Guide d’utilisation du livret d’apprentissage électronique Maître …moreauva/Apprentissage/MdA/Guide_Livret_MdA... · 2010. 9. 14. · Page 2 Guide d’utilisation du livret

UNIVERSITÉ DE TECHNOLOGIE COMPIÈGNE

Formation d’ingénieur par apprentissage

Guide d’utilisation du livret d’apprentissage électronique

Maître d’apprentissage

Sommaire

1. Introduction .................................................... 22. Qu’est-ce que le livret d’apprentissage ? ....... 33. Comment accéder au livret

d’apprentissage ? ........................................... 44. Comment accéder aux coordonnées des

acteurs du suivi de l’apprenti ? ...................... 65. Comment consulter, modifier et valider les

missions de l’apprenti ? ................................. 76. Comment fonctionne le tableau de bord ? ... 117. Comment consulter et remplir les

évaluations de l’apprenti ? ........................... 158. Conclusion .................................................... 18

2009-2010

Formation d’ingénieurs par apprentissage

Page 2 Guide d’utilisation du livret d’apprentissage électronique

Introduction Le livret d'apprentissage électronique constitue le support principal permettant de concrétiser le lien entre l’UTC et l'entreprise d’accueil de l’apprenti pour tout ce qui concerne le suivi de ce dernier sur les trois années de sa formation d’ingénieur.

L’apprenti étant l’acteur principal de sa formation, il est aussi l’éditeur principal de son livret d’apprentissage. L’ensemble des informations consignées dans le livret est visualisable par les différentes parties prenantes de l’accompagnement de l’apprenti : son tuteur, son maître d’apprentissage, la section apprentissage (responsable de section et assistante). Certaines informations devront être validées par les autres parties prenantes.

L’objectif de ce guide est d’aider le maitre d’apprentissage à utiliser cette application en lui exposant les modes opératoires et l’utilité de chaque fonction.

Il existe deux autres guides utilisateurs, l’un à destination des apprentis, l’autre à destination des tuteurs.

Ce document permet de clarifier les thèmes suivants :

- L’intérêt global des différents onglets composant l’outil et les fonctions réalisables,

- Le fonctionnement et les mises à jour de la mission de l’apprenti,

- Le fonctionnement du tableau de bord,

- Le fonctionnement de l’évaluation de la mission.

Le guide apportera ainsi toutes les connaissances nécessaires à une bonne utilisation de l’application.

Remarque : ce livret électronique est optimisé pour les navigateurs Firefox et Internet Explorer (versions 7 et supérieures). Il est utilisable avec Internet Explorer v6 dans une version graphique moins optimale.



1. Qu’est-ce que le livret d’apprentissage ?

La formation par apprentissage se fait en alternance entre deux environnements différents et parfois éloignés géographiquement. Le livret d’apprentissage électronique permet de centraliser les informations concernant le suivi de l’apprenti afin de faciliter la communication entre les différents acteurs impliqués dans la formation.

Ces acteurs sont les suivants :

l’apprenti ;

le maître d’apprentissage (personne interne à l’entreprise, en charge du suivi de l’apprenti au sein de l’entreprise) ;

le tuteur UTC (enseignant de l’UTC qui suit l’évolution pédagogique de l’apprenti et constitue l’interlocuteur privilégié du maître d’apprentissage pour tout ce qui concerne la formation) ;

la section apprentissage en mécanique de l’UTC ;

le responsable des ressources humaines de l’entreprise.

Les objectifs du livret d’apprentissage électronique sont multiples et peuvent se décliner en trois grandes catégories qui seront développées ci-après :

1.1. Aspects administratifs et réglementaires

La vocation première du livret d’apprentissage est d’avoir une traçabilité du suivi de l’apprenti dans son environnement professionnel. Sur le plan réglementaire, l’activité de l’apprenti en entreprise doit faire l’objet de 3 évaluations annuelles matérialisées par un compte-rendu d’évaluation. Ce compte-rendu sera visé par le maître d’apprentissage, le tuteur et l’apprenti.

1.2. Aspects relationnels

Le livret d’apprentissage en ligne est également un outil de communication entre les différents acteurs de l’apprentissage. Il permet de mettre à disposition de l’ensemble des parties prenantes des informations telles que les résultats obtenus par l’apprenti dans le cadre de ses enseignements, de consigner des comptes-rendus de suivi autres que les trois évaluations annuelles, etc.

1.3. Aspect pédagogique

Au-delà des exigences réglementaires et de sa capacité à faciliter la communication entre les acteurs, le livret d’apprentissage est un outil d’autonomisation de l’apprenti, qui en est le rédacteur principal. C’est l’un des moyens d’appropriation de sa double formation (académique et professionnelle) et de synthèse de ses apprentissages au cours de ses trois années de formation. Les différents actes de formalisation demandés à travers ce livret font partie intégrante de sa formation et ont vocation à l’aider à intégrer et à valoriser l’ensemble des compétences acquises lors de son apprentissage.



2. Comment accéder au livret d’apprentissage ?

Le livret est accessible par les maîtres d’apprentissage à l’adresse suivante http://apprentissage.utc.fr/suivi/

Vous accédez ensuite au livret d’apprentissage en saisissant le login et le mot de passe fournis par la section apprentissage sur cette page :

Une fois que vous avez saisi votre login et votre mot de passe sur cette page, vous pouvez accéder au livret d’apprentissage en ligne.

La page d’accueil du livret se présente de la façon suivante :



L’ensemble des onglets est accessible depuis toutes les pages du livret.

Un lien, situé en haut à gauche de chaque page, permet de signaler à tout instant un problème technique à l’équipe en charge du développement et de la maintenance de cette application.

Pour fermer votre session de navigation sur le site, vous pouvez cliquer sur le lien « Se déconnecter » en haut à droite de la barre de menus (voir flèche rouge sur l’image ci-dessus).

Se déconnecter du site



3. Comment accéder aux coordonnées des acteurs du suivi de l’apprenti ?

En cliquant sur l’onglet « contacts » dans la barre des tâches principales, vous pouvez avoir accès aux coordonnées :

de l’apprenti ;

du tuteur ;

du responsable apprentissage ;

du secrétariat apprentissage ;

du centre de formation des apprentis ;

du responsable administratif en entreprise ;

de l’entreprise elle-même ;

Vous verrez alors s’afficher la page ci-dessous :

Cette page statique est la même pour tous les acteurs du livret.

Remarque : ces informations ne peuvent pas être directement modifiées sur le site. Tout changement de coordonnées devra être signalé à la section apprentissage.



4. Comment consulter, modifier et valider les missions de l’apprenti ?

L’apprenti possède deux missions principales :

une mission à l’UTC

une mission en entreprise

Lorsque l’on clique sur l’onglet « Missions confiées » c’est la mission en entreprise qui apparaît par défaut.

4.1. La mission en entreprise

Lors de la signature du contrat d’apprentissage, l’apprenti et l’entreprise s’engagent pour une durée de trois ans. Une mission initiale doit être décrite par l’entreprise lors de la phase de recrutement. Il est normal que cette mission évolue au cours de ces trois années.

Cette page permet :

d’éditer le descriptif de la mission afin de le mettre à jour,

de visualiser un aperçu du descriptif de la mission en cours

de consulter les versions précédentes du descriptif de la mission

Si la mission UTC est affichée dans la page « Missions confiées », pour afficher la mission en entreprise, il suffit de cliquer sur le bouton « Entreprise »

Le descriptif de la mission, ainsi que ses mises à jour, doivent être saisis par l’apprenti lui-même. Il est en effet indispensable que ce dernier ait ce niveau d’information et qu’il se soit suffisamment approprié sa mission pour être capable de la décrire. Ce descriptif est néanmoins éditable par le maître d’apprentissage et le tuteur UTC qui pourront éventuellement intervenir pour apporter des corrections ou des précisions.

Le maître d’apprentissage doit valider la version de la mission en cours (il est le seul à pourvoir le faire). Une fois validée, celle-ci ne pourra plus être modifiée. Une nouvelle version de la mission pourra être créée et dans ce cas la précédente sera automatiquement archivée.

Plusieurs champs sont à remplir. Ils permettent de définir en détails l’ensemble de la mission afin que rien ne soit oublié. Il faut donc mentionner :

- l’intitulé de la mission ;

- les compétences principales attendues à l’issue de la mission : Cette partie est abordée lors du séminaire annuel des maîtres d’apprentissage qui sont accompagnés dans la formulation de ces compétences. Elles doivent répondre à : « A l’issue de la formation, l’apprenti sera capable de… » ;

- les principales activités à réaliser pendant les périodes en entreprise pour atteindre l’objectif : décrire les activités confiées à l’apprenti pendant les différentes périodes passées dans l’entreprise ;

- les moyens mis à disposition : moyens matériels et humains, logiciels, formation,

- le lieu : adresse de l’entreprise ;

- les modalités envisagées pour la dimension internationale : La formation d’ingénieur par apprentissage doit intégrer une composante internationale significative en milieu professionnel. Les modalités doivent être anticipées et décrites afin de permettre à la section apprentissage d’accompagner au mieux l’entreprise en fonction de ses possibilités.



Un aperçu du descriptif de la mission est disponible après enregistrement afin d’en faciliter la relecture.

Lorsque la mission est saisie et enregistrée, elle peut être validée par le maître d’apprentissage. Tant que la mission n’est pas validée par le maître d’apprentissage, elle reste modifiable. Une fois la mission validée, elle ne sera alors accessible qu’en lecture par les trois acteurs.



Une autre version peut alors être créée par l’initiative d’un des trois principaux acteurs. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône «Créer une mission» en bas de la page puis de remplir à nouveaux les différents champs.

4.2. La mission à l’UTC

Pour accéder à la mission UTC, il suffit de cliquer sur le bouton « UTC ».

La page décrivant la mission confiée par l’UTC n’est pas éditable. Elle est visualisable par l’ensemble des acteurs sous une forme identique. Elle présente l’organisation de la formation à l’UTC.

Elle comporte un lien vers le « Guide de l’étudiant ingénieur » qui est le catalogue décrivant tout le fonctionnement de l’UTC.





5. Comment fonctionne le tableau de bord ?

Le tableau de bord est un élément fondamental du livret d’apprentissage et de sa fonction pédagogique. Il a plusieurs fonctions :

Entraîner l’apprenti à formaliser ses activités et sa progression tout au long de son apprentissage. Cette formalisation a pour but de lui faire prendre conscience progressivement de ses acquis et de valoriser ses compétences en s’appuyant sur la description de ses réalisations.

Mobiliser les acteurs du suivi de l’apprenti (maître d’apprentissage et tuteur) autour de la progression de ce dernier.

Consigner et mettre à disposition des autres un certain nombre d’informations concernant le suivi de l’apprenti.

Ce tableau de bord se présente sous la forme d’un calendrier.

Les fonctionnalités disponibles sont les suivantes :

faire la synthèse d’une séquence ;

formaliser un compte-rendu de rencontre (hors des 3 visites réglementaires)

naviguer dans le calendrier.

5.1. Synthèse d’une séquence

Cette fonction est un outil primordial pour l’apprenti tout au long de sa formation. Elle constitue une sorte de journal de bord dont le contenu, s’il a été rédigé correctement au fil des séquences, pourra être exploité pour les trois évaluations annuelles réglementaires ainsi que pour la rédaction des rapports annuels.

Une séquence est une période d’une ou plusieurs semaines consécutives passées dans l’un des deux environnements de la formation (UTC ou entreprise).

Périodes bleues = en entreprise

Périodes jaunes = à l’UTC

Rencontres



L’apprenti devra y consigner les activités réalisées durant cette période, ce qu’il pense avoir appris lors de la réalisation de ces activités et les connaissances ou compétences qui, selon lui, lui manquent pour pouvoir être plus performant dans sa mission.

Cette fiche peut être mise à jour tout au long de la séquence par l’apprenti puis mise à disposition des acteurs de son accompagnement, en mode lecture. Lorsque la synthèse est disponible, une coche verte apparait à côté de la séquence, dans la colonne « apprenti » et vient remplacer la croix rouge initialement présente. La synthèse peut alors être lue par le tuteur et le maître d’apprentissage.

La liste des séquences figure à droite de la page. Pour accéder à la fenêtre de visualisation de la synthèse d’une séquence, il suffit de cliquer sur la ligne correspondant à la séquence de son choix.

Afin d’informer l’apprenti de la lecture de sa synthèse, le maître d’apprentissage peut cliquer sur le bouton « Marquer comme lu ». Une coche verte vient alors remplacer la croix rouge dans la colonne correspondante.

Si l’apprenti, suite aux remarques de ses accompagnateurs, modifie sa synthèse, une nouvelle icône apparait pour signaler ces changements au tuteur et au maître d’apprentissage. Cette nouvelle icône disparait pour ces derniers une fois le nouveau contenu marqué comme lu.



5.2. Compte-rendu d’une rencontre

Une rencontre entre les acteurs, autre que les visites d’évaluation trisannuelles, peut être formalisée par l’un d’eux et consignée dans le calendrier. Pour cela il suffit de cliquer sur une journée du calendrier, de saisir les informations concernant cette rencontre et d’enregistrer. Si la zone de descriptif ne suffit pas, il est possible d’associer un fichier à une rencontre.

Lorsqu’une rencontre est saisie, une poignée de main apparait dans le calendrier sur la journée de la rencontre. Un clic sur cette poignée de main par l’un des trois acteurs permet de consulter les informations saisies, de connaître son rédacteur, les acteurs présents et de consulter les pièces jointes. Une rencontre ne peut être supprimée que par l’acteur qui l’a saisie.

5.3. Navigation dans le calendrier

Il est possible de naviguer dans le calendrier en cliquant sur les flèches orange figurant à droite et à gauche de celui-ci. La fonctionnalité « Aller au mois » accessible en haut à droite de la page permet d’afficher directement le mois de la formation souhaité.



Attention : le calendrier est mis à jour chaque année. L’alternance des périodes pour les années postérieures à l’année scolaire en cours est indicative. Les dates indiquées peuvent être remises en cause par le calendrier national des vacances scolaires.



6. Comment consulter et remplir les évaluations de l’apprenti ?

L’évaluation se décompose en deux parties :

l’évaluation en entreprise ;

l’évaluation à l’UTC.

Pour accéder à ces évaluations, il suffit de cliquez sur l’onglet « Évaluations de l’apprenti ». Par défaut c’est la page d’évaluation en entreprise qui apparait.

6.1. Comment se déroule l’évaluation de l’apprenti en entreprise ?

Si la page d’évaluation UTC est affichée, pour revenir à l’évaluation en entreprise, il suffit de cliquer sur le bouton « Entreprise » en haut de la page.

L’activité professionnelle de l’apprenti fait l’objet d’une évaluation réglementaire trois fois par an. Ces évaluations seront matérialisées par la rencontre du tuteur et du maître d’apprentissage, en présence de l’apprenti. Elles seront formalisées dans un compte-rendu via le livret d’apprentissage.

Période de l’évaluation :

Une évaluation en entreprise est relative à une période de temps passée dans cette dernière. Cette période démarre au lendemain de la précédente évaluation (ou à la signature du contrat pour la première évaluation de la formation) et se termine le jour de la réunion entre les trois acteurs. L’acteur qui commence à remplir la fiche d’évaluation doit mettre à jour les dates de la période concernée.



Activités et objectifs :

Cette première partie doit être rédigée par l’apprenti. Le maître d’apprentissage peut l’éditer afin d’apporter les ajustements qui lui semble nécessaires.

Compétences :

La seconde partie doit être remplie par le maître d’apprentissage. Elle s’intitule « résultats obtenus » et concerne l’acquisition des compétences de l’apprenti. Il s’agit d’évaluer par une appréciation (excellent, moyen ou médiocre) le degré d’acquisition des compétences listées dans cette partie.

Remarque : Un travail de fond est en cours sur une évaluation plus détaillée des compétences de l’apprenti. Cette évaluation nécessite une consolidation avec les maîtres d’apprentissage (notamment pendant les séminaires organisés à l’UTC) avant d’être instrumentée via le livret d’apprentissage électronique.

Commentaires :

Le maître d’apprentissage et le tuteur peuvent ajouter un commentaire libre.

Validation :

Ce document doit être enregistré et validé par les 3 parties. Cette co-validation permet de contractualiser l’évaluation. Une version papier de la fiche d’évaluation peut être imprimée pour signature si nécessaire, la validation électronique étant suffisante pour notre CFA.

6.2. Comment l’apprenti est-il évalué à l’UTC ?

Pour accéder à l’évaluation UTC, il suffit de cliquer sur le bouton « UTC » de la page « Evaluations de l’apprenti ».

Le maître d’apprentissage a accès aux évaluations semestrielles de l’apprenti sous la forme d’un tableau synthétisant les résultats obtenus aux enseignements suivis pendant le semestre et les commentaires du Jury de suivi.



Ces informations remplies par l’UTC sont accessibles aux trois acteurs (maître d’apprentissage, tuteur, apprenti) sous la même forme. L’ensemble des informations reste visible pendant toute la durée de la formation.

Chaque intitulé d’enseignement est suivi d’une lettre qui évalue la réussite de l’étudiant à cet enseignement :

A : excellent (résultat remarquable) ;

B : très bien (résultat supérieur à la moyenne) ;

C : bien (travail généralement bon malgré quelques insuffisances) ;

D : satisfaisant (travail honnête mais comportant des lacunes) ;

E : passable (le résultat satisfait aux critères minimaux) ;

FX : insuffisant (enseignement non validé, un effort supplémentaire aurait été nécessaire) ;

F : insuffisant (enseignement non validé, un travail supplémentaire considérable aurait été nécessaire).

La partie « Observations » est réservée aux remarques du jury qui se réunit chaque fin de semestre pour donner un avis quant à la poursuite du cursus.

L’apprenti peut, s’il le souhaite, ajouter des commentaires dans le champ « Commentaires de l’apprenti ».



Conclusion Ce guide n’est pas exhaustif mais il a vocation à aider le maître d’apprentissage à mieux appréhender les principes de fonctionnement du livret d’apprentissage ainsi que l’esprit dans lequel il a été conçu.

Dans un souci d’autonomisation de l’apprenti, ce dernier est chargé de la tenue à jour de la grande majorité des informations qui figure dans ce livret. Afin de valoriser cet effort de rédaction et de suivre la progression de l’apprenti, il est demandé au maître d’apprentissage de consulter régulièrement cet outil.

Le livret d’apprentissage pourra évoluer chaque année pour intégrer les demandes d’améliorations proposées par les différents utilisateurs. Une nouvelle version du guide sera alors mise à disposition.

Pour toute question concernant l’usage du livret d’apprentissage électronique, vous pouvez contacter la section apprentissage :

Karine Sliwak : [email protected]

Valérie Moreau : [email protected]

Documents

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