Guide de démarrageUtilisation de Microsoft Teams au MJQCréé par : DGTI-DSATMise à jour : 2020-04-17

Plan du guide de démarrage

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1. Introduction2. Démarrage rapide avec Teams

• Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

• Se connecter à Teams

• Procédure de connexion

• Interface

• Fonctionnalités disponibles

• Conversation

• Équipes

• Appels

• Planifier une rencontre

• Rejoindre une rencontre

3. Sécurité et règles d’encadrement4. Soutien

Introduction

Adoption de l’outil Microsoft Teams au MJQ

• Dans le contexte actuel où bon nombre d’employés sont présentement en télétravail, il importe demettre en place des outils efficaces et sécuritaires pouvant être utilisés hors du réseau du Ministère.

• Le présent document vise donc à présenter sommairement l’outil Microsoft Teams ainsi que lespremières règles d’utilisation dont il fera l’objet.

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Démarrage rapide avec Teams

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Qu’est-ce que Microsoft Teams ?• Teams est un outil permettant de centraliser le travail d’une équipe et de ses membres en :

• Offrant la messagerie instantanée (chat). Dans une conversation, les utilisateurs peuvent échanger des messages entre eux.Ces messages demeurent disponibles, même pour un nouveau membre qui s’ajoute à l’équipe;

• Offrant les appels Internet audio et vidéo pour les membres d’une même équipe de même que le partage d’écran;

• Offrant le partage de fichiers et la coédition de documents en équipe;

• Intégrant diverses fonctionnalités permettant à une équipe de s’auto-organiser (OneNote, OneDrive, wiki, et plus encore);

• Étant accessible en téléchargeant l’application sur votre ordinateur ou sur vos appareils mobiles ou sur votre navigateur Internet.

• Vous êtes familiers avec les outils « Slack », « Facebook Workplace » ou « Google Meet » ?• L’utilisation de Teams devrait être relativement intuitive pour vous.

• À noter que Teams ne remplace pas tout autre répertoire de gestion documentaire du Ministère(ex. : SharePoint, répertoires du réseau).

Se connecter à Teams

Pour une utilisation optimale de votre nouvel outil, il est recommandé de toujours vous déconnecter de votre accès à distance(VPN) avant de vous connecter à Teams. Votre connexion peut s'effectuer de l'une ou l'autre des façons suivantes :

• À partir d’un appareil mobile (par exemple : iPad, iPhone, cellulaire);

• À partir de votre ordinateur personnel;

• À partir de votre ordinateur MJQ.

Démarrage rapide avec Teams (suite)

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Démarrage rapide avec Teams (suite)

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Procédure de connexionÀ partir d’un appareil mobile :1. Télécharger l’application mobile :

• Appareil Apple : Ouvrir le App Store, rechercher Teams dans la barre de recherche et cliquer sur Obtenir et ensuite cliquer sur Installer.

• Appareil Android : Ouvrir le Play Store, rechercher Teams dans la barre de recherche et cliquer sur Installer.

• Votre application est maintenant téléchargée.

2. Ouvrir votre application :• Vous devez choisir adresse professionnelle et utiliser votre adresse

courriel MJQ (prénom.nom@justice.gouv.qc.ca) pour vous authentifier ainsi que votre mot de passe MJQ (celui utilisé lors de l'ouverture de votre session Windows sur les postes de travail du Ministère).

3. Lors de votre première connexion, vous aurez à suivre les instructions afin de configurer l’authentification multifacteur.

Vous êtes maintenant prêt à collaborer à l’aide de Teams.

Démarrage rapide avec Teams (suite)

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Procédure de connexion (suite)À partir d’un ordinateur :

1. Ouvrir votre navigateur Internet et accéder à Teams à l’adresse suivante : teams.microsoft.com.• Vous devez choisir adresse professionnelle et utiliser votre adresse courriel MJQ

(prénom.nom@justice.gouv.qc.ca) pour vous authentifier ainsi que votre mot de passe MJQ (celui utilisé lors de l'ouverture de votre session Windows sur les postes de travail du Ministère) s’il vous est demandé.

2. Lors de votre première connexion, vous aurez à suivre les instructions afin de configurer l’authentification multifacteur.

3. Télécharger l’application Windows. Cette application vous permettra d’avoir accès à votre outil directement sur votre poste de travail sans passer par un navigateur Web.

4. Si vous ne souhaitez pas télécharger l'application de bureau, vous devrez utiliser l’application Web, et ce, avec votre navigateur Web Chrome sans quoi certaines fonctionnalités seront manquantes si vous utilisez Internet Explorer.

Vous êtes maintenant prêt à collaborer à l’aide de Teams.

Démarrage rapide avec Teams (suite)Interface

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Organiser/ sélectionner

vos équipes et canaux ici

Équipes

CanauxPasser des appels Internet audio et vidéo à vos contacts

Ajouter des raccourcis à vos outils de

travail

Les outils du canal

« Général »

Ajouter un onglet (par exemple : OneNote, PDF,

PowerPoint)

Effectuer une recherche

Gérer votre profil

Effectuer un appel vidéo avec votre

équipe

Initier une nouvelle conversation

Démarrage rapide avec Teams (suite)Fonctionnalités disponibles

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Activité• Consulter par exemple tous vos

messages non lus ainsi que vos réponses.

Conversation • Clavarder avec une ou plusieurs

personnes de l'organisation.

Équipes• Rechercher des canaux pour en faire partie ou créer votre propre canal. Dans les canaux, vous pouvez organiser une

réunion immédiatement (appels et visioconférences), discuter et partager

des fichiers.

Fichiers• Partager un fichier sur un canal

d’équipe ou voir tous vos fichiers partagés. Une fois partagé sur un canal,

un document devient coéditable(plusieurs membres de l’équipe le

modifie en même temps).

Appels• Gérer vos contacts, les organiser en groupe et créer rapidement des appels

Internet audio et vidéo. Les canaux d’équipe possèdent également une

fonction d’appel rapide.

Applications• Pour des questions de sécurité, il n’est

pas possible à tous et chacun d’installer de nouveaux connecteurs vers

n’importe quelle application. Une sélection restreinte a donc déjà été

effectuée par le MJQ.

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• L'icône Conversation vous permet la messagerie instantanée (chat) avec une ou plusieurs personnes.• Cliquer sur l'icône située dans le haut de la page pour démarrer une nouvelle conversation ou

choisir une conversation existante pour la continuer.• À partir de vos conversations, vous pouvez effectuer des appels Internet audio et vidéo en cliquant sur

les icônes situées en haut, à droite.

Conversation

Démarrage rapide avec Teams (suite)Fonctionnalités disponibles (suite)

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• Les équipes sont des groupes de personnes rassemblées pour le travail,les projets ou les intérêts courants.

• Les équipes sont composées de canaux :• Chaque canal est créé autour d'un sujet comme par exemple un projet, un sous-groupe

ou une réunion statutaire;• Les canaux sont l'endroit où vous organisez des réunions, des conversations et travaillez

sur des fichiers ensemble;• Les membres d'une équipe ont accès à tous les canaux de cette équipe.

• À partir de vos canaux, vous pouvez effectuer des appels Internet audioet vidéo.

• Chaque gestionnaire est le propriétaire de son équipe(unité administrative) : il peut ajouter des membres ou leur déléguerdes droits de propriété (ambassadeurs).

• À l'intérieur d'une équipe, le propriétaire (ou ses ambassadeurs) peutcréer des sous-équipes via les canaux.

• Pour la création d'une équipe de collaboration multidisciplinaire(comités, projets ou autres), vous devez effectuer une demande àl'équipe de support, sous réserve d'approbation de votre gestionnaire.

• Il importe de respecter la nomenclature établie lorsque vous créez uneéquipe ou effectuez une demande de création auprès de l'équipe desupport. Veuillez vous référer au document Créer une équipe Teams.

Équipes

Canaux

Équipes

Démarrage rapide avec Teams (suite)Fonctionnalités disponibles (suite)

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• Tel que présenté dans les diapositivesprécédentes, vous pouvez effectuer des appelsInternet audio et vidéo à partir de vos icônesConversation, Équipes ou encore Appels.

Appels

Démarrage rapide avec Teams (suite)Fonctionnalités disponibles (suite)

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Planifier une rencontre

Démarrage rapide avec Teams (suite)Fonctionnalités disponibles (suite)

• Dans l’icône Calendrier, cliquer sur Nouvelle réunion.• Vous pourrez sélectionner la date et l’heure de votre réunion

et y inviter des participants. À noter que l’ajout desparticipants n’envoie pas de courriel dans GroupWise, maiss’ajoute automatiquement à leur calendrier Teams.

• Si vous souhaitez notifier les participants de la réunion parcourriel, vous devrez leur faire suivre le lien de la réunion viaune rencontre ou un courriel GroupWise.

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Rejoindre une rencontre

Démarrage rapide avec Teams (suite)Fonctionnalités disponibles (suite)

• Si la rencontre se retrouve dans votre calendrier Teams, vousn’avez qu’à sélectionner Rejoindre.

• Si vous avez reçu le lien de la convocation par courriel, vousn’avez qu’à cliquer sur Rejoindre la réunion Microsoft Teams.

• Une fois joint à la réunion, vous devez sélectionner Rejoindremaintenant.

ou

Sécurité et règles d’encadrement

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• Teams est un outil, configuré par le ministère de la Justice;• Les données et la plateforme sont hébergées au Canada; • Les documents déposés dans Teams sont enregistrés automatiquement dans l’environnement

infonuagique;• Les documents déposés et modifiés sont enregistrés automatiquement lorsque des

modifications sont effectués;• Pour un appareil mobile ou un ordinateur du MJQ : il sera possible de télécharger vos

documents et d’effectuer des envois par courriel;• Pour un appareil mobile ou un ordinateur personnel : il ne sera pas possible de télécharger

vos documents de même que l’envoi par courriel;• L’enregistrement des appels vidéos ne sera pas possible.

Soutien

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Pour toute question au sujet de Teams, contactez-nous à l’adresse courriel suivante :

teams.soutien@justice.gouv.qc.ca