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Guide pour la rédaction d’unrapport annuel
Document présenté à titre informatif auxorganismes communautairesle 7 février 2007, déposé à
l’Agence de santé et des services sociauxde Chaudière-Appalaches
le 20 mars 2007.
Objectifs
Élaborer un guide pour supporter lesorganismes communautaires en santé etservices sociaux de Chaudière-Appalachesdans la rédaction de leur rapport annuel
Diffuser cet outil et contribuer à sonappropriation
Éléments de contexte
Le PSOC du MSSS comporte une obligation dereddition de comptes liée au financement à la missionglobale.
Les modalités de reddition de compte liées auxententes spécifiques, aux projets ponctuels etententes de services relèvent de chacune desAgences en conformité avec les balises convenues dansle document sur les ententes à convenir entre lesorganismes communautaires et les instanceslocales.
Pourquoi et quels sont lesavantages ?
Pour permettre de déterminer si les activités del’organisme s’inscrive dans le cadre de la mission pourlaquelle il est soutenu et s’il satisfait aux exigences duPSOC.
Le rapport annuel est le moyen privilégié de présenteret de faire valoir les pratiques et activités et de faireétat de l’utilisation des fonds publics.
Les normes législatives
L’article 338 de la LSSSS stipule que les organismessubventionnés doivent fournir au plus tard le 30 juin dechaque année les documents nécessaires à la redditionde comptes : le rapport d’activités et le rapportfinancier.
Le PSOC demande de plus la preuve d’une assembléegénérale et la preuve d’une séance publiqued’information.
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comitésur la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
La politique gouvernementale enmatière d’action communautaire
Reddition de comptes (définition) :
Processus par lequel un organisme communautaire sedonne des outils lui permettant de répondreouvertement aux questions sans porter atteinte à laconfidentialité qui doit imprégner le traitement desdossiers personnels.
Une occasion privilégiée d’informer (les membres et)les bailleurs de fonds sur leurs réalisations et l’utilisationdes fonds publics.
Les principes à respecter
L’autonomie La spécificité La rigueur La souplesse La transparence
Deux grands constats
La très grande majorité des organismessatisfont aux exigences de la Loi.
Le contenu de certains rapports d’activités nepermet pas d’apprécier à sa juste valeur letravail des organismes (données imprécises,incomplètes ou absentes).
Le rapport d’activités
Il s’adresse avant tout aux membres del’organisme et doit être adopté en premier lieupar leur assemblée générale.
Chaque organisme est libre de produire unrapport d’activités sous la forme qui lui convient.
Éléments essentiels de contenudu rapport d’activités:
Démonstration de la conformité entre les activités et lesobjets de la charte Nature des activités Nombre d’activités
Démonstration d’un fonctionnement démocratique Nom des membres du conseil d’administration Provenance des membres du conseil d’administration Nombre de membres de l’organisme Nombre de personnes présentes à l’assemblée générale
annuelle Liste des organismes membres pour les regroupements
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comité surla valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
Autres éléments de contenudu rapport d’activités (si pertinent) :
Démonstration de la contribution de lacommunauté dans la réalisation des activités En terme de ressources humaines, matérielles, financières Par l’entremise de bénévoles et militants Sous forme de publicité gratuite, distribution de dépliants,
références provenant d’autres organisations
Démonstration du dynamisme, de l’engagement etde la concertation avec les ressources du milieu Tables de concertation, groupes ou comités de travail,
concertation avec des intervenants d’instancesgouvernementales
Autres éléments de contenudu rapport d’activités (si pertinent) :
Suite Concertation avec d’autres organismes communautaires Disponibilité pour la communauté Production / achat de matériel ou participation à des activités
communes avec d’autres organismes
Démonstration de la réponse apportée auxbesoins du milieu Accessibilité Activités et outils d’information et de consultation Séminaires, sites Internet, formations Lien entre les activités, les services et les besoins
Autres éléments de contenudu rapport d’activités (si pertinent) :
Suite Territoire desservi (local, sous-régional, régional) Nombre de personnes rejointes pour les activités grand public Nombre de personnes rejointes pour les activités
d’intervention individuelles et de groupe Taux de fréquentation (pour les maisons d’hébergement et de
justice alternative)
Autres documents
Procès-verbal ou extrait de procès-verbal de ladernière assemblée générale annuelle (afin detémoigner du fonctionnement démocratique del’organisme et du fait que le rapport d’activitéset le rapport financier ont été présentés auxmembres)
Avis de convocation et ordre du jour del’assemblée générale annuelle
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comitésur la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
Autre document prévu par la LSSSS
Preuve de la tenue d’une séance publiqued’information à laquelle sont invités à participerles utilisateurs des services et les usagers deservices de santé ou de services sociaux del’organisme et à laquelle ont été présentés unrapport de ses activités et un rapport financier.
Mise à jour suite à l’adoption du document «La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC» publié suite aux travaux du comitésur la valorisation et la consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux.
Le rapport financier
Le financement à la mission globale versé dansle cadre du programme PSOC vise à permettre àl’organisme de se doter de l’organisationminimale nécessaire à la réalisation de sesobjectifs au niveau des infrastructures de base etde l’accomplissement de sa mission.Il est complémentaire à la contribution de lacommunauté qui témoigne ainsi del’enracinement dans son milieu.
Le rapport financier
Le rapport financier du dernier exercice complétédoit respecter les règles suivantes :
Un rapport de vérification pour une subvention deplus de 100 000 $ provenant du PSOC
Un rapport de mission d’examen pour unesubvention entre 25 000 $ et 99 999 $ provenant duPSOC
Aucune exigence pour une subvention de 25 000 $et moins
Le rapport financier
Le rapport financier doit être adopté au cours del’assemblée générale annuelle et signé par deuxmembres du conseil d’administration désignés àcette fin.
En résumé
Le rapport d’activités + le rapport financier
=
Rapport annuel ou reddition de compte
Note : Le rapport d’activités et le rapport financier peuvent faire partie d’un seul document ou être présentés séparément au choix de l’organisme
En conclusion
Le rapport annuel ne doit pas être considéré commeun outil de contrôle et une source de tension entre
l’Agence et le milieu communautaire.
Peu importe la forme retenue, il importe d’yretrouver les informations mentionnées dans ce
document qui viennent s’ajouter ou se retrouventdans le formulaire de demande de subvention
PSOC.
En conclusion
Malgré tout il demeure une crainte de voir lareddition de comptes comme un mécanisme de
sélection pouvant influencer la hauteur dufinancement en appui à la mission globale des
organismes communautaires.
La Coalition des Trocs du Québec a pris position qu’il ne doit pas y avoir destatistiques plus détaillées sur la fréquentation des organismes et a convenuqu’au besoin, elle inscrirait sa dissidence au Comité sur la valorisation et la
consolidation de l’action communautaire en santé et services sociaux au MSSS.
Remerciements
La TROCCA tient à remercier la TROC desLaurentides qui a généreusement fourni des
documents et des informations permettant deréaliser cet ouvrage.
BibliographieHÉBERT, Jacques. Analyse et renforcement des pratiques évaluatives dans les organismes communautaires(ARPEOC) du Québec – Phase I, Québec, 2005, 27 p.
Comité ministériel sur l’évaluation. L’évaluation des organismes communautaires et bénévoles, Québec, Ministèrede la Santé et des Services sociaux, Gouvernement du Québec, 1997, 85 p.
COMITÉ EPSILON 2. Où en sommes-nous avec l’intervention communautaire et l’évaluation ? Huit constats !Québec, Le Petit journal Epsilon 2, no. 8, 2004, 16 p.
L’Action communautaire : une contribution essentielle à l’exercice de la citoyenneté et au développement sociale duQuébec (Politique gouvernementale). Québec, Direction des communications du ministère de l’Emploi et de laSolidarité sociale, 2001, 59 p.
Guide opérationnel pour la reddition de comptes des ressources externes à l’Emploi-Québec. Québec, Emploi-Québec, 2005, 23 p.
Loi sur les services de santé et les services sociaux. Collection Lois et Règlements, Services de santé et servicessociaux, Québec, Éditeur officiel du Québec, 1413 p.
La reddition de compte dans le cadre du soutien à la mission globale PSOC, Ministère de la Santé et des Servicessociaux, Gouvernement du Québec, 2008 21p.
