Formulaire S - University of Ottawa

Formulaire S

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L’utilisation du masculin vise uniquement à alléger le texte et comprend tous les genres.

Pour de plus amples renseignements

Ressources humaines550, rue CumberlandPièce 019K1N 6N5Tél. : 613-562-5832Téléc. : [email protected]

© Ressources humaines, Université d'Ottawa

Version : 1.0.3624

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Table des matières

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Notes sur le guide d’utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Connexion au formulaire EPAF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9Information sur la connexion aux formulaires RH-Paie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Connexion au formulaire RH-Paie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Modification de la langue de préférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Mes formulaires et utilisation du formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Mes formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17Utilisation des formulaires S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

3

Notes concernant la création des formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Notes spécifiques aux formulaires académiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Notes spécifiques au Formulaire S. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Information sur la création de la personne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Création de la personne - spécifique aux formulaires (S et TP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Information relative à l’entrée de l’adresse et du numéro de téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . 31

L’adresse dans les formulaires académiques (S et TP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Notes importantes au sujet de l’emploi dans le formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Section Rémunération. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Information relative à la Répartition des centres de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Information de l’employé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Notes relatives au permis de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Permis de travail et formulaires académiques (S, TP et B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Information bancaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Création du formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Entrée du numéro de l’offre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Recherche du numéro de l’offre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Création d’un dossier d’employé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Information personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Adresse et numéro de téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Création de l’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Modification d’un centre de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Ajout d’un centre de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66Suppression d’un centre de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Information sur les paiements bimensuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Entrée de l’information de l’employé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Entrée du permis de travail ou d’études. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Entrée de l’information bancaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Données relatives à l’étudiant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Section Clauses spéciales / Commentaires au contrat et Commentaires internes . . . . . . . . . . . . .73Ajout d’un commentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74Sauvegarde, envoi ou annulation du formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

4

Formulaire PDF et envoi du courriel au candidat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Formulaire PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Courriel envoyé après que le contrat ait été envoyé dans Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Cessation ou modification d’un Formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Notes importantes sur la cessation ou la modification de formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79Modification de Formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Terminer un contrat en stade d’approbation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Modification d’un formulaire S pour cause de remplacement de professeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Réduire les heures d’un formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Cessation de Formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83Terminer un formulaire après qu’il ait été envoyé à Banner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Création du rapport Formulaire S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85Production du rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85Données du Rapport S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Outil de recherche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Recherche d’un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89Recherche par le numéro d’employé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95Recherche par le nom de l’employé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96Recherche par numéro du formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96Recherche par le compte d’utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Approbateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Section de l’approbation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97Notes concernant l'approbation des formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97Approbation d’un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99Vérification des données biographiques et démographiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Révision des données de l’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Vérification de la Répartition des centres de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Vérification des données de la rémunération . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Vérification des données de la section Information de l’employé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Vérification ou ajout dans la section Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Sélection de l’option d’approbation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Ajout d’un mandataire (proxy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Suppression d’un mandataire (proxy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Messages d’erreurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Les messages d’erreurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

5

Message d’erreur dans la section Approbations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Messages d’erreur de la section Information Personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Messages d’erreur dans la section Répartition des centres de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Messages d’erreurs apparaissant dans la section Emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Messages d’erreurs spécifiques aux formulaires académiques (S et TP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Messages d’erreur dans la section Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Messages d’erreur lors de la création de la personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

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Introduction

Notes sur le guide d’utilisateur1. Ce guide d’utilisateur vise à servir d’outil d’apprentissage et de référence pour les

utilisateurs de ce système.

2. Une version à jour du guide en format Adobe Acrobat (PDF) peut être consultée et téléchargée sur le site Web des Ressources humaines sous Rémunération (dans la section Gestion du site Web) 1 (cette adresse n’est visible que du campus).

3. Pour de plus amples renseignements concernant les formulaires électroniques et le système RH-Paie, veuillez communiquer avec les Ressources humaines au poste 5832 ou à: [email protected].

AidePour de plus amples renseignements concernant les formulaires électroniques, veuillez communiquer avec le Secteur de la paye par téléphone en composant le poste 7709 ou par courriel à l’adresse [email protected]

1. http://www.rh.uottawa.ca/gestion/remuneration

7

http://www.rh.uottawa.ca/gestion/remuneration?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

http://www.rh.uottawa.ca/gestion/remuneration?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

mailto:[email protected]?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap


Connexion au formulaire EPAF

Information sur la connexion aux formulaires RH-Paie1. Comment se connecte-t-on aux formulaires RH-Paie ?

Cliquer sur le lien https://erp-forms.uottawa.ca/uoforms/default.aspx 2

2. Quel est mon compte d’utilisateur ? Utiliser votre compte d’utilisateur de Mon Profil RH.

3. Comment demande-t-on l’accès aux différents formulaires RH-Paie ?Remplir le Formulaire de demande d’accès aux systèmes RH-Paie 3.

2. https://erp-forms.uottawa.ca/uoforms/default.aspx3. http://www.uottawa.ca/ressources-humaines/sites/www.uottawa.ca.human-resources/files/confidential.pdf

9

https://erp-forms.uottawa.ca/uoforms/default.aspx?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

http://www.uottawa.ca/ressources-humaines/sites/www.uottawa.ca.human-resources/files/confidential.pdf?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

4. Le formulaire permet de demander l’accès aux systèmes suivants:

a. Recherche de personnes

b. P3C (Feuillles de temps / régulier et en retard)

c. P3D (Paies multiples)

d. SGEUO APTUO

e. Formulaire TP

f. SGEUO CUPE

g. Formulaire S

h. FastRH (Rapports Ressources humaines)

i. Rapports de vérification de paie

j. Formulaire Correction de paie

k. Formulaire Redistribution salariale

l. Formulaire Correction de RH

m. Formulaire B

n. SPAF Embauche Régulier

o. SPAF Embauche à terme

Connexion au formulaire RH-Paie1. Cliquer sur le lien Formulaire EPAF 4

2. Entrer votre Identifiant uoAccès .La partie de votre adresse courriel qui vient avant @uOttawa.ca

3. Entrer votre Mot de passe .Le mot de passe de votre compte courriel

4. https://erp-forms.uottawa.ca/uoforms/default.aspx

10

https://erp-forms.uottawa.ca/uoforms/default.aspx?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

4. Cliquer sur Connexion .

Si, par la suite, le message d’erreur le nom d'utilisateur et/ou le mot de passe ne sont pas valides apparaît, veuillez communiquer avec le Centre de services TI.

5. Une fois la connexion établie, la page des formulaires paraît comprenant, à gauche, un index.

UNIVERSITÉ D'OTTAWA 11

6. Cliquer sur l’un des choix offerts :

• P3C : Feuille de temps

• P3D : Paies multiples

• LTE : Feuilles de temps en retard

• LR : Redistribution Salariale

• Corrections (Corrections de paie ou Corrections de RH)

• S : Contrat - SCFP (2626) (Formulaire S)

• TP : Enseignement à temps partiel (Formulaire TP)

• B : Bourse ou Bourse de recherche

• UC : Cliniciens non-payé

• S : Rapports

• TP : Rapports

• Solde accumulé (4 %)

• B : Rapports

• Embauche APTPUO (SGEUO APTPUO)

• Embauche CUPE (2626) (SGEUO CUPE)

• SPAF Embauche régulier

• SPAF Embauche à terme

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7. Lorsque vous aurez terminé de travailler dans le système RH-Paie, on vous recommande de faire une déconnexion (Quitter) pour améliorer la sécurité du système: fermer le navigateur ne suffit pas pour vous déconnecter du serveur complètement.


Configuration

Modification de la langue de préférenceLorsque vous ouvrez une session dans le système, l’information s’affiche en anglais par défaut. Pour accéder à la version française des formulaires électroniques, suivez les étapes suivantes:

1. Cliquer sur Preferences à partir de l’index à gauche.

2. Sélectionner la valeur French dans le champ Language.

3. Cliquer sur Save .

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4. Cliquer sur la touche F5 de votre clavier pour faire basculer le système automatiquement vers le français.

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Mes formulaires et utilisation du formulaire S

Mes formulairesTous les formulaires que vous avez créés et sauvegardés en ébauche se retrouvent dans la section Mes formulaires .

1. Cliquer sur Mes formulaires à partir de l’index à gauche.

2. Une liste de formulaires sur lesquels vous travaillez apparaîtra à l’écran.

3. Cliquer sur le numéro du formulaire que vous désirez ouvrir.

• Si vous ouvrez une séance de Formulaires EPAF et que vous avez des formulaires qui n’ont pas été envoyés pour approbation, vous obtiendrez la fenêtre Mes formulaires .

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• Si vous êtes en train de travailler sur un formulaire et que vous sauvegardez l’ébauche, vous pourrez le retrouver en cliquant sur Mes formulaires à partir de l’index de gauche.

Utilisation des formulaires SLe formulaire S est utilisé pour payer les étudiants qui appartiennent aux classes d’employé 3A (Étudiants SCFP) et 3B (Non étudiants SCFP) et ils sont payés bi-mensuellement (SM). Voici la liste des PCLAS pouvant être utilisés dans les formulaire S.

Classe d’empl.

Classe de poste

Titre du PCLASS Définition du PCLASS

3A 35010 Ass.d'ens-dém-mon.-s-grad-SCFP

Étudiant du premier cycle embauché à titre d'assistant d'enseignement, de démonstrateur ou de moniteur de laboratoire, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35011 Correcteur-sous-grad-SCFP

Étudiant de premier cycle embauché à titre de Correcteur, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35012 Tuteur-sous-grad-SCFP Étudiant de premier cycle embauché à titre de tuteur, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35013 Surv. d'examen-sous-grad-SCFP

Étudiant du premier cycle embauché à titre de surveillant d'examen, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35014 Ass.de rech-sous-grad-Can-SCFP

Étudiant du premier cycle embauché à titre d'assistant de recherche, tel que défini dans la Convention collective de la SCFP, payé du budget d'opération.

3A 35015 Ass.derech-sous-grad-Visa-SCFP

Étudiant du premier cycle, non résident, embauché à titre d'assistant d'enseignement, tel que défini dans la convention collective de la SCFP, et payé du budget d'opération.

3A 35017 Ass.d'ens-dém-mon.-maîtr.-SCFP

Étudiant à la maîtrise embauché à titre d'assistant d'enseignement, de démonstrateur ou de moniteur de laboratoire, tel que défini dans la convention collective SCFP.

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Classe d’empl.

Classe de poste


3A 35018 Correcteur-maîtrise-SCFP

Étudiant à la maîtrise embauché à titre de correcteur, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35019 Tuteur-maÎtrise-SCFP Étudiant à la maîtrise embauché à titre de tuteur, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35020 Surv. d'examen-maîtrise-SCFP

Étudiant à la maîtrise embauché à titre de surveillant d'examen, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35021 Ass.de rech-maîtrise-Can-SCFP

Étudiant canadien, à la maitrise, embauché à titre d'assistant de recherche, tel que défini dans la convention collective de la SCFP, et payé du budget d'opération.

3A 35022 Ass.de rech-maîtrise-Visa-SCFP

Étudiant non-résident, à la maitrise, embauché à titre d'assistant de recherche, tel que défini dans la convention collective de la SCFP, etpayé du budget d'opération.

3A 35023 Ass.d'ens-dém-mon.-doct.-SCFP

Étudiant au doctorat embauché à titre d'assistant d'enseignement, de démonstrateur ou de moniteur de laboratoire, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35024 Correcteur-doctorat-SCFP

Étudiant au doctorat embauché à titre de correcteur, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35025 Tuteur-doctorat-SCFP Étudiant au doctorat embauché à titre de tuteur, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35026 Surv. d'examen-doctorat-SCFP

Étudiant au doctorat embauché à titre de surveillant d'examen, tel que défini dans la convention collective de la SCFP.

3A 35027 Ass.de rech-doctorat-Can-SCFP

Étudiant canadien, au doctorat, embauché à titre d'assistant de recherche, tel que défini dans la convention collective de la SCFP, et payé du budget d'opération.


Classe d’empl.

Classe de poste


3A 35028 Ass.de rech-doctorat-Visa-SCFP

Étudiant non-résident, au doctorat, embauché à titre d'assistant de recherche, tel que défini dans la convention collective de la SCFP, et payé du budget d'opération.

3B 35016 Non-étudiant-sous-grad-SCFP

Non-étudiant détenant un diplôme d'études de premier cycle, embauché dans un poste SCFP.

3B 35029 Ass.ens-dém-mon.non-ét-gr-SCFP

Non-étudiant détenant une maîtrise embauché dans un poste SCFP à titre d'assistant d'enseignement, de démonstrateur ou de moniteur de laboratoire.

3B 35030 Correct. Non-étud-gradué-SCFP

Non-étudiant détenant une maîtrise embauché dans un poste SCFP de correcteur.

3B 35032 Surv. d'ex. non-ét-gradué-SCFP

Non-étudiant détenant une maîtrise embauché dans un poste SCFP de surveillant d'examen.

3B 35033 Tuteur Non-étud-gradué-SCFP

Non-étudiant détenant une maîtrise embauché dans un poste SCFP de tuteur.

3B 35034 Ass.de rech Non-Ét-gradué-SCFP

Non-étudiant détenant une maîtrise embauché dans un poste SCFP d'assistant de recherche, et qui est payé des fonds d'opération.

20

Notes concernant la création des formulaires1. Création automatisée du numéro d’employé

Les formulaires électroniques permettent la création automatisée du numéro d’employé. Une fois que le formulaire aura passé toutes les étapes d’approbation prévues dans le processus, les données de l’employé seront transmises dans le système de paie et le numéro d’employé sera créé dans les 24 heures. À ce moment-là, il apparaîtra sur le formulaire correspondant et vous pourriez le visualiser par la fonction recherche .

2. Création de multiples formulaires pour la même personne n’ayant pas un numéro d’employé. Si vous embauchez une personne qui n’a pas encore un numéro d’employé et pour laquelle vous devez créer plusieurs formulaires, vous devez suivre les étapes suivantes:a. Créer et soumettre le premier formulaire ;

b. Attendre la création automatique du numéro d’employé;

c. Prendre en note le nouveau numéro d’employé créé et l’utiliser pour créer les autres formulaires pour cet employé.

3. Création d’un formulaire pour une personne ayant déjà un numéro d’employéSi la personne que vous embauchez possède déjà un numéro d’employé, entrez-le dans le formulaire. Si l’employé a un statut actif dans le système de paie, certaines données seront automatiquement remplies dans le formulaire. Si l’employé a un statut inactif dans le système de paie, vous devez le réactiver en remplissant un formulaire de Correction RH avant de créer le formulaire électronique EPAF. Veuillez consulter le manuel d’utilisateur de Correction RH 5

pour connaître la procédure qui permet de réactiver un employé.

4. Création d’un formulaire pour une période de paie ferméeSi vous créez un formulaire électronique pour une période de paie fermée, des processus informatiques seront lancés pour permettre le paiement des paies manquées. L’employé recevra un bordereau de paie par période de paie manquée.

5. http://hrdocrh.uottawa.ca/docs/uo-hr-system/prod/systems/fr-ca/forms/hrcorr.pdf

21

http://hrdocrh.uottawa.ca/docs/uo-hr-system/prod/systems/fr-ca/forms/hrcorr.pdf?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

5. Création de formulaires pour une personne n’ayant pas de NASLe numéro d’assurance sociale (NAS) est un champ obligatoire dans tous les formulaires électroniques. Vous ne pouvez pas créer de formulaire pour une personne qui n’a pas de NAS. Vous pouvez les diriger vers Services Canada qui les renseigneront sur l’obtention d’un NAS. Veuillez consulter la page Information à l’intention des employeurs - Numéro d’assurance sociale (NAS) 6 pour plus de détails. Si le candidat sélectionné est un détenteur de permis de travail, veuillez plutôt vous reporter à la page Travailler au Canada 7 afin de déterminer si vous pouvez l’embaucher.

Note: Tout numéro d’assurance sociale que vous entrez dans le formulaire, est validé par le système. S’il n’est pas valide, vous recevrez un message d’erreur.

6. Création de formulaires pour l’embauche de travailleurs étrangersLe numéro d’assurance sociale d’un travailleur étranger commence toujours par un 9 ; vous devez joindre au formulaire une copie du permis de travail.

7. Adresse et numéro de téléphonePour tout nouvel employé, vous devez entrer son adresse de résidence au Canada à l’aide du guide intelligent d’adresse. Le système n’acceptera aucune adresse hors Canada et générera une erreur si vous essayez de sauvegarder le formulaire.

6. http://www.servicecanada.gc.ca/fra/nas/employeurs/contrat.shtml7. http://www.cic.gc.ca/francais/travailler/index.asp

22

http://www.servicecanada.gc.ca/fra/nas/employeurs/contrat.shtml?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

http://www.servicecanada.gc.ca/fra/nas/employeurs/contrat.shtml?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

http://www.cic.gc.ca/francais/travailler/index.asp?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

Notes spécifiques aux formulaires académiques1. Vous ne pouvez pas créer de formulaires S ou TP si vous n’avez pas fait d’offre dans

le Système de gestion d’embauche UO.

2. Vous n’avez plus besoin de faire imprimer, signer et approuver la copie papier des formulaires S et TP.

3. L’acceptation de l’offre par courriel de la part du candidat est votre preuve qu’il a accepté l’offre.

4. De plus, les formulaires S et TP permettent de générer le formulaire en format PDF qui peut être imprimé et/ou envoyé par courriel au candidat qui veut en veut une copie.

5. De plus, lorsque le formulaire a été envoyé dans Banner, un courriel est envoyé au candidat pour lui donner le montant total du contrat.

6. Les formulaires créés pour payer un montant fixe sont payés sur une seule période de paye alors le système ajuste les dates de début et de fin du contrat afin que le paiement soit fait sur une seule période de paye.

23

Notes spécifiques au Formulaire SLe formulaire S fonctionne de la même façon que le formulaire TP sauf pour quelques exceptions qui vous sont expliquées plus bas.

• L’offre doit avoir un statut accepté.

• Chaque formulaire S doit avoir un numéro d’offre distinct. Contrairement au formulaire TP, vous ne pouvez pas faire plus d’un formulaire avec le même numéro d’offre.

• Le paiement versé à l’étudiant est fait par taux horaire.

• Si vous devez payer des heures additionnelles à un étudiant pour toutes raisons sauf pour cause de remplacement de professeur, vous devez créer une nouvelle offre et un nouveau formulaire S.

25

Information sur la création de la personneSi le candidat n’a pas de numéro d’employé, il est nécessaire d’entrer les informations biographiques dans le formulaire afin qu’un numéro d’employé soit créé dans Banner.

1. Le numéro d’assurance-sociale est validé, s’il n’est pas valide, vous recevrez le message d’erreur : Le numéro d’assurance n’est pas valide .

2. Certains formulaires (B, UC) vous permettent d'entrer un numéro d’assurance-sociale composé de neuf zéros lorsque le détenteur de la bourse ne veut pas activer les retenues à la source pour l’impôt.

3. Entrer les nom et prénom du candidat en utilisant les caractères français ainsi que des lettres majuscules et minuscules.

4. Assurez-vous de toujours valider le code postal de la personne afin que l’adresse que le candidat a entrée soit correcte, peu importe si celle-ci avait déjà été entrée dans une demande d’emploi de SGEUO. Les Ressources humaines utilise l’adresse entrée dans le formulaire pour envoyer la lettre contenant l’adresse courriel et le mot de passe initial du candidat. C’est aussi à cette adresse que le Service de la paye envoie les formulaires T4/T4A. Il est très courant qu’un candidat tape un code postal incorrect, d’où l’importance de valider le code postal.

27

Création de la personne - spécifique aux formulaires (S et TP)1. Vous pouvez créer un formulaire S ou TP même si le candidat ne possède pas de

numéro d’assurance-sociale. Vous pouvez sauvegarder le formulaire, le faire imprimer, le faire approuver par l’approbateur de la faculté et le remettre au candidat afin qu’il puisse obtenir un numéro d’assurance-sociale. Lorsque le candidat vous aura remis son numéro d’assurance-sociale vous pourrez ouvrir le formulaire électronique à partir de Mes formulaires et vous pourrez ajouter le nouveau numéro d’assurance-sociale et le soumettre pour approbation.

29

Information relative à l’entrée de l’adresse et du numéro de téléphoneSi le candidat a un numéro d’employé, son adresse paraît dans le formulaire et vous ne pouvez pas la modifier. Si toutefois le candidat n’a pas de numéro d’employé, vous devez entrer son adresse à l’aide du Guide intelligent d’adresse.

1. Vous devez absolument entrer une adresse permanente canadienne pour la personne que vous embauchez sinon vous recevrez un message d’erreur lorsque vous essaierez de sauvegarder le formulaire.

2. Si vous obtenez un message indiquant que le code postal n’est pas valide, veuillez vérifier en vous rendant sur le site de Postes Canada. Si vous confirmez que le code postal est correct, veuillez entrer l’adresse de l’Université. Assurez-vous d’envoyer un courriel à [email protected] pour donner l’adresse réelle du candidat afin que les agents d’information des Ressources humaines puissent l’entrer dans Banner.

31


L’adresse dans les formulaires académiques (S et TP)L’adresse apparaissant dans les formulaires académiques provient de Banner lorsque le candidat à un numéro d’employé. Si toutefois le candidat n’est pas de numéro d’employé, l’information est prise à partir du S.I.S. dans le cas du formulaire S ou de la demande d’emploi dans le cas du formulaire TP.

Si le candidat a une adresse internationale dans le S.I.S. (Formulaire S) ou dans sa demande d’emploi (Formulaire TP), celle-ci ne sera pas importée dans le formulaire (S ou TP). Vous devrez demander au candidat de vous donner une adresse au Canada. Le système ne vous permet d’entrer une adresse internationale par conséquent, vous devez entrer une adresse canadienne afin de pouvoir sauvegarder et soumettre le formulaire pour approbation.

33

Notes importantes au sujet de l’emploi dans le formulaire S1. Le champ Classe de poste de l’offre remplie le champ Classification de l’emploi dans

le formulaire S.

2. Le type de paiement apparaissant dans la liste déroulante est directement relié à la classification de l’emploi entré dans le formulaire S.

3. La liste déroulante de la classe de poste est générée par la combinaison de la sélection du type de paiement et de la classification de l’emploi.

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4. Le numéro du poste et le suffixe de l’emploi sont générés par la selection de la classe de postes et l’organisation de la fiche de présence.

5. Les dates réelles de début et de fin de l’emploi sont remplies par les dates entrées dans les champs Début du contrat et Fin du contrat de l’offre. Ces dates ne sont pas modifiables sur le formulaire S.

6. Les dates de début et de fin de l’emploi sont en fait les date de début et de fin des périodes de payes et elles sont utilisées pour répartir le montant total du contrat en paiements égaux.

36

7. Contrat de fin d’emploi : vous pouvez mettre fin à un contrat S.

Veuillez vous référer à la section Cessation ou modification pour la marche à suivre lors d’une cessation.

8. Modification de contrat: vous pouvez modifier un contrat qui a été émis.

Veuillez vous référer à la section Cessation ou modification pour connaître la marche à suivre pour modifier un contrat.


Section RémunérationLa section Rémunération du formulaire S utilise les données entrées dans l’offre Cupe pour remplir les champs nombre d’heures et taux horaire et vous ne pouvez pas les modifier.

1. Le champ Nombre d’heures est rempli par l’information entrée dans le champ Heures totales de l’offre et vous ne pouvez pas le modifier.

39

2. Le champ Taux (4 % incl.) s’affiche automatiquement selon la valeur sélectionnée dans le champ Type de paiement et ne peut être modifié.

40

Information relative à la Répartition des centres de coûts1. Le centre de coûts est composé des éléments suivants: Fonds + Organisation +

Compte + Program.

2. Le centre de coûts que vous trouvez dans la section Répartition des centres de coûts est celui de l’emploi.

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3. Vous pouvez modifier un seul champ lorsque vous modifiez le FOAP. Vous devez modifier le fonds si l’employé est payé par un fonds de recherche ou de subvention. Vous devez modifier l’organisation si l’employé est payé par fonds d’opération. Le système ne vous permet pas de modifier le compte (Account), ni le programme puisque ces champs sont remplis automatiquement par la sélection du PCLASS.

4. Lorsque vous sélectionnez le contrat à renouveler, le centre de coûts du poste apparaît par défaut. Vous pouvez le modifier à ce moment-là.

5. Veuillez noter que vous devez identifier le pourcentage de chaque centre de coûts à l’aide du champ Pourcentage.

42

6. Vous ne pouvez jamais modifier le compte d’un centre de coût puisqu’il est directemement relié à la classe de postes que vous avez sélectionnée.

7. Si vous avez modifié le centre de coût et que vous retournez modifier un des champs suivant: (faculté, org de feuille de temps, taux horaire ou classe de poste) dans la section « Emploi »du formulaire, le formulaire changera le centre de coûts automatiquement selon les valeurs que vous aurez modifiées.

8. Si la faculté du créateur du formulaire (TP ou S) est différente de la faculté de l’approbateur, la vérification du centre de coûts sera faite lorsque l’approbateur approuvera le formulaire.


Information de l’employé1. Plusieurs champs de cette section sont automatiquement remplis à partir des

valeurs que vous avez entrées dans les sections précédentes.

2. Les org d’attache et org de distribution sont automatiquement remplis par la valeur que vous avez entrée dans l’org de feuille de temps.

3. Le champ Date de recrutement actuel prend la valeur de la Date réelle de début d’emploi de la section Emploi.

4. Le champ Classe d’employés prend la valeur de la Classe d’employés de la section Emploi.

5. Si vous avez sélectionné Permis de travail ou Permis d’études au champ Citoyenneté, vous pourrez entrer l’information relative au permis de travail/d’études dans la section Information de l’employé.

6. La création d’une personne dans le formulaire permet aussi d’entrer l’information bancaire.

45

Notes relatives au permis de travail1. Vous devez toujours à envoyer les copies des permis de travail ou de demande de

prolongation de permis aux Ressources humaines.

2. Si vous avez sélectionné permis de travail/d’études au champ Citoyenneté, vous devez remplir les champs reliés au permis de travail/d’études dans la section Information de l’employé.

3. Vous devez toujours vous assurer que votre employé ait un permis valide pour travailler à l’Université. De plus, le système ne vous permet pas de soumettre un formulaire (P3C, P3D ou LTEC) dont la date de début de l’emploi est antérieure à la date de début du permis de travail, ni ne permet pas d’envoyer un formulaire dont la date de fin du contrat dépasse la date d’expiration du permis de travail/d’études.

4. Si l’employé vous mentionne qu’il a présenté une demande de prolongation de son permis de travail/d’études, veuillez vous assurez de lui demander une copie de cette demande pour l’acheminer aux Ressources humaines.

47

5. Si l’employé existe déjà et que vous n’avez pas besoin de le créer, vous pourrez quand même voir sa citoyenneté dans la section Information personnelle du formulaire. Si la citoyenneté est autre que canadienne, vous devez vous assurer que le permis (de travail, d’études etc.) est valide et vous devez en envoyer une copie aux Ressources humaines.

48

Permis de travail et formulaires académiques (S, TP et B)1. Vous pouvez faire le formulaire (TP ou S) même si le permis de travail est expiré

mais vous recevrez un message d’avertissement. L’approbateur pourra également approuver le formulaire tout en recevant aussi un message d’avertissement cependant le formulaire électronique sera acheminé la boîte Mes formulaires des Ressources humaines, le statut du formulaire sera donc RH - en attente du permis de travail. Vous pourrez ainsi permettre au professeur d’obtenir une prolongation du permis de travail avec le formulaire TP. Lorsque vous recevrez le permis de travail ou de la demande de prolongation du permis de travail, vous devrez suivre les étapes suivantes:

a. Scanner et envoyer par courriel la copie du permis ou prolongation de permis de travail et la version PDF du formulaire à l’adresse [email protected]

b. Dans le sujet du courriel, ajouter la phrase suivante: Permis de travail - Formulaire électronique à approuver.

c. Cliquer sur High Importance pour indiquer que votre message est important puisqu’un formulaire est en attente d’approbation.

49


Information bancaire1. L’information bancaire peut uniquement être entrée lors de la création de la

personne dans le formulaire électronique.

2. Bien que vous ayez la possibilité d’entrer l’information bancaire de votre employé dans le formulaire, vous devez continuer à envoyer/joindre au formulaire le chèque en blanc ou la lettre bancaire aux Ressources humaines.

3. Le bureau de la Vérification interne demande que l’information bancaire soit vérifiée par une personne autre que celle qui l’a entrée dans Banner. Un employé des Ressources humaines s’assurera de vérifier l’information bancaire à l’aide de la copie du chèque ou de la lettre de banque vous leur aurez fait parvenir.

4. Veuillez ne pas entrer les tirets même si le document source en contient. Lorsqu’un tiret est ajouté dans le numéro du compte, il n’est pas ajouté dans Banner et l’employé ne reçoit pas son dépôt bancaire.

5. Si vous ne connaissez pas l’information bancaire, vous devez sélectionner Non disponible du champ Type de compte. L’employé sera payé par chèque jusqu’à ce qu’il envoie une copie de son chèque ou de la lettre de banque aux Ressources humaines.

51

6. Vous avez trois gabarits différents pour entrer l'information bancaire. Si vous avez un spécimen de chèque sur lequel vous voyez six séries de numéros, sélectionnez l’option Gabarit #1.

52

7. Si vous avez un spécimen de chèque sur lequel vous trouvez cinq séries de numéros, sélectionnez l’optionGabarit #2.

8. Si vous avez une lettre de banque contenant l’information bancaire, sélectionnez Lettre de la banque.


9. Si le numéro de compte bancaire qui apparaît sur la lettre de banque ou le spécimen contient des tirets, ne pas les entrer. Entrer seulement les numéros apparaissant sur le spécimen ou sur la lettre.

10. S’il n’y a pas suffisamment d’espace pour entrer un numéro parmi la série de chiffres que vous avez sur le chèque ou la lettre, veuillez tout simplement prendre les numéros en trop et les taper dans la prochaine case. Dans l’image du chèque ci-après, Le numéro du compte est 1234 567, cependant, la quatrième case du gabarit #2 ne permet d’entrer que quatre chiffres dans la case alors il faut simplement prendre le reste des chiffres de la série et les taper au début de la case suivante tel qu’illustré dans les deux images suivantes.

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11. Certains spécimen de chèque ne comprennent pas le numéro du chèque. Le numéro du chèque est normalement un nombre de trois chiffres et il est normalement placé au tout début du numéro qui apparaît sur le spécimen. L’illustration suivante est un exemple de spécimen de chèque qui ne contient pas le numéro du chèque. Comme le spécimen contient déjà cinq séries de chiffres, il faut utiliser le Gabarit #1 et entrer zéro dans la première case et entrer les autres séries de chiffres dans les cases suivantes.


Formulaire S

Création du formulaire1. Sélectionnez le formulaire , le système ou le rapport parmis les choix suivants:

Tous les formulaires électroniques sont accessibles en se connectant au Formulaires RH/PAYE.

• Corrections (Correction Paye, Correction RH)

• P3C : Feuille de temps

• P3D : Payes Multiples

• LTE : Feuilles de temps en retard

• LR : Redistrubution Salariale

• S : Contrat - SCFP (2626) (Formulaire S)

• TP : Enseignement à temp partiel (Formulaire TP)

• B : Bourse ou Bourse de recherche (Formulaire B)

• S : Rapports

• TP : Rapports

• Solde accumulé 4 %

• B : Rapports

• UC : Cliniciens non-payés

• Embauche APTPUO (SGEUO APTPUO)

• Embauche CUPE (2626) (SGEUO CUPE)

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Entrée du numéro de l’offreSi vous connaissez le numéro de l’offre, vous pouvez l’entrer dans la zone Information de l’offre du contrat. Autrement, vous pouvez le trouver en passant à la section intitulée “Trouver le numéro de l’offre”.

1. Tapez le numéro de l’offre.

2. Cliquez sur Chercher les détails de l’offre.

Recherche du numéro de l’offreIl est possible de trouver un numéro de l’offre directement dans le formulaire. Vous pouvez faire une recherche à partir du numéro d’employé, du nom de famille, du prénom ou de la cote de cours, du code de la session ou d’une combinaison de ces champs.

1. Cliquez sur Chercher numéro d’offre.

2. Tapez les critères de recherche dans les boîtes appropriées en vous assurant de taper les noms de familles et prénoms en caractères qui distinguent les majuscules des minuscules.

3. Cliquez sur Chercher.

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4. Cliquez Select situé à la gauche du numéro d’offre.

5. Si vous avez créé une offre en faisant référence à la demande d’emploi, les sections Information personnelle et Adresse permanente seront automatiquement remplies par les informations de la demande d’emploi s’il s’agit d’un candidat sans numéro d’employé et sans numéro d’étudiant. Si le candidat est un employé, les sections Information personnelle et Adresse permanente seront remplies par les informations de Banner.

Si le candidat est un étudiant sans numéro d’employé, les sections Information personnelle et Adresse permanente seront remplies par l’information du S.I.S.


Création d’un dossier d’employé1. Si la personne que vous embauchez n’a pas de numéro d’employé, cliquer sur

Créer un dossier d’employé .

2. Entrer le Nom de famille du candidat en lettres minuscules ou majuscules (n’oubliez pas les caractères français le cas échéant).

3. Entrer le Prénom du candidat en lettres minuscules ou majuscules (n’oubliez pas les caractères français le cas échéant).

4. Entrer le Numéro d’assurance sociale sans espace ni tiret.

5. Entrer la Date de naissance selon le format JJ/MM/AAAA.

6. Sélectionner le Sexe du candidat.

7. Cliquer sur Obtenir information de l’employé .

60

Information personnelle1. Entrer un Second prénom . (facultatif)

2. Sélectionner la Langue de correspondance .

3. Sélectionner l’ État matrimonial . Le champ état matrimonial affiche Célibataire par défaut ; si vous ne connaissez pas l’état matrimonial de votre candidat, aucun changement n’est requis. Advenant le cas où l’employé souscrit à certains avantages sociaux, les RH pourront alors modifier l’état matrimonial.

4. Entrer le Numéro étudiant (UO) (si vous le connaissez).

5. Sélectionner le type de Citoyenneté . Vous devez vous informer au sujet de la citoyenneté de votre candidat. Si votre employé détient un permis de travail ou d’études, veuillez entrer l’information relative à ce permis dans la section Information personnelle et joindre une copie du permis au formulaire électronique.De plus, la date de fin du contrat ne doit pas dépasser la date d’expiration du permis de travail.


Adresse et numéro de téléphone1. Cliquer sur l’enveloppe du Guide intelligent d’adresse.

2. Entrer le Code postal sans espace.

3. Sélectionner Canada .

4. Cliquer sur Valider code postal.

5. Sélectionner la ligne d’adresse contenant le numéro de l’adresse que vous devez entrer.

62

6. Entrer le Numéro de l’adresse.

7. Entrer le numéro d’ Appartement .

8. Modifier la Date effective de l’adresse. (facultatif)Banner insère la date courante puisqu’il faut toujours indiquer la date à partir de laquelle l’adresse est valide. Si la date doit être modifiée, cliquez sur le pictogramme du calendrier.

9. Cliquer sur Appliquer adresse .

10. Entrer le Code régional du numéro de téléphone. (facultatif)

11. Entrer le Numéro de téléphone dans le format 9999999. (facultatif)

12. Entrer le Poste téléphonique. (facultatif)


Création de l’emploi1. Sélectionnez la Faculté/Service du créateur de votre unité.

Le champ Faculté/Service est rempli dans la majorité des cas.

2. Selectionnez la Faculté/Service de l’approbateur du formulaire.Le champ Faculté/Service doit être modifié dans le cas où l’approbateur travaille dans une faculté différente de celle du créateur du formulaire.

3. Tapez l’ Org. de la feuille de temps .

4. Sélectionnez le Type de paiement .

5. Sélectionnez la Classe de poste (seulement si la valeur par défaut est « Selectionnez ».

6. Cliquez sur la disquette pour Sauvegarder l’ébauche .

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Modification d’un centre de coûts1. Cliquez sur Modifier .

2. Entrer les 2 premiers chiffres du Org dans la deuxième boîte et sélectionner un des Org à partir de la liste déroulante. Pour modifier un fonds de recherche, entrer les deux premiers chiffres du Fonds dans la première boîte et sélectionner le fonds à partir de la liste déroulante. Le reste du centre de coûts est rempli automatiquement.

3. Cliquer Sauvegarder .


Ajout d’un centre de coûts1. Cliquer Ajouter .

2. Tapez les 2 premiers chiffres du Org dans la deuxième boîte et sélectionnez l’ Org à partir de la liste déroulante.Pour ajouter un fonds de recherche, entrer les deux premiers chiffres du fonds dans la première boîte et sélectionner le Fonds à partir de la liste déroulante. Le reste du centre de coûts est rempli automatiquement.

3. Entrer le Pourcentage auquel s’applique le nouveau centre de coûts.

4. Cliquez sur Insérer .

66

Suppression d’un centre de coûtsVous ne pouvez pas effacer un centre de coûts s’il n’y en a qu’un qui apparaît. Vous devez d’abord ajouter le nouveau centre de coûts avant de pouvoir effacer celui qui est erroné.

1. Cliquer Effacer de la ligne à supprimer.

2. Cliquer Ok .


Information sur les paiements bimensuelsLe système calcule le nombre de paiements qui seront faits entre les dates de début et de fin de l’emploi et répartit le montant total du contrat entre ce nombre de paiements.

68

Entrée de l’information de l’employéLa plupart des champs de cette section sont remplis automatiquement par les valeurs entrées dans les sections précédentes du formulaire. Vous ne pouvez pas modifier l’information si la personne a déjà un numéro d’employé.

1. Cliquez sur l’icône Sauvegarder ébauche de la section Information de l’employé.

Le système remplit les champs Date de recrutement actuel , Classe d’employés , Org d’attache et Org. de distribution .

2. Tapez l’ org. d’attache (si celui qui apparaît n’est pas le bon).

3. Tapez l’ org. de distribution (si celui qui apparaît n’est pas le bon).

Entrée du permis de travail ou d’étudesVeuillez vous référer à l’image ci-après pour entrer l’information sur le permis de travail ou d’études.


Il est important de noter que l’étudiant détenteur du permis d’études peut implicitement travailler à l’Université. Pour le détenteur du permis de travail, le permis indique clairement s’il peut travailler à l’Université d’Ottawa. Si le candidat a un permis de travail ouvert cela signifie qu’il peut occuper un poste n’importe où au Canada.

Veuillez consulter le site web de Emploi et Développement social Canada 8du Gouvernement du Canada pour plus de renseignements au sujet du programme des Travailleurs étrangés temporaires.

1. Sélectionnez le type de permis à l’aide de la liste déroulante Type de visa .

8. http://www.edsc.gc.ca/fra/emplois/travailleurs_etrangers/index.shtml

70

http://www.edsc.gc.ca/fra/emplois/travailleurs_etrangers/index.shtml?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

2. Entrez le numéro du permis tel qu’il apparaît sur le permis avec les lettres majuscules et les espacements dans le champ Numéro du Visa .

3. Sélectionnez le pays de citoyenné de l’employé à l’aide de la liste déroulante Nationalité .

4. Entrez la date à laquelle a été signé le permis de travail ou d’études avec le format JJ/MM/AAAA (ou cliquez sur le petit calendrier pour sélectionner la date) dans le champ Date de début du Visa .

5. Entrez la date d’expiration du permis de travail avec le format JJ/MM/AAAA dans le champ Date de fin du Visa .

6. Avez-vous envoyé une copie du permis de travail aux Ressources humaines ?

Entrée de l’information bancaire1. Cliquer sur l’icône Ouvrir guide intelligent de la banque .

2. Ayez en main le spécimen de chèque ou lettre de banque.


3. Sélectionner le type de gabarit de chèques à partir de la liste déroulante.

• Le gabarit #1 doit être utilisé pour entrer l’information bancaire à partir d’un spécimen de chèque ayant six séries de chiffres.

• Le gabarit #2 doit être utilisé pour entrer l’information bancaire à partir d’un spécimen de chèque ayant 5 séries de chiffres.

• La lettre de banque doit être utilisée pour entrer l’information bancaire à partir d’une lettre de la banque.

4. Entrer tous les chiffres qui apparaissent sur votre spécimen de chèque dans les cases du gabarit que vous avez sélectionné.Ne pas entrer les tirets même si le document que vous utilisez pour entrer l’information bancaire en contient. Lorsqu’un tiret est ajouté dans le numéro du compte, il n’est pas ajouté dans Banner et l’employé ne reçoit pas son dépôt bancaire.

5. Cliquer sur Ok pour que l’information bancaire apparaisse à l’écran.

6. Sélectionner le type de compte .

7. Avez-vous envoyé une copie du spécimen de chèque ou de la lettre de banque aux Ressources humaines ?

Données relatives à l’étudiantLa section Données relatives à l’étudiant ne nécessessite aucune entrée de données de la part du créateur du formulaire S.

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La section Données relatives à l’étudiant du formulaire S donne l’information concernant l’étudiant, entre autres: son statut (temps complet, temps partiel, non-étudiant), son programme d’études (baccalauréat, maîtrise ou doctorat), le nombre d’heures par semaine, le nombre d’heures totales du contrat, le professeur le supervisant, la cote et le titre du cours quand il s’agit d’un affichage pour un cours spécifique).

Section Clauses spéciales / Commentaires au contrat et Commentaires internesVous pouvez ajouter des clauses spéciales ou des commentaires sur le formulaire. Vous pouvez également ajouter un commentaire qui n’apparaît pas sur la version imprimée du formulaire. Ce commentaire n’est disponible que lorsque vous ouvrez le formulaire à l’écran.

1. Tapez le commentaire ou la clause qui doit apparaître sur le contrat dans le champ Clauses spéciales / Commentaires au contrat.


2. Tapez un commentaire interne dans le champ. Les commentaires ajoutés dans cette section n’apparaissent pas sur la version PDF du formulaire. Ils apparaissent uniquement à l’écran et ne peuvent être vus que par les utilisateurs y ayant accès.

3. Cliquez sur l’icône Ajouter le commentaire.

Ajout d’un commentaire1. Entrer le commentaire .

2. Cliquer Ajouter le commentaire pour le sauvegarder.

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Sauvegarde, envoi ou annulation du formulaire1. Cliquer sur Sauvegarder ébauche si vous désirez garder le formulaire avant de

l’envoyer pour approbation.

2. (Ne s’applique pas aux formulaires de Corrections Paye ou Corrections RH) Sélectionnez le nom de l’approbateur dans la liste en cliquant sur Prochain Approbateur .

3. Cliquer sur Sauvegarder et soumettre lorsque vous avez complété le formulaire et que vous êtes prêt à l’envoyer pour approbation.

4. Cliquer sur Annuler pour supprimer un formulaire que vous avez commencé.


Formulaire PDF et envoi du courriel au candidat

Formulaire PDF1. Cliquez sur “Ouvrir le contrat en format PDF”.

Courriel envoyé après que le contrat ait été envoyé dans BannerUn couriel est envoyé au candidat lorsque le contrat est envoyé dans Banner. Cette étape additionnelle a été démandée par les candidats parce qu’ils voulaient connaître le montant total du contrat. L’illustration qui suit vous donne un exemple du courriel qui est envoyé au candidat.

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Cessation ou modification d’un Formulaire S

Notes importantes sur la cessation ou la modification de formulaireIl est possible d’annuler, de modifier ou de terminer un formulaire S.

1. Lorsque vous devez modifier ou terminer un contrat S, vous devez commencer par trouver le formulaire et l’ouvrir. Lorsque vous appuyez sur Modifier le contrat ou sur Mettre fin au contrat, le contrat original apparaît dans la section Détails de contrat en référence situé au bas du formulaire afin que vous puissiez vous y référer pour faire les modifications au contrat. Cette section n’apparaît pas sur le format PDF du formulaire. Elle n’apparaît que sur la version électronique.

2. Le formulaire vous modifiez ou auquel vous mettez fin doit avoir un statut Complété ou Complété manuellement par la paye.

3. Vous devez modifier un contrat S dans le cas ou un étudiant SCFP doit remplacer le professeur pour l’enseignement du cours et ce pour une durée maximum de 3 heures. Vous devez commencer par trouver le contrat original, le modifier en sélectionnant la raison: Remplacement de prof.

4. Vous ne pouvez pas modifier un contrat S pour ajouter des heures. Pour ajouter des heures à un étudiant, vous devez créer une nouvelle offre Cupe et un nouveau formulaire S.

5. Les formulaires créés pour des modification ou cessation ne sont pas directement envoyés dans Banner. Ces formulaires sont acheminés aux agents du Service de la paye qui les traitent manuellement, ils changent le statut du formulaire une fois qu’il a été traité.

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Modification de Formulaire S

Terminer un contrat en stade d’approbationUn formulaire qui n’a pas été approuvé par tous les niveaux d’approbation (deuxième niveau, RH, Paye) peut être annulé.

1. Cliquez sur Outil de recherche. Veuillez vous référer à la section “Recherche d’un formulaire” du présent guide d’utilisateur pour vous aider avec la recherche de formulaire.

2. Le statut du formulaire vous indique à quel stade d’approbation est rendu le formulaire.

• Nouveau : le statut nouveau indique que le créateur a commencé un formulaire S mais ne l’a pas encore envoyé à l’approbateur, par conséquent, le créateur n’a qu’à ouvrir le formulaire et cliquer sur Annuler pour supprimer le formulaire.

• En attente d’approbation : ce statut indique que le formulair en’a pas été encore approuvé par conséquent, l’approbateur n’a qu’a ouvrir le formulaire et le rejeter en cliquant sur Rejeter cette demande.

• RH - Attend permis de travail : ce statut indique que les Ressources humaines n’ont pas encore reçu le permis de travail, par conséquent, vous devez communiquer avec les agents d’informations des Ressources humaines (poste 5832) et demandez qu’il ouvre le formulaire et qu’il clique sur Rejeter la demande

Modification d’un formulaire S pour cause de remplacement de professeurUn étudiant SCFP peut remplacer un professeur pour l’enseignement d’un cours pour un maximum de 3 heures. Si l’étudiant doit remplacer son professeur pour un cours de trois heures. Vous devez modifier le contrat original en sélectionnant la raison « Modification - remplacement de prof ». Cette modification de contrat sera entrée manuellement dans Banner et le paiement doit être fait sur une seule période de paye.

1. Cliquez sur Outil de recherche. Veuillez vous référer à la section Outil de recherche du présent guide d’utilisateur pour vous aider avec la recherche de formulaire.

2. Tapez les critères de recherche et cliquez sur Appliquer les filtres.

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3. Cliquez sur le numéro du formulaire à modifier.

Vous pouvez modifier un formulaire dont le statut dit: Complété manuellement par la paye ou complété.

4. Cliquez sur Modifier le contrat . Dès que vous cliquez sur Mettre fin au contrat, le contrat initial s’affiche en dessous de la section Ouvrir le contrat en format PDF. Le contrat initial n’apparaît pas sur la version PDF du formulaire, il apparaît uniquement lorsque vous ouvrez le formulaire en-ligne et il est là à titre de référence seulement.

5. Sélectionnez la raison Modification - remplacement de prof .

6. Tapez un commentaire dans le champ Commentaire de la raison . Vous devez taper un commentaire explicant la nature du changement. Ce commentaire est surtout destiné au Service de la paye dans le but de les aider à comprendre la modification à faire dans Banner. Les seuls champs de l’emploi qui peuvent être modifiés lorsque vous faites une modification de contrat pour ajouter des heures sont les suivants: Date réelle de début de l’emploi, Date réelle de fin de l’emploi et le Nombre d’heures.

7. Tapez la date à laquelle l’étudiant a remplacé le profeseur.

8. Tapez la date de fin de la période de paye de la date que vous avez entrée dans la Date réelle de début d’emploi afin que le paiement soit fait sur une seule période de paye.


9. Tapez le nombre d’heures pour laquelle l’étudiant a remplacé le professeur.

Le maximum d’heures pouvant être entrées pour un remplacement de professeur est de trois.

10. Sauvegardez le formulaire.

11. Sélectionnez un approbateur.

12. Cliquez sur Sauvegarder et soumettre pour approbation.

Réduire les heures d’un formulaire SLes modifications de contrats ne sont pas envoyées directement dans Banner, ces contrats sont entrés manuellement dans Banner. L’agent de paye responsable de faire la modification s’assure de changer le statut du formulaire à « Complété manuellement par la paye ».

1. Cliquez sur Outil de recherche. Veuillez vous référer à la section “Recherche d’un formulaire” du présent guide d’utilisateur pour vous aider avec la recherche de formulaire.

2. Cliquez sur le numéro du formulaire à modifier. Vous pouvez modifier un formulaire dont le statut dit: Complété manuellement par la paye ou complété.

3. Cliquez sur Modifier le contrat. Dès que vous cliquez sur Modifiez le contrat, le contrat initial s’affiche en dessous de la section Ouvrir le contrat en format PDF. Le contrat initial n’apparaît pas sur la version PDF du formulaire, il apparaît uniquement lorsque vous ouvrez le formulaire en-ligne et il est là à titre de référence seulement.

4. Sélectionnez la raison « Modification - réduction d’heures ».

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5. Tapez un commentaire dans le champ Commentaire de la raison. Vous devez taper un commentaire explicant la nature du changement. Ce commentaire est surtout destiné au Service de la paye dans le but de les aider à comprendre la modification à faire dans Banner. Les seuls champs de l’emploi qui peuvent être modifiés lorsque vous faites une modification de contrat pour réduires des heures sont les suivants: Date réelle de début de l’emploi, Date réelle de fin de l’emploi et le Nombre d’heures.

6. Modifiez la date à laquelle l’étudiant a commencé à travaillé (seulement si cela s’avère nécessaire).

7. Modifiez la « Date réelle de fin d’emploi » (seulement si cela s’avère nécessaire).

8. Tapez le nouveau nombre d’heures totales du contrat. Pour réduire les heures au contrat, vous devez taper le nombre d’heures totales du contrat, c’est-à-dire: le nombre d’heures du contrat existant - le nombres d’heures à soustraire. Par exemple, le contrat original d’un étudiant stipule qu’il doit travailler 160 heures mais vous devez enlever 10 heures au contrat par conséquent, le nombre d’heures que vous devrez entrer sur le contrat modifié sera de 150 heures.

9. Sauvegardez le formulaire.

10. Sélectionnez un approbateur.

11. Cliquez sur Sauvegarder et soumettre pour approbation.

12. Cliquez sur Ouvrir le contrat en format PDF.

Cessation de Formulaire S

Terminer un formulaire après qu’il ait été envoyé à BannerVeuillez suivre les étapes suivantes si vous devez mettre fin à un contrat après qu’il ait été envoyé à Banner.

1. Cliquez sur Outil de recherche pour trouver le formulaire.


2. Cliquez sur le numéro du formulaire à terminer. Les statuts de la demande : Complété ou Traité manuellement par la Paye indique que le formulaire a été envoyé à Banner.

3. Cliquez sur Mettre fin au contrat. Dès que vous cliquez sur Mettre fin au contrat, le contrat initial s’affiche sous de la section « Ouvrir le contrat en format PDF ». Le contrat initial n’apparaît pas sur la version PDF du formulaire, il apparaît uniquement lorsque vous ouvrez le formulaire en-ligne et il est là à titre de référence seulement.

4. Sélectionnez le Code de raison de la cessation du contrat”.

5. (Obligatoire) Tapez un commentaire dans le champ Commentaire de la raison .

6. (Obligatoire) Tapez la Date réelle de fin d’emploi .

7. (Optionnel) Tapez le nombre d’heures travaillées dans le champ Nombre d’heures . Taper zéro (0) si aucune heure n’a été travaillée.

8. (Optionnel) Tapez le taux horaire si vous avez tapé un nombre d’heures plus grand que zéro à l’étape précedente.

9. Sauvegarder le formulaire.

10. Sélectionnez l’approbateur.

11. Cliquez sur Sauvegarder et soumettre pour envoyer le formulaire pour approbation.

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Rapport

Création du rapport Formulaire SVous pouvez maintenant extraire dans un fichier Excel la liste des formulaires S qui ont été faits pendant une période spécifique.

1. Cliquez sur S : Rapports.

Production du rapportVous pouvez produire une list de tous les formulaires qui ont été créés à l’aide de filtres. Certains rapports permettent la sélection à partir des date d’emploi et des dates d’acivité et d’autres n’utilisent que les filtres de dates d’activité. Les rapports peuvent être exportés vers Excel ou visualité en ligne.

1. Sélectionner le rapport.

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2. Entrez la Date de début de la dernière activité du formulaire ou la Date de début de l’emploi (si disponible).

3. Entrez la Date de fin de la dernière activité du formulaire ou la Date de fin de l’emploi (si disponible).

4. Cliquez sur Appliquer les filtres .

5. Cliquez sur l’icône Excel .

6. Cliquez sur Open (2 fois).

7. Cliquez sur Yes pour confirmer que vous voulez ouvrir le fichier.

Données du Rapport S

Nom de la variable

Description

Request ID Numéro du formulaire

Offer ID Numéro de l’offre

1st Approval Date

Date à laquelle le formulaire a été approuvé par l’approbateur

Contract Type Code

Type de contrat: N = contrat initial, M = modification de contrat - T = cessation de contrat

Master Request ID

Numéro de contrat initial lorsque celui-ci a été modifié ou arrêté

Reason Description

Raison de la modification ou de l’arrêt du contrat

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Nom de la variable

Description

Employee Name Nom de l’employé

Employee Number

Numéro de l’employé

Course Code Cote de cours

Section Code Section du cours

Professor Nom du professeur superviseur

FOAP(s) FOAP(s) imputé(s)

Rate Quantity Nombre d’heures

Rate Taux horaire

Contract Amount Montant total du contrat

Status Statut du formulaire

Last Activity User Utilisateur qui a fait la dernière opération sur le formulaire

Last Activity Date Date à laquelle il y a eu une opération sur le formulaire

Job Begin Date Date réelle de début d’emploi

Job End Date Date réelle de fin d’emploi

Dept Abbréviation du département


Outil de recherche

Recherche d’un formulaire1. Il est possible de trouver un formulaire qui a été créé, approuvé ou envoyé à

Banner. Pour initier la recherche d’un tel formulaire, cliquez sur l’icône Outil de recherche .

2. Vous avez accès à tous les formulaires qui ont été créés, approuvés ou envoyés à Banner pour toutes les organisations auxquels vous avez accès. Par conséquent, si vous êtes plus d’une personne à faire la création des formulaires dans la même unité, vous pouvez trouver les formulaires qui ont été créés dans votre organisation.

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3. Vous avez accès plusieurs paramètres de sélection pour faire la recherche de vos formulaires, tel qu’illustré plus bas.

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4. Vous pouvez combiner les différents paramètres de sélection pour faire un recherche plus poussée. Par exemple, si vous voulez obtenir tous les formulaires TP qui ont été faits pour un employé spécifique, sélectionnez le type de formulaire TP et de taper le numéro de l’employé recherché dans le champ Numéro d’employé .

5. C’est le Statut du formulaire qui vous indique à quel stade est rendu votre formulaire.


6. Vous devez cliquer sur le Numéro du formulaire pour l’ouvrir.

7. Lorsqu’un formulaire est sauvegardé, on lui assigne un numéro. On retrouve le numéro du formulaire dans le coin en haut à droite tel qu’illustré ci-après.

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8. Pour faire une recherche à partir du numéro du formulaire, il faut utiliser le paramètre Numéro de formulaire .

9. Vous pouvez faire un recherche à partir du groupe de formulaire. Par exemple, le groupe Feuille de temps comprend les formulaires P3C et les LTE.

10. Vous pouvez rechercher un formulaire pour un type de formulaire spécifiquement. Il suffit de faire la sélection du type de formulaire recherché.


11. Pour obtenir une liste de feuilles de temps (P3C/LTE) qui ont été créés pour une période de paye BW spécifique, vous devez utiliser les paramètres Numéro de paie et Année calendrier .

12. Pour obtenir une liste de formulaire pour une organisation de feuille de temps spécifique, vous devez utiliser le paramètre Org fiche de présence .

13. Pour obtenir une liste des formulaires qui ont été faits pour un numéro de poste spécifique, entrez le numéro du poste en lettres majuscules dans le paramètre

Poste .

14. Pour obtenir un liste des formulaires qui ont été faits pour un employé spécifique, utilisez le paramètre Numéro d’employé .

15. Pour obtenir une liste des formulaires entrés par un utilisateur spécifique, il suffit d'entrer le compte d’utilisateur en lettres majuscules Fast/Banner dans le paramètre Demandeur .

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16. Pour obtenir une liste des formulaires approuvés par un utilisateur spécifique, il suffit d'entrer le compte d’utilisateur en lettres majuscules Banner / Fast dans le paramètre Approbateur .

17. Pour trouver les formulaires qui ont été faits pour une date de début d’emploi se situant entre deux dates, il suffit d'entrer la période durant laquelle l’employé a commencé à travailler dans les champs Date d’emploi entre et et .

Recherche par le numéro d’employé1. Cliquer sur Outil de recherche à partir de l’index de gauche.

2. Entrer le Numéro d’employé .

3. Cliquer sur Appliquer les filtres .

4. Cliquer sur le Numéro du formulaire pour l’ouvrir.


Recherche par le nom de l’employéLa recherche d’un formulaire par le nom de l’employé fonctionne uniquement dans le cas où la personne a déjà un numéro d’employé.

1. Cliquer sur Outil de recherche à partir de l’index de gauche.

2. Entrer le Nom de famille.Le nom de famille commence par une lettre majuscule et les autres lettres doivent être minuscules. N’oubliez pas d’inclure les caractères français (é, è, à, ç etc.).

3. Entrer le Prénom . Le prénom commence par une lettre majuscule et les autres lettres doivent être minuscules. N’oubliez pas d’inclure les caractères français (é, è, à, ç etc.).

4. Cliquer sur Appliquer les filtres.


Recherche par numéro du formulaire1. Cliquer sur l’ Outil de recherche à partir de l’index à gauche.

2. Entrer le Numéro de formulaire .



Recherche par le compte d’utilisateur1. Cliquer sur Outil de recherche à partir de l’index de gauche.

2. Entrer le code d’utilisateur de Banner en lettres majuscules dans le champ Demandeur (Id. Banner ) ou Approbateur (Id. Banner) selon le cas.



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Approbateur

Section de l’approbationLes prochaines sections du guide traitent des approbations des formulaires électroniques ainsi que de l’ajout ou la suppression du mandataire (proxy) lorsque l’approbateur doit s’absenter.

Notes concernant l'approbation des formulaires1. Le statut du formulaire qui vous permet de voir à quelle étape est rendue le

formulaire. Le statut Approuvé informe l’utilisateur que le formulaire a été approuvé. Lorsque le formulaire est approuvé par tous les niveaux d’approbation, l’information est ensuite envoyée à Banner lors de l’exécution d’un processus automatisé. Lorsque le formulaire a été traité avec succès dans Banner, le statut est changé à Complété

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2. Lorsque vous vous avez des formulaires à approuver, ils sont automatiquement envoyés dans Mes formulaires et c’est la fenêtre ci-après qui apparaît dès que vous ouvrez une session de EPAF à titre d’approbateur. Cliquez sur le numéro du formulaire dans la liste des formulaires qui vous apparaissent lorsque vous ouvrez une session du Epaf.

3. Le formulaire à approuver apparaît à l’écran. Réviser chaque section du formulaire. Si des corrections doivent être faites, vous devez retourner le formulaire au créateur.

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4. Il y a quatre opérations possibles lorsque vous approuver un formulaire:

• Approuver : vous permet d’approuver le formulaire, de l’imprimer (au besoin) et de passer au prochain formulaire à approuver.

• Appprouver et aller au prochain formulaire : vous permet d’approuver et si vous n’avez pas besoin d’imprimer le formulaire, vous passer directement au formulaire suivant à approuver.

• Retourner au demandeur : vous permet de retourner le formulaire au créateur afin qu’il puisse puisse y faire des corrections. Vous pouvez ajouter un commentaire avant de retourner le formulaire pour correction afin que le créateur puisse savoir la raison du retour du formulaire. Vous n’avez qu’à taper le commentaire dans la boîte réservée à cet effet et appuyer sur Add Comment.

• Rejeter cette demande : vous permet de rejeter le formulaire. Le formulaire ne sera plus modifiable par le créateur.

Approbation d’un formulaireL’approbateur de la faculté ou du service doit s’assurer que le formulaire a été rempli correctement. La boîte Mes formulaires affiche les formulaires à approuver par catégorie.

1. Lorsque vous ouvrez une session EPAF à titre d’approbateur de la faculté / du service, vous accédez immédiatement à la section Mes formulaires qui contient tous les formulaires que vous devez approuver.


2. Cliquer sur le numéro du formulaire à approuver.

3. Le formulaire à approuver paraît à l’écran.

4. Réviser chaque section du formulaire. Si des corrections doivent être apportées, vous devez retourner le formulaire au créateur.

5. Réviser et modifier l’information dans le champ Org. Fiche de présence sous la section Emploi .

6. Réviser et modifier au besoin les données de la section Répartition des centres de coûts .

7. Réviser et modifier l’information dans les champs Org. d’attache et Org. de distribution sous la section Information de l’employé .

100

Vérification des données biographiques et démographiquesL’approbateur de la faculté ou du service concerné doit vérifier si tous les champs du formulaire ont été correctement remplis. Si des corrections doivent être apportées au formulaire, il doit le retourner au demandeur.

1. Réviser les données de la section Information Personnelle.

2. Réviser les données des sections Adresse et Téléphone (seulement s’il s’agit d’un nouvel employé de l’Université).


Révision des données de l’emploiLa section Emploi permet de déterminer le type de paiement qui sera fait à l’étudiant. Le seul champ qui peut être modifié est l’organisation de la feuille de temps.

1. (Optionnel) Taper les deux premiers chiffres de l’organisation de la feuille de temps pour le modifier.

Vérification de la Répartition des centres de coûts1. Réviser les données de la section Répartition des centres de coûts.

102

Vérification des données de la rémunérationLa section Rémunération ne peut pas être modifiée par l’approbateur, par conséquent, si la section contient des erreurs, le formulaire doit être retourné au demandeur.

1. Réviser les données de la section Rémunération. La section Rémunération du contrat d’embauche affiche le nombre d’heures pour lesquelles l’étudiant est rémunéré ainsi que le taux horaire.


Vérification des données de la section Information de l’employé1. Réviser les données de la section Information de l’employé.

Vérification ou ajout dans la section Commentaires1. Lire le commentaire rédigé par le créateur du formulaire.

2. Ajouter un commentaire dans la boîte section Commentaire . (facultatif)

104

3. Cliquer sur Ajouter le commentaire , le cas échéant.

Sélection de l’option d’approbationSélectionner l’une des quatre options suivantes:

1. Approuver : vous permet d’approuver le formulaire.

2. Approuver et aller au prochain formulaire : vous permet d’approuver le formulaire actuel et d’aller directement au prochain formulaire à approuver.

3. Retourner au demandeur : vous permet de retourner le formulaire au créateur afin qu’il puisse y faire des corrections. Il est recommandé d’ajouter un commentaire avant de retourner le formulaire pour correction afin que le créateur puisse savoir la raison du retour du formulaire. Vous n’avez qu’à taper le commentaire dans la boîte réservée à cet effet et appuyer sur Ajouter un commentaire . Dans ce cas, un courriel automatisé sera envoyé au créateur pour l’informer du retour d’un formulaire.

4. Rejeter cette demande : vous permet d’annuler le formulaire. Le formulaire ne sera plus modifiable par le créateur. Dans ce cas, un courriel automatisé sera envoyé au créateur pour l’informer du rejet d’un formulaire.

Ajout d’un mandataire (proxy)Si vous devez vous absenter du bureau, vous avez la possibilité d’ajouter un mandataire (proxy). Dans ce cas, vous donnez la permission à quelqu’un d’approuver les formulaires électroniques en votre nom.

1. Cliquer sur Préférences à partir de l’index de gauche.


2. Entrer le nom d’utilisateur dans le champ Nom d’utilisateur du Proxy et cliquer sur Sauvegarder.

Suppression d’un mandataire (proxy)Vous pouvez enlever votre mandataire (proxy).

1. Cliquer sur Préférences à partir de l’index de gauche.

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2. Effacer le code d’utilisateur de Banner qui apparaît dans le champ Nom d’utilisateur du Proxy et cliquer sur Sauvegarder .


Messages d’erreurs

Les messages d’erreursLes prochaines sections du guide d’utilisateur traitent des messages d’erreurs que vous obtiendrez dans les différentes sections du formulaire.

Message d’erreur dans la section Approbations1. Message d’erreur : Un approbateur est requis.

Solution: Veuillez sélectionner l’approbateur du formulaire dans la section Approbations.

Messages d’erreur de la section Information Personnelle1. Message d’erreur : L’utilisateur n’a pas accès à l’organisation d’attache. Vous n’avez

pas accès aux orgs d’attache et de distribution.Solution : Si la faculté du créateur est différente de la faculté de l’approbateur, il faut entrer des orgs appartenant à la faculté du créateur du formulaire.

2. Message d’erreur : L’utilisateur n’a pas accès l’organisation de distribution.Solution: Si la faculté du créateur est différente de la faculté de l’approbateur, il faut entrer des orgs appartenant à la faculté du créateur du formulaire.

Messages d’erreur dans la section Répartition des centres de coûts1. Message d’erreur : Vous n’avez pas accès à l’organisation xxxxxx.

Solution: Veuillez entrer les deux premiers chiffres du Org et le systeme vous donnera la liste des orgs auxqueles vous avez accès.

2. Message d’erreur : Répartition des centres de coûts non égale à 100 % (total = xx).Solution: Modifiez le pourcentage d’une des lignes de la Répartion des centres de coûts afin que la somme totale soit équivalente à 100 %

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3. Message d’erreur : Le pourcentage doit être plus grand que 0.Solution: Vous devez vous assurez d’entrer le pourcentage lorsque vous éditez ou effacez un ligne du Centre de coûts puisque le système met le pourcentage à 0. Tapez un pourcentage sur la ligne dont le pourcentage indique 0 et cliquez sur Sauvegarder.

4. Message d’erreur : Le record ne peut pas être effacé. Au moins un centre de coût doit être assigné.Solution: Si vous devez effacer la seule ligne de la Répartition des centres de coûts, veuillez commencer par en ajouter une autre afin de pouvoir effacer l’unique ligne qui apparaît.

5. Message d’erreur : Un centre de coût est en mode écriture. Sauvegarder, insérer ou annuler la transaction pour poursuivre.Solution: Vous avez omis de sauvegarder la ligne de centre de coûts que vous venez d’ajouter ou de modifier, sauvegardez ou insérez la ligne avant de passer à la prochaine section du formulaire.

Messages d’erreurs apparaissant dans la section Emploi1. Message d’erreur : Aucun poste retrouvé pour la combinaison Faculté/Service et la

classe d’employé. S.v.p. contacter le Service de planification financière.Solution: Veuillez remplir le formulaire de création de poste regroupé 9 et le faire parvenir au secteur de Planification financière.

2. Message d’erreur : L’organisation de feuille de temps est invalide.Solution: Veuillez entrer les deux premiers chiffres du Org et le systeme vous donnera la liste des orgs auxqueles vous avez accès.

3. Message d’erreur : L’utilisateur n’a pas accès à l’organisation de la feuille de temps sélectionnée (Timesheet Org.).Solution: Veuillez entrer les deux premiers chiffres du Org et le systeme vous donnera la liste des orgs auxqueles vous avez accès.

4. Message d’erreur : Suffixe de l’emploi et Mode de paiement.Solution: Veuillez sélectionner la classe d'employés.

9. http://www.uottawa.ca/human-resources/sites/www.uottawa.ca.human-resources/files/pooledposition.pdf

110

http://www.uottawa.ca/human-resources/sites/www.uottawa.ca.human-resources/files/pooledposition.pdf?utm_source=hrdocrh.uottawa.ca&utm_medium=dita-pdf&utm_campaign=SFORM.ditamap

5. Message d’erreur: Date de fin de l’emploi.Solution: Veuillez entrer la date de fin de l'emploi dans la section Emploi.

6. Message d’erreur: Taux horaire n’est pas valide.Solution: Les nombres décimaux doivent contenir une virgule, par exemple, 10, 25.

7. Message d’erreur Taux horaire doit être plus grand ou égal au salaire minimum.Solution: Veuillez modifier le taux horaire.

8. Message d’erreur : Le nombre d'heures est trop élévé pour la combinaison E-Class/P-Class (maximum est 45).Solution: Vous ne devez pas dépasser 45 heures par périodes de paie lorsque vous employé un employé appartement à la classe de poste 34142. Veuillez sélectionner une autre classe de poste ou veuillez entrer un nombre de d’heures inférieur à 15.

9. Message d’erreur : Le nombre d'heures est trop élevé (maximum est 95, 33)Solution: Modifier le nombre d’heures par période de paye afin qu'il inférieur à 95.33.

Messages d’erreurs spécifiques aux formulaires académiques (S et TP)1. Message d’erreur: La requête doit avoir un numéro d’offre et un type de taux

avant d’être sauvegardée .

Note: Vous avez omis de sélectionner le type de paiement, veuillez le sélectionner et

sauvegarder votre formulaire.

Messages d’erreur dans la section Adresse1. Message d’erreur: Aucune adresse retrouvée pour ce code postal.

Solution: Modifiez le code postal. Si le code postal n'existe pas selon le guide intelligent d'address, veuillez entrer le code postal de l’Université, entrez l’adresse de votre département et envoyer un courriel à [email protected] 10 afin que l’adresse véritable de l’employé puisse être entrée dans Banner.

10. [email protected]


2. Message d’erreur: Champ(s) invalide(s) dans la section Adresse.Solution: Le numéro que vous devez entrer doit correspondre à un chiffre qui se situe entre les deux parenthèses.

Messages d’erreur lors de la création de la personneTous les messages d’erreur de la section Information personnelle auront toujours le premier message suivant: Champs invalides pour le dossier de la personne.

1. Message d’erreur: L’âge de l’employé ne peut pas être plus de 100 ans.Solution: Veuillez vérifier la date de naissance et l'entrer de nouveau.

2. Message d’erreur: Le nom ne doit pas être uniquement en lettres majuscules.Solution: Veuillez taper les noms et prénoms en utilisant les lettres majuscules et minuscules.

3. Message d’erreur: Tous les champs doivent être remplis.Solution: Veuillez remplir tous les champs de la section Création de la personne.

4. Message d’erreur: Le numéro d'assurance sociale (NAS) n'est pas valide.Solution: Le numéro d’assurance sociale entré n’est pas valide, veuillez le vérifier et le taper de nouveau.

5. Message d’erreur: Le NAS de cet employé est invalide(tous les chiffres sont des 0).Solution: Veuillez soumettre un HR Corr pour mettre à jour l'information dans le sysème de paye.

6. Message d’erreur: Nos regisres montrent que le NAS de cet employé débute avec le chiffre 9.Solution: Veuillez entrer le NAS de nouveau pour confirmer.

7. Message d’erreur: Le NAS débute avec le chiffre 9.Solution: Veuillez joindre une copie du permis de travail/études.

8. Message d’erreur: Nos registres montrent un NAS différent.Solution: Veuillez soumettre un HR Corr pour mettre à jour l'information dans le sysème de paye.

9. Message d’erreur: L'employé doit avoir 15 ans ou plus.Solution: L’employé doit avoir un minimum de 15 ans d’âge, veuillez vérifier la date de naissance et l’entrer de nouveau.

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10. Message d’erreur: La date de naissance n'est pas valide.Solution: Veuillez vérifier la date de naissance et l'entrer de nouveau.

11. Message d’erreur : Numéro étudiant (UO)Solution: Veuillez entrer le numéro d’étudiant.

12. Message d’erreur : Le statut de cet employé est (autre que canadien). Veuillez confirmer si le statut de cet employé a changé.Solution: Sélectionner Non si le statut de l'employé n'a pas changé et vous pourrez continuer la création du formulaire. Sélectionner Oui si le statut de l'employé a changé et veuillez soumettre un HR Corr pour mettre à jour l'information dans le système de paye.


Documents

Formulaire S - University of Ottawa