GUIDE PRATIQUE DE GESTION DES

ARCHIVES COMMUNALES DU CANTON DE VAUD

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Publié par les Archives cantonales vaudoises et l'Association vaudoise des archivistes, sous les auspices de l'Union des communes vaudoises et du Service cantonal de l'intérieur et des cultes, en 1999, devenu Service des Communes et des Relations Institutionnelles (SeCRI) en 2006, avec le concours des Associations professionnelles en charge de l'administration communale.

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Lausanne et Chavannes-près-Renens

1ère édition, 1999 (épuisée) 2ème édition, 2007

Photographie : Christophe Moratal, Olivier Rubin Saisie et mise en page : Corinne Brélaz, Carole Laubscher

© Copyright 2007 Service des communes et des Relations Institutionnelles (SeCRI), Archives cantonales vaudoises (ACV) et Association Vaudoise des Secrétaires

Municipaux (AVSM).

Reproduction autorisée par extraits à usage didactique en mentionnant la source.

Table des matières Préface à l’édition 2007 du Chef du Département des institutions et des relations extérieures, Jean-Claude Mermoud, Conseiller d’Etat

« Accompagner la mutation » Préface à l’édition 1999 du Président de l'Union des communes vaudoises, Pierre Grandjean,

« Un Guide utile à tous »

Préface à l’édition 1999 du Président du Conseil d’Etat et du Chef du Département des institutions et des relations extérieures, Claude Ruey, Conseiller d’Etat

« Une place pour chacun »

Avant-propos à la mise à jour du Guide pratique 2007, Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises Avant-propos de l’édition 1999 : Le Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud, une longue chaîne de solidarité(s) archivistique(s), par Robert Pictet, président de l’Association vaudoise des archivistes Evaluer, une pratique fondamentale de la conservation, par Gilbert Coutaz, Directeur des Archives cantonales vaudoises La ligne de partage des responsabilités entre canton et commune dans la politique de conservation des archives, par Robert Pictet et Gilbert Coutaz Buts de la publication de 2007 Généraliser l’usage du plan de classement et du calendrier de conservation. .. pour tenir à jour les archives : quelques pistes à explorer

Tables des matières Buts de la publication Généraliser l’usage du plan de classement et du calendrier de conservation pour tenir à jour les archives : quelques pistes à explorer Section 1 : Généralités 1.1. Qu’entendre par « Archives communales » ? 1.2. Faut-il constituer des « Archives communales » ? 1.3. Cadre législatif et réglementaire 1.3.1. Rôle des autorités cantonales et communales 1.3.2. Rôle des Archives cantonales vaudoises et des préfets 1.3.3. Conservation et classement des archives communales 1.3.4. Remise des documents du gouvernement vaudois antérieurs à 1803 aux Archives cantonales vaudoises 1.3.5. Consultation des archives communales, en particulier Loi du 24 septembre 2002 sur l’information (LInfo) 1.3.5.1. Législation relative à la consultation des archives communales 1.3.5.2. Evolution de l’accès à l’information entre 1956 et 2002 – Pratiques cantonales 1.3.5.3. La loi du 24 septembre 2002 sur l’information (LInfo) 1.3.5.4. Liste des documents tombant sous le coup de la LInfo 1.3.5.5. Transfert des informations en libre consultation sur votre site Internet 1.3.6. Loi cantonale sur la protection des données (LPD) 2006 1.3.7. Fusion des communes 1.3.7.1. Bases légales et réglementaires 1.3.7.2. Bibliographie relative aux fusions 1.4. Bibliographie générale Section 2 : Gérer les archives : le recours au(x) plan(s) de classement

« Le plan de classement dans la démarche générale »

2.1. Choisir un plan adapté aux besoins et au cycle de vie des documents. 2.1.1. Le plan de classement des archives courantes et intermédiaires type « plan comptable » ? 2.1.2. Le plan de classement « maison » ? 2.1.3. Le plan de classement des archives définitives « type Archives Cantonales Vaudoises (ACV) » ? 2.1.4. Quel « plan » choisir ?

2.2. Le plan de classement des archives courantes et intermédiaires (type plan comptable) 2.2.1. Actualiser le plan de classement de l’administration communale 2.3. Votre référence : le « Plan de classement de l’administration communale » inspiré du « plan comptable». 2.3.1. Définition 2.3.2. Champ d’application 2.3.3. Qualités essentielles 2.3.4. Public cible 2.3.5. Périodicité: introduction-mise à jour-classement et tri-transfert des dossiers 2.3.6. Choix du « Plan comptable vaudois » 2.3.7. Structure « globale » du plan de classement 2.3.8. Adaptation du plan aux pratiques actuelles 2.3.8.1. Niveaux de classement 2.3.8.2. Modifications de l’énoncé des niveaux de classement 2.3.8.3. Nouvelles responsabilités administratives 2.3.8.4. Terminologie 2.3.9. Cotation des rubriques 2.3.9.1. Cotation non informatiquement compatible 2.3.9.2. Cotation informatiquement compatible 2.3.9.3. Autres modes de cotation 2.3.10. Mots-clés 2.3.10.1. Conception 2.3.10.2. Rédaction 2.3.11. Recherche manuelle ou informatisée des rubriques 2.3.12. Organisation interne des dossiers d’activités répétitives 2.3.12.1. Généralités 2.3.12.2. Réglementation (et affaires juridiques) 2.3.12.3. Commissions 2.3.12.4. Associations, sociétés, organismes intercommunaux, para- administratifs ou privés 2.3.13. Réalisation pratique du plan de classement 2.3.13.1. Travaux préparatoires 2.3.13.2. Réalisation 2.3.14. Assurer le suivi du plan de classement: la liste des procédures 2.3.14.1. Consigner les procédures 2.3.14.2. Liste des procédures habituelles 2.3.15. Appliquer l’informatique au plan de classement 2.3.15.1. Intégrer les décisions municipales au plan de classement 2.3.15.2. Le plan de classement sous forme informatique : bases et perspectives 2.4. Structure détaillée du plan de classement (type plan comptable)

2.5. Index des mots-clés du plan de classement (type plan comptable) 2.6. Un plan de conception souple et modulable: application à Suscévaz et à Apples 2.6.1. Suscévaz (180 habitants) 2.6.2. Apples (1.142 habitants) 2.7. Législation et bibliographie utiles à la gestion des archives courantes et intermédiaires (type plan comptable) 2.7.1. Législation en vigueur 2.7.2. Bibliographie sommaire 2.8. Le plan de classement des archives définitives (type ACV) 2.8.1. Gérer les archives définitives 2.8.2. Structure détaillée du plan de classement 2.8.3. Contenu des sections 2.8.4. Rédaction des notices descriptives 2.9. Aperçus législatif et bibliographique des sections du plan de classement des archives définitives (type ACV) dans leur continuité historique 2.9. Annexe 1 : Archives de provenance externe. Les fonds « privés » 2.9. Annexe 2 : Modèles de conventions de donation et de dépôt d’un fonds d’archives privées ou para-administratives 2.10. Passerelle entre deux plans de classement d’utilisation complémentaire : le plan « type ACV » et le « plan comptable » Section 3 : Un autre mode de classement : le classement par « ordre continu » Section 4 : Gérer les archives : conserver, éliminer 4.1. Les Fondamentaux 4.1.1. Le « cycle de vie » des documents ou les trois âges des archives 4.1.2. La double « valeur » des documents 4.1.3. Les niveaux de classement ou de description 4.1.4. Les notions d’ « activités » et de « fonctions » (gestion/opération) 4.2 Faut-il tout conserver ? 4.3. L’échantillonnage, une pratique intermédiaire 4.3.1. Le critère qualitatif

4.3.2. Le critère chronologique 4.3.3. Le critère topographique 4.3.3. Le critère alphabétique 4.4. Conserver, éliminer ? Oui, mais quoi, quand et comment ? 4.4.1. Constituer le « dossier-maître » 4.4.2. Décider de la place du document dans le plan et de sa durée de conservation à sa création/réception 4.4.2.1. Comment enregistrer un document analogique : le « timbre d’entrée » ? 4.4.2.2. Comment enregistrer un documents numérique : la « localisation dans l’arborescence » ? 4.4.3. Principes de l’évaluation et de la sélection 4.4.4. Comment éliminer les documents périmés ? 4.4.4.1. Modèles de bordereau d’élimination 4.5. Les archives des associations et des ententes intercommunales 4.6. Fusion des communes 4.6.1. Principes 4.6.2. Etude d’un cas concret : fusion de Maracon-La Rogivue 4.6.3. Un cas particulier : la fusion de plusieurs communes 4.6.4. « Vade Mecum » du Service des Communes et des Relations Institutionnelles (SeCRI) 4.7. Conservation des documents électroniques 4.7.1. Introduction 4.7.2. Terminologie 4.7.3. Il n’y a pas d’archivage électronique sans les archivistes 4.7.4. Parler d’archives, c’est parler nécessairement d’organisation de l’information 4.7.5. Quelques constats alarmistes 4.7.6. Buts de l’archivage électronique 4.7.7. Périmètre à considérer 4.7.8. Conditions et caractéristiques de la politique d’archivage électronique 4.7.9. Désormais 4.7.10. Cycle de vie du document numérique et analogique 4.7.11. Pour en savoir davantage 4.7.11.1. Le classement informatique : bases et perspectives 4.7.11.2. Le langage XML, une solution d’avenir 4.7.11.3. Questions récurrentes 4.7.11.4. Douze règles de conservation

Section 5 : Gérer les archives : le recours au(x) calendrier(s) de conservation 5.1. Le calendrier de conservation des archives courantes et intermédiaires (classement type plan comptable) 5.1.1. Modèle de calendrier de conservation 5.1.2. Délais de conservation 5.1.2.1. Compétence de la commune : fixer la « Durée d’Utilité Administrative (DUA) » et respecter la « Durée d’Utilité Légale (DUL) » 5.1.2.2. Compétences des Archives cantonales vaudoises : fixer le « Sort final » des documents 5.1.3. Délais de conservation différenciés 5.1.3.1. « Usage administratif » ou Sans délai de conservation 5.1.3.2. Conservation limitée à 10 ans (CO art. 962 et ss.) 5.1.3.3. Autres délais de conservation (1, 2, 5, 25 ou 30 ans) 5.1.3.4. Conservation illimitée : les archives « définitives » 5.1.3.5. Comment indiquer les délais de conservation des archives courantes et intermédiaires 5.1.4. Description des documents recensés dans le calendrier de conservation des archives courantes et intermédiaires 5.1.5. La liste positive des documents essentiels 5.2. Les « papiers de corbeille » 5.3. Les imprimés de natures juridique et administrative

5.4. Le calendrier de conservation des archives définitives (classement type ACV) 5.4.1. Délai de conservation 5.4.2. Comment indiquer le délai de conservation des archives définitives ? 5.4.3. Index des documents recensés dans le calendrier de conservation des archives définitives 5.4.4. Abrégé du plan de classement type ACV

5.4.5. Description des documents de durée de conservation illimitée dans le calendrier de conservation (plan de classement type ACV)

Annexe 1 - Directives pour le classement des archives communales (Circulaire jaune)

Section 6 : Gérer les archives : classer et diffuser 6.1. Le répertoire des archives courantes 6.2. Le répertoire des archives intermédiaires 6.3. Le répertoire des archives définitives 6.4. Imprimer, conserver et diffuser le répertoire

Section 7. Gérer les archives : aspects pratiques de la conservation 7.1. Qualité des supports documentaires traditionnels : papier-calque-film-son-photographie 7.1.1. Données techniques des (meilleurs) papiers blancs 7.1.2. Données techniques des (meilleures) imprimantes 7.1.3. A propos du « papier recyclé » 7.1.4. Photographies noir/blanc ou couleur 7.2. Locaux de conservation 7.3. Conditions climatiques (optimales) de conservation 7.4. Mobilier d’entreposage 7.5. Matériel de protection et de conditionnement 7.5.1. Liste du matériel de protection et de conditionnement proposé par les Archives cantonales vaudoises 7.6. Préparation des documents en vue de leur entreposage 7.7. Recours au microfilmage 7.8. Préservation et restauration 7.9. Assurer les archives communales : propositions concrètes 7.10. Bibliographie relative à la conservation

La conservation par l’image. Cahier photographique Section 8 : Renseignements pratiques 8.1. Institutions et associations professionnelles en appui de l’administration communale 8.2. Terminologie archivistique 8.3. Liste des abréviations

Préface à l’édition 2007 du Chef du Département des institutions et relations extérieures, Jean-Claude Mermoud, Conseiller d’Etat

« Accompagner la mutation » Le rôle traditionnel de la commune participe de la mutation du service public. Le lieu de résidence s’est souvent éloigné du lieu de travail : la mobilité des habitants a urbanisé les campagnes, le développement de la formation engendre des regroupements scolaires, les transports ont pris une place prépondérante dans le développement du canton. Le territoire communal ne correspond plus à l’action du service public, qui se joue des limites géographiques, obligé néanmoins d’adapter ses prestations aux attentes des usagers, à leurs possibilités financières et à la complexité croissante de l’administration. Le maintien de prestations de qualité appelle un découpage territorial mieux adapté. Les fusions de communes sont encouragées, les associations et les ententes intercommunales ou régionales, surtout dans les domaines de la protection de l’environnement ou de l’aide sociale, se constituent au gré des besoins et des affinités. La carte des districts s’en est trouvée remodelée. La commune conserve néanmoins son rôle actif d’intermédiaire entre l’usager et l’administration, prestataire d’un service de proximité. Le Conseil d’Etat, conscient des difficultés qu’engendre cette mutation, adapte en conséquence ses structures et actualise ses prestations. Le Département des Institutions et des Relations Extérieures (DIRE), avec à sa tête un ancien syndic, a donné naissance le 1er juillet 2005 au Service des communes et des relations institutionnelles (SeCRI). Ce Service doit gérer la complexité croissante auxquels sont confrontées les communes. Il s’occupe également de trouver des solutions appropriées en matière de flux financiers et à leur contrôle. Cette mutation génère la création et la circulation de masses d’informations considérables. Les Archives cantonales vaudoises s’intègrent à ce dispositif en apportant leur soutien aux communes dans la gestion de l’information par le biais du Guide pratique de gestion des Archives communales du canton de Vaud. Cet outil est adapté au traitement quotidien des archives courantes et intermédiaires, dont seule une petite partie sélectionnée sera conservée et constituera notre Mémoire. La maîtrise de l’information entraîne l’actualisation du Guide pratique. Le SeCRI a validé cette démarche en septembre 2006, et avec lui l’« Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux » (AVSM). Ce Guide est le reflet de cette mutation au travers de l’information. Il sera dorénavant consultable en ligne et périodiquement mis à jour. L’objectif vise à une simplification de la gestion des archives et l’allégement des tâches administratives du personnel communal. Ce but d’améliorer encore davantage la transparence administrative assurera aux usagers un service de qualité. Le Chef du Département des institutions et des relations extérieures Jean-Claude Mermoud Conseiller d’Etat

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Préface à l’édition 1999 du Président de l'Union des communes vaudoises, Pierre Grandjean

Un « Guide » utile à tous Les archives de nos communes incarnent leur souveraineté et leur autonomie. Elles constituent par ailleurs la preuve permanente de leur activité et enfin leur mémoire. Mais elles sont, au quotidien, source de tracas, de préoccupations ou de désintérêt. Une bonne organisation des archives est un gage d’efficacité qui se mesure à la rapidité d’accès à l’information. Tel n’est pas toujours le cas. Le syndic est responsable devant la loi de la bonne conservation et de la bonne transmission des archives. Dans la pratique, il délègue cette compétence au secrétaire municipal, au boursier et aux responsables des dicastères de l’administration. Par crainte de ne pouvoir justifier de leur bonne gestion, ceux-ci conservent, voire entassent conventions, pièces comptables, plans à l’enquête en souhaitant au fond de ne devoir y retourner que le moins souvent possible. Ces pratiques intuitives doivent céder la place à une approche professionnelle. Les Archives cantonales vaudoises ont contribué depuis les années 1900 à la sauvegarde et au classement des archives historiques de 85% des communes Dès 1945, elles rééditent périodiquement des « Directives pour le classement des archives communales » (circulaire jaune), reprises par l’Association vaudoise des secrétaires municipaux dans les « Directives pour secrétaires municipaux 1980 », puis dans les « Directives pour les administrations communales » (1990) que l’Union de communes vaudoises a largement soutenues. Force est de constater néanmoins qu’un Guide approfondi facilitera le tri et la conservation des documents et développera l’autonomie des administrations communales ne pouvant s’appuyer sur une structure permanente d’archivage, soit dans 98% des cas. L’Association vaudoise des archivistes (AVA) créée en 1996, plusieurs membres de l’Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM) et les associations faîtières des services de l’administration communale ont collaboré avec les Archives cantonales vaudoises (ACV) à l’édition du Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud, supervisé par le Service de l’intérieur et des cultes. Ce Guide n’est pas un recueil de lois, règlements ou directives applicables par les communes. Il ambitionne de présenter les pratiques archivistiques vaudoises, d’offrir une somme de suggestions modulées selon les circonstances locales et les moyens financiers disponibles en vue de fournir une réponse aux questions constantes de l’administration. Appliquer les suggestions du Guide, c’est cesser d’entasser dans le doute pour conserver à bon escient les documents essentiels. Le Guide fonde son discours sur les questions suivantes :

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• quelle est la législation en matière d’archivage ? • comment organiser notre local et classer nos archives ? • quels documents conserver et durant combien de temps ? • à quelle(s) institution(s) s’adresser pour en savoir davantage ? Il dresse la liste des documents usuellement produits et propose des délais de conservation à appliquer en harmonie avec les législations cantonales et fédérales. Le Guide ne s’adresse pas seulement au greffe, mais à tous les secteurs de l’administration communale : bourse, police, contrôle de l’habitant, bureau technique, etc. L’Union des communes vaudoises (UCV) vous recommande de l’accueillir avec bienveillance et d’appliquer ses propositions d’élimination et de conservation avec confiance, sachant qu’il est perfectible et que vos remarques, transmises aux Archives cantonales vaudoises ou au siège de l’Association vaudoise des archivistes, contribueront à améliorer les éditions ultérieures. L’administration est en mesure de justifier immédiatement son activité, notre communauté doit ensuite organiser sa mémoire collective. Chaque Commune constitue la pièce unique d’un puzzle dont le Canton n’est à son tour qu’un élément unique dans la mémoire de la Confédération. Le Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud s’est donné pour but de vous aider à trier ou éliminer dans le Présent ce que l’Avenir conservera comme notre Passé. Le président de l’Union de communes vaudoises : Pierre Grandjean

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Préface à l’édition 1999 du Président du Conseil d’Etat et Chef du Département des institutions et des relations extérieures, Claude Ruey, Conseiller d’Etat

Une place pour chacun

Dans les évaluations des relations entre l'Etat et les communes, la question de l'organisation et de la gestion des archives a été abordée. Dans la mesure où elles traduisent l'exercice du pou-voir et sont le reflet des compétences, les archives manifesteront nécessairement les nouvelles répartitions de tâches. Fort d'une collaboration presque centenaire dans le domaine des archives, l'Etat n'a pas souhaité reporter ou rejeter ses responsabilités sur les communes; au contraire, en identifiant les missions, il a légitimé les responsabilités de chaque partenaire. Les résultats des réflexions sont consignés dans le Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud. Ils sont le fruit d'une initiative des Archives cantonales vau-doises, au cœur du dispositif des archives dans le canton, par la force des choses et de l'Asso-ciation vaudoise des archivistes, par les collaborations suscitées chez les praticiens. Qu'on ne se méprenne pas sur les buts du Guide. Il n'entend pas dicter la conduite aux communes ni leur imposer des pratiques. Il se veut une aide, un ensemble de suggestions, fondées sur des procédures éprouvées et tenant compte des expériences accumulées. En effet, il apporte des réponses aux modes de classement des documents et aux délais de conservation. Il rappelle les textes législatifs et réglementaires, diffuse les normes de conservation, suggère du matériel de protection et de conditionnement des documents et fournit des listes d'adresses pratiques. Certes, le nombre des pages du Guide peut apparaître comme trop important et, partant, pourrait décourager les meilleures intentions. Mais, la richesse des informations et la variété des situations abordées, rapidement repérables par une signalétique appropriée, accré-ditent la volonté de fixer le cadre cohérent et large du nouveau partenariat entre l'Etat et les communes dans le contexte des archives : responsabilité, solidarité et assistance. Les archives sont une composante fondamentale de notre héritage culturel, un enjeu politique et de société. C'est notre conviction, la mémoire d'un canton commence par la considération des Archives communales, non pas en les abandonnant aux autorités communales, mais en les intégrant dans un effort collectif. C'est une place qu'offre le Guide aux communes de prendre en proposant les outils de leur insertion et les modalités de leur appui. L'invitation à opérer et à collaborer sur des bases re-nouvelées est désormais lancée; j'ose espérer qu'elle suscitera de vastes, solides et durables échos. Le Président du Conseil d’Etat : Claude Ruey Chef du Département des institutions et des relations extérieures

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Avant-propos à la mise à jour du Guide pratique 2007, Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises Des contextes changeants

Les environnements politiques et de gestion communale ont si fortement évolué

depuis la parution du premier Guide de gestion pratique des Archives communales du canton de Vaud en 1999 qu’une nouvelle version du Guide s’est imposée rapidement. On parle de nouvelle péréquation financière, des reports de charges ont déjà eu lieu et ont bouleversé les relations entre les différentes autorités. Les fusions de communes sont apparues comme une unité fonctionnelle possible. Une loi sur l’information a été adoptée en septembre 2002 dans le canton de Vaud, qui oblige les administrations à répondre dans un délai précis aux demandes des citoyens. Un projet de loi sur la protection des données et les fichiers informatiques est mis en circulation, en même temps que des stratégies de cyberadministration sont affirmées au niveau national. Depuis 2001, une loi sur les archives est appelée de ses vœux par la Commission de gestion du Grand Conseil vaudois, qui devrait s’ajouter à la loi, en préparation, sur le patrimoine des biens mobiliers et immatériels.

L’information qui s’inscrit dans des processus de plus en plus ramifiés du fonctionnement des administrations est revendiquée d’abord comme un droit citoyen, une ressource stratégique des échanges et des prises de décision. Elle est ensuite appelée à être contrôlée en raison des contenus personnels qu’elle pourrait transmettre et diffuser abusivement. Elle est enfin un objet de conservation et de patrimoine que toute société est en droit d’attendre de ses édiles et dont les générations prochaines souhaiteront l’examen.

Le besoin d’unités de doctrine La profession des archivistes n’est pas restée sans réaction face aux grands

chambardements de la société et de l’administration. Outre sa professionnalisation au travers de filières de formation installées depuis 1998, elle a forgé de nouvelles pratiques en élargissant ses domaines d’intervention: elle a placé le calendrier de conservation aux côtés du plan de classement ; elle a fait valoir le besoin d’évaluer les documents dans des contextes plus ou moins étendus pour légitimer leur conservation ou justifier leur élimination ; elle a développé un corpus normatif pour la description des fonds d’archives ; elle a bâti son discours sur les réseaux des intervenants et la solidarité des interventions ; elle a accrédité que l’archiviste agit sur le cycle des informations, non seulement en les collectant, mais aussi en cherchant à agir tôt (suffisamment tôt !) sur les procédures et les processus.

Or, il importe dans le cadre des relations des Archives cantonales vaudoises avec les communes que des principes directeurs soient affirmés et que les partenaires (autorités et communauté professionnelle des archivistes) y adhèrent. Il est évident que toutes les communes ne se trouvent pas placées dans les mêmes contraintes d’organiser leurs archives. Mais qu’elles le veuillent ou non, elles sont toutes impliquées dans le mouvement large de la circulation des informations au travers des nouvelles technologies, elles agissent dans l’interdépendance des pouvoirs qui font leur mutation plus ou moins vite et, pour continuer à fonctionner, doivent céder des parcelles de leur autonomie communale. Il n’est plus possible d’organiser des archives sans penser à des unités de doctrine et à échanger les informations selon des procédures communes et généralement appliquées. Parallèlement, on assiste dans le domaine des Archives à des phénomènes de globalisation des concepts et à l’universalité des

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principes. Il n’est plus viable de prôner des solutions « maison » ou du « terroir ». En ce sens, la nouvelle version du Guide n’est pas l’affirmation de la pensée unique d’une institution, dans le cas présent des Archives cantonales vaudoises, mais bien la manifestation d’unités de doctrine et l’intégration des développements les plus récents de l’archivistique.

La commune au centre du dispositif La commune reste au centre du dispositif de la constitution de la mémoire locale et

régionale. La mémoire d’une commune est un investissement; elle a ses exigences conservatoires, elle nécessite des spécialistes et des personnes au fait du fonctionnement de la commune.

L’archivage doit être le résultat de processus maîtrisés et consignés par écrit qui font passer le document et les dossiers de l’état actif à la conservation définitive ou à leur élimination. Sans organisation préalable et continue, l’archivage coûtera trop cher et demandera trop de ressources pour être réalisé. L’informatique ne résout pas les problèmes organisationnels et de l’archivage sur de simples critères techniques. Il n’est plus possible de penser qu’une bonne organisation des informations, partant des archives, se fait après coup et puisse faire l’économie d’une réflexion approfondie et concertée. La bonne gouvernance n’est pas la simple application de techniques de travail ni l’exportation de recettes prises ici et là.

Il faut impérativement rédiger des cahiers des charges pour chaque fonction communale et chaque secteur d’activité, en veillant à s’assurer que la circulation des informations, la localisation des données et les délais de conservation soient traités et respectés.

Les communes doivent pouvoir continuer à s’appuyer sur les Archives cantonales vaudoises, moins en reportant sur elles les travaux de classement des documents périmés qu’en recherchant avec elles des modes de pratiquer. Elles doivent apprendre à échanger les savoirs des communes disposant d’archivistes professionnels, qui peuvent leur apporter des solutions concrètes, pratiques et réalistes. A cause de la petite taille de la plupart d’entre elles (90% des communes vaudoises ont moins de dix collaborateurs), elles devront aussi trouver en se regroupant ou en procédant par étapes, des solutions durables ou transitoires dont plusieurs ont déjà cours: mandats temporaires, archiviste itinérant, archiviste partagé par plusieurs communes, rôle accru de l’archiviste du chef-lieu, réseau de compétences au niveau de nouveaux espaces territoriaux s’inspirant de l’intercommunalité ou imposés par le redécoupage administratif du canton de Vaud. En ce sens, il ne s’agit pas de privilégier la dictature d’une institution, fût-elle cantonale, sur les autres ni de rechercher l’uniformisation des attitudes. Il vaut mieux privilégier des unités de doctrine, de choisir les solutions et les moyens proportionnés aux objectifs et aux ressources, dans la considération des principes du métier d’archiviste.

L’outil Intenet, le nouvel atout du Guide

Le Guide a été conçu justement pour apporter des réponses concrètes aux questions qui surgissent sur l’archivage. Il s’adresse à l’ensemble des communes, plus particulièrement aux communes, la très grande majorité, sans structure professionnelle pour la gestion des informations et des archives. Le plan de classement des archives courantes et intermédiaires des communes, inspiré du plan comptable de 1980, constitue son principal apport ; il est au cœur de la démarche et justifie désormais l’approche globale du cycle des archives, de leur élaboration à leur versement aux Archives, en passant par les étapes du classement et de

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l’évaluation, de l’élimination et de la conservation définitive. Le besoin de réponses au fonctionnement quotidien des archives est largement traité dans le Guide.

L’exercice l’a démontré très vite, il a fallu repenser complètement le sommaire de la nouvelle version. Il n’était pas question de privilégier une édition sur papier devant les difficultés rencontrées par l’intégration de nouvelles pages et le remplacement d’anciennes. Le recours à la solution informatique, sous forme d’une mise en ligne du Guide, et son découpage pour la consultation chapitre par chapitre, qui peuvent être appelés de manière linéaire ou aléatoire, constituent des atouts substantiels de la nouvelle édition. L’informatique permet de plus la mise à jour en permanence et en temps réel et d’annoncer des chapitres en construction.

Le besoin de relais La question de la formation des agents communaux concernés par les problèmes des

archives ne pourra être résolue qu’avec la mise en commun des ressources entre les archivistes communaux « amateurs » et les archivistes communaux professionnels qui devront se solidariser autour de certains cours et de journées de formation. La communauté des archivistes doit à la fois pouvoir garantir la mise à jour de ses savoirs et former une partie de la relève. Depuis mars 2006, à la demande de l’Association vaudoise des secrétaires municipaux, les Archives cantonales vaudoises ont entrepris la formation des secrétaires municipaux des communes de moins de 2 000 habitants, en diffusant un support de cours. Elles entendent poursuivre dans cette voie, en dépassant le cours généraliste pour des séminaires sur mesure, en fonction de questions dominantes ou prioritaires.

Les Archives cantonales vaudoises ne représentent plus à elles seules le savoir dans le domaine des archives, comme cela a été longtemps le cas lorsqu’il n’y avait pas de professionnels dans les communes et que les connaissances n’étaient pas certifiées par des formations particulières. Elles continueront néanmoins à porter la réflexion partout où elle sera nécessaire, tout en recherchant de nouvelles collaborations et de nouveaux appuis.

La nouvelle version du Guide constitue à l’évidence l’instrument emblématique de ces volontés. Pour être correctement et entièrement appliquée, elles devront pouvoir compter sur des démarches pédagogiques, des échanges d’expériences, des publications et des journées de travail. Les défis sont de taille, il faudra du temps pour les relever. Mais la démarche est en route, il faut désormais la promouvoir et la soutenir.

Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises

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Avant-propos de l’édition de 1999

Le Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud, une longue chaîne de solidarité(s) archivistique(s) Proposer un Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud à la fin du deuxième millénaire relève de la gageure. En effet, l’administration communale, héritière de pratiques médiévales, n’est pas un lieu clos édictant des prescriptions uniformément appliquées pour engranger des réponses stéréotypées de ses administrés. La commune est bien plutôt une structure d’échanges, soumise à d’incessantes fluctuations et modifications de compétences, marquée tant par l’augmentation et la diversification des besoins que par les soubresauts de l’histoire. Les Archives communales constituent un maillon essentiel dans la constitution de notre Mémoire collective du canton de Vaud aux côtés des Archives de l’Etat et des Archives privées qu’elles soient familiales, associatives ou industrielles. Au fil des ans, et à des fins probatoires essentiellement, les autorités communales ont eu à cœur de constituer des séries documentaires homogènes. Ainsi les procès-verbaux du Conseil débutent habituellement au XVIe siècle, quelques décennies après les comptes communaux et ceux de la Bourse des pauvres. Ces sections - la bourse des pauvres mise à part - sont encore alimentées de nos jours. Avec la multiplication des devoirs et la diversité des compétences observées dès le début du XXe siècle, les séries documentaires organisées en ensembles cohérents se sont atomisées en une foule de rapports, notes, enquêtes, formulaires, etc. Le registre a fait place au classeur, le livre à la feuille volante. La difficulté réside bien aujourd’hui dans le choix et la constitution de séries documentaires susceptibles de constituer notre Mémoire collective. La communication suivante de M. Gilbert Coutaz « Evaluer, une pratique fondamentale de la conservation » est à ce titre exemplaire. Cet esprit de sélection a constamment habité les archivistes vaudois et les membres du groupe de réflexion établis au sein de l’Association vaudoise des archivistes avec le concours permanent des Archives cantonales vaudoises. Le résultat final, consigné dans cette publication, est le fruit des expériences glanées au fil des ans par nos prédécesseurs et par les archivistes en poste sur le terrain. Ce Guide pratique de gestion constitue pour l’essentiel un Calendrier de conservation des documents usuellement rencontrés dans les Archives communales. Il suggère le tri des documents patrimoniaux, fait valoir des délais de conservation différenciés et commente largement les plans de classement. Il rappelle les principales notions d’archivistique élémentaire et apporte enfin un matériau législatif et bibliographique susceptible de compléter l’information des responsables communaux.

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L’exhaustivité en ce domaine n’est ni souhaitable ni possible. Des propositions de classement et de conservation peuvent être parfois appliquées par analogie. A des certitudes définitives, nous avons préféré des garde-fous. Au terme de cette étude, notre gratitude va en premier lieu à nos prédécesseurs, à tour de rôle depuis la fin du siècle passé, MM. Alfred Millioud, Henri Chastellain, Olivier Dessemontet et Jean-Pierre Chapuisat qui ont arpenté ce vaste pays. Dans un environnement parfois indifférent, voire hostile, ils ont éveillé les consciences à la valeur de notre patrimoine et convaincu par leur exemple, d’innombrables passionnés - pasteurs, régents, érudits locaux ou bénévoles – dont l’action ponctuelle, mais efficace, a empêché notre génération d’avoir à gérer l’amnésie documentaire. Notre gratitude va également aux membres du groupe de réflexion de l’Association vaudoise des archivistes, à savoir Messieurs René Berger à Moudon, Louis Ducraux à Orbe, Francis Fontannaz à Echallens et Jean-Marc Nicod à Granges-près-Marnand, dont les compétences de secrétaires municipaux se sont révélées particulièrement utiles. Les Associations professionnelles réunies au sein du Coordinateur ont en tout temps répondu "présent" et nous ont secondés de leurs conseils. Les archivistes vaudois – et spécialement les praticiens du terrain – ont soutenu activement cette réflexion et permis à votre serviteur de ficeler la gerbe des expériences acquises au cours de deux décennies passées à visiter les dépôts communaux vaudois. La journée du 20 mai 1999, à Baulmes, placée sous l'emblème des assises de la mémoire communale, a permis le débat aussi large que possible auprès de tous les intéressés et de légitimer l'opportunité et le contenu du présent Guide pratique de gestion. Au moment où la pratique archivistique tend à se professionnaliser, où des défis considérables et irréversibles mettent en question des usages éprouvés, où des réseaux de compétences doivent impérativement voir le jour, l’archiviste ne peut que manifester une présence active et inventive. Il y va de la crédibilité de notre profession, de la confiance de nos autorités et de l’attente de nos concitoyens. Cette publication marque un jalon et une étape décisive, mais non définitive. Elle ne demande désormais qu’à évoluer au travers de vos propres expériences professionnelles.

Robert Pictet, président de l’Association vaudoise des archivistes

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Evaluer, une pratique fondamentale de la conservation Une conservation hypertrophiée, sans critères et sans limites, ne tarderait pas à avoir des dimensions incalculables. L'ampleur du patrimoine reculerait à l'infini, l'étouffement guetterait les archives, la masse risquerait de s'effondrer sous son propre poids. A l'inverse, il ne faut pas tomber dans une sorte de repli pitoyable et restrictif et dans des comportements dogmatiques comme le tout un peu, l'échantillonnage ou la politique du coup d'éclat. De plus, à notre avis, il est inconséquent de conserver pour conserver; des documents non identifiés et non analysés, mais simplement accumulés, n'existent pas; ils échappent aux utilisateurs, sans que leur place soit justifiée et que leur nombre soit établi. L'éthique de la sauvegarde ne peut éluder la question de ce qu'il faut conserver. Il est inévitable de devoir choisir et sélectionner1; même si la démarche est encombrante, elle est nécessaire; elle est vitale pour la conservation. Il faut plaider pour le tri, la hiérarchie des valeurs associées à chaque nature de documents. A cet effet, les archivistes ont mis progressivement en place des outils d'évaluation; ils ont fixé des règles de conservation, ils ont dressé des calendriers de conservation; ils ont préféré réagir aux flux documentaires plutôt que les subir. S'attacher aux valeurs primaire et secondaire des documents2, définir les périodes pendant lesquelles ces valeurs s'appliquent, veiller à savoir intégrer la réflexion dans un environnement large et dans un contexte précis, survoler des procédures de création de l'information aux résultats de cette information, procéder à un examen objectif des finalités administratives et patrimoniales, en identifiant les liens entre l'organisme producteur des éléments et les documents qu'il génère dans le cadre strict de ses activités, tels sont les fondements de l'évaluation. A cela peuvent s’ajouter les principes de la contemporanéité du jugement et des réalités effectives de traitement et de conservation. L'évaluation n'est pas une démarche stéréotypée, désincarnée ou absolue. En ce sens, il vaut mieux parler de critères que de grilles d'évaluation, la première proposition laissant la place à l'évolution et à la combinaison des concepts. Les calendriers de conservation sont fondés sur des règles à faire valoir et à faire appliquer; ils sont assimilés aux procédures administratives auxquelles le personnel de l'organisme producteur de documents adhère d'autant plus aisément qu'il a participé aux côtés de l'archiviste à l'élaboration des calendriers.

1 [Note ajoutée pour l’édition de 2007 ] « Evaluation et formation des sources archivistiques » dans Revue suisse d’histoire 51, 2001/4, pp. 413-543. Voir : Gilbert Coutaz, « Le paradigme de l’évaluation : l’élimination inséparable de la conservation. Quelques réflexions autour des pratiques des Archives cantonales vaudoises en matières d’archives officielles », pp. 487-494 ; Robert Pictet, « Evaluation des archives communales dans le canton de Vaud. Réflexions à l’occasion de la publication d’un Guide pratique de gestion, pp. 495-503 ». 2Voir Section 8.2.

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En mettant à disposition de la communauté des créateurs et des responsables des archives communales, des règles de conservation sous forme de tableau, l'Association vaudoise des archivistes fait œuvre pionnière; elle renforce la cohérence des approches, accrédite des politiques de gestion et légitime des sélections. Elle a pris la précaution d'élaborer ces règles avec les intervenants dans les communes, en tenant compte de la taille de celles-ci et en considérant les supports d'archives. Au moment où elle livre l'ensemble de ses constats, elle constate que les informations circulent de plus en plus vite et densément, sur des supports volatiles et de piètre qualité. Elle est consciente qu'elle devra régulièrement mettre à jour les normes et réagir au fur et à mesure de la création de nouveaux documents et du développement de nouvelles technologies3. Il faut saluer l'originalité et la qualité de la démarche, il faut impérativement la dater, tout en l'inscrivant dans la durée. Nous souhaitons que le plus grand nombre de collectivités publiques et de personnes en charge des archives se conforment aux enjeux de la conservation, en leur appliquant les critères de l'évaluation. Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises

3 Voir un premier essai de propositions, Frédéric Sardet, « Apologie pour un archivage électronique au niveau communal : la démarche lausannoise », dans Geschichte und Informatik, Berne, vol. 9 (1998), pp. 79-83.

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La ligne de partage des responsabilités entre canton et communes dans la politique de conservation des archives Au Moyen Age, puis à l’époque bernoise, les bourgs et les villages vaudois vécurent à l’ombre de leur église, à l’abri de leurs murailles, au rythme des travaux de la terre et pour la plupart à l’écart des soubresauts de l’Histoire européenne. Les évêques de Lausanne d'une part, les comtes, puis ducs de Savoie d'autre part, qui constituent les deux pouvoirs forts dans le Pays de Vaud au Moyen Age, marquent de leur empreinte l'organisation administrative du pays; ils laissent de nombreux témoignages aux côtés des documents élaborés dans les scriptoria monastiques ou émis par les grandes familles seigneuriales et les communautés d'habitants. Leurs Excellences de Berne imposeront l'uniformisation et la généralisation des pratiques administratives, en contrôlant étroitement les autorités communales. A la fois pour affirmer leurs droits et fonder leur action, les chanoines du prieuré de Saint-Maire et l'évêque de Lausanne dressent les premiers inventaires de leurs documents, respectivement en 1385-1388 et 1394. Les syndics de Lausanne font établir en 1401 le premier inventaire d'archives communales jamais rédigé dans le Pays de Vaud, voire en Suisse. Scruter notre passé implique d’explorer tant les archives communales que celles des évêques de Lausanne, des abbayes de Payerne ou de Romainmôtier, de la Maison de Savoie ou des familles de Mestral, Cerjat, Loys, Blonay, Crousaz ou Charrière. Ainsi l’Histoire marque de son sceau la constitution de notre Mémoire collective. Les Archives communales ou municipales précédent les Archives d’Etat dont l’embryon remonte au décret de la République helvétique d'août 1798. L’ordre féodal disparaît dans la tourmente de la Révolution française qui façonne la Révolution vaudoise. Dès 1803, les gouvernements inculquent aux citoyens des principes jacobins de démocratie parlementaire et de centralisation administrative. Ils forgent au cours du XIXe siècle les structures de l’administration dont nous sommes les héritiers. L’Etat s’organise. Les Archives cantonales vaudoises apparaissent officiellement en septembre 1837. Les départements et les services dont le nombre ne cesse de croître développent leurs spécificités : instruction, santé publique, infrastructure du territoire, etc. Ils régissent le développement économique et social du canton, appliquent les orientations politiques et législatives du parlement. Au fil des ans, le canton abandonne certaines de ses compétences à la Confédération - armée, postes ou monnaie - au même titre que la commune délègue certaines tâches à l’Etat: formation, santé, sécurité sociale, par exemple

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Au XIXe siècle, une ligne de partage des responsabilités dans la conservation des archives est constituée, acceptée et apparente. La complémentarité observée au Moyen Age entre ordre religieux, famille féodale et commune s’est convertie en partenariat Etat - commune. Certaines sources ne sont consultables qu’à la commune, qui en est le seul propriétaire. C’est une manifestation tangible de son autonomie. Elle assume alors les responsabilités liées à la conservation et à la transmission des procès-verbaux de Municipalité ou du Conseil, des comptes communaux ou de la bourse des pauvres. Leurs exemplaires sont uniques. D’autres sources sont consultables aussi bien dans les services de l’Etat et aux Archives cantonales qu’à la commune, telles la fiscalité ou les infrastructures. Certaines séries enfin restent du ressort exclusif de l’Etat, tels les registres paroissiaux et de l’état civil, les actes notariaux, la justice civile et criminelle, le cadastre. L’administration du XIXe siècle était fondamentalement différente de celle de la fin du XXe. L’interactivité Etat - commune favorise la surproduction documentaire à tous les niveaux et augmente la confusion des compétences. A l’aube du XXIe siècle, ce phénomène s’apparente à une dérive. L’Etat en est conscient et voit la charge financière qu’elle engendre. Aussi envisage-t-il de mieux répartir le partage des responsabilités dans la gestion documentaire entre partenaires naturels. Ainsi, la Centrale des Autorisations en Matière d’Autorisation de Construire (CAMAC) a consulté la direction des Archives cantonales vaudoises pour statuer sur l’avenir de dizaines de milliers de permis stockés dans ses locaux. A moyen terme, la commune se verra vraisemblablement attribuer la conservation du dossier maître4 de la police des constructions. Elle deviendra la référence documentaire et juridique en ce domaine alors que le service de l’Etat se bornera à contrôler le respect des prescriptions légales. Une réflexion semblable est en cours sur les archives scolaires. La modernisation de l’Etat implique de repenser cette ligne de partage traditionnelle. La répartition des tâches et la péréquation financière entre l’Etat et les communes (EtaCom) 5, le redimensionnement des districts, cercles et arrondissements (Orgater)6 comme la nouvelle répartition des compétences entre services de l’administration (DUPLO)7, favorisent cette remise en question. La généralisation e l’informatique voit se profiler par ailleurs des défis conservatoires d’une toute autre ampleur8.

4 Voir Section 8. 2. 5 Décret du 16 décembre 1996 accordant un crédit pour réexaminer les relations Etat-communes. Loi sur les péréquations intercommunales (LPIC) du 28 juin 2005, suivi du Décret fixant pour l’année 2005 la contribution des communes au fonds de péréquation directe horizontale et la redistribution de celui-ci (DEtaCom 1), URL www.rsv.vd.ch/fr/themes/territoire/communes/lois-specifiques 6 Loi du 1er septembre 2006 sur le Découpage Territorial (LDecTer), URL, www.rsv.vd.ch/ RSV 132.15 7 Loi du 17 juin 1997 modifiant celle du 11 février 1970 sur l’organisation du Conseil d’Etat (LOCE) 8 Gilbert Coutaz en collaboration avec Olivier Conne, « Une approche négligée : l’archivage des données et des documents numériques », dans Rapport d’activité des Archives cantonales vaudoises 2002, Chavannes-près-Renens 2003, pp. 33-55. Gilbert Coutaz, « Vers un chaos informatique documentaire ? Réflexions autour de l’archivage électronique », dans Geschichte und Informatik, Berne 2002-2003, 13/14, pp. 27-39.

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Si les maîtres mots sont actuellement économie, moratoire, simplification, regroupement, productivité, etc., ils ne doivent pas pour autant occulter les concepts de sauvegarde, tri, conservation, mémoire collective ou patrimoine. Au vu des exemples précédents, certes la ligne de partage entre canton et communes dans la politique de conservation des archives est en mutation, mais la complémentarité des deux partenaires n’est pas remise en cause. Elle est intangible et primordiale. Elle présuppose concertation et collaboration, concepts dont les Archives cantonales vaudoises ont toujours fait leur credo. Dans cet esprit, le Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud participe de cette démarche. Il ne dicte pas des conditions, mais propose des pistes à la lumière des exigences de la gestion et du traitement des archives. Evolutif par nature, il accompagne cette démarche qui développera progressivement ses possibilités d’adaptation en contribuant à favoriser ce partenariat aujourd’hui centenaire.

Robert Pictet et Gilbert Coutaz

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Buts de la publication de 2007 Généraliser l’usage du plan de classement et du calendriers de conservation … Ce Guide pratique n'a d'autre ambition que d'aider les administrations communales à gérer les documents produits par leur activité quotidienne, soit les archives courantes (législation en cours, soit 5 ans) et intermédiaires (deux dernières législatures, soit 10 ans), allant de leur création jusqu’au moment où elles passent aux archives définitives, dites « historiques ». Il propose d’abord des réponses aux diverses situations de la gestion et du traitement des archives dans les communes, surtout là où il n'existe pas de structure professionnelle et de tradition de l'archivage. En fournissant des règles et en s'attachant à des principes, les auteurs du Guide n'entendent pas exclure d'autres approches de l'archivage, pour autant qu'elles soient fondées sur la législation, des pratiques reconnues et éprouvées et qu'elles manifestent cohérence et évolution dans la prise en compte des archives. En ce sens, • le plan de classement inspiré du « plan comptable 1980 » organise les archives

« courantes » et « intermédiaires » dans bon nombre de communes. Voir Sections 2.2. à 2.7.

• le « plan de classement type ACV 9», alphanumérique, organise les archives

« définitives » de communes de taille petite ou moyenne, jusqu’à 2.000-2.500 habitants, sans structure permanente d’archivage, jusqu’à l’introduction de l’informatique. Elles sont majoritaires dans le canton. Ce plan tire sa légitimité du fait qu'il est le plus souvent appliqué dans le canton de Vaud pour les fonds d'archives jusqu'en 1960. Une présentation détaillée lui est consacrée en Section 2.8. Une corrélation entre le « plan type ACV »et le « plan type plan comptable » est présentée en Section 2.10.

• Certaines communes ont adopté un plan inspiré d’un « plan de classement par ordre

continu », présenté en Section 3 où quelques pages lui sont consacrées. • le Calendrier de conservation est une liste de documents produits par les administrations

communales, accompagnés de leur durée de conservation. Il s’applique donc à l’ensemble des communes vaudoises et constitue un ensemble de recommandations qui n'ont pas valeur légale. Voir Section 4.

Les archives des associations et ententes intercommunales suivent les mêmes règles de tri et de conservation que celles des archives communales. Une présentation particulière leur est consacrée en Sections 4.5. Le Guide pratique affirme ensuite la primauté de l'inventaire dans le travail de traitement des archives, il est un faire-valoir de la conservation. Avec son corollaire, l'élimination, il fait partie d'une bonne gestion et des notions fondamentales de l'archivage. Il accrédite, clarifie et définit les droits et devoirs de l'archiviste communal.

9 D’autres modèles de « plans » sont présentés dans la base de données associée au Panorama. Consulter les notices relatives aux inventaires présentés dans le Panorama, URL www.archives-cantonales.vd.ch/communes/accueil.aspx. Cliquer Inventaire-Enter-Rechercher-cliquer sur la cote du dernier inventaire et tomber sur les présentations des inventaires types « ACV », « Rochat », etc.

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Dans la mesure où les archives reflètent l’organisation et l’exercice des activités communales, le Guide pratique développe enfin délibérément les références législatives passées et récentes et les mentions bibliographiques. Il permet de retrouver les fondements des compétences communales et de les approfondir ou de les vérifier au travers des publications. …pour tenir à jour les archives : quelques pistes à explorer

Durant plusieurs décennies, les ACV ont apporté un large soutien aux communes, oeuvrant principalement à la sauvegarde des archives « définitives » ou historiques. Parallèlement, l' Association Vaudoise des Secrétaires Municipaux (AVSM) a présenté cette question au travers des séminaires de formation donnés à ses membres. Force est de constater que le traitement des archives courantes et intermédiaires a été quelque peu délaissé. Il en résulte un amoncellement qu'il importe de résorber dès maintenant pour éviter une accumulation préjudiciable à la bonne marche de l’administration. Plusieurs options, financièrement supportables, pour les communes peuvent être envisagées :

1. Encourager et inscrire votre personnel administratif /votre apprenti(e) à suivre un cours de base pour le/la sensibiliser à la gestion de l'information documentaire.

2. Engagement ponctuel d'un(e) préposé(e) à la gestion des archives communales

fixe ou itinérant(e), susceptible de passer quelques jours/semaines dans votre commune pour appliquer le calendrier de conservation et procéder au tri des dossiers et des armoires, ainsi que la mise à jour du répertoire/inventaire. Les engagements doivent se succéder sur des périodes assez longues ou se répéter périodiquement pour rendre ce type de poste attractif. Certaines communes ont fait appel à un préposé itinérant, alors que Bex et Aigle ont engagé une archiviste à mi-temps sur toute la durée de l'année.

3. Soucis d'efficacité et conscience des enjeux par l’engagement d'un(e) archiviste

intercommunal(e), comme l’ont fait Chavannes-près-Renens, Ecublens, Jouxtens-Mézery et Prilly dès l'an 2000.

4. Nécessité vu la taille de la commune d'engager un(e) archiviste universitaire ou

diplômé(e) à demeure : Montreux, Morges, Nyon, Pully, Renens, Vevey, Villeneuve, Yverdon-les-Bains.

5. Intégration des archives dans une politique culturelle généreuse, création d'une

structure lourde et multi fonctionnelle : archives traditionnelles, mais aussi pôle de compétences image et son, par exemple Lausanne.

Le but recherché est de rendre les administrations de petites et moyennes communes autonomes en matière de traitement des documents, dès leur réception, jusqu'à l'archivage définitif ou l'élimination. Les ACV tiennent à votre disposition toutes les informations utiles pour mettre un poste d'archiviste/de préposé(e) au concours et peuvent vous recommander des personnes de confiance.

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