GESTION AVANCEE DU PLANNING DE VACATION

I. A quoi ça sert ? Jusqu'à présent, le planning de vacation était géré par la définition d’une semaine type. Cette semaine dite « type » se répétait d'une manière invariable pour toute l’année. Il s’avère que dans la pratique, le planning de chaque praticien peut être très variable et comporter des horaires différents d'une semaine à l'autre, voir même de jour en jour. C'est dans le but de gérer ces aléas qu'un mode de gestion avancée du planning de vacation a été mis en place, disponible de manière optionnelle.

II. Activation et paramétrage du module de Planning de Vacation

1. Depuis la fiche Utilisateur Un droit supplémentaire intitulé « Gestion du Planning de Vacation» a été introduit dans la fiche utilisateur. Ce droit permet de contrôler l'accès à la planification de Vacation. Un batch (n°145) permet d'activer ce droit pour tous les utilisateurs lors du passage à la nouvelle version d'OSoft incluant cette nouveauté. Il est à noter qu'il est possible de désactiver ce droit pour tous les praticiens et en contrepartie d'autoriser une personne à administrer les plannings de tous les praticiens (cf. II.3).

2. Depuis la fiche Praticien

Chaque praticien peut décider s'il gère son planning de vacation avec la nouvelle gestion avancée en cochant la case « Planification de Vacation avancée ». Dans le cas contraire, l'ancien mode de planification subsiste.

3. Depuis le paramétrage général Le paramétrage général accueille une nouvelle rubrique intitulée « Gestion avancée du Planning de Vacation».

Cette rubrique permet d'accéder aux plannings de Vacation de tous les praticiens utilisant la gestion avancée. Cet écran permet aussi de paramétrer :

• le nombre d'heures supplémentaires maximal (dépassement journalier) autorisé, pour toute la clinique :

si la case est cochée, aucune intervention ne pourra être affectée à une journée si celle-ci a un dépassement supérieur à cette valeur. Si elle est décochée, tout dépassement programmé sur une journée est possible mais un message d'avertissement apparaitra tout de même pour prévenir l'utilisateur.

• l'affichage ou non des plages de consultation dans le planning de Vacation

• l'option « Planification de Vacation avancée » de chaque praticien, en cochant la case du même nom, après

sélection du praticien dans la liste

III. Fonctionnement de la planification de Vacation

1. Depuis la fiche praticien Si la case « Planification de Vacation avancée » n'est pas cochée, on retrouve l'ancien outil de planification de Vacation :

Dans le cas contraire, on accède à l'outil de gestion avancée de planification de l'agenda de Vacation. Celui-ci s'ouvre sur le mois en cours (en gras dans la liste des mois, en haut). Si un mois possède au moins une journée planifiée, celui-ci apparaît en bleu, sinon en rouge. Les jours en grisés sont ceux du mois précédent ou du mois suivant, il servent à voir le début de la première semaine du mois et la fin de la dernière semaine du mois. Les jours des semaines paires sont en noir, ceux des semaines impaires sont en bleu, la date du jour est en gras. Les jours d'absence sont en rouge.

Pour supprimer la planification d'une journée, il suffit de la sélectionner (sélection multiple possible) et de cliquer sur le

bouton Pour planifier une journée, il suffit de double-cliquer sur celle-ci ou de la sélectionner (la sélection multiple est possible) et

de cliquer sur l'icône , la fenêtre suivante apparaît alors :

A partir de cette fenêtre, on indique si les journées bénéficient d'une plage horaire, parmi les horaires types, ou bien si le praticien est absent. Quelque soit le choix, l'utilisateur peut saisir des notes. La validation se fait soit en cliquant sur le bouton valider, soit en double cliquant sur une des plages horaires.

Pour supprimer un horaire type, il suffit de sélectionner la ligne concernée et de cliquer sur le bouton

Le bouton sert à ajouter un horaire type, et le bouton sert à modifier un horaire type. La fenêtre suivante apparaît lors de ces actions :

L'utilisateur peut donner un nom à son horaire type, choisir s'il s'agit d'une plage unique ou double et indiquer les horaires. Une fois tous les horaires type possibles configurés, il est aussi possible depuis l'écran principal de faire un clic droit sur une ou plusieurs journées pour les configurer :

2. Depuis le paramétrage général L'accès depuis le paramétrage général permet de gérer tous les plannings de Vacation de tous les praticiens depuis un seul écran.

La liste déroulante permet d'accéder aux différents planning des praticiens, chaque ligne de cette liste indiquant si le praticien utilise la planification de Vacation avancée. Toutes les fonctions décrites dans le chapitre précédent sont aussi accessibles dans ce mode.

IV. Gestion des vacations

1. Visualisation hebdomadaire

Dans ce mode, chaque jour est marqué d'une couleur :

• jaune pâle pour une journée où la disponibilité est existante • rose pâle pour une journée où la disponibilité est atteinte ou dépassée • rose saumon pour une journée où le praticien est absent • gris pour une journée non programmée.

Les horaires de consultations sont automatiquement reportés sur cet écran ainsi que les notes inscrites dans la planification de Vacation. Lors de l'affectation d'une nouvelle intervention à une journée, un contrôle de disponibilité sera effectué. Si ce contrôle établit qu'il n'y a plus de place disponible pour cette journée, le message suivant apparaîtra :

Ce message est bloquant si le paramétrage général de la planification avancée indique un nombre d'heure de dépassement maximal (cf. II.3). Dans ce cas, l'intervention ne pourra être créée à cette date. Si le paramétrage n'indique pas d'heure de dépassement maximal, ce message devient juste une alerte non bloquante.

2. Visualisation mensuelle

On retrouve dans ce mode, les couleurs et les indications évoquées précédemment.

3. Visualisation journalière Si le praticien est absent, la visualisation journalière s'affiche de la manière suivante :

Dans le cas contraire, la journée affiche les horaires de disponibilité ainsi que les plages de consultation (avec une icône appropriée) ainsi que les plages liées à une intervention (avec l'icône du patient).