GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communications Système de gestion des connaissances Système dimagerie documentaire Benjamin Barthelet

GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des GIE-64374 Gestion internationale de l'information et des communicationscommunications

Système de gestion des connaissances

Système d’imagerie Système d’imagerie documentairedocumentaire

Benjamin BartheletBenjamin Barthelet

Pierre-Philippe PaquettePierre-Philippe Paquette


Plan IntroductionIntroduction La gestion des connaissancesLa gestion des connaissances

DéfinitionDéfinition Cycle de vie de la connaissanceCycle de vie de la connaissance Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur

le Weble Web Gestion électronique des documents (GED)Gestion électronique des documents (GED) Objectifs poursuivis par l’imagerie documentaireObjectifs poursuivis par l’imagerie documentaire AvantagesAvantages InconvénientsInconvénients Étapes de mise en œuvreÉtapes de mise en œuvre Facteurs de succèsFacteurs de succès Solutions offertes sur le marchéSolutions offertes sur le marché Étude de casÉtude de cas ConclusionConclusion

http://www.ulaval.ca/


Introduction

Selon certains théoriciens, la Selon certains théoriciens, la connaissance et le savoir forment un connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers.actifs physiques et financiers.

La connaissance rend l’entreprise plus La connaissance rend l’entreprise plus concurrentielleconcurrentielle

Le succès de l’entreprise dépend de sa Le succès de l’entreprise dépend de sa capacité à recueillir, produire, maintenir capacité à recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirset diffuser les savoirs

Nécessité de tirer profit de ces Nécessité de tirer profit de ces ressources grâce à une gestion des ressources grâce à une gestion des connaissances efficaceconnaissances efficace



La gestion des connaissances


Définition

« Processus actif de gestion et « Processus actif de gestion et d’optimisation systématique des bases d’optimisation systématique des bases de connaissances d’une organisation. » de connaissances d’une organisation. » (Laudon & Laudon)(Laudon & Laudon)

La gestion des connaissances est le La gestion des connaissances est le procédé par lequel les organisations procédé par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres connaissance de leurs propres employés et d’autres compagnies employés et d’autres compagnies plutôt que de réinventer la roue à plutôt que de réinventer la roue à chaque fois.chaque fois.



Définition

Valorisation de la compétence de Valorisation de la compétence de l’organisation, par la capitalisation l’organisation, par la capitalisation des connaissances en s’appuyant sur des connaissances en s’appuyant sur les NTIC et sur des méthodes de les NTIC et sur des méthodes de travail en groupetravail en groupe

3 types de connaissance3 types de connaissance Connaissance interne structurée (savoir)Connaissance interne structurée (savoir) Connaissance extérieureConnaissance extérieure Connaissance interne informelle (tacite, Connaissance interne informelle (tacite,

savoir-faire)savoir-faire)



Cycle de vie de la connaissance

4 étapes4 étapes Création des connaissancesCréation des connaissances Mobilisation et codification des Mobilisation et codification des

connaissancesconnaissances Mise en commun des connaissancesMise en commun des connaissances Diffusion des connaissancesDiffusion des connaissances



Cycle de vie de la connaissance

CréationCréation

Systèmes Systèmes pour le travail pour le travail

intellectuelintellectuel

Mobilisation / Mobilisation / CodificationCodification

Systèmes Systèmes d’intelligence d’intelligence

artificielleartificielle

Mise en Mise en communcommun

Systèmes de Systèmes de soutien du soutien du travail de travail de

collaborationcollaboration

DiffusionDiffusion

Systèmes Systèmes de de

bureautiquebureautique

TempsTemps

% q

ui a a

ccès

à la

% q

ui a a

ccès

à la

con

nais

san

ceco

nn

ais

san

ce



Gestion électronique des documents

GED ou ECM (Enterprise Content GED ou ECM (Enterprise Content Management)Management)

Ensemble d'outils et de techniques qui Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documentsstocker et diffuser des documents

La GED apporte La GED apporte un accès sélectif,un accès sélectif, la capacité de décentraliser les traitements,la capacité de décentraliser les traitements, la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la la sécurité (verrouillage d’accès, limitation de la

circulation de l’original…),circulation de l’original…), des économies importantes : temps de recherche, des économies importantes : temps de recherche, un nouveau potentiel : l’enrichissement des un nouveau potentiel : l’enrichissement des

compétences de l’organisation.compétences de l’organisation.



Gestion électronique des documents



Système d’imagerie documentaire

« Système qui convertit les documents « Système qui convertit les documents et les images en forme numérique, et les images en forme numérique, qu’on peut stocker en mémoire. » qu’on peut stocker en mémoire. » (Laudon & Laudon)(Laudon & Laudon)

Système qui récupère, traite, et stocke Système qui récupère, traite, et stocke l’image numérisée d’un documentl’image numérisée d’un document

Suppression de la version papier, qui Suppression de la version papier, qui représente 85% de l’information d’une représente 85% de l’information d’une entrepriseentreprise



Système d’imagerie documentaire



Témoignage

Le président de Walters Gardens, Inc nous parle du système d’imagerie documentaire implanté dans sa société depuis 3 ans par Document Imaging Solutions, Inc



Objectifs de l’imagerie documentaire

1.1. Recueillir l’information sous forme Recueillir l’information sous forme numériquenumérique

2.2. Garder au sein de l’organisation son Garder au sein de l’organisation son savoir-faire et ses connaissancessavoir-faire et ses connaissances

3.3. Pouvoir les diffuser aux personnes Pouvoir les diffuser aux personnes concernéesconcernées



Avantages

1.1. Économie de tempsÉconomie de temps

2.2. Meilleur contrôle sur les documents Meilleur contrôle sur les documents et sur leurs modificationset sur leurs modifications

3.3. Réduction des coûtsRéduction des coûts



Avantages

4.4. Augmentation de l’efficience Augmentation de l’efficience organisationnelleorganisationnelle

Possibilité de partager l’information Possibilité de partager l’information entre les départementsentre les départements

Possibilité de partager l’information à Possibilité de partager l’information à travers Internettravers Internet

5.5. Augmentation du niveau de service Augmentation du niveau de service à la clientèleà la clientèle



Avantages

Mais surtout :Mais surtout :

Conservation des Conservation des connaissances aussi bien connaissances aussi bien

tacites qu’explicites au sein tacites qu’explicites au sein de l’organisationde l’organisation



Inconvénients

1.1. Peut coûter très cherPeut coûter très cher

2.2. Difficulté d’implantationDifficulté d’implantation

3.3. Difficulté à lire et à modifier les Difficulté à lire et à modifier les documentsdocuments

4.4. Dépendance envers le système Dépendance envers le système d’imagerie documentaired’imagerie documentaire

5.5. Possible problème de sécuritéPossible problème de sécurité



Étapes de mise en œuvre

1.1. Analyse et planificationAnalyse et planification

2.2. Acceptation du projetAcceptation du projet

3.3. Achat des systèmes et Achat des systèmes et des des outils outils informatiquesinformatiques

4.4. Implantation du système d’imagerie Implantation du système d’imagerie documentairedocumentaire



Implantation du système

1.1. InstallationInstallation

2.2. Faire des tests du système individuel Faire des tests du système individuel avec les autres systèmes de avec les autres systèmes de l’entreprisel’entreprise

3.3. Former les utilisateursFormer les utilisateurs

4.4. Mettre à jour la documentationMettre à jour la documentation

5.5. Convertir les fichiersConvertir les fichiers



Implantation du système

6.6. Modifier les procédures existantesModifier les procédures existantes

7.7. Passer de l’ancien système au Passer de l’ancien système au nouveau systèmenouveau système

8.8. Maintenance du systèmeMaintenance du système

9.9. Mise à jour fréquente des Mise à jour fréquente des « backup »« backup »



Facteurs clés de succès

1.1. Être certain d’avoir besoin du Être certain d’avoir besoin du système d’imagerie documentairesystème d’imagerie documentaire

2.2. Les gestionnaires et les employés Les gestionnaires et les employés Avoir la bonne équipeAvoir la bonne équipe Implication de tous et support Implication de tous et support

appropriéapproprié Bonne communication Bonne communication



Facteurs clés de succès

3.3. Changement organisationnel Changement organisationnel reconfiguration des processus reconfiguration des processus

organisationnelsorganisationnels

4.4. Intégration de l’imagerie Intégration de l’imagerie documentairedocumentaire

5.5. Support techniqueSupport technique



Solutions offertes sur le marché

Le marché de l’imagerie Le marché de l’imagerie documentairedocumentaire Document Imaging SolutionsDocument Imaging Solutions DocDocImageImage DocubaseDocubase KodakKodak ……

Peu de sociétés spécialiséesPeu de sociétés spécialisées Les solutions d’imagerie Les solutions d’imagerie

documentaire sont offertes par les documentaire sont offertes par les sociétés spécialisées dans la GEDsociétés spécialisées dans la GED



Solutions offertes sur le marché

Les systèmes d’imagerie Les systèmes d’imagerie documentaire sont indissociable des documentaire sont indissociable des systèmes de GEDsystèmes de GED

Le marché de la GEDLe marché de la GEDLes huit premiers éditeurs du marché mondial

de la gestion de contenu

EditeursPart de marché

2003

IBM 20%

Documentum 14%

Open Text 9%

Vignette 7%

Hummingbird 7%

Staffware 6%

Interwoven 4%

FileNet 4%

Source Wintergreen Research



Parmi les premiers opérateurs Parmi les premiers opérateurs mondiaux :mondiaux : couverture internationale étendue à plus couverture internationale étendue à plus

de 180 paysde 180 pays

Bilan 2003Bilan 2003 7 millions de clients7 millions de clients 7 000 collaborateurs7 000 collaborateurs3 2833 283 millionsmillions d'euros de chiffre d'euros de chiffre

d'affairesd'affaires 16,3% de part de marché en France16,3% de part de marché en France

Étude du cas Bouygues Télécom



ObjectifObjectif Accéder à l’information en temps réelAccéder à l’information en temps réel

La facturation : principal support clientLa facturation : principal support client En 2002En 2002

Mise en place de Docubase SystemsMise en place de Docubase Systems Gestion et consultation de l’ensemble des Gestion et consultation de l’ensemble des

facturesfactures 10 millions de pages entrent chaque mois dans 10 millions de pages entrent chaque mois dans

le systèmele système 3 000 utilisateurs déclarés3 000 utilisateurs déclarés 500 accès simultanés500 accès simultanés 15 000 consultations par jour15 000 consultations par jour

Étude du cas Bouygues Télécom



Résultats

Amélioration de la relation clientAmélioration de la relation client

Identification rapide de son profil de Identification rapide de son profil de consommationconsommation

Un des outils informatique adopté Un des outils informatique adopté pour limiter le recours au papier dans pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de le cadre de la politique de développement durabledéveloppement durable 750 000 feuilles de papier économisées750 000 feuilles de papier économisées



Conclusion


Merci de votre attention

Questions ?Questions ?


Bibliographie

Sites web utilisésSites web utilisés http://solutions.journaldunet.com/http://solutions.journaldunet.com/

dossiers/webcontent/sommaire.shtmldossiers/webcontent/sommaire.shtml http://solutions.journaldunet.com/http://solutions.journaldunet.com/

0210/021014_panorama_portails.shtml0210/021014_panorama_portails.shtml http://www.docubase.comhttp://www.docubase.com http://www.lentreprise.bouyguestelecom.frhttp://www.lentreprise.bouyguestelecom.fr http://http://

www.developpementdurable.bouyguestelewww.developpementdurable.bouyguestelecom.frcom.fr

Les systèmes d’information de gestion Les systèmes d’information de gestion (Laudon & Laudon)(Laudon & Laudon)



Difficulté de lecture


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