Guide d’utilisation Skype For Business

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Skype Pro :

Les

fondamentaux

Paramétrer son

interface

Communiquer

et collaborer

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Sommaire

Les

périphériques

téléphoniques

Skype Pro :

Pour

commencer …

1 Skype : Kesako ?

Comprendre l’interface principale

Se connecter et se déconnecter

Skype : Kesako ?

La messagerie instantanée

Le partage de documents et la collaboration

L’appel audio et vidéoLa planification de réunion

en ligne

Skype For Business est un outil de communication en temps réel permettant de faciliter les échanges et le travail à distance et de développer le travail collaboratif grâce à divers outils :

Comprendre l’interface principale

StatutAffiche votre disponibilité. Cliquez dessus pour dérouler le menu et choisir votre statut ou pour quitter Skype

Localisation géographiquePermet d’indiquer votre localisation géographique, en complément de votre statut (ex: train, open space)

ContactsDonne accès à la liste de contacts

Barre de recherche Permet d’effectuer une recherche pour trouver un collaborateur en tapant son nom et/ou prénom

Historique des conversationsDonne accès à l’historique des conversations par messagerie instantanée et appels Skype Pro

Configuration périphérique audio

Note personnellePermet d’écrire un commentaire personnel qui sera affiché publiquement et visible de tous vos contacts

OptionsDonne accès aux menus conférences, gestion des statuts, conférence rapide, outils de configuration et aides à l’utilisation

Gestion des contactsPermet d’ajouter des contacts ou des groupes, de paramétrer les options d’affichage des contacts

Réunions Affiche vos prochaines réunions programmées

Pavé de numérotation Permet de composer directement le numéro d’un destinataire

Se connecter et se déconnecter

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Skype Pro se lance automatiquement à l’ouverture de ma session : l’icône est visible en bas de l’écran dans la barre des tâches

Skype peut aussi être lancé manuellement via le raccourci bureau dédié

Pour se déconnecter de l’application :

1. Cliquez sur le bouton « Fichier » en haut de l’interface principale puis sélectionnez « Se déconnecter »

2. Le bouton «Fermer » met Skype pro en tâche de fond mais ne l’arrête pas

Paramétrer

son interface

2 Gérer sa disponibilité

Paramétrer les périphériques audio et vidéo

Gérer les contacts

Gérer sa disponibilité

Mon statutIndique mon état de connexion (disponible, occupé, en réunion,

hors connexion…)

Ma localisationInformation pouvant être utile à mes interlocuteurs pour me contacter (ou non). Ex : « En déplacement », « En

reportage »

Mes activités du jourInformation pouvant être utile à mes interlocuteurs pour me contacter (ou

non). Ex : « En formation »

Vous pouvez gérer manuellement votre statut :

1. Pour pouvoir être contacté, choisissez : « Disponible » : pour échanger et partager « Occupé » : Occupé sur un dossier mais peut échanger « De retour dans quelques minutes » ou « Absent du bureau » : pour s’absenter temporairement de son poste / du bureau

2. Pour ne pas être dérangé, choisissez : « Ne pas déranger » : pour se concentrer ou s’isoler

Ne pas déranger : Votre contact est connecté mais a

déclaré qu’il ne souhaite pas être interrompu : l'accès à

sa messagerie instantanée et aux appels sont bloqués.

Si vous souhaitez être contacté par un contact

spécifique malgré votre statut « Ne pas déranger », cliquez droit sur son nom > Changer le niveau de confidentialité >

Groupe de travail

Paramétrer les périphériques audio

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Branchez votre casque ou téléphone à votre ordinateur avec le dongle ou le cordon

adapté

Cliquez sur le menu des périphériques audio

Sélectionnez le périphérique souhaité

Cliquez ensuite sur Paramètre du périphérique

audio pour effectuer certains réglages sonores

Gérer ses contacts – Organiser ses contacts

Par RelationJ’organise mes contacts dans les catégories de relations prédéfinies

(Groupe de travail, Collègues, Familles et Amis) en les glissant d’une

catégorie à une autre

Par StatutJe visualise mes contacts selon leur

statut de disponibilitéJe retrouve plus facilement les

personnes disponibles d’une équipe donnée

Par Groupe Je mets dans le groupe « Favoris »

les collaborateurs avec qui j ’échange plus fréquemment

Je range mes contacts , par projet ou domaine d’activité par exemple, afin de les retrouver plus facilement et de pouvoir entrer en contact avec tout le

groupe si besoin

Gérer ses contacts – Créer un groupe de contacts

Cliquez sur l’onglet « Groupes »

Cliquez sur « Ajouter … »

Choisissez « Créer un groupe »

Un nouveau Groupe apparait

Cliquez droit sur « Nouveau groupe »

Renommer le groupe selon votre besoin

Gérer ses contacts – Rechercher un contact

Renseignez le contact souhaité dans la

zone de recherche1

3

4

2

Des contacts sont alors suggérés en fonction de

l’annuaire de votre entreprise

Cliquez droit sur le contact souhaité, une liste d’action

est alors possible

Vous pouvez alors ajouter le contact aux Favoris ou

l’insérer dans vos groupes existants

Lors de votre première connexion à Skype, aucun n’est affiché!

Communiquer

et collaborer

3Utiliser la messagerie instantanée

Effectuer et recevoir des appels

Comprendre l’écran d’appels

Paramétrer les transferts d’appels

Utiliser la messagerie instantanée

Pour envoyer un message, il vous suffit de double cliquer sur un contact et l’interface s’ouvre

Zone de texte

Historique de la conversation

Ajouter des contacts à la conversation

Permet de réduire la fenêtre

Permet de lancer un appel vidéo

Permet d’appeler

Permet de partager son écran, des documents ou programmes

Permet d’envoyer des pièces jointes

Permet de régler certains paramètres

Définir l’importance haute du message

Permet d’insérer un lien hypertexte

Permet d’insérer des émoticônes

Permet d’envoyer le message. Vous

pouvez également utiliser la touche

« Entrer » de votre clavier

Effectuer et recevoir un appel

Pour effectuer un appel, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

1. Cliquez sur la photo de votre contact, et cliquez sur le téléphone pour un appel normal ou alors sur la caméra pour un appel vidéo

2. Cliquez droit sur un contact, passez la souris sur « Appeler » et cliquez sur « Appel Skype Entreprise »

N.B : Il est possible d’enregistrer des contacts avec plusieurs numéros de téléphones (Fixe, mobile, …) dans

ce cas vous pourrez sélectionner le terminal souhaité1

2

Lorsque que vous recevez un appel, une alerte s’affiche en bas à droite de votre écran /

1. Pour répondre, cliquez sur la fenêtre qui apparaît

2. Pour refuser l’appel, cliquez sur « Ignorer »

3. Pour répondre avec un message instantanée plutôt qu’un appel audio, cliquez sur « Options », puis sur « Répondre par un message instantané »

4. Pour refuser cet appel et les suivants jusqu’à votre prochain changement de statut, cliquez sur « Options », puis sur « Définir sur Ne pas déranger »

1

2

3/4

Comprendre l’écran d’appels

Utiliser la messagerie instantanée pendant

l’appel

Permet d’activer la vidéo pendant l’appel

Permet de couper le micro afin que votre

correspondant ne vous entende pas

Permet de partager son écran, des documents

ou programmes

Permet de mettre fin à l’appel

Permet d’accéder à d’autres options

Ecran permettant de visualiser la vidéo ou le

partage en cours

Permet d’inviter d’autres personnes à la conversation

téléphonique et réaliser une conférence Permet de mettre en

attente l’appel

Permet d’utiliser un autre périphérique durant l’appel, par exemple : si vous utilisez un casque,

vous pouvez choisir d’utiliser les haut-parleurs de votre

ordinateur

Permet de transférer l’appel vers une autre

personne

Paramétrer les transferts d’appel

1. Il vous est possible de transférer/renvoyer vos appels vers un autre numéro de téléphone ou la messagerie

vocale

2. Ou alors de faire sonner simultanément votre Skype et un autre terminal (mobile, fixe,…) au cas où vous ne

seriez pas à votre poste

1

Cliquez sur le bouton « Transfert d’appel » à côté

des périphériques audio

Cliquez sur le bouton « Paramètres de transfert

d’appel »

2

Vous pouvez paramétrer les appels sans réponse :

3. Cliquez sur le lien spécifique

4. Précisez le destinataire souhaité : Messagerie vocale

5. Précisez le nombre de sonneries avant de rediriger l’appel

3

4

5

Vous recevrez vos messages vocaux par email en pièce jointe!

Les

périphériques

téléphoniques

4Utiliser le casque JABRA

Utiliser le poste fixe Polycom

Utiliser le casque JABRA Activez le Bluetooth du casque pour le connecter à votre Smartphone

Lorsque vous êtes en communication, l’indicateur lumineux s’allume afin de signaler que l'utilisateur est

en ligne. L'utilisateur peut également activer manuellement l'indicateur lumineux pour signaler qu'il

ne souhaite pas être dérangé.

Utiliser le poste fixe Polycom – Vue générale

Indicateur de message

Touches contextuelles /dynamiques

Touches directionnelles, de sélection

Haut-parleur

Mute

Hold / Mise en attente

Transfert

Messages

Casque

Pavé numérique

Touches volume

Accueil / Home

Touches ligne

Utiliser le poste fixe Polycom – Appeler

1. Appuyez sur puis via le navigateur, sélectionnez

2. Sélectionnez Annuaire Skype

3. Saisissez les caractères en succession rapide.

4. Lancez la recherche

5. Sélectionnez le Contact puis appuyez sur appel pour lancer l’appel

Composez directement le numéro, automatiquement une liste de

résultats sera affichée.

Appeler un correspondant Externe

Composez directement le numéro à 10 chiffres.

Appeler un correspondant Interne

Joindre un contact

Utiliser le poste fixe Polycom – Répondre

Vous pouvez décrocher le combiné ou :

via la touche

Répondre en Haut-parleur.

Décrocher en mode casque.

L ’appel est envoyé sur la messagerie vocale si elle est configurée ou déconnecte l'appelant (tonalité

d’occupation pour l’appelant).

L’appel vers un autre numéro, votre téléphone mobile….

Pour ignorer et émettre un nouvel appel

Utiliser le poste fixe Polycom – Mettre en attente et transférer

Cliquez sur

Mettre un appel en attente

Cliquez sur

Reprendre l’appel en attente

Transfert1. En communication, appuyez sur

2. Composez le numéro ou recherchez le contact destinataire du transfert

Transférer un appel vers un autre correspondant

Efface le dernier caractère.

3. Pour lancer l’appel, cliquez sur

Joindre via l’URL

Annule le deuxième appel

4. Après réponse ou non du second correspondant, vous pouvez transférer en raccrochant ou

Utiliser le poste fixe Polycom – Effectuer une conférence

Converser à trois

1. En communication, avec le premier participant sélectionnez sur puis

2. Composez le numéro du second participant ou recherchez le contact puis

3. Après réponse, pour activer la conférence:

4. Vous êtes en conférence, vous pouvez:

Mettre tous les participants en attente

Mettre fin à votre participation, les autres correspondant restent connectés

Retrouver l’organisation de vos lignes

Utiliser le poste fixe Polycom – Afficher le journal d’appels

Etat de présenceVous pouvez changer, depuis l’interface d’accueil, votre statut de

présence signalé par le système à un statut de votre choix.

1. Appuyer sur la touche

2. Puis sélectionner

En NPD (Ne pas déranger), l’appel est envoyé

sur la messagerie vocale si celle-ci existe.

3. Enfin, choisir le statut de votre choix

Liste des

appels émisListe des

appels reçus

Liste des appels manqués

Accéder aux différentes Listes depuis l’interface

d’accueil

Utiliser le poste fixe Polycom – Renvoyer les appels

Transférer les appels

Renvoi immédiat des appels vers un autre correspondant ou

messagerie

1. Accès à la page d’accueil

2. Via le navigateur, sélectionnez

3. Sélectionnez la destination de renvoi

4. Renseignez ensuite le contact

5. Vos appels sont alors transférés

1. Accès direct à la messagerie

Le menu vocal va ensuite vous guider durant

la phase de configuration,

ou de consultation de vos messages.

Accès à la messagerie vocale

A savoir …

Même si Skype n’est pas allumé sur mon PC, les paramétrages sont partagés sur mon téléphone (renvoi et transfert, contacts, etc.)

Si Skype sonne, soit sur mon téléphone, soit sur mon PC, pas besoin de faire de transfert, prenez l’appel d’où vous êtes .