Guide de gestion intégrée des documents

Micheline Bélanger

Archives nationales du Québec

Le 10 mai 2001

Gestion intégrée des documents

• Gestion intégrée des documents sur tous supports afin de satisfaire aux exigences de la PES et du projet de loi 161 basé sur la neutralité technologique et l’équivalence fonctionnelle des documents

• Gérer le chaos actuel des doubles (à la fois sur supports papier et électronique) et des versions

Document Définitions

• Loi sur les archives : tout support y compris les données qu’il renferme lisibles par l’homme ou par machine…..

• Projet de loi 161 : information portée par un support, délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d ’images…….

Banque de données

• Est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l ’information qui y est inscrite

• Certains impacts : dépôt légal, la gestion actuelle des banques de données par les informaticiens

Gestion intégrée des documentsHistorique du Guide

• Chantier en ingénierie documentaire

• Projets pilotes ministériels

• Programme de partenariat interministériel

• Commission parlementaire/projet de loi 161

• Lettre du GRGD au ministre responsable

Gestion intégrée des documentsÉtat d’avancement du projet

Guide

• Mandat du ministre David Cliche

• Comité provisoire de démarrage du projet

• Architecture du Guide

• Définition et obtention du financement

ConclusionsComité provisoire de démarrage

La DGIGRI reconnaît le Chantier en ingénierie documentaire comme un domaine prioritaire d’intervention et de soutien

• La DGIGRI s’engage à intégrer ce dossier comme composante majeure de l’architecture d’entreprise gouvernementale

La DGIGRI s’engage à supporter financièrement le projet de développement du guide de gestion électronique des documents dans une proportion à définir

La DGIGRI souhaite que des efforts financiers de gestion documentaire menés dans plusieurs ministères soient canalisés dans une expérience gouvernementale menant à la réalisation du Guide 

• La DGIGRI s’engage à susciter la participation de la Direction générale des services informatiques gouvernementaux (DGSIG) au projet, selon des modalités à convenir 

• Les Archives nationales s’engagent à accepter la responsabilité de porteur du dossier en ingénierie documentaire 

• Les Archives nationales acceptent la direction du projet de développement du guide de gestion électronique des documents et consentent à y apporter un soutien financier dans une proportion à définir 

• Les Archives nationales communiqueront avec le Comité des responsables de l’informatique du secteur public (CRISP) afin de présenter le projet à la commission pertinente et, éventuellement, à tous les membres du CRISP 

Priorité conservation

• XML production et conversion / documents

• Schémas XML / acte d ’enregistrement,…..

• Attribution de métadonnées

• Enregistrement institutionnel

• Clefs de signature électronique

• OAIS (Open Archival Information System)

Open Archival Information System

• Modèle de référence pour assurer la préservation et l ’accessibité de l ’information à long terme

• Norme ISO pilotée par la NASA pour toute organisation qui doit assurer la conservation de son information numérique

http://www.ccsds.org/RP9905/650x0r1.pdf

PrioritéRéutilisation des connaissances

• La réutilisation des connaissances par le développement, entre autres, des schémas XML est le principe premier de la société du savoir

• Registre gouvernemental de schémas qui alimentera ou pourra être alimenté par des registres internationaux

Objectifs du Guide

• Contribuer au développement de la gestion efficace de l’information gouvernementale par le développement, entre autres, d’un langage commun pour tous les intervenants impliqués dans la gestion de cette ressource

• Contribuer à une meilleure tenue des dossiers gouvernementaux pour permettre la reddition de comptes auprès des citoyens

• Aider les ministères et organismes à progresser dans la voie d’une gestion documentaire moderne et intégrée

• Développer et expérimenter des prototypes d’application des services communs pour la création et la gestion des documents

Objectifs du Guide

Compléter certains travaux du Chantier d’ingénierie documentaire et intégrer les résultats dans le Guide par :

la documentation des lignes directrices des documents de référence selon une sémantique internationale

la validation pour utilisation par des automates des métadonnées relatives aux transactions

l’harmonisation des principes et des concepts de gestion documentaire avec ebXML pour les échanges électroniques

l’élaboration des lignes directrices pour assurer la confidentialité et l’archivage à long terme des clés privées et publiques

la classification, l ’indexation et l’adaptation des calendriers de conservation des documents

Architecture du Guide

• Prémisses de la gestion intégrée

• Cadre de gestion documentaire (rôles, resp.)

• Cadre normatif et lignes directrices

• Classification, règles de conservation

• Modèle complet de gestion intégrée

• Scénarios d’évolution

• Outils de gestion et de formation

ArchitecturePrémisses de la gestion intégrée

• Les enjeux, les bénéfices et les risques• La norme internationale ISO 15 489 de

gestion des documents• Adaptation de la norme au contexte

québécois• Le projet de loi 161• Sensibilisation du SSRH aux nouvelles

responsabilités

ArchitectureCadre de gestion

• Nouveaux rôles professionnels

• Responsabilités des intervenants

• Définition des autorités d ’enregistrement, de certification, des services communs

• Cadre de délégation d’autorité

• Méthode de modélisation utilisée : UMM

ArchitectureCadre normatif

• Les normes

• Les lignes directrices

• Les profils de métadonnées

• Réalisation des schémas de profils de métadonnées

ArchitectureRègles /classif., index., conserv.

• Concepts, méthodes et outils

• Classification à facettes

• Utilisation du thésaurus de l’activité gouvernementale et ajustement si requis

• Calendrier de conservation des documents

• Interactions logiques dans les interfaces d’application et prototypes

ArchitectureModèle complet

• Définition et description du modèle complet de la gestion intégrée du cycle de vie d’un document, sous l’angle de sa conservation ou de son enregistrement institutionnel, de sa création à sa disposition par sa destruction sécuritaire s’il y a lieu ou son versement aux ANQ ou son dépôt légal à la BNQ.

ArchitectureScénarios d ’évolution

• Évolution de la gestion des documents par étapes successives selon un cadre à définir pour permettre aux organisations de progresser vers une certaine maturité de leur gestion documentaire et d’atteindre la situation cible définie dans le modèle complet respectant les exigences de la PES et du projet de loi 161.

ArchitectureOutils de gestion et de formation

• Définir une méthode de gestion de projet pour les projets de gestion intégrée des documents.

• Adapter les méthodologies de développement de systèmes informatiques

• Produire des outils et des guides qui permettront aux responsables de la gestion des documents de sensibiliser et de former les intervenants ministériels.

Gestion du projet du Guide

• Un comité directeur formé de gestionnaires.

• Un comité de travail formé de professionnels.

• Les M/O représentés sur ces comités : le SSIRI, le SSSG, les ANQ, le MJQ, le GRGD, les sites pilotes, la BNQ pour le dépôt légal.

Le financement

• Évaluation du projet : 600 000 $• En grande partie par le Conseil du trésor• Possiblement une partie par le MCC• Ressources humaines et technologiques fournies

par les M/O sites pilotes• Le budget pour démarrer le projet est disponible• Début des travaux en septembre

À venir

• Définir et rédiger l’appel d ’offres, les contrats pour les universitaires

• Choix de l ’intégrateur de logiciels

• Choix du rédacteur du Guide en hypertexte

• Engagement officiel des M/O au projet au niveau des directeurs et des sous-ministres

• Constituer les comités de gestion du projet

• Démarrer les travaux

Références

• Rapports du chantier en ingénierie documentaire :

http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm

• Projet de loi concernant le cadre juridique des technologies de l ’information

http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/loi.htm

Références

• Modélisation UMM utilisant le langage UML

http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/norme84.htm

• Lignes directrices pour la description des documents / métadonnées

http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/introduction.htm