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Manuel de projets - Annexe 2.7
Guide pour la planification, le suivi, l’évaluation et le compte-rendu des
projets
MB 270 - -1506
Guide pour la planification, le suivi, l’évaluation et le compte-rendu des
projets
1. PLANIFICATION
2. MISE EN OEUVRE
ET SUIVI
3. ÉVALUATION
4. PRÉSENTATION
DES RÉSULTATS
2 PMU 25/05/2015
Sommaire
Introduction ................................................................................................................................................................................................................................... 4
A. PLANIFICATION .......................................................................................................................................................................................................................... 4
Le processus de demande de PMU – général ............................................................................................................................................................................... 4
Étape 1 ....................................................................................................................................................................................................................................... 5
Étape 2 ....................................................................................................................................................................................................................................... 5
Étape 3 ....................................................................................................................................................................................................................................... 5
1. Planification du projet - étape 1 ............................................................................................................................................................................................ 6
1.1 Manifestation d’intérêt et préparation générale .......................................................................................................................................................... 6
1.2 Analyse préliminaire de la situation .............................................................................................................................................................................. 6
1.3 Planification avec les groupes cibles et d’autres parties prenantes ............................................................................................................................. 7
1.4 Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de planifications ...................................................................................................... 8
2. Planification du projet - étapes 2 et 3 ................................................................................................................................................................................... 9
2.1 Logique du projet .......................................................................................................................................................................................................... 9
2.3 Autres activités de planification .................................................................................................................................................................................. 11
B. MISE EN ŒUVRE / SUIVI .......................................................................................................................................................................................................... 12
Généralités sur la mise en œuvre et le suivi ............................................................................................................................................................................... 12
1. À considérer au démarrage d’un projet .............................................................................................................................................................................. 13
2. Étude de base et mises à jour possibles des indicateurs de projet ..................................................................................................................................... 14
2.1. Qui doit mener une étude de base ? ....................................................................................................................................................................... 14
2.2 Documentation ........................................................................................................................................................................................................ 14
2.3 Information disponible ............................................................................................................................................................................................ 14
2.4 Méthodes ................................................................................................................................................................................................................ 14
2.5 Portée ...................................................................................................................................................................................................................... 14
3. Suivi avec les groupes cibles et autres parties prenantes ................................................................................................................................................... 15
4. Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de suivi .......................................................................................................................... 15
5. Comptes-rendus semestriels et annuels à PMU ................................................................................................................................................................. 16
C. ÉVALUATION et RAPPORT FINAL ............................................................................................................................................................................................. 17
3 PMU 25/05/2015
1. À considérer à la fin d’un projet .......................................................................................................................................................................................... 17
2. Suivi de l’étude de base ....................................................................................................................................................................................................... 17
3. Évaluation externe locale .................................................................................................................................................................................................... 18
4. Évaluation interne des résultats et des stratégies .............................................................................................................................................................. 19
5. Rapport final à PMU ............................................................................................................................................................................................................ 20
E. ANNEXES .................................................................................................................................................................................................................................. 21
1 - Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de planification ................................................................................................................ 21
Préparations pour les ateliers/réunions de planification ........................................................................................................................................................ 21
1. Introduction ..................................................................................................................................................................................................................... 21
2. Analyse factorielle et de situation et objectifs de projet ................................................................................................................................................ 22
3. Ressources ....................................................................................................................................................................................................................... 25
4. Conclusion ....................................................................................................................................................................................................................... 26
Annexe 2 - Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de suivi ................................................................................................................ 27
Préparations pour les ateliers / réunions de suivi ................................................................................................................................................................... 27
1. Introduction ..................................................................................................................................................................................................................... 27
3. Mise à jour de l’analyse de la situation - récits de groupes cibles .................................................................................................................................. 28
4. Mise à jour des résultats du projet et leçons apprises sur les stratégies ........................................................................................................................ 29
5. Clôture ............................................................................................................................................................................................................................. 30
4 PMU 25/05/2015
Introduction
Ce guide est un supplément au manuel de projets de PMU. Il donne des astuces et des conseils pratiques sur les méthodes pour les parties suivantes du cycle de projet - la planification, la mise en œuvre / le suivi, et l’évaluation. Le guide est basé sur les lignes directrices du manuel, mais ses méthodes et exercices proposés doivent être adaptés aux conditions et aux besoins locaux. PMU encourage aussi chaque partenaire à développer ses propres méthodes, adaptées localement, pour la participation des groupes cibles dans le cycle de projet, et à décrire ces méthodes dans son propre manuel de projets.
A. PLANIFICATION
Le processus de demande de PMU – général
Le processus de demande est décrit en détail dans le chapitre 2 du manuel de projets de PMU. Nous donnons ici une vue d’ensemble et un bref résumé,
pour faciliter la compréhension des différentes parties de la planification.
Budget
Étape 1
Manifestation
d’intérêt
Planification avec
les groupes cibles
Étape 2
Demande
partie A
Étude de
faisabilité
(si
nécessaire)
Étape 3
Demande
partie B
+ Budget
Étude de
base
(premièr
e activité
du
projet)
5 PMU 25/05/2015
Étape 1
Pré-demande Le partenaire local et le partenaire suédois soumettent une manifestation d’intérêt à PMU, basée sur le plan général de coopération pour la période1. Si la manifestation d’intérêt est approuvée, l’organisation peut commencer à planifier le projet.
Planification avec les groupes cibles 2 Si vous avez besoin d'aide, contactez PMU. Les résultats de la planification doivent être inscrits dans la demande de projet, partie A et partie B.
Étude de faisabilité (si nécessaire) Dans certains cas, la situation dans la zone cible est si complexe, qu’il ne suffit pas de rencontrer des représentants du groupe cible. Vous devrez alors effectuer une étude de faisabilité afin de déterminer les meilleures stratégies pour le projet. Si vous décidez que cela est nécessaire, vous pouvez demander un financement pour une étude de faisabilité3, avant de commencer à remplir la partie A de la demande. L’étude de faisabilité doit, si possible, être effectuée par un cabinet de conseil local. Si la demande de financement est accordée par PMU, vous pouvez commencer le processus d’achat.
1 L’annexe 2.8 peut être téléchargée sur www.pmu.se, ou demandée au
coordinateur de PMU. 2 Vous trouverez davantage d’informations sur la planification plus bas dans le
document. 3 Utilisez l’annexe 2.6 Termes de référence pour une étude de faisabilité.
Étape 24
Demande, partie A La partie A5 commence par une analyse de la situation, qui sert de base à l’ensemble du projet. Lorsque la partie A est prête, PMU rend sa décision déterminant si vous pouvez continuer l’étape suivante du processus ou pas.
Étape 3
Demande, partie B, y compris le budget Dans la partie B6 vous fournissez des informations supplémentaires sur le projet, y compris une explication du budget7, qui est soumis avec la partie B.
4 Une présentation PowerPoint sur comment remplir la demande, parties A et B,
peut être téléchargée sur www.pmu.se. Elle peut aussi être demandée au
coordinateur de PMU. 5 Annexe 2.9 Formulaire de demande de projets de développement - partie A
6 Annexe 2.10 Formulaire de demande de projet de développement - partie B
7 Annexe 2.11 Formulaire de budget de projet de développement
6 PMU 25/05/2015
1. Planification du projet - étape 1
1.1 Manifestation d’intérêt et préparation générale
Après approbation de la manifestation d’intérêt, la planification du projet peut commencer. La planification du projet passe par plusieurs étapes et demande beaucoup de temps et de ressources. La première chose à faire est de déterminer comment la planification sera organisée et qui devra être impliqué. Voici quelques conseils pour les préparations générales :
Constituez une équipe de projet qui pourra gérer la planification,
le suivi, l’évaluation et le compte-rendu.
Déterminez les représentants des détenteurs de droits à inclure
dans le processus et les différents groupes de débiteurs
d’obligations à impliquer dans la planification.8 N’oubliez pas que
les groupes cibles peuvent être constitués d’individus, de groupes
ou organisations de la SC, du personnel d’institutions appartenant
8 Qui est détenteur de droits et qui est débiteur d’obligations dans une situation
donnée dépend du droit humain sur lequel on met l’accent. Les droits humains
sont fondamentalement une question de droits des individus et des groupes vis-à-
vis de l’État. La vie d’une personne est toutefois affectée par d’autres acteurs que
l’État. C’est pourquoi on considère généralement toutes les personnes ou
institutions qui ont du pouvoir sur la vie d’une personne comme débiteurs
d’obligations vis-à-vis de cette personne. Voici quelques exemples : Les adultes
sont des débiteurs d’obligations en ce qui concerne les droits des enfants. Dans
une relation où un mari a du pouvoir sur la vie de sa femme, il est un débiteur
d’obligations en ce qui concerne les droits de sa femme. Une organisation est un
détenteur de droits vis-à-vis des autorités en ce qui concerne la liberté d’exister et
d’agir dans la société. Une organisation ou une entreprise qui influe sur les
conditions de vie des gens peut être un débiteur d’obligations vis-à-vis de la
population locale. Dans la plupart des cas, le principal débiteur d’obligations est
l’État, et il est important de toujours chercher à influencer le principal débiteur
d’obligations.
à la SC, de personnes au pouvoir, du personnel des institutions
publiques etc.9
Contactez les détenteurs de droits et d’autres parties prenantes
et décidez ensemble comment vous allez procéder à la
planification.
Contactez des OSC et des groupes de la SC pour une coordination
et une coopération éventuelles.
1.2 Analyse préliminaire de la situation10
Commencez par faire votre propre analyse de la situation dans la zone cible. L’analyse doit être basée sur les droits, c’est-à-dire se fonder sur les besoins/droits des détenteurs de droits et les responsabilités des débiteurs d’obligations. Pour davantage d’informations sur un travail basé sur les droits, voir le manuel de projets de PMU sur www.pmu.se.
Le formulaire de PMU pour une analyse de la situation11 doit être utilisé comme un support pour commencer l’analyse. Le formulaire contient des questions sur les droits, les responsabilités et les ressources locales. Il contient aussi des questions sur l’égalité des genres, l’environnement, le VIH/sida et les conflits, puisque ces domaines doivent être pris en compte dans la planification de tous les projets. Vous pouvez bien sûr ajouter d’autres questions pertinentes à votre analyse.
9 Pour plus d’informations sur les groupes cibles, voir le PowerPoint d’instructions
de PMU sur comment remplir la demande, parties A et B. 10
Vous trouverez plus d’informations sur comment faire une analyse de la
situation dans le PowerPoint sur comment remplir la demande, partie A et partie
B. Vous pouvez le télécharger sur www.pmu.se, ou le demander au coordinateur
de PMU. 11
Partie de l’annexe 2.9 Formulaire de demande de projet de développement -
partie A
7 PMU 25/05/2015
Formulaire d’analyse de la situation, de l’annexe 2.9 Formulaire de demande de projet de développement - partie A
1.3 Planification avec les groupes cibles et d’autres parties
prenantes
Les différentes parties prenantes du projet, (individus, groupes/organisations de la SC, personnes au pouvoir) doivent toujours être impliquées dans le processus du projet, y compris la phase de planification. Au moins la moitié des représentants doit être des détenteurs de droits. Toutes les catégories dans le groupe cible doivent avoir la possibilité d’influencer le plan du projet. Veillez à inclure des représentants des groupes vulnérables dans le projet, tels que les minorités, les enfants, les jeunes, les personnes séropositives, les personnes handicapées, etc. Visez une répartition égale de femmes/hommes et filles/garçons. La participation sera facilitée en réalisant les réunions de planification à l’endroit où le projet sera mis en œuvre. En plus des groupes cibles identifiés, d’autres parties prenantes doivent aussi être impliquées à la planification. Le processus de planification peut prendre la forme d’un atelier de groupe ou de réunions
individuelles. L’essentiel est que tous les participants puissent participer activement, que toutes les connaissances et les expériences soient prises en compte et qu’une compréhension commune soit atteinte au sujet du projet.
Dans la planification du projet, il est très important que les détenteurs de droits puissent eux-mêmes décrire et définir leurs besoins et proposer des améliorations de leurs propres droits. Dans la mesure du possible, les débiteurs d’obligations doivent aussi pouvoir décrire leurs manques de capacités et avoir la possibilité de proposer des améliorations. La responsabilité des choix stratégiques et des détails de la conception du projet repose sur l’organisation de mise en œuvre, mais pour que les groupes cibles et d’autres parties prenantes puissent exprimer leurs idées et leurs propositions de façon créative, le processus de planification doit être ouvert à de nouvelles idées. Lors du processus de planification, PMU s’attend à ce que vous organisiez une réunion ou un atelier de planification. Vous pouvez soit réunir toutes les parties prenantes à un atelier de planification commun, soit organiser des réunions avec différentes parties prenantes à chaque fois. L’essentiel est que toutes les voix soient entendues.
Voici quelques idées pour recueillir des informations :
Un atelier pour toutes les parties prenantes
Des groupes de discussion locaux pour une planification commune
Des entretiens séparés avec les détenteurs de droits et les
débiteurs d’obligations
Des décisions de consensus au sein de différents groupes cibles
Une réunion avec toute une communauté, un village, un quartier,
etc.
Des réunions avec d’autres OSC
etc.
8 PMU 25/05/2015
1.4 Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers /
réunions de planifications
La planification de projet doit toujours être adaptée à ce qui est approprié et raisonnable à partir du contexte et de la situation. Si le projet proposé est une phase de continuation, ou si d’autres projets sont mis en œuvre dans la région, la planification peut être faite lors d’un suivi régulier ou d’une évaluation interne d’un projet en cours. Quelle que soit la méthode, il y a certains éléments obligatoires qui doivent être inclus dans la planification. PMU a développé un modèle de planification de projet, qui assure que les questions obligatoires soient abordées avec les groupes cibles et les autres parties prenantes. Un autre élément obligatoire est d’avoir une discussion sur la vision de l’avenir (objectif à long terme - impact) et le résultat attendu du projet (résultat). 12
L’équipe du projet compile toutes les réponses et suggestions au cours des réunions de planification. Cette information est ensuite traitée et inscrite dans l’annexe 2.9 Formulaire de demande de projet de développement - partie A et dans l’annexe 2.10 Formulaire de demande de projet de développement - partie B.
12
Le modèle est présenté en annexe 1 à la fin de ce guide.
9 PMU 25/05/2015
Objectifs de projet
Indicateurs
de projet
Activités
principales
Groupes
cibles
Zone cible
Analyse de la
situation
2. Planification du projet - étapes 2 et 3
2.1 Logique du projet
Lorsque vous avez terminé l’étape 1, il est temps de déterminer la logique du projet, c’est-à-dire les relations logiques entre l’analyse de la situation et les choix stratégiques de zone cible géographique, de groupes cibles, d’objectif de projet, de résultats attendus par groupe cible (indicateurs de projet) et activités etc. Il est très important de réfléchir à la logique avant
de commencer à remplir le formulaire de demande de PMU. Sinon, la structure du formulaire pourrait limiter le processus de réflexion.
Il faut pouvoir suivre la logique du projet dans les deux sens, c’est-à-dire les activités doivent mener à l’atteinte des résultats attendus précis par groupe cible (indicateurs de projet), qui doivent mener à l’atteinte de l’objectif attendu du projet. Lorsque l’objectif sera atteint, la situation changera pour les groupes cibles dans la zone cible géographique.
10 PMU 25/05/2015
Pour déterminer la logique du projet, vous pouvez par exemple utiliser une matrice MCL classique, une matrice de cartographie des incidences, des cartes
conceptuelles, etc.
Vous pouvez obtenir de l’aide pour les stratégies des projets avec différents domaines thématiques en lisant les études et lignes directrices de PMU, qui contiennent aussi des recommandations13.
Matrice MCL Indicateurs mesurables Sources de vérification Risques et hypothèses importantes
Objectif global :
Objectif du projet
Résultats attendus
Résultat attendu 1 :
Résultat attendu 2 :
Résultat attendu 3 :
Activités
1,1 1,2 2,1 2,2 3,1
Matrice de cartographie des incidences
La structure du projet selon la méthode de la cartographie des incidences est basée sur quatre questions :
Pourquoi ? Quelle est la vision à laquelle le projet souhaite contribuer ?
Qui ? Qui sont les groupes cibles et les autres parties prenantes ?
Quoi ? Quels sont les changements concrets recherchés ?
Comment ? Comment le projet contribuera-t-il au processus de changement parmi ses groupes cibles ?
Si vous recherchez sur Internet la «cartographie des incidences», vous trouverez qu’une telle matrice peut prendre de nombreuses formes différentes. Chacune présentera ses réponses aux quatre questions, et montrera les différents liens entre elles. Voici un exemple d’une matrice simple :
13
Celles-ci vous seront envoyées par votre coordinateur de PMU.
11 PMU 25/05/2015
2.3 Autres activités de planification
Il y a aussi un certain nombre d’autres choses importantes que l’équipe de projet doit prendre en compte. En voici quelques-unes :
Avec quelles ressources locales collaborer dans le cadre du projet ?
Avec quels autres acteurs locaux se coordonner dans le cadre du projet ?
Quelles méthodes utiliser dans le projet ?
Comment utiliser au mieux la période du projet (planification du temps) ?
Comment renforcer notre système de transparence ?
Quels sont les risques qui peuvent affecter le projet, et comment allons-nous les gérer ?
Quel sera notre système pour l’analyse des résultats ?
Comment allons-nous assurer la rentabilité, et comment faire le meilleur budget possible pour le projet ?
Quelles autres sources de financement possibles pouvons-nous trouver ?
Quel devrait être le rôle du personnel suédois ?
etc.
Le plus simple est de suivre les rubriques et les instructions dans les annexes 2.9 et 2.10 afin de ne pas rater quelque chose qui a besoin d’être bien réfléchi avant de remplir les formulaires14.
14
Vous trouverez plus d’informations dans le PowerPoint sur comment remplir la demande, partie A et partie B. Vous pouvez le télécharger sur www.pmu.se, ou le demander
au coordinateur de PMU.
Pourquoi ?
Vision
Objectif de développement à long
terme
Qui ?
Groupes cibles
Autres parties prenantes
Ressources
Quoi ?
Changement
Résultats attendus
Comment ?
Activités principales (Output)
Sous-activités
12 PMU 25/05/2015
B. MISE EN ŒUVRE / SUIVI
Généralités sur la mise en œuvre et le suivi Tout comme au cours du processus de planification, il est important d’impliquer toutes les parties prenantes (des individus, des groupes/organisations de la SC et des personnes en position de pouvoir) dans la mise en œuvre du projet. Toutes les parties prenantes doivent pouvoir influencer et participer activement à la mise en œuvre. De cette façon sont assurées la transparence et la redevabilité.
Du temps et des ressources doivent être consacrés à des réunions de suivi régulières avec les groupes cibles. Veillez à inclure des représentants des groupes vulnérables dans le projet, tels que les minorités, les enfants, les jeunes, les personnes séropositives, les personnes handicapées, etc. Visez une répartition égale de femmes/hommes et filles/garçons. Le suivi sera facilité en réalisant les réunions de planification à l’endroit où le projet sera mis en œuvre. Les récits des détenteurs de droits constituent une partie importante du suivi lors de ces réunions. Ils sont des outils importants pour mesurer comment les conditions de vie des gens se sont améliorées et ils deviennent une base importante pour le compte-rendu des résultats qualitatifs du projet. Grâce aux récits des gens, nous apprenons comment ils voient leur situation de vie, comment les participants perçoivent le projet et comment l’intervention affecte leur vie. Les détenteurs de droits réalisent aussi qu’ils sont entendus et que leurs expériences sont valorisées et documentées.
Des réunions régulières de suivi et de rapports doivent être organisées avec la direction du projet, les collaborateurs et éventuellement des représentants de l’organisation de mise en œuvre. Il est également important de préparer un plan pour permettre au conseil de l’organisation, au comité du projet ou autres, de visiter le projet et se faire leur propre opinion sur la mise en œuvre et les résultats atteints. L’organisation de mise en œuvre a également besoin de créer un système de suivi. S’il y a un siège, il faut un système qui permet aux bureaux locaux des projets de documenter les résultats et les leçons apprises, afin que le siège puisse compiler les résultats et faire une analyse.
Toutes les réunions de suivi et de rapports doivent être documentées, afin que les parties concernées qui n’ont pas participé, tels que le partenaire suédois ou PMU, puissent recevoir les informations. Une bonne documentation du projet facilite le suivi et peut capturer différents raisonnements et d’importants résultats, impacts et constatations. Le but du suivi est également l’apprentissage et le développement de l’organisation. L’expérience et les meilleures pratiques peuvent être mises à profit et à terme imprégner la façon de penser et de travailler de toute l’organisation. L’apprentissage peut aussi s’étendre à d’autres organisations et à PMU.
Ateliers/réunions de
suivi avec les groupes
cibles
Rapports écrits
- résultats
après fin
décembre
Rapports
écrits -
activités
après fin juin
Ateliers/réunions de
suivi avec les groupes
cibles
Étude de
base
(première
activité du
projet)
13 PMU 25/05/2015
1. À considérer au démarrage d’un projet En tant que responsable de projet, il faut pendant la phase de démarrage définir le cadre du projet. De cette façon sont assurées la transparence et la redevabilité lors de la mise en œuvre.
Voici quelques choses importantes à considérer au début d’un projet. Veuillez noter que la liste n’est pas complète, et qu’elle contient aussi bien des éléments obligatoires que des éléments facultatifs. PMU encourage chaque organisation à créer sa propre liste de vérification pour le démarrage des projets, adaptée au contexte local.
Parcourez les chapitres 1, 2 et 5 du manuel de projets de PMU avec l’ensemble du personnel, avec un accent particulier sur les chapitres 2 et 5.
Parcourez toutes les politiques de PMU, afin que le personnel en soit conscient et sachent où les trouver.
Suivez toutes les instructions sur les finances et l’administration du chapitre 5 du manuel de projets de PMU.
Parcourez une description d’un projet et un budget approuvés avec le personnel du projet.
Préparez un lancement officiel du projet dans le but d’informer toutes les parties prenantes sur le projet et de les impliquer (voir les instructions du
point 7.1 de l’annexe 10.2 Formulaire de demande de projet de développement - Partie B).
Actualisez la planification pour le premier semestre ou pour l’année, de sorte qu’il y ait un calendrier précis des activités qui vont être mises en
œuvre. Affichez la planification des activités dans le bureau de sorte qu’elle soit visible pour le personnel et les autres parties prenantes.
Précisez les rôles de chacun dans le projet.
Parcourez les formulaires de rapports économiques et écrits spécifiques par projet, afin que chacun connaisse dès le début le type de rapports
attendu.
Déterminez la structure du rapport interne. Clarifiez la documentation requise pour chaque activité, qui doit faire quoi, quels sont les délais, etc.
Mettez en place des règles et des procédures pour l’archivage des rapports internes afin qu’ils soient facilement accessibles pour PMU (pour des
contrôles aléatoires) et pour les autres parties prenantes.
N’hésitez pas à informer l’ambassade de Suède du démarrage du projet. C’est une bonne chose que le responsable du projet crée des liens avec
l’ambassade suédoise afin qu’elle sache que le projet est en cours et comment entrer en contact avec sa direction. Le contact avec l’ambassade est
également important car il permet d’obtenir des informations sur les sessions de formation ou les événements de réseautage auxquels l’Asdi /
l’ambassade invitent localement.
Le cas échéant, parcourez les politiques de l’organisation, le Code de conduite du personnel etc.
Commencez un carnet de bord pour y inscrire les informations sur les activités, la gestion des risques, les leçons apprises, les décisions prises au sein
du projet, les formations internes etc.
14 PMU 25/05/2015
2. Étude de base et mises à jour possibles des indicateurs de projet L’étude de base doit être la première tâche dans tous les projets15. Après que l’étude de base soit terminée, une mise à jour des résultats exacts attendus (indicateurs de projet) peut être nécessaire, surtout si cela fait longtemps que les indicateurs ont été établis. Les indicateurs de projet décrivent les résultats obtenus sur la base de la situation au début du projet. Une étude de base consiste à identifier et à documenter la situation actuelle exacte. Cette documentation sera utilisée à la fois pour le suivi des résultats du projet en cours de réalisation et pour l’évaluation du projet après sa fin.
2.1. Qui doit mener une étude de base ?
L’étude de base est généralement menée par le personnel du projet.
2.2 Documentation
La documentation d’une étude de base d’informations quantitatives et qualitatives, c’est-à-dire à la fois des informations statistiques avec des chiffres, et des informations sur les connaissances, les attitudes et le comportement du groupe cible etc, en fonction de l’indicateur de projet sur lequel on se base.
2.3 Information disponible
Il est important de toujours commencer en identifiant l’information qui est déjà disponible et en déterminant si cette information est pertinente. Si le projet est une phase de continuation avec des indicateurs de projet plus ou moins identiques, l’évaluation externe de la phase précédente peut suffire. Des informations peuvent également être obtenues auprès d’autres organisations ou des autorités. Par exemple, des informations provenant d’institutions telles que des écoles et des centres de santé sont souvent très utiles et permettent d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Pensez à collecter uniquement des informations qui serviront à mesurer les résultats du projet.
2.4 Méthodes
Les méthodes utilisées doivent être adaptées au projet. Il peut s’agir d’observations, d’interviews, d’interviews de groupe, de tests écrits, d’interviews par téléphone ou par courriel, etc. Les méthodes utilisées pour la collecte des données doit être documentée, et cela s’applique à la fois pour collecter de nouvelles données et pour collecter des informations déjà disponibles. Si les méthodes changent pendant la période de l’étude, il faut également le noter. Cela permettra d’assurer que les mêmes méthodes seront utilisées dans le suivi et l’évaluation du projet, indépendamment de la personne qui collecte les informations.
2.5 Portée
La portée d’une étude de base dépend des groupes cibles mentionnés dans les indicateurs du projet. Il peut s’agir d’individus, de groupes d’individus, de ménages, de groupes/organisations de la SC ou d’institutions et personnes au pouvoir. Si les groupes cibles sont grands, il faut faire un choix approprié pour les représenter. Pour la collecte de données quantitatives, il est important de faire une sélection basée sur les probabilités. Pour la collecte d’informations qualitatives, la sélection peut être faite par :
15
Vous pouvez demander de bons exemples d’études de base au coordinateur de PMU.
15 PMU 25/05/2015
les personnes censées donner les meilleures informations
les sous-groupes qui ont besoin de donner des informations (femmes/hommes, jeunes/âgés, différents métiers etc.)
les personnes/organisations/zones géographiques etc. qui sont représentatives
3. Suivi avec les groupes cibles et autres parties prenantes Le suivi d’un projet peut se faire dans des ateliers communs ou des réunions séparées. Il est important que toutes les personnes concernées sentent qu’il s’agit de leur projet, et qu’ils ont la possibilité d’en influencer la mise en œuvre. L’organisation de mise en œuvre détermine comment mettre en œuvre le suivi avec les groupes cibles et les autres parties prenantes dans chaque projet.
Voici quelques idées de méthodes et de formes de réunions. Pour faciliter le suivi, il est bon d’utiliser les mêmes méthodes que lors de la planification du projet.
Voici quelques idées pour des réunions et des méthodes :
Un atelier pour toutes les parties prenantes
Des groupes de discussion locaux pour une planification commune
Des entretiens séparés avec les détenteurs de droits et les
débiteurs d’obligations
Des décisions de consensus au sein de différents groupes cibles
Une réunion avec toute une communauté, un village, un quartier
Des réunions avec d’autres OSC
etc.
4. Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de suivi Le suivi de projet doit toujours être adapté à ce qui est approprié et raisonnable à partir du contexte et de la situation. Quelle que soit la méthode, il y a certains éléments obligatoires qui doivent être inclus dans le suivi. PMU a développé un modèle de suivi, qui assure que les questions obligatoires soient abordées avec les groupes cibles et les autres parties prenantes16.
16
Le modèle est présenté en annexe 2 à la fin de ce guide.
16 PMU 25/05/2015
5. Comptes-rendus semestriels et annuels à PMU Le rapport des résultats du suivi du projet se fait dans l’annexe 2.14
Formulaire de rapport écrit semestriel, annuel et final de projet de
développement, que vous avez reçu dans le paquet de démarrage de
PMU. Le formulaire est spécifique pour chaque projet, c’est-à-dire les
objectifs, les activités et résultats attendus etc. sont déjà remplis par
PMU.
Les enseignements tirés de la mise en œuvre sont rapportés à PMU
chaque fin Juin, et les résultats atteints sont rapportés annuellement. Lors
de chaque rapport annuel, il faut faire une comparaison avec l’étude de
base initiale, puisque celle-ci peut avoir influencé les indicateurs de
projet. Les résultats atteints doivent être contrôlés d’une manière
réfléchie et systématique. Sous la rubrique 7.1 Sources de vérification,
dans le formulaire de rapport spécifique, se trouvent les sources de
vérification que vous aviez prévu dans votre demande pour le suivi et
l’analyse des résultats. N’oubliez pas d’inclure toutes les informations
obtenues lors des diverses réunions de groupes cibles et par les
observations faites dans la zone cible.
17 PMU 25/05/2015
C. ÉVALUATION et RAPPORT FINAL
1. À considérer à la fin d’un projet En tant que responsable de projet, il faut penser à inclure tous les groupes cibles et autres parties prenantes pour la fin du projet, tout comme pour la planification et la mise en œuvre. De cette façon sont assurées la transparence et la redevabilité jusqu’à la fin.
Voici quelques choses importantes à considérer à la fin d’un projet. La liste n’est pas exhaustive, et PMU encourage chaque organisation à créer sa propre liste de vérification pour la fin du projet, adaptée au contexte local.
Préparez une fin officielle du projet dans le but d’informer toutes les parties prenantes des résultats du projet.
Évaluez la structure des rapports internes avec le personnel du projet.
Évaluez le fonctionnement de la répartition des rôles au sein du projet.
Évaluez les stratégies du projet (voir image ci-dessous).
Pensez à informer l’ambassade de Suède de la fin du projet, et de ses résultats et effets dans la communauté.
2. Suivi de l’étude de base Avant le rapport final à PMU, il est obligatoire de relire l’étude de base initiale afin d’obtenir une base solide pour le rapport des résultats. N’oubliez pas
d’utiliser la même façon de documenter, les mêmes méthodes et la même sélection des représentants des groupes cibles afin d’obtenir une comparaison
juste.
Audit et
rapport
financier
final
Rapport
écrit final Réunions/ateliers de
suivi finaux avec les
groupes cibles
Analyse et
évaluation
interne
finale
Suivi de
l’étude de
base
Évaluation
externe
18 PMU 25/05/2015
3. Évaluation externe locale Une évaluation externe doit être effectuée par un consultant local pendant la réalisation du projet. L’organisation de mise en œuvre décide elle-même du
moment opportun pour l’évaluation, mais de préférence cela doit arriver après la mi-temps du projet et bien avant la fin du projet. Le but de l’évaluation est
d’améliorer l’apprentissage et la qualité des activités du projet. L’organisation de mise en œuvre a la responsabilité globale de planifier, commander, suivre
et rendre compte de l’évaluation. Les groupes cibles doivent avoir la possibilité de participer à l’évaluation et aux traitements des résultats de l’évaluation.
L’évaluation externe doit également se baser sur l’étude de base faite comme première activité du projet.
L’évaluation, et la réponse de la direction de l’organisation de mise en œuvre sur le suivi de l’évaluation, doivent être envoyées à PMU dès qu’elles seront
terminées, et au plus tard avec le rapport final du projet. L’évaluation et la réponse de la direction seront suivies par le coordinateur de PMU et constituent
une partie importante du compte-rendu des résultats à l’Asdi et aux autre bailleurs externes17.
17
Vous trouverez les instructions et directives pour l’évaluation dans l’annexe 2.19 Instructions pour une évaluation externe locale d’un projet de développement.
19 PMU 25/05/2015
4. Évaluation interne des résultats et des stratégies L’évaluation interne avant la fin du projet devra mettre l’accent sur
l’analyse des résultats et des stratégies. Cette analyse se fera sur la base
de la documentation des réunions/ateliers de suivi, des rapports internes,
du suivi de l’étude de base, de l’évaluation externe, etc. Sous la rubrique
7.1 Sources de vérification, dans le formulaire de rapport spécifique, se
trouvent les sources de vérification que vous aviez prévu dans votre
demande pour le suivi et l’analyse des résultats.
Après que les activités du projet soient terminées, il est très important de
faire une évaluation interne des stratégies du projet, c’est-à-dire estimer
si les choix des groupes cibles, des activités etc. ont conduit au
changement prévu de la situation des détenteurs de droits et des
capacités et responsabilités des débiteurs d’obligations au sujet de la
situation. L’image ci-dessous est la même que celle utilisée pour montrer
la logique de projet pour la planification, mais pour l’évaluation il est
important de commencer avec les activités et autres stratégies choisies et
voir si quelque chose aurait pu être fait différemment pour parvenir à de
meilleurs résultats.
Groupes
cibles
Zone cible
Analyse de la
situation
Objectifs de projet
Indicateurs de
projet
Activités
principales
20 PMU 25/05/2015
Lors de l’évaluation interne, il est important de poser des questions telles que :
Comment le projet a-t-il contribué à l’objectif à long terme ?
Qu’est-ce qui a changé dans le contexte depuis le début du projet ?
Est-ce que les autorités ont pris une plus grande responsabilité ? Si oui, était-ce grâce au projet ou à d’autres facteurs ?
Quels résultats ont obtenu d’autres acteurs ?
Quelles leçons peut-on tirer de ce qui précède ?
Est-ce que la gestion des risques était suffisante au sein du projet ?
Comment était la collaboration avec d’autres acteurs ?
5. Rapport final à PMU L’ensemble des leçons tirées au sujet du projet et de ses stratégies
doivent être rapportées dans l’annexe 2.14 Formulaire de rapport écrit
semestriel, annuel et final de projet de développement, que vous avez
reçu dans le paquet de démarrage de PMU. Puisque le rapport aura été
mis à jour chaque semestre avec de nouvelles leçons et chaque année
avec les résultats obtenus, le rapport final sera mis à jour sur la base de
l’analyse interne finale. N’oubliez pas de décrire en détail la réalisation de
l'objectif du projet (Outcome) et de la durabilité des résultats.
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E. ANNEXES
1 - Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de planification Ceci est une description du modèle de PMU pour les réunions et les ateliers de planification. Si vous allez tenir plusieurs réunions de planification, les composants peuvent être répartis et la mise en œuvre adaptée selon les participants. L’outil de PMU est synchronisé avec les formulaires de demande, pour assurer que toutes les questions soient abordées avec les groupes cibles et les autres parties prenantes.
Toutes les réponses et suggestions reçues sont compilées par le groupe de projet après que toutes les réunions de planification soient terminées, et cette information est saisie dans l’annexe 2.9 Formulaire de de demande de projet de développement - partie A et l’annexe 2.10 Formulaire de demande de projet de développement - partie B.
Préparations pour les ateliers/réunions de planification
Décidez qui doit participer aux ateliers/réunions de planification et invitez-les ou prenez rendez-vous avec eux.
Désignez un responsable de processus si un groupe a de nombreux membres. Les responsables de processus doivent diriger le groupe et avoir la
capacité de ne pas laisser leurs propres opinions orienter le processus.
Sollicitez l’aide d’un interprète si nécessaire afin que les détenteurs de droits puissent communiquer dans leur langue maternelle / meilleure langue.
Procurez-vous le matériel dont vous avez besoin pour les réunions / ateliers. (Pour les ateliers, vous pourriez avoir besoin de blocs-notes, stylos,
paperboard, marqueurs de couleur, craies, etc.)
1. Introduction
Objectif : Amener les participants à comprendre le contexte, à sentir qu’ils participent au processus et à être prêts à prendre des responsabilités.
Programme suggéré
Souhaitez la bienvenue à tous et permettez aux participants de se présenter les uns aux autres.
Décrivez ce qui a initié le rassemblement.
Parlez du contexte et des objectifs du rassemblement.
Expliquez les limites qui ont été fixées pour le projet de votre demande, par rapport à la zone géographique, aux groupes cibles, au domaine
thématique et à l’approche spécifique (par exemple, les soins prénatals de la pierre de construction 3, Santé, éducation et subsistance), etc.
Expliquez le déroulement du rassemblement et comment le matériel écrit sera utilisé par la suite.
Expliquez le rôle des responsables de processus et la contribution attendue des participants au processus.
Permettez aux participants de poser toutes leurs questions.
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S’il y a beaucoup de participants, prenez un peu de temps pour parler des règles générales qui s’appliquent à tous.
2. Analyse factorielle et de situation et objectifs de projet
Objectif : Créer une description de l’état commune pour les détenteurs de droits et les débiteurs d’obligations et, et déterminer ce que les participants
souhaitent atteindre à travers le projet.
1. S’il y a beaucoup de participants, ils peuvent être répartis en groupes. Si les groupes cibles et d’autres parties prenantes participent ils peuvent être mélangés, mais pour que les participants soient en mesure d’exprimer leurs opinions librement et sans crainte, il peut être préférable de les diviser en différents groupes de parties prenantes. Ainsi il peut être approprié de séparer les femmes et les hommes, ou les jeunes et les personnes plus âgées. Cela vaut également pour les différents groupes linguistiques qui devraient pouvoir s’exprimer dans leur meilleure langue.
2. Permettez aux participants de parler de leur situation par rapport au domaine thématique (par exemple, les soins prénatals dans la pierre de construction 3. Santé, éducation et subsistance). Les questions d’interview ci-dessous peuvent vous servir de modèle, mais il est pas nécessaire de répondre à toutes les questions. Une autre façon de structurer la conversation est de discuter des réponses déjà reçues lors de contacts antérieurs avec les groupes cibles. N’oubliez pas d’adapter les questions à la situation, selon que la réunion inclut les détenteurs de droits, les débiteurs d’obligations, les groupes ou organisations de la SC, ou les autorités. Pensez aussi à être minutieux lors de la documentation des réponses, car ces réponses seront une source importante lorsque vous remplirez l’analyse des droits et des devoirs dans l’analyse de la situation de l’annexe 2.9 Formulaire de demande de projet de développement - Partie A.
Questions d’interview suggérées
Qui êtes-vous ? Que faites-vous ? etc.
Décrivez votre situation (par rapport au domaine thématique).
Y a-t-il des situations où les choses fonctionnent bien/mieux ? Décrivez-les.
Qu’est-ce qui permet aux choses de fonctionner dans ces situations ?
Qu’est-ce qui vous inquiète au sujet de votre situation actuelle ?
Parlez d’une occasion où les problèmes étaient particulièrement flagrants.
Quelles sont les conséquences des problèmes pour vous ?
Quelle est la raison pour laquelle vous rencontrez ces problèmes ?
Que faites-vous aujourd’hui pour gérer la situation ?
Comment souhaitez-vous que soit la situation à l’avenir ?
Que signifie une nouvelle situation pour vous ?
Qu’est-ce qui pourrait être fait selon vous ?
23 PMU 25/05/2015
Un tableau de ce genre peut être utilisé pour documenter les réponses, mais vous pouvez aussi créer votre propre tableau.
Analyse factorielle
Qu’est-ce qui marche bien ? Comment cela se manifeste-t-il ? Facteurs qui contribuent aux choses qui fonctionnent bien
Comment cette information peut-elle être utilisée dans le projet ?
Il y a une clinique à 6 km Un certain nombre de femmes ont
déjà accouché à la clinique
Certains hommes sont prêts à
payer pour des soins prénatals ou
pour l’accouchement
Utiliser ces hommes comme source
d’inspiration pour d’autres
hommes et comme acteurs de
plaidoyer pour influencer les chefs
traditionnels
Besoins Comment ce problème est-il apparent ?
Facteurs qui contribuent aux choses qui fonctionnent
Actions suggérées
De meilleures connaissances sur la grossesse et l’accouchement
Des femmes sont blessées ou décèdent lors de l’accouchement, ainsi que leurs bébés
Analphabétisme De l’éducation dans les villages fournie par un personnel compétent de la clinique la plus proche. Utilisation de matériel tel que des images.
3. Laissez les participants discuter des autres questions ci-dessous. Un tableau comme celui-ci peut être utilisé pour documenter les réponses. Les réponses sont ensuite utilisées pour compléter l’analyse de la situation de la zone cible de l’organisation de mise en œuvre.
Analyse de la situation
Autres questions pour les discussions Réponses
Organisation
1. Quels groupes de personnes pertinents ne sont pas organisés et pourraient
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bénéficier de l’aide du projet pour s’organiser ?
2. De quelle façon pourraient-ils être organisés ?
Égalité des genres
1a. Quelles sont les tâches des femmes dans la zone cible ?
1b. Quelles sont les tâches des hommes dans la zone cible ?
1c. Comment leurs charges de travail sont-elles différentes ?
2a. Dans quels domaines les femmes ont-elles le pouvoir de décision ?
2b. Dans quels domaines les hommes ont-ils le pouvoir de décision ?
3. Quelles sont les différences entre les hommes et les femmes en termes d’accès
et de contrôle des ressources rendant le développement possible (finances, santé,
éducation) ?
4. Quels sont les risques liés au renforcement de la position des femmes par
rapport aux hommes ?
5. Qu’est-ce qui pourrait être fait selon vous ?
Environnement
1. Quels sont les problèmes environnementaux dans la zone cible ?
2. Qui est affecté par les problèmes, et de quelle façons sont-ils affectés ?
3. Que font les gens dans la zone qui crée des problèmes environnementaux ?
4. Que font les gens dans la zone pour améliorer l’environnement ?
5. Comment l’environnement a-t-il changé au cours des 5-10 dernières années ?
6. Y a-t-il eu des changements soudains dans l’environnement ?
7. Que faites-vous pour prévenir les catastrophes et que ferez-vous si une
catastrophe se produit ?
8. Qu’est-ce qui pourrait être fait selon vous ?
VIH/sida
1. Quels sont les problèmes principaux en matière de prévention du VIH ?
2. Quels sont les problèmes principaux pour les personnes vivant avec le VIH ?
2. Quels sont les problèmes principaux pour leurs familles ?
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4. Qu’est-ce qui pourrait être fait selon vous ?
Conflits
1. Quels sont les conflits dans la zone cible qui peuvent affecter le projet ?
2. Y a-t-il un risque que les activités, les résultats ou les effets du projet soient
affectés négativement par les conflits ? Décrivez comment.
3. Y a-t-il un risque que le projet augmente les conflits existants ou contribue à des
nouveaux conflits ? Décrivez comment.
4. Qu’est-ce qui pourrait être fait selon vous ?
4. Permettez aux groupes cibles et aux autres parties prenantes de discuter de leur vision souhaitée de la situation pour les groupes cibles dans 10 ans (au niveau individuel, de la SC et institutionnel). Rédigez un court texte comme base pour l’objectif à long terme du projet (impact).
5. De même, permettez aux groupes cibles et aux autres parties prenantes de discuter de la situation souhaitée pour les groupes cibles à la fin du projet. Rédigez un court texte comme base pour l’objectif du projet (résultat).
3. Ressources
Objectif : Identifier les ressources des participants et voir comment elles peuvent être utilisées dans le projet. Cela renforce l’appropriation locale et contribue au développement durable à long terme. Cette analyse doit être inscrite dans l’annexe 2.9 Formulaire de demande de projet de développement - partie A. Les diverses contributions financières ou matérielles au projet doivent être inscrites dans l’annexe 2.10 Formulaire de demande de projet de développement - partie B.
1. Listez toutes les parties prenantes et notez leurs suggestions pour le projet. Cela peut comprendre les ressources financières, des bénévoles, l’utilisation des locaux, l’utilisation de leurs propres institutions, la construction de bâtiments simples, la production de matériaux, des contacts avec divers réseaux, des contacts personnels à différents niveaux de la société, etc.
Analyse des ressources
Exemples de parties prenantes Contributions proposées
Détenteurs de droits
Débiteurs d’obligations
Habitants du village
Organisations/groupes de la SC
Institutions (écoles, cliniques etc.)
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Autorités locales
Organisation de mise en œuvre
Autres organisations partenaires
Personnel suédois au sein du projet ou en dehors du projet
Partenaires suédois
Entreprises
Autre
4. Conclusion
Objectif : Compiler les résultats des réunions/ateliers de planification et expliquer comment ils seront utilisés par le groupe de projet.
Programme proposé :
Parcourez les réponses des participants aux diverses questions de l’atelier / la réunion de planification.
Expliquez que l’organisation de mise en œuvre formulera les activités et les résultats attendus exacts du projet sur la base des suggestions
compilées, et dites quand et comment les participants seront informés sur la structure du projet.
Terminez en demandant aux participants d’exprimer comment ils trouvent que la réunion / l’atelier de planification s’est passé.
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Annexe 2 - Le modèle de PMU pour la mise en œuvre d’ateliers / réunions de suivi Ceci est une description du modèle de PMU pour les réunions et les ateliers de suivi. Si vous allez tenir plusieurs réunions de suivi, les composants peuvent être répartis et la mise en œuvre adaptée selon les participants. L’outil de PMU est synchronisé avec le formulaire de rapport pour assurer que toutes les questions soient abordées avec les groupes cibles et les autres parties prenantes.
La compilation finale des leçons apprises et des résultats se fera par le groupe du projet après la fin de tous les ateliers et réunions, et cette information devra être inscrite dans l’annexe 2.14 Formulaire de rapport écrit semestriel, annuel et final de projet de développement.
Préparations pour les ateliers / réunions de suivi
Décidez qui doit participer aux ateliers/réunions de planification et invitez-les ou prenez rendez-vous avec eux. Essayez d’inclure les représentants des
groupes cibles qui ont participé à la planification, dans le suivi également.
Désignez un responsable de processus si un groupe a de nombreux membres. Les responsables de processus doivent diriger le groupe et avoir la
capacité de ne pas laisser leurs propres opinions orienter le processus.
Sollicitez l’aide d’un interprète si nécessaire afin que les détenteurs de droits puissent communiquer dans leur langue maternelle / meilleure langue.
Procurez-vous le matériel dont vous avez besoin pour les réunions / ateliers. (Pour les ateliers, vous pourriez avoir besoin de blocs-notes, stylos,
paperboard, marqueurs de couleur, craies, etc.)
1. Introduction
2. Objectif : Amener les participants à comprendre les changements de la situation et du contexte, à sentir qu’ils participent au processus de suivi et à être prêts à prendre des responsabilités.
Programme suggéré
Souhaitez la bienvenue à tous et permettez aux participants de se présenter les uns aux autres.
Parlez du contexte et des objectifs du rassemblement.
Rappelez le contenu du projet (objectifs, activités etc.). Rappelez éventuellement les limites qui ont été fixées pour le projet par rapport à la zone
géographique, aux groupes cibles, au domaine thématique et à l’approche spécifique (par exemple, les soins prénatals de la pierre de construction
3, Santé, éducation et subsistance), etc.
Expliquez le déroulement du rassemblement et comment le matériel écrit sera utilisé par la suite.
Expliquez le rôle des responsables de processus et la contribution attendue des participants au processus.
Permettez aux participants de poser toutes leurs questions.
S’il y a beaucoup de participants, prenez un peu de temps pour parler des règles générales qui s’appliquent à tous.
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3. Mise à jour de l’analyse de la situation - récits de groupes cibles
Objectif : Créer une nouvelle description de la situation actuelle commune pour les détenteurs de droits et les débiteurs d’obligations et documenter les récits
des groupes cibles.
1. S’il y a beaucoup de participants, ils peuvent être répartis en groupes. Si les groupes cibles et d’autres parties prenantes participent ils peuvent être mélangés, mais pour que les participants soient en mesure d’exprimer leurs opinions librement et sans crainte, il peut être préférable de les diviser en différents groupes de parties prenantes. Ainsi il peut être approprié de séparer les femmes et les hommes, ou les jeunes et les personnes plus âgées. Cela vaut également pour les différents groupes linguistiques qui devraient pouvoir s’exprimer dans leur meilleure langue.
2. Permettez aux participants de parler de leur situation par rapport au domaine thématique (par exemple, les soins prénatals dans la pierre de construction 3. Santé, éducation et subsistance). Les questions d’interview ci-dessous peuvent vous servir de modèle, mais il est pas nécessaire de répondre à toutes les questions. Une autre façon de structurer la conversation est de discuter des réponses déjà reçues lors de contacts antérieurs avec les groupes cibles. N’oubliez pas d’adapter les questions à la situation, selon que la réunion inclut les détenteurs de droits, les débiteurs d’obligations, les groupes ou organisations de la SC, ou les autorités. Soyez minutieux lorsque vous documentez les réponses. Les questions d’interview ci-dessous vous seront utiles pour préparer les récits des groupes cibles.18
Questions d’interview suggérées
Qui êtes-vous ? Que faites-vous ? etc.
Décrivez comment votre situation a changé au cours du projet.
Quelles situations fonctionnent mieux ? Décrivez !
Qu’est-ce qui fait que ça fonctionne mieux maintenant ?
Y a-t-il quelque chose qui s’est détérioré au cours du projet ?
Qu’est-ce qui vous inquiète encore dans la situation ?
Est-ce que les moments où les problèmes étaient particulièrement importants, sont devenus plus rares, ou ont-ils même disparu ?
Est-ce que les conséquences sont toujours les mêmes et toujours aussi importantes ?
Est-ce que la cause des problèmes est toujours la même ? Si non, quelle est selon vous la cause ?
Comment votre façon de gérer la situation a-t-elle changé au cours du projet ?
Est-ce que le rêve de l’avenir est toujours le même ? Si non, décrivez comment il a changé.
Que signifie une nouvelle situation pour vous ?
18 Pour en savoir plus sur les méthodes de mesure de la performance basée sur les groupes cibles, vous pouvez télécharger l’outil anglais Most Significant Change (MSC) sur www.pmu.se.
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Qu’est-ce qui pourrait être fait selon vous ?
4. Mise à jour des résultats du projet et leçons apprises sur les stratégies
Objectif : Documenter les résultats, tirer des leçons communes sur les stratégies, et permettre à tous les participants de faire des suggestions.
Les éléments suivants font partie du suivi d’un projet. Ils sont tirés de l’annexe 2.14 Formulaire de rapport écrit semestriel, annuel et final de projet de
développement. N’hésitez pas à créer vos propres matrices dans lesquelles vous pourrez suivre ce que les groupes cibles et autres partie prenantes
répondent aux questions ci-dessous. Vous pouvez aussi faire une copie de l’annexe 2.14 et y inscrire les réponses. Ainsi vous assurez que les groupes cibles
et autres parties prenantes aient pu apporter leur contribution. Ce n’est pas nécessaire de discuter toutes les questions avec chaque catégorie de
participants, puisque les détenteurs de droits, les débiteurs d’obligations et les autres parties prenantes ont différents intérêts et différentes attentes.
Résultat attendu du projet (Outcome) - objectif du projet atteint
Situation améliorée des groupes cibles (détenteurs de droits et débiteurs d’obligations)
Facteurs qui pourraient avoir eu un impact positif ou négatif sur le résultat (par exemple d’autres acteurs ou des changements dans la société)
Résultats atteints par indicateur de projet
Effets secondaires
Mise en œuvre des activités principales
Leçons apprises sur les choix stratégiques
- choix de la zone cible
- choix des groupes cibles
- choix des groupes cibles au sein de votre organisation / l’organisation de mise en œuvre
- choix de coopération et de coordination
- choix de méthodes
Leçons apprises sur la participation des parties prenantes
Leçons apprises et mises à jour au sujet de la gestion des risques
Écarts budgétaires
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5. Clôture
Objectif : Compiler les résultats et expliquer comment ils seront utilisés par le groupe de projet.
Programme proposé :
Parcourez les réponses des participants aux diverses questions de l’atelier / la réunion de suivi.
Expliquez que l’organisation de mise en œuvre va continuer à travailler sur le suivi et comment l’analyse / les résultats seront documentés. Expliquez
comment des changements des activités ou des résultats des projets se passent (qu’il faut une décision/concertation avec le bailleur) et comment la
rétroaction doit se faire aux groupes cibles, et comment les résultats des réunions / ateliers de suivi doivent être rapportés à PMU.
Terminez en demandant aux participants d’exprimer comment ils trouvent que la réunion / l’atelier de suivi s’est passé.
Décidez où et comment la réunion / l’atelier suivant se tiendra et qui devra y participer. Dans le cas de modifications convenues avec le groupe cible,
clarifiez qui est responsable de quoi.
