Gestion des commandes

G E S T I O N D E S C O M M A N D E S

ABEA_Prosp_09_f 29.5.2009 14:12 Uhr Seite 1

E F F I C I E N C E M A X I M A L E


3

Préparé au changement

Les exigences requises pour une entreprise augmentent sans arrêt, les besoins

des clients et les situations du marché changent de façon permanente. Il est

d'autant plus important, face à la concurrence, de pouvoir réagir à ces défis

avec un logiciel de gestion efficient et flexible, voire de pouvoir agir pro-acti-

vement. L’application de Gestion des commandes ABACUS propose des outils

performants, qui permettent une adaptation sans problème aux exigences du

marché.

Intégration harmonieuse

La Gestion des commandes est la pièce maîtresse du logiciel de gestion inté-

gré ABACUS et garantit un traitement efficient des processus d'entreprise.

Dans les tâches de chaque entreprise, une multitude d'étapes s'imbriquent –

la Gestion des commandes reproduit des processus complexes et des struc-

tures en réseau.

Transparence au sein de l'entreprise

Pour une vue claire de l'entreprise, il faut des informations à jour et perti-

nentes. La Gestion des commandes met à tout moment à la disposition du

management l'ensemble des informations commerciales importantes – des

informations plus détaillées à celles condensées au niveau de l'entreprise.

Logiciel standard particulièrement flexible

La Gestion des commandes ABACUS est employée comme un instrument

performant dans bon nombre de secteurs divers, grâce à sa flexibilité et son

adaptabilité.

P O U R L E S E N T R E P R I S E S

3

A L E


A B A C U S E S T B E A U C O U P P L U S Q U ’ U N S I M P L E L O G I C I E L

Performant et ayant fait ses preuves

Le logiciel ABACUS s’est avéré parfaitement efficace dans plus de 35'000

entreprises issues des secteurs les plus divers. Ses aptitudes universelles et ses

performances font leurs preuves au quotidien, aussi bien dans les petites que

dans les grandes entreprises. Les logiciels ABACUS sont utilisés par des socié-

tés fiduciaires suisses renommées, qui les recommandent à leurs clients.

Intégré et flexible

Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité

d'opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, on peut

procéder à l’extension ou à l'adaptation de l’application à tout moment. Le

seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans

de nombreux domaines, grâce aux fonctions Customizing, garantit une par-

faite adéquation du logiciel standard.

Une technologie des plus modernes

Les fonctions qui entrent également en vigueur dans la Gestion des com-

mandes, dans le cadre du <digital erp> ABACUS, sont:

> Archivage électronique de l’ensemble des documents digitaux dans

l’archive / dossier

> Fonction scanner pour digitaliser les documents originaux papier, comme

p. ex. les bulletins de livraison ou factures des fournisseurs, avec attribution

automatique à la commande client concernée ou à la commande four-

nisseur.

> Fonctionnalité e-Business pour l'échange automatique avec les clients et les

fournisseurs d'offres, de commandes fournisseurs, de confirmations de

commande, de bulletins de livraison et de factures.


5

Développement

Des améliorations permanentes sécurisent les investissements effectués dans

le logiciel et la formation.

Hotline

L'assistance téléphonique ABACUS assiste l'utilisateur à tout moment, rapide-

ment et de façon compétente.

Revendeur

Les distributeurs ABACUS ayant une longue expérience offrent toutes les com-

pétences techniques et commerciales pour lancer le logiciel avec succès et en

assurer le suivi. Les revendeurs qualifiés reçoivent le statut de partenaires logo.

Ils suivent chaque année des cours obligatoires et emploient un minimum de

conseillers ABACUS. Les partenaires “logiciels” assurent également le suivi de

toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique perma-

nente.

Formation

Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une

utilisation productive des programmes.

Certification du logiciel

Le respect des normes comptables en vigueur par les logiciels de comptabilité

ABACUS, a été contrôlé par une entreprise de vérification des comptes renom-

mée.


Les exigences auxquelles doivent faire face les entreprises deviennent de plus

en plus complexes et des quantités d’informations toujours plus nombreuses

doivent être traitées dans un temps de plus en plus court. Les exigences quant

à la qualité des informations de gestion, devant pratiquement être disponibles

à tout instant, augmentent dans le même temps. Seul un logiciel intégré per-

met de répondre à ces exigences.

La Gestion des commandes joue pour cela un rôle central, elle contrôle donc

la plupart des processus, qui affectent également des applications telles que la

Facturation de prestation/projet, la GPAO, le SAV, la Comptabilité des débi-

teurs, des créanciers et financière avec Comptabilité analytique intégrée.

ABACUS permet d’obtenir une solution globale performante avec un haut

niveau de confort d’utilisation, grâce à l’intégration complète de tous les do-

maines. La synergie de la Gestion des commandes avec le Shop Web intégré,

la gestion des achats et des commandes fournisseurs, la gestion des stocks et

de la production, la création personnelle de masques de saisie et de formulai-

res de commande, le soutien de processus fondés sur la pratique, également

par plate-formes e-Business etc., permettent une solution professionnelle.

La Gestion des commandes ABACUS est utilisable en logiciel standard indé-

pendamment du secteur d’activité, dispose de nombreuses fonctions de

Customizing et est, grâce à son développement continu, un logiciel orienté

vers l’avenir.

G E S T I O N D E S C O M M A N D E S – L E C O E U R D E C H A Q U E E N T R E P R I S E


7

> Vente et distribution

> Achat et approvisionnement

> E-Business

> Gestion des stocks

> Gestion des données de base

> Customizing / Programmes système

> Set de produits

> Caisse

> Gestion des abonnements

> Gestion des lots / numéros de série

> AQ: Gammes et ordres de contrôle

> Saisie mobile des données (SMD)

> Interfaces vente, achat, stock, données de base

> Monnaies étrangères

> AbaView création de rapports / Design de formulaires

> ABACUS Tool-Kit

> Outils ABACUS

Les pages suivantes présentent en détail les possibilités

multiples de la Gestion des commandes ABACUS.

Vous trouverez plus d'informations et d'options sur les

pages complémentaires en annexe.

Vous trouverez les configurations actuelles requises sur la

page d'accueil ABACUS sous le lien

www.abacus.ch/links/recommandations-systeme


V E N T E E T D I S T R I B U T I O N

Une gestion des commandes efficace nécessite des

masques de saisie sur mesure: des programmes de

saisie pouvant être personnalisés à volonté et

adaptés de façon optimale aux exigences spécifi-

ques de chaque entreprise permettent un gain de

temps dans le traitement des commandes.


9

Plusieurs adresses par commande

De façon standard, trois adresses sont à disposition par commande client:

> Donneur d'ordre

> Adresse de livraison

> Adresse de facturation

Reprise automatique de l'offre

Les offres existantes peuvent automatiquement être reprises dans une com-

mande. De même, des commandes existantes peuvent servir de modèle pour

la création d'une nouvelle commande. La création d’une note de crédit est

possible depuis une commande facturée par simple pression d'un bouton.

Textes

Des textes d'en-tête et de pied de page pour chaque document, ainsi que des

textes de position de commande offrent des possibilités multiples pour la dis-

position du texte.

Contrôle automatique du stock

Si le module Stock est licencié, l'état du stock est vérifié et actualisé en ligne.

Des aperçus de disponibilité, tenant compte des commandes fournisseurs et

des commandes clients, renseignent sur les possibilités de livraison actuelles.

Planification des commandes

La planification des commandes contrôle la disponibilité de stock et attribue

automatiquement les quantités correspondantes aux commandes, le cas éché-

ant.

Volume de commandes

Des aperçus sur les commandes en attente et les reliquats renseignent sur le

volume de commandes actuel



Données de commande avancées

Un élargissement des données de commande, au moyen de champs de saisie

propres à chaque entreprise, peut facilement être effectué dans la base de

données.

Gestion automatique du traitement

Les possibilités d’aménagement des processus sont décisives pour une utilisa-

tion efficiente d’une Gestion des commandes. Cette dernière surveille toutes

les étapes du processus et contrôle l’impression des documents, ainsi que la

création automatique de reliquats.

Divers documents

Un nombre illimité de documents, tels que confirmation de commande, bon

de livraison, facture, etc., peut être intégré dans la gestion du traitement.

Statut des commandes

La gestion du traitement renseigne immédiatement sur le statut actuel d’une

commande.

Divers genres de factures

Une facturation immédiate, au comptant, groupée, mensuelle, d’association

ou périodique peut être sélectionnée par client ou individuellement par com-

mande. BVR et IPI prennent en charge les opérations de paiement en Suisse ou

internationaux.

Intégration de la Comptabilité des débiteurs

Gestion des commandes et Comptabilité des débiteurs sont entièrement con-

nectées. Ainsi, le solde des postes ouverts dans la Gestion des commandes est

par exemple affiché ou la limite de crédit vérifiée. Les factures créées sont

imputées en ligne dans la Comptabilité des débiteurs et font ainsi immédiate-

ment partie de la Comptabilité financière et de la Comptabilité analytique.


11V E N T E E T D I S T R I B U T I O N

Autorisation pour la gestion du traitement

Dans la gestion des traitements, il est possible de définir quel utilisateur est

autorisé à déclencher quelle étape du traitement.

Système de prix / rabais flexible

Des systèmes de prix et de rabais complexes peuvent être reproduits simple-

ment et de façon claire.

> Prix et taux de rabais actuels

Tous les prix et les rabais sont gérés en fonction de leur date. Ainsi, les modi-

fications de prix et de rabais peuvent être saisies à l’avance. Grâce à la

fonction justificatif de prix, il est à tout moment possible de voir avec quels

prix et taux de rabais une position de commande a été saisie.

> Genres de prix gérés

En plus des prix courants et des listes de prix clients, qui dépendent des

groupes de référence ou des monnaies, il existe également des prix spé-

ciaux, échelonnés ou d'action.

> Genre de rabais gérés

Rabais normaux, spéciaux, d'action, échelonnés, en nature, assortis ou de

commande permettent de représenter l'ensemble des conditions de vente.

Factures partielles

Le fait que les factures partielles soient prises en charge dans le traitement de

facturation partielle ou d'acompte offre les possibilités suivantes:

> Génération automatique de factures partielles basées sur la commande

> Un nombre illimité de factures partielles par commande

> Déduction automatique des factures partielles émises lors de la facture finale



Commandes cadre

La Gestion des commandes offre les fonctions suivantes pour la gestion et le

traitement des commandes cadre:

> Quantité cadre

> Quantité d'appel minimale/maximale

> Nombre maximum d'appels

> Génération automatique des appels selon un rythme choisi

> Valable du/au

> Prix libre ou fixé

> Rabais libre ou fixé

> Indication système automatique lors de la saisie des commandes, s'il existe

des commandes cadre

> Gestion de plusieurs articles dans la même commande cadre

> Programme d'extraits pour un aperçu clair

> Archivage des commandes cadre closes

Système de gestion de l'information (MIS)

Le MIS fournit à tout moment les indices et ratios actuels. Au moyen de la

compression des données sur les classifications à 9 niveaux définies librement,

chaque bénéficiaire d'informations obtient la transparence nécessaire. Les

informations de clients, de produits et de fournisseurs donnent immédiate-

ment les valeurs de chiffre d'affaires et de quantités. Il est possible d'affiner

graduellement ces valeurs jusqu’au niveau des positions.

> Informations clients, produits et fournisseurs

Les chiffres d'affaires mensuels, représentés par quantités et par valeurs sur

plusieurs années, sont à la disposition des utilisateurs. De manière simple et

confortable vous pouvez zoomer sur les chiffres d’affaires mensuels pour

arriver aux détails du mois et même jusqu'aux détails des positions. Les

quantités et les valeurs peuvent être représentées sur un graphique 3D si

nécessaire. D'autres aperçus sont disponibles: liste de toutes les positions de

commandes clients et de commandes fournisseurs en attente, ainsi que les

prélèvements de clients et de fournisseurs.


V E N T E E T D I S T R I B U T I O N 13> Entrée de commandes, volume d'offres, sortie de commandes fournisseurs

Des informations importantes, complétant les extraits de chiffres d'affaire,

sont à tout moment disponibles – au moyen d'un zoom avant sur les infor-

mations détaillées:

- Entrée de commandes et/ou volume d'offres par mois

- Sortie de commandes fournisseurs par mois

Les quantités et les valeurs peuvent au choix être représentées sur un graphi-

que 3D.

> Budget

Les valeurs de budget peuvent être saisies par produit, par client ou par

combinaison produit / client, et être exploitées par la suite.

> Informations immédiates

Le MIS permet de consulter immédiatement d'autres informations telles

que:

- Evolution des besoins, disponibilités, réservations et reliquats par produit

- Analyse ABC pour les clients, les fournisseurs, les produits

- Renseignements de prix pour les demandes de clients

- Aperçu des limites de crédit par client

> Gestion de l'information pour l'analyse de données

L'application Gestion de l'information est l'outil idéal pour les extraits ou les

analyses de données plus approfondis. Il est ainsi possible de combiner au

choix divers éléments de données au moyen de Business Intelligence-Tools,

sur la base des cubes de données, pour éditer des extraits précis.


Gestion des commandes ABACUS comme outil de facturation

Le module “Vente” est souvent aussi utilisé comme outil de facturation, non

seulement pour les différentes applications ABACUS AbaProject, Service après-

vente, mais également pour diverses solutions professionnelles. De nombreu-

ses interfaces standardisées pour le traitement de données de commande

externes d'un système tiers, sont également disponibles en option.


15H I G H L I G H T S

Gestion du traitement

La gestion du traitement permet de contrôler de façon

efficiente le flux des documents et toutes les étapes de

traitement d'une commande:

> Impression de documents en ligne/par batch ou envoi

par e-mail sous forme de PDF

> Génération automatique des reliquats

> Blocage/validation de commande

> Exécution de programmes externes

> Création d'activités d'adresse

Gestion des dossiers

Tous les documents pertinents pour une commande peu-

vent être attribués au dossier de commande. Des copies de

certains documents (p. ex., factures) seront automatique-

ment sauvegardées dans ce dossier selon les paramètres de

la gestion du traitement. Le module optionnel “AbaScan”

permet d'importer et d’attribuer des documents externes

tels que commandes de client, bons de livraison signés, etc.

Masques de saisie individuels

Les masques de saisie des commandes peuvent être créés

individuellement pour chaque groupe d’utilisateurs et

s'adapter aux besoins de l'entreprise. Les champs de saisie

principaux sont placés dans le masque principal, les excep-

tions sont saisies dans les masques complémentaires. Des

fonctions étendues individuelles et spécifiques peuvent

être réalisées avec le langage Java-Script.

AbaShop e-Business

AbaShop offre un accès simple et économique à l’e-busi-

ness et permet d’inaugurer un nouveau réseau de distri-

bution, tourné vers l’avenir, par lequel les clients peuvent

commander 24h/24 et 7j/7. Pour plus d’informations con-

cernant la solution e-Business d'ABACUS, veuillez vous

reporter à la documentation AbaShop.


A C H A T E T A P P R O V I S I O N N E M E N T

Avec le module optionnel “Achat”, le responsable

des achats dispose d’un instrument pour une saisie,

un traitement et un suivi efficients des commandes

fournisseurs. Ceci permet d’assurer une disponibili-

té maximale avec un état de stock optimal.


17

Gestion optimale des achats

Le module d'achat tient en permanence compte des besoins en matériel des

modules Vente, Production, Rapport de projet et SAV.

Commandes fournisseurs automatiques

Des commandes fournisseurs peuvent être créées automatiquement d’après

les propositions de commande. Une autre possibilité est de reprendre comme

modèle pour de nouvelles commandes, des demandes aux fournisseurs, des

commandes fournisseurs standards ou archivées.

Reprise automatique de l'appel d'offres

Les appels d'offres existants peuvent être repris dans une commande fournis-

seur définitive. Des commandes fournisseurs existantes peuvent également

être reprises comme modèles. La création d’avoirs fournisseurs est possible

directement depuis une commande fournisseur facturée.

Textes

Des textes d'en-tête et de bas de page pour chaque document, ainsi que les

textes de positions de commande fournisseur, offrent des possibilités multiples

de disposition libre du texte.

Données commandes fournisseurs étendues

L'extension des données de commandes fournisseurs, grâce à des champs de

saisie personnels spécifiques à chaque entreprise, est aisée dans la banque de

données.

Renseignement sur la disponibilité

Des aperçus de disponibilité, tenant compte de la vente, des ordres de fabrica-

tion et des commandes fournisseurs ouvertes, renseignent sur les possibilités

de livraison actuelles.



Changement de programme rapide

Des menus contextuels à votre disposition sur les principaux champs de saisie,

tels que numéro de fournisseur ou de produit, permettent de basculer directe-

ment dans les données de base et les programmes d'information correspon-

dants, sans quitter le traitement en cours.

Disponibilité rapide des renseignements

Des aperçus de disponibilité, tenant compte des commandes en cours et des

reliquats, renseignent sur le volume de commandes fournisseurs.

Traitement des commandes fournisseurs

Depuis l'appel d'offres jusqu'à la dissolution directe de reliquats, en passant

par la planification automatique, le processus des commandes fournisseurs est

ajustable individuellement à chaque entreprise.

Articles saisonniers

Des articles qui ne sont disponibles qu'à un certain moment de l'année peu-

vent être exclus de la planification automatique le reste de l’année.

Divers documents

La commande fournisseur, le bulletin de réception et la facture fournisseur

sont créés par défaut dans la gestion du traitement. Celle-ci peut toutefois

gérer un nombre illimité de documents et d’étapes de processus et peut être

adaptée individuellement, tout comme les formulaires, à chaque entreprise.

Gestion des dossiers

Tous les documents pertinents pour une commande fournisseur peuvent être

attribués au dossier de commande. Des copies de certains documents, comme

p.ex. une commande de fournisseur, seront automatiquement sauvegardées

dans ce dossier selon les paramètres de la gestion du traitement. Le module

optionnel “AbaScan” permet d'importer et d’attribuer des documents ex-

ternes, tels que bon de livraison ou facture du fournisseur.

Statut de la commande fournisseur

La gestion du traitement renseigne immédiatement sur le statut actuel d'une

commande fournisseur et les prochaines étapes de traitement.


19A C H A T E T A P P R O V I S I O N N E M E N T

Contrôle des délais de livraison

Les fournisseurs en retard sont répertoriés sur une liste et une lettre de rappel

leur est envoyée si nécessaire. Si l'on travaille avec les confirmations de livrai-

son, il est possible de rappeler les positions de commandes fournisseurs non

confirmées.

Imputation de stock

Selon les besoins de l'entreprise, les entrées en stock peuvent être traitées

séparément par valeurs et par quantités.

Entrées en stock prévisionnelles

Une gestion optimale des entrées en stock est obtenue, en fonction des livrai-

sons de fournisseurs attendues.

Frais d'achat

Les frais de transport, d'assurance, de douane etc. peuvent être attribués à

une commande fournisseur ou transmis à la Comptabilité des débiteurs en

tant que document séparé.

Dissolution de reliquat

Après l'entrée en stock, la quantité livrée par le fournisseur peut automati-

quement être répartie sur les commandes clients en attente. La répartition se

fait en tenant compte des délais de livraison.

Factures collectives

Les livraisons isolées d'un fournisseur peuvent être regroupées en une facture

collective.

Données fournisseurs par article

Maximum 99 fournisseurs sont définissables par article, pour lesquels entre

autres les données suivantes peuvent être saisies:

> Numéro d'article du fournisseur

> Désignation d'article

> Quantité de commande minimale

> Type de fournisseur (Fournisseur A, B ou C)

> Code EAN

> Unité d'achat



Pour chaque fournisseur, les conditions d'achat comportent une propre liste de

prix, des prix échelonnés, des prix d'action, des prix spéciaux, des rabais, des

rabais échelonnés, des rabais d'action, des rabais spéciaux et des rabais géné-

raux par commande fournisseur.

Commandes fournisseurs cadre

La Gestion des commandes offre les fonctions suivantes pour la gestion et le

traitement des commandes fournisseurs cadre:

> Quantité minimale/maximale d'appel et nombre maximum d'appels

> Génération automatique des appels selon un rythme choisi

> Valable du/au

> Prix et rabais libres ou fixés

> Indication système automatique lors la saisie des commandes fournisseurs,

s'il existe des commandes fournisseurs cadre

> Gestion de plusieurs articles dans la même commande fournisseur cadre

> Programme d'extraits pour un aperçu clair

> Archivage des commandes fournisseurs cadre closes

Intégration de la Comptabilité des créanciers

Gestion des commandes et Comptabilité des créanciers sont entièrement con-

nectées. Les sections de frais et les informations de centre de frais sont, en plus

des possibilités d'attribution de compte, également prises en considération.

Système de gestion de l'information (MIS)

Le MIS fournit également à tout moment les indices et ratios actuels pour le

service des achats. Les informations de produits et de fournisseurs renseignent

immédiatement sur les valeurs du chiffre d'affaires et les quantités. Les extraits

peuvent être affichés condensés par niveau de classification de produits, mais

aussi pour chaque produit individuellement. L'analyse ABC est un outil simple

à la disposition de l'acheteur pour la détermination des fournisseurs pouvant

livrer rapidement.

Gestion de l'information pour l'analyse de données

L'application Gestion de l'information est l'outil idéal pour les extraits ou les

analyses de données plus approfondis. Il est ainsi possible de combiner au

choix divers éléments de données au moyen de Business Intelligence-Tools, sur

la base des cubes de données, pour éditer des extraits précis.



Stock direct

Grâce à la fonction “stock direct”, un approvisionnement en

fonction des commandes clients est possible, du fait que les

positions de commandes clients ou d'ordre de fabrication

sont directement liées à une position d'achat. Les frais d'ap-

provisionnement exacts sont ainsi consignés dans la com-

mande, toutes les données importantes, comme p. ex. le prix

d'achat payé, étant transmis à la position de la commande.

Planification des achats

La planification automatique des achats peut s’effectuer

selon les besoins ou selon la consommation. Selon les

besoins, elle prend en compte les commandes fournis-

seurs ouvertes, les ordres de fabrication, les quantités de

commande, les quantités minimales en stock et les quan-

tités négatives. Il est possible de créer des appels d'offres,

des commandes fournisseurs et des ordres GPAO depuis

les déclarations de besoins. Selon la consommation, les

chiffres dans le passé servent à évaluer les besoins futurs.

Dissolution automatique des reliquats

Des positions de commandes dont la quantité livrable est

inférieure à la quantité commandée, peuvent être réper-

toriés dans une liste selon différents critères (p.ex. numé-

ro de produit, date de livraison, information d’utilisateur).

Le système propose plusieurs possibilités de dissolution

des reliquats, en fonction de la situation de stock actuelle.

Dossier électronique pour documents originaux

Tous les documents pertinents pour une commande four-

nisseur peuvent être attribués au dossier de commande

d'achat. Une copie de la commande fournisseur sera auto-

matiquement sauvegardée dans ce dossier selon les para-

mètres de la gestion du traitement. Le module optionnel

“AbaScan” permet d'importer / d’attribuer des documents

externes, tels que bon de livraison et facture du fournisseur.


La Gestion des commandes ABACUS permet aux

entreprises un commerce électronique et un échange

de données aisés. La solution e-Commerce Aba-

Shop propose une plateforme pour présenter et

vendre ses produits sur internet. L'application

e-Business standard AbaNet permet un échange

électronique de documents avec clients et fournis-

seurs et un traitement automatique.

L'e-Business d'ABACUS garantit un commerce avec

ses partenaires commerciaux via internet, sans inter-

ruption et particulièrement automatisé – 24 heures

sur 24 et 7 jours sur 7.

E - B U S I N E S S


23

E-Commerce avec Shop Web intégré

AbaShop est parfaitement intégré dans le logiciel de Gestion des commandes.

Les données de base des produits, incluant classification, prix, désignations,

ainsi que données de stock, peuvent facilement être transférées depuis la

Gestion des commandes vers l'AbaShop; l'actualisation des données de pro-

duits est également possible par un simple clic de souris. Les commandes

entrées sur le shop sont automatiquement transmises à la Gestion des com-

mandes, où elles seront traitées.

Fonctionnalités du Shop

> Prix et rabais spécifiques aux clients

> Variantes de produits telles que coloris, tailles, designs, etc.

> Articles accessoires pour les ventes additionnelles

> Liste d'achats pour les acheteurs réguliers

> Divers modes de paiement tels que facture, contre remboursement, cartes

de crédit et Postcard

> Calcul des frais de port en fonction de nombreuses règles et définitions

> Présentation libre de l'AbaShop sur la page internet de l'entreprise, intégré

sans transition

> Possibilité de limiter le cercle des utilisateurs à certains clients, p. ex. aux re-

vendeurs ou aux employés internes

> Assortiment de produits en fonction des clients

> Plusieurs monnaies

> Recherche plein texte dans toutes les données de produits

> Egalement utilisable comme plateforme de téléchargement pour des fichiers

tels que PDF, MP3 etc.

Conception graphique du Shop

Le design de l'AbaShop est personnalisable – également en respectant l'iden-

tité graphique de l'entreprise. La réalisation de conceptions graphiques de

haut niveau est garantie par des revendeurs ou des graphistes Web certifiés

AbaShop.


E - B U S I N E S S

Hébergement Shop

AbaShop est hébergé sur la grappe de serveurs AbacusCity. L'AbaShop est

relié au logiciel de Gestion des commandes, installé localement dans l'entre-

prise, au moyen d'une connexion Internet classique.

Communicateur e-Business

Des documents créés dans la Gestion des commandes peuvent être transmis

par voie électronique aux partenaires commerciaux au moyen du programme

“Communicateur e-Business”. Le document PDF est composé, d'une part de

la partie visuelle pour l'utilisateur, d'autre part d'un fichier XML, dans lequel

les données du document sont mémorisées structurées et peuvent être lues et

traitées par le système du destinataire. Le Communicateur e-Business est aussi

responsable de la réception de documents électroniques, qu'il réceptionne,

contrôle et traite ensuite.

Tous les documents peuvent être envoyés ou réceptionnés par divers médias:

avec le réseau ABACUS AbaNet, par e-mail ou FTP.

Réseau e-Business AbaNet

Le réseau ABACUS AbaNet offre une connexion à divers réseaux d'e-Business

tels que PayNet, Postfinance, Conextrade de Swisscom IT Services, ainsi qu’aux

réseaux EDI certifiés GS1. Grâce à ces connexions, la conversion des docu-

ments transmis par voie électronique est garantie. Les factures électroniques

sont entièrement intégrées via PayNet ou yellowbill.

Fonctionnalité e-Business

L'établissement, la transmission et le traitement de tous les documents com-

merciaux électroniques tels qu’offre, commande fournisseur, confirmation de

commande, bon de livraison, facture etc. font partie des fonctions standards

e-Business d'ABACUS. Formules et tables d'expression offrent la possibilité de do-

ter les documents électroniques d'une logique supplémentaire et de les traiter.

Intégré dans la Gestion des commandes

Les documents électroniques sont créés directement depuis la gestion du trai-

tement de la commande ou de la commande fournisseur. Dans la gestion du

traitement, les documents devant être transmis au communicateur e-Business

sont définis. L'employé du service vente ou achat ne doit pas s'en occuper.


H I G H L I G H T S 25Variantes de produits dans l'AbaShop

Les produits avec diverses caractéristiques sont facilement

représentés grâce aux variantes de produits. Les variantes

aux choix disponibles par produit sont présentées au client

du shop. Il est ainsi possible de proposer dans l'e-Shop par

exemple des produits du secteur du textile ou des articles

de sport, tels que maillots de supporter de divers coloris,

tailles et annotations, ou dans le secteur du mobilier, des

meubles de divers coloris ou dimensions.

Règles d'expédition pour les commandes Shop

Grâce à de nombreuses règles d'expédition, l'AbaShop

offre la possibilité de tenir compte aussi bien des divers

modes d'expédition que des distances géographiques. Le

système calcule, selon le mode d'expédition et l'adresse

de livraison choisis, les frais de port exacts, qui seront

ensuite transmis pour facturation à la commande dans la

Gestion des commandes.

Envoi de documents avec l'e-Business

Tous les documents traités dans la Gestion des comman-

des et prêts à être expédiés, sont consignés dans la boîte

d'envoi du Communicateur e-Business. L'utilisateur peut

lancer l'envoi des documents avec la fonction “téléchar-

ger”. Une autre alternative possible est la gestion auto-

matique des téléchargements (upload/download), selon

une fréquence définie.

Réseaux e-Business

Divers réseaux, supportés dans le standard de la solution

e-Business ABACUS AbaNet, sont disponibles dans le pro-

gramme “Configuration e-Business”. La connexion à un

réseau supplémentaire s’effectue facilement et permet

une multitude de nouvelles relations commerciales poten-

tielles.


Avoir des articles en stock a ses coûts. Une gestion

de stock efficiente ne permet pas seulement de

faire des économies, elle donne également des ren-

seignements sur la disponibilité d'un article à une

date précise, ce qui garantit d'excellentes possibili-

tés de livraison.

La gestion de stock de la Gestion de commandes a

une fonction centrale pour tous les modules ayant

des effets sur le stock, tels que Vente, Achat, Pro-

duction, SAV et Facturation de prestations/projets.

G E S T I O N D E S T O C K


27

Lieux de stock et emplacements

La gestion de stock prend en charge le multi-stockage, c'est-à-dire que chaque

article peut être géré sur un nombre infini de lieux de stock et d'emplace-

ments.

Gestion de lots/numéros de série

Le module en option “Gestion de lots / numéros de série” ajoute la dimension

de lots ou de numéros de série dans la gestion de stock. Pour plus de détails,

reportez vous à la fiche d'options.

Gestion des quantités en stock

Les quantités en stock, réservées, commandées et disponibles sont actualisées

en ligne depuis les modules d’achat, de vente et de production intégrés.

Toutes les quantités sont gérées par article et par lieu de stock/emplacement.

Planification des besoins / disponibilité

Les entrées et sorties de stock étant gérées par date, il est possible de consul-

ter la disponibilité en fonction de l'état de stock actuel ou en tenant compte

des mouvements de stock futurs.

Unités de mesure

Différentes unités d'achat, de stock et de vente sont automatiquement con-

verties en unités correspondantes par des facteurs de conversion.

Mouvements de stock manuels

Pour tous les mouvements de stock ne provenant ni de l'Achat ni de la Vente,

il est possible d'effectuer des mouvements de stock manuels telles qu'entrées,

sorties ou transferts.

Evaluations de stock

L’évaluation de quantités en stock peut s’effectuer à tout moment ou de façon

rétroactive pour une date donnée. Les critères d’évaluation disponibles sont:

prix d'achat moyen, dernier ou plus bas prix d'achat, prix de vente et prix

d'évaluation.


G E S T I O N D E S T O C K

Journal de stock

Des extraits relatifs aux entrées, sorties et corrections d'inventaires par article

et lieu de stock/emplacement peuvent être établis pour une période au choix.

Correction valeur de stock

Le programme “Correction des valeurs de stock”, avec lequel les prix de stock

d'un article, p.ex. le prix de revient moyen, peuvent être modifiés manuelle-

ment pour les quantités en stock et la différence imputée en COFI, complète

le vaste programme d'inventaire.

Listes de comptage pour l'inventaire

Triées selon la sélection d’inventaire déterminée, elles forment la base de l’in-

ventaire normal ou permanent. Le programme de saisie de l’inventaire propo-

se automatiquement les positions d’articles à saisir.

Interface d'inventaire

La liste de comptage peut également être éditée comme fichier d'interface

puis chargée plus tard, par exemple avec des appareils SMD.

Imputation de l'inventaire

Les écarts de valeurs, dues à des pertes ou des réévaluations, peuvent à la

demande être directement imputés dans la Comptabilité financière.

Listes d'écarts

La quantité en stock est comparée à la quantité comptée et les écarts peuvent

être revus.

Evaluation d'inventaire

Les inventaires définitivement imputés au niveau des quantités peuvent être

évalués selon les critères suivants: selon le prix d'achat moyen, le dernier ou le

plus bas prix d'achat, ainsi que le prix d’évaluation. Les indications de prix peu-

vent être réévaluées à tout moment jusqu’à l’imputation.

Indices de stock

La quantité en stock moyenne, la durée de stockage, le taux de rotation et les

analyses ABC sont une source d'informations précieuses pour la planification

de stock.


H I G H L I G H T S

Informations de stock

Dans la base d'articles, la saisie de commandes clients ou

fournisseurs, ainsi que dans les ordres de fabrication, l'uti-

lisateur obtient à tout moment les valeurs de stock actuel-

les par lieu de stock/emplacement, telles que le stock dis-

ponible, les quantités réservées pour les clients ou pour la

production, les quantités commandées auprès de fournis-

seurs, de sous-traitants ou de la production, etc.

Aperçu des besoins

Une représentation de l’aperçu des besoins indique claire-

ment les entrées et sorties de stock prévues pour un ar-

ticle, à savoir quelles quantités sont réservées pour quels

clients, et de quels fournisseurs des livraisons sont atten-

dues. Les colonnes de soldes affichent les quantités dispo-

nibles réelles et planifiées à une date précise.

Stock bloqué

Chaque lieu de stock/emplacement peut être défini

comme un “Stock bloqué”, les articles qui s’y trouvent

sont alors bloqués à la vente, l'achat, pour la production

ou le module de service. Des cas pratiques sont les stocks

pour la réparation ou les pièces de rechange, les stocks de

contrôle qualité à l'entrée de marchandise etc. Des prélè-

vements de stock sans autorisation ne sont plus possibles.

Inventaire permanent avec sélections

L'inventaire permanent permet d'inventorier ensemble les

articles et lieux de stock/emplacements sélectionnés, au

travers de produits et sélections de stock au choix. Les

possibilités suivantes sont disponibles pour l'établissement

individuel d'une telle sélection:

> Numéro de produit de/à

> Lieu de stock/emplacement de/à

> Définition libre de sélections de produits

29


G E S T I O N D E S D O N N E E S D E B A S E

Des données de base complètes et adaptées aux

besoins de l’entreprise sont une condition néces-

saire pour un bon fonctionnement du logiciel de

Gestion des commandes. L'entretien permanent

des données de base est le travail de l'utilisateur;

des programmes et masques de saisie confortables

et simples l'aident dans cette tâche.


31

Types de produits

La base de produits est divisée en types de produits “Articles” (proposition par

défaut), “Prestations”, “Majorations” et “Divers”.

Critères de recherche d'article

Les principaux critères de recherche et d’identification à votre disposition sont le

numéro d'article, le terme de recherche, la désignation technique, le numéro

EAN, la clé de recherche individuelle et le numéro d'article du fournisseur.

Les clés individuelles de recherche peuvent être définies par chaque utilisateur

selon ses propres besoins.

Classification d'articles

Les articles peuvent être regroupés en 3 niveaux. De plus, vous pouvez déter-

miner des classifications individuelles alternatives, de 9 niveaux maximum.

Elles permettent de retrouver rapidement un numéro d’article dans la hiérar-

chie de classification et sont la base d’extraits comprimés pour le MIS.

Langues étrangères

Les descriptions d'articles peuvent être sauvegardées dans un nombre indéfini

de langues.

Objets / Dossiers

Images, fichiers Word, tableaux Excel, etc. complètent les données de produits.

Prix

En plus des prix courants, un nombre indéfini de listes de prix alternatives peut

être géré par article. Devise et soumission à la TVA peuvent être définies par

liste de prix. Des routines de modification automatiques permettent d’établir

de nouvelles listes de prix à une date définie, selon une modification propor-

tionnelle, un montant déterminé ou au moyen d'un schéma de calcul.

Unités

Les unités d’achat, de stock, de vente, de prix et d’emballage sont reliées les

unes aux autres par des facteurs de conversion. Le tableau des unités permet

de définir de façon très simple des liaisons complexes.


G E S T I O N D E S D O N N E E S D E B A S E

Données de produits/d'achat

Un maximum de 99 fournisseurs, avec leurs données de base correspondan-

tes, peut être affecté à chaque produit.

Produits de remplacement, accessoires ou de choix

Plusieurs produits de remplacement, ainsi qu'une liste de produits accessoires

ou de choix, peuvent être définis pour chaque produit. Lors de l’enregistre-

ment du produit dans une commande, les produits accessoires sont proposés

automatiquement.

Base de clients, de fournisseurs

Toutes les adresses et informations requises dans les différents programmes

sont enregistrées à un niveau central et sont disponibles dans toutes les appli-

cations ABACUS.

Il existe de nombreuses classifications à plusieurs niveaux pour les clients et les

fournisseurs, particulièrement importantes pour les programmes d'évaluation

et les statistiques.

Adresses de livraison et de facturation

Les adresses de livraison et de facturation sont fixement reliées à une adresse

de client. Des listes d’aperçus correspondantes sont disponibles dans la saisie

de commande.

Limite de crédit

Un mécanisme d'avertissement ou de blocage peut être défini pour chaque client.

Notes

Des notes consignées dans la base des clients ou des fournisseurs, informant

l'employé sur leurs particularités importantes, sont automatiquement affichées

lors de la saisie de commandes clients et fournisseurs.

Design des masques, extension de base de données et programma-

tion de scripts

Des masques de saisie personnalisables, des champs libres supplémentaires et

des fonctions étendues par le biais de programmation Java-Script permettent

de répondre aux besoins individuels de chaque utilisateur.



Conditions de vente et d'achat

Un système de conditions flexible permet d’adapter les

prix et rabais à pratiquement toutes les conditions possi-

bles dans la pratique. Toutes les conditions sont gérées

avec une date d'effet “valable à partir de”. Des mécanis-

mes de détermination de prix et de rabais spécifiques peu-

vent être définis au moyen de schémas de prix et de

rabais.

Calculation

Tables de calculation définissables pour les articles, les pre-

stations et les composés. Elles servent de base pour la cal-

culation proprement dite. En plus des données de base

telles que le total d'article et le total de prestation, des

majorations, réductions et sous-totaux peuvent être ajou-

tés au choix. Le résultat calculé peut être être retranscrit

sur l'article.

Variantes de produits

En option, il est possible de travailler avec des variantes

dans la base de produits. Celles-ci offrent la possibilité de

gérer un article à diverses exécutions et caractéristiques.

Un maximum de 10 dimensions, avec un nombre illimité

de valeurs par dimension, peut être géré par article. Des

exemples classiques de variantes de produits sont des arti-

cles tels que t-shirts et chaussures, qui peuvent être gérés

par tailles et coloris.

Représentants

Dans la base de représentants, vous pouvez saisir un nom-

bre illimité de représentants. Le système de rétribution per-

met de choisir entre un simple taux de commission au

niveau du représentant et un système complexe de com-

missions tenant compte des clients et des produits. Le dé-

compte des commissions est réalisé au moyen du module

optionnel “Commission” dans la Comptabilité de débiteurs.


C U S T O M I Z I N G / P R O G R A M M E S S Y S T E M E

Au vu de toutes les possibilités offertes par la

Gestion des commandes, le Customizing n’est pas

qu’un simple slogan. L'adaptation des logiciels aux

exigences de l’entreprise est une nécessité pour un

système de Gestion des commandes performant et

moderne. Des programmes de réorganisation cor-

respondants sont également indispensables pour

l'entretien d'un système aussi varié et complet.


35

Customizing

Le Customizing comprend une multitude de possibilités de définition et s'arti-

cule autour des domaines généralités, vente, achat, stock, données de base,

production, MIS, ainsi que programmes d'aide et de système.

Données générales de mandants

Le domaine “Généralités” permet de définir les données générales de mandants

telles que la devise de base, le code langue, les unités, les tables, les textes

standards etc.

Documents clients et fournisseurs

Il est possible de définir un nombre illimité de documents clients et fournis-

seurs dans les domaines “Vente” et “Achat” et de les intégrer ensuite dans la

gestion du traitement. Divers paramètres tels que rapport à utiliser, plage

numérique, genre d'impression, nombre d'exemplaires, textes d'en-tête et de

bas de page fixes, peuvent être déterminés par document.

Paramétrages divers

De nombreux autres paramétrages peuvent être effectués, tels que:

> Règles d'arrondi, p.ex. arrondi de position de commande

> Règles d'attribution des comptes, p.ex. méthode d'attribution des comptes

à la vente

> Règles d'actions, p.ex. dissolution automatique des reliquats

> Valeurs de gestion et propositions, p.ex. numéro de gestion du traitement

pour les commandes

Design des masques

Grâce au design de masques, l'administrateur du système dispose d'un outil per-

formant pour adapter les masques de saisie et de traitement aux besoins des

utilisateurs. Il est possible de définir plusieurs jeux de masques par programme

et de les attribuer à une catégorie d'utilisateurs. Par exemple, la catégorie d'uti-

lisateurs “Vente nationale” pourra avoir un autre jeu de masques que la caté-

gorie “Vente export”, pour la saisie et le traitement des commandes clients.


C U S T O M I Z I N G / P R O G R A M M E S S Y S T È M E

Tables extensibles

Grâce aux tables extensibles, il est possible de compléter les données de base

des produits avec un nombre infini de champs de saisie individuels.

Compléments de programmes avec programmes scriptes

Pour répondre aux exigences et besoins spécifiques des entreprises, les foncti-

onnalités de la Gestion des commandes peuvent être étendues au moyen de

scriptes en langage Java.

Valeurs par défaut

Les valeurs par défaut sont une aide précieuse lors de la saisie de nouvelles

données de base. Les numéros d'article, de compte, les groupements et bien

d'autres données peuvent être définis grâce à des valeurs par défaut et per-

mettent une saisie rapide et rationnelle des données de base.

De plus, la proposition de copie d'article peut particulièrement faciliter les tra-

vaux quotidiens de saisie, du fait quelle permet de reprendre des articles exis-

tants dans un nouvel article.

Droit des utilisateurs

Les utilisateurs forment la base du système de droit des utilisateurs, grâce au

mot de passe qu'ils ont eux mêmes mémorisé. Pour réduire le temps nécessaire

à la gestion, les utilisateurs sont regroupés dans des catégories auxquelles les

droits sont attribués. Il est possible de limiter les droits à certains mandants et

à certaines parties de la Gestion des commandes, même jusqu'au niveau des

positions dans le menu.

De plus, il est également possible d'attribuer des rôles à un utilisateur, par les-

quels il est automatiquement autorisé à utiliser des programmes définis. Des

informations complémentaires concernant la gestion des utilisateurs et des

rôles sont disponibles sur la feuille jointe ABACUS Tool-Kit.



Modifications globales

En plus des divers programmes de réorganisation, un pro-

gramme de modifications globales des données de base

produits est également disponible, pour effectuer simple-

ment des modifications en masse. L'ensemble des champs

de la base de produits est disponible et peut être modifié

par simples entrées de valeur ou à l'aide de formules.

Unité de mesure

Un nombre illimité d'unités de mesure, utilisables dans la

base de produits, ainsi que dans les domaines Vente,

Achat et Production, peut être défini. Pour la combinaison

de plusieurs unités de mesure, il est possible de mémori-

ser des facteurs de conversion, dont le système tient

compte pour le calcul de prix et de quantité. L'on peut

ainsi représenter des combinaisons complexes telles que

“Fût de 50 litres”, “Pack de 10” ou un article “Exemplaire

unique”.

Gestion du traitement

La création de documents et chaque étape de traitement

pour l'Achat, la Vente et la Production peuvent être adap-

tées aux procédures individuelles de chaque entreprise. Il

est de ce fait possible de définir un nombre indéfini de

gestions du traitement pour chaque domaine. L'on peut

ainsi p.ex. choisir dans la commande client la gestion de

traitement adaptée au processus choisi. De nombreuses

actions pré-définies sont disponibles par défaut.

Phase de test

Avant le démarrage productif de la Gestion des comman-

des, il est possible d'effectuer tous les tests avec les don-

nées productives, après saisie des données de base.

L'utilisateur a ainsi un environnement de test proche de la

réalité. “Réinitialiser après phase de test” supprime tous

les fichiers de mouvement dans les traitements de test.


L O G I C I E L S I N T É G R É S P O U R R É P O N D R E À T O U S L E S B E S O I N S

Produits tiers /Solutions

individuelles

Programmesde messagerie

Intranet, Internet

E-BusinessEBPP

Workflow

Systèmesde saisie des heures

Gestiondes commandes

Gestionde la production

Comptabilitédes débiteurs

Comptabilitéfinancière /analytique

Gestion des adresses /

CRM

Comptabilitédes immobilisations

Electronic Banking

Comptabilitédes salaires

Archivage /Signature

électronique

Gestion de l’information

Gestion de projets /prestations

Serviceaprès-vente /

SAV

RessourcesHumaines

E-CommerceMoteur de rechercheSyst. de notification

Scanning des rapportsInterfaces standard

Comptabilitédes créanciers


Set d

e p

roduits

Ce module optionnel permet la définition de sets de produits. Un set de vente et/ou d’achat contient un

nombre illimité d’articles et de prestations. Les sets pré-définis dans la base d’articles peuvent être modi-

fiés individuellement par commande lors de la saisie des commandes.

Détail de set

Les sets de produits sont pré-définis dans la base d’articles et comportent également, en plus des données

propres du set de produits, une nomenclature composée d’articles, prestations et leurs quantités.

Définitions de set

Les définitions de set fixent d’une part la façon d’effectuer les imputations de stock, d’autre part les con-

signes pour la détermination des prix et rabais. Au choix, il est possible d’effectuer les imputations de

stock, tout comme la détermination des prix et rabais, sur le set de produits lui-même ou au niveau des

positions de set subordonnées.

Génération automatique de positions

Un set de produits est traité comme un article dans la saisie des commandes. Lors de la sauvegarde d’un

article set, tout le détail du set est automatiquement repris dans la commande.

Adaptation individuelle

Chaque position de set peut être modifiée ou supprimée après la reprise de celui-ci dans une commande

client ou fournisseur. Il est bien entendu également possible de compléter un set avec de nouvelles positions.

Edition de sets dans les formulaires

L’édition de sets de produits dans les formulaires est flexible et personnalisable. L’édition peut être com-

posée individuellement au moyen de toutes les données à disposition. L’on peut ainsi par exemple unique-

ment imprimer les articles set, ou seulement les positions de set subordonnées, mais aussi les deux.

Domaines d’utilisation

Contrairement aux composés / nomenclatures de la GPAO, les sets de produit ne sont en règle générale

pas fabriqués. Après reprise dans une commande, les articles et prestations subordonnés permettent de

représenter un détail de nomenclature à un niveau. L’option set de produit est de plus en plus utilisée,

lorsqu’il s’agit de facturer un produit composé de plusieurs positions individuelles assemblées ou assorties.

La définition de set peut aussi comporter une variante de base de set de produits, pouvant être adaptée

par commande si nécessaire. Le contrôle de stock pouvant au choix être effectué sur le détail du set, une

gestion aisée des reliquats est possible pour les pièces individuelles manquantes.

S E T D E P R O D U I T S


Caisse

Le module optionnel “Caisse” offre la possibilité de vendre marchandises et prestations par le biais d’un

terminal de caisse PC. La caisse représente en principe une variante à la saisie et au traitement habituels

de commandes clients. Par conséquent, tous les processus de la caisse sont entièrement intégrés dans la

Gestion des commandes, à savoir les quantités en stock sont automatiquement actualisées en ligne.

De même, tous les mouvements comptables seront, sur demande, transmis aux applications financières

ABACUS.

L’option “Caisse” s’illustre par une saisie simple et efficiente des ventes. Le système exécute un maximum

de fonctions automatiquement, afin de proposer à l’utilisateur une opération de caisse rapide.

Intégré dans l’exploitation de marchandises

Le module en option “Caisse” est entièrement intégré dans la gestion des marchandises GECO:

> Vaste base de produits

> Base d’adresses et de débiteurs

> Gestion de stock en ligne avec multi-stockage

> Gestion des commandes en ligne

> Gestion de rabais et de prix variée

> Statistiques de vente et de caisse étendues

> Création directe de bons de livraison et de factures (vente à crédit)

> Paiement de commandes facturées

Intégré dans les applications financières

Le module en option “Caisse” est également entièrement intégré dans les applications financières:

> Base de comptes et de sections de frais

> Comptabilisation automatique des frais et produits

> Contrôle des limites de crédit des clients

> Transfert des ventes à crédit dans les postes ouverts de la Comptabilité des débiteurs

> TVA intégrée

C A I S S E


Fonctions de caisse

Gestion de 99 terminaux de caisse PC ainsi qu’un nombre illimité d’utilisateurs de caisse. Cette option offre

les fonctions suivantes:

> Supporte le lecteur de code-barres

> Prise en charge de lecteurs de code-barres

> Définition libre de l’affichage sur l’écran client

> Définition libre du bon de caisse

> Contrôle de caisse immédiat à tout instant

> Prélèvements et versements de caisse

> Décompte automatique de caisse

> Nombre illimité de monnaies étrangères

> Masque individuel de saisie de positions

> Suspension ou suppression des ventes au comptant saisies

> Certifié pour terminaux de paiement intégrés

Modes de paiement

Dans les données de base de la caisse, vous pouvez définir un nombre illimité de modes de paiement qui

pourront être sélectionnés lors de l’opération de caisse elle-même, par exemple :

> Paiement au comptant en toutes monnaies

> Vente à crédit

> Avoir

> EC-direct

> PC-direct

> Eurocard

> Visa

> American Express

> Autres cartes

Les ventes au comptant sont regroupées par mode de paiement lors du décompte de caisse et transférées

dans la comptabilité avec l’imputation pré-définie.


Gestio

n d

es a

bonnem

ents

G E S T I O N D E S A B O N N E M E N T S

Le module en option “Gestion des abonnements” permet de réaliser des facturations périodiques de façon

simple et efficace. Des applications typiques que l’on trouve en pratique sont par exemple :

> Prestations de services

> Articles

> Abonnements

> Consommation compteur

> Divers

Sélection de facturation

La sélection est la base de la création de factures périodiques. Elle comporte des indications sur:

> Périodicité

- date définie librement

- facturation mensuelle

- facturation trimestrielle

- facturation semestrielle

- facturation annuelle

- selon un modèle

> Positions

Un nombre illimité de positions à générer automatiquement par facture.

> Clients

Les variantes de saisie suivantes sont disponibles:

- clients / groupes de clients de / à

- saisie manuelle des clients

- groupement d’adresses (la Gestion d’adresses est alors requise)

Adaptation individuelle d’un abonnement

Chaque abonnement peut être modifié par l’utilisateur:

> Attribution libre d’autres positions à facturer par client

> Modèles pour le flux de documents

> Adaptation des données d’en-têtes de commandes

Masques individuels d’abonnement

Les masques de saisie des abonnements sont personnalisables par groupes d’utilisateurs. Pour la saisie de

données d’abonnement différentes, il est possible d’attribuer un jeu de masques individuel à un abonnement

et de l’adapter à ses besoins.


Création de commandes

La gestion des abonnements crée des commandes clients en fonction des consignes de l’abonnement. Ces

commandes sont traitées selon les paramètres de la gestion du traitement.

Facturation répétitive

Après la création des commandes, les données de facturation sont déterminées selon la périodicité. En cas de

facturation d’index compteurs, la valeur “à” est automatiquement reportée comme valeur “de”.

Mise à jour des abonnements

Les modifications se limitent à:

> Suppression de clients

> Saisie de nouveaux clients

> Suppression de positions de facturation

> Saisie de nouvelles positions de facturation

> Modifications globales

Des modifications de prix et de rabais peuvent être prises en compte automatiquement.


Lots / n

um

éro

s de sé

rie

La gestion de lots / numéros de série permet de définir un niveau supplémentaire par article et par stock

pour gérer les informations concernant les lots et les numéros de série. Parfois les entreprises utilisent égale-

ment les termes de charge ou de batch. Cette option permet de gérer trois variantes :

> Lots

> Numéros de série à l’entrée en stock

> Numéros de série à la sortie de stock

Le lot diffère du numéro de série à l’entrée en stock dans le sens où chaque lot comprend une quantité il-

limitée, alors que le numéro de série est toujours attribué à une quantité égale à 1.

Données de base de lots / numéros de série

Sur la base de produits, l’on détermine dans la section “lots / numéros de série” si l’article est géré par lots /

numéros de série, ainsi que la variante appliquée à cet article. Lorsque la variante est définie, il faut ensuite

sélectionner le tri :

> par lots / numéros de série

> par date d’entrée (FiFo)

> par date d’expiration

Toutes les listes de sélection sont classées selon le tri défini et les prélèvements sont effectués selon cet ordre,

si le prélèvement de lots / numéros de série est réglé sur automatique.

Les données de base comportent également des indications telles que la date d’expiration, le délai de con-

sommation, l’attribution automatique de lots / numéros de série, le prélèvement automatique, les conditi-

ons de garantie, etc.

La saisie des lots / numéros de série proprement dits s’effectue dans les programmes de saisie de comman-

de vente, achat et production.

G E S T I O N D E S L O T S / N U M É R O S D E S É R I E


Mouvements de lots / numéros de série

Lorsqu’un article est soumis à l’attribution de lot / numéro de série, ceci est pris en compte dans tous les

programmes de saisie de commande:

> Entrées

Selon la configuration, le lot / numéro de série est saisi manuellement lors de l’entrée en stock ou bien attri-

bué automatiquement par le système. Les entrées proviennent des programmes achat, ordre GPAO, entrées

en stock manuelles, transferts de stock et inventaire.

> Sorties

Selon la configuration, le lot / numéro de série est choisi manuellement lors de la sortie de stock ou bien

attribué automatiquement par le système. La position de sortie, p. ex. une position de commande, peut se

voir attribuer un nombre illimité de numéros de lots / de série; le système compare néanmoins la quantité

totale du numéro de lot / de série avec la quantité de la position. Les sorties proviennent des programmes

vente, ordre GPAO, sorties de stock manuelles et transferts de stock.

> Edition sur des documents

Les lots / numéros de série peuvent être imprimés, selon le format défini individuellement, sur tous les docu-

ments souhaités tels que bon de livraison, facture, etc..

Traçabilité de lots/numéros de série

Un numéro de lot ou de série est unique et univoque. Afin d’assurer à tout moment cette caractéristique,

un numéro consécutif, ayant en règle générale la valeur 0, est ajouté au numéro de lot / de série. Si toute-

fois une entrée en stock provenant d’une note de crédit de client devait avoir lieu, l’entrée en stock sera en-

registrée avec le numéro de lot / de série d’origine, mais avec un numéro de séquence portant la valeur 1.

Ce mécanisme permet une traçablité intégrale de tous les mouvements, même en cas d’entrées et de sor-

ties répétées d’un même lot / numéro de série.

Lots / numéros de série en production

En cas de fabrication d’un produit avec nomenclature, comprenant des articles soumis aux numéros de lots

ou de série, ces derniers peuvent être pré-réservés dans l’ordre de fabrication.

Après la fabrication, les lots ou articles avec numéros de série utilisés pourront être attribués de façon effec-

tive à la pièce produite. Ainsi, un suivi sans faille des cas d’emploi est garanti.

Pour plus de détails concernant la GPAO ABACUS, veuillez vous reporter à la documentation séparée.


Assu

rance

qualité

Des standards de qualité et de sécurité élevés ont de plus en plus d’importance dans la fabrication.

L’assurance qualité n’est pas seulement un thème d’actualité pour les produits pharmaceutiques ou ali-

mentaires, elle joue de plus en plus un rôle central dans des secteurs tels que la vente, les prestations de

service ou l’entretien.

L’option “Assurance qualité” offre un instrument pour le contrôle de qualité lors de l’entrée en stock de

produits gérés avec des numéros de lot ou de série. Ces fonctions peuvent être utilisées aussi bien lors de

réceptions de marchandise achetée que d’entrée depuis la fabrication.

Spécifications

Les spécifications correspondantes doivent être fixées pour chaque produit dans les données de base. Il

s’agit là de profils d’exigence produit, qui peuvent contenir une description des propriétés ainsi que des

directives et des limites.

Il est possible d’attribuer à chaque spécification une place de contrôle et un moyen de contrôle, gérables

depuis des tables définissables librement.

Pour chaque spécification, il est possible de définir si elle doit être satisfaite en tant que critère obligatoire

pour la libération.

Gammes de contrôle

Une gamme de contrôle regroupe toutes les spécifications importantes pour un contrôle de produit. Une

gamme de contrôle se compose de données d’en-tête et de données de position. Les données d’en-tête

contiennent des informations générales telles que le descriptif de la gamme de contrôle, l’indicateur “inac-

tif” ou une date de début de validité. Si à la libération d’un ordre de contrôle, un transfert de stock doit

être effectué – par exemple d’un lieu de stock bloqué à un lieu de stock de vente – il est possible de défi-

nir une proposition de lieu de stock/emplacement.

Les positions représentent la gamme de contrôle et correspondent aux spécifications définies, reprises dans

les données de position. Les spécifications peuvent bien entendu être adaptées par position de contrôle.

Données de base des produits – Définitions AQ

Dans les données de base des produits, il est possible de déterminer dans les informations de lots / numéros

de série, si un contrôle de la qualité doit être exigé lors de l’entrée en stock. Pour le contrôle, une propo-

sition de gamme de contrôle est attribuée au produit.

Ordre de contrôle par lots / numéros de série

Lors d’une entrée en stock émanant d’une commande fournisseur, d’un ordre de fabrication ou d’un retour

client, les numéros de lots / de séries correspondants sont saisis et imputés. S’il s’agit d’un article soumis à

l’AQ, le système crée en même temps un ordre de contrôle en fonction de la gamme de contrôle enregi-

strée.

A S S U R A N C E Q U A L I T É


En quarantaine

Les lots / numéros de série enregistrés recoivent le statut “en quarantaine”, qui est maintenu jusqu’à ce que

l’ordre de contrôle soit clos et toutes les positions de contrôle confirmées par un OK. La libération des lots /

numéros de série a lieu avec la clôture de l’ordre de contrôle, dans la mesure où tous les résultats du contrôle

sont positifs.

Gestion du traitement de l’ordre de contrôle

Le traitement d’un ordre de contrôle est fixé par la gestion du traitement, les actions/étapes suivantes peu-

vent être définies:

Nouveau test

Dans les données de base produits, il est possible de définir un délai en jours à l’expiration duquel le contrôle

d’un lot ou d’un numéro de série devra être répété. Ceci est particulièrement important pour les produits avec

date de péremption.

Action Description

Imprimer ordre de contrôle Imprime un ordre de contrôle avec le Générateur de rapports AbaView

Défalquer quantité de contrôle Une quantité de contrôle peut être fixée pour le contrôle. Ceci est indi-

spensable, si une quantité partielle du produit est utilisée ou détruite lors

du contrôle. L’action “défalquer quantité de contrôle” crée automatique-

ment l’imputation de stock correspondante.

Transfert de stock Si un stock de transfert est défini sur l’ordre de contrôle, le lot / numéro

de série sera transféré, après contrôle positif, du lieu de stock/emplace-

ment actuel à celui figurant sur l’en-tête de l’ordre de contrôle, p.ex. le

stock de vente ou de production.

Transférer quantité échantillon Si nécessaire, il est possible de définir une quantité échantillon, ainsi qu’un

lieu de stock/emplacement, sur l’en-tête de l’ordre de contrôle. L’action

“transférer quantité échantillon” crée un transfert de stock correspondant,

à savoir une quantité partielle du lot est transférée sur le stock échantillon.

Imprimer procès-verbal d’essai Imprime un rapport de test avec le Générateur de rapports AbaView

Bloquer / libérer des lots Cette action est en générale définie comme la dernière étape de travail.

Cette action vérifie les résultats de contrôle saisis et les visas existants. S’il

devait manquer un OK pour une position de contrôle ou un visa, l’ordre

de contrôle ne peut être clos. La libération des lots / numéros de série est

seulement possible, si tous les résultats de contrôle et visas sont positifs.

Dans le cas contraire, les lots / numéros de série seront bloqués et seule-

ment libérés par un nouvel ordre de contrôle.


La saisie mobile des données (SMD) permet de simplifier des trans-

actions existantes dans les domaines vente, achat, stock, etc. L’add-on

se compose en principe de trois éléments:

> Le terminal portable de SMD pour la saisie optique des

données

> Le logiciel de base de SMD sur le terminal portable de SMD

pour le traitement des données

> Les interfaces de SMD pour le transfert des données entre la GECO, respectivement le PC, et le terminal portable

de SMD

Terminaux portables de SMD

L’Add-on SMD est compatible avec les appareils de saisie mobile des données de la marque DENSO. Chaque terminal

portable de SMD en cours d’utilisation reçoit un numéro d’appareil unique qui est toujours transmis avec les données.

Ceci permet de garantir sans difficultés un usage multi-utilisateurs.

Logiciel de base SMD

Le logiciel de base SMD contient pour l’essentiel les fonctions de base suivantes:

> Saisie d’une ou plusieurs commandes

> Saisie d’une ou plusieurs commandes de projet

> Transfert des données de commande du PC au terminal portable SMD pour la préparation des positions de

commande

> Saisie d’une ou plusieurs commandes fournisseurs

> Saisie d’entrées, sorties ou transferts de stock

> Saisie aléatoire de positions d’inventaires

> Transfert d’une liste de comptage d’inventaire du PC au terminal portable de SMD pour l’inventaire contrôlé

> Transfert de données du terminal portable de SMD au PC et du PC au terminal portable de SMD

Customizing

Chaque terminal portable de SMD est adaptable aux exigences de l’entreprise au niveau du logiciel, car des masques

de saisie spécifiques sont disponibles pour le paramétrage des domaines vente, achat et inventaire. Ainsi, il est par

exemple possible de définir si certains champs de données sont activés pour la saisie et si une saisie est obligatoire ou

facultative dans ces champs.

Saisie

mobile

des d

onnées

S A I S I E M O B I L E D E S D O N N E E S ( S M D )


Exemple de Customizing dans la pratique

Dans une quincaillerie, les articles désirés sont prélevés dans le stock avec le client, saisis en même temps avec le

terminal portable de SMD, puis transférés dans le traitement des commandes par la station de transmission.

L’utilisateur n’aura plus qu’à saisir ou à sélectionner l’adresse du client et à lancer l’impression du bon de livraison ou

de la facture.

Saisie optique avec codes-barres

La plus grande utilité de la saisie de données au moyen du terminal portable de SMD est la saisie optique des données.

Des informations comme les numéros de produits, l’identification du stock, les numéros de lots etc. peuvent être

saisies plus rapidement, et surtout sans erreur de frappe, par la lecture du code-barres. Afin de permettre la saisie simul-

tanée de plusieurs informations, le logiciel de SMD peut être configuré avec des dits “séparateurs de champs”, afin

que plusieurs champs de données contenus dans le code-barres puissent être lus en même temps, par exemple le

numéro de produit, le lieu de stock et l’emplacement.

Transfert de données du terminal portable SMD vers le PC

Le transfert des données saisies dans le terminal portable de SMD vers la Gestion des commandes s’effectue au moyen

d’une station de transmission optique reliée au PC. Le traitement des données d’interface est réalisé ensuite, en

fonction du domaine d’application, dans les divers programmes de la Gestion des commandes tels que la saisie de

commandes clients ou fournisseurs ou bien la saisie d’inventaire. Dans tous les cas, le terminal portable de SMD gé-

nère les fichiers d’interface ASCII standards correspondants, qui seront automatiquement traités par le logiciel

ABACUS. Les enregistrements d’interface contenant une erreur seront consignés dans un protocole, comme lors du

chargement de fichiers “normaux” d’interface ASCII.

Programmation et distribution:

Spirig Systems GmbH

St. Gallerstrasse 31

CH-9470 Buchs SG

Téléphone 081 740 40 80

[email protected]

www.spirig-systems.ch


Inte

rface

de v

ente

L’interface de vente prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de données de commandes

- Commandes

- Offres

- Commandes de projet

- Offres de projet

- Factures partielles

> Interface OLE

Importation de données de commandes

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de com-

mandes provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement

dans la commande peut également être chargé au moyen de l’interface.

Les options d’importation suivantes sont prises en charge:

> Reprendre date de commande, de livraison et de détermination du prix depuis

- l’interface

- la saisie manuelle

> Reporter la gestion du traitement depuis

- l’interface

- le client resp. Customizer GECO


> Prix / rabais

- selon l’interface

- effectuer la détermination de prix / rabais

Exportation de données de commandes

En cas de gestion des commandes décentralisée, les données de commande saisies peuvent être exportées

avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système externe.

La sélection des données de commande s’effectue selon les critères suivants:

> Numéro de commande

> Date de commande

> Numéro de client

I N T E R F A C E D E V E N T E


Les données de commandes peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels

suivants sont alors pris en compte:

> Données d’adresse des clients

> Données d’adresse du lieu de livraison

> Données d’adresse du lieu de facturation

> Données de produits

> Champs individuels utilisateur en-tête de commande / positions

> Champs individuels utilisateur adresse

> Numéro de commande

L’exportation des données est effectuée par ligne au format ASCII et chaque champ est représenté sur une

ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro de champ.

La structure des données et de l’interface est décrite dans la documentation d’interface.

Format d’interface variable

Des propres modèles d’interface ASCII pour l’importation ou l’exportation permettent de convertir des

données depuis des systèmes externes au format ABACUS ou bien de convertir les données ABACUS dans un

format externe.

Simulation

Avant de lancer un traitement d’interface définitif, tout le processus de chargement peut être simulé. En cas

d’irrégularités, les erreurs sont consignées dans un fichier protocole.

Traitements préliminaire et ultérieur

L’importation et l’exportation peuvent être effectuées avec un traitement individuel préliminaire et / ou

ultérieur. Celui-ci peut s’effectuer en démarrant un programme propre, un traitement batch ou bien un script.

Par exemple, le fichier interface chargé est copié dans un répertoire de sauvegarde au moment du traitement

ultérieur.

Interface OLE

L’interface OLE peut par exemple être intégrée dans des propres routines de programme. Elle prend en

charge les fonctions suivantes:

> Saisie d’une nouvelle commande / position de commande

> Sélection de commande / position de commande

> Modification de commande / position de commande

> Enregistrement de commande / position de commande

> Suppression de commande / position de commande


L’interface achat prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de données de commandes fournisseurs

- Commandes fournisseurs

- Appels d’offres

- Commandes fournisseurs de projet

- Frais d’achat

- Frais d’achat de projet

> Interface OLE

Importation de données de commandes fournisseurs

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de

commandes fournisseurs provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être rempli

manuellement dans la commande fournisseur peut également être chargé au moyen de l’interface.


> Reprendre date de commande fournisseur et de détermination du prix depuis

- l’interface


> Reporter la gestion du traitement depuis

- l’interface

- le fournisseur resp. Customizer GECO


> Prix / rabais


- effectuer la détermination de prix / rabais

> Divers

- effectuer automatiquement la confirmation des quantités

- rechercher les positions sans numéro de position

- rechercher des fournisseurs si aucun n’est défini

Exportation de données de commandes fournisseurs

En cas de gestion des commandes décentralisée, les données de commandes fournisseurs saisies peuvent être

exportées avec la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système externe.

La sélection des données de commande fournisseur s’effectue selon les critères suivants:

> Numéro de commande fournisseur

> Date de commande fournisseur

> Numéro du fournisseur

Inte

rface

ach

at

I N T E R F A C E A C H A T


Les données de commandes fournisseurs peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines

partiels suivants sont alors pris en compte:

> Données d’adresse du fournisseur

> Données d’adresse du lieu de livraison

> Données d’adresse du lieu de facturation

> Données de produits

> Champs individuels utilisateur en-tête de commande fournisseur / positions

> Champs individuels utilisateur adresse

> Numéro de commande fournisseur

L’exportation des données est effectuée au format ASCII par lignes et chaque champ est représenté sur une






format externe.

Simulation







ultérieur.

Interface OLE



> Saisie d’une nouvelle commande fournisseur / position de commande fournisseur

> Sélectionner commande fournisseur / position de commande fournisseur

> Modifier commande fournisseur / position de commande fournisseur

> Enregistrer commande fournisseur / position de commande fournisseur

> Supprimer commande fournisseur / position de commande fournisseur


L’interface stock prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de mouvements de stock

- Entrées en stock

- Sorties de stock

- Transferts de stock

> Importation et exportation de données d’inventaire

Importation de mouvements de stock

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de stock

provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être saisi manuellement comme entrée

en stock, sortie de stock ou transfert de stock peut également être chargé au moyen de l’interface.


> Prix / rabais


- redéfinir les prix

- redéfinir les prix, si le champ “Prix après détermination du prix” affiche la valeur zéro dans l’interface.

> Options générales

- clôture de mouvements de stock après importation

- créer attribution de stock si elle n’existe pas encore pour ce produit

> Transfert / Sortie de stock

- ignorer numéro de séquence du lot

Exportation de mouvements de stock

En cas de gestion des commandes décentralisée, les mouvements de stock saisis peuvent être exportés avec

la fonction exportation, afin de continuer leur traitement sur un autre système externe.


ligne séparée avec le nom du fichier et le numéro de champ. La structure des données et de l’interface est

décrite dans la documentation des interfaces.

Inte

rface

stock

I N T E R F A C E S T O C K


Simulation




L’importation et l’exportation peuvent être effectués avec un traitement individuel préliminaire et / ou



ultérieur.

Importation de données d’inventaire

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données d’inven-

taire provenant d’un système externe. En principe, chaque champ qui peut être rempli manuellement dans la

saisie de commande fournisseur peut également être chargé au moyen de l’interface.

Des données saisies au moyen d’un terminal portable de saisie de données (CMD) peuvent être chargées dans

un inventaire au moyen d’une fonction d’importation.

Exportation de données d’inventaire

Charge les données d’inventaire dans un fichier ASCII. Ce fichier peut par exemple être chargé dans un ter-

minal portable de saisie des données (CMD) et permet ainsi un inventaire guidé.

L’exportation des données s’effectue au format ASCII. La structure des données et de l’interface est décrite

dans la documentation des interfaces.




format externe.


I N T E R F A C E D O N N É E S D E B A S E

Inte

rface

Données d

e b

ase

L’interface données de base prend en charge les fonctions suivantes:

> Importation et exportation de données de produit

> Interface OLE

Importation de données de base des produits

La fonction importation permet de charger dans la Gestion des commandes ABACUS des données de base de

produits provenant d’un système externe. En principe, chaque champ pouvant être rempli manuellement dans

la base de produit peut également être chargé au moyen de l’interface.

Les données de base des produits peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels


> Données de base produits

> Descriptions de vente

> Textes de vente

> Attributions de stock

> Données d’achat

> Prix d’achat / rabais

> Prix de vente / rabais

> Objets

> Classifications

> etc.

Exportation de données de base des produits

Si la base de produits est gérée et actualisée de façon centrale au sein d’une entreprise avec des succursales,

la fonction exportation permet de transférer les fichiers dans les différentes gestions des commandes.

La sélection des données de base des produits s’effectue selon les critères suivants:

> Numéro de produit

> Terme de recherche

> Désignation technique

> Classification standard

> Sélection de produit


Les données de base des produits peuvent être chargées entièrement ou partiellement. Les domaines partiels


> Numéro de produit

> Descriptions de vente

> Textes de vente

> Attributions de stock

> Données d’achat

> Prix d’achat / rabais

> Prix de vente / rabais

> Objets

> Classifications

> etc.







format externe.

Simulation







ultérieur.

Interface OLE



> Saisir un nouveau produit

> Copier un produit

> Sélectionner un produit

> Modifier un produit

> Enregistrer un produit

> Supprimer un produit ou une partie de celui-ci


Monnaie

s étra

ngère

s

Le module en option “Monnaies étrangères” permet de gérer des clients et des fournisseurs dans différentes

devises, en plus de la monnaie de base. Le traitement de commandes clients et fournisseurs prend auto-

matiquement en compte la devise correspondante.

Listes de prix en monnaie étrangère

Parallèlement à la liste de prix en monnaie de base, 9’999 listes de prix alternatives peuvent être gérées dans

différentes devises.

Conversion automatique des prix

Une commande ou une commande fournisseur est toujours ouverte dans la devise du client respectivement

du fournisseur. Pour la saisie de commandes, les prix sont automatiquement convertis depuis la devise de la

liste de prix dans la devise du client.

Réévaluation automatique

Vous pouvez insérer l’action “recalculer la monnaie étrangère” à tout moment de la gestion du traitement

Les prix sont ainsi automatiquement recalculés avec le cours actuel de la devise provenant du tableau de cours

de change.

Table centrale des monnaies étrangères

Dans le tableau de monnaies étrangères, géré de façon centrale pour toutes les applications ABACUS, plus

de 70 devises sont déjà prédéfinies. L’intégration dans la Comptabilité financière par la Comptabilité des

débiteurs et des créanciers prend en compte des comptes de pertes ou bénéfices de change qui peuvent être

définis individuellement pour chaque devise.

Table des cours

La table des cours de change gère les cours comptabilisés et cours d’évaluation pour toutes les monnaies

étrangères actives. Les cours de change peuvent être définis en fonction de la date et proposés à l’utilisateur

selon la date de commande client ou fournisseur. Le développement du cours de change s’appuie sur des

cours historiques. En plus des cours d’imputation et d’évaluation globaux, il est également possible de saisir

des cours d’imputation et d’évaluation propres à la Gestion des commandes.

M O N N A I E S É T R A N G È R E S



AbaV

iew

/Desig

n d

e fo

rmula

ires

AbaView est un générateur de formulaires et de rapports disposant de multiples fonctions. AbaView permet

de créer des listes personnalisées dans tous les programmes ABACUS, exceptée la Comptabilité financière.

Plus de 120 bases de données

Plus de 120 bases de données peuvent être utilisées pour les extraits dans la Gestion des commandes.

Ci-dessous, un petit extrait du catalogue des données de la Gestion des commande:

> Base de fournisseurs et de clients > Statistiques de vente et d’achat

> Base des adresses > Base des articles et des prix

> En-tête et positions de commande > Quantités et mouvements de stock

> En-tête et positions de commande fournisseur > Numéros de lot / de série

Clé d’accès propre

AbaView peut utiliser les clés des fichiers ABACUS ou générer des index temporaires si nécessaire.

Relations

Il est possible de traiter les liens définis entre les fichiers ABACUS. Des menus permettent de créer de nou-

velles relations ou de supprimer celles qui existent déjà. Il est ainsi possible d’éditer des données en pro-

venance de différents programmes ABACUS dans un seul rapport.

Sélection des données

Les données à éditer peuvent être sélectionnées selon des critères librement définissables. Il est possible

d’associer plusieurs critères à l’aide d’opérateurs logiques comme “ET” et “OU”.

Pour augmenter la convivialité d’utilisation des rapports, l’utilisateur peut créer ses propres masques de

saisie pendant la définition du rapport. L’utilisateur choisit un extrait depuis l’environnement ABACUS habi-

tuel, sélectionne les données souhaitées et obtient le document désiré sans se préoccuper du fonctionne-

ment d’AbaView.

Fonctions de présentation

En plus des éléments de présentation tels que des images, des dégradés, des titres de colonnes définis libre-

ment et des fonctions d’encadrement automatique, différents blocs de rapports sont disponibles:

> En-tête et pied de page du rapport

> Titres de colonnes et totalisations à tous les niveaux

> Positions détaillées

> Blocs de textes propres à l’utilisateur, reliés entre eux

La présentation dispose des fonctions suivantes:

> Attributs des polices > Polices Truetype et polices d’imprimantes

> Agrandir/réduire la taille des champs > Supprimer/insérer/déplacer des champs

> Renommer les champs > Définitions d’expressions

> Champs de sommes au choix > Lignes libres pour titres et totaux

> Utilisation de variables système telles que

numéros de pages, date, etc.

G E N E R A T E U R D E R A P P O R T S A B A V I E W /

D E S I G N D E F O R M U L A I R E S


Designer de formulaires avec AbaView

AbaView permet de créer n’importe quel document (confirmati-

on de commande, bon de préparation, bon de livraison, facture) relatif aux différents domaines de la vente,

l’achat, le stock. L’apparence du document est aussi personnalisée que l’image de l’entreprise. Grâce à

AbaView, tous les documents peuvent être créés sur mesure et répondre aux exigences des clients.

Structure du formulaire

Elle définit la présentation et l’édition d’un formulaire. Le formulaire se divise en sections. Des textes stan-

dards sont définis dans chaque section contenant les champs à éditer.

Les sections suivantes se distinguent:

> L’en-tête de rapport comprend les données d’adresses, les informations sur le client, ainsi que des

données concernant la commande client ou fournisseur

> L’en-tête de la page apparaît à partir de la deuxième page du document et peut contenir les mêmes

informations que l’en-tête de rapport.

> Le détail contient les données de position comme le numéro d’article, les quantités, les prix, les rabais

et les textes.

> Le total est édité en dernier et contient les informations relatives au montant de la TVA, aux rabais et

aux valeurs de la commande.

> Le pied de page est édité jusqu’à la dernière page, sur les documents de plusieurs pages

> Le pied de page du rapport termine le document et contient, par exemple, le bulletin de versement.

Formats de fichiers supportés

Les formats de fichiers suivants peuvent être traités et combinés les uns aux autres:

> Dtaflex > Pervasive.SQL

> ODBC > ADO – ActivX Data Objects

> BDE – Borland Database Engine > ASCII

Formats d’édition supportés

L’édition des données peut s’effectuer dans les formats suivants:

> Report > xFlex

> ODBC > ADO

> BDE > ADF

> RTF > Fichier d’impression

> HTML > ADF

> XML > Anciens formats:

> Windows Meta File - Excel 4

> ANSI - dBase

> ASCII - Paradox

> Microsoft Excel - Lotus 1-1-3

> Formats lettre en série - DIF


ABACUS Tool-Kit est le système de base des applications

ABACUS. Pour compléter la convivialité et l’efficacité des pro-

grammes, ABACUS Tool Kit vous permet de bénéficier des technologies les plus modernes:

Système de menus ABACUS

Avec l’AbaMenu moderne, les programmes ABACUS disposent d’un menu principal, qui permet un passage

facile et rapide d’une application à l’autre ou à un programme tiers.

> Un choix de programme en fonction du mandant

Par mandant, seules les applications ABACUS ouvertes dans le mandants concerné sont affichées dans le

menu avec les programmes correspondants.

> Un choix de programme en fonction de l’utilisateur

L’AbaMenu n’affiche à l’utilisateur que les programmes pour lesquels il possède les droits d’accès nécessaires.

> Menus de programme en fonction des rôles

Un ou plusieurs rôles peuvent être attribués à un utilisateur. Il définissent les programmes à afficher, lorsque

l’utilisateur ouvre sa session. Il a ainsi le choix entre les divers programmes dont il a besoin pour effectuer les

tâches prévues par le rôle sélectionné.

> Fonction QuickSearch

Des programmes, ainsi que des données émanant des bases de données ABACUS peuvent être recherchés et

interrogés à l’aide de mots-clés.

> Recherche dans des manuels

Il est possible de rechercher online dans les manuels au moyen de mots-clés.

> Favoris

Les programmes les plus utilisés peuvent être mémorisés par l’utilisateur sous ses favoris.

> Gestion des dossiers

Cette fonction permet d’archiver automatiquement tous les extraits ABACUS, les documents originaux tels

que p. ex. bulletins de livraison, factures ou également documents Word, Excel, etc. Si l’on dispose des

droits d’accès nécessaires, il est ensuite très facile de retrouver, consulter et présenter ces documents.

ABA

CU

S To

ol-K

it

A B A C U S T O O L - K I T


AbaVision

AbaVision est un complément intégrant entièrement les logiciels ABACUS et Microsoft Excel. En s’appuyant

sur les Business Objects d’ABACUS (ABO), Excel devient un véritable Management Informations System (MIS)

avec un accès online aux transactions et écritures comptables.

La transmission fastidieuse des informations d’un logiciel financier vers Microsoft Office et vice versa fait par-

tie du passé. Grâce à cette nouvelle intégration bidirectionnelle (deux voies de communication), on peut, par

exemple, établir son budget soit sous Excel, soit sous ABACUS. Les données seront toujours mises à jour auto-

matiquement.

Utilisation pratique pour les utilisateurs d’AbaVision:

> Possibilité de réaliser un système de gestion de l’information (MIS) avantageux et souple avec Excel et

ABACUS.

> Nouvelles possibilités de préparation, d’affichage et d’échange de données et d’informations.

> Suppression des redondances entre Excel et ABACUS par la mise à jour automatique des feuilles de calcul

Excel. Les sources d’erreurs survenant à la saisie ou à la transmission sont ainsi évitées.

> Accès online aux données ABACUS


Archivage

En plus de la gestion des dossiers, gratuitement à votre disposition dans le cadre de l’ABACUS Tool Kit, le

module ABACUS d’archivage vous propose un classement électronique complet des extraits et documents

créés dans les différents programmes ABACUS ou dans des programmes externes.

> Directement intégré dans le logiciel ABACUS:

L’archivage ABACUS est entièrement intégré dans les programmes ABACUS. Lors de l’impression d’un rap-

port, une copie électronique du document peut automatiquement être sauvegardée dans l’archive corre-

spondante. Des décomptes de TVA définitifs, des bilans, des décomptes de salaire etc. sont ainsi directement

archivés, indépendamment de l’utilisateur qui a édité l’extrait. Simplicité et sécurité – l’intégrité des données

est donc garantie.

> Archivage depuis les programmes Office

L’intégration de l’archivage ABACUS dans les programmes Microsoft Office offre la possibilité d’enregistrer

des documents Word, des tables Excel et des présentations PowerPoint directement depuis l’environnement

Office dans les archives ABACUS.

> Numérisation et archivage de documents originaux

Le module en option AbaScan permet de digitaliser tous les documents dont les originaux sont sur papier, tels

que bons de livraison, factures de fournisseur, esquisses d’atelier, etc. Les documents ainsi digitalisés peuvent

alors être enregistrés dans l’archive souhaitée. Ces documents sont également dotés automatiquement d’une

indexation plein texte permettant une recherche rapide au moyen du moteur de recherche AbaSearch.

> Complet et invariable

Tous les extraits, documents et données sauvegardés dans des archives sont enregistrés de façon invariable.

Vous ne pouvez plus les supprimer ou les modifier de façon sélective.

> Codage et droits d’accès

Les données sont codées lors de l’enregistrement et l’accès aux données est réglé de façon à ce que seules

les personnes autorisées puissent consulter les informations et que personne ne puisse supprimer des données

des archives.

La sécurité est assurée, à la fois, par un mot de passe pour chaque archive et par les droits d’accès de la gesti-

on des utilisateurs.

> Recherche aisée d’informations

Un moteur performant de recherche plein texte permet de retrouver le document souhaité, même parmi des

milliers d’autres, après un court instant. Ce système vous offre également:

- une recherche de fragments de mots

- une combinaison de différents éléments de texte

Outils A

BA

CU

S

O U T I L S A B A C U S


AbaPilot: Système de navigation et de recherche

Avec AbaPilot, l’utilisateur ABACUS dispose d’un accès rapide

et direct à toutes les données et informations enregistrées dans

le logiciel ABACUS.

Lors de la saisie d’un terme de recherche, tous les enregistrements correspondants sont affichés avec toutes

les informations, données et tous les documents associés (Word, Excel, originaux digitalisés).

Un clic de la souris suffit pour afficher des informations détaillées sur les enregistrements. Dans le cas de

données ABACUS, le programme de saisie ABACUS correspondant peut être lancé directement afin d’éditer

le document au besoin.

AbaNotify:

Système d’information et de notification

AbaNotify permet à toutes les personnes l’envoi par e-mail pla-

nifié dans le temps ou la sauvegarde de listes ABACUS ou de

rapports AbaView. La préparation de listes et de rapports peut

être faite par responsable d’objet, avec envoi ou sauvegarde.

Divers formats de fichiers, comme PDF, XLS, DOC, HTML, TXT

sont pris en charge.

Le programme informe immédiatement en cas d’évènements

tels que création, modification ou suppression d’un enregistre-

ment. L’exportation et le regroupement de modifications de

base de données sous les formats XML, HTML, TXT, DAT est possible.

AbaNotify peut reprendre divers automatismes propres aux applications, comme p.ex. avis en cas de modi-

fications de champs définis, tels que changement de prix dans la base de produits. Une notification à la

direction des ventes peut également se faire au moyen d’AbaNotify, si un montant d’offre ou de commande

est dépassé.



Eckn

auer

+ S

choc

h AS

W /

scho

300

f-05

.09

ABACUS Research SA, Business SoftwareEn Budron H14, CH-1052 Mont-sur-LausanneTéléphone 021 654 25 25, Fax 021 654 25 20www.abacus.ch [email protected]

ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche SoftwareZiegeleistrasse 12, CH-9301 Wittenbach-St. GallenTelefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00www.abacus.ch [email protected]
