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Le référentiel des métiers de l’administration de la Polynésie française

Guide d’accueil

des

Ateliers Métiers et Compétences

Session V

du 25 novembre au 06 décembre 2013

à l’institut de la formation des professions de santé Mathilde Frébault (IFPS),

Papeete - Mamao

Direction générale des ressources humaines

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Ia orana, Cher collègue, Vous avez été choisi(e) pour participer à la finalisation d’un chantier inédit au « fenua » : la réalisation du référentiel des métiers et des compétences de l’administration de la Polynésie française. Ce guide a pour objet de vous informer sur les enjeux, les objectifs et le déroulement du projet « Référentiel des métiers » et de préciser ce qui sera attendu de vous dans le cadre des ateliers. Il apporte par ailleurs des informations générales portant sur la structuration de la fiche métier et le lexique qui s’y rapporte.

La direction générale des ressources humaines

Sommaire 1 - Le référentiel : qu’est-ce que c’est ? Page 3 2 - Définitions : métier, emploi, fonction et poste Page 3 3 - A quoi sert un référentiel des métiers ? Page 4 4 - Les usagers du référentiel Page 4 5 - Un chantier qui mobilise toute l’administration Page 5 6 - Le déroulement des ateliers Page 5 7 - Pourquoi vous ? Page 6 8 - Le calendrier des ateliers Page 7 9 - Et ensuite ? Page 8 Annexe 1 : Comment lire la fiche métier ? Page 9 Annexe 2 : Exemple de la fiche métier « secrétaire » Pages 10 - 11 Annexe 3 : Exemple de l’itinéraire de formation « secrétaire» Page 12

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1 - Le référentiel : qu’est-ce que c’est ? Le référentiel des métiers est une cartographie des métiers, des emplois, et des compétences relevant des services et des établissements publics administratifs. Il se compose de « fiches métier », qui contiennent plusieurs types d’informations sur chaque métier de l’administration, telles que les activités, les compétences, ou encore les conditions particulières d’exercice (voir annexe 1). Les métiers sont classés par « familles professionnelles » (ex : ressources humaines, communication, etc.), elles mêmes regroupées par « domaines professionnels ». Les 5 domaines sont : A - Pilotage, management et gestion des ressources ; B - Politiques publiques d’aménagement et de développement ; C - Interventions techniques et sécurité ; D - Services à la population ; E - Santé publique. 2 - Définitions : métier, emploi, fonction et poste.

« Métier » : Ensemble d’emplois ou de situations de travail liés par une même technicité, présentant un noyau dur commun d’activités et requérant des compétences proches. Le métier, contrairement au poste ne renvoie pas à une organisation du travail spécifique. Exemple : secrétaire « Emploi » : Désigne un ensemble de situations de travail, présentant des contenus d’activités identiques ou similaires, et regroupant plusieurs postes. Exemples : secrétaire de direction, secrétaire comptable… « Fonction » : C’est l’ensemble des activités et des compétences transversales aux métiers et aux familles professionnelles qu’un agent doit assurer dans le cadre d’une organisation donnée, et qui ne relève pas uniquement de son métier. Exemples : chef de bureau, chef de section… « Poste » : Unité de base de l’organisation du travail correspondant à une situation de travail individuelle et localisée. 3 – A quoi sert le référentiel des métiers?

Métier

Emploi Emploi

Poste Poste Poste Poste Poste Poste

Emploi

Exemples « secrétaire » « secrétaire de direction » ou « secrétaire comptable » « secrétaire de direction à la DGRH » ou « secrétaire de séance au CESC »

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3 – A quoi sert le référentiel des métiers ?

Cet ouvrage contribue à répondre aux objectifs suivants :

• apporter une connaissance actualisée des métiers de la fonction publique du Pays ; • proposer des références et un vocabulaire communs à l’ensemble de l’administration ; • adapter la politique de formation aux besoins et aux réalités du terrain ; • faciliter la mobilité fonctionnelle des agents en leur proposant des parcours professionnels

individualisés ; • ajuster les programmes de recrutements aux métiers exercés.

Pour chaque métier exercé, une fiche descriptive des activités et des compétences est dressée. A partir de la fiche métier, un itinéraire de formation est élaboré. Celui-ci se présente sous la forme d’un schéma indiquant les modules de formation nécessaires afin de professionnaliser l’agent exerçant le métier considéré (voir annexes 2 et 3). Les itinéraires peuvent également être réalisés par thèmes pouvant concerner plusieurs métiers (exemple d’itinéraire thématique : rédaction administrative).

Les fiches métier et leurs itinéraires de formation facilitent ainsi l’élaboration des plans de formation, de mutation et de recrutement. Le référentiel s’impose donc comme le socle de la démarche GPEEC (gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences) dans laquelle l’administration polynésienne s’est engagée ces dernières années. Il permet d’anticiper et d’adapter les besoins de l’administration en effectifs et en compétences.

D’autre part, le référentiel sert à appréhender les métiers à venir, au regard de l’évolution technologique. Cette projection facilite les réflexions en matière de restructuration d’organismes publics, qui peut engendrer la disparition, l’adaptation voire l’émergence de certains métiers. Le référentiel permet également d’identifier les postes d’encadrement à envisager dans les 5 à 10 ans, afin de préparer le vivier de cadres destinés à les occuper.

Enfin, il contribue à mesurer les notions de polyvalence et de transversalité de certains postes, en fonction de la taille de l’entité et de la volumétrie d’activité.

4 – Les usagers du référentiel

Ce document sera utile à toute personne oeuvrant au sein de l’administration de la Polynésie française.

Sur le plan collectif, il permettra aux dirigeants et aux cadres de l’administration dont les responsables des ressources humaines, de mettre en œuvre les outils de la GPEEC.

Sur un plan individuel, il sera utile à chaque agent qui souhaite s’engager dans une démarche de développement de compétences. Enfin, le référentiel des métiers sera accessible à tout public intéressé par des carrières dans la fonction publique.

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5 - Un chantier qui mobilise toute l’administration La direction générale des ressources humaines coordonne l’ensemble du projet « référentiel » en partenariat avec le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) qui apporte l’expertise et le conseil en matière de méthodologie. Ce projet à caractère transversal nécessite l’appui de l’ensemble des services et établissements publics administratifs. En effet, pour que le référentiel des métiers soit légitimement reconnu comme ouvrage de base commun, il est indispensable que des groupes de travail composés de représentants de l’administration exerçant les métiers considérés, soient associés à la rédaction des fiches métier. Ces groupes de travail se réunissent sous forme d’ateliers. 6 - Déroulement des ateliers La première série des « Ateliers métiers et compétences » s’est déroulée en novembre 2011. Elle concernait sept familles professionnelles du domaine A « Pilotage, management et gestion des ressources », et a permis de produire 28 fiches métier. La deuxième série d’ateliers de mars 2012 concernait, quand à elle, six familles professionnelles du domaine B « Politiques publiques d’aménagement et de développement », pour une production de 28 fiches métier. La troisième série d’ateliers d’octobre 2012 a permis l’étude de 12 familles professionnelles et la production de 63 fiches métier, issues principalement du domaine B et du domaine C « Interventions techniques et sécurité ». Les ateliers d’avril 2013 ont porté, quant à eux, sur l’étude de familles professionnelles relevant du domaine C et du domaine D « Services à la population ». Ils ont permis la production de 32 fiches métier. Les ateliers de novembre-décembre 2013 concerneront notamment le domaine professionnel E «Santé publique» et des familles professionnelles complétant certains domaines déjà investigués. Pour chaque famille professionnelle, un groupe de travail est constitué afin d’établir les fiches métier. Au travers de son expérience et de la pratique de son métier au quotidien, chaque participant est invité à décrire et à réfléchir à la finalité de son métier, mais également des métiers de la même famille professionnelle. La vision technique apportée par chaque participant permet de cerner les représentations multiples et socialement marquées que chacun peut se faire du métier ou de la compétence. Guidés par des animateurs, les participants aux ateliers sont amenés à s'exprimer sur les finalités, les pratiques, les activités et les compétences attendues. La séance de travail débute en général par une introduction sur le projet « Référentiel des métiers », suivie d’un tour de table permettant à chaque participant de se présenter et de décrire brièvement son métier. Ces présentations faites, des sous-groupes sont constitués par métier ou métiers périphériques, dont l’objectif est d’élaborer les fiches métier.

Un effort partagé pour une

administration modernisée !

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A l’issue de la séance, une restitution des fiches métier produites est organisée, lorsque les délais le permettent, afin de présenter une vision globale des métiers relevant de sa famille professionnelle. Pour les ateliers de novembre 2013, une méthode particulière a été introduite pour le déroulement de certains groupes de travail. Elle consiste à soumettre à l’appréciation des participants concernés, préalablement aux ateliers, une amorce de fiche métier. Cette dernière, mise en forme selon le format retenu pour le référentiel des métiers polynésien, contient des éléments (définitions, activités, compétences, etc.) extraits de fiches métier existant dans certains répertoires métropolitains. Ces éléments proviennent essentiellement du répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière (FPH) et pour certains du répertoire des métiers territoriaux (CNFPT). Il est donc demandé aux participants concernés, préalablement aux ateliers, de bien vouloir apprécier les éléments contenus dans cette amorce de fiche. Le travail en ateliers consistera donc à consolider, compléter ou adapter les éléments qui constitueront ainsi la fiche métier attendue du groupe de travail. Cette approche visant à engager le travail en amont des ateliers, découle du souci :

- d’une part, de couvrir le plus de métiers possibles durant ces ateliers, en réduisant la durée de mobilisation des agents, tout en prenant en compte les contraintes de disponibilité et de continuité de service ;

- d’autre part, de faciliter la description de métiers s’inscrivant dans un cadre d’exercice réglementé, avec notamment des pratiques et des terminologies professionnelles établies.

Pour les participants concernés par cette approche, les amorces de fiches métier proposées seront transmises aux participants directement par mail ou par l’intermédiaire des responsables en ressources humaines. Les amendements, réflexions et modifications émises par les participants pourront être transmises, au plus tard 3 jours avant la date de l’atelier, à l'adresse mail : organisation@dgrh.gov.pf Le participant veillera à utiliser une police de couleur verte pour inscrire ses modifications dans la fiche numérisée. 7 - Pourquoi vous ? Les participants ont été sélectionnés, dans la plupart des cas, en collaboration avec les responsables de service ou d’établissement administratif. La sélection des participants a été opérée sur la base de critères objectifs visant à constituer des groupes de travail représentatifs des différents types d’organismes d’emploi et porteurs des finalités professionnelles. Le panel retenu tient compte notamment de l’expérience, du statut, de l’âge et de la position hiérarchique du participant. Au regard du métier que vous exercez, de la connaissance pratique de votre environnement professionnel, vous serez amené(e) à évoquer votre quotidien de manière à identifier les finalités, les activités et les compétences de votre métier, mais également pour décrire l’articulation possible entre votre métier et les métiers périphériques. Cet exercice aura pour effet de mieux se connaître et se reconnaître au travers d’une conception commune du métier. En conclusion, il ne s’agit pas de décrire chaque spécificité liée à son emploi mais de dégager les caractéristiques communes à chaque métier.

8 – Calendrier des ateliers

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DOMAINES GROUPES Amorce de fiche métier diffusée en amont des ateliers

DATES ET HORAIRES

1 - Infirmiers Non Lundi 25 novembre 2013 : de 09h00 à 16h00 Mardi 26 novembre 2013 : de 08h00 à 12h00

2 - Médecins Non Lundi 25 novembre 2013 : de 09h00 à 16h00 Mardi 26 novembre 2013 : de 08h00 à 12h00

3 - Rééducateurs Oui Mardi 26 novembre 2013 : de 13h00 à 16h00

4 - Vétérinaires Oui Mardi 26 novembre 2013 : de 13h00 à 16h00

5 – Sage-femmes Oui Mercredi 27 novembre 2013 : de 08h00 à 12h00

6a – Préparateurs en pharmacie Oui Mercredi 27 novembre 2013 : de 13h00 à 16h00

28 – Auxiliaires de santé publique Non Mercredi 27 novembre 2013 : de 13h00 à 16h00

7 – Cadres de santé Non Mercredi 27 novembre 2013 : de 08h00 à 16h00

8 – Auxiliaires de soins Agents médico-techniques

Agents de service hospitaliers Non Jeudi 28 novembre 2013 : de 08h00 à 16h00

9 – Hygiène et salubrité publique / Bio-sécurité

Non Jeudi 28 novembre 2013 : de 08h00 à 16h00

10 – Techniciens de laboratoire Oui Vendredi 29 novembre 2013 : de 08h00 à 12h00

11 – Radio-physiciens Manipulateurs radio

Oui Vendredi 29 novembre 2013 : de 13h00 à 15h00

E – Santé publique

12 – Ambulanciers Brancardiers

Oui Vendredi 29 novembre 2013 : de 08h00 à 15h00

13 – Inspection / contrôle 14 – Contrôle de gestion

15 – Conseil / organisation Oui

Lundi 02 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

16 – Planification / prospective Non Mardi 03 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

17 – Hôtellerie et restauration Non Mardi 03 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

18 – Recherche Non Mardi 03 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

19 – Animation hygiène et sécurité Non Mercredi 04 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

20 – Ingénieur électronique / électrotechnique

Non Jeudi 5 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

6b – Pharmaciens Oui Jeudi 5 décembre 2013 : de 13h00 à 16h00

21 – Imprimerie Non Mercredi 04 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

22 – Protection et information du consommateur

Non Mercredi 04 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

Domaines divers

Référentiel des fonctions 24 – Attaché de direction

25 – Commissaire de gouvernement 26 –Formateur occasionnel 27 –Encadrant rapproché

Non Jeudi 05 décembre 2013 : de 08h00 à 16h00

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9 – Et ensuite ? … Les fiches métier élaborées par les groupes de travail sont consolidées par la direction générale des ressources humaines, garante de la cohérence technique du référentiel. Cette production est soumise pour avis à la commission des métiers et des compétences (délibération n° 2012-3 APF du 23 février 2012 portant création et fixant les règles de fonctionnement de la commission des métiers et des compétences de l’administration de la Polynésie française), puis au conseil supérieur de la fonction publique, avant d’être validée par le conseil des ministres. Les fiches métier et itinéraires de formation, une fois validés, permettront d’élaborer de manière progressive des plans de formation au sein de l’administration. Adresses utiles : http://www.fonction-publique.gov.pf Contact : http://www.cnfpt.fr/site/fr/ Madame Jaëlle BODINIER http://rime.fonction-publique.gouv.fr/ Chef de projet http://www.pole-emploi.fr organisation@dgrh.gov.pf http://www.metiers-fonctionpubliquehospitaliere.sante.gouv.fr/ 47.79.67

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REPERTOIRE DES METIERS DE L’ADMINISTRATION DE LA POLYNESIE FRANCAISE

COMMENT LIRE LA FICHE METIER ?

Domaine : Intitulé : Le domaine renvoie aux politiques publiques conduites par la Polynésie française

Appellation la plus représentative du métier et significative du champ d’activité considéré. Cet intitulé ne doit pas être confondu avec le cadre d’emploi ou le grade.

Famille professionnelle : Définition : Regroupement de métiers dont la finalité, la technicité et la culture professionnelle sont proches. Les métiers d’une même famille professionnelle appartiennent à un domaine d’activités commun, offrant des perspectives d’évolution (mobilité et formation).

Autres appellations : Ensemble des autres appellations qui désignent le métier considéré, dont l’usage est parfois moins fréquent

Présentation synthétique du métier en termes d’activités et d’objectifs principaux. Elle permet de résumer la finalité et la raison d’être du métier.

Activités principales : L’activité est l’ensemble cohérent d’actions ou d’opérations concourrant à la réalisation d’une mission propre au métier. Seules les activités essentielles figurent dans les activités principales de la fiche métier, constituant ainsi le "cœur du métier".

Activités spécifiques : L'activité spécifique est l'ensemble d'actions ou d'opérations concourrant à la réalisation d'une mission annexe souvent associée au métier, mais ne composant pas le "cœur du métier"

Emplois à compétences particulières : Emplois inhérents au métier et faisant appel à des activités et compétences additionnelles ou spécialisées

Compétences : La compétence est la mise en œuvre combinée de capacités ou de ressources nécessaires à la maîtrise d’une activité. Elle englobe les savoirs et les savoir-faire (relationnels et ceux liés à l’environnement professionnel).

Savoir-faire Savoirs Activité principale 1

Le savoir-faire décrit une action ou opération correspondant aux capacités issues de l’expérience, nécessaires à l’exercice de l’activité. Il est sujet à évaluation et apprentissage. On distingue les savoir-faire techniques et les savoir-faire relationnels.

Le savoir est la connaissance théorique généralement acquise dans le cadre de la formation initiale (diplômes, études…), nécessaire à l’exercice de l’activité. On distingue les savoirs généraux, les savoirs socioprofessionnels, les savoirs procéduraux, les savoirs techniques.

Activité principale 2

Facteurs d'évolution :

Cette rubrique décrit les facteurs pouvant influer à moyen terme (3 à 5 ans) la technicité relative à l'exercice du métier ou sa finalité. Ils peuvent être d’ordre politique, technologique, juridique, réglementaire, économique ou sociologique.

Conditions d'accès :

Indication des modes de recrutement statutaires

Conditions particulières d'exercice :

Indication des caractéristiques liées à l’exercice du métier : lieu d’exercice, horaires, conditions et contraintes particulières, professions et conditions d’exercice réglementées, etc.

Annexe 1

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UN EXEMPLE DE FICHE METIER « SECRETAIRE »

Domaine : Intitulé :

Pilotage, management et gestion des ressources Secrétaire v3.0 Famille professionnelle : Définition :

Moyens généraux Autres appellations :

Assistant de direction Secrétaire de direction Secrétaire de séance Assistant administratif

Recueille, organise et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'entité. Suit et gère les dossiers. Assure l'accueil physique et téléphonique. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail.

Activités principales :

Gestion opérationnelle des activités Traitement des dossiers et saisie de documents Accueil physique et téléphonique du public Suivi logistique

Activités spécifiques :

Emplois à compétences particulières : (*) activités particulières détaillées ci-dessous

Secrétaire comptable*

Compétences

Savoir-faire Savoirs Gestion opérationnelle des activités

Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous

Notions d'organisation et de gestion du temps

Renseigner des tableaux de suivi des activités de l'équipe Organisation et fonctionnement de l'administration de la Polynésie française

Assurer l'organisation logistique de réunions et de déplacements (réservations, convocations, invitations, listes de contacts, etc.)

Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Utiliser des logiciels et des progiciels Procédures internes du service Logiciels de bureautique

Traitement des dossiers et saisie de documents

Filtrer et réorienter les courriers (y compris électroniques) Procédures administratives

Réceptionner, enregistrer et vérifier des documents (contrats, courriers, actes,etc.) Techniques de base d'assemblage de documents

Dupliquer et relier des documents Techniques de classement et d'archivage

Assurer le classement et l'archivage des documents Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes)

Répondre aux urgences en fonction de la priorité des dossiers et respecter les délais Progiciels de gestion

Saisir des documents de forme et de contenus divers Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire Prendre des notes, retranscrire et mettre en forme Principes rédactionnels du compte rendu Rédiger des documents administratifs Règles relatives à l'accès aux documents administratifs Collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse Vocabulaire professionnel

Identifier les sources de documentation (revues, site Internet, etc.) Techniques de recherche documentaire

Constituer et mettre à disposition du public un fonds documentaire

Annexe 2

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Accueil physique et téléphonique du public

Répondre aux appels téléphoniques, et prendre des messages Annuaire du Pays et des partenaires

Assister, conseiller, et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent Techniques de régulation

Accueillir, écouter et gérer des situations délicates Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'Internet

Contacter et effectuer des relances auprès des interlocuteurs ou du public Principes en vigueur en matière de relation au public

Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations Techniques d'accueil et d'écoute

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible de tous Fondamentaux linguistiques : tahitien, français, anglais

Diffuser des informations ou des documents Organigramme des services administratifs de la Polynésie française

Suivi logistique

Participer à l'organisation d'événements Règles et consignes de sécurité du lieu et des matériels

S'assurer du bon déroulement d'évènements sur le plan de la logistique (réservations de lieux, petits matériels, moyens transports, etc.)

Horaires d'ouverture, réglementation d'accès aux lieux et à l'information

Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité Règles et procédures liées au protocole

Aider à la préparation des lieux Techniques d'organisation d'une réunion

*Emploi à compétences particulières : Secrétaire compt able Savoir-faire Savoirs

Réception, vérification et classement des pièces co mptables

Apprécier la validité des pièces justificatives Procédures de la comptabilité publique Contrôler les factures du ou des services Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers

Traitement comptable des dépenses et recettes coura ntes

Rédiger un bon de commande ou un acte d'engagement Nomenclatures comptables

Préparer les mandatements et titres de recette Calendrier budgétaire et comptable de la collectivité Saisir les factures et mandats Réaliser les engagements et le suivi des crédits Identifier un problème sur une opération comptable

Utilisation des progiciels de gestion comptable

Effectuer des saisies d’engagements et de mandatements dans le logiciel informatique Fonctionnalités du progiciel comptable

Suivre des actes comptables via un tableur

Facteurs d'évolution :

Evolution des technologies d'information et de communication Développement du système de guichet unique

Conditions d'accès : Concours externe et interne

Conditions particulières d'exercice :

Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service Grande disponibilité vis-à-vis du cadre qu'il assiste

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

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UN EXEMPLE D’ITINERAIRE DE FORMATION « SECRETAIRE »

Annexe 3