CREATION DETATS SPECIFIQUES A PARTIR DE DONNEES GL
SOMMAIRE
A/ INTRODUCTION
B/ ETATS SIMPLES 1) Dfinir un jeu de lignes 2) Jeux de colonnes
standard rutilisables
C/ ETATS DE FORMAT SPECIAL 1) Dfinir un jeu de colonnes 2)
Affecter des comptes 3) Dfinir des calculs pour ltat
D/ VENTILATION DUN ETAT 1) Jeux de slection 2) Jeux et groupes
daffichage 3) Jeux dtats 4) Planifier des tats
E/ AUTRE FONCTION : EXPORTER LES ETATS FSG
INTRODUCTION
Gnrateur dEtats FSG (Financial Statement Generator): cest un
outil puissant de gnration d'tats pour Oracle GL. Avec le gnrateur
d'tats FSG, vous pouvez : Gnrer des tats financiers, tels que des
comptes de rsultat et des bilans, partir des donnes GL. Appliquer
des rgles de scurit afin de fixer les informations qui peuvent tre
imprimes par certains utilisateurs et certaines responsabilits dans
les tats qu'ils ditent l'aide du gnrateur d'tats FSG. Dfinir vos
tats avec des composantes rutilisables, facilitant la cration de
nouveaux tats partir des composantes que vous avez dj dfinies.
Concevoir des tats financiers personnaliss qui rpondent des besoins
professionnels particuliers. Imprimer simultanment autant d'tats
que ncessaire. Imprimer le mme tat pour plusieurs socits, centres
de cots, services, ou tout autre segment de votre structure
comptable, dans la mme demande d'tat. Programmer le lancement
automatique des tats. Crer des tats personnaliss chaque fois que
ncessaire. Imprimer des tats sur des fichiers dlimits par des
tabulations pour faciliter leur importation dans des tableurs ct
client.
Vous crez un tat dans le gnrateur d'tats FSG en dfinissant, puis
en combinant diffrentes composantes d'tat rutilisables. Certaines
composantes sont obligatoires pour tous les tats que vous souhaitez
gnrer. Vous pouvez en utiliser d'autres pour appliquer un format
spcial aux tats. Il existe enfin des composantes que vous pouvez
utiliser pour contrler le contenu, la ventilation et la
planification de l'tat. Les composantes dont vous avez besoin pour
un tat particulier dpendent de la complexit de cet tat. FSG en a
dfini de trois sortes : tats simples tats au format spcial
ventilation d'un tat
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B/ LES ETATS SIMPLESLes tats les plus simples comprennent
quelques en-ttes dcrivant les informations contenues dans l'tat,
suivies des donnes de l'tat, souvent prsentes sous forme d'un
tableau form d'une srie de colonnes et de lignes entrecroises. Les
tats simples sont donc par nature en deux dimensions, similaires
ceux que vous pourriez crer dans un tableur. Les lignes et les
colonnes dterminent les valeurs qui apparaissent dans le corps d'un
tat simple, en vertu des attributs que possdent ces lignes et
colonnes. Par exemple, prenons une ligne dont l'attribut est le
compte de bilan nomm "Stocks" et une colonne dont l'attribut est
"Sept. 1996." Une "cellule" d'tat dfinie par l'intersection de la
ligne "Stocks" et de la colonne "Sept. 1996," contiendra le solde
du compte de stocks pour septembre 1996.
1) Dfinir un jeu de lignes Principe : Un jeu de lignes dtermine
le format et le contenu des lignes qui apparaissent dans un tat
FSG. Dans le gnrateur d'tats FSG, l'attribut habituellement affect
la dfinition d'une ligne est une affectation de comptes, alors que
l'attribut affect la dfinition d'une colonne est une priode de
temps (type de montant). Lors de la dfinition d'un jeu de lignes,
vous pouvez : Affecter des comptes -- pour indiquer les soldes des
comptes GL inclure dans la ligne. A chaque ligne, vous pouvez
affecter un compte particulier ou une fourchette de cls comptables.
Dfinir des calculs -- pour effectuer une srie de calculs complexes
dans votre tat. Ces calculs peuvent faire rfrence n'importe
laquelle des lignes prcdentes de l'tat, notamment celles que vous
choisissez de ne pas afficher. Indiquer un formatage -- pour fixer
les sauts de page, les mises en retrait et les caractres de
soulignement.
Vous pouvez soit dfinir un nouveau jeu de lignes soit utiliser
la fonction Auto-copie du gnrateur d'tats FSG pour copier un jeu de
lignes existant que vous pouvez ensuite modifier selon vos besoins.
Accs : Responsabilit : Oracle General Ledger Menu : Etats ->
Dfinir -> Jeu de lignes 1. Accdez la fentre Jeu de lignes.
2. Saisissez un nom et une description pour le jeu de lignes. 3.
Choisissez [Dfinir des lignes]. 4. Attribuez un numro de ligne
chacune des lignes du jeu. Ce numro dtermine l'ordre d'apparition
des lignes sur l'tat. Le numro de ligne sert aussi lors de la
cration d'un calcul de ligne.
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5. Attribuez une description chaque ligne. Cette description
apparat sur tous les tats dits l'aide du jeu de lignes concern. 6.
(Facultatif) Saisissez les options de formatage, les options
avances et les options d'affichage pour chaque ligne : Options
avances :
Nom de ligne : C'est le nom que vous utiliserez pour rfrencer
cette ligne lors de la dfinition de calculs ou dans d'autres
panneaux. Ce nom ne figure pas sur les tats. Note : Si vous prvoyez
d'utiliser les noms de ligne dans des calculs, veillez ce qu'ils
soient uniques l'intrieur du jeu de lignes. Pourcentage ligne :
Remplissez ce champ pour une colonne de pourcentage. La valeur de
ce champ correspond au numro d'ordre de la ligne utiliser comme
dnominateur dans le calcul du pourcentage. Par exemple, pour dfinir
un tat, saisissez le numro d'ordre de la ligne Chiffre d'affaires
total (40) dans le champ Pourcentage ligne associ chacune des
lignes. Ensuite, dfinissez dans votre jeu de colonnes une colonne
qui calcule le pourcentage du chiffre d'affaires ; pour ce faire,
utilisez l'oprateur et le numro de colonne 10 par exemple. Colonne
10 Ventes 100 400 500 1000 Colonne 20 % ventes totales 10 40 50
100
Ligne 10 Ligne 20 Ligne 30 Ligne 40 (total)
Priorit sur les colonnes : Slectionnez cette option si vous
voulez que les calculs des lignes priment sur les calculs des
colonnes en cas de conflit. Vous pouvez par exemple dfinir un jeu
de colonnes comprenant une colonne qui affiche la somme des
montants contenus dans les autres colonnes et un jeu de lignes
comprenant une ligne Pourcentage de la marge brute. Comme le
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pourcentage de la marge brute figurant dans la colonne Total ne
correspond pas la somme des pourcentages indiqus dans chaque
colonne, vous devez supplanter le calcul effectu au niveau de la
colonne.
Contrle des soldes :Si vous souhaitez crer un tat sur lequel les
attributs gnralement utiliss pour les jeux de lignes et les jeux de
colonnes sont inverss, vous devez aussi dfinir les options de
contrle des soldes pour chaque ligne.
Options daffichage :Les options d'affichage vous permettent de
dfinir le mode d'affichage des lignes et des colonnes. Etant donn
que ces options peuvent influer sur la manire dont un nombre
apparatra sur l'tat, veillez prvoir suffisamment de positions
d'impression quand vous dfinissez vos colonnes. Masque de format :
Saisissez un masque de format d'affichage des valeurs des lignes si
vous voulez supplanter le masque de format au niveau des colonnes.
Facteur : Le facteur (Milliards, Millions, Milliers, Units ou
Pourcentages) dtermine le mode d'affichage des valeurs numriques.
Le facteur du jeu de lignes est prioritaire sur le facteur des
colonnes. Niveau de dtail : Vous affectez le niveau de dtail aux
lignes et aux colonnes ainsi qu' l'tat. Quand vous lancez l'tat, le
gnrateur d'tats FSG n'imprime que les lignes et les colonnes dont
le niveau de dtail est le mme que celui indiqu pour l'tat. Il
existe trois options pour dterminer le niveau de dtail imprim par
le gnrateur d'tats sur votre tat : - Analyste financier : Inclut
tous les niveaux de dtail. - Responsable : Inclut seulement les
lignes et les colonnes dotes du niveau de dtail Responsable ou
Contrleur de gestion. - Contrleur de gestion : Affiche seulement
les lignes et les colonnes dotes du niveau de dtail Contrleur de
gestion. Note : Si vous ne saisissez pas un niveau de dtail pour
une ligne ou une colonne, le systme utilise par dfaut le niveau
Contrleur.
Afficher ligne ou Afficher colonne : Lorsqu'une colonne est
dfinie mais n'est pas affiche, le gnrateur d'tats FSG imprime son
en-tte et ne repositionne pas les autres colonnes ou leurs enttes
dans votre tat. Cependant, cette colonne n'est pas visible dans le
Gnrateur de jeux de colonnes. Lorsque des lignes sont dfinies mais
ne sont pas affiches, le gnrateur d'tats masque les lignes et
repositionne toutes les autres lignes. Afficher zro : Utilisez
cette option pour imprimer la ligne ou la colonne quand son solde
est nul. Si vous n'activez pas cette option, la ligne ou la colonne
n'apparat pas dans l'tat lorsque son solde est zro. Modifier le
signe : Utilisez cette option pour modifier le signe des soldes
uniquement lors de l'affichage. Oracle GL stocke les crdits sous
forme de montants ngatifs et les dbits sous forme de montants
positifs. Si vous voulez imprimer les soldes crditeurs sous forme
de montants positifs,
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vous devez donc modifier le signe des lignes ou des colonnes
contenant de tels soldes. Cette option est gnralement active au
niveau des lignes. Modifier le signe des carts : Utilisez cette
option pour modifier le signe des soldes de type cart uniquement
lors de l'affichage. Notez que l'cart correspond au montant
budgtaire moins le montant rel. Cette option est gnralement active
au niveau des lignes. 7. Pour que la ligne gnre les soldes
comptables sur votre tat, choisissez [Affectation de comptes] pour
affecter des comptes la ligne. Pour crer une ligne de calcul (pour
des totaux et des sous-totaux), choisissez [Calculs]. Note : Une
dfinition de ligne peut comporter soit des affectations de comptes
soit des calculs mais pas les deux la fois. 8. Dfinissez des lignes
supplmentaires pour le jeu de lignes. (tapes 4 7) 9. Sauvegardez
votre travail.
2) Jeux de colonnes standard rutilisables Principe : Vous
devriez pouvoir crer la plupart de vos tats financiers l'aide des
quatorze jeux de colonnes standard prdfinis, comme les carts
comparatifs mensuels cumuls d'un exercice ou d'une priode. Pour des
tats plus complexes, vous pouvez dfinir des jeux de colonnes
personnaliss. Vous pouvez utiliser les colonnes standards prdfinies
suivantes. Vous pouvez galement modifier ces colonnes pour rpondre
vos besoins d'dition d'tats. Recommandation : Nous vous
recommandons de ne pas modifier directement les jeux de colonnes
standard car d'autres tats peuvent dpendre des dfinitions standard.
Utilisez plutt la fonction Auto-copie pour copier le jeu de
colonnes standard que vous voulez modifier. Modifiez ensuite la
copie selon vos besoins avant de l'utiliser dans la dfinition de
l'tat.
ECARTS PERIODE : Inclut le rel, le budget, l'cart et le
pourcentage d'cart de la priode en cours uniquement. ECARTS
TRIMESTRE : Inclut le rel, le budget, l'cart et le pourcentage
d'cart du trimestre en cours uniquement. ECARTS PERIODE, TRIMESTRE,
EXERCICE: Inclut le rel, le budget, l'cart et le pourcentage d'cart
de la priode en cours, du trimestre et de l'exercice. Les montants
sont exprims en milliers. REEL PERIODE, TRIMESTRE, EXERCICE: Inclut
le rel de la priode en cours, du trimestre et de l'exercice. REEL
MENSUEL: Inclut les montants rels de chaque mois de l'exercice plus
un total cumul de l'exercice. Les montants sont exprims en
milliers. BUDGET MENSUEL: Inclut les montants budgtaires de chaque
mois de l'exercice plus un total cumul de l'exercice. Les montants
sont exprims en milliers.
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REEL TRIMESTRE: Inclut les montants rels de chaque trimestre de
l'exercice plus un total cumul de l'exercice. BUDGET TRIMESTRE:
Inclut les montants budgtaires de chaque trimestre de l'exercice
plus un total cumul de l'exercice. REEL GLISSANT MENSUEL: Inclut
les montants rels du mois en cours et des 11 mois prcdents. Les
montants sont exprims en milliers. REEL GLISSANT TRIMESTRIEL:
Inclut les montants rels du trimestre en cours et des 4 trimestres
prcdents. Les montants sont exprims en milliers. CUMULS EXERCICES
COMPARES PAR MOIS : Inclut le cumul de l'exercice en cours et le
cumul de l'exercice de la priode prcdente. CUMULS EXERCICES
COMPARES PAR TRIMESTRE : Inclut le solde cumul de l'exercice pour
le trimestre en cours et les trois trimestres prcdents. CUMULS
ANNUELS COMPARES PAR TRIMESTRE ET EXERCICE : Inclut les montants
rels du trimestre en cours, du mme trimestre de l'anne prcdente,
l'cart et le pourcentage d'cart. Inclut galement les montants rels
cumuls de l'exercice en cours et de l'exercice prcdent, l'cart et
le pourcentage d'cart. FONDS DISPONIBLES : Inclut les fonds
disponibles cumuls de l'exercice en fonction des montants rels,
budgtaires et des engagements imputs. Inclut galement le budget
total de l'anne et le pourcentage du budget total restant. Vous
pouvez utiliser cette colonne pour indiquer vos engagements pour
les tats d'engagement.
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C/ ETATS DE FORMAT SPECIALLe gnrateur d'tats FSG vous permet
d'intgrer un format spcial vos tats et de crer des tats
personnaliss rpondant des besoins spcifiques de l'entreprise. Pour
cela, il suffit d' ajouter d'autres dfinitions et composantes d'tat
un tat simple. Vous pouvez, par exemple, dfinir vos propres jeux de
colonnes au lieu d'utiliser les jeux de colonnes standard.
1) Dfinir un jeu de colonnes Principe : Un jeu de colonnes
dtermine le format et le contenu des colonnes qui apparaissent dans
un tat FSG. Dans le gnrateur d'tats FSG, l'attribut habituellement
affect la dfinition d'une colonne est une priode de temps (type de
montant), alors que l'attribut affect la dfinition d'une ligne est
une affectation de comptes. Par consquent, les jeux de colonnes
comprennent en gnral des en-ttes et des sous-en-ttes, des types de
montants, des masques de format, des affectations de devises et des
colonnes de calcul pour les totaux. Lors de la dfinition d'un jeu
de colonnes, vous pouvez : Indiquer des types de soldes comptables
-- inclure dans la colonne. Par exemple, vous pouvez dfinir une
colonne contenant des soldes rels, budgtaires ou d'engagements.
Crer des en-ttes -- pour vos colonnes. Vous pouvez crer des en-ttes
relatifs qui changent en fonction de la priode indique au moment de
l'dition de l'tat. Dfinir des calculs -- pour effectuer une srie de
calculs complexes dans votre tat. Les calculs peuvent faire rfrence
d'autres colonnes de l'tat. Indiquer un formatage -- l'aide des
masques de format qui dterminent le mode d'affichage des nombres
dans l'tat.
Vous pouvez soit dfinir un nouveau jeu de colonnes soit utiliser
la fonction Auto-copie du gnrateur d'tats FSG pour copier un jeu de
colonne existant que vous pouvez ensuite modifier selon vos
besoins. Vous pouvez aussi dfinir des jeux de colonnes sous la
forme de graphiques avec le gnrateur de jeux de colonnes. Accs :
Responsabilit : Oracle General Ledger Menu : Etats -> Dfinir
-> Jeu de colonnes
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1.
Accdez la fentre Jeu de colonnes.
2. Saisissez un nom et une description pour le jeu de colonnes.
3. (Facultatif) Saisissez un segment de supplantation. Vous
utilisez la fonction segments de supplantation pour crer des tats
"dcomposs". Par exemple, supposons que vous ayez dfini un tat qui
cre un compte de rsultats. Vous souhaitez prsent crer une version
dcompose du mme tat et prsenter les lments de ligne du compte de
rsultats pour chaque dpartement, une colonne d'tat par dpartement.
Le dpartement est un de vos segments de compte, qui peut prendre
une des cinq valeurs suivantes (01 = Ventes, 02 = Fabrication, 03 =
Finances, 04 = Administration, 05 = Socit). La dfinition de l'tat
initial utilise un jeu de lignes appel Compte de rsultats et un jeu
de colonnes appel Rel de l'exercice de la socit. Pour crer l'tat
dcompos, vous devez dfinir un nouveau jeu de colonnes avec les
proprits suivantes : Utilise le segment de compte Dpartement comme
un "segment de supplantation." Inclut une dfinition de colonne pour
chaque dpartement. Indique, pour chaque dfinition de colonne, la
valeur du segment de dpartement comme valeur de supplantation. Par
exemple, la premire colonne serait dfinie avec une valeur de
supplantation de 01, pour le dpartement Ventes. (Facultatif) Dfinit
une colonne pour cumuler tous les dpartements.
Une fois que vous aurez termin, votre dfinition de jeu de
colonnes aura cette apparence : Nom du jeu de colonnes :
Dcomposition par dpartement Colonne Ventes Ordre Type de montant
Largeur Facteur Masque de format Valeur de supplantation En-tte 10
Rel exercice 12 Units 999,999,999 01 Ventes Colonne Fabrication 20
Rel exercice 12 Units 999,999,999 02 Fabrication Colonne Finances
30 Rel exercice 12 Units 999,999,999 03 Finances Colonne Admin. 40
Rel exercice 12 Units 999,999,999 04 Admin. Colonne Socit 50 Rel
exercice 12 Units 999,999,999 05 Socit
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de colonne ------------------------------------Tableau 2.
Exemple de dfinition de jeu de colonnes l'aide de segments de
supplantation
----------
Il vous suffit maintenant de crer une nouvelle dfinition d'tat
en utilisant le jeu de lignes Compte de rsultats et le jeu de
colonnes Dcomposition par dpartement. A ce stade, vous obtiendrez
deux tats dfinis qui donnent des versions diffrentes du mme tat. 4.
Choisissez [Dfinir des colonnes].
5. Saisissez la position de dpart de chaque colonne. Il s'agit
du nombre de caractres, compt partir du bord gauche de la page, qui
dtermine l'endroit o commence chaque colonne. Considrez les
facteurs suivants lorsque vous dterminez les positions de dpart de
vos colonnes : Largeur totale de l'tat -- Le gnrateur d'tats FSG
imprime les tats en mode paysage avec un nombre maximal de 132, 180
ou 255 caractres par ligne selon les imprimantes que vous avez
installes. Vous avez aussi la possibilit d'imprimer les tats en
mode portrait (80 caractres) si vous activez d'abord l'option de
profil FSG : Autoriser l'impression en format portrait.
Note : Les colonnes dont la position est au-del de la largeur
totale de l'tat ne figureront pas sur celui-ci. Nombre de colonnes
dans le jeu de colonnes. Largeur de chaque colonne -- dtermine par
le masque de format et la taille prvisible des nombres afficher
dans la colonne. Position de dpart et largeur des colonnes
prcdentes. Options de profil des devises -- dterminent
l'utilisation des sparateurs de milliers et les formats des nombres
positifs et ngatifs. Si ces options sont actives, vous devez prvoir
une largeur suffisante pour vos colonnes. Marges.
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Aspect gnral --Equilibre et uniformit de l'espacement.
Informations supplmentaires : Les tiquettes de lignes
apparaissent gauche de la premire colonne de l'tat. Ainsi, vous
contrlez la largeur des lignes de dtail lorsque vous dfinissez la
position de la premire colonne de votre jeu de colonnes. 6.
Saisissez un numro de squence unique pour chaque colonne. Vous
pouvez utiliser le numro de squence pour dfinir des calculs de
colonnes. Note : Contrairement aux lignes l'intrieur d'un jeu de
lignes, le numro d'ordre ne dtermine pas l'ordre des colonnes dans
l'tat. L'ordre des colonnes est dtermin par les positions de dpart
des colonnes. 7. Saisissez un masque de format pour contrler
l'affichage des valeurs que le gnrateur d'tats FSG imprime dans la
colonne. Les masques de format que vous indiquez dans les
dfinitions des lignes et des colonnes dfinissent l'impression des
valeurs numriques sur vos tats. Un masque de format vous permet de
fixer : Le nombre de chiffres affichs des deux cts du sparateur
dcimal. Le symbole des devises. Le symbole utilis pour sparer les
milliers. Le symbole utilis comme sparateur dcimal. Toute autre
information que voulez imprimer avant ou aprs vos montants.
Caractres de contrle des masques de format
Un masque de format est form de caractres de contrle reprsentant
les diffrentes options de formatage votre disposition. Ces
caractres de contrle sont les suivants : Indicateur numrique : Il
s'agit toujours du chiffre "9". Chaque 9 du masque de format
correspond un chiffre d'une valeur. Par exemple, le masque de
format 9999 provoquera l'impression de quatre chiffres. Sparateur
dcimal : Dans la plupart des pays, le sparateur dcimal est un
point. Certains pays utilisent un autre symbole. Le masque de
format vous permet d'indiquer le symbole utiliser pour afficher des
nombres dans certaines lignes et certaines colonnes. Par exemple,
avec le masque de format 999.99 le sparateur dcimal sera un point
tandis qu'avec le masque 999,99 il s'agira d'une virgule. Sparateur
de milliers : Dans la plupart des pays, les milliers sont spars par
une virgule. Certains pays utilisent un autre symbole. Le masque de
format vous permet d'indiquer le symbole utiliser pour afficher des
nombres dans certaines lignes et certaines colonnes. Par exemple,
avec le masque de format 99,999 le sparateur de milliers sera une
virgule tandis qu'avec le masque 99*999 il s'agira d'un astrisque.
Note : Pour que le sparateur de milliers soit pris en compte, vous
devez activer l'option de profil d'Oracle General Ledger Devise :
Sparateur des milliers. Symbole de devise : Tout comme le sparateur
dcimal et le sparateur de milliers, vous pouvez indiquer le symbole
dont vous avez besoin pour les valeurs en devise. Par exemple, pour
afficher des dollars amricains, vous pouvez indiquer le signe $.
Pour afficher des livres britanniques, vous pouvez indiquer le
signe .
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Autres caractres : Vous pouvez inclure dans un masque de format
tout autre caractre qui viendra se placer avant et/ou aprs les
valeurs numriques. Vous pouvez, par exemple, spcifier que chaque
nombre soit immdiatement suivi de "(estimation)".
Largeur de colonne
Comme les masques de format influent sur l'affichage des valeurs
dans vos tats, vous devez les prendre en considration pour
dterminer les largeurs des colonnes dans vos jeux de colonnes. Si
vous dfinissez la fois un masque de format de ligne et de colonne,
le gnrateur d'tats utilise la plus petite largeur de format ou de
position de colonne pour imprimer les valeurs de l'tat. La largeur
du format de ligne est ignore. Largeur de format -- Nombre total de
positions d'impression reprsentes par le masque de format
comprenant les indicateurs numriques, le sparateur dcimal, le
sparateur de milliers, le symbole de devise et les autres
caractres. Largeur de position -- Nombre de positions d'impression
que vous avez indiqu dans vos dfinitions de colonnes. Il s'agit de
la diffrence entre les positions de dpart de deux colonnes
adjacentes moins un espace rserv automatiquement par le gnrateur
d'tats FSG pour qu'il y ait toujours au moins un espace entre les
colonnes. Par exemple, si la position initiale de la colonne 1 est
de 50 et celle de la colonne 2 de 70, la largeur de position de la
colonne 1 est de 19.
Rgles d'impression Si la largeur d'une colonne est trop petite
pour un montant format (y compris, le cas chant, les caractres le
prcdant ou le suivant), le gnrateur d'tats FSG tentera de modifier
le formatage de faon pouvoir imprimer les valeurs sur l'tat. Il
applique les rgles d'impression suivantes pour modifier le format
du montant : Imprimer autant de caractres prcdant la valeur
numrique que la colonne peut en contenir. Imprimer autant de
caractres suivant la valeur numrique que la colonne peut en
contenir. Tous les espaces restants sont utiliss pour imprimer la
valeur numrique formate. Le cas chant, la rduction du formatage se
poursuit selon les trois rgles suivantes. Omettre les sparateurs de
milliers. Omettre les caractres de format positif et ngatif indiqus
dans les options de profil utilisateur Devise : format des montants
ngatifs et Devise : Format des montants positifs. Par exemple, si
vous dfinissez le format ngatif [XXX], FSG omet les parenthses et
choisit la place le format ngatif -XXX . Si la largeur de colonne
est toujours trop petite aprs l'application des rgles d'impression,
FSG imprimera des signes la place du montant. Note : FSG ne
modifiera jamais un montant en le tronquant.
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Formats de devise Les formats de devise supplantent les options
de formatage que vous avez indiques dans les jeux de lignes et/ou
de colonnes, l'exception de la prcision, des caractres prcdant et
suivant la valeur numrique. Pour indiquer un format de devise, vous
devez dfinir : La prcision standard et la prcision tendue dans la
fentre Devises. L'option de profil Devise dans la fentre Valeurs de
profil personnel.
Par consquent, quand vous crez des masques de format et
dterminez les positions des colonnes de vos tats FSG, vous devez
prendre en compte la manire dont vous avez dfini les formats de
devise. 8. Saisissez un facteur (Milliards, Millions, Centaines,
Units, ou Pourcentages) qui dtermine le mode d'affichage des
valeurs numriques. Par exemple, si vous utilisez le facteur
Milliers avec le masque de format 99,999,999.99, le nombre 23,910
figurera sous la forme 23.91 sur l'tat. Si vous utilisez le facteur
Pourcentages avec le masque de format 99.99, le nombre 0,1258
figurera sous la forme 12.58 sur l'tat. Pour afficher des montants
sans facteur, choisissez Units. Recommandation : Si vous affectez
un facteur autre que Units chacune des colonnes, insrez le nom du
facteur dans les en-ttes de colonne concerns de faon pouvoir
facilement identifier les facteurs sur votre tat. 9. (Facultatif)
Saisissez les options de contrle des soldes, les options avances et
les options d'affichage pour chaque colonne. Note : Si vous
souhaitez crer un tat sur lequel les attributs habituels des jeux
de lignes et de colonnes sont inverss, ne compltez pas le champ
Options du contrle des soldes dans cette fentre mais saisissez-le
dans la fentre Lignes. 10. (Facultatif) Pour crer une colonne de
calcul (pour des carts, des pourcentages, des totaux ou des
sous-totaux), choisissez Calculs. Pour affecter des comptes la
colonne, cliquez sur Affectations de comptes. Note : Une dfinition
de colonne peut comporter soit des calculs soit des affectations de
comptes mais pas les deux. 11. (Facultatif) Pour crer un tat sur
les exceptions, choisissez Exceptions. 12. Dfinissez les autres
colonnes du jeu de colonnes (tapes 5 11). 13. Crez les en-ttes de
colonnes 14. Sauvegardez votre travail.
4) Affecter des comptes Principe : Affectez des comptes une
ligne ou une colonne si vous souhaitez imprimer des soldes
montaires ou statistiques. Pour ce faire, dfinissez une ou
plusieurs fourchettes de cls comptables. Les comptes sont
gnralement affects des lignes. Cependant, si vous entrez des
comptes pour les lignes et les colonnes, le gnrateur d'tats FSG
limite l'dition aux comptes placs leur intersection.
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Note : Si vous affectez des comptes une ligne ou une colonne,
vous ne pouvez pas dfinir un calcul pour cette ligne ou cette
colonne. Vous pouvez faire soit l'un soit l'autre mais pas les
deux. Accs : 1. Dans la fentre Lignes ou Colonnes, choisissez
[Affectations de comptes].
2. Slectionnez un signe mathmatique ( + ou - ) pour indiquer au
gnrateur d'tats FSG s'il doit additionner ou soustraire les soldes
en les cumulant pour chaque compte dans la fourchette de comptes
indique. Pour utiliser cette fonction, chaque segment de la
fourchette doit tre dfini avec un type d'affichage T (Total). Voir
l'tape 4 ci-dessous. 3. Dfinissez une fourchette de comptes en
indiquant les comptes infrieur et suprieur de la fourchette.
Informations supplmentaires : Pour indiquer un seul compte au lieu
d'une fourchette, saisissez le mme compte infrieur et suprieur. Si
vous laissez un segment vierge, le gnrateur d'tats FSG traitera
toutes les valeurs de ce segment. 4. Affectez un type d'affichage
chaque segment de compte. Note : Vous devez choisir le type
d'affichage T (Total) pour chaque segment si vous affectez : - Des
comptes une colonne. - Plusieurs fourchettes de comptes une ligne
et si vous souhaitez calculer leur total. Vous pouvez affecter l'un
des trois types d'affichage suivants aux segments contenus dans une
affectation de comptes : Vous pouvez supplanter ces types
d'affichage avec un jeu de slections : E : (Extension) Etend la
fourchette et affiche toutes les valeurs de segment, en crant
plusieurs lignes partir d'une seule dfinition de ligne. Si cette
fourchette comprend une valeur de segment parent, FSG affiche
toutes les valeurs enfants correspondantes. Pour obtenir un tat
faisant apparatre toutes les valeurs enfants, ne slectionnez pas
l'option de synthse. Note : Utilisez l'option de profil FSG :
Etendre la valeur parent pour contrler l'expansion des valeurs
parents lorsque vous demandez des soldes de synthse. T : (Total)
Totalise la fourchette et affiche seulement un solde total pour les
valeurs de segment, limitant ainsi le nombre de lignes qui
apparaissent sur l'tat. Si vous dfinissez une fourchette comprenant
une valeur de segment parent, le gnrateur d'tats FSG totalise
l'ensemble des valeurs enfants qui y sont associes.
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Note : Si vous affectez des comptes une colonne, vous devez
slectionner le type d'affichage T (Total) pour chaque segment. Si
vous affectez plusieurs fourchettes de cls comptables une ligne et
que vous voulez les additionner, vous devez aussi slectionner le
type d'affichage T (Total) pour chaque segment. Si vous saisissez
plusieurs fourchettes de cls comptables pour une ligne contenant
diffrents types d'affichage, le gnrateur d'tats n'affiche que la
valeur des fourchettes de type E (Extension) et B (Les deux), sans
faire le total. B : (Les deux) Etend et totalise la fourchette, et
affiche toutes les valeurs de segment ainsi que le solde total
correspondant. Cette option vous permet d'afficher la fois les
lignes de dtail et les lignes de totaux. Si vous dfinissez une
fourchette comprenant une valeur de segment parent, le gnrateur
d'tats FSG totalise l'ensemble des valeurs enfants qui y sont
associes. Pour obtenir un tat faisant apparatre toutes les valeurs
enfants, ne slectionnez pas l'option de synthse. 5. Cochez la case
Synthse si vous souhaitez diter uniquement les soldes de synthse
des comptes de la fourchette indique. 6.Dans le champ Type de
mouvement, indiquez le type de solde (Dt, Ct ou Net) utiliser dans
chaque fourchette de cls comptables. Par exemple, pour dfinir un
tat de trsorerie ou un tableau de financement, slectionnez Dt ou
Ct. Pour ces types d'tats, il peut tre judicieux de sparer les
lignes ou les colonnes affichant des montants dbiteurs et
crditeurs. 7.(Facultatif) Pour chaque fourchette de comptes en
cours d'affectation, saisissez l'entit comptable partir de laquelle
le gnrateur d'tats FSG calculera les soldes comptables. Si vous ne
saisissez aucune valeur, le gnrateur d'tats utilisera l'entit
comptable actuelle. Vous pouvez saisir des entits comptables
diffrentes pour chaque affectation de comptes, condition que toutes
utilisent le mme plan de comptes et le mme calendrier que l'entit
comptable actuelle. Si vous utilisez des entits comptables
diffrentes, vous devez utiliser le type d'activit Net. 8.
Sauvegardez votre travail.
5) Dfinir des calculs pour ltat Principe : Oracle GL vous permet
de dfinir des formules pour calculer les montants affichs dans les
lignes ou les colonnes. Vous pouvez, par exemple, dfinir un calcul
sur une ligne pour additionner toutes les lignes qui la prcdent.
Vous pouvez encore dfinir un calcul sur une colonne afin qu'elle
indique la diffrence entre les deux colonnes qui prcdent. Note 1:
Lorsque vous dfinissez vos calculs, tenez compte du fait que le
systme mmorise les soldes crditeurs comme des nombres ngatifs et
les soldes dbiteurs comme des nombres positifs. Ainsi, pour
calculer une ligne de marge brute, vous devez ajouter (et non
retrancher) le montant de la ligne Cot des ventes celui de la ligne
Chiffre d'affaires. Note 2: Vous pouvez affecter des comptes ou des
calculs un jeu de lignes ou de colonnes, mais pas les deux. Accs:
1. Cliquez sur [Calculs] dans la fentre Lignes ou Colonnes.
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2. Numrotez chaque tape de votre calcul. Ces numros dterminent
l'ordre dans lequel le gnrateur d'tats FSG effectuera les oprations
mathmatiques qui interviennent dans le calcul.
Par exemple, pour calculer une ligne au moyen de la formule
A(B+C), dfinissez des numros d'ordre de faon effectuer d'abord
l'addition, puis multiplier le rsultat par A : Ordre 10 20 30
Oprateur Saisissez + * Oprande B C A
3.Saisissez l'oprateur pour chaque tape du calcul. Les oprateurs
valides pour des calculs sur des lignes ou des colonnes sont les
suivants : + *
/ % ENTER MODE AVERAGE MEDIAN STDDEV
Addition Soustraction Multiplication Division Pourcentage Saisir
valeur Mode des valeurs listes Moyenne des valeurs listes Mdiane
des valeurs listes Ecart type des valeurs listes
4. Saisissez une constante, une fourchette de numros d'ordre ou
le nom d'une ligne ou d'une colonne entrant dans chaque tape du
calcul. Constante -- Saisissez un nombre qui servira de constante.
Par exemple, dans un calcul des bnfices par action, vous pouvez
saisir le nombre d'actions en circulation comme une constante par
laquelle sera divis le revenu net. Numros : infrieurs/suprieurs --
Au lieu d'une constante, vous pouvez saisir des numros d'ordre
infrieur et suprieur afin de dfinir une fourchette de lignes ou de
colonnes devant intervenir dans le calcul.
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Le systme applique l'oprateur chaque ligne ou chaque colonne de
la fourchette. Par exemple, si vous utilisez l'oprateur + sur une
fourchette de quatre lignes, le gnrateur d'tats FSG additionnera
toutes les valeurs comprises dans les quatre lignes. Nom de ligne
ou nom de colonne -- Au lieu d'une constante ou d'une fourchette de
numros d'ordre, vous pouvez saisir le nom d'une ligne ou d'une
colonne particulire devant intervenir dans le calcul.
Supposons, par exemple, que vous ayez un tat comportant trois
colonnes reprsentant des montants rels, budgtaires et d'cart. Les
deux premires colonnes ont pour noms Rel et Budget. Quand vous
dfinissez le calcul pour la colonne d'cart, vous pouvez indiquer
FSG de soustraire la colonne Rel de la colonne Budget. Le rsultat,
correspondant l'cart par rapport au budget, apparatra dans la
troisime colonne de votre tat. Note : Si vous utilisez les noms des
lignes ou des colonnes dans les calculs, assurez-vous que ces noms
sont uniques l'intrieur du jeu de lignes ou de colonnes dont ils
font partie.
5. Rptez ces tapes autant de fois que ncessaire pour dfinir
entirement le calcul.
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D/ VENTILATION DUN ETAT
Principe : Lorsque vous avez cr des composants de gnration d'tat
et dfini plusieurs tats, vous pouvez utiliser les fonctions
facultatives de ventilation des tats pour contrle la production et
la ventilation des tats. Avec ces fonctions, vous pouvez : Crer des
variantes d'tat spciales, par exemple des tats spars pour chaque
valeur d'un segment de compte ou pour des fourchettes de cls
comptables diffrentes. Crer plusieurs tats dans un ordre spcifi
partir d'une seule dfinition d'tat. Crer des tats "dcomposs" o les
ruptures de segments se trouvent sur des tats spars plutt que sur
le mme tat (comme avec la fonction de supplantation du segment).
Crer des variantes d'tat qui omettent des informations sensibles
sur votre organisation. Crer des "jeux" d'tats en regroupant
plusieurs dfinitions d'tat afin d'diter plusieurs tats en ne
demandant qu'un seul jeu d'tats. Planifier des tats pour la
production automatique. Exporter des tats dans des tableurs pour
pouvoir ensuite les diter, les formater et les imprimer.
1) Jeux de slections En affectant un jeu de slections une
demande d'tat, vous pouvez gnrer des centaines d'tats semblables en
une seule fois. Le jeu de slections dtermine les diffrences entre
les nombreux tats. Supposons, par exemple, que votre organisation
compte 50 services et que Service soit l'un de vos segments de
compte. Supposons galement que vous ayez dj dfini un tat FSG pour
les dpenses de dplacement et que vous ditiez cet tat chaque
semaine. En utilisant un jeu de slections avec la dfinition de
l'tat existant, vous pouvez imprimer un tat sur les dpenses de
dplacement pour chaque service avec une seule demande d'tat. Vous
pouvez ensuite diffuser les tats aux 50 chefs de service pour
qu'ils les examinent. Les jeux de slections sont semblables aux
jeux de lignes et, en fait, ils supplantent la dfinition du jeu de
lignes d'un tat existant. Les variantes d'tat mentionnes au
paragraphe prcdent sont obtenues au moyen d'un jeu de slections
modifiant les affectations de comptes et/ou les options d'affichage
du jeu de lignes. Note : Un jeu de slections peut tre sauvegard
dans une dfinition d'tat, ou peut tre automatiquement ajout lorsque
vous demandez un tat FSG.
2) Jeux d'affichage et groupes d'affichage Avec les jeux et les
groupes d'affichage, vous pouvez crer des variantes d'tat qui
omettent des informations sensibles ou qui incluent des
informations qui ne sont pas normalement incluses dans un tat. Pour
ce faire, vous indiquez simplement au gnrateur d'tats FSG les
lignes et les colonnes qui doivent ou non tre affiches.
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Nous avons dj vu dans le chapitre sur les tats au format spcial
que lorsque vous dfinissez une ligne ou une colonne, vous demandez
au gnrateur d'tats FSG d'afficher ou non cette ligne ou colonne.
Cette option est disponible parce que vous dsirerez peut-tre cacher
des lignes ou des colonnes qui contiennent des calculs
intermdiaires ou dont la dfinition gnrera des donnes sensibles sur
l'tat. Avec un jeu d'affichage, vous pouvez facilement inverser ces
dfinitions lorsque vous devez imprimer un tat spcial. Note : Si
vous dfinissez une colonne cache, vous ne pouvez pas ensuite
l'afficher l'aide d'un jeu d'affichage.
Par exemple, supposons que vous ayez dfini un tat des charges
salariales qui inclut une dfinition de ligne pour le dtail des
salaires des responsables. Dans les conditions normales de
ventilation, vous ne dsirez pas que ces informations soient
imprimes sur l'tat des charges salariales, vous les dfinissez donc
en tant que ligne " ne pas afficher" : Toutefois, une fois par
trimestre vous devez fournir au responsable des finances un tat des
charges salariales qui inclut ces informations dtailles sur le
salaire cadre. Pour cela, vous dfinissez un jeu et un groupe
d'affichage qui indique au gnrateur d'tats FSG d'imprimer la ligne
dtaille sur le salaire cadre. Tous les trimestres, vous traitez
simplement l'tat des charges salariales, mais vous lui ajoutez le
masque d'affichage Montrer salaires cadres avant de lancer la
demande. Note : Un jeu d'affichage peut tre sauvegard dans une
dfinition d'tat, ou automatiquement ajout lorsque vous demandez un
tat FSG.
3) Jeux d'tats Vous aurez probablement besoin d'diter plusieurs
tats la fois, peut-tre dans un ordre squentiel spcifique. Avec le
gnrateur d'tats FSG, vous dfinissez un jeu d'tats pour y parvenir.
La dfinition du jeu d'tats inclut un nom et une description, le nom
de chaque tat inclure dans le jeu, et un numro d'ordre pour chaque
tat. Une fois que vous avez dfini un jeu d'tats, vous pouvez diter
tous les tats lis en une seule demande.
4) Planifier des tats Oracle GL inclut un programme appel Lancer
le gnrateur d'tats FSG que vous pouvez utiliser pour diter vos tats
FSG. Le principal avantage d'diter les tats FSG de cette faon
(plutt que d'utiliser la fentre Editer des tats financiers) est
qu'elle vous permet de planifier les tats pour qu'ils soient dits
des dates et des heures prcises. Vous pouvez galement indiquer la
frquence laquelle vous souhaitez que les demandes soient lances.
Une fois que vous avez dfini des ditions d'tats planifies, les tats
lis seront traits automatiquement sans aucune autre intervention de
votre part.
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E/ AUTRE FONCTION : EXPORTER LES ETATS FSG
Principe : Vous avez la possibilit d'exporter les tats FSG vers
un tableur install sur votre ordinateur personnel. Lorsque vous
dfinissez ou excutez un tat, choisissez Tableur comme option de
sortie. Le gnrateur d'tats FSG dite l'tat dans un format dlimit par
tabulations ce qui facilite la mise en forme lors de l'exportation
des informations de l'tat dans un tableur. Note : Cette fonction
peut ne pas tre disponible dans votre version du gnrateur d'tats
FSG. Prliminaires : Installez votre logiciel de transfert de
fichiers sur l'ordinateur central. Dfinissez un tat avec Tableur
comme option de sortie. Vous pouvez galement dfinir l'option de
sortie lorsque vous ditez des tats.
Pour exporter des tats financiers : 1. Editez les tats que vous
voulez exporter. Si vous n'avez pas dfini les tats avec Tableur
comme option de sortie, faites-le lorsque vous ditez les tats. 2.
Utilisez un programme de transfert de fichiers pour transfrer le
rsultat de l'dition de l'ordinateur central vers votre PC. 3.
Lancez votre logiciel de tableurs et ouvrez le fichier de sortie
dans un tableur. Configurez les options d'importation pour indiquer
que chaque colonne de l'tat est dlimite par des tabulations.
NB : Cette partie sera traite de faon plus dtaille dans le Guide
de lUtilisateur ADI.
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