


1 2 A F8

3 10 AN Code

13 60 AN Intitulé

Domaines de formation Listes / Tables / Domaines de Formation

Cette commande permet de paramétrer les éléments associés aux natures des sessions de stage (Informatique, Bureautique, Comptabilité...). Le domaine est ensuite rattaché à un stage ou une session.

Chaque domaine de formation est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Le bouton Préc. permet de passer d’un domaine de formation au domaine de formation précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au domaine de formation suivant.

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© 2012 Sage 78

Créer un domaine de formation

La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Codifier le domaine de formation sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé.


Modifier un domaine de formation

La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, sélectionner le domaine à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un domaine de formation, procéder comme en création.


Supprimer un domaine de formation Un domaine ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans les fiches stages, sessions, thèmes ou souhaits).

La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, sélectionner le domaine à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des domaines de formation

La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des domaines de formation, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des domaines de formation. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des domaines de formation.

Par défaut, l’édition normale de la liste des domaines est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

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© 2012 Sage 79

Importer les domaines de formation

La fenêtre Liste - domaines de formation affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.









La structure du fichier Domaines de formation est la suivante :

Position Longueur Nom de la zone

1 2 GA

3 10 Code du domaine

13 60 Libellé du domaine

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© 2012 Sage 80

Thèmes de formation Listes / Tables / Thèmes de Formation

Cette commande permet de paramétrer les éléments associés aux sujets de formation. Les thèmes sont les différents sujets au sein d'un domaine de formation et seront repris dans les fiches stages ou sessions.

Exemple :

Au domaine informatique, on peut associer les thèmes Windows 95 et au domaine Bureautique, les thèmes Word et Excel.

Chaque thème de formation est identifié dans cette liste par son code, son intitulé et le domaine auquel il est rattaché.

Créer un thème de formation

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.


Code

Attribuer au thème de formation en cours de création un code alphanumérique de 1 à 10 caractères.

Intitulé

Saisir l’intitulé du thème correspondant.

Domaine

Nature de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le domaine adéquat.


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© 2012 Sage 81

Modifier un thème de formation

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, sélectionner le thème à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le bouton Préc. permet de passer d’un thème de formation au thème de formation précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer au thème de formation suivant.

Pour modifier les éléments d’un thème de formation, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un thème de formation Un thème de formation ne peut être supprimé s'il a déjà été utilisé (sélectionné dans des fiches sessions, stages ou souhaits).

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, sélectionner le thème à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des thèmes de formation

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des thèmes de formation, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des thèmes de formation. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des thèmes de formation.

Par défaut, l’édition normale de la liste des thèmes est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue),


Importer les thèmes de formation

La fenêtre Liste - thèmes de formation affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Menu Listes

© 2012 Sage 82





Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par défaut ; sinon la décocher.

Ce rapport présente, pour chaque thème de formation, les éléments qui n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.


Saisir le chemin du fichier à importer ainsi que son nom et extension.



La structure du fichier Thèmes de formation est la suivante :


1 2 GB

3 10 Code du thème

13 60 Libellé du thème

73 10 Code du domaine

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© 2012 Sage 83

Objectifs Listes / Tables / Objectifs

Cette commande permet de paramétrer les éléments associés aux différents buts de la formation. L'objectif apparaît par la suite dans les fiches stages et sessions.

Chaque objectif de formation est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un objectif de formation

La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Codifier l’objectif de formation sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé. Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un objectif de formation

La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, sélectionner l’objectif à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un objectif de formation, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Le bouton Préc. permet de passer d’un objectif de formation à l’objectif de formation précédent selon l’ordre de tri choisi.

Le bouton Suiv. permet de passer à l’objectif de formation suivant selon l’ordre de tri choisi.

Supprimer un objectif de formation La suppression d'un objectif de formation est autorisée s'il n'a été associé à aucune fiche stage session, participant ou souhait.

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© 2012 Sage 84

La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, sélectionner l’objectif à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des objectifs de formation

La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des objectifs de formation, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des objectifs de formation. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des objectifs de formation.

Par défaut, l’édition normale de la liste des objectifs est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue),


Importer les objectifs de formation

La fenêtre Liste - objectifs de formation affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.




Menu Listes

© 2012 Sage 85


Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque objectif de formation, les éléments qui n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.



Si l’édition du rapport de récupération a été demandée, la fenêtre habituelle de sélection d’un mode de sortie s’affiche, choisir la sortie voulue et valider en cliquant sur le bouton [OK].


La structure du fichier Objectifs de formation est la suivante :


1 2 GD

3 10 Code de l'objectif

13 60 Libellé de l'objectif

Types d'action Listes / Tables / Types d’action

Cette commande permet de paramétrer les différentes actions de formation.

Généralités

Les sessions dont les dépenses peuvent être déduites (Déclaration Fiscale (Cerfa 2483)) doivent relever des types d'actions suivantes :

• Préformation et préparation à la vie professionnelle : permettre à toute personne, sans qualification professionnelle et sans contrat de travail, d’atteindre le niveau nécessaire pour suivre un stage de formation professionnelle proprement dit ou pour entrer directement dans la vie professionnel.

• Adaptation et développement des compétences : favoriser l’adaptation des salariés à leur poste de travail, à l’évolution des emplois, ainsi que leur maintien dans l’emploi, et de participer au développement des compétences des salariés.

• Promotion : permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée.

• Prévention : préparer les travailleurs dont l’emploi est mena cé à une mutation d’activité dans le cadre de l’entreprise ou en dehors.

• Conversion : permettre à des travailleurs salariés dont le contrat de travail est rompu, d’accéder à des emplois exigeant une qualification différente. Permettre à des travailleurs non salariés d’accéder à de nouvelles activités professionnelles.

• Acquisition, entretien, perfectionnement : donner aux travailleurs les moyens d’accéder à la culture, de maintenir ou de parfaire leur qualification et leur niveau culturel, ainsi que d’assumer des responsabilités accrues dans la vie associative.

- Radio protection : formation continue des personnes prévues à l’article L. 1333-11 du Code de sante publique.

- Bilan de compétence.

- Validation des acquis de l’expérience.

- Lutte contre l’illétrisme et l’apprentissage de la langue française.

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© 2012 Sage 86

Activer la commande Types d’action du sous-menu Tables pour visualiser la liste des types d’action de formation préparamétrés ou en saisir de nouveaux.

Chaque type d’action est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un type d’action

La fenêtre Liste - types d’action affichée, valider la commande Créer du menu EDITION ou cliquer sur l’icône Créer.

Code / Intitulé

Codifier le type d’action sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé.

Code Cerfa

Pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483, il faut identifier s’il s’agit d’une validation des acquis de l’expérience ou un bilan de compétence :

Saisir :

• VAE pour Validation des Acquis de l’Expérience ou,

• BC pour Bilan de Compétence.


Modifier un type d’action

La fenêtre Liste - types d’action affichée, sélectionner le type d’action à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.



Pour modifier les éléments d’un type d’action, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Menu Listes

© 2012 Sage 87

Supprimer un type d’action La suppression d'un type d'action est autorisée s'il n'est pas associé à une session.

La fenêtre Liste - types d’action affichée, sélectionner le type d’action à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des types d’action

La fenêtre Liste - types d’action affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des types d’action, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des types d’action. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des types d’action. Par défaut, l’édition normale de la liste des types d’action est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


001 Préformation et préparation à la vie professionnelle

002 Adaptation et développement des compétences

003 Promotion

004 Prévention

005 Convertion

006 Acquisition, entretien, perfectionnement

007 Radio protection

008 Bilan de compétence BC

009 Validation des acquis de l’expérience VAE

010 Lutte contre l’illettrisme et apprentissage de la langue française


Importer les types d’action

La fenêtre Liste - types d’action affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

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© 2012 Sage 88





Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque type d'action, les éléments qui n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.





La structure du fichier Type d'action est la suivante :


1 2 AN GF

3 10 AN Code de l'action

13 60 AN Libellé de l'action

73 10 AN Code Cerfa

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© 2012 Sage 89

Classification des A.F. Listes / Tables / Classification des A.F.

Cette commande permet de gérer les classifications des actions de formation.

Chaque classification des actions de formation est identifiée dans cette liste par son code, son intitulé et son code Cerfa.

Créer la classification d’une action de formation

La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Codifier l’action de formation sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé

Saisir l’intitulé de la classification.

Code Cerfa

Saisir le code cerfa de la classification A.F. nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire 2483. Pour connaître les codes, consulter les tables formation du PPS.


Modifier la classification d’une action de formation

La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, sélectionner la classification à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.


Le bouton Préc. permet de passer d’une classification à la précédente.

Menu Listes

© 2012 Sage 90

Le bouton Suiv. permet de passer d’une classification à la suivante.


Supprimer la classification d’une action de formation

La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, sélectionner la classification à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des classifications des actions de formation

La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des classifications des AF, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des classifications A.F.. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des classifications.

Par défaut, l’édition normale de la liste des classifications AF est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


001 Adaptation ADA

002 Evolution et maintien EVO

003 Développement et compétences DEV


Importer les classifications des actions de formation

La fenêtre Liste - classifications des actions de formation affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

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© 2012 Sage 91









La structure du fichier des classifications des actions de formation est la suivante :


1 2 F0

3 10 Code de la classification de l’action de formation

13 60 Libellé de la classification

73 10 Code Cerfa

Menu Listes

© 2012 Sage 92

Types de convention Listes / Tables / Types de convention

Cette commande permet de gérer les types de convention de stage.

Chaque type de convention est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Modifier un type de convention

La fenêtre Liste - types de convention affichée, sélectionner le cadre à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Seul le Code Cerfa peut être modifié, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483. Pour connaître les codes, consulter les tables de formation du PPS.

Le bouton Préc. permet de passer d’un type de convention au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un type de convention au suivant.


Editer la liste des types de convention

La fenêtre Liste - types de convention affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Menu Listes

© 2012 Sage 93

Pour obtenir une édition de la liste des types de convention, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des types de convention. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des types de convention.

Par défaut, l’édition normale de la liste des types de convention est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


001 Simplifiée AN

002 Annuelle AN

003 Pluriannuelle PA

004 Hors convention HC


Cadres de fonctionnement Listes / Tables / Cadres de fonctionnement

Cette commande permet de gérer les cadres de fonctionnement des stages et sessions.

Chaque cadre de fonctionnement est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un cadre de fonctionnement

La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Menu Listes

© 2012 Sage 94

Code

Codifier le cadre de fonctionnement sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé

Saisir l’intitulé du cadre de fonctionnement.

Nature d’absence

Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom de la zone, la nature d’absence correspondante au cadre de fonctionnement. Les natures d’absence présentes sur la liste sont paramétrées avec Gestion des absences et Absence formation cochées.

Nature hors temps de travail

Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom de la zone, la nature hors temps de travail correspondante au cadre de fonctionnement. Les natures hors temps de travail présentes sur la liste sont paramétrées avec Gestion des absences et Absence formation cochées.

Code Cerfa

Saisir le code cerfa du cadre de fonctionnement nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483. Pour connaître les codes, consulter les tables de formation du PPS.


Modifier un cadre de fonctionnement

La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, sélectionner le cadre à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.


Le bouton Préc. permet de passer d’un cadre de fonctionnement au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un cadre de fonctionnement au suivant.


Supprimer un cadre de fonctionnement

La fenêtre Liste -cadres de fonctionnement affichée, sélectionner le cadre à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Menu Listes

© 2012 Sage 95

Editer la liste des cadres de fonctionnement

La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des cadres de fonctionnement, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des cadres de fonctionnement. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des cadres de fonctionnement.

Par défaut, l’édition normale de la liste des cadres de fonctionnement est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


001 Plan de formation PF

002 Congé individuel de formation CIF

003 Alternance ALT

004 Droit individuel à la formation DIF

005 Contrat de professionnalisation CP

006 Période de professionnalisation PP

007 Autre AUT


Importer les statuts des cadres de fonctionnement

La fenêtre Liste - cadres de fonctionnement affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Menu Listes

© 2012 Sage 96









La structure du fichier cadres de fonctionnement est la suivante :


1 2 A F6

3 10 AN Code

13 60 AN Intitulé

73 4 N Code nature d’absence société

77 4 N Code nature d’absence hors temps de travail

81 10 A Code Cerfa

Menu Listes

© 2012 Sage 97

Types de financement Listes / Tables / Types de financement

Cette commande permet de gérer les types de financement des stages et sessions.

Chaque type de financement est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un type de financement

La fenêtre Liste - types de financement affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Codifier le type de financement sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé

Saisir l’intitulé du type de financement.

Code Cerfa

Saisir le code cerfa du type de financement nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483. Pour connaître les codes, consulter les tables de formation du PPS.


Modifier un type de financement

La fenêtre Liste - types de financement affichée, sélectionner le cadre à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.


Le bouton Préc. permet de passer d’un type de financement au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un type de financement au suivant.

Menu Listes

© 2012 Sage 98


Supprimer un type de financement

La fenêtre Liste - types de financement affichée, sélectionner le cadre à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des types de financement

La fenêtre Liste - types de financement affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des types de financement, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des types de financement. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des cadres de fonctionnement.

Par défaut, l’édition normale de la liste des types de financement est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


001 Congé individuel de formation et autres congés salariés (0.20 %)

CIF

002 Altenance, DIF - Priorités de branche (0.50%) ALT

003 Plan et autres dispositifs de formation (0.90%) PLA

004 Formation des CDD (1%) CDD


Importer les types de financement

La fenêtre Liste - types de financement affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Menu Listes

© 2012 Sage 99









La structure du fichier des types de financement est la suivante :


1 2 F2

3 10 Code du type de financement

13 60 Libellé du type de financement

73 10 Code Cerfa

Menu Listes

© 2012 Sage 100

Natures de coûts Listes / Tables / Natures de coûts

Cette commande permet de gérer les natures de coûts des stages et sessions.

Chaque nature de coût est identifiée dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer une nature de coût

La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Codifier la nature de coût sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé

Saisir l’intitulé de la nature de coût.

Calcul

Sélectionner dans la liste de la zone, le mode de calcul de la nature :

• Sans calcul,

• Salaire brut,

• Charges patronales,

• Animateur interne,

• Déplacement.

Menu Listes

© 2012 Sage 101

Type

En fonction du mode de calcul paramétré dans la zone précédente, sélectionner un des choix suivant :

• Individuel (obligatoire pour les modes de calcul Salaire brut et Charges patronales),

Le statut est individuel pour les coûts à saisir au niveau du participant. Les valeurs Réalisé et Réalisé déductible du participant sont reprises dans les colonnes Dépenses réelles et Montant réalisé déductibles de cette même session.

• Collectif (obligatoire pour le mode de calcul Animateur interne).

Le statut est collectif. Pour les coûts à saisir en global au niveau de la session. Cette zone ne peut être activée si type Calcul = Animateur interne, Salaire brut et Charges patronales.

Déductible

Case à cocher qui détermine si la nature de coût est déductible ou non. Si la nature de coût est déductible, les montants saisis seront reportés automatiquement dans les colonnes déductibles.

Code Cerfa

Saisir le code cerfa de la nature de coût, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483.

Voir Tables de la formation dans le PPS.

Code de regroupement

Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom de la zone, le code de regroupement de la nature. Il est possible de créer un code de regroupement à partir de cette liste.

Création automatique pour les stages

Case à cocher permettant l’automatisme de saisie. Si elle est cochée, une ligne nature de coût est créée automatiquement sur chaque nouveau stage.

Cette zone ne peut être activée si type Calcul = Salaire brut, Charges patronales ou Animateur interne.

Création automatique pour les sessions

Case à cocher permettant l’automatisme de saisie. Si elle est cochée, une ligne nature de coût est créée automatiquement sur chaque nouvelle session.

Création automatique pour les participants

Case à cocher permettant l’automatisme de saisie. Si elle est cochée, une ligne nature de coût est créée automatiquement sur chaque nouveau participant.

Cette zone ne peut être activée si type Calcul = Animateur interne.

Cette zone ne peut être activée si Type = Collectif.

Code Cerfa

Saisir le code cerfa de la nature de coût, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483.



Modifier une nature de coût

La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, sélectionner le cadre à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.


La modification du type de calcul d’une nature de coût est impossible.

Le bouton Préc. permet de passer d’une nature de coût à la précédente.

Menu Listes

© 2012 Sage 102

Le bouton Suiv. permet de passer d’une nature de coût à la suivante.


Supprimer une nature de coût

La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, sélectionner le cadre à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

La suppression d’une nature de coût est impossible si elle a déjà été utilisée en saisie des coûts sur les stages, les sessions ou les participants.

Editer la liste des natures de coûts

La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des natures de coûts, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des natures de coûts. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des natures de coûts.

Par défaut, l’édition normale de la liste des natures de coûts est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).

Menu Listes

© 2012 Sage 103

Code Intitulé Type calcul

Indiv./Coll. Déductible Créat. Stage

Créat. Session

Créat. Partic.

Code Reg.

001 Coût du stage 0 C O O O N 001

002 Dépenses liées au Tutorat

0 I O N N N 001

003 Autres coûts pédagogiques

0 C O N N N 001

004 Réménération animateur interne

3 C O N N N 001

005 Autres dépenses de formation

0 C O N N N 001

006 Dépenses de fonctionnement

0 C O N N N 002

007 Transport 0 I O N N N 003

008 Hébergement 4 I O N N N 003

009 Rémunérations brutes salariales

1 I O N O O 004

010 Charges patronales

2 I O N O O 004

011 Coûts pédagogiques

0 C O N N N 001

012 Frais de déplacements

0 C O N N N 003


Importer les natures de coûts

La fenêtre Liste - natures de coûts affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.

Menu Listes

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La structure du fichier des natures de coûts est la suivante :

Menu Listes

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1 2 A F7

3 10 AN Code

13 60 AN Intitulé

73 10 A Code Cerfa

83 2 A Zone réservée (Espace)

85 1 N Zone calcul :

0 : Sans calcul

1 : Salaire brut

2 : Charges patronales

3 : Animateur interne

4 : Déplacement

86 2 A Zone réservée (Espace)

88 1 N Zone type :

0 : Individuel

1 : Collectif

89 1 N Création automatique pour les sessions 0 : Non ; 1 : Oui

90 1 N Déductible 0 : Non ; 1 : Oui

91 10 A Code de regroupement

101 1 N Création automatique dans les stages 0 : Non ; 1 : Oui

102 1 N Création automatique pour les participants 0 : Non ; 1 : Oui

Regroupements des natures de coûts Listes / Tables / Regroupements des natures de coûts

Cette commande permet de gérer les regroupements des natures de coûts des stages et sessions.

Menu Listes

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Chaque regroupement de nature de coût est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Créer un regroupement de natures de coûts

La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Code

Codifier le regroupement de natures de coûts sur 10 caractères alphanumériques.

Intitulé

Saisir l’intitulé du regroupement de natures de coûts.

Code Cerfa

Saisir le code cerfa du regroupement de natures de coûts, il est nécessaire pour l’édition de l’état préparatoire Cerfa 2483.



Modifier un regroupement de natures de coûts

La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, sélectionner le regroupement à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.


Le bouton Préc. permet de passer d’un regroupement de nature de coût au précédent.

Le bouton Suiv. permet de passer d’un regroupement de nature de coût au suivant.

Menu Listes

© 2012 Sage 107


Supprimer un regroupement de natures de coûts

La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, sélectionner le regroupement à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des regroupements des natures de coûts

La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des regroupements des natures de coûts, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des regroupements des natures de coûts. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des regroupements des natures de coûts.

Par défaut, l’édition normale de la liste des regroupements des natures de coûts est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue). Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Importer les regroupements des natures de coûts

La fenêtre Liste - regroupements des natures de coûts affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.


Menu Listes

© 2012 Sage 108








La structure du fichier des regroupements des natures de coûts est la suivante :


1 2 F4

3 10 Code du regroupement des natures de coûts

13 60 Libellé du regroupement des natures de coûts

73 10 Code Cerfa

Critères d'évaluation Ce sous-menu du menu Listes permet de paramétrer les critères spécifiques aux évaluations des sessions. Ces critères d'évaluation sont nécessaires pour l'édition de la Fiche évaluation proposée dans la commande Documents administratifs.

Le programme reprend en tant que commande les intitulés définis sur l’onglet Evaluation du sous-menu Paramètres généraux du menu Fichier. Cinq critères maximum sont disponibles en saisie. Les procédures de création, modification, suppression, édition et importation sont communes à toutes les commandes de ce sous-menu.

Activer la commande adéquate du sous-menu Critères d’évaluation.

Chaque critère d'évaluation est identifié dans cette liste par son code et son intitulé.

Menu Listes

© 2012 Sage 109

Créer un critère d’évaluation

La fenêtre Liste - ... affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Codifier le critère d’évaluation sur 10 caractères alphanumériques et saisir son intitulé. Cliquer sur OK pour valider les saisies.

Modifier un critère d’évaluation

La fenêtre Liste - ... affichée, sélectionner le critère d’évaluation à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.



Pour modifier les éléments d’un critère d’évaluation, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer un critère d’évaluation La suppression d'un critère d'évaluation est autorisée s'il n'est pas associé à une fiche participant.

La fenêtre Liste - ... affichée, sélectionner le critère d’évaluation à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Editer la liste des critères d’évaluation

La fenêtre Liste - ... affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition de la liste des critères d’évaluation, sélectionner l’option adéquate Normale ou Transfert.

L’édition Normale reprend l’ensemble des informations des critères d’évaluation. L’option Transfert permet de générer un fichier reprenant l’ensemble des éléments des critères d’évaluation. Par défaut,

Menu Listes

© 2012 Sage 110

l’édition normale de la liste des critères d’évaluation est proposée. L’utilisateur indique, le cas échéant, les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue).


001 Coûts pédagogiques

002 Dépenses de fonctionnement

003 Frais de déplacement et d’hébergement

004 Salaire des participants


Importer les critères d’évaluation

La fenêtre Liste - ... affichée, valider la commande Importer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Importer.





Pour obtenir un rapport sur le déroulement de l'importation du fichier, conserver l’option cochée par défaut ; sinon la décocher. Ce rapport présente, pour chaque critère d'évaluation, les éléments qui n’auront pas pu être récupérés accompagnés de la cause de non récupération.





Menu Listes

© 2012 Sage 111

La structure des fichiers Critères d'évaluation est la suivante :

• Evaluation 1


1 2 A GI

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé


• Evaluation 2


1 2 A GJ

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé


• Evaluation 3


1 2 A GK

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé


• Evaluation 4


1 2 A GL

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé


Menu Listes

© 2012 Sage 112

• Evaluation 5


1 2 A GM

3 10 AN Code

13 40 AN Intitulé


Menu Gestion

© 2012 Sage 113

Menu Gestion Le menu Gestion regroupe toutes les commandes nécessaires à la gestion courante de la formation.

Le programme offre à l’utilisateur la possibilité de saisir les Souhaits pour les salariés (à l'initiative du salarié ou de l'employeur), de les transformer en temps voulu en session de stage et ainsi les intégrer dans le plan de formation.

La commande Suivi des souhaits de formation permet d’analyser au plus fin les souhaits de formation qui ont été formulés

La commande Suivi individuel de formation permet de gérer les sessions par salarié.

La commande Suivi des sessions de formation permet de gérer les sessions pour ensuite leur affecter des participants.

La commande Suivi des coûts de formation affiche sous forme de liste les regroupements de nature de toutes les sessions existant dans le suivi des sessions de formation.

La commande Actualisation des coûts permet la réévaluation des coûts salariaux avant l'édition de l'état préparatoire de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) de la formation professionnelle continue.

Par mesure de sécurité, il est recommandé d'effectuer une sauvegarde des fichiers de données avant de lancer la Clôture de l'exercice de formation.


• Souhaits des salariés

• Suivi des souhaits de formation

• Suivi individuel de formation

• Suivi des sessions de formation

• Suivi des coûts de formation (par session)

• Actualisation des coûts

• Clôture de l’exercice

Souhaits des salariés Menu Gestion / Souhaits des salariés

Cette commande permet de déterminer les besoins des salariés en terme de formation.

L'utilisateur a la possibilité de saisir toutes les demandes de stage effectuées par le salarié ou par l'employeur.

Activer la commande Souhaits des salariés du menu Gestion ou le bouton Souhaits / Souhaits des salariés. La liste des salariés enregistrés dans la Paie apparaît.

L’arbre de visualisation à gauche de la fenêtre n’apparaît que si l’option a été activée.

Menu Gestion

© 2012 Sage 114

Voir Arbre de visualisation / Ergonomie du logiciel dans le manuel de référence.

Ce bouton permet la gestion des documents attachés au salarié.

Voir Documents / Fiches de personnel / menu Listes du manuel de référence.


• Edition : pour visualiser ou modifier la fiche souhait d’un salarié et éditer les éléments de la liste.

• Options : Tri, Recherche et Sélection d’éléments, filtres sur les établissements, catégories, départements, services ou unités.

La barre d’icônes a également changé. Elle présente les commandes disponibles :

Modifier Pour visualiser ou modifier la fiche souhait d’un salarié.

Editer Pour imprimer la liste des souhaits des salariés.

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur la liste des salariés.


• Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié

• Editer la liste des souhaits des salariés

Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié

La fenêtre Liste des salariés affichée, sélectionner le salarié dont la fiche souhait doit être créée ou modifiée en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Menu Gestion

© 2012 Sage 115

Chaque souhait est identifié dans cette liste par la date et l’initiateur de la demande, le code du stage correspondant, le domaine, le thème, l’objectif et la date d’inscription.

Le menu Options permet de filtrer la liste selon les choix suivants :

• Sans filtre : tous les statuts sont sélectionnés

• Statuts : affiche la liste des statuts des souhaits de formation pour la sélection d’un seul statut, seules les fiches souhaits avec ce statut apparaîtront.

Le cadre au dessus du bouton Génération d’une inscription affiche l’intitulé du stage correspondant à la ligne du souhait sélectionné. Par défaut, la première ligne est sélectionnée, c’est donc l’intitulé du premier souhait qui est affiché.

Le cadre Afficher les souhaits permet de sélectionner les souhaits dans la liste en fonction :

• de la catégorie du statut en cours : En attente, Acceptés ou Refusés.

• de l’inscription ou non à une session.

Voir Statuts des souhaits de formation dans les Tables du menu Listes.

Le lancement de la commande Modifier change à nouveau la barre de menus :

• Edition : pour créer, modifier et supprimer la fiche souhait d’un salarié.


Créer Pour créer une nouvelle fiche souhait à un salarié.

Modifier Pour modifier une fiche souhait d’un salarié.

Supprimer Pour supprimer une fiche souhait d’un salarié.

Créer une fiche souhait d’un salarié

La fenêtre Liste des souhaits affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.


Date de la demande

Saisir la date de la demande de stage.

Menu Gestion

© 2012 Sage 116

Demande à l’initiative de

Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de stage :

• Salarié

• Hiérarchie

• Direction

Statut actif

Cette zone, non modifiable, reprend la valeur de la dernière ligne du tableau des statuts des souhaits (c’est à dire celui dont la date d’affectation est la plus récente) située dans l’onglet Suivi.

Suite à l’entretien du

Cette zone, non modifiable, affiche la date de l’entretien d’évaluation d’origine lorsque le souhait provient d’un entretien d’évaluation.

Compétence demandée

Cette zone, non modifiable, affiche l’intitulé de la compétence demandée, lors de l’entretien d’évaluation à l’origine du souhait lorsqu’il provient d’un entretien d’évaluation.

Etape session liée

Cette zone, non modifiable, reprend la valeur de la zone Etape de la session à laquelle a été rattachée ce souhait

Date d’inscription

Cette zone, non modifiable, affiche la valeur de la zone Date d’inscription de la session à laquelle a été rattachée ce souhait.

Stage demandé

Stage / Domaine / Thème / Objectif

Indiquer successivement le stage, le domaine, le thème et l'objectif du stage demandé.

Cliquer sur le bouton zoom en regard de chaque zone afin de sélectionner l’élément adéquat et afficher ainsi les codes et intitulés correspondants.

Justification de la demande

Indiquer le motif de la demande de formation.

Onglet Suivi

Menu Gestion

© 2012 Sage 117

Type d’action

Sélectionner, dans la liste ouverte avec le bouton zoom, le type d’action lié au souhait. Lorsqu’un code est sélectionné, le libellé correspondant s’affiche à droite de la zone. Par défaut, le type d’action proposé est celui de l’onglet Organisation de la fiche Stage renseignée dans l’onglet précédent (Description).

Classification

Sélectionner, dans la liste ouverte avec le bouton zoom, la classification des actions de formation liée au souhait. Lorsqu’un code est sélectionné, le libellé correspondant s’affiche à droite de la zone. Par défaut, la classification proposée est celui de l’onglet Organisation de la fiche Stage renseignée dans l’onglet précédent (Description).

Priorité

Saisir le niveau de priorité selon un rapport de 0 à 99.

Tableau de saisie

Après chaque saisie d’une ligne, la liste est classée par date d’affectation statut de la plus ancienne à la plus récente. Lors de la création, la première ligne a un statut DEM - Demande avec en date d’affectation la date de la demande saisie sur l’onglet Description.

Statut

Sélectionner le code du statut dans la liste des statuts des souhaits de formation ouverte par le bouton zoom. Il est possible de créer de nouveaux codes dans la liste.

Intitulé

L’intitulé du statut, non modifiable, s’affiche automatiquement après sélection du code statut dans la colonne précédente.

Affectation

Il s’agit de la date d’affectation du statut, par défaut la date du jour mais peut être modifiée.

Motif des refus et reports

Sélectionner le motif de refus ou de report dans la liste ouverte par le bouton zoom. Cette zone n’est accessible que si le statut du souhait de formation autorise la saisie d’un motif (case Saisie motif cochée dans la fiche du statut).

Report maxi

Lors de certains refus, il est possible d’envisager un délai maximum du report, dans ce cas, saisir une date.


Sélectionner un cadre de fonctionnement dans la liste ouverte par le bouton zoom.

Cette colonne n’est pas obligatoire, par contre, si elle est saisie une fois, elle est automatiquement reportée sur la ligne suivante. Elle reste modifiable sur toutes les lignes.

Type de financement

Saisir un type de financement dans la liste ouverte par le bouton zoom.

Il est possible que le type de financement envisagé au départ puisse être revu après un certain nombre de refus.

Cette colonne n’est pas obligatoire, par contre, si elle est saisie une fois, elle doit être automatiquement reportée sur la ligne suivante. Elle reste modifiable sur toutes les lignes.

Bouton Pièces jointes

Ce bouton permet de rattacher un ou plusieurs documents au souhait de formation.


Menu Gestion

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Modifier une fiche souhait d’un salarié

La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Le bouton Préc. permet de passer d’une fiche souhait d’un salarié à la fiche souhait d’un salarié précédente selon l’ordre de tri choisi.

Le bouton Suiv. permet de passer à la fiche souhait d’un salarié suivante selon l’ordre de tri choisi.

Pour modifier les éléments d’une fiche souhait d’un salarié, procéder comme en création.


Supprimer une fiche souhait d’un salarié

La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.

Un souhait, qui a une fiche session associée, ne peut être supprimé.


Génération de l’inscription d’une fiche souhait Le bouton Génération d’une inscription permet de générer des souhaits en demande. Ainsi, la demande sera intégrée dans le plan de formation.

La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à générer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur le bouton Génération d’une inscription.

Le programme reprend le nom du salarié et son matricule.

Session

Cliquer sur le bouton de liste afin de sélectionner la session adéquate.

Exercice

L’exercice affiché correspond à l'exercice de la session choisie.

Menu Gestion

© 2012 Sage 119

Stage

Le code et l'intitulé du stage rattaché à la session sélectionnée s'affichent ainsi que le numéro et les dates de la session.


Saisir la date d’inscription à la session.

Demande

Par défaut, le programme reprend les informations saisies dans la fiche souhait du salarié.

Saisir si nécessaire un ordre de priorité sur la réalisation de cette session.


Suite à une inscription, le souhait est conservé dans la liste des souhaits avec la date de l’inscription et l’étape de la session à laquelle il a été rattaché.

Editer la liste des souhaits des salariés

La fenêtre Liste des salariés affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Le programme propose par défaut l’édition totale des fiches souhaits de tous les salariés pour le mois de formation en cours.

Valider directement en cliquant sur OK si cette proposition convient ou indiquer les sélections et tri souhaités comme décrit ci-après.


Tous les salariés sont sélectionnés par défaut.

Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l’utilisateur par l’option Tri permanent sur la liste des salariés (par les commandes Fiches de personnel ou Bulletins salariés).

Menu Gestion

© 2012 Sage 120

Période

Une fiche souhait des salariés peut être éditée pour le mois, le trimestre, l’année de formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou un autre exercice).

La Paie et GRH se base sur la date de la demande saisie dans la fiche souhait.

Type d’édition


Cocher cette case pour obtenir l’édition d’une page par salarié.

Détail des coûts

Si cette case est cochée, l’édition comporte un rappel des coûts du stage (les natures de coûts sont reprises). Ces informations proviennent des zones saisies dans Listes / Catalogue des stages / onglet Identification / sous-onglet Coût prévisionnel.

Historique des statuts des souhaits

Cette zone, non cochée par défaut, permet d’imprimer l’historique de l’évolution des statuts du souhait et des motifs.

Transfert

Cocher cette case pour obtenir la génération des informations sur un fichier texte (ASCII).

Critères de sélection

Stages

Ces boîtes à liste permettent de faire l’édition avec une sélection sur les Stages.

Domaines

Ces boîtes à liste permettent de faire l’édition avec une sélection sur les Domaines.

Thèmes

Ces boîtes à liste permettent de faire l’édition avec une sélection sur les Thèmes de formation.

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition. Un aperçu avant impression peut être demandé.

Voir Ergonomie du logiciel, Généralités sur les éditions, du Manuel de Référence de la Paie.

Importer des souhaits des salariés

La fenêtre Liste des salariés affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la commande Importer du menu Edition.

Menu Gestion

© 2012 Sage 121






Format des souhaits des salariés Le format des souhaits des salariés est le suivant :

Menu Gestion

© 2012 Sage 122



Longueur Type Désignation

1 1 2 A SH

3 3 10 A Matricule salarié

13 13 1 N A l’initiative de : 0 : Salarié 1 : Hiérarchie 2 : Direction

14 14 8 ou 10 D Date de la demande

22 24 60 A Ligne 1 justificatif

82 84 60 A Ligne 2 justificatif

142 144 10 A Objectif

152 154 10 A Domaine

162 164 10 A Thème

172 174 10 A Stage

182 184 10 A Type d’action

192 194 10 A Classification


203 205 2 N Priorité

Suivi des souhaits de formation Gestion / Suivi des souhaits de formation

Activer la commande Suivi de souhaits de formation du menu Gestion ou le bouton Souhaits / Suivi des souhaits, tous les souhaits sont affichés sur une même liste.

Tri par

Salarié

Permet d'afficher tous les souhaits par salarié.

Date de la demande

Permet d'afficher tous les souhaits par date de demande.

Menu Gestion

© 2012 Sage 123

Afficher les souhaits Cochez la case des souhaits que vous souhaitez voir afficher en fonction de leur statut :

• En attente,

• Acceptés,

• Refusés.


Créer Pour créer une nouvelle fiche souhait à un salarié.

Modifier Pour modifier une fiche souhait d’un salarié.

Supprimer Pour supprimer une fiche souhait d’un salarié.

Bouton nouvelle demande

Ce bouton permet la création d’une nouvelle fiche de souhait de formation, elle affiche la liste des salarié pour le sélectionner.

Voir Créer un souhait de formation

Bouton Evolution

Ce bouton permet d’afficher une fenêtre.

Statut en cours

Zone non modifiable reprenant l’information concernant le dernier statut de la demande de formation saisie.

Date de demande

Zone non modifiable reprenant la date de création de la demande.

Code statut

Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom, le statut du souhait de formation.

Date affectation

Indiquez

Motif des refus et reports

Sélectionnez dans la liste ouverte par le bouton zoom le motif du refus ou du report éventuel.

Menu Gestion

© 2012 Sage 124

Bouton Pièces jointes

Ce bouton permet de rattacher un ou plusieurs documents au souhait de formation.

Bouton Tableau de bord

Ce bouton permet d’éditer la liste des souhaits des salariés.

Voir Editer la liste des souhaits des salariés

Créer un souhait de formation

Cliquez sur le bouton Créer, la liste des salariés s’affiche pour sélectionner celui qui émet le souhait de formation.

A partir de cette fenêtre, il est possible de créer ou modifier un salarié.

Double cliquez sur le salarié concerné ou après sélection de sa ligne, activez le bouton Sélection.

Menu Gestion

© 2012 Sage 125

Voir Créer / Modifier une fiche souhait d’un salarié pour une description complète de cette fenêtre.

Validez la création de la fiche par Ok.

Modifier une fiche souhait d’un salarié

La fenêtre Suivi du DIF affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’une fiche souhait d’un salarié, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Supprimer une fiche souhait d’un salarié

La fenêtre Liste des souhaits affichée, sélectionner la fiche souhait d’un salarié à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.


Suivi individuel de formation Gestion / Suivi individuel de formation

Activer la commande Suivi individuel de formation du menu Gestion ou le bouton Suivi individuel. Cette commande permet de gérer le plan de formation par salarié. Pour chaque salarié, l'utilisateur pourra lui affecter une session et l'y inscrire comme participant.

L’arbre de visualisation à gauche de la fenêtre n’apparaît que si l’option a été activée.

Voir Arbre de visualisation / Ergonomie du logiciel dans le manuel de référence.

Ce bouton permet la gestion des documents attachés au salarié. Les documents attachés aux participants sont de type Formation et la colonne P est cochée.

Voir Documents / Fiches de personnel / menu Listes du manuel de référence.


• Edition : pour modifier la fiche suivi individuel de formation d’un salarié et éditer les éléments de la liste.

• Options : les commandes Tri, Recherche et Sélection d’éléments, filtres sur les établissements, catégories, départements, services ou unités.

Voir menu Gestion / Bulletins salariés du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur les commandes Tri, Recherche et Sélection.

Menu Gestion

© 2012 Sage 126


Modifier Pour visualiser ou modifier un suivi individuel de formation.

Editer Pour imprimer la liste des suivis individuels de formation.



Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié

Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié

La fenêtre Liste des salariés affichée, sélectionner le salarié dont le suivi individuel de formation doit être créé ou modifié en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Cette fenêtre est composée par défaut des étapes définies dans la commande Système de suivi du menu Fichier (zone Etape active cochée) ainsi que de l’onglet Tout (l’ensemble des sessions saisies). Les étapes sont reprises sous forme d'onglets.

Les sessions affichées correspondent à l’exercice de formation choisi comme exercice de travail lors de l'entrée dans le module Gestion de la formation.

Pour obtenir l’affichage des exercices antérieurs ou postérieurs (la GESTION DE LA FORMATION pouvant être gérée sur plusieurs exercices), cliquer sur les boutons disposés à droite ou gauche de cette mention. L’exercice visualisé s’inscrit entre ces deux boutons.

Le suivi individuel de formation d'un salarié sur un exercice clôturé peut être consulté mais pas modifié.

Menu Gestion

© 2012 Sage 127

Les sessions sont triées par étape et réparties dans les onglets concernés. Cette fenêtre présente, par salarié, la liste des sessions auxquelles il est inscrit. Elles sont identifiées par :

• le code et l'intitulé de la session,

• le type (interne ou externe),

• le code du stage,

• les dates de déroulement de la session,

• l’organisme formateur,

• l'initiateur de la demande de session,

• le niveau de priorité.

L’encadré Session sélectionnée rappelle la date de la demande de session (émanant du salarié, de la hiérarchie ou de la direction) ainsi que le motif.

L’encadré Sessions par étape présente le nombre prévu de sessions pour le salarié ainsi que la durée globale (en heures) de ces sessions et ce pour chacune des étapes.

Le lancement de la commande Modifier change à nouveau la barre de menus :

Edition : pour créer, modifier et supprimer la fiche suivi individuel de formation d’un salarié.


Créer Pour créer un nouveau suivi individuel de formation.

Modifier Pour modifier un suivi individuel de formation.

Supprimer Pour supprimer un suivi individuel de formation.

Chaque création, modification ou suppression de ligne est prise en compte en temps réel dans la fiche session.

Créer un participant à une session dans le suivi individuel de formation

La fenêtre Suivi individuel de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer.

Menu Gestion

© 2012 Sage 128

La validation de cette commande ouvre la fenêtre Gestion des participants. Elle permet l'inscription des salariés à une session de stage. Ces salariés seront alors appelés Participants.

Onglet Description Cet onglet permet de détailler la session à laquelle le salarié sera inscrit.

Matricule

Le matricule, le nom et le prénom du salarié Participant s'affichent.

Session

Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner la session adéquate.

Stage / n° / dates

Zones renseignées automatiquement après sélection de la session.

Type d’action

Cette zone reprend par défaut la valeur affectée pour cette zone sur la session.

Elle reste modifiable, sélectionnez dans la liste des Types d’action ouverte par le bouton zoom, celui qui correspond.

Classification A.F.

Cette zone reprend par défaut la valeur affectée pour cette zone sur la session.

Elle reste modifiable, sélectionnez dans la liste des classifications des actions de formation ouverte par le bouton zoom de la zone, celui qui correspond.

Tuteur

Sélectionnez dans la liste des salariés ouverte par le bouton zoom de la zone, le tuteur éventuel de la formation. Il s’agit obligatoirement d’un salarié de l’entreprise.

Demande Informations spécifiques à la demande d'inscription du salarié.

Date

Saisir la date de la demande d'inscription à la session.

Priorité

Degré de priorité de la session défini par l'initiateur de la demande.

A l’initiative de

Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de formation : Salarié, Hiérarchie, Direction.

Objectif

Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’objectif de la session adéquat.

Justificatif de la demande

Indiquer le motif de la demande de session.


Saisir la date d’inscription à la session choisie.

Catégorie déclaration formation professionnelle

La catégorie indiquée dans la fiche de personnel du salarié s'affiche par défaut et reste modifiable.

Menu Gestion

© 2012 Sage 129

Onglet Convention Cet onglet reprend les informations saisies dans la fiche Session, dans le cadre Convention de l’onglet Identification.

Session du ... au / Horaire

Ces informations sont affichées pour informations et ne peuvent être modifiées ici.

Tableau Ce tableau est trié par année.

Ce tableau permet de répartir les heures et les jours de la session en heures, jours et absences société pendant le temps de travail :

• Heures et jours hors temps de travail.

• Cadre de fonctionnement.

Année / Heures / Jours / Heures HTT / Jours HTT / Absence société / Cadre fonctionnement

En création, les colonnes Année, Heures, Jours, Absences société et Cadre fonctionnement reprennent les valeurs initiales de la fiche Session.

Totaux

Heures travaillées / Jours travaillés / Heures HTT / Jours HTT / Heures absence

Ces zones sont des totalisations des colonnes du tableau précédent et ne peuvent être modifiées directement.

Toute modification apportée sur le tableau de l’onglet Convention se reporte sur le tableau de l’onglet Présence formation si celui-ci ne contient qu’une ligne.

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Onglet Dates Présence formation

Ce tableau permet de détailler à nouveau, si nécessaire, le calendrier de formation du participant en précisant les dates où le salarié a été présent, la répartition en heures et jours pendant le temps de travail, ainsi que les absences société en heures et jours, hors temps de travail, et par cadre de formation.

Session du ... au / Horaire

Ces informations sont affichées pour informations et ne peuvent être modifiées ici.

Tableau

Début / Fin / De / A / Heures / Jours / Heures HTT / Jours HTT / Absences société / Cadre fonctionnement

Par défaut, sont reprises les valeurs de l’onglet Convocation, tableau Dates de la session, de la fiche session.

Bouton Détail des absences

Cliquer sur le bouton Détail des absences pour afficher les absences générées pour la ligne sélectionnée du tableau Dates de session ou en saisir de nouvelles.

La génération des absences dépend de 3 paramètres :

• Dans l’onglet Général / Saisie des paramètres / Paramètres généraux / menu Fichier, la case Génération des absences doit être cochée.

• Dans la fiche session, la case Génération des absences doit être cochée.

• Dans la fiche Cadre de fonctionnement / Tables / Menu Listes, les deux natures de coûts indiquent la nature d’absence à utiliser pour les valeurs pendant et/ou hors temps de travail et doivent être renseignées.

Menu Gestion

© 2012 Sage 131

Pour chaque ligne de l’onglet Dates de session, deux lignes d’absences sont créées :

• Une ligne avec le code nature d’absence pendant le temps de travail du cadre de formation si la zone Heure de formation est différente de zéro et avec les valeurs date début et date fin de la ligne.

• Une ligne avec le code nature d’absence hors temps de travail du cadre de formation si la zone heures hors temps de travail est différente de zéro et avec les valeurs date début et date fin de la ligne.

La suppression ou la modification d’une ligne dans l’onglet Présence Formation entraîne la suppression ou la modification de la ligne correspondante sur la fenêtre Détail de l’absences (un message demande confirmation), sauf si son Statut est Générée.

Voir Saisie des paramètres / Paramètres généraux / menu Fichier.

Si les valeurs du tableau des Dates de session de l’onglet Convocation sont modifiées sur la fiche session, la mise à jour des participants propose la mise à jour des Dates de la session ainsi que leurs absences associées (case cochée).

AM / M

Cochez la ou les cases Après Midi et/ou Matin selon les cas d’absence.

Code / Intitulé

Le code et l’intitulé sont ceux de la nature d’absence qui a été générée à partir des numéros indiquées dans le cache de fonctionnement ou de la nature d’absence qui a été saisie. La colonne Code est modifiable, le bouton zoom appelle la liste des natures d’absence pour lesquelles la case Absence formation a été cochée.

Valeur

La colonne Valeur reprend celle par défaut de la nature d’absence. Le bouton zoom de la zone permet d’afficher la liste des constantes de la Gestion de la formation :

• DUREE_FORM permet d’obtenir la somme de la colonne Heures formation du tableau Convention de la fiche session.

• ABS_FORM permet d’obtenir la somme de la colonne Absence société de l’onglet Convention de la fiche participant.

• NBRJ_FORM permet d’obtenir la somme de la colonne Jours formation du tableau Convention de la fiche session.

• CADR_FONCT permet d’obtenir la valeur de la zone Cadre de fonctionnement de l’onglet Description de la fiche sesion.

• PRE_HRSTT permet d’obtenir la valeur du nombre d’heures pendant le temps de travail de la ligne de l’onglet Présence formation de la fiche du participant.

• PRE_HRSHTT permet d’obtenir la valeur du nombre d’heures hors temps de travail de la ligne de l’onglet Présence formation de la fiche du participant.

• PRE_JRSTT permet d’obtenir la valeur du nombre de jours pendant le temps de travail de la ligne de l’onglet Présence formation de la fiche participant.

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• PRE_JRSHTT permet d’obtenir la valeur du nombre de jours hors temps de travail de la ligne de l’onglet Présence formation de la fiche du participant.

• PRE_HRSABS permet d’obtenir la valeur du nombre d’heures d’absences de la ligne de l’onglet Présence formation de la fiche du participant.

• CADRFONC_P permet d’obtenir la valeur du cadre de fonctionnement de la ligne de l’onglet Présence formation de la fiche du participant.

• CLASS_AF permet d’obtenir la valeur de la classification des actions de formation de la fiche du participant.

Statut

Trois choix sont possibles :

• A générer, en attendant le transfert en Paie.

• Générée, lorsque les absences ont été transférées dans la Paie.

• Aucun, la génération d’absence n’a pas été indiquée dans la session et aucune absence ne sera générée en Paie.

Validité

Cette date n’est pas modifiable, la colonne est alimentée par la date de validité de l’absence lors de la génération (déversement) des absences dans la Paie ou le module Gestion des temps.

Valider par OK pour cumuler les coûts de déplacement et salariaux à ceux déjà existant dans la fiche session (onglet Coûts).

Totaux

Heures travaillées / Jours travaillés / Heures HTT / Jours HTT / Heures absence


Onglet Coûts

Il présente, pour chaque fiche participant, les dépenses engagées pendant la durée de la session. Toutes les natures de coûts individuelles saisies sur la session sont reprises dans cet onglet, il est possible d’en créer d’autres.

De plus, toutes les natures de coûts qui ont création automatique participant, et qui n’ont pas déjà été reprises à partir de la session, sont créées.

Menu Gestion

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Une nature de coût de type collective sur la session n’est pas reprise sur le participant mais il est possible de la saisir. Elle sera alors considérée comme individuelle sur le participant et la session.

Natures de coûts L'utilisateur a la possibilité de gérer les coûts réalisés.

Ce tableau, trié par nature de coût, totalise l'ensemble des coûts détaillés par :

• Dépenses réelles / individuelles,

• Dépenses réelles / individuelles déductibles.

Nature

Les natures de coûts sont triées par le code nature de coûts indiqué dans cette colonne. Utiliser le bouton zoom de la zone pour sélectionner la nature de coût de la ligne.

Intitulé

L’intitulé de la nature est affiché dès que la nature est sélectionnée.

Réel individuel / Réel individuel déductible

Saisir les montants réels et déductibles du coût du participant

Si la zone Déductible de la fiche de nature de coûts est cochée, la valeur saisie dans la colonne montant réel est reprise dans la zone déductible du même nom. La zone reste modifiable.


Sélectionner dans la liste ouverte par le bouton zoom le cadre de fonctionnement de la nature du coût. Cette information doit être renseignée obligatoirement. En création de ligne, la valeur de la première ligne est reprise automatiquement dans les suivantes mais reste modifiable.

Type Fin. / Org. Fin.

Sélectionner dans les listes ouvertes par le bouton zoom de ces deux colonnes le Type de financement et l’Organisme de financement de la zone.

Ces informations sont obligatoires.En création de ligne, les valeurs de la première ligne sont reprises automatiquement dans les suivantes mais restent modifiables.

Bouton Supprimer une ligne

Ce bouton permet de supprimer la ligne de nature de coûts sélectionnée.

Totaux

Réel / Réel déductible


Le traitement des natures de coûts est fait en fonction de la valeur de la zone Calcul dans la table des natures de coûts. En fonction de la valeur de cette zone, des calculs automatiques sont faits pour les montants réalisés.

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Onglet Coût du participant selon le type de calcul indiqué dans la nature de coûts

Type calcul Type Budgété Indiv. Déd. Budgété Déductible

Saisissable Calculé Saisissable Calculé

0 - Pas de calcul Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Non Oui

1 - Salaire brut Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Formule 1 Oui Formule 1 bis

2 - Charges patronales Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Formule 2 Oui Formule 2 bis

3 - Animateur interne Collectif Impossible dans les participants

Individuel

4 - Déplacement Collectif Impossible dans les participants

Individuel Oui Non Oui Formule 3

Formule 1

Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Salaire brut * somme de la colonne Heure formation du tableau Convention de la session.

Coût horaire Salaire brut = BRUTFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Formule 1 bis

Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Salaire brut déductible * somme de la colonne Heure formation du tableau Convention de la session.

Coût horaire Salaire brut = BRUTFORMD de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Formule 2

Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Charges patronales * somme de la colonne Heure formation du tableau Convention de la session.

Coût horaire Charges patronales = CPFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Formule 2 bis

Pour la période de la session et pour le salarié, coût horaire Charges patronales * somme de la colonne Heure formation du tableau Convention de la session.

Coût horaire Charges patronales déductible = CPFORMD de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Formule 3

Minimum garanti de la période de calcul * nombre de fois le minimum garanti de la période de calcul * somme de la colonne Jours formation du tableau convention de la session.

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Codes de regroupement

Dans ce tableau, une ligne par code de regroupement est affichée. Les colonnes montant totalisent les valeurs correspondantes de toutes les lignes natures de coût qui ont le même code de regroupement.

Les lignes dont les deux colonnes montant sont égales à zéro ne sont pas affichées.

Toutes les informations affichées ne sont pas modifiables.

Onglet Evaluation

Après avoir assisté à une session de stage, le participant doit compléter une fiche d'évaluation.

A partir des renseignements inscrits dans cette fiche d'évaluation, le Responsable des Ressources Humaines va mettre à jour chaque critère d'évaluation ainsi que les commentaires correspondants.

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Evaluation de la session Appréciation générale sur la session sélectionnée effectuée par le participant.

Critères d’évaluation

Appréciations de la session (définis dans l'onglet Evaluation des paramètres généraux). Cliquer sur le bouton de liste afin de sélectionner l’appréciation adéquate pour chacun des critères.

Le programme gère au maximum cinq critères paramétrés dans la commande Critères d’évaluation du menu Listes.


Opinion sur le déroulement de la session.

Commentaires

Informations complémentaires concernant la session.

Evaluation du stagiaire Niveau de formation obtenu par le stagiaire après avoir suivi la session.

Obtention du diplôme

Cocher cette case si le stagiaire a reçu un diplôme après avoir suivi la session.

Diplôme

Indiquer l’intitulé du diplôme correspondant.

Date d’obtention

Indiquer la date de remise du diplôme.

Mention

Indiquer, le cas échéant, l’intitulé de la mention obtenue.

Mise à jour des compétences du salarié

Cette case, cochée par défaut, permet d’indiquer au logiciel que cette formation acquise par le salarié est concernée lors de la Mise à jour des compétences du menu Annexes.

Modifier un participant dans le suivi individuel de formation

La fenêtre Suivi individuel de formation affichée, sélectionner la session à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments d’un suivi individuel de formation, procéder comme en création.

Valider les modifications par Ok.

Supprimer une session du suivi individuel de formation

La fenêtre Suivi individuel de formation affichée, sélectionner la session à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition.

Confirmer la suppression en cliquant sur OK. Confirmer ensuite la mise à jour des coûts globaux de la session à laquelle ce salarié était inscrit.

Ainsi, ce salarié ne figurera plus comme participant à la session supprimée.

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Suivi des sessions de formation Gestion / Suivi des sessions de formation

Le Plan de formation regroupe l’ensemble des sessions prévues, en cours et réalisées.

Saisie des sessions de stage L’utilisateur a défini un système de suivi correspondant au parcours qu’une session de stage est susceptible de suivre.

Le suivi des sessions de formation permet de connaître toutes les sessions prévues non encore réalisées (étape ACCEPTATION, toutes celles réalisées (étape REALISE), toutes celles annulées (étape ANNULATION).

Les sessions peuvent être saisies avant ou après leur réalisation.

Il est aussi possible de planifier des sessions en y rattachant des participants en prévision (soit de façon nominative, soit collective).

Inscription des participants Plusieurs modes d’inscription sont à la disposition de l’utilisateur :

• inscription individuelle : des salariés peuvent être inscrits un après l’autre en Participants.

• inscription en masse : pour une session particulière, un groupe de salariés présélectionnés peut être inscrit.

Coûts Il est possible d’indiquer des coûts par session et par participant. Certains calculs sont faits automatiquement en fonction des natures de coût utilisées.

Les coûts relatifs à ces participants et les coûts globaux à cette session sont calculés automatiquement. Les coûts des participants d’une session sont calculés à partir des bulletins de paie relatifs à la période de la session.

Evolution d’une session dans le système de suivi Une session évolue dans le système de suivi en fonction des différents événements (réceptions des factures, envoi des lettres de convocation, confirmation des inscriptions...).

L’utilisateur doit donc transférer chaque session aux étapes relatives aux événements.

En effet, une session externe peut, par exemple, figurer dans l’étape ACCEPTATION tant que les factures de l’organisme formateur ne sont pas parvenues au Responsable des Ressources Humaines.

Dès réception, elle devra être transférée vers l’étape REALISATION.

Activer la commande Suivi des sessions de formation du menu Gestion ou le bouton Suivis / Suivi de sessions.

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Cette fenêtre est composée par défaut des quatre onglets étapes définis par la commande Système de suivi du menu Fichier (zone Etape active cochée) ainsi que de l’onglet Tout (l’ensemble des sessions saisies).

Les sessions affichées correspondent à l’exercice de formation en cours. Pour obtenir l’affichage des exercices antérieurs ou postérieurs, cliquer sur les boutons disposés à droite ou à gauche de cette mention. L’exercice visualisé s’inscrit entre ces deux boutons.

Les sessions sont triées par étape et réparties dans les onglets concernés.

Le plan de formation présente, sous forme de liste, les sessions de l'exercice sélectionné. Elles sont identifiées par :

• Code et intitulé de la session,

• Type de session (interne ou externe),

• Code du stage y étant rattaché,

• Dates de la session

• Nom de l’organisme dispensant la formation pour un stage externe,

• Etape de la session,

• Etat de la session : si une loupe est affichée, le dossier de la session est considéré comme incomplet.

L’encadré Session sélectionnée rappelle le nombre de participants prévus et inscrits à la formation ainsi que sa durée en heures.

Etape présente le nombre de sessions créées, la durée globale (en heures) des sessions ainsi que le coût total réel engendré par ces sessions et ce pour une ou toutes les étapes.

Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des éléments de la liste.

Le bouton Rien annule la sélection globale des éléments de la liste.


• Edition : pour créer, modifier, supprimer, dupliquer, éditer et importer les éléments de la liste. La commande Inscriptions permet d’inscrire des salariés à une session sans faire de lien avec les souhaits saisis. La commande Suivi des sessions de formation affichant également les différentes étapes créées

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dans le système de suivi, le transfert d'une session d'une étape vers une autre se fera à ce niveau. Elle permet aussi de procéder à l'inscription en masse de salariés par le bouton [Inscriptions], l'inscription individuelle par le bouton [Participants].

• Options : Création en chaîne ainsi que les commandes Recherche et Sélection sur les codes sessions.


Créer Pour créer une session dans le plan de formation.

Modifier Pour modifier une session du plan de formation.

Supprimer Pour supprimer une session du plan de formation.

Editer Pour imprimer la liste des sessions du plan de formation.

Importer Pour importer des sessions du plan de formation.

Dupliquer Pour créer une copie de la session sélectionnée (création rapide de fiches par copie des éléments d'une fiche existante et modification des informations propres à la nouvelle fiche).

Ajouter à la sélection Pour effectuer la sélection d'une session en vue d'un transfert vers une autre étape.

Retirer de la sélection Pour annuler la sélection d'une session après avoir placé le curseur sur sa ligne.

La sélection individuelle des éléments s’effectue aussi en cliquant sur leur ligne et en pressant sur + (clavier numérique). La dessélection s’effectue en cliquant sur - (clavier numérique).

Les filtres Recherche active et Sélection active disponibles sur toutes les listes le sont également sur le plan de formation.

Le bouton Préc. permet de passer d'une session à une session précédente.

Le bouton Suiv. permet de passer à la session suivante.

Ces commandes, options et boutons, sont accessibles sur tous les onglets étapes.

Créer une session La création d'une session peut se faire à partir de l'onglet Tout ou directement dans l'étape concernée.

La création d'une session à partir de l'onglet TOUT est décrite ci-dessous. La session sera créée sur l’exercice affiché sur la liste quelles que soient les dates de la session.

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La fenêtre Plan de formation affichée, valider la commande Créer du menu Edition ou cliquer sur l’icône Créer. Le programme affiche la fenêtre Liste des étapes afin de permettre la sélection de l'étape de la session (étape Demande par défaut).

La fiche Session, composée de six onglets, apparaît alors.

Onglet Identification Cet onglet permet d’identifier la session en cours de création. Renseigner successivement les zones.

Code et intitulé session

Code et intitulé de la nouvelle session.

Stage

Code du stage. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner le stage adéquat dans le catalogue des stages.

Lorsqu'un stage est sélectionné, toutes les informations de la fiche stage sont reportées dans la session en cours de création. Elles peuvent toutefois être modifiées.

La sélection d'un stage à rattacher à la session n'est pas obligatoire. L'utilisateur peut ainsi créer une session pour un besoin de formation ponctuel.

Session du ... au / Horaire / bouton Autres sessions

Dates et heures de début et de fin de la session de stage (zones obligatoires pour la date). Si cette session fait appel à un stage, les dates de la session proposées proviennent de la liste des sessions prévisionnelles du stage. La PAIE ET GRH proposera par défaut les dates prévisionnelles libres c'est à dire non affectées à une autre session. Ces dates restent modifiables.

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Ce bouton permet d’afficher la liste des autres sessions existantes sur ce stage pour en modifier les dates.

Sélectionner la session du stage à l’aide du bouton Sélectionner.

Voir l’onglet Prévisionnel - Sessions des catalogues des stages (menu Listes) pour le paramétrage des sessions pour un stage.

Entre parenthèses, s'affiche le nombre de sessions (la session en cours de création incluse) créé pour un même stage.

Lors de la saisie des dates de début et de fin de session, la PAIE ET GRH contrôle qu'elles sont bien comprises dans l'exercice de formation ainsi que dans la période de calcul définie comme référence dans la Saisie des paramètres. L'utilisateur a cependant la possibilité de conserver ses saisies.

Etape

Etape

Etape à laquelle la session est rattachée, non modifiable.

Etape modifiée le

Le programme affiche la date du jour à laquelle la session.

Organisation Ce cadre permet de saisir les données liées à l'animation de la session.

Stage externe / interne

Une session est de type interne lorsqu'elle est conçue et organisée entièrement par l'entreprise, par opposition à une session externe confiée par convention à un organisme de formation.

Sélectionner l’option adéquate.

Organisme de formation

Saisir le nom de l’organisme de formation ainsi que le nom du formateur. Ces zones sont accessibles pour une session externe.

Intervenant externe

Saisir le nom du formateur lorsqu’il s’agit d’un stage externe.

Animateur interne

Nom du formateur qui assure la session en interne. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner, dans la liste des salariés, le nom adéquat. Un salarié ne peut être à la fois animateur et participant.

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Convention Les conventions de formation sont des contrats de droit privé conclus entre l’entreprise et un formateur (personne physique ou morale) pour assurer une session de type externe.

Type de convention

Convention liée à la session. Cliquer sur le bouton zoom pour afficher la liste des types de convention afin de sélectionner celle adéquate :

• 001 - Simplifiée.

• 002 - Annuelle : conventions conclues avec un organisme formateur pour la réalisation d'une ou plusieurs sessions de stage sur une seule année civile correspondant à l'année de participation.

• 003 - Pluriannuelle : conventions conclues avec un organisme de formation pour la réalisation de sessions sur plusieurs années (trois ans maximum).

• 004 - Hors convention

Date

Saisir la date de signature de la convention de stage.

Tableau

Les informations de ce tableau sont reprises du catalogue de stage en fonction du type de convention sélectionné dans la zone précédente. Il n’est actuellement possible de renseigner que la première ligne du tableau.

Année / Code / Période de calcul / Heures formation / Jours formation / Heures absence

Sur une année sélectionnée (par défaut celle en cours pour la première ligne) dans la colonne Code, ce tableau permet d’indiquer la Durée de la session en nombre de jours, d’heures et d'heures d'absences (qui peuvent être différents de la durée de la session).

Par défaut, la période de calcul reprend celle des paramètres généraux mais reste modifiable.

En création, les colonnes Année, Heures formation, Jours formation et Heures absences reprennent les valeurs initiales de la fiche Catalogue de stages.

Les heures permettent le calcul des coûts salariaux à partir d'un taux horaire moyen.

Les totaux des colonnes Heures formation, Jours formation et Heures absences s’affichent en bas de tableau.

Sélectionner le code de la période de calcul à laquelle doit être rattachée la session (clic sur la bouton zoom et sélection de la période voulue). Cette zone permet de calculer les coûts de la session.

A partir du tableau Convention est créée une ligne dans le tableau Dates de la session de l’onglet Convocation. Toute modification apportée sur le tableau Convention (onglet Identification) se reporte sur le tableau Dates de la session (onglet Convocation) si le tableau date de la session comporte une seule ligne. Les modifications apportées sur le tableau Dates de la session ne sont pas reprises sur le tableau Convention.

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Onglet Convocation

Dates de la session Ce tableau a pour objectif de permettre de saisir les dates exactes de la session si celles-ci ne sont pas consécutives. Pour cela, les lignes sont triées par dates de début.

Exemple :

Une session de 4 jours se déroule :

• Le lundi et le mardi de la semaine 1,

• et le lundi et le mardi de la semaine 2

Début / Fin / De / A / Heures formation / Jours formation / Heures absence

Ce tableau permet d’indiquer pour les convocations les dates, horaires, le nombre d’heures et de jours de formation ainsi que les heures d’absences des participants.

Ce tableau reprend les valeurs indiquées sur l’onglet Identification. Ces valeurs restent modifiables.

Les totaux des colonnes Heures formation, Jours formation et Heures absences sociétés s’affichent en bas de tableau ainsi que le rappel des heures indiquées dans le tableau convention.

Ce tableau doit contenir au moins une ligne pour que la mise à jour de la fiche session se réalise.

Lieu du stage Par défaut, le programme reprend l'adresse de l'organisme de formation indiquée dans le cadre Organisation de l’onglet Identification.

Une ligne de commentaires qui sera reprise sur la lettre de convocation peut être saisie.

Tous ces renseignements seront repris dans l'édition d'une lettre de convocation à adresser aux participants.

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Onglet Description

Cet onglet permet de saisir les informations qui serviront à éditer l'état préparatoire à la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Informations générales

Domaine

Nature de la session.

Thème

Sujet de la session.

Objectif

But de la session.

Types d’action

Critères légaux entrant dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle. Zone de saisie obligatoire.

Classification A.F.




Pour sélectionner un élément, cliquer sur le bouton zoom correspondant. Puis, placer le curseur sur la ligne adéquate et valider en cliquant sur le bouton Sélectionner afin de reporter son intitulé sur la zone de saisie.

Les Domaines, Thèmes, Objectifs et Types d’action, Classification A.F. et Cadre de fonctionnement sont paramétrés dans le sous-menu Tables du menu Listes et s'affichent automatiquement s'ils étaient déjà renseignés dans la fiche stage rattachée à cette session.

Génération des absences

Case, cochée par défaut, permettant d’indiquer que les absences doivent être générées pour cette session.

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Cette case n’est pas accessible si la case du même nom n’est pas cochée dans l’onglet Général des Paramètres généraux.

Voir Saisie des paramètres / Paramètres généraux / menu Fichier.

Informations complémentaires

Niveau requis

Niveau d’études nécessaire pour participer à la session. Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner le niveau adéquat.

Six niveaux sont proposés :

• Bac +4 et sup

• Bac +3

• Bac +2

• Bac

• BEP / CAP

• Fin de scolarité obligatoire

Sanction

Trois types de sanction sont proposés :

• Aucune

• Diplôme : un diplôme est fourni à la fin de la session de stage,

• Attestation : une attestation est remise à la fin de la session de stage.

Priorité

Degré de priorité de la session défini par la Direction des Ressources Humaines.

A l’initiative de

Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de session, à savoir : Salarié, Hiérarchie ou Direction.

Justificatifs du dossier Le programme affiche les justificatifs saisis dans l’onglet Dossier de la commande Saisie des paramètres du sous-menu Paramètres généraux du menu Fichier.

Ne sont accessibles que les cases à cocher liées aux justificatifs à contrôler selon le type de session (interne ou externe). Le contrôle de la présence des justificatifs se fait en fonction de l'étape rattachée à la session. Le dossier session sera incomplet tant que les cases correspondant aux justificatifs ne seront pas cochées.

Cocher les cases correspondant aux justificatifs à joindre au dossier de la session.

Si le dossier d'une session est incomplet, une loupe apparaîtra dans la colonne Etat de la ligne de la session concernée sur la liste du suivi des sessions de formation.

Dossier complet / incomplet Si tous les justificatifs sont présents, le programme affiche : Dossier complet.

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Onglet Participants

Cet onglet permet une gestion prévisionnelle et réelle des participants. Il présente le nombre de participants prévus ainsi que le nombre de salariés réellement inscrits à la session.

Nombre de participants

Nombre de participants prévus

Nombre prévisionnel de stagiaires. Cette zone totalise le nombre prévu de participants saisi par catégorie.

Nombre de participants inscrits

Comptabilisation du nombre de stagiaires inscrits à la session par le bouton [Participants...].

Bouton Participants inscripts Il est possible d'inscrire individuellement les salariés à une session de stage.

Le programme affiche la liste des participants déjà inscrits à cette session ou une liste vide dans le cas d'une création de session.

Lorsque la liste est vide, seule la commande Créer est disponible.

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La validation des commandes Créer ou Modifier ouvre la fenêtre Gestion des participants composée des quatre onglets Description, Convention, Présence formation, Coûts et Evaluation.

La fiche participant reprend les informations relatives à la session de stage ainsi que les coûts individuels et les critères d'évaluation.

Voir les procédures de création, modification des participants identiques à celles décrites dans le menu Gestion / Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié.

Il n’est pas possible de créer un participant si les zones obligatoires ne sont pas renseignées sur la session.

La zone Catégorie déclaration formation professionnelle n’est pas modifiable si l’inscription vient d’un souhait.

Toutes les modifications effectuées sont sauvegardées dès que OK est validé même si la session est annulée.

Pour supprimer un participant d’une session, sélectionner sa ligne puis cliquer sur le bouton Supprimer. Une confirmation de la suppression est demandée, et si elle est validée, une proposition de génération d’un souhait est proposée sauf si l’inscription provenait d’un souhait : « Génération d’un souhait ? Annuler / OK ».

Le bouton Annuler supprime le participant de la session et revient sur la liste des participants.

Le bouton OK supprime le participant de la session et affiche la fenêtre de saisie d’un souhait.

Cette fenêtre est décrite dans Créer une fiche souhait d’un salarié. Par défaut les valeurs des zones sont renseignées avec les informations de la session de laquelle est supprimé le participant.

Répartition par catégorie Ventilation du nombre prévisionnel de participants et du nombre de participants réellement inscrits par catégorie.

Les catégories sont celles définies par la commande Organisations du menu Listes.

Le nombre prévisionnel permet le calcul prévisionnel des coûts salariaux des participants s'affichant dans l'onglet Coûts de la session à partir des taux horaires moyens saisis dans la période de calcul.

Le nombre prévu est saisissable, le nombre inscrits est mis à jour lors de chaque inscription.

Evaluation de la session


Opinion sur le déroulement de la session.

Commentaires

Informations complémentaires concernant la session.

Onglet Coûts Cet onglet permet de gérer les différentes Natures de coûts ayant trait à la session.

Menu Gestion

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Natures de coûts L'utilisateur a la possibilité de gérer les coûts prévisionnels et les coûts réalisés.

Ce tableau, trié par nature de coûts, totalise l'ensemble des coûts détaillés par :

• Dépenses budgétées / déductibles et individuelles / globales,

• Dépenses réelles / déductibles et individuelles / globales.

Le déductible ne peut en aucun cas être supérieur au Budgété, ou au Réel pour le réalisé.

Nature

Les natures de coûts sont triées par le code nature de coûts indiqué dans cette colonne. Utiliser le bouton zoom de la zone pour sélectionner la nature de coût de la ligne.

En création de session, sont repris automatiquement dans le tableau les natures de coûts saisies sur le stage rattaché.

De même sont créées automatiquement les natures de coûts dont la case Création automatique participant est cochée et qui n’ont pas déjà été créées.

De plus, l’utilisateur peut saisir de nouvelles natures de coûts.

Exemple :

L’utilisateur qui veut calculer le coût de l’animateur interne peut ajouter la nature de coût qui convient.

Intitulé

L’intitulé de la nature est affiché dès que la nature est sélectionnée.

Coll.

Cette colonne à cocher, permet de définir si la nature de coûts a une valeur Collective ou Individuelle, par défaut le type dans la fiche de la nature de coûts est repris :

• Si elle est décochée (valeur individuelle) les colonnes Montant budgété individuel, Montant budgété déductible individuel, Montant réel individuel et Montant déductible individuel sont saisissables. Les natures de coûts individuelles seront reprises automatiquement lors de l’inscription de chaque participant.

• Si elle est cochée (valeur collecive) les colonnes Montant budgété, Montant budgété déductible, Montant réel et Montant réel déductible sont saisissables.

Toute modification de cette colonne remet à zéro les montants saisis.

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Type Fin. / Org. Fin.

Sélectionner dans les listes ouvertes par le bouton zoom de ces deux colonnes le Type de financement et l’Organisme de financement de la zone. Ces informations sont obligatoires et leur absence empêche la mise à jour (un message explicite s’affiche alors).

Réel individuel / Réel / Réel individuel déductible / Réel déductible / Budget individuel / Budgété / Budget individuel déductible / Budget déductible

Si la zone Déductible de la fiche de la nature de coûts est cochée, la valeur saisie dans la colonne montant est reprise dans la zone déductible du même nom. La zone reste modifiable.

Les natures de coûts sont calculées en fonction de la valeur de la zone Calcul dans la fiche de la nature de coûts.

Les coûts sont mis à jour en temps réel.

Bouton Supprimer une ligne

Ce bouton permet de supprimer la ligne de nature de coûts sélectionnée.

Onglet Coûts de la session selon le type de calcul indiqué dans la nature de coûts

Type calcul

Type Réél individuel

Réel Réel indiv. déduct.

Réel déductible


0 - Pas de calcul


Individuel Oui Non Non Formule 1 Non Formule 3 Non Formule 1

1 - Salaire brut

Collectif Non Non Oui Non Non Non Non Non

Individuel Non Non Non Formule 1 Non Non Non Formule 1


Collectif Non Non Oui Non Non Non Non Non

Individuel Non Non Non Formule 1 Non Non Non Formule 1


Collectif Non Non Oui Formule 2

Non Non Oui Formule 2bis

Individuel Non Non Non Non Non Non Non Non

4 - Déplacement

Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Formule 4bis

Individuel Oui Non Non Formule 1 Non Formule 4 Non Formule 1

Menu Gestion

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Formule 1

Cumul de la colonne correspondante des fiches des participants.

Formule 2

Pour la période de la session et pour le salarié désigné comme animateur interne, cumul du coût horaire Salaire brut et du coût horaire Charges patronales * somme de la colonne Heures formation du tableau Convention de la session.

Coût horaire Salaire brut = BRUTFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Coût horaire Charges patronales = CPFORM de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Formule 2 bis

Pour la période de la session et pour le salarié désigné comme animateur interne, cumul du coût horaire Salaire brut déductible et du coût horaire Charges patronales déductible * somme de la colonne Heures formation du tableau Convention de la session.

Coût horaire Salaire brut déductible = BRUTFORMD de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Coût horaire Charges patronales déductible = CPFORMD de la période de la session / HORFORM de la période de la session.

Type calcul

Type Budgété individuel

Budgété Budgété Indiv. Déd.



0 - Pas de calcul

Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Formule 3

Individuel Oui Formule 5 Non Formule 8 Oui Formule 3 Non Formule 8

1 - Salaire brut

Collectif Non Non Non Non Non Non Non Non

Individuel Non Formule 6 Non Formule 8 Oui Formule 6bis

Non Formule 8


Collectif Non Non Non Non Non Non Non Non

Individuel Non Formule 7 Non Formule 8 Oui Formule 7bis

Non Formule 8


Collectif Non Non Oui Formule 2

Non Non Oui Formule 2bis

Individuel Non Non Non Non Non Non Non Non

4 - Déplacement

Collectif Non Non Oui Non Non Non Oui Formule 3

Individuel Oui Non Non Formule 8 Oui Formule 3 Non Formule 8

Menu Gestion

© 2012 Sage 151

Formule 3

Si la nature de coût a la case Déductible cochée, la zone reprend la valeur de la zone déductible correspondante.

Formule 4

Minimun garanti de la période de calcul * nombre de fois le minimum garanti de la période de calcul * somme de la colonne Jours formation du tableau Convention de la session.

Formule 4 bis

Minimun garanti de la période de calcul * nombre de fois le minimum garanti de la période de calcul * somme de la colonne Jours formation du tableau Convention de la session * nombre de participants inscrits.

Formule 5

Si la nature de coût existait sur le stage associé à la session, reprend le montant saisi dans la colonne correspondante sur le stage.

Formule 6

(somme (Taux horaire Rém. Brute budgété de la période de calcul de la session pour catégorie * nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes catégories.

Formule 6 bis

(somme (Taux horaire Rém. Brute budgété déductible de la période de calcul de la session pour catégorie * nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes catégories.

Formule 7

(somme (Taux horaire Charges Pat. budgété de la période de calcul de la session pour catégorie * nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes catégories.

Formule 7 bis

(somme (Taux horaire Charges Pat. budgété déductible de la période de calcul de la session pour catégorie * nombre participants prévus pour une catégorie)) / somme participants prévus toutes catégories.

Formule 8

Montant budgété individuel * somme des participants prévus par catégorie

Un total général est affiché en bas du tableau. Toutes les informations affichées ne sont pas modifiables.

Menu Gestion

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Codes de regroupement

Dans ce tableau, une ligne par code de regroupement est affichée. Les colonnes montant totalisent les valeurs correspondantes de toutes les lignes natures de coût qui ont le même code de regroupement.

Mise à jour des participants

Ce bouton permet de mettre à jour les participants d’une session de stage.

Le programme vérifie s’il n’existe pas de doublons au niveau des coûts de la session, si oui le message suivant s’affiche : « Les lignes ne doivent pas être identiques ». Deux lignes de coûts sont considérées en double lorsque Code nature, Coll./Ind., Type fin. et Org. fin. sont identiques.

Confirmer les modifications par Ok.

Menu Gestion

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Par défaut, en fonction des modifications effectuées sur la session, les cases sont pré-cochées. Décocher les cases pour que les modifications ne soient pas apportées sur le participant.

• Type d’action,

• Classification des actions de formation,

• Cadre de fonctionnement,

• Heures, jours de formation et absence société de l’onglet convention,

• Dates de la session, ainsi que leurs absences associées.

• Ajout de nouvelles lignes de coûts,

• Modification du montant individuel des coûts,

• Types de financement des natures de coûts,

• Organisme de financement des natures de coûts.

Pour chaque proposition cochée, chaque participant inscrit voit les zones correspondantes de sa fiche remplacées par celles de la session.

Pour lancer un nouveau calcul des coûts salariaux, cochez la case Re-calcul des coûts salariaux. Cette case est automatiquement cochée dès lors que :

• La zone Heure pendant le temps de travail du tableau Convention de la fiche participant est impactée.

• Les zones Dates de début et/ou Date de fin de la session sont modifiées

• Des natures de coût de type 1 ou 2 sont créées sur la fiche participant.

Participants

Ce bouton permet d’afficher la liste des salariés pour sélectionner les participants inscrits sur lesquels les modifications seront reportées.

Menu Gestion

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Cette fenêtre affiche le Matricule, la Civilité, le Nom, le Prénom, l’Etablissement et la Catégorie des participants. Lorsqu’une ligne est sélectionnée, un astérisque est affiché dans la première colonne.

Pour sélectionner ou dé-sélectionner un participant, double cliquez sur sa ligne.

Les boutons Tout et Rien autorisent la sélection ou la dé-sélection de l’ensemble de la liste des participants.

Fermer la fenêtre avec le bouton Ok puis lancer la mise à jour.

Modifier une session

La fenêtre Plan de formation affichée, sélectionner la session à modifier en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Modifier ou double-cliquer directement sur sa ligne ou encore valider la commande Modifier du menu Edition.

Pour modifier les éléments du suivi des sessions de formation, procéder comme en création. Valider les modifications apportées en cliquant sur OK.

Le statut des sessions se définit dans Modifier un participant dans le suivi individuel de formation de la gestion des participants.

Supprimer une session

La fenêtre Plan de formation affichée, sélectionner le plan de formation à supprimer en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Supprimer ou valider la commande Supprimer du menu Edition. Confirmer la suppression en cliquant sur OK.

La suppression d'une session a pour effet de supprimer automatiquement les participants y étant rattachés.

Dupliquer une session Cette commande permet de créer plus rapidement une session de stage par la duplication d'une autre similaire.

La duplication d'une session peut se faire à partir de l'onglet Tout ou directement dans l'étape concernée. Dans ce dernier cas, la session dupliquée aura la même étape que la session d'origine

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, sélectionner la session à dupliquer

Menu Gestion

© 2012 Sage 155

en plaçant le curseur sur sa ligne et cliquer sur l’icône Dupliquer ou valider la commande Dupliquer du menu Edition.

Si la duplication est lancée depuis l'onglet Tout, choisir l'étape de la nouvelle session. Une fiche de création apparaît reprenant le corps de la session de stage à dupliquer.

Attribuer un Code puis un Intitulé et modifier le corps de cette nouvelle session par l'insertion, la modification ou la suppression d'éléments.

Les éléments non repris au cours d'une duplication sont ceux relatifs aux participants (participants inscrits et coûts participants).

Valider la création en cliquant sur OK. La fenêtre Plan de formation revient à l'écran.

Il est possible de dupliquer des sessions de formation ayant eu lieu sur des exercices clôturés. En revanche, les dates de la nouvelle doivent être dans l'exercice courant.

Editer le suivi des sessions de formation

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, cliquer sur l’icône Editer ou valider la commande Editer du menu Edition.

Pour obtenir une édition du suivi des sessions de formation, cocher la case d’option adéquate Résumée ou Détaillée.

L’édition Résumée présente les informations Code et Intitulé session.

L’édition Détaillée peut reprendre l’ensemble des informations d'une fiche session (contenu des onglets Identification, Description, Calendrier, Participants, Coûts, Evaluation) en fonction des cases cochées. Les boutons Tout et Rien permettent de sélectionner ou déselectionner toutes les cases.

Par défaut, l’édition complète du suivi des sessions de formation est proposée. L’utilisateur peut sélectionner les sessions :

• à partir des critères proposés par défaut (codes, stages, organismes formateurs),

• en sélectionnant les bornes limites adéquates (clic sur le bouton zoom et sélection de l’option voulue),

• en les combinant à d’autres critères de tri (étapes),

Pour obtenir un saut de page, cocher la case Rupture par session..


Menu Gestion

© 2012 Sage 156

Importer les suivis des sessions de formation

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, cliquer sur l’icône Importer ou valider la commande Importer du menu Edition.






Format du suivi des sessions de formation Le format des plans de formation est le suivant :

Menu Gestion

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Position D sur 8c.(*) Position D sur 10c.(*)

Longueur Type Désignation

Session

1 1 2 A FO

3 3 10 A Code

13 13 60 A Intitulé

73 73 10 A Code stage

83 83 2 N Numéro d’ordre de la session

85 85 8 ou 10

D Date début desession

93 95 8 ou 10

D Date fin de session

101 105 4 N Exercice

105 109 3 A Statut

108 112 8 ou 10

D Date modification de statut

116 122 1 N Initiative : 0 : Salarié 1 : Hiérarchie 2 : Direction

117 123 8 ou 10

D Date de la demande


127 135 10 A Domaine

137 145 10 A Thème


157 165 1 N Stage interne : 0 : Non 1 : Oui

158 166 10 A Animateur interne

168 176 10 A Organisme de formation

178 186 50 A Intervenant externe


238 246 50 A Nom organisme formation

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© 2012 Sage 158

288 296 32 A Adresse organisme formation

320 328 32 A Complément adresse organisme formation

352 360 26 A Commune organisme formation

378 386 26 A Bureau distributeur organisme formation

404 412 5 A Code postal organisme formation


432 440 15 A Téléphone organisme

447 455 20 A Bâtiment formation

467 475 20 A Etage formation

487 495 1 N Niveau requis : 0 : BAC + 4 et sup. 1 : BAC + 3 2 : BAC + 2 3 : BAC 4 : BEP / CAP 5 : Fin de scolarité obligatoire 6 : Aucun

488 496 1 N Sanction : 0 : Aucune 1 : Diplôme 2 : Attestation

489 497 36 Z Zone réservée - «Espace»

525 533 5 Heure début session (format HH:MM)

530 538 5 Heure fin session (format HH:MM)


537 545 8 ou 10

D Date convention




Menu Gestion

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557 567 1 N Justificatif de dossier 1 - 0 : Non / 1 : Oui





562 572 1 N Impression générale

593 603 60 A Commentaire 1

653 663 60 A Commentaire 2

713 723 390 A Zone réservée - Espace»

1103 1113 1 N Génération des absences - 0 : Non / 1 : Oui


1111 1121 60 A Commentaire lieu du stage

1171 1181 10 A Classification AF

1181 1181 10 A Cadre de fonctionnement

1191 1201 10 A Type de convention


1205 1214 3 N Convention 1 - Période

1208 1217 4 N Convention 1 - Année

1212 1221 15 N Convention 1 - Heures

1227 1236 15 N Convention 1 - Jours

1242 1252 15 N Convention 1 - Heures absence société

Menu Gestion

© 2012 Sage 160





















Menu Gestion

© 2012 Sage 161

Dates de session

1 1 2 A FD

3 3 10 A Code

13 13 8 ou 10

D Date début convocation 1

21 23 8 ou 10

D Date fin convocation 1

29 33 5 Heure début convocation 1 (format HH:MM)

34 38 5 Heure fin convocation 1 (formation HH:MM)

39 43 15 N Heures formation convocation 1

54 58 15 N Jours formation convocation 1

69 73 15 N Heures absence convocation 1

Natures de coûts

1 1 2 A FN

3 3 10 A Code

13 13 10 A Regroupement nature

23 23 10 A Nature de coût

33 33 1 N Collectif - 0 : Non / 1 : Oui

34 34 15 N Montant budgété

49 49 15 N Montant budgété déductible

64 64 15 N Montant réel

79 79 15 N Montant réel déductible

94 94 15 N Montant réel individuel

109 109 15 N Montant réel individuel déductible

124 124 10 A Type financement

134 134 10 A Organisme financement

Menu Gestion

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Effectif par catégorie

1 1 2 A CE

3 3 10 A Code catégorie

13 13 10 A Code session

23 23 4 N Exercice

27 27 3 N Effectif prévu par catégorie

Participants formation

1 1 2 A FI

3 3 10 A Matricule

13 13 10 A Code session

23 23 1 N A l’initiative de : 0 : Salarié 1 : Hiérarchie 2 : Direction

24 24 8 ou 10

D Date de la demande

32 34 60 A Justificatif 1 de demande

92 94 60 A Justificatif 2 de demande



164 166 8 ou 10

D Date d’inscription


250 254 10 A Critère évaluation 1





300 304 30 A Impression générale

330 334 30 A Commentaire 1 évaluation

360 364 30 A Commentaire 2 évaluation

390 394 1 N Obtention diplôme - 0 : Non / 1 : Oui

Menu Gestion

© 2012 Sage 163

391 395 20 A Mention diplôme

411 415 20 A Intitulé diplôme

431 435 8 ou 10

D Date d’obtention


463 469 1 N Catégorie déclaration : 0 : Ouvriers 1 : Ouvriers qualifiés 2 : Employés 3 : Agents de maîtrise 4 : Ingénieurs - Cadre

464 470 1 N Mise à jour compétences - o : Non / 1 : Oui


475 481 10 A Classification AF

485 491 10 A Matricule tuteur

495 501 1 N Statut absence - 0 : Non / 1 : Oui


Inscriptions (Inscription en masse) A partir de la liste des sessions de formation, il est possible d'inscrire un ensemble de participants à une session donnée.

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, sélectionner la session adéquate et ouvrir la commande Inscriptions du menu Edition. La liste des salariés enregistrés dans la Paie apparaît.

Menu Gestion

© 2012 Sage 164


• Options : Tri, Recherche et Sélection d’éléments ainsi que les filtres sont disponibles à partir de cette liste.

Voir Gestion / Bulletins salariés, du Manuel de Référence de la Paie pour plus de détails sur les commandes du menu Options.


Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des salariés.

Le bouton Rien annule la sélection globale des salariés.

Ajouter à la sélection Pour sélectionner un salarié.

Retirer de la sélection Pour annuler la sélection précédente.

La sélection individuelle des salariés s’effectue aussi en cliquant sur leur ligne et en pressant sur + (clavier numérique). La dessélection s’effectue en cliquant sur - (clavier numérique).


Procéder à une inscription

Sélectionner globalement ou individuellement les salariés à inscrire à la session et cliquer sur le bouton Inscrire.

Menu Gestion

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Le programme rappelle automatiquement le code, l’intitulé et les dates de la session concernée.


Saisir la date d’inscription à la session si elle est différente de la date du jour affichée par le programme.

Demande Informations spécifiques à la demande d'inscription de l'ensemble des salariés précédemment sélectionnés.

Date

Saisir la date de la demande de stage.

Priorité

Degré de priorité de la session défini par l’initiateur de la demande.

A l’initiative de

Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’initiateur de la demande de stage Salarié, Hiérarchie ou Direction.

Objectif

But de la formation. Cliquer sur le bouton zoom afin de sélectionner l’objectif de la demande de session.

Justificatif de la demande

Indiquer ce qui motive la demande de stage.


La Paie et GRH propose de recalculer les coûts globaux de la session concernée par cette nouvelle inscription. Après confirmation du message par OK, les coûts salariaux sont mis à jour.

En parallèle, pour chaque salarié nouvellement inscrit, une fiche participant est créée avec les coûts salariaux correspondants.

La Paie et GRH effectue un contrôle sur le nombre de participants à inscrire par rapport au nombre maximum de participants saisis dans la fiche stage rattachée à cette session.

Gestion des participants A partir de la liste des sessions déjà créées du plan de formation, il est possible d'inscrire des participants supplémentaires à une session.

Menu Gestion

© 2012 Sage 166

La fenêtre Suivi des sessions de formation affichée, sélectionner la session adéquate et ouvrir la commande Participants du menu Edition. La liste des salariés déjà inscrits à la session sélectionnée apparaît.

Lorsque la liste est vide, seule la commande Créer est disponible.

Voir les procédures de création, modification et suppression des participants sont identiques à celles décrites dans le menu Gestion / Créer / Modifier le suivi individuel de formation d’un salarié.

La validation d’une de ces commandes ouvre la fenêtre Gestion des participants composée des cinq onglets Description, Convention, Présence formation, Coûts et Evaluation.

Gestion des étapes de session Une session évolue dans le système de suivi en fonction des différents événements (réception factures, envoi des lettres de convocation...).

L'utilisateur doit donc transférer chaque session vers les étapes relatives aux événements. Pour cela, sélectionner la session adéquate pour lui attribuer la direction souhaitée (nouvelle étape).

Sélection des sessions La sélection individuelle des sessions s’effectue en cliquant sur leur ligne et en pressant sur + (clavier numérique). La dessélection s’effectue en cliquant sur - (clavier numérique).

Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des sessions.

Le bouton Rien annule la sélection globale des sessions.

Ajouter à la sélection Pour effectuer la sélection d'une session en vue d'un transfert vers une autre étape.


Evolution des sessions Cliquer sur l’onglet étape où se situe la session à transférer concernée puis la sélectionner. Ouvrir ensuite le menu Edition et cliquer sur l’étape vers laquelle la session va évoluer.

Celle-ci disparaît alors de la liste des sessions à l’étape initiale et apparaît dans la liste des sessions à l’étape suivante.

Menu Gestion

© 2012 Sage 167

Le dossier d'une session peut être complet sur l'étape initiale puis incomplet sur la nouvelle étape si l'utilisateur a demandé dans la saisie des paramètres des justificatifs supplémentaires.

Suivi des coûts de formation (par session) Gestion / Suivi des coûts de formation

Cette commande permet de visualiser et/ou de modifier tous les coûts liés à l'ensemble des sessions d'un exercice quelque soit l'étape.

Cette fenêtre est composée par défaut des onglets étapes définis par la commande Système de suivi du menu Fichier (zone Etape active cochée) ainsi que de l’onglet Tout (l’ensemble des sessions saisies).

Le programme présente les sessions triées par étape et réparties dans les onglets concernés.


• Edition : pour modifier les coûts d'une session.

• Options : Recherche et Sélection sur les codes sessions.

La barre d’icônes a également changé. Elle présente la commande disponible :


Les filtres Recherche active et Sélection active sont disponibles.


Les sessions affichées correspondent à l’exercice de formation en cours. Pour obtenir l’affichage des exercices antérieurs ou postérieurs, cliquer sur les boutons disposés à droite ou gauche de cette mention. L’exercice visualisé s’inscrit entre ces deux boutons.

Menu Gestion

© 2012 Sage 168

Pour chaque session et selon l’exercice sélectionné, les informations suivantes apparaissent :

• Code et intitulé de la session,

• Dates de début et de fin de la session,

• une colonne par regroupement de nature qui totalise par session le coût réel de toutes les natures rattachées à ce regroupement de nature,

• Total coûts : coût total réel de la session (additionnant l'ensemble des coûts détaillés ci-dessus),

• Total déductible : coût total déductible de la session (ces coûts sont repris de la colonne Réalisé/Déductible de l'onglet Coûts pour chaque session).

La ligne en bas de l’écran affiche le total réalisé des colonnes par regroupement de nature, total coûts et déductible des coûts.

Modifier les coûts d’une session

La fenêtre Détails des coûts affichée, valider la commande Modifier du menu Edition ou cliquer sur l’icône Modifier ou double cliquer sur une ligne session.

Le programme ouvre directement l’onglet Coûts de la session afin de permettre un accès plus rapide à la saisie des montants.

Les explications de cet onglet sont disponibles dans Onglet Coûts / menu Gestion.


Actualisation des coûts Gestion / Actualisation des coûts

L'actualisation des coûts est conseillée avant l'édition de l'état préparatoire à la Déclaration fiscale (Cerfa 2483).

Cette commande permet de réévaluer les coûts salariaux (réels et déductibles) à partir d'un taux horaire moyen. Cette réévaluation concerne les participants ainsi que les animateurs internes.

Elle permet aussi de contrôler le report des coûts participants sur les coûts individuels de la session.

Les calculs s’effectuent, par défaut, pour toutes les sessions rattachées à l’exercice indiqué ou dont les dates de session sont comprises dans la fourchette de dates saisies. Une fois cette commande lancée, les coûts participants ainsi que les coûts globaux de chaque session sont mis à jour.

Menu Gestion

© 2012 Sage 169

Le programme propose l’actualisation des coûts salariaux pour l’exercice de formation en cours. Par défaut, l’actualisation complète des coûts est proposée.

L’utilisateur peut sélectionner les sessions à partir :

• des critères proposés par défaut,

• des critères supplémentaires Classification A.F., Type d'action, Domaine, Thème, Objectif, Organisme de formation, Stage et Cadre de fonctionnement,

• de certaines étapes à cocher ou de Toutes.

Valider directement en cliquant sur OK si la proposition par défaut convient ou indiquer les sélections et tri souhaités comme décrit ci-après.

Etapes de formation Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’actualiser les coûts salariaux pour une étape donnée. Pour ce faire, décocher les cases étapes non concernées.

Exemple :

En vue de l'édition de l'état préparatoire à la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), l'actualisation des coûts sera lancée uniquement sur les sessions effectivement réalisées, c'est à dire celles correspondant à l'étape REA.

Période Sélectionner la période d’actualisation des coûts qui convient :

• Exercice : par défaut, le programme propose l’exercice de formation utilisé comme exercice de travail,

• Dates : renseigner les dates début et fin de période adéquates.

Lors de la saisie d’une fourchette de dates, le mode de calcul année n’est pas disponible.

Une actualisation des coûts ne peut être effectuée sur un exercice clôturé.

Modes de calcul Pour l’actualisation des coûts salariaux des participants et/ou des animateurs internes, sélectionner le mode de calcul adéquat :

• année,

• période de paie de la formation,

• période de calcul.

Menu Gestion

© 2012 Sage 170

Nombre d'heures Sélectionner la durée à considérer pour l’actualisation des coûts :

• durée de formation : heures de présence réelles à la session,

• durée d’absence : intègre les heures de présence ainsi que les temps de trajets...

Les durées sont reprises de la fiche participant de chaque session si l'actualisation des coûts a été demandée pour les participants.

Pour les formateurs internes, les durées sont celles inscrites dans l'onglet Identification de chaque session.

Type de coûts L’actualisation des coûts peut être effectuée uniquement sur les montants réels ou sur les montants déductibles. Cocher la case adéquate.

Edition d'un rapport Une fois l’actualisation des coûts effectuée, cette case à cocher permet d’éditer un état récapitulatif concernant la liste des participants puis des animateurs qui ont été recalculés par session, les coûts individuels des sessions (lorsque l’actualisation est demandée), les codes et intitulés des sessions, natures de coûts, type de financement, organisme de financement et coûts global de la nature.

Actualisation des coûts individuels de la session Le traitement d’actualisation des coûts vérifie que toutes les natures de coût qui existent sur le participant sont présentes sur la session.

Les modes de calcul Trois modes de calcul sont disponibles pour déterminer un coût horaire moyen :

• année : la Paie et GRH tient compte de la rémunération annuelle du salarié participant ou du formateur interne, correspondant à l'exercice de formation auquel est rattachée la session,

• période de paie de la session : la Paie et GRH tient compte de la rémunération perçue par le salarié lors du déroulement de la session (se basant sur les dates de début et de fin de la session),

• période de calcul : la Paie et GRH tient compte des rémunérations perçues par le salarié en fonction des dates de début et de fin de la période de calcul rattachée à la session.

Une fois le taux horaire moyen de chaque salarié défini, il sera appliqué à la durée de la session. La formule du taux horaire moyen est : THM = [ (X / Horaire formation) / Nombre de périodes ] :

• X représente :

Coûts salariaux Valeur de X

Rémunérations brutes salariales réelles BRUTFORM

Rémunérations brutes salariales déductibles

BRUTFORMD

Charges patronales réelles CPFORM

Charges patronales déductibles CPFORMD

• = somme

• X = X bulletins de paie relatifs à la période (une des trois périodes de calcul choisie auparavant)

• Horaire formation : reprend la valeur de la constante HORFORM

• Nombre de périodes :

• année : 12,

• période de paie de la session : nombre de mois de paie relatifs à la session,

Menu Gestion

© 2012 Sage 171

• période de calcul : nombre de mois de paie relatifs à la période de calcul.

Traitement de l'actualisation des coûts individuels des sessions Il s’agit d’un contrôle de cohérence entre les coûts des participants et les coûts individuels de la session. Chaque nature de coût présente sur la fiche participant doit être présente sur la fiche session. La notion de nature de coût est déterminée par la nature de coût, le type de financement et l’organisme de financement.

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l'actualisation.

Clôture de l’exercice Gestion / Clôture de l’exercice

Cette commande permet de clôturer un exercice de formation.

Clôturer un exercice de formation consiste à enregistrer définitivement les fiches sessions et participants. Tout modification sera par conséquent impossible.

La clôture étant irréversible, il faut effectuer une sauvegarde des fichiers avant de lancer la commande. Ceci, autant par mesure de sécurité que pour pouvoir revenir sur les traitements en cas d’erreur décelée après clôture.

Le programme rappelle le caractère définitif de la clôture et la nécessité d’effectuer une sauvegarde avant de lancer la procédure.

Confirmer par OK le traitement de clôture.

Du fait que l'on peut travailler sur plusieurs exercices simultanément, la clôture d'un exercice n'est pas obligatoire. Cependant, avant d'effectuer l'édition de l'état préparatoire à la Déclaration fiscale (Cerfa 2483), il est vivement conseillé de clôturer l'exercice concerné pour éviter toute éventuelle manipulation sur les données spécifiques à cette déclaration (coûts, effectifs...).

Menu Etats

© 2012 Sage 172

Menu Etats Le menu Etats propose les commandes permettant l’édition des différents états liés à la Gestion de la formation :

• Suivi des souhaits de formation.

• Suivi individuel de formation,

• Plan de formation (général, détaillé par participant et par coût),

• Analyses quantitatives répartition par catégorie social professionnelle (effectifs stagiaires, heures de session, coûts de session),

• Suivi des formations (dépenses ou sessions),

• Déclaration fiscale (Cerfa 2483) ,

• Documents administratifs

– feuille de présence,

– lettre de convocation,

– fiche d'évaluation.

• Lettre récapitulative formation DIF

L’utilisateur peut éditer ces états récapitulatifs à tout moment en spécifiant la période de référence concernée pour l’édition : mois, trimestre , année, exercice en cours ou autre période.

Généralités sur les sélections Toutes les sessions sont sélectionnées par défaut.

Pour insérer d'autres critères de sélection, utiliser la liste des critères disponibles et sélectionner l'option adéquate. Cliquer ensuite sur le bouton Inser. Réitérer cette manipulation pour sélectionner tous les critères souhaités.

Si un critère doit être supprimé, sélectionner son nom en cliquant dessus dans la liste de paramétrage et cliquer sur le bouton Suppr. Pour chacun des critères retenus, le programme propose la liste intégrale (liste complète des domaines par exemple). Pour la limiter, placer le curseur sur la zone du critère concerné et indiquer le code limite. Ce code peut être saisi manuellement ou sélectionné dans sa liste (appel de la liste par le bouton zoom de leur zone).

Si la liste est appelée par le bouton zoom, placer le curseur sur l'élément de la liste qui doit servir de code limite puis cliquer sur le bouton [Sélectionner]. De nombreuses possibilités de sélection et de tri sont proposées pour chacun de ces états dans le souci de répondre aux besoins de chaque utilisateur (affiner la sélection sur la liste des sessions).

Menu Etats

© 2012 Sage 173

Certains de ces critères sont spécifiques à la GESTION DE LA FORMATION (plan et suivi de formation) :

• présélection sur les étapes puis

• sessions,

• domaines,

• thèmes,

• organismes de formation,

• stages de formation,

• objectifs,

• types d'action,

• classifications A.F.

Suivi des souhaits de formation Etats / Suivi des souhaits de formation

Cette commande permet d’obtenir l’analyse des souhaits de formation saisis.

Menu Etats

© 2012 Sage 174

Le programme propose l’édition des souhaits de formation pour l'exercice de formation en cours, pour l’ensemble du personnel avec un détail par salarié, pour l’ensemble des critères des souhaits et pour l’ensemble des statuts en cours.



Tous les salariés sont sélectionnés par défaut. Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l’utilisateur par l’option Tri permanent sur le liste des salariés (commande Fiches de personnel).

Un saut de page peut être demandé par critère en cochant la case Rupture de sa ligne.

Type d’édition

Historique des statuts

Case, non cochée par défaut, qui permet d’éditer l’ensemble de l’historique des souhaits.


La case Rupture permet un saut de page par salarié.

Sélection des souhaits Cette encadré permet de sélectionner les souhaits à éditer.

Date de demande

Sélectionnez la période des dates de demande (qui correspondent à la zone Date du souhait de la fiche souhait).

Inscrits à une formation

Cochez cette case pour éditer les souhaits inscrits à une formation.

Non inscrits

Menu Etats

© 2012 Sage 175

Cochez cette case pour éditer les souhaits non inscrits à une formation.

Stages / Domaines / Thèmes / Types d’action / Classification A.F. / Priorités

Indiquez pour chacun des critères, la fourchette de sélection désirée.

Statut en cours des souhaits Cet encadré permet d’affiner la sélection des souhaits en fonction de leur statut en cours. La sélection porte donc sur la dernière ligne d’historique du souhait.

En attente / Acceptés / Refusés

Cochez les cases des statuts des souhaits à éditer.

Date d’affectation / Motifs des refus et reports / Date report maxi / Cadres de fonctionnement / Types de financement

Sélectionnez pour chacun des critères la fourchette de sélection désirée.

Si la date de début d’affectation est vide et la date de fin est renseignée, l’édition comprend tous les souhaits sans date et les souhaits dont la zone Report maxi est renseignée dans la tranche de date.

Pour le critère Report maxi, les zones sont vides par défaut, tous les souhaits sont donc sélectionnés que la zone dans la fiche soit renseignée ou non.

Suivi individuel de formation Etats / Suivi individuel de formation

Cette commande permet d’obtenir l’édition des suivis individuels de formation.

Le suivi individuel de formation présente, par salarié, un récapitulatif des sessions auxquelles il a participé, en fonction des étapes présélectionnées pour une période donnée.

Il présente pour une période donnée :

• les éléments repris de la fiche personnel du salarié (matricule, nom, prénom, établissement, date d'entrée dans la société, catégorie déclaration...),

• l'ensemble des sessions dont le salarié a bénéficié (étape, code et intitulé de la session ainsi que le stage rattaché à cette session, dates...).

Le programme propose l’édition des suivis individuels de formation pour l'exercice de formation en cours et pour l’ensemble du personnel avec un détail par salarié.


Menu Etats

© 2012 Sage 176


Tous les salariés sont sélectionnés par défaut. Les critères de sélection proposés sont ceux définis par l’utilisateur par l’option Tri permanent sur la liste des salariés (commande Fiches de personnel).

Période Un suivi individuel de formation peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année de formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de formation).

Etapes Par défaut, toutes les étapes de formation sont cochées. Pour éditer un suivi individuel de formation par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.

Plan de formation Etats / Plan de formation

Activer la commande Plan de formation du menu Etats ou le bouton Plan de formation.

Cette commande permet d’obtenir l’édition du plan de formation.

Le programme propose l’édition du plan de formation pour l’exercice de formation en cours.

L’utilisateur peut sélectionner les formations à partir :


• en sélectionnant une option de l'encadré Sessions,

• en les combinant à d’autres critères de tri (étapes, cadre de fonctionnement, type de stage, type de financement).

Le plan de formation permet l'édition de trois états distincts et complémentaires concernant les sessions :

• plan de formation général,

• plan de formation général détaillé par participant,

Menu Etats

© 2012 Sage 177

• plan de formation détaillé par coût.

Critères de sélection Par défaut, l’édition complète des Classification des A.F. (Actions de Formation) et des sessions est proposée. Les autres critères sont :

• Classification A.F.,

• Types d’action,

• Domaine,

• Thème,

• Objectif,

• Organisme de formation,

• Stage,


Utilisez les boutons Insérer ou Supprimer pour la sélection ou non des critères.

Type de stage Par défaut, les deux types de stage Externe et Interne sont cochés.

Pour procéder à la sélection du type de stage adéquat, décocher la case non concernée.

Période Par défaut, le programme propose l’édition du plan de formation pour l’exercice de formation en cours.

Cependant, un plan de formation peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice de formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou un autre exercice de formation).

Type d’édition

Plan de formation général Cette édition présente l'intitulé des sessions, les codes des organismes de formation, les dates de déroulement des sessions, leur durée en heures, l'effectif total des participants et leurs répartitions par catégorie, le coût réel de chaque session.

Ce récapitulatif peut être obtenu avec un détail par mois, par trimestre, par an, de date à date et par exercice. Dans tous les cas, le programme édite, pour chaque cadre de fonctionnement et pour chaque domaine, un total général des heures, des effectifs et des coûts réels dans la période définie.

Pour obtenir un saut de page par classification A.F., cocher la case Rupture Classification A.F.

Plan de formation détaillé par participant Cette édition présente la répartition des participants par établissement aux différentes sessions au cours d'une période donnée. Elle présente notamment un descriptif complet de la session (son intitulé, intitulé du stage auquel elle est rattachée, le domaine, le thème...) et également les informations liées aux participants (nom, prénom, C.S.P., emploi occupé et département).

Ce récapitulatif peut être obtenu avec un détail par mois, par trimestre, par an, de date à date et par exercice. Dans tous les cas, le programme édite, pour chaque session, la liste nominative des participants par établissement. Ainsi, cet état permettra à l'utilisateur de visualiser pour une période donnée, la liste des participants aux sessions par établissement.

Menu Etats

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Plan de formation détaillé par coûts Cette édition présente un récapitulatif des coûts des sessions au cours d'une période donnée. Elle présente l'ensemble des informations du plan détaillé par coût prévu et réalisé (coûts pédagogiques, dépenses de fonctionnement, frais de déplacement, coûts liés aux stagiaires...).

Ce récapitulatif peut être obtenu avec un détail par mois, par trimestre, par an, de date à date et par exercice. Dans tous les cas, le programme édite, pour chaque session, un total général du coût de la session et l'écart entre les coûts prévus et réels et ce pour chaque type de coût dans la période définie.

Bouton Cadre de fonctionnement

Ce bouton permet d’afficher la liste des Cadres de fonctionnement.

Par défaut, tous les cadres de fonctionnement sont sélectionnés. Pour procéder à la sélection du cadre de fonctionnement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou Ajouter à la sélection ou Retirer de la sélection.

A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les cadres de fonctionnement.

Voir Cadres de fonctionnement des tables du menu Liste pour plus d’informations.

Pour obtenir un saut de page par cadre de fonctionnement, laisser cochée la case Totalisation.

Bouton Type de financement

Ce bouton permet d’afficher la liste des Types de financement.

Il ne concerne que l’édition du Plan de formation détaillé par coûts. Seules les lignes de natures de coûts dont le type de financement est sélectionné seront éditées.

Menu Etats

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Par défaut, tous les types de financement sont sélectionnés.

Pour procéder à la sélection des types de financement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou Ajouter à la sélection ou Retirer de la sélection.

A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les types de financement.

Voir Types de financement des tables du menu Liste pour plus d’informations.

Sessions Cliquer sur la boîte à liste afin de sélectionner l’option de présentation du plan de formation adéquate :

• avec ou sans inscriptions : toutes les sessions même sans participant seront éditées.

• ayant déjà des inscriptions : seules les sessions ayant des participants inscrits seront éditées.

• encore sans inscription : seules les sessions sans participant seront éditées.

Etapes Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer un plan de formation à une étape donnée.

Pour éditer un plan de formation par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.

Pour obtenir un saut de page par étape, laisser cocher la case Totalisation.

Choisir le type d'édition souhaité, valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition.

Analyses quantitatives Etats / Analyses quantitatives

Cette commande permet d’obtenir des éditions d’analyses d’effectifs, d’heures et de coûts pour l'ensemble des sessions rattachées à une ou plusieurs étapes.

Menu Etats

© 2012 Sage 180

Par défaut, le programme propose l’édition de la répartition des effectifs stagiaires de toutes les sessions pour l'exercice de formation en cours.


Détail par salarié

Selon le type d’édition choisi, cette option permet d’obtenir un état supplémentaire avec le détail Age, Matricule, Nom, Prénom, Sexe, Catégorie déclaration, Heures ou Coûts des sessions pour chacun des salariés sélectionnés. Cocher la case pour obtenir ce détail.

Période Chaque état peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année de formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de formation).

Type d’édition Cocher la case d’option adéquate selon le type d’édition d’analyse souhaité :

• Répartition des effectifs stagiaires : répartition des effectifs par catégorie professionnelle déclaration, sexe et par tranche d’âge.

• Répartition des heures de session : répartition des heures par catégorie professionnelle déclaration, sexe et par tranche d’âge.

• Répartition des coûts de session : répartition des coûts par catégorie professionnelle déclaration, sexe et par tranche d’âge.

Etapes de formation Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer un état d’analyse à une étape donnée.

Pour éditer un état d’analyse par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.


Menu Etats

© 2012 Sage 181

Suivi de formations Etats / Suivi des formations

Activer la commande Suivi des formations du menu Etats ou le bouton Suivi. Elle permet d’obtenir un récapitulatif des sessions ainsi qu'un suivi des coûts.



• en sélectionnant l'option voulue dans l'encadré Sessions (clic sur la boîte à liste),

• en les combinant à d’autres critères de tri (étapes, cadre de fonctionnement, type de stage, type de financement).


Critères de sélection Par défaut, l’édition complète des sessions est proposée. Les autres critères possibles sont :

• Classification A.F.,


• Domaine,

• Thème,

• Objectif,


• Stage,



Type de stage Par défaut, les deux types de stage Externe et Interne sont cochés. Pour procéder à la sélection du type de stage adéquat, décocher la case non concernée.

Menu Etats

© 2012 Sage 182

Période Par défaut, le programme propose l’édition du suivi des sessions pour l’exercice de formation en cours.

Cependant, un suivi peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice de formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de formation).

Type d’édition Cocher la case d’option adéquate selon le type d’édition souhaité : Suivi des dépenses et Suivi des sessions.

L’édition Suivi des dépenses présente les dépenses liées aux sessions (coûts pédagogiques, dépenses de fonctionnement, frais de déplacement, coûts liés aux stagiaires...). Ces dépenses sont ventilées en montant prévu et réalisé (part réelle et déductible). Le programme présente également l’écart entre le prévu et le réalisé.

Si une rupture est demandée sur les étapes et les cadres de fonctionnement, une page de totalisation sur toutes les sessions sera éditée.

L’édition Suivi des sessions présente, sous forme de liste, les informations Cadre de fonctionnement, Etape, Code et Intitulé des sessions, Domaine, Thème, Interne, Organisme de formation, Objectif, Type d’action et Initiative de chaque session.

Etapes Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer un suivi des sessions à une étape donnée.

Pour éditer un suivi par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.

Pour obtenir un saut de page par étape, laisser cocher la case Rupture.

Sessions Cliquer sur la boîte à liste, en regard de la zone Sessions afin de sélectionner l’option de présentation du suivi des sessions adéquate :

• avec ou sans inscriptions : toutes les sessions même sans participant seront éditées.

• ayant déjà des inscriptions : seules les sessions ayant des participants inscrits seront éditées.

• encore sans inscriptions : seules les sessions sans participant seront éditées.

Bouton Cadre de fonctionnement

Ce bouton permet d’afficher la liste des Cadres de fonctionnement.

Menu Etats

© 2012 Sage 183

Par défaut, tous les cadres de fonctionnement sont sélectionnés. Pour procéder à la sélection du cadre de fonctionnement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou Ajouter à la sélection ou Retirer de la sélection.

A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les cadres de fonctionnement.

Voir Cadres de fonctionnement des tables du menu Liste pour plus d’informations.

Pour obtenir un saut de page par cadre de fonctionnement, laisser cocher la case Rupture.

Bouton Type de financement

Ce bouton permet d’afficher la liste des Types de financement.

Par défaut, tous les types de financement sont sélectionnés.

Menu Etats

© 2012 Sage 184

Pour procéder à la sélection des types de financement adéquat, utiliser les boutons Tout ou Rien ou Ajouter à la sélection ou Retirer de la sélection.

A partir de cette liste, il est possible de créer, modifier, importer, sélectionner, trier les types de financement.

Voir Types de financement des tables du menu Liste pour plus d’informations.


Déclaration fiscale (Cerfa 2483) Etats / Déclaration fiscale (Cerfa 2483)

Cette commande permet d’obtenir l’édition de la Déclaration Cerfa 2483.

Cette déclaration concerne toutes les entreprises dont l’effectif mensuel moyen est supérieur ou égal à 10.

Les entreprises, d'au moins 10 salariés, sont tenues de consacrer 1,5 % de leur masse salariale à des dépenses de formation professionnelle continue (2 % pour les entreprises de travail temporaire).

Elle doit être déposée en double exemplaire au plus tard le 30 avril pour l’année précédente et être accompagnée du versement des sommes éventuellement dues au trésor public.

Le Cerfa 2483 disponible dans le module de Gestion de la formation a reçu l’agrément de la DGI.

A partir des sessions de formation suivies par les salariés durant l’année, il reprend automatiquement toutes les informations nécessaires à son élaboration ; ces informations peuvent être modifiées et complétées directement à l’écran sur la représentation exacte du document officiel (recto / verso).

Il est vivement recommandé d'éditer cet état après clôture de l’exercice concerné. Mais, il est possible d’éditer des états " intermédiaires" à tout moment sans clôture.

Activer la commande Déclaration fiscal (Cerfa 2483) du menu Etats ou le bouton Cerfa 2483.


Période Le programme va chercher les sessions rattachées à l’exercice indiqué. Par défaut, le programme propose l’édition de la Déclaration fiscale 2483 pour l’exercice défini dans la commande Saisie des paramètres du sous-menu Paramètres généraux ou celui saisi dans la commande Changement d’exercice du menu Fichier.

Cependant, cet état peut être édité pour une autre période à définir par la séleciton d’un autre exercice.

Menu Etats

© 2012 Sage 185

Etapes Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer la Déclaration fiscale 2483 à une étape donnée.

En général, l'état préparatoire de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) doit être édité uniquement pour l'étape REA, défini dans le système de suivi, et réunissant l'ensemble des sessions réalisées dont les dépenses ont été engagées. Pour éditer cet état par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.

Valider par OK, le Cerfa 2483 - Recto s’affiche.

A partir des sessions de formation suivies par les salariés durant l’année, il reprend automatiquement toutes les informations nécessaires à son élaboration ; ces informations peuvent être modifiées et complétées directement à l’écran sur la représentation exacte du document officiel.

Cliquez sur le bouton Verso pour contrôler et modifier éventuellement la page verso de la déclaration.

Le bouton Test d’impression permet de lancer directement l’impression qui reprend automatiquement toutes les informations des sessions de formations suivies par les salariés durant l’année sans passer par les étapes de saisie et de sauvegarde.

Seule la déclaration qui comprend les confirmations et la sauvegarde doit être envoyée et non le test d’impression.

Valider par OK, un message de confirmation s’affiche si toutes les informations obligatoires n’ont pas été saisies.

Rappel :

Les données devant obligatoirement figurer dans une session de stage pour l'édition de la Déclaration fiscale (Cerfa 2483) sont les suivantes :

• le type de stage (interne ou externe),

• les dates de début et de fin de session,

• la durée en jours et en heures,

• la période de calcul,

• le type de convention,

Menu Etats

© 2012 Sage 186

• le cadre de fonctionnement,

• le type de financement,

• les coûts de la session,

• les coûts relatifs aux stagiaires en cas d'inscription,

• les rémunérations des formateurs internes.

Valider par OK, un deuxième message de confirmation s’affiche pour la sauvegarde des données venant d’être saisie directement à l’écran.

Valider par OK, choisir un mode de sortie et lancer l’édition. Un aperçu avant impression peut être demandé.

Rééditer la déclaration fiscale Cerfa 2483 Une fois la déclaration fiscale Cerfa 2483 éditée, il est possible de la refaire à nouveau. Dans ce cas, une nouvelle fenêtre s’affiche.

Ce bouton permet d’afficher à l’écran les informations recto et verso précédemment saisies.

Ce bouton annule toutes les saisies manuelles précédentes et met à jour automatiquement le cerfa à partir des informations des sessions de formations suivies par les salariés durant l’année. bouton Annuler referme la fenêtre.

Documents administratifs Etats / Documents administratifs

Cette commande permet de lancer l’édition des documents nécessaires au suivi d'une session (interne ou externe). Ces documents doivent être mis à la disposition de l'administration en cas de contrôle.

Activer la commande Documents administratifs du menu Etats ou le bouton Administratif.

Menu Etats

© 2012 Sage 187

Le programme propose l’édition des documents administratifs pour l’exercice de travail relatif à la formation en cours. Par défaut, l’édition complète des sessions est proposée.



• en sélectionnant les bornes limites adéquates pour chacun des critères (clic sur la boîte à liste et sélection de l’option voulue).


Critères de sélection Par défaut, l’édition complète des sessions est proposée. Les autres critères possibles sont :

• Classification A.F.


• Domaine,

• Thème,

• Objectif,


• Stage,



Période Chaque état peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice de formation en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de formation).

Type d’édition Cocher la case d’option adéquate selon le type d’édition souhaité : Feuille de présence, Convocation individuelle, Convocation collective et Fiche d’évaluation.

L’édition Feuille de présence présente les informations relatives à la session (code, intitulé, numéro de session, dates de début et de fin, stage rattaché, horaires) ainsi que le nom et prénom de chacun des stagiaires, en vue de leur émargement lorsqu'ils auront assisté à cette session.

Menu Etats

© 2012 Sage 188

Le choix Convocation individuelle édite une lettre pour chacun des participants aux sessions sélectionnées. Cette lettre reprend les coordonnées du salarié, l'intitulé de la session, l'organisme et le lieu de formation ainsi que les dates de début et de fin et les horaires.

Le choix Convocation collective édite une lettre par établissement avec une rupture. Chaque convocation est donc faite à l’adresse d’un établissement, avec la liste des participants appartenant à cet établissement et le calendrier formation indiquant les dates et horaires des sessions.

Exemple :

Pour une session avec 5 participants (P1, P2, P3, P4 et P5) appartenant à 2 établissements différents (E1 et E2) :

• les participants P1, P2 et P5 font partis à l’établissement E1 ;

• les participants P3 et P4 appartiennent à E2.

Pour cette session, l’édition de la convocation collective permet d’obtenir 2 convocations :

• la première avec les coordonnées de l’établissement E1 avec la liste des participant P1, P2 et P5;

• la deuxième avec les coordonnées de l’établissement E2 et la liste des participants P3 et P4.

L’utilisateur peut également choisir l’Edition de l’entête et l’Edition du calendrier de la convocation individuelle ou collective c’est-à-dire le nom et l'adresse de l’établissement auquel est rattaché le participant et les dates et horaires des sessions. Les cases à cocher Edition de l’entête et Edition du calendrier ne sont accessibles que pour les choix Convention individuelle et Convocation collective.

L’édition Fiche d’évaluation permet d'éditer un document à remettre aux participants pour l'évaluation de la session suivie. Cette édition présente le code, l'intitulé et les dates de début et de fin des sessions, le matricule, nom et prénom du stagiaire, l'organisme ayant animé la session, le formateur ainsi que les critères à évaluer définis dans l’onglet Evaluation de la commande Saisie des paramètres du sous-menu Paramètres généraux.

Etapes Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cet encadré permet d’éditer les documents administratifs à une étape donnée.

Pour éditer un document par étape, il suffit de décocher les cases étapes non concernées.


Lettre récapitulative formation DIF Etats / Lettre récapitulative formation DIF

Cette commande permet de lancer l’édition d’une lettre récapitulant le DIF pris par salarié. Il est possible de n’éditer que celles des salariés sélectionnés.

Menu Etats

© 2012 Sage 189

Période Par défaut, le programme propose l’édition pour le mois en cours.

Cependant, un suivi peut être édité pour le mois, le trimestre, l’année, l’exercice en cours ou pour une autre période à définir (saisie des dates de début et de fin de période ou d'un autre exercice de formation).


Seuls les salariés correspondant à la sélection et qui ont utilisé le DIF sur la période indiquée sont édités.

Les sessions prises en compte sont celles qui ont un cadre de fonctionnement dont la zone Code Cerfa = DIF.

Menu Annexes

© 2012 Sage 190

Menu Annexes Le menu Annexes propose les commandes suivantes :

Les sessions peuvent être purgées par la commande Purge des sessions.

La commande Déblocage permet de déplacer une session sur l’onglet étape où elle était initialement positionnée après que l’utilisateur l’ait fait évoluer sur un autre onglet par erreur ou vers une étape non définie dans les directions du système de suivi.


• Purge des sessions

• Déblocage

• Mise à jour des compétences

• Génération des absences

Purge des sessions Annexes / Purge des sessions

Cette commande, liée à la clôture, permet de supprimer toutes les sessions jusqu'à un exercice donné ainsi que les participants inscrits à celles-ci.

Il est conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer la purge des sessions.

Purge jusqu'à l’exercice

L’exercice proposé par défaut correspond à l’exercice précédent ; un exercice encore antérieur peut être saisi.

En aucun cas, on ne peut saisir un exercice non clôturé.

La purge n’est pas sélective, elle sera effectuée pour toutes les sessions.


Déblocage Annexes / Déblocage

Avant de mettre en place le plan de formation, l'utilisateur a défini un système de suivi. Cette commande permet de replacer des sessions, rattachées à des étapes, sur des directions (étapes) non autorisées.

Exemple :

L'utilisateur peut replacer une session sur l’onglet étape où elle était initialement positionnée après que l’utilisateur l’ait fait évoluer sur un autre onglet par erreur.

Menu Annexes

© 2012 Sage 191

Pour débloquer une session vers une étape donnée, il convient de sélectionner la session adéquate puis de lui attribuer la direction souhaitée.

Sélection des sessions

Le bouton Tout permet d’effectuer une sélection globale des sessions.

Le bouton Rien annule la sélection globale des sessions.

Ajouter à la sélection Pour rétablir la sélection d'une session.


La sélection individuelle des sessions s’effectue en cliquant sur leur ligne et en cliquant sur le bouton [+]. La dessélection s’effectue en cliquant sur [-].

Déblocage des sessions Cliquer sur l’onglet étape où se situe actuellement la session à débloquer puis la sélectionner.

Ouvrir ensuite le menu Edition et cliquer sur l’étape vers laquelle la session doit être déplacée. Celle-ci disparaît alors de la liste des sessions à l’étape initiale et réapparaît dans la liste des sessions de l’étape destinataire.

La modification du contenu d’une session n’est pas possible à ce niveau.

Voir pour plus de détails sur l’utilisation générale du Suivi des sessions de formation.

Menu Annexes

© 2012 Sage 192

Mise à jour des compétences Annexes / Mise à jour des compétences

Cette commande n’est accessible que pour les utilisateurs du module Paie & GRH Gestion des carrières et des compétences.

Cette commande permet une interactivité entre les modules de Gestion de la formation et de Gestion des carrières et des compétences. A l’issue d’une formation (saisie dans le module Gestion de la formation), il est possible d’attribuer aux salariés concernés les compétences acquises lors de cette formation (mise à jour de l’onglet Carrière de la fiche de personnel du module Gestion des carrières et des compétences).

La commande Mise à jour des compétences ouvre une fenêtre de sélection des sessions de formation.

Sessions

Sélectionner une fourchette de sessions, pour lesquelles il faut générer des compétences, dans la liste ouverte à l’aide du bouton zoom de la zone.

Période

Sélectionner la période concernée par la génération :

• Mensuelle (mois en cours) ;

• Trimestrielle (trimestre en cours) ;

• Annuelle (année en cours) ;

• De date à date (dates à saisir dans les zone Du / au).

Etapes

Sélectionner les étapes de session :

• DEM ;

• ANN ;

• ACC ;

• et REA ;

• ou Toutes.

Génération

Cette option permet de générer des compétences pour les participants sélectionnés ayant la case « Mise à jour des compétences salariés » cochée. Il est possible d’éditer un rapport de la génération en cochant la case Edition d’un rapport.

Menu Annexes

© 2012 Sage 193

Etat de contrôle

Cet état donne les compétences pour chaque salarié et par session.


Après la mise à jour, l’onglet Carrière de la fiche de personnel du module Gestion des carrières et des compétences récupère les compétences renseignées au niveau du stage (Code, Intitulé, Date de fin de stage, Niveau et Commentaire). En mise à jour, la pondération est à zéro.

Pendant la génération, si un code compétence existe déjà dans le module Paie & GRH Gestion des carrières et des compétences, il sera écrasé.

Les compétences étant rattachées au niveau du stage, une session créée sans stage rattaché n’aura pas de mise à jour des compétences.

Génération des absences Annexes / Génération des absences

Cette commande permet une interactivité entre les modules de Gestion de la formation et de Gestion des temps. Après réalisation d’une session de stage, il est possible de générer automatiquement des absences dans la Gestion des temps pour les participants à cette session.

La commande Génération des absences ouvre une fenêtre de sélection des sessions de formation.

Sessions

Sélectionner une fourchette de sessions, pour lesquelles il faut générer des absences, dans la liste ouverte à l’aide du bouton zoom de la zone.

Période

Sélectionner la période concernée par la génération :

• Mensuelle (mois en cours) ;

• Trimestrielle (trimestre en cours) ;

• Annuelle (année en cours) ;

• De date à date (dates à saisir dans les zone Du / au).

Les absences à générer sont sélectionnées par rapport à la date de fin d’absence.

Etapes

Sélectionner les étapes de session :

• DEM ;

Menu Annexes

© 2012 Sage 194

• ACC ;

• ANN ;

• et REA;

• ou Toutes.

Génération

Cette option permet de générer des absences pour les participants sélectionnés ayant le statut « A générer ». Il est possible d’éditer un rapport de la génération en cochant la case Edition d’un rapport.

Etat de contrôle

Cet état donne les absences générées pour chaque salarié et par session.

Edition d’un rapport

Cette case permet d’éditer le rapport de la génération. Elle n’est accessible que pour le choix Génération.


Après la génération, Modifier un participant dans le suivi individuel de formation de la fiche Gestion des participants est géré comme suit :

• la colonne Statut passe à l’état Générée ;

• la colonne Validité indique la date de validité de l’absence (c’est à dire la date de fin d’événement sauf si elle est inférieure à la date de dernier enregistrement).

Après validation de cette fenêtre en mode Génération, les événements en Gestion des temps sont créés et les lignes de la fiche de la gestion des participants sont mises à jour. La valeur par défaut des événements générés reprend le résultat calculé de la constante indiquée dans les absences à générer des participants.

Menu Gestion Avancée

© 2012 Sage 195

Menu Gestion Avancée Des ajouts ont été apportés dans la Gestion Avancée pour pouvoir gérer la Gestion de la formation.

Il s'agit principalement d'un nouveau type dans le modèle liste et de renseignements supplémentaires disponibles dans la liste des renseignements du salarié.

Seules les commandes de la Gestion Avancée ayant des éléments nouveaux sont décrites.

Voir Gestion Avancée du manuel Gestion du personnel pour plus de détails sur l’utilisation générale du générateur d’états.


• Modèles

• Editions

Modèles Ouvrir la commande Modèles du menu G.A., la liste Gestion Avancée / Liste des modèles s'affiche. Cette liste permet de gérer les modèles de type Liste et Document.

Seul le modèle de type Liste est décrit. La liste des renseignements relative aux sessions par salarié est identique pour les modèles de type Document.

Pour créer une liste cliquer sur l’icône Créer puis activer la commande Liste. La fenêtre Gestion avancée / Définition d'une liste s'affiche.

Sessions par salarié G.A / Modèles

Ouvrir le menu TYPE et sélectionner la nouvelle commande Sessions par salarié. La fenêtre Sessions par salarié permet de paramétrer une liste présentant essentiellement des informations issues de la Gestion de la formation.

Lorsqu'un type est sélectionné, une coche marque la ligne de la commande. Pour le vérifier, ouvrir le menu TYPE à nouveau.

Critères de tri

Sélectionner le critère à partir duquel le tri va s’effectuer :

• Session,


© 2012 Sage 196

• Stage,

• Organisme,

• Date de début session.

Session de ... à

L'utilisateur peut affiner la sélection des formations par la saisie des codes limites.


Rappel :

Le type de liste Sessions par salarié présente, pour chaque salarié, une ligne par session sélectionnée.

Le logiciel propose par défaut une rupture par salarié (saut de page), il est possible de décocher la case.

Etapes Par défaut, toutes les étapes sont cochées. Cliquer sur OK.

Listes des renseignements disponibles G.A / Modèles

Cliquer sur le corps de la fenêtre Gestion Avancée / Définition d'une liste puis sur le bouton Activer.

Double-cliquer sur l'entité Formations du salarié pour appeler la liste des renseignements disponibles.


© 2012 Sage 197

Trop longue pour être affichée intégralement à l'écran, utiliser la barre de défilement pour visualiser la liste dans son ensemble.

Le chiffre de la colonne de droite face à chaque renseignement correspond à la longueur (en nombre de caractères) du renseignement. Cette longueur peut être modifiée par l'utilisateur.

Paramétrage du champ Code session G.A / Modèles

Le curseur est sur Code session, valider.

Pour un renseignement issu d'une session d’un salarié, la fenêtre de Paramétrage du champ comporte les zones suivantes.

Titre

Titre de la colonne (les renseignements sont présentés en colonne sur les modèles de type Liste).

L'intitulé du renseignement est proposé par défaut. Il est possible de saisir un autre titre qui apparaîtra sur l'état imprimé (l'intitulé initial du renseignement ne sera pas pour autant modifié dans le logiciel).

Paramétrage du champ

Longueur

Cette zone indique la longueur en nombre de caractères du renseignement sélectionné. Il est possible de modifier cette longueur (comprise obligatoirement entre 1 et 60 caractères).


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Si la longueur saisie est inférieure à la longueur initiale du renseignement, seuls les premiers caractères sont imprimés sur la liste. La colonne aura pour largeur la longueur définie ici.

Décimales

Zone active pour les données chiffrées. Elle affiche le nombre de décimales souhaitées.

Cadrage

Boîte à liste permettant de centrer, de cadrer à gauche, ou de cadrer à droite.

Millier

Case à cocher active pour les données chiffrées, elle permet d’avoir un séparateur de milliers pour les chiffres importants.

Colonne

Case à cocher sélectionnée par défaut permettant de délimiter par un trait vertical cette colonne de la colonne suivante.

Opérateur

Boîte à liste permettant de visualiser la liste des opérateurs disponibles. L'opérateur permet d'obtenir un résultat en fin de colonne.

Si le renseignement sélectionné correspond à une donnée chiffrée (montant, taux), les options suivantes sont proposées :

• Aucun : pas de calcul effectué en fin de colonne,

• Effectif : nombre d’éléments trouvés pour l’édition,

• Total : totalisation des montants sur la colonne,

• Moyenne : valeur moyenne des montants du renseignement sur la colonne,

• Minimum : valeur minimale du renseignement sur la colonne,

• Maximum : valeur maximale du renseignement sur la colonne.

Si le renseignement sélectionné ne correspond pas à une donnée chiffrée, seules les options Aucun et Effectif sont proposées.

Valider le paramétrage par OK.

La liste des renseignements disponibles dans l'entité Formations du salarié s'affiche à nouveau. Le renseignement inséré dans la fenêtre Gestion Avancée / Définition d'une liste est signalé par une étoile dans la première colonne.

Sélectionner d'autres renseignements dans cette liste si nécessaire sinon Quitter pour revenir à la liste des entités. Sélectionner éventuellement d'autres renseignements puis Quitter cette première liste.

Description des renseignements disponibles G.A / Modèles

Voici la liste exhaustive des renseignements disponibles des formations du salarié.


© 2012 Sage 199

Formations du salarié

Renseignements disponibles Longueur

Code session 10

Intitulé session 30

Code étape 3

Code stage 10

Intitulé stage 60

Exercice 4

Numéro de session 2

Date de début session 8

Date de fin session 8

Organisme de formation 10

Lieu du stage - Nom 50

Lieu du stage - Adresse 1 32

Lieu du stage - Adresse 2 32

Lieu du stage - Code postal 5

Lieu du stage - Commune 26

Lieu du stage - Bureau distributeur 26

Lieu du stage - Bâtiment 20

Lieu du stage - Etage / Salle 20

Heure de début 5

Heure de fin 5

Domaine de formation 10

Thème de formation 10

Objectif 10

Type d’action 10

Classification A.F. 10

Initiative 10

Interne/Externe 13

Date demande 8

Type de convention 21

Priorité 2

Date inscription 8


© 2012 Sage 200

Critère évaluation 1 - Code 10

Critère évaluation 1 - Intitulé 40









Justificatif de la demande 1 60

Justificatif de la demande 2 60

Impression générale 30

Commentaire 1 60

Commentaire 2 60

Obtention du diplôme 3

Mention 20

Intitulé du diplôme 20

Date obtention diplôme 8

Durée de la session de stage en jours 6

Durée de la session de stage en heures 8

Durée d’absence en heures 8

Date d’actualisation des coûts 8

Type de financement 20

Cadre de fonctionnement 20

Justificatif du dossier 1 - Intitulé * 20

Justificatif du dossier 1 - Valeur ** 3









© 2012 Sage 201


Dossier complet ** 3

Type de convention 10

Cadre de fonctionnement 10

Nature de coût

Code nature de coût 10

Intitulé nature de coût 60

Montant budgété 12

Montant budgété déductible 12

Montant réel 12

Montant réel déductible 12

Regroupement de nature

Code regroupement natures de coût 10

Intitulé regroupement natures de coût 60

Montant budgété 12

Montant budgété déductible 12

Montant réel 12

Montant réel déductible 12

* L’Intitulé des justificatifs du dossier reprend celui indiqué Fichier / Paramètres généraux / Saisie des paramètres / onglet Dossier.

** La Valeur des justificatifs du dossier et Dossier complet sont indiqués dans Gestion / Plan de formation / ouvrir une Session / onglet Déclaration / encadré Justificatifs du dossier.

Editions G.A. / Editions

Ouvrir la commande Editions du menu Gestion Avancée, la fenêtre Gestion avancée/Edition s'affiche.

Sélectionner un ou plusieurs modèles puis cliquer sur OK.

Puis, lancer l'édition du ou des modèles après avoir choisi un mode de sortie.

Menu Fenêtre

© 2012 Sage 202

Menu Fenêtre Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et Gestion des Ressources Humaines, consulter le Manuel de référence / Ergonomie du programme.

Menu Aide ( ?)

© 2012 Sage 203

Menu Aide ( ?) Pour obtenir des explications sur les commandes non décrites et communes au logiciel de Paie et Gestion des Ressources Humaines, consulter le Manuel de référence de la Paie / Ergonomie du programme.

Lexique

© 2012 Sage 204

Lexique Les notions clés utilisées dans la Gestion de la formation sont les suivantes :

Plan de formation Il regroupe l’ensemble des actions de formation décidées et mises en œuvre par l’employeur. C’est un document contractuel entre l’employeur et le Comité d’entreprise. En effet, le plan de formation de l’année précédente (pour vérifier sa réalisation) et celui de l’année suivante (pour valider le projet) sont soumis pour consultation au CE, et ce avant la mi-novembre de l’année en cours pour la première réunion.

Dans la Gestion de la formation, le Plan de formation regroupe toutes les actions de formation d’un exercice.

Sessions Une session représente une action de formation. Une session est identifiée par un code stage et des dates de début et de fin.

Stages Cours théoriques ou pratiques pouvant être dispensés aux salariés. Chaque stage correspond donc à un contenu pédagogique et est associé à une organisation (organisme, formateur interne, durée, lieu...).

Organismes de formation Etablissement assurant le déroulement des stages externes.

Cerfa 2483 Déclaration fiscale relative à la participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue.

Stage interne Sessions de stage conçues et organisées directement par l’entreprise pour ses salariés. L’entreprise a donc la responsabilité juridique et en est maître d’œuvre.

Stage externe Sessions de stage confiées par convention à un organisme de formation. Ces stages peuvent avoir lieu dans un centre de formation ou dans l’entreprise.

Convention annuelle Convention signée et exécutée entre le 1er janvier et le 31 décembre, année de participation.

Bilans de compétence Permet aux bénéficiaires d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel de formation

Congé individuels de formation Le CIF correspond au projet personnel de tout salarié. Il permet d’accéder à un niveau supérieur de qualification, de changer d’activité ou de profession et de s’ouvrir plus largement à la culture et à la vie de travail.

Altenance Contrat d’orientation : découvrir la vie de l’entreprise, favoriser l’orientation professionnelle des jeunes.

Contrat de qualification : occuper un emploi et acquérir une qualification professionnelle.

Lexique

© 2012 Sage 205

Contrat d’adaptation : s’adapter rapidement à un emploi grâce à une formation.

A partir du 1er octobre 2005, ces contrats ont été remplacés par le contrat de professionnalisation.

Index

© 2012 Sage 206

Index A

actualisation des coûts ..................... 168, 170

mode de calcul ................................. 170

C

clôture de l’exercice ............................. 171

confidentialité ...................................... 14

D

détaillé par coûts ................................. 178

détaillé par participant .......................... 177

E

édition

analyses quantitatives ................... 179, 180

documents administratifs ............... 186, 188

feuille de présence .......................... 187

fiche d’évaluation ........................... 188

lettre de convocation ....................... 188

état préparatoire à la déclaration fiscale (cerfa 2483) .......................................... 184

plan de formation .................. 176, 177, 178

suivi des formations ...................... 181, 182

suivi individuel de formation ........... 173, 175

F

fiche de personnel

édition ............................................. 36

G

général ............................................. 177

gestion avancée

édition ........................................... 201

modèle ........................................... 195

paramétrage

champ code session ................... 197, 198

renseignements disponibles spécifiques formation ..................................... 198

session par salarié .............................. 195

gestion de la formation

à propos de ...................................... 204

démarrage ......................................... 12

I importation

donnée congés ............................... 39, 40

importer

nature d'événement.............................. 20

organisme de financement ...................... 45

organisme de formation ......................... 49

souhaits des salariés ........................... 120

suivi des sessions de formation ............... 156

M

menu listes

fiche de personnel

insérer une fiche de compétence ........... 34

modifier une fiche de compétence .......... 35

supprimer une fiche de compétence ........ 36

mot de passe ......................................... 14

N

nature d'événement

importer ........................................... 20

O

organisme de financement

importer ........................................... 45

organisme de formation

importer ........................................... 49

P

paramètres généraux

changement d’exercice .......................... 30

périodes de calcul ........................... 17, 20

création ......................................... 18

modification .................................... 20

suppression ..................................... 20

saisie des paramètres ....................... 23, 26

onglet dossier .................................. 25

onglet évaluation .............................. 25

onglet format ................................... 24

onglet général .................................. 23

système de suivi ............................. 15, 16

édition ........................................... 16

plan de formation

édition ........................................... 155

S

session

déblocage .................................. 190, 191

purge ............................................. 190

souhaits des salariés ........................ 113, 120

création/modification ............. 114, 118, 125

édition ........................................... 119

génération en demande ....................... 118

importer ......................................... 120

suppression ................................ 118, 125

suivi des coûts de formation ..................... 168

modification ..................................... 168

© 2012 Sage 207

suivi des coûts de formation par session ...... 167

suivi des sessions de formation ................. 137

création d’une session ......................... 139

onglet coûts .................................. 147

onglet description ..................... 144, 146

onglet identification .................. 140, 143

duplication d’une session ............... 154, 155

gestion des étapes ............................. 166

gestion des participants ....................... 165

importer ......................................... 156

inscription en masse de participants ........ 163

modification d’une session .................... 154

suppression d’une session ..................... 154

suivi individuel de formation .............. 125, 136

création/modification ................... 126, 136

suppression ...................................... 136

U

utilisateur

confidentialité .................................... 14

utilitaires ............................................. 14