GUIDE DE PLANIFICATION DES COLLOQUES LIONSmains des participants. Des objets comme les feutres et le papier pour faire des dessins, ou encore les blocs en plastic de construction pour

GUIDE DE PLANIFICATIONDES COLLOQUES LIONSsur les familles et les femmes

Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes 1

Planifier votre manifestation....................................................4Sélectionner un thème ......................................................4Trouver un partenaire ........................................................5Fixer une date ....................................................................5Trouver un lieu....................................................................5Solliciter le financement ....................................................6Planifier la présentation ....................................................6Inviter les conférenciers ....................................................7Inclure des éléments supplémentaires ..............................7Inviter les participants........................................................8Annoncer l’événement ......................................................8Mettre au point les détails ................................................9Transformer les idées en actions... et en nouveaux membres ..........................................................9

Liste de vérification pour la planification du colloque ..........13

Exemples d’emplois du temps pour les exposés ................15

Exemple de texte d’agenda ..................................................16

Modèle de communiqué de presse ......................................17

Plan d’action suivant le colloque ..........................................19

Formulaire de demande de financement au profit du colloque............................................................................21

Formulaire de rapport / remboursement pour le colloque....23

Règles de l’apurement des comptes concernant le colloque ............................................................................24

Etats de frais liés au colloque ..............................................26


Colloque Lions sur les familles et les femmes Guide de planification

Depuis que le Lions Clubs International met l’accent concerté sur la participation des familles et desfemmes dans les Lions clubs, de plus en plus de familles vivent ensemble l’expérience du Lions club etles femmes font augmenter l’effectif tout en cultivant de nouveaux responsables.

Au fur et à mesure que les clubs qui accueillent les familles et les femmes deviennent plus nombreux,il devient important pour les clubs d’identifier les possibilités de servir qui pourront les intéresser enparticulier. L’organisation d’un colloque sur les familles et les femmes constitue un excellent moyende découvrir ces besoins.

Un colloque est un rassemblement de personnes qui échangent librement leurs idées, ou bien uneconférence à caractère officiel au cours de laquelle des experts interviennent sur un seul sujet ou surdes sujets associés, dans un but particulier. L’objectif d’un colloque Lions sur les familles et lesfemmes comporte quatre aspects :

1) Identifier de nouveaux projets dans la communauté qui intéressent les femmes et les familles. 2) Identifier les membres potentiels. 3) Promouvoir les Lions clubs dans la communauté.4) Créer un club ou une branche de club pour faire évoluer et mener à bien le nouveau projet

qui avait été identifié pour aider la communauté.

L’organisation d’un Colloque Lions sur les familles et les femmes dans votre région nécessite unepréparation méticuleuse mais le temps investi pour l’organisation d’un événement bien planifié etanimé apportera de nombreux bienfaits aux Lions clubs et à la communauté.

4

Planifier votremanifestation

Sélectionner un thèmeLa première étape de la planification réussie d’unColloque Lions sur les familles et les femmes consiste àchoisir un thème pour l’événement. Ce thème dictera leton du colloque, orientera tous vos efforts deplanification et aura une influence sur le résultat définitif.Pour attirer les familles et les femmes, envisagez lesthèmes qui leur sont typiquement chers : l’enfance,l’enseignement, les questions relatives à la santé de lafemme et de l’enfant, l’environnement, etc.

Posez-vous les questions suivantes en choisissant votre thème :

• Garderez-vous un thème plutôt vaste, tel que“Satisfaire les besoins de la communauté” ?

• Souhaitez-vous vous concentrer sur un groupeparticulier, comme par exemple “Répondre auxbesoins de nos enfants” ?

• Préférez-vous vous concentrer sur un domaineplus précis tel que “Satisfaire les besoins desoins médicaux urgents” ?

CONSEIL : Un sujet plus vaste donne la possibilitéd’aborder une grande variété d’oeuvressociales. Toutefois, il sera peut-être plusdifficile de maintenir la spécificité ducolloque et de désigner des possibilités deservice avec un thème plus largeInversement, une trop grande spécialisationrisque d’ignorer les besoins urgents et lesoccasions qui se présentent pour réaliserune oeuvre. Gardez ces réflexions à l’espritlorsque vous planifiez vos thèmes.

Tenez une séance de “brainstorming” d’idées sur lesthèmes éventuels avec les Lions intéressés . Concentrez-vous sur les idées qui vous aident à atteindre les objectifsdu colloque. Lorsque vous aurez une liste de thèmespossibles, réduisez-la en discutant des mérites de chacun.A la conclusion de cette démarche, vous devriez disposerd’une brève liste de thèmes acceptables. (Une autremanière de réduire la liste est d’attribuer un chiffre allantde 1 à 5 à chaque idée ; “5” signifie une idée géniale et“1” une idée qui ne marchera pas. Les idées qui reçoiventla meilleure note de la part d’une majorité du groupe sontretenues sur la brève liste des choix de thèmes.)

A partir de cette liste, choisissez le thème qui vous aidera le plus à atteindre les buts de votre colloque. Ilfaudra ensuite choisir un titre concis qui exprime demanière succincte le concept et qui peut être utilisé sur la documentation publicitaire. (Par exemple,“Construire un meilleur Bedford” parrainé par le Lions club de Bedford Breakfast et la Chambre deCommerce de Bedford.)

CONSEIL : Les séances productives de“brainstorming” doivent suivre certaineslignes de conduite fondamentales pourréussir :

• Munissez-vous d’un grand carnet de papier,d’un feutre, d’un tableau blanc effaçable àsec ou d’un tableau à craie pour noter lesidées afin qu’elles soient visibles à tousles participants.

• Limitez la durée de la séance – 30 minutes conviennent en général.

• Ecrivez CHAQUE idée qui est mentionnée– n’approfondissez rien et ne censurezaucune idée pour le moment.

• Ne permettez à personne de critiquer carcela risque de nuire à la participation etmême l’idée la plus extravagante peut vous mener à l’idée parfaite.

• Proposez des activités divertissantes qui nefont pas trop réfléchir, pour occuper lesmains des participants. Des objets commeles feutres et le papier pour faire desdessins, ou encore les blocs en plastic deconstruction pour les enfants peuventoccuper les mains et stimuler l’hémisphèredroit du cerveau pour favoriser uneréflexion créative.


Trouver un partenaireAprès avoir défini un thème, la prochaine étape consiste àidentifier des partenaires dans la communauté qui vousaideront à animer l’événement. La collaboration avecd’autres groupes de votre région peut rehausser lestanding de l’événement, apporter des points de vuenouveaux et des renseignements permettant d’identifierdes besoins fondamentaux et fournir des ressources etfonds supplémentaires.

Les groupes avec qui vous pourriez établir un partenariat incluent :

• La Chambre de commerce• La Croix rouge et le Croissant rouge• Les clubs de jeunes femmes• Les participants aux parrainages Big Brothers /

Big Sisters• United Way• Les scouts féminins• L’association des femmes universitaires• L’Association des avocats au barreau• Les associations de parents et d’enseignants• Les associations d’infirmiers et de médecins• La jeune ligue• Les organisations sans but lucratif à base

communautaire

CONSEIL : Envisagez de tenir une autre séance de “brain-storming” pour dresser une liste de parrains /participants éventuels. Consultez le site Inter-net de votre municipalité, chercher dans lebottin téléphonique et dans la section quiconcerne les groupes communautaires dansvotre journal local pour stimuler les idées.

Lorsqu’un partenaire a été identifié, nommer un comitéde planification de colloque composé de personnesvenant des deux groupes.

Fixer une dateAfin de planifier et d’organiser un événement efficaceavec une bonne médiatisation, il est conseillé de sedonner au moins trois ou quatre mois pour prendre lesdispositions qui conviennent. En réflechissant aux datesdu colloque, n’oubliez pas les autres manifestationscommunautaires et jours fériés. C’est le moment de fixerune date idéale et une seconde date éventuelle, afin defaciliter la sélection du site.

Trouver un lieuPlusieurs aspects doivent être gardés à l’esprit au momentde retenir un lieu pour votre colloque :

• Situation géographique pratique• Suffisamment de places pour stationner

les voitures• Un nombre suffisant de sièges pour tous les

participants• Accès facile pour les personnes handicapées• Service de restauration / boissons ou cuisine• Installations nécessaires pour faire des exposés

audiovisuels• Tarif de location raisonnable

Voici quelques possibilités à envisager :

• Salle de Lions • Centres communautaires ou salles municipales• Salle de conférence dans les bibliothèques• Salle de conférence dans les hôtels• Auditoriums ou salles de gymnastique scolaires• Salles de conférence dans les hôpitaux• Salles paroissiales• Immeubles municipaux

De nombreux établissements proposent des tarifs réduitsaux organisations à but non lucratif. L’organisation avecqui vous avez établi un partenariat pourrait aussi avoiraccès à une salle adéquate. En déterminant le rapportqualité-prix des lieux, rappelez-vous qu’un lieu équipé dumatériel audiovisuel nécessaire et offrant un accès facile àdes services d’alimentation et de boisson sera peut-êtreplus cher au départ mais qu’il vous permettra endéfinitive d’économiser du temps et de l’argent en payantpour l’agrément de tout avoir sur place. Faites une étudecomparative des coûts des locaux disponibles pourdéterminer ce qui est le plus faisable ainsi que la solutionla plus rentable en ce qui concerne le temps et les fonds àconsacrer à votre événement.

6

Solliciter le financementDès que le côte logistique essentiel aura été mis au point, vous pourrez solliciter un financement en vous adressantau Lions Clubs International. Un maximum de 2 000 $USest disponible pour chaque colloque, cependant, la plupartdes subventions approuvées s’élèvent à entre 500 $US à 1000 $US. Le programme prévoit une aide financière allantjusqu’à 4 000 $US par région constitutionnnelle pourchaque année d’exercice. Les fonds sont versés selon leprincipe du premier venu, premier servi.

Pour solliciter des fonds, il est nécessaire de remplir leformulaire de demande (page 21), de fournir un budgetdétaillé (page 22), un ordre du jour préliminaire, desrenseignements sur l’organisation qui sera votre partenaireet la signature du gouverneur de district. La demande definancement sera évaluée et une réponse sera donnée dansles 30 jours à compter de sa réception dans le Service desprogrammes pour effectifs et du marketing des nouveauclubs au Lions Clubs International. Le formulaire decandidature de colloque Lions sur les familles et lesfemmes, le budget et l’ordre du jour peuvent être adresséspar fax, par la poste ou par courriel, suivant lesindications sur le formulaire.

Les fonds approuvés seront remboursés aprèsl’événement, à condition que le Service des programmesdes effectifs et nouveaux clubs reçoivent la documentationrequise par les règles de l’apurement des comptes (page24) et un rapport sur l’événement (page 23). Veuillezutiliser le formulaire de rapport / remboursement et l’étatde frais standard dans ce guide pour demander leremboursement de vos frais (pages 23 et 26).

Veuillez noter : Vous devez solliciter les fonds avant votreévénement. Seul un colloque approuvé au préalable seraremboursé, dès que la documentation pertinente aura étéadressée au siège international. Aucun état de frais etaucune dépense ne sera pris en considération après ledéroulement de l’événement.

Planifier la présentationUn colloque peut prendre plusieurs formes. Cela peutêtre un libre échange informel d’idées, un événementplus officiel comprenant surtout des exposés ou unmélange des deux. Le format retenu dépendra du tempsdisponible pour l’événement, de l’importance del’événement, du thème et des préférences des membresdu comité de planification.

Chaque solution exige des personnes expérimentées pour aider à animer la séance. En voici des exemples :

• Echange informel d’idées : modérateur, chefs depetits groupes

• Exposé formel : moderateur, conférenciers• Mélange d’exposé formel / échange d’idées :

modérateur, conférenciers et chefs depetits groupes

Le fait de fournir aux participants du colloque l’occasionde participer activement pendant l’événement peut lesaider à se sentir plus liés au thème et plus disposés àparticiper au projet de la communauté qui sera planifiésuite au colloque. Même si votre événement est plusofficiel, ne manquez pas d’inclure un moment interactifen organisant des séances de questions et réponses, desoccasions de créer un réseau de connaissances pendant lespauses ou des discussions en grand groupe.

CONSEIL : Vers la fin de cet ouvrage vous trouverezdeux emplois du temps à titre d’exemple(page 15) pour vous aider à planifier leformat de votre colloque. Ceux-ci peuventêtre adaptés à la structure de votreévénement, au temps qui y sera consacré etd’autres considérations.


Inviter les conférenciersDès que vous aurez choisi le format du colloque, invitezles conférenciers appropriés à y participer. Vous aurez be-soin d’un représentant Lions et un représentant de votreorganisme partenaire (le cas échéant) pour accueillir legroupe, et vous aurez également besoin d’un modérateur.Pensez à demander au président de commission de dis-trict ou de district multiple chargé du développement deseffectifs familiaux et féminins de servir de modérateur/formateur pendant cet événement. Si votre colloquedonne aux participants la possibilité de tenir une séancede “brainstorming” et de partager des idées, vous aurezbesoin d’un certain nombre de responsables de petitsgroupes afin de faciliter la discussion.

Pour un événement plus officiel orienté vers lescommunications orales, identifiez des experts régionauxcapables de donner aux participants un aperçu globaldu/des thème(s) du colloque. Les meilleurs conférencierspour votre manifestation peuvent être les responsablesdes organismes participants, les autorités locales, lesprofesseurs d’écoles techniques ou d’universités, etc.Recherchez des personnes qui connaissent à fond le sujet,ont l’habitude de prendre la parole en public etsouhaitent améliorer votre communauté.

CONSEIL : Les conférenciers éminents rehaussent lestanding de votre événement et serventd’attraction qu’il est bon de mentionnerlorsque vous faites une publicité en faveurdu colloque auprès des médias.

Dès que vous aurez retenu les conférenciers, il faudraconfirmer leur participation par écrit. Ne manquez pasd’inclure tous les détails sur l’événement, aussi bien quedes renseignements génériques sur le Lions ClubsInternational, votre club et les organisations qui serontvos partenaires.

Inclure des élémentssupplémentairesPlusieurs éléments supplémentaires peuvent être ajoutés àl’événement afin de présenter les Lions clubs auxparticipants et d’offrir aux participants l’occasion demettre en valeur leurs objectifs, produits ou services.Envisagez d’utiliser les idées suivantes :

• Organisez une exposition sur la communauté :Installer des tables autour du périmètre de lapièce ou dans le couloir. Ces tables peuvent êtrelouées aux différents groupes pour une sommemodeste et utilisées pour promouvoir leursorganisations. Les participants peuvent rendrevisite aux tables avant ou après le colloque etpendant les pauses.

CONSEIL : N’oubliez pas d’inclure une table pour lesLions clubs ! Ayez à portée de main desdocuments sur les projets de votre club, desbrochures de renseignements généraux etdes invitations/demandes d’adhésion.D’excellentes brochures dans ce caspourraient inclure :

• Je suis Lion (ME-37) – met en valeurl’affiliation des femmes aux Lions clubs

• La brochure sur l’affiliation familiale(MPFM-8) – traite en particulier laparticipation de la famille

• Les Lions font la différence (ME-40) – unimprimé qui donne des renseignementsd’ordre général

• Formulaire de demande de membrefondateur (TK-188) – le cas échéant

• Formulaire de demande d’affiliation (ME-6B)

• Créer un programme pour la manifestation :Pour une somme modeste, les participantspeuvent faire inclure des renseignements surleurs organismes à la fin du programme.

8

• Inclure un exposé sur les Lions pendantl’événement : Cet exposé peut être bref et fairepartie des paroles de bienvenue. Précisezpourquoi les Lions parrainent le colloques etquels projets peuvent être entrepris activementpar les Lions clubs locaux.

• Identifiez un projet communautaire : A la fin ducolloque, il faudra identifier un nouveau projet àréaliser dans la communauté. Utilisez ce projetcomme moyen de faire démarrer un nouveau clubou une branche de club.

CONSEIL : Une table de présentation gratuite ou unepublicité dans le programme del’événement peut servir d’outil d’échangepour obtenir des services gratuitement ou àtarif réduit pendant l’événement. Lesimprimeurs, restaurateurs, diffuseurs demédia, etc. peuvent être abordés pourcette offre.

Inviter les participantsIl est possible que vous ayez identifié un seul co-parrainpour cet événement mais il ne faut pas manquer d’inviterdes membres d’autres groupes à y participer. Il est bond’avoir un vaste échantillon de groupes présents pourfavoriser le libre échange d’idées pendant le colloque.Consultez votre liste d’organisations partenairespotentielles pour commencer à dresser une liste d’invités.

Envoyez des invitations écrites aux groupes que voussouhaitez faire participer au colloque. Faites suivre cetteinvitation écrite par un appel téléphonique au responsablede l’organisme pour inviter personnellement les membresà se joindre au colloque et en expliquer les objectifs.

Les invitations devraient comporter le titre du colloque,les organismes parrains, l’emploi du temps, la date, lelieu, une brève description de l’événement et le nomd’une personne à interroger ainsi que son numéro detéléphone pour avior de plus amples renseignements ou des réponses (si vous souhaitez évaluer combien depersonnes vont participer).

CONSEIL : Encouragez vos invités à emmener un ami !

Les invitations doivent être mises à la poste un moisenviron avant l’événement.

CONSEIL : Rappelez-vous que le nombre de Lionsprésents ne doit pas dépasser un tiers desauditeurs, pour vous permettre de vousconcentrer sur les membres potentiels etgarder les coûts au minimum.

Annoncer l’événement En plus des invitations personnelles aux groupesimportants de la communauté, vous devriez faire lapromotion de l’événement auprès du grand public.Travaillez avec le président de commission de districtchargé des relations publiques pour élaborer un plan decommunication pour l’événement.

Voici quelques idées sur les manières de faire unepublicité en faveur de votre colloque :

• Editez un dépliant qui peut être affiché dans lesentreprises de la région. Ne manquez pas defaire apparaître très visiblement l’identité dudistrict parrain, le nom du club ou des clubs etl’emblème Lions.

• Envoyez une liste de dates au rédacteur ducalendrier communautaire qui travaille auxjournaux et aux stations de radio et detélévision. Une liste de dates à titre d’échantillonse trouve dans ce guide (page 16).

• Affichez des renseignements concernant lecolloque sur le site Internet du Lions club et dudistrict parrains. Demandez à vos associésd’afficher ces informations sur leur site Internetou d’y afficher un lien vers votre site.


• Renseignez-vous sur le coût d’une annoncepubliée dans un journal local. Les journauxoffrent souvent des prix avantageux auxgroupes sans but lucratif. (Faites cela avant deprésenter votre demande de financement.)

• Renseignez-vous sur le coût des spotspublicitaires à la radio locale. Comme dans lecas des journaux, il est possible qu’ils offrentdes tarifs avantageux aux groupes à but nonlucratif. (Faites cela avant de présenter votredemande de financement.)

• Invitez la presse parlée et écrite à couvrirl’événement en adressant un communiqué depresse aux journaux locaux et aux stations deradio et de télévision. Un texte modèle decommuniqué de presse à titre d’échantillon setrouve dans ce guide (page 17).

• Prenez contact avec les entreprises locales quiont des enseignes ou panneaux d’affichageélectroniques et demandez-leur d’y afficher desinformations sur le colloque.

• Participez à d’autres manifestations dans lacommunauté avant le colloque et profitez del’occasion pour diffuser des renseignements survotre colloque.

• Ne manquez pas de faire une publicité internesur l’événement. Communiquez avec d’autresLions du district au moyen de bulletinsd’information, sites Internet etc.

Mettre au point les détailsLorsque vous planifiez un événement réussi, il fautsurtout se rappeler de confirmer tous les arrangementspar écrit. Ne manquez pas de vérifier soigneusement lesdates, heures etc. sur toute correspondance écrite.

Vous trouverez dans ce guide une liste de vérificationchronologique pratique pour vous aider à planifier votreévénement et à suivre le progrès des personnes auxquellesvous avez délégué des responsabilités.

CONSEIL : Préparez une “trousse d’urgence”contenant du cellophane et du ruban-cache,des ciseaux, des feutres, des stylos, uneagrafeuse, un cordon de rallonge, etc., quevous emmènerez sur le site de l’événementpour l’installation. Le fait d’avoir cesarticles sous la main vous fera économiserun temps précieux pendant la mise en place.

Essayez de simplifier au moment d’évaluer les besoins enalimentation et en boissons pendant l’événement. Sil’événement doit durer toute la journée, les participantspeuvent déjeuner indépendemment. Offrez de l’eaufraîche pendant la journée. Si le groupe n’est pas tropimportant, vous pourrez envisager d’offrir des biscuitssucrés ou d’autres friandises pendant les pauses et prévoirun service de thé et de café.

CONSEIL : Demandez à une entreprise de la région deparrainer le service d’alimentation et lesboissons lors de l’événement et en échangeengagez-vous à mentionner son nom sur lematériel publicitaire et sur place lors del’événement. De nombreuses entreprisesseraient honorées de participer à unévénement important de la communautécomme ce colloque.

Transformer les idées enactions... et en nouveauxmembresLe jour du colloque, profitez de l’enthousiasme et del’intérêt des participants en encourageant fortementl’engagement au sein des Lions clubs et en parlant de lanouvelle action communautaire qui sera planifiée puisinaugurée à la suite de cet événement. Les participantsont déjà montré qu’ils s’intéressent au thème ; saisissezl’occasion d’exploiter leur intérêt et de les faire participerencore plus. Munissez-vous d’une quantité suffisante dedocuments concernant l’affiliation sur place afin qu’ilspuissent être recrutés sur le champ.

Voici quelques idées pour le recrutement des membrespendant l’événement :

• Créez un nouveau club ou une branche de clubdéjà fondé, qui serait chargée précisément demener à bien les actions suggérées pendant lecolloque.

• Demandez aux Lions présents d’inviter lespersonnes qui participent à l’événement àdevenir des Lions. Le colloque donnera auxparticipants une bonne impression des Lions àl’oeuvre – profitez de l’occasion !

• Faites la promotion de l’affiliation au club auxstands des Lions pendant l’exposition sur lacommunauté. Créez un étalage qui cite demanière précise les avantages de l’affiliationau club.

10

• Demandez au modérateur du colloque de parlerde l’affiliation au Lions club et de la possibilitéde solliciter cette affiliation.

• Créez une commission chargée de prendrecontact avec les personnes qui ont répondu“peut-être” ou “pas pour le moment”lorsqu’elles ont été invitées à s’affilier le jourde l’événement.

• Demandez à chaque nouvelle recrue au colloquede vous donner le nom d’au moins trois autrespersonnes qui, à leur avis, aimeraient participerau nouveau projet en devenant membredu Lions club. Prenez contact ensuite avecces personnes !

Veuillez noter : La croissance des effectifs est un aspectindispensable de la planification de votre colloque. Cetélément est requis pour pouvoir solliciter un financementde la part du Lions Clubs International.

Utilisez le formulaire fourni dans ce guide pour vousaider à créer un plan d’action (page 19) afin de vousaider à réaliser vos objectifs et à planifier la nouvelleinitiative de la communauté. Commencez rapidement laplanification afin de capitaliser sur la bonne volonté etl’enthousiasme générés lors du colloque : et pour montreraux membres de la communauté que les Lions clubs fontpreuve d’initiative.

En outre, adressez un communiqué de presse par la suiteen présentant les résultats du colloque aux médiarégionaux (page 17), puis adressez des lettres deremerciements personnels à tous les orateurs.

CONSEIL : Une feuille de présences / inscription est unexcellent moyen d’obtenir une listecomplète des participants et de leurscoordonnées, que vous pourrez utiliseraprès le colloque.


Pour plus d’informations :

Pour avoir d’autres informations, poser des questions ou commander des documents, veuillez vous adresser au :

Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs

du marketing des nouveaux clubs

Lions Clubs International

Téléphone : (630) 203-3846

Courriel : [email protected]

13

Colloque Lions sur les familles et les femmes

Liste de vérification pour la planificationVous pouvez utiliser cette liste pour vous guider au moment de planifier et d’animer votre événement. Vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments selon vos besoins.

Au moins trois mois à l’avance� Retenir un thème� Identifier une organisation qui peut être votre partenaire� Mettre en place un comité d’organisation� Fixer la date� Trouver un lieu / le confirmer par écrit� Déterminer le format du colloque� Inviter les conférenciers / confirmer par écrit� Solliciter une subvention au profit du colloque (présenter la demande de financement du colloque, page 21)� Solliciter des fonds de sources locales� Créer un plan de communications avec le président de commission chargé des relations publiques� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Deux mois à l’avance� Créer des invitations / les faire imprimer� Créer un matériel publicitaire (dépliants, affiches, publicités, etc.) et les faire imprimer� Rédigez une liste d’adresses pour les invitations� Créer une liste des médias pour les documents publicitaires� Rechercher / acheter de l’espace publicitaire (le cas échéant)� Rechercher / réserver un service de restauration et de boissons si l’établissement ne l’offre pas� Rechercher / réserver l’équipement audiovisuel, si l’établissement ne l’offre pas� Prenez contact avec les organisations concernant l’exposition sur la communauté et / ou la publicité en faveur

du programme� Réserver de l’espace d’affichage sur les enseignes des entreprises de la région� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Six semaines à l’avance� Mettre les invitations à la poste� Afficher les dépliants, affiches etc.� Diffuser la liste des dates aux médias locaux (page 16)� Commencer à créer le programme � Commander les brochures de recrutement et les invitations dont vous aurez besoin du LCI� Préparer l’étalage des Lions pour l’exposition sur la communauté (s’il y a lieu)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Un mois à l’avance� Relancer individuellement les organisations clés / particuliers que vous aviez invités� Acheter les fournitures nécessaires : de grands tableaux de papier pour les séances de “brainstorming”, des feutres, stylos,

bloc-notes, étiquettes, markers, badges nominatifs, etc.� Relancer les participants éventuels à l’exposition sur la communauté et les annonceurs du programme pour confirmer

leur participation� Commander des tables, chaises et nappes pour l’exposition sur la communauté (si possible, de l’établissement même)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

14

Trois semaines à l’avance� Relancer les conférenciers pour confirmer les arrangements, répondre aux questions, etc.� Préparer les feuilles de présences / inscription� Mettre au point le programme définitif – toutes les publicités doivent être rendues� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Deux semaines à l’avance� Reconfirmer tous les arrangements logistiques� Rencontrer le modérateur pour revoir l’emploi du temps de l’événement, discuter des objectifs,

répondre aux questions etc.� Créer un emploi du temps / liste de responsabilités pour chaque jour de l’événement� Envoyer le programme à l’imprimeur� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Une semaine à l’avance� Tenir une réunion stratégique avec votre comité et les autres bénévoles de l’événement pour

examiner les responsabilités et l’emploi du temps de l’événement� Relancer les médias par téléphone pour confirmer leur présence et l’heure, le lieu, les noms des

conférenciers prééminents etc.� Rassembler tous les documents que vous devez apporter avec vous au colloque� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Le jour du colloque� Arriver de bonne heure pour tout mettre en place� Faire en sorte que l’événement soit un vif succès !� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________

Après l’événement� Créer un plan d’action pour de nouveaux projets� Ecrire / envoyer les mots de remerciements aux conférenciers� Prendre contact avec les participants qui s’intéressent à l’affiliation au Lions club� Envoyer le communiqué de presse (page 17), pour annoncer les résultats aux médias� Présenter le rapport / le formulaire de remboursement et l’état de frais au LCI (pages 23 et 27)� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________� _________________________________________________________________________________________


Exemples d’emplois du temps pour les exposésLes emplois du temps suivants peuvent vous guider pendant la planification de votre colloque. Cetévénement peut durer une demi-journée ou une journée entière, selon le nombre de conférenciers, lenombre de thèmes à traiter et les éléments supplémentaires que vous voudrez y ajouter.

Exemple d’événement d’une demi-journée avec deux conférenciers

1. Paroles de bienvenue – Responsables des organismes parrains (5 minutes chacun)2. Remarques d’ouverture / Présentations – Modérateur (15 minutes)3. Premier conférencier (30 minutes)4. Séances de questions et réponses (15 minutes)5. Second conférencier (30 minutes)6. Séances de questions et réponses (15 minutes)7. Pause (15 minutes)8. Thèmes du jour – Modérateur (15 minutes)9. Discussion en petits groupes – (30-45 minutes)10. Discussion en grand groupe / Résultats – (30 minutes)11. Conclusion / Fermeture (15 minutes)

Exemple d’événement d’une journée entière avec quatreconférenciers

1. Paroles de bienvenue – Responsables des organismes parrains (5 minutes chacun)2. Remarques d’ouverture / Présentations – Modérateur (15 minutes)3. Premier conférencier (30 minutes)4. Séances de questions et réponses (15 minutes)5. Deuxième conférencier (30 minutes)6. Séances de questions et réponses (15 minutes)7. Pause (15 minutes)8. Thèmes de la première séance – Modérateur (15 minutes)9. Discussion en petits groupes – Chefs des petits groupes (30-45 minutes)10. Discussion en grand groupe / Résultats – Modérateur (30 minutes)11. Conclusion de la première séance (15 minutes)12. Pause pour le déjeuner (45 minutes)13. Troisième conférencier (30 minutes)14. Séances de questions et réponses (15 minutes)15. Quatrième conférencier (30 minutes) 16. Séances de questions et réponses (15 minutes)17. Pause (15 minutes)18. Discussion en petits groupes – Chefs des petits groupes (30-45 minutes)19. Discussion en grand groupe / Résultats – Modérateur (30 minutes)20. Conclusion / Prochaines étapes - Modérateur (15 minutes)21. Fermeture / Remerciements – Modérateur (5 minutes)

16

Exemple de texte d’agenda

Vous pourrez utiliser le texte suivant pour vous aider à créer un message à insérer dans l’agenda, enremplissant les espaces vides et l’adaptant à votre manifestation. Imprimez votre texte sur le papier àen-tête de votre club. Ne manquez pas de relire soigneusement votre texte avant de le diffuser.

Pour diffusion immédiate Pour plus d’informations :(Nom de la personne à qui s’adresser)(No. de téléphone)

UN COLLOQUE LIONS REPOND AUX BESOINS DE LA COMMUNAUTE

(NOM DE VOTRE COMMUNAUTE) —“(Titre du colloque),” un colloque sur le thème de (insérerl’objectif du colloque) se tiendra le (date, heure, lieu). Cet événement sera parrainé par (nom devotre Lions club et de l’organisme partenaire).

Le colloque est gratuit et le grand public est cordialement invité. Les événements prévus sontnotamment (citer brièvement les événements tels que les conférences des orateurs derenommée, les séances de “brainstorming”, l’exposition sur la communauté etc.)

“(Titre du colloque)” se tient dans le cadre du programme de colloques Lions sur les familles et lesfemmes. Ce programme permet aux Lions clubs du monde entier de rassembler les habitants de lacommunauté afin de discuter des sujets qui concernent les familles et les femmes.

Le Lions club de (nom) est un club service qui mène à bien des actions humanitaires dans lacommunauté depuis (nombre) années. Ses programmes comprennent notamment (citer 2-4programmes importants du club).

###

4e paragraphe à titre d’échantillon


Modèle de communiqué de presseVous pourrez utiliser le communiqué de presse suivant comme modèle pour rédiger le vôtre. Imprimez-le sur le papier à en-tête de votre club et n’oubliez pas de le relire avant de le diffuser.

Pour diffusion immédiate Pour plus d’informations :(Nom de la personne à qui s’adresser)(No. de téléphone)

UN COLLOQUE LIONS REPOND AUX BESOINS DE LA COMMUNAUTE

(NOM DE VOTRE COMMUNAUTE) —“(Titre du colloque),” un colloque qui traite le thème de(objectif du colloque) aura lieu le (date, heure et lieu). Cet événement sera parrainé par (nom devotre Lions club et de l’organisme partenaire).

Le colloque est gratuit et le grand public est cordialement invité. Les conférenciers sont notamment(citer les noms des conférenciers éminents). Pendant le colloque, les participants sont invités àdiscuter des sujets tels que (objectif des séances de “brainstorming”). L’événement comprend aussi(autres activités au colloque, comme par exemple l’exposition sur la communauté).

“(Citation d’un responsable de Lions club sur la raison pour laquelle le club parraine lecolloque),” a dit (nom, poste et club). “(Citation sur l’importance de l’événement de la part d’unresponsable de l’organisme partenaire ou d’un officiel de la communauté),” a affirmé (nom, posteet organisation).

“Aider nos enfants” se tient dans le cadre du programme de colloques Lions sur les familles et lesfemmes. Ce programme permet aux Lions clubs du monde entier de rassembler les habitants de lacommunauté afin de discuter des sujets qui concernent les familles et les femmes. A la suite ducolloque, le Lions club de (nom) espère mener à bien une oeuvre pour répondre à l’un des besoinspressants de la communauté évoqués par les participants à l’événement.

Le Lions club de (nom) est un club service humanitaire qui oeuvre dans la communauté depuis(nombre) années. Ses programmes comprennent notamment (citer 2-4 programmes importants du club).

###


Colloque Lions sur les familles et les femmesPlan d’action suivant le colloque

(Veuillez écrire en lettres capitales d’imprimerie)

Club / District : ________________________________________________________________________

Titre du colloque / Date :________________________________________________________________

Conclusions principales du colloque :

Idées sur le programme :

Plan d’action :

But __________________________________________________________________________________

Priorité : __________________ Délais à respecter : __________________________________________

Démarche Qui est responsable Date d’achèvement de la tâche

20

Plan d’action :

But __________________________________________________________________________________



Plan d’action :

But __________________________________________________________________________________



Plan d’action :

But __________________________________________________________________________________




Colloque Lions sur les familles et les femmes Demande de financement

(Veuillez écrire en lettres capitales d’imprimerie)

Nom : ____________________________________ Titre : __________________________________________

Nom du club : ____________________________ District :__________________________________________

Adresse : ____________________________________________________________________________________

Ville :______________________________________ État / Province : ______________________________

Code postal : ______________________________ Pays : __________________________________________

No. de téléphone __________________________ Courriel : ________________________________________

Date du colloque : __________________________ Montants des fonds sollicités : ____________________

Lieu : ________________________________________________________________________________________

Thème du colloque : __________________________________________________________________________

Organisme partenaire : ____________________________________________________________________

Veuillez décrire les besoins de la communauté qui seront abordés au colloque. Combien de familles etde femmes sont touchées par ces besoins ?

Est-ce que le colloque se tiendra en conjonction avec un autre événement consacré aux familles ?Dans l’affirmative, veuillez le décrire.

Veuillez décrire les différents éléments du colloque, en particulier le format, les conférenciers, lerecrutement des effectifs, les activités supplémentaires etc. :

Expliquer en détail les buts du colloque. Comment les activités du colloque seront-elles orientées versl’accomplissement de ces buts ?

Décrivez les nouvelles ou meilleures capacités de service dont la communauté bénéficiera à la suite ducolloque. Combien d’habitants de la communauté bénéficieront de ces services ?

Veuillez décrire comment les non Lions seront invités à rejoindre un nouveau club ou une branche de club.

Joindre un ordre du jour avec une liste d’activités et de conférenciers. Si nécessaire, veuillez utiliserdes pages supplémentaires.

22

Proposition de budget :

Location de la salle : ______________________________

Repas / boissons : ________________________________

Impression (invitations, affiches, dépliants, etc.) : ______

Affranchissement : ____________________________

Publicité / Promotion : ______________________________

Frais des conférenciers : ____________________________

Fournitures de bureau : ____________________________

Autre (veuillez préciser) :

Total : ____________________________________________

Nombre prévu de participants : Non-Lions _________________, Lions _________________

Signature du gouverneur de district : _________________________________ Date : ___________________

Veuillez adresser le formulaire rempli et signé par la poste ou par fax au :Service des programmes des effectifs et nouveaux clubs, Lions Clubs International300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, Etats-Unis Courriel : [email protected] : (630) 571-1691


Colloque Lions sur les familles et les femmes Formulaire de rapport / remboursement pour le colloque(Veuillez écrire en lettres capitales d’imprimerie)

Nom : ____________________________________ Titre : __________________________________________

Nom du club :______________________________ District : ________________________________________

Adresse : ____________________________________________________________________________________

Ville :______________________________________ État / Province : __________________________________

Code postal : ______________________________ Pays : __________________________________________

Numéro de téléphone pendant la journée : ______________________________________________________

Adresse électronique : ________________________________________________________________________

Date du colloque : __________________________ Lieu :____________________________________________

Thème du colloque : __________________________________________________________________________

Organisme partenaire : ________________________________________________________________________

Nombre de participants :____________________________

Noms des conférenciers : ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Thème(s) traités :

Résultats importants :

Proposition de projet dans la communauté :

Nombre de nouveaux membres de Lions club ___________ Nouveaux clubs ou nouvelles branches fondé(e)s : _____________

Signature : _______________________________________________ Date : ____________________

Veuillez retourner ce formulaire rempli en entier avec l’état de frais : Service des programmes des effectifs etnouveaux clubs, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, Etats-Unis

Les formulaires doivent être reçus au siège international dans un délai de 30 jours suivant l’événement. Unremboursement sera effectué seulement si le colloque avait été approuvé à l’avance.


Programme de colloques Lions sur les familles et les femmes

Règles de l’apurement des comptes(révisées en juin 2007)

PREFACE

Le conseil d’administration international a approuvé le programme de colloques sur les familles et lesfemmes. Ces fonds ont été approuvées pour les activités qui favorisent la croissance des effectifsLions en recrutant et sauvegardant les membres des familles et féminins.

Dans les cas où un remboursement est sollicité, toutes les dépenses devraient être présentées ausiège international, à l’intention du Service des programmes pour effectifs et du marketing desnouveaux clubs, et inscrites sur le formulaire de demande de remboursement des colloques Lions surles familles et les femmes. Les particuliers qui engagent des frais au nom du programme doivent êtreapprouvés à l’avance. Les états de frais doivent être signés par les personnes autorisées dans lesespaces fournis à ce dessein sur l’état de frais. Le LCI ne remboursera que les états de frais quiportent la signature du gouverneur de district, du président de conseil ou du secrétaire du districtmultiple et des personnes autorisées au préalable.

Les dépenses autorisées comprennent la location des salles, l’équipement requis pour les exposés etles présentations audiovisuelles, les repas et boissons pendant le colloque, la publicité et la promotion,les fournitures de bureau, le coût de l’impression et les diverses fournitures.

Les frais de conférencier suivants sont également permis : Les honoraires de conférencier : Le prix des services rendus. Veuillez noter qu’un exemplaire dela facture et du versement sont requis. Les honoraires ne seront pas remboursés si les deuxsortes de documentation ne sont pas fournies.Don monétaire / cadeau : Ceux-ci peuvent être présentés aux conférenciers s’ils ne sont paspayés pour leurs services. Ils ne doivent pas dépasser la somme de 100 $US. (Une preuve dupaiement est requise.)Transport du conférencier : Le Lions Clubs International prendra en charge le prix du transportterrestre au colloque. Le transport terrestre inclut les kilomètres parcourus en voiture (19c. US par kilomètre) ou le prixréel du train, bus etc. Les trajets locaux en taxi sont aussi pris en charge. Voyages par avion : Le prix du transport aérien sera pris en considération pour le conférencierd’honneur seulement si plus de 250 personnes venant de plusieurs districts assistent au colloque.Le Lions Clubs International doit approuver à l’avance les demandes de remboursement du prixdes billets d’avion et cette dépense doit être mentionnée séparément dans la demande deremboursement et le budget. Le prix du billet d’avion ne doit pas dépasser le prix d’un voyagealler retour en classe économique (par conférencier), par la voie la plus directe, sans compter lesescales. Remarque : Le billet d’avion original qui a été utilisé (pas une photocopie) et un reçuprouvant l’achat (chèque encaissé, reçu de la carte bancaire etc.) sont requis. Le prix du billetd’avion ne sera pas remboursé si les deux sortes de documentation ne sont pas fournies. Logement des conférenciers : Le remboursement sera effectué pour une chambre d’hôtel à tarifstandard pour une personne.Repas des conférenciers : Le prix des repas (le cas échéant) en arrivant au colloque et jusqu’audépart du colloque.Pourboires donnés par les conférenciers : Les pourboires d’un dollar US au maximum parbagage et 10% du prix du taxi.

Les dépenses suivantes ne sont pas remboursées : dépenses personnelles, boissons alcooliques,assurance médicale, frais divers des conférenciers tels que les apéritifs, le téléphone, la blanchisserie /le pressing, la location de vidéos, l’assurance de voyage etc., les dépenses qui ne sont pascorrectement documentées et celles qui dépassent les limites du budget.

Toute dépense excédentaire qui dépasse l’allocation autorisée est à la charge de la personne et ne serapas remboursée par le Lions Clubs International.

25

N.B. : Le budget est limité.

1. Toutes les dépenses, pour chaque jour, doivent être mentionnées sur le formulaire et attestées par des reçus originaux.

2. Veuillez préciser le montant pour chaque article en utilisant les devises nationales que vous avezutilisées. Le remboursement sera effectué en devises locales si l’association les utilise ou endollars US, au taux de change en vigueur au moment de la dépense.

3. Dès l’achèvement du colloque, envoyez votre état de frais, la documentation à l’appui et le rapportdéfinitif, dans un délai de 30 jour au maximum, au Service des programmes des effectifs etnouveaux clubs. Si les états de frais sont reçus 120 jours après le colloque ou plus tard, AUCUNremboursement ne sera pris en considération.

4. Veuillez adresser toute question concernant le remboursement au Service des programmes deseffectifs et nouveaux clubs.

Le Lions Clubs International n’offre aucune assurance médicale à ses effectifs, qu’ils voyagentpour les affaires de l’association ou pas. Pour cette raison, lorsque vous voyagez pour vosaffaires personnelles ou pour l’association, il est prudent de vous munir d’une assurancemédicale adéquate. De nombreux contrats d’assurance en groupe pour les particuliers necouvrent pas l’assuré en dehors de son pays, ni même parfois à l’extérieur de sa ville ou de sa province. Cela est le cas de l’assurance américaine Medicare, qui ne s’applique qu’auxEtats-Unis, et il fort probable que de nombreux contrats d’assurance médicale individuelle oufournie par le gouvernement aient des restrictions semblables.

Il s’agit d’une question personnelle qui varie selon les cas particuliers, donc veuillez vousassurer d’examiner soigneusement votre situation et celle de votre famille et de vos amis.

Date

Mission / Evénement

Repas

Logement (HOTEL)

Transport*(aérien,

stationnem

ent, taxi,

péages, etc.)

Autom

obile

50c. US/mile

31c. US / km

Divers**

Total

Form

ulaire d’état de frais du programme de co

lloque

s Lions sur les familles et les femmes

(Les reçus doivent être joints à l’état de frais, ainsi que les billets poinçonnés & la preuve du paiem

ent)*

‘**Veuillez expliquer les élém

ents DIVERS (internet, téléphone, impression, fournitures, pourboires)

Nom

(Veuillez écrire en lettres capitales d’im

prim

erie) :

__________________________________________________________

Adresse:__________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________

Je déclare qu’à ma connaissance toutes les dépenses mentionnées ont été engagées en réalité et sont conformes aux règles de l’apurem

ent des com

ptes

de l’association.

Je com

prends que le fait de signer cet état de frais signifie qu’il fait désormais partie des dossiers officiels de l’association et peut être examiné par les

personnes qui ordinairement ont le droit d’effectuer de telles inspections.

Signature :____________________________________

Date :____________________________________

Approbation :______________________________________

Date :____________________________________

Veuillez renvoyer au

:

LIONS CLU

BS IN

TERNATIONAL

SERVICE DES PROGRAMMES DES EFFECTIFS

ET NOUVEAUX CLU

BS

300 W. 22N

D ST.

OAK BROOK IL 60523-8842 ETATS

-UNIS

Fax : (630) 571-1691

Courriel : m

emberprog@

lionsclubs.org

Mile/km

Montant

Service des programmes des effectifs et nouveaux clubsLions Clubs International 300 W 22nd St.Oak Brook, IL 60523-8842 États-Uniswww.lionsclubs.orgCourriel : [email protected]éléphone : 630.203.3846

MP-101.FR 11/11

Documents

GUIDE DE PLANIFICATION DES COLLOQUES LIONSmains des participants. Des objets comme les feutres et le papier pour faire des dessins, ou encore les blocs en plastic de construction pour