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David Vivarès URFIST Strasbourg1
Générer et gérer une bibliographie avec EndNote X
Novembre 2008
David Vivarès URFIST Strasbourg2
La gestion de références
Les logiciels de gestion de références bibliographiques sont des outils de gestion de références bibliographiques dans le cadre d'une base de données.
David Vivarès URFIST Strasbourg3
La gestion de références
De nombreux logiciels sur le marché: plus de 70!
Pour une évaluation cf. par exemple http://www.burioni.it/forum/orsbfs/text/index.html
David Vivarès URFIST Strasbourg4
La gestion de références
Les logiciels de gestion de références bibliographiques permettent l'intégration des références depuis une publication scientifique.
Ils permettent de créer une bibliographie en la générant conformément aux normes de présentation des différentes revues scientifiques.
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La gestion de références
Deux objectifs:faciliter l'importation de références à l'issue de la recherche documentaire dans les bases de données scientifiques
faciliter la publication
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EndNote
Logiciel de gestion individuelle de références bibliographiques constituant des bases de données nommées LIBRARIES (ou bibliothèques).Version 10. Compatibilité totale MacIntosh et Windows…mais pas OpenOffice!
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Fonctionnalités d’EndNote
Crédit: F. Cohen-ADAD
Bases de données
EndNote« bibliothèques »
bibliographie
Gestion des références bibliographiques
Importexport
David Vivarès URFIST Strasbourg8
la bibliothèque Endnote
La bibliothèque EndNote ("Library") est la base de données contenant l'ensemble des références destinées à composer une liste bibliographique.
Chaque bibliothèque constitue un fichier (format .enl).
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La bibliothèque
New: création d’une nouvellebibliothèque
Open/close: ouverture/fermeture
David Vivarès URFIST Strasbourg10
PlanTrois fonctionnalités principales
1. Importation de références2. Constitution de bibliothèques et gestion de
références3. Exportation et édition
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1- importation de références
Importer des données à partir
• de bases de données bibliographiques• de plate-formes de périodiques électroniques• ou de portails documentaires
David Vivarès URFIST Strasbourg12
Principe de l’import
• Deux types d’import:import direct ou import indirect
EndNote
BDD
Importdirect
ImportIndirect(interface de la BDDou filtres)
David Vivarès URFIST Strasbourg13
Définition des types d’import
Import direct: sans usage de filtre (pré-paramétré dans EndNote): recherche sur les
bases de données depuis EndNote
David Vivarès URFIST Strasbourg14
Recherche sur les BDD en ligne
Il est possible de faire des recherches de références directement depuis EndNoteChemin: «Tools»> « Online search »> « new search »Puis choisir une base de donnée dans la liste: 1218 items (contient aussi beaucoup de connecteurs vers des bibliothèques)
David Vivarès URFIST Strasbourg17
NB: les références recueillies doivent ensuite être copiées dans une « bibliothèque » pour être intégrées à EndNote
David Vivarès URFIST Strasbourg18
Définition de l’import indirect
Import indirect: recours à des filtresImport automatique à partir de bases de données externes grâce à des filtres d'import, pour importer des fichiers textes sauvegardés ou téléchargés à partir de ces sources dans EndNote (commande Import du Menu File).
David Vivarès URFIST Strasbourg19
Import indirect
Un filtre est sélectionné pendant le processus d'importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l'information dans le fichier de données : le filtre fait correspondre l'information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote.
Les filtres proposent un ensemble d'options d'importation. Chaque base de données a ses propres modalités d'organisation, des filtres différents pour chaque base sont donc nécessaires.
David Vivarès URFIST Strasbourg21
Import indirect
Deux éléments à prendre en considération :- comment télécharger les données dans le bon format de sortie- quel filtre d'importation utiliser pour importer les données dans EndNote. (Cf. Aide>Direct export format>Output format with corresponding options)Il existe 601 filtres EndNote dans la version 10.
David Vivarès URFIST Strasbourg22
Import indirect
Utiliser l’aide pour connaître le paramétrage pour chaque base
David Vivarès URFIST Strasbourg23
Choix du filtre
Choisir « import » dans menu « file » puis sélectionner le filtre
David Vivarès URFIST Strasbourg26
Import indirect
Si la ressource à partir de laquelle vous voulez importer n’apparaît pas dans la BDD d’EndNote, vous pouvez télécharger d’autres filtres sur http://www.endnote.comCliquer sur« support and filters » puis « import filters »
David Vivarès URFIST Strasbourg28
Exemple d’utilisation d’Aide (Help) de Endnote: connection manager
David Vivarès URFIST Strasbourg29
Import depuis une plate-formeexemple de Science Direct (Elsevier)
Sélection des notices
Cliquer sur « export citations »
David Vivarès URFIST Strasbourg30
Import depuis une plate-forme
Fonctions à sélectionner :Choisir « importer le résumé »Sélectionner « RIS Format »Cliquer sur « export »
David Vivarès URFIST Strasbourg31
Import depuis une plate-forme
Bases interrogeables via ISI (Current contents, Web of Science,…)Les BDD des éditeurs de journaux électroniques (Science Direct, Springer Link,…)
David Vivarès URFIST Strasbourg33
Importer des références de la « Bibliothèque Virtuelle » vers EndNote
Lorsque vous faites une recherche documentaire dans la « Bibliothèque virtuelle »...
http://doculp.u-strasbg.fr
David Vivarès URFIST Strasbourg34
Dans les résultats de la recherche, sélectionner la notice pour la conserver avec
David Vivarès URFIST Strasbourg35
Sélectionner la référence et l ’enregistrer dans un dossier au sein de « mon espace »
David Vivarès URFIST Strasbourg36
«Cliquer sur « sauvegarde/envoi »:une fenêtre rappelle les notices sauvegardées
David Vivarès URFIST Strasbourg38
Choisir le format « Citation Manager »
qui sera reconnu par le logiciel Endnote.
David Vivarès URFIST Strasbourg40
Le fichier est automatiquement déposé sur le « bureau »
Il ne reste plus qu’à l ’importer dans Endnote...
David Vivarès URFIST Strasbourg41
2.Constitution de bibliothèques et gestion de références
définitionPrincipes d’administration des « bibliothèques »Rechercher une référenceLier un documentGestion des références
David Vivarès URFIST Strasbourg43
La référence: définition
Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné (description bibliographique + autres éléments comme les mots-clés, notes, résumés).
Chaque référence EndNote stocke l'information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie.
Chaque référence reçoit automatiquement un numéro unique qui ne change jamais à l'intérieur de la base de données.
David Vivarès URFIST Strasbourg44
Les références
CréerAfficherSupprimerrechercher
Afficher/cacher les réf. sélectionnéesTrier les réf.
Modifier/déplacer le contenu d’un champ
Rechercher les doublonsLier à un fichier interne ou à une page web
David Vivarès URFIST Strasbourg45
Types de références
Grille de saisie:
Attention aucun champ n’est obligatoire
David Vivarès URFIST Strasbourg46
Rechercher une référence dans une bibliothèque
ChampsBooléens
RépertoiresDes recherches
bibliothèque
David Vivarès URFIST Strasbourg47
Les éléments de la fenêtre de recherche :-le référent de la recherche (par défaut toute la base)-éléments de la requête : le terme à rechercher + le
champ dans lequel il doit être cherché-Les boutons : permettent d'ajouter, d'insérer ou détruire
des éléments de requête-Le menu déroulant des champs : permet de préciser
dans quel champ le terme doit être cherché- Liste de comparaison (contient, est, est moins /plus
grand...)
Fenêtre de recherche
David Vivarès URFIST Strasbourg48
- Opérateurs booléens (ou par défaut)Search Remote(requête sur une base de données distante)- Match Case (respect ou non de la casse)- Match Word (terme exact ou non, troncature)- Use Indexes (recherches plus rapides)- Set Default & Restore Default (sauvegarde de la configuration)- Save Search & Load Search (capacité d'enregistrerdes requêtespour les charger lorsqu'on en a besoin).
Fenêtre de recherche
David Vivarès URFIST Strasbourg49
Lier une image à une référence
Menu « reference », choisir « insert picture »
Choisir le ficher
Valider
David Vivarès URFIST Strasbourg50
Utiliser le champ« caption » pour noterLa légende de l’image
Formats image: Gif, Jpeg, Png, Tiff, Bmp
Lier une image à une référence
David Vivarès URFIST Strasbourg51
Structure des références
Les champs des références sont affichées par défaut dans l’ordre suivant:AuteurAnnée de publicationTitreURL
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Reference types:sélection des champs affichés par types de références
Display fields:sélection des champs affichés dans les bibliothèquesDuplicates:sélection des champs utilisés pour le dédoublonnage
Gérer les références
David Vivarès URFIST Strasbourg53
Gestion des références
Une même référence peut être importée plusieurs fois au cours de vos recherches: pour éliminer les doublons, cliquer sur «find duplicates» du menu Reference.Pour supprimer les doublons: choisir «delete» du menu «Reference».
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3-Exporter et éditer
Principes de l’exportation
Bibliothèques de Références
bibliographiquesBibliographie
Crédit: F. Cohen-ADAD
Styles
Formats prédéfinisText file (txt)Rich text format (rtf)Html, xml
Création d’une listeBibliographique avecCitations dans un document WordFonction CWYW
Création d’une liste Bibliographiqueindépendamment d’un document Word
David Vivarès URFIST Strasbourg55
Exporter et éditer
Trois fonctions principales:Définir les styles bibliographiquesRédiger une publicationRédiger une bibliographie
David Vivarès URFIST Strasbourg56
Styles bibliographiques
Définition: un style permet de formater les citations insérées dans le corps d’un texte et permet également de générer automatiquement une bibliographie (lors de l’export).
David Vivarès URFIST Strasbourg57
Style bibliographique: accès
•Dans le Menu « edit »,choisir « output styles »
David Vivarès URFIST Strasbourg59
Styles courants
Quatre styles courants sont présélectionnés:« Annotated »: auteur et date dans le corps du texte, ordre alphabétique, affichage du résumé« Author date» = «Annotated» – résumé« Numbered »:numérotation des citations dans le corps du texte« Show all style »: contenu de tous les champs (ne pas utiliser pour bibliographies)Ou « select another style »: choisir un autre style
David Vivarès URFIST Strasbourg60
Styles bibliographiques
« style manager »:Cette fonction permet deCréer son propre style bibliographiqueModifier un style existantSélectionner et modifier (Edit) tous les filtres de styles bibliographiques d’EndNote
David Vivarès URFIST Strasbourg61
New style: créer son propre style
Edit: modifier un style existant
Open style manager: sélection et édition de tous les filtres EndNote
Options pour modifier un style
David Vivarès URFIST Strasbourg62
Le gestionnaire de styles
Category: domaine
Edit: afficher et modifier
Style info: descriptionOuStyle preview: exemple
David Vivarès URFIST Strasbourg65
Télécharger de nouveaux styles
http://www.endnote.com/support/enstyles.asp
David Vivarès URFIST Strasbourg66
Intégrer une citation
EndNote permet d’intégrer les citations au cours de la rédaction avec Word (2000, xp) grâce à
la fonction « cite while you write »(CWYW:citez pendant que vous écrivez):
Permet de retrouver une citation et de l’incorporer dans le texte, l’insérer
David Vivarès URFIST Strasbourg67
À partir de Word…
Ouvrir au préalable EndNote,Puis travailler dans Word:Lorsque vous voulez
intégrer : cliquer sur « outils »,puis « endnoteX »,
Avant de sélectionner la fonction que vous voulez utiliser
David Vivarès URFIST Strasbourg69
Définition des fonctions EndNote dans Word
Find citations: retrouver une citation, l’incorporerGo to EndNote: ouvrir une bibliothèqueFormat bibliography:sélection du style/formatInsert selected citation(s): de EndNote au texteEdit citation(s): les modifierInsert Note: si bibliographie numérotée
David Vivarès URFIST Strasbourg70
Fonctions EndNote dans Word
Edit library reference: voir la bibliothèque d’origineUnformat citation (s): revenir à l’étape non formatéeRemove field codes:copie du document wordFind figure(s):rechercher les images ou tableaux associésGenerate figure list: liste des images ou tableaux dans le texteCite While you write preferences: personnalisation
David Vivarès URFIST Strasbourg71
« Find citations»
Recherche des citations depuis Word vers EndNote
Moteur de recherche
David Vivarès URFIST Strasbourg73
« Format bibliography »
•Sélection du style
•Paramétrage du format
David Vivarès URFIST Strasbourg74
« Instant formatting »
Mise à jour automatique de la liste lors de l’entrée de nouvelles références dans la bibliothèque
David Vivarès URFIST Strasbourg75
« Libraries Used »
Permet d’identifier les bibliothèques utilisées
David Vivarès URFIST Strasbourg76
« Insert selected citations »
La citation est inséréeau format choisià l’endroitdéterminédu document
David Vivarès URFIST Strasbourg78
« Edit citation(s) »
Permet:de visualisersélectionnersupprimer
des citationsdu document
David Vivarès URFIST Strasbourg79
« Insert note »
Ajouter une note relative à la référencedans le document
David Vivarès URFIST Strasbourg80
« Edit library reference »
Lorsque vous avez mis en place une recherche dans des références d’une bibliothèque (au sens classique du terme cf. diapositive 36)
David Vivarès URFIST Strasbourg81
« Unformat citation(s) »
Revenir automatiquement au format temporaire de citation
David Vivarès URFIST Strasbourg82
« Remove field codes »
Supprimer les codes CWYW (en fin de travail: formatage ultérieur impossible)
David Vivarès URFIST Strasbourg83
« Find figure(s)»
Retrouver une image ou un schéma associés à une référence
NB:implique d’avoirrenseigné le champ« caption » de lanotice
David Vivarès URFIST Strasbourg84
« Generate figure list »
Permet d’extraire la liste des images ou tableaux dans le texte
David Vivarès URFIST Strasbourg86
« CWYW: Keyboards »
Choix des commandesAffichées dans le menu« CWYW »
David Vivarès URFIST Strasbourg87
« CWYW:figures and tables »
Déterminer le lieu d’ancrageDes images et graphiquesAu sein du paragraphe souhaité
David Vivarès URFIST Strasbourg88
Les « Templates » de Word
Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu « Tools » de « EndNote » sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues. Ces modèles prédéfinissent les marges, les paginations, les polices.
David Vivarès URFIST Strasbourg89
Accéder aux modèles(« templates »)
Pour rédiger un article selon un modèle fourni:Dans « EndNote », choisir le menu «Tools » puis « Manuscript templates »
Choisir le journal approprié, puis après « click » ouverture automatique dans Word
David Vivarès URFIST Strasbourg90
Sélection du « manuscrit template »approprié
Les modèles se trouvent Grâce au chemin suivant:Disque local>Program files>>Endnote templates (.dot)
David Vivarès URFIST Strasbourg91
Interface de saisie selon la feuille de style de la revue ( via EMW)
David Vivarès URFIST Strasbourg92
Endnote Manuscript Wizard
Quand vous choisissez une feuille de style, Word s’ouvre et lance le EMW (vérifier les autorisations Word de l’utilisateur).
•Suivre les étapes et cliquer sur «next »
•Vous devrez compléter le titre du manuscrit et les auteurs
• ainsi que les sections pré-formatées
David Vivarès URFIST Strasbourg93
Endnote Manuscript Wizard
•Sélectionnez ensuite « finish » et le EMW va importer votre sélectiondans un document Word pré-formaté selonLes pré-requis de la revue que vous avez sélectionnée.
David Vivarès URFIST Strasbourg94
Choix d’un modèle (template)
Actions possibles de modification:Lookup:voir une noticeScan next: passer à la notice suivanteRescan: repasser à ce modèle
David Vivarès URFIST Strasbourg95
Crédits:
Cette présentation doit beaucoup aux cours suivants, auxquels vous pouvez vous reporter pour compléter cette formation.
Que leurs auteurs en soient ici remerciés:
David Vivarès URFIST Strasbourg96
Crédits:
Elodie Chattot:http://scd.univ-fcomte.fr/medecine/pdf/endnote8.pdf
Frédérique Cohen-Adad:http://urfist.univ-lyon1.fr/EndNotebases.pdf
Marie-Laure Malingre:http://www.uhb.fr/urfist/Supports/EndNote/endnote.htm