GUIDE METHODOLOGIQUE - Doubs

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Ce guide méthodologique reprend les différentes étapes liées au paiement des frais d’hébergement des personnes âgées et des personnes handicapées sollicitant l’aide sociale pour leur séjour dans un EHPAD et qui ont leur domicile de secours dans le Doubs.

Il s’applique aux établissements du Doubs. Il renvoie au Règlement d’Aide Sociale du Doubs.

Ce guide est destiné à apporter un éclairage à tous les acteurs en lien avec l’aide sociale à l’hébergement, qu’ils soient responsables d’établissement, comptables, trésoriers, usagers ou représentants légaux.

Il a vocation à :

rappeler le circuit de la demande d’aide sociale : depuis la constitution de la demande, jusqu’à la fin du séjour en établissement.

rappeler le processus de provision des participations de résidents en attente d’une décision d’aide sociale,

rappeler le processus de récolte des contributions,

expliquer le mode de paiement différentiel (ou désintéressement partiel) prévu par le code de l’action sociale et des familles et le règlement départemental d’aide sociale,

rappeler les règles de la récupération de l’aide sociale à l’hébergement.

GUIDE METHODOLOGIQUE

du paiement de L’AIDE SOCIALE A L’HEBERGEMENT

DES PERSONNES AGEES ou HANDICAPEES EN EHPAD

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Glossaire---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P4

AVANT LA DECISION D’AIDE SOCIALE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P5

A. RAPPEL DES REGLES LIEES A L’OBLIGATION ALIMENTAIRE -----------------------------------------------------------------------------P5

B. LE FINANCEMENT DES FRAIS D’HEBERGEMENT PENDANT LA PHASE D’INSTRUCTION DE LA DEMANDE D’AIDE SOCIALE -

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P5

1. Quand effectuer une demande d’Aide sociale à l’hébergement ? --------------------------------------------------------------------P5

2. Comment effectuer une demande d’aide sociale ? ---------------------------------------------------------------------------------------P5

PHASE 1 - Constitution du dossier d’aide sociale par l’usager : -----------------------------------------------------------------------------------P5

PHASE 2 - En l’attente de la notification : le principe de continuité du paiement ------------------------------------------------------------P6

PHASE 3 - Instruction-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P7

PHASE 4 – Décision--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P7

APRES LA DECISION D’AIDE SOCIALE--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P8

A. CONSEQUENCES DE LA DECISION D’AIDE SOCIALE -----------------------------------------------------------------------------------------------P8

1- REFUS DE PRISE EN CHARGE-- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P8

2- ACCORD POUR PRISE EN CHARGE AU TITRE DE L’AIDE SOCIALE A L’HEBERGEMENT ----------------------------------------------------P8

B. LA FACTURATION DE L’ASH : QU’EST-CE QUE LE DESINTERESSEMENT PARTIEL ? ------------------------------------------------P9

PRESENTATION DU DISPOSITIF-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P9

1- LA CONTRIBUTION ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P10

a. LE CALCUL DE LA CONTRIBUTION : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------P10

b. LE VERSEMENT DE LA CONTRIBUTION : MENSUEL---------------------------------------------------------------------------------------P11

2- LE ROLE DU COMPTABLE et de l’ETABLISSEMENT -----------------------------------------------------------------------------------------------P11

QUE SE PASSE-T-IL EN CAS DE NON REVERSEMENT DES CONTRIBUTIONS ? -----------------------------------------------------------------P12

3 - LA FACTURATION----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P12

a. LES REGLES DE FACTURATION----------------------------------------------------------------------------------------------------------------P12

b. LE CIRCUIT DE FACTURATION-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------P13

4- LES DISPOSITIONS PARTICULIERES-----------------------------------------------------------------------------------------------------------P13

RECUPERATION DE L’ASH----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P14

ANNEXES ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------P15

ANNEXE 1 : FICHE DE PROVISION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT -----------------------------------------------------------------------P16

ANNEXE 2 : FICHE DE CONTRIBUTION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT ------------------------------------------------------------------P17

ANNEXE 3 : FICHE PROVISION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT ---------------------------------------------------------------------------P18

ANNEXE 4 : FICHE CONTRIBUTION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT ----------------------------------------------------------------------P19

ANNEXE 5 : DEMANDE DE REVERSEMENT DES REVENUS DES PERSONNES AGEES BENEFICIAIRES DE L’AIDE SOCIALE --------------------------P20

ANNEXE 6 : DEMANDE DE REVERSEMENT DES REVENUS DES PERSONNES AGEES BENEFICIAIRES DE L’AIDE SOCIALE (CONTENTIEUX)-------P21

SOMMAIRE

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* « ASHPA » : Aide sociale à l’hébergement des personnes âgées

* « ASHPH » : Aide sociale à l’hébergement des personnes handicapées

* « APR » : Autorisation de perception de ressources accordée par le PCD

* « USAGER » = usager ou son représentant légal (tuteur, curateur ou mandataire spécial):

* « PCD » : Président du Conseil Départemental

* « OA » : obligé alimentaire

* « COMPTABLE »

→ Etablissement public = trésorier (Direction Générale des Finances Publiques)

→ Etablissement privé = personnel de l’établissement

* RDAS = Règlement Départemental d’Aide Sociale (consultable sur www.doubs.fr)

* CCAS = Centre Communal d’Action Sociale

* M21 = Instruction Codificatrice Budgétaire et Comptable pour les établissements publics de santé

* M22 = Instruction Codificatrice Budgétaire et Comptable pour les établissements publics sociaux et médico-sociaux

* ▲ Spécificités relatives aux établissements publics

* HELIOS : l’application HELIOS des trésoreries classe les usagers des établissements publics sociaux et médico-sociaux (ESMS) en six catégories dont les catégories 1, 2, 3,4 et 5 sont en lien avec l’aide sociale : CATEGORIE 1 : Personne sous tutelle en attente d’ASH CATEGORIE 2 : Personne sous tutelle avec ASH : ressources versées par l’hébergé y compris l’hébergé protégé CATEGORIE 3 : Personne capable non représentée avec ASH : ressources encaissées par le comptable (autorisation de perception de ressources) CATEGORIE 4 : Personne capable en attente d’ASH CATEGORIE 5 : Personne Administré par gérant de tutelle de l’établissement ou par le service mandataire de l’établissement (= préposé d’établissement) en attente d’ASH : Gestion de la contribution du majeur protégé par le préposé d’établissement.

* « Facture d’hébergement » : correspond à un titre de recette pour les établissements publics et à une facture pour les établissements privés. Toute facture doit intégrer le RIB de l’établissement.

Glossaire

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L’obligation alimentaire est l’obligation d’aider matériellement des personnes de sa famille, lorsque ces dernières sont dans le besoin. L’obligation alimentaire existe :

-entre parents et enfants,

-entre grands-parents et petits-enfants,

-entre gendres ou belles-filles et beaux-parents (un gendre ou une bru n’est plus obligé alimentaire de ses beaux-parents si son époux ou épouse et ses enfants sont décédés).

L’obligation alimentaire est réciproque entre les ascendants et les descendants. Elle s’applique aussi bien aux parents qui ont le devoir d’aider leurs enfants qu’aux enfants qui ont le devoir d’aider leurs parents.

Entre époux, il ne s'agit pas d'une obligation alimentaire mais d’un devoir de secours.

En cas de désaccord des obligés alimentaires sur le montant de leur participation, le juge aux affaires familiales est saisi et est seul compétent pour fixer le montant de la participation individuelle des débiteurs d’aliments.

Depuis la loi du 28/12/2015 relative à l’adaptation de la société au vieillissement : tous les établissements peuvent saisir directement le Juge aux affaires familiales dans le cas de situation « potentiellement » conflictuelles et ce sans l’intermédiaire du résident.

1. Quand effectuer une demande d’Aide sociale à l’hébergement ?

2 cas possibles :

CAS N°1 : la personne peut payer ses frais d’hebergement mais anticipe des difficultés pour l’avenir. Cette personne est considérée comme payante.

CAS N°2 : la personne ne peut pas régler la totalité de ses frais d’hébergement.

2. Comment effectuer une demande d’aide sociale ?

PHASE 1 - Constitution du dossier d’aide sociale par l’usager :

AVANT LA DECISION D’AIDE SOCIALE

A. RAPPEL DES REGLES LIEES A L’OBLIGATION ALIMENTAIRE

B. LE FINANCEMENT DES FRAIS D’HEBERGEMENT PENDANT LA PHASE D’INSTRUCTION DE LA DEMANDE D’AIDE SOCIALE

PENDANT CETTE PHASE ET A AUCUN MOMENT LE VERSEMENT DE LA

CONTRIBUTION DU RESIDENT NE DOIT ETRE SUSPENDUE OU INTERROMPUE

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Formulaire de demande d’aide sociale : à remplir et à signer par l’usager ou son représentant légal en joignant les pièces justificatives demandées.

Toutes les rubriques doivent être complétées, la mention « néant » sera apposée le cas échéant.

NB : toute renonciation à une demande d’aide sociale doit être effectuée par l’usager ou son représentant légal

PHASE 2 - En l’attente de la notification : le principe de continuité du paiement

Aucune facturation ne peut être émise par l’établissement à l’encontre du Département.

CAS N°1 : la personne peut payer ses frais d’hebergement et paie en l’attente de la prise en charge éventuellement rétroactive :

Les factures peuvent être adressées par l’établissement au résident, si celui-ci est en capacité de faire l’avance des frais, seul ou avec l’aide de sa famille.

Le résident règle alors les factures d’hébergement et de ticket modérateur (GIR5/6) durant toute la phase d’instruction de son dossier.

CAS N°2 : la personne ne peut pas régler la totalité de ses frais d’hébergement : MISE EN ŒUVRE DE LA PROVISION

Les modalités d'institution et de fonctionnement de cette provision sont inscrites dans la circulaire interministérielle du 10 août 1990 annexée à l'instruction de la Direction de la comptabilité publique n°90-94-M2 du 24 août 1990, dans l'instruction codificatrice de la Direction générale des finances publiques n°09-006-M22 du 31 mars 2009 ainsi que dans l'instruction BOFIP-GCP-14-0005 du 03/03/2014.

Ainsi, le principe de versement de la provision est institué pour tous les hébergés entrant dans l'établissement et formulant une demande d'admission à l'aide sociale.

Lorsque l’établissement met en place le dispositif de la provision, celle-ci intervient à partir de la date d’entrée en établissement dès lors que l’usager souhaite demander l’aide sociale.

ll est donc fortement recommandé aux directeurs d’instituer le versement d’une provision dont les modalités de versement doivent être décrites dans le contrat de séjour ou dans le règlement intérieur de l’établissement.

Attention : Le principe de la provision doit être mentionné au moins dans le contrat de séjour.

Aucun titre de recette ou facture n’est à émettre à l’encontre de l’usager ou du Département. L’usager n’a pas le statut de payant ni celui de bénéficiaire de l’aide sociale.

Le dossier doit être envoyé au CCAS dans les 4 mois maximum suivant le jour de l’entrée en établissement. Ce délai est contraignant afin de permettre la rétroactivité de la prise en charge de l’aide sociale dès le jour d’entrée en établissement.

LE PRINCIPE

LA MISE EN ŒUVRE : un engagement de versement

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Lorsqu’il n’y a pas de procuration sous seing privée permettant au comptable ou à la trésorerie de percevoir directement les ressources du résident et de conserver le montant de la provision : le résident ou son représentant légal devra s’engager au travers d’une FICHE PROVISION sur le montant des ressources de la personne hébergée. (cf. modèles en ANNEXES 1 ou 3)

Cette fiche provision interviendra entre l’établissement et le résident et pourra être réactualisée périodiquement.

⇒ La fiche de provision est établie par l’usager ou son représentant légal :

L’usager en accord avec l’établissement peut verser une provision dont le montant mensuel est fixé pour toute la durée de la phase de provision. Ce montant est déterminé au vu des ressources et des charges du trimestre précédent. La fiche provision est alors établie une seule fois pour déterminer le montant à verser chaque mois durant toute la phase de l’instruction.

A savoir : cette provision correspond donc au versement de 90 % des ressources de la personne demandeuse. Elle conserve un minimum d’argent de poche selon la législation en vigueur. Ce document reprend tous les éléments de calcul au vu des ressources figurant dans le dossier d’admission au sein de l’établissement et des ressources réellement encaissées mensuellement par l’usager.

⇒ La fiche de provision est adressée par l’usager à l’établissement pour transmission au comptable. Si un montant fixe de versement a été déterminé pour toute la période d’instruction de la demande d’aide sociale, une seule fiche de provision est à transmettre à l’établissement.

⇒ Le comptable de l’établissement impute l’encaissement sur un compte d’attente et établit la liste des provisions encaissées par usager. Dans ce cas on parle de mise en œuvre d’une provision mensuelle comme si l’aide sociale était déjà accordée.

NB : Une attention particulière devra être apportée aux situations de tutelles privées, familiales, extérieures à l’établissement.

PHASE 3 - Instruction

1. Le CCAS s’assure que le dossier est complet, et si tel n’est pas le cas, demande les pièces justificatives nécessaires.

2. Le CCAS constitue les dossiers d’obligation alimentaire. 3. Transmission au Département dans un délai d’un mois (sous réserve de l’entrée effective en

établissement). 4. Le Département instruit la demande d’aide sociale et évalue la capacité contributive des OA.

PHASE 4 - Décision

La notification est transmise par le Département à l’établissement et à l’usager. L’établissement doit transmettre la notification à son comptable.

RECOURS :

FONCTIONNEMENT COMPTABLE DE LA PROVISION :

ACCORD D’AIDE SOCIALE REFUS D’AIDE SOCIALE

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⇒ Appel éventuel de la décision devant la Commission départementale d’aide sociale dans un délai de 2 mois non suspensif de son application

⇒ Si il y de l’obligation alimentaire à défaut d’accord amiable : saisine éventuelle du juge aux affaires familiales pour voir fixer judiciairement les montants d’obligation alimentaire.

1- REFUS DE PRISE EN CHARGE :

L’usager a le statut de PAYANT.

Cas n°1 : L’usager était déjà considéré comme payant : Les factures sont toujours adressées aux résidents par l’établissement.

Cas n°2 : le système de provision a été mis en place : l’usager doit désormais régler l’intégralité du coût de l’hébergement.

Régularisation de la facturation :

Un titre de recette/ facture est émis par l’établissement à l’encontre de l’usager pour le montant total des frais d’hébergement de la période concernée.

La provision versée est imputée sur le titre/facture (écriture interne)

Le solde doit être réglé par l’usager et par ses obligés alimentaires.

2- ACCORD POUR PRISE EN CHARGE AU TITRE DE L’AIDE SOCIALE A L’HEBERGEMENT

L’usager a le statut de bénéficiaire de l’aide sociale pour la période mentionnée sur la notification.

(▲ catégories HELIOS 2-3-5)

Cas n°1 : L’usager était déjà considéré comme payant :

⇒ Les factures déjà réglées par l’usager doivent lui être remboursées par l’établissement, déduction faite du montant de sa contribution, correspondant à 90% de ses ressources.

⇒ Une facture est émise à l’encontre du Conseil Départemental pour la différence entre les frais d’hébergement et de ticket modérateur et le montant de contribution dû par l’usager. Elle est transmise accompagnée d’une FICHE CONTRIBUTION (cf annexes 2 ou 4) établissant le montant de la contribution de l’usager, et des justificatifs de déduction de charges éventuelles (responsabilité civile, mutuelle).

Cas n°2 : le système de provision a été mis en place :

⇒ La provision encaissée est régularisée comptablement pour la période liée à l’instruction.

APRES LA DECISION D’AIDE SOCIALE

A. CONSEQUENCES DE LA DECISION D’AIDE SOCIALE

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⇒ Une facture est émise à l’encontre du Conseil Départemental pour la différence entre les frais d’hébergement et la provision encaissée pendant toute la période. Elle est transmise accompagnée des fiches provision et des justificatifs de déduction de charges éventuelles. (en conformité avec le RDAS du Doubs pour les ressortissants du Doubs).

ATTENTION : La transmission des justificatifs détaillant l’origine des ressources est OBLIGATOIRE.

▲ Au vu de l’état des encaissements transmis par le comptable, l’établissement émet 2 titres de recettes :

− Le 1er titre intervient en régularisation des provisions encaissées pendant toute la période. Il permet au comptable public le transfert du compte d’attente sur le compte définitif (titre à l’encontre du bénéficiaire).

Ce 1er titre sera transmis au Conseil Départemental en même temps que le 2nd titre afin de justifier des montants encaissés venant en déduction des frais d’hébergement à régulariser ou sera intégré à titre d’information au sein du 2nd titre.

− Le 2nd titre est établi pour la différence entre les frais d’hébergement et les provisions encaissées pendant toute la période. Il est transmis au Conseil Départemental pour règlement accompagné des fiches de provision de toute la période et des justificatifs de déduction de charges éventuelles (en conformité avec le RDAS du Doubs pour les ressortissants du Doubs).

Le Département procède au contrôle des provisions encaissées.

NB : En cas de contestation de la décision d’aide sociale rendue par le Président du Conseil Départemental, le recours devant la Commission Départementale d’Aide Sociale dans un délai de deux mois à compter de la notification ne suspend pas la mise en application de la décision.

Après la régularisation des provisions, l’établissement facture les frais d’hébergement au Conseil Départemental selon le dispositif du désintéressement partiel.

Le désintéressement partiel, ou appelé également le paiement différentiel, s’applique aux EHPAD du DOUBS et aux bénéficiaires de l’aide sociale à l’hébergement versée par le Département du Doubs.

Il s’applique sur les frais d’hébergement ainsi que sur les frais de dépendance relatifs au Gir 5-6 communément appelés talon modérateur ou ticket modérateur.

La mise en œuvre du dispositif est conforme aux textes suivants:

Code de l’Action Sociale et des Familles (CASF), notamment les articles L132-3 et suivants et les articles R132-2 et suivants.

Instruction Codificatrice Budgétaire et Comptable M22 (N°09-006-M22 du 31 mars 2009) et de l'instruction BOFIP-GCP-14-0005 du 03/03/2014

Le désintéressement partiel est également prévu au sein du RDAS du Doubs.

B. LA FACTURATION DE L’ASH : QU’EST-CE QUE LE DESINTERESSEMENT PARTIEL ?

PRESENTATION DU DISPOSITIF

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Plusieurs OUTILS sont mis à disposition par le Département afin d’en faciliter la mise en œuvre et permettre une contribution régulière et pérenne :

le présent guide comptable 4 modèles de fiches provisions/contributions pour les personnes âgées et handicapées 2 formulaires amiables et contentieux de récolte des contributions.

1- LA CONTRIBUTION

Après l’admission à l’aide sociale, l’usager est tenu de verser sa contribution conformément aux dispositions du CASF et du RDAS. C’est une obligation légale et préalable à la mise en œuvre de l’aide sociale, qui est une aide subsidiaire.

Cette obligation doit également figurer dans le contrat de séjour de l’établissement. Elle est également rappelée au sein des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens signés.

a. LE CALCUL DE LA CONTRIBUTION :

Le code de l’action sociale et des familles prévoit que tout bénéficiaire de l’aide sociale doit verser à son établissement d’accueil 90% de ses ressources ainsi que l’intégralité de son allocation logement au titre de sa contribution à ses frais de placement.

Les ressources visées sont l’ensemble des revenus perçus par le résident : notamment retraites et pensions diverses, rentes, pensions alimentaires, allocation adulte handicapé, revenus de l’épargne, revenus fonciers.

Seules les prestations familiales, la retraite du combattant et les pensions attachées aux distinctions honorifiques sont exclues du calcul de la contribution.

Le résident peut déduire de ce reversement de ressources toutes les charges « obligatoires » visées par le RDAS du Doubs :

66 € de frais de mutuelle (personnes âgées) ses frais de tutelle sa responsabilité civile.

Toute autre déduction ne peut être effectuée qu’après accord du Département. (cf FICHE CONTRIBUTION en annexe). Le montant de l’argent laissé à disposition du résident est égal à 10 % de ses ressources. Il ne peut être inférieur à :

1% du montant annuel de l'Allocation de solidarité pour Personnes Agées (ASPA) en vigueur. 30 % de l’AAH* mensuel taux plein pour les bénéficiaires handicapés. 6% supplémentaires sont laissés au

titre de l’argent de l’argent afin d’aide le bénéficiaire à s’affilier à une complémentaire santé. Le résident a le statut de personne handicapée s’il a un taux d’incapacité d’au moins 80% reconnu avant l’âge de 65 ans, ou s’il a été accueilli dans un établissement ou service pour personnes handicapées avant son entrée en établissement pour personnes âgées. Ce statut est noté sur la décision d’admission à l’aide sociale.

Il implique que toute facturation soit diminuée des contributions reversées par le bénéficiaire de l’aide sociale et que la mise en œuvre de la récolte des ressources au titre des contributions soit REGULIERE et PERENNE.

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b. LE VERSEMENT DE LA CONTRIBUTION : MENSUEL

Une FICHE CONTRIBUTION est un engagement de payer. Elle permet d’identifier facilement la contribution mensuelle de l’hébergé au titre de l’aide sociale. Il est vivement recommander d’utiliser ce formulaire lors de la mise en œuvre du processus de contribution.

NB : LA FICHE CONTRIBUTION est fournie à l’usager par l’établissement. Cette fiche figure également sur le site internet du Département.

Le versement de la contribution de l’usager au comptable de la structure doit être spontané et effectué MENSUELLEMENT.

2 modalités de versement sont possibles :

Cas n°1 : L’usager demande à l’établissement de percevoir directement ses ressources et de lui reverser son argent de poche. Le département doit autoriser la mise en œuvre de la perception directe des ressources (cf. formulaire amiable en annexe 5)

Dans ce cas, le résident n’a pas de contribution à reverser à l’établissement, celui-ci prélève directement la part due par le résident sur les ressources perçues.

Cas n°2 : L’usager souhaite conserver la maîtrise des versements de sa contribution (cas similaire à l’existence d’un tuteur). Le bénéficiaire met en place un virement automatique mensuel auprès de l’établissement aidé d’une fiche contribution.

Pour calculer le montant à reverser : l’usager complète la FICHE CONTRIBUTION avec ses montants de ressources et de charges obligatoires. Ce montant doit être viré chaque mois à l’établissement. L’usager adresse cette fiche à l’établissement. Un contrôle est effectué à réception par le comptable.

ATTENTION : les montants identifiés doivent être actualisés :

a minima annuellement, à l’issue d’un changement du montant des ressources (nouvelle pension, allocation logement…)

Dans les cas particuliers où l’usager n’est pas en capacité d’utiliser ou de renseigner la fiche contribution, et qu’il est isolé, il peut être convenu que l’établissement complète cette fiche au vu des éléments transmis par l’usager.

En cas d’incapacité de signer de l’usager, et en l’absence de mesure de protection juridique, un certificat médical d’incapacité de signer doit être fourni au Département. A défaut de représentation légale et en cas d’incapacité physique de signer, deux témoins devront attester du mandat verbal donné par la personne hébergée. Dans ce cas seul le juge peut apprécier souverainement la force probante du témoignage (article 1381 c.civ).

2- LE ROLE DU COMPTABLE et de L’ETABLISSEMENT

Le comptable assure le suivi des encaissements des contributions par l’usager sur un compte d’attente :

⇒ Il établit tous les mois (avant la facturation) l’état des contributions effectivement encaissées ;

▲ La trésorerie adresse cet état à l’établissement.

⇒ Il alerte le responsable de l’établissement lorsque l’usager ne s’acquitte pas de sa contribution.

QUE SE PASSE-T-IL EN CAS DE NON REVERSEMENT DES CONTRIBUTIONS ?

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Lorsqu’il n’y a pas de versement de contribution, l’établissement établit une facturation complète des frais de séjour au Conseil Départemental dans la limite de 3 mois maximum, correspondant au délai pour mise en œuvre de la perception CONTENTIEUSE directe des ressources du résident.

Dans le même temps, l’établissement doit s’enquérir auprès de l’usager du motif justifiant l’absence de versement et informe le Conseil Départemental de cette démarche. Lorsque l’usager ne s’acquitte pas de sa contribution pendant 3 mois, l’établissement doit demander l’autorisation de perception CONTENTIEUSE des ressources au Département. (cf. formulaire annexe 6).

La demande comporte l’indication des conditions dans lesquelles la défaillance de paiement est intervenue, la durée de celle-ci, ainsi que, le cas échéant, les observations de l’intéressé qui doit être informé de la démarche.

En cas de tutelle, ou de représentation légale, le Juge des Tutelles sera informé par le Département du Doubs afin qu’il puisse constater la défaillance du tuteur.

3 - LA FACTURATION

a. LES REGLES DE FACTURATION

L’établissement adresse les factures au Département mensuellement ou trimestriellement à terme échu.

L’établissement facture au Département :

le tarif hébergement aide sociale multiplié par le nombre de jours de présence de la période considérée. Il facture également le tarif GIR5/6 multiplié par le nombre de jours de présence de la même période.

Diminué des ressources encaissées (sur la base des déclarations d’encaissements effectués par le trésorier le cas échéants).

Toute facture doit intégrer le RIB de l’établissement.

Les règles de facturation liées aux jours d’absence pour hospitalisation ou convenances personnelles sont celles prévues dans le RDAS.

Pour mémoire :

Lorsque que la personne hébergée s’absente temporairement pour convenance personnelle :

Les 72 premières heures d’absence sont prises en charge par l’aide sociale avec reversement de la contribution légale de la personne hébergée.

Au-delà des 72h et dans la limite des 35 jours d’absence sur l’année : le forfait journalier hospitalier est décompté de la facturation mensuelle. Dans la limite de ces 35 jours par an, la personne hébergée conserve ses ressources. L’allocation logement est reversée en intégralité à l’établissement.

Au 36ème jour d’absence aucune facture ne sera prise en charge par l’aide sociale.

Lorsque que la personne hébergée est hospitalisée :

Les 72 premières heures d’hospitalisation sont prises en charge par l’aide sociale avec reversement de la contribution légale de la personne hébergée.

Au-delà des 72h d’hospitalisation : le forfait journalier hospitalier est décompté de la facturation mensuelle.

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Au-delà de 72 h et 45 jours d’hospitalisation consécutifs, le Département doit être informé des modalités de retour et de réservation au sein de l’établissement. A défaut d’information, le versement de l’aide sociale pourrait être suspendu.

En cas d’hospitalisation pendant 45 jours à tarif minoré (au-delà des 72h), il incombe à l’établissement de contacter le Département du Doubs sur les suites réservées à la chambre du bénéficiaire.

Dès le premier jour d’absence pour hospitalisation ou pour convenance personnelle, le tarif GIR5/6 n’a plus à être facturé.

b. LE CIRCUIT DE FACTURATION

L’établissement établit la facturation du mois précédent au vu de l’état des encaissements des contributions des usagers.

▲ La trésorerie adresse l’état des encaissements à l’établissement.

La structure réalise alors les écritures comptables suivantes :

→ Régularisation de la contribution : émission d’une facture/titre à l’usager relative à sa contribution

▲Permet au comptable le transfert du compte d’attente sur le compte définitif.

→ Facturation des frais d’hébergement + GIR 5/6 : émission d’une facture/titre à l’encontre du Département pour le montant des frais d’hébergement et du GIR5/6 minorés de la contribution.

Aucune mention manuscrite ne doit être portée sur les documents de facturation. Toute facturation erronée sera retournée à l’établissement.

→ Retour des factures/titres en cas d’erreur :

Si des erreurs de facturation sont constatées par le Département, la facture/titre erronée est alors retournée pour annulation et réémission dans un délai de 15 jours (procédure de dématérialisation des pièces comptables).

Ces dispositions permettront à l’établissement et à son comptable d’avoir des versements du Conseil Départemental conformes aux factures/titres émises, ce qui évitera bon nombre de lettres/mails de relances ou mises en demeure pour des montants non imputés. Ce dispositif est lié à la dématérialisation des pièces comptables.

4- LES DISPOSITIONS PARTICULIERES

→ Reliquat de contribution :

Dans le cas où le montant de la contribution est supérieur au coût de l’hébergement + GIR5/6, il n’y a pas de règlement du Département au titre du désintéressement partiel.

Dans ce cas, les écritures comptables sont :

Cette facturation est à adresser au Département accompagnée impérativement de tout justificatif utile : état Hélios/fiche contribution/pièces transmises par le tuteur, permettant le contrôle des ressources encaissées et déduites.

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régularisation de la contribution : il est procédé à la déduction de la facture d’hébergement des sommes encaissées si elles correspondent au trimestre/mois en cours.

Le département procèdera à l’émission de titres complémentaires si la régularisation de contribution (3 mois) induit une facturation négative.

L’ASH (aide sociale à l’hébergement) constitue une avance versée par le conseil départemental. Cette avance peut être récupérée du vivant ou au décès du bénéficiaire. (article L132-8 du CASF et L344-5 du CASF)

Le conseil départemental peut récupérer les montants d’ASH :

sur la succession du bénéficiaire : quand la personne bénéficiaire de l’aide sociale décède, le conseil départemental peut récupérer les sommes versées sur le patrimoine transmis par la personne décédée à ses héritiers. Attention, c’est le patrimoine de la personne décédée qui est concerné par ce recours sur succession. Le patrimoine de ses héritiers n’est pas concerné (les héritiers auront simplement un héritage moins important).

si le bénéficiaire revient à meilleure fortune, c’est-à-dire si sa situation financière s’améliore (par exemple, il reçoit un héritage) ;

sur une donation faite par le bénéficiaire dans les 10 ans ayant précédé la demande d’aide sociale ou après celle-ci.

Les conditions de récupération sont différentes pour les personnes âgées de plus de 60 ans dont le handicap a été reconnu avant 60 ans.

Pour en savoir plus sur les conditions de récupération de l'ASH pour les personnes handicapées vous pouvez-vous reporter au RDAS du Doubs.

RECUPERATION DE L’ASH

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Toutes ces annexes sont Accessibles sur www.doubs.fr

ANNEXE 1 : FICHE DE PROVISION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

ANNEXE 2 : FICHE DE CONTRIBUTION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

ANNEXE 3 : FICHE PROVISION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

ANNEXE 4 : FICHE CONTRIBUTION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

ANNEXE 5 : DEMANDE DE REVERSEMENT DES REVENUS DES PERSONNES AGEES BENEFICIAIRES DE L’AIDE SOCIALE

ANNEXE 6 : DEMANDE DE REVERSEMENT DES REVENUS DES PERSONNES AGEES BENEFICIAIRES DE L’AIDE SOCIALE ό/hb¢9b¢L9¦·ύ

ANNEXES

http://www.doubs.fr/index.php/content_page/11-service-du-departement-solidarites/3548-guide-methodologique-du-paiement-de-l-aide-sociale-a-l-hebergement-des-personnes-agees-ou-handicapees-en-ehpad

http://www.doubs.fr/index.php/content_page/download/1215/3548/37












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ANNEXE 1 : FICHE DE PROVISION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

Pour la période du …………………………. au ………………………… Aide sociale hebergement personne âgée

demande en cours (provision)

Nom et prénom du résident :

Date de naissance : Nom et adresse de l’établissement d’accueil :

Représentant légal: tel :

Ressources perçues

Ensemble des retraites, pensions, rentes viagères, revenus fonciers nets de charges, intérêts du capital… Sauf: les prestations familiales, la retraite du combattant, les pensions attachées aux distinctions honorifiques

Nature et organisme financeur Période Montant perçu

Total (A)

Montant de la somme laissée à disposition du bénéficiaire (10% de (A), au minimum 1% du montant annuel de l'Allocation de solidarité pour Personnes Agées (ASPA) en vigueur.

Montant de l'allocation logement à reverser à 100 %

Total des ressources disponibles (D)=( A-C) (montant de la provision)

Le présent état est arrêté à la somme de (en toutes lettres)

Signature du bénéficiaire ou de son représentant légal et cachet **

**Je m'engage à reverser mensuellement le montant des ressources dû à l'établissement.

Moyens de paiements : virement automatique

chèque/espèces

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ANNEXE 2 : FICHE DE CONTRIBUTION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

Pour la période du …………………… au …………………… Aide sociale hébergement personne âgée

Nom et prénom du résident :

Date de naissance : Nom et adresse de l’établissement d’accueil : Représentant légal: tel :

Ressources perçues


Nature et organisme financeur Période Montant perçu ARCO

CARSAT IRCANTEC

Total (A) Charges déductibles sans demande d'accord préalable dans le cadre de la contribution uniquement

Nature Période Montant à déduire Cotisations de mutuelle à hauteur de 66 €*

Frais de tutelle Responsabilité civile

Total (B)

Montant de la somme laissée à disposition du bénéficiaire (10% de (A), au minimum 1% du montant annuel de l'Allocation de

solidarité pour Personnes Agées (ASPA) en vigueur.

Total des ressources disponibles (D)=( A-C)

Total des ressources nettes de charges (E)=( D-B)


Total dû à l'établissement (E+F) (montant de la contribution)

*sur présentation de justificatifs Le présent état est arrêté à la somme de (en toutes lettres)

Signature du bénéficiaire ou de son représentant légal et cachet **

**Je m'engage à reverser mensuellement le montant des ressources dû à l'établissement.


chèque/espèces

Article L132-3 du code de l'action sociale et des familles : Les ressources de quelque nature qu'elles soient à l'exception des prestations familiales, dont sont bénéficiaires les personnes

placées dans un établissement au titre de l'aide aux personnes âgées ou de l'aide aux personnes handicapées, sont affectées au remboursement de leurs frais d'hébergement et d'entretien dans la limite de 90 %. Toutefois les modalités de calcul de la somme mensuelle minimum laissée à la disposition du bénéficiaire de l'aide sociale sont déterminées par décret. La retraite du combattant et les pensions attachées aux distinctions honorifiques dont le bénéficiaire de l'aide sociale peut être titulaire s'ajoutent à cette somme.

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ANNEXE 3 : FICHE PROVISION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

Pour la période du …………………………. au ………………………… Aide sociale à l'hébergement personne handicapée

Nom et prénom du résident : demande en cours

(provision)

Date de naissance :

Nom et adresse de l’établissement d’accueil : Représentant légal: tel :

Ressources perçues


Nature et organisme financeur Période Montant perçu AAH

Interêts de capitaux placés annuels

Total (A)

Montant de la somme laissée à disposition du bénéficiaire (B) (10% de (A), au minimum € par mois soit 30% AAH

Total des ressources disponibles (C)=( A-B)


Total dû à l'établissement (C-D) +E


Signature du bénéficiaire ou de son représentant légal et cachet *

*Je m'engage à reverser mensuellement le montant des ressources dû à l'établissement.


chèque/espèces

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ANNEXE 4 : FICHE CONTRIBUTION AUX FRAIS D’HEBERGEMENT DU RESIDENT

Pour la période du …………………………. au …………………………

Aide sociale hébergement personne handicapée

Nom et prénom du résident : Date de naissance :

Nom et adresse de l’établissement d’accueil : Représentant légal : tel :

Ressources perçues


Nature et organisme financeur Période Montant perçu AAH Intérêts de capitaux placés annuels

Total (A)

Charges déductibles sans demande d'accord préalable Nature Période Montant à déduire

Frais de tutelle frais de mutuelle intégrés dans le minimum d'argent poche laissé au résident bénéficiaire de l'aide sociale

Total (B)

Montant de la somme laissée à disposition du bénéficiaire (10% de (A), au minimum € par mois soit 36% AAH dont 6% prise en charge frais de mutuelle)

Total des ressources disponibles (D)=( A-C)

Total des ressources nettes de charges (E)=( D-B)


Total dû à l'établissement (E+F) (montant de la contribution)


Signature du bénéficiaire ou de son représentant légal et cachet *

*Je m'engage à reverser mensuellement le montant des ressources dû à l'établissement.


chèque/espèces

Article L132-3 du code de l'action sociale et des familles : Les ressources de quelque nature qu'elles soient à l'exception des prestations familiales, dont sont bénéficiaires les personnes placées dans un établissement au titre de l'aide aux personnes âgées ou de l'aide aux personnes handicapées, sont affectées au remboursement de leurs frais d'hébergement et d'entretien dans la limite de 90 %. Toutefois les modalités de calcul de la somme mensuelle minimum laissée à la disposition du bénéficiaire de l'aide sociale sont déterminées par décret. La retraite du combattant et les pensions attachées aux distinctions honorifiques dont le bénéficiaire de l'aide sociale peut être titulaire s'ajoutent à cette somme.

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ANNEXE 5 DEMANDE DE REVERSEMENT DES REVENUS DES PERSONNES AGEES

BENEFICIAIRES DE L’AIDE SOCIALE

1. Demande émanant du pensionnaire : Je, soussigné(e), M, Mme ou Mlle…………………….

Né(e) le : ………………………………………………………………………………………

Pensionnaire à l’établissement : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....

Demande, conformément aux dispositions de l’article L132-4 et R132-5 du CASF et de la Loi n°2002-2 2002-01-02 du 2 janvier 2002, la perception de mes revenus ainsi que l’allocation logement à caractère social par :

⇒ le comptable de l’établissement précité* ⇒ le responsable de l’établissement précité*

à compter du .. /../….. Pour ce faire, je m’engage à lui fournir la liste complète et les références de tous mes revenus et ressources, y compris les livrets de caisse d’épargne, CODEVI, ou tout autre compte rémunéré.

Fait à .............. Le ... / ... / ..... Signature du bénéficiaire

* Rayer la mention inutile.

2. Avis du Responsable de l’établissement :

AVIS :

Le ... / ... / ....

Cachet de l’établissement Signature du responsable de l’établissement

3. La Présidente du Conseil départemental : Vu Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale Vu le code de l’action sociale et des familles notamment son article L 132-4, R 132-2 et suivants autorise le comptable ou le responsable de l’établissement à percevoir les revenus ainsi que l’allocation logement de M, Mme ou Mlle............................................................................ pour une durée de ........ ans à compter du… /... / .....

CETTE AUTORISATION N’EST VALABLE QU’A L’APPUI DE LA DECISION D’AIDE SOCIALE A L’HEBERGEMENT EN COURS DE VALIDITE

Pour la Présidente du Département,

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ANNEXE 6 DEMANDE DE REVERSEMENT DES REVENUS DES PERSONNES AGEESBENEFICIAIRES DE L’AIDE SOCIALE ό/hb¢9b¢L9¦·ύ

1. Demande émanant de l’établissement ……………………………………………………………………

Monsieur, Madame…………………………………………………………………..ne s’étant pas acquitté(e) totalement ou partiellement* le montant de sa participation aux frais d’hébergement pendant une période supérieure à trois mois consécutifs ou non :

MOIS CONCERNES (à compléter) MONTANTS REVERSES (à compléter)

représenté par M., Mme ou Mlle ...............................…………. assurant la direction de l’établissement, demande, conformément aux dispositions de l’article L132-4 et R132-3 du CASF, et de la Loi n°2002-2 2002-01-02 du 2 janvier 2002,

la perception des revenus ainsi que l’allocation logement à caractère social de Madame, Monsieur ...................................................................................................................................... à compter du ../../…..

⇒ par le comptable de l’établissement précité* ⇒ le responsable de l’établissement précité*

Fait à .............. Le ... / ... / ....

Cachet de l’établissement Signature du responsable de l’établissement

* Rayer la mention inutile

2. La Présidente du Conseil départemental : Vu Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale Vu le code de l’action sociale et des familles notamment son article L 132-4, R 132-2 et suivants autorise le comptable ou le responsable de l’établissement à percevoir les revenus ainsi que l’allocation logement de M, Mme ou Mlle............................................................................ pour une durée de ……ans à compter du … / ... / .....

CETTE AUTORISATION N’EST VALABLE QU’A L’APPUI DE LA DECISION D’AIDE SOCIALE A L’HEBERGEMENT EN COURS DE VALIDITE

Pour la Présidente du Département,

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Documents

GUIDE METHODOLOGIQUE - Doubs