Guide d’utilisation Zimbra

Guide d’utilisation Zimbraplate-forme collaborative de messagerie et de calendrier

Zimbra version 8.6

Guide version 1.2 – Octobre 2015

Diffusion interdite - Usage unique par les utilisateurs de l'Université Paris 8

Tutoriel [Utilisation Zimbra]

Sommaire

1- Présentation de Zimbra.................................................................................................................61.1 Travail collaboratif.....................................................................................................................6

2- Utilisation du client Web................................................................................................................72.1 Le client web..............................................................................................................................72.2 Autres moyens d’accès...............................................................................................................72.3 Description de l’interface...........................................................................................................82.4 Fonctionnalités et raccourcis...................................................................................................14

2.4.1 Menus déroulants de l’application Mail...........................................................................142.4.2 Glisser déposer.................................................................................................................142.4.3 Clic droit..........................................................................................................................15

2.5 Modes d’affichage...................................................................................................................192.6 Raccourcis................................................................................................................................192.7 Préférences...............................................................................................................................202.8 Aide..........................................................................................................................................21

3- Gestion de Mail.............................................................................................................................223.1 Description de la fenêtre..........................................................................................................223.2 Description des dossiers...........................................................................................................23

3.2.1 Manipulation des Dossiers...............................................................................................243.3 Lire des messages....................................................................................................................25

3.3.1 Bouton Affichage.............................................................................................................253.3.2 Vue Message....................................................................................................................26

3.4 Imprimer un message...............................................................................................................283.5 Écrire un message....................................................................................................................28

3.5.1 Destinataires.....................................................................................................................293.5.2 Destinataires en Cci..........................................................................................................303.5.3 Ajouter un sujet et un contenu..........................................................................................303.5.4 Vérifier l’orthographe......................................................................................................313.5.5 Ajouter la signature..........................................................................................................323.5.6 Ajouter une pièce jointe...................................................................................................323.5.7 Envoyer le message..........................................................................................................333.5.8 Créer un nouveau mail avec clic droit sur l’adresse........................................................33

3.6 Répondre à un message............................................................................................................343.6.1 Répondre..........................................................................................................................343.6.2 Répondre à tous................................................................................................................343.6.3 Faire suivre un message...................................................................................................34

3.7 Ranger les messages................................................................................................................343.7.1 Dossiers............................................................................................................................343.7.2 Tri des messages...............................................................................................................35

3.8 Gestion du Spam......................................................................................................................383.8.1 Reporter les spams avec les outils intégrés......................................................................383.8.2 Consulter le dossier anti-spam pour détecter les faux positifs.........................................383.8.3 Vider le dossier anti-spam................................................................................................39

4- Gestion des Contacts....................................................................................................................404.1 Les dossiers de contacts...........................................................................................................404.2 Ajouter un contact....................................................................................................................414.3 Ajouter un contact depuis un email..........................................................................................42

Tutoriel Zimbra sommaire page 3 sur 99


4.4 Les différents types de contacts...............................................................................................434.5 Modifier un contact..................................................................................................................434.6 Créer un groupe de contacts.....................................................................................................434.7 Trouver un contact...................................................................................................................444.8 Imprimer les informations du contact......................................................................................44

5- Gestion du Calendrier..................................................................................................................455.1 Personnaliser la vue calendrier................................................................................................455.2 Planifier un rendez-vous..........................................................................................................48

5.2.1 La fenêtre de création de rendez-vous.............................................................................485.2.2 Rendez-vous avec participants.........................................................................................515.2.3 Événement (journée complète)........................................................................................545.2.4 Informations complémentaires.........................................................................................545.2.5 Planifier un rendez-vous à partir du mini calendrier........................................................545.2.6 Planification avancée.......................................................................................................55

5.3 Répondre à une demande de rendez-vous................................................................................575.4 Rappel de rendez-vous.............................................................................................................605.5 Créer un calendrier...................................................................................................................605.6 Afficher/Masquer un calendrier...............................................................................................615.7 Supprimer un calendrier...........................................................................................................61

6- Gestion des Tâches.......................................................................................................................626.1 Créer une liste de tâches..........................................................................................................636.2 Ajouter une tâche.....................................................................................................................63

6.2.1 Détails de la tâche............................................................................................................636.2.2 Progression de la tâche.....................................................................................................64

6.3 Modifier une tâche...................................................................................................................646.3.1 Actualiser votre tâche.......................................................................................................646.3.2 Marquer une tâche accomplie..........................................................................................64

6.4 Supprimer une tâche................................................................................................................646.5 Déplacer une tâche...................................................................................................................65

7- Gestion du Porte-documents.......................................................................................................667.1 Insérer des fichiers dans son porte-documents........................................................................66

7.1.1 Télécharger des fichiers depuis le porte-documents........................................................667.1.2 Télécharger les documents depuis un mail......................................................................67

7.2 Créer des documents texte.......................................................................................................687.3 Supprimer des documents........................................................................................................697.4 Créer un dossier dans l’application porte-documents..............................................................697.5 Marquer vos fichiers................................................................................................................70

8- Gestion des Préférences...............................................................................................................728.1 Menu Général..........................................................................................................................728.2 Menu Comptes.........................................................................................................................738.3 Menu Mail................................................................................................................................73

8.3.1 Affichage des mails..........................................................................................................748.3.2 Réception des mails.........................................................................................................748.3.3 Créer des mails.................................................................................................................74

8.4 Menu Filtres.............................................................................................................................758.5 Menu Signatures......................................................................................................................77

8.5.1 Créer une signature..........................................................................................................77



8.5.2 Insérer une image dans la signature.................................................................................778.5.3 Assigner une signature au compte....................................................................................78

8.6 Menu Hors du bureau..............................................................................................................798.7 Menu Adresses acceptées.........................................................................................................808.8 Menu Contacts.........................................................................................................................818.9 Menu Calendrier......................................................................................................................828.10 Menu Partage.........................................................................................................................838.11 Menu Notifications................................................................................................................848.12 Menu Importer/exporter.........................................................................................................85

8.12.1 Importer des dossiers.....................................................................................................858.12.2 Exporter des dossiers.....................................................................................................86

8.13 Menu Raccourcis...................................................................................................................878.14 Menu Zimlets.........................................................................................................................888.15 Enregistrer les préférences.....................................................................................................88

9- La zone de Recherche..................................................................................................................899.1 Utiliser la recherche.................................................................................................................90

9.1.1 Recherche de base............................................................................................................909.1.2 Recherche avancée...........................................................................................................909.1.3 Langage de recherche.......................................................................................................919.1.4 Amélioration des requêtes avec les commutateurs AND/NOT........................................91

9.2 Enregistrer une recherche........................................................................................................92

10- Le partage dans Zimbra............................................................................................................9310.1 Créer un partage.....................................................................................................................9310.2 Accepter un partage...............................................................................................................9410.3 Partager un dossier de mail....................................................................................................9510.4 Partager un carnet de contacts...............................................................................................9510.5 Partager un calendrier............................................................................................................9610.6 Partager un dossier du porte-documents................................................................................9610.7 Modifier les autorisations......................................................................................................97

11- Copyright....................................................................................................................................99



1- Présentation de ZimbraZimbra est une plate-forme complète de messagerie et de travail collaboratif,

développée autour des nouvelles technologies Web Ajax, et basée sur des logicielslibres (Jetty, Postfix, openLDAP, mysql …).

1.1 Travail collaboratifZimbra est un outil complet qui propose les outils de travail collaboratif suivants :

• Mail

• Possibilité de partager un dossier de messagerie, de définir des boîtes mailgénériques avec des groupes d’utilisateurs (adresse de groupe)

• Contacts

• Carnet d’adresses de l’entreprise

• Carnet d’adresses personnel

• Partage de carnet d’adresses avec d’autres utilisateurs

• Import des données depuis les carnets d’adresses actuels (en CSV)

• Calendrier

Possibilité de :

• consulter les disponibilités des utilisateurs

• partager des calendriers entre les utilisateurs

• d’accéder à la réservation de ressources (salle, matériel…)

• Tâches

• Porte-documents

Cette fonction permet de :

• déposer des fichiers en ligne pour toujours les avoir avec vous

• partager certains espaces avec d’autres utilisateurs



2- Utilisation du client Web

2.1 Le client webAfin de profiter de l’interface évoluée de Zimbra, il est recommandé de disposer d’un

navigateur Web performant et récent. Firefox convient parfaitement à l’utilisation deZimbra et permettra de profiter pleinement de l’ensemble des fonctionnalités. InternetExplorer, Chrome ou Safari pourront aussi être utilisés.

Firefox est un logiciel libre. Il est disponible gratuitement en ligne. Vous pouvez letélécharger à cette adresse : http://www.mozilla.org/fr/firefox.

2.2 Autres moyens d’accèsConcernant les autres moyens d’accès, vous devez consulter votre administrateur

système pour valider la possibilité de connexion.

Les connexions POP, IMAP et Activesync sont disponibles dans Zimbra.

2.3 Description de l’interfaceLors de l’ouverture de Zimbra, c’est l’interface mail qui s’affiche en premier. Voici ce

que vous découvrez après vous être identifié :



http://www.mozilla.org/fr/firefox

Illustration 1 : La fenêtre à l’ouverture du webmail Zimbra

• Nom, quota et messagerie

Illustration 2 : Quota de messagerie

Vous trouvez ici le propriétaire de la messagerie. La barre de progression montre lequota d’espace occupé de la messagerie et permet ainsi de faire régulièrement le tri.

Vous trouvez aussi plusieurs liens :

Illustration 3: Aides, Déconnexion de Zimbra (chapitre 2.8, page 21)

• Aide produit : accès à l’aide intégrée du client Zimbra ;

• Centre d’aide en ligne : accès à des pages web d’aide sur Zimbra (pagesen anglais) ;



• Nouvelles fonctions : accès à une page décrivant les nouvellesfonctionnalités de la version utilisée (page en anglais) ;

• À propos : numéro de version ;

• Changer le mot de passe : attention, ne pas utiliser cette fonction ;

• Déconnexion : lien permettant de quitter votre messagerie en toutesécurité.

• Barre de recherche

Illustration 4 : La zone de recherche de Zimbra

Comme son nom l’indique, cette barre permet d’effectuer une recherche dans votrewebmail. En cliquant sur la loupe, vous obtenez des options avancées :

Illustration 5 : La fenêtre de recherche avancée de Zimbra

• Onglets des applications

Les onglets permettent d’accéder aux applications de Zimbra :

Illustration 6 : L’accès aux différentes applications de Zimbra

• Mail : toute la gestion de vos mails se trouve dans cet onglet (celui quiapparaît par défaut à l’ouverture de Zimbra) :

• Contacts : toute la gestion des carnets d’adresses, ceux par défaut et ceuxqui seront créés par la suite ;



• Calendrier : si Zimbra présente un mini – calendrier, vous pourrez gérerdans cette partie plus facilement vos rendez – vous ;

• Tâches : possibilité de créer des rappels, d’affecter des tags (libellés) selondifférents classements (Non lancé (e), Fini, En cours…, En attente d’uneautre personne, Reporté), des dates d’échéance… ;

• Porte-documents : peut être utilisé pour partager et gérer les documentsque vous créez dans votre porte-documents, ainsi que les documents et lesimages que vous y placez ;

• Préférences : toute la gestion de votre logiciel Zimbra se trouve dans cetonglet.

• Bouton Nouveau Message

Illustration 7 : Le bouton Nouveau

Par défaut, il est proposé un Nouveau message.

• Dossiers

Illustration 8 : La liste de l’application Dossiers

Les messages sont stockés dans les dossiers : Réception, Envoyé, Brouillons,Spams et Corbeille. Ces derniers ne pourront être supprimés contrairement auxdossiers que vous pourrez créer, partager.



• Recherches

Ici, seront affichées les recherches enregistrées :

Illustration 9: Liste des recherches enregistrées

• Tags (libellés)

Les Tags permettent d’étiqueter vos messages, tâches, suivant un code que vousdéterminerez et qui montrera, par exemple, l’importance du message :

Illustration 10: La liste des tags créés



• Zimlets

Une zimlet est une extension rajoutée à votre webmail en fonction des besoins del’établissement. Par exemple, la zimlet Colored Emails permet de spécifier unecouleur et/ou un surlignage sur un en-tête de mail ou un message tagué :

zIllustration 11: La liste des zimlets installées

• Mini calendrier

Illustration 12: Le minicalendrier de la fenêtre Zimbra

Le mini calendrier indique non seulement vos rendez-vous (en gras), mais permetaussi de voir ceux des personnes avec qui vous avez partagé les calendriers.



• Barre d’outils

Illustration 13: Les outils de l'application affichée, ici la messagerie

À chaque application correspond une série de boutons permettant des actions. Cesoutils varient selon l’application affichée.

• Panneau de visualisation

La partie du haut donne les en-têtes de mails si vous êtes dans la messagerie :

Illustration 14: Les deux parties de l'application mail

• Sous-fenêtre de lecture

La partie du bas s’appelle le panneau de lecture et donne le contenu du messagesélectionné.

Dans les autres outils de Zimbra, ce panneau est modulé suivant l’applicationchoisie.



2.4 Fonctionnalités et raccourcis

2.4.1 Menus déroulants de l’application MailEn cliquant sur la flèche noire du bouton Nouveau message, un menu permet de créer une nouvelle fonctionnalité dans les autres applications de Zimbra :

Illustration 15: L'accès Nouveau aux autres applications de Zimbra

2.4.2 Glisser déposer

Illustration 16: Le glisser d'un mail vers un dossier



Le glisser–déposer, appelé aussi drag and drop, permet de ranger un messagedans un dossier par un simple clic maintenu sur le message et un glissé versn’importe quel dossier de rangement et également vers les tags et dans le calendrier.

2.4.3 Clic droitLe clic droit permet de faire apparaître un menu contextuel, c’est-à-dire un menu

proposant différentes actions selon l’endroit où il est fait.

• le clic droit sur un dossier par défaut :

Le clic droit permet généralement de :

– créer un sous-dossier ;

– partager le dossier ;

– éditer les propriétés du dossier.



• le clic droit sur un dossier créé :

Le menu contextuel d’un dossier créé reprend les options :

– Nouveau dossier

– Partager dossier

– Éditer propriétés

et propose en plus :

– de Marquer tous les mails lus

– de Supprimer le dossier

– de Renommer le dossier

– de le Déplacer

– de Vider le dossier.



• le clic droit sur un tag :

Vous pouvez :

– ajouter un tag

– renommer un tag

– supprimer un tag

– changer la couleur du tag.

• le clic droit sur une zimlet :

Les options proposées dépendent de l’extension rajoutée.



• le clic droit sur le mini calendrier :

Le clic droit sur un date du mini-calendrier permet de créer un rendez–vous dansvotre calendrier.

• le clic droit sur un en–tête de message :



Le clic droit sur un en–tête de message permet un grand nombre d’actions :

– de recherche ;

– de marquage ;

– de réponses ;

– de gestion du mail ;

– de création de règles : spam et filtre.

2.5 Modes d’affichage

• Par conversation permet de regrouper les échanges de mails autour du mêmesujet

• Par mail affiche les messages les uns derrière les autres

• Panneau de lecture en bas / à droite / désactivé permet d’afficher ou non lepanneau de visualisation.

L’icône à gauche de Affichage change selon le mode choisi.

2.6 RaccourcisDes raccourcis claviers sont disponibles. Ils sont décrits dans l’application

Préférences, menu Raccourcis.

Vous trouverez des raccourcis pour :

– les applications générales ;



– les dossiers de mail ;

– les recherches enregistrées ;

– les tags.

Quelques exemples de raccourcis clavier :

Application Touche de saisie Description

Mailnm Nouveau mail (écrire)

nf Nouveau dossier

Calendriernl Nouveau calendrier

na Nouveau rendez-vous

Tâches nk Nouvelle tâche

Toutes les applications nt Nouveau tag

2.7 PréférencesL’onglet Préférences permet de paramétrer le webmail Zimbra selon votre usage

grâce aux différents menus :

• Général : apparence de la fenêtre / langue / paramètres de recherche ;

• Comptes : paramétrage des comptes supplémentaires, comme l’utilisation d’uncompte commun avec une autre personne de l’entreprise ;

• Mail : paramétrage de l’affichage et la rédaction des mails, la gestion du spam ;

• Filtres : activation de filtre sur les mails. Ainsi vous pouvez classer les mailsdans des dossiers à leur arrivée dans votre boîte de réception ou classer lesmails que vous envoyez ;

• Signatures : création d’une ou plusieurs signatures ;

• Hors du bureau : saisie des messages de réponse automatique ;

• Adresses acceptées : gestion des adresses fiables et des images contenuesdans les messages de ces adresses ;

• Contacts : quelques options paramétrables par l’utilisateur ;

• Calendrier : toutes les options de vos calendriers ;

• Partage : tous les partages faits ou acceptés sont résumés dans cette page.Possibilité d’y créer des partages ;

• Notifications : saisie d’une adresse mail pour le rappel de rendez-vous ou detâche ;

• Importer/Exporter : importer / exporter les données de Zimbra (mails,calendrier, contacts…) ;

• Raccourcis : voir chapitre 2.6, page 19 ;

• Zimlets : activation / désactivation des zimlets dans votre compte.



2.8 AidePour accéder à l’aider, cliquez sur le lien Aide qui se trouve en haut à droite de votre

fenêtre. Le clic ouvre un nouvel onglet dans lequel vous trouvez la page ci-dessous :

Illustration 17: L'aide du client ZWC

L’aide est composée de trois parties :

– Contenu : les rubriques d’Aides sont rangées par fonctionnalité ;

– Index : l’Aide y est rangée par ordre alphabétique et vous pouvez y saisir un motclé pour faciliter la recherche ;

– Rechercher :saisissez un mot dans la zone de texte et cliquez sur la loupe. Lemoteur de recherche fournira des liens contenant le mot saisi. Cherchez le liencorrespondant à votre demande.



3- Gestion de Mail

3.1 Description de la fenêtreComme décrit dans le chapitre 2.3 Description de l’interface, Zimbra s’ouvre sur

l’application mail :

Dans le menu de gauche, vous avez la liste des dossiers ;

à droite, en haut : l’en-tête des messages en haut ;

à droite en bas : le panneau de lecture des messages.

À chaque application (onglet) correspond une barre d’outils :

Illustration 18: Les outils pour traiter les mails

Nous trouvons ici :

• Répondre : pour répondre à l’expéditeur ;

• Répondre à tous : pour répondre à l’expéditeur et aux destinataires ;

• Faire suivre : pour faire suivre le mail à d’autres personnes (dans ce cas-là, lespièces jointes sont transmises) ;

• Supprimer : pour supprimer le mail sélectionné ;

• Spam : pour marquer le message comme du spam ;

• icône Déplacer les éléments sélectionnés : permet de déplacer le mail

vers un autre dossier ;

• icône Éléments de tag(s) sélectionné(s) : permet de poser un tag sur

un mail ou de l’enlever ;



• un bouton Actions : on y retrouve notamment les commandes Imprimer,Modifier comme nouveau mail, Créer un rendez-vous (ou une tâche) :

Illustration 19: Les actions possibles sur un mail

3.2 Description des dossiersLes dossiers sont utilisés pour organiser vos mails entrants et sortants. Vous pouvez

créer vos propres dossiers ou utiliser les dossiers définis par le système :

Illustration 20: La liste des dossiers

• Réception : dossier de stockage des mails entrants ;

• Envoyés : dossier de stockage des copies des mails sortants ;

• Brouillons : si vous désirez ne pas envoyer un mail lors de sa création, vouspouvez l’enregistrer comme brouillon et il sera accessible dans ce dossier ;

• Spams : dossier de stockage des mails définis comme spam (mail non désiré) ;

• Corbeille : dossier de stockage des mails supprimés. Tant que les mails sontdans ce dossier, vous pouvez les récupérer.

Ces dossiers sont les dossiers par défaut de Zimbra, reconnaissables à leur icôneconstituée d’un dossier avec un signe par-dessus. Le dossier LibreOffice est undossier créé par l’utilisateur.



3.2.1 Manipulation des Dossiers

3.2.1.1 Clic droitZimbra est simple d’utilisation. Un clic droit sur tout élément du webmail donne un

menu contextuel offrant des commandes spécifiques à l’élément sélectionné. Ainsi unclic droit sur un dossier donnera le menu contextuel suivant :

Illustration 21: Menu contextuel sur un dossier système

Illustration 22: Menu contextuel sur un dossier utilisateur

Ainsi, vous pouvez :

– créer un sous-dossier Nouveau dossier ;

– Partager dossier : permet de rendre accessibles des mails communs ;

– Éditer les propriétés : permet de donner une couleur au dossier et d’y ajouter unpartage ;

– Tout développer : permet de dérouler l’arborescence quand elle existe ;

– Vider le dossier : permet de supprimer tous les mails du dossier.

Cependant, vous remarquez quelques différences entre les deux illustrations : descommandes sont grisées à gauche et actives à droite. En effet, l’image de gaucheconcerne les dossiers système de Zimbra et il est impossible de supprimer, effacer,renommer les dossiers par défaut. Cela donne une certaine sécurité dans lamanipulation des dossiers.

En revanche, dans le cas d’un dossier créé par l’utilisateur, ces commandes sontactives, d’où la nécessité d’être vigilants dans la manipulation de vos dossiers.



3.2.1.2 Glisser-déposerPour le déplacement des dossiers, un simple cliquer-glisser, clic gauche maintenu de

la souris, permet de déplacer un dossier vers un autre : ici, le dossier envoi_f2 estglissé vers la corbeille :

Illustration 23: Le drag-and-drop sur un dossier

3.3 Lire des messagesDès l’ouverture de l’interface Zimbra, vous visualisez le contenu de votre boîte de

réception. La liste des emails apparaît dans la partie haute. En cliquant sur un emailvous faites apparaître le corps du message dans la partie basse.

3.3.1 Bouton Affichage

Un bouton Affichage, à droite de la barre des boutons d’actions, permet plusieursoptions :

Illustration 24: Les options d'affichage

• Par conversation : tous les échanges à partir d’un mail initial sont regroupésdans cette rubrique. L’objet de la discussion ne s’affiche qu’une fois dans votreboîte de réception et le nombre de mails de la conversation est indiqué :



Illustration 25: L'affichage par conversation

Les flèches situées à gauche des en-têtes de mails indiquent que des mails sontregroupés. Pour visualiser ces mails, il faut cliquer sur la flèche qui change de sens(tourne vers le bas).

Les messages de la conversation sont regroupés indépendamment des dossiers danslesquels ils se trouvent (dossiers Réception, Envoyés ou autre dossier dans lequelpeuvent être rangés les messages).

• Par mail : les mails sont rangés dans l’ordre indiqué par l’utilisateur : pardéfaut du plus récent au plus ancien ;

• Panneau de lecture en bas : le panneau de lecture du mail se situe sous lapartie en-tête des mails ;

• Panneau de lecture à droite : le panneau de lecture du mail se situe à droitede la partie en-tête des mails ;

• Panneau de lecture désactivé : il n’y a pas de panneau de lecture : il fautdouble-cliquer sur le mail pour qu’il s’ouvre dans un nouvel onglet.

Pour une vue selon la date, faites un clic droit sur l’en-tête de colonne

Reçu. Sélectionnez Regrouper par et Date : les mails seront rangés parjour, semaine… Si vous vous déconnectez, cet affichage sera enregistré.

3.3.2 Vue Message

3.3.2.1 Drapeau, Priorité, Tag, Statut, Pièce jointe

On peut voir dans la liste des messages plusieurs colonnes informatives :

Illustration 26: Les informations de mail

• Drapeau : pour mettre un drapeau sur un mail, marquant par exemple lesmails à traiter en urgence, il faut cliquer dans la colonne drapeau en regard del’en-tête du mail à marquer ;

• Priorité : indique la priorité du mail. La priorité est définie par l’expéditeurdu mail et ne peut donc pas être modifiée ;



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• Tag : permet de voir le tag associé au mail. En laissant le curseur de votresouris sur le tag appliqué à un en-tête de mail, une infobulle affichant le nomdu tag apparaît ;

• Lu/Non lu : la colonne du mail indique si le mail a été lu (point grisé) ounon (point coloré) ;

• État du mail :

• Pièce jointe : la colonne Pièce jointe indique si le message contient unepièce jointe.

3.3.2.2 Lecture avec double clic

Si vous effectuez un double clic sur un mail, celui-ci apparaît en pleine page ou dansune nouvelle fenêtre (selon la préférence choisie).

Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir à la page précédente.

3.3.2.3 Lecture de pièces jointes

Dans l’en-tête des messages, le message contenant une ou des pièces jointes estrapidement identifié grâce à l’icône du trombone. Une fois le message sélectionné, lapartie inférieure montre la (les) pièce(s) jointe(s) :

Illustration 27: Lecture des pièces jointes

Plusieurs options s’offrent :

• Télécharger | Porte-documents | Supprimer : comme proposé, vous pouveztélécharger ou supprimer la pièce jointe ;

• Contacts | Télécharger | Porte-documents | Supprimer : pour les contacts,la fiche peut être directement enregistrée dans votre carnet d’adresse encliquant sur Contacts ;

• Télécharger toutes les pièces jointes : permet de télécharger les piècesjointes à l’emplacement voulu (attention, c’est un fichier zip qui estenregistré) ;

• Retirer toutes les pièces jointes : option pour enlever les pièces jointes dumail et ainsi optimiser le quota attribué ;



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• lien sur le nom de la pièce jointe souligné : cliquez directement sur le nom de lapièce jointe, le fichier sera alors affiché dans un autre onglet de votrenavigateur ou une fenêtre de dialogue demandera ce que vous souhaitez fairedu ficher.

3.4 Imprimer un messageIl est possible d’imprimer un mail à partir de Zimbra. Soit en utilisant la commande

Imprimer dans la liste du bouton Actions (cf chapitre 3.1), soit en faisant un clicdroit sur l’en-tête de mail : le menu fera apparaître cette commande d’impression.

Lorsque vous imprimez un mail, celui-ci s’ouvre dans un nouvel onglet

de votre navigateur et la boîte de dialogue de l’imprimante s’ouvre. Parsouci d’économie, il est possible de faire un aperçu avant impression afin devérifier le nombre de pages à imprimer et procéder à certains paramétragessi cela est nécessaire (recto-verso, couleur ou noir et blanc…).

3.5 Écrire un messagePour envoyer un email, il vous suffit de cliquer sur l’onglet Mail puis sur le bouton

Nouveau message.

Vous obtenez l’écran suivant :

Illustration 28: La fenêtre d'un nouveau message

,Vous remarquerez que cette nouvelle fenêtre s’ouvre dans un nouvel onglet appeléRédiger : cela est très pratique car il vous permet de naviguer dans une autreapplication pour obtenir des informations sans perdre la rédaction du mail.

Comme un nouvel onglet est ouvert, il est accompagné de sa barre d’outils ;

• Envoyer : en cliquant sur le bouton Envoyer le mail part immédiatement. Sivous cliquez sur la flèche du bouton Envoyer, vous pouvez modifier la date etl’heure d’envoi du message ;

• Annuler : permet d’annuler la saisie du message ;



• Templates : permet de créer et d’utiliser des messages comme modèle ;

• Enregistrer le brouillon : permet de garder le message dans le dossierBrouillons si vous n’avez pas le temps de rédiger les message ou n’avez pas leséléments nécessaires pour l’achever ;

• l’icône : permet de contrôler l’orthographe avant l’envoi du message ;

• le bouton Options :

Illustration 29: Les options d'un nouveau message

• Format HTML : cette option fait apparaître une barre d’outil au-dessus de lazone de rédaction du message pour faire une lise en forme sur votre texte ;

• Format texte simple : permet de rédiger un message sans mise en forme(option par défaut) ;

• Signature : permet d’insérer une signature préalablement définie ;

• Demander un accusé de lecture : permet de demander un accusé delecture lors de l’envoi du mail.

Attention à l’utilisation de l’accusé de lecture : il ne permet pas de

vérifier que le mail a été lu, tout au plus qu’il a été affiché chez ledestinataire.

3.5.1 Destinataires

3.5.1.1 Via la boîte de dialogue Sélectionnez les adresses

Pour rechercher une adresse, vous pouvez cliquer sur les boutons À : Cc : et Cci :pour lancer une recherche.

Par défaut, le carnet d’adresses sélectionné est la liste GAL qui signifie GlobalAdress List. Elle représente le carnet d’adresses de la collectivité. Pour accéder auxautres carnets d’adresses, cliquez sur Afficher les noms provenant de :.

Une fois l’adresse sélectionnée, il suffit de cliquer sur l’un des boutons À, Cc ou Cci.Quand tous les destinataires ont été sélectionnés, validez en cliquant sur OK.

3.5.1.2 En utilisant l’auto-complétion

Vous pouvez aussi retrouver les adresses de vos destinataires grâce à l’auto-complétion. En saisissant le nom ou le prénom de votre correspondant dans les



champs des destinataires, Zimbra propose une liste qui se réduit en insérant plus delettres.

Les touches virgule, point-virgule, Entrée et Tab remplacent automatiquement letexte saisi par l’adresse complète du contact souhaité.

Le nombre de contacts affiché est limité à 100 par défaut. Parfois

certains contacts n’apparaissent pas tout de suite, il faut continuer à saisirl’adresse ou le nom du destinataire pour affiner la recherche.

3.5.2 Destinataires en Cci

Pour rappel, l’option Cci permet d’envoyer des mails en copie cachée. Vous pouvezafficher/masquer la zone Cci grâce à l’option à droite du champ Cc : Afficher Cci :

Illustration 30: Affichage de la zone CCi

Une fois cette zone apparue, le lien devient Masquer Cci. Cliquer sur le lien pourmasquer cette zone.

Illustration 31: Masquage de la zone Cci

3.5.3 Ajouter un sujet et un contenu

Il ne vous reste plus qu’à remplir la zone Sujet : du message et saisir votremessage dans la partie basse de la fenêtre.

Le texte saisi est par défaut écrit au format texte, c’est-à-dire sans mise en forme.Vous pouvez faire apparaître la barre de mise en forme du texte en cliquant sur lebouton Options (cf Illustration 29, page 29).



3.5.4 Vérifier l’orthographe

3.5.4.1 Par l’outil Vérifier l’orthographe

Un mot mal orthographié ou un nom inconnu est souligné en rouge, signe d’erreur :

Illustration 32: Avertissement d'erreur lors de la saisie

La correction du mot peut se faire en utilisant le bouton Vérifier

l’orthographe de la barre d’outils de création de message : les mots mal

orthographiés sont affichés, il faut les corriger d’un clic droit :

Illustration 33: Affichage des erreurs du mail

Une fois les modifications faites, cliquer sur le lien Reprendre la modification ou

sur l’icône Vérifier l’orthographe .



3.5.4.2 Par clic droit

La correction des mots peut se faire avec un clic droit sur le mot mal orthographié.

Les propositions orthographiques sont alors affichées en gras. Dans le cas d’un nompropre, d’un sigle non enregistré, vous pouvez Ajouter au dictionnaire l’élément pourqu’il soit reconnu par la suite.

3.5.5 Ajouter la signature

Pour créer une signature, voire le chapitre Signatures dans la partie

Préférences de cet ouvrage.Dans les options, il est possible de définir une signature à inclure automatiquement (Préférences>Signatures).

Pour insérer votre signature, utilisez le bouton Options. Posez-vous sur Signature.Puis sélectionnez la signature désirée.

3.5.5.1 Insertion dans Zimbra

Reportez-vous au chapitre 8.5.2, page 77 pour voir comment insérer une imagedans une signature.

3.5.6 Ajouter une pièce jointe

3.5.6.1 Via la barre d’outil de création de message

Pour ajouter des pièces jointes au mail, utilisez le bouton Joindre en cliquant surcelui-ci ou sur la flèche contextuelle vers la bas :

Illustration 34: Le bouton Joindre offre plusieurs types de fichiers joints

Plusieurs options s’offrent à vous :

• Mon ordinateur : ouvre une fenêtre permettant d’aller sélectionner le fichier àenvoyer ;

• Attacher inclus : insère une image dans le corps du message à l’emplacementdu curseur ;

• Porte-documents : permet de rattacher un document du porte-document ;

• Mail : permet d’envoyer un mail en tant que pièce jointe ;

• Contacts : permet d’envoyer les paramètres d’un contact (au format vcf).



Illustration 35: Pièces jointes

3.5.6.2 En utilisant le cliquer-glisser

Il est possible d’insérer une pièce jointe en effectuant un cliquer-glisser du fichierdepuis son emplacement de stockage vers la fenêtre de création de message.

Illustration 36: Message de cliquer-glisser des pièces jointes

Pour cela, faites un clic gauche sur le fichier à joindre, maintenez le clic et glissez lecurseur dans la zone grise entre le sujet du message et la zone d’écriture du message.

Vous pouvez insérer autant de fichier dans la limite de taille de pièces jointes devotre structure.

Ce cliquer-glisser ne fonctionne qu’avec Firefox.

3.5.7 Envoyer le message

Une fois votre email rédigé, cliquez sur le bouton Envoyer de la fenêtre Rédiger.

3.5.8 Créer un nouveau mail avec clic droit sur l’adresse

Un simple clic droit sur l’adresse d’un en-tête de message permet de créer unnouveau mail pour ce destinataire :

Illustration 37: Création d'un nouveau mail par le clic droit sur l'en-tête de message



3.6 Répondre à un messageIl existe plusieurs manières différentes de répondre à un mail. Pour cela, l’interface

fournit trois boutons : Répondre, Rép. à tous et Faire suivre.

Lors d’un clic sur un de ces boutons, le texte du message auquel on répond seraautomatiquement ajouté dans le nouveau mail.

3.6.1 Répondre

Pour répondre uniquement à l’expéditeur d’un mail, il faut cliquer sur le boutonRépondre. Le nouveau mail reprendra le sujet du mail précédent en ajoutant audébut Re:.

3.6.2 Répondre à tous

Pour répondre à l’expéditeur ainsi qu’à tous les autres destinataires d’un mail, il fautcliquer sur le bouton Rép. à tous.

Le nouveau mail reprendra le sujet du mail précédent en ajoutant au début Re:.

3.6.3 Faire suivre un message

Pour faire suivre un mail à quelqu’un, cliquez sur le bouton Faire suivre.

Le nouveau mail reprendra le sujet du mail précédent en ajoutant au début Fwd:(forward). Si le message contient une ou des pièces jointes, il est possible desupprimer ces pièces jointes si vous ne souhaitez pas les faire suivre, en cliquant surla croix située à droite de chaque pièce jointe.

3.7 Ranger les messages

3.7.1 Dossiers

Dans la partie gauche de Zimbra, un certain nombre de dossiers s’affiche pardéfaut. Vous pouvez également en créer de nouveaux sous Zimbra. Pour cela, deuxfaçons de faire :



Un clic gauche sur l’icône Options faitapparaître le menu contenant Nouveaudossier.

Un clic droit sur l’en-tête Dossiers faitapparaître le même menu.

Il faut nommer le dossier et sélectionner le dossier racine :

Illustration 38: Fenêtre de création de dossier

Vous remarquerez l’intitulé Couleur : qui permet de choisir une couleur pour cenouveau dossier.

On peut déplacer les mails dans les dossiers grâce au cliquer-glisser.

Vous pouvez aussi utiliser le cliquer-glisser pour modifier la racine du dossier.

3.7.2 Tri des messages

3.7.2.1 Utilisation du drapeau de suivi

Le drapeau a l’avantage de s’appliquer et de se retirer beaucoup plus rapidementque le tag.

Utilisez le drapeau pour marquer les éléments qui nécessitent une attentionparticulière.

Illustration 39: Drapeau de suivi sur un message



Pour cela, cliquez en regard de l’en-tête du message, dans la colonne Drapeau.

Lorsque le pointeur présente un drapeau en transparence, cliquer pour appliquer ledrapeau de suivi sur le message.

3.7.2.2 Utilisation du tag

Zimbra propose un outil nommé Tags. Il vous permet de créer des Tags « libellés »et de les utiliser pour marquer des mails, des contacts, des rendez-vous, des tâchesou encore des documents présents dans vos porte-documents.

Créer un tag

Pour créer un tag, il faut faire un clic droit sur le séparateur nommé Tags dans lapartie de gauche, puis cliquer sur Nouveau tag ou cliquer gauche sur l’icône Optionsde la partie Tags (libellés).

Les tags créés apparaissent dans la partie gauche de l’interface sous le séparateurTags. Une fois vos différents objets « tagués », ils deviennent très simples àretrouver. Il suffit de cliquer sur le tag désiré dans la liste et Zimbra n’affichera plusque les objets correspondant à ce tag.

Pour revoir tous les autres objets, il suffit de cliquer sur le dossier que voussouhaitez voir.

Les tags sont disponibles avec l’ensemble des modules.

Il est possible d’utiliser plusieurs tags pour un même élément.

Appliquer un tag

Trois façons existent pour appliquer un tag :

1. sur le message à marquer, faites un clic droit dessus Marquermessage/conversation (le mail, le rendez-vous ou autre…) et cliquez sur letag voulu :



Illustration 40: Tag par clic droit

2. utiliser l’icône Élément(s) de tag sélectionné de la barre d’outils de

messages :

Illustration 41: Utilisation de l'icône Tag de la barre d'outils

3. faites un cliquer-glisser du tag vers l’objet à marquer (ou de l’objet vers letag) :

Illustration 42: Marquage d'un message par un cliquer-glisser du tag vers le message



Supprimer un tag

Pour enlever un tag d’un objet, faites un clic droit dessus Marquermessage/conversation (le mail, le rendez-vous ou autre…) et cliquez sur Enlever letag.

Ou utilisez l’icône : dans le menu déroulant, vous trouverez l’option Enlever

le tag.

3.8 Gestion du SpamSpam : technique de prospection consistant à diffuser massivement par courrier

électronique des informations, souvent de nature publicitaire, non sollicitées par lesdestinataires.

Les mails pouvant être considérés comme spam (mais avec le bénéfice du doute)sont placés automatiquement ou manuellement dans le dossier Spam. Vous pouvezconsulter ces mails, les déplacer hors du dossier Spams ou les supprimer. Si vous nedéplacez ou ne supprimez pas ces mails, ils seront purgés après un délai défini parvotre administrateur.

3.8.1 Reporter les spams avec les outils intégrés

Si vous recevez un spam dans votre messagerie :

• sélectionnez le mail concerné ;

• cliquez sur le bouton Spam de la barre d’outils : Le mail sera directementenvoyé dans le dossier Spam de l’application Mail :

Illustration 43: Gestion des courriers indésirables

3.8.1.1 Amélioration de la détection des prochains spam

Tous les mails qui ont été signalés comme spam par les utilisateurs feront l’objetd’un traitement visant à mieux filtrer les spams (reconnaissance de l’adresse duspam).

N’hésitez pas à alimenter ce dossier, plutôt que de placer les mails dans votrecorbeille.

3.8.2 Consulter le dossier anti-spam pour détecter les faux positifs

Il est possible que certains mails soient automatiquement détectés comme desspams. Si un de ces mails n’est pas un spam :

• Ouvrez le dossier Spam ;

• Sélectionnez le mail concerné ;



• Cliquez sur le bouton Pas du spam :

Illustration 44: Marquer un message comme courrier désirable

Il sera repositionné dans votre boîte de réception.

3.8.3 Vider le dossier anti-spam

Pour gagner de la place dans votre boîte mail, pensez à vider le dossier Spam.

Le dossier Spam supprime automatiquement les mails après une

certaine durée : par défaut il supprime les mails de plus 30 jours.



4- Gestion des Contacts

Illustration 45: L'interface de gestion des Contacts de Zimbra

4.1 Les dossiers de contactsPour accéder aux contacts, cliquez sur l’onglet Contacts. La partie gauche de

l’interface affiche, par défaut, trois carnets d’adresses :

• le premier, nommé Contacts, contient les personnes que vous avez créées ;

• le deuxième se nomme Listes de distribution : une liste de distribution est ungroupe d’adresses mail contenues dans une liste avec une adresse mailcommune. Ces listes sont créées par l’administrateur. L’intérêt de leur présenceest l’affichage des membres appartenant à une liste ;

• le troisième, Personnes contactées par mail : il contient les adresses mail detoutes les personnes contactées par mail et qui ne sont pas dans votre carnetd’adresses.

Vous pouvez aussi créer plusieurs carnets d’adresses pour gérer au mieux vos listesde contacts. Pour cela, deux méthodes :

• clic droit sur l’en-tête Contacts : le menu Nouveau dossier des contactss’affiche, il suffit de le sélectionner pour saisir le nom du nouveau carnetd’adresse dans la boîte de dialogue Créer le nouveau dossier de contacts ;

ou

• clic gauche sur l’engrenage à droite de l’en-tête Contacts : même menu, mêmefenêtre de saisie.



4.2 Ajouter un contactUne fois dans le carnet d’adresses cliquez sur le bouton Nouveau Contact.

Illustration 46: La fenêtre de création d'un nouveau contact

Par défaut, un seul champ est proposé par rubrique. Si vous souhaitez rajouter desrenseignements supplémentaires, cliquez sur le . Après avoir complété la fiche du

contact, cliquez sur le bouton Enregistrer .



4.3 Ajouter un contact depuis un email

Illustration 47: Ajout d'un contact à partir du menu contextuel d'un en-tête de mail

Si vous êtes dans le dossier Réception de l’onglet Mail, vous pouvez directementajouter dans votre carnet d’adresses l’expéditeur d’un des e-mails que vous avezreçus.

Pour cela, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris puis en cliquant surAjouter aux contacts. Une fois que cette personne est enregistrée, cette commandedevient Modifier contact.



4.4 Les différents types de contacts

Illustration 48: Contact ou groupe de contact ?

Numéro Description

Icône double : groupe de contacts

Icône simple : contact

4.5 Modifier un contactPour modifier les informations d’un contact, lorsque que vous êtes dans le carnet

d’adresses, cliquez sur son nom puis sur le bouton Modifier. Vous avez alors accès àsa fiche pour pouvoir modifier les informations désirées. Pour finir, cliquez sur lebouton Enregistrer.

4.6 Créer un groupe de contactsIl est aussi possible de créer des groupes de contacts. Pour cela,

1. cliquez sur la flèche du bouton Nouveau Contact ;

2. puis sélectionnez Groupe :



nommez le groupe ;

choisissez le carnet d’adresses de destination (par défaut, Contacts) ;

sélectionnez les personnes à ajouter (saisir les premières lettres pourrestreindre la sélection) ;

cliquez sur le bouton Ajouter ;

pour finir, cliquez sur le bouton Enregistrer.

4.7 Trouver un contactPour trouver un contact, sélectionnez le carnet d’adresses dans le menu à gauche ;

puis cliquez sur son initiale dans la barre alphabétique placée en haut du carnetd’adresses.

Vous pouvez aussi utiliser la zone de recherche placée en haut à droite, ensaisissant le nom de la personne puis en cliquant sur la loupe ou la touche Entrée.

4.8 Imprimer les informations du contactLorsque vous cliquez sur le nom d’un contact dans le carnet d’adresses et que sa

fiche apparaît, vous pouvez imprimer les informations qui le concernent. Pour cela,cliquez sur l’icône d’impression placée de la barre d’outils : deux choix s’offrent àvous : Imprimer les détails du ou des contacts sélectionnés et Imprimer lescontacts.



5- Gestion du CalendrierOn accède à l’agenda ou calendrier en cliquant sur l’onglet Calendrier. La première

fois que vous y accéderez, vous trouverez un seul calendrier, celui de votre compte.Par la suite, vous aurez la possibilité de créer vos calendriers, pour y noter vosrendez-vous personnels par exemple ou créer un calendrier pour votre équipe.

Pour pouvoir visualiser les rendez-vous ou réunions d’un calendrier, il faut que celui-ci soit activé.

L’activation d’un calendrier se fait dans de la zone de (dés)activation descalendriers, au niveau du panneau latéral de gauche. Pour activer un calendrier,cochez la case correspondant au calendrier à activer.

Illustration 49: L'application Calendrier

5.1 Personnaliser la vue calendrierPar défaut, le calendrier est paramétré en semaine ouvrée, c’est-à-dire un affichage

du lundi au vendredi. Il est possible d’afficher le calendrier de différentes manières encliquant sur le bouton souhaité : Jour, Semaine, Semaine ouvrée, Mois, Liste :



Illustration 50: Les icônes des options d'affichage du calendrier

• Jour : cette vue permet d’afficher le jour sélectionné :

• Semaine ouvrée : cette vue permet de voir les rendez-vous dans la semaine detravail ;

• Semaine : cette vue permet de voir toute la semaine, y compris le week-end :



• Mois : cette vue permet de voir le calendrier sur le mois sélectionné :

• Liste : affiche le contenu du calendrier sous forme de liste :



• bouton Aujourd’hui : permet de retourner dans le calendrier à la date du jouren cours.

5.2 Planifier un rendez-vousPour créer un rendez-vous ou une réunion, il existe plusieurs méthodes.

5.2.1 La fenêtre de création de rendez-vous

5.2.1.1 En cliquant sur le bouton Nouveau rendez-vous

Un nouvel onglet s’ouvre :

Illustration 51: Onglet de nouveau rendez-vous

Il est possible de remplir les champs :



– Sujet : saisir le sujet de la réunion ;

– Participants : saisir les adresses mail par auto-complétion et sélectionner lesparticipants ;

– Endroit :permet d’indiquer le lieu de réunion ;

– Début/Fin : sélectionner la date et l’heure de début et de fin du rendez-vous oucliquer dans la case Toute la journée si les heures ne sont pas spécifiées.

D’autres champs proposent d’inviter les participants en saisissant leurs mails etd’inclure un message si nécessaire.

5.2.1.2 Par double-clic

Dans le calendrier, faites un double clic sur la zone horaire du jour souhaité Lafenêtre Ajout rapide de rendez-vous apparaît :

Illustration 52: Fenêtre d'Ajout rapide de rendez-vous

Il est possible de renseigner plus de champs en cliquant sur le bouton Plus dedétails… en bas à gauche : cela ramène sur un onglet de Rendez-vous.

Quelle que soit la méthode utilisée, le seul champ obligatoire est le champ Sujet :.



Les autres champs :

• Endroit : permet de spécifier un lieu pour le rendez-vous ;

• Affichage :

Les quatre types d’affichage suivants sont proposés :

◦ Libre : montre la disponibilité de la personne ;

◦ À confirmer : plage horaire normalement indisponible mais cela n’estpas validé. La confirmation se fait quand le rendez-vous est accepté ouen changeant le statut du rendez-vous ;

◦ Occupé : plage horaire indisponible, il n’est pas possible d’être invité àce moment-là ;

◦ Hors du bureau : la personne n’est pas sur son lieu habituel de travaillors de ce rendez-vous ;

• Marquer comme :

Deux options :

◦ Public : le sujet du rendez-vous est visible par les personnes en partage ducalendrier ;

◦ Privé : le créneau d’occupation est visible pour les personnes en partage ducalendrier mais la nature du rendez-vous est masquée :



Illustration 53: Rendez-vous public ou privé ?

• Calendrier : permet de définir dans quel calendrier (si vous avez plusieurscalendriers) le rendez-vous doit être ajouté ;

• Répéter : ce champ permettra de positionner des rendez-vous récurrents ;

• Rappel : par défaut une fenêtre s’ouvrira dans Zimbra 5 minutes avant l’heuredu début du rendez-vous. Vous pouvez changer l’alerte en sélectionnant l’unedes vingt options proposées. Ainsi, le rappel du rendez-vous peut être annuléavec l’option Jamais ou être fixé au maximum jusqu’à 2 semaines avant.

Il est conseillé de remplir correctement chaque champ pour faciliter

l’organisation des réunions avec les participants.

5.2.2 Rendez-vous avec participants

Il est possible d’organiser des réunions avec des collaborateurs à travers lecalendrier. Dans la fenêtre d’Ajout rapide de rendez-vous, cliquez sur le bouton Plusde détails… pour accéder à un onglet de Rendez-vous.

5.2.2.1 Saisie des participants

Pour inviter des participants, il suffit de saisir leur adresse mail dans la zoneParticipants.

5.2.2.2 Le planificateur

Pour visualiser la disponibilité des participants à la réunion, il est nécessaire

d’afficher le planificateur en cliquant sur le lien Afficher :



Illustration 54: Le lien pour afficher le Planificateur

En saisissant l’adresse de la personne dans la zone de saisie d’adresse mail, l’auto-complétion filtre les adresses mail et permet de choisir la personne concernée. Sicette dernière a utilisé son calendrier Zimbra, je vois tout de suite sa disponibilité. Sile participant est occupé, il faudra trouver un créneau libre en changeant la date et/oul’heure du rendez-vous.

Une alerte s’affiche dans la zone Participants (sous la zone Sujet) si un desparticipants n’est pas libre sur le créneau choisi.

Illustration 55: Organiser une réunion avec le planificateur

La zone de saisie sous le planificateur permet d’insérer du texte : ordre du jour de laréunion, informations diverses…

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur le bouton Envoyer : les participantsrecevront un mail les informant de votre invitation.



5.2.2.3 Trouver un créneau automatiquement

À côté de l’alerte signalant la non disponibilité d’un participant, se trouve un lienSuggérer une heure. Un clic dessus ouvre un panneau de suggestion :

Illustration 56: Le panneau permet de voir rapidement les horaires sur lesquels tous les participants sont libres

Ce panneau indique les disponibilités par créneaux de 30 minutes pour lesparticipants.

Si nécessaire, il faut cliquer sur le calendrier du panneau Horaires suggérés pourvoir les disponibilités les autres jours.

5.2.2.4 Trouver une salle disponible

Zimbra offre la possibilité d’intégrer des lieux de réunion, des emplacements. Pourles faire apparaître, cliquez sur le lien Suggérer un emplacement :

Illustration 57: Ouvrir les lieux proposés dans Zimbra

Un panneau Lieux suggérés s’ouvre à droite (comme pour les horaires suggérésprécédemment) :



Illustration 58: Suggestion de lieux de rendez-vous définis par l'administrateur de Zimbra

En cliquant sur la salle qui vous intéresse, sa disponibilité s’affiche dans leplanificateur.

5.2.3 Événement (journée complète)

Un événement est un rendez-vous programmé pour une ou plusieurs journéesentières, par exemple une conférence, une formation. L’événement s’affiche en hautdu calendrier, le jour de l’événement :

Illustration 59: Rendez-vous sur jour entier

5.2.4 Informations complémentaires

Dans la barre d’outils de l’onglet de Rendez-vous, il est possible de Joindre un ouplusieurs fichiers au mail.

Exemple : le sommaire de la réunion. Vous pouvez aussi rédiger un texted’accompagnement.

5.2.5 Planifier un rendez-vous à partir du mini calendrier

5.2.5.1 Message

Dans l’application Mail, si vous sélectionnez un message et que vous glissez cemessage vers le mini calendrier à une date précise, un nouvel onglet de création derendez-vous s’ouvre et permet de notifier ce rendez-vous à l’expéditeur et aux autresdestinataires éventuels du mail.



Illustration 60: Cliquer-glisser d'un mail sur le mini-calendrier pour créer un rendez-vous

5.2.5.2 Contact

De même dans l’onglet Contacts, sélectionnez un contact et glissez le vers le mini-calendrier pour lui envoyer une notification de rendez-vous.

5.2.6 Planification avancée

5.2.6.1 Rendez-vous récurrent

Les rendez-vous récurrents sont ceux qui se répètent avec une périodicitéquotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle :

Après avoir défini la récurrence et avoir cliqué sur le bouton Plus de détails…,l’onglet de Rendez-vous permet de personnaliser cette récurrence :



Illustration 61: Option de création d'un rendez-vous récurrent

Plusieurs options sont paramétrables :

• Répétition : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle ;

• Tous les : permet de choisir le jour de la semaine ;

• Toutes les (1) semaine(s),le : permet de programmer une réunion tous les 15jours par exemple

• Fin le :

◦ Sans date de fin

◦ Fin après (1) occurrence(s)

◦ Fin le : permet de définir une date de fin.

Lorsqu’un rendez-vous est récurrent, il apparaît dans le calendrier avec

une flèche en forme de cercle :

5.2.6.2 Travail sur les instances ou les séries

Quand vous faites un clic droit sur un rendez-vous récurrent un menu contextuelapparaît :



On parlera d’Exemple (ou instance) et de Séries :

• Instance : vous accédez aux propriétés du rendez-vous sur lequel vous avezfait un clic droit ;

• Séries : vous accédez aux propriétés du rendez–vous récurrent sur lequel vousavez fait un clic.

Les menus Exemples et Séries permettent tous les deux d’accéder aux propriétésdu rendez-vous. Les options proposées permettent :

• d’ouvrir le rendez-vous pour modification ;

• d’imprimer le rendez-vous ;

• de créer une copie du rendez-vous : un nouvel onglet Rendez-vous s’ouvre pourparamétrer ce nouveau rendez-vous ;

• de faire suivre le rendez-vous pour en informer une personne ;

• de supprimer le rendez-vous. Si le rendez-vous fait partie d’un cycle, vous nesupprimerez le rendez-vous du jour (un exemple ou instance) sans supprimertoute la série de rendez-vous déjà programmés ;

• de marquer le rendez-vous à l’aide d’un tag.

5.3 Répondre à une demande de rendez-vousQuand une personne vous invite à une réunion, vous recevez une notification par

mail. Vous remarquez immédiatement la nature du mail : une icône calendrierapparaît en lieu et place d’une enveloppe :

Illustration 62: L'invitation à une réunion dans la liste des mails

Quand vous sélectionnez le mail, le corps du message :



• contient les informations du rendez-vous ;

• et offre quatre choix de réponses :

Illustration 63: Contenu de l’invitation à un rendez-vous

• Accepté ;

• À confirmer ;

• Refusé ;

• Proposer un nouvel horaire.

Pour les trois premiers choix, différentes options s’offrent à vous :

• en cliquant sur le bouton, l’expéditeur reçoit votre réponse ;

• en cliquant sur la flèche tournée vers le bas d’un des boutons, vous répondez :

◦ Avec notification à l’organisateur (envoi automatique d’une réponse àl’expéditeur) ;

◦ avec la possibilité de Modifier la réponse (modification du message deréponse de votre part) ;

◦ Sans notification à l’organisateur.

Quand vous cliquez sur une réponse :

– l’expéditeur reçoit votre réponse ;

– l’invitation est envoyée à la corbeille ;

– le rendez-vous s’inscrit dans votre calendrier.

Par défaut, lorsque vous cliquez sur la réponse de votre choix,

l’invitation disparaît de la boîte de réception pour se placer dans la corbeille.Pour désactiver cette option, rendez-vous dans Préférences > Calendrier >



Réponse à une invitation pour décocher la case Après réponse,supprimer l’invitation.

Il est possible de modifier votre choix pour un rendez-vous. Dans votre calendrier,faites un clic droit sur le rendez-vous :

Illustration 64: Il est possible de modifier sa présence à la réunion

Dans notre exemple, le rendez-vous avait été accepté, il est alors possible de vouloirle confirmer ou le refuser.

Dans le cas d’un refus, une fenêtre apparaît demandant si vous voulez avertir ounon l’organisateur :

Un organisateur peut recevoir plusieurs types de réponses dans sa boîte mail :

Rendez-vous accepté

Rendez-vous à confirmer



Rendez-vous refusé

Remarquez les différences des icônes : icône d’un calendrier avec coche verte(accepté), point d’interrogation (à confirmer) ou croix rouge (refusé).

5.4 Rappel de rendez-vousLorsque qu’un rendez-vous va débuter, et si vous l’avez programmé, une fenêtre

vient vous rappeler le rendez-vous :

Illustration 65: La fenêtre de rappel de rendez-vous

Le thème est rappelé, ainsi que les date, heure, endroit si précisés. Dans notreexemple, l’heure de début est dépassée : le message en rouge prévient de cetteéchéance dépassée. Vous avez la possibilité :

• d’ouvrir le rendez-vous si vous souhaitez apporter des modifications ;

• annuler le rendez-vous ;

• répéter le rappel ;

• le bouton Tout annuler permet d’annuler toutes les alertes qui pourraients’afficher.

5.5 Créer un calendrierVous disposez d’un calendrier par défaut mais vous pouvez créer différents

calendriers pour chaque type de fonctions. Par exemple vous pouvez créer uncalendrier pour vos activités professionnelles et un calendrier personnel.

Pour créer un nouveau calendrier, cliquez sur l’engrenage de l’en-tête Calendriers :

Le même menu est obtenu en faisant un clic droit sur l’en-tête Calendriers.

Lors de la création du calendrier vous devez le nommer. Le nom choisi permetd’identifier le calendrier au niveau de la zone de (dés)activation des calendriers.



Il est possible d’associer un code couleur à chaque calendrier. Ce code couleurpermet d’identifier aisément les rendez-vous et réunions déclarés dans ce calendrier.

Si vous cochez la case Exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités, cecalendrier ne sera pas pris en compte dans la recherche de disponibilités par lesutilisateurs.

5.6 Afficher/Masquer un calendrierPour afficher ou masquer les activités d’un calendrier, il suffit de cocher ou décocher

la case correspondant au calendrier dans la zone de (des)activation des calendriers.

5.7 Supprimer un calendrierFaites un clic droit sur le calendrier à supprimer et cliquez sur l’option Supprimer.

Le cliquer-glisser vers la corbeille fonctionne aussi.



6- Gestion des TâchesLa fonction de tâches de créer des listes de tâches « à effectuer » et d’optimiser

leur suivi.

Il est possible de créer des listes de tâches par type de projet.

Pour une tâche simple, vous devez simplement créer une tâche dans le panneau decontenu. Si une tâche doit être gérée, vous pouvez ajouter des détailssupplémentaires, définir une date de début et de fin, configurer la priorité de latâche : élevée, normale, ou basse, et suivre la progression et le pourcentaged’avancement. Le renseignement des différents champs, même s’il est facultatif,permettra un suivi rigoureux des tâches, selon les priorités que l’utilisateur auradéfinies.

Vous pourrez ajouter une pièce jointe, saisir du texte, donner une priorité à votretâche et indiquer une progression, avec spécification de date de début et/ou fin. Demême, un rappel est paramétrable.

Illustration 66: L'interface Tâches



6.1 Créer une liste de tâchesActivez l’onglet Tâches :

1. faites un clic droit sur le titre Tâches puis choisissez Nouvelle liste de tâches ;

Illustration 67: Création d'une nouvelle liste de tâches

2. dans la boîte de dialogue Créer une liste de tâches, saisissez le nom de la listede tâches puis choisissez la couleur d’affichage ;

3. cliquez sur OK. La liste est ajoutée aux tâches dans le panneau d’aperçu.

6.2 Ajouter une tâchePour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton Nouvelle tâche de la barre

d’outils de l’application Tâches. Une fenêtre s’ouvre, permettant de noter les élémentsde votre tâche.

Il est aussi possible de cliquer sur le lien Cliquez pour ajouter une nouvelle tâchedans le panneau central de l’onglet Tâches :

La nouvelle tâche est créée : il faut double cliquer dessus pour saisir lesinformations relatives à cette nouvelle tâche.

6.2.1 Détails de la tâche

Par défaut, un seul champ est obligatoire : le Sujet de la tâche. Le champ du sujetest marqué d’un astérisque, élément qui confirme l’obligation de saisie.

Dans cette fenêtre, le bouton Normal permet de notifier la Priorité de la tâche.Vous avez le choix entre Basse, Normal, Élevée.



Le bouton Liste des tâches permet de sélectionner la liste de tâches dans laquellevous enregistrez votre tâche.

6.2.2 Progression de la tâche

La zone de progression de la tâche affine les propriétés de celle-ci :

Vous noterez qu’il est possible de limiter la tâche dans le temps en indiquant unedate de début et une date d’échéance.

Plusieurs options vous sont proposées :

La case Rappel permet de créer une alerte par rapport à la date

d’échéance d’une tâche.

6.3 Modifier une tâche

6.3.1 Actualiser votre tâche

1. Ouvrez la liste de tâches qui contient votre tâche ;

2. double-cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier, ou sélectionnez la tâchepuis cliquez sur Modifier dans la barre d’outils. La page de la tâche s’affiche ;

3. modifiez les informations de la tâche ;

4.lorsque vos modifications sont terminées, cliquez sur Enregistrer.

6.3.2 Marquer une tâche accomplie

Lorsque vous avez terminé une tâche, sélectionnez-la puis :

1. cliquez sur Modifier de la barre d’outils ;

2. dans la zone de Progression, bouton État, sélectionnez Fini : le % d’avancementpasse à 100 %.

6.4 Supprimer une tâchePour supprimer une tâche :



1. faites un clic sur le nom de la tâche à supprimer ;

2. cliquez sur bouton Supprimer dans la barre d’outils de l’application Tâches.

Un clic droit sur le nom de la tâche permet de la modifier, la marquer d’un tag, lasupprimer, la déplacer, l’imprimer :

Illustration 68: Le menu contextuel d'une tâche

6.5 Déplacer une tâcheUn cliquer-glisser (clic bouton gauche de la souris maintenu) facilite le déplacement

de la tâche :

1. cliquez sur la tâche à déplacer avec le bouton gauche de la souris ;

2. maintenez le clic ;

3. déplacez la tâche vers la liste où vous souhaitez l’enregistrer :

Illustration 69: Changement de liste de tâches par le cliquer-glisser



7- Gestion du Porte-documentsLe Porte-documents peut être utilisé pour partager et gérer les documents que

vous créez dans votre porte-documents, ainsi que les documents et les images quevous y placez. Ainsi vous pouvez accéder à ces fichiers lorsque que vous vousconnectez à votre compte depuis n’importe quel ordinateur.

Vous pouvez télécharger des documents, des feuilles de calculs, des présentations,des images, des fichiers pdf à partir de votre ordinateur ou de votre réseauinformatique, et vous pouvez sauvegarder dans votre porte-documents des piècesjointes de vos mails.

Illustration 70: La fenêtre de porte-documents

Vous pouvez créer plusieurs dossiers de porte-documents afin d’organiser lesfichiers. Vous pouvez également partager le dossier Porte-documents avec d’autresutilisateurs.

7.1 Insérer des fichiers dans son porte-documentsIl existe deux façons de télécharger des fichiers dans votre porte-documents : soit

en téléchargeant le fichier directement depuis l’application Porte-documents, soit entéléchargeant les pièces jointes de vos mails.

7.1.1 Télécharger des fichiers depuis le porte-documents

Ouvrez l’application Porte-documents puis cliquez sur Uploader le fichier

dans la barre d’outils.

1. cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à télécharger puis sur Ouvrir.Pour ajouter un autre fichier, cliquez sur Ajouter :



Illustration 71: Téléchargement de fichiers dans le porte-documents

Vous ne pouvez pas télécharger de fichier portant le même nom dans le mêmeporte-documents. Si un fichier porte le même nom que celui sélectionné, vous êtesaverti et devez valider ou non la création de nouvelle version du fichie :

Illustration 72: Avertissement de nommage identique

2. lorsque tous les fichiers sont téléchargés, cliquez sur OK. Ces dernierss’affichent dans le porte-documents.

Il se peut que la taille des fichiers en téléchargement soit limitée.

Vérifiez la taille maximum dans la fenêtre Uploader les nouveaux fichiersdans le Porte-documents.

7.1.2 Télécharger les documents depuis un mail

Lorsque vous recevez des pièces jointes dans un message, vous trouvez l’optionPorte-documents dans l’en-tête du corps de message de ce mail.

Illustration 73: Téléchargement de document à partir d'un mail

1. cliquez sur le lien Porte-documents pour télécharger la pièce jointe dumessage dans un porte-documents ;



2. sélectionnez le porte-documents dans lequel vous souhaitez télécharger lefichier ou créez en un nouveau :

• validez avec OK.

7.2 Créer des documents texte

Le bouton permet de créer un document de traitement

de texte dans un nouvel onglet de votre navigateur.

Une fois l’onglet ouvert, une zone en haut à gauche permet de nommer ledocument. Duex boutons suivent cette zone :

• Enregistrer pour sauvegarder les saisies faites dans la page ;

• Enregistrer et fermer pour sauvegarder la page et la fermer d’un seul clic.

Illustration 74: Création d'un document texte dans Zimbra

Vous pouvez modifier ce document, l’envoyer comme pièce jointe ou envoyer le lienseulement, le marquer d’un tag…



Les personnes qui ont les droits peuvent modifier les documents enregistrés dans leporte-doucments (voir le partage dans Zimbra 10.6, page96).

Pour utiliser le texte saisi dans Zimbra vers un logiciel de traitement de

texte, il est possible d’utiliser la fonction copier-coller. La mise en forme estrespectée, de même que les styles.

7.3 Supprimer des documentsPour supprimer un document de l’application Porte-documents, sélectionnez-le et

cliquez sur le bouton Supprimer de la barre d’outil.

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le document à supprimer : un menucontextuel propose le lien Supprimer.

Lors de l’ajout de fichiers dans le porte-documents, un lien Supprimer

permet d’effacer le fichier sélectionné (cf Illustration 71, page 67).

7.4 Créer un dossier dans l’application porte-documents1. activez l’onglet Porte-documents ;

2. cliquez sur la flèche en regard du bouton Nouveau document dans la barred’outil. Dans le menu qui s’ouvre, sélectionnez le lien Porte-documents :

Illustration 75: Création d'un nouveau dossier dans le Porte-documents



Pour créer un nouveau dossier, il suffit de faire un clic droit sur l’en-têteDossiers : le menu contextuel présente la création d’un Nouveau Porte-documents.

3. la boîte de dialogue Créer un dossier Porte-documents s’affiche : donnez unnom au nouveau dossier de porte-documents.

Les dossiers de porte-documents ne peuvent pas porter le même nom

que ceux de votre messagerie, calendrier, ou carnet d’adresses Zimbra. Parexemple, si l’un de vos calendriers s’appelle Vacances, vous ne pouvez pasnommer un dossier du porte-documents du même nom sauf s’il s’agit d’unsous-dossier. Dans ce cas, Vacances peut être le sous-dossier d’un porte-documents.

4. sélectionnez son emplacement dans les dossiers ou sous-dossiers du porte-documents ;

5. cliquez sur OK. Le nouveau dossier du porte-documents s’affiche dans le panneaud’aperçu.

7.5 Marquer vos fichiersVous pouvez marquer vos fichiers d’un tag (ou libellé) :



1. cliquez sur le fichier, puis, dans la barre d’outils, sur ;

2. choisissez le tag ;

3. cliquez sur OK.



8- Gestion des PréférencesL’onglet Préférences permet de modifier les préférences par défaut de l’installation

Zimbra. Il permet notamment de créer une ou des signatures, ainsi que des messagesd’absence.

Nous allons vous notifier les parties les plus importantes à modifier pour un usagecourant de l’application Zimbra.

8.1 Menu Général

Illustration 76: L'interface des Préférences de Zimbra

Dans cette partie, vous modifierez l’apparence de Zimbra en cliquant sur le boutonThème. Il faut Enregistrer votre choix (bouton en haut à gauche de la barre d’outilsde l’onglet Préférences).



Un message apparaît demandant le redémarrage de l’application.

Cliquez sur Oui.

8.2 Menu ComptesDans cette section, vous avez la possibilité de rajouter un compte à votre compte

Zimbra par défaut. Par exemple, de rajouter un avatar ou un compte externe. Unavatar permet de rajouter un compte mail professionnel ou personnel autre que celuiassigné par votre établissement.

8.3 Menu Mail

Illustration 77: L'interface Mail des Préférences de Zimbra



8.3.1 Affichage des mails

Dans cette partie, vous pouvez notamment :

• modifier la période de vérification de nouveaux messages. La valeur par défautest 5 minutes ;

• définir le format l’affichage du mail (HTML pour garder la mise en forme dumail ; Texte pour n’avoir que le contenu)

• dans Panneau de lecture, possibilité de marquer le mail lu après un laps detemps que vous indiquerez.

8.3.2 Réception des mails

Dans cette section, vous pouvez :

• lorsqu’un mail arrive :

◦ Émettre un son ;

◦ Activer l’onglet Mail ;

◦ Afficher brièvement le nom du navigateur.

• Faire suivre une copie du mail à :

• Envoyer un mail de notification à ;

• Gérer les accusés de lecture.

8.3.3 Créer des mails

Dans cette rubrique, vous pouvez par exemple :

• définir le format du mail : HTML (avec mise en forme paramétrable) ou Texte ;

• paramétrer l’application Mail de telle sorte à écrire les nouveaux messagesdans une nouvelle fenêtre ;

• activer la vérification orthographique par défaut.

L’option Vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de

mail est assez lourde à gérer. Favorisez l’utilisation du bouton Vérifier

l’orthographe de la barre d’outils d’un nouveau mail.



8.4 Menu Filtres

Illustration 78: L'interface Filtres des Préférences de Zimbra

Les filtres sont connus sous le nom de règles de redirection. Ils permettentl’archivage automatique de vos mails entrants et sortants.

Pour créer un filtre, cliquez sur le bouton Nouveau filtre :

1. il est impératif de nommer le filtre sinon un message d’alerte s’affichera aumoment de son enregistrement ;

2. la première partie porte sur la ou les conditions d’application du filtre que vousdevez définir :

Illustration 79: Les conditions d'application des filtres



3. la deuxième partie spécifie l’action du filtre à sélectionner :

Illustration 80: Les actions possibles d'un filtre de message

4. validez avec OK.

Attention à ne pas être trop restrictif dans les conditions d’application

du filtre, au risque de ne pas le voir fonctionner.

Il est aussi possible de :

• modifier un filtre ;

• supprimer un filtre ;

• appliquer un filtre : cette option est utile puisqu’elle permet d’appliquer un filtrea posteriori sur des dossiers de l’application Mail de Zimbra. Après avoirsélectionné le filtre, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre. Une boîte dedialogue s’ouvre dans laquelle vous sélectionnez le dossier sur lequel voussouhaitez appliquer le filtre (en général Réception) et validez avec OK. Une foisle filtre appliqué, un message alerte du nombre de messages traités :



8.5 Menu Signatures

Illustration 81: L'interface Signatures des Préférences de Zimbra

8.5.1 Créer une signature

Dans cette section, vous avez la possibilité de créer une ou des signatures, encliquant sur le bouton Nouvelle Signature. Vous devez :

• modifier le nom de la signature dans la zone Nom ;

• saisir le texte de votre signature dans le cadre placé sous le nom de lasignature ;

• valider en cliquant sur le bouton Enregistrer en haut à gauche.

Pour mettre en forme votre signature ou y insérer une image, vous

devez obligatoirement créer votre signature en Format HTML. Cliquez sur lebouton Format texte simple pour choisir le Format HTML.

8.5.2 Insérer une image dans la signature

Pour insérer une image dans votre signature, il faut que vous optiez pour le formatHTML de la signature. Dans les outils proposés, vous insérerez une image via une URLou via un fichier.

1. Allez dans l’onglet Préférences de Zimbra ;

2. puis sur Signatures ;

3. mettez la création de la signature au Format HTML :



4. Saisissez le texte de votre signature puis insérez l’image par l’icôneInsérer/éditer l’image :

5. Validez la signature en cliquant sur Enregistrer

En insérant votre image, celle-ci est copiée dans le porte-documents. Si

vous la supprimez du porte-documents, elle n’apparaîtra plus dans votresignature.

8.5.3 Assigner une signature au compte

Il est possible d’assigner automatiquement une signature pour les nouveauxmessages ou les réponses et transferts en cliquant sur le bouton en regard de chaqueproposition.



Par défaut, la Position de la signature est Au-dessus du mail inclus.

Il est préférable de laisser cette option telle quelle.

8.6 Menu Hors du bureau

Illustration 82: L'interface Hors du bureau des Préférences de Zimbra

Plus communément appelé message d’absence, ce panneau permet de définir unmessage d’absence pour prévenir vos interlocuteurs de votre absence du bureau. Pourcela cocher la case Envoyer un message de réponse automatique, ce qui aura poureffet d’activer la zone de saisie dans laquelle vous saisissez votre message d’absence.



Il est possible d’indiquer des dates de début et de fin d’activation de ce message.

8.7 Menu Adresses acceptées

Illustration 83: L'interface Adresses acceptées des Préférences de Zimbra

Cette option permet d’afficher automatiquement les images des adresses mail quevous aurez saisies dans la zone Ajouter, car elles sont considérées comme fiables.

Il suffit de saisir la ou les adresses mail puis cliquer sur Ajouter et Enregistrer vossaisies (en haut à gauche).



8.8 Menu Contacts

Illustration 84: L'interface Contacts des Préférences de Zimbra

L’option Contacts permet notamment de :

• enregistrer automatiquement tous les destinataires dans le carnet Personnescontactées par mail ;

• désactiver la saisie automatique.



8.9 Menu Calendrier

Illustration 85: L'interface Calendrier des Préférences de Zimbra

Cette section permet aussi de modifier l’affichage par défaut, semaine ouvrée,par d’autres options : jour, semaine de sept jours, mois, liste.

Activez la case Afficher le numéro de semaine pour le visualiser dans le mini-calendrier situé à gauche. Pour le visualiser dans l’onglet Calendrier, il fautsélectionner l’option Mois.

Il est possible de modifier le temps d’affichage de rappel des rendez-vous, pardéfaut à 5 minutes.

Ce paramètre détermine la Durée de rendez-vous par défaut (60 minutes pardéfaut).

Dans la partie Travail semaine et heures, définissez les jours et horaires quiseront affichés sur le calendrier.



8.10 Menu Partage

Illustration 86: L'interface Partage des Préférences de Zimbra

Cette section est très pratique pour voir dans une seule page tous les partages quevous avez acceptés et les partages que vous avez donnés.

Vous pouvez également visualiser les rôles ou droits attribués tout en ayant lapossibilité de Modifier, Retirer, Renvoyer le partage en cliquant sur l’une de cespossibilités dans la colonne Actions.



8.11 Menu Notifications

Illustration 87: L'interface Notifications des Préférences de Zimbra

Cette rubrique permet d’enregistrer une adresse mail pour recevoir des rappels (parmail) de rendez-vous et tâches, en fonction de l’heure de rappel que vous aurezconfigurée à la création de la tâche ou du rendez-vous.



8.12 Menu Importer/exporter

Illustration 88: L'interface Importer/Exporter des Préférences de Zimbra

Il est possible d’importer ou d’exporter des dossiers de Zimbra, de la manièresuivante.

8.12.1 Importer des dossiers

Alors que l’import d’un dossier mail est relativement aisé, celui d’un carnetd’adresses s’avère plus délicat. En cas de difficultés, n’hésitez à demander de l’aide àla DSI.

Pour importer des mails, il faut que ceux-ci soient préalablement enregistrés dansun dossier au format zip :

• cliquez sur le bouton Parcourir de la zone importer et sélectionnez le zip ;

• définissez le dossier de destination :



Illustration 89: Sélection du dossier dans lequel je vais ranger mes mails d'un autre compte

• finalisez l’import en cliquant sur le bouton Importer. Une fenêtre avertit de lafin de l’import :

Illustration 90: Fin de l'import de mes mails

8.12.2 Exporter des dossiers

Exporter des dossiers permet de faire une sauvegarde de ses mails, d’utiliser soncarnet d’adresses dans une autre application ou d’afficher son calendrier en versionhors ligne.

Il faut sélectionner le type à exporter : Compte (pour les dossiers de mail),Calendrier, Contacts. Le bouton proposé demande la Source à exporter : il s’agira desélectionner le dossier à exporter. Enfin, vous cliquez sur le bouton Exporter. Unefenêtre s’ouvre demandant où vous souhaitez enregistrer le fichier ainsi généré.



8.12.2.1 Compte (mail)

L’export de dossiers de l’application Mail génère un dossier au format tgz que vousdevez décompresser pour pouvoir accéder à vos mails sauvegardés. Les mails sont auformat eml et sont lisibles dans tout logiciel de messagerie.

8.12.2.2 Calendrier

L’export du calendrier génère un fichier ics. Pour l’importer dans un autreprogramme de calendrier, consultez la documentation de ce dernier.

8.12.2.3 Contacts

L’export du carnet d’adresse génère un fichier au format csv.

Lorsque vous sélectionner l’export de Contacts un bouton apparaît : il permet dedéfinir le type de carnet cible. En cliquant sur le bouton Source, vous sélectionnez lecarnet d’adresses à exporter.

8.13 Menu Raccourcis

Illustration 91: L'interface des Raccourcis des Préférences de Zimbra

Cette section fournit les raccourcis clavier utilisables dans Zimbra. Il est possible deles imprimer.



8.14 Menu Zimlets

Illustration 92: L'interface des Zimlets des Préférences de Zimbra

Les zimlets sont des extensions rajoutées à la plate-forme Zimbra. Elles ajoutent denouvelles fonctionnalités à votre serveur de messagerie.

Les zimlets sont installées côté serveur ; leur installation est donc du ressort desadministrateurs. Vous trouvez dans les Préférences les zimlets installées par vosadministrateurs Zimbra.

Vous pouvez désactiver les zimlets que vous ne souhaitez pas utiliser grâce auxcases à cocher qui indiquent si elles sont actives ou non.

8.15 Enregistrer les préférencesDès que vous faites une modification dans cet onglet, il est nécessaire de

l’enregistrer.

Vous basculez automatiquement dans l’application Mail dès lors que

vous enregistrez vos préférences.



9- La zone de RechercheLa fonctionnalité de recherche est un outil puissant qui permet de retrouver des

messages, des contacts et des pièces jointes. Vous pouvez rechercher par mot, date,temps, URL, taille, tag, si un message est lu ou non, s’il a des fichiers attachés ou desfichiers attachés d’un type particulier (possibilité de spécifier la nature de la piècejointe)…

Zimbra offre deux méthodes de recherche :

• La recherche simple : cette recherche permet de rechercher rapidement enutilisant le champ de saisie de recherche. La liste déroulante à gauche de labarre de recherche permet de choisir le type d’élément dans lequel faire larecherche. Vous pouvez choisir de chercher dans vos messages, vos contactspersonnels, votre GAL (carnet d’adresse de l’entreprise), vos documents etvotre porte document (option Fichiers) ;

Illustration 93: La zone de recherche simple de Zimbra

• La recherche avancée : la recherche avancée est utilisée pour des recherchesplus complexes faisant intervenir des critères dans a zone de gauche. Pourl’activer, il faut se placer dans l’application dans laquelle vous souhaitez faireune recherche puis cliquez sur la loupe de la zone de recherche simple :

Illustration 94: La fenêtre de recherche avancée de Zimbra



Vous pouvez changer vos préférences dans Préférences > Général,

section Recherches pour inclure les dossiers Spams, Corbeille et élémentspartagés dans les recherches. Par exemple, lorsque cette option est activée,cliquer sur la boîte de réception affiche : in:inbox.

Si vous êtes familiarisé avec la recherche texte d’un traitement de texte, notez quela recherche dans le client Web est légèrement différente :

• Vous pouvez rechercher des phrases mais chaque mot qui les constituent estdétecté indépendamment. La recherche se base sur les mots completsseulement. Les variantes d’écriture ne sont pas autorisées. Par exemple, unerecherche sur Bananes ne détectera pas les messages contenant Banane.

• La recherche n’est pas sensible à la casse : Nord, nord et NORD sont identifiésidentiquement.

• Vous ne pouvez pas utiliser les caractères spéciaux suivants dans le texterecherché : ~ ’ ! @ # $ % ^ & * () _- + ? / { }[ ] ; : " !;

• Les caractères suivants sont autorisés s’ils ne sont pas en début de mot :- + <> ;

• L’utilisation de * est possible pour rechercher tous les mots commencant par leslettres saisies. Ex : une recherche sur ba* permet de trouver banane et balle.

• La recherche concerne le contenu des mails et des pièces jointes qui sontconvertibles en HTML.

9.1 Utiliser la recherche

9.1.1 Recherche de base

La fonction de recherche rapide de Zimbra permet de retrouver tout type d’objet.Les recherches sont déroulées sur l’ensemble des champs (À, De, Sujet, contenu dumessage,…).

Assurez-vous de saisir un mot complet pour valider une recherche.

9.1.2 Recherche avancée

La recherche avancée permet de combiner des critères avancés de recherche. Il estpossible de combiner plusieurs fois le même type de panneau (par exemple pourrechercher un mail entre deux dates).



Illustration 95: Les filtres pour une recherche avancée

• Reçu de… : permet de spécifier une adresse mail ou un domaine ;

• Envoyé à … : permet de spécifier une adresse mail ou un domaine ;

• Date d’envoi : permet de limiter dans le temps la recherche avec troisoptions :

◦ est avant le…

◦ est après le …

◦ est le…

À chaque fois, un mini-calendrier s’ouvre pour aider à sélectionner la date ;

• Pièces jointes… : permet de spécifier la présence ou non d’une pièce jointe etle type de pièce jointe (pdf, image…) ;

• Taille… : permet de spécifier la taille du message :

◦ est plus grand que…

◦ est plus petit que… ;

• État… : lu, non lu, envoyé par moi… une liste non exhaustive aide à spécifierla recherche ;

• Marque… : permet de sélectionner un tag si vous utilisez le système de tagspour ranger vos messages, contacts ;

• Dossier… : permet de spécifier dans quel dossier effectuer la recherche.

9.1.3 Langage de recherche

Vous trouverez plus d’informations sur le langage de recherche dans l’aide deZimbra, dans la rubrique Description du langage de demande.

9.1.4 Amélioration des requêtes avec les commutateurs AND/NOT

Automatiquement, le commutateur AND est utilisé entre les différents critères. Il estpossible d’utiliser le NOT. Pour cela, sélectionnez plusieurs options dans un mêmepanneau pour activer le NOT. Pour définir des expressions plus avancées, il fautactiver la case Afficher les fonctions évoluées dans la barre d’outils de recherche(Préférences > Général, section Recherches).



Exemple de recherche :

tag:"A suivre - Urgent" OR tag:"A traiter - Urgent" OR tag:"_Inbox" OR(in:inbox is:unread) OR (in:inbox is:solo to:me date:-1w) permet d’afficher les mails correspondant à :- Tags :"A suivre - Urgent" "A traiter – Urgent" ou "_Inbox"- mails non lus dans la boîte de réception- mails de moins d’une semaine, non répondus(is:solo) dans la boîte de réception

9.2 Enregistrer une rechercheL’enregistrement de la recherche se réalise en cliquant sur le bouton Enregistrer

dans l’onglet Rechercher (en haut à droite).

La recherche peut être enregistrée dans la zone prévue (recherche enregistrée) oudans des dossiers de messagerie.

Illustration 96: La fenêtre d'enregistrement d'une recherche

Pour utiliser une recherche enregistrée, il suffit de cliquer sur le dossier dans lequelelle a été sauvegardée.



10- Le partage dans ZimbraAutant le compte vous est propre, personnel, autant vous êtes libre de gérer les

partages de dossiers de mail, de contacts, de tâches avec vos collègues.

La fenêtre de partage sera toujours la même, quel que soit l’élément partagé.Seules quelques options sont à prendre en compte selon l’élément partagé.

10.1 Créer un partagePrenons le cas du calendrier. Dans l’onglet Calendrier :

• faites un clic droit sur le calendrier à partager

Illustration 97: L'option de partage d'un dossier

• cliquez sur Partager le calendrier. Une fenêtre apparaît :

Illustration 98: Illustration 110: La fenêtre de partage

• Partager avec : laisser Utilisateurs et groupes internes ;



• Adresse mail : vous saisirez ici l’adresse ou les adresses des personnes à quivous allez donner le même type de partage (l’auto-complétion vous aidera à lasaisie) ;

• Rôle :

◦ Aucune : lorsque un partage a déjà été fait, cette option sera utilisée pourenlever temporairement le partage. Le dossier partagé est toujours présentdans l’interface des utilisateurs, mais ils ne peuvent ni voir ni gérer soncontenu ;

◦ Visionneur : le bénéficiaire peut afficher le dossier mais ne peut pas lemodifier ;

◦ Gestionnaire : le bénéficiaire a les rôles : Afficher, Modifier, Ajouter,Supprimer sur le dossier ;

◦ Admin : le bénéficiaire a les rôles : Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer,Administrateur sur le dossier. Les modifications apportées affecterontégalement le dossier de votre compte ;

Il est conseillé de se limiter aux rôles de Gestionnaire et de

Visionneur.

• Mail : par défaut un mail standard est envoyé à la personne avec qui vousdésirez partager des éléments. Il est possible de personnaliser ce message,voire de ne pas en envoyer.

10.2 Accepter un partageLa personne recevant un mail de partage devra l’accepter en cliquant sur le bouton

Accepter le partage du mail reçu :

Illustration 99: Mail d'invitation à partager un dossier

Une fois le partage accepté, une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre pourpersonnaliser le nom du partage, voire mettre une couleur sur ce nouveau dossier.



Le dossier est facilement identifiable : il comporte une icône avec deuxpersonnages :

Illustration 100: L'icône de deux personnes sur le dossier indique le partage

10.3 Partager un dossier de mailVous pouvez partager un dossier de l’application Mail. Pour plus de sécurité, il est

préférable de partager un dossier créé, plutôt que votre boîte de réception. En effet,cette dernière peut inclure des mails non diffusables, personnels.

Il est aussi conseillé de ne donner qu’un rôle de Visionneur aux personnes. Celaempêchera les erreurs et de déplacer ou supprimer des mails que vous souhaitiezgarder.

10.4 Partager un carnet de contactsDes contacts partagés seront trouvés par la personne ayant accepté le partage en

passant par le bouton À : (ou CC :) lors de la saisie d’un message et en sélectionnantle carnet Contacts personnels et partagés.



10.5 Partager un calendrierPartager un calendrier peut être pratique entre personnes d’un même service ou

entre collaborateurs de différents services.

Si vous souhaitez que la personne avec qui vous partagez votre calendrier puisseinscrire des rendez-vous dans votre calendrier, il faudra lui donner un rôle deGestionnaire.

Ainsi, lorsque la personne prendra un rendez-vous elle aura le choix de le mettredans votre calendrier en cliquant sur le bouton Calendrier de la fenêtre d’Ajoutrapide de rendez-vous :

Illustration 101: Choix de calendrier lors d'un partage de calendrier

10.6 Partager un dossier du porte-documentsLe porte-documents contient des fichiers que vous aurez téléchargés ou créés dans

Zimbra. Il peut être intéressant de partager un dossier du porte-documents avec descontacts extérieurs.

Pour cela, dans la fenêtre de partage, il faudra sélectionner Public (lecture seule,pas de mot de passe) :



Illustration 102: Le partage de porte-documents pour des personnes externes à la collectivité

Dans la zone URL :

1. faites un clic droit sur le lien proposé et sélectionnez Copier l’adresse du lien(menu contextuel dans Firefox) ;

2. fermez la fenêtre avec OK ;

3. allez dans l’application de mail et envoyez un mail à la personne en y collant lelien enregistré ;

4. la personne reçoit le lien et pourra ainsi visualiser les fichiers.

10.7 Modifier les autorisationsVous pouvez modifier ou retirer les autorisations de partage de tout élément à tout

moment :

• cliquez avec le bouton droit sur un calendrier partagé ;



• cliquez sur Éditer propriétés : les utilisateurs partageant le dossier sontrépertoriés ;

Illustration 103: Les propriétés d'un calendrier

• cliquez sur :

◦ Modifier pour modifier les autorisations ;

◦ cliquez sur Retirer pour supprimer les autorisations ;

◦ le lien Renvoyer pour rappeler à la personne le partage sur ce calendrier ;

◦ Le bouton Ajouter partage… permet d’inviter d’autres personnes sur lecalendrier ;

• validez avec OK.



11- Copyright

Le présent document est le résultat de la collaboration de Elodie Omer, la Ville de Gennevilliers et BeeZim. Tous droits réservés.Droits de diffusions accordés à l'Université Paris 8 pour diffusion interne.



Documents

Guide d’utilisation Zimbra