Formation SIFE pour les conseils scolaires 17 au 26 mars 1

Formation SIFE pour les conseils scolaires

17 au 26 mars1

Introduction

Formation des utilisateurs du SIFE 2.0

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SIFE 2.0

• Une application centralisée de planification et de budgétisation qui soutient la gestion des fonds et des subventions au sein du ministère de l’Éducation. L’application utilise la technologie Oracle Hyperion Planning – communément appelée « Planning » en anglais.

• Une application Web permettant d’entrer des données, de calculer les subventions, de produire des rapports et de gérer le flux de travail.

• L’application est intégrée à la suite de produits Microsoft Office, et en particulier à Excel.

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Aperçu de la formation

• Deux applications seront utilisées :– Pour les modules 1 à 3, nous utiliserons une

application simplifiée qui comprend seulement quelques formulaires SIFE.

– Pour les modules 4 à 8, nous utiliserons une application plus détaillée semblable à ce que vous verrez dans le SIFE 2.0.

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Modules de formation

1.Hyperion Planning de base - Workspace 2.Hyperion Planning de base - Smart View 3.Hyperion Planning avancée - Smart View 4.Aperçu et entrée des données du SIFE 2.05.Validation de l’entrée des données6.Gestion des versions7.Approbations8.Modification en milieu de cycle 5


Éléments des modules de formation :

A.Aperçu du module

B.Démonstration : Suivez-moi

C.Exercice pratique pour les utilisateurs

D.Documentation (aide-mémoire, exercices pratiques, solutions des exercices)

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Liste des tâches

• SIFE 1.0 – Formulaires tout-en-un (les données à entrer, les résultats et l’explication des calculs se trouvent sur le même formulaire).

• SIFE 2.0 – Les données, les résultats et l’explication des calculs sont séparés et organisés en liste des tâches.

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Données historiques

• Le SIFE 1.0 ne sera plus accessible aux conseils scolaires à compter d’octobre 2014.

• Le SIFE 2.0 comprendra des versions actives des prévisions budgétaires et des prévisions budgétaires révisées pour 2013-2014.

• Les conseils sont invités à imprimer les versions PDF des soumissions présentées à l’aide du SIFE 1.0 s’ils veulent en conserver des copies.

• Les agents des finances/analystes financiers fourniront aux conseils des versions PDF des états financiers des soumissions de 2012-2013 si des rajustements sont effectués après octobre 2014. 8

Module 1Hyperion Planning de base

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Hyperion Planning de base - module Workspace

L'aperçu de Hyperion Planning avec le module Workspace met l'accent sur les points suivants, essentiels pour l'utilisateur :

•Connexion•Listes des tâches •Entrée des données•Rapports •Résultats

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Hyperion Planning de base - Workspace Connexion

• Pour vous connecter à Workspace, utilisez l'URL– URL de Workspace – Voir la fiche de références

• Une fois connecté, vous avez quatre façons d'ouvrir l'application : • Naviguer - Application - Planification - TRAIN1• Fichier - Ouvrir - Applications - Planification - TRAIN 1 • Ouvert récemment • Liens rapides

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Hyperion Planning de base - Workspace Ma liste des tâches

• Les listes de tâches servent à classer les entrées de l'utilisateur, les calculs et les processus d'examen (l'ordre suggéré est semblable à celui de SIFE 1.0).

• Des formulaires Web sont utilisés pour entrer et examiner des données.

• Les rapports financiers servent à la production de rapports standard.

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Hyperion Planning de base- Workspace

Entrée• Pour entrer des données, cliquez sur une cellule de saisie et utilisez le

clavier pour entrer vos données.

• Pour naviguer entre les cellules, vous pouvez utiliser la souris et le clavier :• La touche Tab déplace la cellule sélectionnée dans la cellule suivante,

horizontalement.• Les touches Maj. + Tab déplacent la cellule sélectionnée vers l'arrière,

horizontalement.• La touche Entrée déplace le contenu sélectionné dans la cellule suivante.

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Hyperion Planning de base - Workspace

Rapport• Sélectionnez Exercice 1 – Rapport dans Ma liste des tâches. Vous verrez

une version PDF d'un rapport produit à partir des résultats issus des données que vous aurez entrées. Le rapport s'ouvrira dans son propre onglet.

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Hyperion Planning de base - Workspace

Résultats• Sélectionnez Exercice 1 - Résultats. Vous pourrez examiner les résultats produits grâce aux calculs issus des données que vous aurez entrées. Si vous souhaitez apporter des changements à la page Résultats, revenez au formulaire Entrée.

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Module 2Hyperion Planning de base

avec Smart View

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Hyperion Planning de base - Smart View

• Hyperion Planning est intégré à Microsoft Excel grâce à Smart View.

• Smart View exécute les même tâches qu'Hyperion Planning. Les utilisateurs voient les formulaires de données de planification dans Excel avec la même fonctionnalité.

• C'est une autre ‘fenêtre’ sur les données, plus intuitive, pour ceux qui connaissent Excel.

• Principales tâches : Entrée de données, examen des résultats 17

Hyperion Planning de base - Smart View

• Dans cet exercice, nous allons vous montrer comment :– Vous connecter à Hyperion Planning.– Ouvrir des formulaires à partir des listes de tâches.– Entrer des données dans le formulaire prévu à cet effet.– Calculer des valeurs après avoir soumis des données.– Examiner les données dans le formulaire de résultats

(toutes les cellules sont en lecture seulement).

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Hyperion Planning de base – Smart View Connexion

• Ouvrir Microsoft Excel.

• Sous l'onglet Smart View, cliquer sur Panneau et aller à Connexions partagées.

• Se connecter à Oracle Hyperion Planning.

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Hyperion Planning de base - Smart View Entrée

• Ouvrir votre application et votre liste des tâches.

• Double-cliquer sur le formulaire Entrée pour l'ouvrir.

• Choisir Point de Vue (PDV) et actualiser l'écran.

• Cellules blanches et jaunes : cellules d’entrée des données

• Cellules grises : cellules en lecture seule

• Entrer des données et « envoi des données » (calcule les valeurs).

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Hyperion Planning de base - Smart View Résultats

• Ouvrez le formulaire Résultats pour examiner et vérifier toutes les données.

• Toutes les cellules sont grisées (en lecture seule) sur le formulaire Résultats. Pour modifier les données, retournez au formulaire Entrée.

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Module 3 Hyperion Planning avancée

avec Smart View

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Hyperion Planning avancée - Smart View

• Comme nous l'indiquions plus tôt, avec Smart View vous pouvez utiliser les mêmes fonctionnalités qu'avec Hyperion Planning dans Excel.

• L'avantage de Smart View est évident quand vous entrez des données et quand vous utilisez la fonctionnalité existante dans Excel.

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• Survol des avantages – Copier / coller

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• Survol des avantages – Formules

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• Survol des avantages – Lier des données

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• Survol des avantages – Enregistrer les formulaires et les soumettre ultérieurement

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Module 4 SIFE 2.0 – Aperçu

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SIFE 2.0 – Aperçu

• Certains processus de SIFE 2.0 diffèrent de ceux de SIFE 1.0

• Comme les exercices précédents ont démontrés, SIFE 2.0 est organisé selon des listes de tâches.

• Les listes de tâches sont un regroupement logique de tâches dans un ordre suggéré, requis pour compléter une soumission.

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SIFE 2.0 – AperçuEntrée de données

• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0– Données combinées dans certain cas

• Les entrées pour toutes les sections sont combinées sur un seul formulaire, divisé en plusieurs onglets.

• Les entrées des formulaires de données B, C et D sont combinées sur une seul formulaire, avec des onglets distincts.

• Les données pour la plupart des annexes sont aussi combinées sur un seul formulaire, avec des onglets distincts.

• L'entrée de données devrait en être accélérée.

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• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0– Le tableau 3 se divise désormais en plusieurs

tableaux distinctes :

Tableau 3 Terrains, bâtiments et intérêt capitalisé

Tableau 3.1 Installations mobiles

Tableau 3.2Subventions pour les projets d’immobilisations prioritaires – Projets d'immobilisations majeurs, terrains

Tableau 3.3 Nouvelles écoles

Tableau 3ACalcule les subventions d’immobilisations à recevoir, l'utilisation de revenus reportés et le manque à gagner –immobilisations .

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• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0– Le tableau 5.5 assure désormais le suivi des

projets d’immobilisations engagés pour les biens amortissables et les terrains.

• Dans SIFE 1.0, le tableau 5.6 a une section consacrée au suivi des projets aux terrains engagés.

• SIFE 2.0 combine tous les projets d’immobilisations engagés sur une page, le tableau 5.5 de la page 1.

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• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0– Tableaux 10, 10.1 et 10.2

• Dans SIFE 1.0, la plupart des données sur les dépenses ont été entrées dans les tableaux 10.1 (niveau élémentaire) et 10.2 (niveau secondaire); ensuite, le total est calculé dans le tableau 10.

• Dans SIFE 2.0, les conseils vont entrer les données sur les dépenses totales dans le tableau 10; ils vont ensuite saisir la portion Secondaire dans le tableau 10.2; la différence est calculée dans le tableau 10.1.

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SIFE 2.0 – Aperçu – Entrée des donnéesTableau 10 – Dépenses

Option 1 Option 2

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SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuLocaux temporaires

• Les charges d'exploitation passent du tableau 3 à la rubrique Allocations, Section 11.

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SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuRecettes fiscales

• La section 14 et le tableau 11A se trouvent sur un seul formulaire comportant de multiples onglets.

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SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuDonnées de l'exercice précédent

• Les données de l'exercice précédent sont téléchargées dans les cellules et peuvent être mises à jour. Il n'y a plus de cellules de rajustement dans la plupart des cas. Ces cellules sont en bleu.

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SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuDescription des avertissements

• Les descriptions des avertissements sont désormais entrées dans SIFE 2.0. Les soumissions ne peuvent être envoyées avant que les descriptions des avertissements n'aient été entrées.

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SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu

• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0– L'annexe C n'existe plus.

• Les données sur l'effectif des écoles sont désormais entrées directement dans le formulaire Effectif des écoles - entrée

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Élémentaire / Secondaire

Liste des écoles de votre conseil

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0

– L'annexe C n'existe plus.• Les résultats calculés sont présentés en détail à la rubrique

Résultats, pour chaque formulaire concerné (ex. Section 1.3).

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Détails au niveau du conseil

Détails au niveau des écoles

SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuDonnées au niveau des écoles

• Équivalents temps plein (ETP) et nombre de membres du personnel pour l'école

Saisir les ETP de niveau élémentaire, y compris les élèves à temps plein et à temps partiel

Maternelle (Mat) Jardin d'enfants (JE)

De la 1re à la 3e année

De la 4e à la 8e année

Maternelle (Mat) Jardin d'enfants (JE)

De la 1re à la 3e année

De la 4e à la 8e année

Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorieécole 1E (BS686263-F09845) S4700006 100.00 100.00 600.00 900.00 100.00 100.00 600.00 900.00école 2E (BS750581-F10228) S4700018 50.00 53.00 550.00 800.00 50.00 53.00 550.00 800.00écol 3E (BS724220-F03361) S4700040 125.00 127.00 400.00 970.50 125.00 127.00 400.00 970.50école 4E (BS689777-F03062) S4700028 32.00 33.00 311.50 408.00 32.00 33.00 311.50 408.00Total 307.00 313.00 1861.50 3078.50 307.00 313.00 1861.50 3078.50

ETPle 31 octobre XXXX

ETPle 31 Mars XXXX

ETP le 31 octobre XXXXNombre de directeurs Partie Administrative

Nombre de Sous-Directeur Partie Administrative

Nombre de Personnel Secrétariat Partie Administrative

Secondaire Par défaut Secondaire Par défaut Secondaire Par défautAucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie

école 1S (BS686263-F09845) S4700006 0 0 0école 2S (BS750581-F10228) S4700018 0 0 0école 3S (BS724220-F03361) S4700040 0 0 0école 4S (BS689777-F03062) S4700028 0 0 0Total 0.00 0.00 0.00

Saisir les ETP de niveau secondaire, y compris les élèves à temps plein et à

temps partiel, à l'exclusion de 34 créditsDe la 9e année au 12e Études indépendantes De la 9e année au 12e Études

indépendantesDe la 9e année au 12e

Études indépendantes

Total du Secondaire

Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorie Aucune catégorieécole 1S (BS686263-F09845) S4700006 946.68 0.00 848.00 0.00 897.34 0.00 897.34école 2S (BS750581-F10228) S4700018 853.32 0.00 800.00 0.00 826.66 0.00 826.66école 3S (BS724220-F03361) S4700040 600.00 0.00 529.00 0.00 564.50 0.00 564.50école 4S (BS689777-F03062) S4700028 1014.26 0.00 1014.99 0.00 1014.63 0.00 1014.63Total 3414.26 0.00 3191.99 0.00 3303.13 0.00 3303.13

ETPle 31 octobre XXXX

ETPle 31 Mars XXXX

Effectif Quotidien Moyen

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SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuDonnées au niveau du conseil scolaire

• Nombre d'élèves à temps plein et à temps partiel; ETP d'élèves à temps partiel et à temps plein des élèves à crédits élevés et l'EQM des études indépendantes sont des données entrées au niveau du conseil.

Effectif Quotidien MoyenÉTUDES INDÉPENDANTES :ÉLÈVES DE MOINS DE 21 ANSÉtudes indépendantes 0.00Études indépendantes – Autres élèves 0.00- Études indépendantes, y compris Autres élèves 0.00Études indépendantes – Nombre de crédits élevé 0.00

Études indépendantes (21 ans et plus) 0.00Études indépendantes – Autres élèves (21 ans et plus) 0.00- Études indépendantes, y compris Autres élèves (21 ans et plus) 0.00

ÉLÈVES EXEMPTÉS DE FRAIS ADMIS EN VERTU DU RÈGLEMENT 20-10 :Total des élèves de niveau élémentaire admis en vertu du règlement 20-10 0.00Total des élèves de niveau secondaire admis en vertu du règlement 20-10 0.00Total des élèves d'école de jour admis en vertu du règlement 20-10 0.00

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SIFE 2.0 – Entrée de données – AperçuDonnées concernant le conseil scolaire

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• SIFE 2.0 vs SIFE 1.0– Nouveau concept : les données de référence

• Elles comprennent les données téléchargées, comme les :

– Points de repères– Parts théoriques– Montants des tableaux / grilles– Montants approuvés

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Liste des tâches – Aperçu•Entrée•Rapports•Résultats•Données de référence•Formats de validation•Gestion de la soumission

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• Entrée – Permet d'entrer des données

• Données sur l'effectif• Allocations• Annexes• Tableaux• Formulaires

de données

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SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu• Rapports

– Affichent les résultats finaux de la soumission calculée

– Semblables à la structure de rapports de SIFE 1.0

– Formés pour une production en PDF

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• Résultats– Ils servent à visualiser rapidement les résultats produits

par les calculs effectués dans le cadre de la soumission.

– Ils montrent les résultats calculés, sans les justificatifs que fournit le rapport.

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• Données de référence– Elles montrent toutes les données téléchargées

utilisées pour calculer la soumission. – Nous en discuterons plus en détail dans un

exercice ultérieur.

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• Formats de validation– Il y a un formulaire des formats de validation pour

chaque formulaire d'entrée de la soumission.– Ce formulaire détermine les cellules qui peuvent

recevoir des entrées et celles qui devraient être verrouillées sur les formulaires de saisie.

– Il établit les règles de validation qui régissent l'entrée de données dans chaque cellule de saisie.

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• Gestion de la soumission– Elle sert à présenter la soumission au ministère.– Nous en discuterons plus en détail dans un

exercice ultérieur.

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• Smart View – Comme nous l'avons montré plus tôt, Smart View

est une autre plateforme qui permet de traiter les mêmes listes de tâches.

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Module 5 Validation de l'entrée des

données

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Validation de l'entrée des données

• Toutes les cellules de saisie sont régies par des conditions auxquelles il faut satisfaire au moment d'entrer des données.

• SIFE 2.0 fonctionne selon une logique semblable à celle de SIFE 1.0 pour garantir que les données sont entrées correctement.

• Chaque cellule de saisie est validée.• Tous les formulaires font partie du processus de

validation générale de la soumission, processus garantissant que toutes les données sont entrées correctement avant d'autoriser la soumission à être présentée au ministère.

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Validation de l'entrée des données

• Couleur des cellules• Blanche : cellule de saisie• Bleu : cellule contenant des données de l'exercice précédent qui

peuvent être rajustées.• Grise : cellule sans entrée• Rouge : cellule invalide

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Validation de l'entrée des données• Chaque cellule de saisie est définie à l'aide des formulaires de formats de

validation.• La définition des cellules en dicte les conditions afférentes.

• Positif / Négatif / Les deux• Nombre de décimales• Aucune entrée autorisée

• Les définitions sont établies par le ministère au début du cycle et s'appliquent globalement aux conseils scolaires de district et aux scénarios.

• Différence par rapport à SIFE 1.0 • Dans SIFE 2.0, toutes les validations se font après que le formulaire a été

sauvegardé et rechargé.• Dans SIFE 1.0, les données sont validées au moment où elles sont saisies

et de nouveau au moment d'être sauvegardées.• Ainsi, certaines cellules grises permettent la saisie de données si

l'utilisateur double-clique sur la cellule, mais elles seront invalides après avoir été sauvegardées.

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Module 6Gestion des versions

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Gestion des versionsLa gestion des versions permet aux utilisateurs du conseil de gérer les versions ou les soumissions sur lesquelles ils travaillent.

Les outils fournis permettent à l'utilisateur de déplacer des données d'une version à une autre (versions de travail et brouillons) et, par conséquent, d'envoyer la version pour revue par le ministère, selon les besoins (à l'aide du flux de travail et du processus de gestion des approbations).

Aperçu du module :

•Aperçu des versions •Copier des données entre les versions•Copier des données pour rendre la version accessible par l'agent des finances

Versions du conseil

V10W Version de travail du conseil *** Cette version permet à l'utilisateur du conseil de travailler sur sa soumission, d'entrer des données et de faire des calculs. Même si les données peuvent être copiées dans cette version et à partir de cette version, il s'agit de la seule version qui peut être vérifiée et présentée dans le module Approbations.

*** Lorsque la soumission a été présentée, l'accès aux changements apportés à cette version est en LECTURE SEULE; autrement dit, cette version ne peut être copiée.

V10D01 Brouillon du conseil 1V10D02 Brouillon du conseil 2V10D03 Brouillon du conseil 3V10D04 Brouillon du conseil 4V10D05 Brouillon du conseil 5V10D06 Brouillon du conseil 6

V10D07 Modèle vierge pour une réinitialisation*** Il sert de brouillon vierge pour effacer ou réinitialiser des données dans une version.

V10FOV Version du conseil visible par un agent des finances

Version pour examen par un agent des finances L'agent des finances n'a pas accès à la version de travail du conseil. Si un utilisateur du conseil a besoin qu'un agent des finances examine les données dans cette version pour une raison quelconque, il devra copier les données dans la version à regarder par l'agent des finances. L'agent des finances pourra ainsi examiner les données et faire des commentaires à l'utilisateur du conseil.

Versions du conseil

V10ERO Version du conseil – Erreur contournée???

Cette version est utilisée quand la personne qui approuve la soumission envoie des données contenant des erreurs qui portent la mention « Erreur contournée ».

V10 Version active du conseil La version finale qui est soumise au ministre. Lorsque l'utilisateur du conseil présente la version de travail du conseil, la personne qui approuve la soumission doit approuver les données et présenter le document dans la version active du conseil.

V10I01 Version inactive du conseil 1V10I02 Version inactive du conseil 2V10I03 Version inactive du conseil 3V10I04 Version inactive du conseil 4V10I05 Version inactive du conseil 5V10I06 Version inactive du conseil 6V10I07 Version inactive du conseil 7V10I08 Version inactive du conseil 8V10I09 Version inactive du conseil 9

Versions accessibles à l'agent des finances

V20 Version active de l'agent des finances La version finale soumise par le ministre à des fins de versement.

Gestion des versions - Publication

V10WDC Aperçu de la version de travail du conseil avant les changements de données

Sert à conserver un aperçu ou à effectuer une sauvegarde pendant un processus de changement des données de référence.

Versions de variance

V10WDV Version de travail du conseil – Changements

Montre la différence entre la version de travail actuelle du conseil (V10W) et la version de travail antérieure du conseil (aperçu)

V10W_Cur Version de travail actuelle du conseil Montre les données de la version de travail actuelle du conseil (V10W)

V10WDC_Cur Version de travail antérieure du conseil Montre les données de la version de travail antérieure du conseil (V10WDC / Aperçu)

L'utilisateur des versions

du conseil peut écrire dans les

documents suivants :

Les brouillons sont aussi des versions dans lesquelles l'utilisateur peut manipuler des données. On les utilise pendant le processus de soumission pour gérer les

changements apportés aux données et conserver des sauvegardes, le cas échéant. Toutefois, si un brouillon est la version finale que l'utilisateur souhaite soumettre,

Version du conseil que l'utilisateur peut lire.

Versions utilisées comme versions historiques ou à titre de vérification des versions actives antérieures.

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Gestion des versionsUtilisateur du conseil : écriture

L'utilisateur peut écrire dans toutes les versions ci-dessous. Cependant, seules les données de la version de travail du conseil peuvent être déplacées pendant le processus de soumission au ministère.

V10W Version de travail du conseil *** Cette version permet à l'utilisateur du conseil de travailler sur sa soumission, d'entrer des données et de faire des calculs. Même si les données peuvent être copiées dans cette version et à partir de cette version, il s'agit de la seule version qui peut être vérifiée et présentée dans le module Approbations.

*** Lorsque la soumission a été présentée, l'accès aux changements apportés à cette version est en LECTURE SEULE; autrement dit, cette version ne peut être copiée.

V10D01 Brouillon du conseil 1V10D02 Brouillon du conseil 2V10D03 Brouillon du conseil 3V10D04 Brouillon du conseil 4V10D05 Brouillon du conseil 5V10D06 Brouillon du conseil 6

V10D07 Modèle vierge pour une réinitialisation*** Il sert de brouillon vierge pour effacer ou réinitialiser des données dans une version.

V10FOV Version du conseil visible par un agent des finances

Version pour examen par un agent des finances L'agent des finances n'a pas accès à la version de travail du conseil. Si un utilisateur du conseil a besoin qu'un agent des finances examine les données dans cette version pour une raison quelconque, il devra copier les données dans la version à regarder par l'agent des finances. L'agent des finances pourra ainsi examiner les données et faire des commentaires à l'utilisateur du conseil.

Les brouillons sont aussi des versions dans lesquelles l'utilisateur peut manipuler des données. On les utilise pendant le processus de soumission pour gérer les

changements apportés aux données et conserver des sauvegardes, le cas échéant. Toutefois, si un brouillon est la version finale que l'utilisateur souhaite soumettre,

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Les brouillons sont aussi des versions dans lesquelles l’utilisateur peut manipuler des données. On les utilise pendant le processus de soumission pour gérer les changements apportés aux données et conserver des sauvegardes, le cas échéant. Toutefois, si un brouillon est la version finale que l’utilisateur souhaite soumettre, il doit copier ces données dans la version de travail du conseil.

• Les versions ci-dessous sont en lecture seule pour les utilisateurs du conseil.

Gestion des versionsUtilisateur du conseil : lecture seule

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Les données peuvent être déplacées d'une version à une autre, selon les besoins. Exemples :

Sauvegarde : Si l'utilisateur a besoin d'enregistrer une version, il peut la copier dans un brouillon.

Brouillon à la version de travail du conseil : Quand l'utilisateur est prêt à copier un brouillon dans la version de travail du conseil pour présentation.

Accessible par un agent des finances : Quand l'utilisateur doit placer des données dans la version à regarder par un agent des finances pour examen.

Gestion de la versionCopie entre différentes versions

Copie de données à Accessible par agent des finances

Si un utilisateur du conseil veut qu'un agent des finances prévisualise les données avant de les soumettre, il doit en faire une copie dans la version à accessible par l'agent des finances.

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Gestion des versions Description et sommaire de la version –

Tableau de bord•Le tableau de bord permet de voir et de nommer les différentes versions, et en facilite ainsi la gestion.

•Cet outil aide les utilisateurs à assurer le suivi des données disponibles et des versions dans lesquelles celles-ci se trouvent; il suffit d'entrer une description rapide.

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Module 7Approbations

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Approbations

• Lorsque le modificateur a saisi toutes les données et qu'il lui semble que la soumission est en format final, il copie les données dans la version de travail du conseil (si cette version n’est pas déjà utilisée).

• L'étape suivante consiste à appliquer le processus d'approbation qui amènera la soumission plus loin dans le processus.

• Après que le modificateur a envoyé la soumission avec succès à l’approbateur, il doit l'examiner et y apposer sa signature.

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Approbations

Modificateur - Étapes à suivre:1. Valider la soumission

– Validation des entrées des données• S'assurer que chaque cellule de saisie contient le bon

format pour les données.

– Erreurs• S'assurer que la soumission ne contient aucune erreur.• Signaler les erreurs qui n'ont pas été corrigées, le cas

échéant (dans les cas exceptionnels).

– Avertissements• S'assurer que tous les avertissements sont expliqués.

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Approbations

Modificateur – Étapes à suivre :2. Envoyer la soumission pour approbation

– Signaler la soumission pour approbation.– Valider la soumission et la présenter pour approbation.

• Le processus de validation automatique garantit que la soumission est valide

– Entrée des données– Erreurs– Avertissements

– Lorsque la soumission est valide • La version de travail du conseil est accessible en lecture

seule.• L’approbateur du conseil en devient le responsable. 66

Approbations

Approbateur – Étapes à suivre:1.Examiner la soumission dans la version de travail du conseil, en lecture seule.

2.Prendre les mesures nécessaires selon la soumission.– Rejeter la soumission

• Recommencer le processus d'approbation.• Le modificateur doit faire les changements nécessaires et soumettre de

nouveau le document.

– Approuver la soumission• Enregistrer la soumission en mode « Actif ».• La soumission est prête à être examinée par l'agent des finances.

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Module 8Changements intermédiaires des données de références

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Changements intermédiaires des données

• Les changements apportés aux lois ou à d'autres données de référence peuvent se produire pendant un cycle et avoir un effet sur les calculs.

• Ces changements doivent apparaître dans la soumission actuelle. • SIFE 2.0 autorise la modification intermédiaire des données de

référence et effectue ensuite de nouveaux calculs pour la soumission à l'aide des nouvelles données. Le tout se fait automatiquement.

• Le processus est dirigé par le ministère (moment auquel l'application est verrouillée) et n'exige aucune entrée ni aucun changement de la part des utilisateurs du conseil.

• Les utilisateurs du conseil reçoivent des outils (formulaires et rapports) qui permettent d'examiner les conséquences des changements sur la soumission actuelle.

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• Les données qui peuvent changer sont les suivantes :– Points de repères– Parts théoriques– Montants des tableaux / grilles– Montants approuvés

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• Les versions qui seront touchées sont les suivantes :– V10W - Version de travail du conseil– V10D01 - Brouillon du conseil 1– V10D02 - Brouillon du conseil 2– V10D03 - Brouillon du conseil 3– V10D04 - Brouillon du conseil 4– V10D05 - Brouillon du conseil 5– V10D06 - Brouillon du conseil 6– V10D07 - Modèle vierge pour une réinitialisation

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• Processus pour les utilisateurs du conseil– Réception d'un courriel sur un changement intermédiaire à

venir• Facultatif : Possibilité de déplacer le dernier brouillon dans la

version de travail du conseil, si ce n'est déjà fait.• Après les changements intermédiaires, il s'agit de la seule

version qui affichera les effets Avant / Après.

– Réception d'un courriel sur le « mode d’entretien »• Arrêter les tâches en cours et sortir de l'application

– Réception d'un courriel sur la fin des changements intermédiaires.

• L'application est de nouveau accessible.

– Utiliser la liste des tâches pour comparer les changements.

72


• Mode d’entretien– Message à l'ouverture de l'application

– Message si l'application est déjà ouverte

73


• Aperçu / “snapshot”– Les données sont copiées avant que les changements ne

soient appliqués à la version de travail du conseil.

– Les données des brouillons ne sont pas copiées; il n'y a pas de comparaison Avant / Après.

V10W

Version de travail du conseil

V10WDCAperçu de la version de

travail du conseil avant les changements de données

74


• Résultats : l'utilisateur du conseil peut voir les résultats quand le processus est terminé en utilisant la tâche Données de référence.

75


• Points de repères et montants des tableaux / grilles– Indiquent les données de référence actuelles, utilisées pour

calculer la soumission actuelle.

76

Les repères et les montants des tableaux / grilles utilisées pour la présentation actuelle

Chaque onglet représente un ensemble différent de données relationnelles


• Sommaire des changements des données de référence– Montre les données de référence qui ont changé au cours du

processus.– Trois colonnes

• Données actuelles (version de travail du conseil)• Données antérieures (aperçu de la version de travail du conseil avant

les changements)• Changements (variance entre les données actuelles et les données

antérieures)

77

Données actuelles

Données antérieures

Changements


• Variance des données de référence – Résultats– Formulaire qui affiche un sommaire des allocations et les

effets des changements des données de référence sur les allocations.

78

Données actuelles

Données antérieuresChangements


• Variance des données de référence – Rapport– Indique les mêmes données que le formulaire Variance des

données de référence – Résultats dans un rapport en format PDF.

79

Données actuelles

Changements

Données antérieures


• Changements apportés à la logique des calcules– Si des changements sont apportés, ils ne sont pas faciles à

détecter dans le système.– Les changements de calcul seront communiqués par le

ministère, par courriel.– Si les calculs sont liés à la rubrique Allocations, les

documents Variance des données de référence – Résultats / Rapport peuvent être utilisés pour examiner ces changements dans le sommaires des allocations.

80

Documents

Formation SIFE pour les conseils scolaires 17 au 26 mars 1