Guide de l’adoption · 2017-04-06 · a acheté Office365. Ce choix a-t-il été dicté par des impératifs techniques, fait-il partie du cycle de modernisation dessystèmes informatiques

Guide de l’adoption

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Préface

Rejoignez la communauté Drive Adoption

http://aka.ms/driveadoption

Les interactions entre individus, tant dans leur vie privée que professionnelle, ont évolué de manière spectaculaire au cours de ces dernières années, et le monde est désormais un gigantesque réseau connecté. Aujourd’hui, tout le monde s’attend à cette nouvelle donne s’étende aussi aux tâches professionnelles. Office 365 permet à votre organisation d’être plus connectée, plus collaborative et plus structurée dans le travail. Toutefois, cela ne sera possible que si les membres de votre organisation s’embarquent dans cette aventure avec vous.

Ce guide a été créé pour les organisations qui cherchent à tirer le meilleur parti de leur investissement dans Office 365. Il se présente sous la forme d’un guide détaillé permettant à votre organisation d’identifier et d’exécuter certaines tâches qui auront un impact positif optimal sur son fonctionnement.

Microsoft s’est appuyé sur des années d’expérience concernant les parcours des clients d’Office 365, pour élaborer un guide pratique et exploitable à partir de cas concrets.

Nous espérons que ce guide vous sera une source d’inspiration quant à vos possibilités et que vous l’apprécierez, l’utiliserez et le partagerez avec les membres de votre organisation. N’hésitez pas à nous faire parvenir vos commentaires via la communauté Drive Adoption à l’adresse :


Et n’oubliez pas, vous n’êtes pas seul dans cette transition. Des milliers d’organisations comme la vôtre déploient actuellement Office 365 et vous pouvez échanger avec elles au sein de cette communauté.

Révolutionnez votre manière de travailler, pour parvenir à des résultats encore meilleurs.

BAMÉLIOREZ L’ENGAGEMENT DE L’UTILISATEUR ET FAVORISEZ L’ADOPTION

IDENTIFIER/HIÉRARCHISER LES

SCÉNARIOS D’ENTREPRISE

IDEN

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CRÉER UN PLAN DE RÉUSSITE

INTÉGRATION TECHNIQUE

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MESUREZ, PARTAGEZ, RÉUSSISSEZ ET ITÉREZ

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ÉRER UNE VALEUR AJOUTÉE

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GÉREZ ET PRÉPAREZ LE CHANGEMENT

4

1

3

2

4 5

Pour réussir avec Office 365, vous devez vous assurer que cette solution aide l’ensemble de vos collaborateurs à être plus performant dans leur travail.

Avant de passer au déploiement, prenez un peu de recul et réfléchissez à la raison pour laquelle votre organisation a acheté Office 365. Ce choix a-t-il été dicté par des impératifs techniques, fait-il partie du cycle de modernisation des systèmes informatiques ou avez-vous identifié des besoins particuliers dans votre secteur d’activité ?

L’adoption passe par la compréhension de vos objectifs commerciaux et de l’utilisation des solutions Office 365 pour les atteindre. Vous devez vous assurer que vos collaborateurs comprennent les avantages des solutions que vous leur apportez et se les approprient. La résistance au changement est naturelle. Vos collaborateurs doivent donc savoir ce qu’ils ont à y gagner.

Chez Microsoft, nous souhaitons que vous tiriez le meilleur parti de votre investissement dans Office 365 et la planification constitue une étape essentielle pour y parvenir. Ce guide d’adoption a pour unique but de vous assister dans le processus d’adoption. Il est organisé en trois étapes essentielles :

01Phase 1 : Concevez Identifiez les principales parties prenantes, constituez votre équipe, déterminez et classez par ordre de priorité les scénarios d’entreprise, et collaborez avec les principales parties prenantes pour élaborer un plan de réussite de l’adoption d’ Office 365 dans votre organisation.

Phase 2 : Intégrez Mettez en œuvre votre plan de réussite pour intégrer la nouvelle technologie dans votre organisation et aider vos collaborateurs à travailler mieux. Commencez par un programme d’adoption précoce, avant de l’étendre à l’ensemble de votre organisation.

02Phase 3 : Générez une valeur ajoutée Valorisez l’investissement consenti dans Office 365 en stimulant l’intérêt des utilisateurs et en favorisant l’adoption. Gérez et anticipez le changement en évaluant et en partageant la réussite d’Office 365, sans oublier d’identifier les aspects qui méritent une attention particulière en vue des futures améliorations.

03

Découvrez les principaux critères qui conditionnent l’adoption d’Office 365 :

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

Pour nous, il est capital de se déplacer au rythme du changement, et de ne pas porter préjudice à l’entreprise. Notre partenariat avec l’équipe FastTrack a été fantastique. Ils nous ont aidés à surmonter nos nombreux défis en matière d’intégration, ainsi qu’à configurer stratégiquement nos processus métier et nos changements d’activité.– Omar Bhatti, Directeur principal, CSC

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Nous vous aiderons à atteindre cet objectif avec le Centre FastTrackLe Centre FastTrack est une équipe de plusieurs centaines d’ingénieurs du monde entier qui permettent aux professionnels de l’informatique et aux partenaires à travers le monde d’exploiter au mieux Office 365.

Si vous êtes client Office 365 et que vous possédez au moins 50 licences dans le cadre d’un plan éligible, vous pouvez demander une intégration et bénéficier d’un support personnalisé à distance. Nos ingénieurs FastTrack vous aideront à planifier votre projet Office 365, évaluer votre environnement technique et à migrer les données vers Office 365*. De plus, ils vous fourniront des conseils de correction et une aide pour favoriser l’adoption de la solution par les utilisateurs.

Découvrez la vidéo du Centre FastTrack : http://aka.ms/meetfasttrack

Commencez dès maintenant

http://fasttrack.microsoft.com

Nous vous aiderons à atteindre cet objectif avec le Centre FastTrack

* Services de migration disponibles pour les clients ayant plus de 150 licences éligibles

Phase 01.ConcevezConstituer l’équipe appropriée et disposer d’une liste d’objectifs commerciaux à atteindre avec l’aide d’ Office 365 sont deux aspects très importants pour planifier le lancement et le déploiement. Cela conditionne l’intérêt de vos collaborateurs pour Office 365 et leur adhésion à votre initiative au sein de votre organisation.

Au cours de cette phase, vous apprendrez à sélectionner en interne les bonnes personnes pour mener à bien vos projets avec Office 365, à créer votre propre liste de scénarios d’entreprise Office 365 et à élaborer un plan de réussite en adéquation avec vos objectifs commerciaux.

Phase 01 : Concevez

Rôle Responsabilités Service

Sponsor exécutif Communiquez la vision de la direction et l’intérêt d’Office 365 pour l’entreprise Direction

Propriétaire de succès Assurez-vous que les objectifs métier sont atteints pour un déploiement d’Office 365 Tous les services

Champions Aidez à promouvoir Office 365 et gérez les objections des utilisateurs finaux Tous les services (personnel)

Chef de projet Supervisez le lancement et le processus de déploiement d’Office 365 Gestion de projet

Responsable de la formation

Gérez le programme de formation et/ou les ressources pour votre déploiement d’Office 365

Service informatique et/ou Ressources humaines

Chefs de service Identifiez la façon dont les services utiliseront Office 365 et encouragez l’implication des utilisateurs Tous les services (direction)

Spécialiste informatique Supervisez tous les aspects techniques du déploiement, y compris le lancement Informatique

Responsable RH Intégrez Office 365 aux processus RH et gérez le contenu RH sur Office 365 Ressources humaines (direction)

Responsable de la communication Supervisez les communications concernant Office 365 à l’échelle de l’entreprise Informatique et/ou

communications d’entreprise

Responsable de communauté

Gérez l’activité du réseau Yammer au quotidien, fournissez des conseils et expliquez les pratiques d’excellence

Informatique et/ou communications d’entreprise

Responsable du site SharePoint

Aidez à gérer la stratégie du site SharePoint pour l’entreprise, servez d’intermédiaire entre les services métier et le service informatique

Service informatique et/ou personnel

Rôle

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Identifiez les principales parties prenantes et constituez votre équipe

La première règle d’une adoption réussie est la création d’une équipe dynamique composée d’intervenants clés et des principales parties prenantes pouvant mener et effectuer le changement d’autres. Une stratégie d’adoption réussie commence par une équipe d’individus impliqués, représentant tous les secteurs de votre organisation.

Utilisez le tableau pour comprendre qui sont les différentes parties prenantes, leurs rôles et leurs responsabilités dans le cadre d’un déploiement d’Office 365 réussi.

Étape 01 : Identifiez les principales parties prenantes et constituez votre équipe

Pour comprendre les rôles clés, ce que l’on attend de votre équipe et pourquoi ils sont nécessaires, rendez-vous sur :


Étape 1.

Étape 01 : Identifiez les modèles d’utilisateurs clés et constituez votre équipe

Conseils et astuces

1. Un membre de votre équipe peut assumer plusieurs rôles.

2. Il est essentiel de s’assurer le soutien de la direction lorsque vous identifiez des parties prenantes importantes au sein

de votre organisation. Si vous parvenez à impliquer l’équipe de direction et les parties prenantes clés, cela créera un

engagement d’entreprise suffisamment important pour tenir la cadence du projet et mettre en œuvre l’adoption des

utilisateurs.

Avertissement

Veuillez noter que chacun de ces rôles est générique. Selon la taille et la composition de votre organisation, certains

rôles peuvent se confondre ou s’avérer inutiles.

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Qu’est-ce que le parrainage d’entreprise et pourquoi est-il important ?

Les sponsors exécutifs sont des leaders clés au sein de l’organisation et leur participation est essentielle à l’adoption des employés. Ils ont la plus grande influence sur la culture de l’entreprise et peuvent communiquer activement concernant la valeur et les avantages d’une nouvelle technologie et la façon de travailler dans toute l’organisation. Elle peut également apporter des connaissances essentielles au regard des objectifs clés de l’entreprise et des difficultés courantes à surmonter, et c’est alors qu’Office 365 revêt toute son importance.

Les sponsors exécutifs fixent les objectifs généraux de l’entreprise.

Étape 01 : Qu’est-ce que le parrainage d’entreprise et pourquoi est-il important ?

Conseils et astuces

Lorsque vous identifiez vos soutiens, essayez d’inclure des personnes clés provenant des secteurs d’activité concernés

par le changement.

Juillet 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Tous droits réservés. Reproduction autorisée.

Les recherches indiquent que les projets de transformation sont plus efficaces lorsqu’il est soutenu par un membre de la direction. Plus de 85 % des personnes sondées ont indiqué que lorsque le PDG était assez ou très visible, le projet de transformation était un succès ou un immense succès.

Les soutiens au sein de la direction doivent :

Aider l’équipe du projet à identifier et à hiérarchiser les scénarios d’entreprise à utiliser

Jouer un rôle en expliquant à d’autres dirigeants de l’organisation comment l’organisation prévoit d’utiliser Office 365 pour atteindre ses objectifs commerciaux

Veillez à ce que les parrains au sein de la direction comprennent le b.a.-ba

Participation active

Création d’une coalition

Communication directe

avec leurs collaborateurs au sein de la direction

et visible

avec les employés

Étape 01 : Qu’est-ce que le parrainage d’entreprise et pourquoi est-il important ?

Participer activement au projet et utiliser les fonctionnalités d’Office 365 pour que les utilisateurs finaux adoptent plus facilement ces nouveaux outils et se comportent davantage comme vous l’espérez.

Pour plus d’informations sur la façon dont un soutien au sein de la direction peut contribuer au succès du déploiement de votre projet Office 365, consultez https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

Copyright Prosci®. Tous droits réservés.

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Qu’est-ce que les propriétaires de succès et pourquoi sont-ils importants ? La configuration du succès des propriétaires au sein de votre organisation est importante pour s’assurer que les objectifs commerciaux définis pour Office 365 sont atteints. Ils sont responsables de s’assurer que les gens utilisent le service et bénéficient.

Les propriétaires de succès doivent :

Veiller à ce que les gens utilisent et bénéficient d’Office 365

Vérifier que les personnes adéquates sont impliquées

Transposer les objectifs commerciaux définis par votre organisation pour Office 365 en scénarios Office 365

S’assurer que la communication et la formation ont été correctement mises en place

Étape 01 : Qu’est-ce que les propriétaires de succès et pourquoi sont-ils importants ?

Qu’est-ce que les champions et pourquoi sont-ils importants ?

La création et la mobilisation des champions d’Office 365 au sein de votre organisation sont des tâches capitales dans le processus d’adoption d’Office 365.

L’obtention de l’adhésion de chaque utilisateur à travers une organisation est un défi. Les champions peuvent faciliter ce défi et jouer un rôle important dans l’adoption de l’Office 365. Ils sont informés, s’engagent à approfondir leur expertise et sont prêts à former et à assister leurs pairs. Ils aident à transposer Office 365 dans la réalité de leur département ou équipe.

Les champions doivent :

Créez votre propre programme

Pour obtenir plus de ressources et de supports qui vous aideront à créer vos propres champions Office 365, téléchargez ce guide :


Promouvoir Office 365 et son intérêt auprès des équipes

Aider les gens de leur équipe à comprendre leur intérêt

Faire connaître Office 365 via les canaux de communication informels

Aider à attirer de nouveaux utilisateurs, fournir des conseils et partager les pratiques d’excellence.

Fournir des retours d’informations à l’équipe de projet concernant au sujet de l’adoption et de l’implication des utilisateurs

Étape 01 : Qu’est-ce que les champions et pourquoi sont-ils importants ?

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Utilisez les groupes Office 365 pour planifier votre projet et collaborez sur des documents liés à votre mise en œuvre d’Office 365

Utilisez le Planificateur Microsoft pour gérer votre projet de mise en œuvre d’Office 365 au jour le jour

Utilisez Yammer pour créer, gérer et développer votre communauté de Champions d’Office 365

Utilisez Skype Entreprise pour organiser des réunions en ligne avec votre équipe de projet et en effectuer le compte rendu dans Microsoft OneNote

Étape 01 : Utilisez Office 365 pour collaborer avec les membres de votre équipe de lancement

Étape 02 : Identifiez et classez les scénarios d’entreprise par ordre de priorité

Identifiez et classez les scénarios d’entreprise par ordre de priorité

Étape 02. L’identification et la définition de vos scénarios d’entreprise constituent une étape importante pour vous assurer que votre organisation tire pleinement parti de son investissement dans Office 365 et met en œuvre une adoption fluide. Les scénarios d’entreprise décrivent comment vos collaborateurs vont utiliser Office 365 pour relever les défis commerciaux ou atteindre les objectifs fixés.

Définissez des scénarios d’entreprise précis dont vous pouvez mesurer la réussite efficacement et à partir desquels vous pouvez obtenir des résultats tangibles

Aidez les équipes à comprendre comment Office 365 peut les aider à être plus performantes

Les scénarios d’entreprise améliorent la compréhension et la préparation en replaçant les produits dans leur contexte ; les utilisateurs sauront quand et comment les utiliser

L’utilisation des multiples applications et services d’Office 365 tout au long de la planification et de la mise en œuvre du déploiement peut contribuer à cette réussite. En familiarisant ainsi l’équipe avec l’application, vous contribuez à son utilisation par les collègues. Voici quelques exemples :

Pourquoi les scénarios d’entreprise sont importants

Ma plus grande satisfaction a été de voir comment tout le monde s’est mobilisé pour réussir cette transformation globale.

Nous avons mis sur pied des équipes dédiées qui ont effectué un gros travail de planification en amont. Et Yammer a joué un rôle essentiel. Les équipes se sont constituées dynamiquement et ont travaillé en parallèle avec les groupes chargés de la mise en œuvre dans chaque pays. Les conversations ont fleuri partout et cela s’est révélé un atout fantastique pour le support des utilisateurs finaux.

Avant la fin du déploiement d’Office 365, je me demandais déjà comment nous aurions fait sans cet outil.

– Andy Tidd, DPI, ABB

Utilisez Office 365 pour collaborer avec les membres de l’équipe de lancement

Reposez-vous sur l’expérience d’autrui Rejoignez la communauté ! Au sein de la communauté Drive Adoption qui fait partie de la communauté Microsoft Technology, vous pouvez échanger

avec des milliers de clients Microsoft et analyser les scénarios qui ont fonctionné pour eux.

Qu’est-ce que cela va m’apporter ?

Mises à jour des produits

Contact avec des ingénieurs

Collaboration avec vos homologues.

Commencez à parler à vos homologues dès maintenant : rejoignez la communauté Driving Adoption


Établissement de relations

Ressources utilisateur supplémentaires

Reposez-vous sur l’expérience d’autrui

16 17Étape 02 : Identifiez et classez les scénarios d’entreprise par ordre de priorité

Page de la communauté sur le processus d’adoption

Encourager les discussions et partager les pratiques d’excellence

Consultez les dernières conversations

Voir ce dont parle la communauté

Rejoignez les espaces

Des discussions ciblées sur des thèmes spécifiques de

la communauté

Communiqués sur le processus d’adoption

Consultez les derniers communiqués

CommunautéDécouvrez qui fait partie

de la communauté


Trouvez des scénarios d’entreprise dans la Bibliothèque de productivité

Nous avons réuni de nombreux scénarios d’entreprise dans notre Bibliothèque de productivité pour vous aider à trouver

des modes d’utilisation d’Office 365 bénéfiques pour votre organisation.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

En tant que membre de...

[Équipe]

Je veux…[Description de ce que je veux faire]

En utilisant[Application

spécifique de la technologie]

Je sais que j’aurai atteint mon objectif

quand...[Évaluation du succès

des solutions]

1918

Identifiez les scénarios d’entreprise

Pour identifier les scénarios d’entreprise, le meilleur moyen est d’impliquer les personnes qui vont encourager et soutenir le changement dans l’organisation. Organisez quelques ateliers et conviez-y les directeurs de service, les chefs de projet, le service informatique et d’autres parties prenantes qui pourront contribuer à réfléchir à la façon d’utiliser Office 365 dans votre organisation. Les questions suivantes constituent un excellent point de départ pour identifier les scénarios d’entreprise :

Quelles sont les difficultés de l’organisation en matière de communication et de collaboration ?

Quels sont les domaines dans lesquels votre organisation voudrait apporter des améliorations ?

Quelles sont les initiatives stratégiques de l’organisation ou les projets de transformation en cours qu’Office 365 peut prendre en charge ?

Quelles méthodes de communication et de collaboration sont généralement mieux accueillies que d’autres par votre organisation ?

En quoi consiste le processus de rédaction, de distribution et de partage des informations ?


En tant que membre de l’équipe de

Gestion des ventes

Je veux avoir une seule version

de la proposition que tout le monde peut consulter et modifier plutôt que d’envoyer différentes versions par e-mail

à l’équipe

Utiliser un site SharePoint pour stocker et partager de

façon centrale une seule version d’une proposition de vente que mon équipe peut éditer en co-création dans Word et PowerPoint

Je sais que j’aurai atteint mon objectif quand

mon équipe commerciale pourra

créer des propositions plus facilement et

consacrer davantage de temps aux tâches

commerciales

Pour commencer à élaborer vos propres scénarios d’entreprise, étudiez la structure suivante :

En tant que membre de l’[ÉQUIPE]

Je souhaite [DESCRIPTION/ACTION]

En utilisant [APPLICATION SPÉCIFIQUE DE LA TECHNOLOGIE]

Je sais que je peux y parvenir si [MESURE DU SUCCÈS D’UNE SOLUTION]

Vous ne savez pas exactement par où commencer ?


Office 365 offre la technologie visant à améliorer la communication et la collaboration internationales. Nous utilisons la vidéoconférence, les présentations et le partage de bureau pour travailler avec nos partenaires.

– Klaus Huelsewiesche, Chef des systèmes informatiques pour R&D, Blanchisserie et entretien de la maison chez Henkel

Faible

Moyen

Élevé

Impa

ct

Difficulté

Faible Moyenne Élevée

Messagerie instantanée pour tous

Remplacer le système téléphonique traditionnel par le Cloud PBX

Flux de travail de révision de stratégie RHFormation au produit dans une vidéo d’Office

E-mails dans le cloud

Groupe Yammer des nouveaux employés

2120

Classez vos scénarios d’entreprise par ordre de priorité Comme Office 365 peut avoir un impact positif sur votre entreprise, il est important de classer vos scénarios d’entreprise par ordre de priorité pour bien cerner l’aspect sur lequel vous devez vous concentrer.


Comment classer vos scénarios par ordre de priorité

Reportez-vous au graphique ci-dessous et placez vos scénarios d’entreprise sur le graphique en fonction du niveau d’impact attendu sur l’organisation et de la difficulté de l’objectif. Ici, vous visualisez les scénarios qui ont l’impact le plus important et le plus rapide, et vous pouvez identifier les projets les plus difficiles qui peuvent être importants mais qui nécessiteront davantage de planification.

Conseils et astuces

Il est utile de réfléchir à ce qui va valoriser le plus vos employés avant tout. Certaines des choses que vous pouviez penser faire

tout de suite (comme la migration des messages) peuvent ne pas présenter une valeur visible immédiate. Il peut être intéressant

de se concentrer sur ce qui est le plus visible (par exemple, donner accès à la messagerie instantanée à tout le monde).


2322

Définissez vos critères de réussite

Lorsque vous développez vos scénarios d’entreprise idéaux, il est crucial de définir des critères de réussite formels pour mesurer l’impact de votre déploiement Office 365.

Identifiez les indicateurs de performance clés (KPI) qui peuvent s’améliorer en fonction de votre organisation en adoptant divers scénarios d’entreprise (par exemple, la réduction des coûts, l’augmentation de la satisfaction de la clientèle, l’amélioration de l’engagement des employés, la réduction du délai de traitement d’une commande)

Évaluez votre situation avant de mettre en place Office 365. Établissez vos indicateurs KPI et recueillez des données de base sur les connaissances actuelles de votre utilisateur sur Office 365

Choisissez des critères qui vous aideront à montrer l’impact d’Office 365 sur votre organisation à l’équipe de direction

Étape 02 : Définissez vos critères de réussite

Comment définir vos critères de réussite :

Vous devez déterminer ce qui doit être mesuré et la façon dont vous allez recueillir des données quantitatives et qualitatives.

Tenez compte des éléments suivants pour vous aider à définir vos critères de réussite :

Utilisez la méthodolo-gie SMART pour vous guider

Lorsque vous esquissez vos critères de réussite, pensez à la méthodologie SMART pour vous guider dans l’établissement d’objectifs percutants :

Clairs et sans ambiguïté ; répondant aux questions « Quoi, pourquoi, qui et où ? ».

Spécifique :

Concret ; démontrant clairement une progression.

Mesurable :

Raisonnables ; non extrêmes.

Atteignable :

En accord avec les réalités des parties prenantes.

Réaliste :

Lié à une date cible précise ; répondant à la question « Quand ? ».

Temporellement défini :

Étape 02 : Définissez vos critères de réussite

Critères de réussite Méthode/source Mesure Exemple d’objectif

Meilleure adoptionL’augmentation de l’utilisation est liée à l’adoption de la technologie par les utilisateurs.

QuantitativeRapports Office 365

Utilisation de la boîte aux lettresUtilisation de SharePointMessages instantanés et conférences Skype EntrepriseMinutes audio de Skype Entreprise utilisées

La comparaison des rapports d’utilisation avant et après le déploiement montrera une augmentation de l’adoption de 10 % par mois.

Efficacité des formationsL’augmentation de l’utilisation montre l’efficacité des formations.

QuantitativeRapports Office 365

QualitativeSondages auprès des utilisateurs finauxGroupes Yammer et commentaires

Utilisation de la boîte aux lettresUtilisation de SharePointMessages instantanés et conférences Skype EntrepriseMinutes audio de Skype Entreprise utiliséesSatisfaction des employés

La comparaison des rapports d’utilisation avant et après les formations montrera une augmentation de l’adoption mois après mois.Le niveau de satisfaction net des employés est de plus de 130 d’après l’enquête finale sur les formations.

Réduction des coûts d’exploitationL’augmentation de l’adoption d’Office 365 correspond à une baisse de l’utilisation des conférences téléphoniques, des frais de déplacement et de l’allocation des ressources.

QuantitativeRapports Office 365Rapports financiers/comptablesRapports du support techniqueRapports de frais de déplacements et téléphoniquesMesures de production

Utilisation de la boîte aux lettresUtilisation de SharePointUtilisation et facturation de services d’audioconférenceFrais de déplacements et téléphoniquesAppels au support technique

La comparaison des rapports avant et après le déploiement d’Office 365 montrera les économies réalisées. Après le déploiement, l’utilisation de services de conférence téléphonique tiers devrait afficher une baisse de 10 % par mois.

Gain de productivitéL’augmentation de l’adoption d’Office 365 accélère les communications, la prise de décisions et l’exécution des tâches.


Temps nécessaire à l’exécution des projets

Les temps de traitement des commandes des clients devraient baisser de 15 % en 6 mois.

Meilleure collaborationMeilleures communications entre les équipes et entre les sites.


Satisfaction des employésGain de temps

Les équipes qui travaillent depuis plusieurs emplacements feront part d’un sentiment de cohésion accrue vis-à-vis de leurs coéquipiers dans les trois mois suivant le déploiement de Skype Entreprise.

Satisfaction accrue des employésLa flexibilité des conditions de travail améliore la satisfaction des employés qui s’investissent davantage, sont moins stressés et trouvent un meilleur équilibre entre travail et vie privée.


Satisfaction des employés La satisfaction des employés augmente de 15 % en 6 mois.

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Exemples de critères de réussite

Pour vous aider à définir vos critères de réussite, examinez certains des exemples ci-dessous :

Étape 02 : Exemples de critères de réussite

Créez un plan de succès

Étape 03. Un plan de succès est essentiel pour votre lancement car il vous fournit une feuille de route pour atteindre vos objectifs avec Office 365.

Comment créer votre réussite commerciale

Étape 03 : Créez un plan de succès

05.Entrez les critères de

réussite sous « Avantages »

06. Ajoutez les parties prenantes

du projet au plan dans l’onglet « Équipe »

01. Connectez-vous au site FastTrack à l’aide de votre Office 365 Identifiant de l’organisation. http://www.fasttrack.microsoft.com

02. Cliquez sur « Démarrer un nouveau plan » pour démarrer votre plan de réussite.

03. Cliquez sur la vignette « Cas d’entreprise » de la page d’accueil du plan de réussite.

04.Sélectionnez les scénarios

d’entreprise

Découvrez comment Henkel a planifié la réussite d’Office 365

Approche communeLa prise en comptedes utilisateurs finaux n’est pas une priorité. Par exemple, « un e-mail avec un lien vers la formation »

Approche idéaleL’adoption par les utilisateurs finaux est un flux de travail parallèle, intégré au déploiement.

Chronologie du déploiement Chronologie du déploiement

Ress

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ploi

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t

Ress

ourc

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Planification et activités axées sur l’utilisateur

Trajectoire d’adoptionPlanification et exécution du déploiement technique

26 27

Vous êtes maintenant prêt à planifier vos activités d’adoption

Lorsque vous planifiez votre travail d’adoption, il est important d’avoir une vision qui va au-delà de votre lancement initial. De nombreuses organisations considèrent l’adoption par les utilisateurs comme un élément secondaire, en vertu d’une croyance commune selon laquelle les nouvelles technologies sont utilisées si elles sont disponibles. Mais cet aspect mérite une attention toute particulière, car c’est la base sur laquelle vous allez vous appuyer. Les utilisateurs pouvant résister au changement, cette étape doit être planifiée et mise en œuvre en même temps que la planification du déploiement de votre technologie. Donc, continuez ! Vous êtes sur le point de créer un plan de succès exceptionnel.


DSI, Comité de direction, Base de données de la productivité de l’entreprise

En général, seuls 34 % des utilisateurs sont désireux d’utiliser les nouvelles technologies déployées.

Une multitude d’activités, de modèles, de conseils d’événement et de formation vous aideront à planifier une adoption d’Office 365 réussie. L’utilisation de ces ressources est idéale pour optimiser l’adoption, mais nous savons que les échéances et les ressources ne le permettent pas toujours.

Nous vous recommanderons des activités critiques et des activités supplémentaires pour atteindre des résultats optimaux.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel : Excellence de l’adoption

Référence client

Activités d'adoption

Activités de réussite critiques

Posters, brochures et support papier

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Compte à rebours et e-mails d’annonce


Astuces et série d’e-mails


2928

Communication et sensibilisation Utilisez une stratégie de communication pour provoquer la sensibilisation et l’excitation. Avant que le service ne soit disponible, vous souhaitez que vos collaborateurs soient enthousiastes à l’idée de son arrivée, et qu’ils restent intéressés par son utilisation après votre lancement.

Tenez compte de vos collaborateurs lors de l’installation de la messagerie, car vous devrez les aider à répondre à la question « que puis-je en retirer ? »

Choisissez une combinaison d’activités, y compris des e-mails, des affiches et des événements physiques (voire des petits gâteaux !) et incluez-les dans la chronologie de votre projet

Planifiez des événements durant lesquels les gens peuvent toucher les produits et poser des questions

Adaptez vos activités de sensibilisation à votre société et à votre culture

Assurez-vous d’avoir un leader chargé d’envoyer des messages annonçant O365, d’organiser un événement de lancement ou de partager les avantages au cours d’une réunion regroupant tous les collaborateurs. Cette démarche s’avérera très efficace pour valider son importance et obtenir un consensus général quant à l’utilisation de la nouvelle technologie


Étape 03 : Communication et sensibilisation Étape 03 : Communication et sensibilisation

Préparation du service d’assistanceUtilisez ce guide pour aider votre service d’assistance à dépanner vos utilisateurs ou à répondre à leurs questions sur Office 365.


Nul besoin d’innover autour d’Office 365. Nous laisserons cela à Microsoft. Notre travail consiste à adopter la technologie aussi rapidement que possible et à rester concentré sur son utilisation afin d’offrir de la valeur ajoutée à nos clients.– Darren Russell, Digital, Transformation

En savoir plus :http://aka.ms/officeblogs/adoption

Directeur, Mott MacDonald

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Lancez des événements

Pensez à vos objectifs pour utiliser Office 365. Comment votre événement de lancement peut-il soutenir ces objectifs et ces parties particulières de l’entreprise ?

Prenez en compte la culture de votre entreprise. Quels types d’activités trouveront écho auprès de votre direction et de vos employés ?

Prenez en compte votre calendrier et vos ressources. Pouvez-vous combiner différentes activités événementielles pour planifier quelque chose qui réponde à vos besoins et s’adapte à votre agenda ?

Prenez en compte les événements d’entreprise existants. Un événement d’entreprise est-il prévu au moment du déploiement d’Office 365 et qui pourrait intégrer votre lancement ?

Comment choisir votre événement de lancement

Étape 03 : Événements d’engagement


Ressources et tactiques pour un lancement efficaceNous avons réuni des ressources, des idées et des tactiques pour vous aider à assurer un lancement efficace d’Office 365.

L’équipe de planification et les champions portent des t-shirts Office 365, à commander sur https://www.co-store.com/iw (clients situés aux É.-U. uniquement).

Bannières, affiches et brochures Office 365 affichées partout dans les bureaux

Stands de démonstration dans la cafétéria ou le foyer pour présenter les différents outils et fonctionnalités d’Office 365, et proposer des cas pratiques

Lancement d’événements d’engagement en ligne avec organisation de réunions Skype aux membres de l’équipe dans les autres bureaux

Formation Aidez les utilisateurs à être opérationnels rapidement ! La formation est essentielle pour s’assurer que les nouveaux utilisateurs ont les connaissances et les informations nécessaires pour tirer le meilleur parti d’Office 365. Le « Pourquoi ? » devrait être l’aspect le plus important de votre formation. Si vos utilisateurs finaux ne sont pas familiers d’Office 365, votre formation devrait ne pas se limiter à une simple introduction mais décrire des procédures pour exécuter des tâches. Ils doivent savoir pourquoi le changement est en train de se produire, leur intérêt et pourquoi on leur demande de changer.

Lorsque vous préparez votre programme de formation, vous devez prendre en compte :

Votre solution de productivité actuelle Si vous avez déjà une solution de productivité, il se peut que vous deviez redoubler d’efforts en termes de formation, car il faudra modifier les comportements.

Les compétences technologiques du personnel Vous devez connaître le niveau de maîtrise technologique de votre personnel lors de la planification de votre programme de formation. Cela vous aidera à déterminer la facilité avec laquelle ils s’approprieront de nouveaux modes de travail.

Les autres initiatives en cours dans l’entreprise Il est important de connaître les autres programmes en cours dans l’entreprise pour vérifier que vous ne surchargez pas votre personnel et que cela ne complique pas l’apprentissage des nouveaux modes de travail.

Le meilleur mode de formation Il est important de connaître le meilleur mode de formation adapté à votre organisation : micro-apprentissage consommable, présentiel ou didacticiels en ligne avec ou sans assistance.

Étape 03 : Formation


Étape 03 : Formation


Formation sur la productivité

Formation sur les scénarios pour préparer vos utilisateurs à optimiser leur productivité avec Office 365.

Formation par vidéo

Selon des scénarios

http://aka.ms/productivitytraining

Simplicité

Langage non compliqué

Formation sur le produit

Formation sur le produit pour préparer vos utilisateurs à utiliser les services et les applications avec efficacité.

Disponible en ligne

Rédaction sous forme d’articles

http://aka.ms/o365producttraining

Divisible en taille

Approche détaillée

Guides de démarrage rapideLes guides de démarrage rapide de certains produits proposent une brève introduction aux concepts de base des versions mises à jour de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote pour PC Windows.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

Quick Start Guide New to Word 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Word can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Navigate with easeUse the optional, resizable sidebar to manage long or complex documents.

Discover contextual commandsSelect tables, pictures, or other objects in a document to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based documents.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the page display to your liking.

Format with the Mini Toolbar Click or right-click text and objects to quickly format them in place.

Status bar shortcutsClick any status bar indicator to navigate your document, view word count statistics, or check your spelling.

Find whatever you needLook up Word commands, get Help, or search the Web.

Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

Explore the ribbonSee what Excel can do by clicking the ribbon tabs and exploring available tools.

Quick Access ToolbarKeep favorite commands permanently visible.

Discover contextual commandsSelect tables, charts, or other objects in a workbook to reveal additional tabs.

Share your work with othersInvite other people to view and edit cloud-based workbooks.

Find whatever you needLook up Excel commands, get Help, or search the Web.

Switch or create sheetsClick the sheet tabs to switch between workbook sheets or to create new ones.

Change your viewClick the status bar buttons to switch between view options, or use the zoom slider to magnify the sheet display to your liking.

Show or hide the ribbonClick the pin icon to keep the ribbon displayed, or hide it again by clicking the arrow.

Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

Sous forme de cartes

Personnalisables

Courts, simples et faciles à consommer

Fournissent les activités pour le premier jour, la configuration, la connexion, les étapes suivantes

Décrivent les 3 à 5 tâches principales

Nomenclature du Centre de formation OfficeUtilisez cette ressource pour définir vos besoins exacts parmi toutes les formations disponibles.

http://aka.ms/officebom

3332

Créez un programme de championsLes champions n’ont qu’une hâte : convertir leurs pairs et les aider à apprendre à utiliser des solutions plus efficaces. Ils vont vous aider à soulager les ressources de l’équipe de projet principale et vont favoriser l’implication des utilisateurs par l’intermédiaire de la communauté.

Ils créent la mobilisation et l’enthousiasme permettant d’encourager l’adoption de meilleures méthodes de travail.

Ils établissent un cercle d’influence au sein des équipes.

Ils font appliquer les nouvelles méthodes de travail aux équipes.

Ils identifient les défis commerciaux et les solutions possibles.

Ils fournissent des retours d’informations à l’équipe de projet et aux parrains.

Je suis l’utilisateur référent. J’essaie de maintenir la dynamique pour que les autres en fassent de même. Tout repose sur le partage des idées.– Paul

L’idée est de trouver les personnes motivées. Je le vois comme une opportunité. Une partie de ma mission consiste à encourager la communauté et le partage des connaissances.– Darren

Pourquoi les champions sont-ils importants ?

Étape 03 : Créez un programme de champions


Nous sommes en relation avec un champion de l’adoption dans chaque unité commerciale, qui envoie des courriers électroniques hebdomadaires sur Office 365. Chaque outil Office 365 a ses avantages propres et, en invitant les utilisateurs à les découvrir progressivement, nous valorisons chacun d’eux pleinement.

– Nick Lamshed, Responsable des modifications, Qantas

34 35

Comment créer une communauté de champions ?

Trouvez des champions enthousiastes souhaitant consacrer du temps et de l’énergie au projet

Créez un groupe Yammer permettant aux champions de partager les mises à jour et les expériences positives

Dispensez une formation succincte sur les principales fonctionnalités d’Office 365

Mettez à disposition des documents pour soutenir leurs efforts sur le terrain auprès des équipes et des individus (par ex., des réunions informelles)

Maintenez des discussions régulières avec les champions au sujet des expériences positives et négatives

Développez une méthode favorisant l’implication et reconnaissant les efforts des champions. Par exemple, accès privilégié à des événements pertinents ou missions d’intervention orale. ou des missions d’intervention orale

Informez les employés sur le rôle de champion et la façon dont ils peuvent les contacter, mais en insistant sur le fait que ce sont des commerciaux, pas des techniciens de support technique

Trucs et astuces

Faites du programme des champions un incontournable de votre plan d’adoption. Nous avons constaté que la solution

d’apprentissage la plus courante et la plus efficace se fait par les pairs. Identifiez et contactez les leaders naturels ou les

formateurs de votre organisation et appuyez-vous sur eux pour développer votre communauté.


Étape 03 : Comment créer une communauté de champions ?


Étape 03 : Activités supplémentaires

Création d’un groupe YammerCréez un groupe Yammer (#O365win) pour que les employés puissent partager leurs expériences d’Office 365, leurs meilleures pratiques et apprendre à utiliser les nouvelles fonctionnalités.

Activités supplémen-taires

Intégrez des ressources de formation Office 365 de Microsoft à votre propre site de formation interne.

Formation

Les concours constituent un excellent levier pour stimuler une compétition saine entre les services de votre organisation et favoriser l’adoption. Réfléchissez à certaines fonctionnalités d’Office 365 et organisez des concours, des chasses au trésor, des distributions de récompenses et de cadeaux qui incitent les utilisateurs à interagir avec Office 365.

Concours

Diffusez la vidéo promotionnelle d’Office 365 lors de votre événement de lancement ou de manière récurrente dans votre cafétéria ou près des ascenseurs.


Vidéo promotionnelle d’Office 365

Trouvez d’autres vidéos sur http://aka.ms/officevideo

Flux de travail Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5 Semaine 6 (lancement cible)

Semaine 7 Semaine 8 Semaine 9 Semaine 10 Semaine 11 Semaine 12Identifiez les principales parties prenantes et constituez l’équipe

Identifiez et recrutez un Propriétaire et un Responsable de projet de succès

Identifiez et recrutez un ou des soutiens au sein de la direction, et attribuez les rôles d’équipe vacants

Identifiez et hiérarchisez les scénarios d’entreprise

Identifiez et développez les scénarios d’entreprise

Définissez les priorités des scénarios d’entreprise

Définissez les critères de réussite

Définissez les critères de réussite/indicateurs de performance clés (KPI) et établissez les points de référence KPI

Création du plan de succès

Commencez à saisir les détails de votre projet dans un plan de réussite sur http://fasttrack.office.com

Finalisez votre plan de réussite

Élaborez votre programme de champions

Identifiez et recrutez des championsCréez un groupe Yammer pour supporter vos champions

Entraînez les champions et réfléchissez à des activités

Déterminez les responsabilités des champions

Finalisez les activités de lancement des champions

Recueillez des commentaires et des témoignages de champions à utiliser dans le lancement

Recueillez des commentaires des champions et réitérez le programme le cas échéant

Programme d’adoption précoce

Recrutez des participants pour le programme. Configurez un groupe Yammer pour faciliter la communication et le recueil de commentaires

Faites circuler une enquête de référence auprès de vos participants. Fournissez aux participants un compte Office 365 activé pour démarrer officiellement votre programme d’adoption précoce.

Interrogez les participants du programme pour recueillir des commentaires informels

Envoyez un sondage final et utilisez les informations recueillies pour apporter des modifications à votre lancement.

Communication et sensibilisation

Élaborez un plan de communication et une stratégie d’événement d’engagement. Élaborez des supports de communication à l’aide des modèles disponibles.

Envoyez un « compte à rebours » aux employés

Assurez-vous qu’Office 365 est présent visuellement dans tous les bureaux de votre entreprise

Annoncez le prochain lancement d’Office 365 sur l’intranet de la société. Préparez-vous à l’événement d’engagement de lancement.

Créez un groupe Yammer pour que les utilisateurs finaux puissent partager leurs expériences d’Office 365. Distribuez une enquête de référence aux utilisateurs finaux.

Envoyez un e-mail d’annonce pour indiquer aux utilisateurs ce qui est disponible. Exécutez l’événement d’engagement de lancement.

Envoyez l’e-mail « Trucs et astuces » aux utilisateurs finaux

Envoyez l’e-mail « Trucs et astuces » aux utilisateurs finaux. Faites circuler une enquête après le lancement.

Envoyez l’e-mail « Trucs et astuces » aux utilisateurs finaux

FormationÉlaborez un plan de formation pour les utilisateurs finaux

Mettez en place un site de formation interne pour stocker les ressources de formation

Formez les utilisateurs finaux

Formez les utilisateurs finaux

Organisez la formation continue

Support Service d’assistance prêt à aider les utilisateurs finaux

Améliorez l’engagement des utilisateurs et favorisez l’adoption

Préparez et organisez des concours pour continuer à encourager l’engagement des utilisateurs Veillez à mettre à jour et à entretenir votre site de formation internePartagez les témoignagesPlanifiez régulièrement des événements visant à susciter l’engagement des utilisateurs

Gérez et anticipez le changement

Surveillez la feuille de route publique d’Office 365 et les blogs d’OfficeCommuniquez avec les utilisateurs finaux à propos des nouvelles fonctionnalités

Mesurez, partagez la réussite et réitérez

Recueillez les critères de réussite et les indicateurs de performance clés (KPI) d’Office 365, et intégrez-les dans des rapportsCollectez et partagez vos témoignagesDéployez de nouveaux scénarios d’entreprise

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Chronologie du déploiement d’Office 365 Pour vous aider à planifier le déploiement d’Office 365, prenez en compte la chronologie ci-dessous. Apportez les modifications nécessaires pour adapter la chronologie à votre déploiement.

38 39

Intégrez votre équipe de projet et incitez ses membres à aider leurs collègues pour qu’ils deviennent plus productifs avec Office 365

Identifiez et hiérarchisez les scénarios d’entreprise

Créez votre plan de réussite sur http://fasttrack.microsoft.com

Finalisez la chronologie de déploiement d’Office 365 et commencez à exécuter vos activités d’adoption

Phase 01Liste de contrôle

Nous avons constaté une augmentation de 73 % de l’adoption entre rien et une campagne structurée d’accompagnement des utilisateurs.

– Nick Lamshed, Responsable du changement, Qantas

Phase 01 : Liste de contrôle

4140

Phase 02.IntégrezMaintenant que vous avez créé un solide plan de succès pour l’adoption d’Office 365 dans votre organisation, il est temps de lancer l’intégration d’Office 365 et de présenter à vos collaborateurs ce nouveau mode de travail.

Les mises en œuvre technologiques les plus réussies concentrent 80 % du travail sur les personnes et 20 % sur la technologie. En effet, outre la mise en œuvre de la nouvelle technologie, le changement de comportement des utilisateurs finaux est essentiel à la réussite.

Au cours de cette phase, vous allez mettre en œuvre votre plan de réussite pour accompagner vos collaborateurs dans cette transition. Votre équipe informatique peut utiliser le Centre FastTrack pour finaliser l’intégration technique d’Office 365.

Phase 02 : Intégrez


Pour un déplacement réussi, commencez votre déploiement d’Office 365 par un programme d’adoption précoce afin d’obtenir un retour d’informations initial, puis entretenez cette dynamique lors du déploiement du programme dans votre organisation.

Une fois l’intégration technique d’Office 365 terminée, il est important de mettre en place un programme d’adoption précoce auprès d’un groupe d’utilisateurs professionnels et des membres de l’équipe informatique qui aideront les utilisateurs. Ce programme vous permet de recueillir des informations sur l’expérience des utilisateurs et d’obtenir des témoignages exploitables lors du lancement d’Office 365 dans votre organisation.

Un programme d’adoption précoce met également sur pied un groupe de premiers utilisateurs qui deviendront vos champions Office 365 et contribueront à élargir le lancement. Il vous permet de tester le service auprès d’un groupe fiable qui fera preuve d’une plus grande souplesse en cas de problème.

Mettez en œuvre votre programme d’adoption précoce pendant la semaine 2 de votre plan d’avant-lancement.

Phase 02 : Programme d’adoption précoce

Trucs et astuces

D’une manière générale, lorsque vous sélectionnez les participants à votre programme d’adoption précoce, choisissez

des personnes attachées à la réussite du projet. Les participants à votre programme ont une grande influence et ils

communiqueront à leurs collègues leur vécu par rapport au déploiement.

Utilisez le programme d’adoption précoce pour résoudre des problèmes concrets. Ne vous limitez pas à tester la technologie.

Encouragez les participants à votre programme à utiliser Office 365 pour les scénarios d’entreprise prioritaires à vos yeux.

Recherchez les modifications que vous devez apporter aux scénarios pour atteindre les objectifs que vous avez définis

comme importants pour l’adoption d’Office 365 dans votre organisation.

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Utilisateurs de différents secteurs d’activité et services, qui idéalement travaillent ensemble sur un projet ou un processus métier

Champions ou leaders qui deviendront potentiellement des ambassadeurs lors du lancement dans l’organisation. Revenez à la phase 1 pour identifier les qualités à rechercher chez un champion

Utilisateurs qui ont des difficultés avec la technologie. Il est important de connaître leurs besoins et d’y répondre pendant le lancement

Membres du support informatique/service d’assistance qui aideront les utilisateurs pendant le lancement

Laissez de côté le PDG et la direction générale. Il peut être tentant d’impliquer le PDG, mais ne pas l’inclure dans le programme d’adoption précoce vous permet de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se révèlent pendant le déploiement

Qui inclure dans votre groupe pilote


Formez les participants du programme d’adoption précoce aux scénarios d’entreprise sélectionnés, y compris aux scénarios de base. Consultez les scénarios, les outils de communication et les ressources de formation disponibles sur FastTrack ici : http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Actions pour un programmed’adoption précoce réussi :

Commencez votre programme de champions Office 365. Faites connaître le programme aux champions que vous avez ciblés, lancez votre recrutement et préparez-les à être des champions

Recueillez en temps réel l’avis des participants au programme d’adoption précoce et ajustez votre plan d’adoption en fonction de leur retour. Essayez de créer un groupe Yammer pour les participants à votre programme. Ainsi, les autres membres du programme pourront voir les retours publiés et seront plus enclins à exprimer leur propre opinion

Soyez disponible pour recevoir les commentaires sur Skype Entreprise pendant les heures de bureau, répondre aux questions et donner des conseils

Contactez proactivement les participants à votre programme et demandez-leur leur avis. Allez les voir à leur bureau, envoyez-leur un message instantané ou appelez-les. N’oubliez pas que, sans retour d’information, votre programme n’exprime pas tout son potentiel


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Chronologie Flux de travail Description

Semaine 1Communications Élaborez un plan de communication et une stratégie d’événement. Préparez les supports.

Formation Planifiez votre programme de formation des utilisateurs finaux.

Semaine 2

Communications Envoyez un « e-mail de compte à rebours » pour expliquer à votre public ce qui va se passer, pour définir les attentes et pour susciter l’intérêt du lecteur en soulignant ce qui le concerne.


Commencez votre programme d’adoption précoce en recrutant et en formant les participants, puis en constituant un groupe Yammer.

Peu avant que les utilisateurs qui participent à votre pilote ne reçoivent leurs comptes et appareils activés, faites circuler une enquête qui vous servira de référence afin de réunir des informations sur leur connaissance d’Office 365.

Support Préparez votre service d’assistance à prendre en charge les utilisateurs finaux et assurez-vous qu’il connaît le Guide de dépannage Office 365 du service d’assistance.

Semaine 3

Communications Vérifiez qu’Office 365 est présent visuellement dans vos bureaux, avec des affiches, des prospectus et des vidéos promotionnelles.

Formation

Créez un site d’équipe interne pour stocker les ressources de formation telles que les guides de prise en main ainsi que les conseils et astuces. Vous pouvez également rediriger les utilisateurs vers le Centre de formation public de Microsoft. Visitez le centre de formation Office 365 à l’adresse http://aka.ms/O365learning

Programme dédié aux premiers utilisateurs

Vérifiez que les participants du programme d’adoption précoce recueillent des commentaires.

Lancez une enquête à mi-parcours du pilote pour recueillir des informations sur les expériences vécues par les utilisateurs avec Office 365 et utilisez les résultats pour affiner le déploiement général.

Semaine 4-5

Communications

Travaillez avec le service de communication interne pour publier des annonces sur le portail de votre entreprise ou le portail IT et d’autres sites internes, si nécessaire.

Comme avec votre groupe pilote, distribuez des questionnaires dans votre organisation juste avant que les utilisateurs reçoivent leurs comptes et leurs appareils.Préparez-vous à l’événement d’engagement de lancement.

Programme dédié aux premiers utilisateurs

Faites un dernier sondage juste après la période du pilote, pour déterminer si vous devez apporter des modifications à votre formation et à vos supports d’information.

Avant le lancement

Durant les cinq semaines avant votre lancement, prenez le temps de mobiliser votre organisation autour du déploiement d’Office 365 en développant un plan de communication, en organisant votre préparation à la formation et en mettant en œuvre un plan d’adoption précoce. Consultez la chronologie ci-dessous, qui vous guidera pendant les quelques semaines avant le lancement.Chronologie d’avant-lancement

Ressources et modèles

Pour vous aider à optimiser votre déploiement d’Office 365, nous avons prévu un jeu de modèles et de ressources.


Phase 02 : Avant le lancement

Lancement La mise en œuvre de votre lancement d’Office 365 dans votre organisation est un grand moment. Il est maintenant temps de tirer parti du travail de planification et de voir vos efforts récompensés.


Semaine 6Communications

Mettez en œuvre votre événement de lancement d’Office 365 pour motiver les utilisateurs finaux. Envoyez un « e-mail d’annonce » aux utilisateurs pour leur indiquer les éléments disponibles, comment ils doivent s’y prendre et où ils peuvent trouver de l’aide et des ressources.

Formation Dispenser une formation des utilisateurs finaux

Chronologie du lancement

Phase 02 : Lancement

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Après le lancement

Maintenant que le lancement d’Office 365 dans votre organisation a réussi, il est important de maintenir la motivation des utilisateurs vis-à-vis de leur expérience d’Office 365. Faites le point en fournissant des trucs et astuces supplémentaires, et en assurant une formation continue.


semaines 8-12

Communications Donnez régulièrement des conseils aux utilisateurs finaux en utilisant les modèles d’e-mail de type « trucs et astuces » pour entretenir l’engouement et élargir l’utilisation d’Office 365.

Après le lancement dans votre organisation, distribuez un questionnaire final pour évaluer les connaissances des utilisateurs finaux et leur expérience d’Office 365.

Formation Continuez la formation continue des utilisateurs finaux, le cas échéant

Chronologie d’après-lancement

Phase 02 : Après le lancement

Travaillez depuis n’importe où Profitez d’Office sur l’ensemble de vos appareils à l’aide d’un navigateur ou d’applications mobiles conçues pour fonctionner avec Office 365.


Pour aider les utilisateurs à maîtriser Office 365, nous avons créé cinq scénarios de base qui correspondent globalement aux types de tâches que les employés doivent accomplir chaque jour. Cela inclut les communications par e-mails et calendriers, le stockage et le partage de fichiers, ainsi que l’organisation de réunions virtuelles et la collaboration en temps réel.

Consultez les différents scénarios ci-dessous :

Déployez des ressources pour mettre en œuvre votre plan

Vos e-mails et votre calendrier accessibles en déplacement Accédez à vos réunions, contacts, listes de tâches et e-mails sur n’importe quel appareil : vous pouvez ainsi nettoyer votre boîte de réception et traiter les questions urgentes, même hors du bureau.

Collaborez sur votre contenu Stockez vos fichiers professionnels dans OneDrive Entreprise pour pouvoir les mettre à jour et les partager où que vous soyez, les synchroniser et travailler hors connexion, modifier des documents à plusieurs simultanément et gérer des fichiers en bénéficiant d’une conformité et d’une sécurité professionnelles.

Valorisez les réunions Utilisez les applications Office 365 pour entrer en contact avec d’autres utilisateurs et organiser des réunions efficaces, tout en gagnant du temps et en économisant des ressources. Utilisez Skype Entreprise, Outlook, PowerPoint, OneNote et les sites SharePoint Online pour optimiser la collaboration. Réunissez votre équipe

Contactez les bonnes personnes, partagez des informations entre les équipes et organisez-vous en groupes grâce à Yammer Entreprise. Un réseau Yammer Entreprise permet de constituer un ensemble de connaissances auquel les collaborateurs peuvent instantanément accéder à tout moment, à partir de n’importe quel appareil.


Sélectionnez le scénario souhaité et consultez les ressources associées

(communication, événement et formation)

4948

Chaque scénario de base sur le site web FastTrack contient des modèles d’e-mail, des affiches et des brochures, ainsi que des vidéos et des ressources de formation. Vous pouvez adapter les modèles à votre plan de communication.


Utilisez les scénarios de base comme point de départ pour élaborer votre stratégie de communication et de formation.

Adaptez les scénarios de base pour résoudre des problèmes métier concrets

Choisissez les scénarios pertinents pour votre entreprise et la promotion de votre lancement d’Office 365.

Utilisez les ressources associées à chaque scénario pour développer vos communiqués par e-mail et vos activités de formation

Pendant la semaine 1 avant votre lancement, prenez connaissance de ces documents et choisissez ceux qui peuvent servir au mieux le lancement de votre organisation. Ils constitueront votre plan de communication.


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Chaque scénario inclut des modèles d’e-mail personnalisables pour les tâches de communication standard de chaque phase du lancement et de l’adoption d’Office 365. Les e-mails incluent des liens directs vers des formations et des ressources permettant aux utilisateurs d’apprendre les fonctionnalités d’Office 365. Ces liens figurent dans chaque scénario. Les modèles d’e-mail disponibles incluent :

Modèles d’e-mail

Les e-mails sont disponibles sous la forme de documents Word (.docx). Vous pouvez sélectionner les modèles que vous souhaitez utiliser, puis les personnaliser à votre guise en fonction de vos objectifs de communication en adaptant l’exemplaire au style de votre entreprise, en ajoutant un logo et en renseignant les informations requises. Assurez-vous d’envoyer ces e-mails à un public cible spécifique, depuis un compte d’expéditeur prédéterminé (par exemple celui d’un parrain dans l’entreprise).

Trucs et astuces

Communiquez votre message autrement que par e-mail !

Vous pouvez créer une attente vis-à-vis du lancement d’Office 365 dans votre bureau physique, en utilisant des vidéos

professionnelles et des affiches prêtes à imprimer dans le cadre de votre campagne de sensibilisation.


Type d’e-mail Phase Fonction

« Compte à rebours » Pré-lancement Utilisez ce message pour susciter de l’engouement et informer les employés de ce qu’ils pourront faire

avec Office 365. Un e-mail par scénario.

Communiqué Lancement Utilisez ce message pour effectuer le lancement et annoncer aux nouveaux utilisateurs qu’ils doivent désormais commencer à utiliser Office 365. Un e-mail par scénario.

« Conseils et astuces » Après le lancement Utilisez ces conseils et astuces pour présenter d’autres fonctionnalités d’Office 365 et aider les

utilisateurs à être plus productifs. Trois e-mails par scénario.


Mettez en œuvre un programme d’adoption précoce et mettez à jour votre plan de succès en fonction des retours collectés

Adaptez les modèles et ressources disponibles aux besoins de votre lancement

Mettez en œuvre les activités d’adoption avant, pendant et après le lancement de votre déploiement d’Office 365


Phase 02 : Liste de contrôle

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Phase 03.Générez une valeur ajoutéeLe lancement initial d’Office 365 dans votre entreprise permettra aux utilisateurs d’en voir immédiatement l’intérêt. Pourtant, ce n’est que le début. Office 365 continuera d’intégrer de nouvelles fonctionnalités et les utilisateurs voudront en faire davantage avec le service à mesure qu’ils gagnent en maîtrise.

Tenez-vous prêt à aider vos collaborateurs à exploiter ces fonctionnalités pour pérenniser votre succès.

Lors de cette phase, vous découvrirez les activités d’engagement après le lancement et commencerez à évaluer, partager les succès puis réitérer les opérations pour favoriser l’adoption.

Phase 03 : Générez une valeur ajoutée

Renforcezl’engagementet favorisez l’adoptionIl est important de planifier et de mettre en œuvre une activité d’engagement continue pour favoriser l’adoption. Cela permettra de maintenir l’intérêt des utilisateurs au sein de l’organisation, une fois le « buzz » initial des services retombé. Cela vous permettra également de tirer pleinement parti d’Office 365 dans votre organisation.

Il est important de collecter des données quantitatives et qualitatives sur l’évolution de l’adoption d’Office 365 dans votre organisation. Utilisez les rapports d’utilisation des charges de travail dans la console d’administration pour les données quantitatives, ainsi que les enquêtes auprès des utilisateurs finaux et les groupes Yammer pour les données qualitatives.

N’oubliez pas de partager les réussites et de donner régulièrement des conseils sur Office 365. Vous pouvez envisager de mettre en avant les personnes qui génèrent de la valeur à partir d’Office 365 pour servir de modèles aux autres.

Utilisez les données recueillies pour cibler les futures communications en faveur des services sous-exploités, en insistant sur l’intérêt de ces derniers pour vos utilisateurs.

Phase 03 : Renforcez l’engagement et favorisez l’adoption

Clients Skype Enterprise utilisésRapport sur les utilisateurs actifs

Activité des groupes Office 365

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Trucs et astuces

Évaluez et enregistrez les mesures d’utilisation avant le début, pour mesurer l’efficacité des activités d’adoption.

Surveillez l’adoption d’Office 365 dans votre organisation

Dans le portail d’administration d’Office 365, vous trouverez des rapports permettant d’évaluer les niveaux actuels d’engagement des utilisateurs pour les différentes charges de travail. Utilisez-les afin d’identifier les aspects permettant d’améliorer l’adoption.

Phase 03 : Surveillez l’adoption d’Office 365 dans votre organisation

Favorisez l’adoption

Vous pouvez améliorer l’adoption d’Office 365 sur la durée grâce à une activité continue de sensibilisation et de formation.

Utilisez les e-mails de type « trucs et astuces » pour favoriser le développement des compétences : http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Partagez des témoignages sur les nouvelles façons dont vos collaborateurs utilisent Office 365

Organisez régulièrement des événements visant à susciter l’engagement des utilisateurs, comme des réunions publiques ou des sessions Lunch & Learn

Fixez des défis aux utilisateurs et organisez des compétitions qui récompensent les modes de travail les plus innovants avec Office 365

Campagnes de sensibilisation

Calendrier des sessions de remise à niveau

Sessions dans chaque service pour savoir où les utilisateurs génèrent de la valeur

Rencontres au pied levé pour les personnes qui doivent relever des défis

Vérifiez que votre support technique est en mesure de répondre aux questions de type « Comment faire pour... ».

FormationLa formation est cruciale, car la rapidité d’apprentissage d’Office 365 varie selon chaque personne ou équipe.

Phase 03 : Favorisez l’adoption

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Évaluez, partagez les réussites et réitérezUtilisez le Guide de mesure de la réussite pour évaluer l’efficacité de votre lancement d’Office 365. Vous pouvez ainsi établir une comparaison avec les critères définis, améliorer les solutions pour vos utilisateurs et favoriser la réussite.

Trucs et astuces

Dans la phase Concevez de ce guide d’adoption, nous avons une tâche qui définit vos critères de réussite.

Reportez-vous-y au fur et à mesure de votre progression dans le Guide de mesure de la réussite.


Modèles de sondage des utilisateurs finaux

Phase 03 : Évaluez, partagez les réussites et réitérez

Utilisez le modèle de sondage pour évaluer la satisfaction et les progrès par rapport à votre référence.

Lorsqu’il s’agit de démontrer le succès d’Office 365, les expériences positives sont souvent tout aussi précieuses que les mesures quantitatives. Tout au long de votre déploiement, demandez aux membres de votre équipe de projet et à vos champions d’identifier des exemples de travail d’équipe et de collaboration interfonctionnelle, et de les partager grâce à Yammer.

Lorsque vous partagez une expérience Office 365, veillez à inclure les détails suivants :

Vous pouvez facilement partager en interne les expériences positives, en utilisant un groupe intitulé Expériences Office 365 positives dans votre réseau Yammer. Vous pouvez également partager les témoignages avec la communauté Office 365 tout entière via la communauté Drive Adoption.


Trucs et astuces

Amusez-vous bien ! L’organisation d’un concours et votre capacité à générer du positivisme autour d’Office 365 devraient

être payantes. Essayez de créer une suite.

Heure. Le récit doit commencer par un marqueur temporel afin que le public sache à quel moment la scène se produit.

Personnages. Le récit doit comporter des noms afin que le public sache qui est impliqué.

Événements. Le récit doit reprendre les événements qui ont eu lieu.

Visuels. Le public doit pouvoir se représenter la scène.

Capturez et partagez les réussites



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Réitérez Le processus d’adoption est un cycle continu, qui ne se termine pas le jour du lancement ni après l’évaluation de l’impact du lancement. Continuez de chercher de nouvelles façons dont Office 365 peut valoriser votre activité et répondre aux besoins évolutifs de vos utilisateurs et de votre organisation.

Utilisez les leçons tirées de votre processus d’évaluation pour proposer d’autres formations visant à apprendre aux utilisateurs finaux les bonnes pratiques et les solutions Office 365 les plus efficaces

Organisez des sessions supplémentaires de développement de scénarios d’entreprise et de solutions avec d’autres services de votre organisation. Ensuite, organisez des formations dans chaque service pour expliquer comment Office 365 peut contribuer à la réussite de chaque type d’activité.

Vous pouvez vous appuyer sur la Bibliothèque de productivité pour identifier de nouveaux scénarios d’entreprise utilisant Office 365 de manière approfondie

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Encouragez vos utilisateurs et vos champions à imaginer comment Office 365 peut améliorer les pratiques métiers et à les partager avec les autres employés via des événements d’engagement, des activités au sein de la communauté et un groupe Yammer. Utilisez ces idées pour produire de nouvelles solutions et lancer de nouvelles formations.


Nous souhaitons qu’ils apprécient cet outil et pour ce faire, il ne suffit pas simplement d’écouter les employés mais aussi de tenir compte de leurs commentaires et d’adopter des solutions concrètes en conséquence.– Jeff Schuman, Nationwide

Gérez etanticipez le changement

https://aka.ms/managingchangeO365

Gestion du changement dans Office 365

Votre entreprise et le cloud sont en évolution permanente. Les utilisateurs cherchent toujours de nouvelles opportunités pour travailler plus efficacement. Et les fonctionnalités continuellement mises à jour du cloud répondent à cette attente.

Gardez un œil sur la feuille de route publique d’Office 365 et sur les blogs Office pour être informé de toute nouvelle fonctionnalité ou mise à jour du service dont vous pourriez tirer parti.

Phase 03 : Gérez et anticipez le changement

Les fonctionnalités sont regroupées par phases de développement

Filtrez les fonctionnalités par application, service ou plateforme pour identifier celles

dont vous pouvez tirer pleinement parti

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

Les billets de blog sont facilement consultables sur plusieurs supports.

http://blogs.office.com

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Feuille de route publique d’Office 365

Phase 03 : Feuille de route publique d’Office 365

Blogs Office

Phase 03 : Blogs Office

Effectuez un travail continu pour favoriser l’adoption d’Office 365

Surveillez les mesures de réussite d’Office et intégrez-les dans des rapports

Partagez les témoignages sur Office 365 dans votre organisation

Recherchez et mettez en œuvre de nouvelles façons dont Office 365 peut apporter une valeur ajoutée à vos utilisateurs et à votre organisation

Gérez et anticipez le changement

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Gérer la réception des mises à jour par votre organisation

Dans le centre d’administration d’Office 365, vous pouvez demander que votre organisation reçoive les mises à jour instantanément. Si vous préférez, vous pouvez désigner les personnes qui recevront les mises à jour ou conserver le calendrier de diffusion par défaut et recevoir les mises à jour plus tard. Pour en savoir plus sur les possibilités qui s’offrent à vous, rendez-vous sur : http://aka.ms/releaseoptions

Demandez à vos administrateurs Office 365 d’utiliser le Centre de messages (sur le portail d’administration) pour qu’Office 365 s’exécute sans problème dans votre organisation.

Centre de messages

Phase 03 : Gérez et anticipez le changement Phase 03 : Liste de contrôle


http://fasttrack.microsoft.com

Visitezfasttrack.office.com

http://blogs.office.com

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Guide de l’adoption · 2017-04-06 · a acheté Office365. Ce choix a-t-il été dicté par des impératifs techniques, fait-il partie du cycle de modernisation dessystèmes informatiques