Guide d’utilisation pour les fournisseurs Version 3 · Cliquez sur la flèche pour ... logon pour vous connecter à ePROC, et sera également utilisée pour vous transmettre les

ePROC strategic procurement

Guide d’utilisation pour les fournisseursVersion 3.0

Supplier - Quick Reference

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11 Présentation générale de ePROC

22 Comment s’inscrire dans ePROC

44 Comment effectuer les tâches principales

33 Première connexion

55 Contact et Aide


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11 Présentation générale de ePROCPrésentation générale de ePROC




55 Contact et Aide

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Présentation générale de ePROCSupplier - Quick Reference

ePROC est un espace partagé ouvert aux acheteurs et aux fournisseurs pour procéder aux différentes étapes d’un Appel d’Offres (AO), depuis l’identification des fournisseurs potentiels jusqu’à leur sélection. Des données peuvent être échangées entre les parties via Internet, de manière sécurisée, structurée et contrôlée.

MANAGEMENT RFxE-AUCTION

EVALUATION DES FOURNISSEURS

DEPENSES Analyse & Visibilité

(Opérationnel)

GESTION DES CONTRATSCommercial

GESTION DES ACTIVITESD’ACHAT


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22 Comment s’inscrire dans ePROCComment s’inscrire dans ePROC



55 Contact et Aide

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Comment s’inscrire dans ePROC : Page d’inscriptionSupplier - Quick Reference

Adresse URL : https://eprocsourcing.eads.net/

Pour contacter le Service Desk

Cliquez sur“Inscription comme nouveau

fournisseur”pour accéder au formulaire

d’inscription

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Conseils pour une inscription réussieSupplier - Quick Reference

Les champs marqués d’une astérisque * sont obligatoires

Cliquez sur la flèche pour faire dérouler la liste et

sélectionner une des options

Cliquez sur pour accéder à des explications

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Première partie : Informations liées à l’Organisation FournisseurSupplier - Quick Reference

Cette partie concerne les informations sur votre société (société = un nom, une adresse)

Nom légal du fournisseur : tel qu’il figure dans le RCSen majuscules, sans caractères spéciaux ni accents

Numéro d’Enregistrement de la Société :Pour les sociétés européennes, il s’agit du code TVA.Pour tous les autres pays, il s’agit du code fiscal ; s’il n’existe pas de code fiscal dans votre pays, entrez le code normalement utilisé.

N°°°° de téléphone principal / N°°°° de télécopie principal :Utilisez le n° de tél. international commençant par 00, sans espaces ni caractères spéciaux

SIRET : Pour les sociétés françaises (14 chiffres)

Région / Département : Obligatoire si la société est implantée aux Etats-Unis ou au Canada

Rue / Ville : Pas de caractères spéciaux (pas d’accents, pas de β, ñ ...)

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Deuxième partie : Informations sur l’Utilisateur FournisseurSupplier - Quick Reference

Cette partie concerne vos informations personnelles

ID Utilisateur/Adresse e-mail :Pas de “/” ni de caractères spéciaux.

Cette adresse e-mail DOIT être valide : elle constituera votre logon pour vous connecter à ePROC, et sera également utilisée pour vous transmettre les avis d’Appels d’Offres.

Ne pas utiliser d’adresse e-mail générique (ex. [email protected]), mais une adresse professionnelle nominative, sinon votre demande de création de compte sera rejetée.

NOM Prénom :Dans cet ordre, majuscules pour le NOM

Numéro de téléphone / Numéro de télécopie :Utilisez le n°de tél. international commençant par 00, sans espaces ni caractères spéciaux

Fonction :Sélectionnez la fonction la plus proche de la vôtre

BU Code: Ce code vous a été communiqué par l’acheteur dans la lettre d’invitation. Si vous n’avez pas été invité par un acheteur, entrez le mot “voluntary”.

Paramètres régionaux :Langue que vous souhaitez utiliser dans ePROC

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Troisième partie : Questionnaire de profilSupplier - Quick Reference

Cette partie concerne les informations générales et environnementales

Cliquez sur le triangle pour afficher le contenu de la section

Si nécessaire, cliquez sur le

la section

Si nécessaire, cliquez sur le triangle pour cacher le contenu de

la section

11

Troisième partie : Questionnaire de profilSupplier - Quick Reference

Cette partie concerne les informations générales et environnementales

Ici vous pouvezsélectionner

l’acceptation des GTC

Vous pouvezsélectionner une ou

plusieurs cases


Page 12

Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (1/2) Lorsque vous cliquez sur OK, un message d’erreur peut s’afficher si vous avez omis

certaines informations. Votre inscription ne peut pas être traitée si vous ne renseignez pas la totalité des champs obligatoires.

Un message ‘Warning’ s’affiche en haut de l’écran, vous signalant les

informations manquantes

Les champs obligatoires qui ne sont pas renseignés sont indiqués par une astérisque sur fond rouge

Après avoir renseigné tous les champs obligatoires,

cliquez sur OK

Complétez les informations requises dans les champs laissés vides


Page 13

Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (2/2)

Dans ce cas, utilisez le lien “ID utilisateur ou mot de passe oublié” pour récupérer

vos informations de connexion

Lorsque vous cliquez sur OK, le système peut vous signaler que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. S’il existe un compte à votre nom pour lequel vous avez oublié votre ID

Utilisateur ou de votre mot de passe, veuillez utiliser le lien “Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié” sur la page de connexion.

Message indiquant que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. Dans ce cas, votre ID Utilisateur existe et

reste valide.

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Conseils importantsSupplier - Quick Reference

– Evitez les redondances dans ePROC : une seule organisation peut être créée pour chaque site (entité légale / site contractuel) de la société. Il peut exister plusieurs contacts associés à cette organisation. Si vous souhaitez créer un deuxième contact pour la même société, procédez à une deuxième inscription et l’Equipe Administration fera le lien entre le nouveau contact et l’organisation inscrite. Ceci permet d’assurer que les acheteurs Airbus Group sélectionnent toujours le compte fournisseur approprié pour l’AO.

– Les données que vous avez fournies pour votre compte peuvent être utilisées au cours de l’AO. Vous êtes responsable de la qualité de ces données. Veillez à les mettre à jour si nécessaire.

– Votre inscription doit être validée par l’équipe administration d’ePROC. Une fois validée, vous recevrez un e-mail de confirmation de votre inscription ainsi qu’un lien qui vous permettra de personnaliser votre mot de passe dans ePROC.

– Vérifiez que les e-mails d’ePROC ([email protected] et [email protected]) sont acceptés par votre serveur de messagerie.


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33 Première connexionPremière connexion

55 Contact et Aide

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Première connexion : Personnalisez votre mot de passeSupplier - Quick Reference

Dès que l’équipe Administration d’ePROCaura approuvé votre inscription, vousrecevrez ce type d’e-mail.

Cliquez sur le lien

Créez un mot de passe

Sélectionnez une question secrète et une réponse

secrète (et ne l’oubliez pas !)

Cliquez sur OK

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Première connexion : Acceptation des Conditions GénéralesSupplier - Quick Reference

En bas de page, sélectionnez “J’accepte les termes et

conditions de cet accord”, et cliquez sur “OK”

Ce document décrit les Conditions Générales (GTC -General Terms and Conditions ) d’accès et d’utilisation

de la solution stratégique d’achat “ePROC”.

Une fois acceptées, ces conditions sont toujours accessibles en bas de page via le lien “Conditions

d’utilisation Participants”.

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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 1/3Supplier - Quick Reference

Vous ne pouvez pas éditer la première ni la deuxième partie

Envoyez un email à l’équipe SMA et vosinformations personnelles seront mises à jour.

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Pour modifier les données figurant dans la DEUXIEME partie, veuillez transmettre par e-mail, à l’adresse qui vous a été communiquée, votre demande de

modification.

Dans votre e-mail, veuillez préciser : - qui vous êtes (ID contact)- pour quelle organisation vous souhaitez apporter ces changements- quels champs vous souhaitez actualiser et quelles informations doivent être entrées.

Vous pouvez actualiser votre profil à tout moment en sélectionnant “Préférences”

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Vous pouvez éditer la troisième partie

Les données de la troisième partie, “Questionnaire de profil” sont facilement

actualisables.

Assurez-vous que vos données sont toujours à jour.


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44 Comment effectuer les tâches principalesComment effectuer les tâches principales


55 Contact et Aide

22

Comment consulter l’événement (1/2)Supplier - Quick Reference

Une fois connecté(e), la page "Events List“ (Liste des événements) s’affiche automatiquement. Elle contient une liste de tous les Appels d’Offres auxquels vous êtes invité(e) à participer. Les AO sont classés par “Statut”.

“Preferences” (Préférences) vous permet de :• Modifier votre mot de passe et votre question

secrète• Actualiser votre profil (Informations de contact

et Questionnaire de Profil)• Redéfinir votre paramétrage (langue et devise

par défaut)

Le message de bienvenue vous rappelle que l’utilisation d’ePROC est strictement soumise aux Conditions Générales que vous avez déjà acceptées en tant qu’Utilisateur Désigné de la Société. Les Conditions Générales sont accessibles via le lien “Participant Terms” (Conditions de participation) figurant au bas de cette page.

Cliquez sur le nomde l’événementpour accéder à soncontenu.

23

Comment consulter l’événement (2/2)Supplier - Quick Reference

Accès directaux événements

Téléchargez le contenu vers une feuille Excel.Téléchargez toutes les pièces jointes en une seule fois.

Informations principales sur l’événement :Acheteur, date de publication, échéance …

Consultez la liste detoutes les étapes àsuivre pourrépondre à l’AO

24

Comment accepter l’AccordSupplier - Quick Reference

En cliquant sur [Declineto respond] (Décliner derépondre), vous informezl’acheteur que vous neparticiperez pas àl’événement.

Consultation et Acceptation de l’Accord : L’acceptation de l’Accord est obligatoire pour chaque AOavant de sélectionner les lots et de soumettre des offres. L’accord relatif à la soumission d’une offre seraidentique pour tous les AO publiés sur ePROC.

Sélectionnez “I accept theterms of this agreement”(J’accepte les termes de cetaccord) pour pouvoir soumettrevos réponses et vos offres.

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Comment sélectionner les lotsSupplier - Quick Reference

Cochez la case pour sélectionner leslots ou les line items auxquels voussouhaitez participer.

Cliquez sur [Submit Selected Lots](Soumettre les lots sélectionnés)

26

Comment soumettre une réponseSupplier - Quick Reference

Pour compléter votreréponse, renseignez tousles champs vides.

Les champs obligatoiressont indiqués par uneastérisque (*).

En cliquant sur le lien‘’Attach a file’’ (Joindre unfichier), attachez lespièces jointes à votreréponse.

Après avoir complété votreréponse, cliquez sur“Submit entire response“(Soumettre la réponsecomplète) pour lasoumettre à Airbus Group.

Vous pouvezsauvegarder(bouton ‘’Save’’)votre offre avant desoumettre votreréponse.

Les erreurs sontindiquées en rouge.

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Comment transmettre un message (1/2)Supplier - Quick Reference

Vous pouvez transmettre un message à l’équipe projet.

Si nécessaire, l’acheteur peut répondre publiquement à votre message (la totalité de l’équipeet tous les fournisseurs le reçoivent) afin d’assurer que toutes les parties prenantesbénéficient du même niveau d’information.

Suivez le lien Event messages pour :

- consulter tous les messages reçus

- transmettre de nouveaux messages

- répondre aux questions

En cliquant sur le bouton [Compose Message](Rédiger un message), vous pouvez transmettre denouveaux messages à l’ensemble de l’équipe projet.

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Comment transmettre un message (2/2)Supplier - Quick Reference

Le menu des options vous permet de :- Filtrer les messages associés auxévénements par expéditeur- Exporter les messages vers Excel

Le tableau des messages affiche tous les messages associés à l’événement :• de System - invitation à l’événement, modification des délais …• du Event Owner - informations transmises par l’acheteur et son équipe MFT• de vous-même - questions transmises à l’équipe Airbus Group.

Vous pouvez trier les messagesassociés à l’événement en cliquantsur le nom de la colonne.

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Comment charger un documentSupplier - Quick Reference

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Lorsque le statut est ouvert, le fournisseur peut modifier uneréponse


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Mettre à jour un fichier (1/3)

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34


La réponse est modifiée, un bandeau vert s’affiche

35

La modification de réponse n’est plus possible lorsque le statutest en “Pending Selection”


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Lorsque le statut est réouvert, la modification estpossible à nouveau


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55 Contact et AideContact et Aide

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Contact et AideSupplier - Quick Reference

Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié ?

Cliquez sur le lien

approprié

Contact

Pour plus d’informations, contactez le service desk, joignable 24 heures/24 et 7 jours/7- par e-mail : [email protected] par téléphone : 00 33 1 57 32 48 95

Documents

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