Guide Methodologique de La DGCP Annexes

DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUEProjet Contrle de Gestion

LE CONTROLE DE GESTION DEPARTEMENTAL

ANNEXES

D.G.C.P. Contrle de gestion

Annexes

ANNEXES

ANNEXE 1 - EXEMPLE DE PLAN STRATEGIQUE PLURIANNUEL

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ANNEXE 2 - EXEMPLE DE PLAN STRATEGIQUE ANNUEL

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ANNEXE 3 - EXEMPLE DE PLAN D'ACTIONS

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ANNEXE 4 - EXEMPLES DE LETTRE DE MISSION A UN COMPTABLE

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ANNEXE 5 - EXEMPLES DE LETTRES D'OBJECTIFS

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ANNEXE 6 - IDENTIFICATION DES CONTRIBUTEURS AUX OBJECTIFS

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ANNEXE 7 - COMPTE RENDU DE GESTION PNC - DESCARTES

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ANNEXE 8 - LE CONTROLEUR DE GESTION DESCRIPTIF DE FONCTION

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ANNEXE 9 - LES METHODES D'ANALYSE DES COUTS

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ANNEXE 10 - BIBLIOGRAPHIE

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Annexes

ANNEXE 1 - EXEMPLE DE PLAN STRATEGIQUE PLURIANNUEL

LE PROGRAMME DACTIONS DE L'ISERE 2003-2005 (1)

"Notre premier programme dactions dpartemental 2001-2002 avait pour ambition dune part danticiper les vnements venir pour assurer leur pleine russite, dautre part de fixer le cap et de coordonner laction du rseau. Grce la mobilisation de tous, la comptence des agents et leur dvouement aux proccupations du public et de nos partenaires, nombre de progrs ont t accomplis dans ces deux voies : les changements alors engags ont pu tre mens leur terme avec succs (mise en place du ple de recouvrement contentieux, accroissement du professionnalisme dans le domaine de lpargne dintrt gnral, passage lARTT ), la solidarit au sein du rseau a t renforce (organisation de runions sectorielles dchanges et dinformation, soutien lors de la cration des intercommunalits, passage leuro, formation sur la base des changes dexprience entre les agents, mise en place de lintranet dpartemental), nombre de procdures ont t fiabilises (amlioration du suivi des comptes dimputation provisoire, dfinition dune politique dapurement) et la mission de conseil a t dveloppe (amlioration de linformation des ordonnateurs de lEtat, mise en place des chartes de partenariat dans le secteur local, dveloppement des analyses financires). De nouvelles actions sont maintenant engager. Elles ont t rassembles autour de trois axes : - mieux nous organiser pour mieux exercer nos missions ; - renforcer le service rendu nos usagers et nos partenaires ; - assurer un pilotage par les rsultats et matriser nos moyens. La ralisation de ce programme suppose nouveau la mobilisation de tous. Elle justifie que les actions de formation restent une priorit et qu ce titre soient accentus les changes dexpriences entre les agents ainsi que la mise leur disposition de nouvelles fiches de procdures. Elle ncessite aussi quune attention toute particulire soit apporte aux conditions de fonctionnement quotidiennes du rseau notamment par la poursuite des oprations de rnovation des postes comptables et lengagement dactions pour un meilleur accueil du public et de nos partenaires."

(1) Prpar fin 2002 et prsent lensemble des cadres A lors de la journe dtudes du 11 fvrier 2003, puis aux organisations syndicales au cours du CTPL du 14 fvrier 2003, ce document a t ultrieurement amend pour intgrer totalement le Contrat pluriannuel de performance du Trsor public (CPP) ; de mme, il sera complt ou modifi pour intgrer les objectifs fixs annuellement par la DGCP dans le cadre du CPP.

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Annexes

I - MIEUX NOUS ORGANISER POUR MIEUX EXERCER NOS MISSIONS Renforcer lefficacit de nos services de proximitDisposer dun rseau de postes comptables adapt aux volutions de nos partenaires et des besoins de nos concitoyens : 1. ajuster les primtres perceptoraux, pour tenir compte des volutions des intercommunalits ; 2. organiser les postes de lagglomration grenobloise, pour tenir compte du transfert de la gestion de lIS et de lintercommunalit. Prsentation de la candidature du dpartement la cration dun centre dencaissement (2003) ; Parachvement de la spcialisation du dpartement informatique : 1. 2. asseoir la mission dveloppement de la paye : nouvelle organisation du service, dveloppement du pilotage ; achever linstallation du service assistance utilisateurs : mise en place des correspondants micro-informatiques en PNC (2003), installation dans les 4 dpartements rattachs au DIT de Grenoble (2003), analyse et adaptation de lorganisation informatique des postes : 5 en 2003, pour atteindre 30 en 2005 ; assurer la migration des applications (2003).

3.

Adapter notre organisation aux nouveaux enjeuxAdaptation de lorganisation de la trsorerie gnrale (2003) : 1. division Recettes de lEtat , pour un meilleur soutien au rseau, notamment dans le recouvrement offensif, et un dveloppement de la politique de recherche du renseignement ; service Dpts et services financiers , pour une polyvalence des missions DFT et CDC.

2.

Mise en place de laudit comptable et financier dici 2005. Accompagnement de la mise en uvre de la LOLF et du dploiement de COPERNIC et dHELIOS (2003 - 2005) : 1. 2. 3. informer priodiquement le rseau de lavancement de ces projets ; mettre en uvre les actions daccompagnement, notamment la formation des agents et la sensibilisation des ordonnateurs ; LOLF : accompagner les ordonnateurs dans la prparation de son application avec une offre de service INDIA et les soutenir dans le cadre du contrle de gestion ; rduire le poids des soldes des comptes dimputation provisoire dans le total des masses budgtaires : En dpenses : 0.09 % en 2003, 0.06 % en 2004 et 0.04 % en 2005 ; En recettes : 0.15 % en 2003, 0.13 % en 2004 et 0.10 % en 2005.

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Mettre en place de nouvelles modalits dinterventionEngager le rseau sur les nouveaux modes de contrle de la dpense : 1. collectivits territoriales : mise en place du contrle hirarchis de la dpense :

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Annexes

au 1er semestre 2004 : postes de Fontaine, Grenoble CHU, Grenoble municipale, Paierie dpartementale, St Martin dHres, Vienne municipale ; au 1er janvier 2005 : gnralisation. 2. Etat : mise en place : contrle hirarchis de la dpense (service de la dpense) au 1er janvier 2004 ; conventions de contrle partenarial : conclusion dau moins une convention en 2004 et de 5 en 2005.

Rnover les mthodes de mise en tat dexamen et dapurement des comptes du secteur public local (2003-2004) ; Assurer le suivi des conventions Etat sur le dlai maximum global de paiement ; Rduire le dlai moyen de rglement par le comptable des dpenses de lEtat : 5,8 jours en 2003, 5,7 jours en 2004 et 5,6 jours en 2005.

II - RENFORCER LE SERVICE RENDU A NOS USAGERS ET NOS PARTENAIRES Pour les particuliersAdoption dun programme dengagements de services pour : 1. 2. mettre en uvre les 9 engagements de service et assurer leur suivi ; formaliser des propositions sur la qualit des courriers recouvrement et les exprimenter sur 5 postes, sur la division recettes de lEtat de la trsorerie gnrale et la recette des finances ; dvelopper lutilisation de lintranet commun, sur la base des conclusions du groupe de travail avec les postes de Vif et Villard-de-Lans, et dfinir en commun des indicateurs de suivi (2003-2004) ; organiser les accueils communs avec les services fiscaux sur les 3 sites o trsoreries et CDI sont runis : La Tour du Pin, La Cote-Saint Andr et Saint-Marcellin (2003-2004).

3.

4.

Promotion de lencaissement dmatrialis des recettes publiques : 1. recouvrement de limpt : a. accrotre le taux de paiement dmatrialis des impts (IR, TH et TF) 38,43 % en 2003, 42,23 % en 2004 et fixer par DGCP pour 2005 ; b. participer au dveloppement du paiement dmatrialis de lIR pour atteindre les taux de 62,09 % en 2003, 69,65 % en 2004 et fixer par la DGCP pour 2005 ; 2. recouvrement des produits locaux non fiscaux : application 4 rles collectifs en 2003, puis 5 en 2004 et en 2005.

Faire progresser le civisme fiscal : 1. amliorer le taux net de recouvrement des impts sur rle (IR, IS, TH, TF, TP) 99,30 % en 2003, 99,10 % en 2004 et fixer par la DGCP pour 2005 ; amliorer le taux net de recouvrement DGI et DGCP en droits et pnalits sur crances de contrle fiscal externe au titre de N-2 :

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Annexes

2003 : 34,95 %, pour un taux rgional de 45,25 % ; 2004 : 36,87 % ; 2005 : 50,32 %. Atteindre les objectifs 2003 en CNP : 276 contrats de prvoyance - 12,9 millions deuros de CA.

Pour les collectivits localesConforter notre mission de conseil : 1. intgrer le conseil fiscal dans la mission de conseil (2003-2004), avec notamment : a. la russite du transfert des missions du CDA ; b. la promotion du logiciel Solidaires , par une proposition formelle chaque changement de primtre des intercommunalits. dvelopper la qualit comptable : a. engager les travaux sur la sincrit des comptes des communes (2003) ; b. assurer le suivi des emprunts dans OPALE 2 ; c. examiner les conditions de production des tats de lactif (2003) ; renforcer notre partenariat avec les associations dlus, notamment pour gnraliser les conventions de partenariat et assurer leur volution pour rpondre aux attentes qualitatives des lus locaux dans le cadre de lObservatoire Trsor Public-AMI (2003 2005) ; adapter le service rendu aux grandes collectivits : signature dau moins une convention de service comptable et financier dici fin 2005 ; enrichir les informations mises la disposition des collectivits locales et des comptables par : a. le dveloppement du site Minefi collectivits locales (abonnements la Lettre dinformation mensuelle) objectifs : 77 abonnements en 2003 (408 au niveau rgional), pour atteindre 260 abonnements en 2004 et 360 abonnements en 2005 ; b. lamlioration de la ractivit du rseau dalerte (SCORE) : retour dinformations auprs des lus assur pour le 30 juin N+1 pour 70 % des communes dtectes en 2003, pour atteindre lobjectif de 90 % des communes en 2005 ; c. la ralisation de monographies financires pour les communes de lIsre pour le 30 juin en 2003 et en 2004, pour atteindre le 31 mai en 2005 ; d. la promotion des analyses financires prospectives - objectifs : 10 en 2003, 20 en 2004 et 25 en 2005 ; e. une analyse des taux de recouvrement des produits eau et hospitaliers (2003) ; f. une amlioration de lefficacit de la tenue des comptes par une augmentation du nombre de comptes transmis lordonnateur avant le 15 mars objectifs de 50 % des comptes en 2003, pour atteindre 60 % en 2004 et 70 % en 2005 ;

2.

3.

4. 5.

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Annexes

g. la gnralisation du tableau de bord financier, dici 2005, lensemble des tablissements publics de sant et de logement social ; 6. poursuivre le partenariat dans le secteur hospitalier - objectifs : 3 conventions en 2003, pour atteindre un total de 15 conventions en 2005 (75 % des tablissements) ; rduire le dlai de paiement du comptable, avec un objectif de 15 jours en 2003, 14 jours en 2004 et 11 jours en 2005 ;

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Mettre de nouveaux services la disposition des collectivits : 1. 2. dvelopper la dmatrialisation par la signature dau moins une convention de partenariat ; Amliorer le recouvrement des produits locaux non fiscaux : a. approfondir avec les lus la qualit de lmission des titres (2003-2004) ; b. fiabiliser lutilisation de la passerelle CLARA/DDPAC (2003) ; c. progresser de faon significative dans la mise en place de protocoles informatiques : signature dune convention dapplication de la norme B2/Nomie dans 1 tablissement hospitalier en 2004 et 2 en 2005 ; favoriser le recours la montique publique par la dlivrance de la carte dachat - objectifs de 1 en 2004 et 2 en 2005 ; faciliter les paiements de proximit, avec notamment 2 axes daction : a. laccompagnement du dveloppement du porte-monnaie lectronique (2003-2004) ; b. la promotion du recours aux rgies (2003-2004).

3. 4.

Pour les entreprises et autres partenairesRussir le transfert du recouvrement de lIS et de la TS aux services fiscaux (20032005) ; Conforter la mise en place de Minefi au service des entreprises ; Participer activement au reprage des entreprises en difficult (2003-2005) ; Consolider le suivi des associations, avec notamment la diffusion et lexploitation du progiciel PICASSO (2003-2005) ; Amliorer le service offert aux dposants DFT , aux professions juridiques et aux institutionnels avec notamment la signature de conventions de gestion de trsorerie dlgue pour 5 tablissements dici 2004.

III - ASSURER UN PILOTAGE PAR LES RESULTATS ET MAITRISER NOS MOYENS Diffusion des instruments de pilotage de lactivitAssurer lutilisation dIMPACT par les postes et services ; Porter le taux dencaissement des recettes fiscales 96 % en 2003, 96.5 % en 2004 et 96,9 % en 2005 ;

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Annexes

Ngocier, fixer et suivre les objectifs de recouvrement des postes afin de maintenir lavance du dpartement sur les rsultats du groupe 1 ; Analyser la fin de chaque trimestre lvolution du recouvrement des produits divers du budget.

Dveloppement de laudit et du contrle interne dans le rseauPoursuivre le dveloppement quantitatif et qualitatif du contrle interne ; Mettre en uvre la nouvelle organisation du suivi des audits ; Mettre en uvre la dmarche auto-diagnostic dans les services et PNC.

Matrise de nos moyens tout en les adaptant aux enjeuxPoursuivre la dmarche de matrise de notre budget dpartemental ; Poursuivre le plan de rinstallation des postes : La Cote St Andr St Jean de Bournay - Roybon - Grenoble Municipale - Recette des finances de Vienne (20032004) ; Engager les premires actions pour amliorer les conditions daccueil du public.

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Annexes

ANNEXE 2 - EXEMPLE DE PLAN STRATEGIQUE ANNUELLE PLAN DEPARTEMENTAL DE PROGRES DU PAS-DE-CALAIS

" Faire mieux en travaillant autrement Cette troisime dition du Projet Dpartemental de Progrs s'inscrit dans une dmarche d'ensemble au service de chacun des membres du rseau du Trsor Public du Pas-de-Calais et de chacun de ses partenaires et usagers. Ce projet est cohrent avec les progrs du management de notre organisation. La Direction gnrale de la comptabilit publique dispose dsormais d'un contrat pluriannuel de performance qui donne les perspectives moyen terme et comporte des indicateurs dcliner au niveau de la rgion et du dpartement. Notre plan rpond ces objectifs auxquels nous devons contribuer activement mais, comme les annes prcdentes, il en fixe d'autres, propres au dpartement, qui couvrent des aspects importants de notre mission de service public qu'il serait dangereux de ngliger. Ce document est, par ailleurs, prolong par le tableau de bord des trsoreries qui comprend une description harmonise des postes et qui fixe chacun quelques objectifs stratgiques en laissant le soin aux responsables de le complter. Le tableau de bord mensuel du dpartement et le rapport d'activit bouclent cette dmarche de gestion fonde sur des notions simples, connues et stables. Ce projet est utile car il servira de rfrence aux services de la trsorerie gnrale et de la recette des finances comme chacune des trsoreries qui disposeront ainsi de directives claires. Le rapport adress la Direction gnrale sur l'excution de la lettre de mission reue en 2001 tmoigne des progrs raliss en suivant notre dmarche par objectifs. De mme, les redploiements de crdits raliss en 2003 du fait de la globalisation des crdits et des conomies de gestion ont permis, en application des orientations du projet, d'amliorer trs notablement l'amnagement, l'quipement informatique et la scurit des postes et de dvelopper la formation. Ce projet nous invite nous tourner vers nos partenaires et usagers puisqu'il est organis, non pas en fonction de nos mtiers mais par catgories de destinataires de nos services (contribuables, collectivits locales, services de l'Etat, entreprises, femmes et hommes du rseau). En ce sens, il s'inscrit dans les "dmarches-qualit" - formalises ou non - qui visent transformer une administration gardienne de procdures en une administration au service d'une gestion publique efficace et quitable. Au-del de cette vingtaine d'orientations, deux priorits se dgagent : Dvelopper les missions de conseil et de service fondes sur l'expertise du rseau ; Poursuivre l'adaptation de notre organisation et de nos mthodes aux exigences de notre temps. En somme, "faire encore mieux en travaillant autrement", comme nous l'avons russi ensemble les annes prcdentes."

I - AU SERVICE DES CITOYENS - CONTRIBUABLES : RENFORCER L'EFFICACITE DU RECOUVREMENT DE L'IMPOT

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Annexes

Amliorer et fiabiliser les taux de recouvrement : Renouveler l'animation du rseau ; Soutien actif du ple recouvrement contentieux aux PNC ; Ractiver la coopration avec la DSF. - Taux brut : 98.61 % - Taux net global sur rle* : 99.55 % - Taux net sur CF* : 50.77 % Optimiser les procdures de poursuites : Evaluer et renouveler le conventionnement avec les huissiers de justice : avril-mai 2004 Amliorer l'efficacit des procdures (Centre d'encaissement, redevance TV). - Ratio ATD/saisies : 6.30 - Rduction des dpenses : - 5 % Promouvoir les moyens modernes de paiement : Campagne de communication : septembre 2004 - Taux de paiement dmatrialis IR, TH, TF*: 43.75 % - Taux de paiement dmatrialis de lIR* : 70.05 %

II - AU SERVICE DES COLLECTIVITES LOCALES : RENFORCER L'EFFICACITE DES FONCTIONS DE COMPTABLES DES COLLECTIVITES TERRITORIALES. Amliorer le recouvrement des produits communaux : Amliorer sensiblement le taux de recouvrement Dvelopper les moyens modernes d'encaissement Taux de recouvrement des communes : + 10 000 habitants : 98.78 % - 10 000 habitants : 99.12 % - nombre d'oprations relatives aux moyens modernes d'encaissement : 5 Amliorer les dlais de paiement des dpenses des collectivits locales : - Dlais de paiement : 10 jours

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Annexes

* Contrat pluriannuel de performance Amliorer l'efficacit des circuits de la dpense locale : Gnralisation du Contrle Hirarchis de la Dpense dans le secteur local Dveloppement de la dmatrialisation et des moyens modernes de paiement (MMP) - Nombre de postes pratiquant le CHD : ensemble des PNC - Nombre d'oprations relatives la dmatrialisation* et aux MMP* (dont cartes d'achat) : 3

III - AU SERVICE DES DECIDEURS LOCAUX : ENRICHIR LA FONCTION DE CONSEIL AUX ELUS LOCAUX Enrichir les partenariats : Dvelopper les conventions de partenariat Russir les nouvelles conventions de service comptable et financier (CSCF) - Nombre de chartes de partenariat : 100% des communes de plus de 10 000 habitants et toutes les communes dont le maire est parlementaire ou conseiller gnral - Signature CSCF* avant le 31/12/2004 : Artois com - Charte avec le Conseil Gnral. Dvelopper les fonctions d'analyses financires : Remise prcoce des comptes de gestion Diversifier les analyses financires - Taux de remise des comptes de gestion* :70 % au 15/03/2005, 100 % au 31/05/2005 - Nombre d'analyses financires : 185 dont 10 prospectives (priorit aux communes de plus de 10 000 habitants et aux autres communes dont le maire est conseiller gnral ou parlementaire) - Nombre danalyses consolides : 5 Elargir le domaine du conseil : Russir les fonctions d'interlocuteur unique en matire de fiscalit directe locale Dvelopper les abonnements MINEFI COLLOC Dvelopper l'expertise en matire de qualit comptable - Nombre de simulations FDL : 300

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Annexes

- Nombre d'abonnement MINEFI COLLOC *: 250 (cumul) IV - AU SERVICE DES AUTRES ORGANISMES DOTES D'UN COMPTABLE PUBLIC : ENRICHIR LES FONCTIONS DE COMPTABLE ET DE CONSEIL Pour les services de l'Etat : Prparer l'application de la Modernisation financire de lEtat et du nouveau code des marchs publics Amliorer l'efficacit du recouvrement et dvelopper les moyens modernes de recouvrement Moderniser les circuits de dpenses (dlais de paiement, moyens modernes de paiement) - CIP* : - Dpense : 0.01 % des masses budgtaires concernes - Recette : 0.11 % des masses budgtaires concernes - Dlai de paiement des dpenses de l'Etat* : 4.60 jours - Conventions de contrle partenarial* : 2 DDE et DSF - Oprations de modernisation dveloppement des rgies) Pour les hpitaux et les tablissements publics de sant : Amliorer les taux de recouvrement Dvelopper la dmatrialisation et les moyens modernes d'encaissement Dvelopper les fonctions de conseil - Taux de recouvrement (EPS et ESMS) : 92.45 % - Convention B2-Nomie* : 3 - Convention de dmatrialisation*: 2 - Tableau de bord* : ensemble des hpitaux Pour les organismes HLM : - Taux de recouvrement Calais et Boulogne : 95,86 % : 3 (carte d'achats

V - AU SERVICE DES ACTEURS ECONOMIQUES : ENRICHIR L'EXPERTISE ECONOMIQUE ET FINANCIERE Dvelopper les dispositifs d'aide aux entreprises en difficult : Approfondir la coopration autour du Codefi (Pr-Codefi). - Nombre de dossiers examins en CODEFI et CCSF : 50

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Annexes

- Nombre de succs/entreprises aides : 65 %

Elargir le champ de l'expertise : Participer l'aide la cration et la transmission d'entreprise Dvelopper la fonction d'tudes et de prvention Mieux communiquer et travailler en rseau : Participer aux travaux de la Mission dexpertise conomique, de Minefi au service des entreprises (MSE), des CCI Publier le tableau de bord conomique et financier (TBEF) - Nombre de fiches MSE : 10 - Nombre de runions avec les partenaires : 30 - Contribution aux tudes MEEF : 3 - Audience du TBEF : 45 organismes destinataires

VI - AU SERVICE DE NOS USAGERS : AMELIORER L'ACCUEIL ET LA QUALITE DES SERVICES Amliorer le niveau de qualit de la relation tlphonique : Plan d'amlioration de l'quipement tlphonique Actions de sensibilisation et de formation - Enqute PVFI - Satisfaction des publics - Taux defficacit des appels tlphoniques : 85 % Dmultiplier les chartes de qualit de service : Gnralisation de la mise en oeuvre d'une charte de qualit de l'accueil Russir le PVFI Certification de Bruay La Buissire Amliorer la qualit de service aux dposants et aux clients CDC : Visite des clients

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Annexes

Dvelopper la banque en ligne - Visites notaires, HJ, AJMJ : 100 % des tudes - Evolution de lencours : + 2 % - % de clients CDC net/Etebac/Tltransmission : 90 % - Nombre doprations saisies dans Qualypso : 500 - Nombre de visites clients DFT : 7 - % de clients DFT en tltransmission : 20 %

VII - AU SERVICE DES AGENTS DU TRESOR PUBLIC : AMELIORER LES CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS Amliorer l'quipement des trsoreries : Poursuivre l'effort de rsorption des points noirs et d'amlioration des quipements Poursuivre l'amlioration de l'quipement informatique - Part des crdits d'quipement dans le budget : 17 % - Points noirs : 4 dossiers en cours : Vitry, Montreuil, Ardres, Hesdin - Ratio d'quipement informatique : 1.1 machine/agent Renforcer la scurit des agents et des usagers : Poursuivre le dveloppement des quipements de scurit - Evolution des dpenses de scurit : + 10 % - Rduction des encaisses Amliorer la formation et la communication : Adapter l'offre de formation la diversit des demandes Toucher davantage les agents B et C Utiliser les techniques modernes (e-formation, intranet) - Nombre de jours/agents par catgorie : Cadre C : 2, Cadre B : 2.50, Cadre A : 3 - Nombre de formateurs : 50 - Nombre d'exclus de la formation : maximum 40 - Enqute de satisfaction sur la communication interne

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Annexes

VIII - AU SERVICE DU BON FONCTIONNEMENT DE L'ENSEMBLE DU RESEAU : RECHERCHER L'EFFICACITE Amliorer l'efficacit de la gestion du rseau : Perfectionner le contrle de gestion et la gestion budgtaire Dvelopper le contrle interne Valoriser l'action du Trsor Public - Pourcentage dexcution budgtaire : 97 % - Rduction des frais d'affranchissement et de dplacement : 2 % - Oprations de communication externe : 3 Dvelopper les actions d'amlioration des procdures, les simplifications, l'change de bonnes pratiques et la ringnierie de procdures : Poursuivre la dmarche de simplification Actions de ringnierie Actions de "gnralisation de bonnes pratiques" Adapter le rseau : Oprations Arras et Bthune Regroupements fonctionnels Fusion en milieu rural - Spcialisation : 3 tudes - Fusion : 5

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Annexes

ANNEXE 3 - EXEMPLE DE PLAN D'ACTIONSEXEMPLE DUN PLAN DACTIONS DU DEPARTEMENT DE LISERE Intitul de laction : Dvelopper lutilisation de lintranet communDivision ou service concern : Recettes de lEtat Responsable de laction : M. Responsable du suivi : M. Problmatique : Adoption d'un programme d'engagements de services : aider les agents intgrer cet outil de communication dans les relations entre les 2 rseaux comptables de ladministration des Finances dans le cadre du programme pour vous faciliter limpt .

Objectif atteindre et indicateurs associs : amliorer la qualit de laccueil du public par la prise en charge de la demande de lusager quel que soit le service. utilisation systmatique de lintranet commun par les agents accueillant le public lorsque la dmarche concerne lautre rseau Suivi trimestriel de son utilisation (quantitatif et qualitatif)

Actions engager

Calendrier indicatif (les points dtape sont mentionner)

Rsultats Constitu en dbut danne 2003 4 runions au 1er semestre 2003 Ralis fin 6/2003

Constitution dun groupe de travail mixte Janvier 2003 DGI/DGCP au plan local : 2 comptables, 1 responsable CDI, cellule accueil HDI Elaboration en commun de fiches 1er semestre 2003 pdagogiques pour les 9 dmarches intranet commun Validation des fiches par le groupe de Fin juillet 2003 travail aprs avis du SLR (DI) Mise la disposition des agents de fiches de procdure pour faciliter lutilisation de loutil : - action de sensibilisation par des 11 et 23/9 (TG), /10 (RF) formations communes dune demijourne (2 agents par unit de travail) - remise et diffusion aux PNC et CDI des 9 et 10/2003 fiches de procdure - mise en ligne des fiches sur le site 1er semestre 2004

ralis

Ralis mai 2004

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Annexes

Actions engager

Calendrier indicatif (les points dtape sont mentionner)

Rsultats

Mesure de lutilisation et suivi des PNC Dbut 2004 aprs les principales 309 connections au 31/12/03 pour le peu ou pas utilisateurs de lapplication chances de lautomne 2003 rseau Trsor public (62 % pour changements dadresses) et 878 connections ensemble DGI/ DGCP Communication rciproque des rsultats Chaque trimestre compter fin 512 connections DGI/DGCP au DSF/TG 09/2003 30/04/04, dont 220 pour le Trsor public (71 % de la ralisation 2003) Fixation dobjectifs quantitatifs annuels dans le rseau Trsor public (en 2004, ralis lors des entretiens de notation application dun taux de 2 pour mille au ou lors de la ngociation des Avril 2004 nombre dart. de rles PEC au 31/12/03) objectifs de recouvrement pour les 13 PNC enjeux Actions communes danimation CDI/ trsoreries Formations croises DSF/Trsor public Dbut second semestre 04 laborer

Observations :

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Annexes

ANNEXE 4 - EXEMPLES DE LETTRE DE MISSION A UN COMPTABLE

EXEMPLE 1 : POSTE COMPTABLE DE L'HERAULT

DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUETRESORERIE GENERALE DE LA REGION LANGUEDOC-ROUSSILLON ET DU DEPARTEMENT DE LHERAULT

LETTRE DE MISSIONpour la priode du 1er juillet 2004 au 31 dcembre 2006

PREAMBULE

Les dveloppements qui suivent constituent la lettre de mission pour les deux annes qui viennent. Chacune des rubriques dtaille les objectifs quantitatifs et qualitatifs atteindre lissue de la priode ou des chances intermdiaires. Le contenu de la prsente lettre a t labor sur la base dune procdure contradictoire et itrative entre les collaborateurs du Trsorier-payeur gnral et le comptable. Elle sest acheve par un entretien de validation la trsorerie gnrale le 14 janvier 2005.

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Annexes

1re partie : le diagnostic1. PRINCIPALES DONNEES DU POSTECaractristiques gnrales Catgorie : .................................................................................... xx Classement au 01/01/05 :............................................................ xxx

Ressources humaines ORE brute 2003 :...................................................................... 22,55 2004 : ................................................................. 22,83 Nombre dadjoints catgorie A : ..................................................... 2 Dotation emplois B et C : .............................................................. 19 Agents B et C affects au 01/01/05 (en ETP) :........................... 18,5

Gestion locale Nombre de comptes principaux :..................................................... 7 Nombre de rgies : ........................................................................ 89 Principales collectivits : . Ville de xx : ...................................................xx xxx habitants . Communaut dagglomration : ......................xx xxx habitants . Centre hospitalier de x : ................................................ xxx lits . OP HLM de x : ................................................xxxx logements

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Annexes

2. SITUATION GENERALE DU POSTE AU MOMENT DE LA

PRISE DE FONCTION DU COMPTABLE

Au moment de la prise de fonction du Comptable, la trsorerie de Xx municipale laissait apparatre une situation globalement dgrade dans presque tous les compartiments de la gestion. 2.1 Organisation gnrale Sans organigramme fonctionnel et en labsence de formalisation de la rpartition des tches, les responsabilits de la conduite des missions se trouvaient trs dilues. Sans tableau de bord ni politique de management, la gestion tait assure de manire routinire sans que la notion de risque des oprations ait t apprhende. Si les tches courantes denregistrement des critures taient assures de manire correcte et ponctuelle, aucune action de management permettant de rguler les travaux cycliques rcurrents ntait rellement mise en uvre. Partant, des retards et de graves lacunes se sont accumules rendant difficile un rtablissement normal de la gestion du poste court terme. Lencadrement nexerait que trs insuffisamment sa mission de contrle et de supervision des principales oprations risques qui ntaient pas mme identifies. Les mesures de scurit passive prsentaient des carences pourtant faciles corriger. Linsuffisance du suivi sur pices des oprations des rgies davances et de recettes ne permettait pas de sassurer de la fiabilit et de la rgularit de leur fonctionnement. Limportant retard dans les contrles sur place ntait pas non plus de nature scuriser cette partie du service. Larrt sur chiffres des comptes de gestion et le dpt des pices au juge des comptes ntaient pas effectus dans les dlais requis. 2.2 Recouvrement des produits Les taux de recouvrement des produits communaux et HLM taient voisins des standards dpartementaux. Pour autant, le recouvrement souffrait de nombreuses carences dans son organisation rendant peu performants les moyens qui y sont consacrs : absence de convention de partenariat avec les principales collectivits sur la qualit de lmission des titres, les seuils des poursuites, les critres dadmission en non-valeur absence de vritable politique interne dans le recouvrement : ciblage des crances importantes, rapidit dans lencaissement des versements, politique du renseignement, suivi de lactivit des huissiers absence de tableau de bord, donc impossibilit relle dexploitation des rsultats, en interne ou vis--vis des partenaires extrieurs. 2.3 La fonction dpense La prise en charge des mandats, leur visa et leur paiement ne paraissaient pas souffrir de retard particulier. Labsence de tableau de bord et de suivi du dlai lgal de paiement ne permettait toutefois pas de mesurer clairement cette situation.

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Annexes

La scurit des paiements tait en tout tat de cause insuffisante : pas de vritable organisation ni de contrle fiabilis de la fonction paiement que ce soit dans les chanes de travail ou dans la supervision et les contrles par sondage de lencadrement. 2.4 Tenue de la comptabilit Les balances comptables faisaient apparatre de trs nombreuses diffrences entre la comptabilit gnrale et les comptabilits auxiliaires, quand elles taient tenues, ce qui place le poste en situation difficile par rapport la prparation Hlios. 2.5 Oprations patrimoniales et valorisation des comptes Aucune politique organise et formalise dans le domaine du conseil navait t mise en uvre, que ce soit dans le domaine de lintercommunalit ou de la gestion de lactif. La valorisation des comptes stait avre jusqu prsent trop parcellaire. 2.6 Oprations spcifiques du secteur hospitalier La gestion comptable et financire de ltablissement hospitalier prsentait des dysfonctionnements voisins de ceux voqus ci-dessus pour les autres collectivits. Des spcificits doivent tre toutefois soulignes. Labsence de dialogue sur la gestion au niveau adquat entre ordonnateur et comptable avait abouti rigidifier une situation particulirement dgrade, confinant le comptable un simple teneur dcritures sans aucune recherche defficience : absence dchanges sur les missions de titres, sur la politique de recouvrement, sur le fonctionnement et lefficacit des rgies de recettes, sur la gestion de la trsorerie ; absence daction pour promouvoir la norme B2/NOEMIE. La traduction la plus visible de ces dysfonctionnements est apparue dans le recouvrement des produits hospitaliers o les poursuites avaient t, de fait, abandonnes depuis des mois, voire des annes. Les titres impays se sont ainsi accumuls (environ 53 000) rendant illusoire le recouvrement de nombre dentre eux ; leur rduction passant plus par des mesures dapurement massif que par des actions de recouvrement. Aucun contrle rel ou suivi rgulier des oprations sur les comptes des hbergs par lencadrement ntait par ailleurs effectu.

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Annexes

2me partie : les rsultats attendusLa prsente lettre de mission dtaille les dispositions respecter ou mettre en uvre pour les annes de son exercice. Elles compltent les objectifs quantitatifs annuels fixs pour chaque poste comptable du rseau dpartemental.

1. ORGANISATION GENERALE ET MANAGEMENT

Laction du comptable se portera la fois sur lorganisation gnrale de ses missions et les modalits pour les exercer. 1.1 Structurer lorganisation et formaliser les dlgations La rpartition des responsabilits au sein de lencadrement sera dfinie par le chef de poste et diffuse aux agents. Des cellules fonctionnelles de travail seront constitues avec dsignation dun agent responsable, de prfrence de catgorie B. La trsorerie se dotera dun organigramme retraant les fonctions principales exerces par chaque agent. Ce document sera remis chaque agent lors de ses mises jour et tout nouvel agent affect. Des fiches de poste dtailleront le contenu des tches. Les dlgations de signatures seront rgulirement mises jour et transmises la trsorerie gnrale pour publication au recueil des actes administratifs du dpartement. 1.2 Manager les quipes Pour parvenir aux rsultats attendus, lencadrement se montrera attentif aux directives donnes son quipe et leur suivi. A ce titre, quelques rgles de bonnes pratiques sont rappeles en annexe en matire de management dune unit de travail. Des objectifs seront fixs chaque cellule de travail et chaque agent dans le cadre de la procdure dvaluation/notation. 1.3 Contrler lactivit Lencadrement veillera au respect des directives donnes en matire de contrles internes. A ce titre, le plan annuel de contrle sera intgr dans les oprations courantes entreprendre, au mme titre que les autres missions du poste ; les comptes rendus trimestriels seront adresss avec ponctualit la trsorerie gnrale. Un tableau de bord rgulirement mis jour permettra de suivre le respect des objectifs fixs et les principaux indicateurs de rsultats ou de gestion. 1.4 Veiller au respect des rgles de scurit Les consignes de scurit, y compris en matire informatique (sauvegarde des fichiers, gestion des codes daccs), seront rdiges sur des fiches de procdures rgulirement mises jour ; leur respect sera priodiquement vrifi par lencadrement.

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Annexes

Les combinaisons des coffres et des portes daccs, les liasses de billets piges (caisse et rserve) seront rgulirement changes. 1.5 Bien accueillir les usagers Les bonnes pratiques adoptes dans les postes du rseau chargs du recouvrement de limpt seront transposes par le respect des dispositions suivantes : organiser laccueil tlphonique en configurant de manire optimum lquipement technique afin dliminer tout appel inefficace (pas de rponse ou poste occup) ; rpondre aux courriers dans les dlais de 30 jours et aux messages lectroniques dans les 48 heures ; respecter la leve de lanonymat sur les courriers, au tlphone et au guichet.

2. EXERCICE DES MISSIONS

2.1 Renouer le dialogue avec les ordonnateurs Il sagira en tout premier lieu de renouer un dialogue constructif avec les ordonnateurs au niveau le plus appropri - lus ou services administratifs - en fonction du sujet trait. Ces discussions devront aboutir la conclusion de conventions de partenariat avec les principales collectivits (ville de Xx, communaut de communes, Centre hospitalier) garantissant la qualit des changes entre partenaires. Les conventions devront notamment inclure les points suivants : ralisation ou mise jour danalyses financires rtrospectives et prospectives : a minima, leur nombre sera celui fix dans les objectifs annuels ; qualit des titres de recettes principalement pour le Centre hospitalier (adresses, dlai dmission), les protocoles B2 Nomie devront tre mis en place ; pour le recouvrement des titres : seuils des poursuites, justifications pour les admissions en non-valeur ; fonctionnement des rgies de recettes ; rgulation du mandatement ; dlais de reddition des comptes de gestion aux ordonnateurs avec les commentaires appropris de valorisation. La possibilit de dmatrialiser les titres de recettes du centre hospitalier sera tudie. 2.2 Prparer le basculement Hlios La trsorerie de Xx municipale est programme pour un basculement en dcembre 2005. Il sagira de prparer activement et prioritairement cette chance, notamment par les actions suivantes : dsigner un correspondant Hlios dans le poste ; organiser le contrle de la qualit des balances et des nomenclatures utilises ;

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Annexes

mettre en uvre le suivi de la dette dans Opale ; mettre en place le suivi de lactif. 2.3 Redresser la situation du recouvrement des produits (tous secteurs) Une politique des poursuites sera labore en liaison avec les ordonnateurs sur des bases rnoves : fixer les seuils de dclenchement ; tablir les rgles de prsentation en non-valeur. Lapurement des restes anciens de faible montant, prescrits ou irrcouvrables, sera entrepris en liaison avec les ordonnateurs. Leur nombre devra tre notoirement rduit des 3/4 lchance de la prsente lettre de mission, quitte envisager la mise en dbet du comptable responsable. 2.4 Amliorer la qualit de la dpense Les services administratifs des collectivits seront sensibiliss et informs sur les rgles de bonne pratique en matire de mandatement (pices justificatives, dlai lgal de mandatement, rglementation sur les marchs). Le contrle hirarchis de la dpense sera gnralis toutes les collectivits. Les suspensions de visa des mandats seront formalises. Les documents de rfrence permettant de faciliter le visa des mandats seront rpertoris et classs (documentation, dcisions de caractre permanent). Une procdure de visa des ordres de paiement sera institue. 2.5 Contrler la gestion des rgies de recettes et davances Le suivi et le contrle de lactivit des rgisseurs seront organiss partir des actions suivantes : constitution de dossiers pour chaque rgie (actes constitutifs, nomination, cautionnement) ; suivi de lactivit partir dun fichier constituer (respect des encaisses, des priodicits de versement) ; contrle sur place selon les priodicits rglementaires (des agents de catgorie B seront forms pour exercer cette mission) ; tenue de runions de formation lintention des rgisseurs. 2.6 Sassurer de la rgularit des oprations sensibles de la comptabilit gnrale Lencadrement devra plus particulirement superviser : les oprations de rectifications (visa systmatique de chaque criture du journal P28) ; la gestion de lencaisse : respect du montant maximum, contrles inopins au moins 4 fois par an ; la gestion des valeurs inactives : adoption du logiciel CIRCL, apurement des abandons des dpts des hbergs..

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Annexes

EXEMPLE 2 : POSTE COMPTABLE DE L'ISERELettre de mission 2005 - 2006 de M. Trsorerie de XXSecteur dactivit Fonctionnement gnral du poste Organisation gnrale Polyvalence et complmentarit des agents insuffisantes tant sur le secteur SPL que recouvrement - Assurer la continuit du service et scuriser les tches - Renforcer la supervision des secteurs 1- Revoir lorganisation en portefeuille de CEPL 2- Constituer des binmes de travail 3- Revoir lorganigramme fonctionnel aprs la bascule HELIOS 1- Adapter si possible linstallation tlphonique avec lappui du service Budget et Logistique 2- Sorganiser pour assurer un accueil de qualit 2me semestre 2005 Force Faiblesse Objectifs Indicateurs associs Action conduire Calendrier

Accueil des usagers

Absence de standard automatique

Amliorer le service rendu aux usagers

2005-2006

Recouvrement Taux net de recouvrement en baisse mais restant suprieur la moyenne dpartementale au 31.12.2004 Maintenir lavance du poste sur la moyenne dpartementale en assurant le suivi de la performance 1- Faire lanalyse des rsultats 2- Sorganiser autour des fonctionnalits de RAR (listes AGEN, fiches pdagogiques RAR) 2005-2006

Taux de paiement dmatrialis satisfaisant, suprieur la moyenne dpartementale et lobjectif au 31.12.2004

Maintenir lavance du poste sur Poursuivre la promotion du la moyenne dpartementale prlvement automatique (opportunit adossement redevance/TH en 2005)

2005-2006

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Annexes

Secteur dactivit Secteur public local

Force

Faiblesse

Objectifs Indicateurs associs

Action conduire

Calendrier

Qualit des prestations de conseil offertes aux ordonnateurs

Poursuivre le dveloppement des relations avec les partenaires et renforcer les prestations de conseil

2005-2006 1 - Faire la promotion des moyens dmatrialiss de paiement 2 - Raliser au moins une analyse financire tous les 4 ans pour chaque collectivit 3 - Finaliser des conventions de partenariat avec lensemble des collectivits du poste Renforcer le recouvrement contentieux des titres de recettes du SPL 2005-2006

Amliorer les taux de recouvrement

Comptabilit Bon suivi des indicateurs relatifs la qualit comptable de lEtat Veiller au maintien de la qualit 1- Mettre en place un tableau de 2005-2006 comptable bord comptable sur les thmes prioritaires 2- Assurer un suivi rgulier de lapurement des CIP et de lencaissement des recettes fiscales

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ANNEXE 5 - EXEMPLES DE LETTRES D'OBJECTIFS

EXEMPLE 1 : LETTRE D'OBJECTIFS DU DEPARTEMENT DE LA LOIRE

POSTE COMPTABLE :xx

I - COMPTABILITE DE LETAT

Indicateurs Taux dencaissement des chques 7 jours Contrles internes

Rsultats 2002

Objectif 2003 Atteindre un taux de 98 %

Nombre de contrles effectus Mettre en place le dispositif arrt au en 2002 : 13 plan dpartemental au 2me semestre 2003 - Auto diagnostic du poste - Etablissement de lorganigramme fonctionnel - Mise en place du dispositif de contrle

Comptes d'imputation provisoire Comptes Etat 472 - 8 Dpenses 476 - 8 Recettes N + 1 Rsultats 2002 10 936,99 3 105,31 Objectif 2003 Le compte devra tre limit 1 000 Le compte devra tre limit 1 000

II - Recouvrement de l'impt

Indicateurs Taux brut

Rsultats 2002 du poste 98,63 %

Positionnement Evolution - 0,19 par rapport lexercice prcdent + 0,08 par rapport lexercice prcdent

Objectifs 2003

Taux net HCF

99,53 %

99,53 %

+ 0,12 par rapport la moyenne dpartementale Taux net sur CF 38,29 % - 54,27 par rapport la moyenne dpartementale 92,56 %

27

Mensualisation IR

58,54 %

+ 0,94 par rapport la Poursuivre l'incitation moyenne dpartementale la mensualisation. - 26,18 % par rapport Insister sur l'utilisation l'anne prcdente des ATD moyenne de 1,41 dpartementale 1,41

ATD en nombre

615

Ratio ATD / comptes en RAR

1,02

III- GESTION PUBLIQUE DES COLLECTIVITES LOCALES ET EPL

Indicateurs

Rsultats 2002

Objectif 2003 - 100 % pour les communes ou le dpartement - 60 % pour les hpitaux, maisons de retraite au 15 mars 2004 100 % selon planning ci-joint

Taux de remise des comptes de Au 15 mars 2003 : 0,00 % gestion sur chiffres

Taux de comptes de gestion sur pices remis avant le 31 dcembre N + 1

100,00 %

Analyses financires rtrospec- 1 analyse ralise en 2002 pour Analyses effectuer : tives les communes 2 dont xx 20,00 % des communes analyses au cours des 3 dernires annes analyses hpitaux Analyses financires prospec- Aucune analyse ralise en 2002 Raliser au minimum 1 analyse tives prospective pour la commune ayant le programme d'investissement le plus important et/ou qui se situe en score dfavorable. Contrle des rgies 28 sur 46 ont t contrles au Poursuivre le programme de cours des 5 dernires annes contrle Ne pas dpasser 10 jours en .. dlai de paiement produits Atteindre le taux moyen dpar.. temental 2002, soit 99,47 %

Dlai de paiement

Recouvrement locaux

des

Gestion des hpitaux Prsentation au Directeur de l'hpital du tableau de bord financier des comptes 2002 de prfrence avant la fin du mois de septembre 2003.

28

IV - RESSOURCES HUMAINES - LOGISTIQUE - DONNEES DE L'ANNEE 2002 i Votre poste qui a : un objectif cible ORE 2002 de 13,04 agents un effectif implant 2003 de 14 agents

dispose d'un effectif rel de 5,60 B de 7,40 C de 2,00 A i i Le poste a support en 2002 368,5 jours de maladie

Il a bnfici : de 23 jours de l' quipe de renfort de 4,9 mois de vacataires Les agents du poste ont bnfici de 17,5 jours de formation

Gestion budgtaire

Poste Ratio fournitures de bureau 2002 Ratio tlphone-communications Dotation attribue en 2003 pour 123,90 103,54 20 331,35

Moyenne dpartementale 155,26 126,00

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EXEMPLE 2 : LE CONTRAT OBJECTIFS - MOYENS DU RHONE

Fiche de poste

Trsorerie : Recette-Perception de XXX Comptable : XXX Date dinstallation : 1er mars 1999 Typologie du poste : mixte rural ou semi-rural multi-collectivits mixte pri-urbain mono-collectivit mixte pri-urbain multi-collectivits spcialis impts spcialis secteur public local mono-collectivit spcialis secteur public local multi-collectivits spcialis secteur public local Big five spcialis amendes

Communes rattaches : Recouvrement de limpt : Secteur public local :

Spcificits : poste gestionnaire dEPS poste gestionnaire dEPCI poste restructur le 1er fvrier 2005

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Objectifs 2005RECOUVREMENT Objectifs Indicateurs T1 Rsultats T2 T3 T4 Plan dactions du poste comptableEnrichissement rapide de lapplication RAR au basculement des rles Actions slectives en fonction de seuils (ATD, saisies-vente , LC) Suivi mensuel de la progression des restes et des taux Deux campagnes de poursuites dans lanne avec le concours de lERD Encadrement intermdiaire du secteur Recouvrement Incitation aux connexions. Nombre de connexions mensuelles

Atteindre un taux net global Taux net global de 99,32 % au du poste 31/12/2005 Prendre en charge les demandes guichet des usagers en ralisant 5 connexions lIntranet commun chaque mois

Rpondre 100 % des % de courriers courriers des traits dans les usagers dans le dlais et dlai de comportant 30 jours et y lensemble des faire figurer mentions lensemble des obligatoires mentions obligatoires

. Mentions obligatoires devant figurer sur les courriers : horaires douverture, possibilit de RDV, affaire suivie par, recours au conciliateur fiscal (sur courriers emportant dcision) . Affinage de lorganisation du traitement de courrier : Date darrive consigne. Classement et hirarchisation.. Dlgations de signature Utilisation des lettres - types adaptes PVFI . Traabilit des rponses. Contrles.

31

Objectifs 2005SECTEUR PUBLIC LOCAL Objectifs Indicateurs T1 Ralisations T2 T3 T4 Plan dactions du poste comptableTraitement avant le 31/10 des oprations dordre et spcifiques possibles Rduction de la journe complmentaire Contrles rguliers des prvisions budgtaires et de leur excution Collectivit concerne : XXX Collecte de renseignements auprs du Maire de XXX et adjoint charg des Finances Soutien du DEEF et du FDL

Produire 100 % % de comptes des comptes de de gestion gestion avant le produits dans 15/03/2006 les dlais Raliser une analyse financire prospective avant le 31/10/05 Raliser une analyse financire rtrospective avant le 31/10/05 Nombre danalyses financires prospectives ralises

Nombre danalyses financires rtrospectives ralises

Collectivit concerne : XXX Collecte de renseignements auprs des diffrentes sources. Soutien possible du DEEF

Produire le tableau de bord de lhpital Tableau produit local de XX avant le 31/10/2005

Rapport de gestion et production logiciel IDAHO Soutien ventuel du DEEF

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Objectifs

Indicateurs

T1

Ralisations T2 T3

T4

Plan dactions du poste comptableUtilisation du CHD. Visa prioritaire des marchs formaliss. Restitution des informations issues du CHD. Organisation et contrle de la rception et du traitement des bordereaux de dpense. Suivi affin des collectivits de XX et de lhpital. Ractivit sur les erreurs constates au visa. Sondages partir des dates darrive et de paiement.

Garantir un dlai moyen de Dlai moyen de paiement paiement infrieur ou gal effectif 8 jours

Raliser 100 % des actions prvues dans le % dactions du vademecum du vademecum basculement ralises Hlios avant le 31/12/05

Installation de la passerelle CLARA/DDPAC. Etablir et respecter un plan de charge trimestriel.

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Objectifs 2005COMPTABILITE ObjectifsApurer 100 % des oprations comptabilises au 3472 et au 3476 dans les dlais rglementaires

IndicateursNombre doprations non rimputes dans les dlais

T1

Ralisations T2 T3

T4

Plan dactions du poste comptableTraitements quotidiens des CIP quand cela est possible Recherche au fil de leau de limputation dfinitive des sommes risque Contrle hebdomadaire des rubriques des CIP rsiduels Contrle quotidien en dcembre Traitements quotidiens des CIP quand cela est possible Contrle hebdomadaire des rubriques des CIP. Recherche au fil de leau de limputation dfinitive des sommes risque Contrle quotidien en dcembre et actions de recherches dimputations immdiates

Apurer 100 % des Soldes des CIP oprations comptabilises budgtaires avant le 27/12/05 au 31/12/05 sur des CIP pour les budgtaires oprations dpenses et recettes antrieures au au 31/12/05 27/12

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Objectifs 2005ORGANISATION GENERALE ObjectifsRaliser 12 contrles internes dici le 31/12/05DU

POSTE

IndicateursNombre de contrles raliss

T1

Ralisations T2 T3

T4

Plan dactions du poste comptableUtilisation du support de lautodiagnostic 2005 Etablissement de Plans de contrles trimestriels Rpartition des contrles. Mise jour au fil des contrles du logiciel CIPNC mis en rseau Impt : Mener des actions de recouvrement ou dapurement sur 100 % des restes recouvrer des annes 2001 et antrieures avant le 30 septembre 2005 CEPL : Actualiser le plan de contrle des rgies et raliser en 2005, 100 % des contrles prvus

Raliser avant le 31/12/2005 les 4 actions prioritaires dgages en runion interne partir de lautodiagnostic

CEPL : Demander, contrler, comptabiliser avant le 31 octobre 2005, 90 % des oprations dordre budgtaires Nombre dactions ralises Hpital : Assurer la tenue autonome du service de lhpital en labsence du titulaire partir du deuxime semestre 2005 Support : autodiagnostic ralis dbut mars Organisation des tches et harmonisation des objectifs individuels / autodiagnostc / Contrat objectifs / moyens Bilans trimestriels Recours lERD, recours la formation professionnelle, formation interne dun supplant hpital

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Moyens 2005RESSOURCES HUMAINESNotification des effectifs du poste au 1er mars 2005 aprs avis du CTPL du 25 janvier 2005 :

A Effectif Thorique Effectif Rel ETP 1 1 1,0

B 2 2 2,0

C 3 4 3,4

TOTAL 6 7 6,4

Dotation en vacataire(s) pour la priode estivale : Rappel :

1

La gestion des auxiliaires contractuels est confie au service des Ressources humaines. Chaque chef dunit doit adresser une demande de mise disposition de moyens en vacataires, motive, par courrier ou courriel avant le 25 du mois. Une demande en cours de mois sera prise en considration si lurgence est reconnue. La dcision dattribution sera prise en fin de mois et notifie au chef dunit.

Les auxiliaires sont destins : Apporter un soutien aux units de travail en priode dchance ou suite un absentisme imprvu. Faire face une augmentation ponctuelle de la charge de travail lie aux travaux de masse (comptes de gestion, traitement des retours dimposition, oprations coup de poing)

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Moyens 2005 RESSOURCES HUMAINESEmplois ORE 2004/2005 : Recouvrement Gestion du recouvrement des impts Gestion des amendes Taxes d'urbanisme EPE redevance Comptabilit - caisse - produits divers Gestion des collectivits locales Recouvrement des collectivits Dpenses des collectivits Comptabilit et conseil aux collectivits locales Gestion des EPS et SMS Recouvrement des produits des EPS et SMS Dpenses des EPS et SMS Comptabilit, conseil et hbergs en EPS et SMS Gestion des OPHLM et OPAC Recouvrement des OPHLM et OPAC Dpenses des OPHLM et OPAC Comptabilit et conseil aux OPHLM et OPAC Dpts et services financiers SOUS-TOTAL Restructuration : + 4 communes Givors TOTAL 0,56 4,59 0,02 4,03 0,20 0,39 0,29 0,31 0,73 0,37 1,12

0,6

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Moyens 2005RESSOURCES BUDGETAIRES Budget de rfrence (tats issus de lapplication COGITO)

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NB : Comme en 2004, chaque trsorerie matrise la consommation des 4 postes budgtaires suivants : Fournitures, Tlcommunications, Fluides et Nettoyage. A noter quune fongibilit des crdits est possible dans le primtre de ces 4 rubriques.

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Moyens 2005ENGAGEMENTS DASSISTANCE DES SERVICES TG ET RF VIS-A-VIS DES POSTES COMPTABLES

Recouvrement de limpt : Thmes Engagements dassistanceRecouvrement animation : Conseils et fiches techniques ; Coordination avec les services TG concerns ; Suivi et mise en ligne de lindicateur ; Animation et dploiement des agents enquteurs et des quipes de renfort. Ple de Recouvrement Contentieux : Taux net global Suivi des contrles fiscaux enjeux (mesures conservatoires et fiches de diagnostic) ; Conseil et pilotage des actions mener sur dossiers complexes remontant des PNC. Recouvrement divers et poursuites : Animation, pilotage et dploiement des huissiers. Gestion comptable du recouvrement : Suivi des dgrvements ; Instruction des non-valeurs. Recouvrement animation : Conseils et fiches techniques ; Coordination avec les services TG concerns ; Suivi et mise en ligne de lindicateur ; Taux de recouvrement sur contrle fiscal Animation et dploiement des agents enquteurs et des quipes de renfort. Ple de Recouvrement Contentieux : Suivi des contrles fiscaux enjeux (mesures conservatoires et fiches de diagnostic) ; Conseil et pilotage des actions mener sur dossiers complexes remontant des PNC. Recouvrement divers et poursuites : Animation, pilotage et dploiement des huissiers. Centre Prlvement Service : Conseil ; Paiement par prlvement automatique Fiches de process sur la mensualisation ; Actions de promotion. Trsorerie Gnrale : Outil de suivi mensuel ; Carte didentit annuelle.

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Thmes

Engagements dassistanceRecouvrement animation : Conseils et fiches techniques ; Coordination avec les services TG concerns ; Animation et dploiement des agents enquteurs et des quipes de renfort. Ple de Recouvrement Contentieux : Suivi des contrles fiscaux enjeux (mesures conservatoires et fiches de diagnostic) ;

Apurement des cotes non figes

Conseil et pilotage des actions mener sur dossiers complexes remontant des PNC. Recouvrement divers et poursuites : Animation, pilotage et dploiement des huissiers ; Mutualisation de la reprsentation des comptables aux sances de conciliation des saisies rmunrations. Gestion comptable du recouvrement : Suivi des dgrvements ; Instruction des non-valeurs.

Enrichissement Recouvrement animation : des applications et exploitation Dploiement des quipes de renfort et des agents enquteurs. des actes et informations Mise en uvre de lexigibilit immdiate pour Fiche de diagnostic ; les CF>7 000 Modle de lettre. Dlais de rponse aux courriers et courriels Ple de Recouvrement Contentieux :

Recouvrement animation / ORCOM : Outil de suivi informatique mis disposition des PNC ; Modles de lettres-types ; Conseils en organisation interne (gestion informatique).

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Secteur public local :

Thmes

Engagements dassistance

CEPL gestion : Conseils mthodologiques ; Reddition des comptes de gestion Aide la suppression ou diminution de la priode complmentaire ; Dtection des anomalies dans les balances au cours du dernier trimestre de lanne N. Production du tableau de bord des EPS - HLM Analyses financires DEEF - SPL :Secteur Analyses financires : Edition ; Aide lanalyse. DEEF - SPL : Secteur analyses financires : Conseils mthodologiques ; Aide la rdaction ou laboration de lanalyse. SPL animation : Fiches techniques ; Audit de procdures. CEPL Conseil : Conseil de premier niveau. Recouvrement des Ple de Recouvrement Contentieux : produits Conseil de second niveau ; communaux Gestion des dossiers complexes. Recouvrement divers et poursuites : Animation, pilotage et dploiement des huissiers ; Mutualisation de la reprsentation des comptables aux sances de conciliation des saisies rmunration. Enrichissement Recouvrement animation : des applications et exploitation des Dploiement des quipes de renfort et des agents enquteurs. actes et informations CEPL Gestion et DI Liaison gestion publique : Promotion des moyens modernes Conseils mthodologiques ; de paiement Communication du dossier technique. SPL animation : Dlai moyen de paiement Accompagnement et suivi du CHD dans les PNC ; Mise disposition dun outil informatique daide au suivi du dlai de paiement.

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Thmes

Engagements dassistanceTuteurs dpartementaux Hlios : Mise en application de la note de service spciale Hlios n3 du 22 juillet 2003 ; Mise disposition du diaporama de la journe dtudes des comptables du 05/04/04 (site intranet dpartemental) ; Conseils mthodologiques. CEPL Gestion : Conseils dans la dtermination des actions prioritaires suite au visa sur chiffres. CEPL Gestion :

Passage Hlios

Contrle des rgies enjeux

Conseil pour lutilisation du logiciel ( gestion des rgies ) cr en 2002 par le service ; Conseils mthodologiques ; Dtection des rgies enjeux. SPL animation :

Convention de services comptables et financiers

Pilotage des actions engages ; Coordination avec les services TG concerns ; Mise en forme de la convention. SPL animation : Conseil mthodologique ; Fonds documentaire et laboration de fiches techniques ;

Dmatrialisation Mutualisation des expriences ; Participation aux runions avec les services ordonnateurs. Adjoint DEEF : Relations avec le Juge des comptes. SPL animation : Promotion de la carte professionnelle Support documentaire ; Coordination avec lensemble des PNC concerns ; Participation avec les services ordonnateurs. SPL animation : Contrle hirarchis de la dpense Pilotage de lopration ; Conduite de laudit des procdures pralable ; Aide llaboration du plan de contrle.

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Comptabilit : ThmeApurement des CIP

Engagements dassistanceComptabilit et Cellule qualit comptable : Suivi priodique mensuel ; Conseil aux postes.

Organisation gnrale : ThmesContrle interne

Engagements dassistanceCellule qualit comptable : Suivi mensuel des contrles effectus par les postes.

Cellule qualit comptable : Mise en uvre de lautodiagnostic Aide llaboration du plan dactions issu de lautodiagnostic ; Mise disposition dun logiciel de suivi.

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Moyens 2005 RECHERCHE DU RENSEIGNEMENT, MOYENS DE RENFORT,POURSUITES ET FORMATION

Pour assurer ses missions, la trsorerie de xxx peut faire appel aux agents enquteurs, huissiers et au Ple de Formation Professionnelle dans le cadre suivant : 1- Agents enquteurs Madame xx : Elle est comptente pour les secteurs relevant de xx ainsi que pour les demandes denqute manant de la Recette des Finances des Hospices civils de Lyon. Par ailleurs Madame xx a une comptence dpartementale pour les demandes denqute portant sur la recherche du renseignement applique aux contrles fiscaux mettre (fiches de solvabilit 3952 ). Elle peut tre saisie par le PRC, par le service Recouvrement Animation ou directement par un poste comptable si les renseignements dj collects savraient insuffisamment exploitables. Conditions : Recherche de renseignements limite, sur le secteur de limpt, aux crances gales ou suprieures 150 euros (pas de seuil pour les autres types de crances) En moyenne, un agent enquteur instruit environ 5 500 enqutes par an (soit un total de 59 500 enqutes en 2004) Priorit doit tre donne aux informations dj dtenues dans la trsorerie Un soin tout particulier devra tre port la qualit des demandes de renseignements (utilisation de limprim type P 262) transmises aux agents enquteurs (nature et lieu de limposition, informations vainement exploites, nature des renseignements utiles au recouvrement) Exploitation au fil de leau des enqutes restitues par les agents enquteurs

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Objectifs des agents enquteurs, issus du groupe de travail dpartemental pilotage renforc des poursuites : Restituer les enqutes, hors priode de retours des avis dimposition, dans un dlai de : 15 jours pour les enqutes ultra prioritaires (enqutes sur contrles fiscaux demandes par le PRC ou par le service recouvrement Animation) 1 mois pour les enqutes prioritaires (signales comme telles par le comptable - montant, risques de prescription, contexte particulier -) 2 mois pour les enqutes classiques

Les secteurs de comptence des agents enquteurs sont en ligne sur le site dpartemental de MAGELLAN.

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2- Equipes de renfort La nouvelle organisation de l'Equipe de Renfort (ERD/ERR) L'organisation et la gestion des quipes de renfort du Trsor public ont t ractualises depuis 2002 par la Direction gnrale de la comptabilit publique.

Deux composantes de l'quipe de renfort sont dsormais identifies : - l'ERR (Equipe de Renfort en Rsidence), destine intervenir dans les services de la trsorerie gnrale ainsi que dans les postes situs dans l'agglomration de rsidence ; - l'ERD (Equipe de Renfort Dpartementale), qui a vocation intervenir dans les autres trsoreries de l'arrondissement. Dans l'arrondissement de Lyon, le nouveau dispositif a t mis en place depuis le 1er septembre 2002. L'ERR est donc dsormais amene intervenir dans les services de la trsorerie gnrale, dans les 10 trsoreries en rsidence Lyon ainsi que dans 7 trsoreries de l'agglomration : Caluire, Oullins, Villeurbanne (3 postes) et Bron (2 postes). La dfinition des missions de l'Equipe de Renfort Les quipes sont destines : effectuer des remplacements pour pallier en tout ou partie l'absentisme ; apporter un soutien aux units de travail (trsoreries ou trsorerie gnrale) ; - aide aux units en difficults ; - aide la gestion pour amliorer les performances (campagne de recouvrement contentieux ou opration "coup de poing") ; - aide aux postes en gestion conjointe ou en intrim. La gestion et lanimation dans le dpartement du Rhne La gestion et lanimation des quipes de renfort sont confies au service Recouvrement animation. Chaque chef dunit doit adresser au service Recouvrement Animation (par courrier ou par courriel) une demande de mise disposition des moyens de renfort, dment complte, avant le 20 du mois qui prcde le mois daffectation (imprim disponible sur le site dpartemental). Le service Recouvrement Animation tablit, aprs consultation pralable du service du personnel et du service CEPL Animation, le plan daffectation du mois venir, qui est ensuite soumis la direction locale pour validation. Les lettres informant les chefs dunit ainsi que les agents de lquipe de renfort sont adresses plusieurs jours ouvrables avant la fin du mois. Le tableau mensuel des affectations des agents de lquipe de renfort est mis en ligne (rubrique Recouvrement).

3- Huissiers

La comptence territoriale des huissiers sapprcie au regard de ladresse du redevable. Ce principe sapplique pour toute les poursuites diligentes par les huissiers dans le dpartement y compris lorsque le tiers saisi nest pas domicili sur le mme secteur que le redevable.

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Le numro de portable des huissiers est lusage exclusif des services du Trsor. En aucun cas il ne doit tre communiqu aux redevables sauf accord express de lhuissier. Le comptable doit informer la trsorerie gnrale, par courriel adress Madame AA ou Monsieur BB, du nombre des tats de poursuites papier remis aux huissiers. Monsieur C : Il est comptent pour les secteurs relevant des trsoreries de Condrieu, Givors, Mornant et Saint Symphorien Sur Coise. Conditions : Habilit diligenter les poursuites excuter par voie dhuissier et notifier les actes. Seuils : en matire de saisie vente et vente portant sur des crances relevant de limpt, y compris la redevance, des produits divers du budget de lEtat et damendes, le seuil est de 500 en cas douverture de porte. En moyenne, les huissiers du Trsor diligentent environ 3 000 tats de poursuite par an.

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Objectifs des huissiers du Trsor, issus du groupe de travail dpartemental pilotage renforc des poursuites : 15 jours pour les poursuites ultra prioritaires (au cas par cas, rsulte dun entretien entre le comptable et lhuissier) 2 mois pour les dossiers prioritaires (signals comme tels par le comptable) et les saisies attribution 5 mois pour les dossiers normaux pour les ventes, action de dernier recours, le dlai est laiss lapprciation rciproque du comptable et de lhuissier (multiples acteurs : serrurier, dmnageur et tmoins ou OPJ ou gendarmerie)

Pour les saisies rmunration, il est rappel au comptable quil peut se faire reprsenter, auprs des tribunaux dinstance de Lyon et Villeurbanne, aux sances de conciliation par la trsorerie gnrale. Les secteurs de comptence des huissiers du Trsor Public sont en ligne sur le site dpartemental de MAGELLAN. 4- Formation Le Ple de Formation Professionnelle (PFP) rpond aux besoins de formation formuls par les postes comptables dans le cadre du Plan de formation annuel. Celui-ci est tabli sur la base des orientations propres chaque poste comptable et des formations effectivement dispenses par le PFP. Le catalogue des formations dispenses est consultable depuis le site intranet dpartemental la rubrique Formation professionnelle.

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ANNEXE 6 - IDENTIFICATION DES CONTRIBUTEURS AUX OBJECTIFS EXEMPLE DU TABLEAU DE BORD DE L'ORNEObjectifsAmliorer l'efficacit de la tenue des comptes Renforcer le conseil financier aux collectivits locales Renforcer le conseil financier aux collectivits locales Enrichir l'information mise disposition des lus locaux par le Minfi Mieux rpondre aux besoins des grandes collectivits locales Dmatrialiser les changes d'information Rduire le dlai de rglement du comptable du secteur public local Dmatrialiser les changes d'information

ContributeursCollectivits Locales (CL) - PNC ATI - CEPL TG PNC - CEPL (TG) PNC - CEPL (TG)

IndicateursPourcentage de comptes produits l'ordonnateur Conseil aux collectivits locales : temps pass Nombre d'analyses financires prospectives ralises Nombre d'abonns la lettre mensuelle du portail MINEFI - Collectivits locales Nombre de conventions de service comptable et financier signes Nombre de conventions de mise en place de la norme B2/Nomie (hpitaux et CPAM) Nombre moyen de jours imputables au comptable (dlai de rglement) Nombre de conventions de dmatrialisation signes avec les collectivits locales

Priodicit15/03 - 01/06 Semestriel Semestriel

Objectif annuel 15/03/05 : 85 %

Situation au 31 dc. 2004 15/03/05 : 96,77 %

Tendance

4 analyses prospectives Rgion : 400 abonns Rgion : 1 convention (Calvados) 2 conventions

4 analyses Rgion : 568 abonns (Orne = 221)

CL - PNC - CEPL TG

Trimestriel

CL - PNC - CEPL TG Hpitaux - CPAM PNC - CEPL (TG) PNC

Annuel

Annuel

0

Annuel

6 jours Fin 2005 : 2 conventions

5,87 jours

CL - PNC - CEPL TG

Annuel

5

Commentaires Comptes de gestion produits l'ordonnateur : Reconduction du dispositif de 2004 (rduction de la journe complmentaire, calendriers, vacataire pour l'dition des comptes en TG, 1 pers. de l'quipe de remplacement en soutien au service CEPL,) ; Conventions de dmatrialisation (titres de recettes) : CHS Alenon, CH Flers, ville d'Alenon, caisse des coles Alenon, CCAS Alenon (Rle dynamique des comptables, des hpitaux et des collectivits locales) Actions dj ralises - B2 / Nomie : courriers aux directeurs dhpitaux ; runions ; visites au CH Alenon difficults principalement lies au prestataire informatique mais des perspectives positives pour 2005 [tests prvus en fv. sur 2 sites (Flers, Argentan) + 2 autres conventions potentielles en fonction du plan de charge du prestataire + LAigle] Actions proposes

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ANNEXE 7 - COMPTE RENDU DE GESTION PNC - DESCARTESCOMPTE RENDU DE GESTION Date MM / AAAA Dpartement Nom du poste Codique Type de poste Activit

Niveau global d'atteinte des objectifs du poste

nb

MOYENS Effectifs ETP

A

B

C

Thorique

Budget

Allou

Consomm

Contexte Donnes RH complmentaires et sur la situation du poste

RECOUVREMENT ETAT

nb

COMMENTAIRESLe secteur recouvrement a mobilis en 200X ETP moyens budgtaires pour un nombre d'article de rle PEC de X/Y objectifs ont t atteints Principes mis en uvre pour y parvenir

Apurement sur antrieurs 150 Obj local 2 TRCF 100 Obj local 1 50 0 Nb poursuites/art major ATD/saisie Tx de dmat Intranet commun Taux net

- organisation du travail - dfinition des priorits - plan d'actions

IndicateursTx apurement antrieurs Taux net sur CF externe Taux net Tx de paie. dmatrialis Utilisat. intranet commun ATD/saisie Nb poursuites/art. major Obj local 1 Obj local 2

Rsultat

Objectif

Taux atteinte

Rsultat t-1 Elments explicatifs des objectifs non atteints - la situation - les mesures correctrices en cours - les mesures planifies

100 % 85 % 140 % 130 % 95 % 100 % 115 % 70 % 120 %

Expression des besoins ERD, formation, vacataires...

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ANNEXE 8 - LE CONTROLEUR DE GESTION - DESCRIPTIF DE FONCTIONPositionnement et cadre daction Cadre A du Trsor Public, le contrleur de gestion est plac sous lautorit directe de l'quipe de direction. Ce rattachement lui permet de disposer d'une vision transversale sur l'ensemble des missions du dpartement et de bnficier de la lgitimit utile ses relations avec les postes et services. Son rle sexerce conformment aux directives donnes par la Direction gnrale de la Comptabilit publique en matire de contrle de gestion pour le rseau du Trsor Public. Sa fonction stend lensemble des missions assures dans les trsoreries gnrales, les recettes des finances territoriales et les trsoreries du dpartement. Sa mission sappuie sur des liaisons fonctionnelles avec les units de travail de la trsorerie gnrale et les postes comptables. Compte tenu de la nature de la mission, le dynamisme, les qualits relationnelles et les comptences rdactionnelles constituent des lments dterminants dans le choix du contrleur de gestion. Il doit en effet tre en mesure d'intervenir en matire de conseil, d'animation, de formation de ses partenaires. La dimension de conduite du changement qu'inclut le mtier de contrleur de gestion implique galement une certaine force de conviction et une aptitude la communication. Une exprience complmentaire. du rseau et de ses diffrentes missions constitue un atout

Selon la taille du dpartement, il peut se voir adjoindre des collaborateurs.

Missions du contrleur de gestion dpartemental Elles sarticulent autour de trois axes : la stratgie, le pilotage et l'analyse ex-post, chacun se dclinant en plusieurs types dactivit.

La stratgie Formalisation de la stratgie dpartementale

A partir de donnes externes (notamment lettre de mission du TPG, CPP) et internes (notamment analyse des rsultats, rapports daudit, plan dactions suite un autodiagnostic), le contrleur de gestion propose l'quipe de direction le projet du plan stratgique dpartemental avec lappui des units de travail de la trsorerie gnrale. Aprs discussions et arbitrages de lquipe de direction, il propose une rdaction du plan stratgique dpartemental.

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Impulsion et coordination des plans dactions dpartementaux et du BOP

Dans le domaine dactivit qui lui est propre, chaque service ou division labore, pour validation par l'quipe de direction, des plans dactions ncessaires la russite des objectifs fixs, assortis dchances et des moyens mettre en uvre. Le contrleur de gestion veille la prparation bonne date des plans dactions et du Budget Oprationnel de Programme (BOP), vrifie leur cohrence avec le plan stratgique dpartemental et sassure de leur pertinence au regard de lefficacit et de lefficience avec les indicateurs de rsultats qui y sont associs. Il propose l'quipe de direction la validation des plans et du BOP. Appui de la direction pour la fixation des objectifs du dpartement

Le contrleur de gestion apporte son appui au TPG dans le cadre du dialogue portant sur la fixation des objectifs dpartementaux. Elaboration des lettres de mission et des objectifs annuels

Le contrleur de gestion labore pour le TPG les lettres de mission et les lettres dobjectifs annuels pour les chefs dunit (postes comptables, services, divisions). A cette occasion, il est en contact direct avec les chefs dunit. Ces contacts lui permettent de prparer les rendez-vous annuels du dialogue de gestion pour l'quipe de direction (entretiens d'valuation de la performance et dtermination des niveaux d'objectifs du nouvel exercice). Il est galement l'interlocuteur des comptables dans le cadre de l'autodiagnostic pour sa dimension relative la performance. Le pilotage Analyse transversale des rsultats dpartementaux

En lien avec les services mtiers, le contrleur de gestion tablit des synthses l'attention de l'quipe de direction. Dans ce cadre, le contrleur de gestion et les services jouent un rle partag de dtection des alarmes et de propositions de mesures correctrices. Dialogue avec les postes en difficult

Les contacts avec les postes pour le suivi indicateur par indicateur relvent essentiellement de la vocation des services. Le contrleur de gestion joue alors un rle d'interface et de synthse entre les divisions / services et l'quipe de direction. Il s'assure avec les services mtiers de l'effectivit du pilotage sectoriel et, dfaut, examine avec eux les actions mener. En ce sens, il est investi d'une mission pdagogique. La dtection d'une situation dgrade sur l'ensemble des indicateurs d'un mtier voire sur l'ensemble des mtiers ncessitera de sa part un contact plus direct avec le poste, afin de dterminer les actions qui seront proposes au fond et au TPG afin de redresser la situation.

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Groupes de travail

Le contrleur de gestion repre les postes les plus efficients. Avec le service mtier qui apporte son expertise, il anime, coordonne les runions de travail en matire de bonnes pratiques et en formalise les restitutions. Cette dmarche relative aux structures s'applique galement un processus faisant intervenir plusieurs contributeurs. Le contrleur de gestion joue ainsi un rle d'analyse et de coordination des actions sur un processus. Phase danalyse ex-post Performance dpartementale

Le contrleur de gestion rdige le compte rendu de gestion dpartemental : Il analyse la performance dpartementale (mesure annuelle sur la russite ou non des actions ainsi quune analyse visant reproduire les conditions de la performance ou corriger les causes de la non-performance) Performance des structures

Il assure la synthse des comptes-rendus des postes/services. Il analyse les rsultats afin dalimenter les discussions entre responsables et direction en matire dvaluation de la performance et dorientations du nouveau cycle de gestion.

Le travail que mne le contrleur de gestion auprs du TPG et du fond de pouvoir, en matire de pilotage et de contrle de gestion, le conduit avoir une bonne visibilit sur les actions ncessaires pour ancrer dans le rseau la culture du rsultat et de lefficience initie par la LOLF. A ce titre, il peut tre amen, la demande de lquipe de direction ou sur sa proposition, initier et organiser des actions de sensibilisation, de formation ou de communication destines assurer la mobilisation des cadres et des personnels.

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ANNEXE 9 - LES METHODES D'ANALYSE DES COUTS 1 - LES MOYENSChaque structure dispose dau moins 4 types de moyen pour agir sur la performance. Moyens Agir sur la Performance Des agents supplmentaires Agent Des agents aux qualifications adquates Disponibilit, mobilisation Moyen ou long terme selon quil sagit dobtenir des agents supplmentaires ou des agents profil

Matriel et quipement

Des outils performants et un Moyen terme : le cycle budgtaire environnement de travail favorable est annuel disposition des agents Formation sur les mthodes Formation sur les outils Court terme moyen terme selon que les formations sont dispenses en interne ou en externe

Formation

Organisation

Court moyen terme selon Mise en uvre des bonnes pratiques lampleur de la rorganisation recenses entreprendre

2 - LES COUTSPar cot, on entend la valorisation dune consommation de ressources engages dans un certain but. En comptabilit de gestion, un cot est une somme de charges. 2.1. Les cots complets Les cots complets prsentent lintrt dattirer lattention des responsables sur lensemble des ressources ncessaires pour assurer une prestation, et en particulier sur le poids des frais de structure qui est souvent important et mrite donc dtre pilot avec rigueur. Il nont bien sr de sens que si lon rattache aux prestations toutes, mais aussi uniquement, les ressources qui y contribuent. Le cot complet se construit en 2 temps : Le traitement des charges issues de la comptabilit : lensemble des charges de la comptabilit peut ne pas avoir de signification en terme de cot complet dune activit ; ce serait par exemple une charge importante et tout fait exceptionnelle sans rel lien avec une activit. Ces charges ne sont alors pas prises en compte pour le calcul du cot, elles sont dites non incorporables . Par opposition, les charges retenues sont dites incorporables . Lajout des charges suppltives : dans le calcul des cots, la comptabilit de gestion peut prendre en compte des charges non enregistres en comptabilit gnrale mais concourrant effectivement la ralisation de la prestation. Ces charges sont dites suppltives . Par exemple pour la DGCP, la prise en compte des rmunrations des personnels DPMA mis disposition du Trsor public en centrale.

-

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Les charges retenues sont soit affectes directement une seule activit (charges directes : par exemple les imprims ATD sont affects directement lactivit recouvrement des recettes publiques de lEtat), soit rparties sur plusieurs activits (charges indirectes : par exemple le loyer dune trsorerie).Charges non incorporables

Charges enregistres par la comptabilit gnrale

Charges directes Charges incorporables aux cots Charges indirectesCharges suppltives

Cots complets Rpartition

Les cots complets sont mis en application deux niveaux pour le Trsor public. Depuis 2000 sont calculs : - Les cots complets par mission de lensemble DGCP + rseau du Trsor public : ces cots sont transmis au Parlement et diffuss dans le cadre de publications budgtaires (bleus budgtaires) ; - Les cots complets par mission et par structure du rseau du Trsor public : ces cots sont labors pour les dpartements. Les organismes de contrle les consultent nanmoins en fonction de besoins ponctuels. La rpartition des cots par mission est ralise partir de l'ORE, grce lenqute annuelle sur la ventilation fonctionnelle des effectifs. 2.2. Les cots partiels Si la mthode de cots complets apporte un clairage particulier, elle ne suffit pas elle seule piloter au quotidien des structures dconcentres puisque leurs managers (TPG, comptables) n'ont pas de prise sur l'ensemble des lments de cot. Pour fournir aux managers locaux des informations directement traduisibles en actions, il importe de ne prendre en compte que des cots sur lesquels ils disposent de marges de manuvre. Cette mthode de cots partiels conduit exclure de la mesure de l'efficience un certain nombre de charges

a Les charges de personnel. S'agissant des charges de personnel, les dpartements ne sont pas matres de la rmunration des agents. Ils disposent en revanche de marges de manuvre tant sur le nombre que sur l'affectation gographique ou fonctionnelle des moyens humains et sur l'organisation des processus. Dans ces conditions, les charges de personnel doivent bien entendu tre prises en compte tout en neutralisant les effets sur les rmunrations de l'anciennet. Cette proccupation conduit adopter une mthode de cot standard.

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b Les autres dpenses Toutes les charges supportes par un dpartement ne sont pas matrisables par les mmes acteurs ni selon le mme horizon de temps. Le loyer par exemple chappe la dcision du poste comptable qui le supporte. Des conomies peuvent tre ralises par la direction locale mais une telle action ne produit ses effets qu' moyen voire long terme. De plus, la situation des TG et des postes n'est pas uniforme : situation locative ou domaniale, march de l'immobilier incomparable entre la rgion parisienne, un dpartement rural, un dpartement touristique. La solution adopte consiste ne retenir que les charges qui prsentent les caractristiques suivantes : existence de marges de manuvre pour le responsable d'unit existence de la charge dans toutes les structures la charge peut s'analyser comme un inducteur de performance

Ces critres conduisent retenir les postes de charge suivants :DEPENSES ENTRANT DANS LE CALCUL DES COUTS PARTIELS Poste budgtaire COUTS INFORMATIQUES FRAIS DE CORRESPONDANCE Matriel informatique Informatique fonctionnement Affranchissement EC FH FI

Comptes soustraire

Frais de poursuite Autres immobilisations corporelles + matriel de transport + matriel logistique + mobilier (sont exclus les travaux immobiliers) Autres dpenses de fonctionnement + charges div. de transport + fluides + fournitures + imprims + maintenance technique + nettoyage + prestataire externe + tlcommunication (sont exclus les autres dpenses de fonctionnement lies aux impts fonciers + l'entretien immobilier + les locations immobilires + maintenance technique lie la scurit + la scurit fonctionnement + les frais de dplacement)

FK EB +ED +EE +CZ

AUTRES CHARGES LIEES A L'ACTIVITE

FA +FB +FC +FD +FG +CC +CB +FF* +FZ**

* 61380300, 61380310, 61380400 et 61380410 ** 6511

Source : COGITO

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ANNEXE 10 - BIBLIOGRAPHIE

PUBLICATIONS ADMINISTRATIVES Le contrle de gestion dans les administrations d'Etat, lments de mthodologie Dlgation Interministrielle la rforme de l'Etat http://www.fonction-publique.gouv.fr/communications/guides/cntrl_gestion/sommaire.htm

Guide sur la dmarche de performance Direction de la Rforme Budgtaire Juin 2004 http://www.minefi.gouv.fr/lolf/1_2_1_3.htm

Guide pratique de la dclinaison des BOP Janvier 2005 http://www.minefi.gouv.fr/lolf/downloads/210_guide_bop.pdf

SELECTION D'OUVRAGES Le contrle de gestion dans le secteur public local par Ren DEMEESTERE Editions L.G.D.J

Les nouveaux visages du contrle de gestion Xavier BOUIN et Franois Xavier SIMON Editions Dunod

Mesurer et piloter la performance Nicolas BERLAND Editions de la performance

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Documents

Guide Methodologique de La DGCP Annexes