Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC

Mardi 14 octobre 2008 Formation/Réunion des gestionnaires XLAB et BFC 1

Formation/Réuniondes gestionnaires XLAB et BFC

Mardi 14 Octobre 2008


Ouverture de séance


PLAN1. XLAB et BFC : 2 outils de gestion2. Les écarts entre Xlab et BFC

situation des écarts 2007 comprendre les écarts 2008, les identifier, les corriger les bonnes pratiques

3. Gestion du laboratoire : outils et utilisation4. XLAB : Préparation fin d’exercice

nouvelle version d’XLAB plate-forme support

5. XLAB/UNIV6. Questions diverses


1. XLAB et BFC


1. XLAB et BFCDifférences conceptuelles

XLAB logiciel de gestion des crédits du laboratoire comptabilisation de l’engagé sur l’ensemble du

mouvement pas de notion d’annualité de crédits

BFC progiciel de gestion intégrée au CNRS comptabilisation de l’engagé par ligne, quantité,

prix unitaire notion d’annualité des crédits

Communication entre les 2 outils par ftp


1. XLAB et BFCXLAB : Commande


1. XLAB et BFCXLAB : Service fait


1. XLAB et BFCXLAB : Facture


1. XLAB et BFCXLAB : Mission


Calcul du montant engagé (Fonct.Equip.Missions) Cde non soldée Engagé = Cdé Cde soldée Engagé = 0 Cde non soldée + (SF) Engagé = Cdé Cde soldée + SF Engagé = 0 Cde non soldée + (SF) + Fré<Cde Engagé = Cdé Cde non soldée + (SF) + Fré>Cde Engagé = Fré Cde soldée + SF + Fré<Cde Engagé = Fré Cde soldée + SF + Fré>Cd Engagé = Fré

1. XLAB et BFCXLAB : Engagé


Le montant reporté sur l’exercice n+1

par origine de crédit

est égal au montant du

disponible sur facture

1. XLAB et BFCXLAB : Reports des crédits

n+1


1. XLAB et BFCBFC : Demande d’achat


1. XLAB et BFCBFC : Commande


1. XLAB et BFCBFC : Service fait


1. XLAB et BFCBFC : Facture


1. XLAB et BFCBFC : Mission


1. XLAB et BFCBFC : Engagé – Schéma

2006


Le montant reporté sur l’exercice n+1par adresse budgétaire est égal au montant dudisponible sur engagé

+le montant de chaque ligne de commande

- non complètement facturée (cde prévision. non soldée)

- sans service fait (cde standard non soldée)

1. XLAB et BFCBFC : Reports des crédits

n+1


2. Les écarts entre XLAB et BFC


Ouverture de BFC début 2007

Année d’apprentissage et d’appropriation : DFI - ACP - DSI pour les gestionnaires d’unités pour les gestionnaires du SFC

2. Les écarts entre XLAB et BFCExercice

2007


Montants engagés différents incidence sur les remontées SE en fin 2007 incidence sur les taux de consommation de crédits incidence sur les reports 2007-2008

Règle de report différentes incidence sur les crédits disponibles en 2008

2. Les écarts entre XLAB et BFCConstats


Des corrections s’imposent Une mobilisation générale des acteurs :

un groupement : la DFI et l’ACP, la DSI (projets

XLAB, BFC, Assistance), SAP, des référents locaux (liens entre agents des délégations

et des laboratoires).

2. Les écarts entre XLAB et BFCOrganisation mise en

place


Début 2008 DR15 : extraction de données des bases XLAB et

comparaison avec extraction BFC XLAB : correction de certains écarts avant bascule

d’exercice suivant consignes DR15 XLAB : réajustement des reports XLAB aux

reports BFC suivant consignes DR15 (écarts en attendu sur notification pour mémoire)

Janvier à mars 2008 Central : collecte et analyse des données non

corrigées en 2007

2. Les écarts entre XLAB et BFCCalendrier de correction des écarts

2007


Fin 2007 et depuis février 2008 Central : correction des écarts

Du 14 au 28 avril 2008 Groupement : explication du processus de

correction Avril à juillet 2008

DR15 : interventions correctives dans BFC en relation étroite avec le groupement


2007


Septembre 2008 ré-attribution des SE remontées en 2007 à hauteur

du montant des commandes non intégrées suite à disponibles insuffisants du fait des écarts

Octobre 2008 ré-attribution de reports RP suite à bascule

15 octobre 2008 : nouvelle vague de corrections faites en central

Certaines anomalies ne seront pas corrigées


2007


31 cas de déphasage répertoriés sur l’ensemble des délégations CNRS différence sur les indicateurs de solde écarts sur les montants engagés écarts sur les montants facturés écarts sur les montants notifiés écarts sur les disponibles différence sur les mouvements : non présents dans

XLAB et présents dans BFC (commande, service fait, facture, mission) ou l’inverse

2. Les écarts entre XLAB et BFCMouvements 2007 impactés


Des crédits AE ont été engagés dans BFC alors qu’ils auraient dû être libérés

Des crédits SE ont été remontés à tort Des crédits SE n’ont pas été remontés Des charges à payer ont été constatées dans

BFC et sans régularisation par facturation Écarts sur les reports XLAB et BFC

2. Les écarts entre XLAB et BFCIncidences sur les crédits

2007


Des corrections effectuées en central dans BFC cas « internes » à BFC ne provoquant pas de

déphasage entre XLAB et BFC avec incidence sur les crédits BFC 2008

avec retour vers XLAB (notifications) sans retour vers XLAB (engagements « artificiels »)

2. Les écarts entre XLAB et BFCRésultat des corrections 2007


Disparition des cas d’erreurs liés à la TVA rémanente

BFC : il n’est plus possible de comptabiliser de facture sans service fait

Evolutions internes à BFC effectuées

2. Les écarts entre XLAB et BFCNon reproductibilité des cas d’erreur

2007


Crédits libérés dans XLAB Crédits restant engagés dans BFC

Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des services faits présents dans BFC non facturés

Version n°X : impossibilité de solder une commande avec un service fait n’ayant pas donné lieu à facturation

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde de la commande avec services faits non entièrement facturés


Xlab

Cde : 3 x 36 = 108 €

SF : 3 x 36

Factures HT : 3 x 26,79 = 80,37 €

------------------------

Si la commande n’est pas soldée résiduel cde : 27,63 € reporté

au changement d’exercice

(108 engagé – 80,37 facturé)

BFC

Cde : 3 x 36 = 108 €SF : 3 x 36Factures HT: 3 x 26,79 = 80,37€

--------------------------Commande non reportée au

changement d’exercice carquantités livrées = quantités

commandéesSolde automatique dans BFC

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde de la commande dans BFC


Cet écart se résorbe au solde de la commande

Solution : engager au plus juste (qualité de l’engagement) novembre 2008 : mise à disposition d’un état facilitant ce

contrôle

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Différence de prix unitaire entre la commande et la facture


Cas des factures pré-enregistrées dans BFC ou rejetées vers XLAB

Sans date de prise en charge cette facture (+ commande) est reportés dans XLAB alors que dans BFC elle n’est pas reportée si un service fait est constaté

Solution : intégrer les demandes d’achat et les transformer en

commandes d’achat le plus tôt possible traiter toutes les factures pré-enregistrées avant la clôture

d’exercice

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice


Novembre 2008 : mise à disposition d’un état des factures pré-enregistrées dans BFC

Si facture prise en charge dans BFC après bascule d’exercice, elle : se rattache à l’engagement constaté sur l’exercice n de

BFC impacte les crédits de l’exercice n+1 dans XLAB

Solution : saisir dans XLAB une notification de crédits du montant

de la facture

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture transmise mais non prise en charge dans BFC avant la clôture d’exercice


XLAB solde automatiquement les commandes dont le facturé est supérieur ou égal au commandé. La commande n’est pas reportée sur n+1 dans XLAB

Ce solde n’est pas transmis à BFC La commande est reportée sur n+1 dans BFC

Commandes marché hébergement et transport !!!Solution :

XLAB : modifier le montant des commandes avant clôture Version n°X d’XLAB :

suppression du solde automatique sur commandes prévisionnelles envoi du solde automatique des commandes standard vers BFC

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ En fin d’exercice, solde automatique des commandes dans XLAB


Facture XLAB transmise avec solde de la commande Commande soldée dans BFC avant prise en charge de

la facture (Problème d’interface) : Commande prévisionnelle :

facture non prise en charge = crédits non réservés Commande standard :

crédits réservés par le service faitsi montant facturé > au montant commandé risque de non disponibilité de crédits en fin d’exercice

XLAB : en fin d’exercice, solder la commande après prise en charge de la facture

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde des commandes avec l’envoi de la facture


Prévenir le SFC lors de la dernière liquidation sur un OMP La liquidation finale sera bien rattachée à la

commande de l’OMP qui sera ainsi soldée Si non, la commande de l’OMP sera reportée sur

l’exercice suivant.

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Solde Ordre de Mission Permanent


Des opérations de réimputation de la dépense peuvent être effectués dans BFC sans retour vers XLAB

Des factures et avoirs en provenance d’XLAB sont toujours renvoyés au laboratoire avec les informations de prise en charge

Des factures et avoirs saisis en facturier dans BFC peuvent ne pas retourner vers XLAB Attention lors de la saisie dans BFC

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Facture ou Avoir non parvenu à XLAB


Des notifications de crédits peuvent arriver avec des montants erronés dans XLAB des caractères spéciaux dans le texte peuvent

renvoyer l’année à la place du montant courriel systématique du pôle ressources vers le

laboratoire (sauf dotation de base : courriel adressé par l’institut de rattachement du labo)

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Notifications de crédits erronées


Le montant engagé d’une mission est parfois différent entre XLAB et BFC

La liquidation de la mission solde la commande. Il n’y a plus de déphasage sur l’engagé

Rien à faire

2. Les écarts entre XLAB et BFC2008/ Cas des missions


3. Les bonnes pratiques


3. Les bonnes pratiques

Le guide des bonnes pratiques XLABà lire impérativement

http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/IMG/doc/MessaXlab-Memento-bonnes_pratiques.doc


3. Les bonnes pratiquesCommande

prévisionnelle

Utilisation limitée : pour des cas précis Peut être sur 2 exercices mais l’engagement doit

correspondre à la prévision la plus juste possible de la dépense annuelle (qualité de l’engagement)

Montant total facturé toujours inférieur ou égal au montant engagé

Solde de la commande uniquement lorsque la facture finale (ou avoir) est prise en charge et non lors du changement d’exercice cas des commandes sur marché hébergement et transport


3. Les bonnes pratiquesCommande standard

Qualité de l’engagement prix unitaire le plus juste possible commande détaillée

Pas de ligne négative sur la commande Pas de solde sans facture finale Quantité totale facturée toujours inférieure ou égale à la

quantité totale du service fait pas de solde si les quantités livrées sont supérieures aux quantités

facturées : si aucune facture attendue avant de solder, annuler un service fait non facturé ou créer une service fait avec une quantité négative

cohérence entre les quantités commandées, livrées et facturées Pas de ligne de commentaire avant les lignes d’articles

commandés


3. Les bonnes pratiquesEngagement individuel

Annuel et indispensable pour toute rémunération imputée en totalité sur ressources propres

Une seule commande Une facture unique mise à jour mensuellement : ajout

d’une ligne mois par mois pour avoir un suivi des versements à l’agent

Ne doit pas être soldé car SIRHUS peut envoyer des régularisations dans le courant de l’année SFC : On doit ramener le montant de l’engagement au

montant facturé pour ne pas pénaliser le laboratoire


3. Les bonnes pratiquesMission

Ne solder une mission dans XLAB que pour l’annuler Eviter les missions co-financées sur d’autres crédits

CNRS à cause du chevauchement de dates soit prise en charge du transport (TR/AV = cde

prévisionnelle de fonctionnement) par l’un des deux laboratoires et l’autre saisi la mission pour prise en charge des frais de remboursement séjour

soit un laboratoire prend en charge la totalité de la mission et reçoit des crédits de l’autre laboratoire par transfert


3. Les bonnes pratiquesMission

Liquidation sans frais : une chronologie des opérations très importante 1. l’état de frais est adressé au SFC 2. le SFC procède à la liquidation des frais à zéro 3. le SFC prévient le gestionnaire XLAB 4. saisie dans XLAB d’une facture à zéro + date de prise

en charge et date de règlement à la date du jour.


3. Les bonnes pratiquesService fait

Constatation des droits = service fait Le service fait est la gestion des quantités sont la base

de tous les calculs de disponibles dans BFC 2007 = 80 % des écarts XLAB/BFC toujours attester du service fait sur chaque ligne de commande standard en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être

inférieures ou égales aux quantités commandées au moment de la réception des biens ou de l’exécution des

services toujours annuler les services faits non facturés avant de

solder la commande


Différence sur service fait montant facturé < montant service faitquantité facturée = quantité service fait

3. Les bonnes pratiquesImportance du service

fait

Xlab

Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 2 x 30 Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 €

------------------------ Tant que la commande n’est pas

soldée résiduel cde : 35.52 € (90 engagé - 54.48 facturé)

Quand la commande est soldée, résiduel commande : 0

BFC

Cde : 3 x 30 = 90 €SF : 2 x 30 = 60 €Factures HT: 2 x 27,24 = 54.48 €

-------------------------- Tant que la commande n’est pas

soldée résiduel cde : 30 € (reste quantité cdée 1x 30)



Différence sur service fait montant facturé = montant service faitquantité facturée < quantité service fait


fait

Xlab

Cde : 3 x 30 = 90 € SF : 3 x 30 Factures HT: 2 x 30 = 60 €


soldée résiduel commande : 30 € (90 engagé - 60 facturé)


BFC

Cde : 3 x 30 = 90 €SF : 3 x 30 = 90 €Factures HT: 2 x 30 = 60 €


soldée résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30)

Quand la commande est soldée, résiduel commande : 30 € (quantité de SF non facturé : 1x30)


Différence sur service fait montant facturé > montant service faitet quantité facturé = quantité service fait


fait

Xlab

Cde : 3 x 30 = 90 €

SF : 2 x 30

Factures HT: 2 x 35 = 70 €


soldée Résiduel commande : 20 € (90 engagé - 70 facturé)


BFC

Cde : 3 x 30 = 90 €

SF : 2 x 30 = 60 €

Factures HT: 2 x 35 = 70 €


soldée Résiduel commande : 30 € (reste quantité commandée 1x 30)



Différence sur service fait ET facture notion de ligne, de quantité, de montant


fait

Xlab

Cde L1 : 3 x 30 = 90 €

Cde L2 : 3 x 10 = 30 €

SF L1 : 3 x 30

SF L2 : 3 x 10

Factures HT L1 : 1 x 120 = 120 €

Engagé = 120 €

------------------------

BFC

Cde L1 : 3 x 30 = 90 €

Cde L2 : 3 x 10 = 30 €

SF L1 : 3 x 30

SF L2 : 3 x 10

Factures HT L1 : 1 x 120 = 120 €

Engagé = 210 €

soit Fre L1 : 1 x 120 € = 120 €

+ SF L1 : 2 x 30 € = 60 €

+ SF L2 : 3 x 10 € = 30 €

--------------------------


3. Les bonnes pratiquesFacture

Indispensable : ligne facture => liée à une ligne commande

Pas de solde sans facture finale Facture détaillée liée au service fait et à la commande Ligne négative possible (avoir) sur la ligne de

commande impactée L’avoir sur une facture prise en charge sur l’exercice

antérieur est une annulation de dépense donc une recette Transmettre l’avoir signé et copie de la facture d’origine (+

n° facture de l’organisme de gestion – bouton « info »)


3. Les bonnes pratiquesFacture

Quantité toujours inférieure ou égale au service fait et à la commande pour chaque poste

Ajouter un poste de commande (en modification) et effectuer un service fait pour tout article complémentaire présent sur la facture. attention : transfert de la commande modifiée et de tous

les services faits associés avant saisie de la facture


3. Les bonnes pratiquesTiers

Agents Attention à la typologie choisie

Fonctionnaire CNRS Autre CNRS Fonctionnaire hors CNRS Autre

Fournisseurs Ne pas modifier dans XLAB l’identifiant d’un

fournisseur avec un n° BFC


3. Les bonnes pratiquesTraitement des

mouvements

BFC priorité : traiter quotidiennement les demandes d’achat en

attente de transformation en commande d’achat en fin d’année : prendre en charge toutes les factures pré-

enregistrées (transmises depuis XLAB) XLAB

envoi des coordonnées fournisseurs dès création d’une fiche absente de BFC (voir COUGUAR)

effectuer quotidiennement des « retours depuis la délégation » et TRAITER les mouvements

Gestionnaires BFC & XLAB : il faut communiquer ! vérifier et traiter régulièrement les motifs de rejets


Suivis périodiques indispensables pour vérifier la qualité des données saisies et la cohérence XLA/BFC

Effectuer les corrections avant la clôture d’exercice

Débuter 2009 sur de bonnes bases

Sincérité des comptes 2008

3. Les bonnes pratiquesSuivi des crédits


4. Gestion du laboratoireoutils et utilisation


Présentation de diverses expériences en laboratoire : comment utiliser les outils mis à disposition ?

Sont disponibles depuis l’URL :http://www.dsi.cnrs.fr/labo/documentation/documentation-2.htm#findex

le guide des bonnes pratiques (juin 2008) :Mémento à l'usage des gestionnaires Xlab

une présentation (Septembre 2008) :Gestion du laboratoire : outils et utilisation

Une note (Juillet 2008) :la note d’information ECCU

une documentation (Septembre 2008) : Conseils pour l’analyse du résultat – outil de

comparaison XLAB-BFC

4. Gestion du laboratoire : outils et utilisation


5. Préparation fin d’exercice


Etat récapitulatif des mouvements non reportés = charges à payer (cdes prévisionnelles + standards)

Etat récapitulatif des lignes commandes (postes) livrées non facturées ou facturées partiellement= services faits sur commandes standards non facturéssera diffusé tous les mois

Etat récapitulatif des lignes commande (postes) non soldées dont le prix unitaire est différent de celui de la facture

Liste des factures non prises en charge (= pré-enregistrées)sera diffusé tous les mois

Liste détaillée des notifications (mises en places) de crédits par eOTP

5. Préparation fin d’exerciceNovembre : de nouveaux

états


Début 2008 envoi de l’indicateur de solde vers BFC

Fin 2008 solde impossible d’une commande si service fait existant

non facturé suppression solde automatique des commandes

prévisionnelles à la bascule d’exercice suppression de la fonction « Etats requêtes »

Plus d’informations seront données lors de la livraison de cette nouvelle version.

5. Préparation fin d’exerciceNouvelle version d’XLAB :

V9


A partir de la V9 d’XLAB :

les OS suivants ne seront plus supportés : Windows NT, Windows 98 Mac 9.x, Mac X.2 et Mac X.3

les OS suivants seront supportés : Windows 2000, Windows XP et VISTA

Mac X.4 et Mac X.5

Attention à prendre contact avec les équipes informatiques des unités afin d’anticiper tout changement ou adaptation éventuel.

5. Préparation fin d’exercice Information technique/portage pour

la V9


Approximativement aux mêmes dates que 2007(non connu à ce jour)

Particularité Clôture d’exercice XLAB en deux temps

J : date d’arrêt des transferts J+1 : renvoi possible des commandes

modifiées suite à rejets

5. Préparation fin d’exerciceCalendrier fin

d’exercice


OPTION 1B

Report des commandessur origines de crédits et entités

dépensières Report automatique des crédits

sur origines de crédits seules

5. Préparation fin d’exerciceConseil choix d’option de bascule d’exercice dans XLAB


5. Préparation fin d’exerciceUn site DSI mis à

jour


5. Préparation fin d’exerciceEspace outil de

comparaison


2009 Seuls ECCU disponibles tous les mois

En csv et pdf

Les historiques disponibles à la demande Exception

Evolution de l’outil de comparaison : les ECCU Ajout d’une colonne : n° cde antérieure + montant

de la facture associée

5. Préparation fin d’exerciceEvolution des ECCU


6. Petit lexique


6. Petit lexique

Xlab

Notification de crédit

Commande

Vacation

Ligne commande

Codes gestion 1

Codes gestion 2

Code pour l’organisme

BFC

Mise en place (MEP) de crédit

Demande d’achat (DA) + commande d’achat (CA)

Engagement individuel

Poste

Adresse budgétaire

Adresse analytique ou eOTP

Centre financier ou Code Division


7. XLABUNIV


Les Universités de Bordeaux ont orienté leur choix vers JEFYCO

Quel avenir pour XLABUNIV ? (Pierrette Wyss)

6. XLABUNIV


8. Questions diverses

Documents

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