Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Budget La gestion en AE et CP Détails et explicitations dans les commentaires du document

Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP)

BudgetLa gestion en AE et CP

Détails et explicitations dans les commentaires du document

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PréambulePrésentation de l’ensemble des modules de formation proposés

Recettes

Domaines Modules de formation associés

Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende :

Transverse

Les référentiels

Présentation du processus standard de la recette

Budget

Dépenses

Elaboration, allocation et mise à disposition du budget

La gestion en AE et CPPrésentation des états

budgétairesDémarche de

programmation

Comprendre les processus de la dépense

Carte d’achat et dématérialisation

Engagement juridique marché

Engagement juridique hors marché

Le service fait

Retenues de garantie

Gestion des avances et des acomptes

Gestion des pénalités

Demande de paiement sur EJ

Mise en paiementDemande de

paiement hors EJ

xxx module considéré

La démarche

de contrôle

Recettes globalisées et fléchées

Recettes au comptant

Gestion des titres de recette

Recettes – Cas particuliers

Comptabilités

Articulation entre les

comptabilités

Comptabilités – Cas

particuliers

Opération pour compte

de tiers

Gestion de la trésorerie

Eléments de comptabilités

65’

3

Sommaire

Consommationdes AE et de CP

Consommationdes AE et de CP

Notions clésNotions clés

• Processus• Consommation des AE• Consommation des CP

• Processus• Consommation des AE• Consommation des CP

• Le rôle des AE et CP dans le processus de la dépense

• La notion d’autorisation d’engagement• Rappel de la définition d’un engagement juridique• Exemples d’autorisation d’engagement• La notion de crédit de paiement• Exemples de crédit de paiement

• Le rôle des AE et CP dans le processus de la dépense

• La notion d’autorisation d’engagement• Rappel de la définition d’un engagement juridique• Exemples d’autorisation d’engagement• La notion de crédit de paiement• Exemples de crédit de paiement

Budgétisationdes AE et des CP

Budgétisationdes AE et des CP

• Processus• Objectifs de la budgétisation• Principes généraux• Engagement d’une dépense en AE et CP• Arbre de décision de la budgétisation• Principes applicables aux dépenses sur

marchés

• Processus• Objectifs de la budgétisation• Principes généraux• Engagement d’une dépense en AE et CP• Arbre de décision de la budgétisation• Principes applicables aux dépenses sur

marchés

Notions clésNotions clés

4

Sommaire

• Processus• Disponibilités des AE• Disponibilités des CP• Echéanciers de CP

• Processus• Disponibilités des AE• Disponibilités des CP• Echéanciers de CP

Cas particuliersCas particuliers

• Processus• Notions clés• Rétablissement des AE et des CP• Blocage des crédits et suspension de

l’exécution• Reports de crédit• Réservations de crédit

• Processus• Notions clés• Rétablissement des AE et des CP• Blocage des crédits et suspension de

l’exécution• Reports de crédit• Réservations de crédit

Suivi de la disponibilité en AE et en CP

Suivi de la disponibilité en AE et en CP

QuizQuiz • Quiz• Quiz

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Notions clés

6

Notions clésLes AE et CP structurent le processus de la dépense

Les autorisations d’engagement (AE) et les crédits de paiement (CP) permettent d’engager puis de payer une dépense.

Engager la dépense : passer une commande, signer un contrat…

Payer la dépense

Engager : l’engagement juridique (EJ)

Vérifier que la prestation est conforme à

l’engagement : le service fait (SF)

Liquider la dépense : la demande de paiement (DP)

Payer

L’engagement et le paiement sont les étapes principales du processus de la dépense.

Autorisations d’engagement (AE) = limite supérieure des dépenses

pouvant être engagées juridiquement sur l’exercice

Crédits de paiement (CP) = limite supérieure des dépenses

pouvant être payées sur l’exercice

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Les AE (Autorisations d’Engagement) :

représentent le plafond des dépenses pouvant être engagées sur l’exercice ;

constituent une autorisation votée par l’organe délibérant dans le budget ;

ne peuvent être consommées que sur l’exercice en cours, en vertu du principe d’annualité du budget ;

sont consommées lors de l’Engagement Juridique (EJ) de la dépense ;

ne doivent pas être confondues avec :– Les CP (crédits de paiement) qui sont les limites supérieures des dépenses pouvant

être payées pendant l’exercice.– Les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois de

l’organisme.– Les engagements juridiques (ou les notions caduques d’engagements

comptables).

Notions clésLa notion d’autorisation d’engagement

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Notions clésRappel de la définition d’un engagement juridique

Un engagement juridique :

est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ;

doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire (AE) ;

porte au moins les informations suivantes : – un montant ferme ;– un (des) tiers déterminé(s) ;– une durée déterminée ;

nécessite de renseigner différents critères d’imputation budgétaire permettant de tenir la comptabilité budgétaire, d’exercer le contrôle du disponible et d’assurer le pilotage budgétaire : la nature, la destination, les opérations, les entités organisationnelles budgétaires ou les autres axes d’analyse (localisation, bénéficiaire…).

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Exemples d’engagements juridiques pouvant consommer des autorisations d’engagement :

Bon de commande Bail

Décision attributive

de subvention

Notions clésExemples d’engagements juridiques

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Les CP (crédits de paiement) :

constituent le plafond des dépenses pouvant être payées sur l’exercice ;

constituent une autorisation budgétaire votée par l’organe délibérant ;

sont consommés lors du paiement d’une dépense (décaissement effectif), qui peut résulter d’un engagement juridique contracté au titre des années antérieures ou de l’année courante ;

ne doivent pas être confondus avec :– les AE (autorisations d’engagement) qui sont les limites supérieures des dépenses

pouvant être engagées pendant l’exercice,– les autorisations d’emplois qui sont les limites supérieures des emplois de

l’organisme,– la comptabilisation des factures.

Notions clésLa notion de crédit de paiement

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Exemples de paiements pouvant consommer des crédits de paiement :

Paiement d’une commande

Paiement d’une subvention

Notions clésExemples de crédit de paiement

Paiement d’un loyer

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Budgétisation des AE et des CP

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Budgétisation des AE et des CPProcessus

Définition de la stratégie de

l’organisme et programmation initiale

Elaboration des budgets (initial et rectificatifs)

Allocation des AE / CP et des recettes

Suivi et pilotage des recettes et des moyens budgétaires

Suivi de la consommation d’AE et de CP

Suivi de la disponibilité en AE et CP

Gestion des AE et CP : reports, rétablissements, blocages, suspensions…


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La budgétisation en AE et CP a trois finalités :

Budgétisation des AE et des CPObjectifs de la budgétisation

Finalité Objectifs des AE Objectifs des CPIntérêt de la

budgétisation en AE et CP

Opérationnelle

Permettre d’engager des dépenses pour

réaliser des activités.

Permettre de payer les factures liées aux

dépenses engagées.

Etre un levier de performance à travers le

choix des activités à privilégier.

Budgétaire

Fixer un plafond d’engagement afin

de maîtriser la dépense.

Fixer un plafond de paiements afin de

maîtriser l’équilibre financier.

Améliorer la sincérité du budget et garantir la

soutenabilité budgétaire.

FinancièreMieux piloter les

dépenses.Optimiser la gestion

de la trésorerie.Améliorer la visibilité des

dépenses.

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Principe général de budgétisation des AE :

Les AE budgétisées pour une année doivent couvrir au plus près l’estimation des engagements que l’organisme sera amené à souscrire dans l’année.

Cela correspond à ce qui est financièrement quantifié de manière certaine dans l’acte d’engagement et que l’organisme devra au moins payer « quoi qu’il arrive » (sauf non réalisation de la prestation prévue).

Principe général de budgétisation des CP :

Les CP budgétisés pour une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements pour l’exercice concerné, compte tenu du rythme de réalisation des engagements (que ces engagements aient été pris l’année de l’exercice ou les années antérieures).

Budgétisation des AE et des CPPrincipes généraux

Un projet pluriannuel doit être budgétisé annuellement en AE et en CP.

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Budgétisation des AE et des CPEngagement d’une dépense en AE et CP

En N, il est prévu d’engager une dépense pour 200 euros (exemple : un bon de commande) qui fera l’objet de deux livraisons : Une première pour 120€ sur N ; Une seconde pour 80€ sur N+1.

En N+1, il est prévu d’engager une seconde commande pour 300 €. Une seule partie de cette commande va être payée en N+1, pour 220 €.

Comment doit-on budgétiser ces dépenses sur N et N+1 ?

Illustration : exemple de budgétisation 1/2

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Budgétisation des AE et des CPEngagement d’une dépense en AE et CP

Engagement Juridique 1

Paiement1

Budget année N : AE = 200€, CP= 120 €

Budget année N+1 : AE = 300 €, CP = 80+220 €

Paiement2

200 AE 120 CP 80 CP Solde sur EJ = 0

Clôture de l’EJ 1

Engagement Juridique 2

300 AE

Paiement1

220 CP Solde sur EJ = 80

Restes à payer

Illustration : exemple de budgétisation 2/2

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L’engagement est-il à durée déterminée ?

Budgétisation en AE ≠ CP

Budgétisation en AE = CP pour le montant total de

la dépense

Budgétisation en AE = CP pour le montant des

paiements devant être réalisés pour l’exercice

considéré

Budgétisation des AE et des CPArbre de décision de la budgétisation

L’EJ a un montant ferme et un tiers

déterminé

Oui

Non

Le dénouement de l’engagement se déroule-t-il sur

plusieurs exercices ?

Non

Oui

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Budgétisation des AE et des CPExemples de budgétisation applicable dans le cadre des marchés

Type de marché Règle de budgétisation

Marché forfaitaire pluriannuel

AE ≠ CPAE budgétées à hauteur du montant total des engagements forfaitairesCP budgétés à hauteur des paiements prévus sur l’année

Marché à bons de commande

Il n’y a pas de budgétisation des marchés à bons de commande car ce sont les bons de commande qui donnent lieu à engagement.

Bons de commande

AE ≠ CPAE budgétées sur la base d’une évaluation annuelle des bons de commande à engager sur l’exerciceCP budgétés sur la base d’une évaluation annuelle des paiements résultant des bons de commande engagés sur l’exercice en cours ou sur les exercices antérieurs

Marché à tranches

AE ≠ CPAE budgétées à hauteur des engagements fermes ou affermis et du montant des indemnités de dédit ou de retard (si applicables)CP budgétés à hauteur des paiements prévus de l’année

Abonnement annuelAE = CPAE et CP budgétés à hauteur des paiements prévus de l’année.

20

Consommation des AE et CP

21

Consommation des AE et CPProcessus










22

La consommation des AE :

a pour fait générateur la validation des engagements juridiques, à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers ;

n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (qui ne sont mobilisés qu’au moment du paiement effectif des dépenses).

Consommation des AE et CPConsommation d’AE

Création de l’EJ Création de l’EJ Validation de l’EJ Validation de l’EJ

Consommation des AE

PaiementPaiementSFSF DPDP

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La consommation des AE :

a pour fait générateur la validation de la DP par le responsable des DP dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique ;

n’entraine pas de réservation de crédits de paiement (les CP sont consommés au moment du paiement effectif des dépenses).

Règles de consommation des AE et CPConsommation d’AE – cas sans EJ préalable

EJ EJ

Consommation des AE


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Règles de consommation des AE et CPConsommation de CP

Les CP sont consommés lors du décaissement.

EJEJ

Consommation des CP


25

Règles de consommation des AE et CPConsommation de CP

L’écriture en comptabilité budgétaire de consommation des CP a lieu lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement.

Validation de la DPValidation de la DP PaiementPaiement Rapprochement du décaissement avec la DP

Rapprochement du décaissement avec la DP

Consommation des CP

26


27

Suivi de la disponibilité en AE et CPProcessus


l’organisme et programmation

initiale








28

Sur un exercice donné, la disponibilité des AE évolue en fonction de leur consommation (dans le cas général) :

AE disponibles =AE votées au titre

du budget de l’exercice

AE consommées par les engagements

juridiques souscrits pendant l’exercice

et les DP sans engagement

juridique préalable

-

Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des AE

29


25/11/N

-1

Vote du budget de

l’année N : 100 AE et 90

CP sont alloués

23/01/N

EJ 1 : Commande de matériel

dont la livraison est prévue au 15/03/N

04/03/N

EJ 2 : Commande de

prestations devant être

réalisées au 30 juin N

24/06/N

EJ 3 : Commande de

prestations devant être réalisées en février N+1

18/10/N

EJ 4 : Commande de

matériel devant être

livrée le 15/11/N

Exercice d’application : combien d’AE sont disponibles au 1er septembre de l’année N ?

15 AE consommées

20 AE consommées

15 AE consommées

10 AE consommées

Date

de la

com

mande

30


25/11/N

-1

Vote du budget de

l’année N : 100 AE et 90

CP sont alloués

23/01/N



04/03/N

EJ 2 Commande de

prestations devant être

réalisées au 30 juin N

24/06/N

EJ 3 : Commande de

prestations devant être réalisées en février N+1

18/10/N

EJ 4 : Commande de

matériel devant être

livrée le 15/11/N

Réponse de l’exercice d’application : le montant d’AE disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par la consommation des engagements souscrits entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus.

15 AE consommées

20 AE consommées

15 AE consommées

10 AE consommées

Date

de la

com

mande

100 – 15 100 – 15 – 20 100 – 15 – 20 –

15 = 50Disponible

d’AE :

31

Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des CP

Sur un exercice donné, la disponibilité des CP évolue au grès de leur consommation

Crédits de CP disponibles

= Crédits de CP votés au titre du budget de

l’exercice

Crédits de CP consommés par des

décaissements

-

Illustration : exercice d’application 1/2

Exercice d’application : Les commandes présentées précédemment sont reçues et les prestations réalisées au moment prévu. Elles sont payées dans le mois suivant la livraison.

Combien de CP sont disponibles au 1er septembre de l’année N ?

32

Suivi de la disponibilité des AE et CPDisponibilité des CP

25/11/N

-1

Vote du budget de

l’année N : 100 AE et 90 CP sont

alloués

23/01/N



04/03/N

EJ 2: Commande

de prestations devant être réalisées au

30 juin N

24/06/N

EJ 3 : Commande

de prestations devant être réalisées en février N+1

18/10/N

EJ 4 : Commande de matériel devant être

livrée le 15/11/N

Réponse de l’exercice d’application 2/2 : le montant de CP disponibles au 1er septembre de l’année N est déterminé par les paiements intervenus entre le 1er janvier N et le 31 août N inclus.

15 AE consommées

20 AE consommées

15 AE consommées

10 AE consommées

Date

de la

com

mande

90 – 15 90 – 15 – 20 = 55

Disponible de CP :

15/03/N

Livraison EJ 1

30/06/N

Livraison EJ 2

33

Les échéanciers de CP permettent d’avoir une vision pluriannuelle et infra-annuelle sur les besoins futurs en CP, sur l’année en cours et les années suivantes :

Suivi de la disponibilité des AE et CPEchéanciers de CP

Echéancier de CP liés aux AE de l’année non engagées

Echéancier de CP liés aux engagements sans service fait certifié

Echéancier de CP liés aux engagements avec service fait certifié en attente de facture

Echéancier de CP liés aux engagements avec factures mises en paiement, non encore payées

Allocation des AE de l’année en cours

Engagement juridique

Service Fait certifié

Facture mise en paiement

Paiement

Echéancier de CP liés aux factures mises en paiement sans engagement préalable, non encore payées

Facture mise en paiement

Paiement

34

Cas spécifiques

35

Cas spécifiquesProcessus










36

Opérations particulières sur le budget :

Rétablissement d’AE et de CP

Blocage des AE et des CP

Suspension de l’exécution

Report de crédits

Réservation d’AE

Cas spécifiquesNotions clés

37

Cas spécifiquesLe rétablissement des AE et CP

Le rétablissement d’AE et de CP : rend du disponible ; ne modifie pas les crédits ouverts ; peut être lié à deux évènements :

Cas de la réduction d’un engagement juridique

Solde – partiel ou total – de l’engagement (sur la même

année)

Cf. support de formation « Recettes – Cas particuliers »

Retrait d’engagement(AE)

Indus(AE et CP)

Rétablissement de crédits sur les axes où les AE ont été initialement consommées

38

Cas spécifiquesBlocage d’AE et de CP et suspension de l’exécution

A pour objectif de permettre de couvrir à tout moment la totalité de la reconstitution de l’avance.

Blocage pour aléasBlocage pour régie

d’avance

Suspension de l’exécution

Doit être validée par l’ordonnateur principal au

niveau central.

Blocage d’AE et de CP

A pour objectif de conserver des crédits d’AE ou de CP en début d’exercice pour couvrir d’éventuels aléas de gestion.

Entraine le blocage de crédits qui de ce fait ne peuvent être

alloués.

Ne peut être réalisé qu’au niveau central.

Peut être effectué pour l’ensemble des régies

d’avance de l’organisme.

Doit être réalisé en AE et en CP. Est effectuée en AE et/ou en

CP.

Est une mesure d’urgence justifiée par :

•Une insuffisance de crédits•Un incident grave de gestion •Une décision de l’autorité de contrôle de l’organisme

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Cas spécifiquesReports de crédit

Les reports de crédit : sont une exception au principe d’annualité des crédits ; consistent à reporter en N+1 des crédits ouverts et non consommés sur un exercice N ; doivent être adoptés au vu des justifications présentées par l’ordonnateur par le vote d’un budget rectificatif (sauf procédures dérogatoires).

– Annulation de crédits sur l’exercice N.

– Augmentation du plafond voté en N+1.

Les CP liés à des dépenses déjà engagées et dont le SF a été certifié avant la clôture peuvent être

reportés sur simple décision de l’organe délibérant

Reports d’AE Reports de CP

Doivent recueillir l’avis du contrôleur de l’organisme, puis faire l’objet d’une explication détaillée auprès de l’organe délibérant qui juge de la recevabilité de la demande

NB : Dans le cas où les AE et les CP font l’objet d’une programmation, ceux-ci sont directement ouverts sur l’exercice N+1 (suite au vote de l’organe délibérant) sans recourir à des mouvements de crédits de l’exercice N à l’exercice N+1.

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Cas spécifiquesRéservations d’AE

La réservation d’AE :

permet de réserver des AE dans le cas de dépenses sans engagement juridique préalable ;

réduit le disponible en AE ;

ne consomme pas d’AE (et ne génère aucune écriture en comptabilité budgétaire). C’est la DP qui consomme les AE réservées ;

est caduque en fin d’exercice si elle n’a pas été consommée et n’ouvre aucun droit à report de crédits sur l’exercice suivant ;

peut être modifiée (augmentée ou diminuée) à tout moment par le gestionnaire durant l’exercice.

41

Quiz

42

Quiz

Question 1Quel est le fait générateur de la consommation des AE ?

Réponse :

Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.

Réponse :

Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.

43

Quiz

Question 1Quel est le fait générateur de la consommation des AE ?

Réponse :

Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.Sauf dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique préalable : c’est la DP qui consomme les AE.

Réponse :

Le fait générateur est la souscription des engagements à hauteur du montant ferme pour lequel l’organisme s’engage auprès d’un tiers.Sauf dans le cas où il n’y a pas d’engagement juridique préalable : c’est la DP qui consomme les AE.

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Quiz

Question 2Quel est le fait générateur de la consommation des CP ?

Réponse :

Les CP sont consommés lors du paiement.

Réponse :

Les CP sont consommés lors du paiement.

45

Quiz

Question 2Quel est le fait générateur de la consommation des CP ?

Réponse :

Les CP sont consommés lors du paiement. Plus précisément : lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement.

Réponse :

Les CP sont consommés lors du paiement. Plus précisément : lors du rapprochement entre le décaissement et la demande de paiement.

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Quiz

Question 3Est-il possible d’avoir : - Plus d’AE que de CP budgétisées en N ?- Plus de CP que d’AE budgétisées en N ?

Réponse :

Les deux sont possibles : AE> CP : cas d’opérations pluriannuelles (budgétées sur plusieurs années).CP > AE : cas de dépenses engagées avant l’exercice N et payées sur l’exercice N.

Réponse :

Les deux sont possibles : AE> CP : cas d’opérations pluriannuelles (budgétées sur plusieurs années).CP > AE : cas de dépenses engagées avant l’exercice N et payées sur l’exercice N.

Documents

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