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Méthodologie de modélisation des procédures métiers

Rédacteur : Jean-Pierre SENAUX

Consulting Keyword

26/10/2015



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Sommaire

METHODOLOGIE DE MODELISATION DES PROCEDURES METIERS ............................................ 3

1.1 INTRODUCTION ......................................................................................................................... 3

1.2 GLOSSAIRE .............................................................................................................................. 3

1.2.1

Rappel de quelques définitions .......................................................................................... 3

1.3

DEMARCHES DE MODELISATION DES PROCEDURES METIERS ....................................................... 5

1.3.1 Approche par les processus .............................................................................................. 5

1.3.2 Approche directe ................................................................................................................ 5

1.4

SUPPORT ET OUTIL POUR LA MODELISATION DES PROCEDURES ................................................... 9

1.4.1

ISIMAN® GOUVERNANCE & PERFORMANCE .............................................................. 9

1.4.2 Exemples de restitution ..................................................................................................... 9



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Méthodologie de modélisation des procéduresmétiers

1.1 INTRODUCTION

Le présent document a pour objectif de formaliser quelques principes de base à appliquer pourmodéliser des procédures en vue de leur intégration dans la solution « ISIMAN® Processus etprocédures ».

Pour ce type de démarche, on utilise principalement 2 termes :

▪ Modélisation

▪ Découpage

Le point évoqué ci-dessus est important à souligner dans le sens où, avant d’aborder toute démarchede modélisation de procédures, il convient de se poser la question préalable suivante :

■

Pourquoi modéliser des procédures, dans quel but et pour quelle finalité ?

Dans le cas présent, la finalité de l’intégration des procédures dans un outil comme ISIMAN® est dediffuser le plus largement possible les procédures décrites en vue de leur bonne application par lesutilisateurs dans leurs différentes situations de travail.

Par ailleurs, dans le cas où l’outil ISIMAN® est utilisé pour créer un référentiel dédié àl’accompagnement d’un nouveau progiciel, la finalité est aussi de décrire des procédures métiersauxquelles seront associés des modes opératoires pour former les utilisateurs à ce nouveau progiciel.

Ces finalités vont conditionner :

▪

La granularité du découpage▪ Le niveau de détail de la description

▪ Le niveau de précision des entrées/sorties

▪ L’ergonomie de la restitution des procédures

1.2 GLOSSAIRE

1.2.1 RAPPEL DE QUELQUES DEFINITIONS

La modélisation des procédures met en œuvre un certain nombre de termes dont les définitions sontrappelées dans le glossaire ci-dessous.

Termes Définitions

Processus Un processus est un ensemble d’activités corrélées transformant des élémentsd’entrée en élément de sortie en produisant une valeur ajoutée. Les processus sontsouvent représentés sous la forme de cartographies.Tel que défini dans la norme ISO, un processus est caractérisé par :

▪ Une nature : Management, réalisation, support

▪ Un type : Macro processus, processus, activité

La personne responsable d’un processus en terme de pilotage est souvent appeléun pilote.



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Activité Une activité est un type de processus positionné au plus bas niveau de lacartographie des processus et traduisant un ensemble de tâches organiséescontribuant à la réalisation d’un objectif précis. La personne responsable de l’exécution d’une activité est souvent appelée unresponsable d’exécution. Cette personne supervise et contrôle les différentsexécutants des tâches de l’activité.

Procédure Une procédure décrit de façon détaillée une activité et notamment le « Qui faitQuoi » dans cette activité. Une procédure est un enchaînement logiqued’instructions, parfois appelées « groupe de tâches », nécessaires à la réalisationd’un objectif précis. Elle est souvent restituée sous la forme d’un logigramme, quireprésente de façon graphique l’enchaînement des instructions matérialisées pardes boites.

Les différents exécutants des instructions d’une procédure sont souvent appelés desrôles. De fait une procédure est multi-rôles.

Instruction Une instruction est un regroupement d’opérations élémentaires exécutées par unmême rôle. De fait, une instruction est mono-rôle.

L’instruction peut être également représentée par un logigramme.

Opération L’opération est une tâche élémentaire exécutée par le rôle en charge de l’instructiondont elle dépend. L’opération permet de décomposer de façon détaillée la réalisationd’une instruction.

Mode opératoire Un mode opératoire décrit de façon détaillée comment s’exécute une instruction ouune opération dans une procédure.

Règle de gestion Une règle de gestion est une règle interne à l'entreprise, qui s'applique à laréalisation d'une procédure, d’une instruction ou d’une opération.

Rôle Un rôle désigne l’acteur métier qui exécute une instruction dans une procédure. Lesrôles sont également utilisés dans la composition des emplois. A un emploi, on peutassocier plusieurs rôles.

A savoir Un « A savoir » est un document qui décrit des principes, des règles, des pratiques,qu’il convient de connaître dans un nouveau contexte d’exécution d’une procédurepar exemple.

Evénement Les événements définissent généralement "ce qui déclenche" ou "ce qui clôture" uneprocédure ou une instruction dans une procédure. A la différence des éléments d’E/S, les événements sont immatériels. Dans lecontexte de description des procédures, on associe à un événement une nature :

Déclencheur ou clôture procédure

Déclencheur ou clôture : Déclenche ou clôture simplement une instruction

Entrée ou sortie : Sans déclenchement

Condition : Conditionne l’enchaînement des instructions dans la procédure

Elément E/S Un élément d'entrée-sortie représente toujours quelque chose de matériel : undocument, un produit, un moyen de paiement.

Les éléments d’entrée-sortie permettent de matérialiser les entrées et les sorties desinstructions.

Séquenced’écrans

Une séquence d’écrans est un support utilisé pour réaliser un mode opératoire. Elleest constituée d’un ensemble de captures d’écrans documentées, permettant de



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décrire l’enchaînement des tâches informatiques à effectuer dans un logiciel pourréaliser une instruction ou une opération.

Exigence Une exigence est une règle formellement exprimée par un client, restreignant lagamme de valeurs possibles d'une entrée ou d’une sortie d’une procédure.

Contrainte Une contrainte est une règle de nature normative, juridique, réglementaire ou légale,restreignant le degré de liberté dans la réalisation d’une procédure.

Ressource Les ressources désignent tout type de ressources : Humaines, outils informatiquesou autres, nécessaires à la réalisation d’une procédure.

1.3 DEMARCHES DE MODELISATION DES PROCEDURES METIERS

1.3.1 APPROCHE PAR LES PROCESSUS

Dans ce cas de figure, le découpage des procédures s’inscrit dans une démarche plus large demodélisation des processus induisant une vision transverse des activités d’une entreprise.

La modélisation des processus permet de positionner les activités au plus bas niveau de lacartographie des processus (Cf. Définition dans le glossaire).

En fonction de sa complexité dans l’exécution de ses différentes tâches, une activité peut être décritede façon détaillée par une procédure définissant le « Qui fait Quoi » dans cette activité (Cf. Définitiondans le glossaire).

Contrairement à une idée couramment répandue, une procédure n’est pas un sous-ensemble d’uneactivité, mais un mode de description et de représentation d’une activité.

Dans cette approche, le positionnement d’une procédure correspond à celui de l’activité qu’elle décrit.

Bonnes pratiques :

■ Le libellé d’une activité ou d’un processus de façon générale intègre un verbe à l’infinitif (Exemple :Créer une demande d’achat). Dans cet exemple, l’activité « Créer une demande d’achat » faitpartie d’un processus « Gérer les demandes d’achat » faisant lui-même partie d’un macroprocessus « Gérer les achats »,

■ Le libellé d’une procédure intègre un nominatif (Exemple : Création d’une demande d’achat).

1.3.2 APPROCHE DIRECTE

Même si l’approche par les processus est fortement conseillée, la modélisation des procédures peut

se faire directement sans avoir modélisé en amont les processus de l’entreprise. Dans ce contexte, il convient de :

■ Structurer les procédures (Définir un classement),

■ Identifier les procédures en fonction de critères précis (Objectif, rattachement, exécution,

périodicité…)

■ Définir le « Quoi » en découpant chaque procédure en instructions et éventuellement en

opérations en fonction du niveau de granularité recherché,

■ Définir le « Qui » en identifiant les acteurs (rôles) exécutant les instructions de chaque procédure,

■ Définir les entrées et les sorties principales de la procédure,



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■ Définir les informations liées aux procédures (règles de gestion, exigences, contraintes,

r essources…)

1.3.2.1 Structurer les procédures

Dans cette approche, le classement le plus répandu consiste à structurer les procédures par :

■ Domaines

■ Sous-domaines

Généralement un domaine correspond à un secteur d’activité d’une entreprise (Exemples : dans ledomaine fonctionnel : Comptabilité, ressources humaines ; dans le domaine opérationnel : Production,ventes…). Chaque domaine peut-être découpé en sous-domaines, par exemple :

■ Le domaine « Comptabilité » intègre les sous-domaines : Comptabilité générale, comptabilité

analytique…,

■ Le domaine « Ressources humaines » intègre les sous-domaines : Paie, formation…,

■ Le domaine « Production » intègre les sous-domaines : Gestion des matières premières, gestion

des outillages, planification…,

■ Le domaine « Ventes » intègre les sous-domaines : Avant-vente, administration commerciale,

prospection…

1.3.2.2 Identifier les procédures

Dans chaque sous-domaine, identifier les procédures en fonction des critères suivants :

■ L’objectif :

▪ Une procédure est un enchaînement logique de tâches, nécessaires à la réalisation d’unobjectif précis.

■ Le rattachement :

▪ A la différence d’un processus qui est trans-domaines, une procédure n’est rattachée qu’à unseul domaine ou sous-domaine.

■ L’exécution :

▪ Pour une procédure donnée, on sait positionner un responsable d’exécution de l’activité quecette procédure décrit et des acteurs (rôles) exécutant les différentes tâches de cette

procédure. De ce fait, une procédure est multi-rôles. Le responsable d’exécution est souventle supérieur hiérarchique des acteurs exécutant les différentes tâches de la procédure.

■ La périodicité :

▪ Une procédure doit en principe avoir une périodicité (Mensuelle, hebdomadaire, quotidienne, àla demande…). La périodicité permet de structurer le poste de travail et facilite l’accès auxlogigrammes pour les utilisateurs.

■ Les points de désynchronisation :

▪ Une procédure ne devrait pas contenir de point de désynchronisation (Exemple :Transmission d’un document à un tiers et attente du retour…). Cela permet de « raccourcir »

les logigrammes et donc de faciliter leur lisibilité par les utilisateurs.



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■ Le traitement des cas :

▪ Limiter le nombre de cas traités dans les procédures pour ne pas les rendre tropcomplexes. Parfois, il est préférable de créer une procédure spécifique pour décrire un cas.

1.3.2.3 Définir le « Quoi »

Une procédure décrit de façon détaillée le « Qui fait Quoi » dans une activité. Le « Quoi » est décritpar un ensemble de tâches qui sont exécutées de façon organisée dans la procédure.

La norme ISO propose les terminologies suivantes :

■ Un groupe de tâches qui s’enchaînent et qui sont exécutées du début jusqu’à la fin par un même

rôle s’appelle une instruction. De ce fait, l’instruction est mono-rôle et c’est souvent ce critère

qui permet de la distinguer d’une procédure dans une démarche de modélisation,

■ Une tâche s’appelle une opération. L’opération est forcément exécutée par le rôle en charge de

l’instruction.

Remarque :

Les instructions sont représentées dans les logigrammes par des objets graphiques en fonction deleur typologie (Exemple : opérationnelle, contrôle…).

Il est également possible de représenter les instructions sous la forme de logigramme. Dans ce cas, lelogigramme décrira l’enchaînement des opérations dans l’instruction.

Pour décrire de f açon précise comment s’exécute une instruction ou une opération (de façonmanuelle, en utilisant un outil ou un logiciel), on associe aux instructions et aux opérations des modesopératoires.

1.3.2.4 Définir le « Qui »

Dans une procédure, le « Qui » est matérialisé par les rôles, qui permettent de formaliser les acteurs

métiers qui interviennent dans les procédures.

Qu’est-ce qu’un rôle ?

Dans une entreprise, chaque personne exerce un emploi (au sens de la fonction) en général unique. A cet emploi, on peut associer un ou plusieurs rôles permettant de préciser à quel titre cet emploi vaintervenir dans les procédures de l’entreprise.

Exemple :

Monsieur Durand exerce l’emploi de Directeur des achats.

Les rôles de Monsieur Durand associés à son emploi sont :

▪ Directeur

▪ Chef de service

▪ Emetteur de demande d’achat

Dans la procédure de création de demande d’achat, Monsieur Durand intervient via les rôles :

▪ De chef de service pour valider la demande d’achat, car les règles internes de l’entreprisedéfinissent, par exemple, que les DA sont validées par les chefs de services,





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Parmi ces informations complémentaires, on peut citer :

▪ Les règles de gestion à appliquer dans le cadre de l’exécution d’une procédure,

▪ Les ressources affectées à une procédure,

▪ Les exigences et les contraintes qui s’appliquent à une procédure

▪ Toute information de nature à enrichir la description d’une procédure en fonction du but à

atteindre.

Remarque :

Pour les définitions de ces informations complémentaires, se reporter au glossaire en page 3.

1.4 SUPPORT ET OUTIL POUR LA MODELISATION DES PROCEDURES

1.4.1 ISIMAN® GOUVERNANCE & PERFORMANCEISIMAN® Gouvernance & Performance est une suite de solutions conçues autour de la plate-formeISIMAN® permettant, entre autres, avec la solution ISIMAN® Process de modéliser des procédures(Design des diagrammes en client léger) et de les publier sur un Intranet.

Pour l’utilisation de la solution « ISIMAN® Process » dans la modélisation des procédures, se référerau Guide Utilisateur « ISIMAN® Process ».

La modélisation et le découpage des procédures peuvent être réalisés directement dans « ISIMAN®Process ».

Une modélisation préalable des procédures peut être également réalisée sous forme de diagrammesdans un support comme PowerPoint, Word ou Visio, pour être intégrés ensuite dans ISIMAN®« ISIMAN® Process ».

1.4.2 EXEMPLES DE RESTITUTION

1.4.2.1 Logigrammes de procédures en consultation



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Documents

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