Formation du comité de vérification des conseils scolaires

Module 8

Questions de conformité et autres sujets

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Objectifs de la séance de formationCette séance vous permettra de :

Comprendre les tâches du comité de vérification liées aux questions de conformité

Comprendre les échéanciers et les sujets des réunions du comité de vérification

Connaître les recommandations du processus d'examen opérationnel

Comment demeurer à jour?

Comprendre les recommandations du comité de communication de l'information financière intérimaire

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Obligations du comité de vérification concernant les questions de conformité [Règlement de l'Ontario 361/10 9(5)]

• Examiner l'efficacité du système utilisé par le conseil scolaire pour surveiller la conformité aux lois et aux règlements ainsi qu'aux politiques et procédures du conseil et, en cas de non-conformité, assurer le suivi.

• Examiner toute constatation importante des entités de réglementation et toute observation du vérificateur interne ou externe à ce sujet.

• Examiner le processus suivi par le conseil scolaire pour communiquer les codes de déontologie ainsi que le processus suivi pour administrer ces codes.

• Obtenir des comptes rendus périodiques de la direction et des conseillers juridiques au sujet des questions de conformité.

• Obtenir du directeur de l'éducation et des agents de supervision la confirmation que les exigences législatives ont été remplies.

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Feuille de confirmation pour les questions de conformité• Une pratique exemplaire suivie par un grand nombre d'organisations consiste à

avoir une feuille de confirmation qui indique que l'organisation respecte des exigences réglementaires ou législatives précises.

• Dans le cadre d'un conseil scolaire, cette feuille permet d'attester la conformité de celui-ci dans les domaines suivants, par exemple :

• On pourrait remettre la feuille de confirmation au comité de vérification à une fréquence convenue (p. ex., tous les six mois).

• On pourrait également y communiquer d'autres renseignements, comme les contentieux matériels qui ne sont pas entièrement assurés et d'autres facteurs de risques financiers.

Versement de toutes les rémunérations, y compris les indemnités de congé et de départ

Remise de toutes les retenues des employés Versement de toutes les sommes exigées liées à la TVH Respect des lois sur l'équité salariale Respect des articles pertinents de la Loi sur l'éducation liés aux questions financières (exigences précises clés)

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Date limite de création du comité de vérification

• Tenir la 1re réunion du nouveau comité de vérification

• Élire un président et un secrétaire

• Préparer un plan de travail 2

• Examiner et approuver le plan de vérification interne

• Examiner le plan et le portée de la vérification externe de fin d'exercice

• Discuter des risques de fraude avec le vérificateur externe

• Procéder à une autoévaluation du rendement du comité de vérification

• Examiner le rapport final de la vérification interne

• Examiner l'ébauche des états financiers vérifiés avec la direction et les vérificateurs externes

• Examiner le sommaire des constatations de la vérification interne et formuler des recommandations pour régler les éventuels problèmes

• Évaluer l'efficacité de la vérification interne• Présenter un rapport au conseil

d'administration sur le rendement du comité de vérification

Proposition d'échéancier/points à l'ordre du jour du comité de vérification pour 20111

31 janvier

31 mars

30 septembre

30 novembre

1 Consulter les modifications apportées au calendrier ou aux points à l'ordre du jour concernant la date d'achèvement de l'évaluation des risques (trousse)

2 Le plan de travail doit porter sur la façon dont la surveillance de la conformité est faite et à quel moment elle se produit

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Examen opérationnel des conseils scolaires de districtRenforcement de la capacité de gestionObjectifs :

L'examen opérationnel par le Ministère de tous les conseils scolaires de district de l'Ontario sur une période de trois ans permettra :

• D'accroître la confiance et le soutien de la population par rapport au système d'éducation publique en :

− renforçant la capacité de gestion des processus opérationnels dans tout le secteur grâce à la recommandation des améliorations aux activités auxiliaires;

− sensibilisant le secteur et la communauté des conseils scolaires des pratiques opérationnelles efficaces utilisées par les conseils;

− tirant profit des pratiques exemplaires dans tout le secteur.

• D'apporter du soutien et de l'aide pour que tous les conseils soient financièrement sains, bien gérés et bien positionnés de manière à fournir les ressources optimales afin d'assurer la réussite des élèves.

• De fournir au Ministère des renseignements sur les capacités des conseils scolaires de district pour le développement continu des politiques.

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Examen opérationnel des conseils scolaires de district

Mettre l'accent sur les examens opérationnels :

1. Gouvernance et administration des conseils scolaires

2. Gestion des ressources humaines et dotation/affectation de personnel dans les écoles :− Organisation− Gestion des ressources humaines− Dotation/affectation de personnel dans les écoles

3. Gestion financière :− Organisation− Planification budgétaire et développement− Communication et analyse de l'information financière− Gestion de la trésorerie− Gestion de revenus hors subventions− Approvisionnement

4. Gestion des activités et des installations scolaires : − Organisation− Opérations d'entretien− Gestion de l'énergie− Santé, sûreté et sécurité− Plans, politiques et procédures en matière d'immobilisations− Gestion de la construction

Renforcement de la capacité de gestion

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Méthode d'examen opérationnel

2 .Analyser les données de base sur les conseils

5. Répondre aux demandes de données des conseils scolaires de district

6. Recueillir et soumettre les données requises

1. Définir le profil de base des conseils

7. Analyser les données et les soumettre à la base de données

8. Effectuer les travaux sur le terrain avec les conseils scolaires de district

10. Contribuer et participer au travail sur le terrain

11. Rédiger une ébauche de rapport

12. Examiner l'ébauche de rapport

13. Examiner l'ébauche de rapport

14. Publier le rapport final

15. Accepter et approuver le rapport final

16. Communiquer le rapport final

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3. Planifier le travail sur le terrain et le communiquer aux conseils scolaires de district

4. Respecter le plan de travail sur le terrain

Travaux préparatoires à l'étude sur le terrain Travail sur le terrain Présentation de rapports

9. Participer au travail sur le terrain

Suivi

17. Examen du suivi

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Pour le moment, les recommandations formelles concernant les examens opérationnels portent sur les éléments suivants :

Source : Rapport sommaire des examens opérationnels

Établir l'orientation stratégique et établir un

processus de communication des plans

annuels d'amélioration des conseils scolaires

Établir l'orientation stratégique et établir un

processus de communication des plans

annuels d'amélioration des conseils scolaires

Gestion des présencesGestion des présences

Distinction claire entre les rôles et les responsabilités

des conseillers des conseils scolaires et du directeur de l'éducation

Distinction claire entre les rôles et les responsabilités

des conseillers des conseils scolaires et du directeur de l'éducation

Fonction de vérificationFonction de vérificationCommunication de

l'information financière intérimaire

Communication de l'information financière

intérimaire

Gestion de l'énergieGestion de l'énergieParticipation aux

activités de consortiums d'achat

Participation aux activités de consortiums

d'achat

Plan d'entretien et de renouvellement

pluriannuel

Plan d'entretien et de renouvellement

pluriannuel

Politiques et procédures en matière

d'approvisionnement

Politiques et procédures en matière

d'approvisionnement

Vérification de conformité des fournisseurs

d'avantages sociaux

Vérification de conformité des fournisseurs

d'avantages sociaux

Plans de relève formels pour les cadres

supérieurs et mise en œuvre d'initiatives d'appui

Plans de relève formels pour les cadres

supérieurs et mise en œuvre d'initiatives d'appui

Gestion du rendement pour toutes les catégories

de salariés

Gestion du rendement pour toutes les catégories

de salariés

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Communication de l'information financière intérimaire

• Un comité de communication de l'information financière intérimaire a été créé à la suite d'une suggestion d'amélioration faite lors des examens opérationnels.

• Voici les recommandations formulées par ce comité :

• définir un cycle d'établissement de rapports en début d'exercice, présenter le cycle proposé aux conseillers scolaires en septembre;

• fournir au moins trois rapports durant l'exercice dans un format compatible avec chaque rapport contenant les mêmes indicateurs de rendement;

• inclure dans le rapport des indicateurs de rendement non financiers (p. ex. sur l'effectif et la dotation);

• expliquer les variations clés et formuler une conclusion.

Source : 2009 : SB38

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Communication de l'information financière intérimaire

Source : 2009 : SB38

• Le comité de communication de l'information financière intérimaire a recommandé que les rapports financiers intérimaires soient présentés en même temps que les rapports du Ministère en fonction des dates de clôture du 31 octobre, du 31 mars et du 31 août.

• Des états complémentaires des revenus et des dépenses devraient également être inclus dans les rapports pour fournir une analyse plus détaillée des deux facteurs d'évaluation clés suivants :− une évaluation budgétaire qui compare les prévisions de fin d'exercice

au budget et qui fournit une explication de toutes les variations clés;− une évaluation des risques qui compare les résultats de l'exercice

précédent à ceux de l'exercice actuel.• On encourage les conseils scolaires à adapter ces recommandations, sans

toutefois les y contraindre.• Au sein du gouvernement et des organisations gouvernementales, la

tendance est à la préparation de rapports financiers trimestriels à l'intention des utilisateurs des états financiers.

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Exercice

• Discuter des avantages et de défis que présente la communication de l'information financière intérimaire avec les membres de votre groupe.

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Comment demeurer à jour?

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Comment demeurer à jour?

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Comment demeurer à jour?

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Comment demeurer à jour?

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Comment demeurer à jour?

• Le site Web du ministère de l'Éducation est une bonne source d'information – http://faab.edu.gov.on.ca/AuditCommitteesFR.html

• L'Institute of Internal Auditors est aussi une bonne source d'information en matière de vérification interne – http://www.theiia.org

• Le site Web de l'ICCA est une bonne source d'information sur les nouveaux développements concernant les comités de vérification – http://www.icca.ca/comitesdeverification/index.aspx

• Le site Web du CCSP est une bonne source d'information sur les changements à venir en matière de normes comptables – http://fr.psab-ccsp.ca/index.aspx