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GUIDE PRATIQUE Programme INTERREG V A Grande Région

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SOMMAIRE INTRODUCTION ...................................................................................................... 5

1. INTERREG : la coopération territoriale européenne ........................................................... 5

2. Le programme INTERREG V A Grande Région 2014-2020 ................................................... 6

2.1. Présentation du programme ..................................................................................................... 6

2.2. Les priorités thématiques du programme ................................................................................. 8

2.3. Le territoire de coopération du programme ........................................................................... 11

2.4. Les structures de gestion du programme ................................................................................ 13

2.5. Caractéristiques d’un projet transfrontalier............................................................................ 16

PROCÉDURE DE DEPÔT, D’EXAMEN ET DE SÉLECTION D’UN PROJET ..................... 19

3. Généralités .................................................................................................................... 20

3.1. Langues du programme ........................................................................................................... 20

3.2. Système d’échange de données et documents à utiliser ........................................................ 20

3.3. La procédure de dépôt des dossiers en deux temps ............................................................... 20

4. Elaboration du projet et de la fiche synthétique .............................................................. 22

4.1. Conception et développement du projet : les premières étapes d’élaboration d’un projet transfrontalier .......................................................................................................................... 22

4.2. Les appels à projets ................................................................................................................. 26

4.3. La soumission de la fiche synthétique ..................................................................................... 26

4.4. L’examen de la fiche synthétique et la décision Go / No Go ................................................... 27

5. Le dossier complet de demande de concours FEDER ........................................................ 29

5.1. La préparation et le dépôt du dossier complet de demande de concours FEDER .................. 29

5.2. Le contrôle du dossier de demande de concours FEDER ........................................................ 29

5.3. La sélection des projets par le comité de sélection................................................................. 30

6. Les critères de sélection des projets ................................................................................ 32

6.1. Critères de recevabilité ........................................................................................................... 32

6.2. Conditions d’éligibilité ............................................................................................................. 34

6.3. Critères de sélection ................................................................................................................ 35

LOGIQUE D’INTERVENTION ET INDICATEURS ....................................................... 39

7. Interactions générales .................................................................................................... 39

8. Utilisation des indicateurs .............................................................................................. 40

9. Terminologie ................................................................................................................. 41

10. Création d’une logique d‘intervention (Demande de concours FEDER) ............................. 42

11. Procédure d’utilisation des indicateurs de réalisation et de résultats ............................... 43

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12. Description et précisions sur les indicateurs de réalisation et les indicateurs de résultat .. 43 LA MISE EN ŒUVRE D’UN PROJET ........................................................................ 54

13. Bases juridiques ............................................................................................................. 54

13.1. La convention FEDER ................................................................................................................ 54

13.2. Le contrat de partenariat......................................................................................................... 54

14. Suivi physique de la mise en œuvre du projet ................................................................. 55

14.1. Principes généraux ................................................................................................................... 55

14.2. Le comité d’accompagnement du projet ................................................................................ 56

14.3. Les rapports annuels ................................................................................................................ 57

15. Suivi financier de la mise en œuvre du projet : les déclarations de créances .................... 58

15.1. Procédure d’introduction et de contrôle des déclarations de créances ................................. 58

15.2. Contrôles et audits .................................................................................................................. 62

16. Modifications du projet .................................................................................................. 63

17. Règles en matière d’information et de communication ................................................... 64

17.1. Le cadre réglementaire ............................................................................................................ 64

17.2. Utilisation du logo du programme INTERREG V A Grande Région .......................................... 65

17.3. Application du logo dans les différents formats média ........................................................... 68

LA CLÔTURE DU PROJET ....................................................................................... 72

18. Principes généraux ......................................................................................................... 72

ÉLIGIBILITE DES DÉPENSES : GRANDS PRINCIPES .................................................. 74

19. Introduction ................................................................................................................... 74

20. Dispositions générales s’appliquant à l’ensemble des dépenses ...................................... 75

20.1. Principes généraux ................................................................................................................... 75

20.2. Principes spécifiques ............................................................................................................... 78

21. Règles d’éligibilité en fonction des catégories de dépenses ............................................. 82

LE SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’ÉCHANGE DE DONNÉES SYNERGIE-CTE ............... 103 ANNEXES ET FORMULAIRES-TYPES ..................................................................... 104

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INTRODUCTION

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INTRODUCTION

1. INTERREG : la coopération territoriale européenne La protection de l’environnement, l’employabilité, la compétitivité, l’énergie et le climat sont des sujets d’actualité qui -aussi divers soient-ils- ont un dénominateur commun : ils ne s’arrêtent pas aux frontières et une approche transfrontalière ou transnationale est nécessaire afin de trouver des solutions tangibles. Les programmes INTERREG soutiennent de telles coopérations entre acteurs nationaux, régionaux ou locaux en Europe. INTERREG, ou la « coopération territoriale européenne (CTE) », s’inscrit dans le cadre de la politique de cohésion européenne. Cette politique vise à renforcer la cohésion économique, sociale et territoriale en réduisant les différences de développement entre les différents territoires de l’Union européenne. Financé par le « Fonds Européen de Développement Régional » (FEDER), INTERREG constitue depuis plus de 25 ans le cadre pour des coopérations transnationales, transfrontalières et interrégionales. 2014 était le point de départ de la 5e période de programmation INTERREG, qui se terminera en 2020. S’inscrivant dans la stratégie « Europe 2020 » de l’Union européenne, cette période des programmes INTERREG doit contribuer à l’atteinte des objectifs d’une croissance intelligente, durable et inclusive. Ainsi, la création d’emplois, la compétitivité et la croissance économique, le développement durable et l’amélioration de la qualité de vie sont au cœur de la stratégie des programmes. La programmation INTERREG se décline en trois volets différents : - La coopération transfrontalière (volet « A ») : financement de projets de part et d’autre d’une frontière

commune. La période de programmation actuelle 2014-2020 compte 60 programmes INTERREG transfrontaliers, autour de 38 frontières de l’Union européenne et qui sont financés avec plus de 6,6 milliards d’EUR par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER).

- La coopération transnationale (volet « B ») : financement de projets dans des zones géographiques plus vastes, les « zones de coopération transnationales ». 15 programmes INTERREG transnationaux sont actuellement financés avec environ 2,1 milliards d’EUR de FEDER.

- La coopération interrégionale (volet « C ») et les réseaux : programmes ayant pour objectif d’encourager la connaissance et le partage de bonnes pratiques afin d’améliorer l’efficacité des instruments existants de la politique régionale. Pour l’actuelle période de programmation, on peut citer le programme INTERREG C Europe ainsi que les réseaux Urbact III, Interact III et ESPON, qui sont cofinancés à hauteur d’environ 0,5 milliards d’EUR de FEDER.

Les programmes INTERREG ne sont pas gérés par l’Union européenne, mais de manière décentralisée par les différentes régions concernées. Les instances nationales et régionales de ces régions dans les différents Etats membres de l’Union européenne élaborent ensemble leurs stratégies et leurs programmes de coopération et se chargent également de leur mise en œuvre.

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2. Le programme INTERREG V A Grande Région 2014-2020

2.1. Présentation du programme Le programme INTERREG V A Grande Région soutient des projets de coopération transfrontalière entre acteurs locaux et régionaux issus des territoires qui composent la Grande Région. Par le biais de ces coopérations transfrontalières, le programme INTERREG V A GR vise à renforcer la cohésion territoriale, sociale et économique de l’espace grand-régional en réduisant les effets négatifs des frontières. Le programme INTERREG V Grande Région s’inscrit dans la continuité des programmes INTERREG III (2000-2006) et INTERREG IV (2007-2013).

Le territoire de coopération

La Grande Région, c’est un espace composite rassemblant quatre Etats-membres de l’Union européenne – le Luxembourg, la France, l’Allemagne et la Belgique, cinq régions et trois langues (Allemand, Français, Luxembourgeois). Sur une superficie de 65 401 km2, la Grande Région abrite une population d’environ 11,4 millions d’habitants. La carte ci-contre précise l’espace de coopération du programme INTERREG V A Grande Région et le situe dans le contexte territorial européen. Le chapitre « Zones éligibles du programme » contient une

carte plus détaillée de la zone de coopération. Il est à noter que la zone de coopération du programme INTERREG V Grande Région n’est pas complètement identique au territoire grand-régional tel qu’il est défini par la coopération institutionnalisée au sein de la Grande Région.

Les autorités partenaires du programme

Onze autorités partenaires de la Grande Région ont élaboré de concert le programme de coopération INTERREG V A Grande Région et accompagnent sa mise en œuvre : - le Grand-Duché de Luxembourg, - la Wallonie, - la Fédération Wallonie Bruxelles, - la Communauté germanophone de Belgique, - la Préfecture de la Région Grand-Est, - le Conseil régional Grand-Est, - le Conseil Départemental de Meurthe-et-Moselle, - le Conseil Départemental de la Meuse, - le Conseil Départemental de la Moselle, - le Land de Rhénanie-Palatinat, - le Land de Sarre.

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140 millions d’EUR de FEDER pour soutenir des projets transfrontaliers Le programme INTERREG V A GR est doté d’une enveloppe d’environ 140 millions d’EUR de FEDER (139 802 646 EUR). Comme les projets peuvent être cofinancés à hauteur de 60% maximal par le FEDER, des projets d’un volume total d’environ 233 millions d’EUR peuvent être soutenus dans le cadre du programme INTERREG V A GR. La répartition budgétaire entre les axes prioritaires du programme INTERREG V A GR est la suivante : Répartition budgétaire par axe prioritaire du programme INTERREG V A GR

Axe prioritaire 1 : Poursuivre le développement d’un marché du travail intégré en soutenant l’éducation, la formation et en facilitant la mobilité physique Axe prioritaire 2 : Assurer un développement respectueux de l’environnement et du cadre de vie Axe prioritaire 3 : Améliorer les conditions de vie Axe prioritaire 4 : Renforcer la compétitivité et l’attractivité de la Grande Région Axe prioritaire 5 : Assistance technique du programme

Les premiers pas d’un projet transfrontalier… Le caractère transfrontalier est essentiel pour tout projet INTERREG Grande Région : il est développé et mis en œuvre en partenariat par au minimum deux opérateurs partenaires issus de deux Etats membres différents de la zone de programmation. Une structure transfrontalière (bénéficiaire unique) peut également porter et réaliser un projet INTERREG. La « valeur ajoutée transfrontalière » du projet doit être clairement démontrée et les objectifs doivent s’inscrire dans la stratégie du programme de coopération en contribuant significativement à l’un des dix objectifs spécifiques du programme INTERREG V A GR. Le programme soutient aussi bien des projets de proximité que des actions d’envergure à l’échelle du territoire de la Grande Région.

AP 1: 35,17 €

AP 2: 37,53 Mio €

AP 3: 19,57 Mio €

AP 4: 39,17 Mio €

AP 5: 8,39 Mio €

PA 1

PA 2

PA 3

PA 4

PA 5

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2.2. Les priorités thématiques du programme

La stratégie du programme INTERREG V A GR est construite autour d’un triptyque « emploi / développement territorial / économie » qui place le soutien à l’emploi sur le marché du travail grand-régional au cœur des priorités. Les projets cofinancés doivent s’inscrire dans un des quatre axes prioritaires du programme.

AXES PRIORITAIRES : les priorités stratégiques

Axe prioritaire 1 : Poursuivre le développement d’un marché du travail intégré en soutenant l’éducation, la formation et en facilitant la mobilité physique

Axe prioritaire 2 : Assurer un développement respectueux de l’environnement et du cadre de vie

Axe prioritaire 3 : Améliorer les conditions de vie

Axe prioritaire 4 : Renforcer la compétitivité et l’attractivité de la Grande Région OBJECTIFS SPECIFIQUES : quels objectifs concrets sont visés par le programme ? Deux à trois objectifs spécifiques ont été attribués à chaque axe prioritaire. Ils sont définis dans le programme de coopération et décrivent les objectifs souhaités, qui doivent être atteints lors de la mise en oeuvre du programme. Lors de l’élaboration de la demande de concours FEDER, chaque projet doit s’inscrire dans un des axes prioritaires fixés par le programme et un des objectifs spécifiques respectifs, auxquels il souhaite apporter une contribution. En fonction du choix de l’axe prioritaire, un lien logique doit être établi entre l’objectif spécifique du programme et l’objectif général du projet. De plus amples informations à ce sujet sont contenues dans le document « Logique d’intervention et indicateurs », qui donne également des précisions quant à la manière de définir les objectifs du projet.

Axe prioritaire 1 : Poursuivre le développement d’un marché du travail intégré en soutenant l’éducation, la formation et en facilitant la mobilité physique

Dans le cadre de cet axe prioritaire, le programme INTERREG V A GR vise à favoriser un emploi durable et de qualité et à soutenir la mobilité de la main d’œuvre par l’intégration des marchés transfrontaliers du travail, y compris la mobilité transfrontalière, les initiatives locales communes en matière d’emploi, les services d’information et de conseil et la formation commune.

Cet axe prioritaire est structuré en deux objectifs spécifiques : Objectif spécifique 1 : Augmenter l'employabilité et faciliter l'accès à l'emploi frontalier Objectif spécifique 2 : Améliorer l'offre en matière de mobilité durable pour faciliter le

déplacement des travailleurs frontaliers et des apprenants.

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Exemples d’actions : - Création d’une offre de formation continue conjointe des services publics de formation des adultes - Coopération entre universités et établissements d’enseignement supérieur pour favoriser la validation

des acquis de l’expérience - Accord entre agences de l’emploi pour organiser des stages professionnels transfrontaliers - Mise en réseau d’établissements scolaires - Soutien aux expériences communes de promotion de la diversité culturelle et linguistique de la Grande

Région - Encouragement au multilinguisme et à la compréhension interculturelle dans toutes les classes d’âge - Organisation de salons transfrontaliers pour l’emploi - Études en matière juridique et administrative - Diagnostic sur les compétences-clés demandées par les entreprises en Grande Région - Amélioration de la connaissance de la mobilité transfrontalière : mise en commun des statistiques

existantes et traitement des données - Mise en place d’un billet courte distance pour les transports collectifs valable en transfrontalier - Mise en place de lignes transfrontalières de bus dans les bassins de vie transfrontaliers - - …

Vous trouverez plus d’exemples d’actions dans le programme de coopération.

Axe prioritaire 2 : Assurer un développement respectueux de l’environnement et du cadre de vie

Cet axe prioritaire vise à préserver et protéger l’environnement et à encourager une utilisation rationnelle des ressources. L’objectif est de conserver, protéger, favoriser et développer le patrimoine naturel et culturel, de soutenir la transition industrielle vers une économie utilisant les ressources de façon rationnelle et de favoriser une croissance verte, l'éco-innovation et la gestion des

performances environnementales dans les secteurs public et privé. Cet axe prioritaire est décliné en trois objectifs spécifiques : Objectif spécifique 3 : Atteindre un état de conservation favorable du milieu naturel Objectif spécifique 4 : Renforcer la valorisation culturelle et touristique du patrimoine Objectif spécifique 5 : Réduire l'impact environnemental dans le cadre du développement économique

et territorial de la Grande Région Exemples d’actions : - Gestion commune des cours d’eau transfrontaliers - Politique concertée des aires d’alimentation et de captage - Sensibilisation transfrontalière pour le patrimoine naturel présent sur le territoire - Développer et coordonner les actions innovantes d'accueil touristique - Professionnalisation, coopération et mise en réseau des acteurs culturels et touristiques - Stratégie commune des offices de tourisme en matière de tourisme industriel, de géotourisme, de

tourisme de mémoire - Systèmes transfrontaliers de génération d’énergie - Création d’un outil transfrontalier d’observation et d’animation de l’urbanisme et de l’aménagement du

territoire - Soutien au développement de stratégies et d’instruments afin d’encourager l’application de l’économie

circulaire dans les entreprises

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- …

Axe prioritaire 3 : Améliorer les conditions de vie

L’objectif de cet axe est de promouvoir l’inclusion sociale et de lutter contre la pauvreté et toute forme de discrimination. Cet objectif doit être atteint en investissant dans les infrastructures sociales et sanitaires contribuant au développement national, régional et local, en réduisant les inégalités sur le plan de l’état de santé, en favorisant l’inclusion sociale par un accès amélioré aux services sociaux, culturels et récréatifs et le passage de services institutionnels à des services de proximité. Deux objectifs spécifiques s’inscrivent dans cet axe prioritaire : Objectif spécifique 6 : Améliorer l'offre concertée en matière de soins et de prévention Objectif spécifique 7 : Améliorer l'offre transfrontalière de services et d'équipements socialement

inclusifs Exemples d’actions : - Soutien au développement d’accords de coopération entre établissements sanitaires (par exemple

hôpitaux et caisses d’assurance maladie) - Partage d’équipements médicaux à haute technologie - Coordination des services d’urgence - Établissement d’un inventaire détaillé de l’offre de services de prise en charge des personnes âgées - Développement d’une offre concertée d’accueil et garde des jeunes enfants ; - Développement d’outils afin d’améliorer la gouvernance, la coopération et l’image des structures de

coopération ; - Expérimentation d’initiatives communes transfrontalières de prévention - Manifestation sportive transfrontalière - Conception et mise en œuvre de procédures de participation du public, ainsi que d’actions de soutien au

bénévolat et à la coopération transfrontalière de la vie associative - …

Axe prioritaire 4 : Renforcer la compétitivité et l’attractivité de la Grande Région Cet axe prioritaire vise à renforcer la recherche, le développement technologique et l’innovation et à renforcer la compétitivité des petites et moyennes entreprises (PME). Cet axe prioritaire mobilise les trois objectifs spécifiques suivants : Objectif spécifique 8 : Renforcer les coopérations transfrontalières dans le domaine de la R+D

en vue de faire de la Grande Région un territoire d’excellence Objectif spécifique 9 : Favoriser les capacités d’innovation des acteurs économiques au service

de la compétitivité de la Grande Région Objectif spécifique 10 : Renforcer la présence des PME de la Grande Région sur les marchés

étrangers. Exemples d’actions : - Création d’une école doctorale

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- Soutien au transfert de connaissances entre tous les niveaux de formation - Mutualisation d’équipements de recherche - Développement d’une base de données transfrontalière Recherche et Innovation - Financement de plateforme technologique, par exemple Living lab - Soutien à des projets de recherche appliquée collaboratifs - Actions de détection de part et d’autres des frontières de projets dans les laboratoires de recherche et

mise en relation pour la valorisation au sein des entreprises - Actions de valorisation économique de la recherche - Mise en réseau des outils et dispositifs régionaux d’information et de conseil (guichets uniques)

intervenant sur les questions stratégiques, administratives, techniques liées au développement des activités sur les marchés situés de l’autre côté de la frontière

- Programme de formation dédiée à la reprise d’entreprise - …

2.3. Le territoire de coopération du programme La carte suivante illustre la zone de coopération du programme INTERREG V A Grande Région :

Vous trouverez ci-dessous la liste détaillée des territoires éligibles du programme INTERREG V A GR, structurés selon les quatre pays participant au programme et les zones NUTS concernées. Allemagne DEB15 Birkenfeld

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DEB21 Trier, Kreisfreie Stadt (KS) DEB22 Bernkastel-Wittlich DEB23 Eifelkreis Bitburg-Prüm DEB24 Vulkaneifel DEB25 Trier-Saarburg DEB31 Frankenthal (Pfalz) DEB32 Kaiserslautern, KS DEB33 Landau in der Pfalz, KS DEB34 Ludwigshafen am Rhein DEB35 Mainz, KS DEB36 Neustadt an der Weinstraße, KS DEB37 Pirmasens, KS DEB38 Speyer, KS DEB39 Worms, KS DEB3A Zweibrücken, KS DEB3B Alzey-Worms DEB3C Bad Dürkheim DEB3D Donnersbergkreis DEB3E Germersheim DEB3F LK Kaiserslautern DEB3G Kusel DEB3H Südliche Weinstrasse DEB3I Rhein-Pfalz-Kreis DEB3J Mainz-Bingen DEB3K Südwestpfalz DEC01 Regionalverband Saarbrücken DEC02 Merzig-Wadern DEC03 Neunkirchen DEC04 Saarlouis DEC05 Saarpfalz-Kreis DEC06 St. Wendel Belgique BE331 Arrondissement de Huy BE332 Arrondissement de Liège BE334 Arrondissement de Waremme BE335 Arrondissement de Verviers BE336 Arrondissement de Verviers - DG BE341 Arrondissement d’Arlon BE342 Arrondissement de Bastogne BE343 Arrondissement de Marche-en-Famenne BE344 Arrondissement de Neufchâteau BE345 Arrondissement de Virton France FR411 Département de Meurthe-et-Moselle FR412 Département de la Meuse FR413 Département de la Moselle FR414 Département des Vosges Luxembourg LU000 Grand-Duché de Luxembourg

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Participation de partenaires extérieurs à la zone couverte par le programme Vous avez un partenaire de projet dont le siège est situé à l’extérieur de la zone concernée par le programme INTERREG V A GR, mais dont la participation au projet présenterait un réel avantage pour le territoire de coopération de la Grande Région ? Dans des cas dûment justifiés, l’article 20 du Règlement 1299/2013 prévoit la possibilité de retenir comme éligibles les dépenses encourues par les partenaires situés à l’extérieur de la zone de programmation concernée par le Programme, s’il est difficile d’atteindre les objectifs d’un projet sans la participation de ces partenaires. Cette possibilité pourra notamment être utilisée en faveur des partenaires situés dans les zone de la Région wallonne / Communauté française de Belgique, du Land de Rhénanie-Palatinat et de la Région Grand Est non couvertes par les zones éligibles décrites ci-dessus. Lors du dépôt de la demande de concours FEDER, les opérateurs de projet devront justifier qu’il est difficile d’atteindre les objectifs du projet sans la participation de ces partenaires situés en dehors de la zone concernée par le programme INTERREG V A GR.

2.4. Les structures de gestion du programme Le programme INTERREG V A Grande Région est géré par différentes structures : L’Autorité de Gestion

La fonction d’Autorité de Gestion du programme est assurée par un « Groupement européen de coopération territoriale » (GECT) de droit luxembourgeois, le « GECT-Autorité de Gestion INTERREG V A Grande Région ». Il comprend deux membres, le Conseil Régional Grand Est (France) et le Ministère du Développement Durable et des Infrastructures (MDDI) du Grand-Duché de Luxembourg. Le GECT a ses locaux dans la « Maison de la Grande Région » à Esch-sur-Alzette (Luxembourg). L’autorité de gestion est responsable de la gestion administrative, technique et financière du programme INTERREG V A GR et s’assure que les différents organes du programme remplissent les missions qui leur incombent et coopèrent sans difficultés.

Le Secrétariat Conjoint L’autorité de gestion est assistée dans son travail journalier par le Secrétariat conjoint, tout deux situés dans la « Maison de la Grande Région » à Esch-sur-Alzette. Le Secrétariat Conjoint joue un rôle central dans l’accompagnement des projets et des opérateurs : il promeut le programme INTERREG V A Grande Région, il accompagne le processus de dépôt et d’instruction des dossiers de subvention et soutient les opérateurs lors de la mise en œuvre administrative, technique et financière de leurs projets. Il assure notamment les missions suivantes :

- Promotion du programme INTERREG V A Grande Région et information des bénéficiaires potentiels sur les possibilités de financement, en lien avec les points de contact,

- Organisation du processus de dépôt des projets et vérification de la recevabilité des fiches synthétiques et des demandes de concours,

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- Instruction des dossiers de demande, en associant les autorités partenaires, - Notification aux bénéficiaires des décisions prises en comité de sélection, - Etablissement des conventions de subvention FEDER, - Conseil et assistance aux opérateurs de projet concernant la mise en œuvre de leurs actions et la

gestion financière des projets. Les autorités partenaires Le programme INTERREG s’appuie sur un partenariat entre autorités publiques qui sont responsables de la conception de la stratégie du programme de coopération et qui participent à sa mise en œuvre. Ces autorités partenaires sont également chargées de la sélection des projets, dont elles accompagnent la mise en œuvre. Elles sont représentées dans les instances décisionnelles du programme INTERREG V A Grande Région, le Comité de Suivi et le Comité de Sélection. Les onze autorités partenaires du programme INTERREG V A Grande Région sont : - le Grand-Duché de Luxembourg, - la Wallonie, - la Fédération Wallonie Bruxelles, - la Communauté germanophone de Belgique, - la Préfecture de la Région Grand-Est, - le Conseil régional Grand-Est, - le Conseil Départemental de Meurthe-et-Moselle, - le Conseil Départemental de la Meuse, - le Conseil Départemental de la Moselle, - le Land de Rhénanie-Palatinat, - le Land de Sarre. Les points de contact L’assistance et le conseil des opérateurs de projet, notamment dans le cadre du montage de projet, est assuré par les points de contact, permettant un contact de proximité avec les opérateurs. Ils assurent notamment les missions suivantes : - Information des opérateurs potentiels de l’existence du programme INTERREG V A GR et des

possibilités de coopération, - Aide et conseil aux opérateurs dans l’élaboration de la fiche synthétique et du dossier de demande de

concours FEDER, - Aide à la recherche de partenaires de projet adéquats, - Accompagnement, dans le cadre de la mise en œuvre des projets approuvés, des opérateurs de leur

territoire. Les contrôleurs de premier niveau Le contrôle de premier niveau des dépenses effectuées dans le cadre du projet est organisé de manière décentralisée par versant géographique du programme INTERREG V A GR. Ainsi, chaque partenaire de projet introduit sa déclaration de créance auprès de la cellule de contrôle de premier niveau de son versant géographique, qui les contrôle. L’Autorité de certification La fonction d’Autorité de certification est assurée par le Ministère du Développement Durable et des Infrastructures du Grand-Duché de Luxembourg. L’Autorité de certification est responsable de la certification des dépenses effectivement contrôlées au premier niveau et de procéder à la mise en paiement du FEDER aux bénéficiaires chef de file de projet.

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Dans ce cadre, elle peut également effectuer des contrôles sur place chez les opérateurs sur base d’un échantillon. L’Autorité d’audit La fonction d’Autorité d’audit est exercée par l’Inspection générale des Finances du Grand-Duché de Luxembourg. Elle est responsable de la nomination de l’Autorité de Gestion et de la certification, de l’examen de la pertinence du Système de gestion et de contrôle du programme INTERREG V A GR et du respect des règles définies. En outre, elle coordonne les contrôles de second niveau, dans le cadre desquels des audits de projets sont réalisés par les instances compétentes sur la base d’un échantillon. Les instances de décision du programme INTERREG V A GR Le Comité de Suivi Le Comité de Suivi est l’instance de décision du programme INTERREG V A GR. Il détermine la stratégie du programme et s’assure de l’efficacité et de la qualité de sa mise en œuvre. Le Comité de Suivi est composé des autorités partenaires et des instances de gestion du programme INTERREG V A GR, de la Commission Européenne ainsi que de partenaires socio-économiques et représentants de la société civile. Toutes les décisions importantes relatives à la mise en œuvre du programme sont prises au sein de ce comité. Le Comité de Sélection Le Comité de Suivi instaure un Comité de Sélection agissant sous sa responsabilité. Ce comité est responsable de la sélection ou du refus des projets soumis dans le cadre du programme. Le Comité de Sélection valide également les modifications majeures apportées aux projets approuvés. Il est composé des autorités partenaires du programme. Schéma des instances de gestion du programme

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2.5. Caractéristiques d’un projet transfrontalier Un projet transfrontalier éligible au programme INTERREG V A Grande Région doit présenter les caractéristiques suivantes :

Il doit être conçu et réalisé par au minimum deux opérateurs partenaires de projet issus d’au

moins deux Etats membres différents de la zone de programmation Grande Région. Un projet peut aussi être porté par une structure transfrontalière, c’est-à-dire une entité juridique constituée en vertu de la législation d’un des pays participant au programme INTERREG V A Grande Région, mise sur pied par des autorités publiques ou des organismes publics d’au moins deux pays participant au programme INTERREG Grande Région.

Les partenaires du projet sont localisés dans la zone d’éligibilité du programme.

La participation d’un opérateur situé hors zone de coopération n’est possible que dans des cas dûment justifiés.

Le projet doit clairement exposer sa cohérence avec la stratégie du programme et il doit clairement

contribuer à un objectif spécifique du programme.

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Le projet doit être porteur d’une véritable plus-value transfrontalière :

- Ses partenaires s’attachent à apporter des réponses concrètes à une ou plusieurs des problématiques transfrontalières rencontrées sur le territoire grand-régional.

- Ils cherchent à trouver une solution partagée à un problème commun. - La plus-value transfrontalière résulte de l’impact généré sur les populations et le territoire

transfrontalier par les réponses apportées.

Ceci exclut des projets qui consistent seulement en l’addition d’actions réalisées de manière séparée d’un côté ou de l’autre de la frontière. Un projet transfrontalier est plus que la somme d’actions réalisées au niveau national.

Le projet se caractérise par son caractère innovant et il comporte des actions nouvelles par rapport

aux projets soutenus dans le cadre des initiatives INTERREG précédentes.

Un projet INTERREG se caractérise toujours par un réel partenariat transfrontalier :

- Il est développé grâce au concours de l’ensemble des partenaires. - La mise en œuvre des actions doit être commune, croisée et

transversale. - Les partenaires doivent définir leurs responsabilités techniques et

financières respectives au moyen de la signature d’une convention de partenariat.

La durée d’un projet est en principe de trois ans. Le projet peut avoir débuté avant la présentation de la candidature mais en aucun cas il ne peut déjà être terminé au moment du dépôt officiel de la fiche synthétique. Les opérateurs doivent expliquer la stratégie du partenariat transfrontalier prévu pour assurer la pérennité organisationnelle et financière des actions concernées au-delà du cofinancement FEDER.

Le projet doit être en conformité avec les législations et les politiques de l’Union Européenne et les politiques nationales et locales. Le projet doit respecter les législations en matière de marchés publics et d’aide d’Etat. Il doit respecter les obligations communautaires en matière de publicité et de communication de la participation européenne au projet.

Le projet ne doit pas bénéficier d’un autre cofinancement communautaire pour les actions prévues. Le cofinancement du FEDER est complémentaire aux cofinancements nationaux.

Pour votre bonne information, la décision d’accorder un cofinancement communautaire à un projet est prise sur base de critères permettant de garantir le respect de l’ensemble des exigences de forme et de qualité. Le document „Critères de sélection des projets“ du présent guide pratique vous décrit ces critères qui servent de base à une sélection transparente et équitable des projets.

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PROCÉDURE DE DEPÔT, D’EXAMEN ET DE SÉLECTION D’UN PROJET

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PROCÉDURE DE DEPÔT, D’EXAMEN ET DE SÉLECTION D’UN PROJET Ce chapitre décrit les différentes étapes caractérisant le développement et la mise en œuvre de votre projet : à quoi ressemble le cycle de vie d’un projet INTERREG ? Quels sont les critères dont il faut tenir compte lors des différentes phases – de l’idée du projet jusqu’à sa clôture, en passant par le dépôt de la demande, l’approbation et la mise en œuvre ? Le schéma ci-dessous offre un aperçu des différentes phases du cycle de vie d’un projet. Vous trouverez à la page 61 une vue d’ensemble plus détaillée des différentes étapes, ainsi que des tâches qui vous incombent et des instances concernées. Étapes du développement et de la mise en œuvre du projet

Mise en œuvre du projet (sur le fond, et aspects

financiers et administratifs)

Clôture du

projet

Décision concernant

l’approbation du projet

Dépôt et examen de la demande en deux phases

Conception et élaboration du

projet

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3. Généralités 3.1. Langues du programme

Les langues du programme sont l’allemand et le français. Tous les dossiers et documents du projet doivent donc être présentés dans ces deux langues et la mise en œuvre du projet est également bilingue.

3.2. Système d’échange de données et documents à utiliser Hormis la phase de soumission de la fiche synthétique du projet, toute la phase de dépôt d’une demande et de mise en œuvre d’un projet se déroule par le biais du système d’échange électronique de données du programme Synergie-CTE. En tant qu’opérateur, vous avez accès à ce système et pouvez y entrer les données vous concernant. Lorsque le système d’échange de données n’intervient pas, par exemple lors de la soumission de la fiche synthétique du projet, les documents et formulaires types fournis par le programme doivent être utilisés. Ils sont disponibles dans leur version la plus actuelle sur le site Internet du programme. Les formulaires types et les documents explicatifs peuvent également être téléchargés à partir du site.

3.3. La procédure de dépôt des dossiers en deux temps Le programme INTERREG V A Grande Région a décidé d’utiliser une procédure de dépôt des dossiers en deux temps afin de réduire les démarches administratives qui incombent à l’opérateur dans le cadre de la conception et du dépôt d’un dossier et afin de soutenir l’émergence de projets stratégiques. Cette procédure permet aux opérateurs de soumettre dans un premier temps une fiche synthétique présentant les principales informations sur le projet envisagé. Celle-ci est analysée par le Secrétariat conjoint et les autorités partenaires INTERREG. Lors d’une réunion dite « Go/No Go », les autorités partenaires émettent un premier avis sur l’éligibilité du projet ainsi qu’une recommandation concernant son traitement (« Go » ou « No Go »). Lorsqu’un projet obtient un « Go », les opérateurs du projet sont invités à préparer une demande complète de concours FEDER, en tenant compte des recommandations éventuellement formulées lors de la réunion « Go/No Go ». Un « No Go » signifie que le projet n’a pas été jugé éligible dans sa forme actuelle. Il peut toutefois être présenté à nouveau ultérieurement après avoir été révisé. Les dossiers complets déposés après avoir obtenu un « Go » sont analysés au cours d’une seconde phase d’instruction par l’Autorité de gestion/le Secrétariat conjoint ainsi que par les autorités partenaires et services techniques du programme ; ils font finalement l’objet d’une décision dans le cadre d’une réunion du Comité de sélection.

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Résumé chronologique : de l’appel à projets à la sélection du projet

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4. Elaboration du projet et de la fiche synthétique

4.1. Conception et développement du projet : les premières étapes d’élaboration d’un projet transfrontalier

Comment une idée de projet peut-elle être développée de manière à en faire une demande éligible ? Et quels critères doivent être pris en considération lors de la conception du projet et du dépôt du dossier ? Nous vous présentons ci-après les premières grandes étapes menant au dépôt d’un dossier INTERREG. Les points de contact du programme offrent un soutien très utile au cours de cette phase initiale d’élaboration du projet. Les opérateurs potentiels sont de ce fait encouragés à s’adresser sans attendre à leur point de contact. Outre le soutien apporté dans le cadre de l’élaboration du projet et du dossier, ces interlocuteurs sont également disponibles si des problèmes ou des questions surgissent. Les points de contact peuvent en outre s’avérer utiles pour aider à trouver des opérateurs dans une autre zone de la Grande Région et pour les contacter, ainsi que pour obtenir des informations sur les dernières évolutions du programme. Vous trouverez les adresses des points de contacts sur le site www.interreg-gr.eu CINQ ÉTAPES IMPORTANTES SUR LA VOIE MENANT À VOTRE PROJET INTERREG

1. Définissez et concrétisez votre idée de projet ! Il est important de faire en sorte que le contenu du projet soit défini avec précision dès le début afin que le projet puisse faire l’objet d’une mise en œuvre transfrontalière réussie à tous les points de vue (partenariat, mais aussi objectifs, actions et résultats attendus). Principales caractéristiques d’un projet transfrontalier :

- La mise en œuvre réussie du projet implique que tous les opérateurs apportent leurs compétences et leurs moyens.

- Les résultats visés ne peuvent être atteints si les actions du projet sont effectuées indépendamment les uns des autres, de chaque côté de la frontière.

Cela signifie également que le projet traite les problèmes transfrontaliers qui existent dans la zone concernée et qu’il permet de générer, à travers les solutions apportées, une valeur ajoutée transfrontalière dont les habitants et/ou la région transfrontalière peuvent bénéficier. S’agissant des thèmes ou des activités éligibles, la stratégie du programme de coopération sert de base thématique. Vous devez vous assurer que votre projet peut apporter une contribution à la mise en œuvre de la stratégie du programme et qu’il s’intègre dans un axe prioritaire et un objectif spécifique. L’une des spécificités de la période de programmation INTERREG 2014-2020 est en effet la forte orientation sur les résultats de la logique d’intervention. Cela signifie qu’il faut déterminer clairement comment la mise en œuvre et les résultats du projet peuvent contribuer aux objectifs et aux résultats visés par le programme. Enfin, il est également important que vous définissiez la zone d’action précise dans laquelle votre projet doit être mis en œuvre. De façon générale, il existe ici deux catégories de projets : ceux qui sont mis en œuvre sur l’ensemble du territoire de la Grande Région et ceux qui ne concernent qu’une partie spécifique du territoire de la Grande Région. La possibilité de mettre en œuvre des actions en dehors de l’espace de coopération du programme peut être accordée dans certaines conditions (règlement de l’UE n° 1299/2013, article 20, alinéa 2).

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Vous pouvez à présent définir plus précisément dans quelles zones les actions de votre projet doivent être mises en œuvre concrètement.

2. Constituez votre partenariat transfrontalier !

Un projet INTERREG se compose toujours d’un partenariat de projet, avec au moins deux opérateurs provenant d’au moins deux Etats membres différents du programme qui planifient et mettent en œuvre conjointement les actions du projet. Une institution transfrontalière (c’est-à-dire une entité juridique qui est soumise à la législation de l’un des pays participants au programme INTERREG de la Grande Région et qui a été mise en place par les autorités ou des institutions d’au moins deux de ces pays) peut également être éligible. Elle peut être le porteur unique du projet. Les questions suivantes peuvent vous aider à trouver les partenaires adaptés :

- Quelles doivent être les compétences techniques ou scientifiques du partenaire potentiel ? - Le partenaire potentiel dispose-t-il des compétences techniques et administratives requises pour

mener à bien le projet ? - Quelle zone d’intervention géographique est couverte par les activités du partenaire (par rapport à

la zone éligible du programme) ? - Quelles sont les compétences complémentaires des différents partenaires potentiels ? - Un effet de synergie concret peut-il être créé entre les différents partenaires ? - Existe-t-il un équilibre entre les partenaires en termes de ressources personnelles, techniques ou

scientifiques ainsi que du point de vue des capacités financières et de la compétence territoriale ? - Chaque partenaire présente-il la même motivation en ce qui concerne sa participation à

l’élaboration et à la mise en œuvre du projet ? Les points de contact vous aideront volontiers à rechercher les opérateurs adaptés. Typologie des opérateurs INTERREG : Les projets INTERREG font intervenir trois sortes de partenaires différents :

- Les opérateurs, - Le bénéficiaire chef de file, - Les opérateurs méthodologiques.

Opérateurs du projet : Un opérateur contribue à la réalisation des objectifs du projet en mettant en œuvre les activités requises ; dans ce contexte, il communique en permanence avec le bénéficiaire chef de file et les autres opérateurs. Un opérateur est donc une institution qui contribue au projet en apportant des moyens et des compétences reconnues dans un domaine spécifique et qui engendre ce faisant une valeur ajoutée concrète dans le cadre de la réalisation du projet. Un opérateur prend part directement et pour son propre compte aux actions prévues, participe directement aux coûts engendrés et bénéficie des financements européens et nationaux qui ont été accordés. Un opérateur dispose donc toujours de son propre budget, qui est ventilé par catégories de dépenses et par année civile et dont il assume la responsabilité en matière de gestion et d’exécution. Outre les dépenses prévues, ce budget comprend également les financements prévus. Une distinction est effectuée ici également entre les cofinancements nationaux et la subvention FEDER (max. 60 % du budget total). Les cofinancements nationaux peuvent être soit des fonds propres de l’opérateur, soit des subventions provenant de cofinanceurs publics ou privés.

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Les opérateurs peuvent provenir tant du secteur public que du secteur privé. Le critère déterminant est la qualification concernant la thématique du projet. Le rôle d’opérateur peut donc être tenu par exemple par des institutions publiques, des associations, des organisations non-gouvernementales ou même des entreprises (PME). Des conditions spéciales existent toutefois en ce qui concerne les entreprises et les activités de nature économique (cf. les règles en matière d’aides publiques). Dans ces cas précis, il est recommandé de contacter au préalable les points de contact afin de s’informer plus précisément sur les critères d’éligibilité en vigueur.

Le bénéficiaire chef de file : Un bénéficiaire chef de file est nommé d’un commun accord parmi les opérateurs. Il joue le rôle de coordinateur du projet et est à ce titre le principal responsable de la bonne mise en œuvre du projet. Le bénéficiaire chef de file assure la coordination administrative et financière du projet et est le seul interlocuteur des instances du programme INTERREG pour le projet. Dans le cadre de cette fonction, le bénéficiaire chef de file soumet au programme la fiche synthétique du projet ainsi que la demande de concours FEDER élaborée conjointement avec le partenariat du projet et il finalise la demande par le biais du système informatisé d’échange de données. Par ailleurs, la fonction de bénéficiaire chef de file prévoit qu’il coordonne notamment la mise en œuvre des activités du projet entre les différents opérateurs, qu’il fait le lien entre les responsables du projet et ceux du programme et qu’il prend en charge la gestion administrative du projet (coordination des comités d’accompagnement du projet, coordination de la rédaction des rapports d’activité, consolidation des déclarations de créances des opérateurs, etc.). Il est le seul signataire de la convention FEDER du projet conclue avec l’Autorité de gestion du programme. Il est lié à ses opérateurs par un contrat de partenariat contraignant qui transfère les dispositions de la convention FEDER à l’ensemble du partenariat du projet. Le bénéficiaire chef de file réceptionne par ailleurs la subvention FEDER destinée à l’ensemble du projet et a pour mission de transférer aux différents opérateurs les parts qui leur reviennent (coordination financière du projet). Il va en outre de soi que les obligations des opérateurs précédemment décrites s’appliquent également au bénéficiaire chef de file.

Opérateurs méthodologiques : Un partenaire méthodologique est une institution qui est liée au projet et qui peut contribuer de façon importante à sa mise en œuvre, par exemple en apportant un savoir-faire ou des compétences reconnues dans le domaine thématique du projet. Contrairement au bénéficiaire chef de file et aux opérateurs, un partenaire stratégique ne dispose pas d’un budget lié au projet et ne reçoit donc pas de concours FEDER.

3. Définissez les actions de votre projet ! Dès que le partenariat du projet est constitué, l’élaboration commune des actions du projet devient prioritaire. Il est préférable de se concentrer sur un nombre restreint d’activités bien structurées plutôt que

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d’opter pour une multitude d’actions – ce qui pourrait entraîner une trop forte dispersion des moyens et des ressources. Lors de la planification des actions du projet, il est important de définir avec précision et de façon réaliste la mise en œuvre concrète ainsi que les résultats devant être obtenus au niveau transfrontalier. La réalisation des activités doit être menée conjointement par tous les opérateurs, qui doivent travailler « main dans la main » et en faisant preuve de la plus grande complémentarité possible. Dans la mesure du possible, les moyens disponibles doivent être utilisés conjointement – il convient d’éviter les actions partielles mises en œuvres séparément. Il est également important d’envisager dès l’élaboration des actions la façon dont elles seront évaluées régulièrement ultérieurement ; en effet, les actions sont évaluées à l’aide d’indicateurs de réalisation dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

4. Établissez le plan budgétaire de votre projet ! Chaque opérateur établit son propre budget sur la base des actions planifiées. Les dépenses prévues doivent bien entendu être adaptées aux actions proposées. Le budget INTERREG prévoit une répartition des dépenses en six grandes catégories :

- Frais de personnel, - Frais administratifs et de bureau, - Frais de déplacement et d’hébergement, - Prestations externes, - Frais d’équipement, - Frais d’infrastructure.

Les coûts estimés dans le budget doivent pouvoir être justifiés selon des procédures fiables et probantes. Le cas échéant, les participants au projet doivent être en mesure de présenter des précisions complémentaires sur simple demande. S’agissant des coûts engendrés par des prestations externes, les prestataires doivent être liés à un opérateur par le biais d’un contrat de prestations de service conclu conformément aux dispositions nationales et européennes relatives aux adjudications de marchés publics. Le règlement des factures du prestataire par l’opérateur constitue une dépense éligible. Avant d’établir votre budget, veuillez consulter également le document de référence sur les dépenses éligibles.

5. Élaborez un plan de financement cohérent pour votre projet !

Le taux de cofinancement FEDER du programme INTERREG VA Grande Région s’élève au maximum à 60 %. Le taux de cofinancement maximum des frais d’infrastructure est limité à 35%. Il est donc nécessaire d’obtenir d’autres moyens de financement (nationaux) en vue de la réalisation des actions. Ces moyens de financement doivent être spécifiés dès le dépôt de la demande de concours FEDER. Vous devez donc vous assurer auprès des cofinanceurs potentiels, en amont du dépôt de la demande, que les activités de votre projet disposeront des cofinancements requis. Les apports de cofinancement nationaux peuvent être fournis par les opérateurs eux-mêmes (on parle alors de fonds propres) et/ou être constitués à partir de cofinancements provenant d’une institution publique ou

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privée. En tant que bénéficiaire chef de file ou opérateur, vous joignez les attestations pertinentes (l’attestation de cofinancement et/ou l’attestation de financement par le biais de fonds propres) à votre demande de concours FEDER. Lorsque le cofinancement national est demandé auprès d’une institution publique, celle-ci doit être informée que la demande de cofinancement a lieu dans le cadre d’un projet INTERREG Grande Région pour lequel une subvention FEDER est également demandée. En suivant ces étapes et en ayant recours à l’aide proposée par un point de contact, vous pouvez mener à bien la constitution du projet et l’élaboration de la fiche synthétique de présentation de votre projet.

4.2. Les appels à projets La soumission de projets est indissociable des appels à projets. Le programme publie à intervalles réguliers des appels à projets. Ces appels couvrent en principe tous les axes prioritaires du programme. Des appels à projets supplémentaires peuvent par ailleurs être émis sur décision des instances du programme et des appels visant des thèmes prioritaires spécifiques peuvent également avoir lieu. Les informations relatives aux appels à projets sont systématiquement publiées sur le site Internet du programme (www.interreg-gr.eu). Cette publication s’accompagne en outre d’une campagne d’information qui décrit le cas échéant l’axe thématique de l’appel et fournit davantage de détails sur les critères de sélection des projets, les étapes administratives à suivre et les points de contact. En principe, un appel à projets dure trois semaines à compter de la date de sa publication. Une date et un horaire limites de dépôt sont donc toujours indiqués.

4.3. La soumission de la fiche synthétique Le délai mentionné dans un appel à projets concerne la soumission d’une fiche synthétique. C’est ainsi que débute la première phase de la procédure en deux temps de soumission des projets. Le bénéficiaire chef de file potentiel fait parvenir la fiche synthétique par e-mail au Secrétariat conjoint au plus tard le dernier jour de l’appel à projets à l’heure limite fixée. Les fiches synthétiques déposées après expiration de ce délai ne peuvent pas être prises en compte dans le cadre de l’appel en cours. Lorsque le bénéficiaire chef de file remplit la fiche synthétique, il doit utiliser la version mise à jour du formulaire type, disponible sur le site Internet du programme.

- La fiche synthétique doit être complétée correctement et intégralement. - Elle doit obligatoirement être rédigée en allemand et en français, la clarté des informations et la

qualité linguistique devant être similaires dans les deux versions linguistiques. - La fiche synthétique est toujours transmise par le bénéficiaire chef de file potentiel, qui l’envoie par

e-mail à l’adresse projects@interreg-gr.lu du Secrétariat conjoint. - La fiche synthétique contient des informations sur les données suivantes :

O Les données générales du projet, comme son titre, le bénéficiaire chef de file, la durée du projet, l’axe prioritaire choisi et l’objectif spécifique visé ainsi que les coûts du projet,

o Les opérateurs ainsi que, le cas échéant, les opérateurs situés en dehors de l’espace de coopération et les opérateurs méthodologiques,

o La description du projet,

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o Les actions du projet, o Le budget (répertorié par opérateur et par catégorie de dépenses, ainsi que sous forme de

récapitulatif global).

La réception de la fiche synthétique est confirmée par le Secrétariat conjoint par le biais d’un accusé de réception qui est envoyé au bénéficiaire chef de file. La recevabilité de la fiche synthétique déposée est ensuite examinée par le Secrétariat conjoint, sur la base des critères de recevabilité formels suivants :

- Existence d’un partenariat transfrontalier, - Désignation d’un bénéficiaire chef de file, - Période de réalisation du projet comprise dans la période d’éligibilité du programme (du

01/01/2014 au 31/12/2022), - Dépôt de la fiche synthétique dans les délais indiqués dans l’appel à projets, - Exhaustivité des informations dans toutes les parties de la fiche synthétique, - Bilinguisme de la fiche synthétique et concordance des deux versions linguistiques.

Reportez-vous au chapitre de référence sur les critères de sélection pour obtenir davantage d’informations sur les critères de recevabilité. Il est judicieux de soumettre sans tarder la fiche synthétique au Secrétariat conjoint : en effet, si ce dernier constate lors de son analyse qu’une fiche synthétique présente des lacunes, il la retourne au bénéficiaire chef de file en l’invitant à s’adresser au point de contact compétent et à suivre les conseils fournis par cet interlocuteur afin de pouvoir présenter une fiche synthétique complète. Les lacunes détectées au cours de l’appel à projets en cours peuvent ainsi encore être corrigées. Si une fiche synthétique complétée de façon exhaustive et formellement correcte, sur la base des conseils reçus, peut être soumise au plus tard le dernier jour de l’appel à projets, avant l’heure correspondant au tout dernier délai, cette fiche sera admise.

4.4. L’examen de la fiche synthétique et la décision Go / No Go Les fiches synthétiques recevables sont ensuite soumises à une analyse par l’Autorité de gestion / le Secrétariat conjoint et les partenaires du programme. Une réunion dite « Go/No Go » a lieu au terme de cette analyse. Elle constitue la première étape du processus de sélection des projets. L’objectif de cette réunion, à laquelle prennent part les partenaires du programme INTERREG, l’Autorité de gestion/le Secrétariat conjoint et les points de contact, consiste à sélectionner, sur la base des critères de sélection du programme, les projets qui peuvent faire l’objet d’une demande complète de concours FEDER. Des remarques ou des questions peuvent par ailleurs être formulées, puis être transmis aux bénéficiaires chefs de file. Au terme de cette analyse, un projet reçoit :

- Un « Go » : cela signifie que les opérateurs sont invités à présenter une demande complète de concours FEDER. Les recommandations éventuellement formulées au cours de la réunion sont par ailleurs transmises au bénéficiaire chef de file.

- Un « No Go » : dans ce cas, les opérateurs du projet ne sont pas habilités à présenter une demande complète de concours FEDER dans le cadre de l’appel à projets concerné. Les motifs de la décision « No Go » sont communiqués au bénéficiaire chef de file, de même que les éventuelles recommandations portant sur une nouvelle soumission lors d’un futur appel à projets.

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Un « No Go » constitue une décision contraignante. Le partenariat du projet est toutefois en droit de représenter ultérieurement la fiche synthétique dans une version remaniée et dans le cadre d’un appel à projets ultérieur.

A l’issue de la réunion, les décisions prises sont communiquées aux bénéficiaires chefs de file par le Secrétariat conjoint. Il leur est alors recommandé de prendre contact avec leurs points de contact respectifs qui pourront leur donner les explications éventuellement requises concernant la décision prise et qui les conseilleront pour ce qui est du montage du dossier de demande. Tout bénéficiaire chef de file dont le projet a obtenu un « Go » reçoit un code d’accès au système d’échange électronique de données du programme.

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5. Le dossier complet de demande de concours FEDER

5.1. La préparation et le dépôt du dossier complet de demande de concours FEDER

Suite à la communication de la décision prise dans le cadre de la réunion « Go/NoGo », les opérateurs ayant reçu un « Go » disposent d’un délai de huit semaines pour monter le dossier de demande définitif. Le dossier complet de demande de concours FEDER est transmis par le bénéficiaire chef de file via le système d’échange électronique de données du programme Synergie CTE. Une description détaillée de ce système ainsi que des indications sur la manière à introduire votre dossier sont disponibles au chapitre « Le système électronique de données Synergie CTE » du présent guide (p.105). Parallèlement au bénéficiaire chef de file, les opérateurs obtiennent également accès au système d’échange de données. Ils disposent d’un droit de lecture, leur droit d’écriture étant toutefois limité à certaines parties du formulaire de demande électronique. Le système d’échange de données permet aux opérateurs de travailler en plusieurs étapes à la constitution du dossier à remettre, et d’effectuer des sauvegardes intermédiaires des données entrées. Après l’envoi du dossier définitif, le bénéficiaire chef de file reçoit un message électronique confirmant la réception officielle du dossier. Une fois le dossier du projet reçu, sa recevabilité est analysée par le Secrétariat conjoint. Il contrôle notamment l’exhaustivité des documents de base constituant le dossier (demande complète de concours FEDER, tableaux financiers, attestations d’engagement, justificatifs conformes à la méthode choisie pour le calcul des frais de personnel (voir le guide « Dépenses éligibles »), intégration des actions 1 « Gestion de projet » et 2 « Communication » dans le dossier de demande de concours FEDER) ainsi que l’exhaustivité de toutes les rubriques. Il vérifie par ailleurs si l’ensemble de la demande est présenté dans les deux langues du programme, l’allemand et le français, de façon claire et complète, et si les versions linguistiques allemande et française concordent. Le bénéficiaire chef de file est informé de la recevabilité ou de la non recevabilité de la demande immédiatement après cet examen. Si une demande s’avère non recevable, une nouvelle fiche synthétique peut être présentée dans le cadre d’un appel à projets ultérieur.

5.2. Le contrôle du dossier de demande de concours FEDER

Lorsqu’un projet a été jugé recevable par le Secrétariat conjoint, il fait ensuite l’objet d’une instruction réglementaire par l’Autorité de gestion/le Secrétariat conjoint. Cette instruction porte notamment sur les aspects suivants :

- L’éligibilité du projet au vu des critères suivants : la zone du projet, sa durée, le caractère de coopération et le partenariat, le contexte du projet, la contribution du projet aux objectifs spécifiques et aux indicateurs du programme, la valeur ajoutée aux niveaux transfrontalier et régional, les groupes cibles et la durabilité du projet,

- La prise en compte des remarques éventuellement formulées lors de la réunion « Go/No Go »,

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- Le respect par le projet des critères de sélection relatifs aux objectifs spécifiques et des principes horizontaux du programme (développement durable, égalité des chances et non-discrimination, égalité hommes/femmes),

- Le budget du projet, - Le double-financement et les aides d’Etat.

Les dossiers sont par ailleurs analysés par les partenaires du programme et, le cas échéant, par les autorités techniques et de contrôle compétentes des différentes composantes régionales. Une attention particulière est notamment accordée à l’analyse de l’intégration du projet dans le contexte régional et le contexte national. Pour plus d’informations sur les principes d’éligibilité et les critères de sélection déterminants dans le cadre de l’instruction, veuillez-vous reporter au document de référence « Critères de sélection ». Le Secrétariat conjoint procède à la consolidation des avis des différentes instances en vue de la présentation du projet au sein du comité de sélection. Il peut arriver, au cours de cette phase d’instruction, que le Secrétariat conjoint fasse parvenir au bénéficiaire chef de file des questions visant à obtenir des informations supplémentaires. Ce dernier doit en général y répondre dans un délai de deux semaines.

5.3. La sélection des projets par le comité de sélection La sélection des projets est effectuée par le comité de sélection INTERREG. Celui-ci est chargé d’effectuer le contrôle et l’évaluation des projets déposés en vue de leur sélection permettant un financement dans le cadre du programme. Le comité de sélection se compose de représentants des partenaires du programme. L’Autorité de gestion, le Secrétariat conjoint et les points de contact prennent également part aux séances, sans toutefois disposer d’un droit de vote. De façon générale, le comité de sélection prend ses décisions à l’unanimité. Dans les cas où il ne parvient pas à atteindre un consensus, la décision est prise au terme d’un deuxième tour de scrutin, sur la base du principe de la majorité qualifiée. Après la présentation et la discussion d’un projet, le comité de sélection peut prendre quatre types de décision en fonction du résultat de l’instruction du dossier :

1. Approbation d’un projet ; 2. Approbation d’un projet sous réserve : Un projet peut être approuvé « sous réserve » lorsque des aspects formels minimes doivent encore faire l’objet d’un éclaircissement ou requièrent des compléments d’informations avant que la convention FEDER puisse être conclue. 3. Report d’un projet : Un projet peut être reporté par exemple si des informations complémentaires doivent être fournies, si des modifications doivent être apportées à la demande de concours FEDER ou si des justificatifs de financement manquants doivent encore être présentés. Le report d’un projet n’est possible qu’une seule fois. Lors de la réunion du comité de sélection suivant le report, une décision définitive est prise concernant le dossier. 4. Rejet d’un projet : Une décision de rejet par le comité de sélection est toujours motivée.

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Les bénéficiaires chefs de file des projets traités par le comité de sélection reçoivent une notification officielle de la part du Secrétariat conjoint qui les informe de la décision du comité. En cas d’approbation, la convention FEDER est établie et transmise au bénéficiaire chef de file. En cas de rejet du projet, les motifs de ce refus sont expliqués par écrit. Si un projet est approuvé sous réserve ou reporté en l’attente d’informations complémentaires et/ou de modifications, le Secrétariat conjoint contacte le bénéficiaire chef de file pour discuter de la suite de la procédure et lui communiquer les délais dont il dispose.

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6. Les critères de sélection des projets La décision d’accorder un cofinancement communautaire à un projet est prise sur base de critères permettant de garantir le respect de l’ensemble des exigences de forme et de qualité. Ces critères, énoncés ci-dessous, servent de base à une sélection transparente et équitable des projets. Ils permettent également d’orienter les opérateurs dans le montage de leurs projets.

6.1. Critères de recevabilité Des critères de forme doivent être respectés à la fois lors du dépôt de la fiche synthétique et lors du dépôt du dossier complet.

6.1.1. Critères de recevabilité des fiches synthétiques Les critères de recevabilité suivants sont examinés lors du dépôt des fiches synthétiques.

Existence d’un partenariat transfrontalier Cela signifie

-soit qu’au moins deux opérateurs partenaires du projet sont issus de deux Etats membres différents de la zone de programmation,

-soit que le bénéficiaire chef de file est une structure transfrontalière, c’est-à-dire une entité

juridique constituée en vertu de la législation d'un des pays participant au Programme INTERREG V A GR, mise sur pied par des autorités publiques ou des organismes publics d'au moins deux pays participant au Programme INTERREG V A GR.

Le terme « opérateur partenaire » concerne les opérateurs du projet disposant d’un budget, c’est-à-dire effectuant des dépenses pour le projet INTERREG et recevant une contrepartie FEDER. Le terme « opérateur partenaire » ne s’applique pas aux opérateurs méthodologiques : cela signifie qu’il n’y a pas de partenariat transfrontalier si par exemple seuls un opérateur partenaire et un opérateur méthodologique sont issus de deux Etats membres différents de la zone de programmation. Désignation d’un bénéficiaire chef de file Conformément à l’article 13 du règlement (UE) n°1299/2013 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions particulières relatives à la contribution du Fonds européen de développement régional à l'objectif "Coopération territoriale européenne". Période de réalisation du projet située dans la période d’éligibilité du programme (01.01.2014 au 31.12.2022) Dépôt de la fiche synthétique dans les délais de l’appel à projets

Complétude de l’ensemble des parties de la fiche synthétique

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Si la fiche synthétique ne répond pas aux critères de recevabilité, elle est déclarée non recevable par le Secrétariat Conjoint (SC).

6.1.2. Critères de recevabilité des dossiers complets Pour le dépôt des dossiers complets, les critères formels à respecter sont les suivants : Dépôt du dossier complet dans les délais fixés par le programme : Le dossier complet se compose des éléments suivants : - Demande de concours FEDER détaillée - Tableaux financiers - Attestations d'engagement - En cas d'application de la méthode 2 (coûts simplifiés) pour les frais de personnel : justificatifs du

coût total employeur éligible des 12 derniers mois (incluant les charges patronales), permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

- Introduction des actions 1 : « Gestion du projet » et 2 : « Communication » dans la demande de concours

Complétude de l’ensemble des parties du dossier : L’ensemble du dossier complet décrit ci-dessus doit être complété en intégralité. Dossier bilingue : Cela signifie que le dossier complet doit être compréhensible et complet dans les deux langues du programme, le français et l’allemand. De plus, les versions française et allemande du dossier complet doivent correspondre. Si le dossier complet ne répond pas aux critères de recevabilité, il est déclarée non recevable par le Secrétariat Conjoint (SC).

Fiche synthétique bilingue Cela signifie que la fiche synthétique doit être compréhensible et complète dans les deux langues du programme, le français et l’allemand. De plus, les versions française et allemande de la fiche synthétique doivent correspondre.

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6.2. Conditions d’éligibilité

Le respect des conditions suivantes est impératif, dans la mesure où elles s’appliquent à chaque projet lors de l’instruction réalisée par le Secrétariat Conjoint.

6.2.1. Projet non achevé lors de son dépôt Pour pouvoir bénéficier du soutien du programme, un projet ne peut être matériellement achevé ou totalement mis en œuvre avant que la fiche synthétique ne soit soumise par les opérateurs au programme, ce même si les factures s’y rapportant n’ont pas encore toutes été acquittées1.

6.2.2. Contribution aux objectifs spécifiques du programme Les projets cofinancés par le programme INTERREG V A Grande Région doivent contribuer aux objectifs fixés dans le programme de coopération. Il s’agit dès lors du critère essentiel de sélection des projets. Seuls les projets contribuant significativement à l’un des 10 objectifs spécifiques du Programme peuvent faire l’objet d’un cofinancement communautaire. En règle générale, la contribution significative est avérée lorsque l’ensemble des objectifs et actions prévus par le projet visent à atteindre les résultats décrits dans le Programme pour chaque objectif spécifique. Le rapport entre la contribution attendue du projet à l’objectif spécifique et le montant de la subvention demandée sera examiné avec attention. La contribution attendue du projet à l’objectif spécifique est évaluée notamment sur la base de la contribution du projet à l’atteinte des valeurs cibles des indicateurs de l’objectif spécifique. Ainsi, le projet doit fournir une contribution significative et réaliste à l’atteinte des valeurs cibles des indicateurs de réalisation de l’objectif spécifique. La répercussion positive de cette contribution sur les indicateurs de résultat de l’objectif spécifique sera évaluée également.

6.2.3. Contribution au développement du territoire de la Grande Région Plus-value transfrontalière La plus-value transfrontalière d’un projet transfrontalier réside dans le fait :

- que sa mise en œuvre produit des effets positifs qui n’auraient pas été générés si le projet avait été mené seulement sur le plan national,

ou - que sa mise en œuvre n’aurait pas été possible ou aurait été moins efficace sur un plan

uniquement national. Les projets dont les actions auraient été mises en œuvre au sein des territoires nationaux même sans financement communautaire ne présentent pas de plus-value transfrontalière. Par conséquent, les projets qui concernent des fonctions réglementaires/statutaires des organismes concernés ou se limitent à leurs activités habituelles ne pourront prétendre à un subventionnement FEDER sur ce Programme. Le caractère transfrontalier des actions du projet devra être démontré. Ainsi, le projet doit remplir les deux critères suivants : 1 Article 65 (§ 6) du règlement (UE) n°1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013

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- coopération dans l’élaboration des opérations - coopération dans la mise en œuvre des opérations

En outre, le projet doit également répondre à au moins un des deux critères suivants :

- coopération via la dotation en effectifs - coopération via le financement des opérations

Plus-value régionale Seuls les projets bénéficiant de manière principale à la zone éligible du programme pourront prétendre à un cofinancement FEDER.

6.2.4. Prise en compte des remarques issues de la réunion go / no go Les réponses aux remarques et demandes transmises par l’Autorité de Gestion / Secrétariat Conjoint à la suite de la réunion go / no go doivent se retrouver dans le dossier déposé, ou une explication doit être fournie en cas de non prise en compte.

6.2.5. Pour les opérateurs ayant une activité économique dans le cadre du projet INTERREG: conditions relatives aux aides d’Etat

Les opérations seront analysées au regard de la réglementation communautaire en matière d’aides d’Etat. Les projets nécessitant la notification d’un nouveau régime d’aide à la Commission ne sont pas éligibles. Cela signifie que les subventions accordées aux opérateurs ayant une activité économique dans le cadre du projet INTERREG respecteront le règlement de minimis ou le règlement général d’exemption par catégorie de la Commission dans le domaine des aides d’Etat. En effet, le programme INTERREG n’a pas vocation à accorder un avantage significatif à une entreprise, à une grappe d’entreprises ou à tout acteur ayant une activité économique dans le cadre du projet INTERREG par les subventions qu’il attribue.

6.3. Critères de sélection Outre le respect, qui revêt un caractère impératif, des critères de recevabilité et conditions d’éligibilité, les projets seront analysés au regard de critères de sélection. Ces critères doivent permettre de donner la priorité à certains projets recevables et éligibles, sur la base de l’instruction menée par le Secrétariat Conjoint et de l’analyse menée, le cas échéant, par les Autorités partenaires.

6.3.1. Critères de sélection relatifs à chaque objectif spécifique Ceux-ci figurent dans le Programme de Coopération sous l’item « principes directeurs régissant la sélection des opérations », au niveau des priorités d’investissement.

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6.3.2. Caractère innovant et durable des projets

Une priorité sera donnée aux projets innovants et dont les impacts bénéficient de la manière la plus durable possible à la zone de programmation. Le caractère innovant des projets réside dans le fait que les actions et objectifs du projet contribuent à un développement qualitatif pour la Grande Région : nouvelles activités, création d’offres nouvelles, nouveaux partenariats, nouvelles coopérations, etc. Si le projet fait suite à un projet INTERREG IV, il convient de démontrer la plus-value et le caractère novateur du projet déposé par rapport à l’ancien projet. Le caractère durable d’un projet signifie qu’il est possible de poursuivre les activités, d’utiliser les résultats ou de bénéficier des réalisations du projet même après la fin de son subventionnement par le Programme INTERREG V A Grande Région.

6.3.3. Critères de sélection complémentaires : contribution aux objectifs horizontaux du Programme

Les critères suivants sont des critères de sélection complémentaires, dans la mesure où ils ne peuvent pas s’appliquer à tous les projets. Développement durable Dans le cadre de la mise en œuvre du programme de coopération, il n’est pas possible de retenir systématiquement le développement durable comme critère de sélection des projets. En effet, ce critère n’est pas applicable pour tous les projets. Il convient donc de proportionner le niveau d’exigence en matière de développement durable en fonction du type de projet, le niveau minimal étant la conformité du projet proposé à la législation communautaire en matière d'environnement applicable pour le projet concerné. Le développement durable constituera donc un critère de priorité complémentaire dans l’évaluation des projets. Le cas échéant, et notamment pour les axes 1 et 2, l’impact positif des projets en matière de protection de l’environnement sera un critère de sélection. Égalité des chances et non-discrimination Dans le cadre de la mise en œuvre du programme de coopération, il n’est pas possible de retenir systématiquement l’égalité des chances et de non-discrimination comme critère de sélection des projets. En effet, ce critère n’est pas applicable pour tous les projets. Il convient donc de proportionner le niveau d’exigence en matière d’égalité des chances et de non-discrimination en fonction du type de projet, le niveau minimal étant que le projet proposé soit conforme à la législation communautaire en matière d’égalité des chances et de non-discrimination applicable pour le projet concerné. L’égalité des chances et de non-discrimination constituera donc un critère de priorité complémentaire dans l’évaluation des projets, afin de prévenir toute discrimination fondée sur le sexe, la race ou l’origine ethnique, la religion ou les convictions, le handicap et l’âge ou l’orientation sexuelle.

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Égalité entre les hommes et les femmes Dans le cadre de la mise en œuvre du programme de coopération, il n’est pas possible de retenir systématiquement l’égalité entre les hommes et les femmes comme critère de sélection des projets. En effet, ce critère n’est pas applicable pour tous les projets. Il convient donc de proportionner le niveau d’exigence en matière d’égalité entre les hommes et les femmes en fonction du type de projet, le niveau minimal étant que le projet proposé soit conforme à la législation communautaire en matière d’égalité entre les hommes et les femmes applicable pour le projet concerné. L’égalité entre les hommes et les femmes constituera donc un critère de priorité complémentaire dans l’évaluation des projets. Une attention particulière sera portée sur ce principe horizontal dans le cadre

- de l’axe 1 relatif à l’objectif thématique 8 (c’est-à-dire les objectifs spécifiques 1 et 2). - et de l’axe 4 relatif à l’objectif thématique 1 et l’objectif thématique 3 (c’est-à-dire les objectifs

spécifiques 8, 9, 10).

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LOGIQUE D’INTER-VENTION ET INDICATEURS

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LOGIQUE D’INTERVENTION ET INDICATEURS

7. Interactions générales Dans le cadre de la programmation actuelle (2014-2020), une attention particulière est accordée à la mesure des résultats des projets et à l’établissement de liens entre les résultats des projets et les objectifs du programme (principe de l’orientation vers les résultats). Ainsi, l’Union Européenne a développé un catalogue de 11 objectifs thématiques, parmi lesquels les programmes de coopération ont été invités à en choisir un nombre limité pour la conception de leur programmation. En même temps il a été demandé à chaque programme de se fixer un cadre de performance, permettant le contrôle des progrès réalisés pendant la période de programmation au niveau des objectifs spécifiques, fixés pour chaque axe prioritaire (Règlement (UE) n° 1303/2013, articles 21 et 22). Ce cadre de performance est constitué de valeurs intermédiaires, fixées au niveau de chaque axe prioritaire pour les années 2018 et 2023. Les valeurs intermédiaires comprennent des indicateurs financiers, des indicateurs de réalisation et, le cas échéant, des indicateurs de résultat (voir programme de coopération p.126), contrôlés par la Commission européenne dans le cadre de l’examen des performances. Ainsi, l’atteinte des objectifs intermédiaires au niveau des axes prioritaires du programme est examinée sur la base des informations et des évaluations figurant dans les rapports de mise en œuvre. La non-atteinte des objectifs intermédiaires peut se traduire par une réduction de la contribution financière de la Commission européenne. Pour le programme INTERREG V A Grande Région (France-Belgique-Allemagne-Luxembourg), les objectifs thématiques suivants ont été sélectionnés :

• Renforcer la recherche, le développement technologique et l’innovation (OT1) ; • Renforcer la compétitivité des PME (OT3) ; • Préserver et protéger l’environnement et encourager une utilisation rationnelle des ressources

(OT6) ; • Favoriser un emploi durable et de qualité et soutenir la mobilité de la main-d’œuvre par

l'intégration des marchés transfrontaliers du travail, y compris la mobilité transfrontalière, les initiatives locales communes en matière d'emploi, les services d'information et de conseil et la formation commune (OT8) ;

• Promouvoir l’inclusion sociale et lutter contre la pauvreté et toute forme de discrimination (OT9). Les quatre axes prioritaires du programme résultent de ces objectifs (voir ci-dessous). Afin de collecter les données nécessaires pour mesurer les effets visés et la mise en œuvre des objectifs formulés, des axes prioritaires, des objectifs spécifiques et des indicateurs de résultat et de réalisation qualitatifs et quantitatifs ont été définis. Ceux-ci servent pour le suivi, l’évaluation et la vérification des prestations. Ces termes, spécifiques au programme, seront expliqués et illustrés ci-après. Axe prioritaire Le choix des axes prioritaires repose sur les objectifs thématiques cités ci-dessus et les défis régionaux, définis à l’aide d’une analyse SWOT. La stratégie du programme est construite autour du triptyque : « emploi / développement territorial / économie » et place le soutien à l’emploi sur le marché du travail grand-régional au cœur des priorités. Les partenaires du programme entendent intensifier la coopération transfrontalière dans les domaines prioritaires suivants :

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Axe prioritaire 1 - Poursuivre le développement d'un marché du travail intégré en soutenant l'éducation, la formation et en facilitant la mobilité physique Axe prioritaire 2 - Assurer un développement respectueux de l’environnement et du cadre de vie Axe prioritaire 3 - Améliorer les conditions de vie Axe prioritaire 4 - Renforcer la compétitivité et l’attractivité de la Grande Région Objectif spécifique Deux à trois objectifs spécifiques ont été attribués à chaque axe prioritaire. Ils sont définis dans le programme de coopération et décrivent les objectifs souhaités, qui doivent être atteints grâce à la réalisation du programme. Un aperçu sur chacun des objectifs spécifiques, des indicateurs mais aussi des axes prioritaires se trouve dans le tableau « Logique d’intervention » (lien). Exemple : un des objectifs spécifiques de l’axe prioritaire 1 est l’amélioration de l’offre en matière de mobilité durable pour faciliter le déplacement des travailleurs frontaliers et des apprenants. Indicateur de résultat Les indicateurs de résultat sont en lien étroit avec les objectifs spécifiques et mesurent ainsi l’apport du programme à la stratégie de l’Union Européenne pour une croissance intelligente, durable et inclusive. Ils concernent la mise en œuvre des objectifs du programme sur l’ensemble du périmètre du programme de coopération et permettent d’y mesurer des changements sur le long terme. Les indicateurs de résultat sont basés sur des indicateurs existants ou ont été compilés sur base de données comparables. Leurs valeurs ne sont pas seulement déterminées par les résultats du programme mais aussi, et avant tout, par des facteurs extérieurs. L’autorité de gestion du programme recueille les données correspondantes pour effectuer un suivi du degré de réalisation des objectifs. Exemple : Part des énergies renouvelables dans la consommation finale d’énergie (Indicateur de résultat de l’axe prioritaire 2). Indicateur de réalisation Les indicateurs de réalisation concernent chaque projet subventionné par le programme. Ils mesurent le résultat direct (réalisations) d’un projet. Ils sont utilisés pour mesurer les résultats du projet en termes de contribution aux objectifs du programme. Chaque projet estime sa contribution à l'indicateur de réalisation de l’objectif spécifique choisi et établit le lien avec ses résultats escomptés. Les indicateurs sont indiqués dans le programme de coopération au point « indicateurs de réalisation communs et spécifiques du programme " pour chaque axe prioritaire et énumérés à nouveau en détail dans le tableau à la fin de ce document. Exemple : Nombre d’entreprises bénéficiant d’un soutien (Indicateur de réalisation de l’axe 4).

8. Utilisation des indicateurs Plus le lien entre les résultats du projet et les objectifs du programme est élaboré et présenté clairement et logiquement, plus la réalisation des projets sera, comme l’expérience le prouve, réussie. En conséquent, ces liens devraient faire l’objet d’une réflexion lors du montage du projet et lors du dépôt de la demande de concours. Ces défis et besoins transfrontalier doivent être présentés et pris en compte pour les résultats du projet et les résultats visés du programme, au plus tard dans le dossier complet de demande de concours FEDER. Il s’agit de préciser quelles actions vont permettre d’atteindre les objectifs. Ci-dessous le schéma illustrant les relations entre le niveau du « Projet » et le niveau du « Programme ».

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Dans la logique du programme INTERREG, chaque projet doit choisir un des axes prioritaires fixés par le programme et un des objectifs spécifiques respectifs, auxquels il souhaite apporter une contribution (cf. dans le programme de coopération, au début de chaque chapitre les axes prioritaires et les objectifs spécifiques sont présentés). En fonction du choix de l’axe prioritaire un lien logique doit être établi entre l’objectif spécifique du programme et l’objectif général du projet. Il est important d’assurer la cohérence entre l’objectif du projet et l’objectif spécifique du programme. Le schéma 1 illustre ledit lien. Il montre comment un objectif général de projet contribue à un objectif spécifique choisi du programme, que les résultats attendus du projet vont contribuer à atteindre les indicateurs de résultat au niveau du programme et que la cohérence entre les réalisations du projet et les indicateurs de réalisation du programme est assurée. Le schéma représente comment le projet contribue de façon mesurable à l’objectif spécifique du programme, aux indicateurs de résultat et aux indicateurs de réalisation. Dans le tableau suivant les différents concepts sont explicités de façon plus détaillée.

9. Terminologie

Concept Définition

Objectif général du projet

L’objectif général décrit l’objectif global du projet. C’est-à-dire quels sont les objectifs principaux et généraux que le projet vise à atteindre avec les actions prévues ? L’objectif général est en lien avec l’objectif spécifique et contribue à sa réalisation. Chaque projet poursuit un objectif général qui devrait être présenté lors de la demande de concours FEDER.

Résultat escompté du projet (Résultat principal)

Le résultat escompté par les opérateurs du projet exprime quelles modifications doivent être atteintes grâce au projet. Le résultat sert à atteindre l’objectif général du projet et il est en lien avec l’indicateur de résultat du programme. Le résultat du projet contribue à l’atteinte de la valeur-cible fixée par le programme pour l’indicateur de résultat.

Schéma1 : Logique d’intervention –Programme et Projet

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Réalisation du projet

La réalisation du projet est le „produit“ direct de l’action exécutée dans le cadre du projet. La réalisation peut être appréhendé à l’aide des indicateurs de réalisation et est en lien avec le résultat et l’objectif du projet. Afin que les réalisations soient mesurables par l’indicateur de réalisation les opérateurs doivent veiller, dans la mesure du possible, à une formulation adaptée des réalisations et au choix d’une unité de mesure identique à celle de l’indicateur de réalisation.

Activités subventionnées

Les activités subventionnées sont des mesures et des actions qui sont effectuées pour atteindre les réalisations du projet.

Tableau1 : Terminologie

10. Création d’une logique d‘intervention (Demande de concours FEDER)

• Enjeux communs : présentation du contexte et des fondements du projet (Point C.1.)

Il s’agit de présenter sur quels défis transfrontaliers le projet repose. Pour se faire les forces et les faiblesses de l’espace transfrontalier qui prédominent dans le domaine thématique doivent être précisées, de même que le besoin couvert par les actions du projet. La situation de départ et le contexte, auxquels le projet répond, et dans lesquels il s’inscrit, doivent être explicités, afin de pouvoir apprécier la pertinence du projet.

• Objectif du projet en lien avec l’objectif spécifique sélectionné (Point C.2.)

Quel est l’objectif général du projet et comment se situe le lien entre celui-ci et l’objectif spécifique du programme ? Cet objectif général du projet être précisé et sa contribution permettant au projet d’atteindre l’objectif spécifique de l’axe prioritaire du programme décrite. Le cas échéant, la contribution du projet à d’autres objectifs spécifiques du programme peut aussi être expliquée, cependant l’accent devrait être mis sur l’objectif spécifique choisi.

• Lien des résultats du projet avec l’indicateur de résultat du programme (Point C.5.) Comment est-ce que le résultat du projet contribue à atteindre l’indicateur de résultat du programme? Il s’agit ici d’établir le lien entre le résultat escompté du projet et l’indicateur de résultat du programme. Quels changements, participant à atteindre l’objectif spécifique visé du programme, sont induits par le projet dans l’espace de coopération du programme ?

• Indicateurs du projet (Point C6.) Il s’agit ici de mettre en lien les résultats directs du projet avec l’indicateur de réalisation. L’indication des résultats concrets du projet (colonne 1), tels que déjà décrits au point C4., la quantification de la valeur cible (colonne 2) et la comparaison avec les valeurs cibles attendues des indicateurs de résultats du programme (colonne 3), la contribution du projet à la réalisation des indicateurs de réalisation du programme peut être évaluée (colonne 4).

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11. Procédure d’utilisation des indicateurs de réalisation et de résultats

Indicateurs de résultat Indicateurs de réalisation

Responsable de la quantification et de l’expression des indicateurs

Quantification : L’Autorité de gestion du programme Expression des indicateurs : le bénéficiaire chef de file

Le bénéficiaire chef de file (dans sa fonction de responsable de la conduite du projet)

Document source Demande de concours FEDER : Point C.5.

Demande de concours FEDER : Point C.6. Rapport d’activité annuel du projet

Fréquence de l‘information

Lors du dépôt du projet (prévisionnel) et de la clôture du projet.

annuel

Remarques • Seuls les indicateurs de l’axe prioritaire du programme de coopération, dans lequel s’inscrit le projet, seront choisis

• Les informations doivent être précises et réalistes : données chiffrées précises, pas d‘estimation, ni de fourchette

• Afin d’exprimer correctement les indicateurs, les opérateurs sont priés de prendre connaissance de la définition de chaque indicateur, tels que décrits dans le programme de coopération et dans le l’aperçu global ci-dessous.

12. Description et précisions sur les indicateurs de réalisation et les indicateurs de résultat

Axe prioritaire 1 - Poursuivre le développement d'un marché du travail intégré en soutenant l'éducation, la formation et en facilitant la mobilité physique

Objectif spécifique 1: Augmenter l'employabilité et faciliter l'accès à l'emploi frontalier

Indicateur de résultat

Intitulé de l‘indicateur Nombre des travailleurs frontaliers

Numéro de l‘indicateur RES1

Description et précisions Aux termes du règlement (UE) n° 883/2004, on entend par « frontalier » tout travailleur salarié ou non salarié qui exerce son activité professionnelle sur le territoire d’un Etat membre et réside sur le territoire d’un autre Etat membre où il retourne en principe chaque jour ou au moins une fois par semaine.

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Source des données et valeur de référence

L‘observatoire interrégional de l’emploi constitue la source pour les données sur le nombre des travailleurs frontaliers. Valeur de référence: 213.427 travailleurs frontaliers en 2013.

Valeur cible du programme

250.000 (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre de participants à des initiatives communes en matière d'emploi et à des formations communes.

Numéro de l‘indicateur REA1

Description et précisions Les initiatives locales communes en matière d’emploi sont celles soutenues dans le cadre du règlement CTE n°1299/2013. Les participants sont définis comme ceux qui participent au début de l’initiative. Les participants qui participent plusieurs fois ou à plusieurs initiatives ne sont comptés qu’une seule fois.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

220.000 (2023)

Objectif spécifique 2: Améliorer l'offre en matière de mobilité durable pour faciliter le déplacement des travailleurs frontaliers et des apprenants

Indicateur de résultat

Intitulé de l‘indicateur Nombre de services de transport en commun transfrontaliers en faveur des travailleurs et des apprenants durant un jour classique de semaine

Numéro de l‘indicateur RES2

Description et précisions Pour les transports en train, tramway et bus, ce nombre reflète l’offre transfrontalière et se calcule par le produit du nombre de lignes et de leur fréquence. Une ligne transfrontalière est définie comme étant une ligne de transport ayant au moins un point d’arrêt dans au moins deux pays de la Grande Région. La mise en place de services favorisant les modes de déplacement « doux » ou des services associés (P+R, Electro-mobilité, information voyageur, billettique…) encourage l’utilisation des transports en commun et contribue donc indirectement à l’indicateur.

Source des données et valeur de référence

La valeur de référence de 1.611 services de transport en commun transfrontaliers en faveur des travailleurs et des apprenants durant un jour classique de semaine de l’année 2015 a été déterminée sur base des sources de données suivantes : Mobiregio.net, TER Lorraine,

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SMITU, TGL, TEC, LISER, Verkéiersverbond, CFL, DB, Saarbahn, VRT, SNCB, SNCF, SMITU, TGL, CD 57.

Valeur cible du programme

2.105 (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre de services permettant d’inciter les travailleurs frontaliers et les apprenants à utiliser des modes de déplacements quotidiens

Numéro de l‘indicateur REA2

Description et précisions Cet indicateur est composé du nombre de lignes transfrontalières de transport en commun (bus, train et tramway), plus les parkings-relais à vocation transfrontalière, ainsi que les parkings de covoiturage favorisant la mobilité transfrontalière.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

250 (2023)

Axe prioritaire 2 - Assurer un développement respectueux de l’environnement et du cadre de vie

Objectif spécifique 3: Atteindre un état de conservation favorable du milieu naturel

Indicateur de résultat

Intitulé de l‘indicateur Pourcentage du territoire couvert par des démarches de gestion concertée de l’environnement

Numéro de l‘indicateur RES3

Description et précisions Il s’agit de la superficie cumulée des portions du territoire de la Grande Région bénéficiant d’une gestion concertée de l’environnement, à l’échelle transfrontalière, divisée par la superficie totale, exprimée en %.

Source des données et valeur de référence

Source des données : données disponibles sur les sites web des différents projets de coopération transfrontalière dans le domaine de la gestion des espaces naturels sensibles. La valeur de référence pour le pourcentage du territoire couvert par des démarches de gestion concertée de l’environnement est de 6,9% pour l’année 2013.

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Valeur cible du programme

13,7% (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Superficie des habitats couverts par des démarches de gestion concertée de l’environnement à l’échelle transfrontalière visant un meilleur état de conservation.

Numéro de l‘indicateur REA3

Description et précisions Il s‘agit de la superficie cumulée des espaces naturels faisant l’objet, à travers le programme INTERREG V A Grande Région, de mesures de gestion permettant d’atteindre un meilleur état de conservation. L’indicateur prend en compte les superficies supplémentaires par rapport aux mesures de gestion concertée de l’environnement, réalisées dans le cadre du programme Interreg IV A Grande Région.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

4.500 km2 (2023)

Objectif spécifique 4: Renforcer la valorisation culturelle et touristique du patrimoine

Indicateur de résultat

Intitulé de l‘indicateur Nombre de nuitées

Numéro de l‘indicateur RES4

Description et précisions Le nombre de nuitées inclut les nuitées passées tant par les résidents que les non-résidents, aussi bien pour des séjours d’affaires que de loisirs.

Source des données et valeur de référence

Source des données : Portails statistiques de la Grande Région (Saarland : Beherbergungsstatistik; Lorraine: INSEE, Enquête fréquentation hôtelière; Luxembourg: STATEC, Exploitation des fiches d'hébergement; Rheinland-Pfalz: Beherbergungsstatistik; Wallonie: Office de promotion du tourisme - statistique du tourisme). La valeur de référence est de 33.087.000 nuitées pour l’année 2013.

Valeur cible du programme

34.080.000 (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre de produits touristiques transfrontaliers

Numéro de l‘indicateur REA4

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Description et précisions Il s’agit de développer et commercialiser des produits touristiques transfrontaliers et des offres ciblées et thématiques : patrimoine naturel (tourisme vert) et géotourisme, tourisme de mémoire (notamment lié aux deux guerres mondiales), patrimoine industriel (héritage commun d’un espace marqué pendant longtemps par l’extraction minière et la sidérurgie), patrimoine immatériel (notamment lié à la forte présence de métiers d’art et des savoir-faire associés).

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

12 (2023)

Objectif spécifique 5 : Réduire l'impact environnemental dans le cadre du développement économique et territorial de la Grande Région

Indicateur de résultat

Intitulé de l’indicateur Part des énergies renouvelables dans la consommation finale d’énergie

Numéro de l‘indicateur RES5

Description et précisions Cet indicateur représente la part de l’ensemble des formes d’énergie considérées comme renouvelables (énergie éolienne, solaire, hydraulique, utilisation de la biomasse et géothermie) dans la consommation finale d’énergie dans la Grande Région.

Source des données et valeur de référence

La valeur de référence de 7,8% pour la part des énergies renouvelables dans la consommation finale d’énergie a été déterminée pour les années 2011, 2012, 2013 à partir des sources de données suivantes : INSEE, STATEC, IWEPS, Statistisches Landesamt Rheinland-Pfalz, Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Verkehr Saarland.

Valeur cible du programme

15,2% (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Population touchée par des initiatives transfrontalières en matière d’énergie

Numéro de l‘indicateur REA5

Description et précisions Cet indicateur représente la population touchée par des initiatives transfrontalières en matière d’énergie. Les initiatives transfrontalières en matière d’énergie sont constituées par le soutien au développement d’énergies renouvelables ainsi que des projets permettant de réduire la consommation d’énergie et de

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renforcer l’efficacité de l’alimentation en énergie.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

30.000 (2023)

Axe prioritaire 3 - Améliorer les conditions de vie

Objectif Spécifique 6 : Améliorer l’offre concertée en matière de soins et de prévention

Indicateur de résultat

Intitulé de l’indicateur Nombre de conventions d’accès aux soins transfrontaliers existant le long des frontières du territoire de coopération

Numéro de l‘indicateur RES6

Description et précisions Il s’agit du nombre de dispositifs permettant aux assurés sociaux qui résident de façon habituelle et permanente dans la zone définie d’avoir un accès, sans autorisation médicale préalable, aux soins offerts d’un côté et de l’autre de la frontière dans les structures hospitalières signataires d’une convention d’accès aux soins transfrontaliers. Par rapport aux conventions déjà existantes (voir ci-dessous) la création de trois nouvelles conventions est ciblée.

Source des données et valeur de référence

Source des données : Observatoires régionaux et interrégionaux. La valeur de référence de 3 résulte des trois conventions d’accès aux soins transfrontaliers existantes en 2015 (LORLUX, PRUM, Sarre-Moselle).

Valeur cible du programme

6 (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Population couverte par des services de santé améliorés

Numéro de l‘indicateur REA6

Description et précisions Population d’une certaine zone territoriale qui devrait – selon les prévisions – bénéficier des services de santé soutenus par le programme dans le cadre de la mise en place de ZOAST (Zone Organisée d’Accès aux Soins Transfrontaliers) qui permettent aux habitants d’accéder aux soins offerts par les établissements hospitaliers situés de l’autre côté de la frontière sans avoir à demander une autorisation préalable à leur organisme d’assurance santé. L’indicateur exclut le comptage multiple, une personne doit être comptée une seule fois, même si elle a bénéficié de plusieurs services

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dont la réalisation a été financée par les fonds structurels.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

1.077.680 (2023)

Objectif Spécifique 7 : Améliorer l’offre transfrontalière de services et d’équipements socialement inclusifs

Indicateur de résultat

Intitulé de l’indicateur Nombre de personnes bénéficiant de services transfrontaliers

Numéro de l‘indicateur RES7

Description et précisions Cet indicateur représente le nombre de personnes utilisant, au moins une fois durant la période de programmation, l’offre transfrontalière en matière de services sociaux (crèches, prise en charge de personnes âgées, prise en charge de personnes handicapées, etc.).

Source des données et valeur de référence

La valeur de référence est à établir par enquête qui sera commandée par l’Autorité de gestion.

Valeur cible du programme

A établir par enquête

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre de services mis en réseau ou nouvellement créés en transfrontalier

Numéro de l‘indicateur REA7

Description et précisions Il s’agit du nombre de services sociaux (crèches, prise en charge de personnes âgées, prise en charge de personnes handicapées, etc.), culturels et de loisirs accessibles en transfrontalier. L’indicateur prend en compte aussi bien les services déjà existants mis en réseau que les services nouvellement créés.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

20 (2023)

50

Axe prioritaire 4 - Renforcer la compétitivité et l’attractivité de la Grande Région

Objectif Spécifique 8 : Renforcer les coopérations transfrontalières dans le domaine de la R+D en vue de faire de la Grande Région un territoire d’excellence

Indicateur de résultat

Intitulé de l’indicateur Proportion des dépenses publiques en R&D du secteur de l’Etat et de l’Enseignement supérieur par rapport au produit intérieur brut

Numéro de l‘indicateur RES8

Description et précisions L’intensité de la R&D publique est mesurée par la proportion des dépenses de R&D du secteur de l’Etat et de l’Enseignement supérieur par rapport au produit intérieur brut (PIB).

Source des données et valeur de référence

La source des données est constituée par l’Observatoire Interrégional de l’Emploi (OIE), sur la base de données d’Eurostat. La valeur de référence est de 0,61% du PIB pour l’année 2011.

Valeur cible du programme

0,99% du PIB (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre d’établissements de recherche participant à des projets de recherche transfrontaliers

Numéro de l‘indicateur REA8

Description et précisions Si l’établissement présente des services opérant à différents endroits, le lieu d’établissement du service (ou des services) qui participe(nt) au projet doit être pris en compte pour qualifier ce projet de transfrontalier.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

70 (2023)

Objectif Spécifique 9 : Favoriser les capacités d’innovation des acteurs économiques au service de la compétitivité de la Grande Région

Indicateur de résultat

Intitulé de l’indicateur Proportion des dépenses de R&D des entreprises par rapport au produit intérieur brut

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Numéro de l‘indicateur RES9

Description et précisions L’intensité de la R&D privée est mesurée par la proportion des dépenses de R&D des entreprises par rapport au produit intérieur brut (PIB)

Source des données et valeur de référence

La source des données est constituée par l’Observatoire Interrégional de l’Emploi (OIE), sur la base de données d’Eurostat. La valeur de référence est de 1,28% du PIB pour l’année 2011.

Valeur cible du programme

2,01% des BIP (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre de secteurs de spécialisation régionale couverts par les actions soutenues

Numéro de l‘indicateur REA9

Description et précisions L‘indicateur mesure le nombre de secteurs de spécialisation régionale couverts par le projet. Ces secteurs sont définis dans les Stratégies Régionales d’Innovation pour une Spécialisation Intelligente, liées à la politique de cohésion 2014-2020 de l’Union européenne. Y figurent notamment : les matériaux, l’agroalimentaire, les sciences du vivant, les technologies et procédés médicaux, les technologies environnementales, les TIC, les transports, la logistique, l’automobile, l’aéronautique.

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

10 (2023)

Objectif Spécifique 10 : Renforcer la présence des PME de la Grande Région sur les marchés étrangers

Indicateur de résultat

Intitulé de l’indicateur Taux d’exportation des entreprises

Numéro de l‘indicateur RES10

Description et précisions Cet indicateur mesure l’effort d’exportation de la Grande Région. Il indique la part du PIB consacrée à satisfaire la demande étrangère.

Source des données et valeur de référence

La source des données est constituée par les Offices statistiques de la Grande Région. (Saarland: Statistisches Bundesamt, Außenhandelsstatistik; Lorraine: Direction interrégionale des Douanes; Luxembourg: STATEC, Intrastat; Rheinland-Pfalz: Statistisches Bundesamt, Außenhandelsstatistik; Wallonie: Administration de la

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TVA) La valeur de référence est de 38,84% pour l’année 2013.

Valeur cible du programme

42% (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre d’entreprises bénéficiant d’un soutien

Numéro de l‘indicateur REA10

Description et précisions Nombre d’entreprises bénéficiant d’un soutien impliquant un transfert financier direct de fonds structurels

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

40 (2023)

Indicateur de réalisation

Intitulé de l‘indicateur Nombre d’entreprises bénéficiant d’un soutien non financier

Numéro de l‘indicateur REA11

Description et précisions Nombre d’entreprises bénéficiant d’un soutien n’impliquant pas un transfert financier direct (conseils, services de consultance, incubateurs d’entreprises, accompagnement, sensibilisation, etc.)

Source des données Le système de gestion du programme

Valeur cible du programme

2000 (2023)

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LA MISE EN ŒUVRE D’UN PROJET

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LA MISE EN ŒUVRE D’UN PROJET

13. Bases juridiques

13.1. La convention FEDER La convention FEDER constitue la base juridique de la subvention FEDER. Cet accord contractuel conclu entre l’Autorité de gestion du programme et le bénéficiaire chef de file pose les bases administratives et financières de la mise en œuvre du projet ainsi que les obligations en découlant. Suite à la notification officielle de la décision du comité de sélection concernant l’approbation du projet, le Secrétariat conjoint fait parvenir la convention FEDER au bénéficiaire chef de file. Ce document est signé par le bénéficiaire chef de file, puis par l’Autorité de gestion du programme. La convention FEDER détermine les modalités de mise en œuvre du projet et contient notamment des informations sur les points suivants :

- Les dispositions générales relatives à la mise en œuvre (durée du projet et validité de la convention FEDER, responsabilités du bénéficiaire chef de file, dispositions concernant les conflits d’intérêt),

- Les modalités relatives à la gestion financière du projet (notamment coûts et budget du projet, contrôle de premier niveau des dépenses, modalités de versement du concours FEDER, versement de la subvention FEDER au bénéficiaire chef de file et transfert aux opérateurs, concurrence et attribution de marchés, aides d’État, dispositions spéciales concernant les versements FEDER),

- Les dispositions relatives à l’exécution du projet (directives concernant l’information et la communication, propriété intellectuelle, séminaire de lancement, suivi de la mise en œuvre du projet par le biais des rapports annuels et des comités d’accompagnement, modifications du projet, contrôles, audits et évaluations),

- Dispositions en cas de difficultés, de manquements, de sanctions et de contentieux.

La convention FEDER présente un caractère contraignant pour le bénéficiaire chef de file, qui est seul responsable du projet vis-à-vis de l’Autorité de gestion. Il s’engage à réaliser le projet en partenariat avec ses opérateurs et à transmettre à ces derniers toutes les informations reçues en sa qualité d’interlocuteur unique du programme. Le bénéficiaire chef de file fait parvenir à l’Autorité de gestion la convention FEDER signée, à laquelle est annexé le contrat de partenariat signé par tous les opérateurs. Il transmet en outre une copie de la convention FEDER à chacun des opérateurs. Un modèle type de la convention FEDER figure en pièce-jointe du présent guide.

13.2. Le contrat de partenariat Le bénéficiaire chef de file conclut un contrat de partenariat avec ses opérateurs. Celui-ci est signé par tous les opérateurs et joint en annexe à la convention FEDER. Le contrat de partenariat comporte notamment des dispositions garantissant la bonne gestion financière des fonds alloués à l'opération, y compris les modalités de recouvrement des sommes indûment versées. Un modèle type du contrat de partenariat figure en pièce-jointe du présent guide.

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14. Suivi physique de la mise en œuvre du projet

14.1. Principes généraux Le programme prévoit un suivi attentif et individuel de chaque projet approuvé, tout au long de sa durée. Les deux principaux outils utilisés à cette fin sont les rapports annuels, ainsi que les comités d’accompagnement qui se réunissent une fois par an. Les besoins en termes de conseil et de soutien étant particulièrement importants au début de la mise en œuvre du projet, un séminaire de lancement permettant d’expliquer les procédures administratives de la mise en œuvre du projet est par ailleurs organisé à l’attention des bénéficiaires chefs de file au cours de cette période, de même que des séminaires spécifiques consacrés au contrôle de premier niveau, qui présentent les modalités de l’introduction et du contrôle des déclarations de créances ainsi que les mécanismes de versement. FORMATIONS AU DÉBUT DE LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET Le séminaire de lancement Après la notification de l’approbation d’un projet par le comité de sélection, un séminaire de lancement est organisé par le Secrétariat conjoint à l’attention des bénéficiaires chefs de file des projets nouvellement approuvés. La participation à ce séminaire est obligatoire pour les bénéficiaires chefs de file. Le séminaire a pour objectif d’expliquer les procédures administratives de la mise en œuvre et de la gestion du projet, de présenter les différents interlocuteurs au sein de l’Autorité de gestion et du Secrétariat conjoint et d’offrir aux bénéficiaires chefs de file une première opportunité d’établir des contacts. Les bénéficiaires chefs de file sont dans l’obligation de diffuser les informations et explications reçues auprès du partenariat du projet. Les présentations organisées au cours du séminaire sont également consultables sur le site Internet du programme. Séminaires portant sur le contrôle de premier niveau En plus du séminaire de lancement sont organisés des séminaires d’information par versant géographique du programme consacrés au contrôle de premier niveau. Ces séminaires ont pour but de donner aux opérateurs des explications quant aux procédures nationales à respecter le cas échéant ainsi que sur les modalités de présentation des pièces justificatives. Les contrôleurs de premier niveau participent également à ces manifestations, qui ont en général lieu au moins une fois par an, afin qu’un échange direct puisse avoir lieu avec eux et que les opérateurs puissent leur poser des questions et leur demander des explications plus précises sur les procédures. Les points de contact, également présents lors de ces événements, aident les opérateurs en cas de questions et de problèmes et sont à leur disposition à titre d’interlocuteurs.

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SUIVI ET ÉVALUATION DE LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET PENDANT SON EXÉCUTION Les rapports annuels et les comités d’accompagnement qui se réunissent une fois par an jouent un rôle particulier dans le cadre du suivi formalisé de la mise en œuvre du projet Outre ces outils normalisés de suivi du projet, chaque projet dispose au sein du Secrétariat conjoint d’un chargé de projet qui joue le rôle d’interlocuteur pour toutes les questions relatives à la mise en œuvre du projet. Ce chargé de projet communique à intervalles réguliers avec les bénéficiaires chefs de file des projets encadrés afin de pouvoir suivre leur développement d’aussi près que possible. Les points de contact constituent également des interlocuteurs importants en cas de questions sur la mise en œuvre concrète du projet. Ils peuvent notamment apporter une aide précieuse lorsque des problèmes spécifiques concernant leur zone géographique (par exemple à propos des contrôles des dépenses) surviennent.

14.2. Le comité d’accompagnement du projet Le comité d’accompagnement du projet est l’instance chargée d’encadrer et de suivre l’avancement du projet. Il joue donc un rôle central dans le processus de suivi technique, administratif et financier du projet. Il remplit par ailleurs une fonction consultative vis-à-vis des opérateurs et offre un cadre dans lequel les problèmes pouvant surgir au cours de la réalisation du projet peuvent être abordés de manière transfrontalière. Le comité d’accompagnement du projet se réunit au minimum une fois par an, conjointement avec la présentation du rapport annuel. La responsabilité de l’organisation de ce comité incombe au partenariat du projet. La participation au comité d’accompagnement est obligatoire pour les partenaires du projet, l’Autorité de gestion/le Secrétariat conjoint et le point de contact du versant du bénéficiaire chef de file. Les points de contact des autres opérateurs, les partenaires du programme, les contrôleurs de premier niveau et les cofinanceurs du projet sont par ailleurs invités à ces séances, mais leur participation est facultative. Le comité d’accompagnement du projet a cinq missions principales :

1. Il constate et discute l’avancement du projet par rapport aux étapes définies. 2. Il identifie d’éventuels problèmes de mise en œuvre et élabore des solutions possibles. 3. Il se positionne par rapport à d’éventuelles modifications du projet à soumettre au comité de

sélection. 4. Il sert de plateforme d’échange d’informations concernant tout sujet en lien avec la mise en

œuvre du projet. 5. Il se prononce sur les rapports annuels du projet dont les modalités d’élaboration et de validation

sont présentées ci-dessous. Le bénéficiaire chef de file prend en charge la préparation et le suivi administratif de la séance du comité d’accompagnement du projet. À ce titre, il mène à bien les tâches suivantes : • Au moins dix jours ouvrables avant la réunion du comité d’accompagnement : envoi des invitations et

de l’ordre du jour aux membres du comité • Consolidation et entrée du rapport annuel dans le système informatique d’échange des données et

informations sur l’avancement du projet • Le cas échéant, identification des problèmes de mise en œuvre et suggestion de solutions

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• Au plus tard 20 jours ouvrables après la réunion : transmission du procès-verbal aux membres du comité d’accompagnement et le cas échéant entrée du rapport annuel modifié dans le système informatique d’échange de données.

Le délai d’approbation du procès-verbal transmis par voie électronique par le bénéficiaire chef de file est de 20 jours ouvrables à compter de sa réception. Le procès-verbal est considéré comme approuvé dès lors qu’aucune objection n’a été formulée au cours de ce délai.

14.3. Les rapports annuels Pour chaque année de réalisation du projet, le partenariat du projet présente un rapport annuel sous l’égide du bénéficiaire chef de file. Le rapport annuel décrit l’état d’avancement de la mise en œuvre des différentes actions et des résultats que le projet doit atteindre ainsi que l’avancement du projet au niveau de la mise en œuvre des indicateurs. Il peut également servir à identifier les éventuelles difficultés qui peuvent survenir lors de la mise en œuvre du projet. Le rapport annuel est élaboré par étapes et en interaction avec le comité d’accompagnement :

- Année n + mois 1 : le partenariat du projet transmet aux membres du comité d’accompagnement un projet de rapport annuel, au plus tard à la fin du premier mois suivant l’année de mise en œuvre.

- Année n + mois 2 : le mois suivant, le comité d’accompagnement se réunit pour discuter de ce projet de rapport.

- Année n + mois 3 : dépôt du rapport annuel définitif par le bénéficiaire chef de file : après la réunion du comité d’accompagnement, le partenariat du projet dispose d’encore 20 jours ouvrables pour établir le rapport annuel définitif. Celui-ci intègre les conclusions atteintes dans le cadre de la discussion au sein du comité d’accompagnement.

Les rapports annuels définitifs sont entrés par le bénéficiaire chef de file dans le système électronique d’échange de données.

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15. Suivi financier de la mise en œuvre du projet : les déclarations de créances

15.1. Procédure d’introduction et de contrôle des déclarations de créances

Les déclarations de créances jouent un rôle fondamental dans la mise en œuvre financière du projet. Le versement des montants FEDER d’un projet a lieu sur la base de dépenses acquittées et contrôlées. Les dépenses acquittées sont transmises pour contrôle sous forme de déclarations de créances. Une déclaration de créances regroupe l’ensemble des dépenses acquittées d’un opérateur au cours d’une période donnée et constitue de ce fait le critère de base pour le contrôle des dépenses effectuées. S’agissant du calendrier d’introduction des déclarations de créances, le programme permet aux partenariats de projet de choisir entre un rythme trimestriel ou semestriel. Le choix du partenariat de projet est indiqué dans la convention FEDER et vaut pour l’ensemble de la durée du projet ainsi que pour tous les opérateurs. Calendrier d’introduction et de traitement des déclarations de créances sur la base d’un rythme semestriel :

Calendrier d’introduction et de traitement des déclarations de créances sur la base d’un rythme trimestriel :

Période de référence

Introduction de la déclaration de créances par

l’opérateur dans le système d’échange

électronique de données

Saisie des attestations de contrôle par les contrôleurs

de 1er niveau dans le système d’échange

électronique de données

Consolidation au niveau du bénéficiaire chef de file /

Secrétariat conjoint

01/01 au 30/06 31/07 31/10 15/11 01/07 au 31/12 31/01 30/04 15/05

Période de référence

Introduction de la déclaration de créances par

l’opérateur dans le système d’échange

électronique de données

Saisie des attestations de contrôle par les contrôleurs

de 1er niveau dans le système d’échange

électronique de données

Consolidation au niveau du bénéficiaire chef de file /

Secrétariat conjoint

01/01 au 31/03 30/04 30/07 15/08 01/04 au 30/06 31/07 30/10 15/11

01/07 au 30/09 31/10 31/01 15/02

01/10 au 31/12 31/01 30/04 15/05

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Déroulement de la procédure d’introduction et de contrôle des déclarations de créances Introduction de la déclaration de créances par l’opérateur : Chaque opérateur est responsable de son propre budget et du respect des délais d’introduction des déclarations de créances. Chaque opérateur introduit dans le système d’échange électronique de données une déclaration de créances accompagnée des pièces justificatives scannées, conformément aux délais prévus dans la convention FEDER. Si aucune dépense n’a été effectuée au cours de la période concernée (trimestre ou semestre), l’opérateur introduit une déclaration de créances nulle. Dès que la déclaration de créances est entrée dans le système, l’opérateur reçoit une confirmation de l’introduction de ladite déclaration de créances. Le système d’échange de données effectue un monitoring des dépenses introduites par opérateur, par catégorie de coûts et par période de référence. Contrôle de premier niveau (sur pièces) : Le contrôle de premier niveau du programme est organisé de façon décentralisée ; cela signifie qu’il est effectué par un organisme de contrôle installé dans la région de l’opérateur concerné. Les coordonnées des contrôleurs de premier niveau de chaque opérateur sont indiquées dans la convention FEDER. Les contrôleurs de premier niveau effectuent leur mission de contrôle sur la base des informations disponibles dans le système d’échange électronique de données. Un contrôleur de premier niveau reçoit une notification de la part du système dès qu’un opérateur de sa région introduit une déclaration de créances. La durée légale de contrôle, qui est de trois mois maximum selon l’article 23 du règlement (UE) N° 1299/2013, débute à la réception de cette notification. En cas de requête d’informations complémentaires, ce temps est suspendu jusqu’à ce que les informations demandées aient été fournies par l’opérateur. La requête d’information complémentaire est saisie dans le système tout comme l’information complémentaire fournie par l’opérateur. Au terme du contrôle, le contrôleur de premier niveau saisit une attestation de contrôle dans le système. Celui-ci met à jour la fiche de monitoring du projet au niveau des dépenses certifiées. L’opérateur reçoit une notification lorsque le contrôle des dépenses introduites est achevé. Les opérateurs ont également accès à la fiche de monitoring de leur projet. Possibilité de contrôle de premier niveau sur place : Il peut arriver que les contrôleurs de premier niveau effectuent des contrôles sur place auprès du bénéficiaire chef de file et des opérateurs. Les opérateurs faisant l’objet de contrôles de premier niveau sur place sont sélectionnés chaque année par échantillonnage, après évaluation des critères de risque. Consolidation des contrôles de premier niveau et versement du FEDER : Au terme de la période réglementaire de contrôle, le système d’échange électronique de données génère un récapitulatif des contrôles achevés par projet, détaillées par catégorie de dépenses.

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Sur base de ces résumés par projet, le bénéficiaire chef de file effectue une consolidation des attestations de dépenses et la saisit dans le système d’échange de données. Au cas où le contrôle des déclarations de créances d’un ou de plusieurs opérateurs n’est pas achevé au terme du délai légal de trois mois, le certificat de contrôle qui sera émis après ce délai sera pris en compte lors de la consolidation qui suivra la prochaine période de contrôle. Après un contrôle de conformité par le Secrétariat conjoint, l’Autorité de gestion confirme les attestations de dépenses et présente une demande de versement FEDER à l’Autorité de certification. Celle-ci contrôle la demande et effectue le transfert des fonds FEDER sur le compte mentionné dans la convention FEDER, à l’attention du bénéficiaire chef de file. Ce dernier est ensuite chargé de transmettre aux opérateurs leurs parts respectives, en fonction des dépenses certifiées pour chacun d’eux. Le délai dont dispose le bénéficiaire chef de file pour transmettre les fonds FEDER aux opérateurs est défini par le partenariat du projet dans le contrat de partenariat. Le bénéficiaire chef de file fait ensuite parvenir les justificatifs du transfert (par exemple relevés de compte) à l’Autorité de certification dans un délai de 20 jours ouvrables.

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Schéma : circuit financier

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15.2. Contrôles et audits

Des contrôles, des audits et des évaluations peuvent avoir lieu dans le cadre de la mise en œuvre du projet, mais aussi après la clôture du projet. Le bénéficiaire chef de file et les opérateurs du projet facilitent tous les contrôles administratifs, financiers, techniques et scientifiques destinés à vérifier que les activités du projet sont exécutées conformément à la convention FEDER et aux dispositions européennes. Les organismes responsables de l’audit pour l’Union européenne et sous leur responsabilité, les structures d’audit des États membres du programme INTERREG Grande Région, d’autres organismes publics d’audit ainsi que l’Autorité de gestion ont le droit d’effectuer ou de faire effectuer de tels contrôles. Ces contrôles peuvent prendre la forme des contrôles de premier niveau déjà mentionnés, mais aussi de contrôles de second niveau. Pour ces derniers, les auditeurs de second niveau sélectionnent chaque année par tirage au sort aléatoire les opérateurs à contrôler. Ces contrôles peuvent également avoir lieu après la clôture du projet et après la fin du programme. Au titre des contrôles qualité certification, l’Autorité de certification sélectionne chaque année par tirage au sort aléatoire les opérateurs à contrôler. En cas d’audit, les opérateurs sont tenus de produire tous les documents requis par les contrôleurs, de fournir toutes les informations nécessaires et de donner accès à leurs locaux de même qu’aux systèmes de stockage des données dans les délais souhaités par les auditeurs. Cela vaut également en cas d’évaluation du programme par les instances compétentes. Les projets peuvent également être concernés dans ce cas. Les opérateurs doivent alors fournir tous les documents et toutes les informations nécessaires en vue de faciliter l’évaluation du programme.

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16. Modifications du projet Des modifications peuvent s’avérer nécessaires dans le cadre de la réalisation d’un projet. Toute modification du projet requiert une demande formelle que le bénéficiaire chef de file envoie au programme par courrier électronique. En fonction de la nature et du contenu de la modification, cette requête est examinée soit par l’Autorité de gestion, soit par le comité de sélection du programme. L’Autorité de gestion, assistée du Secrétariat conjoint, peut décider d’entériner les modifications sur le projet tant que les objectifs et les résultats du projet ne sont pas affectés par ces modifications, et que le montant FEDER n’est pas augmenté. L’Autorité de gestion / le Secrétariat conjoint peut notamment statuer sur les éléments suivants :

• un glissement entre catégorie de dépenses dans le cadre du budget approuvé tant que cette modification n’a pas de conséquences sur la mise en œuvre des actions prévues ;

• une réduction du budget approuvé lorsqu’un opérateur réduit ou supprime ou réduit ses activités sous réserve de l’accord de(s) autorités partenaires du programme sur le versant de laquelle (desquelles) l’opérateur concerné est situé ;

• les modifications de plans de financement en cas d’évolution des cofinancements nationaux (modification de la source du financement, ajout d’un financement supplémentaire etc.), sous réserve de l’accord de(s) autorités partenaires sur le versant de laquelle (desquelles) l’opérateur concerné est situé ;

• une modification des actions qui n’a pas de conséquences sur l’objectif général du projet ; • dans des cas justifiés, une extension des délais pour la remise du rapport annuel par le bénéficiaire

chef de file ; • le remplacement et / ou l’ajout d’un opérateur sous réserve de l’accord de(s) autorité(s)

partenaires sur le versant de laquelle (desquelles) celui-ci est situé. Dans tous les autres cas, et notamment en cas de prolongation du projet et d’augmentation du montant FEDER accordé à un projet, la décision concernant la demande de modification incombe au comité de sélection. Les cas faisant l’objet d’une décision du comité de sélection donnent lieu à la rédaction d’un avenant à la convention FEDER, signé par un représentant qualifié de chacune des parties. Les demandes de modification qui font l’objet d’une décision de l’Autorité de gestion / Secrétariat conjoint sont formalisées par le biais d’un courrier électronique envoyé par l’Autorité de gestion / Secrétariat conjoint au bénéficiaire chef de file.

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17. Règles en matière d’information et de communication LA COMMUNICATION DE PROJET – UNE CLE POUR AUGMENTER SA VISIBILITE Félicitations, votre projet a été sélectionné pour bénéficier d’un cofinancement de l’Union européenne dans le cadre du programme INTERREG V A Grande Région. Ensemble avec d’autres projets transfrontaliers, vous contribuerez ainsi à la réalisation des objectifs de notre programme en créant des synergies, en réduisant les effets des frontières et en rapprochant la population des deux côtés des frontières. En tant que bénéficiaire du Fonds Européen de Développement Régional (FEDER), vous êtes soumis au respect d’obligations de publicité. Il s’agira pour vous de faire connaître auprès d’un public large (par ex : le grand public, vos partenaires, les médias etc.) le soutien de l‘Union européenne dont votre projet a bénéficié. Ces obligations sont régies par les règlements communautaires. Communiquer sur votre projet et sur le financement européen qu’il reçoit permet non seulement d’accroître sa visibilité et de valoriser ses résultats, mais aussi de créer des liens avec d’autres initiatives similaires, en Grande Région et en Europe, et de mieux faire connaître les réussites des programmes INTERREG en Europe. Mais quelles sont les règles communautaires en matière d’information et de communication ? Comment satisfaire à l’obligation d’information ? La présente note vous fournira les informations nécessaires à ce sujet et vous aidera à communiquer au mieux sur votre projet.

17.1. Le cadre réglementaire Le Règlement (UE) N° 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 et le Règlement d’exécution (UE) N° 821/2014 de la Commission du 28 juillet 2014 établissent des obligations précises en matière d’information et de communication à destination du public.

Règlement (UE) N° 1303/20132 Articles 111 (4b) et 115-117 Annexe XII

Règlement d’exécution (UE) N° 821/2014

Articles 4 et 5 Annexe II

Vous trouverez les textes des règlements sur notre site internet www.interreg-gr.eu.

2 ci-après abrégé « Règlement »

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17.2. Utilisation du logo du programme INTERREG V A Grande Région Le bénéficiaire d’une subvention FEDER est tenu de renseigner le public sur le concours financier qui lui est alloué en appliquant les mesures prévues par le Règlement3. Ainsi, toute action d’information et de communication menée par le bénéficiaire doit faire mention du soutien octroyé par l’Union européenne au travers du FEDER. Pour répondre à cette obligation, le logo du programme INTERREG V A Grande Région intégrant l’emblème de l’Union européenne est à apposer sur tout support de communication. Ce logo intègre les caractéristiques techniques imposées par les réglements communautaires. Le logo du programme INTERREG V A Grande Région est composé des éléments suivants :

- l’inscription « Interreg » sous la forme d’un pont, symbolisant la coopération, - l’emblème de l’Union européenne ainsi que la référence (« European Union »), - le nom du programme (« Grande Région | Großregion ») - la mention du fonds (« Fonds européen de développement régional | Europäischer Fonds für

Regionale Entwicklung »)

Logo en couleur Logo noir-blanc Logo en gris

3 Annexe XII, Paragraphe 2.2

Corporate Design INTERREG : une identité visuelle commune des programmes INTERREG Au cours des périodes de programmation précédentes, les différents programmes INTERREG en Europe avaient chacun leur propre logo. Si ceci était signe de la diversité des initiatives de coopération, il était difficile de donner ainsi un visage uni à la coopération territoriale européenne et de rendre les réussites des programmes INTERREG en Europe tangibles. Afin d’atteindre un impact plus large et une meilleure visibilité au niveau européen, le réseau INTERACT a proposé pour la période de programmation 2014-2020 un logo commun et une nouvelle charte graphique à tous les programmes INTERREG. Le programme INTERREG Grande Région a adopté ce nouveau logo commun et axera sa communication autour de la nouvelle image de marque INTERREG.

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Normes graphiques et charactéristiques techniques pour l’affichage du logo Les couleurs du logo INTERREG Grande Région sont :

Couleur

Pantone

CMYK

HEX

RGB

Reflex Blue

Reflex Blue

100/80/0/0

003399

0/51/153

Light Blue

2716

41/30/0/0

9FAEE5

159/174/229

Yellow

Yellow

0/0/100/0

FFCC00

255/204/0

Les couleurs du logo s’alignent sur les couleurs du drapeau européen et ne doivent pas être modifiés. Elles constituent l’élément central de l’image de marque INTERREG et permettent une reconnaissance rapide de la marque dans tous les supports de communication visuelle. Tout comme le logo de l’Union européenne, le logo INTERREG ne doit pas être modifié. Une version colorée doit de préférence être utilisée, sauf dans des cas justifiés, où une version en noir et blanc ou en nuances de gris peut être autorisée. Sur les sites web, le logo est affiché en couleurs. Le logo doit être placé de façon apparente, dans une position bien visible du support en question. Son emplacement et sa taille sont adaptés à la taille du matériel ou du document utilisé. Lorsque le logo est affiché sur un site internet, il est visible dès l’arrivée sur le site dans la zone d’affichage d’un dispositif numérique, sans que l’utilisateur doive faire défiler la page. Afin que tous les éléments visuels du logo soient visibles, il est recommandé d’appliquer une taille minimale de 1,55 x 2,55 cm. Les manipulations suivantes de la version originale du logo ne sont pas autorisées :

- un changement de couleur ou de typographie du logo, - une modification disproportionnée de la taille du logo, - une rotation du logo, - une modification des éléments au sein du logo.

Pour plus de détails sur l’utilisation du logo commun INTERREG, le manuel d’utilisateur en matière d’identité visuelle proposée par INTERACT peut être consulté. Il est téléchargeable sous ce lien : http://www.interact-eu.net/new_newsletter/interreg_ brand_promotional_video/ 513/17775

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Quelles règles pour les objets de petite taille ? Pour les objets promotionnels très petits, comme par exemple des clés USB ou des stylos, il est possible d’utiliser uniquement le logo de l’UE, sans la mention du fonds. Nous vous incitons néanmoins à utiliser, dans la mesure du possible, le logo INTERREG, qui comprend également le logo de l’UE.

Où trouver les logos ? Les différents logos (logo du programme INTERREG, logo

projet) sous leurs différents formats (couleur, noir et blanc, nuances de gris) feront partie du « kit de communication » qui vous sera mis à disposition suite à l’approbation de votre projet.

Le site internet www.interreg-gr.eu héberge un portail spécifiquement dédié à la communication. Vous y trouverez tous les logos pour téléchargement, ainsi que de plus amples informations autour de la communication.

Le logo INTERREG personnalisable pour chaque projet Le nouveau logo INTERREG Grande Région qui intègre les éléments et caractéristiques techniques mentionnés plus haut doit être apposé sur tout support de communication. Dans ce cadre, il est proposé aux bénéficiaires de personnaliser ce logo en ajoutant le nom de leur projet. La version personnalisée du logo INTERREG Grande Région sera réalisée par le Secrétariat Conjoint, en concertation avec le bénéficiaire chef de file Par ailleurs, les projets qui le souhaitent auront la possibilité de développer leur propre logo, dont les frais de développement ne seront néanmoins pas cofinancés par le programme. Si ce choix est retenu par le bénéficiaire, ce dernier devra utiliser en plus de son logo propre le logo INTERREG intégrant l’emblème européen. Format du logo

L’acronyme du projet sera ainsi apposé sur le logo, au dessous du nom du programme INTERREG Grande Région

dans la couleur spécifique de l’axe prioritaire dont relève le projet.

Modalités d’utilisation L’utilisation du logo commun personnalisé par les bénéficiaires permettra de faciliter la mise en œuvre de leurs obligations de publicité. Chaque projet approuvé recevra également par le Secrétariat conjoint un « kit de communication » comprenant des explications quant aux éléments graphiques du logo et son utilisation ainsi que des modèles-types pour la conception des affiches et panneaux d’affichage.

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17.3. Application du logo dans les différents formats média

A. Principes Le logo INTERREG doit impérativement être utilisé dans tous les types de supports du projet et toutes les activités de communication qui s’adressent au public (par exemple : grand public, médias, participants au projet etc.).

Lorsqu'une action cofinancée implique d’autres participants que les partenaires du projet (p.ex. une manifestation, une formation, etc.), le bénéficiaire s’assure que les participants à l’action ont été informés du financement par le FEDER. Le bénéficiaire indique clairement que l'opération qu'il réalise est soutenue par l’Union européenne dans le cadre du programme INTERREG. Tout document, y compris toute attestation de participation ou autre, concernant une opération de ce type, comprend une mention indiquant que le projet a été cofinancé par le FEDER dans le cadre INTERREG.

Cette obligation ne s’applique pas seulement aux publications papier, mais aussi à tout support audiovisuel, numérique ou éléctronique (site web, vidéos, podcasts etc.).

Lors de la collaboration avec la presse et les médias (p.ex. lors d’une émission radiophonique), il est à veiller que le soutien du projet par le FEDER dans le cadre du programme INTERREG soit bien mentionné.

Ces éléments sont également à prévoir lors de la préparation d’événements ou de réunions (p.ex. sur les présentations power point, les invitations, ordres du jour, supports de conférence etc.).

Le non respect de ces obligations peut entrainer le reversement partiel ou total des sommes

versées.

En utilisant ces éléments d’illustration lors de votre communication interne au projet, vous attirez l’attention de vos partenaires sur l’obligation d’inclure ces mentions et vous créez des automatismes.

B. Site web

Si le bénéficiaire dispose d’un site web (site web de la structure soutenue), il fournit sur son site web une description succincte du projet, en rapport avec le niveau de soutien, de sa finalité et de ses résultats mettant en lumière le soutien financier apporté par le FEDER. Le bénéficiaire doit également créér un lien avec le site web du programme INTERREG Grande Région. Affichage du logo sur le site web : Le logo INTERREG Grande Région doit être visible dès l’arrivée sur le site dans la zone d’affichage d’un dispositif numérique, sans que l’utilisateur ait à faire défiler la page. Le programme INTERREG Grande Région offrira sur son site web (www.interreg-gr.eu) un espace dédié aux projets subventionnés, permettant aux projets de se présenter et de décrire leurs activités. Si les opérateurs décident néanmoins de créér un site web propre au projet, un lien de redirection vers le site internet du programme INTERREG Grande Région doit être créé et les règles décrites ci-dessus (affichage du logo INTERREG sur la page d’accueil, description du projet etc.) doivent être respectées.

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Page spécifique à chaque projet Lorsqu’un projet est sélectionné, l’acceptation d’un cofinancement FEDER vaut acceptation d’inscription dans la liste des projets publiée sur le site internet du programme. Afin de rendre cet aperçu des projets soutenus le plus attrayant et informatif possible, une page spécifique à chaque projet sera disponible sur le site internet du programme. Chaque projet disposera ainsi d’un espace de présentation, lui permettant d’exposer ses actions, résultats et réussites et de publier des photos, vidéos, etc. L’aperçu du projet sera créé par le Secrétariat conjoint, en s’appuyant sur les informations fournies par les bénéficiaires chef de file de projet. L’actualisation et la gestion journalière des pages-projet pourront être effectuées par les bénéficiaires chef de file. Ainsi, les opérateurs ne disposant pas de site web auront néanmoins un moyen de présenter leur projet. Si un site web existe, des liens de redirection vers ce site peuvent être prévus. Suite à l’approbation de leurs projets, les bénéficiaires chef de file reçoivent tous les éléments nécessaires à la gestion de leur espace web. Calendrier commun programme – projets La page d’accueil du site internet du programme hébergera un calendrier présentant les manifestations, activités et dates importantes du programme et des projets. Cela permet aux groupes cibles du programme de s’informer de façon centralisée et en un coup d’oeil sur toutes les dates et événements en rapport avec le programme INTERREG Grande Région. L’ajout de données dans le calendrier est coordonné par le Secrétariat conjoint du programme. Un formulaire sera mis à disposition des bénéficiaires chef de file de projet au moyen duquel ils pourront transmettre leurs données au Secrétariat.

C. D’autres obligations d’affichage

Outre l’utilisation du logo tel que décrit ci-dessus, il existe d’autres obligations que les bénéficiaires de fonds FEDER doivent respecter.

Obligations à respecter par tous les projets Affiche : Le bénéficiaire (c’est-à-dire chaque partenaire de projet) appose une affiche présentant des informations sur le projet (dimension minimale : A3), dont le soutien financier octroyé par l’Union, en un lieu aisément visible par le public, tel que l’entrée d’un bâtiment.

Obligations particulières s’appliquant à des projets d’infrastructure ou de construction avec une participation publique totale supérieure à 500 000 EUR

Panneau d’affichage temporaire : Le bénéficiaire appose, pendant la réalisation de l'opération, un panneau d'affichage temporaire de dimensions importantes sur le site de toute opération qui remplit les conditions suivantes :

- la participation publique totale à l'opération dépasse 500 000 €, - l'opération porte sur le financement de travaux d'infrastructure ou de constructions.

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Le panneau indique le nom et l’objectif principal de l’opération. Le nom de l’opération, l’objectif principal de l’opération et les éléments graphiques obligatoires (logo INTERREG) doivent occuper au moins 25% de la surface du panneau. Plaque explicative permanente / panneau permanent : Au plus tard trois mois après l’achèvement d’une opération, le bénéficiaire appose une plaque ou un panneau permanent de dimensions importantes, en un lieu aisément visible du public, si l’opération satisfait aux critères suivants :

- la participation publique totale à l'opération dépasse 500 000 €, - l'opération porte sur l'achat d'un objet matériel ou sur le financement de travaux d'infrastructure

ou de constructions. La plaque ou le panneau indiquent le nom et le principal objectif de l’opération. Le nom de l’opération et l’objectif principal de l’activité soutenue par l’opération ainsi que les éléments graphiques obligatoires (logo INTERREG) occupent au moins 25% de la surface de la plaque ou du panneau d’affichage. Des modèles-type pour les affiches, les panneaux d’affichage et les plaques explicatives sont accessibles depuis le site web du programme.

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LA CLÔTURE DU PROJET

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LA CLÔTURE DU PROJET Cette partie du guide sera complétée à une date ultérieure et étoffée d’une description détaillée de la procédure à suivre lors de la clôture du projet.

18. Principes généraux

A l’issue de la période de réalisation des actions définies dans la convention FEDER, les opérateurs disposent encore d’un délai de deux mois pour payer les dernières factures qui concernent des dépenses relatives à la période d’éligibilité. La dernière déclaration de créances doit être soumise avec le rapport final au plus tard à la fin du mois suivant, c’est-à-dire trois mois après la date de fin de la période de réalisation du projet. Le rapport final contient une description des activités effectuées pendant toute la période de réalisation du projet, les résultats, les conclusions, des propositions, des recommandations ainsi que le décompte final des dépenses effectuées par opérateur. Le rapport final est établi conjointement par les opérateurs, puis consolidé et entré dans le système d’échange de données par le bénéficiaire chef de file. Un comité d’accompagnement de clôture doit par ailleurs être organisé. Le versement des fonds FEDER est arrêté dès que le total des sommes versées par l’Autorité de certification a atteint 85 % du montant maximal du concours FEDER accordé à chaque opérateur de projet. La dernière tranche de 15 % des fonds FEDER est versée après présentation du dossier de demande de solde. Celui-ci contient notamment :

- le rapport final du projet, - le procès-verbal du comité d’accompagnement de clôture, - le décompte final des dépenses, accompagné de toutes annexes utiles, - les attestations de contrôle finales des contrôleurs de premier niveau, attestant notamment de

l’acquittement et de l’éligibilité de a totalité des dépenses imputés au projet, - des preuves de versement des cofinancements nationaux vérifiées par les contrôleurs de premier

niveau.

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ÉLIGIBILITE DES DÉPENSES : GRANDS PRINCIPES

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ÉLIGIBILITE DES DÉPENSES : GRANDS PRINCIPES

19. Introduction Le programme de coopération territoriale européenne INTERREG V A Grande Région soutient des actions transfrontalières au travers du Fonds européen de développement régional (FEDER). Ce soutien se traduit par le remboursement FEDER d'une partie des dépenses réalisées et certifiées éligibles dans le cadre d'un projet. Pour ce faire, les dépenses présentées doivent répondre à des critères d'éligibilité précis qui découlent, d’une part, du cadre règlementaire communautaire et national, et d’autre part, des critères fixés à l'échelle du programme. Ces derniers ont été pris en application de l'article 18 du règlement (UE) n° 1299/2013 qui dispose que, dans le respect du cadre communautaire, des règles supplémentaires d'éligibilité des dépenses sont établies par les États membres participant au Comité de suivi du programme INTERREG V A Grande Région pour l'ensemble du programme de coopération. L'ensemble de ces règles a pour objectif de servir de fil conducteur aux partenaires de projet dans le cadre du montage et de la mise en œuvre de leur projet. Elles doivent ainsi leur permettre de déterminer les dépenses pouvant être intégrées dans le budget du projet et, par la suite, déclarées éligibles par les contrôleurs de premier niveau. Pour l'ensemble des aspects qui ne sont couverts ni par les textes de niveau communautaire ni par les textes du programme, les règles nationales de l'Etat dans lequel se trouve le partenaire ayant réalisé les dépenses s'appliquent. En cas de doute, l'éligibilité des dépenses sera appréciée au regard des spécificités du projet, en application du cadre règlementaire européen, des dispositions prévues par le programme ainsi que, le cas échéant, des règles nationales.

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20. Dispositions générales s’appliquant à l’ensemble des dépenses

Les dispositions générales exposées ci-après concernent certains principes et justificatifs relatifs aux dépenses, qui doivent être respectés indépendamment des critères propres à chaque catégorie de dépense.

20.1. Principes généraux

1. Quels organismes sont éligibles ?

Le programme de coopération prévoit que tout organisme public, privé ou associatif qualifié dans le domaine développé par le projet est éligible.

Toutes les organisations disposant d’un statut juridique peuvent entrer dans un partenariat en vue de déposer un projet.

En fonction des axes et des objectifs spécifiques définis dans le Programme de coopération ces organisations peuvent être :

- Des organismes publics et parapublics ; - Des collectivités (locales, régionales, etc.) ; - Des établissements universitaires et scientifiques, y compris les pôles de compétitivité et

organismes de recherche ; - Des organismes de soutien aux entreprises comme les chambres de métier, chambres de

commerce, les agences de développement, les bureaux de transfert de technologie, etc. ; - Des organismes de formation ; - Des structures de la société civile (secteur associatif, organismes à but non lucratif) ; - Des entreprises ; - etc.

• Dépenses éligibles

Pour être déclarée éligible, une dépense doit être strictement nécessaire à la réalisation du projet, son lien avec les objectifs du projet doit être clairement établi et doit être liée à des activités qui ne seraient pas réalisées par le partenaire si le projet concerné n’était pas entrepris.

Seules les dépenses directement liées à la réalisation du projet accepté en Comité de sélection et indiquées dans le budget détaillant les catégories de dépenses reprises dans la demande de concours du projet validée sont éligibles.

Dans ce cadre, les catégories de dépenses définies pour le programme sont les suivantes :

- Frais de personnel ; - Frais administratifs et frais de bureau ; - Frais de déplacement et d’hébergement ; - Frais liés au recours à des compétences et à des services externes ; - Dépenses d’équipement ; - Dépenses d’infrastructure.

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Afin de garantir au mieux une utilisation efficiente des fonds européens, seule une dépense respectant le principe d'économie et de proportionnalité peut être considérée comme éligible. Cela signifie qu'elle doit se situer à un niveau raisonnable par rapport aux objectifs du projet.

En raison de la charge administrative disproportionnée que représente leur contrôle, les dépenses d’un montant inférieur à 20€ ne sont pas éligibles, à l’exception des dépenses de la catégorie “Frais de déplacement et d’hébergement”.

2. Eligibilité géographique

Les opérations cofinancées par le FEDER au titre du programme INTERREG V A « Grande Région » doivent être mises en place sur la zone de programmation INTERREG V A Grande Région, telle que définie dans le programme de coopération, et indiquée dans la carte ci-dessous, et conduites par des opérateurs éligibles au sens de ce programme.

Les projets cofinancés devront également avoir des retombées positives pour le territoire de la Grande Région.

Les dépenses liées à des actions avec des réalisations partielles hors zone éligible sont éligibles dès lors que les actions mises en œuvre par le projet bénéficient principalement à la zone couverte par le programme (article 20 règlement (UE) n°1299/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013).

Ce point sera instruit lors du dépôt de la demande de concours FEDER.

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3. Eligibilité temporelle

Le programme prévoit l'éligibilité des dépenses liées à des actions réalisées entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2022. Chaque convention d'attribution du FEDER indiquera la période de réalisation du projet et donc d'éligibilité de ses dépenses.

En règle générale la période de réalisation d’un projet est de 3 ans. Cette durée peut être différente dans des cas dûment justifiés qui doivent être expliqués dès l’introduction de la fiche synthétique de projet. La modification de la durée (autre que 3 ans) sera étudiée lors de l’instruction du projet. Le comité de sélection peut décider, lorsque la durée excède 3 ans, de proposer un phasage aux opérateurs, avec présentation d’un rapport décidant la poursuite ou non de la seconde phase.

Sont considérées comme éligibles les dépenses inhérentes aux actions transfrontalières mises en œuvre au cours de la période de réalisation du projet, et acquittées au plus tard dans les 2 mois qui suivent la fin de cette période de réalisation.

Pour pouvoir bénéficier du soutien du programme, un projet ne peut être matériellement achevé ou totalement mis en œuvre avant que la fiche synthétique ne soit soumise par les opérateurs au programme, ce même si les factures s’y rapportant n’ont pas encore toutes été acquittées4.

4 Article 65(§ 6) du règlement (UE) n°1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013

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20.2. Principes spécifiques

Pour être éligibles et être cofinancées par des fonds FEDER, les dépenses doivent respecter les principes spécifiques suivants : 1. Imputation de la TVA Seule la TVA non-récupérable est éligible.

2. Mise en concurrence et Marchés publics de travaux, de fournitures et de services Quel que soit leur statut, tous les bénéficiaires d’un cofinancement FEDER au titre du présent programme sont tenus de respecter dans leurs achats pour le projet les principes de mise en concurrence et de transparence énoncés dans la directive européenne 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil, du 31 mars 2004, relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services modifiée par la directive 2005/51/CE de la Commission du 7 septembre 2005 modifiant l'annexe XX de la directive 2004/17/CE et l'annexe VIII de la directive 2004/18/CE du Parlement Européen et du Conseil sur les marchés publics, ou la directive 2004/17/CE du Parlement européen et du Conseil, du 31 mars 2004, portant coordination des procédures de passation des marchés dans les secteurs de l'eau, de l'énergie, des transports et des services postaux. L’octroi de la subvention FEDER est conditionné par le respect et l’application des règles européennes et nationales en vigueur pour les marchés publics et la mise en concurrence, et ce quel que soit le statut juridique de l’opérateur. Pour la procédure à suivre, les opérateurs doivent respecter les obligations en la matière, conformément à la législation en vigueur dans chacun des États. Toute dépense ne respectant pas ces règles sera corrigée financièrement au prorata de la gravité de l’infraction commise, en application de la règlementation de la Commission européenne en matière de non-respect des marchés publics. Chaque opérateur est et reste responsable de la bonne application de ces règles.

Justificatifs à fournir

Une attestation fiscale d’assujettissement à la TVA doit être fournie en annexe de la demande de concours FEDER. Dans le cas d’un assujettissement mixte, l’opérateur doit fournir les documents nécessaires pour définir si les opérations de réalisation du projet sont soumises à la TVA ou non.

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3. Aides d’Etat Les organismes à activités économiques soumises à concurrence, dont l’éligibilité des dépenses sera étudiée au cas par cas, peuvent émarger au programme dans la mesure où : • Ils respectent les règles « de minimis » du règlement N°1407/2013 du 18 décembre 2013 ; • Ils s’inscrivent dans le cadre de l’article 20 du Règlement général d’exemption par catégories (UE

651/2014). Des documents relatifs aux régimes d’aide d’Etat seront mis à disposition par le programme courant 2016.

4. Respect des obligations de publicité Conformément à l’article 115 paragraphe 3 en rapport avec le point 2.2 de l’annexe XII du règlement (CE) n°1303/2013 du 17 décembre 2013, le premier bénéficiaire s’engage à respecter les mesures d'informations et de publicité relatives au projet qu'il mène. Tous les partenaires d'un projet cofinancé par les fonds FEDER sont tenus d'informer et de communiquer autour de ce financement. Ils s'engagent à mentionner, pour toute action liée au projet, le soutien du FEDER reçu pour leur projet. L’acceptation d’un cofinancement FEDER vaut acceptation de l’insertion sur la liste des opérations publiée conformément à l’article 115, paragraphes 2 et 3 en rapport avec le point 3.2 de l’annexe XII du règlement (CE) n° 1303/2013. 5. Comptabilité Le partenaire de projet doit utiliser soit un système de comptabilité distincte, soit un code comptable adéquat spécifique au projet. 6. Contribution en nature Selon l’article 69 du règlement (UE) n° 1303/2013, contrairement aux dépenses réelles, les apports en nature ne sont pas effectués sous la forme de mouvements financiers (avec décaissement). Les apports en nature éligibles correspondent à des apports, sans contrepartie financière, spécifiquement mobilisés pour la mise en œuvre du projet. Il peut s’agir de la valorisation d’un apport de terrains ou de biens immeuble, de biens d’équipement ou de matériaux, d’une activité professionnelle ou d’un travail bénévole. Ces dépenses ne sont éligibles que si certaines conditions sont remplies : - Les apports en nature doivent être en lien direct avec le projet et essentiel à sa réalisation. - Les apports en nature doivent être prévus à l’instruction du projet et présentés en équilibre en

dépenses (budget du projet) et en ressources (plan de financement). - La valeur de cet apport en nature (présenté en tant que dépenses) doit être transparente et établie

sur la base de critère suffisamment documentés. - La valeur attribuée aux contributions en nature ne dépasse pas les coûts généralement admis sur le

Justificatifs à fournir

Une attestation sur l’honneur est alors nécessaire et une copie des documents doit être transmise aux contrôleurs et au Secrétariat conjoint.

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marché concerné. - L’évaluation des avantages en nature, tout comme leurs comparaisons avec les prix du marché pour

les services et les livraisons doivent être validés par une entité indépendante et qualifiée (comptable, commissaires aux comptes, administration publique…).

- En cas de contribution en nature sous forme de travail non rémunéré (fonction honorifique), la valeur de ce travail est déterminée sur la base du temps de travail vérifié (Timesheet) et de la rémunération applicable à un travail équivalent (si attesté par comptable) ou selon le salaire minimum net du pays concerné. La liste du nom des personnes faisant l’objet de cette valorisation doit être approuvé par le comité d’accompagnement du projet.

Le montant global des contributions publiques au projet (y compris FEDER) ne peut pas dépasser le montant total des dépenses éligibles, déduction faite des apports en nature. En fin de projet, le montant des cofinancements prévus dans la convention FEDER de chaque opérateur est à adapter au taux d’utilisation final du budget de chaque opérateur. 7. Grands principes directeurs de la justification des dépenses : Les dépenses effectivement encourues doivent correspondre à des paiements exécutés par le bénéficiaire final. Les pièces justificatives à fournir seront développées par catégorie de dépenses. Elles sont justifiées en fournissant l’ensemble des éléments suivants :

- Factures acquittées ou pièce comptable équivalente. - Toutes pièces de nature à contrôler la légitimité des montants imputés, telles que les offres,

contrats, preuves de l’application de la législation sur les marchés publics, cahiers de charges pour appels d’offres.

- Preuve de l’acquittement justifiant le paiement effectif de la facture (comme par exemple : copie de l’extrait de compte / état de mandatement / état liquidatif de la dépense ou copie du livre de compte s’il s’agit d’un ticket de caisse, ou toute pièce comptable équivalente).

8. Durée de conservation des pièces Les opérateurs ont l’obligation de conserver tous documents, factures, justificatifs liés à la réalisation du projet dont ils sont partenaires 3 ans après la clôture du programme, soit au minimum jusqu’au 31 décembre 2028 sans préjudice d’autres dispositions légales notamment en cas de litige ou d’autres procédures. Ils doivent également se tenir à disposition de toute autorité désignée pour effectuer des contrôles sur le programme.

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C. Frais inéligibles Les dépenses suivantes ne sont pas éligibles à un cofinancement FEDER5 :

- Les amendes, les pénalités financières, les exonérations de charges et les frais de justice et de contentieux (hors frais liés au règlement des plaintes),

- Le coût des dons à l'exception de ceux qui n'excèdent pas 50 EUR par donation et sont liés à des actions de promotion, de communication, de publicité ou d'information,

- Les coûts liés aux fluctuations des taux de change étrangers ainsi que les assurances destinées à couvrir les risques de variation du taux de change,

- Le démantèlement et de la construction de centrales nucléaires, - Les investissements visant à la réduction des émissions de gaz à effet de serre provenant

d'activités énumérées à l'annexe I de la directive 2003/87/CE, - Les dépenses relevant de la production, la transformation et la commercialisation du tabac et

des produits du tabac, - Les dépenses relevant des entreprises en difficulté telles qu'elles sont définies par les règles de

l'Union en matière d'aides d'État, - Les investissements dans les infrastructures aéroportuaires, à moins qu'ils ne soient liés à la

protection de l'environnement ou qu'ils ne s'accompagnent d'investissements nécessaires à l'atténuation ou à la réduction de leur incidence négative sur l'environnement

D'une manière générale, les dépenses ne correspondant pas aux critères d'éligibilité tels que décrits dans le présent document sont inéligibles. D. Recettes L’article 61, § 2 du Règlement 1303/2013 impose que les dépenses éligibles d’un projet soient réduites au préalable compte tenu du potentiel de ce projet en termes de génération de recettes nettes sur une période de référence donnée qui couvre à la fois la mise en œuvre de l’opération et la période après son achèvement. Le règlement définissant les recettes comme « les entrées de trésorerie provenant directement des utilisateurs pour les biens ou services fournis par l'opération », il peut s’agir :

- Des redevances directement supportées par les utilisateurs pour l'utilisation de l'infrastructure ; - Du produit de la vente ou de la location de terrains ou de bâtiments ; - Des paiements effectués en contrepartie de services ; - des économies de frais d’exploitation générées par le projet6.

Les recettes générées par un projet (ticket de spectacle, formations payantes, …) doivent être estimées et précisées dans le budget, afin d’être déduites du coût total du projet.

5 Cf. Règlement délégué (UE) n°481/2014 de la Commission du 4 mars 2014 Cf. Art 3 paragraphe 3 du règlement (UE) n°1301/2013 du 17 décembre 2013 6 Sauf si elles sont compensées par une réduction de même valeur des subventions aux frais d’exploitation.

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21. Règles d’éligibilité en fonction des catégories de dépenses Pour INTERREG V, la règlementation détermine de manière précise les catégories de dépense : Les six catégories de dépenses : - Frais de personnel ; - Frais administratifs et frais de bureau ; - Frais de déplacement et d’hébergement ; - Frais liés au recours à des compétences et à des services externes ; - Dépenses d’équipement ; - Dépenses d’infrastructure. Chaque catégorie de dépense comprend une liste exhaustive de dépenses éligibles. Par conséquent, il est impératif de rattacher correctement une dépense à l'une de ces catégories de dépense afin de pouvoir bénéficier d'un cofinancement FEDER. A. Frais de personnel

1. Description de la catégorie et principes généraux Les frais de personnel sont les coûts supportés par un opérateur pour les personnes employées par sa structure à temps plein ou à temps partiel sur la mise en œuvre du projet sans avoir recours à des prestataires externes de services. En application de l’article 3 du règlement délégué (UE) n°481/2014 de la Commission du 4 mars 2014, les dépenses de frais de personnel se limitent aux dépenses suivantes : - Paiement des salaires liés aux activités qui ne seraient pas réalisées par l’entité si l’opération

concernée n’était pas entreprise, fixés dans un contrat d’emploi/de travail, une décision de nomination (ci-après dénommés « document d’emploi ») ou par la législation, et ayant trait aux responsabilités définies dans la description de poste du membre du personnel concerné ;

- Tous les autres frais directement liés au paiement des salaires, engagés et payés par l’employeur,

tels que les taxes sur l’emploi et les contributions de sécurité sociale, y compris les retraites, comme prévu par le règlement (CE) n°883/2004 du Parlement européen et du Conseil, à condition qu’ils soient :

• Fixés dans un document d’emploi ou par la législation,

• Conformes à la législation visée dans le document d’emploi et aux pratiques courantes dans le

pays et/ou l’organisation dans laquelle le membre du personnel concerné travail effectivement, et

• Irrécouvrable par l’employeur.

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Les dépenses de personnel sont considérées nettes de toute aide versée à l’employeur. Il est ici interdit d’inclure des frais indirects, par exemple des « per-diem » ou autres frais de déplacement et d’hébergement. Frais inéligibles :

- Les indemnités couvertes par la sécurité sociale (notamment en cas de maladie) si elles sont remboursées à l’employeur et ne sont pas endossées par ce dernier

- Les avantages en nature (voiture, logement etc.) dans la mesure où ils ne sont ni traçables, ni directement décaissées par l’employeur pendant la période d’éligibilité ;

- Les indemnités du même type, qui découleraient uniquement du fait que des fonds communautaires sont perçus. Le taux d’affectation minimum d’un salarié au projet ne peut être inférieur à 10% d’un équivalent temps plein par an. 2. Méthode de calcul Les opérateurs disposent de trois possibilités pour justifier les frais de personnel :

- Méthode 1 sur la base d’un taux forfaitaire correspondant au maximum à 20% des autres dépenses directes du projet

- Méthode 2 sur la base de coûts simplifiés déterminés avant le début du projet

- Méthode 3 sur la base des frais de personnel réellement encourus, décaissés et justifiés

Chaque partenaire de projet peut décider, indépendamment des autres partenaires du projet, de la méthode qu’il souhaite appliquer. Le bénéficiaire doit clairement choisir la méthode la plus adaptée. Lorsque la méthode 3 est retenue, ce choix doit être expliqué dans la demande de concours FEDER. La méthode choisie est valable pour toute la durée du projet et ne pourra être modifiée que dans des cas exceptionnels et dûment justifiés. Le choix et la modification de la méthode de calcul est validée par l’Autorité de gestion avec accord du contrôleur de premier niveau, dans la mesure où ce changement ne modifie pas le plan de financement et/ou le projet, notamment dans la définition des actions. Le cas échéant, ces modifications feront l’objet d’une instruction tel que prévu par les procédures du Programme. Le nombre d’heures valorisées et payées dans le cadre du projet ne peuvent dépasser 10 heures par jour et 1 720 heures par an. Seules les heures réellement travaillées dans le cadre du projet seront prises en compte. Les jours de congé et de maladie sont déjà inclus dans la formule de calcul (1 720 heures) et ne peuvent être ajoutées dans le système d’enregistrement du temps de travail.

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Méthode 1 : Détermination du montant des dépenses directes liées aux frais de personnel sur la base d’un taux forfaitaire maximum de 20% appliqué à toutes les autres dépenses directes du projet concerné (autres que les frais de bureau et administratifs) Le montant des coûts de personnel éligibles est calculé sur la base d’un taux forfaitaire correspondant à un maximum de 20 % de toutes les dépenses directes, autres que les frais de personnel, de bureau et administratifs. Le montant du taux forfaitaire applicable est calculé en fonction :

- Du montant total des coûts directs éligibles du projet, autres que les frais de personnel, de bureau et administratifs, ainsi que

- Du volume des coûts éligibles imputés à une seule et même catégorie du budget de l’opérateur concerné, par rapport au montant des coûts directs éligibles de l’opérateur, autres que les frais de personnel, de bureau et administratifs.

Le taux forfaitaire applicable pour chaque cas de figure est issu du tableau suivant :

Part des coûts éligibles prévus au titre d’une seule catégorie de dépenses (a expliquer dans FAQ DE et FR) du budget de l’opérateur

concerné, par rapport au montant des coûts directs éligibles de l’opérateur, autres que les

frais de personnel, de bureau et administratifs.

Inférieure ou égale à 50%

Supérieure à 50%

Montant des coûts directs éligibles du projet, autres que les frais de personnel, de bureau et administratifs

Inférieur ou égal à 1 Million d‘EUR

20% 15%

Supérieur à 1 Million d’EUR et inférieur ou égal à 3 Millions

d’EUR

10%

7%

Supérieur à 3 Millions d‘EUR 7% 4%

Le pourcentage déterminé doit être appliqué à la somme de toutes les dépenses directes (autres que frais de personnel ou de bureau et administratifs) permettant ainsi de déterminer le montant éligible des frais de personnel. Ce taux doit être utilisé comme base de calcul du montant éligible à présenter pour les frais de personnel dans chaque déclaration de créances. Les frais de personnel correspondants, calculés sur cette base, sont réputés engagés et acquittés au fur et à mesure de la justification des dépenses directes éligibles autres que les frais de personnel, de bureau et administratifs. Le versement des fonds communautaires correspondants intervient alors proportionnellement au versement des fonds relatifs à ces autres dépenses éligibles directes.

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Cette méthode n’est pas applicable aux personnes nouvellement embauchées. Toutefois, il pourra être prévu qu’une modification de la méthode de calcul intervienne, dans les conditions prévues ci-dessus, lorsque ces personnes pourront justifier d’un an sur le poste, ou qu’une projection peut être faite sur un poste équivalent, déjà pourvu dans la structure, et qui permet de fournir toutes les pièces justificatives nécessaires à la définition du coût horaire ou du coût annuel éligible. Pour calculer les frais de personnel sur la base de coûts simplifiés, il y a deux méthodes de calcul :

1. Pour les personnes travaillant exclusivement pour le projet ou consacrant une part fixe de leur temps de travail à des activités liées au projet.

Un justificatif mentionnant explicitement le pourcentage fixe du temps de travail mensuel consacré au projet par la personne concernée doit être fourni. Cela peut par exemple être justifié par un document d’emploi ou tout autre document à valeur contractuelle permettant de vérifier la validité de ces informations tels qu’une fiche de poste, une lettre de mission etc. Pour les personnes affectées à temps fixe : le pourcentage du coût annuel éligible est identique à celui du taux d’affectation (dernière moyenne annuelle des salaires bruts connue X taux d’affectation). Le pourcentage d’affectation au projet étant fixe, l’utilisation de système d’enregistrement du temps de travail n’est pas requise. Le taux d’affectation peut être modifié au maximum une fois par an, après justification auprès du Contrôleur de premier niveau, et accord de ce dernier, sous réserve de l’inscription des montants nécessaires dans le plan de financement dès le dépôt du dossier de demande de concours FEDER.

2. Pour les personnes consacrant une part variable de leur temps de travail à des activités liées au

Méthode 2 : Détermination du montant des dépenses directes liées aux frais de personnel sur la base de coûts simplifiés déterminés avant le début du projet

Justificatifs à fournir

Aucun justificatif à fournir

Justificatifs à fournir

- Justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ouarrêté de nomination

- Justificatifs du pourcentage de temps de travail fixe consacré au projet (lettre de mission, document d’emploi)

- Justificatifs du coût total employeur éligible des 12 derniers mois (incluant les charges patronales), permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

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projet. Un c o û t horaire sera défini pour chaque employé concerné sur la base du coût total employeur annuel indiqué dans les derniers documents d’emploi fournis et sur le temps de travail annuel à hauteur de 1 720 heures.

Le montant à déclarer sera calculé sur présentation de système d’enregistrement du temps de travail, en multipliant le coût horaire par le nombre d’heures consacrées au projet. Le coût horaire/coût annuel de chaque salarié est transmis au cours de l’instruction, quel que soit le taux d’affectation. Il peut être modifié annuellement avec l’accord du Contrôleur de premier niveau, et sous réserve de l’inscription des montants nécessaires dans le plan de financement dès le dépôt du dossier de demande de concours FEDER.

Coût horaire = Dernière moyenne annuelle des salaires bruts connue / 1.720 heures

Justificatifs à fournir A l’instruction du projet :

- Justificatifs du coût total employeur éligible des 12 derniers mois (incluant les chargespatronales), permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

Au cours de la réalisation du projet :

- Justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté de nomination ou lettre de mission

- Système de suivi du temps de travail, couvrant 100% du temps travaillé (y compris les heures travaillées en dehors du projet), signés par l’employé concerné et son ou sa supérieur(e) hiérarchique.

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Cette méthode ne sera appliquée que dans des cas dûment justifiés expliquées par le bénéficiaire : - Qui devra disposer d’un système d´enregistrement du temps de travail spécifique et détaillé

permettant un contrôle accru, et validé par le CPN, - Ou pour les personnes nouvellement embauchées, pour lesquelles la méthode 2 n’est pas applicable.

- Pour les personnes qui travaillent exclusivement pour le projet Le fait que la personne concernée consacre la totalité de son temps de travail au projet doit être dûment justifié. Cela peut par exemple être justifié par un document d’emploi ou tout autre document à valeur contractuelle permettant de vérifier la validité de ces informations tels qu’une fiche de poste, une lettre de mission etc. Justificatif à fournir - Justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté

de nomination - Preuve que le salarié travaille exclusivement pour le projet - Justificatifs du coût total employeur mensuel (incluant les charges patronales), permettant un

contrôle des différentes catégories de coûts éligibles Remarques : Le coût total employeur mensuel éligible sera pris en compte. - Pour les personnes qui consacrent une part fixe, mais partiel, de leur temps de travail à des

activités liées au projet. Un justificatif mentionnant explicitement le pourcentage fixe du temps de travail mensuel consacré au projet par la personne concernée doit être fourni. Cela peut par exemple être justifié par un document d’emploi ou tout autre document à valeur contractuelle permettant de vérifier la validité de ces informations tels qu’une fiche de poste, une lettre de mission etc. Le calcul des frais de personnel éligibles consiste à multiplier la part de temps de travail consacré au projet d’une personne par ses frais de personnels mensuels réels. Justificatif à fournir - Justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté

de nomination - Justificatifs du pourcentage de temps de travail fixe consacré au projet (lettre de mission,

document d’emploi) - Justificatifs du coût total employeur mensuel (incluant les charges patronales), permettant un

contrôle des différentes catégories de coûts éligibles - Permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

- Pour les personnes qui consacrent une part variable de leur temps de travail mensuel au projet

Méthode 3 : Détermination du montant des dépenses directes liées aux frais de personnel, sur la base des frais réellement encourus et décaissés

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Cette méthode s’applique aux personnes qui ne travaillent pas exclusivement pour le projet et pour lesquelles la participation au projet varie de mois en mois. Dans ce cas, le coût horaire est calculé en divisant le cout total employeur mensuel par le nombre d’heures mensuelles contractuelles théoriquement travaillées. Le coût horaire est alors multiplie par le nombre d’heures mensuelles travaillées et comptabilisées dans le cadre du projet (dans la limite des 10 heures par jour) au moyen d’un système d’enregistrement des données. Justificatif à fournir

- Justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté de nomination

- Justificatifs du cout total employeur mensuel (incluant les charges patronales), permettant un contrôle des différentes catégories de couts éligibles

- Système d’enregistrement du temps de travail, couvrant 100% du temps travaille (y compris les heures travaillées en dehors du projet), signes par le salarié concerné et son ou sa supérieur(e) hiérarchique.

Des cas particuliers sont détaillés ci-après :

a) Cas de la mise à disposition ou personnel détaché En cas de mise à disposition de personnel, la copie de la convention de mise à disposition nominative (avec indication des activités à effectuer dans le cadre du projet) ainsi que les copies des factures ou demandes de remboursement et les détails de calcul (par exemple système d’enregistrement du temps de travail et fiche de paie) sont à fournir.

b) Indemnités de stage Les indemnités de stage sont éligibles dès lors qu’elles sont décaissées par le bénéficiaire. La Convention de stage ainsi qu’un justificatif mensuel d’indemnisation doivent être transmis. L’affection au projet sera documentée soit par la convention de stage soit par une lettre de mission.

c) Bénévolat Le travail bénévole est valorisable dans le cadre du projet dans le cadre des règles prévues page 9 du présent document, concernant les contributions en nature.

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B. Frais de bureau et frais administratifs 1. Description de la catégorie et principes généraux Les frais administratifs et frais de bureau sont les coûts supportés par un opérateur pour la mise en œuvre du projet, mais qui ne peuvent être imputés dans leur totalité aux activités du projet. Dans un souci de simplification, les frais de bureau et frais administratifs sont calculés de manière forfaitaire à hauteur de 15% des frais de personnels éligibles. Selon l’article 4 du règlement (UE) n° 481/2014 de la Commission du 4 mars 2014, les frais de bureau et les frais administratifs pris en comptes dans le cadre d’un projet sont uniquement constitués des éléments suivants : - La location de bureaux ; - L’assurance et les impôts liés aux bâtiments où le personnel est installé et aux équipements de bureau

(par exemple, assurance contre l'incendie, le vol) ; - Les services d'utilité publique (par exemple, l'électricité, le chauffage, l'eau) ; - Les fournitures de bureau ; - La comptabilité générale au sein de l'organisation bénéficiaire ; - Les archives ; - L’entretien, le nettoyage et les réparations ; - La sécurité ; - Les systèmes informatiques ; - La communication (par exemple, téléphone, télécopie, internet, services postaux, cartes de visite) ; - Les frais bancaires d'ouverture et de gestion du ou des comptes lorsque la mise en œuvre d'une

opération nécessite l'ouverture d'un compte bancaire séparé ; - Les frais liés aux transactions financières transnationales. Les équipements de bureau, le mobilier et les accessoires, le matériel et les logiciels informatiques ainsi que les logiciels sont compris dans la catégorie budgétaire « dépenses d'équipement ». 2. Méthode de calcul et justificatifs à transmettre Le calcul du taux forfaitaire de 15% se fait automatiquement sur la base du montant des frais de personnel déclarés éligibles pour chaque partenaire réalisant des dépenses. Par conséquent, aucun document n'est à fournir pour la justification de ces dépenses. Toutefois, il est important de rappeler que seuls des frais de personnels dûment justifiés, répondant à l'ensemble des critères d'éligibilité du programme, pourront servir de base au versement du montant correspondant au taux forfaitaire de 15 %.

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C. Frais de déplacement et d'hébergement

1. Description de la catégorie et principes généraux

Les frais de déplacement et d’hébergement sont limités aux postes suivants, selon l’article 5 du règlement (UE) n° 481/2014 de la Commission du 4 mars 2014 : - Frais de déplacement (par exemple, les titres de transport, l’assurance voyage et l’assurance

automobile, les frais d’essence, les frais kilométriques des véhicules, les frais de péage et les frais de stationnement) ;

- Frais de repas ; - Frais d’hébergement ; - Frais de visas ; - Indemnités journalières. - Tout poste visé ci-dessus et couvert par une indemnité journalière ne peut pas être remboursé en sus

de l’indemnité journalière.

a. Déplacement nécessaire au projet Pour être éligible, le déplacement doit être nécessaire au projet. Les informations sur la destination, la durée et la finalité du déplacement sont à fournir. Dans tous les cas, un document ou une mention devra attester de l'intérêt du déplacement par rapport au projet afin de prouver le lien avec le projet. Tout déplacement non prévu dans la demande de concours FEDER et hors Union européenne, est soumis à l’autorisation de l’Autorité de gestion conformément à l’article 5 paragraphe 6 du règlement n°481/2014. En ce qui concerne le personnel des bénéficiaires situé en dehors de la zone couverte par le programme, l’Autorité de gestion peut considérer comme éligibles les frais de déplacement et d’hébergement susmentionnés à destination du lieu d’un événement ou d’une action au sein ou en dehors de la zone couverte par le programme, s’ils ont été engagés conformément à l’article 20, paragraphe 2, du règlement (UE) n° 1299/2013. Comme stipulé précédemment, les frais de déplacement doivent se situer dans un cadre raisonnable et respecter le principe d'économie et de proportionnalité.

b. Modalités de prise en charge des frais Les frais de déplacement et d’hébergement doivent être en lien direct avec le projet et essentiels pour la bonne mise en œuvre des actions de celui-ci. Par exemple la participation à des réunions, des séminaires, des conférences ou encore des visites de sites où le projet est mis en œuvre et les réunions avec les instances du programme. Ils ne peuvent être introduits que pour le personnel des bénéficiaires, si cette participation est en lien direct avec le projet et si ces frais de déplacement et d’hébergement sont dûment justifiés. Les frais de déplacement sont éligibles seulement s'ils sont pris en charge par la structure bénéficiaire. Le paiement direct des frais d’hébergement par un salarié du bénéficiaire et correspondant à ces critères est étayé par une preuve de remboursement effectué par le bénéficiaire en faveur de ce salarié. Si l'employeur rembourse les frais de cette catégorie sur la base d'un forfait (barème forfaitaire ou indemnité), c'est ce forfait remboursé qui est seul pris en compte. Les frais de déplacement de personnes qui ne sont pas employés par le bénéficiaire ne sont pas éligibles, y compris s'ils sont remboursés par le bénéficiaire (hors cas précis des experts externes et des prestataires de service, voir point c)). Les frais de déplacement et d’hébergement des opérateurs méthodologiques sont éligibles à condition qu’ils soient en fin de compte payés par un des bénéficiaires (porteur ou partenaire du

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projet). Il en va de même pour les bénévoles travaillant pour la structure et affectés au projet (selon la liste validée en Comité d’accompagnement). Les frais de déplacement et les méthodes de calcul des montants présentés doivent être justifiés. Il convient de sélectionner les modes de transport et lieux d’hébergement de manière responsable et efficace, par souci de bonne gestion de l’argent public.

c. Frais de déplacement, d'hébergement et de restauration se rapportant à des experts externes et à des prestataires de services

Les dépenses de déplacement, d'hébergement et de restauration des tierces-personnes effectuées dans le cadre d'une prestation de service7 sont éligibles dans la catégorie budgétaire « Frais liés au recours à des compétences et à des services externes ». Pour plus d'informations, se reporter au point II.D « Frais liés au recours à des compétences et à des services externes ». 2. Composants des dépenses dans cette catégorie

a. Frais de déplacement Les frais de déplacement sont les frais encourus pour se déplacer à destination et en provenance du lieu d’un événement ou d’une action au sein ou en dehors de la partie de la zone couverte par le programme. Sauf si le bénéficiaire rembourse les dépenses sous forme de forfait, ces frais sont justifiés sur base des frais réels et il convient donc de conserver les tickets de transport ainsi que les demandes de remboursement des frais kilométriques. Pour les déplacements en voiture, ils comprennent une indemnité kilométrique calculée sur base du nombre de kilomètres parcourus multipliés par le barème en vigueur sur le programme (v. tableau ci-dessous, selon le siège du bénéficiaire) et les frais des péages et parkings éventuels. Si ce forfait est appliqué, la consommation de carburant ne peut pas être prise en compte. Dans ce cadre, C’est la distance la plus courte ou la plus rapide entre le domicile ou le lieu de travail et le lieu de mission qui est pris en compte. Les barèmes maximums suivants sont d’application France : barème des collectivités locales Belgique : barème de la fonction publique Sarre : http://sl.juris.de/cgi-bin/landesrecht.py?d=http://sl.juris.de/sl/gesamt/RKG_SL.htm#RKG_SL_rahmen Rhénanie-Palatinat : Landesreisekostengesetz (LRKG) Luxembourg : Mémorial A n° 134 du 17 juillet 2015 Pour les déplacements en train : les dépenses sont éligibles sur base du prix d’un billet en 2ème classe. Pour les déplacements en avion : les dépenses sont éligibles sur base du prix d’un billet en classe économique.

7 Exemples de prestations de service : études, interprétariat, Intervenants extérieurs pour une conférence ou séminaires, etc.

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Justificatif à fournir Les frais de déplacement doivent être correctement documentés avec les pièces suivantes pour le contrôleur de premier niveau :

- Type de réunion ou programme de l’événement ou d’une action et liste de présence si disponible ; - Tickets de transport ; - Tickets de péage ; - Tickets de parking ; - Factures payées ; - Note de frais détaillant les trajets parcourus ; - Preuves du paiement et ou du remboursement

b. Frais d'hébergement Les frais d’hébergement se justifient uniquement lorsque l’évènement l’exige, c’est-à-dire s’il se déroule sur plusieurs jours, si le déplacement aller-retour est plus coûteux que le logement ou si les horaires le justifient. Pour ces missions de plus d’une journée avec au moins une nuit d’hôtel, les frais sont remboursés sur la base d’un montant plafonné à 150€ par nuit pour le remboursement de la nuit d’hôtel (petit déjeuner inclus) et à 40€ pour les repas, sur base des justificatifs présentés. Justificatif à fournir Les frais d’hébergement doivent être correctement documentés avec les pièces suivantes pour le contrôleur de premier niveau : - Agenda de la réunion ou programme de l’événement. - Factures payées. - Preuves du paiement. Attention : Si l’opérateur organise un événement incluant un repas, les frais de catering, de restaurant sont à présenter dans la ligne « services externes ».

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D. Frais liés au recours à des compétences et à des services externes 1. Description de la catégorie et principes généraux Les frais liés au recours à des compétences et à des services externes correspondent aux dépenses encourues pour l’utilisation de compétences non disponibles au sein de la structure du bénéficiaire, notamment pour tous les services et l’expertise fournis par un organisme privé ou public autre que le bénéficiaire pour la mise en œuvre du projet mais aussi les frais financiers, les frais de communication, de traduction / interprétariat et les frais de bouche dûment justifiés et en relation directe avec le projet. Pour pouvoir recourir à des compétences et à des services externes, il faut pouvoir justifier le caractère essentiel pour le projet et que la passation d’un marché public entre l’opérateur et un prestataire a été effectué. L’opérateur devra démontrer dans la demande de concours FEDER la valeur ajoutée et l’opportunité de recourir à des services externalisés et le justifier eu égard à l’absence de la compétence (prestations intellectuelles) en interne chez le bénéficiaire. Si la compétence existe en interne, le travail effectué est pris en compte uniquement en frais de personnel. Il est également prévu que les opérateurs puissent passer des marchés publics pour tout ou partie du partenariat. Ces marchés publics uniques sont automatiquement validés pour tous les partenaires impliqués à partir du moment où la passation du marché s’est faite dans les règles du pays du donneur d’ordre. Si le cahier des charges ne prévoit pas de facturation séparée pour chaque opérateur, une convention entre opérateurs reprenant les flux financiers doit être établie. La passation de marché publics de services externalisés entre opérateurs ou opérateurs méthodologiques est interdite. Pour ces frais, il est rappelé que chaque opérateur est soumis au respect des lois sur la concurrence et les marchés publics, et ce quel que soit sa forme juridique. 2. Liste des dépenses de cette catégorie Selon l’article 6 du règlement (UE) n°481/2014 du 4 mars 2014, les dépenses relatives aux frais liés au recours à des compétences et à des services externes se limitent aux services et aux compétences ci-après, fournis par un organisme de droit public ou privé, ou une personne physique autre que le bénéficiaire de l'opération :

- Études ou enquêtes (par exemple, évaluations, stratégies, notes succinctes de présentation, plans de conception, manuels) ;

- Formation ; - Traductions et interprétariat ; - Systèmes informatiques et développement, modifications et mises à jour du site web ; - Promotion, communication, publicité ou information liées à une opération ou à un programme de

coopération en tant que tels : - Gestion financière ; - Services liés à l'organisation et à la mise en œuvre d'événements ou de réunions (y compris loyer,

restauration ou interprétariat, assurances responsabilité civile). N.B Les frais éligibles de catering sont limités à 40 € TTC par personne et par repas (boissons comprises). Le plafond de 40 € TTC ne concerne que la restauration. Les éventuels frais supplémentaires (service, vaisselle, matériel etc.) ne sont pas compris dans ce prix.

- Participation à des événements (par exemple droits d'inscription) - Conseil juridique et services notariaux, expertise technique et financière, autres services de

consultance et de comptabilité ; - Droits de propriété intellectuelle ; - Vérifications au titre de l’article 125, paragraphe 4, point a), du règlement (UE) n° 1303/2013 et de

l’article 23, paragraphe 4, du règlement (UE) n° 1299/2013 ;

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- Frais de certification et d’audit sur le niveau du programme conformément aux articles 126 et 127 du règlement (UE) n° 1303/2013 ;

- Garanties fournies par une banque ou toute autre institution financière dans les cas prévus par le droit de l’Union ou le droit national ou dans un document de programmation adopté par le comité de suivi ;

- Frais de déplacement et d'hébergement des experts externes, des orateurs, des présidents de réunions et des prestataires de services ;

- Frais pour des cadeaux dont la valeur est inférieure à 50 € et en lien avec des actions de promotion, de communication, de publicité ou d'information ;

- Honoraires d'artistes ; - Autres compétences et services spécifiques nécessaires aux opérations.

Sont inéligibles : les frais liés au développement d’un logo propre au projet. Chaque projet a pour obligation d’utiliser le logo Interreg complété par l’acronyme ou le nom du projet. Les contributions sous forme de services « en interne » (prestations non intellectuelles) sont éligibles à condition que la valeur de la contribution n’excède pas le prix généralement accepté sur le marché et que cette valeur puisse être évaluée par la production de trois devis de prestataires externes.

Justificatifs à fournir

- Copie des factures originales ou de justificatifs comptables de valeur équivalente - Preuve de paiement - Le cas échéant, justification du taux de change - Cahiers de charges pour appels d'offres - Toute pièce justificative complémentaire demandée par le contrôleur premier niveau.

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E. Dépenses d'équipement 1. Description de la catégorie et principes généraux Ces frais correspondent aux dépenses faites par un bénéficiaire en équipements pour préparer ou mettre en œuvre une ou plusieurs actions. On retrouve entre autres au sein de cette catégorie les logiciels et matériels informatiques, les équipements de laboratoire, les machines et instruments, le matériel d’occasion ou loué, la signalétique (par exemple : le long d’un parcours, au abord d’une aire de jeu…), les outils ou dispositifs, les véhicules ou tout autre équipement spécifique nécessaire aux opérations (par exemple : bancs, tables, poubelles…). À condition d’être indiqués dans la demande de concours et d’être justifiés pour la mise en œuvre du projet, les dépenses d’équipement sont éligibles au prorata de leur utilisation au projet. En ce qui concerne l’équipement d’occasion, les dépenses sont éligibles à condition que :

- L’équipement en question n’ait pas déjà fait l’objet d’un cofinancement européen lors de son achat,

- Le prix du matériel ne dépasse pas les coûts habituellement acceptés sur le marché considéré et doit être inférieur au coût de matériel similaire à l’état neuf ;

- Le matériel présente les caractéristiques techniques nécessaires à l’opération et il est conforme aux normes en vigueur.

Justificatif à fournir

- le vendeur du matériel fournit une déclaration sur l’honneur (datée et signée) attestant que le matériel a été acquis neuf, accompagnée de la copie de la facture initiale relative à l’achat de matériel neuf par le vendeur ;

- le vendeur fournit une déclaration sur l’honneur (datée, signée) attestant que ce bien n’a

pas déjà été financé par une aide européenne au cours des cinq dernières années ou toute autre pièce de valeur probante équivalente ;

- le prix du matériel d’occasion doit être inférieur au coût de matériel similaire à l’état neuf : cette condition est justifiée sur la base d’au moins deux devis, ou sur la base d’un autre système approprié d’évaluation tel que des coûts de référence, pour un matériel équivalent.

En cas de revente ou de changement substantiel du bien, affectant sa nature, ses objectifs ou ces conditions de mise en œuvre, ce qui porterait atteinte à ses objectifs initiaux, il convient de respecter les règles et délais applicables indiqués à l’article 71 du règlement (UE) n°1303/2013 sur la pérennité des opérations. L’équipement acheté doit être conservé avec les logos jusqu’au 31.12.2028 (à défaut, une photo de l’équipement présentant les règles de publicités). En effet, l’équipement doit pouvoir être présentée en cas de contrôle sur place premier ou second niveau ou de la CE. Les règles d’information et de publicité imposent qu’un autocollant ou une plaque mentionnant le financement européen à travers la subvention Interreg Grande Région soit visible sur tout équipement ayant bénéficié des fonds. Les dépenses relatives au financement des équipements achetés, loués (sans option d’achat) ou pris à bail par l’opérateur sont limitées aux éléments suivants :

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- le matériel de bureau ; - le matériel et les logiciels informatiques spécifiques au projet ; - le mobilier et les accessoires ; - le matériel de laboratoire ; - les machines et instruments ; - les outils ou dispositifs ; - les véhicules ; - tout autre équipement spécifique nécessaire au projet. 2. Méthode de calcul et justificatifs : plusieurs cas possibles Les dépenses d’équipement sont éligibles dans la mesure où les biens d’équipements sont clairement identifiés dans la fiche projet et sont indispensables à la mise en œuvre du projet. Pour les équipements neufs, trois cas sont à identifier : - cas 1 : l’équipement est acheté et utilisé à 100 % pour le projet et sa durée d’amortissement est inférieure ou égale à la durée du projet : la totalité de la facture peut être reprise comme dépense éligible ; - cas 2 : l’équipement est acheté et utilisé partiellement pour le projet et sa durée d’amortissement est inférieur ou égale à la durée du projet : la facture sera imputée au prorata de son utilisation pour le projet (par exemple : le coût d’un nouvel équipement sera imputé au projet à hauteur de 30 % si 30 % de l’utilisation de cet équipement se fait pour la réalisation du projet) ; - cas 3 : l’équipement est acheté et utilisé partiellement ou entièrement pour le projet mais sa durée d’amortissement est supérieure à la durée du projet : le coût sera imputé au prorata de l’utilisation de l’équipement et prendra en compte uniquement le coût de l’amortissement sur la durée du projet. Quand la durée d’amortissement est supérieure à la durée du projet, le prorata éligible sera calculé en fonction des règles nationales. 2.1. Exception : Si l’équipement est la finalité du projet alors cet équipement est éligible à 100% au financement FEDER, à condition d’être repris comme tel dans la fiche projet. Le coût d’achat du matériel mobile est éligible dans la mesure où le matériel est utilisé exclusivement sur la zone du programme et est affecté exclusivement à l’action programmée pour toute sa durée ou pour la durée d’amortissement du matériel mobile. 2.2. Important : Les dépenses d’équipement doivent être réalisées dans le respect des règles de mise en concurrence et de passation des marchés publics. En matière d’amortissement, les règles comptables nationales s’appliquent.

Règles spécifiques aux charges d’amortissement d’une dépense d’équipement

Il s’agit de la valorisation des charges d’amortissement relatives à des biens d’équipement acquis avant la période de réalisation du projet.

Justificatifs à fournir

- Factures et preuve de la passation d’un marché public - Justification du prorata utilisé - Tableau des amortissements imputés pour l’équipement

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2.3. Principes généraux :

a. Les dépenses d’amortissement de biens neufs à la date de mise en immobilisation (mobiliers, d’équipements, de véhicules, d’infrastructures, d’immeubles et terrains) sont éligibles si les conditions suivantes sont réunies (sauf dispositions plus restrictives prévues en matière d’aide d’État) :

- Les frais d’acquisition sont supérieurs à 5 000 euros HT - Le bien amorti est nécessaire au projet - Les dépenses éligibles sont calculées au prorata de la durée d’utilisation du bien amorti pour la

réalisation du projet. - Des aides subventions publiques (nationales, locales, européennes) n’ont pas déjà contribué à

l’acquisition de ces biens. Une déclaration sur l’honneur (datée, signée) du propriétaire du bien attestant que ce bien n’a pas déjà été financé par des aides publiques est à fournir, indiquant les dates de début et de fin d’amortissement du bien.

- Les dépenses éligibles sont calculées selon les normes comptables admises et justifiées par la présentation de tout document comptable probant.

b. Les dépenses d’amortissement et l’achat du bien ne peuvent pas être financés de façon cumulative.

Justificatifs à fournir

copie de la facture acquittée et preuve de paiement mention du lien avec le projet document justifiant de la durée d’amortissement choisie et/ou plan d’amortissement le cas échéant, justification du prorata utilisé

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F. Dépenses d'infrastructure Un taux d’intervention FEDER de 35% au maximum peut être alloué aux dépenses d’infrastructure. 1. Description de la catégorie et principes généraux Les dépenses d'infrastructure couvrent l'ensemble des dépenses liées à des infrastructures et des opérations de construction qui ne relèvent pas des autres catégories de dépense. Les dépenses de cette catégorie correspondent notamment aux éléments suivants :

- Acquisition de terrain et de biens immobiliers - Frais de préparation, de viabilisation et d'aménagement d'un terrain - Construction et réhabilitation de bâtiments - Achat du matériel de construction - Génie civil et aménagement paysager - Infrastructures de transport et de réseau

Les dépenses d'infrastructures sont soumises aux principes généraux suivants :

- Le principe de la bonne gestion des deniers publics qui implique l'application des règles de mise en concurrence ;

- Le principe de pérennité du projet selon lequel un projet comprenant un investissement dans une infrastructure ne peut pas faire l'objet de modifications importantes en lien avec ses objectifs et sa nature dans les cinq années à compter du paiement final de l'aide européenne sous peine de devoir la rembourser.

- Le cas échéant, les règles relatives à l'amortissement et au crédit-bail énoncées dans la catégorie des dépenses d'équipement (chapitre II, E) s'appliquent également aux dépenses d'infrastructure.

2. Règles spécifiques applicables à l'acquisition de terrains et de biens immobiliers

a. Règles applicables Les frais liés à l'acquisition de terrains non-bâtis et bâtis sont éligibles pour un montant ne dépassant pas la limite de 10% des dépenses totales éligibles du projet concerné. Pour les sites abandonnés ou ceux anciennement à usage industriel qui contiennent des bâtiments, cette limite est relevée à 15 %. Dans des cas exceptionnels et suffisamment justifiés, le programme peut, dans le cadre de l'instruction, accepter un pourcentage plus élevé lorsqu'il s'agit de projets concernant la protection de l'environnement.

b. Conditions préalables au soutien et pièces justificatives Les conditions préalables d'un soutien ponctuel à l'acquisition de terrains ou de biens immobiliers sont les suivantes :

- Le lien direct entre l'acquisition du terrain ou du bien immobilier et les objectifs du projet cofinancé doit être établi ;

- Suite à son acquisition le terrain ou le bien immobilier ne peut être utilisé qu'en conformité avec les objectifs du projet.

- Un certificat délivré par un expert qualifié indépendant ou un organisme officiel autorisé attestant que le prix de l'achat n'est pas supérieur au prix du marché doit être fourni ;

- Le terrain ou le bien immobilier acquis ne doit pas avoir fait l'objet d'une aide européenne dans les cinq dernières années. Le propriétaire du bâtiment fournit une déclaration sur l'honneur (datée, signée) ou toute autre pièce de valeur probante, attestant que ce bien n'a pas été financé par une aide européenne au cours des cinq dernières années, sous réserve de dispositions plus contraignantes en matière d'aide d'Etat.

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3. Recettes

a. Recettes et coûts d’exploitation : Détermination du déficit d’autofinancement8 L’article 61, § 2 du Règlement 1303/2013 impose que les dépenses éligibles d’un projet soient réduites au préalable compte tenu du potentiel de ce projet en termes de génération de recettes nettes sur une période de référence donnée qui couvre à la fois la mise en œuvre de l’opération et la période après son achèvement.

b. Projet générateur de recette Le règlement définissant les recettes comme « les entrées de trésorerie provenant directement des utilisateurs pour les biens ou services fournis par l'opération », il peut s’agir :

• Des redevances directement supportées par les utilisateurs pour l'utilisation de l'infrastructure ; • Du produit de la vente ou de la location de terrains ou de bâtiments ; • Des paiements effectués en contrepartie de services ; • Des économies de frais d’exploitation générées par le projet.

Si le projet ne génère pas de recette, le déficit d’autofinancement est égal à 100% des couts d’investissement éligibles.

c. Estimation préalable des recettes Dans la plupart des cas, il est possible d’estimer les recettes au préalable. La Commission identifiait toutefois sur la programmation précédente les raisons qui pouvaient justifier l’impossibilité d’estimer au préalable les recettes et notamment les cas où, ne pouvant se baser sur des expériences antérieures et sur des données cohérentes, il n’est objectivement pas possible d’estimer les deux composantes des recettes, à savoir le prix (redevances, loyers, paiements) et la demande (nombre d’utilisateurs et/ou quantité de biens/services fournis par le projet). S’il n’est pas possible d’estimer objectivement les recettes, il convient de motiver cette impossibilité et de préciser la nature des recettes attendues. Dans cette hypothèse, les recettes nettes générées en cours de réalisation du projet et au cours des trois années suivant l’achèvement de celui-ci ou au plus tard à la date limite pour la remise des documents de clôture du programme, si cette date est antérieure, seront prises en compte dans le calcul de la subvention accordée lorsqu’elles dépassent la participation du bénéficiaire.

• Détermination la période de référence au cours de laquelle les recettes devront être prises en compte.

Celle-ci débute lors de la 1ère année de mise en œuvre du projet (c.à.d. la 1ère année où des montants sont identifiés dans l’échéancier annuel) et couvre la mise en œuvre de l’opération et la période après son achèvement. Cette période correspond à la perspective temporelle du projet qui est le nombre d’années de la durée de vie économique (c.à.d. la période au-delà de laquelle l’investissement devra être remplacé). Le tableau ci-dessous identifie la période de référence à utiliser pour une série de secteurs :

Secteurs Période de référence (années)

Chemin de fer 30

8 Sauf si elles sont compensées par une réduction de même valeur des subventions aux frais d’exploitation.

100

Approvisionnement en eau/assainissement 30

Routes 25-30

Gestion des déchets 25-30

Ports et aéroports 25 Transports urbains 30

Energie 20 Haut Débit 20

Recherche et innovation 20

Infrastructures d’affaires 15

Autres secteurs 15

• Estimation des recettes directes telles que définies supra

• Estimation des coûts d’exploitation qui peuvent venir en déduction des recettes directes Il s’agit :

o Des frais fixes d'exploitation (personnel, entretien, réparations, frais de gestion et d’administration, assurances, …) ;

o Des frais variables d’exploitation (matières premières, énergies, autres consommables, tous les frais de réparation et d’entretien nécessaires pour prolonger la durée de vie du projet) ;

o Des coûts de remplacement du matériel à faible durée de vie (matériel dont le remplacement est nécessaire au projet).

Attention, ne peuvent pas être compris dans les coûts d’exploitation :

o Le coût des financements (intérêts) ; o Les amortissements ; o Les coûts faisant l’objet de la demande de financement (exemple : les frais fixes

d’exploitation cofinancés via la prise en compte des coûts indirects dans le cadre de la mise en œuvre du projet).

Remarques

- Les opérateurs pour lesquels la TVA est récupérable, doivent présenter leurs recettes directes et leurs coûts d’exploitation Hors TVA ;

- Si les recettes directes définies ci-avant sont supérieures aux coûts d’exploitation, il convient d’intégrer aux recettes directes la valeur résiduelle de tout actif dont la durée de vie excèderait la période de référence (voir supra) du projet. La valeur résiduelle est calculée soit en actualisant les recettes nettes à venir sur la durée de vie restante de l’actif au terme de la période de référence, soit par toute autre méthode dûment justifiée ;

- Si le projet consiste à ajouter des actifs complémentaires à une infrastructure préexistante, les recettes et les coûts sont déterminés en comparant les recettes et les coûts du scénario avec les actifs complémentaires et le scénario sans ces nouveaux actifs.

• Calcul des recettes nettes actualisées

Le taux d’actualisation de rigueur pour actualiser les recettes déduction faite des coûts d’exploitation est celui préconisé par la Commission dans un acte délégué, à savoir 4%. Remarque : Allocation proportionnelle

101

Lorsque le coût total de l’opération n’est pas intégralement éligible à un cofinancement, les recettes nettes doivent être allouées sur une base proportionnelle aux parties éligibles du coût total de l’opération et à celles qui ne le sont pas.

102

LE SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’ÉCHANGE DE DONNÉES SYNERGIE-CTE

103

LE SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’ÉCHANGE DE DONNÉES SYNERGIE-CTE

pas encore disponible

104

ANNEXES ET FORMULAIRES-TYPES

1. Programme de coopération INTERREG V A Grande Région 2. Formulaire-type : fiche synthétique 3. Formulaire-type : attestation d’engagement 4. Formulaire-type : attestation de financement sur fonds propres 5. Formulaire-type : attestation de cofinancement 6. Formulaire-type : attestation fiscale d’assujettissement à la TVA 7. Formulaire-type : lettre de mission 8. Formulaire-type : Time Sheet 9. Formulaire-type : déclaration de demande d’aides « De-minimis » 10. Formulaire-type : convention FEDER 11. Formulaire-type : contrat de partenariat 12. Formulaire-type : déclaration de créances (extrait de Synergie-CTE) 13. Formulaire-type : rapport annuel (extrait de Synergie-CTE), pas encore disponible