Gestion Electronique et Sécurisation du Fret … MS3... · International Multimodal. Convention N° : Environnement de gestion des ordres de ... document LIV2 MS3 IF CRCI i B14.2

GESFIM

Environnement de gestion des ordres de transports et de

prise de rendez vous PME transporteurs

Date du fichier 10/03/2008

Nom du fichier LIV2 MS3 EGOT CRCI B14.4 Environnement de gestion ordre de transport.doc

Version du Fichier 1

Nom du responsable JP GRASSIEN

Liste de distribution :

Nom Prénom Partenaire

Anne SANDRETTO TLF

Dominique

VANKEMMEL

ADMISSION

Olivier VERHAEGHE CRCI

Historique des versions :

Nom Responsable Partenaire N° Version Date

JP GRASSIEN C.R.C.I MS3.1 10/3/2008

Gestion Electronique et Sécurisation du Fret

International Multimodal

Convention N° :

Environnement de gestion des ordres de transports et de prise de rendez vous PME transporteurs

Code de Livraison :

LIV2 MS3 EGOT CRCI B14.4

TIC / PME 2010 Page 2/2

SOMMAIRE

1. Objectif.................................................................................................................................................... 3

2. L’agenda du transporteur ..................................................................................................................... 4

3. Architecture de l’agenda ....................................................................................................................... 5

3.1 Le moteur de requêtes et de listes......................................................................................................... 6 3.1.1 La base de données ........................................................................................................................ 6 3.1.2 Le module de requêtes ................................................................................................................... 7 3.1.3 Le module de listes ........................................................................................................................ 7 3.1.4 Le module d’accès à la base de données........................................................................................ 8

3.2 L’environnement d’affichage des formulaires EDI.............................................................................. 8 3.2.1 Le moteur de communication ........................................................................................................ 8 3.2.2 Le module d’affichage de messages .............................................................................................. 8 3.2.3 Le module de vérification et de calcul ........................................................................................... 9 3.2.4 Le module de filtrage et d’enregistrement de données .................................................................. 9

4. Le paramétrage des composants......................................................................................................... 10

4.1 Le module de paramétrage de formulaires ......................................................................................... 10 4.2 Le module de paramétrage du moteur de requêtes et d’affichage de listes ........................................ 10

5. Les fonctions de l’agenda transporteur ............................................................................................. 12

5.1 Les chapitres de l’agenda.................................................................................................................... 12 5.2 Les onglets de l’agenda ...................................................................................................................... 13 5.3 Les sous onglets de l’agenda .............................................................................................................. 14 5.4 L’organisation des missions ............................................................................................................... 16

5.4.1 La création de missions................................................................................................................ 16 5.4.2 La confirmation automatique des missions.................................................................................. 18 5.4.3 En cas de modification des ordres de missions............................................................................ 19

5.5 L’apurement des missions .................................................................................................................. 20 5.6 L’apurement des ordres de transport .................................................................................................. 21 5.7 Les fonctions se services .................................................................................................................... 22

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1. Objectif

Suite au cahier des charges résultant de l’étude des besoins des PME chargeurs et transporteurs, et au maquettage d’une solution logicielle légère à la portée des utilisateurs faiblement équipés, le présent document décrit l’application qui permet au transporteur de gérer les ordres de transport qu’il reçoit et le planning des missions qu’il détermine.

Il s’agit d’une solution simple et accessible de services Web utilisables par les PME ou téléchargeable dans leur environnement en liaison ou non avec le moteur de tâche et de conversion de données développé par le projet GESFIM B.

Le moteur d’interface léger est détaillé dans le document LIV2 MS3 MI_CRCI B12.1 Définition d'un moteur d'interface PME chargeur-transporteur qui doit permettre aux PME partenaires d’interfacer leurs propres systèmes d’informations avec ces fonctions.

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2. L’agenda du transporteur

L’agenda est l’outil de base du transporteur, il contient les ordres de transport et les missions qui en découlent, il contient les informations qui se rapportent aux rendez-vous pris avec les expéditeurs et destinataires.

Il met à disposition des fonctions de sélection, de listage, d’affichage avec les formulaires décrits dans le document LIV2 MS3 IF CRCI i B14.2 implémentation formulaires PME chargeurs-transporteurs qui correspondent aux ordres de transport, aux missions et aux accusés réception des messages de confirmation de préavis d’enlèvement et de livraison..

Cet agenda peut contenir:

- les ordres de transport acceptés par le transporteur,

- les missions correspondant à ces ordres de transport,

- les enlèvements et livraisons prévues,

- les incidents en cours de mission.

Par déduction le transporteur peut évaluer :

- les disponibilités de rendez vous, dans les plages de temps non utilisées,

- les ordres de transport en cours d’exécution, ou achevées et apurées,

- les ordres de missions réalisés, en cours, achevés ou suspendus

L’agenda peut permettre de lister ces informations sélectionnées par rapport aux données pertinentes (chauffeur, véhicule, expéditeur, destinataire, lieu d’enlèvement et de livraison, date et heure d’évènements, N° de lot ou conteneur, etc.) et comporter des fonctions arithmétiques de base (sommation, calcul de temps, moyenne, etc).

Cet agenda peut être ouvert sur le Web et autoriser des utilisateurs à y accéder, et selon sa fonction, le temps d’une opération de transport par exemple, à voir et à enregistrer des données nécessaires à la réalisation, au suivi ou au contrôle d’une ou plusieurs opérations.

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3. Architecture de l’agenda

L’agenda permettant de gérer les ordres de transport, les ordres de mission et les rendez-vous expéditeurs et destinataires se compose pour l’essentiel de plusieurs éléments :

- une base de données contenant les ordres de transport, les ordres de missions, les tables de codes, les documents associés au transport, et les paramètres des requêtes et de l’affichage des listes,

- un environnement d’exécution des formulaires d’affichage des messages EDI, comprenant un module d’envoi réception de message, un afficheur et un module de vérification et calcul intégré.

- un moteur de requêtes et de listes des données enregistrées dans la base.

- un environnement de conception de formulaires, des modules de calcul et de vérification associés et de filtrage des données à enregistrer dans la base.

- un environnement de paramétrage de la base de données et des moteurs de requêtes.

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3.1 Le moteur de requêtes et de listes Le moteur de requêtes et de listes est constitué de quatre modules principaux : la base de données, le module de requêtes et le module d’affichage de liste.

3.1.1 La base de données

La base de données contient deux tables principales reliées entre elles par le numéro d’ordre de transport :

- la table des ordres de transport dont chaque ligne correspond au message échangé avec le donneur d’ordres,

- la table des ordres missions dont chaque ligne est issue de l’interprétation de l’ordre de transport et correspond aux échanges avec l’expéditeur, le destinataire et le chauffeur.

- Les tables de codes et libellés associées aux éléments codés des messages qui ont été retenus dans la base de données.

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3.1.2 Le module de requêtes

Le module des requêtes contient toutes les interrogations réalisables sur les données des ordres de transport et des ordres de missions, sous la forme de requêtes SQL exécutables. Il contient les mini-formulaires de choix et de passage des paramètres de sélection.

3.1.3 Le module de listes

Le module de listes contient toutes les présentations de résultats des requêtes et notamment les sous modules suivants :

- affichage des paramètres de la requête,

- entête et dimensions des colonnes,

- format d’affichage et concaténations de données,

- affichage des libelles des codes,

- sommation et comptage d’éléments.

- Définition des formulaires de services de la base de données,

- Environnement d’affichage et d’enregistrement des pièces jointes,

- Modules d’impression de listes.

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3.1.4 Le module d’accès à la base de données

Le module d’accès à la base de données est l’interface permettant de reconstituer la structure de données XML d’après le schéma de définition du formulaire d’affichage du message.

Il permet d’utiliser les formulaires indépendants d’affichage et de génération de messages EDI, pour afficher les données correspondantes à une ligne, dans la liste résultant d’une requête.

3.2 L’environnement d’affichage des formulaires EDI L’environnement d’affichage des formulaires EDI est décrit dans le document

LIV2 MS3 IF CRCI B14.2 Implémentation formulaires PME chargeurs-transporteurs

Son association est indispensable avec le moteur de requêtes et de liste pour constituer un ensemble ergonomique d’applications de gestion des ordres de transport appelé « agenda ».

Il comporte un moteur de communication permettant d’envoyer et recevoir les messages EDI d’ordres de transport et de confirmation des missions, un module d’affichage de messages, un module d’exécution des fonctions de contrôle et de calcul associées au formulaire et un module d’enregistrement et de filtrage des données du message vers la base de données de l’agenda.

3.2.1 Le moteur de communication

L’envoi / réception de données banalisées se fait par formatage d’un mail sous forme XML et l’encodage des pièces jointes, quelques soient les supports de messageries. L'application se connecte en POP avec identifiant et mot de passe, avec critère de connexion cyclique avec un intervalle de temps configurable.

L'objet du mail envoyé est paramétrable pour le traitement du message chez le destinataire.

Pour Outlook, l'application se connecte en SMTP avec identifiant et mot de passe

Le paramétrage du module comporte les attributs suivants d’envoi/réception :

Expéditeur, destinataires, objet, message EDI en pièce jointe.

Le détail des fonctions est défini dans le document

LIV2 MS3 MI_CRCI B12.1 Définition d'un moteur d'int erface PME chargeur-transporteur

3.2.2 Le module d’affichage de messages

Le module d’affichage des messages utilise deux schémas de données XML :

- un schéma qui décrit les propriétés du formulaire et des champs de données (fonds, attributs graphiques, listes déroulantes, commandes, lien vers le module de vérification et de calcul associé, images associées au formulaire).

- un schéma du message EDI issu du guide d’implémentation,

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3.2.3 Le module de vérification et de calcul

Le module de vérification et de calcul est enregistré au moment du téléchargement du formulaire en fonction de la qualification de l’acteur qui l’utilise par rapport aux données des messages.

3.2.4 Le module de filtrage et d’enregistrement de données

Le module de filtrage et d’enregistrement de données permet d’extraire des données d’un message associé à un formulaire pour les structurer en vue de les enregistrer dans la base de données de l’agenda.

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4. Le paramétrage des composants

4.1 Le module de paramétrage de formulaires Le module de paramétrage de formulaires établit un processus de génération des composants dynamiques qui seront mis en œuvre dans l’environnement d’affichage.

Sa description fonctionnelle est faite dans le document

LIV2 MS1 IF CRCI B14.2 implémentation formulaires PME chargeurs-transporteurs

Il se présente comme un éditeur qui permet :

- de présenter le schéma du message EDI à afficher,

- de construire le schéma des propriétés du formulaire,

- de rédiger les règles de contrôles et de calcul associées et de les enregistrer,

- de créer les filtres de données selon le schéma de la base de données d’enregistrement.

4.2 Le module de paramétrage du moteur de requêtes et d’affichage de listes Le module de paramétrage du moteur de requêtes a pour but de fournir et d’enregistrer tous les composants de l’application d’agenda du transporteur..

Il les enregistre dans la même base de données que les données de gestion issues des messages interchangés entre les acteurs dans des tables préformatées.

Les principaux composants sont :

- les paramètres de définition des chapitres fonctionnels et des onglets associés à des requêtes,

- les requêtes SQL proprement exécutables sur la base de données des ordres de transport et de missions,

- les paramètres d’affichage des arguments de sélection,

- les paramètres d’affichage des listes résultant des requêtes, de totalisation et de comptage,

- les contenus des pages d’explications et de guides d’utilisation,

- les tables de codes et de libellés,

- les paramètres de reconstitution des schémas de données XML à partir des données de la base permettant l’utilisation des formulaires EDI de l’ordre de transport et de l’ordre de mission.

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5. Les fonctions de l’agenda transporteur

L’agenda du transporteur permet d’avoir une vue d’ensemble et des vues détaillées des ordres de transport et des ordres de missions en cours ou réalisés.

Sommairement il affiche des listes de messages d’ordres de transport ou d’ordre de missions en réponse à des requêtes regroupées par chapitres, chaque requête étant commandée par un onglet et un sous onglet.

5.1 Les chapitres de l’agenda Les chapitres de l’agenda apparaissent dans la marge gauche de l’écran. Ils correspondent à un ensemble de requêtes qui seront commandées par les onglets.

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Le chapitre des ordres de transport (O.T) en cours ne retient que les O.T et leurs missions qui ne sont pas terminés,

Le chapitre des O.T à confirmer sont ceux dont les missions sont terminées et qui doivent être apurées.

Le chapitre de création de missions donne accès aux missions définies et à définir à partir des O.T.

Le chapitre des missions donne une série d’onglets qui vont interroger les missions dans leur ensemble.

Le chapitre des Chauffeurs appréhende les chauffeurs de l’entreprise et donne accès à l’interrogation des ordres de missions pour lesquels ils ont été désignés.

Les chapitres des clients, des expéditeurs et des destinataires permettent d’interroger les ordres de transport les concernant et à un second niveau le détail des missions.

Le chapitre historique permet de retracer par tous leurs paramètres, les ordres de transport et les ordres de missions exécutés ou en cours d’exécution.

5.2 Les onglets de l’agenda Les onglets de l’agenda permettent de sélectionner les O.T ou les missions et de constituer des sous ensembles qui seront affichés dans l’ordre choisi par sous les sous onglets.

Ces sélections sont pour l’essentiel :

- les O.T appartenant à un donneur d’ordres ou client,

- les O.T de transports associés à un expéditeur ou un destinataire,

- les O.T enregistrés à une date donnée,

- les missions d’une O.T en particulier.

Un mini-formulaire de sélection est associé à chaque onglet et sous onglet. Il affiche liste des données clients, expéditeur, destinataire ou date d’enregistrement ou N° O.T enregistrées dans la base de données.

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5.3 Les sous onglets de l’agenda Chaque ensemble permet de présenter une liste d’O.T ordonnée par :

- date de l’ordre,

- date de livraison,

- date d’expédition,

- expéditeur,

- destinataire,

- lieu d’enlèvement ou de destination,

- tout autre élément jugé pertinent par le transporteur au moment du paramétrage de l’agenda.

Lorsque l’utilisateur pointe sur une ligne de la liste, l’agenda lui affiche selon le cas :

- le formulaire de l’ordre de transport correspondant au message reçu,

- la liste des missions générées à partir de cet ordre de transport.

S’il s’agit de la liste des missions de l’ordre de transport, l’utilisateur qui choisit l’une de ces missions voit s’afficher le détail de la mission.

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S’il s’agit de voir le détail de l’ordre de transport, celui-ci s’affiche dans une nouvelle fenêtre.

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A noter que le détail des marchandises va conditionner l’organisation des missions.

5.4 L’organisation des missions

5.4.1 La création de missions

En cliquant sur le chapitre « Création de Missions » on ouvre une fenêtre qui va lister le détail des unités de transport des ordres de transport qui ont été affectés à un chauffeur pour une mission ou n’ont pas encore fait l’objet de missions.

L’organisateur des missions peut alors regrouper plusieurs unités de transport (par exemple deux conteneurs) pour constituer une mission dont il portera le numéro dans la colonne N°Mission..

Il peut aussi associer des unités de transport d’autres missions sur le même N° de mission pour assurer une utilisation maximale du temps et des parcours. Les missions sont alors regroupées par chauffeur.

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Un formulaire apparaît lorsqu’on pointe la ligne de l’unité de transport, afin d’indiquer le N° de la mission. Une vérification de l’utilisation de ce N° pour une autre mission est faite, ainsi que la cohérence des dates heures et lieux.

Il est important que le planificateur calcule des dates d’enlèvement chez l’expéditeur et de livraison chez le destinataire qui soient acceptables, car si ce dernier modifie ces dates la mission devra être traitée spécifiquement.

Si le N° de mission a déjà été affecté, un message donnant le N° d’O.T déjà affecté apparaît qui permet au planificateur de vérifier son choix, dans le cas où il veut grouper deux ensembles dans un même voyage.

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5.4.2 La confirmation automatique des missions

Lorsque les missions sont créées, le planificateur n’a pas à demander la confirmation de chaque date d’enlèvement et de chaque date de livraison, en effet une procédure gérée par le moteur automatique de tâches et de traductions programmée à intervalles réguliers, va générer les emails et les messages EDI IFTMIN des ordres de missions qu’il va d’abord envoyer aux expéditeurs.

Les expéditeurs qui disposent soit d’un système de planification interfacé en EDI ou un environnement d’affichage de formulaire confirment ou modifient la date d’enlèvement des marchandises

Lorsque les expéditeurs ont renvoyés leurs messages confirmant les dates d’enlèvements, une procédure automatique enregistre les données du message et vérifie que la date prévue d’enlèvement n’a pas été modifiée. Si elle n’a pas été modifiée la procédure valide l’expédition de l’ordre de mission.

La procédure extrait alors l’ordre de mission et le transforme en message IFTMIN valant préavis de livraison adressé au destinataire pour confirmation de la date de livraison.

Le destinataire confirme la date de livraison ou la modifie.

Lorsque les destinataires ont renvoyés leurs messages confirmant les dates de livraisons, une procédure automatique enregistre les données du message et vérifie que la date prévue de livraison n’a pas été modifiée. Si elle n’a pas été modifiée la procédure valide l’expédition de l’ordre de mission.

Si la procédure constate que la date de livraison a été modifiée et invalide l’ordre de mission.

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Finalement le planificateur listera les ordres de missions non validés qui prendront un nouveau cycle automatisé s’il ne confirme pas lui-même l’ordre de mission.

5.4.3 En cas de modification des ordres de missions

La modification des ordres de mission peut être le fait d’un des acteurs suivants :

1. le planificateur, dans ce cas où il va modifier les dates d’expédition ou de livraison, la procédure automatique de confirmation successives auprès de l’expéditeur et du destinataire sera réinitialisée,

2. l’expéditeur modifie la date d’enlèvement, l’ordre de mission apparaît en rouge dans la liste des missions confirmées par l’expéditeur signalant que l’heure de livraison est à recalculer et à confirmer par le destinataire,

3. le destinataire modifie la date de livraison, alors l’ordre de mission apparaît en rouge dans la liste des ordres de missions confirmés.

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Dans ces deux derniers cas, le planificateur va examiner cet ordre de missions, le modifier et revenir en 1.

Le planificateur peut valider lui-même des ordres de missions afin d’éviter le déclenchement de la procédure automatique. Dans ce cas on suppose qu’il a échangé oralement ou par tout autre moyens avec l’expéditeur et le destinataire.

5.5 L’apurement des missions L’apurement des missions intervient lorsque le chauffeur confirme que la livraison a été effectuée soit : - - par téléphone auprès du planificateur,

- par le dépôt de la C.M.R visée du réceptionnaire,

- par l’envoi d’un SMS formaté comportant le N° de mission, la date et heure de livraison et un commentaire éventuel porté sur la CMR.

Dans les deux premiers cas le planificateur affiche la liste des missions en cours et enregistre l’achèvement de la mission.

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Dans le troisième cas le message SMS est reçu par le moteur automatique de tâches qui va mettre à jour la mission dans la base de données.

5.6 L’apurement des ordres de transport

L’apurement des ordres de transport est réalisé automatiquement par une procédure qui examine toutes les missions réalisées de chaque ordre de transport et, constatant la confirmation de l’exécution de toutes les missions, confirme l’exécution de l’ordre de transport.

Ces mêmes opérations peuvent être réalisées manuellement par le transporteur.

Une procédure automatique détecte tous les ordres de transport exécutés et non signifiés aux donneurs d’ordres, formate un message IFTMAN correspondant à l’ordre de transport et les envoie aux clients.

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5.7 Les fonctions se services Les fonctions de services permettent d’intégrer la gestion des ordres de transport au système de gestion du transporteur quelque soit son niveau.

Ce sont pour l’essentiel :

- les fonctions d’impression de toutes les listes issues des requêtes sur la base de données,

- les fonctions d’impression des formulaires,

- les fonctions de récupération directe des résultats des requêtes en fichiers csv pour utilisation dans des tableaux Excel ou des applications autres.

Les listes et les formulaires associés permettent au transporteur d’intervenir directement sur les données des ordres de transport et de mission, notamment pour modifier les paramètres de confirmation et de validation qui, par le jeu des procédures automatiques peuvent être de nouveau être échangées avec les partenaires.

Le moteur de tâches et de traduction autorise par un paramétrage et une programmation simplifiée, les traitements de transformation et d’insertion des données dans des bases de données de gestion autres (gestion de véhicules, gestion de production, comptabilité et gestion).

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