GUIDE DU OEA pack routier - e-tlf.com · et PME du transport routier de marchandises, la démarche de cer- ... Ce guide pratique, simple et efficace, est destiné aux futurs par-rains,

+GUIDE DU OEA

pack routier

guide du Pack routier OEA - octobre 2015

3édito

Il n’est pas inutile de rappeler les nombreux engagements de l’Union TLF, aux côtés de l’Administration des Douanes Françaises et de la Commission Européenne, sur la sécurisation de la chaîne logistique internationale en général et la certification « Opérateur Économique Agréé » en particulier. Les travaux OEA des différentes commissions et groupes de travail auxquels participent les équipes TLF et TLF Overseas reflètent leur présence sur le terrain, auprès de la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects ou de la DG TAXUD à Bruxelles.

À l’aube de l’entrée en application du futur Code des Douanes de l’Union (CDU) au 1er mai 2016, le statut d’Opérateur Économique Agréé devient incontournable dans le secteur transport et logis-tique.

Dans ce contexte, l’Union TLF et la Direction Générale des Douanes ont été amenées à partager le même constat : il n’y a pas assez de transporteurs routiers certifiés OEA sur nos routes.

Ainsi est né le Pack routier OEA TLF, officiellement validé suite à une phase pilote « Un parrain pour une certification » lancée en 2014, en partenariat avec la DGDDI, le cabinet Kilean et cinq entre-prises pilotes déjà certifiées, les parrains, accompagnant chacun une ou deux entreprises de transport routier, les filleuls.

Le Pack Routier OEA TLF et le système de parrainage associé per-mettent de rendre plus accessible et plus sécurisante, pour les TPE et PME du transport routier de marchandises, la démarche de cer-tification OEA Sûreté-Sécurité.

En capitalisant sur l’expérience acquise d’une entreprise « parrain », les outils méthodologiques proposés et la sensibilisation de l’Ad-ministration des Douanes à la démarche, le Pack routier OEA TLF a pour vocation de faciliter, sans dénaturer les exigences de la norme, l’obtention du certificat AEOS (Authorised Economic Operator- safety and security) par les professionnels du transport routier.

Le Pack routier OEA TLF et son innovant système de parrainage associé ont été conçu afin de rendre plus accessible le statut d’Opérateur Economique Agréé Sûreté-Sécurité pour les entre-prises de transport routier, qui constituent un maillon essentiel de la prestation logistique internationale.

Ce guide pratique, simple et efficace, est destiné aux futurs par-rains, commissionnaires de transport ou chargeurs déjà certifiés OEA ainsi qu’à leurs filleuls, transporteurs routiers désireux d’ac-céder au fameux sésame OEA.

Anne Sandretto, Déléguée Générale TLF Overseas

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5préambule : La démarche de certification OEA

Suite aux attentats du 11 septembre 2001, de nombreux pays, à commencer par les États-Unis, ont souhaité renforcer la sécurité de la chaîne logistique internationale.

Certificat C-TPAT aux USA, AEO pour l’Union Européenne, c’est ainsi que la plupart des pays impliqués dans la logistique inter-nationale ont mis en place ou sont en train de mettre en place un programme de sécurisation de la Supply Chain internationale.

Consciente des enjeux pour la profession, TLF a choisi très tôt d’in-vestir sur la certification OEA afin de faire bénéficier ses adhérents d’un maximum d’informations, de facilités et d’outils pour obtenir le statut d’Opérateur Économique Agréé.

Le statut OEA douane et/ou Sûreté-Sécurité s’adresse à tous les acteurs de la chaîne logistique internationale. Tous les maillons d’une expédition internationale sont concernés. Le chargeur, ex-portateur ou importateur des marchandises, le commissionnaire de transport, le commissionnaire en douane, le transporteur rou-tier, aérien, maritime, fluvial, ferroviaire, le logisticien, l’opérateur de terminal multimodal.

Le statut OEA, complémentaire à d’autres certifications visant les do-maines de la qualité, de la sûreté et de la sécurité de la Supply Chain : ISO 9001, Agent Habilité Aérien, Chargeur Connu, Code ISPS, Norme ISO 28000, exigences TAPA, offre une reconnaissance mutuelle dans de nombreux pays dans le monde.

Au-delà de la démarche qualité orientée client qui constitue l’épine dorsale du statut OEA, ce certificat procure un certain nombre d’avantages, comme par exemple une simplification des opérations douanières: réduction du nombre de contrôles physiques et docu-mentaires, traitement prioritaire des envois lors de contrôles, choix du lieu de contrôle, facilité d’accès aux simplifications douanières, notification préalable en cas de contrôles, etc.

Le statut OEA représente donc un vrai outil commercial stratégique pour l’organisateur de transport international qui prétend déposer sa candidature dans le cadre d’appels d’offres internationaux. C’est la raison pour laquelle l’OTI certifié OEA devra sécuriser toute sa chaîne de transport et de Logistique.


7

Réalisé en collaboration avec la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects

Rédaction TLF et Kilean

Création, éxécution Collectif J2 (http://collectif.j2.free.fr)

Impression CIA Graphic pour impression

Dépôt légal Octobre 2015

LES AVANTAGES DU PACK ROUTIER OEA SÛRETÉ-SÉCURITÉ TLF

PACK ROUTIER OEA TLF : COMMENT ÇA MARCHE ?

QUI EST ÉLIGIBLE AU PACK ROUTIER OEA TLF ?

PRINCIPALES EXIGENCES DE LA CERTIFICATION OEA SÛRETÉ- SÉCURITÉ

LES OPTIONSDU PACK ROUTIER OEA TLF

CANDIDATURE ET CONTACT

À PROPOSDU PACK ROUTIER OEA TLF

9

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sommaire


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Les avantages

du Pack routier OEA

sûreté-sécurité TLF

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NTA

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• Aérien • Maritime • Douane - commerce international• Routier et intermodal • A.C. commissionnaire

Technicien Supérieur en Transport Aérien et Maritime de Marchandises – BAC +2

Formation continue FIATA REFRESH

Déclarant en Douane et Conseil – BAC +3

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LES NOUVEAUTÉS


11

Pour une entreprise de transport routier de marchandises, la certification OEA peut devenir un avantage concurrentiel majeur auprès de donneurs d’ordres de plus en plus sensibles,voire exigeants, vis-à-vis de l’obtention du statut « d’Opérateur Économique Agréé » par leurs prestataires ou sous-traitants.

Le certificat OEA Sûreté-Sécurité présente de nombreux intérêts pour les professionnels du transport routier :

I Label reconnu au niveau européen par tous les grands donneurs d’ordres, chargeurs ou commissionnaires,

I Renforcement de la sûreté et de la sécurité dans l’entreprise,

I Mise en place d’un système de management de la qualité inspiré de la norme ISO 9001,

I Meilleure prise en compte des évolutions du marché, lui-même soumis aux évolutions réglementaires européennes et mondiales.

Pour une entreprise déjà certifiée OEA, le système de parrainage, mis au point par TLF est l’occasion de renforcer durablement le partenariat avec ses transporteurs routiers. Il offre de multiples avantages :

I Sécurisation du lien commercial avec les transporteurs clés,

I Réduction du taux de litige par le renforcement des exigences Qualité et Sûreté-Sécurité,

I Allègement des processus de maîtrise et de contrôle de la sous-traitance,

I Argument commercial majeur pour la clientèle sensible à la sé-curisation de la Supply Chain.

Les avantages du Pack routier OEA SÛRETé-SéCURITé TLF

AVA

NTA

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Pack routier

OEA TLF :

Comment ça marche ?

CO

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PARRAIN CERTIFIÉ OEA

PACK ROUTIER TLF OU MÉTHODOLOGIE

DU PARRAIN

DOUANES SERVICE RÉGIONAL D’AUDIT

+

15Pack routier OEA TLF :Comment ça marche ?

La candidature au statut d’Opérateur Économique agréé Sûre-té-Sécurité est formulée par le FILLEUL (Transporteur routier) au-près de la Direction Générale des Douanes, qui délègue le ou les audits de certification auprès du ou des Service(s) Régional(aux) d’Audit de rattachement.

I Le PARRAIN, entreprise certifiée OEA connaissant déjà la dé-marche, assure un tutorat auprès du FILLEUL, qui peut se concré-tiser par une aide au diagnostic initial, une assistance pour la mise en œuvre des plans de mise en conformité ou le remplissage du dossier de candidature (Questionnaire d’Auto Évaluation) ou encore un pré-audit « blanc » avant celui de l’administration douanière.

I Le PARRAIN et /ou le FILLEUL bénéficie à travers le Pack Rou-tier OEA proposé par TLF, d’outils méthodologiques pour le suivi du projet, le diagnostic, la rédaction des procédures, la sensibilisation du personnel, le management par la qualité. Le FILLEUL peut éga-lement bénéficier des outils mis à disposition par le PARRAIN.

I Le Pack Routier OEA TLF a été développé en collaboration avec le cabinet KILEAN, spécialisé dans l’accompagnement des entre-prises vers la certification OEA. Il comprend une bibliothèque de modèles de documents, adaptée à différents profils d’entreprise de transport, des outils de diagnostic, de sensibilisation et de suivi, ainsi qu’un catalogue de prestations à la carte, mutualisées ou per-sonnalisées.

La mise au point et la validation du Pack Routier OEA TLF et, de manière plus générale, des principales exigences requises pour chaque profil du candidat, a eu lieu après concertation avec les services de la Direction Générale des Douanes. Il est précisé que cet accompagnement ne préjuge en rien de la décision finale de l’administration sur la certification in fine du filleul.

FILLEUL CANDIDAT OEA

CO

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Les acteurs de la certification OEA


17

Qui est éligible

au pack routier

OEA TLF ?

QU

I EST

ÉL

IGIB

LE ?


I Toute entreprise titulaire d’un certificat OEA (OEAC, OAES ou OEAF).

I Prestataire transport ou logistique, entreprise industrielle ou de distri-bution, etc.

Qui est éligible au pack routier OEA TLF ?

parrain filleul

Toutes les entreprises certifiées OEA en France peuvent se déclarer PARRAIN d’une entreprise de transport routier éligible.

Est éligible comme FILLEUL : toute entreprise de transport routier, TPE ou PME de moins de 50 salariés, titulaire d’une licence de trans-porteur ou d’une licence de commissionnaire de transport et dont l’activité principale est le transport de marchandises en parc propre.

Le certificat choisi par le FILLEUL est obligatoirement le certificat Sûreté-Sécurité AEOS.

Ci-contre les critères exacts d’éligibilité pour l’entreprise FILLEUL.

ATTENTION : Non éligible au Pack routier OEA TLF ne veut pas dire non éligible à l’OEA. Il sera toujours possible pour l’entreprise d’effectuer par elle-même une démarche de certification OEA, en sollicitant si besoin l’assistance du partenaire TLF (Kilean) et/ou la Cellule Conseil régionale de l’Administration des Douanes.

I Transporteur routier TPE ou PME

I Activité principale de transport routier en parc propre.

PROFIL ACTIVITÉ ÉLIGIBLE ACTIVITÉ NON ÉLIGIBLE

EUROTransport de lot, demi-lot national ou européen,distribution régionale

INTER Transport routier international hors UE

Dédouanement des marchandises ou responsabilité du dédouanement

PFM

Préacheminement ou Post-acheminement depuis ou vers une plateforme de trans-port international (air, mer, route, multimodale)

CROSS

Entrepôt ou plateforme utilisé à des fins de cross-docking ou passage à quai (chargement & déchargement de marchandises incluant éventuel stockage de très courte durée)

STOCK

Entrepôt utilisé à des fins de stockage de marchandises sur une moyenne ou longue durée, indépendamment d’une prestation de transport

Entrepôt sous douane

SPÉCIALActivité spécifique visant des marchandises classées sensibles aux sens des exigences OEA

SST

Activité secondaire et minoritaire de sous-traitance transport (dans la limite de la législation pour un transporteur)

Activité principale d’affré-teur ou commissionnaire ou activité d’affrètement extracommunautaire trop importante ( > 15% )

TOUS PROFILS

Entreprise de plus de 50 salariés, sauf activité homogèneEntreprise implantée sur plus de 3 sites, sauf évaluation préalable des risques

19

QU

I EST

ÉL

IGIB

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21

Principales exigences

de la certification

OEA sûreté - sécurité

PRIN

CIPA

LES

EXIG

ENCE

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Évaluation des écarts : évaluation de la réponse aux prin-cipales exigences OEA en matière d'organisation, de pro-cédures et de qualité, d’informatique et des dispositions en matière de sûreté

TOUS

Évaluation générale des risques et menaces

Liste des assurances et contraintes de sûreté imposées

Liste des clients imposant des contraintes de sûreté

Liste des marchandises à risque, présentant un risque sûre-té ou sécurité élevé

Diagnostic sûreté/sécurité du site

Fiche d’identité de l’entreprise TOUS

Procédures transport illustrant les grandes étapes d'un dossier d'exploitation (par type d'opération transport)

EURO, INTER, PFM, SST

Procédures entrepôt illustrant les grandes étapes de mani-pulation physique des marchandises dans l'entrepôt

CROSS, STOCK

Procédures transport et/ou entrepôt relatives aux précau-tions particulières à prendre vis-à-vis des marchandises à risque

TOUS

Procédures comptables relatives aux précautions à prendre lors de l'ouverture d'un nouveau compte client ou fournisseur

TOUS

Procédures RH contenant : Organigramme, fiches de poste, organisation des absences, du recrutement et de la formation sûreté/sécurité du personnel

TOUS

Procédures informatiques décrivant les matériels et logi-ciels, les procédures de sauvegarde et de reprise d'activité, la sécurité informatique

TOUS

Fiche d'incident et de non-conformité destinée à assurer la traçabilité des incidents et non-conformités rencontrées et des actions correctives associées

TOUS

Outils de contrôle documentaire destinés à auditer les activités opérationnelles de l’entreprise

TOUS

Fiche d'inspection des véhicules internes destinée à contrô-ler le bon état des unités de fret gérées en interne en contrô-lant les 7 points préconisés par l'Administration des Douanes

EURO, INTER, PFM

PRINCIPALES RÉPONSES AUX EXIGENCES PROFILS (ref pt 3)


PROCÉDURES

QUALITÉ

DIAGNOSTIC

CANDIDATURE

23Principales exigences de la certification OEA sûreté - sécurité

Le tableau ci-après énumère les principales exigences à prendre en compte pour l’obtention du certificat AEOS, en fonction des pro-fils concernés par l’entreprise FILLEUL.

I Le Pack Routier OEA TLF contient une bibliothèque d’outils et modèles de documents parfaitement adaptés à la réponse à ces exigences.

I L’entreprise PARRAIN peut également fournir au FILLEUL des outils ou modèles issus de ses propres bibliothèques de procédures. I Cette démarche est l’occasion de structurer l’organisation de l’entreprise FILLEUL.

> voir la suite

PRIN

CIPA

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EXIG

ENCE

S


Supports de sensibilisation relatifs à la sûreté et à la sé-curité concernant notamment : les irrégularités douanières, les incidents de sûreté, l'accueil des visiteurs, l'accès aux marchandises, la sélection des sous-traitants éventuels

TOUS

Support de cours de sensibilisation à l'OEA destiné à sensi-biliser tout le personnel

TOUS

Registre des clés, badges et codes d'accès utilisés dans l’entreprise

TOUS

Procédure de contrôle des installations de sûreté, y compris enregistrement des incidents de sûreté

TOUS

Liste des badges portuaires et aéroportuairesListe du personnel détenant un badge portuaire ou aéroportuaire avec date de délivrance

PFM

Méthodologie de sélection des prestataires transport et suivi de leurs engagements en matière sûreté

SST

Fiche d'inspection des unités de fret en sous-traitance destinée à contrôler le bon état des unités de fret des sous-traitants non certifiés OEA en contrôlant les 7 points préconisés par l'Administration des Douanes

SST

Méthodologie de sélection des prestataires intervenant sur site et suivi de leurs engagements en matière de sûreté

TOUS

Cahiers des charges, conventions et déclarations de sûreté adaptées aux prestations sous-traitées

TOUS

Document de pilotage et de suivi des plans d’actionsListe des principales tâches à accomplir pour satisfaire aux exigences et préparer la candidature, y compris planning et suivi d’avancementNB : ces documents ne sont pas une exigence OEA directe mais une recommandation méthodologique TLF

TOUS


SENSIBILISATION

SÛRETÉ

SOUS-TRAITANCE

PILOTAGE

25

Les options

du Pack routier

OEA TLF

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27Les options du Pack routier OEA TLF

Le Pack routier OEA TLF se compose de 3 niveaux de services, en fonction des besoins du FILLEUL et du niveau d’accompagnement que souhaite fournir le PARRAIN.

BOITE À OUTILSIl s’agit d’une bibliothèque de modèles de documents, procédures, tableaux de suivi, tableaux de bord, issue de la bibliothèque OEA, créée et enrichie depuis 2009 par le cabinet Kilean et qui contient au total plus de 220 modèles.

CONTENU DE LA BOITE À OUTILS :

I Une bibliothèque générique,

I Une ou plusieurs bibliothèques spécialisée(s) pour chaque profil métier éligible.

ASSISTANCE (individuelle)Cette formule personnalisée inclut, en plus de la boite à outils, deux jours de formation sur site, le premier au début de la démarche et le second lors du dépôt de la candidature.

CONTENU DE LA FORMULE ASSISTANCE :

I BOITE À OUTILS mono ou multi-profils,

I Deux journées de formation OEA intra-entreprise :« Autodiagnostic OEA et plan de mise en conformité »« Remplir le QAE et préparer l’audit OEA »

Les formations intra-entreprise ont lieu sur le site du Filleul et sont adaptées à son environnement.

Le Pack Routier OEA prévoit également deux formules option-nelles destinées à garantir la pérennité du certificat et le respect des bonnes pratiques mises en place :

I MISE A JOUR (Nouvelles fiches de suivi, actualisation de la biblio-thèque, nouveaux documents de sensibilisation, actualité OEA),

I SUIVI (formule MISE A JOUR + Une journée d’intervention de dia-gnostic de pérennité OEA).

ACCOMPAGNEMENT (collectif)Cette formule standard inclut, en plus de la boite à outils, une pres-tation de formation inter-entreprise à la démarche de préparation de la candidature AEOS.

CONTENU DE LA FORMULE ACCOMPAGNEMENT :

I BOITE À OUTILS mono ou multi-profils,

I Une journée de formation OEA inter-entreprises :« Préparer sa candidature OEA »

Les formations inter-entreprises ont lieu à minima deux fois par an, à Paris, Lyon ou Marseille.

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Candidature

et contact

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31Candidature et contact

La candidature à la démarche du Pack Routier OEA TLF par une entreprise de transport routier de marchandise, appelée FILLEUL, s’effectue en deux étapes.

Étape 3 : CandidatureLe dépôt de la candidature OEAS s’effectue auprès de la Direction Générale des Douanes et des Droits Indirects par courrier : Bureau E3, 11 rue des deux Communes , 93558 Montreuil Cedex

Ce courrier doit mentionner l’utilisation du dispositif de parrainage TLF et une copie de celui-ci ( sans questionnaire d’Auto Evaluation ) doit être adressée à TLF pour le suivi du dispositif, ou sous format dématérialisé via le site sécurisé des téléprocédures PRODOUANE (portail d’accès à SOPRANO pour dépôt de la candidature OEA). A noterque le dépôt d’une demande d’octroi sous forme dématérialisée via SOPRANO permet à l’opérateur de suivre l’état d’avancement de l’instruction de sa demande par les services douaniers. La procédure d’inscription à PRODOUANE est expliquée pas à pas sur le portail lui-même disponible à partir du site de la douane (www.douane.gouv.fr) et en cas de difficulté, les opérateurs peuvent contacter les Cellules Conseils aux Entreprises territorialement compétentes ou demander de l’aide à leurs parrains qui connaissent cette procédure d’enregis-trement. TLF pourra également vous apporter son assistance en contactant Sylvie Baudroux: [email protected]

Étape 1 : ÉligibilitéLa demande de participation à la candidature OEA via le système de parrainage TLF doit être effectuée conjointement par le FILLEUL et le PARRAIN auprès de TLF. Un simple envoi de mail, par le FILLEUL et le PARRAIN, est suffisant, à la condition d’indiquer à minimum les informations suivantes :

FILLEUL :

I Raison sociale & numéro SIREN,

I C.A + Effectif + Nb établissements,

I Liste des profils pressentis (Cf chapitre 2),

I Contact (Prénom, Nom,téléphone direct, e-mail),

I Part du transport en moyens propres dans le C.A

PARRAIN :

I Raison sociale & numéro SIREN,

I Numéro de certificat OEA,

I Contact (Prénom, Nom, téléphone direct, e-mail),

I Niveau d’implication dans le processus (Cf chapitre 5).

Étape 2 : OutilsIl appartient au FILLEUL et au PARRAIN de déterminer la réparti-tion des rôles d’accompagnement dans la démarche de préparation ainsi que les outils utilisés.

En fonction des réponses, un bon de commande « Pack Routier OEA TLF », disponible auprès de TLF Services, devra si besoin être rem-pli par le FILLEUL ou le PARRAIN.Contact TLF Services : 01 53 68 40 40 I [email protected]

I Qui réalise le diagnostic ?Parrain, FilleulConsultant TLF

I Qui forme le Chef de Projet OEA FILLEUL?Parrain, autoformationConsultant TLF

I Qui fournit des modèles de documents et procédures ?

Parrain, FilleulPack OEA TLF

I Qui propose une méthodologie de suivi du projet ?

Parrain, FilleulPack OEA TLF

I Qui remplit le QAE et prépare la réception des auditeurs ?

Parrain, FilleulConsultant TLF

CAN

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ATU

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TACT


33

à Propos du

Pack routier

OEA TLF

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35à Propos du Pack routier OEA TLF

Le Pack routier OEA est un service proposé par l’Union TLF, en partenariat avec le cabinet KILEAN, à l’ensemble des acteurs du transport et de la logistique.

à PROPOS DE KILean

Depuis 2009, le cabinet de conseil KiAOzé / KiLean a accompagné ou accompagne plus de 100 entreprises vers la certification OEA. Spécia-liste des secteurs de la logistique, du transport international et des sys-tèmes d’information, l’entreprise dispose d’un savoir-faire de conseil en matière d’organisation et de marketing.

Parmi les missions réalisées par KiAOzé / KiLean : certification OEA, ISO 9001, diagnostic stratégique, diagnostic marketing, référencement web, conception et réalisation de site web, newsletter client, enquête marketing, cahier des charges informatique.

Alain Comte, directeur associé, est l’auteur de « Réussir sa certification OEA », paru aux Éditions Celse.

à PROPOS DE TLF

L’Union des Entreprises de Transport et de Logistique de France est la première organisation professionnelle représentative de l’ensemble des mé-tiers de la chaîne du transport et de la logistique. L’Union représente, promeut et défend les intérêts de

l’ensemble des métiers de la branche : transport routier, message-rie rapide et express, location de véhicules industriels, logistique, commission de transport terrestre, ferroviaire et fluvial. Les entre-prises adhérentes à L’Union TLF emploient plus de 200 000 salariés. L’Union TLF compte dans ses rangs cinquante des cent premiers groupes de transport et de logistique en France.

L’Union TLF Overseas, syndicat affilié à L’Union TLF, regroupe les entreprises organisatrices de transport aérien, maritime, les commissionnaires en douane ainsi que les syndicats professionnels portuaires.

TLF Overseas oeuvre en permanence pour renforcer l’attractivité

du site France et la compétitivité du commerce extérieur français.

À P

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OVERSEAS

UNION DES ENTREPRISESDE TRANSPORT ET DE LOGISTIQUE DE FRANCE

218 avenue Jean Jaurès Immeuble Diapason

75019 Paris

Tél : 01 53 68 40 40E-mail : [email protected] : www.e-tlf.com

Blog : www.tlf-blog.com

Documents

GUIDE DU OEA pack routier - e-tlf.com · et PME du transport routier de marchandises, la démarche de cer- ... Ce guide pratique, simple et efficace, est destiné aux futurs par-rains,