Comit national de fiabilit des comptes locaux Octobre 2013

GUIDE ORGANISATIONNEL SUR

LE PROCESSUS PATRIMONIAL

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SOMMAIRE

Partie 1 Introduction gnrale

I - Prambule et schmas dorganisation page 4 II Mthodologie pour lanalyse organisationnelle page 7 1 - le rle des diffrents acteurs au sein des services ordonnateurs page 9 2 - la relation entre service et la transmission de linformation page 10 3 - Le suivi et la gestion de linventaire page 11 4 - le rle des services du comptable page 14

Partie 2 Analyse des contributions

I Lorganisation des services page 18 II Le suivi des immobilisations : De linventaire physique linventaire comptable page 19 III Le mode de gestion et la granularit du suivi de linventaire page 20 IV De linventaire comptable ltat de lactif page 21

Partie 3 Les analyses et bilans

I- 4 analyses produites par des collectivits 1) Lagny sur Marne page 24 2) Conseil gnral de lHrault page 49 3) Lille Mtropole page 56 4) Communaut urbaine de Bordeaux page 66

II Le bilan de lexprimentation nationale : Janvier 2012 / septembre 2013 1 Organisation gnrale et rle de la direction des finances page 75 2 Organisation en terme de suivi de linventaire page 77 3 - Circuit de transmission de linformation page 78 4 Ajustement inventaire / actif page 79

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Partie 1 Introduction gnrale

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I Prambule et schmas dorganisation

Ce guide est issu des travaux mens par le comit national de fiabilit des comptes locaux. Le groupe de travail relatif au patrimoine immobilis des collectivits territoriales a identifi la problmatique organisationnelle comme axe de travail majeur pour aider la fiabilisation de ces comptes de haut de bilan .

Le groupe de travail a adopt une mthode de travail afin didentifier au sein du processus patrimonial, les lments pouvant tre mutualiss. Elle a t dveloppe sur la base de lidentification des liens entre les acteurs et de ses consquences (cf. schmas annexs ci aprs).

Cette mthode permet sur la base dun questionnaire didentifier 2 points majeurs qui recouvre lessentiel du processus et dexaminer la mthodologie dveloppe au sein de chaque service pour pouvoir y rpondre :

- lobligation de tenue conjointe de linventaire et de lactif au travers de lidentification des acteurs, leur rle, les obligations comptables des acteurs ainsi que les consquences dans le domaine de la transmission de linformation ;

- le modle de suivi et le niveau de suivi de linventaire : Rglementairement, un numro inventaire, support de la fiche inventaire, doit suivre la vie de limmobilisation (de la mise en service la sortie notion dimmobilisation en cours), par ailleurs ce suivi doit galement tmoigner dune certaine soutenabilit pour lordonnateur comme pour le comptable : la rglementation prvoit certaines spcificits pour la comptabilisation par lot et des biens de faible valeur.

Au-del du questionnaire reproduit en pages 5 14 du prsent document, des collectivits ont tmoign de bonnes pratiques sur des points particuliers du processus patrimonial :

- le rle de la direction des finances et des diffrents services gestionnaires au sein de ce processus ;

- limportance du systme dinformation au sein du processus ; - la rconciliation entre inventaire physique et comptable ; - le traitement des oprations non budgtaires.

Chacune de ces contributions permet de mettre laccent sur des pratiques mutualisables en rponse des problmatiques identifies. Certaines font lobjet de formalisation entre les services de lordonnateur et du comptable au travers de signature de convention de services comptable et financier dont les actions sont reproduites en annexe au sein de ce guide.

Le but du guide est double : - offrir une mthodologie danalyse du processus patrimonial aux directions des finances et

gestionnaires souhaitant pratiquer une 1re expertise ; - prsenter des pratiques mises en uvre dans un certain nombre de collectivits pour rpondre

des difficults identifies.

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Services techniques / gestionnaires : Rle en matire de tenue des immobilisations

Tenue dun inventaire physique

Priodicit rgulire Numro commun avec

gestionnaire Tenue informatise

3 questions

Oui Non Oui Non Oui Non

Transmission de linformation

Oui Non

Modalits pratiques de tenue de linventaire physique examiner : garantissent elles une ralit de linventaire physique

Existe t il un rapprochement entre numro inventaire physique et numro inventaire

Oui Non

Transfert manuel des informations

Transfert automatis

des informations

Oui Non Risque derreur en cas de re saisie des informations

Possibilit de transmission automatise

Oui Non Oui Aux services gestionnaires

Aux services financiers

Oui Non Oui Non

Sil y a partition entre les services oprationnels et

les services gestionnaires :

Travaux complmentair

es raliser pour oprer le rapprochement

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II - Mthodologie pour lanalyse organisationnelle

A partir de ces lments de rflexion, 4 tapes majeures ont t dgages aux fins dexamen par des collectivits volontaires et didentification de bonnes pratiques mutualisables lensemble des collectivits territoriales : - le rle des diffrents acteurs au sein des services ordonnateur - les relations entre services et la transmission de linformation - le suivi et la gestion de linventaire - le rle des services du comptable

* *

*

La responsabilit du suivi des immobilisations incombe, de manire conjointe, l'ordonnateur et au comptable. Le premier est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient l'inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens ; le second est responsable de leur enregistrement et de leur suivi l'actif du bilan : ce titre, il tient l'tat de l'actif ainsi que le fichier des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant la balance et au bilan. L'inventaire et l'tat de l'actif ont des finalits diffrentes mais doivent, en toute logique, correspondre. Cette correspondance repose largement sur la qualit des changes d'informations entre l'ordonnateur et le comptable, sur la base de l'attribution par l'ordonnateur d'un numro d'inventaire aux actifs immobiliss.

Lensemble du processus immobilisation se caractrise donc par lintervention de deux acteurs (ordonnateur / comptable) et la production de deux documents distincts. Chaque tape du processus doit donc faire lobjet dun diagnostic afin de pouvoir apprcier la bonne tenue de lensemble.

Chacun des acteurs a donc un rle jouer aux diffrents stades du processus. Il convient donc de distinguer :

1) le rle des services ordonnateurs dans le processus

Lordonnateur doit :

Commande des immobilisations

Rception / dtention des

immobilisations Inventaire Sortie

Ordonnateur

Comptable

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- ASSURER LE RECENSEMENT ET LIDENTIFICATION DES BIENS ; - TENIR LINVENTAIRE.

Soit une double problmatique en terme : 1) dorganisation du recensement et de lidentification des biens : problmatique de lorganisation au

sein des services : QUI FAIT QUOI ? 2) de systme de tenue de linventaire ; manuel ou informatique / systme informatique intgr ou

ressaisie des informations vers un module de suivi de linventaire

Il est galement tenu de respecter la rglementation dans le cadre des modalits de tenue de linventaire : - attribution dun numro inventaire - mode de suivi des immobilisations - niveau de suivi des immobilisations

Ce respect de la rglementation a des impacts organisationnels au sein des services ordonnateur.

2) le rle des services du comptable

En aval de la procdure, le comptable doit sassurer de la conformit de linventaire de lordonnateur, avec sa comptabilit (gnrale et auxiliaire). Ltat de lactif du comptable doit tre conforme ltat de linventaire de lordonnateur. Cette conformit assure la tenue conjointe de linventaire. Elle suppose donc que le comptable participe pleinement au processus patrimonial.

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1re tape : Le rle des diffrents acteurs au sein des services ordonnateur

Lordonnateur est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient l'inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens

Un prambule indispensable : La ralisation dun organigramme au sein des services afin didentifier les rles et responsabilit de chacun des acteurs : - le ou les services gestionnaires - la direction des finances

Un outil disposition est disposition des services pour la bonne ralisation de cette tche didentification : Lorganigramme fonctionnel.

Exemple dorganigramme fonctionnel :

Procdures Tches Titulaire Supplant

Nom Dlgation de

signature

Application informatiques / Profils

informatiques

Nom Dlgation de signature

Application informatiques /

Profils informatiques

Il permet : - de cerner les tches exactes de chaque intervenant selon le service ; - de prciser les modalits techniques de suivi (quel outil est utilis dans le cadre de ce suivi : fichier

au sein dune application, suivi Excel, fichier interfac ou non avec les applications des services financiers) ;

- de sassurer de la polyvalence.

Il convient donc pour chaque service concern par la procdure dimmobilisations de cerner les tches de chaque agent chaque tape de la procdure. Au regard de ces tches, les agents concerns seront positionns ainsi que les applications informatiques concernes.

Exemple de diffrentes tapes de la procdure immobilisations : - COMMANDE DE LIMMOBILISATION OU DES TRAVAUX : passation de la commande, prise de

dcision, enregistrement de lengagement - RECEPTION ET DETENTION DES BIENS IMMOBILIERS : Rception des biens (qui les rceptionne

physiquement ?et sur pices : contrle de lexistence, de lvaluation, de lenregistrement / service fait), dtention des biens (conservation des biens : qui sassure de leur bonne conservation, des travaux raliser pour maintien ou remise en tat : passation des ordres pour les travaux raliser : quel service, quelle formalisation, quelle relation inter service ?) ;

- INVENTAIRE : Physique (enregistrement, valorisation, transmission des PJ : qui dtient les PJ lorigine et quelle PJ, comment sont elles transmises au service des finances, qui les dtient dfinitivement et comment), amortissements et dprciation des biens ;

- SORTIE DES BIENS : quels biens, selon quelle priodicit, partir de quel document, par qui, comment se dclenche la sortie de limmobilisation, comment est mis jour le systme informatique de lordonnateur ( la fois au niveau des services techniques et des services financiers, y a t il un lien entre eux ?)

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Des exemples dorganisation :

Donner des exemples dorganisation pour chaque niveau de collectivits permet chacune de pouvoir sidentifier lune ou lautre et utiliser des modes dorganisation ou dmarches dj raliss dans dautres collectivits - pour les services dune rgion : Quelle est lorganisation des services : nombre de services

gestionnaires, place de la direction des finances au sein de cette organisation (un service parmi dautres ou service centralisateur au sens o il est laboutissement du processus dacquisition)

- pour les services dun dpartement : quelles organisations possibles, quels modes dorganisation - pour les services dune commune : selon la taille de la commune quelle organisation privilgier,

quelle place pour la direction des finances ?

Les points dinterrogation :

- combien et quels services sont concerns par la procdure immobilisation? - comment sont ils structurs ? (un seul ou plusieurs sites, y a t il des difficults en terme de

communication inter sites) ; - Y a t il une diffrenciation entre services techniques et services financiers ? - comment sorganise la commande (ou les travaux prvoir) en matire dimmobilisation ? Y a t il

une traabilit dassure (saisie dans une application), qui en est charg ? - comment sorganise la rception des biens entre la rception des PJ (factures) et la rception

physique des biens ?, est ce une mme personne, ou plusieurs ? y a t il un lien entre elles dans ce cas (document formalisant la rception physique conforme la commande) ;

- qui sassure du lien entre linventaire physique et linventaire comptable (transmission de pices, informatique) ? comment est il ralis et selon quelle priodicit ?

- qui suit lenregistrement de limmobilisation rceptionne ?: y a t il double suivi entre service technique et financiers ?, si oui y a t il interfaage du suivi (comment celui ci est-il assur ?, comment sassurer de la concordance ?), selon quelle priodicit ?: immdiate (concomitante) ou priodique en cours danne ou annuelle ?

- qui est charg de linventaire physique ?, qui est charg de linventaire comptable ?

2nde tape : La relation entre service et la transmission de linformation

Il sagit ce niveau dapprcier les relations entre les services en terme de communication afin de mettre jour linventaire et de transmettre linformation au comptable.

Ces relations sapprcient au travers : - de la documentation transmise : factures, mmoires, documents de cessions, etc. - de la mise jour des applications de suivi de linventaire :

- suivi physique - suivi comptable

Do un questionnement sur linterfaage automatis ou non des applications de suivi de linventaire.

Lide ce niveau est de dcrire les liens entre le suivi de linventaire physique et comptable : Y a-t-il identit, y a-t-il un suivi interfac ?

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Les points dinterrogation

- comment est suivi linventaire physique (sur la forme : manuellement ou de faon automatise) ? - comment est suivi linventaire comptable ? - les donnes du suivi de linventaire physique sont elles en cohrence avec celles de linventaire

comptable ? (question sur le besoin de chaque service en terme de suivi : certaines donnes ne sont pas forcment utiles aux services techniques mais le sont en terme financier et inversement) Y a t il un suivi unique de linventaire ou diffrenci selon les besoins des services ?

- quel lien entre linventaire physique et comptable ? (automatis ou non, priodicit de la mise jour) Y a t il un interface entre les applications des diffrents services ? au sein du service des finances entre lapplication comptable et de suivi de linventaire ?

- comment sont mis en cohrence les inventaires physique et comptable ( partir de quels documents) ?

- quelles pices sont transmises par les services techniques aux services financiers et sous quelle forme pour mise jour de linventaire ?

- comment sont assures ces transmissions ? - quel service dtermine le numro inventaire ? Celui ci est il unique quelque soit le service

(technique ou financier) ?

3me tape : Le suivi et la gestion de linventaire

Dans le domaine techniques, 3 lments priment ; - la gestion du flux (mission et transfert) ; - le modle de suivi de linventaire adopt par lordonnateur ; - la notion de granularit dans le suivi de linventaire.

1) La gestion du flux :

L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre au comptable l'ensemble des informations patrimoniales relatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations en utilisant, le cas chant, le protocole INDIGO-INVENTAIRE. Il est conseill de prvoir des changes infra- annuels d'informations patrimoniales. Cette transmission peut intervenir au fur et mesure des acquisitions et des cessions d'immobilisations, c'est--dire simultanment au mandatement, afin de lisser la charge de travail relative l'ajustement de l'inventaire et de l'tat de l'actif. Hormis ces transmissions d'informations, un tat rcapitulatif des entres et des sorties d'immobilisations, accompagn d'un tat annexe des amortissements et/ou des provisions constats, doit tre et adresss au comptable en fin d'exercice. Cet tat, , doit reprendre, dans l'ordre croissant des comptes du plan de comptes par nature, l'ensemble des informations patrimoniales transmises infra-annuellement par INDIGO INVENTAIRE (ou par l'intermdiaire de support papier pour les provisions et les oprations patrimoniales d'ordre non budgtaires). L'tat, tabli en triple exemplaire par l'ordonnateur, est transmis au comptable qui le vise aprs vrification, et en renvoie deux exemplaires l'ordonnateur. Ce dernier joint l'un des exemplaires au compte administratif et l'autre, l'appui des oprations d'ordre budgtaires constates l'occasion des cessions.

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Il convient donc que lordonnateur : - attribue un numro inventaire dfinitif chaque immobilisation, ce numro est la rfrence

commune ordonnateur / comptable en matire immobilire ; - transmette un flux Indigo inventaire de manire infra annuelle au comptable afin que celui-ci

puisse mettre jour ltat de lactif. En effet, chez le comptable, chaque prise en charge de mandats dinvestissement, une fiche systme dite en attente est cre automatiquement par Hlios au sein du module inventaire (fiche inventaire provisoire). Une fiche systme est cre par ligne de mandat impute un compte inventaire. Le flux Indigo inventaire doit venir ultrieurement rgulariser ces fiches provisoires en leur affectant un numro inventaire dfinitif, et en prcisant la catgorie et la dure damortissement, la date dacquisition, de mise en service .

A noter que : Le numro d'inventaire est un identifiant numrique ou alphanumrique permettant d'individualiser une immobilisation ou un groupe d'immobilisations. Ce numro d'inventaire est librement attribu par l'ordonnateur, dans la limite des 25 caractres prvus cet effet dans la zone " NumInvent " du protocole INDIGO INVENTAIRE. Un numro d'inventaire attribu ne peut en aucun cas faire l'objet d'une seconde attribution pour une autre immobilisation. Deux numros d'inventaire identiques ne peuvent donc apparatre tant l'inventaire de l'ordonnateur qu' l'tat de l'actif du comptable. Le numro d'inventaire ne doit pas obligatoirement faire rfrence au numro de comptes par nature de l'immobilisation: titre d'exemple, il n'est pas obligatoire de dbuter le numro d'inventaire par les subdivisions comptables des immobilisations incorporelles (compte 20).

Les interrogations majeures

En matire dattribution de numro inventaire : - Qui attribue le numro inventaire : Service technique ou financier ? - Son attribution est elle automatique ou y a t il une intervention humaine ? - Y a t il un seul type de numrotation ou des numros diffrents selon le service ? Service

technique / financier (dans un cas le suivi peut tre plus fin que dans un autre) ?

En matire dmission du flux : - Un flux est il mis de lordonnateur vers le comptable ? - Sinon pourquoi ? - Priodicit du transfert : une fois ou plusieurs fois par an ? - Existence de rejet de flux et raisons ?

2) Le modle de suivi de linventaire chez lordonnateur :

En matire de suivi du patrimoine, plusieurs modles de suivi peuvent tre adopts. Selon le modle, les liaisons avec les services du comptable sont plus ou moins facilites.

On peut schmatiquement distinguer 3 modles :

1) Affectation par lordonnateur dun mme n inventaire pour des lignes de mandats dimputation diffrente

Dans ce cas prcis, le flux inventaire mis par la collectivit porte pour une mme fiche inventaire (mme numro inventaire dfinitif) plusieurs imputations comptables.

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Ce modle nest pas compatible avec Hlios qui suppose que chaque fiche dfinitive inventaire ne corresponde qu un seul bien et une seule imputation comptable.

Dans ce cas, le flux ne pourra pas tre exploit par le comptable.

2) Affectation par lordonnateur de 2 numros dinventaire pour suivre dune part les travaux en cours et dautre part pour le mme bien son intgration une imputation dfinitive:

Dans ce cas, lordonnateur procde au suivi des immobilisations en cours sur un certain nombre de fiches (avec numro inventaire dfinitif) (C/23x) et sur dautres fiches, les immobilisations dfinitives (c/21x).

Il est possible de grer un tel modle dans Hlios mais les oprations sont particulirement lourdes. En effet, cela suppose :

- un premier transfert des fiches du compte 23x concern vers une fiche du compte 23 afin de crer une fiche avec le numro dinventaire cible ;

- une intgration de la fiche 23x vers la fiche 21x

Cette opration doit tre ralise pour chaque fiche inventaire.

3) Une fiche par bien et par type de compte

Modle Hlios qui permet lors de larrive du flux indigo inventaire de complter les fiches en attente et de les rendre dfinitives (numro dfinitif non modifiable et surtout attribution de la catgorie dinventaire, mais lintgration reste manuelle linitiative du comptable).

Les interrogations :

- Quel est le systme de suivi de linventaire choisi par lordonnateur : Cf. par rapport aux 3 systmes recenss ?

- Est ce un de ces systmes ou un autre qui est choisi ? - Pourquoi un tel choix a t il t adopt ?

3) La granularit

Quel niveau dans le suivi des lments dinventaire ?

Rglementairement il est prvu un suivi des diffrents lments dinventaire : Par mesure de simplification, dans le cadre de l'attribution de ces numros d'inventaire, il convient notamment de distinguer ; - les biens individualisables ; - les biens acquis par lot ; - les frais d'tudes, de recherche et de dveloppement, et les frais d'insertion ; - les subventions d'quipement verses ; - les travaux en cours ; - les travaux en rgie ; - les adjonctions ; - les immobilisations affectes, concdes, affermes ou mises disposition. .

Pour les biens acquis par lot : Un lot peut tre dfini comme une catgorie homogne de biens :

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- dont le suivi individualis ne prsente pas d'intrt ; - ayant la fois une mme dure d'amortissement et une mme imputation comptable ; - acquis par le biais d'une commande unique (y compris faisant l'objet de plusieurs factures pour un mme mandat). Pour ce type de biens, un numro d'inventaire unique peut tre attribu par lot.

Nanmoins, il ne sagit que dune facult et lordonnateur peut faire un choix autre en fonction de son organisation interne. En cas de suivi particulirement fin de linventaire, des difficults de comptabilisation et dajustement peuvent en rsulter, en particulier dans un suivi du type : un mandat un bien.

Les interrogations :

- quel type de suivi est adopt par la collectivit ? (lot, faible valeur, suivi individualis) - Y a t il choix dun amortissement sur une anne pour ces biens de faible valeur ? Dans ce cas

sont ils sortis de linventaire comptable et comment sont ils suivis en terme physique ? - Comment sont suivies les collections et uvres dart ?

Cas des biens de faible valeur : L'assemble dlibrante peut dcider de fixer un seuil unitaire en de duquel les immobilisations de peu de valeur, ou dont la consommation est trs rapide, s'amortissent sur un seul exercice. Ces biens peuvent tre affects d'un mme numro d'inventaire lorsqu'ils sont de mme nature et acquis au cours d'un mme exercice. Par mesure de simplification et sauf dcision contraire de l'ordonnateur, ces biens sont sortis de l'actif ds qu'ils ont t totalement amortis, c'est--dire, le 31 dcembre de l'anne qui suit celle de leur acquisition.

Cas des biens acquis par lot : Un lot peut tre dfini comme une catgorie homogne de biens : - dont le suivi individualis ne prsente pas d'intrt ; - ayant la fois une mme dure d'amortissement et une mme imputation comptable ; - acquis par le biais d'une commande unique (y compris faisant l'objet de plusieurs factures pour un mme mandat). Pour ce type de biens, un numro d'inventaire unique peut tre attribu par lot.

4me tape : Le rle des services du comptable

Au regard du processus cot ordonnateur, le comptable doit : - SASSURER AUPRES DE LORDONNATEUR DU MODELE SUIVI PAR CE DERNIER ; EN CAS

DINCOMPATIBILITE (OU DE DIFFICULTES) AVEC HELIOS, SACCORDER SUR UN MODELE COMPATIBLE ;

- SASSURER DE LEMISSION REGULIERE DUN FLUX INDIGO INVENTAIRE ; - SASSURER DE LA COMMUNICATION DE LENSEMBLE DES PIECES NECESSAIRES A LA MISE A

JOUR DE LETAT DE LACTIF (CF. CAS DE OPERATIONS NON BUDGETAIRES) ; - REALISER UN AJUSTEMENT PERIODIQUE INVENTAIRE / ACTIF ;

Les diffrentes tapes de suivi de linventaire cot comptable :

- LA PRISE EN CHARGE DU MANDAT DINVESTISSEMENT : Arrive dun flux Indigo mandat et cration dune fiche dite systme dans le module inventaire dHlios. Cette fiche systme est

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affect dun numro provisoire qui doit tre mise jour la rception du flux Indigo inventaire de lordonnateur ;

- LEMISSION DU FLUX INDIGO INVENTAIRE : Il permet de mettre jour lensemble des fiches inventaire provisoires mises lors des prises en charge de mandats. Ce flux peut tre annuel ou infra annuel (semestriel ou trimestriel) ;

- LA PRISE EN COMPTE DES OPERATIONS NON BUDGETAIRES : non transmises par flux (car ne faisant pas lobjet de mandat), elles sont communiques priodiquement au comptable par lordonnateur (liste) et doivent tre intgres dans linventaire.

Les informations relatives aux entres et aux sorties de biens du patrimoine (cession, destruction, rforme, affectation, mise disposition...) doivent tre rgulirement transmises par l'ordonnateur au comptable selon une priodicit qui doit permettre d'une part, de procder aux ajustements budgtaires et comptables ncessaires ; et d'autre part, de s'assurer de la concordance des donnes en matire de patrimoine. Il est conseill de prvoir des changes infra- annuels d'informations patrimoniales. .

- CAS SPECIFIQUE DE LINTEGRATION DES IMMOBILISATIONS EN COURS : de la mme faon lintgration des immobilisations en cours ne constitue pas une opration de nature budgtaire et ne peut donc faire lobjet dune mise jour par flux mis de la part de lordonnateur. Il convient donc que le comptable procde cette intgration de manire manuelle sur la base dinformations fournies par lordonnateur.

- AJUSTEMENT ACTIF / INVENTAIRE :

L'inventaire et l'tat de l'actif ont des finalits diffrentes mais doivent, en toute logique, correspondre. L'tat de l'actif est tabli tous les deux ans (pour les exercices budgtaires pairs) partir du fichier des immobilisations, qui est tenu la disposition du juge des comptes. Pour les exercices budgtaires impairs, un tat des flux d'immobilisations est produit au compte de gestion du comptable.

ETAT DE L'ACTIF : Toutes les immobilisations, quelle que soit leur nature, sont inscrites l'tat de l'actif par catgorie (incorporelles, corporelles et financires) dans l'ordre du plan de comptes par nature, puis dans l'ordre croissant des numros d'inventaire attribus par l'ordonnateur. Chaque immobilisation ainsi rpertorie donne lieu aux informations suivantes : - anne d'acquisition ; - valeur d'origine ou historique ; - montant cumul des amortissements ; - valeur nette comptable ; - montant cumul des provisions ; - renseignements relatifs ladite immobilisation. Il doit y avoir correspondance entre le montant des immobilisations figurant au bilan et le montant total des subdivisions correspondantes de l'tat de l'actif. L'tat de l'actif et l'tat des flux d'immobilisations sont signs par le comptable et viss par l'ordonnateur.

ETAT DES FLUX D'IMMOBILISATIONS : Cet tat recense l'ensemble des flux annuels de l'exercice, qu'il s'agisse des entres, des sorties ou des modifications patrimoniales diverses.

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Suivi de lajustement actif / inventaire : - est il annuel ? infra annuel ? - Ajustement en cours danne : selon quelles modalits ?

Les diffrentes problmatiques identifies cot comptable :

Sur la mise jour de lactif (et donc concordance avec linventaire) : - une absence de flux Indigo inventaire do absence de mise jour automatique: Cette absence

peut tre partielle en cas darrt de transmission de flux puis de reprise ou totale. - lexistence de flux, mais absence de mise jour sur les donnes non budgtaires du fait de la non

transmission dinformations par lordonnateur (cf. cas des mises la rforme, intgrations dimmobilisations).

A noter que cette difficult peut tre issue de non transmission de linformation par les services techniques ordonnateur vers les services financiers.

Sur le module inventaire dHlios : - passation dcritures en schma libre sur des comptes dimmobilisations sans cration de fiches

dans le module inventaire : il existe une opration comptable, mais aucune fiche inventaire correspondante ;

- intervention manuelle sur les fiches inventaire sous Hlios : ajout dun numro inventaire dfinitif au moment de la prise en charge du mandat (il tait prconis antrieurement la migration sur Hlios dindiquer si possible sur le mandat la rfrence au numro inventaire, le comptable pouvait alors manuellement mettre jour linventaire). Avec Hlios, cette pratique doit tre abandonne si lordonnateur envoie des flux inventaires. En effet, elle est source de travail supplmentaire pour le comptable alors que le flux, qui sappuie sur un rapprochement avec le n de mandat, mettra jour la fois le n inventaire et la catgorie damortissement.

Le processus patrimonial est un processus totalement partag ordonnateur / comptable. De la bonne excution des oprations cot services ordonnateurs dpend lexacte comptabilisation chez le comptable.

Sur la base de ce prambule et des diffrents questionnements, plusieurs collectivits ont analys leur processus de manire conjointe ordonnateur / comptable. Elles reprsentent un panel reprsentatif de collectivits territoriales et leur analyse fait ressortir un certain nombre de bonnes pratiques qui pourraient servir denseignements dautres.

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Partie 2 Analyse des contributions

Les principaux enseignements prsents ci aprs sont issus de rflexions, travaux et tmoignages dans le cadre du groupe de travail comptabilit patrimoniale et inventaire constitu au sein du comit national de fiabilit des comptes locaux.

La mthodologie employe sest attache btir un document daide au diagnostic du processus avant de les tester auprs de diffrentes collectivits reprsentes au sein du groupe de travail et volontaires dans le cadre dune exprimentation mene au niveau national.

Celle-ci a apporte deux enseignements majeurs qui sont retracs au sein des documents ci aprs : - sur le niveau et les modalits de suivi de linventaire : diffrenciation de linventaire physique et

de linventaire comptable ; - sur la communication des informations entre les intervenants : Lien entre les services et

modalits de communication des informations non budgtaires de lordonnateur vers le comptable.

Ces lments ont pour vocation daider les acteurs du processus patrimonial : - raliser un diagnostic densemble de celui-ci ; - sinspirer des pratiques adopter par certaines collectivits pour rsoudre des difficults

inhrentes au processus.

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Les principaux enseignements de lanalyse mene

Les 1ers enseignements apports par les expertises menes portent sur 4 aspects.

1) Sur lorganisation des services

Lexamen men auprs des collectivits volontaires a port sur le positionnement de la direction des finances au sein des services ordonnateur ainsi que sur le cycle densemble du processus immobilisation. Il a permis didentifier pour chaque organisation, les caractristiques majeures mutualisables dautres collectivits.

A cet gard, les services ordonnateur peuvent sorganiser selon deux schmas principaux : - centralis - dcentralis

Selon le cas de figure choisi, le rle de la direction des finances est diffrent, ainsi que son action vis--vis des autres directions.

Dans une vision centralise, la direction des finances est destinataire final de lensemble des informations de nature comptable et budgtaire au travers dun systme dinformation lui-mme fortement intgr (cf. cas de Lagny). La direction des finances peut alors avoir une vision densemble du processus immobilisation, de lengagement juridique au mandatement. De mme la tenue de linventaire comptable est fortement intgre, la gestion du numro inventaire est assure par cette mme direction. A noter que le mode de gestion centralis ou non nimplique pas ncessairement cette tenue intgre de linventaire. Le systme dinformation est dterminant dans cette approche : Le numro inventaire retraant le suivi de linventaire comptable, peut tre attribu soit par la direction des finances (systme totalement centralis), soit par chaque direction sur la base dlments paramtrs dans le systme dinformation par la direction des finances, soit librement par les diffrentes directions, mais sans assurance dun suivi strict de linventaire in fine.

Ainsi, que lorganisation soit centralise ou non, la configuration du systme dinformation peut permettre chaque direction des finances de grer ou non le numro inventaire et donc linventaire comptable de la naissance de lengagement son mandatement (cf. cas du Conseil gnral de lHrault et de Lille Mtropole).

De mme, une organisation dcentralise nexclut pas tout contrle de la part de la direction des finances. La nomination de rfrents budgtaires spcifiques (cas de Lagny) auprs de chaque direction, rfrents ayant un lien privilgi avec la direction des finances permet cette dernire de pouvoir sassurer de lensemble de la chane de la dpense laquelle appartient le processus immobilisation.

Quelque soit lorganisation adopte, il apparat quun suivi rigoureux de linventaire comptable doit ncessairement saccompagner da minima la dsignation de correspondants spcifiques dans chaque directions oprationnelles afin quin fine, la direction des finances puisse tre en mesure de raliser les ajustements ncessaires.

Par ailleurs, lexamen de lorganisation du processus entre services avec le rle de chacun a permis didentifier un lment organisationnel important pour une bonne prise en compte comptable de chaque immobilisation. Le comptable reoit en aval de la chane de travail, un mandat avec une imputation comptable dont il a la charge de contrler la rgularit.

19

Lerreur dimputation budgtaire peut avoir des consquences importantes pour lordonnateur au niveau de la prvision des crdits. A partir de ce constat, il est apparu que :

- seule une apprhension globale du processus immobilisation de la prvision lexcution, pouvait utilement scuriser lensemble de la chane de travail et garantir un suivi rigoureux des immobilisations en matire comptable (cas de Lagny et du Conseil gnral du Loiret) ;

- une sensibilisation des agents ds le stade de la prvision aux imputations tait fondamentale.

En effet, seule la dtermination en amont de lutilisation finale de limmobilisation permet de fixer avec assurance une imputation comptable. A titre dexemple une immobilisation en cours un compte 2315, ne peut par la suite tre imput au compte 2131. Deux solutions ont t adoptes dans les collectivits ayant men leur analyse : - une imputation bloque ds le stade de la prvision : limmobilisation est suivie de la prvision

lexcution ; - des enveloppes budgtaires alloues par directions au vu de la prvision budgtaire.

Par ailleurs, dans une collectivit, les agents ont pu tre sensibiliss limportance des imputations budgtaires fixer en amont (en fonction des prvisions budgtaires) par la direction des finances au moyen dune formation ad hoc et individualise (cf. diaporama annex ltude de Lagny). Limportance dune sensibilisation de lensemble des agents cette problmatique comptable et aux consquences tant budgtaire que comptable dune erreur dimputation a t releve dans lensemble des collectivits (cf. Lille Mtropole et le conseil gnral du Loiret).

2) Le suivi des immobilisations : De linventaire physique linventaire comptable.

Le lien entre le suivi de linventaire physique et comptable est une problmatique identifie au sein de lensemble des collectivits territoriales. La finalit de chacun des suivis est diffrente : Pour lun, il sagit dassurer une gestion patrimoniale optimale tandis que dans le second cas, loptique retenue est essentiellement comptable (bilan patrimonial).

Les pratiques en la matire sont de deux ordres selon le niveau dinformatisation de la collectivit : Un suivi informatique total ou partiel / un suivi manuel.

Dans le cas dun suivi informatique, de la mme faon quau niveau de lorganisation des services, le suivi peut tre centralis ou dcentralis : - centralis :

- par un accs au module inventaire tenu par la direction des finances. La direction des finances sassure alors du suivi de linventaire comptable par centralisation de lensemble des oprations relatives au cycle : de lengagement au mandatement avec affectation dun numro inventaire.

Elle sassure de la conformit entre inventaire physique et inventaire comptable par des contrles priodiques sur place (cas de Lagny) ;

- par un interfaage entre module de suivi de linventaire physique assur par le gestionnaire et module de suivi de linventaire comptable assur par la direction des finances.

Cet interfaage peut tre automatis ou manuel (remise de tableau priodique par le gestionnaire aux finances). - Dcentralis : le suivi de linventaire physique est assur par chaque service gestionnaire qui doit

assurer priodiquement un interfaage avec linventaire comptable. La tenue mme de linventaire comptable est assure par la direction des finances qui assure donc la rconciliation partir des informations fournies par chaque gestionnaire sous forme informatique ou manuelle.

20

La problmatique majeure porte sur lattribution du numro inventaire. Celui-ci, rglementairement est unique et retrace la vie dune immobilisation (de son entre sa sortie). La dconnection totale des inventaires physique et comptable conduit certaines collectivits attribuer : - des numros dinventaire physiques pour des immobilisations par les services gestionnaires ; - des numros dinventaire comptable par la direction des finances (sachant que parfois ceux-ci

peuvent tre directement attribus par les gestionnaires avec ou non des rgles imposs par la direction de finances).

Cette situation conduit des numrotations inventaire qui peuvent tre non concordante dune immobilisation une autre. Cette problmatique rejoint celle des modalits de suivi de linventaire, en lien direct avec la gestion de linventaire physique et comptable. La finalit du suivi de linventaire physique est diffrente de celle de linventaire comptable. Pour linventaire physique, il sagit de : - sassurer de la prsence des biens enregistrs au patrimoine de la collectivit ; - valoriser son patrimoine immobilier : Location, vente - Grer lensemble de son patrimoine. Le suivi peut donc tre un niveau trs fin et non forcment compatible avec le niveau de suivi de linventaire comptable. Linventaire comptable a pour but de sassurer du bilan patrimonial de la collectivit. Cest une optique comptable et non de gestion. Nanmoins, les deux approches doivent in fine, tre concordantes. Une rconciliation doit tre opre de manire systmatique, rconciliation qui peut consister en une table de correspondance entre les numros inventaire physique et un seul numro inventaire comptable.

3) Le mode de gestion et la granularit du suivi de linventaire

Traditionnellement, les collectivits peuvent avoir 3 modes de suivi de linventaire : 1) Une fiche inventaire retraant des mandats (immobilisations) imputations diffrentes 2) Deux fiches inventaire pour retracer limmobilisation en cours, puis cette mme

immobilisation devenue dfinitive 3) Une fiche inventaire retraant toutes les oprations concernant une mme immobilisation.

Rglementairement, un seul modle doit tre suivi : une fiche inventaire retraant lensemble de la vie de limmobilisation.

Les collectivits choisissent effectivement en grande majorit ce dernier modle. Le choix dun modle multi imputation est parfois adopt, mais pour des considrations de gestion et non pour un suivi comptable des immobilisations : suivi dune opration spcifique. Ce choix relve plus de la comptabilit analytique que de la comptabilit proprement dite. Il nest pas rglementaire et ne permet pas un suivi comptable optimal du patrimoine immobilis.

Au niveau de linventaire comptable, le niveau de suivi relve galement dun certain nombre de rgles, adoptes par les collectivits territoriales. Afin dassurer sa soutenabilit dans le temps (faciliter sa gestion comptable dans le temps), deux rgles ont t adoptes au niveau des collectivits ayant analys leur processus : - la comptabilisation par lot ; - les biens de faible valeur. Ces rgles autorisent une plus grande souplesse dans la gestion comptable au jour le jour, en permettant pour la comptabilisation par lot, une non identification de biens en gnral de faible valeur lors de leur sortie (cas de Lille Mtropole et du Conseil gnral de lHrault).

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De mme, les pratiques sur les biens de faible valeur simplifient la gestion de ce type de biens (sortie au terme de une anne aprs amortissement total). Ce dernier principe explique pour certaines collectivits, les diffrences entre inventaire physique et comptable.

4) De linventaire comptable ltat de lactif

Si le suivi des oprations de nature budgtaire ne pose pas problme du fait de la transmission dinformations par flux, il nen est pas de mme pour le volet non budgtaire. Les oprations de nature patrimoniale ne faisant pas lobjet de mandatement doivent faire lobjet de communication spcifique auprs du comptable. Celle-ci se fait au moyen de certificat administratif. Un suivi rigoureux de ces documents doit tre ralis afin de sassurer que toutes les oprations sont bien comptabilises chez le comptable et que lactif du comptable correspond linventaire cot ordonnateur. Llaboration dune fiche de procdure et /ou dune fiche navette entre lordonnateur et le comptable peut permettre doprer un suivi rationnel de la bonne prise en compte de ces documents (cf. cas de la communaut urbaine de Bordeaux).

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Partie 3 - Les analyses et bilans

1) 4 analyses produites par des collectivits

Lagny sur Marne Le Conseil gnral de lHrault Lille Mtropole La Communaut urbaine de Bordeaux

2) Le bilan de lexprimentation : janvier 2012 / septembre 2013

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Analyses

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LAGNY SUR MARNE,

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UN EXEMPLE DORGANISATION DUNE VILLE MOYENNE

3 DIRECTIONS IMPORTANTES ET 33 SERVICES GESTIONNAIRES

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UNE COMMUNICATION BIEN RODEE

1) Un systme dchange par bote lettre lectronique complt par des contacts formaliss

Il existe au niveau du service des finances, un rfrent inventaire . Dans chaque service gestionnaire (par corps de mtiers) au moins une personne est le point de contact du rfrent inventaire. La communication se fait par leur bote e mail. Prcisez lexistence dune adresse gnrique ou non ddie pour chaque service ou encore de personne nommment dsigne pour recevoir les informations.

a) Envoi des informations par mail et numrisation des pices : - des services gestionnaires vers le service des finances : cas des certificats administratifs pour les

sorties de biens, pour lachvement des travaux en cours, certificats de destruction, dclaration de vol .

- du service des finances vers les services gestionnaires : numro inventaire attribu chaque immobilisation (au fil de leau lors de la saisie du mandat, pour les biens acquis titre gratuit, lintgration dans linventaire se fait concomitamment lcriture comptable).

b) Organisation de runions et dplacements sur site : Information de la hirarchie, dplacement du rfrent inventaire de la direction des finances sur les diffrents sites (confrontation de linventaire comptable et physique). Demande annuelle du rfrent inventaire aux diffrents gestionnaires, de la liste de leur inventaire. Confrontation des donnes.

2) Une planification concerte des besoins

Au moment de la prparation budgtaire, les diffrents services recensent leur besoin en terme dimmobilisation : - travaux (de nature immobilire) prvoir ; - renouvellement des immobilisations ; - acquisition de terrains, urbanisme.

Le recensement est planifi compter du mois de juin. La formalisation des demandes seffectue de la faon suivante : - fin juin : Sollicitation du gestionnaire de crdits - Dbut septembre : centralisation des demandes par le service des Finances - 1re quinzaine doctobre : arbitrage - 1re quinzaine de novembre : dbat dorientation budgtaire.

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1) Le contrle des biens immobiliers reus

Le service des finances dispose donc in fine : - de la facture de limmobilisation qui lui est envoye par le fournisseur ; - du bordereau de livraison dment vis du service gestionnaire concern.

Les points de livraison sont dment lists et connus des services et fournisseurs (70 points de livraison au total).

Les services gestionnaires ont accs lensemble des pices relatif linventaire au travers du systme dinformation, la collectivit tant en mode dmatrialis.

Contrle de lentre physique de limmobilisation

Service gestionnaire, responsable de la commande de limmobilisation reoit limmobilisation

QUI COMMENT

Attestation sur le bordereau de livraison : signature et date Reconnaissance physique du bien

Bordereau de livraison

Service des finances

Transmission du bordereau de livraison vis du service

gestionnaire Fournisseur

Facture de limmobilisation

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2) Contrle de lenregistrement des biens immobiliers reus

Lditeur informatique est CYRIL FINANCE

Un agent ddi suit au sein du service des finances, linventaire physique et comptable.

Un recensement annuel est ralis entre linventaire physique et linventaire comptable au moyen : - de lapplication informatique (module inventaire comptable) ; - des tats dinventaire tenus au sein des services gestionnaires.

Traitement des biens acquis titre gratuit : - contrle physique (ressortent dans ltat annuel rcapitulatif de linventaire physique) - communication des informations au service des finances (contrle annuel services gestionnaires /

finances) - enregistrement par le service des finances au moment de la communication de la dlibration, acte

notari

Service des finances

Saisie du mandat Attribution dun numro inventaire Sert lapplication inventaire

comptable

interface automatis

Services gestionnaires

Communication du numro inventaire

Accs lapplication inventaire en consultation

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UN NUMERO INVENTAIRE UNIQUE POUR LENSEMBLE DES SERVICES

1) Le choix du numro inventaire

Le numro inventaire est attribu par le service des finances uniquement selon des critres explicitement dfinis : - Pour les biens meubles : attribution par le systme informatique de manire automatique dun

numro squentiel par ordre croissant ; - Pour les biens immeubles, attribution manuelle dun numro alphanumrique

Exemple dattribution de numro :

N inventaire Ordre N inventaire Ordre BATIMENTS TERRAINS HDVIL00001 001 VOIRI0500 500 MARIN0002 002 PARKI0501 501 ECLAI0502 502 SQUAR0503 503

2) Le systme de suivi de linventaire par lordonnateur

Le systme choisi par la ville est laffectation dun mme numro inventaire pour des lignes de mandats dimputation diffrente.

Le flux inventaire mis par la collectivit porte donc, pour une mme fiche inventaire (mme numro inventaire dfinitif) plusieurs imputations comptables. Ce modle nest pas compatible avec Hlios qui suppose que chaque fiche dfinitive inventaire ne corresponde qu un seul bien et une seule imputation comptable.

Dans ce cas, le flux ne peut pas tre exploit par le comptable : Celui ci est contraint de le rejeter suite mission. Dans le cadre dun travail manuel sur les comptes 202 21538 partir de linventaire ordonnateur au 31/12/2010, le comptable a fait le choix, pour ces fiches imputations multiples, de ddoubler en fonction du nombre dimputations sur le modle suivant XXXXX-CCCCC :

XXXXX = reprise en racine du n attribu par lordonnateur CCCCC = ajout du compte dimputation

Du fait de ce ddoublement, les fiches inventaires du comptable ne peuvent plus avoir de lien avec les fiches inventaire de lordonnateur : Une fiche chez lordonnateur correspond X fiches chez le comptable.

Ce choix rsulte de la multiplicit de lusage de certains btiments et de la volont de suivre linstruction M14. Depuis peu il y a modification dans le modle suivi par la Ville avec ralisation dune fiche par imputation comptable.

31

3) La granularit du suivi de linventaire chez lordonnateur

Pour lensemble des biens, le suivi se fait selon une codification formalise et connue des services :

Code Libell Sans type 01 01 Bien non amortissable 02 02 Bien amortissable nettement individualisable 03 03 Bien amortissable acquis par lot 04 04 Bien amortissable de faible valeur 05 05 Travaux en cours S1A_ Subventions reues transfrables S2A_ Subventions reues non transfrables S2N_ Subventions reues non amort. non transfrables

Les biens dits de faible valeur sont totalement amortis, puis sortis de linventaire comptable. Ils ne figurent plus dans linventaire physique.

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Les bonnes pratiques en matire de suivi des immobilisations

- Une formalisation des demandes dacquisition des immobilisations avec les services concerns dans le cadre de la prparation budgtaire.

- Une organisation formalise pour la rception et lenregistrement des immobilisations acquises titre onreux.

- Des interfaces automatises entre chaque module de comptabilit (gnrale et auxiliaire).

- Un accs en consultation aux donnes de linventaire pour les services gestionnaires.

- Un suivi unique de linventaire au sein du service des finances avec : - Centralisation de loctroi du numro inventaire ; - Unicit du numro inventaire ; - Suivi informatique unique de linventaire et consultation par tous les

services concerns

- un ajustement annuel de linventaire physique et comptable

33

Annexe

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CONSEIL GENERAL DE LHERAULT

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ORGANISATION DU CIRCUIT DENTREE DES IMMOBILISATIONS

Une dconcentration des services sur plusieurs sites qui ne nuit pas leur bon fonctionnement.

Cette particularit s explique par l utilisation d un logiciel comptable unique et partag par les diffrents services gestionnaires et la direction des finances.

Le cas de l acquisition :

Les services disposent d un logiciel comptable unique o ils ont obligation de saisir au stade de la liquidation.

Le circuit de la commande :

Allocation d une enveloppe de crdit

Service gestionnaire

Commande Prvue au budget

Engagement juridique

Bon de commande dans le logiciel

mtier

Saisie de l engagement

comptable dans le logiciel comptable

+ Suivi dans un logiciel propre

au service gestionnaire (MARCO pour certains

marchs ) : suivi commande, livraison,

facturation Rception de la commande :

Rception Service fait

Saisie de la liquidation dans le logiciel

comptable

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Le circuit du mandatement : La chane de l organisation du mandatement s organise comme suit :

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Services gestionnaires : Ralisation de la commande

Services gestionnaires : Saisie dans le logiciel comptable

Engagement

Services gestionnaires : Rception de la facture

Liquidation Saisie du numro

inventaire

Mandatement

Direction des finances

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LE ROLE CENTRAL DE LA DIRECTION DES FINANCES

La direction des finances du conseil gnral intervient au stade du mandatement aprs liquidation ralise par les services gestionnaires.

Elle a un rle central en matire de suivi comptable des immobilisations car le service Budget / Inventaire de cette Direction assure le suivi :

1) Des oprations de comptabilisation des oprations sur immobilisations proprement dite

- des oprations d acquisition (ralise le mandatement) ; - des oprations de cessions d immobilisations (constatation de l ensemble des oprations

comptables, cession comme sortie d actif et plus ou moins value) ; - des oprations dites complexes :

- Amortissements - reprise de subventions transfrables - intgration des travaux sur compte dfinitif - retraitement des frais d tudes -

- des oprations de sorties titre non onreux (cf. mise au rebus, destruction ) - des oprations d ordre non budgtaire : donation, transfert de proprit titre gratuit, mise disposition, affectation.

2) Des oprations de tenue de l inventaire comptable

a) Contrle du numro inventaire

Le numro d'inventaire est un identifiant numrique ou alphanumrique permettant d'individualiser une immobilisation ou un groupe d'immobilisations. Ce numro d'inventaire est librement attribu par l'ordonnateur, dans la limite des 25 caractres prvus cet effet dans la zone " NumInvent " du protocole INDIGO INVENTAIRE. Un numro d'inventaire attribu ne peut en aucun cas faire l'objet d'une seconde attribution pour une autre immobilisation. Deux numros d'inventaire identiques ne peuvent donc apparatre tant l'inventaire de l'ordonnateur qu' l'tat de l'actif du comptable. Le numro d'inventaire ne doit pas obligatoirement faire rfrence au numro de comptes par nature de l'immobilisation: titre d'exemple, il n'est pas obligatoire de dbuter le numro d'inventaire par les subdivisions comptables des immobilisations incorporelles (compte 20).

Le numro d inventaire est : - soit cr par le service gestionnaire qui liquide selon une codification prcise retenue par le CG

34. Le n inventaire dpend de la nature du bien et de son imputation comptable. De manire gnrale, les biens nettement individualisables (btiments, vhicules...) font l objet d une cration manuelle

- soit gnr automatiquement au moment de la liquidation par l application informatique (cf n machine.

Un paramtrage des imputations budgtaires en amont permet de distinguer les crations manuelles ou automatiques

La Direction des finances contrle la bonne utilisation du numro inventaire et plus particulirement le respect par les services gestionnaires de la codification tablie par le conseil gnral.

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b) Contrle des flux INDIGO INVENTAIRE

L'ordonnateur doit obligatoirement transmettre au comptable l'ensemble des informations patrimoniales relatives aux mouvements enregistrs sur les immobilisations en utilisant, le cas chant, le protocole INDIGO-INVENTAIRE. Il est conseill de prvoir des changes infra- annuels d'informations patrimoniales. Cette transmission peut intervenir au fur et mesure des acquisitions et des cessions d'immobilisations, c'est--dire simultanment au mandatement, afin de lisser la charge de travail relative l'ajustement de l'inventaire et de l'tat de l'actif. Hormis ces transmissions d'informations, un tat rcapitulatif des entres et des sorties d'immobilisations, accompagn d'un tat annexe des amortissements et/ou des provisions constats, doit tre et adresss au comptable en fin d'exercice. Cet tat, , doit reprendre, dans l'ordre croissant des comptes du plan de comptes par nature, l'ensemble des informations patrimoniales transmises infra-annuellement par INDIGO INVENTAIRE (ou par l'intermdiaire de support papier pour les provisions et les oprations patrimoniales d'ordre non budgtaires). L'tat, tabli en triple exemplaire par l'ordonnateur, est transmis au comptable qui le vise aprs vrification, et en renvoie deux exemplaires l'ordonnateur. Ce dernier joint l'un des exemplaires au compte administratif et l'autre, l'appui des oprations d'ordre budgtaires constates l'occasion des cessions.

Des flux sont mis priodiquement (tous les trimestres) entre le conseil gnral et le comptable afin de mettre jour l tat de l actif du comptable. Un flux spcifique est mis en fin d anne pour les amortissements et subventions transfrables. Ces flux sont contrls, avant envoi, par la direction des finances. Lorsque des donnes inventaires sont mles avec des amortissements et subventions transfrables, le flux est rejet. Ces oprations font l objet d un flux spcifique.

C est la Direction des finances qui est charg de l envoi des flux.

La Direction veille plus particulirement ce que : - Les fichiers envoys ne soient pas tre trop volumineux sinon ils ne sont pas rceptionns ; - Un seul flux est mis par budget (cf. budget principal et budgets annexes font l objet de flux

diffrents).

Les flux peuvent tre intgrer par le comptable grce au choix de la part de l ordonnateur d un modle compatible avec l application Hlios : une fiche par bien et par type de compte. Ce modle permet de rapprocher facilement l inventaire physique et comptable, d assurer un meilleur suivi entre Inventaire (ordonnateur) et l Actif (comptable).

c) Contrle inventaire / tat de lactif du payeur

La responsabilit du suivi des immobilisations incombe, de manire conjointe, l'ordonnateur et au comptable. Le premier est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient l'inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens ; le second est responsable de leur enregistrement et de leur suivi l'actif du bilan : ce titre, il tient l'tat de l'actif ainsi que le fichier des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant la balance et au bilan. L'inventaire et l'tat de l'actif ont des finalits diffrentes mais doivent, en toute logique, correspondre.

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Cette correspondance repose largement sur la qualit des changes d'informations entre l'ordonnateur et le comptable, sur la base de l'attribution par l'ordonnateur d'un numro d'inventaire aux actifs immobiliss.

La direction des finances procde au contrle de l inventaire comptable et son ajustement avec l tat de l actif du comptable.

Cet ajustement est ralis en cours d anne aprs chaque envoi de flux, mais surtout en fin d anne (sur l ensemble des comptes) :

- Contrle des oprations de cessions (chapitre 024 et cpte 775 et comptes des oprations de + ou value),

- tableau rcapitulatif et pointage avec le comptable de l ensemble des certificats administratifs donnant lieu des oprations non budgtaires

- Pointage de lactif et de l inventaire au moment du rapprochement CA et CG

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LES LIENS ENTRE LES SERVICES : PROBLEMATIQUE DE LINVENTAIRE PHYSIQUE ET COMPTABLE ?

Les services gestionnaires suivent l inventaire physique. La cohrence entre inventaire physique et comptable est assure en collaboration entre les techniciens et comptable ainsi qu entre le service budget / inventaire et services oprationnels.

L inventaire physique est suivi par les services gestionnaires au moyen d une numrotation distincte de celle de la numrotation inventaire comptable.

Une recherche constante de cohrence entre les donnes de l inventaire physique et comptable est recherche, mais des carts subsistent. En outre les informations contenues dans les logiciels mtiers sont plus riches que celles contenues dans le logiciel comptable. Une interface entre le logiciel physique et comptable existe, mais non dvelopp.

L explication de ces carts rsulte du fait que le suivi est beaucoup plus dtaill au niveau de l inventaire physique qu au niveau de l inventaire comptable. Ainsi, un numro d inventaire comptable est affect pour une commande de mobilier alors que le mobilier va tre suivi de faon plus dtaille dans le logiciel mtier

Les besoins en terme de suivi sont diffrents : - approche patrimoniale et comptable pour l inventaire comptable - suivi de la proprit du bien et de son utilisation au niveau de l inventaire physique.

Ainsi : - les biens acquis par lot avec un seul n d inventaire pour le lot, - les biens de faible valeur (< 1000 TTC) sont enregistrs sous un numro unique par nature comptable et amortissable sur 1 an.

Par opposition dans l inventaire physique ces biens sont individualiss avec un numro inventaire physique spcifique.

Au-del de ces difficults de rconciliation entre inventaire physique et comptable, en matire comptable, c est le numro de l inventaire comptable qui prime. Il est saisi par le service gestionnaire au moment de la liquidation et aprs saisie dans le logiciel de suivi physique.

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LILLE METROPOLE

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ORGANISATION GENERALE DE LILLE METROPOLE

Une organisation dconcentre en matire financire

8 ples distincts : o Dveloppement territorial et durable : 3 directions o Amnagement et habitat : 4 directions o Finances et gestion : 2 directions o Dveloppement conomique : 2 directions o Rayonnement de la Mtropole 2 directions o Ressources humaines et administration : 4 directions o Mobilit et transport : 2 directions o Espace public, cologie et services urbains : 4 directions

Chaque ple a auprs de lui un secrtariat gnral en charge : de grer les marchs, proposer les budgets excuter le budget jusqu'au pr mandatement.

Les directions les plus importantes disposent de gestions financires, administratives et juridiques qui reprennent une partie des attributions des secrtariats gnraux.

Le ple Finances et Gestion n est donc en charge que de la phase mandatement, l ensemble des autres oprations :

d engagement juridique et comptable ; de liquidation de pr mandatement

sont ralises par les ples oprationnels .

Schmatiquement, les oprations peuvent se rsumer comme suit pour chaque ple :

La consommation budgtaire est donc suivie de manire dconcentre par chaque ple.

Prvisions budgtaires N-1 Excution budgtaire N

Prvisions budgtaires (projets d inv.) en N-1

Prise en compte budgtaire

Pr mandatement

Excution budgtaire

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UN NOUVEL OUTIL DE GESTION PLUS INTEGRE

La mise en place d un nouvel outil de gestion au 1er janvier 2012 a permis de mettre en place une rflexion sur la ncessaire homognisation des procdures au sein des diffrents ples.

Deux systmes de gestion budgtaire et financire coexistaient avant 2010 : un systme totalement intgr dans une direction : celle-ci assurant la totalit des oprations :

de la prvision budgtaire l engagement et au mandatement sans intervention de la Direction des finances ;

un systme identique au dispositif actuel partageant la phase de prvision budgtaire et d excution finale :

o de la prvision au pr mandatement dans les directions oprationnelles ; o le mandatement tant assur par la direction des finances.

La mise en place du logiciel Grand Angle a permis de revoir l ensemble des procdures en : les uniformisant ; alignant l ensemble des directions sur un systme permettant la centralisation de l ensemble

du mandatement la direction des finances.

Les actions menes pour parvenir cette homognisation :

1) Sensibilisation des services Information des services sur les mthodes utiliser pour servir l application Grand Angle

2) Formation des agents Au-del de la sensibilisation des membres des diffrents directions, la formation Grand Angle des agents a mis l accent sur :

La notion de processus : ils s inscrivent dans un processus d ensemble en ralisant une opration ;

Les mthodes de travail homognes adopter ; les conditions selon lesquelles les diffrents champs devaient tre servis ; l importance du travail ralis.

59

LE SUIVI DE LINVENTAIRE PHYSIQUE ET DE LINVENTAIRE COMPTABLE

Une organisation dconcentre au niveau des diffrents ples :

En matire d'inventaire, les rles sont rpartis entre : les services oprationnels, gestionnaires de l'inventaire physique, une unit fonctionnelle nomm "inventaire et gestion des immobilisations" rattache au

service "comptabilit et gestion patrimoniale" situ au sein du ple finance et gestion, pour l'inventaire comptable.

C'est le seul interlocuteur avec le comptable. Cette unit est dot d'un responsable (cadre A) et d'une quipe de 8 personnes (1 cadre A, 1 cadre B et 5 cadres C).

Le suivi de linventaire physique :

Actuellement les inventaires physiques sont suivis dans des outils propres chaque direction sans lien entre eux. Il n existe pas toujours d interface entre ces outils ni entre eux, ni avec la Direction des Finances et l inventaire comptable. Quelques outils ont t interfacs mais ils restent marginaux et concernent essentiellement les subventions d investissement.

Le numro d inventaire est attribu par les services oprationnels selon des rgles dfinies en commun accord avec la direction des finances.

Le suivi de linventaire comptable :

L'inventaire comptable est suivi dans un module ddi de grand angle.

L'unit fonctionnelle inventaire et suivi des immobilisations (IGI) a : - dfini les rgles d'attribution des numros d'inventaire, - cr les lments d'actifs dans le logiciel.

Toute cration d'un nouvel lment doit tre valid par IGI.

Tout mandat ou titre de recette imput sur un compte d'immobilisation est contrl au sein de cette cellule IGI avant d'tre trait par l'unit charg du mandatement.

Les mouvements d'ordre sont excuts par IGI selon un calendrier valid avec le comptable via une convention de services comptable et financier (2009/2012)(amortissements notamment) et les cessions sont centralises galement.

Une nouvelle convention de services a t signe le 28/02/2013. L action prioritaire en matire d inventaire est de reconstituer l inventaire des transports.

60

Le circuit de limmobilisation : de linventaire physique linventaire comptable :

Les contrles oprs par la Direction des Finances permettent de s assurer de l exacte comptabilisation des immobilisations lors de la phase de mandatement.

En accord avec le comptable, procdure labore et valide via une convention de services comptable et financier (cf. annexe 2), des flux trimestriels sont envoys.

Une fois par an, un rapprochement est effectu par IGI entre les balances du compte de gestion et l'inventaire fiabilis (notamment pour les budgets annexes ayant fait l'objet d'un toilettage).

Rception de l immobilisation par le service oprationnel

Enregistrement dans l inventaire physique affectation d un numro inventaire

Liquidation et pr mandatement : indication du n d inventaire, amortissement, compte dfinitif pour les travaux

Service oprationnel

Ple des Finances Unit inventaire et gestion des immobilisations Contrle

Mandatement et transmission au comptable

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61

LES REGLES DATTRIBUTION DU NUMERO DINVENTAIRE:

Elles reposent sur deux principes forts

1) Une redfinition des catgories de biens afin d assurer une granularit suffisante dans le suivi du bien. Cette redfinition s appuie sur la notion de catgorie d amortissement.

Elle a permis par ailleurs de revoir l ensemble de ces catgories afin d assurer une homognit.

Les biens acquis par lot sont comptabiliss pour un lment, comme les subventions verses (1 lment par compte et par anne) et sont amortis globalement. Les biens de faible valeur (

62

Annexe :

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Annexe 2 :

Annexe 2 bis : CSCF de janvier 2013

Action N 17 Reconstituer le patrimoine du budget annexe transports

Le code gnral des collectivits locales rend obligatoire la production d un tat de l inventaire pour l ordonnateur, en conformit avec l tat de l actif du comptable public.

La M14, dans le Tome II, Titre IV, chapitre 3 stipule au paragraphe 1.1 les principes suivants relatifs l inventaire :

La responsabilit du suivi des immobilisations incombe, de manire conjointe, l'ordonnateur et au comptable.

Le premier est charg plus spcifiquement du recensement des biens et de leur identification : il tient l'inventaire, registre justifiant la ralit physique des biens ; le second est responsable de leur enregistrement et de leur suivi l'actif du bilan : ce titre, il tient l'tat de l'actif ainsi que le fichier des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant la balance et au bilan.

Une tape incontournable de la fiabilisation des comptes concerne le recensement exhaustif des biens patrimoniaux ainsi que la bonne valuation des actifs immobiliss selon trois modalits :

Intgration des biens ; Rvaluation des actifs ; Amortissement.

Cette action pour fiabiliser l antriorit du patrimoine communautaire doit tre engage en partenariat avec le comptable, rfrent de l actif du bilan.

OBJECTIFS : Rpondre aux obligations rglementaires ; Optimiser la gestion et la planification budgtaire ; Disposer d un inventaire et d un tat de l actif complet pour le budget annexe transports.

DISPOSITIF :

La mise en uvre de cette action sera accompagne des conseils dun prestataire extrieur en termes de mthodologie.

Raliser des tudes prparatoires dans le cadre d un groupe de travail pour identifier les biens physiques existants (liste exhaustive et optimale tabli selon les besoins des services oprationnels et financiers) ;

Procder un tat des lieux de l existant dans l actif et l analyse des ajustements ncessaires entre les inventaires physique et comptable selon les modalits dcrites ci-dessus ;

Raliser les ajustements valids avec le comptable ; Organiser la reprise des donnes (laboration d une base de donnes, basculement dans le

logiciel finances de l ordonnateur, envoi des flux informatiques) ; Dfinir un nouveau process d enregistrement du patrimoine ; Dployer la dmarche auprs des services ; Mettre en place une veille rglementaire.

CALENDRIER : 2013-2014 RESPONSABLES : - LM : Le service comptabilit et gestion patrimoniale - DRFIP NORD : Le comptable INDICATEUR : Existence d un inventaire et d un tat de l actif complets et concordants pour le budget annexe transports

COMMUNAUTE URBAINE DE BORDEAUX

LIDENTIFICATION DUNE PROBLEMATIQUE SPECIFIQUE AU PROCESSUS PATRIMONIAL : LE SUIVI DES OPERATIONS NON BUDGETAIRES

Les oprations d ordre non budgtaires ne donnent pas lieu mission de titres et mandats et ne font pas l objet de flux spcifiques de la part de l ordonnateur vers son comptable. La transmission d information se fait donc de faon manuelle (certificat administratif le plus souvent) et ncessite un suivi strict pour s assurer de la bonne comptabilisation de l ensemble des oprations.

Ces mises jour conjointes permettent de finaliser la tenue de l inventaire et de l actif. Deux difficults sont apparues et ont ncessit une action de la part de l ordonnateur de la CUB : - le suivi de la transmission d informations entre l ordonnateur et la comptable (les certificats sont

ils bien tous communiqus au comptable ?) ; - la priodicit dans l envoi des informations (au fil de l eau, une ou plusieurs fois par an, au cours

de l exercice, en fin d exercice voire en journe complmentaire).

Pour rpondre ces difficults, la CUB a procd par tapes (cf. fiche de procdure figurant en annexe) :

1) Expliciter les oprations non budgtaires entre les acteurs

Elles sont inities par la CUB (ordonnateur) et concernent 3 types d oprations : - transfert des travaux en cours aprs achvement ; - mise la rforme de biens - affectation, mise disposition, en concession ou affermage

2) Expliciter le support de transmission de l information

Elles font l objet obligatoirement d un certificat transmis au comptable et portant des mentions prcises :

Type d opration Informations comptables porter sur le certificat administratif

Intgration des travaux termins aux comptes d immobilisations

N inventaire, compte d origine (23xxx) Nd inventaire, compte dfinitif (21xxx) Montant intgrer

Mise la rforme d un bien N inventaire, compte Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien rformer

Mise en affectation, disposition, affermage, concession

N inventaire, compte Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien transfrer Subventions /emprunts ayant financ le bien (le cas chant) : montant d origine, cumul des reprises, valeur nette la date du transfert Comptes de liaison

3) Dfinir les acteurs et leur intervention

- saisie des informations par l ordonnateur et le comptable au sein des systmes d information - tablissement d une fiche navette pour assurer le suivi des certificats administratifs

communiqus : de l mission chez l ordonnateur leur comptabilisation la transmission au comptable et sa comptabilisation (modle figurant ci annex).

La CUB a formalis ces diffrentes actions avec le comptable au travers une convention de services comptable et financire qui prvoit en sa fiche 13 un dispositif de fiabilisation de son inventaire avec le comptable (cf. fiche action CSCF ci annexe).

Annexes

TRAITEMENT DES OPERATIONS DORDRE NON BUDGETAIRES RELATIVES AUX IMMOBILISATIONS

-PROCEDURE-

Les oprations d ordre non budgtaires sont des oprations : - qui n ont pas d incidence sur la trsorerie, elles ne se traduisent ni par des dcaissements ni par des encaissements - qui n ont pas d incidence sur le budget, elles ne donnent pas lieu mission de titres de recettes ou de mandats Elles sont constates dans les seules critures du comptable et peuvent, dans certains cas, tre inities par l ordonnateur

Les oprations d ordre non budgtaires relatives aux immobilisations permettent de mettre jour l inventaire tenu par l Ordonnateur et l tat de l actif du Comptable.

Ces mises jour s effectuant manuellement ct Comptable et ct Ordonnateur, l objectif de cette procdure est de mettre en place un circuit d information entre l Ordonnateur et le Comptable pour prvenir tout risque d cart entre l tat de l actif et l inventaire.

1 Les oprations non budgtaires relatives aux immobilisations :

Elles correspondent des mouvements entre les comptes de sa section d investissement qui permettent d ajuster le montant de l actif immobilis.

Elles sont inities par la CUB dans les cas suivants :

transfert des travaux termins aux comptes d immobilisations (mise en service d une immobilisation en cours). La mise en uvre rgulire de ce type d opration fait l objet d un suivi dans le cadre des indicateurs de qualit comptable.

mise la rforme d un bien (destruction, mise hors service, casse, vol sans indemnit d assurance )

affectation, mise disposition, mise en concession ou affermage

Toute opration de modification de l actif doit tre effectue par certificat administratif tabli par le Dpartement Gestion des immobilisations de la Direction des Finances de la CUB (CUB/DIRFIN).

Les certificats administratifs relatifs aux oprations d ordre non budgtaires doivent porter en objet la mention opration d ordre non budgtaire .

Ils doivent tre transmis directement la Recette des Finances, pour mise jour des donnes dans HELIOS

Selon le type d opration traiter, les certificats administratifs doivent mentionner minima les informations suivantes :

Type d opration Informations comptables porter sur le certificat administratif

Intgration des travaux termins aux comptes d immobilisations

N inventaire, compte d origine (23xxx) Nd inventaire, compte dfinitif (21xxx) Montant intgrer

Mise la rforme d un bien N inventaire, compte Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien rformer

Mise en affectation, disposition, affermage, concession

N inventaire, compte Valeur d origine, cumul amortissement et VNC du bien transfrer Subventions /emprunts ayant financ le bien (le cas chant) : montant d origine, cumul des reprises, valeur nette la date du transfert Comptes de liaison

Les mises la rforme de biens doivent tre communiques pour information la Commission Rforme de la CUB qui sige en Commission Fonctionnement et Administration gnrale (dlibration 2006/0851 du 24 novembre 2006)

Les oprations de mise en affectation, mise disposition, affermage ou concession, ainsi que les oprations de retour doivent au pralable tre approuves par dlibration en Conseil de Communaut.

2 Circuit dinformation et tches effectuer :

Les oprations d ordre non budgtaires sont saisies manuellement par le Dpartement Gestion des Immobilisations de la CUB dans l application ABEL qui gre l inventaire de la Communaut, et par la Recette des Finances dans l application HELIOS.

Contrairement aux oprations donnant lieu mission de mandats et titres de recettes, le circuit d information entre l Ordonnateur et le Comptable pour la prise en compte des oprations non budgtaires n est pas scuris par un systme de bordereaux automatiques signs par l Ordonnateur.

En consquence, il est ncessaire de s assurer de la prise en compte effective de ces oprations dans ABEL et dans HELIOS par un systme de fiche navette tablie par l Ordonnateur. L objectif de cette fiche navette est de suivre, tracer et formaliser ces changes d informations entre la CUB (CUB/DIRFIN) et la Recette des Finances.

Fiche navette :

Chaque fiche navette intitule fiche remise certificat est date et rpertorie par un numro annuel squentiel. Une fiche navette peut concerner un ou plusieurs certificats administratifs. Elle dtaille l opration ou les oprations traites par les certificats administratifs. Elle rpertorie la date d tablissement de la fiche, la date de remise du certificat la Recette des Finances, la date de rception du certificat par la Recette des Finances, les dates de saisie dans les applications ABEL et HELIOS. Le nom de l intervenant est prcis chaque tape de validation.

Le modle de la fiche navette est annex la prsente procdure (ANNEXE 1)

Liste des tches raliser :

Tche Acteur Documents associs 1- Elaboration d un certificat relatif une opration d ordre non budgtaire Mise jour fichiers : * Immo/Certificats/Certificats exercice N/suivi certificats * Immo/CA exercice N/Suivi MES exercice N

CUB/DIRFIN M14 et M4 : liste des oprations d ordre non budgtaires

2- Etablissement d une fiche navette fiche remise certificat CUB/ DIRFIN

3- Remise la Recette des Finances de 2 exemplaires de la fiche navette dment remplie + certificats (un exemplaire conserver au dpartement)

CUB/DIRFIN

4- Rception de la fiche navette et des certificats - apposition des visas Remise d une copie de la fiche la CUB/DIRFIN Recette des Finances

5- Mise jour de l inventaire ABEL* et indication de date de saisie ABEL sur la fiche navette - Classement fiche CUB/DIRFIN

6- Contrle du certificat - Mise jour de l actif dans HELIOS - indication de date de saisie HELIOS sur la fiche navette - Classement fiche

CUB/DIRFIN

7- Contrle global entre le compte de gestion et l inventaire ABEL (Valeurs d origine, cumul amortissements et VNC) contrle annuel -

CUB/DIRFIN Mode opratoire contrle compte de gestion avec inventaire ABEL/PAT

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POLE FINANCES Direction des Finances

Dpartement Gestion des Immobilisations

DATE INTERVENANT FINANCES

DESIGNATION :

DETAIL :

Rfrence certificat Date metteur Objet Montant

VALIDATION INTERVENANTS TRESORERIE & CUB DATE Nom - Qualit Signature

POLE FINANCES

RECEPTION TRESORERIE

PRISE EN COMPTE DANS LINVENTAIRE

Applications DATE INTERVENANTS

ABEL - POLE FINANCES

HELIOS - TRESORERIE

FICHE REMISE CERTIFICAT RECEPISSE TRESORERIE - FINANCES CUB N /2010

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II Le bilan de lexprimentation nationale : Janvier 2012 / septembre 2013

Les exprimentateurs : 5 collectivits volontaires

- Une Rgion - Un dpartement - Une Communaut d agglomration - Deux communes

Ce primtre ne comportait pas de budgets relevant des normes M4X (dont les traitements de correction comportent certaines particularits), mais tait reprsentatif des instructions M14, M52 et M71.

Les objectifs de lexprimentation

Le comit national de fiabilit des comptes locaux a identifi comme problmatique majeure, le processus immobilier au sein des collectivits territoriales. Un groupe de travail ad hoc a t constitu sur cette thmatique ( inventaire et comptabilit patrimoniale ) et a identifi 3 cueils majeurs de nature rglementaire, organisationnelle et technique. L ordonnateur comme le comptable sont concerns par cette dmarche. C est la raison pour laquelle et afin d identifier au plus prs des acteurs, des pistes de solutions / bonnes pratiques, il a t dcid de mener une exprimentation auprs de collectivits volontaires. Cette e