GÉREZ VOS PRIORITÉSOU COMMENT NE PAS PASSER SA VIE AU TRAVAIL !

Les carnets de l’efficacité professionnelle

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L’auteurDepuis plus de quinze ans, j’exerce mon métier d’assistante de direction en tant que Consultante Formatrice.

Mon cœur de métier est centré sur les compétences administratives de l’entreprise. Je me présente aujourd’hui ainsi : « J’aime tout ce que vous n’aimez pas ».

En effet, je constate au quotidien que tout ce qui touche à l’administratif semble rébarbatif à un grand nombre de personnes, que leurs fonctions soient techniques, commerciales ou d’encadrement. L’apparition des nouvelles technologies a modifié les pratiques. Les tâches administratives sont devenues transversales et occupent une part grandissante de bon nombre de professionnels, quel que soit leur statut.

Les compétences nécessaires à la gestion administrative ne sont pas acquises au travers des cursus classiques. Forte de ce constat, mon activité a naturellement évolué. Initialement Consultante Formatrice pour les fonctions secrétaire-assistant, j’interviens aujourd’hui auprès de publics variés.

Optimiser les compétences administratives de chacunest devenu une nécessité pour accroître la productivité de l’entreprise

et le bien-être des professionnels.

Marie-Christine SINI

Ma présentation en vidéo

https://www.youtube.com/watch?v=NbXfXCyfehg

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Quelle que soit la fonction occupée, gérer ses priorités est aujourd’hui devenu indispensable.

Dans un univers professionnel où tout s’accélère, où chacun d’entre nous interagit avec de nombreux interlocuteurs, organiser ses journées permet de ne pas les subir. Combien de fois achevez-vous vos journées de travail avec la sensation que rien n’est terminé ? Avec cette impression de ne pas avoir réalisé l’essentiel ? De manquer de temps ? De laisser beaucoup de choses en suspens ?

Nous sommes dans une pratique quotidienne du zapping à grande échelle : nous passons d’une tâche à une autre, d’un interlocuteur à un autre. L’utilisation du téléphone et de la messagerie électronique en continu en sont à l’origine. Nous communiquons trop, souvent mal et de façon instantanée. Nous nous concentrons sur la forme (appels, emails) et non sur le fond (sujet concerné).

Gérer ses priorités demande de se ré-axer sur l’essentiel : quelle est votre fonction et quels sont ses objectifs ? L’idée est de réapprendre à travailler sans communiquer en continu.

C’est ainsi que vous devez :

• définir vos tâches/missions (contenu et durée moyenne) ;

• travailler sur votre imprévu afin de le prendre en compte et le réduire ;

• différencier l’urgent de l’important pour mieux prioriser ;

• chasser vos mauvaises habitudes pour ne plus remettre à demain.

À vous de jouer !

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SOMMAIRESondez vos journées de travail ----------------------------------------------------- p.5Effectuez un relevé d’activité Évaluez vos temps moyensMaîtrisez vos imprévus --------------------------------------------------------------- p.10Optimisez l’utilisation du téléphone Améliorez la gestion de votre messagerie électroniqueComptabilisez l’imprévuNe confondez pas urgent et important ------------------------------------------- p.15Maîtrisez les définitions Classez l’important et l’urgentPlanifiezInterrogez votre tendance à la procrastination ------------------------------- p.20Commencez par le plus contraignant Acceptez de perdre du temps pour en gagner Affirmez-vous En synthèse ------------------------------------------------------------------------------- p.24Bibliographie ---------------------------------------------------------------------------- p.25

La boîte à outils

Pour une utilisation optimale,consultez le document

«Mode d’emploi des outils».

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SONDEZ

VOS JOURNÉES

DE TRAVAIL

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EFFECTUEZ UN RELEVÉ D’ACTIVITÉLa 1ère étape consiste à décortiquer le contenu de vos journées de travail par le biais de quelques questions dont voici un échantillon :

• Quelles sont vos tâches quotidiennes ?

• En quoi consistent-t-elles exactement ?

• Est-il possible d’en regrouper certaines ?

N’oubliez pas vos tâches « invisibles » telle que la gestion de la messagerie électronique. Interrogez-vous sur tout ce qui est récurrent, que la fréquence soit hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Ce questionnement vous permet de vérifier que vos tâches quotidiennes sont en adéquation avec le poste que vous occupez.

1. Le relevé d’activitéLa boîte à outils

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ÉVALUEZ VOS TEMPS MOYENS

La 2nde étape consiste à évaluer les temps moyens de vos activités quotidiennes.À ce propos, êtes-vous capable de répondre aux questions suivantes ?

• Combien de temps passez-vous par jour sur votre messagerie électronique ?

• Combien de temps travaillez-vous quotidiennement sur votre cœur de votre métier ?

• Vos temps partagés (entretiens, conversations téléphoniques, réunions) sont-ils chronophages ?

En partant de ce questionnement, concentrez-vous sur les trois axes de réflexion suivants.

Évitez la dispersionSune Carlson (1909 – 1999) est un économiste suédois qui a étudié le travail des managers au début des années 50. Il se rend compte, à cette époque, qu’un cadre est dérangé en moyenne toutes les vingts minutes. Imaginez ce qu’il en est aujourd’hui pour ce type de fonction ! Et d’une façon générale, pour tout type de poste.

La loi de Carlson établit la règle suivante : « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

2. Les relevés de tempsLa boîte à outils

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L’idée première est donc d’éviter de vous disperser. Aujourd’hui, la principale source de dispersion pour toute personne travaillant sur informatique est la messagerie électronique.

Si elle est constamment ouverte, vous subissez des interruptions chaque fois qu’un message arrive. Ceux-ci nuisent fortement à votre concentration et sont sources d’erreur dans la réalisation de vos tâches. Prenez en compte qu’un travail morcelé demande beaucoup d’énergie.

Ajoutez à votre messagerie toutes les autres distractions possibles (téléphone, discussions entre collègues, interruptions volontaires de votre part, etc.) et amusez-vous à chronométrer combien de temps se passe en moyenne sans qu’aucune interruption n’intervienne. Vous risquez d’être surpris !

Recentrez-vous sur votre cœur de métier Vilfredo Pareto (1848 – 1923), un sociologue et économiste italien, a élaboré la « règle des 80/20 » à la fin du 19ème siècle. Appliqué à la gestion du temps, ce principe pose que 20 % de vos tâches génère 80 % des objectifs de votre fonction.

Il en résulte que chacune de vos journées doit débuter par les missions qui correspondent à votre cœur de métier, par celles qui ont le plus de conséquences. Il s’agit là d’apprendre à gérer les priorités, de distinguer l’urgent de l’important. Vos tâches plus accessoires viendront ensuite.

Pour mettre en œuvre ce principe, vous devez apprendre à dire non, mais aussi à déléguer lorsque votre fonction vous le permet.D’une façon plus pragmatique, interrogez-vous de la façon suivante : si vous n’aviez que deux heures pour travailler, que faudrait-il que vous fassiez absolument ?

Gérez vos temps partagés Travailler avec les autres de façon efficiente s’apprend. En effet, lors de ces temps partagés, les pertes de temps peuvent s’avérer très importantes. Partez du principe

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simple que pour faire respecter votre propre agenda, il est primordial de rendre la pareille à votre interlocuteur.

Un point essentiel sur tous types de temps partagés est de les délimiter dans le temps : appels téléphoniques, réunions, rendez-vous, etc.

• La réunion de lundi n’a pas lieu à 10h mais de 10h à 11h30 ;

• Le rendez-vous avec M. Untel mardi n’est pas fixé à 15h mais de 15h à 16h.

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) est un historien et essayiste britannique. Il est notamment l’auteur de la loi de Parkinson qui affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Ce constat est souvent imagé par le comportement des gaz qui occupent tout l’espace disponible et n’ont pas de volume propre.

Il en va de même pour le travail : la réalisation d’une tâche, d’une réunion, d’un rendez-vous ont tendance à occuper beaucoup plus de temps que nécessaire. Ayez pour habitude, lorsque vous prenez rendez-vous ou si vous organisez une réunion, de les délimiter dans le temps et sur votre agenda. Vous serez surpris de voir que beaucoup de personnes fonctionnent déjà de cette manière.

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2.

MAÎTRISEZ

VOS IMPRÉVUS

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Par définition, un imprévu est un événement qui arrive et auquel on ne s’attend pas.

Gérer l’imprévu revient donc à faire face, pendant votre temps de travail, à une demande ou une mission que vous n’attendiez pas.

Ces imprévus peuvent vous empêcher de venir à bout des tâches que vous aviez décidé de réaliser. Maîtriser vos outils de communication vous permet de limiter ces imprévus.

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OPTIMISEZ L’UTILISATION DE VOTRE TÉLÉPHONE

Si vos outils de communication perturbent grandement votre quotidien, ce n’est pas dû à leurs performances mais à l’utilisation que vous en faites.

Pour ce qui concerne le téléphone fixe, n’hésitez pas à utiliser le répondeur ou à basculer votre ligne sur un autre poste lorsque vous avez besoin de concentration. Quant au téléphone portable, sa raison d’être n’est pas de vous rendre joignable 24 heures sur 24. Il est nécessaire de mettre en œuvre quelques bonnes pratiques.

• Vous pouvez déterminer si vous êtes joignable ou non avec le mode silencieux et le répondeur. Vérifiez qui vous appelle, écoutez les messages laissés et traitez-les comme des tâches à réaliser et non plus au coup par coup. Il est alors important d’informer votre entourage qu’un appel sans message est par définition ni urgent, ni important.

• Bloquez des plages horaires pendant lesquelles vous passerez vos appels. Cela nous renvoie à la loi de Carlson aussi appelée « Loi des séquences homogènes ». Il s’agit de regrouper les tâches de même nature pour gagner du temps : prenez donc un temps pour passer vos appels et répondre aux messages laissés sur votre répondeur.

• Enfin, un appel téléphonique important et contenant beaucoup d’éléments doit être traité comme une réunion. Préparez-le en notant tous les points à aborder et définissez un temps de communication avec votre interlocuteur. Ensuite, menez cet entretien téléphonique comme un rendez-vous ou une réunion, en respectant le temps de chacun.

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AMÉLIOREZ LA GESTION DE VOTRE MESSAGERIE ÉLECTRONIQUELa gestion de la messagerie électronique est la perte de temps n°1, toutes fonctions confondues.

À tel point que certaines entreprises ont adopté des stratégies radicales telles que limiter le nombre d’emails par poste ou instaurer une journée sans email. Car si cet outil de communication est performant, c’est plutôt son utilisation qui est à remettre en question. Il est donc essentiel de rectifier quelques mauvaises habitudes.

• Éteignez votre messagerie et consultez-la trois à quatre fois dans la journée, en ayant pris soin d’avertir votre entourage de cette nouvelle organisation.

• N’utilisez pas votre messagerie comme « Skype » : l’email est un écrit professionnel qui tend à remplacer le courrier traditionnel. Il n’est en aucun cas un outil de conversation.

• Ne conservez pas tous vos emails mais uniquement ceux contenant des éléments importants par rapport à votre fonction. Vous contribuerez alors à la réinstauration de la confiance et au dialogue avec vos interlocuteurs

Gardez en mémoire que l’email est un moyen de communication parmi les autres et non pas l’unique façon de communication.

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COMPTABILISEZ L’IMPRÉVUGérer vos appels et vos emails vous permet de diminuer votre volume d’imprévu.

Nous vivons dans une société qui favorise l’instantané, la satisfaction immédiate, le court terme au détriment du moyen et long terme. La conséquence est l’amalgame fait entre le moyen et le contenu de la communication.

Quant à votre imprévu réel, peut-être est-il temps de l’identifier et de le mesurer en notant au quotidien pendant une quinzaine de jours :

• Quelle est la nature de la demande ?

• Dois-je intervenir immédiatement ?

• Y a-t-il des conséquences si je ne la traite pas ?

• Combien de temps a-t-elle nécessité ?

Vous pouvez ainsi prévoir votre temps d’imprévu quotidien et planifier vos journées de travail en l’intégrant.

3. Le relevé des imprévusLa boîte à outils

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3.

NE CONFONDEZ PAS

URGENT ET IMPORTANT

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Dans nos sociétés occidentales, notre rapport au temps s’est modifié : nous vivons dans l’urgence au quotidien.

Un proverbe africain illustre bien notre état d’esprit : « Tous les blancs ont une montre, mais ils n’ont jamais le temps. »

Sur un plan professionnel, les nouvelles technologies nous permettent d’être dans l’instantanéité : nous avons la mauvaise habitude de dire que nous sommes réactifs. À noter que la réactivité est la capacité à s’adapter à une situation ou un problème donné. En aucun cas la rapidité de la réponse n’entre en compte dans cette définition.

Vous devez donc impérativement différencier l’importance et l’urgence, et surtout replacer cette notion d’importance dans vos missions afin de repousser toutes vos fausses urgences quotidiennes.

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MAÎTRISEZ LES DÉFINITIONS

Une tâche ou une mission importante a des conséquences si vous ne la réalisez pas.

Cette notion d’importance est donc directement rattachée à l’objectif de votre fonction.

Le travail d’inventaire de vos tâches et le repositionnement de votre rôle dans l’entreprise vous permet de définir l’importance ou non de vos actes.

Par exemple, tout ce que vous réalisez pour rendre service ne peut pas être qualifié d’important. De même, lorsque vous répondez à un email dont le contenu n’a pas d’incidence, vous n’êtes pas en train d’accomplir une tâche à conséquences.

L’urgence intègre une notion de mesure du temps en fonction d’une date butoir.

Elle renvoie à l’idée de danger, certainement liée aux urgences médicales de façon inconsciente. Mais elle est également conditionnée par la charge de travail et la disponibilité des ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles.

Si vous travaillez dans un service financier, la clôture des comptes est forcément une période pendant laquelle les urgences augmentent. De même qu’en sous-effectif, la charge de travail est répartie sur un nombre moindre de salariés qui seront, par voie de conséquence, beaucoup plus soumis à des urgences.

Mais attention, aujourd’hui les urgences sont créées dans toutes les entreprises par un manque d’anticipation et par la mauvaise gestion des messages électroniques, considérés comme urgents presque systématiquement.

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CLASSEZ L’IMPORTANT ET L’URGENTÀ partir de ces définitions, vous devez associer un critère d’importance et d’urgence à chacune de vos tâches ou missions.

Ensuite, vous les traiterez dans l’ordre suivant :

Vos tâches importantes et urgentes sont vos priorités : vous devez les réaliser au plus tôt.

Vos tâches importantes et non urgentes sont vos futurs problèmes : si vous ne vous en occupez pas rapidement, elles deviendront vos futures priorités. Il s’agit donc d’anticiper au maximum.

Vos tâches non importantes et urgentes sont celles qui vous font perdre du temps : vous devez vous interroger sur leurs conséquences si vous ne les traitez pas.

Vos tâches non importantes et non urgentes sont celles que vous réaliserez uniquement si vous avez le temps. Faites attention à ne pas en faire une « poubelle » de ce que vous n’aimez pas faire. Le classement et les sauvegardes sont, par exemple, deux types de tâches importants, même s’il n’y a jamais aucune urgence à les accomplir.

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PLANIFIEZIl vous reste à planifier vos journées ou semaines de travail en classant vos tâches dans l’ordre précité.

Pour ce faire, n’oubliez pas de prendre en compte :

• le nombre d’heures de votre journée de travail ;

• la durée moyenne de vos tâches ;

• la durée moyenne de votre imprévu quotidien.

Une planification réaliste permet de créer un cercle vertueux. Vous accomplissez les tâches prévues ! La sensation de ne jamais venir à bout de vos journées de travail est moins présente.

4. La planification quotidienne5. La planification hebdomadaireLa boîte à outils

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4.

INTERROGEZ

VOTRE TENDANCE

À LA PROCRASTINATION

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Avez-vous tendance à remettre à demain ce que vous pouvez ou devez faire aujourd’hui ?

• Est-ce un comportement que vous adoptez fréquemment ?

• Avez-vous repéré dans quelle situation ou sur quel type de mission ?

La procrastination est la tendance à remettre à demain. Il ne s’agit pas de paresse, car d’autres tâches ou missions sont réalisées à la place. Vous reportez simplement certaines d’entre

elles pour des raisons qui vous sont propres et qui bouleversent l’ordre de vos priorités. Pour progresser, inspirez-vous de quelques principes.

6. Les causes de ma procrastinationLa boîte à outils

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COMMENCEZ PAR LE PLUS CONTRAIGNANTObservez-vous au travail : vous avez tendance à donner la priorité aux tâches qui ont votre préférence ou qui vous paraissent faciles ?

Henri Laborit (1914 – 1995) est un chirurgien et neurobiologiste. Ses travaux sur le comportement animal de l’homme et son instinct de survie indiquent que nous cherchons le plaisir et fuyons l’ennui ou la douleur.

Observez-vous au travail : vous avez tendance à donner la priorité aux tâches qui ont votre préférence ou qui vous paraissent faciles.

Appliquer la loi de Laborit consiste à vous imposer de commencer vos journées par ce qui vous plaît le moins ou vous paraît le plus difficile. D’une façon générale, il s’agit de vous organiser avec un plan de journée qui respecte vos priorités et non vos envies.

Respectez ce principe et vous évitez vos tendances à : • faire ce que vous aimez avant ce que vous n’aimez pas ;• réaliser ce qui est facile avant ce qui est difficile.

ACCEPTEZ DE PERDRE DU TEMPS POUR EN GAGNERTout ce que nous ne maîtrisons pas nous fait perdre du temps : un logiciel inconnu, une nouvelle pratique, une nouvelle compétence, etc.

Si vous n’y prenez pas garde, vous cumulez les pertes de temps en vous obstinant à vouloir faire seul.

Vous devez accepter de consacrer du temps pour apprendre et vous former. Le temps passé à l’apprentissage vous permet d’acquérir les bases qui vous rendront plus efficient.Respectez ce principe et vous éviterez votre tendance à réaliser ce que vous savez faire avant ce que vous ne maîtrisez pas.

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AFFIRMEZ-VOUSSi vous êtes de ceux qui disent toujours « oui » aux sollicitations, vous devez apprendre à dire « non ».

Recentrez-vous sur votre plan de journée. Si la demande qui vous est faite n’est pas prioritaire sur vos propres tâches, positionnez-la en file d’attente, à sa place, selon son degré d’importance et d’urgence.

Le « savoir dire non » n’est ni un refus, ni une opposition, mais un respect de votre fonction et de vous-même. Faire respecter vos priorités, ce n’est ni plus ni moins que gagner du temps sur votre journée de travail. C’est également éviter le surmenage et les erreurs qui en découlent.

Vous aurez gagné en professionnalisation : vous ne serez plus la personne qui rend service mais celle qui assume sa fonction.

Respectez ce principe et vous évitez votre tendance à faire ce que d’autres vous demandent avant ce que vous avez décidé de faire.

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En synthèsePOUR MIEUX GÉRER VOS PRIORITÉS

Sondez vos journées de travailEn effectuant une cartographie précise de vos missions (tâches effectuées assorties de leurs temps moyens) afin de vous recentrer sur l’essentiel et de l’accomplir en un temps raisonnable.

Maîtrisez vos imprévusEn apprenant à vous recentrer sur le contenu et non sur la forme. Effectuez un relevé de vos imprévus réels et intégrez ce temps moyen dans la planification de vos journées de travail.

Ne confondez pas urgent et importantEn priorisant l’importance sur l’urgence. Retenez que l’importance est liée à la conséquence et l’urgence au délai. Ces deux critères sont totalement indépendants l’un de l’autre.

Interrogez votre tendance à la procrastinationEn prenant du recul sur ce qui vous pousse à reporter, à ne pas anticiper. Observez-vous, rectifiez vos comportements, et n’oubliez surtout pas de vous récompenser de vos efforts avec une pause ou un chocolat…

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Bibliographie

Petit cahier d’exercices pour ralentir quand tout va trop viteErik Pigani – Illustrations Jean Augagneur – Jouvence Éditions

Petit cahier d’exercices pour s’affirmer et oser dire nonAnne van Stappen – Illustrations Jean Augagneur – Jouvence Éditions

Les 5 clés pour développer la confiance en soiAlex Fébo – Éditions Dunod

Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entrepriseshttps://www.orse.org/nos-travaux/pour-un-meilleur-usage-de-la-messagerie-electronique-dans-les-entreprises

ORSE (Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises)

Les lois de ParkinsonC. Northcote Parkinson – Éditions Robert Laffont

La loi de ParetoAntoine Delers – 50MINUTES.fr

5 clés pour gérer son tempsFrédéric Dulieu – Éditions Dunod

Le guide de la secrétaire de A à ZDorothée Bazin et Anne Broillard – Éditions Dunod

https://www.orse.org/nos-travaux/pour-un-meilleur-usage-de-la-messagerie-electronique-dans-les-entreprises

Facilitatrice administrativeConseiller, former, accompagner, prester

www.mcsini.fr

Marie-Christine SINI06 60 96 48 81contact@mcsini.fr

http://www.mcsini.fr