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Gestion dossier AFSCA Manuel destiné aux opérateurs
Table des matières 1. Le but de cette application ......................................................................................................................... 2 2. Que contient l’onglet Mon dossier / Signalétique ? .................................................................................... 2 3. De quoi ai-je besoin pour obtenir l'accès à l'onglet Mon dossier / Signalétique ? ..................................... 3
3.1. Navigateur ......................................................................................................................................... 3 3.2. Identifiant et mot de passe ................................................................................................................ 3
4. S’identifier ................................................................................................................................................... 3 5. Écrans récapitulatifs ................................................................................................................................... 6
5.1. Écran récapitulatif Entreprise ............................................................................................................ 6 5.2. Écran récapitulatif Établissement ...................................................................................................... 7
5.2.1. Résultats d’inspection ................................................................................................................ 8 6. Modifications – attention ! Consignes générales ....................................................................................... 9 7. Comment modifier les données de votre entreprise ? ............................................................................. 10
7.1. Modifier les données administratives .............................................................................................. 10 7.1.1. Nom et adresse légale ............................................................................................................. 11 7.1.2. Langue de correspondance ..................................................................................................... 11 7.1.3. Adresse de facturation ............................................................................................................. 11
7.2. Gestion des personnes de contact .................................................................................................. 12 8. Comment modifier les données de votre établissement ? ....................................................................... 13
8.1. Comment accéder à l’écran récapitulatif de votre établissement ? ................................................. 13 8.2. Comment revenir à l’écran récapitulatif de votre entreprise et sélectionner un autre établissement ? ............................................................................................................................................ 14 8.3. Modifier les données administratives .............................................................................................. 15
8.3.1. Nom et Adresse légale ............................................................................................................ 16 8.3.2. Langue de correspondance ..................................................................................................... 16
8.4. Gestion des personnes de contact .................................................................................................. 17 8.5. Gestion des activités AFSCA .......................................................................................................... 18
8.5.1. Ajouter une activité .................................................................................................................. 19 8.5.2. Arrêter une activité................................................................................................................... 23 8.5.3. Arrêter toutes les activités ....................................................................................................... 23 8.5.4. Changer d'activité principale.................................................................................................... 24 8.5.5. Exercer une activité sous l'agrément ou l’autorisation ............................................................ 25 d'une autre entreprise .............................................................................................................................. 25
9. Confirmer et envoyer les modifications demandées ................................................................................ 26 10. Historique des modifications demandées ................................................................................................ 28
10.1. État d'avancement de votre demande ............................................................................................. 28 10.2. Demande en cours de régularisation .............................................................................................. 28
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1. Le but de cette application
La base légale de cette application est l’arrêté royal du 16 janvier 2006 fixant les modalités des agréments,
des autorisations et des enregistrements préalables délivrés par l'Agence fédérale pour la Sécurité de la
Chaîne alimentaire.
En vertu de la réglementation européenne en vigueur depuis le 1er janvier 2006, toutes les entreprises et
tous les opérateurs actifs dans la chaîne alimentaire en Belgique doivent être connus de l’Agence
alimentaire.
Cette application a pour but de permettre à chaque entreprise ou personne physique exerçant des activités
dans la chaîne alimentaire de gérer ses données AFSCA par voie électronique. Cette application offre la
possibilité à chaque entreprise et à chaque opérateur de consulter son dossier AFSCA et, si nécessaire, de
le modifier afin de maintenir ses données administratives à jour (dénominations, adresses, activités
AFSCA,…).
2. Que contient l’onglet Mon dossier / Signalétique ?
Dans l’onglet Mon dossier, vous avez la possibilité, en tant qu’opérateur, de consulter et de gérer vos
données de façon indépendante (dénomination, adresse, personne de contact, activités,…).
Cet onglet vous donne accès :
➢ Aux données de votre entreprise
➢ Aux données des différents établissements où des activités AFSCA sont, ou ont été, exercées.
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3. De quoi ai-je besoin pour obtenir l'accès à l'onglet Mon dossier / Signalétique ?
3.1. Navigateur
Pour consulter votre dossier AFSCA, vous avez simplement besoin d'un ordinateur connecté à internet et
d'un navigateur récent. Nous vous recommandons d’utiliser la dernière version de Google Chrome, de
Firefox ou d’Internet Explorer.
3.2. Identifiant et mot de passe
Vous trouverez votre identifiant ainsi que votre mot de passe personnels sur votre dernier formulaire de déclaration ou sur votre facture relative à l’année d'imposition 2015.
4. S’identifier
Ouvrez votre navigateur et rendez-vous sur la page http://www.afsca.be/foodweb-fr/. Cliquez ensuite sur
Se connecter à l’application.
Vous accédez alors à l’écran ci-dessous, dans lequel vous pouvez encoder votre identifiant et votre mot de
passe.
Attention ! La case située en dessous du mot de passe doit rester cochée.
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Vous parvenez ensuite à l’écran ci-dessous. Cliquez sur Votre dossier, soit en haut à gauche soit en bas à
gauche.
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Vous accédez alors à l’écran Mes entreprises. Dans la colonne Numéro, cliquez sur votre numéro
d'entreprise.
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5. Écrans récapitulatifs
5.1. Écran récapitulatif Entreprise
Cliquez sur Vue simple pour afficher un aperçu plus général. Cliquez sur Vue détaillée pour
consulter des informations plus détaillées.
Dans la rubrique Dénomination, vous retrouvez votre numéro d’identification, votre nom, votre
adresse légale et votre langue de correspondance.
Pour modifier ces données, cliquez sur Modifier les données administratives.
Dans la rubrique Personnes de contact, vous retrouvez les différentes personnes de contact de
votre entreprise.
Cliquez sur Ajouter un contact si vous souhaitez ajouter une personne de contact.
Pour consulter et/ou modifier les données de votre unité d'établissement, cliquez sur le numéro
affiché dans la colonne Numéro.
Des informations plus détaillées sont fournies dans les chapitres ci-après.
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5.2. Écran récapitulatif Établissement
Cliquez sur Vue simple pour afficher un aperçu plus général. Cliquez sur Vue détaillée pour
consulter des informations plus détaillées.
Dans la rubrique Dénomination, vous retrouvez votre numéro d’identification, votre nom, votre
adresse légale et votre langue de correspondance.
Pour modifier ces données, cliquez sur Modifier les données administratives.
Dans la rubrique Personnes de contact, vous retrouvez les différentes personnes de contact de
votre établissement.
Cliquez sur Ajouter un contact si vous souhaitez ajouter une personne de contact.
Dans la rubrique Activités AFSCA, vous retrouvez toutes les informations relatives aux activités
AFSCA de cet établissement (enregistrement, autorisation, agrément, activité principale,…). Vous
avez ici la possibilité de gérer (modifier / mettre à jour) vos activités AFSCA.
Des informations plus détaillées sont fournies dans les chapitres ci-après.
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5.2.1. Résultats d’inspection
Vous trouverez ici, uniquement pour les opérateurs actifs dans le secteur B2C, les résultats d'inspection
ainsi que l’attestation d'autorisation / enregistrement. Vous avez la possibilité d'imprimer cette
attestation en cliquant sur l’icône ( + ).
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6. Modifications – attention ! Consignes générales
À chaque fois que vous effectuez une modification, celle-ci s'affiche dans le haut de l’écran. Nous vous
recommandons d’effectuer toutes vos modifications avant de cliquer sur Confirmer et envoyer.
Attention ! N'oubliez pas de cliquer sur Confirmer et envoyer pour chacune de vos demandes de
modification introduites pour des numéros différents (numéro d’entreprise / numéro d’établissement). Pour
ce faire, cliquez sur le bouton correspondant.
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7. Comment modifier les données de votre entreprise ?
7.1. Modifier les données administratives
Cliquez sur Modifier les données administratives.
Les actions suivantes sont possibles :
Modifier le Nom et l’Adresse légale
Modifier la Langue de correspondance
Ajouter une Adresse de facturation
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7.1.1. Nom et adresse légale
En tant qu’opérateur, vous ne pouvez modifier le Nom et l’Adresse légale de votre entreprise que dans
certains cas bien précis. Lorsque cela est possible, un bouton bleu Mettre à jour figure dans la rubrique.
7.1.2. Langue de correspondance
Pour certaines communes (spécifiées dans la législation linguistique), il est possible de modifier la langue à
utiliser dans la correspondance. Lorsque cela est possible, un bouton bleu Mettre à jour figure dans la
rubrique.
7.1.3. Adresse de facturation
Si vous souhaitez recevoir vos factures à une autre adresse que l'adresse légale, cliquez sur Choisir une
autre adresse de facturation.
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7.2. Gestion des personnes de contact
Les actions suivantes sont possibles :
Ajouter un contact
Modifier un contact existant
Supprimer un contact existant
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8. Comment modifier les données de votre établissement ?
8.1. Comment accéder à l’écran récapitulatif de votre établissement ?
Dans l’écran récapitulatif de votre entreprise, vous retrouvez les Unités d'établissement associées à cette
entreprise. Pour sélectionner l’unité d'établissement de votre choix, cliquez sur un nom dans la colonne
Dénomination ou sur un numéro dans la colonne Numéro.
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8.2. Comment revenir à l’écran récapitulatif de votre entreprise et sélectionner un autre établissement ?
Pour revenir à l’écran récapitulatif de votre entreprise, cliquez sur la dénomination indiquée dans le champ
Entreprise. Dès que vous accédez de nouveau à l’écran récapitulatif de votre entreprise, vous avez la
possibilité de sélectionner une autre unité d’établissement (voir point 8.1.).
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8.3. Modifier les données administratives
Cliquez sur Modifier les données administratives.
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Les actions suivantes sont possibles :
Modifier le Nom et l’Adresse légale
Modifier la Langue de correspondance
8.3.1. Nom et Adresse légale
En tant qu’opérateur, vous ne pouvez modifier le Nom et l’Adresse légale de votre entreprise que dans
certains cas bien précis. Lorsque cela est possible, un bouton bleu Mettre à jour figure dans la rubrique.
8.3.2. Langue de correspondance
Pour certaines communes (spécifiées dans la législation linguistique), il est possible de modifier la langue à
utiliser dans la correspondance. Lorsque cela est possible, un bouton bleu Mettre à jour figure dans la
rubrique.
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8.4. Gestion des personnes de contact
Les actions suivantes sont possibles :
Ajouter un contact
Modifier un contact existant
Supprimer un contact existant
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8.5. Gestion des activités AFSCA
Les actions suivantes sont possibles :
Ajouter une activité
Arrêter une activité
Arrêter toutes les activités
Changer d'activité principale
Exercer une activité sous l’agrément ou l’autorisation d'une autre entreprise
Ces actions sont décrites plus en détail dans les chapitres ci-dessous.
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8.5.1. Ajouter une activité
Cliquez sur Ajouter une activité. Étape 1 : En tant qu'opérateur, vous pouvez rechercher l’activité choisie dans la Liste des activités :
- en tapant un mot clé dans le champ Moteur de recherche, OU
- en filtrant par secteur
Voici un exemple pour clarifier la marche à suivre :
❖ Recherche sur base d'un mot clé, p.ex. « abeilles »
Tapez ce mot clé dans le champ Moteur de recherche et appuyez sur ENTER ou sur l’icône
Vous obtenez alors une Liste des activités. Sélectionnez ensuite l’activité que vous voulez ajouter.
Dans ce cas-ci : « Apiculteur – détention d'abeilles » (voir encadré vert). Cliquez sur l’icône pour
consulter la fiche de l’activité. Cette fiche comporte des informations techniques plus détaillées.
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❖ Filtrer par secteur p.ex. « exploitation avec animaux et produits animaux »
Cliquez sur l’icône à côté du secteur de votre choix. Dans ce cas-ci, « Exploitation avec animaux et
produits animaux ». Il est parfois nécessaire de cliquer une 2e fois sur l’icône pour obtenir une
sélection plus détaillée.
Vous obtenez alors une Liste des activités. Sélectionnez ensuite l’activité que vous voulez ajouter ;
dans ce cas-ci : « Apiculteur – détention d'abeilles » (voir encadré vert). Cliquez sur l’icône pour
consulter la fiche de l’activité. Cette fiche comporte des informations techniques plus détaillées.
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Étape 2 : Vous arrivez ensuite à la 2e étape.
Cet écran vous permet :
de consulter la fiche de l’activité. Cette fiche comporte des informations techniques plus détaillées.
d’encoder la date de début de l'activité
de désigner cette activité comme étant ou non votre activité principale
Par activité principale, on entend : « l’activité AFSCA la plus importante du point de vue économique
qui est exercée dans l’unité d'établissement, c.-à-d. l’activité qui génère le chiffre d'affaires le plus
élevé”.
Cliquez sur Suivant pour accéder à l’étape suivante. Cliquez sur Précédent pour revenir à l’écran de
départ et éventuellement rechercher et sélectionner une autre activité.
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Étape 3 :
Cet écran vous montre un résumé de la modification que vous avez demandée. Cliquez sur Ajouter si vous
êtes d'accord avec la modification affichée. Cliquez sur Précédent pour revenir à l’écran précédent. Cliquez
sur Annuler pour annuler votre demande.
Attention ! N'oubliez pas de confirmer et d’envoyer définitivement cette demande. Pour ce faire, nous
vous renvoyons au chapitre 9.
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8.5.2. Arrêter une activité
Si vous souhaitez arrêter une seule activité, cliquez sur
Complétez la date de fin et cliquez sur Arrêter.
Attention ! N'oubliez pas de confirmer et d’envoyer définitivement cette demande. Pour ce faire, nous
vous renvoyons au chapitre 9.
8.5.3. Arrêter toutes les activités
Si vous souhaitez arrêter toutes les activités, cliquez sur Arrêter toutes les activités.
Complétez la date de fin et cliquez sur Arrêter.
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Attention ! N'oubliez pas de confirmer et d’envoyer définitivement cette demande. Pour ce faire, nous
vous renvoyons au chapitre 9.
8.5.4. Changer d'activité principale
Si vous souhaitez modifier votre activité principale, cliquez sur Changer d'activité principale.
Cliquez ensuite sur la puce située à gauche de votre nouvelle activité principale et cliquez sur Sauver.
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8.5.5. Exercer une activité sous l'agrément ou l’autorisation
d'une autre entreprise
Dans des cas exceptionnels, vous pouvez choisir de travailler sous l’agrément ou l’autorisation d'une autre
entreprise. L’unité d’établissement de cette entreprise doit toutefois se situer à la même adresse que l’unité
d’établissement de votre propre entreprise, et doit nécessiter le même type d'agrément / autorisation.
Si vous remplissez ces conditions, le bouton Changer est affiché dans la rubrique.
Si vous souhaitez changer de manière effective l'agrément / l'autorisation d'une activité, vous avez une liste
à votre disposition dans laquelle vous pouvez sélectionner une autre autorisation / un autre agrément.
Cliquez sur la puce située à gauche de l’autorisation / agrément de votre choix et cliquez ensuite sur Mettre
à jour.
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Si vous travaillez déjà sous l'autorisation / agrément d’une autre entreprise, vous avez ici la possibilité de
redemander votre propre autorisation / agrément. Cliquez sur la puce et ensuite sur Mettre à jour.
Attention ! N'oubliez pas de confirmer et d’envoyer définitivement cette demande. Pour ce faire, nous
vous renvoyons au chapitre 9.
9. Confirmer et envoyer les modifications demandées
À chaque fois que vous effectuez une modification, celle-ci s'affiche dans le haut de l’écran.
- Toutes les modifications relatives aux données de votre entreprise sont affichées sur le haut de
l’écran récapitulatif de votre entreprise.
- Toutes les modifications relatives aux données de votre établissement sont affichées sur le haut de
l’écran récapitulatif de votre établissement.
Cliquez sur Confirmer et envoyer pour finaliser votre demande.
Vous parvenez ensuite à l’écran suivant :
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Vous devez effectuer les actions suivantes :
Consulter toutes vos demandes de modification. (obligatoire)
Attention ! Toutes les demandes de modification portant sur une certaine entreprise / un certain
établissement doivent être effectuées en même temps.
Ajouter des documents. (facultatif)
Ajouter un commentaire. (facultatif)
Donner votre accord définitif en cliquant sur Oui, envoyer. (obligatoire)
Vous parvenez ensuite à l’écran suivant :
Chaque demande se voit attribuer un numéro de demande.
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10. Historique des modifications demandées
Cliquez sur Consulter l’historique des demandes pour consulter toutes vos demandes antérieures.
10.1. État d'avancement de votre demande
L'historique vous offre également la possibilité de vérifier :
si votre demande est en cours de traitement
si votre demande a été traitée
10.2. Demande en cours de régularisation
Dans certains cas, le message En cours de régularisation est affiché sur l’écran récapitulatif. Cela signifie
que votre demande a été transmise à un service compétent de l’AFSCA pour la suite de son traitement.
Dès que votre demande aura été traitée, ce message disparaîtra.
