Guide de clôture de l'exercice 2013

Guide de clôture de l'exercice 2013

ORGANISER LA CLOTURE DES COMPTES ANNUELS Améliorer la qualité et réduire les délais

Ce guide constitue une documentation spécifique relative aux différentes opérations liées à la clôture des comptes annuels. La première partie s’adresse à tous les acteurs qui produisent, contrôlent ou analysent les données comptables financières de l’établissement, les deux points suivants, plus détaillés, s’adressent plus particulièrement au personnel des pôles financiers.

Sommaire

1 Clôture des comptes de l’exercice 2013.....................................3 1.1 Support de présentation.............................................................................................................. 3 1.2 Plan d’actions............................................................................................................................ 13 1.3 Planning de visites .................................................................................................................... 16 1.4 Points de vigilance particuliers par unité budgétaire................................................................. 17

2 Procédure : les opérations de clôture...................................... 17

3 Procédures de gestion courante utiles à la clôture.................42 3.1 Analyse des flux .........................................................................................................................423.2 Check list....................................................................................................................................553.3 Règles d’imputation des dépenses............................................................................................563.4 Règles générales sur la comptabilisation des recettes .............................................................663.5 Règles d’imputation des recettes ..............................................................................................733.6 Gestion des contrats pluri annuels............................................................................................833.7 Ressources affectées................................................................................................................893.8 Gestion des conventions dans SIFAC ......................................................................................99

2Version du 3 octobre 2013

Préparation de la clôture 2013 Septembre 2013

Les enjeux

Les opérations de fin d’exercice répondent à une même règle budgétaire et comptable qui s’articule en un double objectif :

Respecter le principe d’annualité ;

Dégager un résultat qui comprenne l’ensemble des opérationsrelatives à un même exercice.

Le compte financier doit être approuvé par le Conseil d’Administration au plus tard le 31 mars 2014

1

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2

La période d’inventaire

La période d’inventaire consiste à :

arrêter au 31 décembre les comptabilisations des recettes et des dépenses sur les comptes de clients et de fournisseurs de l’exercice en cours ;

comptabiliser l’ensemble des services faits et des droits acquis au titre de l’exercice qui s’achève selon la procédure des charges à payer, ou factures non parvenues pour les opérations d’investissement, des produits à recevoir et des produits constatés d’avance.

Enregistrer les opérations d’ordre : amortissements, stocks, provisions…

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4

Les charges à payer

La technique des charges à payer permet le rattachement à l’exercice des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre de l’année mais pour lesquelles l’établissement n’a pas encore procédé à la liquidation définitive.

Les CAP peuvent être constatées de 2 manières : Charges à payer constatées au fil de l’eau

Par la saisie du service fait dans SIFAC Comptabilisation automatique (Débit 6xxx ou 2xxx/ crédit 408x)

Charges à payer complémentaires Il s’agit des dettes nées durant l’exercice mais qui ne font pas l’objet d’un bon de

commande (déplacements effectués non liquidés, cours complémentaires, vacations…).

Comptabilisation manuelle à partir des remontées demandées aux composantes et des directions.

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Les produits à recevoir

Ce sont des produits qui relèvent de l’exercice qui s’achève mais qui n’ont pas été comptabilisés. La technique dite des « produits à recevoir » permet le rattachement à l’exercice des droits acquis par l’établissement avant le 31 décembre de l’année mais pour lesquels, à cette même date, l’établissement n’a pas encore émis les recettes.

L’analyse des produits à recevoir est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT.

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5

Les charges constatées d’avance

Il s’agit de charges ayant été comptabilisées durant l’exercice N, mais dont une partie l’a été par anticipation, car elles concernent l’exercice suivant. La technique dite des « charges constatées d’avance » permet d’annuler la part de la dépense relative à N+1 et de la renvoyer sur l’exercice suivant.

L’analyse des charges constatées d’avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT.

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Les produits constatés d’avance

Il s’agit de produits ayant été comptabilisés durant l’exercice N, mais dont une partie l’a été par anticipation, car ils concernent l’exercice suivant. La technique dite des « produits constatés d’avance » permet d’annuler la part de la recette relative à N+1 et de la renvoyer sur l’exercice suivant.

L’analyse des produits constatés d’avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT.

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Droits constatés - synthèse

Charges à payer (fonctionnement) et factures non parvenues (immobilisations)

Définition Objectif Types d'opérations concernées Exemple Montant

Ecriture comptable au

31/12/N

Ecriture comptable en N+1

Dette née durant l'exercice qui ne peut pas encore être facturée.

Permet le rattachement à l'exercice des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre.

- commandes dont le service fait a été saisi sur N ; - masse salariale (heures compl., monitorat, vacations, primes, CET…) ; - déplacements effectués non liquidés sur N.

Réception de matériel en décembre pour lequel la facture n'a pas encore été reçue. Il convient d'enregistrer une CAP.

Liquidation provisoire en se fondant sur le prix des commandes ou sur des estimations de masse salariale.

D 6 ou 2/ C 408 - D 408/ C 401 si prévision exacte - D 408/ C 401 D 6 ou 2/ C 401 si prévision sous estimée - D 408/ C401 D 401/ C 6 ou 2 si prévision sur estimée

Produits à recevoir (PAR)



31/12/N


Correspond à des ventes de biens ou de services effectués qui n'ont pas encore fait l'objet d'une facturation.

Permet le rattachement à l'exercice des recettes dont le service est fait avant le 31 décembre.

- Formation continue ; - Apprentissage.

Formation de septembre N à juin N+1. La facturation au client se sera effectuée qu'au terme de la formation. Il convient d'enregistrer un PAR pour la période de sept à décembre.

Liquidation provisoire en se fondant sur le prix des devis.

D 418/ C 7 - D 7/ C 418 si prévision exacte - D 7/ C 418 et D 411/ C 7 si prévision sous estimée - D 7/ C 418 et D 7/ C 411 si prévision sur estimée

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Droits constatés - synthèse

Charges constatées d’avance (CCA)



31/12/N


Correspond à des achats de biens ou de services dont une partie de la fourniture ou de la prestation aura lieu sur l'exercice suivant.

Lorsqu'une charge est constatée et comptabilisée sur un exercice donné mais concerne pour partie l'exercice d'après, il convient de rattacher cette charge sur l'exercice intéressé.

- Fluides ; - contrats de maintenance, d’assurance ; - EBSCO ; - missions saisies sur N dont le déplacement aura lieu sur N+1.

Comptabilisation en décembre d'une facture d'eau dont l'abonnement concerne les mois d'oct à mars. Une CCA doit être enregistrée pour les mois de janvier à février. Cela a pour effet d'annuler la charge sur N et de la transférer sur N+1.

Liquidation pour le montant réel se rapportant à N+1.

D 486/ C 6 ou 2 D 6/ C 486

Produits constatés d’avance (PCA)



31/12/N



Lorsqu’un produit est constaté et comptabilisé sur un exercice donné mais concerne pour partie l'exercice d'après, il convient de rattacher ce produit sur l'exercice intéressé.

- droits d'inscription ; - programmes d'échanges DAI.

Une recette est comptabilisée en octobre pour la période allant de sept N à juin N+1. Un PCA doit être enregistré pour les mois de janvier à juin. Cela a pour effet d'annuler le produit correspondant à N+1 et de le transférer sur l'exercice suivant.


D 7/ C 487 D 487/ C 7

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Calendrier de clôture - dépenses

Les bons de commande peuvent être effectués jusqu’auxvacances de Noël Il faudra, néanmoins s’assurer que ces bons soient validés avant le

départ en congés des pôles financiers ; Aucun BC correspondant à 2013 ne pourra être saisi en 2014.

Les attestations de services faits, pour les commandesréceptionnées sur 2013, pourront être saisies jusqu’au 10janvier 2014 en modifiant la date comptable et en indiquant leN° de BL :

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8

Calendrier de clôture - dépenses

Une attention toute particulière devra être portée : aux acquisitions intra communautaires aux dépenses du SAIC aux dépenses de fluides

aux ressources affectées aux immobilisations

Les factures fournisseurs datées de 2013 seront saisies enimposant la date comptable au 31/12/2013 Avec priorité aux factures intra communautaires, du SAIC et des

fluides : 15/01/2014 au plus tard ; Immobilisations et dépenses sur ressources affectées le 17 janvier

2014 au plus tard ; Les factures « autres fonctionnement » pourront être saisies jusqu’au

31 janvier.

déclaration de TVA + douanes

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Calendrier de clôture - missions

Les déplacements ayant eu lieu en 2013 peuvent êtrerégularisés début janvier Saisie des liquidations par la cellule missions jusqu’au 10 janvier Avec priorité aux missions sur ressources affectées

Les liquidations ne peuvent être faites que si les justificatifs de frais de déplacement sont transmis à la cellule missions. A ce jour, il est encore constaté des engagements de missions de 2011 et 2012, il convient de les régulariser totalement pour la clôture 2013. Les composantes et laboratoires doivent être associés à la démarche :

- transmission des justificatifs de déplacement si la mission a été effectuée ;

- si la mission n’a pas été effectuée confirmation par mail

13

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Calendrier de clôture - recettes

Les prestations Aucun document de vente correspondant à 2013 ne pourra être saisi

en 2014 ; Les factures qui seront faites sur document de vente daté de 2013

pourront être saisies jusqu’au 17 janvier mais la mention « FactureN-1 » devra être cochée.

Les subventions et les liquidations directes (RA) pourront êtresaisies jusqu’au 31 janvier en imposant la date comptable au31/12/2013.

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Charges à payer complémentaires

Les dépenses identifiées en début d’année et n’ayant pas fait l’objet d’un BC et d’un service fait doivent être déclarées dans l’ENT au plus tard le 10 janvier 2014 ;

Les vacations et cours complémentaires n’ayant pas fait l’objet d’une mise en paiement par le service paie au 31/12/2013 doivent être saisis dans l’ENT au plus tard le 17 janvier 2014.

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Charges constatées d’avance

Les charges constatées d’avance peuvent être constatées au fil de l’eau et au plus tard le 10 janvier 2014 dans l’ENT ;

La constatation des CCA régulière permet de libérer lescrédits budgétaires sur l’exercice en-cours.

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Produits à recevoir et constatés d’avance

Les produits à recevoir et les produits constatés d’avance doivent faire l’objet d’une déclaration au plus tard le 17 janvier 2014 dans l’ENT ;

Les produits constatés d’avance doivent être constatés au fur et à mesure de la comptabilisation des recettes concernant l’exercice suivant.

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Produits à recevoir DEP

Les produits à recevoir concernant la formation continue, l’apprentissage, la formation à distance et la validation des acquis et de l’expérience doivent être saisis par la DEP dans l’espace réservé sur l’ENT au plus tard le 17 janvier 2014 :

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Extrait calendrier de clôture - synthèse Domaine Action Acteur Date limite

Dépenses

Bon de commande Demandeur d’achat 20/12/2013

Service fait Demandeur d’achat 10/01/2014

Liquidation factures SAIC, fluides, intra Service facturier 15/01/2014

Liquidation factures immo + RA Service facturier 17/01/2014

Liquidation autres factures 2013 Service facturier 31/01/2014

Charges à payer/ charges constatées d’avance Pôle financier/ Resp. adm. 10/01/2014

Missions

Liquidation Cellule missions 10/01/2014

Prise en charge Agence comptable 14/01/2014

CAP missions Cellule missions 15/01/2014

Masse salariale CAP MS (vacations, cours compl., monitorat) Responsables administratifs 17/01/2014

Recettes

Document de vente Demandeur 20/12/2013

Facture Pôle financier 17/01/2014

Prise en charge Agence comptable 31/01/2014

Liquidation directe (subv. + RA) Pôle financier 31/01/2014

Produits à recevoir/ produits constatés d’avance Pôle financier/ Resp. adm. 17/01/2014 19

12

Université de Picardie Jules Verne 1/ 3 25/09/13

Plan d'actions clôture 2013

40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 13

Iden

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Processus/ Actions Échéance prévisionnelle Responsable action Objectifs à atteindre Equipe Difficultés rencontrées/ commentaires Statut

30/0

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1/13

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2/13

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2/13

30/1

2/13

06/0

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10/0

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17/0

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24/0

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31/0

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1. Cycle de la dépense

Analyse des restes à livrer 10 janvier 2014 Manuela DESHAYES Obtenir une liste des commandes "fiable" à reporter sur 2014 Personnel des pôles financiers Les attestations de services faits peuvent

être saisies jusqu'au 10 janvier.

Analyse des BC de prestations internes non soldés 10 janvier 2014 Manuela DESHAYES Les dépenses et les recettes de PI doivent être équivalentes Personnel des pôles financiers

Les BC de PI ne peuvent être soldés que lorsque les recettes de PI ont été prises en charge.

Analyse des restes à facturer 10 janvier 2014 Manuela DESHAYES Obtenir un état des charges à payer fiable Personnel des pôles financiers et service facturier Détecter les services faits saisis par

erreur

Remontées des charges constatées d'avance 10 janvier 2014 Manuela DESHAYES Obtenir un état des dépenses constatées d'avance Personnel des pôles financiers Utlisation de l'application clôture à

disposition sur l'e.n.t.

Saisie des charges constatées d'avance dans SIFAC 15 janvier 2014 Sylvie LAURENT Agence comptable Priorité aux ressources affectées

Saisie des factures fournisseurs 31 janvier 2014 Claire RASKIN Un maximum de factures datées de 2013 doit être liquidé Personnel des pôles financiers 15 janv pour les dépenses TVABLES

17 janv pour les immos et les RA

1.2 Charges à payer complémentaires et provisions pour risques

Charges qui n'auraient pas fait l'objet d'une commande 10 janvier 2014 Manuela DESHAYESComptabiliser en CAP les dépenses qui auraient échappées au flux de la dépense

Personnel des pôles financiers Utlisation de l'application clôture à disposition sur l'e.n.t.

Analyses des missions non soldées et constitution des CAP missions 15 janvier 2014 Marie-Laure RONGIER

Comptabiliser les déplacements effectués mais dont les justificatifs n'auraient pas encore été envoyés

Cellule missions, responsables administrattfs, pôles financiers et agence comptable

10 janv liquidation14 janv prise en charge15 janv CAPPriorité aux ressources affectéesAttention aux avances !

Saisie des charges à payer dans SIFAC 17 janvier 2014 Claire RASKIN Service facturier - CAP complémentaires- missions

Provisions pour risques et charges 17 janvier 2014 Jacky GHODBANE Service juridique, sirection des finances et agence comptable

contentieux, pertes

Valeurs inactives et stocks 31 janvier 2014 Jacky GHODBANE Service juridique et directeurs administratfs

1.3 Masse salariale

Primes (PRES, PRP, PCA) 31 janvier 2014 Manuela DESHAYES Identifier les primes qui seront payées en 2014 au titre de 2013 Cellule masse salariale

Rappels de rémunération 31 janvier 2014 Manuela DESHAYES Calculer les rappels antérieurs Cellule masse salariale

Retraite additionnelle de la fonction publique 31 janvier 2014 Brigitte BLOMME Identifier le montant de la RAFP à payer en 2013 au titre de 2012 Cellule masse salariale

Vacations recherche 14 janvier 2014 Nicolas LAVALLEEIdentifier le montant des vacations recherche non payées mais effectuées sur 2013

Direction des finances - pôle recherche Utlisation de l'application clôture à disposition sur l'e.n.t.

Cours complémentaires et vacations d'enseignement 17 janvier 2014 Nicolas LAVALLEEIdentifier le montant des vacations et des cours complémentaires non payés mais effectués sur 2013

Directeurs administratifs Utlisation de l'application clôture à disposition sur l'e.n.t.

Monitorat et vacations administratives 17 janvier 2014 Nicolas LAVALLEE Directeurs administratifs Utlisation de l'application clôture à disposition sur l'e.n.t.

Dépenses sur bons de commande1.1

13


40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 13

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24/0

3/14

31/0

3/14

Compte Epargne Temps 24 janvier 2014 Myriam DIVE Service du personnel BIATSS

Congés payés 31 janvier 2014 Manuela DESHAYES Recensement des jours non pris au 31/12 Directeurs administratifs Extraction des données de PHP congés

Intégration paie de décembre 10 janvier 2014 Jean-Paul DELATTRE Services du personnel + technicien informatique Attente retour du Kx + clés HARPEGE

Saisie des charges à payer masse salariale 7 février 2014 Claire RASKIN Service facturier 15 janv pour les vactions recherche

1.4 Immobilisations

Saisie de l'inventaire physique 10 janvier 2014Toutes les réceptions d'acquisition d'immobilisations doivent être étiquetées et inventoriées.

Personnel des pôles financiers, informaticiens, directeurs administratifs

Utlisation de l'application "IMMOS" à disposition sur l'e.n.t.

Analyse des comptes techniques (2xxx1) 7 février 2014 Corinne LEROY Les comptes techniques à fin 2012 doivent être soldés

Comptabilisation des sorties 20 décembre 2013 Corinne LEROY Prise en compte des destructions et des vols de l'année

Analyse des immobilisations en-cours 29 novembre 2013 Sylvie LAURENT N'avoir en 23 que les immobilisations non mises en service

Calcul des amortissements et des reprises 15 février 2014 Jean-Paul DELATTRE Lancement d'un calcul d'amortissement intermédiaire au 31/08/13

2. Cycle de la recette

2.1 Recettes de fonctionnement

Analyse des restes à facturer (documents de vente non facturés) 17 janvier 2014 Manuela DESHAYES Personnel des pôles financiers

Produits constatés d'avance 17 janvier 2014 Manuela DESHAYES Personnel des pôles financiers Utlisation de l'application clôture à disposition sur l'e.n.t.

Produits à recevoir 17 janvier 2014 Manuela DESHAYESRecensement de la totalité des PAR (apprentissage, formation continue...) Personnel des pôles financiers Utlisation de l'application clôture à

disposition sur l'e.n.t.

Saisie des PCA et PAR 24 janvier 2014 Sylvie LAURENT Agence comptable

Analyse des recettes de prestations internes non effectuées 10 janvier 2014 Manuela DESHAYES Personnel des pôles financiers et agence comptable

Comptabilisation des liquidations directes (subventions etressources affectées)

31 janvier 2014 Anne THINEY DRVI et agence comptable Les CAP complémentaires et les CCA doivent être comptabilisées

Prise en charge des liquidations directes 10 février 2014 Sylvie Laurent DRVI et agence comptable

Préparation des en-cours de production contrats pluri annuels (UPJV + SAIC) 31 janvier 2014 Anne THINEY DRVI, DIFI (DAI) et agence comptable Les CAP complémentaires doivent être

comptabilisées

Comptabilisation des en-cours de production 12 février 2014 Jacky GHODBANE

Recettes à classer 7 février 2014 Sylvie LAURENT Agence comptable

2.2 Recettes d'investissement

14


40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 13

Iden

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9/13

07/1

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3/14

Comptabilisation des recettes des conventions RA 31 janvier 2014 Anne THINEY DRVI et agence comptable Les CAP complémentaires doivent être comptabilisées

Prise en charge des recettes des conventions RA 10 février 2014 Sylvie Laurent DRVI et agence comptable

Analyse des comptes techniques et rattachement des subventions aux fiches d'immobilisations 14 février 2014 Nicolas LAVALLEE DIFI + CI

Corrections des amortissements de subvention 20 décembre 2013 Manuela DESHAYESLes reprises de subv doivent être cohérentes avec les amortissements des biens

Réforme sur le financement externe des actifs doit être prise en compte

3. Organisation générale

Réunion d'information de clôture - pôles financiers 30 septembre 2013 Manuela DESHAYES Personnel des pôles financiers, service facturier et agence comptable

Réunion préparatoire MAZARS octobre JG/ NL/ MD

Visite des sites 13 décembre 2013 Identifier les difficultés rencontrées et apporter les solutions rapidement Manuela Deshayes/ Nicolas Lavallée Voir planning

Réunion d'information de clôture - directeurs et responsables administratifs 8 octobre 2013

Intérim MAZARS novembre

Contrôles MAZARS février

Edition balance définitive, du bilan et du compte de résultat 25 février 2014

Rédaction de l'annexe 7 mars 2013

Présentation des comptes au CA 27 mars 2014

A faireEn cours

Fait

15

Planning de visites - clôture 2013

Site Nom Prénom Dates HeuresADAM Charlotte

CLEMENT Pauline

CAVIGNAUX Sophie

ROULLET Anne

DUBUISSON Lucille

MANIER Céline

MOUTON Laurence

DELBRAYELLE Nathalie

SAKHRI Nacira

Sport HODIN Emeline 09-déc 11h00

LEFEVRE Sylvie

COLMIN Marie

SCD CHIVOT Gérard

ESPE Amiens HAVET Marie-Pascale 09-déc 16h00

INSSET DURLAIN Marie-Christine 10-déc 10h30

ESPE Laon CARON Sandrine

IUT AISNE FAUCONNIER Aurore

PATTE Virginie

PIONNIER Hélène

CARON Alain

MILLE Patrick

BRASSEUR Michaël

DUHAUPAS Muriel

Beauvais LEPAGE Marie 12-déc

MAQUET Céline

MARAZANO Isabelle

ESPE Beauvais HOUEL Agnès 12-déc 14h30

MALLET Caroline

POLY Gaëlle

09h00

14h00

09h30

06-déc 9h00

13-déc 9h00

12-déc 11h00

11-déc

Recherche

Campus 09-déc 9h00

09-déc

10-déc 14h30

IUT OISE

IUT Amiens

Santé

PUC

11-déc 14h30

DEP

Sciences

11h00

11-déc

16

1

Unités budgétaires dépenses recettes

charges à payer 2013 cours complémentaires et vacations d'enseignement (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) justification taxe d'apprentissage 2013 (date limite de validation de la saisie 10 janvier 2014)

analyse des contrats de maintenance : identification des charges constatées d'avance et des charges à payer 2013

justification des dépenses contrat d'objectifs région 2013 région (date limite de transmission à la direction des finances : 10 janvier 2014)



contrôle de la totalité de la saisie des recettes orthophonie et orthoptie hors contrat d'objectifs 2012 et 2013





contrôle si charges à payer 2013 monitorat / vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)

produits à recevoir 2013 formation continue et contrats d'apprentissage (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)


analyse des factures photocopieurs 2013 : identification des charges constatées d'avance et des charges à payer sur les consommations et les abonnements





charges à payer 2013 monitorat bibliothèque de section (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)

IAE charges à payer 2013 cours complémentaires et vacations d'enseignement (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) justification taxe d'apprentissage 2013 (date limite de validation de la saisie 10 janvier 2014)

contrôle si charges à payer et produits à recevoir 2013 recette honoraires maîtres de stage

INSSET

Médecine

Sciences du sport

Economie et gestion

Clôture 2013 : points de vigilance particuliers par unité budgétaire

Sciences

Pharmacie

Le tableau ci-dessous rappelle les points de vigilance particuliers à observer pour la clôture de l'exercice 2013 (tableau non exhaustif).

17

2




charges à payer 2013 cours complémentaires et vacations d'enseignement (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)










Arts charges à payer 2013 cours complémentaires et vacations d'enseignement (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) justification taxe d'apprentissage 2013 (date limite de validation de la saisie 10 janvier 2014)



contrôle de la conformité de la saisie des recettes ventes de tickets restauration sur exercice 2013

analyse des factures de fluides 2013 : identification des charges constatées d'avance et des charges à payer sur les consommations et les abonnements

inscription d'une charge à payer pour les frais de missions (visites pédagogiques prévisionnelles effectuées sur 2013 mais dont le service fait n'est pas validé par les services compétents à la date du 10 janvier 2014)






contrôle en dépense (date limite d'engagement au 31/12/2013) et recette des prestations internes de reprographie 2013

IUT Somme

ESPE

Histoire et géographie

Langues et cultures étrangères

Lettres

Philosophie sciences humaines et sociales

Droit et Science politique

IPAG

18

3



recette 2013 conseil régional "maîtrise de la consommation énergétique et développement des énergies renouvelables"












Identification des vacations recherche non payées sur 2013 mais effectuées sur 2013 (date limite de validation de la saisie 14 janvier 2014)

contrôle de la saisie de la totalité des recettes des colloques 2013 (subventions et droits d'inscription)



recensement des appels à cotisations 2013 non parvenues au 31/12/2013 : inscription d'une charge à payer 2013

Bureau d'information, d'orientation et d'insertion professionnelle (BIOIP) contrôle si charges à payer 2013 monitorat / vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) contrôle de la saisie des recettes stagiaires longue durée (conseil régional)

charges à payer 2013 cours complémentaires et vacations d'enseignement (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)


contrôle si charges à payer 2013 monitorat / vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) produit constaté d'avance recette demandeur d'emplois contrat d'objectifs 2013

analyse des contrats de maintenance : identification des charges constatées d'avance et des charges à payer 2013 produit constaté d’avance droits d'inscription IUTA

Service des affaires culturelles charges à payer 2013 monitorat / vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)

charges à payer 2013 monitorat / vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) contrôle de la saisie de la totalité des recettes constatées sur 2013

contrôle en dépense (date limite d'engagement au 31/12/2013) et recette des prestations internes 2013 des plateformes

analyse et contrôle des dépenses sur convention avant saisie des recettes

IUT Aisne

Direction de l'éducation permanente

IUT Oise

IUT Somme

Service commun de documentation

Recherche

19

4




abonnements : identification de toutes les charges constatées d'avances 2013

Service universitaire des activités physiques et sportives (SUAPS) analyse des contrats de maintenance : identification des charges constatées d'avances et des charges à payer 2013

charges à payer 2013 vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014)

comptabilisation de la recette convention planning familial conseil général 2013 (équivalent dépenses justifiées sur 2013)


contrôle de la saisie des recettes remboursements effectués par la sécurité sociale et autres organismes en 2013

produit à recevoir 2013 sur les remboursements non déclarés au 31/12/2012 par la sécurité sociale et autres organismes

analyse des factures photocopieurs 2013 : identification des charges constatées d'avance et des charges à payer sur les consommations et les abonnements contrôle de la totalité de la saisie des recettes de location 2013

Hygiène santé sécurité et environnement analyse des dépenses de prestation 2013 : contrôle si charges constatées d'avance et / ou charges à payer

Médecine du travail analyse des contrats de maintenance : identification des charges constatées d'avance et des charges à payer 2013



charge constatée d'avance police d'assurance UPJV



identification des commandes non livrées sur 2013 à reporter sur 2014

recensement des bourses étudiantes 2013 non engagées au 31/12/2013 : inscription d'une charge à payer 2013

produits constatés d'avance et produits à recevoir 2013 des droits d'inscription des programmes d'échanges internationaux

recensement des factures de location du CROUS non parvenues au 31/12/2012 au titre de l'année 2013 : inscription d'une charge à payer 2013

justification des dépenses contrat d'objectifs région 2013 région (date limite de transmission à la direction des finances : 10 janvier 2014) saisie de la recette 2013 handicap Caisse d'Epargne

charges à payer 2013 monitorat / vacations administratives (date limite de validation de la saisie 17 janvier 2014) saisie de la recette 2013 ACSE

analyse et contrôle des dépenses sur convention avant saisie des recettes

contrôle en dépense (date limite d'engagement au 31/12/2013) et recette des prestations internes de reprographie 2013

Direction des affaires internationales

Service commun de documentation

Service universitaire de médecine préventive et de la promotion de la santé (SUMPPS)

Coordinations

Direction de la logistique et du patrimoine immobilier (DLPI)

Direction de la scolarité et de la vie étudiante

20

5


identification des commandes non livrées sur 2013 à reporter sur 2014 saisie des recettes 2013 phases 3 et 4 du projet UNR


Présidence recensement des appels à cotisations 2013 non parvenues au 31/12/2013 : inscription d'une charge à payer 2013



Service commun d'action sociale identification des charges à payer secours social (passage en commission de dossiers sur novembre et décembre payés sur 2014) contrôle de la conformité de la saisie des recettes ventes personnel UPJV sur exercice 2013

contrôle si charges à payer sur les visites médicales effectuées par personnel enseignant 2013 contrôle de la complétude de la saisie des recettes de location du Logis du Roi sur 2013

recensement des factures CROUS et AURIAS (Soissons) non parvenues au 31/12/2013 au titre de l'année 2013 (subvention des repas) : inscription d'une charge à payer 2013

comptabilisation recette contrat d'objectifs 2013, produit constaté d'avance droits d'inscription année universitaire 2013/2014, taxe d'apprentissage 2013, produits financiers 2013, subvention MESR 2013

contrôle de la totalité de la saisie de la recette contrat d'objectifs 2012 (équivalent dépenses réalisées sur 2013)

UPJV

contrôle en dépense (date limite d'engagement au 31/12/2013) et recette des prestations internes

identification des charges à payer / charges constatées d'avance / produits constatés d'avance / produits à recevoir sur les prêts enseignants-chercheurs entre UPJV et autres universités / établissements

contrôle en dépense (date limite d'engagement au 31/12/2013) et recette des prestations internes 2013 de la cellule réceptions

cotisation RAFP : charge à payer et produit à recevoir sur cotisation 2013 / régularisation recettes exercices antérieurs selon la méthode des droits constatés

direction de la communication

Direction des infrastructures et des systèmes d'informations (DISI)

21

Date de création : novembre 2009 Date de modification : octobre 2013

Les opérations de clôture Fiche de gestion financière

Voir calendrier de clôture spécifique à chaque exercice sur intranet.

22

UPJV – LES OPÉRAT IONS DE C LÔTURE 2/ 20

SOMMAIRE

1 OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ET DROITS CONSTATES 31.1 Charges à payer......................................................................................................................... 4

1.1.1 Apposer en N+1 un service fait effectué en N 4 1.1.2 Complétude des charges à payer 5

1.2 Produits à recevoir ..................................................................................................................... 8 1.3 Charges constatées d’avance.................................................................................................... 9 1.4 Produits constatés d’avance .................................................................................................... 10 1.5 Comptabiliser en N+1 une facture sur N .................................................................................. 11 1.6 Document de vente en N et facture en N+1............................................................................. 11

2 CONTROLES A EFFECTUER 122.1 Contrôles à effectuer en matiere de dépenses ........................................................................ 12

2.1.1 Contrôle des réservations de crédits non soldées 12 2.1.2 Identifier les commandes anciennes non validées 13 2.1.3 Identifier les commandes anciennes non réceptionnées 14 2.1.4 Identifier les commandes maintenues 16 2.1.5 Identifier les commandes réceptionnées mais non facturées 16 2.1.6 Prestations internes 17

2.2 Contrôles à effectuer en matiere de recette............................................................................. 17 2.2.1 Analyser les commandes incomplètes 17 2.2.2 Analyser les restes à facturer 18 2.2.3 Analyser des factures non prises en charge par l’agence comptable 18

3 CAS PARTICULIERS 193.1.1 Ressources affectées 19 3.1.2 Méthode à l’achèvement 19 3.1.3 Taxe d’apprentissage 19 3.1.4 Provisions pour pertes sur contrats d’apprentissage 20

23


La clôture annuelle des comptes ne se résume pas à produire un bilan et un compte de résultat. C’est au contraire un ensemble, beaucoup plus complet, qui comprend une annexe analysant ou détaillant les principaux postes, un rapport de gestion et de nombreuses analyses. La clôture annuelle n’est pas « l’affaire » de l’agent comptable ou de la direction des finances. En réalité, la comptabilité dépend de l’alimentation des processus amonts : les commandes d’achats avec les litiges fournisseurs et les avoirs à recevoir, les investissements avec par exemple des informations sur les mises en service et donc les calculs d’amortissements, les factures clients avec des éléments spécifiques à identifier, les éléments de paie, les stocks et leurs caractéristiques pouvant induire des provisions, les éléments juridiques avec les impacts possibles dans les comptes. C’est donc l’ensemble de l’établissement qui est concerné par les opérations de clôture. Les comptes annuels doivent être réguliers (conformes aux règles et procédures en vigueur), sincères, et présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat. La qualité des comptes est soumise à l’audit d’un commissaire aux comptes. Le Conseil d’Administration arrête le compte financier, après avoir entendu l’agent comptable, et le commissaire aux comptes avant l’expiration du troisième mois suivant la clôture de l’exercice. Le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) du 7 novembre 2012 réduit ce délai de deux mois à compter de la clôture des comptes 2016, après une période transitoire (2012-2015) durant laquelle ce délai sera de trois mois.

1 OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ET DROITS CONSTATES A la fin de l’exercice comptable, pour présenter le compte financier, l’établissement doit prendre en compte les recettes et dépenses liées à l’exercice et non : le montant des encaissements ou des paiements réalisés. Donc, les produits (recettes) qui n’ont pas encore été comptabilisés à la clôture de l’exercice comptable (produits à recevoir) doivent l’être avant la fin de celui-ci et à l’inverse les produits déjà comptabilisés durant l’exercice (produits constatés d’avance), mais qui ne correspondent pas à celui-ci doivent être exclus de l’exercice comptable. En matière de recette la date de naissance du droit à l’encontre du client est la date à laquelle le bien est livré ou à laquelle le service est réalisé. De la même façon, les charges qui n’ont pas encore été comptabilisées à la clôture de l’exercice comptable (charges à payer) doivent l’être avant la fin de celle-ci et à l’inverse les charges déjà comptabilisées durant l’exercice (charges constatées d’avance), mais qui ne correspondent pas à celui-ci doivent être exclues de l’exercice comptable. En matière de dépense la date de naissance du droit, à l’encontre du fournisseur, est la date à laquelle le bien est livré ou à laquelle le service est réalisé. Autrement dit, les commandes réceptionnées avant le 31/12 consomment le budget de l’année en cours. L’établissement bénéficie en N+1 d’une période d’un mois (période d’inventaire) pour effectuer les rattachements de recettes et de dépenses de l’exercice N.

24


1.1 CHARGES A PAYER

La technique des charges à payer permet le rattachement à l’exercice des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre de l’année mais pour lesquelles l’établissement n’a pas encore procédé à la liquidation définitive.

Les charges à payer (CAP) peuvent être constatées de 2 manières : - Charges à payer constatées au fil de l’eau par la saisie du service fait dans SIFAC - Charges à payer complémentaires Il s’agit des dettes nées durant l’exercice mais qui ne font pas l’objet d’un bon de commande (déplacements effectués non liquidés, cours complémentaires, vacations…).

1.1.1 APPOSER EN N+1 UN SERVICE FAIT EFFECTUE EN N

Pendant la période de clôture, les flux d’exploitation relatifs à l’année N doivent être comptabilisés en date du 31/12/N. Si toutes les réceptions n’ont pas été saisies dans SIFAC avant la fin de l’année, il est possible en début d’année de les saisir en modifiant la date comptable, il est alors demandé d’indiquer la référence du bon de livraison. Ce BL pourra être réclamé afin de justifier la réception sur le bon exercice comptable.

Charges à payer (fonctionnement) et factures non parvenues (immobilisations)



31/12/N

Ecriture comptable en

N+1

Dette née durant l'exercice qui ne peut pas encore être facturée.

Permet le rattachement à l'exercice des dépenses dont le service est fait avant le 31 décembre.

- commandes dont le service fait a été saisi sur N ; - masse salariale (heures compl., monitorat, vacations, primes, CET…) ; - déplacements effectués non liquidés sur N.

Réception de matériel en décembre pour lequel la facture n'a pas encore été reçue. Il convient d'enregistrer une CAP.

Liquidation provisoire en se fondant sur le prix des commandes ou prévision de masse salariale.

D 6 ou 2/ C 408

-D 408/ C 401 si prévision exacte

-D 408/ C 401 D 6 ou 2/ C 401 si prévision sous estimée

-D 408/ C401 D 401/ C 6 ou 2 si prévision sur estimée

25


Si la date comptable n’est pas modifiée, la commande sera imputée sur le budget de l’année N+1.

1.1.2 COMPLETUDE DES CHARGES A PAYER

La comptabilisation des charges à payer s’effectue tout au long de l’année via le constat du service fait dans SIFAC (transaction MIGO) sur les comptes 40810000 et 40840000. Certaines opérations de dépenses ne font pas l’objet d’une comptabilisation automatique de la charge à payer, il s’agit par exemples :

- des bons de commandes en multi imputation, - des missions, - des droits acquis du personnel (cours complémentaires, vacations, monitorat, primes,

compte épargne temps, congés…).

Ces charges doivent être saisies dans l’ent, dans la rubrique « Opérations de clôture » :

Afin de constituer un dossier de justifications, les pièces devront être transmises à la direction des finances.

1.1.2.1 Charges à payer complémentaires

Les commandes en multi imputations dont le service fait a été réalisé en N mais dont la facture n’a pas pu être comptabilisée sur N doivent être reportées sur le tableau à disposition sur l’ent. Ces commandes peuvent être identifiées via la transaction ZME2K en appliquant les filtres suivants :

26


Si des commandes avaient été omises, vous pouvez indiquer les charges à payer également dans ce tableau.

Ces charges à payer seront ensuite saisies par le service facturier via la transaction FB60 sur le fournisseur concerné en utilisant un code CGS Z, le type de pièce ZE (charge à payer) et en apposant le code blocage B pour exclusion du flux de paiement.

D 6xxx ou 2xxx/ C40811000 ou 40841000

Ces pièces seront ensuite sur N+1 extournées en FB08.

D40811000 ou 40841000/ C 6xxx ou 2xxx

La dépense sera ensuite comptabilisée par le flux classique sur N+1.

1.1.2.2 Charges à payer missions

Les ordres de mission non liquidés au 31 décembre de l’année mais pour lesquels les déplacements on eu lieu doivent faire l’objet d’une comptabilisation en charge à payer. Ces charges à payer sont recensées et renseignées par la cellule missions dans l’outil de saisie des opérations de clôture à disposition sur l’ent.

Les charges à payer sont saisies dans SIFAC par le service facturier via la transaction FB60 sur le fournisseur 4535 – charge à payer divers (et non missionnaire par missionnaire) en utilisant le code CGS Z, le type de pièce ZE – charges à payer et en apposant le code blocage B pour exclusion du flux de paiement.

D 62560000/ C40811000

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Ces pièces seront ensuite sur N+1 extournées en FB08. D40811000/ C 62560000 La liquidation de la mission se fera ensuite sur N+1 par la cellule missions.

1.1.2.3 Charges à payer – masse salariale Les droits acquis par le personnel (droits à congés, compte épargne temps, heures complémentaires…) à la date de la clôture doivent être comptabilisés dans les comptes de l’établissement. Ces droits sont recensés par les services ordonnateurs (composantes et services centraux) et renseignés dans l’outil de saisie des opérations de clôture à disposition sur l’ent. Le recensement des cours complémentaires et des vacations d’enseignement non saisis dans GEPRECO début novembre (date limite pour mise en paiement par le service paie sur l’exercice) se fait dans une rubrique spécifique de l’ent par les responsables administratifs. Les éléments identifiés et justifiés sont ensuite saisis dans SIFAC par le service facturier via la transaction FB60 sur le fournisseur PAF0000001 en utilisant le code CGS Z, le type de pièce ZE – charges à payer au compte centralisateur 42860000 – Personnel congés payés ou 43860000 – CAP organismes sociaux et en apposant le code blocage B pour exclusion du flux de paiement.

D 64xxx/ C42860000 ou 43860000

28


Ces pièces seront ensuite sur N+1 extournées en FB08.

D42860000 ou 43860000/ C 64xxx

L’intégration de la paie se fera ensuite de manière classique dans SIFAC (interface Kx/ HARPEGE/ SIFAC).

1.2 PRODUITS A RECEVOIR

Ce sont des produits qui relèvent de l’exercice qui s’achève mais qui n’ont pas été comptabilisés. La technique dite des « produits à recevoir » permet le rattachement à l’exercice des droits acquis par l’établissement avant le 31 décembre de l’année mais pour lesquels, à cette même date, l’établissement n’a pas encore émis les recettes.

Produits à recevoir (PAR)


Ecriture comptable au 31/12/N


N+1


Permet le rattachement à l'exercice des recettes dont le service est fait avant le 31 décembre.

- Formation continue ; - Apprentissage.

Formation de septembre N à juin N+1. La facturation au client se sera effectuée qu'au terme de la formation. Il convient d'enregistrer un PAR pour la période de sept à décembre.

Liquidation provisoire en se fondant sur le prix des devis.

D 418/ C 7

-D 7/ C 418 si prévision exacte -D 7/ C 418 et D 411/ C 7 si prévision sous estimée -D 7/ C 418 et D 7/ C 411 si prévision sur estimée

L’analyse des produits à recevoir est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT (espace Finance/ Opérations de clôture).

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Une rubrique spécifique dans l’ENT a été créée pour la saisie des contrats en formation continue et apprentissage (cf. fiche de gestion financière « Règles générales sur la comptabilisation des recettes »).

Ces produits sont saisis par l’agence comptable via la transaction F-02 avec un code CGS X sur le compte client concerné et un type de pièce CL.

D 418/ C 7xxx

1.3 CHARGES CONSTATEES D’AVANCE

Il s’agit de charges ayant été comptabilisées durant l’exercice N, mais dont une partie l’a été par anticipation, car elles concernent l’exercice suivant. La technique dite des « charges constatées d’avance » permet d’annuler la part de la dépense relative à N+1 et de la renvoyer sur l’exercice suivant.

Charges constatées d’avance (CCA)

Définition Objectif Types

d'opérations concernées

Exemple Montant Ecriture

comptable au 31/12/N

Ecriture comptable

en N+1

Correspond à des achats de biens ou de services dont une partie de la fourniture ou de la prestation aura lieu sur l'exercice suivant.

Lorsqu'une charge est constatée et comptabilisée sur un exercice donné mais concerne pour partie l'exercice d'après, il convient de rattacher cette charge sur l'exercice intéressé.

- Fluides ; - contrats de maintenance, d’assurance ; - Abonnements EBSCO ; - missions saisies sur l’année N dont le déplacement aura lieu sur l’année N+1.

Comptabilisation en décembre d'une facture d'eau dont l'abonnement concerne les mois d'oct. à mars. Une CCA doit être enregistrée pour les mois de janvier à février. Cela a pour effet d'annuler la charge sur N et de la transférer sur N+1.


D 486/ C 6 ou 2

D 6/ C 486

L’analyse des charges constatées d’avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ent (espace Finance/ Opérations de clôture) :

30


Ces charges sont saisies par l’agence comptable via la transaction F-02 avec un code CGS N sur le compte fournisseur concerné et un type de pièce CL.

D48610000/ C 6xxx

Ces pièces seront ensuite sur N+1 extournées en FB08. D 6xxx/ C48610000

1.4 PRODUITS CONSTATES D’AVANCE

Il s’agit de produits ayant été comptabilisés durant l’exercice N, mais dont une partie l’a été par anticipation, car ils concernent l’exercice suivant. La technique dite des « produits constatés d’avance » permet d’annuler la part de la recette relative à N+1 et de la renvoyer sur l’exercice suivant.

Produits constatés d’avance (PCA)

Définition Objectif Types

d'opérations concernées

Exemple Montant Ecriture

comptable au 31/12/N


N+1


Lorsqu’un produit est constaté et comptabilisé sur un exercice donné mais concerne pour partie l'exercice d'après, il convient de rattacher ce produit sur l'exercice intéressé.

- droits d'inscription ; - programmes d'échanges DAI.

Une recette est comptabilisée en octobre pour la période allant de sept N à juin N+1. Un PCA doit être enregistré pour les mois de janvier à juin. Cela a pour effet d'annuler le produit correspondant à N+1 et de le transférer sur l'exercice suivant.


D 7/ C 487 D 487/ C 7

31


L’analyse des produits constatés d’avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT (espace Finance/ Opérations de clôture) :

Ces produits sont saisis par l’agence comptable via la transaction F-02 avec un code CGS E sur le compte client concerné et un type de pièce CL.

D 7xxx/ C 48710000

1.5 COMPTABILISER EN N+1 UNE FACTURE SUR N

Action : service facturier. SIFAC – Transaction MIRO

Lors de la saisie de la facture, la date comptable renseignée par défaut est la date du jour. Pour comptabiliser une facture émise par les fournisseurs sur N, il est nécessaire de modifier la date comptable au 31.12.N. Une facture émise par le fournisseur en N+1 mais qui concerne une prestation N doit être comptabilisée en N+1 (donc pas de modification de la date comptable) en s’assurant que la charge à payer correspondante est bien comptabilisée en N grâce à la saisie du service fait avec une date comptable N.

1.6 DOCUMENT DE VENTE EN N ET FACTURE EN N+1

32


Si des factures n’ont pas pu être créées en N, il est possible de les régulariser début N+1, si les documents de vente avaient été créés. Il est nécessaire avant de créer la facture de cocher dans l’onglet « Données supplémentaires » de la facture (en VF01) « Facture pour clôture N-1 ».

La prise en charge de la facture par l’agence comptable pourra alors se faire en N+1 sur l’exercice N.

2 CONTROLES A EFFECTUER

2.1 CONTROLES A EFFECTUER EN MATIERE DE DEPENSES Régulièrement et idéalement à la fin de chaque mois, il est nécessaire d’effectuer une analyse des engagements en cours (commandes d’achat, réservations de fonds, ordre de mission). Cette analyse a pour objectif :

- solder les engagements pour préparer les opérations de report (les commandes non soldées seront reportées et non ressaisies)

- s’assurer de la pertinence des charges à payer constatées (commandes avec service fait) pour rattachement des charges à l’exercice

- justifier/ corriger les écarts éventuels - effectuer les reports d’engagement (opération réalisée en central)

2.1.1 CONTROLE DES RESERVATIONS DE CREDITS NON SOLDEES Action : pôles financiers SIFAC – Transaction S_P99_41000147

Régulièrement, vous devez consulter la liste des engagements financiers, et leurs montants soldés et non soldés par élément d’adresse budgétaire.

33


Vous pouvez diminuer ou augmenter cet engagement annuel avec la transaction FMXPM1. Vous pouvez également, si vous souhaitez solder entièrement la réservation de crédit, cocher « poste traité » en FMX2.

2.1.2 IDENTIFIER LES COMMANDES ANCIENNES NON VALIDEES Action : pôles financiers. SIFAC – Transaction ZME2K

Régulièrement, vous devez vous assurer que vous n’avez pas omis de valider certaines commandes.

Afin d’ajouter des critères de sélection, cliquer sur le bouton , puis ouvrez le dossier « En-tête document d’achat » et double cliquer sur UB. Indiquez l’UB à analyser et cliquez sur le bouton « Exécuter »

Afin de ne pas polluer l’analyse avec les commandes supprimées, il faudra appliquer un filtre :

Sélectionner la colonne « S » et cliquer sur le bouton , puis sur la nouvelle fenêtre sur

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Choisir « Différent de » puis dans le match code L correspondants aux lignes de commandes supprimées.

Le rapport indique alors toutes les commandes effectuées et non supprimées. Il faudra ensuite appliquer un filtre afin de ne montrer que les commandes non validées. Pour ce faire, sélectionner la colonne L et appliquer le filtre pour ne voir que les commandes bloquées.

Vous pourrez ainsi identifier les commandes non validées et les traiter.

2.1.3 IDENTIFIER LES COMMANDES ANCIENNES NON RECEPTIONNEES Action : pôles financiers. SIFAC – Transaction ZME2K


Régulièrement, vous devez vous assurer que les commandes en-cours ont bien lieu d’exister.

2.1.3.1 Identifier les commandes non réceptionnées

Le principe est le même que celui énoncé ci-dessus, il faudra : - appliquer un filtre afin d’analyser que les commandes non supprimées - appliquer un filtre sur la colonne « Historique de commande » afin de ne traiter que les

commandes non réceptionnées.

Il sera alors possible d’identifier les commandes anciennes non réceptionnées et de les traiter. Vous pourrez alors supprimer les commandes ou les lignes qui n’ont plus lieu d’être.

Etat disponible sur l’ent : Commandes non réceptionnées

2.1.3.2 Identifier les commandes pour lesquelles une livraison partielle a eu lieu

- appliquer un filtre afin d’analyser que les commandes non supprimées - appliquer un filtre différent de « 0 » sur la colonne « Reste à livrer» afin de ne traiter que les

commandes non réceptionnées dans leur totalité.

Vous pourrez alors appliquer une coche « Livraison finale » dans l’onglet livraison du poste de la commande afin de le solder.

Pour libérer l’écart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison finale » doit être cochée.

36


Les commandes réceptionnées en fin d’exercice constitueront les charges à payer. Les commandes non réceptionnées en fin d’exercice pourront être conservées et reportées mais consommeront le budget de l’année suivante.

2.1.4 IDENTIFIER LES COMMANDES MAINTENUES

Action : pôles financiers. SIFAC – Transaction ZME2K

Les commandes maintenues consomment les crédits, il est donc indispensable de vérifier régulièrement et de faire en sorte que ces commandes soient supprimées.

Le principe est le même que celui énoncé au préalable, lorsque le rapport sera affiché, il faudra ajouter la colonne « Incomplet »

Puis appliquer un filtre afin d’analyser que les commandes maintenues. Vous pourrez ainsi identifier puis traiter ces commandes.

2.1.5 IDENTIFIER LES COMMANDES RECEPTIONNEES MAIS NON FACTUREES Action : pôles financiers. SIFAC – Transaction ZME2K

Le principe est le même que celui énoncé au préalable, il faudra :

37


- appliquer un filtre afin d’analyser que les commandes non supprimées - appliquer un filtre sur la colonne «Reste à facturer » différent de 0.

Vous pourrez ainsi identifier les commandes réceptionnées dont les factures n’ont pas été enregistrées par le service facturier.

Pour solder un service fait effectué à tord et donc régulariser un écart entre le service fait et le montant facturé, une annulation doit être effectuée en MIGO (Indiquez le N° du bon de commande et choisir mouvement 102 – Annulation EM sur commande).

La coche « Facture finale » ne supprime pas les services faits résiduels, elle est néanmoins utile pour les analyses sur les états de restitution.

Etat disponible sur l’ent : Commandes réceptionnées non facturées

2.1.6 PRESTATIONS INTERNES

Les flux de prestations internes doivent impérativement être effectués sur l’exercice où la prestation a eu lieu. Par conséquent, il est nécessaire de prévoir les dépenses qui auront lieu sur les derniers mois avant le 31.12.N. La modification des montants peut avoir lieu sur janvier N+1. Il est nécessaire de s’assurer que les dépenses et les recettes correspondantes soient comptabilisées sur le même exercice.

Etat disponible sur l’ent : Prestations internes non soldées

2.2 CONTROLES A EFFECTUER EN MATIERE DE RECETTE

2.2.1 ANALYSER LES COMMANDES INCOMPLETES

Action : pôles financiers. Transaction SIFAC - V.02

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Plusieurs critères de recherche peuvent être pris en compte. Ils peuvent être renseignés manuellement ou par match code. Toutes les commandes incomplètes correspondantes à votre sélection sont affichées. La colonne ‘Nombre’ indique le nombre de zones obligatoires non renseignées dans la commande. Vous pouvez alors compléter la commande ou la supprimer.

2.2.2 ANALYSER LES RESTES A FACTURER Action : pôles financiers. Transaction SIFAC – VA05 et/ ou ZVF04 Il s’agit ici d’identifier les documents de vente dont la facturation aurait été omise ou effectués par erreur.

2.2.3 ANALYSER DES FACTURES NON PRISES EN CHARGE PAR L’AGENCE COMPTABLE Il s’agit ici d’identifier les factures non prises en charge par l’agence comptable. Ces factures peuvent être identifiées, car seules les factures prises en charges apparaissent comme comptabilisées. Aussi, si des éléments apparaissent dans les colonnes de prévision de recette dans les états budgétaires, c’est que l’agence comptable ne les a pas pris en charge. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir qu’il y a un reste à émettre de 40 K€ :

et en double cliquant sur le montant, on voit que la facture a été faite, mais que l’agence comptable ne l’a pas encore pris en charge (Statut = Bloqué) :

39


3 CAS PARTICULIERS

3.1.1 RESSOURCES AFFECTEES

Un projet d’instruction, concernant le traitement comptable des contrats de recherche, élaboré par la DGFIP est actuellement en-cours d’examen par le CNOCP. Si tous les points de ce projet ne sont pas encore arrêtés, ce qu’il ressort des premières orientations du CNOCP, c’est que la méthode à l’avancement ou à l’achèvement devra, à compter du 1er janvier 2016, remplacer la pratique des ressources affectées. L’UPJV a décidé, à compter du 1er janvier 2013, de ne plus effectuer de nouvelles prises en charge selon la méthode des ressources affectées, mais de traiter les nouveaux contrats ou conventions pluri annuels selon la méthode de l’achèvement.

Voir fiche de gestion financière spécifique sur intranet pour les contrats démarrés selon la méthode des ressources affectées : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/Ressources_affecte_es_04.13.pdf

3.1.2 METHODE A L’ACHEVEMENT

A la fin de l’année, dès lors que les dépenses sont supérieures aux recettes (factures intermédiaires comprises), il y a lieu de comptabiliser une production stockée égale aux charges enregistrées tout au long de l’année qui n’auraient pas encore fait l’objet d’une constatation de recette. A la fin de l’année, si les recettes sont supérieures aux dépenses des contrats de prestation et de recherche pluriannuels, aucune opération n’est requise. Le tableau de synthèse des dépenses et de recettes par eOTP de l’année doit être adressé à l’agence comptable pour saisie des en-cours de production (débit 345/ crédit 713)

Voir fiche de gestion financière spécifique sur intranet : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/Contrats_pluriannuels_04.13.pdf

3.1.3 TAXE D’APPRENTISSAGE

Les fonds provenant de la taxe d’apprentissage ne constituent pas une ressource affectée. En effet, il n’existe pas d’obligations réciproques entre la partie qui verse la taxe d’apprentissage et l’établissement public qui reçoit cette recette. En revanche, l’établissement public a l’obligation juridique, en vertu des lois et décrets régissant la TA, d’utiliser ces fonds pour les actions d’apprentissage ou de formations technologiques et professionnelles. L’établissement doit être en mesure de prouver qu’il a respecté l’affectation de cette recette, ce qui conduit à un suivi particulier que l’on désigne parfois comme la technique budgétaire et comptable des recettes spécifiques. L’établissement a l’obligation d’établir en fin d’exercice un état d’utilisation de la taxe d’apprentissage, détaillant par chapitre et par nature toutes les dépenses réalisées à partir de la collecte de la taxe d’apprentissage (voir tableau dépenses taxe d’apprentissage). Les recettes provenant de la taxe d’apprentissage ne sont considérées comme définitivement acquises à l’établissement public que dans le mesure où ce dernier les a utilisé pour financer la formation professionnelle. En conséquence, la constatation des recettes en classe 7 n’intervient qu’après exécution des dépenses correspondantes.

40


Rappel des dépenses éligibles : - achat, location et entretien de matériels et de biens d’équipement pédagogiques et professionnels, y compris des photocopieurs, à l’exclusion de tout mobilier à usage administratif ; - rémunérations de conférenciers ou d’intervenants apportant aux auditeurs un complément de formation ou d’information sur la vie professionnelle ; - location de salles destinées à la formation, dépenses destinées à promouvoir les formations sous réserve que les manifestations aient lieu dans l’établissement, voyages d’études en France ou à l’étranger en liaison avec la formation dispensée ; - prestations de services par les entreprises ou leurs organisations professionnelles telles que locations d’ateliers, de machines, indemnisation de formateurs, prise en charge de frais divers à caractère pédagogique incontestable concernant les élèves.

Les recettes équivalentes au montant des dépenses doivent être effectuées dans SIFAC via la transaction FV70 en 74xx. La recette est à enregistrer en indiquant la date comptable du 31.12.N. Afin que la comptabilisation s'effectue au débit du 4682, il faudra dans l'onglet détail remplacer le code 41110000 par le 46820000.

3.1.4 PROVISIONS POUR PERTES SUR CONTRATS D’APPRENTISSAGE

Les recettes liées aux contrats d’apprentissage pour les droits constatés à compter de l’année universitaire 2013-2014 sont comptabilisées dans leur totalité et non plus en déduction des pertes présumées. Les pertes sur contrat doivent en contrepartie faire l’objet d’une provision au compte 6815.

41

Formation SIFAC Analyse et suivi des flux

1

Pourquoi ?

Fiabilité des informations financières

Qualité comptable

Améliorer les délais de clôture

2

42

3

La base clients doit être mise en qualité régulièrement afin :

de ne pas polluer inutilement le référentiel ; d’identifier plus facilement les clients lors de la

création des factures ; de permettre la lecture sur les comptes clients

(comptabilité auxiliaire).

Les clients en doublons doivent être identifiés et bloqués.

Pour effectuer un reversement à un client (trop perçu, avoir), il nefaut pas le créer en fournisseur, il suffit d’indiquer le RIB sur sa fiche client.

Documentation : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/SIFAC-

Client.pdf

XD01 – Création client

XD02 – Modification client

XD03 – Afficher client

XD05 – Bloquer client

FBL5N – Compte client

Mise en qualité de la base clients Mémo

Contrôle des tiers

Référentiel client disponible sur l’espace SIFAC de l’ent.

4

43

La base fournisseurs doit être mise en qualitérégulièrement afin :

de ne pas polluer inutilement le référentiel ; d’identifier plus facilement les fournisseurs

lors de la création des commandes ; de permettre la lecture sur les comptes

fournisseurs (comptabilité auxiliaire).

Les fournisseurs en doublons doivent être identifiés et bloqués par le service facturier.

Attention : fournisseur partenaire ≠ payeur divergent

XK01 – Création fournisseur

XK02 – Modification fournisseur

XK03 – Afficher fournisseur

XK05 – Bloquer fournisseur

FBL1N – Compte fournisseur

Mise en qualité de la base fournisseurs Mémo

Contrôle des tiers

Référentiel fournisseur disponible sur l’espace SIFAC de l’ent.

5

La base agent doit être mise en qualité régulièrement par la cellule missions afin :

de ne pas polluer inutilement le référentiel ; d’identifier plus facilement les agents lors de

la création des missions ; de permettre la lecture sur les comptes

fournisseurs (comptabilité auxiliaire).

Pour chaque agent, il existe un code fournisseur (500xxx)

Les modifications doivent être effectuées sur l’agent, lafiche fournisseur doit ensuite être actualisée.

PRMD – Gestion agent


Mise en qualité de la base agents Mémo

Contrôle des tiers

6

44

Contrôle des Tiers

Contrôle de l’exécution du budget

Contrôle de l’exécution des dépenses

Contrôle de l’exécution des missions

Contrôle de l’exécution des recettes

Contrôle des conventions

7


Le suivi de budget permet de s'assurer que les recettes et/ou dépenses prévues s'effectuent dans les volumes et selon le calendrier prévu.

L’analyse des écarts entre les prévisions et les réalisations permet ainsi d’effectuer en temps utile des mesures correctrices.

Il est donc nécessaire de :

Valider la saisie du budget dans SIFACAfin de s’assurer que le budget présent dans SIFAC est le même que celui acté par le conseil d’administration de l’établissement, il y a lieu d’effectuer régulièrement un contrôle du budget, en particulier après les DBM.

La transaction FMRP_RW_BUDGET produit un état qui permet d’analyser de manière détaillée ou de manière consolidée la synthèse du budget. Ainsi, en sélectionnant « type de budget » dans variation, il est possible d’avoir le détail du budget primitif, et des différentes DBM.

La liste des pièces budgétaires saisies peut être consultée en utilisant la transaction FMEDDW.

8

45


Suivre les prévisions de recettesIl convient d’assurer un suivi régulier de la réalisation des prévisions de recettes. Les écarts éventuellement constatés doivent donner lieu à réajustement à l’occasion des DBM (augmentation ou diminution des prévisions).

Rappel :

Le suivi est possible à la condition d’enregistrer les recettes sur la base de la naissance de la créance et non sur la base des encaissements reçus.

Cela implique l’émission régulière des factures. La situation des restes à réaliser fournit les renseignements correspondants sur l’état d’accomplissements des objectifs budgétaires de recettes.

Les transactions ZFMAVCR01 et FMKFR01 permettent d’assurer un suivi budgétaire :

http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/SIFAC-Consultations_budge_taires.pdf

Suivre le taux de consommation des crédits (exécution) Un suivi de l’exécution budgétaire doit être effectué afin de suivre le taux de consommation des crédits par entités, et d’analyser ainsi la pertinence de la prévision budgétaire.

Rappel :

Les crédits ouverts au titre d'un budget ne créent aucun droit au titre du budget suivant. Seuls les crédits relatifs aux tranches annuelles non exécutées des programmes pluriannuels d'investissement et des contrats de recherche pluriannuels en cours peuvent être reportés. 9

Contrôle des Tiers






10

46

Contrôle des dépenses : suivi des engagements financiers

FMX1 – Créer une réservation de fonds

FMXPM1 – Créer un ajustement

FMX2 – Solder une réservation de fonds

S_P99_41000147 – Liste engagements financiers

FMRP_RFFMEP1AX – Journal des pièces

Mémo Analyse des engagements financiers

Afin d’avoir un disponible budgétaire à jour et de ne pas mobiliser des crédits inutilement, il est nécessaire d’effectuer une analyse des engagements financiers en cours.

Tous les engagements financiers dont le montant non soldé n’est pas égal à zéro doivent être analysés.

Si l’engagement financier doit être annulé (réservation de crédits inutile), il convient de modifier l’engagement financier en cochant la case « Poste traité » dans la transaction FMX2.

Après avoir effectué les corrections, il est nécessaire de vérifier que les crédits ont bien été libérés. Pour cela, utiliser la transaction FMRP_RFFMEP1AX en sélectionnant uniquement la valeur 81 « Réservation de fonds».

11

Contrôle des dépenses : suivi des engagements juridiques

ME21N – Créer commande achat

ME22N – Modifier commande achat

ZME2K – Liste commandes d’achat


Mémo Analyse des restes à livrer

Afin d’avoir un disponible budgétaire à jour et de ne pas mobiliser des crédits inutilement, il est nécessaire d’effectuer une analyse des engagements juridiques en cours. L’analyse doit permettre de :

détecter les écarts entre le montant du service fait et le montant dela commande qui ne donneraient plus lieu à livraison et qui doivent être soldés.

détecter les commandes pour lesquelles la saisie du service fait aurait été omise.

détecter les commandes annulées auprès d’un fournisseur quin’auraient pas été annulées dans SIFAC.

une attention particulière doit être apportée aux commandes qui ont fait l’objet d’unreport d’un exercice sur l’autre.

Si la commande d’achat doit être annulée, il faut supprimer chaque poste de commandeen apposant la « corbeille / poubelle ».

S’il s’agit d’un écart entre l’entrée de marchandise et la commande, il convient de cocher la case « livraison finale » dans l’onglet « livraison ». Il est également possible de modifier le montant du poste de commande en l’ajustant au montant du service fait (transaction ME22N), ce qui permet d’avoir une meilleure lisibilité de la ZME2K (valeur totale commande réelle).

Liste commandes non réceptionnées disponible sur l’ent.

12

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Contrôle des dépenses : suivi des engagements juridiques

MIGO – Service fait

ZME2K – Liste commandes d’achat

Mémo Analyse des restes à facturer

Les services faits non facturés doivent être analysés régulièrement.

L’analyse doit permettre de :

détecter les services faits saisis par erreur ou erronés

solder les écarts éventuels entre le montant du servicefait et de la facture

informer le service facturier de la non prise en charge dela facture.

Si le service fait doit être annulé, il faut utiliser la transaction MIGO (annulation EM sur commande – code 102).

Les écarts de montants entre entrée de marchandise et entrée defacture sont régularisés en cochant facture finale (cocher uniquement facture finale ne solde pas le service fait) puis soldés avec la transaction MR11.

Documentation : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/Les_ope_rations_de_clo_ture.pdf

Liste des commandes non facturées disponible sur l’ent.

13

Contrôle des dépenses : autres contrôles

ANALYSE DES PRESTATIONS INTERNES

L’analyse doit permettre de détecter les commandes d’achat n’ayant pas donné lieu à facturation.

La transaction ZME2K permet d’afficher la liste des commandes de prestations internes (filtre sur l’imputation Y) ayant un reste à facturer différent de 0. Si la commande d’achat doit être annulée (réservation de crédits inutile) il convient de la supprimer en apposant la « corbeille / poubelle » sur chaque poste de commande.

Rappel :

On appelle « prestation interne » tout échange de biens ou de services entre deux services financiers différents. Cet échange n’engendre aucun flux de trésorerie.

La prestation interne doit être distinguée de la ré imputation.

ANALYSE DES COMMANDES MAINTENUES

L’analyse doit permettre de détecter les commandes maintenues par erreur.

La transaction ZME2K permet d’analyser les commandes maintenues (statut incomplet). Même si celles-ci n’ont pas d’impact budgétaire, il est souhaitable de les analyser afin de les supprimer ou de les valider.

A noter : Les commandes sur marché maintenues sont prises en compte au moment du contrôle de la valeur cible du contrat. Si des commandes sont maintenues par erreur, la valeur cible du contrat peut être dépassée et empêcher ainsi la passation d’une nouvelle commande sur contrat. 14

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Contrôle des dépenses : autres contrôles

ANALYSE DES CODES DE TVA L’analyse doit permettre de :

détecter les incohérences de TVA (ex : commande d’un bien immobilisé avec une TVA sur biens et services)

détecter les incohérences entre les centres de coûts et les secteurs de TVA vérifier l’utilisation du code X0 qui ne doit être utilisé que pour les acquisitions hors Union Européenne ou

pour les achats dont les fournisseurs n’appliquent pas la TVA.

ANALYSE DES ACTIONS LOLF L’analyse doit permettre de contrôler la cohérence des domaines fonctionnels avec les centres de coûts utilisés.

ANALYSE DES GROUPES DE MARCHANDISES Vérifier la cohérence du groupe de marchandise choisi avec la désignation.

ANALYSE DES NIVEAUX DE BESOINLe niveau de besoin 02 doit être utilisé pour les achats entrant dans le cadre des achats recherche de l’ordonnance du 6 juin 2005.

SUIVI DES ACHATS HORS MARCHE Vérifier que les commandes d’achat hors marché (type de document OSBC) sont cohérentes en combinant les analyses OSBC/ groupe de marchandises. 15

Corrections du flux de la dépense

Si aucune entrée de marchandise n’a été saisie, il est possible de modifier lacommande d’achat (transaction ME22N) et de corriger certains champs (impossiblede modifier le fournisseur et le type de commande).

Si une entrée de marchandise a été saisie mais que la facture n’a pas été saisie, il fautannuler le service fait (transaction MIGO) puis modifier la commande (transactionME22N). Modifier le prix après service fait n’a aucun impact.

Si une facture a été saisie ou s’il s’agit d’une liquidation directe, il faut procéder à uneré imputation via la transaction KB61.

16

49

Contrôle des Tiers






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Contrôle des missions

PR05 – Gestionnaire des déplacements

S_AHR_61016405 – Données déplacements



Mémo Analyse des missions non soldées

Afin d’avoir un disponible budgétaire à jour et de ne pas mobiliser des crédits inutilement, il est nécessaire d’effectuer une analyse des engagements de déplacement en cours.

L’analyse doit permettre :

d’identifier les missions pour lesquelles les justificatifs n’auraient pas été transmis ;

de détecter les déplacements annulés qui n’auraient pas été annulés dans SIFAC.

Si l’ordre de mission doit être annulé, il faut supprimer le déplacement en PR05.

La transaction FBL3N permet de suivre les avances sur mission enaffichant le compte 47211000.

Liste des missions non soldées disponible sur l’ent.

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50

Contrôle des Tiers






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Contrôle des recettes : Commandes non facturées

VA01 – Créer une commande client

VA02 – Modifier une commande client

VA05 – Liste des commandes client

SD01 – Commandes de vente sur une période

ZVF04 – Echéancier de factures


Mémo Analyse des restes à facturer

L’analyse doit permettre :

d’identifier les commandes de vente dont la facturationaurait été omise;

de détecter les commandes de ventes effectuées par erreur.

La transaction ZVF04 permet d’obtenir un état des commandes n’ayant pas fait l’objet d’une facturation.

Si le document de vente doit être annulé, il faut apposer sur chaqueposte un motif de refus.

Rappel : la liquidation directe ne doit être utilisée que pour les subventions. 20

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Contrôles des recettes : autres contrôles

ANALYSE DES COMMANDES DE VENTE INCOMPLETES

La transaction V.02 permet d’obtenir les documents de vente incomplets (équivalent de la commande maintenue en dépense).

ANALYSE DU FONDS

Vérifier la cohérence du fonds avec le client.

ANALYSE DES FACTURES EN ATTENTE (liquidation directe)

L’analyse va permettre d’identifier les recettes pré enregistrées et non encore prises en charge (comptabilisées) par l’agence comptable.

Transaction FBL5N avec coche « Postes pré enregistrés »

21 21

Corrections du flux de la recette

Si la facture n’a pas été créée, il est possible de modifier la commande de vente(transaction VA02)

Si la facture a été créée mais que la prise en charge par l’agence comptable n’a pasété faite, il faut annuler la facture(transaction VF11) puis modifier la commande devente (transaction VA02).

Si une facture a été prise en charge ou s’il s’agit d’une liquidation directe, il fautdemander à l’agence comptable de procéder à une ré imputation via la transactionF-02.

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Annexe : transaction FMRP_RFFMEP1AX

Le journal des pièces permet d’effectuer la plupart des analyses de cohérence des flux de la dépense et de la recette.

Types de valeur : 51 : Commandes d’achat 52 : Engagements frais de déplacement (missions autorisées) 54 : Factures (consommations réelles : factures, liquidation directe et impact budgétaire du

service fait valorisé) 66 : Transfert d’origine comptable, Valorisation d’immobilisation 81 : Réservation de fonds (réservation de crédits) 83 : Prévisions de recette (commandes de vente) 95 : Ecritures de coûts secondaires CO (impact budgétaire des ré imputations analytiques)

23 23

Contrôle des Tiers






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Contrôles des conventions

ANALYSE DES PFI et eOTP

La transaction ZSIFACFMPS_PFI_EOTP permet d’afficher une synthèse des programmes de financement/ élément d’otp existants.

Cette transaction permet de cibler les eOTPs qui n’ont pas de PFI ou les PFIs qui n’ont pas d’eOTP, et d’effectuer ainsi un contrôle de cohérence entre le code EOTP et le code PFI.

CONTRÔLE DES DONNEES DES EOTP

La transaction ZREC025 permet de récupérer les données saisies dans les fiches d’eOTP. Elle permet, par exemple, d’effectuer les contrôles de cohérence entre le statut de l’eOTP et les dates de fin des conventions.

La transaction CN60 permet de visualiser l‘historique des modifications effectuées sur les eOTP.

CONTRÔLE DES DONNEES DES JALONS

La transaction CN53N permet de récupérer les jalons saisis dans les fiches d’eOTP et ainsi de s’assurer du respect du calendrier de facturation.

La transaction V.06 permet d’identifier les contrats incomplets.

CONTRÔLE DES DONNEES DES PFI

La transaction FM7M permet de récupérer les données saisies dans les PFI. Elle permet de vérifier types de contrôles budgétaires.

Outre les transactions de suivi budgétaires classiques, la transaction ZSIFACFMRE_OPA permet d’obtenir des états spécifiques concernant les opérations pluri annuelles.

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UPJV - suivi des flux financiers

Suivi des flux financiers

Documentation de référence : "Les opérations de clôture"

Pôle financier :Mois de contrôle :

Dépense

Type d'opération Documentation/ rapport ent

réservations de crédits Analyse des engagements financiers Transaction S_P99_41000147

Commandes non réceptionnées



Prestations internes non soldées

Commandes réceptionnées non facturées



Missions non soldées

Transaction FBL3N sur compte 47211000

immobilisations Analyse des commandes réceptionnées

Commandes d'immobilisations réceptionnées et non inventoriées

Montant des commandes non réceptionnées à la date de contrôle :Montant des commandes réceptionnées non facturées à la date de contrôle :Montant des missions non soldées à la date de contrôle :Montant des commandes d'immobilisation non saisies dans "IMMOS" à la date de contrôle :

Recette

Type d'opération

document de vente Analyse des restes à facturer Transaction VA05

liquidation directe Analyse des factures en attente Transaction FMKFR01

détecter les commandes pour lesquelles la saisie du service fait aurait été omise

informer le service facturier de la non prise en charge des factures

détecter les écarts entre le montant du service fait et le montant de la commande qui ne donneraient pas lieu à livraison et qui doivent être soldés

détecter les missions pour lesquelles des avances ont été versées

Afin de permettre la production accélérée des comptes annuels, il est impératif de réduire la charge de travail en période de clôture et anticiper un maximum d'opérations tout au long de l'année

Analyse des restes à livrer

Analyse des restes à facturer

bons de commande

Analyse des missions non soldéesmissions

détecter les engagements financiers n'ayant pas donné lieu à engagement juridique afin de ne pas bloquer inutilement des crédits et avoir un disponible budgétaire à jour.

détecter les missions annulées qui ne l'auraient pas été dans SIFAC

détecter les commandes annulées auprès d'un fournisseur qui n'auraient pas été annulées dans SIFAC

détecter les commandes de vente saisies par erreur ou dont la facturation a été omise

détecter les factures pré enregistrées en attente de comptabilisation

Objectif

Objectif

détecter les commandes d'immobilisations réceptionnées mais non inventoriées

détecter les commandes de prestations internes n'ayant pas donné lieu à facturation

détecter les services faits saisis par erreur

détecter les écarts entre le montant du service fait et la facture

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Document créé en février 2011 Date de modification : octobre 2012

REGLES D’IMPUTATION DES DEPENSES Fiche de gestion financière

Ce document a pour objet de décrire l’ensemble des règles d’imputation des dépenses et de préciser les biens pouvant être considérés comme des immobilisations.

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UPJV – REGLES D ’ IMPUTATION DES DEPENSES 2/ 10

SOMMAIRE 1.1 Principes .................................................................................................................................... 3

1.1.1 Les comptes d’imputation 3 1.1.2 Imputation par nature 6 1.1.3 L’accessoire suit le principal 6

1.2 Distinction charge/ immobilisation.............................................................................................. 6 1.2.1 Traitement des immobilisations à l’UPJV 7 1.2.2 Traitement de la maintenance, des réparations, des améliorations et des opérations immobilières 8

1.3 Nomenclature d’achat ................................................................................................................ 9

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1.1 PRINCIPES 1.1.1 LES COMPTES D’IMPUTATION Toute dépense doit faire l’objet d’une comptabilisation sur un code définit par l’instruction codificatrice M9-3. La codification du plan de comptes permet : - le tri des opérations par grandes catégories (répartition dans les classes de comptes) ; - l’analyse plus ou moins développée de ces opérations au sein de chacune des catégories visées ci-dessus (par l’utilisation d’une structure décimale des comptes). L’ensemble de ces dispositions facilite les regroupements en postes, puis en rubriques, nécessaires à la production des documents de synthèse normalisés.

1.1.1.1 Répartition des opérations par classe de compte

Les opérations relatives au bilan sont réparties dans les cinq classes de comptes suivantes : - classe 1 : comptes de capitaux (dotations, emprunts et dettes assimilées) ; - classe 2 : comptes d’immobilisations ; - classe 3 : comptes de stocks et en-cours ; - classe 4 : comptes de tiers ; - classe 5 : comptes financiers.

Les opérations relatives au résultat sont réparties dans les deux classes de comptes suivantes : - classe 6 : comptes de charges ; - classe 7 : comptes de produits.

Dans le cadre de l’imputation des dépenses, nous nous intéresserons ici qu’aux classes 2 et 6.

1.1.1.2 Les comptes de charge

La classe 6 regroupe les comptes destinés à enregistrer dans l'exercice les charges par nature qui se rapportent à l'exploitation normale et courante de l'établissement, à sa gestion financière et à ses opérations exceptionnelles (dépenses de fonctionnement). Les charges d'exploitation normales et courantes sont enregistrées sous les comptes 60 à 65.

- 60 : Achats et variation des stocks - 61 : Services extérieurs - 62 : Autres services extérieurs - 63 : Impôts, taxes et versements assimilés - 64 : Charges de personnel - 65 : Autres charges de gestion courante

Les charges rattachées à la gestion financière figurent sous le compte 66. Les charges relatives à des opérations exceptionnelles sont inscrites sous le compte 67. Quand une charge revêt à la fois un caractère financier et un caractère exceptionnel, c’est le caractère financier qui est prépondérant. Le compte 68 "Dotations aux amortissements et aux provisions" comporte des subdivisions distinguant les charges calculées d’exploitation, financières ou exceptionnelles.

58


Les comptes de la classe 6 enregistrent le montant de la charge budgétaire, c’est à dire les montants facturés par les fournisseurs hors taxes récupérables pour les acquisitions effectuées dans le cadre du SAIC et TTC pour les acquisitions effectuées dans le cadre de l’exonération.

1.1.1.3 Les comptes d’immobilisation La classe 2 regroupe les dépenses d’investissements et se décompose de la façon suivante : - les immobilisations incorporelles non financières (comptes 20), il s’agit par exemple des logiciels ; - les immobilisations corporelles (comptes 21) ; - les immobilisations financières (comptes 26 et 27) dans lesquels sont comptabilisés par exemple les titres de participation de l’établissement. Le compte 23 a pour objet de faire apparaître la valeur des immobilisations non terminées à la fin de chaque exercice.

1.1.1.3.1 Focus sur les immobilisations corporelles

- 211 : Terrains Le compte 211 enregistre la valeur des terrains dont l'établissement est propriétaire et qu'il a reçus en dotation.

- 212 : Agencements et aménagements de terrains Les dépenses faites en vue de l’aménagement des terrains, clôtures, mouvements de terres, drainages... sont inscrites sous ce compte.

- 213 : Constructions Les constructions comprennent essentiellement les bâtiments, les installations, les agencements, les aménagements et les ouvrages d’infrastructure. Constituent notamment un élément du prix de revient des constructions, les honoraires d’architecte et la taxe locale d’équipement. Les travaux et agencements effectués sur les constructions doivent être imputés en 2135.

- 214 : Constructions sur sol d’autrui Il s’agit des constructions effectuées par l’établissement sur un sol dont il n’est pas propriétaire.

- 215 : Installations techniques, matériels et outillages Sont retracés à ce compte :

- les installations techniques complexes (compte 2151) utilisées pour l’ensemble de l’établissement, comme par exemple l’installation d’un standard téléphonique ; - le matériel scientifique (compte 2153) : matériel utilisé dans le cadre des travaux scientifiques effectués au titre de la mission de recherche des EPSCP, affecté à un usage spécifique et dont l’importance justifie une gestion comptable particulière ; - le matériel d’enseignement (compte 2154) : ensemble des équipements utilisés pour l’exercice de la mission d’enseignement des EPSCP. Ce compte ne doit pas être utilisé à l’UPJV. Il est remplacé par les comptes subdivisés au 218. - l’outillage (compte 2155) : instruments (outils, machines, matrices ...) ; - les agencements et aménagements du matériel et outillage (compte 2157) ;

- 216 : Collections - 218 : Autres immobilisations corporelles

Sont retracés à ce compte : - les installations générales, agencements, aménagements divers (compte 2181) dans des constructions dont l’établissement n’est pas propriétaire ou affectataire ou qu’il n’a pas reçues en dotation (ex : sur une location) ;

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- le matériel de transport (compte 2182) comprend tous les véhicules et appareils servant au transport du personnel et des marchandises, matières et produits ; - le matériel de bureau (compte 2183) comprend les machines à écrire, machines comptables, télécopieurs, photocopieurs, etc... utilisés par les différents services ; - le mobilier (compte 2184) comprend les meubles et objets tels que tables, chaises, classeurs ; - cheptel (compte 2185) : les animaux de trait adultes sont immobilisés ; - emballages récupérables (compte 2186) ; - le matériel informatique (compte 2187) comprend à l’UPJV des subdivisions 21877 pour le matériel fixe et 21878 pour le matériel portable ; - le matériel divers (compte 2188) comprend à l’UPJV les subdivisions 21887 pour les gros équipements de reprographie et 21888 pour le matériel audiovisuel, de sport et domestique.

1.1.1.3.2 Coût d’entrée dans le patrimoine

A leur date d’entrée dans le patrimoine de l’établissement, les biens sont comptabilisés conformément aux prescriptions suivantes :

- les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d’acquisition (valeur du bien + frais de transport + frais d’installation + honoraires);

- les biens produits par l’établissement sont comptabilisés à leur coût de production ; - les biens acquis à titre gratuit ou reçus en dotation ou en affectation sont comptabilisés,

après estimation, à leur valeur vénale. Cette valeur est déterminée directement par l’établissement en tenant compte des estimations recueillies auprès du service des domaines ou des experts que l’établissement jugerait opportun de consulter.

1.1.1.3.3 Amortissements

Les immobilisations font l'objet d'amortissements (constatation comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément de l’actif résultant de l’usage et du temps) et de dépréciations à porter aux subdivisions des comptes 28 pour les amortissements, et 29 pour les dépréciations (provisions pour évènements exceptionnels). Certains biens ne font donc pas l’objet d’amortissement (droit au bail, terrains, collections, immobilisations financières). La durée d’amortissement doit correspondre à la durée réelle d’utilisation de l’immobilisation. A chaque compte est attribué une durée d’amortissement, il doit donc être porté une attention toute particulière au choix du compte (cf. durées d’amortissement votées au CA du 15 avril 2011). L’amortissement est calculé de manière linéaire à compter de la date de mise en service de l’immobilisation. Les immobilisations entièrement amorties demeurent inscrites au bilan tant qu'elles subsistent dans l'établissement.

1.1.1.3.4 Inventaire

Comme pour tous les autres postes des comptes annuels, l'établissement dresse à la fin de chaque exercice un inventaire détaillé de ses immobilisations, lesquelles sont individualisées comme suit :

- les biens acquis imputés au budget des dépenses en capital et dont la valeur doit figurer à l’actif du bilan ;

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- les immeubles affectés ou reçus en dotation et dont la valeur doit également figurer à l’actif du bilan, mais sous des rubriques distinctes de celles réservées aux immeubles acquis (6 en 5ème position du compte).

La valeur probante de la comptabilité est assurée par des procédures permettant de suivre les acquisitions et les retraits d’immobilisations.

1.1.2 IMPUTATION PAR NATURE Les dépenses de l’établissement doivent donner lieu à une imputation par nature et non par destination (les dépenses par destination sont retracées par les domaines fonctionnels saisis dans SIFAC permettant de nourrir un format de présentation imposé par la LOLF). Par exemple un achat de peinture sera comptabilisé en 6063 (fournitures) et non en 615 (entretien).

1.1.3 L’ACCESSOIRE SUIT LE PRINCIPAL L’imputation de certaines dépenses se fait non pas selon la nature de celle-ci, mais conformément à celle de la dépense principale. Ainsi, les frais accessoires (charges directement ou indirectement liées à l’acquisition et à la mise en place en état d’utilisation du bien : droits de douane à l’importation, TVA non récupérable, frais de transport, d’installation et de montage nécessaires à la mise en d’état d’utilisation de l’immobilisation) seront imputés sur la même imputation que le bien principal s’ils sont facturés sur le même document.

1.2 DISTINCTION CHARGE/ IMMOBILISATION « Le bilan des EPSCP doit comporter à son actif l’ensemble des valeurs immobilisées, c’est-à-dire des biens et valeurs destinés à rester durablement sous la même forme dans l’établissement et notamment les immobilisations, biens de toute nature, meubles ou immeubles, corporels ou incorporels, affectés à l’établissement ou acquis par lui, non en vue d’être consommés dans l’année, transformés ou cédés, mais pour être conservés d’une manière durable par l’établissement en vue de l’accomplissement de sa mission. C’est donc le double critère de la fonction du bien acquis et de la durée d’utilisation qui permet de distinguer les acquisitions d’immobilisations des achats de matières consommables et des fournitures. Une application rigoureuse de ce principe conduirait cependant dans la pratique, à des complications inutiles, lorsqu’il s’agit de biens mobiliers de faible valeur. Les EPSCP sont donc autorisés à imputer en charges de la section de fonctionnement leurs acquisitions répondant à la définition des immobilisations, dont la valeur unitaire hors taxes est inférieure à 800 €. » (Instruction codificatrice M9-3). L’instruction N°06-007-M9 du 23 janvier 2006 relative à la définition des actifs identifie 3 critères permettant de préciser le périmètre des immobilisations. Pour être comptabilisé à l’actif, l’élément doit être à la fois :

- identifiable : l’immobilisation est identifiable si elle est acquise séparément ou si elle peut être individualisée par son N° de série ou sa date d’acquisition ;

- porteur d’avantages économiques futurs (les avantages futurs profiteront à des tiers ou à l’entité conformément aux missions);

- contrôlé : ce n’est pas la critère de propriété qui est essentiel mais celui de contrôle.

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1.2.1 TRAITEMENT DES IMMOBILISATIONS A L’UPJV

Si la M9-3 autorise par mesure de simplification les EPSCP à comptabiliser en fonctionnement les acquisitions inférieures à 800€ HT., l’UPJV, par un vote du conseil d’administration du 14 octobre 2011, a abaissé le montant unitaire de 800 € à 500 € HT.. Par ailleurs, ce même vote admet que les acquisitions de matériel informatique, de logiciels et de mobiliers représentant une masse financière particulièrement significative font l’objet d’un traitement particulier :

- le matériel informatique (ordinateurs fixes, portables, PDA, tablettes électroniques et petits serveurs d’application) doit être immobilisé quelque soit le montant (cf. circulaire sur les achats informatiques) ;

- de manière dérogatoire, les acquisitions de logiciels et de mobiliers doivent être considérées en lot ; ainsi le raisonnement pour ces commandes ne s’établit pas par rapport à une valeur unitaire H.T. mais par rapport à la valeur d’ensemble de la commande. Dés lors que cette dernière est supérieure à 500 € HT., elle doit être immobilisée (exemple : l’acquisition de 50 logiciels pour une salle informatique).

Principe :

Cas particulier du matériel informatique :

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Dérogation :

1.2.2 TRAITEMENT DE LA MAINTENANCE, DES REPARATIONS, DES AMELIORATIONS ET DESOPERATIONS IMMOBILIERES

D’une manière générale, il est rappelé que les nomenclatures budgétaires et comptables précisent au niveau de certains comptes de la section de fonctionnement, la nature des biens imputables à la classe 6 (exemples : les fournitures de bureau, la documentation administratives…). Bien que ces nomenclatures ne soient pas exhaustives, notamment au niveau des appellations des matériels, elles peuvent servir utilement de guide à la détermination du critère d’imputation. Ainsi les dépenses à inscrire en investissement comprennent essentiellement des opérations qui traduisent une modification de la consistance ou de la valeur du patrimoine (achats de matériels durables, construction ou aménagement de bâtiments, travaux d’infrastructure). En revanche, les dépenses qui se consomment par le premier usage, telles que les fournitures ou le petit outillage qui doivent être comptabilisées en charges.

Toutefois, certaines dépenses peuvent susciter des doutes quant à leur imputation en fonctionnement ou en investissement. Leur imputation peut être déterminée en fonction des éléments ci-dessous.

1.2.2.1 Les opérations de réparation et de maintenance : charges d’exploitation

Les dépenses ont le caractère de charge d’exploitation si elles ont pour effet de maintenir les immobilisations dans un état normal d’utilisation. Les opérations courantes et récurrentes comme le simple remplacement ou échange standard d’un élément indispensable au fonctionnement d’un matériel ne doit pas entrainer l’immobilisation de la dépense quel qu’en soit le montant à partir du moment où la réparation n’a eu pour effet que de maintenir le matériel en état de marche. Les opérations de réparation et de maintenance constituent ainsi des charges.

1.2.2.2 Les opérations d’amélioration : dépenses d’investissement

Les dépenses ont le caractère d’immobilisation si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d’un élément d’actif ou une augmentation de sa durée probable d’utilisation (sur un matériel de recherche par exemple). Les dépenses d’amélioration constituent ainsi des dépenses d’investissement car elles ont pour effet d’augmenter la valeur ou la durée de vie du bien immobilisé.

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1.2.2.3 Les opérations immobilières

En matière immobilière, les travaux destinés à mettre en état d’utilisation les immobilisations de l’université doivent être immobilisés. Les frais d'étude engagés en vue de déterminer la faisabilité d'un investissement, les frais de publicité, les dépenses relatives à la rédaction d'un CCTP et celles qui concernent le suivi et la réception des travaux (maîtrise d'œuvre) constituent des éléments du coût réel de production d'un immeuble et s'imputent donc en section d'investissement. Plus précisément, les travaux de ravalement et de peintures extérieures, la réfection totale des toitures ou des charpentes, les opérations sur les murs porteurs et les cloisons, les dépenses de mise en conformité, les travaux de désamiantage constituent des dépenses en investissement. Il est à noter en revanche que les opérations qui n’ont pour effet que de maintenir ou de remettre le bien en état de marche sans augmenter sa valeur réelle constituent une charge de fonctionnement. Il s’agit par exemple des réfections de peintures intérieures, de la révision des toitures ou du remplacement des vitres. Toutefois, si ces opérations sont incluses dans un projet global de rénovation qui augmente la valeur du bâtiment, elles doivent être comptabilisées en investissement. Les coûts de démolition sans reconstruction sont à imputer en section de fonctionnement s’il n’y a pas d’augmentation de la valeur du terrain. Si la démolition a pour conséquence une augmentation de la valeur actuelle du terrain, les coûts de démolition sont incorporés dans le coût du terrain de l’immeuble démoli (compte 211), dans la limite de cette valeur actuelle et sont comptabilisés, au-delà, en charges exceptionnelles.

1.3 NOMENCLATURE D’ACHAT Toute dépense doit être imputée sur un groupe d’achat. Le groupe de marchandise renseigné systématiquement à chaque achat permet de cumuler les montants par groupe de marchandise (par an et en cumulé au niveau de l’établissement) et ainsi d’alerter le service achats marché sur la nécessité de mettre en place des procédures plus ou moins formalisées. Afin de faciliter la saisie de la commande dans SIFAC, le compte général est alimenté automatiquement par la saisie du type d’imputation (fonctionnement ou investissement) et par le groupe de marchandise. (cf. nomenclature : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/xls/Nomenclature_achat.xls).

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Il est possible de le modifier ou de l’affiner s’il ne correspond pas à la nature de l’achat en choisissant dans la liste déroulante le code approprié. Il est alors nécessaire de vérifier que le compte général est bien cohérent avec le code budgétaire.

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REGLES GENERALES SUR LACOMPTABILISATION DES RECETTESFiche de gestion financière

Ce document a pour objet de décrire l’ensemble des règles qui permettent de comptabiliser les recettes de l’établissement.

Document créé en octobre 2012 Date de modification : septembre 2013

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UPJV – COMPTABIL ISATION DES RECETTES 2/6

SOMMAIRE 1.1 Comptabilisation : périmètre d’attribution................................................................................... 3 1.2 La différence entre droits constatés et encaissements : comptabilisation des recettes selon la méthode des droits constatés............................................................................................................ 3 1.3 La production des pièces justificatives....................................................................................... 3 1.4 La constatation des droits .......................................................................................................... 4 1.5 La liquidation de la recette ......................................................................................................... 4 1.6 Procédures de comptabilisation des recettes ............................................................................ 4

1.6.1 Procédure classique 4 1.6.2 Produits constatés d’avance ou produits à recevoir et année universitaire 4 1.6.3 Les ressources affectées 6 1.6.4 Les contrats pluriannuels (contrats à long terme) 6 1.6.5 La taxe d’apprentissage 6

1.7 Liquidations directes ou factures de vente ?.............................................................................. 7

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1.1 COMPTABILISATION : PERIMETRE D’ATTRIBUTION Le tableau ci-dessous rappelle les attributions respectives entre la direction des finances et les pôles financiers en matière de comptabilisation de recettes, en fonction de la nature des recettes.

niveau de gestion et de comptabilisation

nature des recettes direction des finances

composantes-services et pôles

financiers subvention du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche X

droits d'inscription applicables aux diplômes nationaux X

contrats d'objectifs conseil régional X

produits financiers X

taxe d'apprentissage X

recettes des directions et services centraux X

recettes de l'établissement non imputables sur une unité budgétaire (niveau société UPJV) X

contrats de recherche X

formation continue X

apprentissage X

autres recettes des composantes et services communs X

1.2 LA DIFFERENCE ENTRE DROITS CONSTATES ET ENCAISSEMENTS : COMPTABILISATION DES RECETTES SELON LA METHODE DES DROITS CONSTATES

La comptabilité des opérations est tenue selon le principe majeur des droits constatés, en dépense comme en recette. Une comptabilité générale en droits constatés induit le principe du rattachement à un exercice budgétaire (une année) des charges et des ressources s’y rapportant, qui ont pu être payées ou perçues l’année précédant ou suivant l’exercice.

En dépense, cette règle signifie que le montant, budgétairement, qui est imputé est celui des dépenses avec service fait, pris en charge par l’agent comptable, et non pas le montant des paiements effectués.

En recette, cette règle signifie que le montant, budgétairement, qui est imputé est celui des recettes émis par l’ordonnateur, pris en charge par l’agent comptable, et non pas les montant effectivement encaissés pour ces recettes. Autrement dit, l’agent comptable n’attend pas l’encaissement d’une recette pour la prendre en charge et ainsi la comptabiliser, dés lors qu’il a établi son contrôle de l’autorisation de percevoir qui porte sur la base juridique et sur le respect des formes prescrites. Comme en dépense, la constatation des droits en recette doit respecter le principe d’annualité.

La régularisation sur un exercice d’une recette qui aurait du être comptabilisée sur des exercices antérieurs ne doit pas être comptabilisée dans SIFAC. Les pièces justificatives correspondantes doivent être transmises directement à la direction des finances. La régularisation sera effectuée ensuite au bilan par l’agence comptable.

1.3 LA PRODUCTION DES PIECES JUSTIFICATIVES Toute recette constatée par les services financiers de l’ordonnateur doit être nécessairement accompagnée de(s) pièce(s) justificative(s) valide(s), pour transmission à l’agent comptable, afin que ce dernier puisse procéder à sa prise en charge. En effet, la constatation des droits a pour objet de s’assurer de la réalité de la

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créance détenue par l’établissement. Cette vérification est ainsi effectuée au moyen de divers documents, que sont les pièces justificatives.

Les pièces justificatives sont des actes juridiques, à joindre à l’appui des opérations de recette comptabilisées. Elles sont le plus souvent :

- des contrats ou conventions ; - des conventions avec comptes rendus financiers ; - des arrêtés attributifs de subvention ; - des courriers officiels de notification ; - des délibérations du conseil d’administration votant des tarifs pour les usagers ; - des relevés établis par les tiers ; - des décisions de justice ; - des textes réglementaires.

Les bilans financiers qui doivent être visés par l’ordonnateur et l’agent comptable de l’UPJV doivent être adressés préalablement à la direction des finances.

1.4 LA CONSTATATION DES DROITS La seule existence d’une pièce justificative ne suffit toutefois pas à déclencher la comptabilisation d’une recette. En effet, celle-ci peut être conditionnée par la réalisation d’obligations précisées dans une convention. Autrement dit pour que naisse la créance, l’établissement doit satisfaire les clauses de la convention, et notamment et surtout, avoir tout simplement réalisé la prestation.

La constatation des droits passe donc par la vérification des obligations incombant à l’établissement. Il est donc essentiel lors de la rédaction d’une convention (ou d’un contrat au sens plus large du terme) de préciser clairement les droits et obligations de l’établissement et de son cocontractant.

1.5 LA LIQUIDATION DE LA RECETTE La liquidation proprement dite a pour objet de déterminer le montant de la dette des redevables de l’établissement, autrement dit le montant de la recette à comptabiliser pour l’établissement.

Elle est effectuée sur les bases des pièces justificatives. Les calculs de liquidation doivent donc être conformes à l’acte juridique à l’origine de la recette.

En principe, la constatation des droits et la liquidation sont simultanées. Cependant, ces opérations ne sont pas toujours concomitantes ; c’est le cas par exemple des produits à recevoir qui sont des droits acquis (au 31 décembre de l’année N) à l’établissement créancier n’a pu procéder à la liquidation définitive.

1.6 PROCEDURES DE COMPTABILISATION DES RECETTES

1.6.1 PROCEDURE CLASSIQUE Une recette dont les droits sont constatés sur une année civile, et sans la production d’un compte rendu financier, constitue le cas le plus classique et le plus simple en matière de comptabilisation. Il s’agit alors de recettes à comptabiliser en classe 7.

La subvention pour charge de service public (SCSP) allouée par le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche en est un exemple. En effet, la notification allouée par l’autorité de tutelle fait valoir pour l’UPJV les droits sur une année civile.

1.6.2 PRODUITS CONSTATES D’AVANCE OU PRODUITS A RECEVOIR ET ANNEE UNIVERSITAIRE Ce sont toutes les recettes dont les droits correspondants sont constatés le plus souvent sur une année universitaire. Selon les cas, ces recettes doivent être comptabilisées en produits constatés d’avance ou en produits à recevoir.

Voir fiche de gestion financière spécifique sur internet :

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http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/Les_ope_rations_de_clo_ture.pdf

1.6.2.1 Droits d’inscription universitaire : comptabilisation en produits constatés d’avance Les droits d’inscription universitaire étant acquittés pour une année universitaire, ils doivent être comptabilisés en produits constatés d’avance pour le nombre de mois correspondants aux droits sur l’année civile suivante. Cette règle est valable pour les droits de scolarité applicables aux diplômes nationaux (droits d’inscription réglementaire) et les droits des diplômes propres à chaque établissement, notamment les droits d’inscription payés par les étudiants étrangers dans le cadre des programmes d’échanges gérés par la direction des affaires internationales ou encore les droits d’inscription perçus par l’Institut Universitaire Tous Ages (IUTA) ; 4/10 sont comptabilisés en année N, 6/10 en année N+1.

Comptabilisation des recettes IUTA

droits d'inscription sur année universitaire points de vigilance

comptabilisation de produits constatés d'avance :

→ saisie de la recette par le pôle financier pour le montant des droits d'inscription

Institut Universitaire Tous Ages (IUTA)

→ transmission à l'agence comptable (comptabilisation 4/10 sur année N, 6/10 sur année N+1)

→ centralisation des chèques d'inscription par l'IUTA avec production d'un bordereau exhaustif et nominatif avant transmission à l'agence comptable

L’analyse des produits constatés d’avance est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT.

1.6.2.2 Formation continue et apprentissage : comptabilisation en produits à recevoir En fonction des éléments connus en termes de facturation retenue, le tableau ci-dessous énumère les règles de comptabilisation (comptabilisation normale ou produits à recevoir) des recettes de la formation continue, des contrats d’apprentissage, de la formation ouverte et à distance (FOAD) et de la validation des acquis de l’expérience (VAE).

Comptabilisation des recettes formation continue et apprentissage

si facturation mensuelle ou trimestrielle prévue dans les

conventions et contrats pour services faits sur

année N

si facturation prévue sur année N+1 ou à terme échu points de vigilance

contrôle des contrats et conventions :

→ vérification des modalités prévues pour la facturation

facturation normale à établir sur année N avant la clôture

comptabilisation de produits à recevoir au prorata pour la partie année N en fonction des périodes mentionnées dans les contrats et conventions → vérification de la durée des

périodes considérées

formation continue, apprentissage, formation ouverte et à distance (FOAD) et validation des acquis de l'expérience (VAE)

→ saisie des opérations correspondantes dans SIFAC par les pôles financiers

→ saisie des opérations correspondantes dans SIFAC par l'agence comptable

→ transmission à la direction des finances des pièces justificatives de recettes - édition des données saisies dans l'application ENT, visée par le directeur compétent

Les recettes liées aux contrats d’apprentissage pour les droits constatés à compter de l’année universitaire 2013-2014 sont comptabilisées dans leur totalité et non plus en déduction des pertes présumées. Les pertes

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sur contrat doivent en contrepartie faire l’objet d’une provision au compte 6815 (y compris pour la partie des produits à recevoir). L’analyse des produits à recevoir est menée par les composantes et les gestions financières. Les remontées sont faites par l’application de saisie disponible sur l’ENT.

1.6.3 LES RESSOURCES AFFECTEES Ce mode de comptabilisation (recettes = dépenses) ne concerne désormais que les conventions de financement ouvertes avant le 01/01/2013 et qui sont toujours en cours, conventions gérées par la recherche et la direction des affaires internationale pour ses programmes d’échanges internationaux.

Voir fiche de gestion financière spécifique sur intranet : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/Ressources_affectees2.pdf

1.6.4 LES CONTRATS PLURIANNUELS (CONTRATS A LONG TERME) Est appelé contrat à long terme, un contrat d’une durée généralement longue, spécifiquement négocié dans le cadre d’un projet unique portant sur la construction, la réalisation ou la participation en qualité de sous-traitant à la réalisation, d’un bien, d’un service ou d’un ensemble de biens ou services complexes, dont l’exécution s’étend sur au moins deux périodes comptables ou exercices.

Sont concernés par les contrats à long terme à l’UPJV : - les subventions pluriannuelles allouées à la recherche, ouvertes depuis le 01/01/2013; - les contrats de prestation et de recherche pluriannuels gérés par le SAIC; - les subventions pluriannuelles allouées à la DAI pour les programmes dʼéchanges internationaux,

ouvertes depuis le 01/01/2013; - les subventions pluriannuelles allouées à des projets de formation (exemple: lʼorthophonie) et

autres subventions pluriannuelles allouées pour un objet bien précis (exemple: projet UNR). Pour les contrats pluriannuels, la méthode à l’achèvement est retenue.

Voir fiche de gestion financière spécifique sur intranet : http://www.u-picardie.fr/extra/IMG/pdf/Contrats_pluriannuels.pdf

1.6.5 LA TAXE D’APPRENTISSAGE Les fonds provenant de la taxe d’apprentissage ne constituent pas une ressource affectée. En effet, il n’existe pas d’obligations réciproques entre la partie qui verse la taxe d’apprentissage et l’établissement public qui reçoit cette recette. En revanche, l’établissement public a l’obligation juridique d’utiliser ces fonds pour les actions d’apprentissage ou de formations technologiques et professionnelles. L’UPJV doit être en mesure de prouver qu’il a respecté l’affectation de cette recette, ce qui conduit à un suivi particulier : en fin d’exercice doit être établi un état d’utilisation de la taxe d’apprentissage, détaillant par chapitre et par nature toutes les dépenses réalisées à partir de la collecte de la taxe d’apprentissage (voir tableau dépenses taxe d’apprentissage). Les recettes provenant de la taxe d’apprentissage ne sont considérées comme définitivement acquises à l’établissement public que dans le mesure où ce dernier les a utilisé pour financer la formation professionnelle. En conséquence, la constatation des recettes en classe 7 n’intervient qu’après exécution des dépenses correspondantes.

Rappel des dépenses éligibles :

- achat, location et entretien de matériels et de biens d’équipement pédagogiques et professionnels, y compris des photocopieurs, à l’exclusion de tout mobilier à usage administratif ;

- rémunérations de conférenciers ou d’intervenants apportant aux auditeurs un complément de formation ou d’information sur la vie professionnelle ;

- location de salles destinées à la formation, dépenses destinées à promouvoir les formations sous réserve que les manifestations aient lieu dans l’établissement, voyages d’études en France ou à l’étranger en liaison avec la formation dispensée ;

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- prestations de services par les entreprises ou leurs organisations professionnelles telles que locations d’ateliers, de machines, indemnisation de formateurs, prise en charge de frais divers à caractère pédagogique incontestable concernant les élèves.

1.7 LIQUIDATIONS DIRECTES OU FACTURES DE VENTE ? Les liquidations directes de recette émises dans SIFAC concernent toutes les comptabilisations de subventions pour lesquelles les conventions correspondantes ou les arrêtés de subvention ne prévoient pas l’envoi de factures.

Dans tous les autres cas la facture de vente doit être utilisée et théoriquement faire l’objet d’une transmission au client.

niveau de saisie

types de recette composantes-services pôles financiers

subventions : liquidation directe X

prestations : saisie par un document de vente X

prestations : validation du document de vente par une facture X

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Document créé en août 2012 Date de modification : octobre 2013

REGLES D’IMPUTATION DES RECETTES Fiche de gestion financière Ce document a pour objet de décrire l’ensemble des règles d’imputation des recettes.

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UPJV – REGLES D ’ IMPUTATION DES RECETTES 2/ 10

SOMMAIRE

PRINCIPES 3 1.1 Les comptes de produits ............................................................................................................ 3

1.1.1 Focus sur les comptes de ventes 4 1.1.2 Focus sur les comptes de subventions d’exploitation 4

1.2 Les comptes de capitaux ........................................................................................................... 5 1.2.1 Financement effectué par l’Etat 6 1.2.2 Financement effectué par des tiers autres que l’Etat 6 1.2.3 Synthèse des modalités de comptabilisation 7

DISTINCTION SUBVENTION D’EXPLOITATION/ SUBVENTION D’EQUIPEMENT 7 1.3 Le principe.................................................................................................................................. 7 1.4 Application.................................................................................................................................. 7

1.4.1 Subvention d’équipement 7 1.4.2 Subvention d’exploitation (hors ressources affectées) 8

FOCUS SUR LA RECHERCHE 8 1.5 Des financements divers............................................................................................................ 8 1.6 Tableau d’aide à la saisie des recettes liées aux ressources affectées..................................... 9

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PRINCIPES Toute dépense doit faire l’objet d’une comptabilisation sur un code défini par l’instruction codificatrice M9-3. La codification du plan de comptes permet : - le tri des opérations par grandes catégories (répartition dans les classes de comptes) ; - l’analyse plus ou moins développée de ces opérations au sein de chacune des catégories visées ci-dessus (par l’utilisation d’une structure décimale des comptes). L’ensemble de ces dispositions facilite les regroupements en postes, puis en rubriques, nécessaires à la production des documents de synthèse normalisés. Les opérations relatives au bilan sont réparties dans les cinq classes de comptes suivantes :

- classe 1 : comptes de capitaux (dotations, emprunts et dettes assimilées) ; - classe 2 : comptes d’immobilisations ; - classe 3 : comptes de stocks et en-cours ; - classe 4 : comptes de tiers ; - classe 5 : comptes financiers.

Les opérations relatives au résultat sont réparties dans les deux classes de comptes suivantes :

- classe 6 : comptes de charges ; - classe 7 : comptes de produits.

Dans le cadre de l’imputation des recettes, nous nous intéresserons ici qu’aux comptes 10, 13 et 74.

1.1 LES COMPTES DE PRODUITS La classe 7 regroupe les comptes destinés à enregistrer dans l'exercice les produits par nature qui se rapportent à l'exploitation normale et courante de l'établissement, à sa gestion financière et à ses opérations exceptionnelles. Les produits d'exploitation normale et courante sont enregistrés sous les comptes 70 à 75.

- 70 : Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises - 71 : Production stockée - 72 : Production immobilisée - 74 : Subventions d’exploitation - 75 : Autres produits de gestion courante - 76 : Produits financiers - 77 : Produits exceptionnels

Les produits liés à la gestion financière figurent sous le compte 76. Les produits relatifs à des opérations exceptionnelles sont inscrits sous le compte 77. Le compte 78 "Reprises sur amortissements et provisions" comprend des subdivisions distinguant les reprises sur charges calculées d’exploitation, financières ou exceptionnelles.

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1.1.1 FOCUS SUR LES COMPTES DE VENTES Le compte 70 représente le montant du chiffre d’affaires de l’exercice. Le prix de vente s’entend net de taxes collectées pour les prestations faites dans le cadre du SAIC. Le compte 70 présente les subdivisions suivantes :

- 701 – Ventes de produits finis - 702 – Ventes de produits intermédiaires - 703 – Ventes de produits résiduels - 704 – Travaux - 705 – Etudes - 706 – Prestations de services

o 7061 – Droits de scolarité et redevances o 7062 – Prestations de recherche

Les recettes du SAIC doivent être comptabilisées à ce compte. o 7063 – Mesures et expertises o 7064 – Prestations et travaux informatiques o 7065 – Prestations de formation continue o 7066 – Colloques o 7067 – Ventes de publications o 7068 – Autres prestations de services

70681 – Validation des acquis de l’expérience (VAE) 70688 – Autres prestations de services

Ce compte doit notamment être utilisé pour comptabiliser les recettes d’apprentissage.

- 707 – Ventes de marchandises - 708 – Produits des activités annexes

o 7081 – Produits des services exploités dans l’intérêt du personnel o 7082 – Commissions et courtages o 7083 – Locations diverses o 7084 – Mise à disposition de personnel facturée o 7085 – Ports et frais accessoires facturés aux clients o 7087 – Hébergements et restauration o 7088 – Autres produits d’activités annexes

1.1.2 FOCUS SUR LES COMPTES DE SUBVENTIONS D’EXPLOITATION Les subventions d’exploitation sont les subventions reçues par l’établissement pour lui permettre de faire face à certaines charges d’exploitation (section de fonctionnement). Le compte 74 présente les subdivisions suivantes :

- 741 – Etat o 7411 – Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche La circulaire relative au cadre budgétaire et comptable depuis 2012 stipule « la subvention pour charge de service public (SCSP) constitue une subvention globalisée considérée comme un produit du compte de résultat. Elle doit donc être intégralement inscrite au compte 74 ».

o 7418 – Autres ministères

- 744 – Collectivités publiques et organismes internationaux Une collectivité publique est une personne morale de droit public correspondant à un Etat souverain, une collectivité territoriale (communes, départements, régions) ou un

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établissement public (personne morale de droit public financé par des fonds publics et qui doit remplir une mission d’intérêt général).

o 7441 – Agence Nationale de la Recherche (ANR) 74411 ANR Investissement d’Avenir 74412 ANR hors Investissement d’Avenir

o 7442 – Subventions de la région o 7443 – Subventions du département o 7444 – Subventions des communes et groupements de communes o 7445 – CNASEA o 7446 – Subventions Union Européenne

Doivent être comptabilisées à ce compte les subventions d’exploitation des fonds (FEDER, FSE) et programmes (exemple : INTERREG) européens.

o 7447 – Subventions d’organismes internationaux o 7448 – Subventions d’autres collectivités publiques et organismes internationaux. Doivent être comptabilisées à ce compte les subventions d’exploitation des pays étrangers et des établissements publics, notamment celles de la Caisse des dépôts et consignations et de l’Agence nationale pour la cohésion sociale et l’égalité es chances (ACSE).

- 746 – Dons et legs - 748 – Autres subventions d’exploitation

o 7481 – Produit des versements libératoires ouvrant droit à l’exonération de la taxe d’apprentissage

o 7488 – Autres Sont comptabilisées principalement à ce compte les subventions d’exploitation des associations et des entreprises publiques qui sont des sociétés nationales de droit privé ou des sociétés d’économie mixte.

1.2 LES COMPTES DE CAPITAUX La classe 1 regroupe les comptes de capitaux propres, les provisions pour risques et charges, les emprunts et les dettes assimilées.

- 10 : Financement de l’actif par l’Etat, écarts de réévaluation et réserves - 11 : Report à nouveau - 12 : Résultat de l’exercice - 13 : Financement de l’actif par des tiers autres que l’Etat - 15 : Provisions pour risques et charges - 16 : Emprunts et dettes assimilées - 17 : Dettes rattachées à des participations - 18 : Comptes de liaison

L’instruction du 18 décembre 2012 sur la comptabilisation des financements externes de l’actif réforme les principes et normes comptables et est applicable à compter de l’exercice 2013. Au sein des comptes de capitaux, sont distingués les financements de l’actif en fonction de deux critères : la source du financement (Etat ou autre) et le rattachement ou non du financement à un actif déterminé. Les financements reçus de l’Etat sont comptabilisés en classe 10 et les financements reçus des tiers autres que l’Etat doivent être comptabilisés en classe 13.

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1.2.1 FINANCEMENT EFFECTUE PAR L’ETAT Le compte 10 – Financement de l’actif par l’Etat est subdivisé de la manière suivante :

- 101 : Financements Etat non rattachés à des actifs déterminés

- 104 : Financements Etat rattachés à des actifs déterminés o 10411 – Financement des actifs mis à disposition des établissements Doivent être comptabilisés à ce compte les bâtiments mis à disposition par l’Etat. o 10412 – Financement des actifs remis en pleine propriété o 10413 – Financement des autres actifs Sont à comptabiliser dans ce compte les financements alloués par des organismes agissant au nom et pour le compte de l’Etat.

104131 – Etat 104132 – ANR – IA 104138 – Autres organisations

o 1049 – Reprises au compte de résultat

1.2.2 FINANCEMENT EFFECTUE PAR DES TIERS AUTRES QUE L’ETAT Le compte 13 – Financement de l’actif par des tiers autres que l’Etat est subdivisé de la manière suivante :

- 131 : Financements non rattachés à des actifs déterminés o 1312 – Régions o 1313 – Départements o 1314 – Communes et regroupement de communes o 1315 – Autres collectivités et établissements publics o 1316 – Union Européenne o 1317 – Autres organismes o 1318 – Autres

- 1341 : Financements rattachés à des actifs déterminés o 13412 – Régions o 13413 – Départements o 13414 – Communes et regroupement de communes o 13415 – Autres collectivités et établissements publics o 13416 – Union Européenne o 13417 – Autres organismes o 13418 – Autres o 1349 - Reprises au compte de résultat

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1.2.3 SYNTHESE DES MODALITES DE COMPTABILISATION

Source de financement Etat Tiers autres que l’Etat

Financement non rattaché à un actif

101 – Financements non rattachés à des actifs

déterminés

131 – Financements non rattachés à des actifs

déterminés

Financement rattaché à un actif 1041 – Financement rattachés à des actifs

1341 – Financements rattachés à des actifs

Les subventions d’investissement constituent, dans la très grande majorité des cas, des recettes gérées selon la technique des ressources affectées. Les recettes d’investissement étant comptabilisées sur la base des dépenses d’investissement, le financement est de fait rattaché à un actif, les comptes utilisés sont par conséquent obligatoirement des subdivisions des comptes 104 ou 134. Si les biens acquis au moyen d’une subvention font l’objet d’un amortissement, la subvention doit elle même être amortie au même rythme. La reprise de la subvention d’investissement à la section de fonctionnement (au compte 7813) a pour effet de neutraliser le montant de la dotation aux comptes d’amortissement (compte 68).

DISTINCTION SUBVENTION D’EXPLOITATION/ SUBVENTION D’EQUIPEMENT

1.3 LE PRINCIPE Les subventions d’équipement sont les subventions reçues par l’établissement en vue d’acquérir ou de créer des valeurs immobilisées (subventions d’équipement) ou de financer des activités à long terme (autres subventions d’investissement). Les subventions d’exploitation sont les subventions reçues par l’établissement pour lui permettre de faire face à certaines charges d’exploitation (section de fonctionnement).

1.4 APPLICATION

1.4.1 SUBVENTION D’EQUIPEMENT

1.4.1.1 Identification par la convention Pour les établissements publics de recherche et d’enseignement supérieur (EPSCP), une subvention d’équipement peut être définie comme une subvention dont la notification prévoit explicitement des achats d’équipement.

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Dès lors la convention notifiée prévoit un montant de financement pour de l’équipement et précise par ailleurs en annexe la nature des achats autorisés ou la convention prévoit en annexe des achats d’équipement mais dont le montant n’est pas nécessairement déterminé. Les subventions d’investissement constituent dans la très grande majorité des cas des recettes gérées selon la technique des ressources affectées (contrats antérieurs au 01/01/13 et en-cours) dont le mode opératoire est déjà précisé par une fiche en ligne sur l’intranet.

1.4.1.2 Comptabilisation Pour les conventions gérées en ressources affectées, chaque année, la recette est comptabilisée au crédit sur l’une des subdivisions du compte 134 pour le montant des immobilisations constaté dans SIFAC.

Si le montant comptabilisé est égal au montant des immobilisations constaté dans SIFAC, il ne peut-être supérieur à celui qui est notifié dans la convention dés lors que l’utilisation des fonds de la convention a été correctement respectée.

1.4.2 SUBVENTION D’EXPLOITATION (HORS RESSOURCES AFFECTEES) Si la notification ne prévoit aucun achat d’équipement, la recette constitue une subvention d’exploitation comptabilisée en 74.

FOCUS SUR LA RECHERCHE

1.5 DES FINANCEMENTS DIVERS L’activité de la recherche à l’UPJV fait l’objet de financements divers. En plus des dotations allouées par l’établissement via les crédits du contrat pluriannuel d’établissement délégués par le ministère (ex contrat quadriennal), les équipes de recherche sont principalement financées par le conseil régional de Picardie, le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER) et le contrat de projet Etat-région (CPER).

Le FEDER est un fonds structurel, instrument financier du Programme Opérationnel de Compétitivité régionale géré en région. S’agissant de l’axe 1 compétitivité, innovation, économie de la connaissance, trois gestionnaires sont identifiés en Picardie : - OSEO pour les projets innovants dans les PME ; - le conseil régional, notamment pour les actions relatives aux usages de TIC ;

- l’Etat pour le soutien aux actions collectives d’innovation technologique ou non, le soutien aux pôles de compétitivité, l’implantation d’équipements scientifiques et le soutien aux laboratoires de recherche.

Les conventions notifiant un financement européen sont toujours identifiées par le logo de l’Union Européenne.

Pour les financements FEDER (Union Européenne), il faut distinguer le client du financeur. Le client est le conseil régional, le financeur est l’Union Européenne.

Le CPER est un document par lequel l’Etat et une région s’engagent sur la programmation et le

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financement pluriannuels de projets importants. Il est conclu sur une durée de 7 ans (actuellement 2007-2013) afin d’être calé sur le calendrier des fonds européens (notamment le FEDER).Ainsi, le gouvernement, par l’intermédiaire du préfet de région représenté par son secrétaire général aux affaires régionales (SGAR) s’accorde avec l’exécutif de la région sur la réalisations de projets et sur la part de chaque entité dans le financement. D’autres collectivités peuvent s’associer à un CPER à condition de contribuer au financement des projets qui les concernent.

Pour les universités, les subventions FEDER et CPER sont coordonnées, à des fins d’acquisition d’équipements scientifiques structurants.

1.6 TABLEAU D’AIDE A LA SAISIE DES RECETTES LIEES AUX RESSOURCES AFFECTEES

Le tableau ci-dessous retrace les différents financeurs identifiés pour l’activité de la recherche à l’UPJV et les différents comptes d’imputation qui sont liés. Il renseigne également les clefs de mesure d’encouragement saisies dans SIFAC par l’agence comptable.

financeurs autorités de gestion identifiées comptes d'imputation des recettes

clés de mesure d'encouragement

dans SIFAC

préfecture de Picardie, via le secrétariat général pour les affaires régionales ou

délégation régionale à la recherche et à la technologie (DRRT)

Union européenne-FEDER

conseil régional de Picardie

Union européenne-PCRD 7 Commission Européenne

1346 ou 7446 06

Ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche- contrat de projet Etat-région

Ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche, via la délégation

régionale à la recherche et à la technologie (DRRT)

10413 ou 7411 01

Conseil régional de Picardie-contrat de projet Etat-région Conseil régional de Picardie 13412 ou 7442 02

Conseil régional de Picardie le financeur 13412 ou 7442 02 ANR – hors Investissement

d’Avenir le financeur 74412

ANR – Investissement d’Avenir le financeur 74411 ou 104132 01

OSEO (société anonyme avec participations majoritaire de l'Etat) le financeur 13418 ou 7488 08

Agence de l'Environnement et de la Maitrise de l'Energie (ADEME)

(établissement public) le financeur 13415 ou 7448 05

Agence nationale pour la cohésion sociale et l'égalité des chances (ACSE) (établissement public)

le financeur 13415 ou 7448 05

Centre Hospitalier Universitaire (CHU) d'Amiens (établissement

public de santé) le financeur 13415 ou 7448 05

Institut National de l'Environnement Industriel et des Risques (INERIS)


Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM)


Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) (établissement le financeur 13415 ou 7448 05

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public)

Association pour la recherche sur le cancer (association française) le financeur uniquement 7488

Ligue nationale contre le cancer

(association française) le financeur uniquement 7488

ministère de la culture et de la communication le financeur 10413 ou 7418 01

ministère de la justice le financeur 10413 ou 7418 01

direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale le financeur 10413 ou 7418 01

direction régionale de l'alimentation, de l'agriculture et de

la forêt le financeur 10413 ou 7418 01

Amiens Métropole le financeur 10413 ou 7444 04

conseil général de la Somme le financeur 13413 ou 7443 03

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Date de création : mars 2011 Date de modification : avril 2013

Les contrats à long terme Fiche de gestion financière Cette fiche a pour objet d’expliquer la méthode de comptabilisation des conventions pluri annuelles de l’UPJV et des contrats pluri annuels du SAIC.

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UPJV – LES CONTRATS A LONG TERME 2/ 6

SOMMAIRE

1 CONTEXTE ET ORGANISATION 3

2 DEFINITION ET CARACTERISTIQUES D’UN CONTRAT A LONG TERME 3

3 METHODE A L’ACHEVEMENT 3

3.1 Principe ...................................................................................................................................... 3 3.2 Le déroulement budgétaire et comptable................................................................................... 4

3.2.1 Signature de la convention 4 3.2.2 Inscription au budget 4 3.2.3 Réalisation des dépenses nécessaires à l'exécution de la convention 4 3.2.4 Création des factures d’avance 5 3.2.5 Réception des fonds 5 3.2.6 Constatation des recettes budgétaires en cours d’execution de la convention 5 3.2.7 Clôture de l'exercice 6

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1 CONTEXTE ET ORGANISATION Pour les contrats du SAIC, jusque fin 2009, l’université constatait, à chaque clôture, des produits comptabilisés d’avance, si les recettes de l’année étaient supérieures aux dépenses (D 7/ C 487) et des charges constatées d’avance, si les dépenses étaient supérieures aux recettes (D 486/ C6). L’établissement a modifié la méthode de comptabilisation, pour les contrats nés sur l’exercice 2010 et, a opté pour la méthode à l’achèvement. Les projets de recherche financés par des subventions pluri annuelles affectées étaient, quant à eux comptabilisés selon la méthode des ressources affectées. Un projet d’instruction, concernant le traitement comptable des subventions recherche, élaboré par la DGFIP est actuellement en-cours d’examen par le CNOCP. Si tous les points de ce projet ne sont pas encore arrêtés, ce qu’il ressort des premières orientations du CNOCP, c’est que la méthode à l’avancement ou à l’achèvement devra, à compter du 1er janvier 2016, remplacer la pratique des ressources affectées. L’UPJV a donc décidé d’anticiper et, à compter du 1er janvier 2013, de ne plus effectuer de nouvelles prises en charge selon la méthode des ressources affectées, mais de traiter les nouvelles conventions selon la méthode de l’achèvement.

2 DEFINITION ET CARACTERISTIQUES D’UN CONTRAT A LONG TERME Est appelé contrat à long terme, un contrat d’une durée généralement longue, spécifiquement négocié dans le cadre d’un projet unique portant sur la construction, la réalisation ou la participation en qualité de sous-traitant à la réalisation, d’un bien, d’un service ou d’un ensemble de biens ou services complexes, dont l’exécution s’étend sur au moins deux périodes comptables ou exercices.

Sont concernés par les contrats à long terme à l’UPJV : - les subventions pluriannuelles allouées à la recherche ; - les contrats de prestation et de recherche pluriannuels gérés par le SAIC ; - les subventions pluriannuelles allouées à la DAI pour les programmes d’échanges

internationaux ; - les subventions pluriannuelles allouées à des projets de formation (exemple :

l’orthophonie) et autres subventions pluriannuelles allouées pour un objet bien précis (exemple : l’UNR).

De ces projets découlent des conséquences comptables très particulières. En effet, certains exercices comptables supportent des charges très importantes alors que d’autres constatent des produits très élevés dus à la facturation. Par conséquent, les résultats des différents exercices ne tiennent pas en compte équitablement du résultat sur le contrat à long terme et subissent donc des variations très importantes. C’est pourquoi une comptabilisation spécifique est nécessaire à la clôture de chaque exercice comptable.

L’université a fait le choix d’utiliser la méthode à l’achèvement.

3 METHODE A L’ACHEVEMENT

3.1 PRINCIPE

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La méthode à l’achèvement consiste à comptabiliser les recettes et le résultat au terme de l’opération. En cours d’opération, qu’il s’agisse de prestations de services ou de productions de biens, les travaux en cours sont constatés à la clôture de l’exercice à hauteur des charges qui ont été enregistrées. Autrement dit, les recettes sont ainsi comptabilisées à la hauteur du montant des dépenses constatées.

3.2 LE DEROULEMENT BUDGETAIRE ET COMPTABLE Les différentes étapes des écritures budgétaires et comptables sont présentées chronologiquement ci-après.

3.2.1 SIGNATURE DE LA CONVENTION Dans SIFAC, le paramétrage de la convention doit être effectué :

- création de l’eOTP avec un type Z2 – convention, - création du PFI, - dotation budgétaire, - création du contrat.

Cf. fiche utilisateur SIFAC – gestion des projets et des conventions.

3.2.2 INSCRIPTION AU BUDGET Si l'établissement dispose d'éléments d'information suffisamment précis lors de la préparation du budget, les crédits correspondant aux opérations sont inscrits dans le budget primitif. Si ce n'est pas le cas, ils font l'objet, en cours d'exercice dès que la réalisation de l'opération connaît une fiabilité suffisante, d'une inscription par voie de décision budgétaire modificative. Dans la mesure où les crédits figurent pour un même montant en dépenses et en recettes, et ne peuvent donc mettre en cause l'équilibre du budget, la décision budgétaire modificative relève de la compétence de l'ordonnateur. Elle est ensuite soumise pour information au plus prochain conseil d'administration. Les crédits sont inscrits pour le même montant en dépenses et en recettes. Au choix de l'établissement, l'inscription au budget de l'année N est effectuée : - soit pour le montant total de la convention, y compris si l'exécution de la convention couvre plusieurs années. Les années suivantes, seuls les crédits non consommés et les recettes restant disponibles doivent être inscrits au budget ; - soit pour le montant des opérations qui doivent être réalisées dans l'année N. Depuis 2011, l’UPJV ne porte au budget que les tranches annuelles des conventions. Les crédits initialement inscrits en prévision au budget de l'année N et non consommés au 31 décembre sont reportés automatiquement sur le budget N+1.

3.2.3 REALISATION DES DEPENSES NECESSAIRES A L'EXECUTION DE LA CONVENTION L’engagement et la liquidation doivent faire référence à la convention à laquelle ils se rapportent via l’eOTP. La procédure est la même que, celle en vigueur dans l'établissement, pour toutes les autres

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opérations de dépenses. Les dépenses sont imputées, soit en classe 6 pour les dépenses de fonctionnement, soit en classe 2 pour les dépenses d’investissement. Il est précisé à cet égard que dans l'hypothèse où des biens sont acquis par un établissement public pour être remis à un tiers, ce qui peut être le cas dans le cadre des programmes européens de coopération, ces biens ne sont pas considérés comme des immobilisations au sens de la loi comptable, quel que soit leur montant dans la mesure où ils ne sont pas destinés à servir durablement à l'activité de l'établissement.

3.2.4 CREATION DES FACTURES D’AVANCE Certains contrats prévoient le versement d’une avance à la signature du contrat. Ces avances n’ont aucun impact budgétaire, mais doivent faire l’objet d’une création de facture d’avance qui doit être transmise au client, si besoin, et à l’agence comptable avec pour pièce justificative la convention signée. Ces appels de fonds sont isolés sur un compte pour mémoire (au 41999999) dans l’attente de l’encaissement. Cf. fiche utilisateur SIFAC – gestion des projets et des conventions.

3.2.5 CONSTATATION DES RECETTES BUDGETAIRES EN COURS D’EXECUTION DE LA CONVENTION (FACTURATIONS INTERMEDIAIRES)

Afin d’assurer le meilleur suivi des conventions, la constatation des recettes doit être effectuée de manière régulière, et en tout état de cause au plus tard le 31 décembre. Certaines prestations, dont l’exécution est fractionnée dans le temps, comportant plusieurs opérations ou étapes successives peuvent faire l’objet de facturations intermédiaires. C’est notamment le cas des contrats et prestations de recherche du SAIC, et de certaines subventions allouées à la recherche pour lesquelles est prévue la production de bilans intermédiaires (états de dépenses) à adresser au financeur. Le montant d’un bilan intermédiaire constaté permet ainsi la saisie d’une recette d’un montant strictement correspondant.

Les factures intermédiaires doivent être adressées à l’agence comptable pour prise en charge et comptabilisation au débit du compte client et au crédit du compte de produit adéquat. Ces recettes sont comptabilisées via la création d’une facture de vente dans SIFAC sur les comptes de subventions (74xxx) ou de prestations (70xxx). Cf. fiche utilisateur SIFAC – gestion des projets et des conventions.

3.2.6 RECEPTION DES FONDS (PAR L’AGENCE COMPTABLE)

3.2.6.1 Réception des avances L’encaissement de l’avance permet de comptabiliser au compte client l’avance. Débit 515 – banque/ crédit 41910000 – avance reçue sur commande.

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3.2.6.2 Réception des soldes de factures A ce stade, les encaissements peuvent être rapprochés des facturations intermédiaires et finales.

3.2.7 CLOTURE DE L'EXERCICE

3.2.7.1 Exécution de la convention non terminée au 31/12 A la fin de l’année, dès lors que les dépenses sont supérieures aux recettes (factures intermédiaires comprises), il y a lieu de comptabiliser une production stockée par l’agence comptable égale aux charges enregistrées tout au long de l’année qui n’auraient pas encore fait l’objet d’une constatation de recette. A la fin de l’année, si les recettes sont supérieures aux dépenses des contrats de prestation et de recherche pluriannuels gérés par le SAIC, aucune opération n’est requise. Le tableau de synthèse des dépenses et de recettes par eOTP de l’année doit être adressé à l’agence comptable pour saisie des en-cours de production (débit 345/ crédit 713).

3.2.7.2 Exécution de la convention terminée au 31/12 A la fin de la convention, les écritures définitives de constatation du produit final sont réalisées et les en-cours annulés. D 7134/ C 341 D 411 – client/ C 7 – vente

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Date de création : mars 2011 Modification : avril 2013

Ressources affectées Selon l’instruction n°93-59-M9 du 18 mai 1993 Fiche de gestion financière Un projet d’instruction, concernant le traitement comptable des contrats de recherche, élaboré par la DGFIP est actuellement en-cours d’examen par le CNOCP. Si tous les points de ce projet ne sont pas encore arrêtés, ce qu’il ressort des premières orientations du CNOCP, c’est que la méthode à l’avancement ou à l’achèvement devra, à compter du 1er janvier 2016, remplacer la pratique des ressources affectées. L’UPJV a décidé, à compter du 1er janvier 2013, de ne plus effectuer de nouvelles prises en charge selon la méthode des ressources affectées, mais de traiter les nouvelles conventions selon la méthode de l’achèvement.

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UPJV – RESSOURCES AFFECTÉES 2/ 10

SOMMAIRE

1 DEFINITION DES RESSOURCES AFFECTEES 3 1.1 Les caractéristiques des opérations de ressources affectées ................................................... 3 1.2 Les critères à remplir pour être une "ressource affectée" .......................................................... 3 1.3 Champ d'application de la technique des ressources affectées ................................................ 3

2 TECHNIQUE BUDGETAIRE ET COMPTABLE 4 2.1 L'inscription au budget ............................................................................................................... 4

2.1.1 Inscription au budget primitif ou par voie de décision modificative 4 2.1.2 Montant à inscrire 4 2.1.3 Le report des crédits 4

2.2 Le déroulement budgétaire et comptable d'une opération suivie en ressources affectées ....... 5 2.2.1 Signature de la convention 5 2.2.2 Réception des fonds 7 2.2.3 Réalisation des dépenses nécessaires à l'exécution de la convention 7 2.2.4 Constatation des recettes budgétaires en cours d’execution de la convention 7 2.2.5 Clôture de l'exercice 8 2.2.6 Reliquats non utilisés à l'issue de la réalisation de la convention 8

3 SYNTHESE 10

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1 DEFINITION DES RESSOURCES AFFECTEES

1.1 LES CARACTERISTIQUES DES OPERATIONS DE RESSOURCES AFFECTEES La mise en place d'une procédure de suivi dérogatoire aux règles budgétaires et comptables en vigueur dans les établissements publics nationaux, permet d'apporter une réponse appropriée aux caractéristiques particulières de certaines opérations. Ces caractéristiques sont les suivantes : la recette a une affectation précise c'est-à-dire que l'établissement public doit en faire un usage spécifique, défini par le bailleur de fonds, le montant de la recette est égal au montant de la charge qui incombe à l'établissement public, la recette n'est définitivement acquise à l'établissement public que lorsque celui-ci a effectué la dépense correspondante. Ce sont ces éléments qui fondent le régime particulier des "ressources affectées". Les opérations effectuées dans un tel cadre correspondent bien souvent à la notion de mandat donné à l'établissement public, pour accomplir en lieu et place d'un tiers, les actions concernées. Il convient toutefois de s'assurer que ces activités entrent bien dans le champ des missions de l'établissement public. En effet, en raison du principe de spécialité qui régit les établissements publics, un établissement ne pourrait recevoir mandat pour effectuer des activités totalement étrangères à ses missions.

1.2 LES CRITERES A REMPLIR POUR ETRE UNE "RESSOURCE AFFECTEE" Avant de classer une opération dans la catégorie des ressources affectées, les établissements publics doivent s'assurer que les trois critères suivants se trouvent remplis simultanément :

- il existe des obligations réciproques entre l'établissement public et le bailleur de fonds. Sauf cas particulier, ces obligations prennent la forme d'un contrat ou d'une convention.

- l'établissement doit prouver qu'il respecte ses engagements contractuels par la production d'un compte rendu financier, c'est-à-dire un relevé des dépenses effectuées dans le cadre de l'opération, certifié par l'agent comptable.

- Cette obligation a pour conséquence que le bailleur de fonds peut éventuellement refuser d'assumer la couverture de dépenses non conformes à l'engagement initial, ce qui laisse ces dépenses définitivement à la charge de l'établissement public. Les sommes non employées pour la réalisation des obligations de l'établissement public doivent être reversées au bailleur de fonds, sauf si celui-ci décide d'en laisser la libre disposition à l'établissement. Dans cette deuxième hypothèse, ces reliquats ne sont plus soumis à affectation.

1.3 CHAMP D'APPLICATION DE LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEES Peuvent être suivies selon la technique budgétaire et comptable des ressources affectées, toutes les opérations qui répondent aux trois critères d'identification définis ci-dessus. Ne sont pas concernés par les ressources affectées : - Les contrats sans compte-rendu financiers, notamment les contrats lucratifs ayant un prix de facturation supérieur au prix de revient de la prestation. - La taxe d’apprentissage - Les prestations de formation continue - Les bourses

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- Les subventions fléchées type plan licence ou contrat quadriennal - Les dons et legs

2 TECHNIQUE BUDGETAIRE ET COMPTABLE

2.1 L'INSCRIPTION AU BUDGET Il est indispensable de faire figurer au budget de l'établissement les sommes représentant des ressources affectées, bien qu'elles soient inscrites pour le même montant en dépenses et en recettes et n'entraînent ni excédent ni déficit pour l'établissement. Ne pas inscrire ces opérations au budget restreindrait l'information du conseil d'administration et conduirait à donner une image fausse de l'activité réelle de l'établissement, alors même que la réalisation de ces opérations mobilise une partie du potentiel humain, mobilier et financier de l'établissement public.

2.1.1 INSCRIPTION AU BUDGET PRIMITIF OU PAR VOIE DE DECISION MODIFICATIVE Si l'établissement dispose d'éléments d'information suffisamment précis lors de la préparation du budget, les crédits correspondant aux opérations de ressources affectées sont inscrits dans le budget primitif. Si ce n'est pas le cas, ils font l'objet, en cours d'exercice dès que la réalisation de l'opération connaît une fiabilité suffisante, d'une inscription par voie de décision budgétaire modificative. Dans la mesure où les crédits figurent pour un même montant en dépenses et en recettes, et ne peuvent donc mettre en cause l'équilibre du budget, la décision budgétaire modificative relève de la compétence de l'ordonnateur. Elle est ensuite soumise pour information au plus prochain conseil d'administration.

2.1.2 MONTANT A INSCRIRE Les crédits sont inscrits pour le même montant en dépenses et en recettes. Au choix de l'établissement, l'inscription au budget de l'année N est effectuée : - soit pour le montant total de la convention, y compris si l'exécution de la convention couvre plusieurs années. Les années suivantes, seuls les crédits non consommés et les recettes restant disponibles doivent être inscrits au budget ; - soit pour le montant des opérations qui doivent être réalisées dans l'année N, dans l'hypothèse d'une convention de ressources affectées comportant des tranches annuelles bien individualisées. Chaque année, il sera inscrit au budget le montant de la tranche prévue pour l'exercice considéré, éventuellement augmenté des reports de crédits résultant de l'exercice précédent. Depuis 2011, l’UPJV a fait le choix de ne porter au budget que les tranches annuelles des conventions.

2.1.3 LE REPORT DES CREDITS La technique budgétaire et comptable des ressources affectées devant permettre le suivi d'opérations dont l'exécution est susceptible de s'étendre sur plusieurs exercices, le report automatique des crédits correspondant aux restes à réaliser sur convention, y compris en fonctionnement, est autorisé. Les crédits initialement inscrits en prévision au budget de l'année N et non consommés au 31 décembre sont reportés automatiquement sur simple décision de l'ordonnateur. Le

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montant du report de crédits est égal au solde du compte 4682 - Charges à payer sur ressources affectées, déterminé après prise en charge des titres de recettes à hauteur des dépenses réalisées. Ces crédits sont inscrits au budget de l'exercice N+1 lors de la première décision budgétaire modificative du nouvel exercice. Ils sont néanmoins considérés comme ouverts avant même leur inscription au budget N+1 et utilisables dès le 1er janvier.

2.2 LE DEROULEMENT BUDGETAIRE ET COMPTABLE D'UNE OPERATION SUIVIE EN RESSOURCES AFFECTEES

Les différentes étapes des écritures budgétaires et comptables sont présentées chronologiquement, avec pour chaque opération, l'aspect budgétaire (relevant de la compétence de l'ordonnateur) et l'aspect comptable (incombant à l'agent comptable).

2.2.1 SIGNATURE DE LA CONVENTION Dans SIFAC, un eOTP doit être créé via la transaction CJ20N. Type de projet : Ressource affectée

Afin de positionner le budget, un PFI doit être créé via la transaction FMMEASURE. Le code du PFI doit impérativement commencer par les 8 premiers caractères de l’eOTP. Le type de programme de financement doit obligatoirement commencer par « RA » afin d’assurer l’étanchéité des crédits.

Suivi budgétaire Le montant de la tranche annuelle de la convention doit être inscrit au budget en recettes et en dépenses sur les subdivisions budgétaires concernées. Suivi comptable La technique budgétaire et comptable des ressources affectées fait intervenir deux comptes de la classe 4 :

• 4684 - Produits à recevoir sur ressources affectées • 4682 - Charges à payer sur ressources affectées

Il est nécessaire que l'agent comptable soit destinataire de tous les documents qui donnent naissance aux opérations suivies en ressources affectées, notamment les contrats et conventions.

93


D 4684/ C 4682 pour le montant total de la convention La comptabilisation dans SIFAC se fait par la transaction F-02 : CC 09 pour pouvoir utiliser un code CGS CGS J pour mouvementer le compte 46840000 – Produits à recevoir

Il faut ensuite renseigner le montant, le champs « échu le » et l’eOTP. Pour le second poste : CC 11 et le compte client

Modifier le compte 41110000 proposé par 46820000 :

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2.2.2 RECEPTION DES FONDS Suivi budgétaire Cette opération ne donne pas lieu à écriture dans les comptabilités tenues par l'ordonnateur. Suivi comptable Les fonds peuvent être versés par le bailleur de fonds totalement en une seule fois, ou en plusieurs paiements. D 5/ C 471803 pour le montant encaissé D 471803/ C 4684 après contrôle Le solde du compte "Produits à recevoir sur ressources affectées" correspond au montant des fonds qu'il reste à encaisser sur la convention. La comptabilisation dans SIFAC se fait par la transaction F-02.

2.2.3 REALISATION DES DEPENSES NECESSAIRES A L'EXECUTION DE LA CONVENTION Suivi budgétaire La procédure est celle en vigueur dans l'établissement pour toutes les autres opérations de dépenses, sous réserve des précisions ci-après. L’engagement et la liquidation doivent faire référence à la convention de ressources affectées à laquelle ils se rapportent via l’eOTP. Les dépenses sont imputées au compte de charge par nature adéquat, soit en classe 6 pour les dépenses de fonctionnement, soit en classe 2 si les achats de biens d'équipement deviennent propriété de l'établissement. Il est précisé à cet égard que dans l'hypothèse où des biens sont acquis par un établissement public pour être remis à un tiers, ce qui est fréquemment le cas dans le cadre des programmes européens de coopération, ces biens ne sont pas considérés comme des immobilisations au sens de la loi comptable, quel que soit leur montant dans la mesure où ils ne sont pas destinés à servir durablement à l'activité de l'établissement. Suivi comptable des opérations de dépenses D 6 ou 2/ C 4 pour le montant des dépenses

2.2.4 CONSTATATION DES RECETTES BUDGETAIRES EN COURS D’EXECUTION DE LA CONVENTION

Suivi budgétaire Afin d’assurer le meilleur suivi des ressources affectées, la constatation des recettes doit être effectuée de manière régulière, et en tout état de cause au plus tard le 31 décembre. Pour cela, des bilans intermédiaires (état des dépenses + factures) doivent être adressés aux financeurs. La recette est enregistrée dans SIFAC via la transaction FV70 en remplaçant dans l’onglet détail le code 41110000 par le 46820000 :

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Suivi comptable D 4682/ C 7 ou 1 pour le montant des dépenses Le solde créditeur du compte 4682 représente ce qu'il reste à dépenser sur la convention.

2.2.5 CLOTURE DE L'EXERCICE

2.2.5.1 Exécution de la convention non terminée au 31/12 L'ordonnateur émet une recette, à hauteur des dépenses effectivement réalisées, imputée sur les comptes 74xxx ou les comptes de classe 1 si la convention prévoit expressément l’utilisation des fonds en achat d’équipement. La recette ANR ne peut constituer qu’une subvention de fonctionnement. Le tableau de synthèse des dépenses de l’année doit être adressé comme justificatif à l’agence comptable pour la prise en charge. Suivi budgétaire Le montant des crédits inscrits au budget de l'année N et non consommés au 31 décembre doit être reporté sur l'exercice N+1. Ces crédits sont utilisables dès le 1er janvier N+1. Par mesure de précaution, l’établissement a fait le choix de n’ouvrir au budget primitif que 50% des crédits non consommés à fin novembre de l’année N. Suivi comptable Les soldes des comptes 4684 et 4682 sont repris en balance d’entrée.

2.2.5.2 Exécution de la convention terminée au 31/12 Le bilan final (état des dépenses + factures) est adressé au financeur et la recette est comptabilisée via la transaction FV70 par le débit du 4682.

2.2.6 RELIQUATS NON UTILISES A L'ISSUE DE LA REALISATION DE LA CONVENTION Lorsque les opérations prévues par la convention sont entièrement réalisées, en toute logique, les dépenses faites par l'établissement doivent atteindre le montant des ressources prévues par le contrat pour financer cette opération. Les comptes 4684 et 4682 se trouvent donc automatiquement soldés à l'issue de la convention. Il est cependant fréquent que des reliquats de recettes non utilisées subsistent, le bailleur de fonds peut exiger la restitution à son profit de ces sommes.

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Il peut également décider de les abandonner définitivement à l'établissement public qui en fait alors l'usage qui lui convient.

2.2.6.1 Hypothèse de la restitution du reliquat au bailleur de fonds Suivi budgétaire Compte tenu de la technique particulière de constatation des recettes en matière de ressources affectées, il n'y a pas lieu de faire émettre de titre par l'ordonnateur pour attester du reversement du reliquat au bailleur de fonds. En effet, la consommation effective des crédits budgétaires, en charges et produits, se trouve comptabilisée correctement à hauteur des opérations réalisées pour l'exécution de la convention. En revanche, il serait souhaitable d'annuler par voie de décision budgétaire modificative, le reliquat de crédits inscrits au budget, tant en recettes qu'en dépenses, étant rappelé que le montant total initial de la convention (ou de la dernière tranche annuelle) figure au budget. En effet, ces crédits n'auront désormais aucune concrétisation, mais n'étant pas individualisés budgétairement sur les chapitres concernés, ils pourraient éventuellement être abusivement engagés pour d'autres dépenses. Suivi comptable 1° cas : Si à l'issue des opérations, les fonds initialement prévus par la convention n'ont pas été versés en totalité : D 4682/ C 4684 pour apurer la prise en charge initiale 2° cas : Si l'établissement n'a pas dépensé en totalité les fonds qu'il a reçus, il doit les reverser de manière effective au bailleur de fonds. D 4682/ C 5 pour le montant du reliquat

2.2.6.2 Hypothèse du reliquat définitivement acquis à l'établissement Le reliquat s'analyse alors comme une recette exceptionnelle Suivi budgétaire Budgétairement, il convient de régulariser les inscriptions de crédits sur les chapitres concernés, par voie de décision budgétaire modificative afin d'une part, d'annuler le reliquat de crédits sur les chapitres initialement dotés en dépenses et en recettes au titre de la convention de ressources affectées, d'autre part, de constater l'augmentation des crédits en recettes pouvant éventuellement couvrir une charge nouvelle. L'ordonnateur constate la recette par émission d'un titre de recette à hauteur du reliquat, sur le compte 77 - Produits exceptionnels. Suivi comptable D 4682/ C 7713 pour le montant du reliquat

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3 SYNTHESE Schéma de comptabilisation d'un contrat de ressources affectées

1. Signature du contrat d'un montant de 1000€ 4684 – Produits à recevoir 4682 – Charges à payer 1000 1000

2. Exécution des dépenses 6 4 600 600

3. Constatation des recettes au 31/12 4682 – Charges à payer 7 600 600

4. Encaissement des fonds Si prise en charge préalable : 5 – Banque 4684 – Produits à recevoir 1000 1000 Si prise en charge non effectuée : 5 – Banque 4718 – Recettes à classer 1000 1000

5. Reversement du reliquat au bailleur de fonds (1ère hypothèse) 4682 – Charges à payer 5 400 400

6. Constatation du reliquat définitivement acquis à l'établissement (2ème hypothèse).

4682 – Charges à payer 7713 – Libéralités reçues 400 400

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Système d’Information Financier, Analytique et Comptable

Date de création : 02 Juillet 2012 Date de modification : mai 2013

Gestion des projets et des conventions Manuel utilisateur SIFAC Ce document a pour objet de vous guider dans la création des eOTP et des contrats de vente (jalons). Cf. fiches de gestion financière « Ressources affectées » et « Contrats à long terme » pour les points métier.

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UPJV – GESTION DES CONVENTIONS 2/ 20

SOMMAIRE

1 INTRODUCTION 3

2 CREER LA CONVENTION 4 2.1 Création de l’otp ......................................................................................................................... 4 2.2 Création de l’eotp ....................................................................................................................... 5 2.3 Création des jalons de l’eotp...................................................................................................... 7

3 MISE EN PLACE DU BUDGET 9 3.1 Création du Programme de Financement ................................................................................ 10 3.2 Budgétisation de la convention ................................................................................................ 11

4 EXECUTION BUDGETAIRE 11 4.1 Création du contrat de vente (contrat SD) ............................................................................... 12

4.1.1 création du contrat SD - en-tête 13 4.1.2 création du contrat SD - poste 13

4.2 mise à jour des donnees du contrat SD - correction des recettes .......................................... 16

5 CONFIRMATION DES JALONS 16 5.1 facturation des conventions ..................................................................................................... 17

5.1.1 facturation client – création d’une facture bloquée en comptabilité 17 5.1.2 facturation client – suppression d’une facture 18 5.1.3 facturation client – visualisation des factures en référence à un contrat 18

6 SYNTHESE 20

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1 INTRODUCTION La gestion des conventions dans SIFAC se fait via l’eOTP (élément d’organigramme technique de projet). La création de l’eOTP implique l’utilisation de tous les modules de SIFAC (budget, dépense et recette). Afin de garantir le bon suivi d’une convention subventionnée ainsi que le flux des dépenses et des recettes liés, il est conseillé de créer un eOTP par financeur et par convention puis de créer des alertes via les jalons.

Le PFI est utilisé pour les ouvertures de crédits et l’eOTP pour l’exécution des dépenses et des recettes.

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2 CREER LA CONVENTION

La création de la convention se fait via la transaction CJ20N.

2.1 CREATION DE L’OTP

• L’OTP est la coque qui contient un ou plusieurs eOTP. Ex : il a été créé un OTP « REGION 2012 » qui regroupe l’ensemble des conventions région 2012

Renseigner : La définition du projet : Le code de l’OTP modélisant les conventions ou les opérations La désignation de projet Le profil de projet : Z000001 : Projet décentralisé Z000002 : Projet centralisé (uniquement pour les directions).

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• L’onglet « données de base » permet de définir le statut de l’OTP (lancé ou clôturé) et les données relatives à l’organisation. Toutes les données saisies sur l’OTP seront reprises dans les eOTP dépendants.

Le statut système est « ouvert » lors de la création. Pour pouvoir utiliser les eOTP il faut impérativement passer le statut de l’OTP à « LANC » (Traiter/ Statut/ Lancer).

2.2 CREATION DE L’EOTP

• Le bouton « Synthèse » permet de créer et de voir les eOTP rattachés à un OTP :

• Double cliquer sur un des eOTP et renseigner l’onglet « donnée de base » :

Renseigner :

• Le périmètre analytique : UPJV

• La société : UPJV ou SAIC • Le domaine d’activité • La division : UPJV ou SAIC • Le responsable : personne

responsable des conventions • Les champs « centre de profit »

et « domaine fonctionnel » peuvent être remplis s’ils sont communs à tous les eOTP rattachés à l’OTP.

Renseigner :

L’Elément d’OTP : Le code de l’eOTP modélisant la convention ou l’opération doit comporter au minimum 8 caractères. Il doit être simple et compréhensible.

La désignation de l’eOTP : le libellé doit être le plus explicite possible. Le type de projet :

Z1 : convention RA (plus aucune convention en RA n’est ouverte à compter de 2013) Z2 : convention et contrat Z3 : opération sans contrat (suivi des dépenses et recettes de projets sans création

de jalons pour les opérations sans production de justificatifs de dépense).

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Le statut utilisateur permet d’empêcher l’utilisation de l’eOTP dans les commandes d’achat si besoin. A la date de fin d’engagement, il est préconisé de cocher « Commandes interdites ». Lorsque les opérations liées à l’eOTP sont terminées, « Eotp clôturé » doit être coché.

• Renseigner l’onglet « Dates » : Les dates de début (date de signature de la convention) et de fin de contrat (date limite de production des pièces justificatives) doivent être indiquées :

Lorsque la date de fin arrive à échéance, le statut utilisateur de l’eOTP est automatiquement modifié au statut Z002 – commandes interdites.

Renseigner :

Les codes opérationnels : Cocher « Elt d’imputation » pour la dépense et « Elément de facturation » pour la recette

Le responsable : personne responsable de la convention (Création du responsable via la transaction OPS6)

Le CC associé : ne doit être renseigné que si la convention dérive sur un seul et unique centre de coût.

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• Renseigner l’onglet « Affectat. » :

• Renseigner l’onglet « Extension client » :

• Renseigner l’onglet « Descriptif » :

2.3 CREATION DES JALONS DE L’EOTP

Afin d’assurer le suivi des conventions, Il existe dans SIFAC deux types de Jalons :

Renseigner :

• Le domaine fonctionnel s’il doit être dérivé automatiquement dans les commandes et missions

• Le centre de profit auquel doit être rattaché la convention

Renseigner :

• Cocher s’il s’agit d’une convention Européenne

• Indiquer le N° de contrat • Le donneur d’ordre : le N°

du client • Le Numéro de contrat

SD ne peut être indiqué qu’après création

• Indiquer « PAIE » si de la paie est déversée sur la convention dans le champs « N° conv. Astre »

• La division : UPJV ou SAIC • Le gestionnaire financier

de la convention (c’est cette personne qui recevra les alertes si des jalons sont créés)

• Le montant total du financement prévu par la convention

• L’origine de fonds

Renseigner si : - l’assiette subventionnable est différente du montant du financement dans la convention ; - les postes de dépenses énumérés dans la convention.

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Jalons techniques : jalons ne donnant pas lieu à une exécution de recette, utilisé pour prévenir d’une action à réaliser (ex : envoi d’un compte rendu scientifique) ;

Jalons de facturation : jalons donnant lieu à une exécution de recette.

Ces jalons vont permettre, par le biais d’un workflow d’alerte, de gérer les dates d’envoi des différents rapports (jalons techniques) et les dates de facturation (jalons de facturation).

La création du jalon se fait via la transaction CJ20N en cliquant sur le bouton :

Cliquer ensuite sur et choisir ou indiquer le groupe de jalon Z000000001 :

Les jalons sont alors automatiquement rapatriés (cf. liste exhaustive à la fin du document) :

Le tableau ci-dessous énumère les différents jalons créés dans SIFAC et leur modalité d’utilisation : Facture d'avance sans justificatifs (jalon de facturation) Facture(s) d'avance(s) sans justificatifs

Facture d'avance avec justificatifs (jalon de facturation) Facture(s) d'avance(s) avec justificatifs

Facture d'acompte sans justificatifs (jalon de facturation) Facture(s) d'acompte(s) sans justificatifs

Facture d'acompte avec justificatifs (jalon de facturation) Facture(s) d'acompte(s) avec justificatifs

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Facture finale sans justificatifs (jalon de facturation) Facture finale sans justificatifs

Facture finale avec justificatifs (jalon de facturation) Facture finale avec justificatifs

Pièces justif. intermédiaires (ant. 2013) (jalon technique)

Pièce(s) justificative(s) intermédiaire(s) à fournir pour toutes les conventions antérieures à 2013 qui sont gérées en ressources affectées (doctorants et post-doctorants)

Pièces justif. finales (ant. 2013) (jalon technique)

Pièces justificatives finales à fournir pour toutes les conventions antérieures à 2013 qui sont gérées en ressources affectées

Jalons techniques : Le jalon technique est repéré grâce au « A » en 3ème position. Il ne donne lieu à aucune facturation. Jalons de facturation : Il existe 3 jalons de facturation qui vont permettre des écritures de comptabilisation différentes en fonction des besoins :

- Z0000 pour générer et comptabiliser les factures d’avance, sans impact budgétaire, - Z0001 pour générer et comptabiliser les factures intermédiaires (D4/ C7) - Z0004 pour générer et comptabiliser les factures finales (D4/ C7).

Les jalons de facturation ne peuvent être utilisés que si aucune recette n’a été saisie sur l’eOTP.

Il est possible de supprimer les jalons non utiles à la convention en sélectionnant puis en mettant la ligne à la poubelle. De même, il est possible de dupliquer des jalons si besoin (ex : plusieurs factures d’acomptes obligatoires). Pour chaque jalon, saisir la date prévisionnelle du jalon dans la colonne « Base fixe ». Le workflow alertera le gestionnaire lorsque date de base fixe arrivera à échéance dans les 30 jours.

3 MISE EN PLACE DU BUDGET

Un PFI doit obligatoirement être créé, même s’il n’est pas nécessairement budgétisé.

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3.1 CREATION DU PROGRAMME DE FINANCEMENT Le programme de financement (PFI) matérialise l’enveloppe de crédits et permet les contrôles budgétaires.

La transaction FMMEASURE permet la création du PFI. Le code du programme de financement doit impérativement correspondre aux

8 premiers caractères de l’eOTP. L’élément d’OTP est l’axe à partir duquel est dérivé le programme de financement.

Le budget est positionné au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de l’élément d’OTP qui lui est associé.

Le contrôle budgétaire :

Le contrôle des disponibilités à appliquer sur la convention ou l’opération est porté par le type de programme de financement.

Tableau récapitulatif des contrôles de disponible sur programmes de financement

Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles dans la limite du budget du

centre financier support

RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention

L’enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention

L’enveloppe par masse de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention

L’enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

Convention RA

RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention

L’enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

Renseigner : - Le code de programme du financement : c’est le même que celui de l’eOTP de l’opération ou de la convention. - Les désignations : une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue. - Les dates de début et fin de validité : la date de début doit correspondre à la date de début des engagements, la date de fin interdit toute imputation sur le PFI une fois dépassée, il convient donc d’indiquer le 31/12 de l’année de clôture de la convention - La date d’expiration (date de fin d’engagement) interdit toute imputation en dépense.

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CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention

L’enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention

L’enveloppe par masse de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention

L’enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention

L’enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

Convention

CVSU Convention RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support

Seuls les contrôles sur le centre financier s’appliquent : pas de contrôle budgétaire sur l’eOTP.

OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération

L’enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération

L’enveloppe par masse de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération

L’enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération

L’enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée

Opération pluriannuelle

OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support

Seuls les contrôles sur le centre financier support s'appliquent : pas de contrôle budgétaire sur l’eOTP.

Le contrôle le plus utilisé pour la gestion des conventions est « OPMA – contrôle sur les

masses de l’opération».

3.2 BUDGETISATION DE LA CONVENTION Les conventions peuvent être budgétisées de différents façons suivant le type de la convention :

- soit par saisie lors de l’élaboration budgétaire, - soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors de l’élaboration budgétaire par la

transaction FMBB.

4 EXECUTION BUDGETAIRE En recette, la création des factures client se fait de manière différente en fonction du type de projet :

- opération avec contrat : les factures sont générées selon le contrat avec reprise du calendrier de facturation prévu lors de la création des jalons.

- opération sans contrat : s’il y a des factures, elles sont saisies au fur et à mesure via un document de vente.

En dépense, les commandes sont saisies en référençant l’eOTP.

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4.1 CREATION DU CONTRAT DE VENTE (CONTRAT SD)

La création du contrat de vente va permettre les comptabilisations successives des recettes (avance, factures intermédiaires et factures finales) au fur et à mesure de l’avancement du projet. La transaction VA41 « créer un contrat » permet de créer des contrats pour les conventions

ATTENTION : le choix du type de contrat est fondamental : - le type ZWV1 – convention RA générera au moment de la comptabilisation de la recette un débit 4682/ crédit 7 (ne doit plus être utilisé à compter de 2013), - les types ZWV2 et ZWV3 généreront un débit 411/ crédit 7. ZWV2 est utilisé dans la plupart des opérations sur contrats. Le type ZWV3 est réservé aux opérations régulières (ex : location).

Renseigner :

Le type de contrat : ZWV1

(Convention RA, ZWV2 Convention, ZWV3 Contrat périodique)

L’organisation commerciale : UPJV ou SAIC

Le canal de distribution : Z1 Le secteur d’activité : Non

lucratif, lucratif, exonéré L’agence commerciale : L’UB

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4.1.1 CREATION DU CONTRAT SD - EN-TETE

En cliquant sur l’icône on accède à toutes les données d’en tête du contrat.

4.1.2 CREATION DU CONTRAT SD - POSTE

Saisir l’article (dérivation du compte comptable) et modifier la désignation automatiquement dérivée du compte ;

Saisir la quantité dans la ligne du poste ; Indiquer le secteur de TVA (exonéré ou taxé).

Renseigner :

• Le donneur d’ordre : le client

• Le système affiche

alors tous les partenaires du donneur d’ordre renseigné, il faut alors sélectionner : - Le payeur

- Le

réceptionnaire marchandise

Renseigner :

La date de début du contrat

La date de fin du contrat

(Dates du point de vue juridique)

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Double cliquer sur la ligne du poste pour saisir les détails du poste. Toujours commencer en traitant les onglets finissant en « ion » afin d’éviter tout oubli. Dans l’onglet Expédition, penser à saisir la division « UPJV » ou « SAIC ».

Saisir dans l’onglet condition de l’écran de données de poste : - Type : ZPR0 pour un prix unitaire. - Montant unitaire

Saisir ensuite dans l’onglet imputation :

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Toujours cliquer sur l’onglet « adresse budgétaire » afin de vérifier le fonds ainsi que le domaine fonctionnel qui peuvent être affinés.

Dans l’onglet « calendrier de facturation », récupérer les jalons de l’eOTP en cliquant sur le bouton « Jalons » :

Renseigner : • L’eOTP

• Le centre de

profit sera dérivé du centre de profit saisi dans l’eOTP

Sélectionner les Jalons à reprendre.

Sélectionner Jalons et choisir « Jalons convention », les jalons sont repris de la CJ20N ce pourquoi il ne faut pas oublier de cocher « éléments de facturation » lors de la création de l’eOTP.

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Le code de blocage Z1 apparaît tant que la date réelle du jalon de l’eOTP n’a pas été confirmée en CJ20N. Il ne sera pas possible de générer la facture tant que ce code de blocage ne sera pas levé. Le montant de la dernière ligne (facture finale) est déduit automatiquement des lignes de facturation intermédiaires.

4.2 MISE A JOUR DES DONNEES DU CONTRAT SD - CORRECTION DES RECETTES Les mises à jour du contrat peuvent être effectuées via la transaction VA42. Exemple : pour les recettes des conventions dont le montant doit être ajusté au montant dépensé.

Situation initiale :

Situation finale après correction :

5 CONFIRMATION DES JALONS La confirmation des jalons est impérative pour pouvoir générer la facture.

La transaction CJ20N permet de confirmer les Jalons d’un eOTP. :

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Visualiser le calendrier de facturation du contrat à l’aide de la transaction VA43

Le code blocage Z1 pour le jalon « Demande d’avance » a disparu, il est alors possible de créer la facture correspondante. Lorsque la ligne est bleutée, cela signifie que la facture correspondante a déjà été faite.

La transaction CN53 - « Système d’information des projets : synthèse jalons » permet d’avoir une vue récapitulative des jalons pour une liste donnée d’eOTP :

5.1 FACTURATION DES CONVENTIONS

Chaque facture reprend les données saisies dans le contrat et évite ainsi les incohérences de client ou de compte. La facture doit ensuite être transmise à l’agence comptable pour prise en charge avec la convention s’il s’agit de la 1ère facturation. Les appels de fonds (ou facture d’avance) sont des factures dont l’écriture est statistique. Il n’y a aucun impact comptable ni budgétaire (inscription au 4199 – acompte client).

5.1.1 FACTURATION CLIENT – CREATION D’UNE FACTURE BLOQUEE EN COMPTABILITE

La création d’une facture se réalise en référençant le contrat, dans la transaction de création de facture VF01 (ou en VA42 Document de vente/ Facturer). SIFAC permet

Confirmer le jalon en saisissant une date réelle avant d’émettre la facture.

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de créer des documents de facturation automatiquement typés en fonction des types de contrats qu’ils référencent.

SIFAC détermine automatiquement le type de facture :

- ZFAZ pour une avance - ZF2B pour une facture.

5.1.2 FACTURATION CLIENT – SUPPRESSION D’UNE FACTURE

Facture non prise en charge en comptabilité : Il n’est pas possible d’effectuer de modification des données dérivées du contrat référencé dans la facture. Si les données sont incorrectes, il faudra alors

Supprimer la facture bloquée en comptabilité (VF11) Modifier le contrat (VA42) Créer une nouvelle facture qui tiendra compte automatiquement des

modifications effectuées sur le contrat (VF01)

Facture prise en charge en comptabilité : Saisir une demande d’avoir en VA01 sur la facture comptabilisée.

5.1.3 FACTURATION CLIENT – VISUALISATION DES FACTURES EN REFERENCE A UN CONTRAT Il est possible de visualiser les factures et leurs statuts en cliquant sur le bouton « Flux de documents »

Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir :

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- le contrat (N°15xxx) est en-cours de traitement car toutes les factures n’ont pas été générées,

- une demande d’avance (N°27xxx) a été faite, - la prise en charge par l’agence comptable de l’avance a été faite (statut liquidé, dans

le cas contraire, le statut serait bloqué) - l’encaissement n’a pas eu lieu (non rapproché)

A ce stade l’écriture n’est que statistique, elle est affichée pour mémoire sur le compte client :

Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir :

- le contrat (N°15xxx) est en-cours de traitement car toutes les factures n’ont pas été générées,

- une demande d’avance (N°27xxx) a été faite, - la prise en charge par l’agence comptable de l’avance a été faite et rapprochée de

l’encaissement.

A ce stade l’avance est comptabilisée sur le compte client D 515 – banque/ C 419 – avance

Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir : - le contrat (N°15xxx) est en-cours de traitement car toutes les factures n’ont pas été

générées, - une facture (N°24xxx) a été créée, - la prise en charge par l’agence comptable a été faite et rapprochée de

l’encaissement.

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6 SYNTHESE Le tableau ci-dessous récapitule les différentes opérations relatives à la gestion des projets et conventions gérés dans SIFAC :

Création de l’OTP point 2.1

Création de l’eOTP point 2.2

Détermination du type de projet point 2.2

Saisie de l'intitulé du projet point 2.2

Saisie de la date de début de validité de la convention (date de signature de la convention) de la date de fin de validité de la convention (date limite de production des pièces justificatives) point 2.2

Saisie du montant du financement accordé par la convention point 2.2

Saisie du montant de l'assiette subventionnable si différent du montant du financement accordé par la convention / saisie des postes de dépenses si énumérés dans la convention point 2.2

Création des jalons techniques et de facturation de l’eOTP point 2.3

Création du Programme de financement (PFI) point 3.1

Saisie des dates de début de validité (date de début des engagements prévue par la convention) et fin de validité (date limite d’imputation sur le PFI = 31/12/ année de clôture) point 3.1

Saisie de la date d’expiration (date de fin d’engagement prévue par la convention) point 3.1

Détermination du contrôle budgétaire point 3.1

Budgétisation de la convention point 3.2

Création du contrat de vente-en-tête point 4.1.1

Saisie du client et dérivation du compte comptable point 4.1.1

Création du contrat de vente-poste point 4.1.2

Mise à jour des données du contrat de vente-correction des recettes point 4.2

Facturation des conventions point 5.1

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Documents

Guide de clôture de l'exercice 2013